Student: Lupoaia-Duca NicoletaAn II, CIGGrupa 2

-2013-

Cuprins

CAPITOLUL 1. Prezentarea organizaţiei1.1. Scurt istoric…………………………………………………………………………….................31.2. Structura organizatorică şi funcţională…………………………………………………..31.3. Organizarea compartimentului financiar-contabil şi relaţiile cu celelalte compartimente…………………………………………………………………………………………….4

CAPITOLUL 2. Studierea aplicaţiilor informatice specifice activităţii financiar contabile 2.1. Prezentarea aplicaţiilor informatice............................................................................5

2.2. Descrierea unui scenariu de lucru…………………………………………………………………………….6

CAPITOLUL 3. Descrierea principalelor metode de securitate adoptate de firmă pentru a asigura confidenţialitatea, integritatea şi accesibilitatea informaţiilor financiar-contabile

3.1. Metode de securitate fizică…………………………………………………………………………………….123.2. Metode de securitate logică.......................................................................................123.3. Metode de securitate a personalului………………………………………………………………………123.4. Metode de securitate a comunicaţiilor……………………………………………………………………133.5. Metode de securitate legislativă……………………………………………………………………………..13

2

Capitolul 1. Prezentarea organizaţiei

1.1. Scurt istoric

Societatea “TEHNO AREDAMENTI” este o societate cu răspundere limitată. A fost înfiinţată în anul 2007. Este înscrisă la Registrul Comerţului sub numarul J22/3432/2007. Codul unic de înregistrare este 22879998. Capitalul subscris si vărsat este de 200 lei. Societatea are 2 asociaţi (unul dintre asociaţi este şi administratorul firmei). Firma are un contract de colaborare cu o persoana fizică autorizată.

Sediul social este în Municipiul Paşcani, Str.Grigore Ureche, Nr.10, Judeţul Iaşi. Profilul societăţii este fabricarea altor elemente de dulgherie şi tâmplărie pentru construcţii.

Personalul angajat este unul calificat cu experienţă de lucru îndelungată. Conducerea firmei este asigurată de persoane cu experienţă în domeniu.

Din momentul înfiinţării şi până în 2013, societatea a înregistrat pierderi până în anul 2010, după care a început să obţină profit.

1.2. Structura organizatorică şi funcţională

Structura organizatorică reprezintă ansamblul persoanelor, subdiviziunilor organizatorice şi al relaţiilor dintre acestea, orientate spre realizarea obiectivelor prestabilite ale întreprinderii.

Structura organizatorică este o componentă a structurii generale a întreprinderii şi reflectă “anatomia întreprinderii”. Ea se proiectează pe baza unor norme, reguli, principia şi documente oficiale.

Funcţiile se împart în funcţii de conducere ce se caracterizează prin faptul că ele cuprind sarcini şi atribuţii de coordonare a activităţii persoanelor subordonate şi funcţii de execuţie ce cuprind sarcini de executare a unor lucrări sau de rezolvare a unor probleme fără să le revină şi sarcini de coordonare.

Societatea este condusă de Administrator ce are obligaţia de a asigura toate resursele tehnice, materiale, umane, financiare şi informaţionale pentru realizarea produselor şi serviciilor din sfera de activitate a societăţii, în condiţii de asigurare a calităţii.

3

Spaţiul de producţie foarte bine amenajat, precum şi folosirea de echipamente tehnice şi auxiliare performante fac ca produsele sale să fie conform condiţiilor impuse de legislaţie.

Contabilul stabileşte prin proceduri şi indicaţii metodologice cum trebuie executate operaţiunile legate de politica economico-financiară a firmei, asigură şi urmăreşte realizarea lor la nivel de firmă.

Organigrama este reprezentarea grafică a structurii organizatorice. Structura organizatorică este de tip piramidal, fiind formată din Administrator, Contabil şi Personalul angajat pentru desfăşurarea activităţii de bază.

1.3. Organizarea compartimentului financiar-contabil şi relaţiile cu celelalte compartimente

S.C. “TEHNO AREDAMENTI” S.R.L. nu are organizat un compartiment financiar-contabil. Pentru realizarea operaţiilor de evidenţă contabilă şi raportarea situaţiilor financiare anuale, firma a angajat un singur contabil.

În această situaţie nu se poate vorbi de o relaţie între compartimentul financiar-contabil şi celelalte compartimente.

4

Capitolul 2. Studierea aplicaţiilor informatice specifice activităţii financiar-contabile

2.1. Prezentarea aplicaţiilor informatice

Pachetul Contab SQL este un sistem integrat ERP/CRM/SFA ce cuprinde modulele: Administrare, Contabilitate, Gestiune, Mijloace fixe, Salarii, Contracte, Necesar, Diverse, Ajutor.

Softul permite lucrul cu mai multe firme simultan.Evidenţa poate fi ţinută în lei şi în valută (salarii, gestiune, amortizare, balanţă). Funcţionează în versiunea de reţea şi monoutilizator.

Datorită serverului de SQL performant (My SQL) pe care îl foloseşte, permite accesul simultan a sute de utilizatori aflaţi local (în reţeaua întreprinderii), cât şi la distanţă (prin internet, dial-up, VPN).

Contab SQL rulează sub următoarele 2 sisteme de operare: Windows XP Service Pack 3, Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows Server 2003, Windows Server 2008. Pe server poate rula orice sistem de operare acceptat de My SQL (Windows, Linux, FreeBSD, Debian, Centos, Novell). Memoria minimă pe staţii este de 512 Mb RAM, iar pe server de 1 Gb RAM. Pe HDD este nevoie de minim 50 Mb liberi.

IMPORTUL DATELOR DIN ALTE APLICAŢII

În situaţia în care înaintea achiziţionării sistemului de contabilitate, gestiune, mijloace fixe, salarii, s-a folosit un alt soft de contabilitate, specialiştii firmei “COMETA S.R.L.” vor asigura suportul tehnic şi logistic necesar importului datelor în noua aplicaţie.

EXPORTUL DATELOR ÎN ALTE APLICAŢII

Toate listele programului de contabilitate, gestiune, salarii, producţie pot fi exportate în format Excel, HTML, PDF sau DBF pentru a fi utilizate în diverse raportări. Programul de salarii permite exportul automat în programele Administraţiei Financiare sau Ministerului de Finanţe: CAS, şomaj, sănătate, fişe fiscale.Statele de plată vor fi convertite automat în formatul specific băncii cu care se lucrează în situaţia în care se foloseşte plata cu cardul.

5

CLOUD COMPUTING-”CONTAB SQL ÎN NOR”

Se pot stoca datele în datacenter-ul Cometa, astfel vom avea acces la ele de pe orice calculator legat la internet.În loc să cumparam un server (care aduce lunar costuri de întreţinere şi consumă current) pe care să-l ţinem la sediul firmei (unde poate cădea curentul sau conexiunea la internet), putem găzdui datele în “cloud” şi scăpăm de problemele legate de salvări.

2.2. Descrierea unui scenariu de lucru

Introducere facturi sau NIR-uri

Se deschide aplicaţia, se introduce parola, se deschide modulul principal Gestiune.

Al doilea meniu din modulul principal Gestiune şi printre cele mai importante din cadrul programului este cel de Furnizori, care cuprinde: Facturi furnizori şi Liste.

6

În meniul Facturi furnizori se introduc facturile sosite de la furnizori şi Declaraţiile vamale de import (pentru firmele importoare).

Se completează câmpurile Numar factură şi Data, cu numărul, respective data facturii primite.

7

Numar NIR se completează dacă este cazul.

În câmpul DVI/fact.intr. se introduce numarul facturii de material pe care se vor distribui facturile de taxe şi transport.

În câmpul Cod fiscal se introduce codul fiscal al furnizorului, dacă nu, se trece peste acest câmp şi se selectează firma din câmpul Furnizor.

Câmpul Furnizor conţine denumirea Furnizorului care se poate alege din lista ataşată câmpului, dacă furnizorul a fost introdus anterior sau, în cazul unui furnizor nou, se poate introduce apăsând tasta F1. F1 va comuta în meniul de introducere furnizori/clienţi, unde se pot introduce toate datele de identificare ale noului furnizor. La adăugarea unui CUI nou, programul va descărca datele firmei respective din site-ul Ministerului de Finanţe (dacă există conexiune la internet şi a fost activată această opţiune de Administrare/Configurare conexiune la internet). Se selectează şi se revine cu butonul Ieşire în Facturi furnizori.

Câmpurile Judeţ, Localitate, Strada, se vor completa automat când se alege furnizorul din listă.

8

În urmatorul câmp, Cont, se introduce contul de furnizori, sintetic sau analitic, după modul de lucru al fiecărui furnizor.

În cazul în care se bifează câmpul BC, programul va genera automat un bon de consum cu toate materialele aflate pe NIR-ul respectiv.

Câmpurile Valoare, TVA, Total, nu se completează aici, ele vor fi calculate de program după introducere detalii (poziţii) în factură.

Următorul câmp este Cont plătitor în care se poate introduce contul din care se face plata pentru factura respectivă. Apăsând tasta F1 se poate alege contul plătitor respectiv din listă (5121, 5311 sau 542 pentru deconturi). După, se apasă tasta F2 unde se introduc detaliile despre plată: data, documentul (felul,numarul) şi suma plătită.

Câmpul Cont plătitor se foloseşte în cazul facturilor plătite în aceeaşi zi, sau însoţite de chitanţă.Programul va genera automat operatiunea de achitare a facturii respective în modulul Casa/Banca.

Câmpul Explicaţii se completează cu explicaţii privind factura.

În câmpul Zile scadenţă se introduce numărul de zile până la scadenţă. Automat va fi afişată Data scadenţei.

În câmpurile Valută şi Curs valută se introduc valuta şi cursul valutar. Dacă anterior cursul a fost introdus în modulul Administrare, va fi completat automat. La sfârşit se apasă butonul Salvează.După salvare implicit se deschide fereastra de Detalii materiale, al cărei buton se află în partea de jos a ecranului de introducere facturi.

Această fereastră afişează coloanele: Cod produs, Gestiune, Nume, Cantitate, Preţ lei, Valoare şi Preţ valută.

Codul produsului se va selecta din lista ataşată dacă produsul (materialul) a fost introdus anterior în nomenclator sau, dacă produsul este nou, prin apăsarea tastei F1 se deschide în mod automat fereastra de “Introducere coduri gestiune (nomenclator materiale) unde se poate introduce. Acelaşi rol îl are tasta F1 şi în cazul coloanei Nume.

În continuare, se va completa Cantitatea, Preţul şi automat va fi calculată Valoarea.

TVA-ul se calculează automat.

9

Butonul Detalii servicii permite introducerea serviciilor pe factură.

10

Se completează coloanele Cont, Denumire (numele serviciului), Valoarea în lei, Valoarea în valută şi TVA 24%.

În coloana Cont, apăsând tasta F1 se obţine o lista a conturilor existente în balanţă, de unde se poate alege contul dorit.

După introducerea acestor elemente, în fereastra Introducere facturu furnizori sau NIR-uri, câmpurile Valoare, TVA şi Total vor fi completate automat.

11

Capitolul 3. Descrierea principalelor metode de securitate adoptate de firmă pentru a asigura

confidenţialitatea, integritatea şi accesibilitatea informaţiilor financiar-contabile

3.1. Metode de securitate fizică:

Accesul în unitate este prevăzut cu camera de luat vederi Copii ale elementelor de acces (o cheie într-un plic sigilat) există la portar Deschiderea clădirii se face de către portar Holul din incinta firmei este prevăzut cu stingător de incendiu şi trusă de prim ajutor Este interzis accesul cu animale de companie în unitate Fiecare încăpere este prevăzută cu alarmă pentru incendii Accesul este permis în unitate şi în afara programului de lucru Există un plan de evacuare în caz de pericol (incendiu, cutremur etc.)

3.2. Metode de securitate logică:

Contabilul deţine o parolă de identificare pentru accesarea aplicaţiilor unităţii Accesul la documente clasificate este permis doar persoanelor autorizate Calculatoarele sunt prevăzute cu cu aplicaţii antivirus Toate documentele sunt arhivate şi păstrate pe suporturi electronice de stocare Accesul la calculatoare este permis prin introducerea unei parole

3.3. Metode de securitate a personalului:

Interviul de selectare a angajaţilor conţine întrebări referitoare la starea de sănătate, la eventualele probleme cu legea, incidente la fostul loc de muncă

Salariul fiecărui angajat este confidential Contractul de muncă al fiecărui angajat este confidenţial, iar acesta prevede ca la încetarea

colaborării cu angajatul, acesta trebuie să păstreze în continuare confidenţialitatea informaţiilor

12

3.4. Metode de securitate a comunicaţiilor:

Se evită subiectele sensibile în discuţiile telefonice, email-uri sau transmisiile fax Nu se lasă nesupravegheate telefonul mobil si calculatorul

3.5. Metode de securitate legislativă:

Toţi angajaţii vor avea făcut instructajul de protecţie a muncii la zi Tot personalul operativ va avea echipamente de securitate a muncii

Principii de bază

Metode de securitate

Confidenţialitate Integritate Accesibilitate

Securitate fizică Existenţa unui portar

Apariţia inevitabilelor erori umane

Spaţiile sunt prevăzute cu lacăte şi încuietori, iar cheile pentru deschiderea acestora se găsesc doar în posesia administratorului şi portarului

Securitate logică Contabilul trebuie să-şi securizeze calculatorul (parola, aplicaţii antivirus)

Funcţionarea defectuoasă a softului cu care se operează

Accesul la documentele clasificate este permis doar persoanelor autorizate

Accesul la calculatoare este permis prin introducerea unei parole

Securitatea personalului

Salariul fiecărui angajat este confidenţial

Contractul de muncă al fiecărui angajat este confidenţial

Administratorul să nu modifice datele despre anumiţi angajaţi sau să şteargă anumite documente fară acordul contabilului

Angajatul să nu permită folosirea de către persoanele neautorizate a aparatelor din cadrul firmei

Securitatea comunicaţiilor

Se evită subiectele importante la telefon, prin email

Să nu existe erori în transmiterea, receptarea

Nu toţi angajaţii au acces la anumite parole şi informaţii

13

Angajatul se obligă să nu divulge metodele de lucru din cadrul firmei

informaţiilor din cadrul firmei

Securitatea legislativă Angajatul a semnat un contract de confidenţialitate

Toţi angajaţii vor avea făcut instructajul de protecţie a muncii la zi

Modul de lucru din cadrul firmei este realizat conform legii

Angajaţii au accces la informaţii cu privire la legislaţie

14