FUNDAMENTELE MANAGEMENTULUI PROIECTELOR

Modulul 1: Fundamentele Managementului Proiectelor

Modulul 13: Optimizarea Planificrii

Modulul 13:

Optimizarea PlanificriiScop i Obiective

Acest capitol ilustreaz tehnicile utilizate la analiza i reducerea duratei unei planificri. n cadrul lui vei vedea cum se creaz o planificare de referin pentru un proiect optimizat. La ncheierea acestui capitol, vei fi capabili s:

Analizai datele planificrii

Reducei durata unei planificri utiliznd cteva tehnici diferite

Analizai disponibilitatea resurselor

Creai o planificare de referin

Afiai barele planificrii de referin n Graficul Gantt

Analiza ProiectuluiOdat ce ai creat proiectul, verificai dac acesta ndeplinete cerinele privind datele calendaristice i necesarul de resurse. Dac ntre informaiile privind cerinele proiectului i planificarea acestuia constatai existena unor necorelri, atunci trebuie s identificai sursa problemelor i s stabilii o soluie de rezolvare.

Analiza Datelor Planificate Evaluai planificarea pentru a v asigura c datele privind evenimentele importante i ncheierea principalelor etape sunt atinse

Analiza Alocrii Resurselor Evaluai resursele pentru a v asigura c acestea nu sunt suprancrcate

Analiza Costului Bugetat Evaluai costurile pentru a v asigura c proiectul se desfoar n cadrul costului bugetat

Desfurarea n timp, resursele i costurile sunt intercorelate. O modificare a unei le afecteaz pe celelalte

Analiza Datelor Planificate

Dac ultima dat calculat de finish devreme este situat dincolo de data de ncheiere impus a proiectului (Must Finish By), acesta trebuie scurtat pentru a ndeplini cerinele de ncheiere a proiectului

Comparai ultima dat calculat de finish devreme cu data impus de finish a proiectului

Concentrai-v asupra activitilor care au rezerva negativ

Colectai informaiile inportante:

Informaiile Detaliate despre Activiti

Graficul Reea

Disponibiltatea Resurselor

Pai1. Deschidei proiectul

2. Din fereastra Projects, selectai proiectul

3. Selectai eticheta Dates

4. Verificai dac proiectul necesit reducerea duratei, comparnd datele early finish cu Must Finish By

Metode de Reducere a Planificrii

Dac analiza planificrii conduce la concluzia c data de ncheiere impus nu poate fi satisfcut, va trebui s v concentrai asupra reducerii duratei proiectului. Pentru a v ndeplini acest obiectiv putei aplica cteva metode.

Concentrai-v asupra activitilor critice

Reducei duratele activitilor alocnd mai multe resurse

Modificai relaiile de condiionare pentru a suprapune activitile

Descompunei activitile cu durat mai mare, n mai multe activiti cu durate mai mici

Aplicai/modificai constrngerile

Modificai calendarewe:

Realizai activitile critice n mai multe zile lucrtoare pe sptmn

Adugai excepii la perioadele de timp nelucrtoare

Exemple de Reducere a Planificrii

n exemplul de mai jos, drumul critic trebuie s fie redus cu cel puin cinci zile

Planificarea Iniial

Ameliorarea Estimrii DuratelorPoziionarea Activitilor

n ParalelSuprapunerea ActivitilorCopierea Proiectului

nainte de a face orice modificri importante n cadrul planificrii, se recomand s facei o copie a proiectului.

Pai1. Din bara Command, apsai butonul Copy

2. Selectai nodul EPS n care vei restaura proiectul,

3. Din bara Command, apsai butonul Paste

4. Alegei opiunile ce vor fi incluse n proiectul copiat

5. Din eticheta General, selectai n cmpul Status

6. n cmpul Project ID introducei , apoi apsai butonul Enter

Copierea Proiectului (continuare)

Not: Remarcai faptul c att proiectul original ct i proiectul copiat sunt acum deschise

Note:

Seminar 10

Optimizarea Planificrii

DatePlanificarea proiectului Design & Manufacture Shock Models este acum ncheiat, dar data de ncheiere a acestuia (26-Sep-01) se afl dup data impus de ncheiere (07-Sep-01). Proiectul curent are o rezerv negativ de 14 zile

Putem utiliza mai multe metode de reducere a duratei planificrii pentru a ne asigura c proiectul se va ncheia pn la 7 Septembrie 2001

Tem1. Deschidei proiectul

2. n fereastra Activities, deschidei layout-ul

3. De la bun nceput s-a anunat c activitatea 3-D CAD Modeling (A1080) nu va putea ncepe mai devreme de 2 Aprilie 2001 deoarece resursele nu sunt disponibile pn la sfritul primului trimestru. n cadrul unei recente ntlniri, Julie Delong, Inginerul de Prodiucie, a declarat c alte proiecte au fost anulate. Proiectul CAD Modeling poate s se desfoare aa cum s-a planificat.

a. Anulai constrngerea Start On or After de la activitatea A1080

b. Introducei motivele anulrii constrngerii, alegnd din lista de subiecte tipul "Constraint Removed".

c. Recalculai planificarea i rspundei la ntrebarea 1 din Recapitulare Seminar

Continuare

4. Julie Delong a decis de asemenea c activitatea Mock-up (A1100) va ncepe la 8 zile dup ce ncepe activitatea 3-D CAD Modeling (A1080)

a. Modificai relaiile de condiionare dintre activitatea A1080 i A1100 n Start to Start cu decalaj de 8 zile

b. Recalculai planificarea i rspundei la ntrebarea 2 din Recapitulare Seminar

5. Dup mai multe analize s-a decis ca activitatea First Manufacturing Run (A1150) s fie realizat n 50 de zile

a. Reducei Durata Original a activitii A1150 la 50 de zile

b. Recalculai planificarea i rspundei la ntrebarea 3 i 4 din Recapitulare Seminar

Recapitulare

Seminar

Optimizarea Planificrii

1. Care este rezerva total a proiectului Design-13?

2. Care este rezerva total a proiectului Design-13?

3. Cum a fost afectat planificarea de reducerea duratei activitii A1150?

4. Care este data de incheiere a proiectului?

Rspunsuri Recapitulare Seminar

1. -8d

2. -7d

3. Acum sunt 3 zile de rezerv pozitiv. Barele activitate nu mai sunt roii deoarece ele nu mai sunt critice (nu au rezerv negativ)

4. 03-Sep-01

Analiza Alocrii Resurselor

Durata planificrii a fost redus, astfel nct data de ncheiere a proiectului ndeplinete cerinele dumneavoastr. nainte de a stabili proiectul de referin, verificai c resursele sunt alocate n mod corespunztor

Identificarea SuprancrcrilorUtilizai Histograma de Resurse pentru a determina ce resurse sunt suprancrcate/insuficient utilizate

Pai1. Din bara Layout Options, selectai Show on Bottom, Resource Usage Profile

2. Verificai suprancrcarea resurselor de tip Design

3. Selectai resursa

4. Apsai de dou ori butonul mouse-ului cnd cursorul se afl pe histogram, n sptmna care ncepe cu 28 Ianuarie

Eliminarea SuprancrcrilorDac identificai o suprancrcare, alegei o metod de eliminare a ei pentru acea resurs

Mrii sptmna de lucru pentru resurs

Mrii numrul de ore din zi pentru resurs

Alocai resurse suplimentare activitii

nlocuii resursa suprancrcat cu o alt resurs disponibil

Eliminarea unei ResursePentru a elimina suprancrcarea pentru Andy Jackson, mai nti eliminai alocarea de resurs din cadrul activitii, apoi selectai o resurs pentru a realiza rolul de CAD Designer

Pai1. Selectai activitatea

2. Din bara Command, apsai butonul Rsrc by Role

3. Din bara Display Options din caseta de dialog, alegei Filter By, All Roles Required

4. Din cadrul grupului CAD Designer, selectai resursa

5. Apsai butonul Remove

6. La solicitare, apsai butonul Yes pentru a terge alocarea resursei Andy Jackson din cadrul activitii Initial CAD Design

7. La solicitare, apsai butonul Yes pentru a terge caracterul de resurs primar la aceast activitate

8. Vizualizai Histograma de Resurse pentru a verifica faptul c resursa Andy Jackson nu mai este suprancrcat

Adugarea unei Resurse nlocuitoarePentru a nlocui resursa Andy Jackson, selectai o resurs despre care tii c este disponibil atunci cnd activitatea este planificat.

Pai1. Din caseta de dialog Assign Resources By Role, analizai disponibilitatea resurselor afiate n grupul CAD Designer

2. Selectai resursa din grupul CAD Designer

3. Afiai Histograma de Resurse pentru a verifica faptul c Jose Falino nu este suprancrcat

Planificri de Referin

O planificare de referin este o copie a unui proiect. Pentru a evalua progresul putei compara planificarea de referin cu planificarea curent.

nainte de actualizarea unei planificri pentru prima dat, creai o planificare de referin.

Atribute Salvai pn la 50 de planificari de referin pe proiect

Desemnai doar o singur planificare de referin la un moment dat, pentru comparaii cu planificarea curent

Alocai un tip de planificare de referin pentru a preciza scopul su

Aceasta ajut la analiza performanelor companiei pentru proiecte multiple

Planificare Iniial sau Scenarii alternative - proiecte de tip "What-if"

Aplicaii Planificarea de referin reprezint o int n raport cu care un utilizator poate urmri costurile proiectului, desfurarea n timp i performana resurselor.

Planificrile de referin de tipul "What-if" v permit s introducei scenarii alternative pentru a analiza modul n care ele afecteaz proiectul curent.

Crearea unei Planificri de ReferinDeschidei un proiect pentru care dorii s creai o planificare de referin.

Trebuie s avei deschis cel puin un proiect pentru a avea acces la planificrile de referin

Caseta de dialog Baselines afieaz benzi de grupare pentru fiecare proiect deschis, cu orice planificare de referin existent n cadrul acestora.

Pai1. Selectai comanda Project, Baselines i apoi apsai butonul Add

2. Selectai opiunea Select a copy of the current project as a new baseline

3. Apsai butonul OK

4. Selectai planificarea de referin

5. Introducei n cmpul Baseline Name

6. Selectai din cmpul Baseline Type

Not: Pentru a defini tipurile de planificri de referin disponibile, selectai Admin, Admin Categories, apoi apsai eticheta Baseline Type

Alocarea unei Planificri de ReferinUtilizai caseta de dialog Baselines pentru a alege planificarea de referin activ pentru un proiect.

Dac nu este activ nici o planificare de referin, atunci planificarea curent este folosit ca i planificare de referin

La un moment dat, doar o singur planificare de referin poate fi desemnat ca activ.

Alocrile sunt configurabile; orice utilizator poate alege o versiune diferit pentru planificarea de referin activ asociat proiectului curent.

Pai1. Marcai caseta de verificare din coloana Use pentru a desemna planificarea de referin activ

2. Apsai butonul Close

Barele Activitate din Graficul Gantt

Utilizai barele Baseline pentru a compara vizual datele planificrii de referin cu cele ale planificrii curente.

Alocarea Barelor Planificrii de Referin

Pai1. Din bara Layout Options, selectai Bars

2. Marcai caseta de verificare din coloana Display, n dreptul barelori dorite i

3. Selectai bara pentru a o modifica

4. Din eticheta Bar Style, selectai culoarea

5. Pentru a stabili amplasamentul barei n graficul Gantt, verificai c n cmpul Row avei

6. Apsai butonul OK

Vizualizarea Relaiilor de Condiionare n Graficul GanttPutei alege dac dorii sau nu, s vizualizai liniile ce desemneaz relaiile de condiionare dintre activiti n Graficul Gantt

Pai1. Din bara Layout Options, selectai Bars

2. Apsai butonul Options

3. Marcai caseta de verificare Show Relationships

4. Apsai butonul OK

5. Apsai butonul OK pentru a iei din caseta de dialog Bars

6. Din bara Layout Options, selectai Layouts, Save As

7. Introducei numele layout-ului

8. Apsai butonul Save

Exemplu cu Layout-ul Planificare de Referin Iniial

Proiectul Design-13 cu planificarea de referin asociat;

sunt afiate barele planificrii de referin i evenimentele importante

Recapitulare

Crearea unui Proiect de Referin

1. Adevrat sau Fals: Pentru a avea succes n reducerea duratei unui proiect, trebuie s v concentrai asupra activitilor cu rezerv total pozitiv.

2. Care dintre afirmaiile de mai jos sunt alternative pentru reducerea duratei unui proiect?

a. Suprapunerea activitilor

b. Modificarea alocrilor de calendare

c. Ameliorarea estimrii duratelor

d. Adugarea excepiilor la perioadele de timp nelucrtoare

e. Toate rspunsurile de mai sus

3. Adevrat sau Fals: Doar o singura planificare de referin poate fi comparat la un moment dat cu planificare curent.

4. Apsai butonul din caseta de dialog Bars pentru a afia sau nu, relaiile de condiionare n Graficul Gantt

a. Add

b. Relationship

c. Layout

d. Options

Rspunsuri

1. Fals, ar trebui s v concentrai asupra activitilor critice (acelea care conin rezerv total negativ) atunci cnd ncercai s reducei durata planificrii

2. e

3. Adevrat

4. d

Marcai pentru utilizare planificarea de referin

Atribuii un tip pentru a v ajuta s clasificai planificrile de referin pentru mai multe proiecte

EMBED MS_ClipArt_Gallery

EMBED MS_ClipArt_Gallery

Data de ncheiere este dup data impus de ncheiere

EMBED MS_ClipArt_Gallery

EMBED MS_ClipArt_Gallery

Planificarea i Controlul Proiectelor cu P3e 2.04PLANIFICAREA I URMRIREA PROIECTELOR CU P3 3.013-23Planificarea i Controlul cu P3e