FUNDAMENTELE MANAGEMENTULUI PROIECTELOR

Modulul 1: Fundamentele Managementului Proiectelor

Modulul 1: Administrarea utilizatorilor si a securitatii datelor in P3e

Modulul 1:

Administrarea utilizatorilor si a securitatii

datelor in P3eScop i Obiective

In cadrul acestui capitol este prezentat procesul de definire a drepturilor de acces a utilizatorilor in Primavera Project Planner for Enterprise P3e. La terminarea acestui capitol, veti fi capabili sa: Descrieti procesul de stabilire a securitatii

Definiti si creati structura OBS (Organizational Breakdown Structure) a companiei

Stabiliti profilele de securitate pentru datele globale si cele specifice proiectului

Creati un nou utilizator cu un anumit tip de acces

Procesul de stabilire a securitatii datelor in P3e

Managementul proiectelor la nivelul companiei implica o abordare structurata in administrarea proiectelor in derulare.

Pentru asigurarea obtinerii unor rezultate bune in cadrul proiectelor, este esentiala planificarea si coordonarea intre membrii echipei manageriale de la nivelul tuturor proiectelor companiei. Inainte de utilizarea efectiva a sistemului Primavera Project Planner for the Enterprise, pentru administrarea cu success a proiectelor, este nevoie de crearea unor structuri ierarhice si anume: Structura Organizationala (OBS), Structura Proiectelor Companiei (EPS) si Structura Resurselor (RBS). De asemenea, este necesara administrarea utilizatorilor, cu acordarea anumitor drepturi din punct de vedere a accesului la baza de date a companiei, lucru posibil prin definirea unor profile de securitate la nivel global sau la nivel de proiect.

Pasi Procesul de stabilire a securitatii datelor in P3e cuprinde urmatoarele etape, cu observatia ca acesta poate fi realizat in orice alta ordine.1. Crearea structurii OBS (Organizational Breakdown Structure).

2. Crearea structurii EPS (Enterprise Project Structure - structura proiectelor la nivelul intregii companii) si atribuirea unui manager responsabil (existent in structura OBS) pentru fiecare nod din OBS.3. Adaugarea proiectelor la nivelul structurii EPS si definirea structurii WBS (Work Breakdown Structure) pentru fiecare proiect.

4. Atribuirea unui manager responsabil din structura OBS pentru fiecare proiect si pentru fiecare element WBS.5. Crearea profilelor de securitate pentru datele globale si cele de proiect in P3e.

6. Definirea utilizatorilor in P3e si atribuirea unui profil global, a unui profil de proiect si a unui manager responsabil.7. Definirea resurselor companiei necesare realizarii proiectelor din cadrul companiei.

8. Crearea legaturii dintre resurse si utilizatori, daca acestia vor folosi pe viitor Progress Reporter pentru inregistrari ulterioare.

Accesul la nivelul proiectului si securitatea utilizatorului

Setarea utilizatorului cu propriile privilegii si restrictii este o etapa extrem de importanta pentru accesul la informatiile de proiect sau chiar la informatiile globale ale companiei (incluzand si securitatea utilizatorului).

Structura Organizationala OBS (Organizational Breakdown Structure)Caracteristicile globale a OBS Definita la nivel global pentru intreaga companie

Poate fi configurata pentru a reprezenta detaliat structura organizationala (cu nume, angajati) sau mai general (cu departamente, echipe, cu tipuri de responsabilitati).

Poate fi atribuita unui nod EPS, unui element WBS sau a unui proiect.

Securitatea OBS la nivel global Controleaza accesul utilizatorilor la informatii din proiect:

Asigura accesul utilizatorilor la proiecte, elemente WBS, riscuri, rezultate si parametri pentru fiecare element OBS.

Introducerea unor restrictii de acces a utilizatorilor la proiecte, elemente WBS, riscuri.

Vizualizarea structurii OBS Pentru crearea, vizualizarea si editarea structurii OBS se foloseste casuta de dialog Organizational Breakdown Structures.

Pai1. Intrare in sesiunea de lucru in P3e.

2. Introducere Login Name si Password.

3. Selectarea bazei de date

4. Din fereastra initiala, click Open Global Data pentru accesul la datele globale ale companiei.

5. Din meniul Enterprise se selecteaza comanda OBS.

6. Se selecteaza OBS Name .

7. Vizualizarea informatiilor din General Tab.

Users Login Name

listeaza numele de logare ale utilizatorilor in P3e care pot accesa proiectele Project Security Profile

Listeaza profilul de securitate a fiecarui utilizator.

Pai1. Click Users.

Responsibility Se utilizeaza pentru vizualizarea proiectelor sau elementelor WBS, ce au manager responsabil, elementul OBS selectat.

Pai1. Click Responsability.

Nota: Pentru a modifica atribuirile afisate in aceasta fereastra, trebuie sa modificati managerul responsabil la nivel de proiect sau la nivel WBS.

Crearea unui element OBS

Pai1. Se selecteaza elementul OBS .

2. Din bara de comenzi se apasa butonul Add.

3. Click General tab.

4. Se introduce OBS Name .

5. Se introduce descrierea noului element OBS .

6. Se foloseste butonul de indentare pentru a deplasa elementul Mary Jones sub Tom Mills.

7. Click Close.

Atribuirea unui Manager Responsabil

Managerul responsabil poate fi atribuit la nivelul unui nod EPS, element WBS sau la nivelul unui proiect.

La nivelul proiectului Cand se adauga un proiect nou, managerul responsabil este mostenit de la nodul EPS parinte. Acest lucru poate fi modificat in General tab.

Pai1. Se selecteaza comanda Projects, din meniul Enterprise

2. Se selecteaza proiectul

3. Click eticheta General.

4. Click Close.

La nivel WBS Cand se adauga un element WBS nou, managerul responsabil este mostenit de la elementul WBS parinte.

Pai1. Se deschide proiectul .

2. Se selecteaza comanda WBS din meniul Enterprise.

3. Se selecteaza elementul WBS .

4. Se afiseaza eticheta General.

5. Se selecteaza in campul Responsable Manager .

6. Se atribuie acest manager responsabil pentru elementele WBS: si .

Profile de securitateProfilele de securitate ofera protectia informatiilor la modificari neautorizate si limiteaza accesul utilizatorilor in privinta utilizarii bazei de date. Pentru asigurarea securitatii pe diferite nivele de informatii, P3e furnizeaza doua seturi de profile de securitate.

Profile la nivel global (Global Profiles) Fiecare utilizator trebuie sa fie stabilit la nivel global

Prin crearea acestui profil se defineste accesul utilizatorului la informatiile globale, la definirea datelor globale, cum ar resursele, conturile de cheltuieli, etc.

Se poate crea un numar nelimitat de profile de securitate la nivel global.

In P3e exista doua profile la nivel global predefinite, si anume:

Admin Superuser, profil de securitate cu acces nelimitat

No Global Privileges profil de secutitate cu restrictii de acces la datele globale

Profile la nivel de proiect (Project Profiles) Pentru a avea acces la proiecte, un utilizator trebuie sa aiba atribuit un profil de securitate la nivel de proiect sau la nivelul datelor globale, Admin Superuser Definesc accesul utilizatorilor la datele de proiect

In P3e exista un singur profil la nivel de proiect predefinit, si anume:

Project Superuser profil de securitate cu acces la toate proiectele din companie

Vizualizarea profilelor de securitatePentru acordarea anumitor drepturi de acces la datele globale si cele de proiect se foloseste caseta de dialog Security Profiles.

Profile Globale

Pai1. Din meniul Admin se selecteaza comanda Security Profiles.

2. Se selecteaza Global Profiles.

3. Se selecteaza profilul de securitate .

4. Vizualizarea acordarii drepturilor de acces la diferite informatii.

5. Se marcheaza dreptul de acces .

Definirea privilegiilor in profilele globalePrivilegii Profil globalDefinire

Edit Admin Preferences and CategoriesModifica preferintele administrative definite in casuta de dialog Admin Preferences.

Edit ResourcesPermite crearea, editarea si stergerea resurselor. Arata cost/timp a resurselor (daca este acordat privilegiu de vizualizare a costurilor).

Approve Resource TimesheetsPermite aprobarea Timesheet-urilor.

Edit Cost AccountsPermite crearea, editarea si stergerea conturilor de cheltuieli.

Edit Global InformationPosibilitatea de import a proiectelor, resurselor si rolurilor. Un utilizator poate crea/sterge proiecte in interiorul unui nod EPS.

Edit Global ReportsCrearea, editarea si stergerea rapoartelor globale: editarea grupurilor si seriilor de rapoarte; salvarea rapoartelor globale sau modificarea lor folosind Report Wizard.

Edit Global Tracking LayoutsCrearea, editarea si stergerea reprezentarilor de urmarire si control a proiectelor (Tracking Layouts)

Edit RolesCrearea, editarea si stergerea rolurilor.

Edit Global Activity CodesCrearea, editarea si stergerea codurilor de activitati globale.

Edit Global and Resource CalendarsCrearea, editarea si stergerea calendarelor globale si de resurse.

Edit Security ProfilesCrearea, editarea si stergerea profilelor de securitate globale si de proiect

Edit UsersAdaugarea, editarea si stergerea utilizatorilor de P3e

Edit Timesheet DatesCrearea si editarea timesheet-urilor

Edit Global Activity Layouts and FiltersCrearea, editarea si stergerea layout-urilor globale si a filtrelor.

Edit OBSCrearea, editarea si stergerea in cadrul structurii globale OBS

Edit Project and Resource CodesCrearea, editarea si stergerea codurilor de proiect si resurse.

Edit Global Portfolio Crearea, editarea si stergerea portfoliilor in Portfolio Analyst

Administer Global External ApllicationsAdministrarea listei de aplicatii externe.

Edit Funding SourcesCrearea, editarea si stergerea surselor de finantare

View Resources CostVizualizarea informatiilor despre costurilor resurselor

Administer Job ServicesAdministrarea Job Service-urilor de calcul, sumarizare si export.

Profile de proiect

Pai1. Se selecteaza Project Profiles.

2. Se selecteaza profilul de securitate .

3. Vizualizarea acordarii drepturilor de acces la diferite informatii.

1. Se demarcheaza dreptul de acces .

2. Click Close.

Definirea privilegiilor in profilele de proiect

Privilegii Profil de proiectDefinire

Create/Delete Projects within EPSCrearea si stergerea proiectelor. Un utilizator are atribuit in mod automat profilul de securitate Superuser pentru un proiect nou.

Summarize ProjectPermite initierea unui Job Service de sumarizare pentru un proiect.

Edit Project Details Except FinancialsPermite editarea in formularele de detaliu de activitate General, Dates, Resources si Settings.

Administer Project External ApllicationsAdminstrarea legaturii intre P3e si alte aplicatii externe.

Project Schedule, Level and Apply ActualsPermite calculul, nivelarea resurselor si aplicarea datelor actuale pentru un proiect.

Maintain Project BaselinesSalvarea, stergerea sau actualizarea proiectelor de referinta (proiectelor tinta)

Edit Project Reference DocumentsCrearea, editarea si stergerea documentelor de referinta asociate proiectului.

View Projects Costs/FinancialsVizualizarea tuturor valorilor monetare din proiect. Daca utilizatorul nu are acest privilegiu, campurile respective vor fi blank sau pot fi vizualizate dar nu si editate.

Edit Project Activity CodesCrearea, editarea si stergerea codurilor de aactivitati definite la nivelul proiectului.

Publish Project WebsitePublicarea proiectelor in cadrul paginilor web.

Edit Project ReportsEditarea rapoartelor de proiect folosind Report Editor sau Report Wizard; crearea de serii de rapoarte si exportul proiectelor.

Edit Project CalendarsCrearea, editarea si stergerea calendarelor de proiect.

Run Global ChangeExecutia de Global Change pentru actualizarea informatiilor la nivelul activitatilor.

Check In/Check OutCheck In/ Check Out a proiectelor pentru administrarea acestora inafara bazei de date a companiei.

Import/View Expedition DataImportul tuturor proiectelor

Edit Project WBS Except FinancialsCrearea, editarea si stergerea structurii WBS de la nivelul proiectelor.

Edit Project WBS FInancialsEditarea la nivelul elementelor WBS a informatiilor despre bugete, surse de finantare si planuri de cheltuieli. Include editarea de informatii financiare la nivelul proiectelor.

Edit EPS Except FinancialsEditarea in cadrul structurii proiectelor companiei (EPS) cu exceptia informatiilor financiare.

Edit EPS FinancialsEditarea la nivelul structurii EPS a informatiilor despre bugete, surse de finantare si planuri de cheltuieli. Include editarea de informatii financiare la nivelul proiectelor.

Approve Timesheets and Project ManagerVizualizarea, aprobarea sau respingerea timesheet-urilor.

Edit Project ExpensesCrearea, editarea si stergerea cheltuielilor de la nivelul proiectelor.

Edit Project Threshoulds, Issues and RisksCrearea, editarea si stergerea parametrilo, rezultatelor si riscurilor de la nivelul proiectelor.

Edit Project Activity RelationshipsCrearea, editarea si stergerea informatiilor legate de activitatile proiectelor, inclusiv relatiile de conditionare.

Edit Project Activities Except RelationshipsCrearea, editarea si stergerea informatiilor legate de activitatile proiectelor, exclusiv relatiile de conditionare.

Crearea unui utilizator

Fiecare persoana care va utiliza P3e, trebuie sa fie inregistrat ca un utilizator cu anumite drepturi. Toti utilizatorii sunt definiti in P3e.

Se creaza o lista cu toti utilizatorii care vor accesa P3e.

Se atribuie un profil la nivel global si un profil de securitate la nivel de proiect fiecarui utilizator.

General

Pai1. Se selecteaza comanda Users din meniul Admin.

2. Se selecteaza General tab.

3. Din bara de comenzi se apasa butonul Add.

4. Se introduce Login Name .

5. Se introduce Personal Name .Nota: Daca nu se specifica parola, atunci ea este blank.

Contact

Pai1. Se afiseaza eticheta Contact.

2. Se adauga E-mail Adress tmills@hydracorp.com

3. Se adauga Office Phone

Global Access Se foloseste pentru atribuirea unui profil global unui utilizator selectat.

Pai1. Click Global Access tab.

2. Verificati daca este selectat profilul de securitate global (ofera acces la toate datele mai putin lista de utilizatori si profile de securitate)

Project AccessSe foloseste pentru atribuirea managerului responsabil specific si a profilului de securitate de proiect. Aceste atribuiri vor determina care dintre proiectele existente pot fi vizualizate:

Daca managerul responsabil este stabilit la nivelului unui nod EPS, utilizatorul are acces la proiectele si activitatile din nodul EPS respectiv.

Daca managerul responsabil este stabilit la nivelul unui proiect, utilizatorul are acces la proiectul respectiv si activitatile sale.

Daca managerul responsabil este stabilit la nivelul unui element WBS, utilizatorul are acces la activitatile din cadrul elementului WBS respectiv.

Atribuirea unui manager responsabil la un utilizator

Pai1. Click Project Access tab.

2. Se apasa butonul Assign.

3. Se selecteaza ca manager responsabil .

Atribuirea unui profil de securitate la un utilizator

Pai1. Se verifica daca profilul de securitate .Nota: Combinatia de atribuiri de manager responsabil si profil de securitate la nivel de proiect, determina proiectele la care are acces Tom Mills si functiile pe care le poate avea in fiecare proiect.

LicensingSe foloseste pentru identificarea si specificarea aplicatiilor pe care utilizatorul le va putea accesa indiferent daca user-ul este de tip named sau concurrent.

User Named utilizatorii au o licenta specifica asociata numelui de logare, parola si are accesul garantat la aplicatie si baza de date respectiva.

User Concurrent utilizatorii castiga acces la o aplicatie dintr-o multime de utilizatori pe baza principiului primul venit, primul servit.

Pai1. Click Licensing.

2. Pentru aplicatia Project Manager (P3e) se marcheaza Named User.

Responsabilitatile lui Tom Mills

Pai1. Se selecteaza comanda OBS, din meniul Enterprise

2. Se selecteaza OBS Name

3. Click Users .

4. Revedeti tipurile de acces pe care utilizatorul le va avea la nivelul proiectelor.

5. Click Responsibility.

6. Revedeti elementele WBS de care Tom Mills este responsabil

7. Click Close.

Logarea in P3e a utilizatorului Tom Mills

Pai1. Se selecteaza comanda Login as a different user din meniul File.

2. Se introduce Login Name .

3. Password este blank.

4. Click OK.

5. Se selecteaza comanda Open din meniul File.

6. Se selecteaza proiectul .

7. Click Open.

Nota: Tom Mills are acces la elementul WBS in care se afla proiectul Auto. Deci, proiectul Auto este singurul proiect vizibil in casuta Open Project.

Drepturile de acces ale utilizatorului Tom Mills

Setare utilizator tmills

Pai1. Se selecteaza comanda Users, din meniul Admin.

2. Se revad informatiile din fiecare eticheta.

3. Click Close.

Nota: Tom Mills are atribuit profilul global All Except Users and Profiles, deci nu are dreptul de a face modificari in lista utilizatorilor si a profilelor de securitate.

Drepturi de acces la nivelul proiectului

In continuare sunt prezentate drepturile de acces ale lui Tom Mills la nivelul proiectului Auto.

Pai1. Se selecteaza comanda Activities din meniul Project.

2. Se alege Show on Bottom, Activity Details.

3. Click General .

4. Se selecteaza activitatea .Nota: Activitatea AS100 nu permite editarea, deoarece Tom Mills nu este asociat elementului WBS Auto.Sys-Eng-System Engineering.

Drepturi de acces la nivelul proiectului (continuare)

Pai1. Se selecteaza activitatea .

2. Click General.

Nota: Activitatea AS 310 permite editarea, deoarece Tom Mills este asociat elementului WBS Auto.Hard-Hardware.

Drepturi de acces la nivelul proiectului (continuare)

Pai1. Se selecteaza activitatea .

2. Click General .

Nota: Managerul responsabil atribuit acestei activitati este Mary Jones. Deoarece Tom Mills are drepturi de editare la aceasta activitate, Mary Jones mosteneste acest drept de la parintele Tom Mills.

Drepturi de acces la nivelul proiectului (continuare)

Pai1. Se adauga coloana .Nota: Observati ca datele din aceasta coloana nu permit vizualizarea deoarece profilul de proiect nu are marcat dreptul View Costs/Financial. Ca urmare, aceste date nu pot fi vizualizate.

Stabilirea utilizatorilor si profilelor de secutitate

Structura OBS este atribuita la nivel de nod EPS, la nivel de proiect sau la nivel de element WBS. Acest lucru are ca efect, acordarea accesului fiecarui utilizator la datele de proiect numai la un nivel specificat.

Seminar 1

Accesul la informatiile de proiect

si securitatea utilizatorului

DateIn acest seminar se cere sa se creeze un utilizator nou si sa se configureze profilul de securitate pe proiect a acestuia.

Tem1. Alegeti din meniul File, comanda Login as a different user.

2. Se adauga numele de logare admin si parola admin.

3. Se deschide proiectul Elk.

4. Se atribuie ca manager responsabil pe Mary Jones la nivelul elementului WBS Elk.Act.524.FD Final Design5. Se creeaza un nou profil de securitate Supervisor.a) In acest profil, se acorda toate drepturile, cu exceptia:

Project Schedule

Level and Apply Actuals

Run Global Change6. Se adauga un nou utilizator.

a) Nume logare: mjonesb) Nume personal: Mary Jonesc) Adresa e-mail: mjones@hydracorp.comd) Telefon birou: 555-555-1169e) Profil de securitate global: No Global Privilegesf) Manager Responsabil: Mary Jonesg) Profil de securitate de proiect: Supervisorh) Licenta: Se marcheaza campul Named User.7. Logare cu utilizatorul mjones.

Recapitulare

Seminar

Administrarea utilizatorilor si a securitatii datelor in P3e

1. Cate proiecte sunt accesibile in fereastra Open a Project?

2. Se deschide proiectul Elk si se afiseaza fereastra Activities. In ce campuri este posibila modificarea sau adaugarea de date?

3. Ce mesaje apar pe ecran atunci cand doresti sa calculezi proiectul deschis?4. Ce mesaje apar pe ecran atunci cand doresti sa rulezi un Global Change?

Rspunsuri Recapitulare Seminar

1. Doua proiecte sunt accesibile in fereastra Open a Project, si anume: Elk si Auto.

2. Doar la nivelul elementului WBS Elk.Act.524.FD Final Design, activitatile pot fi modificate.

3. Profilul de securitate nu permite calculul proiectului

4. Profilul de securitate nu permite rularea de Global Change.

Recapitulare

Administrarea utilizatorilor si a securitatii datelor in P3e

1. Un manager responsabil poate fi atribuit la toate de mai jos, mai putin la:

a) Nod EPS

b) Calendar

c) Element WBS

d) Proiect

2. Un profil ___________ determina accesul utilizatorului la informatiile globale din baza de date.

a) Global

b) De proiect

c) WBS

d) OBS

3. Adevrat sau Fals: Profilul de proiect Superuser permite accesul complet la proiecte.

4. Adevrat sau Fals: Atribuirea unui manager responsabil desemneaza cine este responsabil in interiorul unui nod EPS, element WBS sau proiect.

Rspunsuri

1. b

2. a

3. Adevrat

4. Adevrat

EMBED MS_ClipArt_Gallery

EMBED MS_ClipArt_Gallery

Controlul datelor de Proiect cu P3e 3.04PLANIFICAREA I URMRIREA PROIECTELOR CU P3 3.01-9Controlul datelor de proiect cu P3e 3.0