UNIVERSITATEA DE VEST DIN...

PAGINA | B-dul Vasile Pârvan, Nr. 4, 300223 Timişoara, România Tel./Fax: +4 0256-592.392 (241), www.uvt.ro

1

SECRETARIAT GENERAL.

MINISTERUL EDUCAŢIEI NAȚIONALE I

UNIVERSITATEA DE VEST DIN TIMIȘOARA.


2




1. Adrese interne primite/transmise, de către proprectori/director de departament/Directorului General

Administrativ 5 ani

2. Condici de prezență a personalului Cancelariei Rectoratului 5 ani

3. Registru de repartizare corespondență catre departamentele interne UVT 5 ani

4. Registru de evidență a deplasărilor interne/externe 5 ani

5. Tabele nominale și documente privind scutirile de taxă de scolarizare / taxă de cazare 5 ani

6. Documente privind problemele Cancelariei rectoratului, adrese, cereri, invitații, sesizări, petiții de

natură administrativă 3 ani

7. Fise de evenimente cultural-științifice desfășurate în Universitatea de Vest din Timișoara 3 ani

8. Formulare pentru evidența scrisorilor cu regim special 3 ani

9. Borderou decontare-francare timbre 3 ani

II

SECRETARIAT

GENERAL

1. Procese verbale ale ședințelor de Consiliu de Administrație P

2. Date statistice raportate la Ministerul de resort pe ani universitari P

3. Procese verbale de predare – primire şi inventarele documentelor predate în arhivă P

4. Ordine, dispoziții ale ministerului de resort privind organizarea concursului de admitere;

regulamente proprii; structura universității și cifra de școlarizare; ordinul de numire a comisiei

centrale

P

5. Decizii şi liste nominale ale studenților înmatriculaţi, exmatriculaţi, retraşi, reluare studii,

prelungire studii, care urmează a doua facultate, pe ani universitari P

6. Registre de evidență a actelor de studii P

7. Cotoarele diplomelor eliberate/neeliberate P

8. Borderouri cu absolvenții P

9. Dosare şi cereri privind eliberarea actelor de studii și duplicatelor P

10. Decizii privind refacerea diplomelor cu erori P

11. Adeverinţe de autenticitate P

12. Corespondenţă cu Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor, Ambasade,

Ministere P

13. Nomenclatorul dosarelor P

14. Registru de evidenţă a inventarelor din arhivă P

15. Lucrări de selecționare și corespondență cu Arhivele Naționale P

16. Registru privind evidența ștampilelor și sigiliilor P

17. Corespondenta cu Ministerul de resort si cu facultățile privind examenele de finalizare studii 10 ani C.S.


3




18. Corespondenta cu ministerul de resort si cu facultatile privind organizarea concursului de admitere,

pe ani universitari 10 ani

C.S.

19. Registru de depozit arhivă 10 ani

20. Decizii și ordine ale rectorului/prorectorilor emise către facultăți și servicii 10 ani C.S.

21. Adrese privind comandarea și procurarea actelor de studii 10 ani

22. Ordine, instrucțiuni, regulamente referitoare la organizarea și desfășurarea învățământului

universitar şi postuniversitar 10 ani

De la înlocuire

23. Corespondența internă privind problemele studențești 6 ani

24. Corespondența intre departamentele de la nivelul universității 5 ani

25. Adeverințe si adrese însotitoare privind autenticitatea actelor de studii solicitate de catre Ministerul

de resort şi alte ministere, alte universități și firme private 5 ani

26. Adrese cu ministerul de resort privind programul EURO 200 pentru studenți 5 ani

27. Adrese cu ministerul de resort privind acordarea de legitimații si carnete CFR pentru studenți 5 ani

28. Registru de intrări-ieșiri a corespondenței 5 ani

29. Reclamații și sesisări ale personalului propriu 3 ani

III

FACULTATE

A.

ARTE ȘI

DESIGN

1. Legi, hotărâri de guvern, ordine, metodologii, regulamente, dispoziții primite de la Ministerul de

Resort

P

2. Ordine, regulamente, metodologii proprii, decizii și procese verbale ale consiliului facultății,

acorduri, parteneriate

P

3. Dosare/ rapoarte privind evaluarea, autorizarea/ acreditarea și autoevaluarea programelor de studii P

4. Registre matricole P

5. Cataloage de examene și alte forme de verificare a pregătirii studentului P

6. Centralizatorul rezultatelor obținute de studenți în sesiunile de examene P

7. Lista rezultatelor obținute la examenul de admitere (pe ani universitari) P

8. Lista rezultatelor privind examenul de licență/disertație (pe ani universitari) P

9. Documente privind funcționarea, desfășurarea , finalizarea cursurilor de reconversie profesionala (

aprobare minister resort, registru matricol, planuri de învățământ catalog examen,dosare student,

lista rezultate finale licență / master)

P

10. Planuri de învățământ și fișele disciplinelor P

11. Statisticile (CNFIS+Statistică F6) P

12. Statele de funcții, acoperiri și recapitulații P

13. Borderouri pentru eliberarea diplomelor și suplimentelor la diplome P

14. Registru de evidență a întocmirii/eliberării de duplicate după foi matricole/suplimente la diplomă P

15. Inventarele documentelor predate la arhivă P


4




16. Procese verbale, decizii si tabele nominale pentru documente privind acordarea anuala a

gradațiilor de merit

10 ani C.S.

17. Dosarele personale ale studenților 10 ani

18. Liste burse – state de plată 10 ani

19. Dosarele personale ale candidaților la admitere 5 ani

20. Evidențe, situații nominale, decizii și acte doveditoare privind activitatea științifică

internă/externă, deplasări în străinătate, manifestări științifice

5 ani

21. Registru de intrări - ieșiri a corespondenței 5 ani

22. Lucrări de finalizare studii (Lucrări de licență, lucrări de disertație) 5 ani

23. Corespondența cu cadrele didactice, studenții, departamentele, serviciile administrative și cu terți 5 ani

24. Documente privind activitatea școlară (structură an universitar, stabilirea grupelor de studenți,

planificări examene, orare, reclasificări, premii studenți, deciziile de înmatriculare, exmatriculare,

reînmatriculare, prelungire de școlaritate și transfer ale studenților.) pe ani universitari

5 ani

25. Condică de prezență a personalului nedidactic si pontaje 5ani

B.

CHIMIE,

BIOLOGIE,

GEOGRAFIE


Resort

P



P







9. Corespondenta privind funcționarea, desfășurarea , finalizarea cursurilor de reconversie

profesionala (aprobare minister resort, registru matricol, planuri de învățământ, catalog

examen,dosare student, lista rezultate finale licență / master)

P





14. Registru de evidență a întocmirii/eliberării de duplicate după foi matricole/suplimente la diplomă P



5





17. Burse – state de plată 10 ani

18. Procese verbale, decizii si tabele nominale pentru documente privind acordarea anuala a gradațiilor

de merit

10 ani C.S.

19. Dosarele personale ale candidaților admitere 5 ani




5 ani

22. Lucrări de finalizare studii (Lucrări de licență, lucrări de disertație)

5 ani





5 ani


C.

DREPT


Resort

P

2. Ordine, regulamente, metodologii proprii, alegeri, componență decizii și procese verbale ale

consiliului facultății, acorduri, parteneriate

P



5. Cataloage de examene și alte forme de verificare a pregătirii studentuluiși decizii de echivalare a

notelor

P




9. Aprobări de la ministerul de resort, registru matricol, planuri de învățământ, catalog

examen,dosare student, lista rezultate finale licență / master referitoare la cursuri de reconversie

profesională

P



12. Statele de funcții, acoperiri și recapitulații, posturi scoase la concurs P


14. Registru de evidență a întocmirii/eliberării de duplicate după foi matricole/suplimente diplomă P


6






17. Burse – state de plată, liste nominale 10 ani

18. Procese verbale, decizii si tabele nominale pentru documente privind acordarea anuală a


10 ani C.S.



5 ani






reînmatriculare, prelungire de școlaritate și transfer ale studenților) pe ani universitari

5 ani

24. Condică de prezență a personalului nedidactic/nedidactic si pontaje personal 5 ani

25. Mobilități Erasmus (proces-verbal de selecție a studenților, liste cadre didactice) 5 ani

26. Dosarele personale ale candidaților la admitere neînmatriculați (respinși sau retrași) 1 an

D.

ECONOMIE

ȘI

ADMINISTR

ARE A

AFACERILO

R


Resort

P



P







9. Aprobări de la Ministerul de resort, registru matricol, planuri de învățământ, catalog

examen,dosare student, lista rezultate finale licență / master privind cursurile de reconversie

profesională.

P







7









10 ani C.S.




5 ani




24. Liste, rapoarte si adrese privind structură an universitar, stabilirea grupelor de studenți, planificări

examene, orare, reclasificări, premii studenți, deciziile de înmatriculare, exmatriculare,

reînmatriculare, prelungire de școlaritate și transfer ale studenților pe ani universitari

5 ani

25. Condică de prezență a personalului nedidactic si pontaje 5 ani

E.

EDUCAȚIE

FIZICĂ ȘI

SPORT

1. Legi, hotărâri de guvern, ordine, metodologii, regulamente, dispoziții primite de la ministerul de

Resort

P



P

3. Dosare/ Rapoarte privind evaluarea, Autorizarea/ Acreditarea și autoevaluarea programelor de

studii

P

4. Registre Matricole P





9. Liste, adrese si corespondență privind funcționarea, desfășurarea , finalizarea cursurilor de

reconversie profesionala ( aprobare minister resort, registru matricol, planuri de învățământ

catalog examen,dosare student, lista rezultate finale licență / master)

P









8







10 ani C.S.


20. Rapoarte de activitate științifică individuala anuala, rapoarte de cercetare – la nivel de

departament/facultate – anuale; programe manifestări științifice/seminarii/workshop-uri; planuri

de cercetare pe termen scurt/mediu/lung

5 ani


22. Lucrări de finalizare studii (lucrările de licență, de disertație și de doctorat ale absolvenților pe

promoții de studiu pe suport hârtie si electronic)

5 ani Un exemplar

al tezelor de

doctorat se

păstrează

permanent la

bibliotecă.

23. Corespondența cu cadrele didactice, studenții, departamentele, serviciile administrative și cu

terți

5 ani




5 ani


F.

FIZICĂ


Resort

P



P

3. Dosare/rapoarte privind evaluarea, autorizarea/acreditarea și autoevaluarea programelor de studii P






9. Aprobarea Ministerului de resort, registru matricol, planuri de învățământ catalog examen,

dosare student, lista rezultate finale licență / master privind funcționarea, desfășurarea , finalizarea

cursurilor de reconversie profesională

P




9









17. Dosare personale ale beneficiarilor de burse doctorale şi postdoctorale 10 ani

18. Inventarele de gestiune 10 ani C.S.

19. Rapoarte de cercetare a doctoranzilor şi postdoctoranzilor 10 ani

20. Burse – state de plată. Decontari RATT – state plata 10 ani



10 ani C.S.

22. Dosarele persoanale ale candidaților la admitere 5 ani



5 ani C.S.


25. Condică de prezență a personalului nedidactic si pontaje. Borderouri plata cu ora cadre didactice 5ani


terți

5 ani

27. Structură an universitar, stabilirea grupelor de studenți, planificări examene, situaţii şcolare

parţiale, orare, reclasificări, premii studenți, deciziile de înmatriculare, exmatriculare,


5 ani

28. Lucrări de finalizare studii: licenţă/disertaţie (format letric / electronic – CD) 5 ani

29. Dosare ale studenţilor beneficiari ai burselor sociale 3 ani licenţă;

2 ani master;

G.

LITERE,

ISTORIE ȘI

TEOLOGIE


Resort

P



P








10




9. Documente privind funcționarea, desfășurarea , finalizarea cursurilor de reconversie profesionala

( aprobare minister resort, registru matricol, planuri de învățământ, catalog examen,dosare

student, lista rezultate finale licență / master)

P









10 ani C.S.






5 ani



23. Corespondența cu cadrele didactice, studenții, departamentele, seviciile administrative și cu terți 5 ani

24. Structură an universitar, stabilirea grupelor de studenți, planificări examene, orare, reclasificări,

premii studenți, deciziile de înmatriculare, exmatriculare, reînmatriculare, prelungire de

școlaritate și transfer ale studenților.) pe ani universitari

5 ani


H. MATEMATICĂ

ȘI

INFORMATICĂ


Resort

P



P







9. Documente privind funcționarea, desfășurarea , finalizarea cursurilor de reconversie profesionala P


11




( aprobare minister resort, registru matricol, planuri de învățământ, catalog examen,dosare

student, lista rezultate finale licență / master)









10 ani C.S.






5 ani


22. Lucrări de finalizare studii (Lucrări de licență, lucrări de disertaţie) 5 ani


terți

5 ani




5 ani


I.

MUZICĂ ȘI

TEATRU


Resort

P



P







9. Aprobarea Ministerului de resort a registrului matricol, planuri de învățământ, catalog P


12




examen,dosare student, lista rezultate finale licență / master privind funcționarea, desfășurarea ,

finalizarea cursurilor de reconversie profesională









10 ani C.S.

17. Dosarele pesonale ale studenților 10 ani





5 ani

21. Registru de intrări - ieșiri a corespondenței. 5 ani

22. Lucrări de finalizare studii (Lucrări de licență, lucrări de disertaţie) 5 ani


terți

5 ani

24. Structură an universitar, stabilirea grupelor de studenți, planificări examene, orare, reclasificări,

premii studenți, deciziile de înmatriculare, exmatriculare, reînmatriculare, prelungire de

școlaritate și transfer ale studenților pe ani universitari

5 ani


J.

SOCIOLOGI

E ȘI

PSIHOLOGI

E


Resort

P



P







9. Aprobarea Ministerului de resort a registruțui matricol, planuri de învățământ, catalog examen, P


13




dosare student, lista rezultate finale licență / master privind funcționarea, desfășurarea , finalizarea

cursurilor de reconversie profesionala









10 ani C.S.






5 ani


22. Lucrări de finalizare studii(Lucrări de licență, lucrări de disertație) 5 ani


terți

5 ani

24. Structură an universitar, grupelor de studenți, planificări examene, orare, reclasificări, deciziile de

înmatriculare, exmatriculare, reînmatriculare, prelungire de școlaritate și transfer ale studenților -

pe ani universitari

5 ani


K.

ȘTIINȚE

POLITICE,

FILOSOFIE

ȘI ȘTIINȚE

ALE

COMUNICĂ

RII


Resort

P



P







9. Documente privind funcționarea, desfășurarea , finalizarea cursurilor de reconversie profesională P


14




(aprobare minister resort, registru matricol, planuri de învățământ catalog examen,dosare student,

lista rezultate finale licență / master)









10 ani C.S.

17. Dosarele pesonale ale studenților 10 ani



20. Programe de conferințe; Rapoarte anuale individuale; Rapoarte anuale pe Departamente și

Facultate; Rezumate de la seminarul științific al cadrelor didactice)

5 ani


22. Lucrări de finalizare studii(Lucrări de licență, lucrări de disertație) 5 ani

23. Corespondența cu cadrele didactice, studenții, departamentele, seviciile administrative și cu terți 5 ani




5 ani


IV.

DEPARTAMEN

TUL PENTRU

PREGĂTIREA

PERSONALULU

I DIDACTIC

1. Ordine, metodologii și dispoziții ale ministerului cu aplicabilitate la DPPD P

2. Rezultate finale aprobate de minister (grad I, grad II) și procese verbale inspecții de grad, pe an

universitar P

3. Cataloage de examene, proiectare şi alte forme de verificare a pregătii cadrelor didactice P

4. Registru de evidenţă a întocmirii de duplicate după certificate grade didactice, certificate absolvire

DPPD şi foi matricole anexe la certificatele de absolvire P

5. Inventar al documentelor predate la arhivă P

6. Registru cu procesele verbale de la şedinţe și consiliul DPPD P


8. Atestate de echivalare - prin OMECTS NR. 5553 P

9. Certificate de competențe profesionale ale personalului didactic (Grant PHARE 2005 și M.E.S.

2007) P

10. Certificate de absolvire DPPD P


15




11. Foi matricole anexe la certificatele de absolvire DPPD P

12. Certificate de acordare a gradelor didactice P

13. Diplome de bacalaureat ale studenților P

14. Dosarele studențiilor de înscriere la gradul I; fişe de înscriere cu teme pentru colocviu 10 ani

15. Liste încadrări, decizii, propuneri de scoatere la concurs a posturilor didactice, acoperire posturi

vacante) 10 ani C.S.

16. Liste privind componența nominală a comisiilor de examen (grad I, grad II), pe ani universitari 10 ani C.S.

17. Dosare de înscriere la gradul II; tabele cu notele la probele de examen, borderouri set, borderouri

centralizatoare

10 ani

18. Dosare înscriere candidaţi prin echivalare O.M.E.C.T.S. 5553/2011 pentru specializările Fizică,

Chimie, Pedagogia Învăţământului Primar şi Preşcolar

10 ani

19. Proiecte DPPD – dosare înscriere, formulare înscriere- grup ţintă, fişe personale, contracte,

achiziţii, convenţii, prezenţe, borderouri, adeverinţe, lucrări, portofolii, evaluări, procese verbale

10 ani

20. Contractele disciplinelor studenţilor DPPD pe ani universitari 10 ani

21. Dosare de înscriere ale studenților DPPD 10 ani

22. Corespondenţă legată de studenţi (cereri restanţe pe ani universitari, diverse cereri ale studenţilor

DPPD / absolvenţilor) 10 ani

23. Corespondență cu facultățile și cu serviciile administrative 5 ani

24. Lucrări metodico-științifice pentru obținerea gradului didactic I în învățământ 1 an

25. Portofolii de evaluare ale absolvenților DPPD. 1 an

V.

DEPARTAMEN

TUL

MANAGEMEN

TUL

CALITĂȚII


2. Raportări privitoare la dinamica capitalului uman în UVT, prin următoarele documente: tabel

calcul promovabilitate –abandon studenți pentru anul universitar în curs; nr.studenți la început de

an universitar pe facultăți; personal didactic după vârstă, sex, grad didactic, admnistrativ și

nedidactic la început de an universitar; evoluția sintetică a personalului în UVT; mobilități Erasmus

cadre didactice și studenți; dinamica școlii doctorale în ultimii 5 ani, conducători de doctorat pentru

anul universitar in curs

P

3. Adrese Agenția Română de Asigurare a Calității în Învățământul Superior 10 ani

4. Rapoarte de autoevaluare instituționale Agenția Română de Asigurare a Calității în Învățământul

Superior 10 ani

5. Raport de evaluare instituțională Agenția Română de Asigurare a Calității în Învățământul

Superior 10 ani

6. Platforma evaluare instituțională Agenția Română de Asigurare a Calității în Învățământul Superior 10 ani

7. Rapoarte de autoevaluare instituționale European University Association 10 ani

8. Rapoarte privind procesul de evaluare instituțională European University Association 10 ani

9. Rapoartele Consiliului Agenției Române de Asigurare a Calității în Învățământul Superior 7 ani

10. Rapoarte de autoevaluare programe de studii Agenția Română de Asigurare a Calității în 7 ani


16




Învățământul Superior

11. Manualul calității 7 ani

12. Rapoarte de autoevaluare a calității in cadrul fiecarei facultati, prin Comisiile de Managementul

Calitătii 5 ani

13. Condica de prezență a personalului 5 ani

14. Registru de corespondență intrări – ieșiri 5 ani

15. Rapoarte de autoevaluare a calității instituționale Comisia de Evaluare a Calității 5 ani

16. Monitorizare programe studii 5 ani

VI.

AUDIT PUBLIC

INTERN

1. Regulamentul de organizare şi funcţionare P

2. Carta auditorului intern P

3. Codul de conduită al auditorului intern P

4. Inventarele documentelor predate la arhivă și procese verbale de predare-primire a documentelor la

arhivă

P

5. Norme metodologice, proceduri specifice privind exercitarea activității de audit public intern 10 ani

6. Planurile multianuale de audit public intern 10 ani

7. Planuri anuale de audit public intern 10 ani

8. Dosarele misiunilor de audit public intern 10 ani Caracter

confidențial

9. Raportul anual al activităţii de audit public intern 10 ani

10. Corespondenţa internă/ externă 10 ani

11. Documente de lucru ale misiunii de audit public intern (copii) 5 ani

12. Programul de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit public intern 5 ani

13. Programul de pregătire profesională a auditorilor interni 5 ani

14. Fişe de protecţia muncii şi PSI pentru angajaţii biroului 1an După

încetareaCont

ractului

individual de

muncă

VII.

DEPARTAMEN

TUL CORP DE

CONTROL

INTERN

1. Regulamentul de organizare și funcționare al departamentului P

2. Raport anual de activitate P

3. Procese verbale de predare-primire documente la Arhivă și inventarele documentelor P

4. Documente privind activitatea specifică de control 10 ani Caracter

confidențial

5. Plan operațional anual 10 ani

6. Procedură operațională 10 ani


17




7. Procedură de sistem emisă de departament 10 ani

8. Documentația cu privire la organizarea și funcționarea sistemului de control intern/managerial

propriu și la cea referitoare la operațiunea de autoevaluare a acestuia la nivel DCMI

10 ani

9. Documentația cu privire la organizarea și funcționarea sistemului de control intern/managerial

propriu și la cea referitoare la operațiunea de autoevaluare a acestuia la nivel UVT

10 ani

10. Corespondența intre departamentele de la nivelul universitatii 5 ani

11. Corespondența cu ministere 5 ani

12. Program de pregătire profesională a angajaților 5 ani

13. Fișa de protecția muncii și Prevenirea și Stingerea Incendiillor 1 an de la încetarea

Contractului

Individual de

Muncă

VIII.

DEPARTAMEN

TUL RESURSE

UMANE

A.

Biroul

Administrare

Personal

1. Situații statistice de personal P

2. Inventarele dosarelor pedate la arhivă și procesele verbale de predare preluare P

3. Dosare personale ale angajaților (inclusiv documentele de concurs) 70 ani

4. Dosare de personal pentru lectori străini 70 ani

5. Decizii gradații, salarii de merit și Hotărâri ale Senatului UVT 10 ani

6. Corespondența cu ministerul privind activitatea de personal 10 ani

7. Dosare concurs didactic și didactic auxiliar, nedidactic , dosar concurs post didactic: Cerere tip de

înscriere, declaraţie pe propria răspundere privind veridicitatea informațiilor prezentate în dosar;

propunere de dezvoltare a carierei,curriculum vitae, lista lucrărilor publicate, lista brevetelor de

invenţie şi a altor titluri de proprietate industrială; lista cărţilor, alte lucrări şi contribuţii ştiinţifice,

brevete sau alte lucrări ale candidatului, fişa de verificare a candidatului prin care să se ateste că

sunt îndeplinite standardele minimale pentru ocuparea postului respectiv; dovada deţinerii calităţii

de abilitare a candidatului, abilitare obţinută în România (şi certificată de CNATDCU) sau în

străinătate (şi echivalată de CNRED), copie a diplomei de doctor, copie după atestatul de

recunoaştere sau echivalarea acesteia de către statul român, rezumatul tezei de doctorat și a tezei de

abilitare, recomandări, copii de pe diploma de bacalaureat sau echivalentă, diploma de licenţă sau

echivalentă, foaia matricolă, copii de pe alte diplome sau titluri ştiinţifice ori academice, copii după

certificatul de naştere şi certificatul de căsătorie, declaraţie pe propria răspundere a candidatului în

care indică situaţiile de incompatibilitate prevăzute de Legea nr. 1/2011 în care s-ar afla în cazul

câştigării concursului sau lipsa acestor situaţii de incompatibilitate, afirmă că nu a fost condamnat

penal şi nu are cazier penal că faptele prezentate în dosar se referă la propriile activităţi şi realizări,

în caz contrar candidatul suportând consecinţele în conformitate cu legislaţia în vigoare referitoare

la declaraţia în fals, afirmă că a fost informat cu privire la condiţiile de ocupare a postului,copia

cărţii de identitate sau în cazul în care candidatul nu are o carte de identitate, a paşaportului sau a

unui alt document de identitate întocmit într-un scop echivalent cărţii de identitate ori paşaportului,

însoţită de documentul original pentru a fi semnată în conformitate cu originalul de către Oficiul

5 ani


18




juridic al UVT, certificat medical, eliberat de medicul de familie, adeverinţă de evaluare

psihologică, un CD / DVD / memory stick cu întreg conţinutul dosarului scanat (format electronic,

de preferinţă fişiere tip pdf), în vederea transmiterii către comisia de concurs,dovada de plată a

taxei de înscriere

8. Situații, tabele și corespondență privind posturile vacante și scoaterile la concurs 5 ani

9. Decizii de încetare a contractelor de muncă, cereri de lichidare, adeverințe de vechime, note

lichidare 3 ani

10. Cereri (dosare) de angajare nerezolvate 1 an de la rezolvare

B.

Birou

Salarizare

1. Statele de funcții – personal didactic; acoperirea posturilor didactice vacante pe facultăți P


3. Dosare personale ale colaboratorilor externi + contractele individuale de muncă ale colaboratorilor

externi și acte adiționale la contractele de muncă pentru personalul titular UVT

70 ani

4. State de plată și pontaje funcția de bază 70 ani

5. State de plată și pontaje activitate cercetare 70 ani

6. Centralizatoare, state de plată, borderouri (plata cu ora, comisii pentru acordarea titlului de doctor,

comisii pentru acordarea gradului didactic)

70 ani

7. Popriri din salariu 10 ani C.S.

8. Acte și declarații de bancă, borderouri de rețineri din salariu, ordonanțări de plată, centralizatoare

state de plată (funcție de bază și cercetare)

10 ani

C.S.

9. Declarația D112 privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale impozitului pe venit și evidența

nominală a persoanelor asigurate

10 ani C.S.

10. Listă viramente card și conturi salarii 10 ani

11. Certificate medicale - originale 10 ani

12. Adeverințe venit anual 10 ani

13. Situații privind cheltuielile cu salariile lunare și anuale 10 ani

14. Tichete de masă 10 ani

15. Referate, adrese și corespondența referitoare la activitatea de salarizare 10 ani

16. Copii fluturași salarii 10 ani

17. Declarație pentru impozitarea veniturilor - membri de familie dependenți și co-asigurați 10 ani

18. Rapoarte statistice referitoare la venituri realizate 10 ani C.S.

19. Dispoziții de deplasare în străinătate 5 ani

20. Cereri concediu de odihnă 5 ani

C.

Birou

Protecția și

Securitatea


2. Decizie privind colectarea deșeurilor P

3. Registru unic a accidentaților în muncă P

4. Dosar complet cu acte cercetare evenimente P


19




Muncii /

Situaţii de

urgenţă /

protecţia

civilă /

protecţia

mediului

5. Registru unic a accidentelor ușoare 5 ani

6. Registru unic incidente periculoase 5 ani

7. Registru unic de evidență a accidentaților cu incapacitate de muncă mai mare de 3 zile 5 ani

8. Listă substanțe periculoase 5 ani

9. Cerere autorizare securitate la incendiu 5 ani

10. Cerere aviz de securitate la incendiu 5 ani

11. Plan evacuare Situații de Urgență 5 ani

12. Fișe evaluare riscuri 3 ani

13. Plan prevenire și protecție Securitatea și Sanătatea Muncii 3 ani

14. Organizarea apărării impotriva incendiilor 3 ani

15. Plan de intervenție 3 ani

16. Permis de lucru cu foc 3 ani

17. Dispoziție numire inspector Protecția Civilă 3 ani

18. Dispoziție constituire Celulă Urgență 3 ani

19. Regulament de organizare a Celulei de Urgență 3 ani

20. Teste grilă privind evaluarea cunoștințelor din domeniul situațiilor de urgență 2 ani

21. Listă / Decizie comitet Securitatea și Sanătatea Muncii 2 ani

22. Proces verbal sedințe Comitetul de Securitatea și Sanătatea în Muncă 2 ani C.S

23. Cerere autorizare Securitatea și Sanătatea Muncii 2 ani

24. Fișă comunicare evenimente 2 ani

25. Fișe individuale instructaj Securitatea și Sanătatea Muncii 2 ani

26. Fișe instruire colectivă 2 ani

27. Rapoarte anuale privind activitatea în domeniul situațiilor de urgență 2 ani C.S

28. Referate de necesitate materiale domeniul Securității și Sanătății în Muncă 2 ani

29. Lista dotării cu mijloace tehnice împotriva incendiilor 2 ani

30. Fișe de instructaj Situații de Urgență 2 ani

31. Lista dotării cu accesorii pentru racordare la hidranții exteriori 2 ani

32. Dispoziție numire cadru tehnic Prevenirea și Stingerea Incendiillor 2 ani De la înlocuire

33. Instrucțiuni generale de prevenire a incediilor 2 ani

34. Dispoziție privind regelementarea lucrului cu foc deschis 2 ani De la înlocuire

35. Dispoziție privind reglementarea fumatului 2 ani De la înlocuire


20




36. Dispoziție privind organizarea instruirii personalului / procedură / tematică 2 ani De la înlocuire

37. Dispoziție privind deșeurile 2 ani De la înlocuire

38. Decizie cu măsurile speciale pentru perioade caniculare și geroase 2 ani

39. Fișa obiectivelor 2 ani

40. Rapoarte de control 2 ani

41. Planificare anuală a exercițiilor de evacuare în caz de incendiu 2 ani

42. Registru de evidență a exercițiilor de evacuare în caz de incendiu 2 ani

43. Registru de control instalații de detectare, semnalizare, alarmare, alertare, limitare și stingere a

incendiilor

2 ani

44. Dispoziție privind aprobarea documentelor de conducere și a activităților de pregătire în domeniu

Situaților de Urgență

2 ani

45. Fișa operatorului economic 2 ani

46. Referate de necesitate materiale Situații de Urgență 2 ani

47. Registru evidența deșeurilor 2 ani

IX.

DEPARTAMEN

TUL

COMUNICARE,

IMAGINE ȘI

MARKETING

INSTITUȚIONA

L

1. Raport anual de presă P

2. Inventarele dosarelor pedate la arhivă și procesele verbale de predare-preluare P

3. Registru de intrare-ieșire a corespondenței. 10 ani

4. Raport anual de activitate conform Legii 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes

public 10 ani C.S.

5. Adrese și corespondență cu alte instituții 5 ani

6. Memorii justificative privind necesitatea pentru achiziția de produse, servicii și lucrări 5 ani

7. Propuneri de plan pentru achiziții curente de produse, servicii și lucrări 5 ani

8. Buletin informativ conform Legii 544/2001privind liberul acces la informațiile de interes public 5 ani

9. Solicitări/răspunsuri la solicitări conform Legii 544/2001privind liberul acces la informațiile de

interes public 5 ani

X.

DEPARTAMEN

TUL PENTRU

RELAȚIA CU

MEDIUL

PREUNIVERSIT

AR

1. Regulamentul de organizare și funcționare P


3. Hotărâri ale Senatului/ biroului Senatului P

4. Planul managerial al departamentului P

5. Rapoarte privind organizarea centrelor județene pentru admitere P

6. Raportul anual al activității departamentului P

7. Corespondenta cu alte departamente din cadrul universitatii 10 ani

8. Registrul de intrare-ieșire a corespondenței 10 ani


21




9. Corespondența cu unitățile de învățământ preuniversitar și inspectoratele școlare județene 5 ani

10. Borderouri de expediere a corespondenței 5 ani

11. Condica de prezență a personalului departamentului 5 ani

12. Corespondența cu serviciile administrative 5 ani

13. Corespondența cu inspectoratele școlare județene 5 ani

14. Rapoarte de evaluare internă a personalului departamentului 5 ani

15. Propuneri anuale de plan pentru achiziția de produse, servicii și lucrări 5 ani

16. Memorii justificative privind necesitatea achizițiilor de produse, servicii și lucrări 5 ani

17. Referate de necesitate privind achiziția de produse, servicii și lucrări 5 ani


19. Bonuri de consum pentru materiale 5 ani

20. Foile colective de prezență 5 ani

21. Corespondența cu Facultățiile și Departamentele Universității de Vest din Timișoara 3 ani

22. Corespondența cu organizațiile studențești 3 ani

23. Propuneri de președinți de comisii de bacalaureat 1 an

24. Propuneri de președinți de comisii de concursuri naționale preuniversitar 1 an

25. Propuneri de evaluatori în comisii de concursuri naționale preuniversitar 1 an

26. Fișe de protecția muncii și Prevenirea și Stingerea Incendiillorpentru angajații departamentului 1 an

după încetarea

Contractului

Individual de

Muncă

XI.

DEPARTAMEN

TUL RELAȚII

INTERNAȚION

ALE

A.

Birou

Erasmus +

1. Inventarele dosarelor predate la arhivă ;i procesele verbale de predare preluare P

2. Dosare Erasmus / SSE Incoming / Outgoing pentru mobilități de studii / plasament / predare /

formare (adeverință cu media anilor; CV; scrisoare de motivație; scrisoare de recomandare;

certificat de limbă; cerere către decan / coordonator instituțional Erasmus; dovada acceptului

instituției gazdă; contract financiar; act adițional la contractul financiar; copie C.I.; extras de cont

IBAN; declarație la notar; asigurare de sănătate / civilă / accident; cerere de prelungire a perioadei

de mobilitate; formular de aplicație (Application Form); certificat de prezență (Arrival / Departure

Certificate); contract de studii / practică / predare / formare (Learning Agreement for Studies /

Traineeships); Mobility Agreement for Teaching / Training); declarație pe proprie răspundere;

foaie matricolă (Transcript of Records); raport de activitate; cerere pentru dispoziția de deplasare;

dispoziția de deplasare; dovadă a cheltuielilor de subzistență / transport; angajament de plată)

5 ani

după încetarea

Contractului

Individual de

Muncă

3. Acorduri inter-instituționale 5 ani De la expirare

4. Ordin de plată pentru tranșe Erasmus SMS(mobilităţi studiu)/SMP(mobilităţi practică)/

STA(mobilităţi predare)/ STT (Mobilităţi formare)/ SOM(sprijin organizare mobilităţi)

5 ani

5. Memoriu justificativ privind achizițiile 5 ani

6. Copii după aplicații și documente adiționale (Mandate Letter, Declaration of Honour) pentru 2 ani


22




proiecte Erasmus + Spațiu Economic European

7. Adeverințe pentru studenți privind participarea la programe de mobilități și adeverințe pentru

Serviciul Imigrări, Ambasade, etc.

1 an

8. Cereri pentru Dispoziția de deplasare și Dispoziții de deplasare 1 an

9. Procese verbale, adrese , contracte original și copii între Departamentul Relații Internaționale şi

facultăți, departamente administrative, Minister, Agenții Naționale

1 an

B.

Birou

Cooperare

Internaţional

ă şi Studenţi

Străini

1. Inventarele dosarelor predate la arhivă și procesele verbale de predare preluare P

2. Ordine de Ministru privind înmatricularea cetățenilor străini de origine etnică română în

învățământul universitar din România;

P

3. Dosare admitere studenți străini de origine etnică română; 5 ani

4. Dosare admitere studenți străni din state terțe Uniunii Europene (cereri de aplicare la studii, copii

după acte de studii, documentele personale)

5 ani

5. Scrisori de Acceptare la Studii in România pentru cetăţeni din state terţe Uniunii Europene 5 ani

6. Dosare ale studenților cetățeni ai Uniunii Europene pentru echivalarea actelor de studii 5 ani

7. Acorduri inter-instituționale 5 ani

De la încetare

8. Dosare privind documentele lectorilor străini(Cerere / proces verbal privind efectuare activitate

didactică, copie Contractului Individual de Muncă / CV / C.I. / documente competenţele deţinute /

adeverinţe medicale / declaraţii tip Departamentului de Resurse Umane)

5 ani

9. Copii ale adeverințelor eliberate studențiilor străini 5 ani

10. Memoriu justificativ privind achizițiile 5 ani

11. Adeverințe pentru studenți privind participarea la programe de mobilități și adeverințe pentru

Serviciul Imigrări, Ambasade, etc.

1 an

12. Cereri pentru Dispoziția de deplasare și Dispoziții de deplasare 1 an

XII.

DEPARTAMEN

TUL

ECONOMICO

FINANCIAR

A.

Birou

Financiar

1. Ordine și instrucțiuni de la Ministerul de resort, Ministerul Finanțelor, B.N.R. P


3. Planul de venituri și cheltuieli: bugetare, speciale, extrabugetare, virări de credite, revizii bugetare,

cereri de credite 10 ani

C.S.

4. Cereri de deschidere de credite și mandate bugetare. Dispoziții bugetare de retragerea creditelor 10 ani

5. Garanții gestionări și decizii de numire 10 ani

B.

Birou

Contabilitate

1. Ordine și instrucțiuni de la Ministerul de resort, Ministerul Finanțelor, B.N.R. P

2. Dări de seamă contabile, bilanț și anexe, cont execuție, rapoarte asupra dărilor de seamă lunare P

3. Indicatori pentru buget P

4. Investiții, situații privind utilizarea fondului de investiții și îndeplinirea planului de investiții P


6. State de plată a salariilor și a ajutoarelor de boală (originale) 70 ani

7. Adrese privind evidența și urmărirea debitorilor (studenți, foști salariați) 10 ani


23




8. Decizii de impunere, declarații fiscale, documente și alte acte provenite din corespondența cu

instituțiile publice 10 ani

9. Balanțe de verificare sintetică și analitică 10 ani

10. Fișe analitice de evidență contabilă la mijloacele fixe 10 ani

11. Documente privind inventarierea bunurilor și valorilor (procese-verbale, liste și rapoarte ale

comisiei)

10 ani

12. Fișe contabile sintetice 10 ani

13. Fișe contabile analitice 10 ani

14. Registru de casă 10 ani

15. Procese-verbale, decizii, acceptări și negații privind scăderi din inventar și casări ale materialelor

scoase din uz 10 ani

16. Lucrări privind transferul de mijloace fixe între unități (cereri, acte justifcative, referate, avize,

copii de pe deciziile de transfer, procese-verbale de predare-primire) 10 ani

17. Acte de primire-predare a gestiunilor. Garanții gestionari și decizii de numire 10 ani

18. Acte justificative, documente primare și contabile ce stau la baza înregistrărilor in conturi contabile

(note de contabilitate, extrase de cont, centralizatoare de materiale și cheltuieli, contul casierului,

ordine de plata, ordonantari, angajamente, ordine de deplasare, deconturi, facturi, procese verbale,

copii ale documentatiilor de achizitie, contracte, acorduri sau copii ale acestora) care se păstrează

anexate la notele contabile, la jurnalele și situațiile financiare

10 ani

19. Instrucțiuni, situații, comunicări și inventare privind stocurile de materiale 5 ani

20. Alte documente specifice activității desfășurate în cadrul departamentului (note interne, rapoarte si

situatii contabile, rapoarte extrase din sistemul ForexeBug, rapoarte si centralizatoare generate din

SAP, notificari si adrese in relatia cu departamentele colaboratoare)

5 ani

XIII.

DEPARTAMEN

TUL DE

SISTEME

INFORMATICE

ȘI

COMUNICAȚII

DIGITALE

1. Inventarele dosarelor predate la arhivă si proceselor verbale de predare-preluare P

2. Documente aferente gestiunii (inventare, bonuri de consum, bonuri de transfer) 10 ani

3. Corespondența cu Ministerul de resort 5 ani

4. Fișele individuale de protecția muncii 2 ani

5. Corespondență cu alte instituții și cu departamentele Universității 2 ani

6. Proceduri privind eliberarea legitimațiilor de serviciu și a conturilor de e-mail 2 ani

7. Regulamente de organizare și funcționare a Departamentului de Sisteme Informatice și

Comunicații Digitale 2 ani

De la

înlocuire

8. Regulamentul privind protecția datelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și

libera circulație a acestor date. 2 ani

De la

înlocuire

9. Documentație tehnică privind procedurile de lucru in vederea utilizarii sistemelor informatice 2 ani

10. Comunicări de la Departamentul de Resurse Umane 2 ani

XIV. A. 1. Inventarele dosarelor predate la arhivă si proceselor verbale de predare-preluare P


24




DEPARTAMEN

TUL

EVIDENȚĂ

PATRIMONIU,

ACHIZIȚII ȘI

MONITORIZAR

E INVESTIȚII

(D.E.P.A.M.I.)

Serviciul

Achiziții

Publice

2. Dosarul achiziţiei publice privind proiecte cu finanțare europeană: nota privind determinarea

valorii estimate; anunţul de intenţie şi dovada transmiterii acestuia spre publicare, dacă este cazul;

anunţul de participare şi dovada transmiterii acestuia spre publicare şi/sau, după caz, invitaţia de

participare; erata, dacă este cazul; documentaţia de atribuire; nota justificativă privind alegerea

procedurii de atribuire, în cazul în care procedura aplicată a fost alta decât licitaţia deschisă sau

licitaţia restrânsă; nota justificativă privind accelerarea procedurii de atribuire, dacă este cazul;

procesul-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor; formularele de ofertă depuse în cadrul

procedurii de atribuire; solicitările de clarificări, precum şi clarificările transmise/primite de

autoritatea contractantă; raportul procedurii de atribuire; dovada comunicărilor privind rezultatul

procedurii; contractul de achiziţie publică/acordul-cadru, semnate; anunţul de atribuire şi dovada

transmiterii acestuia spre publicare; dacă este cazul, contestaţiile formulate în cadrul procedurii de

atribuire, însoţite de deciziile motivate pronunţate de Consiliul Naţional de Soluţionare a

Contestaţiilor; documentele referitoare la funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente

procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, dacă este cazul; documentul constatator

care conţine informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor contractuale de către contractant

10 ani

3. Dosarul achiziţiei publice 5 ani

B.

Serviciul

Tehnic și

Evidență

Patrimoniu

1. Planuri de investiții pentru construcții și reparații capitale (Construcții sub limita/Construcții peste

limită)

P

2. Situații privind îndeplinirea planului de investiții P

3. Avize date de autorități pentru diferite construcții P

4. Documente tehnice pentru lucrări de investiții, reparații capitale și dotare cu mobilier P

5. Cartea tehnică a imobilelor P


7. Lucrări pentru reparații capitale P

8. Inventarele dosarelor predate la arhiva instituției și procesele verbale de predare - preluare P

9. Plan tehnic anual (propuneri documentare, studii și cercetări, proiect, text definitiv cu toată

corespondenta aferenta)

10 ani C.S.

10. Procese verbale de recepție la terminarea lucrărilor și Procese verbale de recepție finală 10 ani C.S.

11. Corespondența privind metrologia 10 ani

12. Contracte de executare de lucrări 10 ani După

încheierea

lucrărilor

13. Lucrări pentru reparații curente 10 ani După

încheierea

lucrărilor

C.

Atelier 1. Inventarele dosarelor predate la arhivă și procesele verbale de predare preluare P

2. Fișele de magazie pentru materiale, obiecte de inventar și mijloace fixe 10 ani


25




întreținere şi

reparaţii 3. Foaie colectivă de prezență 5 ani

4. Necesar de material estimativ /an 5 ani

5. Centralizatorul de materiale 5 ani

6. Referate de necesitate 5 ani

7. Memorii justificative pentru materiale 5 ani

8. Instructajul de protecția muncii și PSI 3 ani

XV.

DEPARTAMEN

TUL SOCIAL

ADMINISTRA

TIV

A.

Serviciul

Social -

Administrativ


2. Regulament de organizare şi funcţionare al Departamentului 10 ani De la

înlocuire

3. Regulament de organizare interioară 10 ani De la

înlocuire

4. Liste de inventar 10 ani

5. Memorii justificative privind necesitatea achizițiilor de produse, servicii și lucrări 5 ani

6. Referate de necesitate privind achiziția de produse, servicii și lucrări 5 ani


8. Caiete de sarcini pentru achiziţii 5 ani

9. Dări de seamă statistice privind resursele energetice şi utilizarea acestora 5 ani

10. Contracte cu furnizori de utilități ( de la expirare) 5 ani De la

expirarea

contractului

11. Contracte de închiriere pentru spațiile temporar disponibile ( de la expirare) 5 ani De la expirarea

contractului 12. Contracte de închiriere în căminele studenţeşti 3 ani De la expirarea

contractului 13. Regulament privind funcţionarea căminelor studenţeşti 3 ani

14. Cereri privind cazarea studenţilor în cămine 3 ani

15. Tarife de cazare în căminele studenţeşti 3 ani

16. Registru de evidenţa studenţilor cazaţi în cămine 3ani

17. Chitanţier pentru plată taxe cazare 5 ani

18. Rapoarte statistice privind subvenţiile cămine-cantine 5 ani

19. Bonurile de consum pentru materiale 5 ani

20. Foile colective de prezență 5 ani

21. Rapoarte privind costurile pe obiective 5 ani


26




22. Plan de acţiune privind misiunea de audit intern 5 ani

23. Chestionare de autoevaluare 5 ani

24. Cereri suplimentare de buget 1 an

B.

Serviciul Pază


2. Registru de control unic 10 ani

3. Plan de pază 5 ani

4. Foaie colectivă de prezenţă 5 ani

5. Programări pentru efectuarea serviciului de pază 2 ani

6. Registru proces verbal de predare-primire obiectiv 2 ani

7. Registru evenimente (raport de eveniment) 2 ani

8. Instruiri periodice cu privire la Legea 333 / 2003 (pază și protecție) 2 ani

9. Raport de evenimente cu privire la activitatea portarilor 2 ani

10. Instruirea periodică pentru Prevenirea și Stingerea Incendiillor și instruirea privind Sănătatea și

Securitatea în Muncă

2 ani

11. Registru vizitatori 2 ani

XVI.

DEPARTAMEN

TUL DE

EDUCAŢIE

CONTINUĂ,

ÎNVĂŢĂMÂNT

LA DISTANŢĂ

ŞI FRECVENŢĂ

REDUSĂ

1. Regulamentul de organizare şi funcţionare al departamentului P


3. Inventarele dosarelor si procesele verbale de predare-preluare P

4. Manualul calităţii departamentului P

5. Rapoarte de autoevaluare a programelor postuniversitare şi de formare continuă P

6. Planuri de învăţământ ale programelor postuniversitare de formare şi dezvoltare profesională

continuă avizate de către Ministerul de resort

P

7. Plan operaţional anual referitor la activitățile departamentului 10 ani

8. Registru de evidenţă intrare-ieșire a corespondenței 10 ani

9. Dosare de înscriere la cursuri postuniversitare (fişă de înscriere, copie legalizată diplomă de

licenţă, copie certificat de naştere, copie carte de identitate) 10 ani

10. Documente afișate pe aviziere 2 ani

11. Fişe de protecţia muncii şi Prevenirea și Stingerea Incendiillor pentru angajaţii departamentului 1 an după încetarea

Contractului

Individual de

Muncă


27




XVII.

CSUD / BIROUL

DE STUDII

DOCTORALE

1. Legi, hotărâri, regulamente, dispoziții primite de la Minister P

2. Ordine, decizii ale rectorului / prorectorilor, Hotărâri ale Senatului / Biroului Senatului privind

activitatea doctoratelor

P

3. Ordine, decizii, regulamente și hotărâri proprii ale CSUD P

4. Lucrări privind autorizarea provizorie / acreditarea, autoevaluarea școlilor doctorale. P


6. Cataloage de examene, proiecte și alte forme de verificare a pregătirii studenților-doctoranzi P

7. Lucrări privind activitatea CSUD (alegeri, componența, procese verbale de ședință, analiza

diverse)

P

8. Dosarul concursului de admitere (pe ani universitari) care conține actele personale (copie legalizată

certificate de naștere, copie carte de identitate, copie act care atestă schimbarea numelui), acte de

studii (copii legalizate diploma de bacalaureat, diploma de licență, diploma de master +

suplimentele la diplomele de licență și master), CV, listă de lucrări publicate, listă de participări

conferințe, contract de studii + acte adiționale la contractual de studii, procese verbale susținere

rapoarte de cercetare, proces verbal pre-susținere, proces verbal susținere public, CD care conține

teza de doctorat PDF.

P

9. Planuri de învățământ, programe analitice, statistici privind domeniile de doctorat și studenții P

10. State de funcții P

11. Inventarele dosarelor si procesele verbale de predare-preluare P

12. Liste Burse – state de plată 10 ani

13. Evidența plății taxelor de școlarizare (studenți români și străini) 10 ani

14. Regulamente și tabele cu bursierii, state de plată burse 10 ani


16. Corespondența cu serviciile administrative, pe an universitar 5 ani


orare), pe ani universitari

5 ani

18. Corespondenţa externă cu MENCS şi Consiliul Național de Atestare a Titlurilor, Diplomelor și

Certificatelor Universitare

5 ani

19. Condici de prezență ale personalului nedidactic 5 ani

20. Corespondența internă privind Consiliul (convocatoare, adrese, etc.) 5 ani

21. Documente afișate pe aviziere 2 ani

22. Corespondența internă cu şcolile doctorale 2 ani

XVIII.

DEPARTAMEN

TUL DE

ACCESARE ȘI

1. Situații privind depunerea, implementarea, monitorizarea și evaluarea proiectelor derulate în cadrul

Universității de Vest din Timișoara

P

2. Inventarele dosarelor si proceselor verbale de predare-preluare P

3. Contestații la organismele finanțatoare 20 de ani


28




XIX.

DEPARTAMEN

TUL PENTRU

CERCETARE

ŞTIINŢIFICĂ ŞI

CREAŢIE

UNIVERSITAR

Ă (DCSCU)

1. Dosare care conţin rapoarte anuale privind prezenţa UVT în ranking-urile (clasificările) naţionale

şi internaţionale P

2. Dosare care conțin documente cu privire la proiectele cu finanțare internațională (grant agreement,

scrisoare de mandatare, cerere de angajare/modificare a structurii echipei de proiect, decizie de

angajare/modificare a structurii echipei de proiect, memorii justificative, cereri de împrumut/plata

etc)

10 ani C.S.

3. Dosare care conțin documente cu privire la proiectele cu finanțare națională(cerere de finanțare,

contractul de finanțare, acte adiționale aferente contractelor, grant agreement, cerere de

angajare/modificare a structurii echipei de proiect, decizie de angajare/modificare a structurii

echipei proiect, memorii justificative, convenții de avans, devize de calcul, eșalonarea plățiilor,

cereri de împrumut/plata, avize etc)

10 ani C.S.

4. Dosare care conțin documente generale și specifice cu privire la proiectele de cercetare (memorii

justificative, adrese către facultăți, adrese către minister etc) 10 ani

5. Dosare cu privire la parteneriatele încheiate de UVT (acorduri de cooperare, acorduri de

parteneriat, convenții de colaborare etc) 10 ani

6. Dosare care conțin documente referitoare la contractele UVT încheiate cu terţi (contracte,

contracte de cercetare, acte adiționale, protocol de colaborare, oferte de preț, formulare, rapoarte,

cerere de angajare/modificare a structurii echipei, decizie de angajare/modificare a structurii

echipei etc)

10 ani De la încetare

7. Dosare care conțin documente aleraportăriicătre Institutul Naţional de Statistică – INS (raportări

departamente de suport, răspuns UVT la chestionar INS etc. ) 10 ani

8. Dosare cu privire la candidaturile pentru diverse organisme ale Ministerului Cercetării (propuneri

ale facultăţilor, dosare de candidatură, avize Senat, adrese către minister etc.) 10 ani

9. Dosare care conțin documente cu privire la clusterele in care UVT este membru (procese verbale,

hotărâri interne şi externe, acorduri, ) 10 ani C.S.

IMPLEMENTA

RE PROIECTE -

DAIP

4. Decizii privind numirea echipelor de proiecte 20 de ani

5. Decizii delegare drept de semnătura la managerii de proiect 20 de ani

6. Cereri de rambursare a proiectelor 20 de ani

7. Raport tehnico- financiar privind cererile de rambursare a proiectelor 20 de ani

8. Rapoarte de activitate ale resurselor umane din cadrul echipelor de proiecte, rapoarte de activitate a

grupurilor țintă, rapoarte de monitorizare, ghiduri de practică, rapoarte de cercetare, procese verbale

ale întâlnirilor din cadrul proiectului, acte doveditoare a rezultatelor obținute in cadrul proiectului

20 de ani

9. Răspunsuri la adrese privind situația proiectelor cu finanțare nerambursabila solicitate de alte

instituții

5 ani

10. Adrese interne 5 ani

11. Adrese către organismele cu atribuții in domeniul de activitate al departamentului 5 ani


29




10. Dosare care conțin documente specifice raportarii activităţii de cercetare (raportări facultăți,răspuns

UVT, adrese către facultăți, adrese către minister etc ) 6 ani

11. Dosare care conțin documente specifice raportariiindicatorilor de calitate privind cercetarea (IC)

(raportări facultăți, liste lucrări, adrese către facultăți, adrese către CNFIS etc) 6 ani

12. Dosare care contin documente generale şi specifice cu privire la structurile (centrele) de cercetare

ale UVT (regulamente, statute de funcționare, liste membri, rapoarte de activitate, rapoarte de

autoevaluare etc.)

6 ani

13. Dosare care conţin raportări pentru ranking-urile (clasificările) naţionale şi internaţionale: QS

World University Rankings, QS Graduate Employability Rankings, Emerging Europe and Central

Asia University Rankings, Times Higher Education World University Rankings, U-Multirank,

Green Metric etc. (lista lor rămâne deschisă)

6 ani

14. Dosare care conţin rezultate obţinute de UVT la ranking-urile (clasificările) naţionale şi

internaţionale: QS World University Rankings, QS World University Rankings by Subject, QS

Graduate Employability Rankings, Emerging Europe and Central Asia University Rankings, Times

Higher Education World University Rankings, BRICS & Emerging Economies Rankings, U-

Multirank, Green Metric, University Ranking by Academic Performance, Scimago Institutions

Rankings, Ranking Web of Universities, uniRank University Ranking etc. (lista lor rămâne

deschisă)

6 ani

15. Dosare care contin documente de intrare (adrese, memorii justificative, contracte, facturi, ordine de

deplasare etc.) 5 ani

16. Dosare care contin documente de ieşire (adrese, memorii justificative, contracte, facturi, ordine de

deplasare etc.) 5 ani

17. Dosare materiale de promovare manifestări şi activităţi ştiinţifice de cercetare UVT (bannere,

flyere, invitaţii, mape tematice, afişe etc) 5 ani

18. Dosare cu privire la activitatea specifică de cercetare (situații proiecte de cercetare, proceduri,

memorii justificative, ordine de deplasare, facturi etc) 5 ani

19. Dosare cu privire la articolele publicate (raportări facultăți, liste lucrări etc) 5 ani

20. Minute şi liste de prezenţă ale întâlnirilor cu prodecanii responsabili de activitatea de cercetare,

membrii Consiliului Științific al Cercetării și Creației Universitare (CSCCU), platforma de

raportare a activităţii de cercetare, platforma pentru organizarea manifestărilor ştiinţifice etc. (lista

lor rămâne deschisă)

5 ani

21. Regulamente, metodologii, proceduri privind activitatea de cercetare în cadrul UVT 5 ani De la înlocuire

22. Documente privind procesul de achizițiiîn cadrul DCSCU (memorii justificative, necesare de

achiziție etc.) 5 ani


30




UNIVERSITATEA DE VEST DIN...

Documents

Transcript of UNIVERSITATEA DE VEST DIN...