Lectia 10 - Primul Contact Si Pregatirea Intalnirii de Vanzari
-
Upload
simona-larion -
Category
Documents
-
view
45 -
download
9
description
Transcript of Lectia 10 - Primul Contact Si Pregatirea Intalnirii de Vanzari
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 1
Primul contact şi pregătirea întâlnirii
de vânzări
Abordarea telefonică
Abordarea prin E-mail
Pregătirea întâlnirii când ai puţin timp la dipoziţie
Pregătirea şi organiza reaîntâlnirii
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 2
Abordarea telefonică Introducere.
Prospecţia telefonică are foarte mult succes în zilele
noastre. Nu necesită deplasare şi este mult mai practică decât
prospecţia la domiciliu, ce-i drept. Dar prospecţia telefonică are şi
ea defectele ei: telefonul este înainte de toate orb, anonim, imprecis,
ceea ce-i dă interlocutorului mai multe posibilitati de a spune nu.
1. Începe prin a da o imagine vocii tale deoarece
telefonul este orb, iar vocea este singurul instrument de lucru careîţi
va reflecta personalitatea. O voce monocorda, tristă şi greu de auzit
va duce inexorabil la eşec. Astfel, exerseazăvocea cât mai des
deoarece ea este prima ta armă pentru a trece de toate barierele. Fă
în aşa fel încât să fie caldă, clară şi dinamică.
2. Personalizează apelul. Odată ce gheaţa a fost
spartă, evită să spui lucruri inutile, treci în mod delicat direct la
scopul convorbirii. Oricât ţi-ar fi vocea de placută, nu uita că ţi-ai
deranjat interlocutorul care are cu siguranţa ceva mai bun de făcut.
Apelul va trebui prin urmare să fie simplu şi rapid, toate dosarele
necesare trebuind să fie pregatite înainte de a efectua apelul.
3. Atingeţi scopul. Scopul este întotdeauna acela de
a obţine o întalnire. Pregăteşte tot ceea ce ai nevoie pentru a atinge
acest obiectiv. Menţionează prin urmare la început datele tale:
numele tău şi cel al societaţii. Apoi menţioneazămotivul apelului şi
pregăteşte-te de obiecţiile împotriva ofertei tale, apoi la final
propune o întalnire.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 3
4. Dirijează conversaţia. Bineînteles, nu poţi ghici
toate reacţiile potenţialului client, de aceea trebuie să te pregăteşti
pentru a face faţă unor posibile obiecţii. Menţine pe primul plan
motivaţia apelului ascultându-ţi clientul şi răspunzând în mod
corect şi precis la întrebările sale.
Scopul telefonului
Regula fundamentală spune că unicul scop al
telefonului trebuie să fie obţinerea unei întalniri şi nimic altceva.
Prin telefon nu se vinde, nu se spun preţuri, nu se
dau informaţii despre ghid, nu se spun avantaje ale produsului şi nu
se aminteşte nici o clipă că ar fi vorba despre vanzarea unui
serviciu.
Sfaturi practice pentru o convorbire telefonică
eficientă
1. Concentrează-te doar pe textul telefonic şi nu te
abate de la el. Aminteşte-ţi! Ai doar 3 sau 4 minute.
2. Sună clienţii conform listei pe care ai pregătit-o.
Nu sări peste numele clienţilor, chiar dacă nu ai îndeplinit misiunea.
3. Dă clar şi complet numele tău şi numele
companiei pe care o reprezinţi.
4. Spune numele clientului ca o întrebare: “Dl.
Popescu? Bună dimineaţa, D-na Ionescu?
5. Repetă numele clientului şi al firmei sale (locul
său de muncă) încet şi politicos. Clienţilor le place să audă numele
lor (folosiţi titluri…) şi numele firmelor lor clar şi politicos.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 4
6. Ascultă clientul şi acţionează corepunzător.
Potriveşte-ţi prezentarea la ceea ce spune clientul.
7. Potriveşte-ţi răspunsul în acord cu tonul clientului
şi tempo-ul vorbirii ca să creezi armonie. Dacă clientul ţipă,
vorbeşte mai tare, dacă clientul vorbeşte calm, răspunde-i în aceeaşi
manieră.
8. Ridică şi coboară vocea ca să nu fi monoton.
Aceasta creşte atenţia la ceea ce spui.
9. Arată că asculţi şi de fiecare dată spuni ”Da”,
“Înţeleg”. Făcând aşa, clientul simte că vorbeşte cu cineva care
gândeşte şi e nerăbdător să fie asistat.
10. Fi entuziasmat în timpul conversaţiei telefonice.
Aceasta va motiva clientul şi te va ajuta să îţi îndepliniţi scopul.
11. Fi calm şi arată încredere. Dă fiecărui client
sentimentul de dinamism, profesionalism şi nerăbdarea de a face
afaceri, aceasta va fi în beneficiul lui.
12. Fi tolerant, politicos şi nu te enerva niciodată.
13. Fă complimente clientului şi mulţumiţi-i, dar
niciodată nu depăşi limitele.
14. Pune întrebări prietenoase (zambetul se simte şi
prin telefon). Aceste întrebări vor înmuia clientul şi vor creşte
amiciţia şi cooperarea.
15. Pune întrebări ca: De ce? Cum? Ce credeţi?
Totuşi nu abuzaţi de aceste întrebări, ele pot irita interlocutorul.
16. Arată autoritate şi fi corect. Aceasta va creşte
imaginea ta profesională în ochii clientului.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 5
17. Vorbeşte într-o manieră controlată.
18. Răspunde clar la fiecare întrebare. Dacă nu şti
răspunsul la o întrebare, spune asta şi promite că vei reveni cu un
răspuns la o dată viitoare. Nu uita niciodată să suni la acea dată!
19. Încearcă să gândeşti precum clientul. Făcând
aşa, vei fi pregătit să răspunzi la oricare întrebare pe care clientul ar
putea să o pună.
20. Încearcă să înţelegi clientul şi nu doar ce spune.
21. Încearcă să simplifici ce trebuie să spui şi
vorbeşte cât se poate de clar. Nu fă clientul să fie confuz.
22. Zâmbeşte! Este greu să te superi sau să ţipi
atunci când zâmbeşti.
23. Încearcă să înveţi din fiecare convorbire
telefonică. Notează ceea ce ai învăţat şi încearcă să aplici în
apelurile viitoare.
Ce trebuie evitat într-o convorbire telefonică
1. Nu pune întrebări clientului la care ar putea
răspunde cu “Nu”. Nu întreba “Când ar fi mai convenabil să ne
întâlnim?
2. Nu pune prea multe întrebări. Majoritatea
clienţilor se vor simţi ca fiind interogaţi şi vor opri cooperarea.
3. Nu jena clientul. Nu-l face să se simtă că n-ar fi
înţeles ceva şi totul este din vina lui.
4. Nu critica la telefon.
5. Niciodată nu fi nepoliticos.
6. Niciodată nu îţi pierde răbdarea.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 6
7. Nu fi apatic, ezitant, speriat.
8. Nu întrerupe clientul în timp ce vorbeşte.
9. Nu te baza doar pe memorie. Notează punctele
principale.
10. Nu ezita să întrebi pentru explicaţii, dacă nu
înţelege. Aceasta va preveni neînţelegerile.
11. Nu promite nimic din ceea ce nu poţi onora.
12. Nu discuta preţul sau alte amănunte care ţin de
vanzarea propriu-zisă.
Exemplu:
Un obstacol în calea reprezentanţilor de vânzări este
secretaraCum să trecem de o secretară eficientă şi hotărâtă?Un
reprezentant de vânzări trebuie să fie rapid, energic, decisiv,
neezitant, sincer. Iată câteva situaţii practice.
- “Bună ziua, cu Dl. Director Alexandrescu, vă
rog!
- Cine îl caută?
- Sunt Daniel Roşu de la Vanguard Strategy. Dl.
Alexandrescu este?
- Da este, dar îi voi spune eu ceea ce aveţi de
spus.
- Aş dori să-i vorbesc personal.
- Am fost instruită să iau orice mesaj de la cei pe
care nu-i cunoaşte.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 7
- Înţeleg. Aş dori să-i vorbesc despre o
problemă în care numai dumnealui poate decide. Dvs. îi programaţi
întâlnirile?
- Da.
- Ar fi convenabil pentru dânsul să ne întâlnim
mâine la 10 sau la 14?
- Nu.
- Iată motivul pentru care vreau să vorbesc cu
dumnealui. Este liber?”
Este recomandat să luaţi numele secretarei înainte şi
să-l ţineţi/ notaţi lângă cel al şefului ei.
La sfarşitul convorbirii telefonice, după obţinerea
intalnirii,confirmaţi coordonatele intalnirii.Nu vreţi să bateţi drumul
de pomană, nu?
Atragerea atenţiei persoanei de la celălalt capăt al
firului.
Eu încep o convorbire telefonică iniţială cu o
declaraţie care va atrage atenţia celeilalte persoane şi va da startul
conversaţiei. Să presupunem ca te sun. În funcţie de ceea ce spun, tu
vei răspunde. Indiferent ce spun eu, tu imi vei da un raspuns. Şi cu
cât este mai bună introducerea, cu atât este mai probabil că voi
obţine un răspuns bun de la tine!
Oamenii reacţionează prin reflexie. Atunci când
încerci să atragi atenţia cuiva, aminteşte-ţi că oamenii reacţionează
prin reflexie. Vânzătorii au tendinţa să uite acest lucru, de aceea
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 8
încearcă o deschidere teribilista, cum ar fi: “Daca v-aş putea face sa
economisiţi trei sute de lei, aţi fi interesat de propunerea mea?”.
Introducerile care încearcă să atragă atenţia în acest
fel nu dau rezultate deoarece produc o reacţie de respingere. Pune o
întrebare stupida şi vei primi un răspuns stupid. Pe de alta parte,
daca pui o întrebare rezonabilă sau faci o declaraţie rezonabilă, vei
primi un răspuns rezonabil.
Oamenii reacţioneaza prin reflexie. Nu vorbi repede,
nu minţi şi nu încerca să înseli oamenii pentru a obţine o întalnire.
Unii oameni telefonează şi spun că au găsit portofelul cuiva sau că
ai câştigat la loterie sau ca sună dintr-un cabinet medical. Ori spun:
“Oh, îmi pare rău, cred că am greşit numărul”. Toate aceste trucuri
sunt penibile. Nu dau rezultate. Chiar poţi avea necazuri. Fereşte-te
de ele.
Cea mai mare parte a vânzătorilor consideră ca este
necesar să spună ceva unic sau provocator pentru a atrage atenţia
potenţialului client. De exemplu: “daca v-aş putea arata un mod în
care să…”. De fapt, această abordare nu face decât să provoace
neîncredere şi să iţi îngreuneze sarcina. Cea mai uşoară şi mai
simpla cale de a deschide discuţia şi de a atrage atenţia potenţialului
client este sa îi rosteşti numele.
Telefonează şi spune: “Bună dimineaţa, domnule
Manole.” Este simplu. Este uluitor de simplu. Gândeşte-te. În
copilarie, părinţii iţi spuneau pe nume. Reacţionai la asta. Dacă iţi
auzi numele strigat în mijlocul unei camere pline de lume,
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 9
reacţionezi. Prin urmare, primul mod de a atrage atenţia cuiva este
să îi spui: “Buna dimineata, domnule Manole”.
Atunci când analizezi o convorbire telefonică iţi dai
seama că punctele cheie asupra cărora trebuie să te concentrzi sunt
provocarea unui răspuns şi influenţarea atitudinii. Cât de bine poţi
reacţiona la un raspuns? Cât de bine poţi influenţa un raspuns? Dată
fiind nevoia de a influenţa atitudinea celui cu care conversăm,
trebuie să gândim un început al discuţiei care să ducă la genul de
răspuns pe care îl dorim. Iar “Bună dimineata, domnule Manole”
sau “Bună dimineaţa, Maria” atrag atenţia celuilalt într-un mod
pozitiv.
Felul în care începi discuţia poate conduce la un
anumit răspuns. Poţi anticipa acest răspuns. Apoi eşti liber să
încerci săproduci o influenţare a atitudinii care să conducă la
stabilirea unei întalniri. Secretul convorbirii nu este de fapt prima
frază – desi majoritatea vânzătorilor pierd foarte mult timp
întrebându-se ce anume vor spune la începutul discuţiei. Realitatea
este că, indiferent ce spui la început, oamenii iţi vor răspunde, iar tu
te poţi pregăti pentru aceste răspunsuri.
Cea mai mare parte a oamenilor reacţionează pozitiv
la un telefon dacă tonul discuţiei este pozitiv. De obicei, dacă le
vorbeşti politicos si inteligent, oamenii iţi răspund politicos şi
inteligent. Va fi un răspuns prin reflexie.
Chiar şi faptul că iţi închid telefonul este un raspuns.
Dacă mai multe persoane iţi inchid telefonul, probabil ai fost prea
agresiv. Întreaba-te: oare ce anume i-a supărat? Urmează scenariul
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 10
alcătuit de noi şi il vei “juca” cu încredere şi profesionalism, nu ţi se
va mai trânti telefonul în nas.
Prezentarea ta şi a companiei
Dacă te sun şi iţi spun pur şi simplu: “Buna
dimineata domnule Ioniţă, sunt Bogdan Borca de la Vanguard
Strategy”, probabil că nu vei şti despre cine este vorba – cine sunt
eu şi ce reprezintă Vanguard Strategy – şi probabil că nu vei
reacţiona în modul pe care îl aştept. De aceea, trebuie să merg mai
departe.
Este necesar să construiesc o mică introducere,
aproape o reclamă radiofonică, în cadrul acelui contact telefonic
initial. De exemplu, aş putea spune: “Buna dimineata, domnule
Ioniţă, sunt Bogdan Borca de la Vanguard Strategy. Suntem o
importantă companie care se ocupă de instruire şi am lucrat cu peste
300 de agenţi de vânzări.
Specificarea motivului pentru care telefonezi
Următorul pas, motivul pentru care telefonezi, este
foarte important. Atunci când telefonezi pentru a stabili o întalnire,
iţi sugerezi să spui următoarele: “Motivul pentru care vă telefonez
astăzi este să stabilim o întalnire.” Dacă asta am avut de spus, dacă
acesta era întregul meu mesaj, ce crezi că se va întampla? Voi
obţine întâlnirea. Nu eşti sigur? Ei bine, gândeşte-te la asta. Dacă ai
telefona la un milion de oameni şi ai spune asta de un milion de ori,
există probabilitatea ca o persoana să iţi acorde o întalnire?
Dacă nu ai spune decât: “Motivul pentru care vă
telefonez astăzi este să stabilim o intalnire”, exista probabilitatea ca
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 11
o persoană să iţi acorde o intalnire? Categoric; şi probabil nu una, ci
mai multe!
Pe de alta parte, daca nu îi dai peroanei respective
nici un indiciu în legatură cu motivul pentru care telefonezi, ce se
intampla? Nu prea multe! Trebuie să transmiţi un mesaj. Trebuie să
îi permiţi celuilalt să afle ce anume doresti.
Pot îmbunătăţii acest element al scenariului. În loc să
spun pur şi simplu: “Motivul pentru care vă telefonez este să
stabilim o întâlnire”, pot transforma această declaraţie în ceva mult
mai atrăgător spunând, de exemplu: “Motivul pentru care vă
telefonez astăzi este să stabilim o întâlnire, mai precis să stabilim
când să trec pe la dumneavoastră şi să vă vorbesc despre noile
noastre programe de instruire şi de felul în care acestea pot mări
productivitatea personalului din domeniului vânzării”.
Ceea ce tocmai am spus conturează o imagine pentru
domnul Ioniţă. I-am dat cu adevarat un motiv pentru telefonul
acesta. I-am vorbit despre mărirea productivitţăii. I-am dat de fapt
mai multe motive pentru care ar trebui să ne întâlnim. Telefonul
este acum foarte bine direcţionat. Nu telefonez pentru a mă
prezenta. Nu telefonez pentru a cere permisiunea de a reveni cu un
telefon. Nu telefonez pentru a-i pune întrebari domnului Ioniţă. Şi
cu siguranţă nu telefonez pentru a face o vânzare! TELEFONEZ
PENTRU A STABILI O ÎNTÂLNIRE.
Chestionarea sau calificarea
Acum, voi trece la etapa chestionării care îi va da
ocazia potenţialului client de a-mi răpsunde, prin reflexie, favorabil.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 12
Întrebarea pe care o voi pune trebuie să se bazeze pe motivul pentru
care îi telefonez domnului Ioniţă. Întrebarea de chestionare sau de
calificare trebuie să decurgă în mod logic din acest motiv. Trebuie
să fie o extensie rezonabilă şi nemanipulatoare a ceea ce s-a
petrecut mai înainte.
Prin urmare, ce voi spune? Aş putea să spun:
“Domnule Ioniţă, sunt sigur că şi dvs, ca o mulţime de alte
companii cu care am lucrat…” şi aici inserez câteva nume reale. Aş
putea menţiona o companie de computere sau o companie de
asigurări de viaţă. Ar putea suna cam asa: “Sunt sigur că şi dvs. ca
şi compania ABC, sunteţi interesat să aveţi vânzatori mult mai
eficienţi”. Acum am inserat un nume de referinţă. Este mult mai
probabil ca domnul Ioniţă să spună: “Da, mă interesează”.
Stabilirea întâlnirii
Să presupunem că domnul Ioniţă a spus ceea ce
doream să aud. Sunt gata să stabilesc întalnirea. Iata cum: “Grozav,
domnule Ioniţă, prin urmare ne vom întâlni. Ce spuneţi de marţi de
la ora 13.00?”. Cererea trebuie să fie directă, scurtă şi concretă. Nu
schimba nimic!
Cea mai mare parte a vânzătorilor nu vor să
folosească această abordare. Ei vor să spună: “Ei bine, este grozav!
Prin urmare ne vom întâlni. Cum este mai bine pentru dvs –
săptămâna aceasta sau săptămâna viitoare?” “Cum este mai bine
pentru dvs. – luni sau marţi?” “Cum este mai bine pentru dvs. – la
ora 12.00 sau la ora 13.00?”
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 13
Ceea ce tocmai ţi-am sugerat să faci este foarte
diferit. Am spus: “Ce spuneţi de marţi la ora 13.00?”. Acum
discuţia se concentrează pe când urmează să ne întâlnim. Am şanse
mai mari de a obţine întâlnirea.
Cea mai mare greşeală pe care o fac majoritatea vânzătorilor este că
nu reuşesc să ceară în mod direct şi concret o întâlnire.
Sa repetăm întregul scenariu
Buna dimineata, domnule Ioniţă, sunt Bogdan Borca
de la Vanguard Strategy. Suntem o importantă companie care se
ocupă de instruirea în domeniului vânzărilor şi am lucrat cu peste
300 de agenţi de vânzări. Motivul pentru care vă telefonez astazi
este să stabilim când pot să trec pe la dumneavoastra şi să vă
vorbesc despre noul nostru program de instruire şi de felul în care
acesta poate mări productivitatatea personalului dvs. din domeniul
vânzărilor. Sunt sigur că şi dvs., ca şi compania ABC, sunteţi
interesat să aveţi agenţi de vânzare mai eficienţi. (Răspuns pozitiv.)
Grozav, domnule Ioniţă. Cred ca ar trebui să ne întâlnim. Ce spuneţi
de marţi la ora 13.00?
Concluzii
Zâmbeşte entuziasmat, vorbeşte încet.Findcă nu văd,
ei judecă compania ta după voce: dacă este plăcută şi prietenoasă şi
dacă eşti răbdător şi abil.Vocea ta la telefon reflectă personalitatea
ta şi pe tine.
Fi vioi - lasă clientul să simtă că îi acorzi întrega ta
atenţie. Lasă să simtă că eşti interesat de ceea ce spune. Spune
vorbe de încurajare.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 14
Fi natural – foloseşte-ţi mijloacele de expresie. Cea
mai bună cale de a transmite corectitudine şi onestitate este de a fi
tu însuţi în timpul întregii convorbiri.
Fi plăcut - o voce plăcută, caldă creează o atmosferă
prietenoasă. O voce însoţită de zâmbet crează o imagine
înţelegătoare a ta şi a companie tale.
Vorbeşte clar - ai grijă să foloseşti pronunţie corectă
şi clară. Unui client nu îi va place dacă va trebui să facă un efort
pentru a înţelege ce încerci să îi spui.
Fi expresiv – variază-ţi vocea şi tempo-ul vorbirii. O
voce expresivă reflectă pe cineva care este vioi, care are iniţiativă şi
o largă experienţă.
Doar un vanzător care, în timpul unei conversaţii
telefonice scurte şi la obiect, transmite o imagine interesantă şi
profesională, încredere în sine şi în produsul pe care îl reprezintă, va
crea imediat interes pentru client.
Astfel, asculă, ascultă şi iar ascultă. Reformulează cu
regularitate. Ascultă şi nu scurta (bun, bine, ok…). Zâmbeşte şi
vorbeşte încet şi cu entuziasm. Vorbeşte în telefon. Vorbeşte clar. Fi
întotdeauna pozitiv. Fi la obiect. Fi prietenos. Fi politicos.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 15
Abordarea prin E-mail
Urăsc e-mail-urile lungi. Necesită prea mult timp
pentru a le citi și includ elemente de acțiune pentru care eu nu am
timp. Cu siguranță ți s-a întâmplat și ție acest lucru. Clienților tăi
deasemenea, iar asta afectează vânzările tale.
Cu siguranță compui textul cu foarte multă atenție,
explici fiecare întrebare pentru a nu fi înțeles greșit sau subliniezi o
recomandare bună. Vei sublinia sau vei îngroșa elementele asupra
cărora vrei să atragi atenția și poate chiar vei folosi o altă culoare.
Dar ce se întâmplă? Nu ai primit un răspuns?
Prospecții și clienții tăi nu apreciază efortul depus
pentru e-mail-ul perfect pe care l-ai trimis.
Ai crezut că detalierea informației va simplifica
efortul prospectului tău. Ai încercat să ajuți clientul să
economisească timp trimițând-ui un e-mail cu întrebările tale în loc
să te întâlnești cu el. Dar nu a funcționat. Nu ai primit răspuns
pentru că necesita prea mult timp. Folosește sfaturile de mai jos
pentru a-ți eficientiza e-mail-urile.
Ia în considerare cui trimiți e-mail-ul. Dacă îl trimiți
la o companie de nivel mediu sau mic, persoana de decizie este de
obicei proprietarul. Aceștia au foarte multe responsabilități în
companie, de la îndeplinirea unor sarcini la crearea strategiei firmei.
Unii dintre proprietarii cu care lucrez se ocupă de vânzări,
gestionează consultanții și planifică activitățile companiei. Și asta
într-o zi normală de lucru. Dacă vrei să vinzi unei multinaționale
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 16
persoana de decizie va fi un manager care are foarte multe pe cap.
Cu toții sunt oameni foarte ocupați și cu diverse funcții.
Recunoaște că e-mail-ul tău este o întrerupere pentru
care ei nu au alocat timp, la fel cum ar fi făcut-o pentru o întâlnire.
Nu te poți aștepta să primești într-un e-mail toate răspunsurile pe
care le-ai fi primit la o întâlnire.
Dacă e-mail-ul tău conține foarte multă informație ar
trebui să iei în considerare un alt mod de abordare.
Începe o conversație. Limitează-ți întrebările sau
informația. Trimite e-mail-uri scurte care sunt ușor de citit și la care
se poate răspunde simplu. Ține minte, e-mailul poate fi o
conversație. Nu e greșit să ceri clarificări sau să pui o a doua
întrebare. Dar dacă trimiți un e-mail care conține foarte multă
informație nu contează cât de bine îl structurezi pentru că va fi greu
de citit.
Scrie-l pentru a fi ușor de citit. Cu cât se poate citi
mai repede cu atât cresc șansele să primești un răspuns rapid.
Variază lungimea paragrafelor și evită să scrii rănduri foarte lungi.
Folosește listele punctate, dar nu mai multe de 5.
Scrie-l pentru un răspuns simplu. Pune doar 2 sau 3
întrebări deodată. Întrebările devin elemente de acțiune atunci când
sunt trimise prin e-mail. Obiectivul tău este să reduci sarcinile pe
care le dai contactului tău pentru a primi un răspuns cât mai rapid.
Dacă ai 10 întrebări ar trebui să obții o întâlnire.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 17
Dacă scrii e-mail-uri la care prospecții și clienții tăi
pot răspunde foarte ușor vei primi mai multe răspunsuri și procesul
de vânzări va avansa.
Într-o lume perfectă, fiecare e-mail pe care îl
trimitem unui potenţial client va fi citit şi va primi răspuns imediat.
Din păcate, mulţi dintre potenţialii noştrii clienţi sunt prea ocupaţi
ca să se uite doar peste toate mesajele care le primesc, cu atât mai
puţin să și răspundă.
Ignorând cele mai comune greşeli pe care alţi
oameni le fac, oamenii de vânzări competenţi ca tine se luptă să
ajungă în capul listei de inbox, şi astfel reuşesc să acopere posibile
vânzări generând noi lead-uri.
Se poate întâmpla să primeşti răspuns de la un
potenţial client după doar 20 de secunde – şi asta după ce ai încercat
să-l contactezi săptămâni la rând sunându-l. Te vei mira cum cu
câteva acorduri fine făcute e-mail-ului trimis potenţialului client ai
făcut ca acesta să răspundă aşa rapid.
Poţi să obţii aceleeaşi rezultate dacă pur şi simplu îţi
aduci aminte cele mai mari trei motive din cauza cărora potenţialii
parteneri îţi ignoră email-urile – şi apoi le evită.
1. Nici măcar nu au primti e-mail-ul tău. Cu un
număr atât de mare de mesaje pe care nu dorim să le primim, nu
este o surpriză că filtrele spam sunt din ce în ce mai agresive.
Mesajele cu ataşamente (de obicei cele mari), cu multe link-uri, cu
o grafică extinsă de marketing, şi alte trucuri, de obicei nu ajută ca
mesajul să ajungă la destinatar. Păstrează-ţi e-mail-urile pentru
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 18
potenţialii clienţi simple şi fără imagini, până şi în semnătura de
mail. Mail-urile vor trece peste capcanele SPAM şi peste alte filtre.
2. Nu le-ai dat prospecților destule motive încât să
acţioneze. Este greu de crezut, dar la puţini oameni le pasă că,
compania ta a înregistrat o lungă perioadă de success. Potenţialii
clienţi sunt prea concentraţi cu problemele şi deciziile lor ca să se
preocupe cu problemele altora. Ţine asta minte şi foloseşte-te de
mesajul email-ului tău pentru a evidenţia probleme comune şi
evenimente declanşatoare pe care tu le poţi rezolva, şi care chiar
contează pentru clienţii şi potenţialii tăi clienţi. Fă-i să poarte o
conversaţie cu tine! Este important să nu le spui mai multe despre
tine. Trebuie să le dai un motiv îndeajuns de puternic încât să
înceapă o conversaţie referitoare la vânzări.
3. Prea multă informație pentru a acționa pe moment.
Ai trei secunde – sau mai puţin – să convingi un prospect să-ţi
citească email-ul, şi că nu le va lua mai mult timp decât au în acel
moment să-l citească. Obiectivul este să-ţi faci email-ul să nu pară
doar convingător, dar de asemeni să pară uşor de acţionat asupra lui.
Cu cât este mai uşor, cu atât mai mult prospectul va citi prima
propoziţie, şi apoi va continua, şi în final îţi va răspunde.
Dacă email-ul tău este mai lung de trei paragrafe în
mod indirect îl faci pe prospect să completeze un lung formular de
înregistrare, sau va părea ca ceva care le va distrage atenția iar
şansele ca aceştia să reacţioneze scad foarte mult.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 19
Contactele tale sunt deja prea ocupate. Oferă-le o
sugestie, ce vrei ca ei să facă dupa ce îți citesc email-ul. De
exemplu: Răspunde. Sună. Apasă aici. Înregistrează-te.
Chiar dacă respecţi aceşti paşi, s-ar putea ca
niciodată să nu atingi o rată de răspuns de 100% la e-mail-urile pe
ce le-ai trimis prospecților. Dacă îţi faci timp să încorporezi aceste
sfaturi la ceea ce faci, îţi promit că vei vedea o îmbunătăţire
enormă.
Folosind aceşti paşi, poţi primi o rată de răspuns de
aproximativ 60%. În doar câteva zile, cea mai mare problemă va
trece de la nevoia să găseşti indicii, la nevoia să găseşti timp să
răspunzi la toate. Acum, aceasta este o problemă pe care mulţi
oameni de vânzări şi-ar dori să o aibă!
Aşa că, foloseşte sfatul meu şi nu cădea în capcana
celor trei greșeli comune când trimiți email-uri pentru prospectare.
Odată ce le vei evita, vei începe să vezi rezultate cu mult mai bune
– atât în continuitatea vânzărilor, cât şi în atenţia potenţialilor
clienţi.
Alte dezavantaje ale e-mail-ului
E-mail-ul nu este sigur.Poate fi o întrerupere - aşa
cum este telefonul – nu este atât de personal, nu dezvăluie emoţiile,
poţi să-l gândeşti mai bine, şi poţi -liniştit – să faci copy-paste după
unul mai deştept decat tine. În plus, când trimiţi un e-mail cuiva, iţi
este mai putin frică că o să ţipe la tine sau o să te umilească. În cel
mai rău caz iţi zice „Nu mă interesează‟, sau nu-ţi răspunde în veci,
şi ai rezolvat problema, fără să ai coşmaruri noaptea. Plus ca este
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 20
uşor de folosit. Plus ca poţi trimite o grămadă de chestii interesante:
prezentări (pe care nu le citeşte nimeni), excel-uri la care ai muncit
2 zile (la fel), poze, şi, mai nou, melodii descărcate de pe internet.
Este greu să ocoleşti subiectul e-mail, cu toţi suntem
tentaţi să cădem în această capcană, dar, repetat, e-mail-ul nu vinde.
Cazurile în care trimţi un e-mail şi iţi vine o comandă sunt
rarissime. Şi - oricine a încercat mijloc de comunicare – probabil
cel cu creşterea cea mai rapidă din ultimii ani vreo formă de spam,
ştie – nici spam-ul nu este foarte apreciat.
Dar totuşi nu poţi ignora un, e-mail-ul este
omniprezent şi foarte folosit.
1. E-mail-ul nu înlocuieşte discuţia faţă-în-faţă –
secvenţa de vânzare clasică. Aşa cum nu o fac nici cele mai apte
rude ale sale, telefonul şi chat-ul video pe messenger.
2. E-mail-ul nu înlocuieşte telefonul. Să răspunzi la
un e-mail cu alt e-mail este pura pierdere de vreme. Daca trebuie să
dai un raspuns, şi să obţii o decizie, cel mai bine pui mâna pe
telefon: „Scuze că întrerup, dar tocmai am primit e-mail-ul acesta de
la dvs...‟
3. E-mail-ul nu te ajută – la fel de bine ca telefonul –
când ceva într-adevar este urgent.
4. E-mail-ul nu scurtează şi nu eficientizeazăprocesul
de vanzare.Dimpotrivă: de obicei îl prelungeşte. Orice e-mail
înseamnă o amânare.
5. E-mail-ul e unul din cele mai proaste instrumente
de comunicare, dacă nu stăpâneşti limba romana, ortografia,
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 21
semnele de punctuaţie, urmările celor 7 ani de acasă, şi, în general,
nu întelegi puterea cuvântului scris, care rămâne. În oricare din
aceste cazuri, limitează-te la comunicarea verbală.
6. E-mail-ul nu ţine loc de şedinţe. Nu-ţi dă
confirmări. Nu este un bun mediu pentru invitaţii. Nu obligă. Nu are
valoare de cadou. Nu are valoare de reciprocitate – decat prea rar.
Nu presurizează – oricine poate pretinde că, simplu, nu l-a primit.
Nu-ţi transmite subtilităţi.
7. Oricât de frumos ţi-a ieşit un e-mail la care
munceşti 3 ore, nu o să-ţi vândă. Chiar dacă o să-l termini cu un
„call to action‟, irezistibil. Deci nu are sens să investeşti în partea de
exprimare. Spune lucrurile direct.
8. Nimeni n-are timp să citească un e-mail
kilometric. Tot ce depăşeşte 2 minute de citit, nu va fi citit.
9. E-mail-ul nu trebuie folosit pentru a trimite oferte,
şi cu atât mai puţin oferte standard, generalizate. Preţul se spune la
întâlnirea faţă în faţă. În cel mai rău caz, trimiţi un preţ informativ,
dar nu fără să-l însoţeşti de textul: acest preţ se discută, în funcţie de
situaţia specifică a clientului.
Folosirea corectă a e-mail-ului
1. Fiecare om are ceva în cap: o cuvântare, un set de
idei, o preocupare. Se numeşte „accepted consumer belief‟ sau „ceea
ce deja clientul crede‟. În cazul tău, există o amprentă a acţiunilor
tale în capul lui. Buna, rea, amestecată, statică, în mişcare sau
inspiratoare. E-mail-ul tău trebuie să se potriveascăcu ce are omul
în cap, în acel moment. Atunci creezi rezonanţa. Atunci ai efect.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 22
Numai o conversaţie similară cu ce are omul în cap
este atrăgătoare.
2. (legat de 1) În cazul clientului, este bine să-i
vorbeşti de ce îl interesează. (Atenţie, nu întotdeauna îl interesează
de bani sau de preţ – asta este greşeala începătorilor). Cum nu ştii
ce îl interesesează trebuie măcar să ai în vedere problemele pe care
le întâmpină compania în care activează – sau ale lui, personal.
3. Daca am un produs sau un serviciu, cum are de
gând cel care primeşte e-mail-ului să consume ce vreau eu să-i ofer?
Ştie să o facă? Ştie care sunt paşii următori?
De prea multe ori ne închipuim că oamenii or să
înţeleagă şi or să acţioneze. După care, ne mirăm că nu o fac. Sau
suntem surprinşi de reacţiile lor.
Orice e-mail trebuie sa aibă o urmare. Că este o
cerere de întâlnire, de decizie, de răspuns, de acţiune sau ca este o
simplă informare, e-mail-ul trebuie să-l îndrume pe cititor într-o
anumită direcţie. De acţiune. Un e-mail fara o chemare la acţiune
(call to action) nu va avea nici un efect.
4. E-mail-ul este un minunat instrument de
completare, atunci când vrei să intri în legătură cu cineva.
De obicei, vânzătorul face una din aceste mişcări:
dă un telefon;
bate – direct – la uşa clientului;
trimite un e-mail.
Dar dacă le-ar cupla? De exemplu, îi trimiţi un e-
mail în care îi spui că vrei să-i dai telefon (şi calea prin care ai ajuns
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 23
să ştii de el) şi îi spui, în scris: „ Am obţinut numărul de telefon şi
datele Dvs. de la un prieten comun – Numele Prietenului -. O sa
incerc să dau de Dvs. în următoarele zile, să vedem dacăavem vreun
motiv să ne întalnim şi să stam de vorbă, pe un subiect care v-ar
putea fi drag: protejarea investiţiilor Dvs. împotriva devalorizării, în
vremurile astea de criză.‟
Practic:
este mult mai respectuos, mai puţin
intruziv decât un telefon,
spun – şi nu spun – că, de fapt, vând
servicii bancare sau de asigurări,
îmi obţin permisiunea să sun – şi cand
sun nu mai este cineva necunoscut.
fac o preîntâlnire.
Aceeaşi tactică se poate aplica şi atunci când suni –
direct – şi nu dai de persoana respectivă, sau esti direcţionat către
voice-mail. Trimiţi un e-mail şi spui: „V-am şi sunat, v-am lasat un
mesaj – sau am vorbit cu persoana X -. Încerc să obtin o discutie cu
Dvs., preferabil faţă în faţă, despre subiectul protejarii investiţiilor
Dvs. împotriva devalorizării. S-ar putea să fie un subiect interesant
în vremurile astea de criză. O să mai revin cu un telefon în zilele
urmatoare, sau, dacă vă convine mai bine aşa, puteţi să-mi
confirmaţi prin e-mail unde şi la ce oră ne putem întâlni pentru circa
30 de minute.‟
Astfel, nu am trimis o ofertă. Şi, cu atât mai puţin
una standard. Nu am folosit un e-mail standard. Din punctul meu de
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 24
vedere este o lipsă de consideraţie să trimiţi un e-mail standard, fără
personalizare, plin de link-uri.
În concluzie: e-mail-ul te ajută să obţii o întâlnire, să
intri ne-agresiv, să-ţi ceri permisiunea, să-ţi justifici telefonul sau
vizita, să rezonezi cu gândurile omului, să-l faci să se mişte.
Pregătirea întâlnirii când ai puţin timp la
dispoziţie
Mai departe vreau să îţi ofer un mecanism rapid
pentru pregătirea unei întâlniri de vânzări.
Concret, este vorba despre o practică de programare
mentală a obiectivelor de negociere. Un obiectiv de negociere bine
“programat” în mintea ta te va ajuta să îţi urmăreşti ţinta cu mai
multă precizie, chiar şi atunci când respectiva ţintă se află în
mişcare (după cum ştim, partenerul de dialog poate să schimbe
oferta, să facă noi propuneri sau chiar să modifice regulile jocului).
Când mintea ta este foarte focalizată pe obiectiv,
devii mai flexibil în a alege mijloacele. Sistemul reticulat activator
(o “chestie” din creier) se pune în mişcare şi acţionează similar unei
rachete teleghidate care urmăreşte o ţintă în mişcare.
Zicerea lui Machiavelli, “scopul scuză mijloacele”,
poate fi înţeleasă şi în mod pozitiv. Când eşti foarte bine focalizat
pe ce vrei să obţii, identifici şi mijloace la care poate nici nu te-ai fi
putut gândi dacă nu îţi era clar ce vrei. De fapt, “scopul selectează
mijloacele”.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 25
Acest mecanism este calea rapidă prin care poţi
câştiga numeroase dispute sau negocieri pentru că te ajută să te
menţii focalizat pe obiectiv indiferent de tensiunea momentului.
Cum se face ?
Practic, dacă nu ai avut timp să îţi pregăteşti
întâlnirea, găseşte totuşi două minute înainte de a intra pe uşă (în
maşină, în sala de aşteptare, etc.) ca să răspunzi rapid la trei
întrebări cheie:
1. Ce vreau de fapt?
2. Cum îmi dau seama că obţin ce vreau?
3. Cum putem câştiga amândoi?
Bănuiesc că ai putea să îţi spui acum: Oricum îmi
pun întrebările astea! Mai gândeşte-te un pic! Cheia nu este în
întrebări ci în modul cum răspunzi la ele. Practic, majoritatea dintre
noi ne punem cel puţin prima întrebare şi răspundem prost la ea, din
cauza stresului generat de criză de timp.
Răspunsuri tipice la prima întrebare sunt:Să nu mă
fac de râs. Să nu mă păcălească. Să nu spun mai mult decât trebuie.
Din nefericire, aceste răspunsuri îţi focalizează
atenţia pe ce vrei să eviţi, nu pe ce vrei să obţii şi de aceea ţinta ta
începe să devină confuză.
Sugestie: răspunde în mod pozitiv la prima întrebare.
Ai nevoie de 20-30 de secunde ca să găseşti un răspuns satisfăcător
la această întrebare. Astfel, îţi ajuţi creierul să creeze o imagine
mentală a rezultatului dorit, un element foarte important în
stabilirea obiectivelor.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 26
De exemplu, poţi da răspunsuri de tipul: Să obţin o
nouă întâlnire. Să aflu informaţia X. Să creez o relaţie de încredere
Primul pas a fost făcut. Acum ar fi bine să petreci
măcar un minut ca să rafinezi răspunsul la întrebarea doi: Cum îmi
dau seama că obţin ce vreau? Cu cât mintea ta e mai antrenată cu
atât vei programa mai rapid mecanismul “teleghidat” de care
vorbeam mai sus. Concret, crează o imagine mentală cât mai
realistă a obiectivului tău, însoţită de sunete şi senzaţii.
De exemplu, dacă vrei să creezi o relaţie de
încredere, ce imagine a “încrederii” dintre tine şi interlocutor îţi
vine în minte?
Te vezi pe tine zâmbind şi pe celălalt răspunzând la
zâmbet? Vă strângeţi mâinile la final? Aveţi contact vizual? În plus,
ce spui tu şi ce spune interlocutorul? Cu ce ton al vocii? Cum te
simţi când auzi ce spune? Ce emoţii se degajă între voi?
Toate aceste detalii pot părea “ciudate” sau
“neimportante”, însă când ai numai două minute la dispoziţie ca să
te pregăteşti, e cel mai “deştept” lucru pe care îl poţi face! Statistic,
şansele tale ca să obţii un rezultat bun din întâlnirea respectivă sunt
cu mult mai mari decât dacă ţi-ai accepta “soarta” gândind că “aşa
îţi trebuie”, dacă nu te-ai pregătit suficient.
Element cheie:
O condiţie pentru ca acest mecanism rapid să
funcţioneze este să fii obişnuitcu vizualizarea. Dacă nu ai mai
experimentat vizualizări conştiente înainte, atunci ar putea să îţi
pară ciudată propunerea mea. Şi totuşi, vizualizăm mereu şi creem
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 27
mereu imagini în creier. Atunci când îţi cumperi mobilă pentru o
casă nouă îţi imaginezi cum vor arăta biroul, patul, dulapul, vază cu
flori, înainte să iei decizia de cumpărare.
De ce nu ai face acelaşi lucru şi cu întâlnirea?
Practica vizualizării îţi oferă marele avantaj al
rapidităţii. Cu cât te antrenezi mai mult să vezi, auzi sau simţi
detaliile rezultatului dorit, cu atât durează mai puţin. De aceea,
înainte de o întâlnire poate să îţi ia mai puţin de două minute
pregătirea mentală, chiar dacă nu ai avut suficient timp să studiezi
aspectele tehnice ale discuţiei.
Această metodă nu te va face să cunoşti mai multe
detalii despre buget, dar te va pune într-o poziţie mult mai bună din
punct de vedere emoţional.
A treia întrebare este ” Cum putem câştiga
amândoi?” şi are un scop foarte pragmatic: Îţi pune mintea în
mişcare să găseşti în avans posibile soluţii. Dacă te gândeşti
exclusiv la ce vrei să obţii tu, priveşti lucrurile numai din punctul
tău de vedere şi implicit soluţiile vin dintr-o singură perspectivă.
Când te pui “în pielea celuilalt” s-ar putea să îţi vină idei noi despre
cum se poate rezolva situaţia, idei care să fie chiar mai profitabile
pentru tine. (este valabil în orice situaţie de negociere).
Să răspunzi la cele trei întrebări presupune o
investiţie de timp de câteva minute, nu mai mult, dacă vizualizarea
pe care o faci la întrebarea doi este relativ rapidă (marea majoritate
a oamenilor au deja această abilitate destul de bine formată).
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 28
În afară de cele trei întrebări ar fi bine să „ai la tine”
înainte de întâlnire câteva idei clare despre ce să faci şi mai ales ce
să nu faci în orice negociere. Iată-le:
Ce să faci:
• Cunoaşte-ţi propriul rezultat înainte de începutul
interacţiunii
• Întreabă care este obiectivul celeilalte persoane
• Odată ce ambele rezultate sunt explicite, începe să
găseşti opţiuni pentu a ajunge la un acord
• Abordează interlocutorul pe un ton lejer şi pe o
temă confortabilă înainte de a începe să îi ceri să îţi spună
obiectivul său
• Explorează variante de soluţionare cu răbdare (
până când rămâi fără timp sau energie)
• Păstrează o atitudine optimistă (putem să ajungem
la un acord)
• Răspunde cu sensibilitate la îngrijorările celuilalt
• Tratează fiecare îngrijorare că fiind un pas valoros
spre finalizare
• Încearcă noi comportamente dacă cele vechi nu te
ajută să-ţi atingi rezultatul
• Foloseşte cuvinte de genul văd, aud, simt, cu
privire la rezultatul dorit
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 29
Ce să nu faci:
• Să ignori obiectivul celuilalt
• Să presupui că ştii ce vrea
• Să ajungi să ai o idee fixă despre modul cum vei
realiza un acord
• Să încerci să finalizezi fără acordul total al
celeilalte persoane
Probabil că aceste idei îţi vor aduce un plus de forţă
în pregătirea viitoarelor întâlniri. Ele au făcut mult bine celor care
le-au pus în practică (inclusiv mie). Într-o lume în care cu fiecare zi
suntem din ce în ce mai ocupaţi, soluţiile simple tind să fie cele mai
bune.
Această soluţie de pregătire a unei întâlniri este
simplă şi nu este simplistă. Ea respectă modul în care funcţionează
creierul tău, îţi consolidează disciplina şi îi respectă şi pe
interlocutorii tăi.
Pregătirea şi organizarea întâlnirii
Informaţiile despre client.
Pentru a nu pierde timp cu clienţi care nu au nevoie
de produsele noastre, trebuie să identificăm acele persoane care pot
fi considerate drept potenţiali clienţi.
Primul criteriu după care se face selecţia îl reprezintă
situaţia financiară. Dacă cineva nu îşi poate permite produsul nu îl
va cumpăra chiar dacă îl prezinţi atractiv. Unele dintre aceste date
se pot obţile relativ uşor, de exemplu în rapoartele anuale de
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 30
activitate, în bilanţurile contabile sau la agenţii de bursă. Foarte
importante sunt şi informaţiile obţinute pe căi neoficiale, de
exemplu putem afla că societatea la care vrem să vindem îşi achită
foarte târziu facturile. Totuşi aceste informaţii trebuie verificate cu
atenţie.
Obţinerea de informaţii privind persoana de contact
din societatea cu care vrem să colaborăm se dovedeşte a fi foarte
utilă. Trebuie să ştim, de asemenea, care sunt poziţia şi puterea de
decizie a persoanei cu care ne întâlnim, deoarece se poate întâmpla
ca sarcina persoanei mandatate să aibă contacte cu noi să fie
exclusiv de a obţine înformaţii, fără a avea însă drept de decizie.
Scenariul întâlnirii.
Cunoscând cine va fi potenţialul client şi deţinând
informaţiile necesare despre acesta trecem la întocmirea planului
întâlnirii. Va terebui să decidem ordinea etapelor întâlnirii şi ce va
cuprinde fiecare etapă. Descrierea detaliată a etapelor va facilita
controlul modului de desfăşurare a prezentării. Dacă se vor stabili
cu exactitate toate detaliile, în timpul întâlnirii nu va fi nevoie să se
consulte scenariul. Este suficient să se noteze pe o foaie de hârtie
principalele puncte ce trebuiesc dezbătute pe parcursul întâlnirii.
Pentru a-ţi mai uşor fă o listă cu următoarele etape:
1. Începerea discuţiei: salutul, scurtă
înformare privind societatea pe care o reprezinţi, câteva
cuvinte frumoase despre realizările societăţii.
2. Explicarea beneficiilor noului produs:
productivitate superioară, volum redus de muncă, etc.
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 31
3. Explicarea caracteristicilor
produsului: Date tehnice, grafice, modul de funcţionare.
4. Scută recapitulare a beneficiilor.
5. Prezentarea condiţiilor
financiare:pret, acordare de reduceri.
Materiale de prezentare ajutătoare.
Se poate întâmpla ca materialele ajutătoare să fie
esenţiale. Nu mereu putem explica detaliile produsului prin simpla
prezentare. O descriere şi o prezentare a produsului lipsită de date
tehnice nu vor interesa pe nimeni, deoarece omul îşi însuseşte
imaginile mult mai uşor decât cuvintele.
Materiale ajutătoare pot fi: materiale tipărite,
suporturi foto, grafice de evoluţie, suporturi tridimensionale.
Alegerea materialelor va depinde de posibilităţile financiare ale
firmei. Indiferent care sunt posibilităţile finaciare materialele de
prezentare trebuie să fie de o calitate superioară. Aceste materiale
trebuie să sublinieze şi să explice scopul prezentării, să concentreze
atenţia clienţilor, să fie clare şi uşor de înţeles, să fie realizate în
mod estetic, să corespundă imaginii firmei.
Dacă vei pregăti singur aceste matriale ţine cont de
următoarele sfaturi:
Graficele şi materialele tipărite
trebuiesc printate la o imprimantă performantă;
Utilizează programe de calculator
care facilitează realizarea foliilor pentru prezentare
Expert în Vânzări Lecţia 10 – Primul contact şi pregătirea întâlnirii de vânzări
Pagina 32
folosite de retroproiectoare (de exemplu, Microsoft
PowerPoint);
Toate materialele ajutătoare vor conţine obligatoriu
sigla firmei iar modul de prezentare şi selectare a materialelor să
corespundă imaginii societăţii.
Pregătirea pentru prezentare.
Fiecare prezentare trebuie precedată de o repetiţie.
Repetiţia o puteţi face în faţa oglinzii, cu ajutorul unui dispozitiv
de înregistrare, sau în faţa colegilor sau membrilor familiei.
Fiecare observaţie se poate dovedi utilă. Nu este suficient să ne
prezentăm bine, trebuie să ne exprimăm corect, clar şi cursiv.
Textul pregătit pentru prezentare trebuie citit de câteva ori în
tăcere, pentru a fixa esenţa acestuia. Citirea cu glas tare va da
cursivitate exprimării. Nu trebuie să înveţi textul cuvânt cu cuvânt
pentru a nu creea impresia de artificialitate. Repetând în faţa
oglinzii vom remarca atitudinile sau gesturile pe care am dori să le
evităm. O asemenea repetiţie ne va ajuta să ne consolidăm
încrederea în noi înşine. Prin repetiţie vom verifica şi dacă ordinea
etapelor este corectă, durata etapelor este suficientă sau mijloacele
ajutătoare sunt alese în mod corespunzător.