Kingspan Group plc Politica Antifraudă (inclusiv ...

August 2013

Kingspan Group plc

Politica Antifraudă

(inclusiv combaterea mitei și a corupției)

August 2013

POLITICA ANTIFRAUDĂ (INCLUSIV COMBATEREA MITEI ȘI A CORUPȚIEI)

DECLARAȚIA CONSILIULUI DE ADMINISTRAȚIE PRIVIND FRAUDELE

Consiliul de Administrație al Kingspan Group plc nu tolerează frauda sub nicio formă:

“Kingspan nu tolerează frauda și orice încălcare va fi tratată ca o chestiune de abatere gravă”

(Codul de Conduită al Kingspan).

Frauda subminează valorile fundamentale și durabile ale Grupului de a acționa cu onestitate și

integritate în orice moment și de a respecta cadrul de reglementare adecvat. În urmărirea

acestor valori, ne așteptăm ca toți angajații să acționeze în orice moment în conformitate cu

Codul de Conduită al Grupului Kingspan și într-un mod care nu va afecta negativ interesele sau

bunăstarea Kingspan Group plc, ale oricărei societăți din grup sau ale lor înșiși.

Kingspan se angajează să prevină, să depisteze și să investigheze corect frauda și va răspunde

la toate incidentele, urmărind recuperarea pierderilor, luând măsuri împotriva celor care comit

fraude și raportând incidentele autorităților, după caz.

Kingspan se angajează să respecte legile antifraudă și de combatere a corupției și să se

asigure că Kingspan are un program de conformitate activ și încurajator. Toate societățile din

cadrul Grupului Kingspan vor căuta să asigure conformitatea cu legile și reglementările

relevante din fiecare țară în care acestea își desfășoară activitatea.

M Murtagh Geoff Doherty

Director executiv Director financiar În numele Consiliului de Administrație al Kingspan Group plc

16 August 2013

August 2013


REZUMAT

• Grupul definește frauda ca fiind „orice faptă sau declarație înșelătoare făcută cu intenția

de a asigura un câștig nedrept sau ilegal fie pentru o persoană (sau pentru o terță parte implicată), fie pentru activitate sau societate”;

• Nu se va tolera frauda de niciun fel;

• Kingspan se angajează să prevină, să depisteze și să investigheze corect frauda, cu

scopul primordial de a preveni apariția fraudei în primă instanță;

• Kingspan va răspunde la toate incidentele, urmărind recuperarea pierderilor, luând măsuri

împotriva celor care comit fraude și raportând incidentele autorităților, după caz;

• Prin comportamentul și capacitatea lor de a conduce, directorii și managerii vor promova

o cultură a deschiderii, a onestității și a integrității;

• Kingspan nu permite darea sau luarea de mită de către nicio persoană implicată în activitate;

• Niciun angajat Kingspan (sau membru al familiei unui angajat) nu ar trebui să accepte, să

solicite sau să ofere (direct sau indirect) niciun cadou sau protocol necorespunzător;

• EXPOLINK este un serviciu anonim, gratuit și confidențial, care vă permite să raportați dacă aveți o preocupare serioasă legată de activitatea infracțională și, în special, de fraudă, mită, furt sau deteriorare a bunurilor societății de către terți.

EXPOLINK este o organizație complet independentă, cu personal imparțial, care gestionează aceste tipuri de apeluri. Puteți telefona cu încredere totală știind că apelul dvs. nu va fi urmărit sau înregistrat – nici măcar nu vi se va cere numele. Informațiile pe care le oferiți către EXPOLINK vor fi transmise în mod anonim unuia dintre directorii dvs. de rang înalt, care vor acționa fără a vă compromite în niciun fel. Nu există nicio taxă; puteți să sunați chiar și de acasă pentru confidențialitate totală. EXPOLINK vă oferă un cod numeric unic pentru a vă facilita apelul telefonic atunci când reveniți cu mai multe informații, dacă doriți. Puteți contacta EXPOLINK gratuit, de pe orice telefon din țara dvs., 7 zile din 7, 24 de ore din 24.

Număr de telefon Collect (acesta poate fi utilizat la nivel internațional) 0044 1249 661 808 Număr de telefon gratuit pentru Regatul Unit: 0800 374 99

Număr de telefon gratuit pentru Irlanda: 1800 567 014 Număr de telefon gratuit pentru SUA: 1877 533 5310

August 2013


A. OBIECTIVE, DOMENIU DE APLICARE ȘI DEFINIȚII PRIVIND POLITICA

A.1 Obiectivele acestei politici

Această politică urmărește să reducă la minimum daunele financiare și de reputație care pot fi cauzate societății Kingspan prin fraudă, mită și corupție.

Această politică stabilește principiile generale și cerințele minime pentru gestionarea riscurilor de fraudă, mită și corupție în toate afacerile Kingspan.

A.2 Domeniul de aplicare și aplicarea politicii

Principiile și cerințele minime stabilite în acest document sunt aplicabile tuturor afacerilor Kingspan, inclusiv sediului central al Grupului (care sunt denumite în continuare în această politică drept „Afacerile”). Ne așteptăm ca toți angajații să fie atenți la semnele de fraudă, să prevină frauda, acolo unde este posibil, și să raporteze frauda.

A.3 Definiția fraudei

Grupul definește frauda ca fiind „orice faptă sau declarație înșelătoare făcută cu intenția de a asigura un câștig nedrept sau ilegal fie pentru o persoană (sau pentru o terță parte implicată), fie pentru activitate sau societate”. Aceasta include următoarele:

FRAUDA

Raportare financiară frauduloasă (inclusiv impozitul)

Furt sau deturnare de active sau numerar aparținând

Grupului Kingspan de către angajați sau terțe părți

Corupție sau (darea / luarea de) mită

Exemplele includ:

▪ Fraudă deliberată în baza

acumulărilor

▪ Întârzierea sau evitarea

cheltuielilor

▪ Vânzări false

▪ Manipularea numerarului sau

a inventarului

▪ Raportarea greșită deliberată

a elementelor de capital sau

de venituri

▪ Utilizarea incorectă a datoriilor

neperformante sau anularea

acestora

▪ Utilizarea incorectă a conturilor

între societăți sau tranzitorii

Exemplele includ:

▪ Furt

▪ Cereri de cheltuieli

frauduloase

▪ Efracții și daune materiale

▪ „Fraude de identitate” și

furtul datelor cu caracter

personal

▪ Utilizarea cardurilor de

credit; cecuri furate;

▪ Utilizarea incorectă a

conturilor clienților sau a

datelor clienților

▪ Furt fără inventar (de

exemplu, vehicule,

echipamente IT)

▪ Spionaj industrial

▪ Delapidare

Exemplele includ:

▪ Mită directă

▪ Cadouri inadecvate,

divertisment sau călătorii

de afaceri

▪ Comisioane ilegale sau

inadecvate

▪ Achiziții necompetitive

▪ Contribuții politice sau

„caritabile” ilegale

August 2013


B. PRINCIPII

B.1 Nu se va tolera frauda de niciun fel.

B.2 Toți angajații au responsabilitatea de a fi atenți la semnele de fraudă și de a raporta

suspiciunea de fraudă.

B.3 Prin comportamentul și capacitatea lor de a conduce, directorii și managerii vor promova o cultură a deschiderii, a onestității și a integrității.

B.4 Kingspan se angajează să prevină, să depisteze și să investigheze corect frauda, cu scopul primordial de a preveni apariția fraudei în primă instanță.

B.5 Kingspan va răspunde la toate incidentele, urmărind recuperarea pierderilor, luând măsuri împotriva celor care comit fraude și raportând incidentele autorităților, după caz.

B.6 Kingspan nu permite mituirea niciunei persoane implicate în activitate și a niciunui client, furnizor sau partener de afaceri al Kingspan.

B.7 Niciun angajat Kingspan sau membru al familiei acestuia nu ar trebui să accepte, să solicite sau să ofere (direct sau indirect) niciun cadou sau protocol necorespunzător.

B.8 Ne așteptăm ca partenerii noștri de afaceri să respecte principii similare pentru gestionarea riscului de fraudă și să respecte standardele de comportament și atitudine ale Kingspan față de fraudă, mită și corupție.

B.9 Toate societățile din cadrul grupului Kingspan trebuie să păstreze registre, evidențe și conturi, care, în detaliu rezonabil, oferă o vedere reală, corectă și exactă a poziției financiare și a afacerilor societății lor.

B.10 Kingspan nu va contribui în niciun fel la organizațiile politice ale partidelor.

August 2013


C. CERINȚE MINIME

Principiu

Nu se va tolera frauda de niciun fel.

Toți angajații au responsabilitatea de a fi atenți la semnele de fraudă, de a preveni frauda, acolo unde este posibil, și de a raporta suspiciunea de fraudă.

Prin comportamentul și capacitatea lor de a conduce, directorii și managerii vor promova o cultură a deschiderii, a onestității și a integrității.

Cerințe minime

Ca cerință minimă, echipa de conducere pentru fiecare activitate trebuie să comunice angajaților poziția grupului Kingspan cu privire la fraudă. Această comunicare trebuie să consolideze principiile enunțate în prezenta politică și ar trebui să se asigure că angajații sunt conștienți de responsabilitățile lor și de sprijinul disponibil.

Detalii despre linia de telefon confidențială a informatorilor (Expolink) vor fi comunicate tuturor angajaților de către echipa de conducere pentru fiecare activitate, iar numerele de telefon confidențiale vor fi afișate în mod vizibil la fiecare loc de muncă.

Principiu

Kingspan se angajează să prevină, să depisteze și să investigheze corect frauda, cu scopul primordial de a preveni apariția fraudei în primă instanță.

Kingspan va răspunde la toate incidentele, urmărind recuperarea pierderilor, luând măsuri împotriva celor care comit fraude și raportând incidentele autorităților, după caz.

Cerințe minime

Echipa de conducere pentru fiecare activitate se va asigura că:

▪ Prezenta politică este comunicată tuturor angajaților;

▪ O persoană cu experiență adecvată este responsabilă pentru coordonarea și dezvoltarea procedurilor de gestionare a riscului de fraudă;

▪ O evaluare anuală a riscului de fraudă, care implică discuții cu o gamă largă de părți interesate, este efectuată în al treilea trimestru al anului financiar (în timp pentru a fi inclusă evaluarea anuală a riscurilor Grupului);

▪ Evaluările riscurilor de fraudă se bazează pe o evaluare pe scară largă și sinceră a riscurilor majore, cu o gamă largă de părți interesate; și

▪ Ar trebui alocată în mod clar proprietatea asupra riscurilor semnificative de fraudă.

August 2013


Riscurile de fraudă ar trebui să fie atenuate proporțional cu riscurile întâlnite. În cazul în care riscurile semnificative sunt identificate ca având niveluri de atenuare inadecvate, vor fi luate măsuri pentru îmbunătățirea situației, iar progresul va fi monitorizat în consecință. Ne așteptăm ca pentru toate activitățile să se adopte o serie de măsuri de prevenire, depistare și răspuns, dar cu accent pe prevenire și depistare (exemplele sunt prezentate mai jos):

PREVENIRE DEPISTARE RĂSPUNS

Supravegherea Consiliului de Administrație/Comitetului de Audit

Funcții de management executiv și ierarhic

Funcții de audit intern, conformitate și monitorizare

Evaluarea riscului de fraudă și conduită necorespunzătoare

Codul de Conduită și standardele aferente

Diligența angajaților și terțelor părți

Comunicare și instruire

Martori ai riscului de fraudă specific procesului

Linii telefonice directe și mecanisme de „denunțare”

Audit și monitorizare

Analiza proactivă a datelor criminalistice

Protocoale interne de investigare

Aplicarea și asumarea responsabilității

Protocoale de informare

Protocoale privind acțiunile de remediere

Sancțiuni disciplinare

Ca cerință minimă, vor fi adoptate cel puțin următoarele măsuri de atenuare:

▪ Comunicarea Codului de Conduită Kingspan și comunicarea liniei telefonice confidențiale pentru denunțare va fi făcută tuturor angajaților;

▪ Protocoale de investigație (pentru detalii suplimentare, consultați Anexa 1).

▪ Toate faptele suspectate sau dovedite de fraudă, corupție sau mită, indiferent de valoare, vor fi raportate imediat Șefului Departamentului Juridic al Grupului, Șefului Auditului Intern al Grupului și Directorului Financiar al Grupului.

O listă cu avertismente privind fraudele este inclusă în Anexa 2.

Principiu

Kingspan nu permite mituirea niciunei persoane implicate în activitate.

Niciun angajat Kingspan sau membru al familiei acestuia nu ar trebui să accepte, să solicite sau să ofere (direct sau indirect) niciun cadou sau protocol(ospitalitate) necorespunzător.

Cerințe minime

August 2013


Echipa de conducere pentru fiecare activitate se va asigura că:

▪ Politica de combatere a mitei și a corupției („politica ABC”) este comunicată tuturor angajaților;

▪ Sunt efectuate evaluările de risc anticorupție ale operațiunilor lor de afaceri pentru a se asigura că sunt conștienți de tipurile de activitate care pot da naștere expunerii pentru încălcarea legislației anticorupție și anti-mită; și

▪ Au instituit controale adecvate pentru a preveni mita și corupția care pot apărea în activitatea lor

O listă cu avertismente privind mita și corupția este inclusă în Anexa 3.

Fiecare societate trebuie să se asigure că adoptă o politică de cadouri și divertisment care stabilește reguli și instrucțiuni pentru angajații săi în legătură cu oferirea și primirea de cadouri, protocol și divertisment. În special, politica ar trebui să prevadă că:

▪ Angajații trebuie să obțină consimțământul managerului direct înainte de a accepta orice cadou cu o valoare mai mare de 150 de euro sau protocol sau divertisment cu o valoare mai mare de 1.000 de euro (sau echivalentul în moneda locală) sau o limită inferioară care poate fi stabilită local; și

• Trebuie păstrat un registru de cadouri și protocol, în care să se consemneze timpul, valoarea și natura cadoului, protocolului sau divertismentului primit sau dat în conformitate cu limitele stabilite de politica locală de combatere a mitei și a corupției.

Principiu

Ne așteptăm ca partenerii noștri de afaceri să respecte principii similare pentru gestionarea riscului de fraudă și să respecte standardele de comportament și atitudine ale Kingspan față de fraudă, mită și corupție.

Cerințe minime

Toți agenții, partenerii din asocieri în participație și alți parteneri de afaceri trebuie să fie conștienți de standardele de comportament și atitudine ale Kingspan față de fraudă.

Toate societățile ar trebui să adopte politici locale pentru a se asigura că agenții, partenerii din asocieri în participație și alți parteneri de afaceri fac obiectul unor verificări de diligență adecvate (care pot include verificări ale antecedentelor/referințelor) și revizuiri pentru a se asigura că sunt menținute principiile și standardele de comportament ale Kingspan față de fraudă. Domeniul de aplicare și amploarea diligenței adecvate pot include, parțial sau total, următoarele:

• comunicarea către terț a politicilor antifraudă și de combatere a mitei și a corupției ale societății Kingspan;

• solicitarea unei copii a politicilor antifraudă și de combatere a mitei și a corupției, materiale de instruire, evaluări de risc și rapoarte;

• evaluarea reputației terței părți și verificarea referințelor, acolo unde este cazul;

August 2013


• încorporarea termenilor și condițiilor anticorupție și anti-mită adecvate în acordul

comercial cu terțul/partenerul de afaceri.

În cazul în care obiceiurile și practicile comerciale locale implică plăți de facilitare sau comisioane ale terțelor părți, atunci orice astfel de plată ar trebui să fie adecvată ținând cont de tranzacție și ar trebui plătită numai în baza unei facturi și documentații justificative relevante.

Principiu

Toate societățile din cadrul grupului Kingspan trebuie să păstreze registre, evidențe și conturi, care, în detaliu rezonabil, oferă o vedere reală, corectă și exactă a poziției financiare și a afacerilor societății lor.

Cerințe minime

Fiecare societate va implementa proceduri interne riguroase care controlează și separă procesul de aprobare și plată a cheltuielilor și a altor plăți.

Principiu

Kingspan nu va contribui în niciun fel la organizațiile politice ale partidelor.

Cerințe minime

Echipa de conducere pentru fiecare activitate trebuie să se asigure că prezenta politică este comunicată tuturor angajaților. Fiecare societate trebuie să adopte politici și proceduri care:

▪ Împiedică orice plată sau contribuție (indiferent dacă este de natură financiară sau nu) în

scopuri sau evenimente politice; ▪ Asigură comunicarea de către angajați către managerul lor direct a oricărei donații sau

activități propuse în calitatea lor privată legată de un partid politic sau guvern care este un partener de afaceri existent sau potențial.

▪ Împiedică angajații să se implice în activități politice în numele societății (altfel decât ca membri ai unei asociații comerciale aprobate), dar nimic din prezentul document nu poate împiedica un angajat să se implice în activități politice cu titlu strict personal, în măsura în care acest lucru nu afectează activitatea.

August 2013


D. ROLURI ȘI RESPONSABILITĂȚI

Prezenta secțiune sintetizează responsabilitățile importante pe care toate nivelurile de conducere și personal le au în ceea ce privește evaluarea, prevenirea, depistarea, investigarea și raportarea fraudei.

D.1 Toți angajații

Toți angajații sunt obligați să acționeze în conformitate cu prezenta politică, Codul de Conduită al Grupului, Codul Intern și Politica de Denunțare. Codul de Conduită impune responsabilitatea pentru prevenirea, depistarea și raportarea fraudelor în rândul tuturor angajaților.

D.2 Consiliul de Administrație și Comitetul de Audit al Kingspan Group plc

Consiliul de Administrație are responsabilitatea de a supraveghea controalele interne stabilite de conducere, în măsura în care acestea se referă în mod specific la fraudă și procesul prin care conducerea se asigură că aceste controale funcționează eficient. Ca parte a acestor responsabilități, Consiliul de Administrație și Comitetul de Audit vor:

▪ Monitoriza caracterul complet și eficacitatea politicilor și procedurilor de raportare financiară și de control intern pentru identificarea, evaluarea și raportarea riscurilor de fraudă.

▪ Monitoriza principiile contabile, politicile și evaluările utilizate de conducere în determinarea estimărilor semnificative.

▪ Asigura relații deschise de raportare între auditorii interni și externi și Comitetul de Audit.

▪ Primi rapoarte referitoare la fraude presupuse, suspectate sau dovedite și vor evalua veridicitatea răspunsului conducerii.

▪ Monitoriza programele și controalele antifraudă ale conducerii și implementarea măsurilor antifraudă și implicarea altor experți – consilieri juridici, contabili și alți profesioniști – după cum este necesar pentru a investiga orice infracțiune presupusă sau suspectată adusă la cunoștința lor.

▪ Monitoriza procesele și procedurile adoptate de conducere pentru gestionarea acuzațiilor sau rapoartelor confidențiale primite prin liniile telefonice de raportare.

▪ Asigura că auditul intern are acces la toate registrele relevante și poate exprima orice dubiu cu privire la angajamentul conducerii de a face controale interne adecvate sau de a raporta suspiciuni sau acuzații de fraudă.

August 2013


D.3 Directorii Executivi ai societăților

Fiecare Director Executiv este responsabil pentru:

▪ Integrarea standardelor de onestitate, integritate și comportament etic în societatea de care este responsabil.

▪ Stabilirea și menținerea unui cadru de control intern antifraudă eficient în cadrul societății de care este responsabil. Acesta include controale pentru prevenirea, depistarea și investigarea fraudei și asigurarea faptului că angajații își cunosc propriile responsabilități în acest sens.

▪ Promovarea conștientizării cu privire la riscurile de fraudă, inclusiv distribuirea prezentului document, a Codului de Conduită al Grupului și a altor documente pe care Consiliul de Administrație al Kingspan Group plc le consideră oportune.

▪ Asigurarea desfășurării eficiente a procesului de evaluare a riscului de fraudă.

▪ Asigurarea desfășurării eficiente a procesului de evaluare a riscului anticorupție.

▪ Asigurarea aplicării efective a diligenței partenerilor de afaceri.

▪ Implementarea altor politici și proceduri ale Grupului care ajută la atenuarea riscurilor de fraudă.

D.4 Directorii Financiari ai societăților

Directorul Financiar (sau delegatul acestuia) responsabil pentru coordonarea și dezvoltarea practicilor de gestionare a riscului de fraudă în cadrul fiecărei activități specifice este responsabil pentru:

▪ Familiarizarea cu prezentul document și cerințele acestuia.

▪ Coordonarea atât a evaluărilor riscului de fraudă, cât și a evaluărilor riscului anticorupție.

▪ Dezvoltarea și implementarea măsurilor adecvate pentru prevenirea, depistarea și investigarea fraudei.

▪ Dezvoltarea și implementarea măsurilor adecvate pentru aplicarea diligenței partenerului de afaceri, și

▪ Efectuarea unei formări adecvate și menținerea abilităților și cunoștințelor proprii în acest domeniu, precum și asigurarea faptului că angajații relevanți activității sale au, de asemenea, pregătirea și cunoștințele necesare.

D.5 Directorul General și Directorii Executivi ai Grupului

Pe lângă atribuțiile lor fiduciare menționate mai sus, Directorul General și Directorii Executivi ai Grupului sunt responsabili pentru stabilirea standardelor de onestitate, integritate, comportament etic și filosofia culturală a organizației care, la rândul său, influențează acțiunile oamenilor săi („comunicarea de sus în jos”).

August 2013


D.6 Secretarul Grupului și Consilierul Juridic intern

Secretarul Grupului este responsabil, în general, pentru dezvoltarea și implementarea prezentei politici. Acest lucru include clarificarea rolurilor și responsabilităților și dezvoltarea prezentei politici privind frauda.

Departamentul juridic al Grupului este responsabil pentru furnizarea de consultanță cu privire la inițierea de proceduri judiciare atât penale, cât și civile, inclusiv procesele care trebuie urmate pentru recuperarea activelor.

D.7 Directorul Financiar al Grupului

Directorul Financiar al Grupului este responsabil pentru menținerea unui sistem solid de control intern în ceea ce privește controlul financiar intern. El va fi informat de către Secretarul Grupului cu privire la orice caz de fraudă de anvergură, astfel încât să poată gestiona sau monitoriza răspunsul organizației.

D.8 Resursele Umane

Departamentul de Resurse Umane este responsabil pentru asigurarea (acolo unde este permis) a unor proceduri adecvate pentru verificări înainte de angajare, comunicarea și instruirea angajaților cu privire la valorile etice și politicile antifraudă și de etică în afaceri și menținerea politicilor disciplinare care sunt conforme cu cerințele Grupului sub rezerva ca acestea să fie în conformitate cu legile și reglementările locale relevante. D.9 Auditul Intern al Grupului

Auditul Intern al Grupului va furniza servicii de suport conducerii și Comitetului de Audit în ceea ce privește revizuirea adecvării sistemelor de control intern al Grupului. Rolul Auditului Intern este prezentat în detaliu în Carta Auditului Intern al Grupului Kingspan.

Legat în mod specific de fraudă, Auditul Intern va „asista la investigarea activităților frauduloase semnificative din cadrul organizației și la investigarea acuzațiilor și reclamațiilor și va comunica rezultatele conducerii și Comitetului de Audit”.

August 2013


E. INFORMAȚII SUPLIMENTARE

E.1 Proprietate și aprobare

Prezenta politică este deținută și menținută de Secretarul Grupului. Aceasta a fost aprobată de Consiliul de Administrație al Kingspan Group plc la 16 august 2013. E.2 Registre și conformitate

În conformitate cu nivelul de risc cu care se confruntă, Auditul Intern va efectua revizuiri periodice privind respectarea acestei politici.

E.3 Informații suplimentare și asistență

Pentru îndrumări cu privire la aplicarea specifică a acestei politici în zona dvs., vă rugăm să contactați Secretarul și Departamentul Juridic al Grupului sau Șeful Departamentului de Audit Intern al Grupului.

August 2013


ANEXA 1 - Protocoale de investigație

Atunci când sunt descoperite informații referitoare la fraude reale sau potențiale, fiecare societate ar trebui să fie pregătită să efectueze o investigație internă vastă și obiectivă. Această investigație își propune să adune dovezi în sprijinul unei evaluări credibile a infracțiunii suspectate, astfel încât conducerea să poată decide asupra unei acțiuni solide.

Înainte de orice investigație, Conducerea ar trebui să: ▪ Efectueze o evaluare preliminară a elementelor de fraudă pentru a demonstra sau

respinge acuzația inițială sau suspiciunea de fraudă ▪ Stabilească ce presupuse evenimente de fraudă necesită notificarea imediată a

Secretarului societății pentru a păstra privilegiile avocat-client și produs de lucru ale Kingspan.

Odată ce se ia decizia de a efectua o investigație, Conducerea ar trebui să:

▪ Înființeze o echipă de investigare a fraudelor (inclusiv un lider de investigare a fraudei), care poate include Departamentul Financiar, Audit Intern, Avocați, Resurse Umane, IT și alți specialiști din interiorul sau din afara organizației

▪ Solicite echipei de investigare a fraudei să: o Adune dovezi prin supraveghere, interviuri sau declarații scrise; echipa de investigare

a fraudelor poate utiliza proceduri de criminalistică computerizată sau analize de date asistate de computer

o Documenteze și să păstreze dovezile, luând în considerare regulile legale ale probelor,

precum și utilizările comerciale ale probelor. Unele exemple de dovezi includ: e-mailuri, scrisori, note, alte forme de corespondență, fișiere computerizate, înregistrări de contabilitate generală, înregistrări financiare, înregistrări ale accesărilor IT sau de sistem, jurnale de securitate și prezență, informații despre clienți sau furnizori, cum ar fi contracte, facturi și informații de plată

o Stabilească amploarea fraudei

o Stabilească tehnicile utilizate pentru a comite frauda

o Evalueze cauza fraudei

o Identifice făptașii

▪ Obțină de la echipa de investigare a fraudei un raport privind observațiile, concluziile, rezoluția și acțiunile corective ale anchetei (recomandări) pentru a îmbunătăți controlul.

▪ Stabilească ce acțiuni trebuie întreprinse odată ce o fraudă și făptașul (făptașii) au fost anchetați în totalitate și probele au fost revizuite. Acestea pot include acțiuni în justiție (penale sau civile) sau sancțiuni disciplinare. Echipa de investigare a fraudelor nu ar trebui să aibă nicio autoritate în privința inițierii acțiunilor corective.

▪ Ia în considerare lecțiile învățate din anchetă întrebând:

o Cum a avut loc frauda?

o Ce controale nu au reușit? o Ce controale au fost anulate? o De ce nu a fost detectată frauda mai devreme? o Cum poate fi prevenită sau detectată mai ușor fraudele viitoare? o Ce controale trebuie consolidate? o Ce instruire suplimentară este necesară?

August 2013


ANEXA 2 – Avertismente privind fraudele

Avertismente: Identificați semnele de avertizare

Luate individual, aceste semne de avertizare nu denotă neapărat o fraudă, dar luate împreună pot indica un risc crescut de fraudă.

Studiul ACFE din 2010 a arătat că cei mai frecvenți indici comportamentali afișați de făptași erau traiul peste medie (în 43% din cazuri) și dificultățile financiare (în 36% din cazuri).

Alte semne pe care ați putea dori să le aveți în vedere includ:

▪ Cifra de afaceri ridicată a personalului cheie în contabilitate și finanțe;

▪ Remunerația se bazează puternic pe performanța financiară;

▪ Moralul scazut;

▪ Conducere dominată de o singură persoană fără o supraveghere eficientă;

▪ Lipsa delegării sarcinilor de zi cu zi;

▪ Relație neprofesională sau strânsă cu furnizorii;

▪ Lipsa deschiderii în timpul proceselor de licitație;

▪ Tranzacții complexe greu de explicat;

▪ Vânzări, randamente, note de credit, profituri sau pierderi neobișnuit de mari sau neașteptate în comparație cu sucursala medie;

▪ Dovezi ale unui mediu de control slab în alte domenii (de exemplu, sănătate și siguranță);

▪ Lipsa de răspuns la întrebările din partea conducerii; și

▪ Reconcilieri nefinalizate și utilizarea intensă a conturilor tranzitorii.

August 2013


ANEXA 3 – Avertismente privind mita și corupția

Mai jos este o listă a posibililor „indicatori” care pot apărea, ceea ce poate atrage atenția în temeiul diferitelor legi anti-mită și anti-corupție. Aceasta nu este o listă exhaustivă și are doar scop ilustrativ.

Dacă întâlniți oricare dintre acești „indicatori”, trebuie să îi raportați imediat managerului dvs. sau Ofițerului de Conformitate sau liniei telefonice confidențiale.

A. Aflați de faptul că o terță parte se angajează sau a fost acuzată că se angajează în practici comerciale necorespunzătoare.

B. Aflați că o terță parte are reputația de a da mită sau de a cere să li se plătească mită sau

are reputația de a avea „o relație specială” cu funcționari guvernamentali străini. C. O terță parte insistă să primească un comision sau plata unei taxe înainte de a se angaja

să semneze un contract cu noi sau să îndeplinească o funcție sau un proces guvernamental pentru noi.

D. O terță parte solicită plata în numerar și/sau refuză să semneze un acord formal de

comision sau taxă sau să furnizeze o factură sau o chitanță pentru o plată efectuată. E. O terță parte solicită efectuarea plății către o țară sau o locație geografică diferită de locul

în care aceasta își are reședința sau își desfășoară activitatea. F. O terță parte solicită o taxă sau un comision suplimentar neașteptat pentru a „facilita” un

serviciu. G. O terță parte solicită divertisment sau cadouri generoase înainte de a începe sau de a

continua negocierile contractuale sau furnizarea de servicii. H. O terță parte solicită efectuarea unei plăți pentru a „trece cu vederea” potențialele

încălcări ale legii. I. O terță parte solicită să oferiți un loc de muncă sau un alt avantaj unui prieten sau unei

rude. J. Veți primi o factură de la o terță parte care pare a fi non-standard sau personalizată. K. O terță parte insistă asupra utilizării unor documente secundare sau refuză să pună

termenii conveniți în scris. L. Observați că ni s-a facturat un comision sau o taxă care pare mare, având în vedere

serviciile declarate furnizate. M. O terță parte solicită sau necesită utilizarea unui agent, intermediar, consultant,

distribuitor sau furnizor care nu este de obicei folosit sau cunoscut de noi. N. Vi se oferă un cadou neobișnuit de generos sau protocol fastuos de către un terț.

Kingspan Group plc Politica Antifraudă (inclusiv ...

Documents

Transcript of Kingspan Group plc Politica Antifraudă (inclusiv ...