Ciclul de viata al unui proiect

Deoarece proiectele sunt compuse din activităţi foarte diverse şi complexe,

putând avea şi durate de câţiva ani, organizaţiile care le implementează sunt

nevoite să le împartă în mai multe etape, astfel încât acestea să poată fi mai usor de

administrat şi controlat. Etapele (fazele) în care este împărţit un proiect

formează ciclul de viaţă al proiectului.

Ciclul de viaţă al unui proiect este reprezentat de succesiunea de etape (sau

faze) prin care proiectul evoluează, fiecare dintre ele conţinând un set de activităţi

ce urmează a fi realizate în cadrul proiectului. Realizarea fiecărei faze a unui

proiect este marcată prin finalizarea unuia sau a mai multor produse rezultate.

Un rezultat este un produs tangibil al proiectului: rezultat poate fi un studiu de

fezabilitate, un proiect de ansamblu sau chiar un prototip. La finalul fiecărei faze se

analizează performanţele obţinute, se ia decizia de continuare sau stopare a

proiectului, se identifică eventualele erori şi se adoptă acţiunile corective ce se

impun. În funcţie de domeniul în care este dezvoltat proiectul, fazele pot avea

denumiri diverse, însă cel mai des întâlnit model este cel structurat pe următoarele

faze:

iniţierea;

planificarea;

execuţia şi controlul;

(testarea) şi finalizarea.

Iniţierea acoperă identificarea problemelor ce vor fi abordate şi analiza modului

în care această abordare va fi făcută.

Faza de iniţiere are rolul de a determina dacă:

1. proiectul este fezabil;

2. există resursele necesare;

3. există interesul (cererea) pentru rezultatele acestui proiect.

Faza de planificare este cea în care proiectul este scris, în care se hotărăşte

cine ce face, cu ce resurse, care vor fi activităţile şi sarcinile din cadrul proiectului,

cum se va implementa, cum se vor gestiona riscurile.

Execuţia sau implementarea corespunde “realizării” efective a proiectului,

atingerii obiectivelorpropuse şi obţinerii rezultatelor dorite (în măsura în care acest

lucru este posibil).

Pentru proiectele care fie fac parte dintr-un proiect mai mare (sunt, de fapt, sub-

proiecte) sau pentru cele care fac parte dintr-un “lanţ” de proiecte, deseori

rezultatele (produsele) nu sunt importante prin ele însele (şi prin faptul că au fost

atinse/ realizate), ci prin modul în care vor putea fi folosite pentru “proiectul

general” sau pentru proiectele care urmează în “lanţul de proiecte”. Din acest

motiv, în asemenea cazuri, este necesară testarea rezultatelor/ produselor pentru a

se vedea dacă ele corespund obiectivelor propuse şi dacă vor putea fi folosite

ulterior în bune condiţii.

Fiind vorba de cazuri particulare, faza de testare poate să nu existe pentru

proiectele mai mici sau proiectele de sine stătătoare.

Acest model este unul simplificat, atâta timp cât unele faze se pot suprapune sau

pot interacţiona între ele (de exemplu, faza de planificare a unui proiect poate duce

la identificarea unor proiecte noi sau execuţia unui proiect poate cuprinde sub-

proiecte care, la rândul lor, să conţină toate fazele unui proiect).

Fiecare fază a unui proiect va avea un element de iniţiere, un proces de evoluţie

şi un rezultat. În general, rezultatul unei faze va fi elementul de începere pentru

faza următoare. Se recomandă ca între fazele proiectului să fie prevăzute activităţi

de evaluare a fazei precedente înainte de a trece la faza următoare. De exemplu,

pentru fazele ciclului de viată al proiectului, rezultatul primei faze (iniţierea) va fi

un document de iniţiere a proiectului care va deveni punctul de pornire pentru faza

de planificare. Pe baza rezultatului fazei de planificare (planul proiectului) se va

realiza execuţia proiectului, rezultatele fazei de execuţie devenind obiectul

activităţilor de finalizare (respectiv evaluare).

Faza finală (încheierea) va avea ca rezultat un set de învăţăminte („lecţii

învăţate”), care vor fitransmise mai departe prin intermediul memoriei organizaţiei,

stând la baza proiectelor viitoare. Atunci când se va face un proiect similar în

viitor, organizaţia nu va mai fi nevoită să pornească de la zero, ci va ţine cont de

experienţa anterioară. Acest ciclu de viaţă al proiectului arată că:

fiecare fază a proiectului va avea criterii clare prin care sunt adoptate

deciziile şi criterii de evaluare a calităţii;

fazele ce formează ciclul sunt legate unele de altele, astfel încât fiecare fază

trebuie întâi să se finalizeze pentru a permite fazei urmatoare să înceapă.

Finalizarea unei faze a proiectului este, în general marcată de o analiză atât a

rezultatelor-cheie, cât şi a performanţei proiectului, cu scopul de: a determina dacă

proiectul poate sa treacă la faza următoare şi a detecta şi corecta erorile identificate

(implicând costuri cât mai reduse).