Informarea în negocierile internaţionale

Informarea are un rol important în negociere şi prin felul în care este “dozată“ atunci când

este transmisă şi prin repetarea ei într-un anumit scop. De exemplu, o idee care apare pentru prima

dată în discuţie ar putea să şocheze şi să genereze rezistenţă, dar repetând-o, o dată instalată

obişnuinţa, va genera o rezistenţă tot mai slabă, puterea de convingere crescând. Ideile noi,

schimbarea, în general, se acceptă mult mai uşor dacă sunt introduse în paşi mici, consecutivi.

Pentru a stabili obiectivele negocierii, avem nevoie de o mare cantitate de informaţii. Unele

informaţii vor fi disponibile pe parcursul perioadei de pregătire, altele vor trebui adunate pe durata

primelor etape de discuţii.

Întocmirea dosarelor de negociere

Documentele-suport ale negocierii reprezintă un set de documente care au rolul de a sprijini

negocierile propriu-zise. Principalele documente-suport elaborate în faza de pregătire a

negocierilor se referă la:

planul de negociere;

dosarele de negociere pe domenii de competenţă: etnic, comercial, de conjunctură

de piaţă, concurenţa, bonitatea partenerului, sursele de finanţare;

agenda de lucru;

calendarul negocierilor;

bugetul negocierilor;

proiectul de contract, redactat în limba romană, în limba partenerului de negociere

şi într-o limbă de circulaţie internaţională, accesibile amîndurora.

Planul de negociere conduce la creşterea şanselor de succes, prezentînd următoarele

avantaje :

- în primul rînd, planul va permite concretizarea corectă a obiectivelor proprii, iar pe

parcursul negocierilor devine posibil să se urmarească devierile de la gîndirea originală şi

reorientarea în structura acesteia pentru rundele urmatoare de tratative;

- în al doilea rînd negocierea pe echipe presupune ca întregul grup să urmeze planul elaborat

armonizîndu-şi poziţiile, astfel încît să nu apară fisuri datorate unor divergenţe ce pot fi speculate

de adversari ;

- în al treilea rînd, scrierea gîndurilor pe hîrtie permite sintetizarea problematicii şi evitarea

unor contradicţii în exprimare.

Planul de negociere identifică şi prezintă cel puţin următoarele elemente:

• definirea precisă a obiectivului sau a obiectivelor negocierii;

• precizarea limitelor minime sau maxime acceptabile pentru fiecare dintre obiective;

1

• stabilirea poziţiilor de negociere - în principal, pe cele de întrare, de ieşire şi desfăsurarea

lor pe momente de accord sau de divergenţă cu partenerul;

• componenţa echipei de negociatori, rolurile coechipierilor şi limitele lor de

competenţă;

• termenele calendaristice cheie, durata, succesiunea rundelor, momentele de început

şi sfîrşit;

• propuneri pentru ordinea de zi, pentru acceptarea sau refuzul auditoriului, pentru alegerea

şi amenajarea locului negocierilor, pentru schemele de plasament la masa tratativelor;

• variante de formulări, propuneri argumentate, obiecţii şi contraargumente;

• posibilităţi de compromise şi responsabilităţi individuale la nivel de echipă;

• atitudinea generală, căile, strategiile şi tacticile ce urmează a fi adoptate.

Articularea planului de negociere are nevoie de informaţii pertinente privind personalitatea

partenerului de negociere, stilul său personal, profesia, pasiunile, înclinaţiile etc. Planul de

negociere este construit după analiza atentă a tuturor documentelor-suport alcătuite în faza de

pregătire.

Informaţia

Informaţia, indiferent de natura ei (nevoile, interesele, dorinţele şi constrîngerile

adversarului, date biografice despre el şi familie, competenţa profesională, performanţe în muncă,

etc) este o resursă importantă în negociere, mai ales atunci când nivelul de încredere reciprocă

este redus.

Acţiunea de strângere a informaţiilor trebuie începută cu mult timp înainte de negocierea

propriu-zisă. Informaţia poate fi strânsă de la oricine îl cunoaşte pe adversar sau a lucrat sau

negociat cu el. O bună sursă de informaţii sunt concurenţii lui. Se pot obţine, de asemenea,

informaţii chiar de la adversar pe parcursul negocierii, dacă se adoptă un stil de comunicare ce nu

generează starea defensivă şi nu trezeşte nici o banuială. Indicii în legătură cu ce se întâmplă de

partea adversarului pe parcursul discuţiilor se pot obţine dacă se acordă atenţie mesajelor

nonverbale, inclusiv celor paraverbale.

Pregatirea temeinică a negocierii presupune o largă informare cu privire la evoluţiile din

economia internă şi la cele referitoare la piaţa internaţională, studierea partenerilor, a situaţiei

economice a acestora, a motivaţiilor pentru afacerile economice ce vor face obiectul tratativelor şi

chiar a unor trăsături şi obiceiuri personale ale lor.

Un sistem informaţional adecvat este o condiţie esenţială în reuşita negocierilor în general.

Tipologia informaţiilor este una complexă, o clasificare a acestora fiind o încercare destul de

dificilă. Pornindu-se de la o serie de criterii, se poate face totuşi urmatoarea clasificare a

informaţiilor:

2

a) în funcţie de sursa obţinerii există informaţii primite din surse interne şi din surse externe,

modalităţile concrete de culegere a acestor informaţii fiind diferite;

b) după obiectul informaţiilor acestea se referă la situaţia economică mondială, la piaţa

externă de unde provine partenerul de negociere, precizia informaţiilor obtinute (în detaliu,

incomplete, cu grad redus de precizie şi detaliere, vagi etc.), veridicitatea sau chiar dificultatea

obtinerii acestor informaţii.

Pe de alta parte însă în orice gen de negociere, vor exista două canale de obţinere a

informaţiilor: unul direct, formal şi care consta în schimbarea de informaţii la masa tratativelor şi

un al doilea tip de canal, cel indirect, prin intermediul căreia urmează a se obţine informaţii

colaterale, neoficiale, informale.

Culegerea informaţiilor este o operaţiune destul de dificilă şi mai ales plină de

responsabilitate. De regulă informaţiile se vor obtine prin urmatoarele modalităţi:

a) informaţii oferite, de genul prospectelor, cataloagelor, comunicatelor din mass-media,

ştiri privind relaţiile partenerului etc;

b) informaţii voalate, respectiv date privind cifra de afaceri, tehnologiile de fabricaţie

utilizate, intenţiile viitoare ale partenerului de negociere;

c) informaţii de uz intern, respectiv o serie de informaţii confidenţiale sau date asupra

proceselor şi fenomenelor ce pot influienţa mediul economico- social în care îşi desfăşoară

activitatea viitorul partener de negociere sau de afaceri;

d) informaţii secrete, obţinute prin căi diferite, mai mult sau mai puţin corecte.

În negocieri există destule cazuri în care părţile folosesc aşa zisa politică a uşilor deschise,

potrivit căreia „orice client are dreptul să cunoască foarte bine ceea ce cumpară". De fapt, politica

uşilor deschise este destinată nevoii partenerului de negociere şi de a şti, de a cunoaşte. El poate

face orice fel de investigaţii, poate întreba orice şi pe oricine. O asemenea politică nu înseamnă

nicidecum un gest de generozitate, o mărinimie, ci se datorează mai ales presiunii exrcitate de

concurenţă. De multe ori, o astfel de politică este cu adevarat eficientă, permiţînd partenerului de

negociere pentru început, şi apoi celui de afaceri, să vadă, să se convingă ce afacere bună poate să

încheie.

Aşa cum arată dr. Dan Voiculescu, autorul unora dintre primele lucrări despre negociere

tipărite în ţara noastră, dar şi prestigios om de afaceri, negocierea este puternic influenţată de

„deosebirile care există între prevederile legale din diferite zone ale lumii", autorul exemplificînd

prin „diferenţele între legislaţiile de tip anglo-saxon şi cele de tip francez, sau dintre acestea şi

cele ale ţărilor islamice. În afara diferenţelor fundamentale dintre legile naţionale, se poate

constata chiar un mod diferit de interpretare şi aplicare a acestor legi ceea ce complică şi mai mult

lucrurile„.

3

Un rol anume îl deţine în negocieri şi capacitatea de cunoaştere a cutumelor naţionale sau

regionale şi de adaptare la acestea. O stîngăcie determinată de ignorarea unor simple tradiţii

locale, poate bloca un proces de negociere. Prin urmare, pe langă studierea legislaţiei naţionale,

este necesară o studiere aprofundată a caracteristicilor regionale şi etnice, a obiceiurilor şi

elementelor specifice, urmînd ca numai în funcţie de acestea să adopte stilurile de negociere

individuale, concrete, cele mai adecvate.

Determinarea capacităţii pieţei şi delimitarea segmentului de piaţă căruia i se adresează

produsele, posibilităţile de distribuţie, condiţiile economice şi tehnice de promovare a vînzărilor,

modalităţile de comercializare, de plată, de transport, de asigurare, sunt alte elemente asupra

cărora trebuie să se concentreze cercetarea necesară pregătirii negocierii.

O mare importanţă o prezintă cunoaşterea stării economice şi financiare a partenerului,

solvabilitea şi reputaţia comercială a acestuia, identificarea surselor de finanţare.

Ca atare, înainte de a trece la masa tratativelor este absolut necesar să se culeagă informaţii

cît mai multe şi mai ales cît mai sigure despre situaţia economică şi metodele folosite în afacerile

economice de viitorii parteneri de negociere, despre particularităţile personale şi ale mediului

cultural în care s-au format.

De asemenea, este necesară documentarea asupra concurenţei potenţiale, atît în ideea unor

eventuale cooperări, cît şi a găsirii metodelor adecvate de a face faţă acestei concurente, a

combaterii unor acţiuni de concurenţă neloială.

Totodată, trebuie făcută o distincţie între concurenţa locală şi cea de sorginte internaţională,

poziţia statelor fiind adeseori total diferită faţă de acestea.

Toate aceste obiective ale cercetării necesită stabilirea surselor celei mai bune informaţii,

îmbinîndu-se studiile livreşti, cu cele din surse directe. De asemenea, o atenţie deosebită trebuie

acordată modului de prelucrare şi agregare a materialului şi, evident, utile viitoarelor negocieri

chiar pe termen lung.

Surse de informare din ţară

Compartimente de conjunctură-marketing şi servicii operative din cadrul întreprinderilor

cu activitate de comerţ exterior; Institutul de economie mondială; Institute de cercetări şi

proiectări; Direcţii de specialitate din ministere; Studii de conjunctură; Studii de piaţă; Studii de

produs; Studii de marketing.

Surse oficiale de informaţii

O.N.U. cu organismele sale specializate; Publicaţii, anuare, rapoarte, sinteze etc.;

Organisme şi organizaţii internaţionale; Autorităţi centrale şi locale din diferite ţări; Organisme

economice internaţionale; Camere de comerţ şi industrie; Asociaţii ale exportatorilor; Servicii

4

de urmărire a presei; Institute de marketing şi conjunctură; Institute de învăţământ superior;

Redacţiile unor ziare şi reviste; Biblioteci, internet etc.;

Informaţii oferite

Prospecte, cataloage; comunicate de presă; ştiri privind relaţiile de afaceri; legi şi

reglementări publicate; reclame, prospecte; publicitate; parteneri potenţiali; date statistice

publicate;

1. Informaţii volante Cărţi de telefon; Enciclopedii, studii; Date publicitare; Tabele de preţuri; Date publicate în

ziare, reviste şi în presa de specialitate;

Ştiri şi reportaje radio şi TV;

Preţuri, cotaţii şi cursuri practicate la burse;

Aceste informaţii pot fi obţinute prin: Documente şi cercetare de birou; Solicitare la sursă prospecte şi

cataloage; Chestionarea partenerilor de pe piaţă; Cumpărarea publicaţiilor respective; Schimb de informaţii (mese rotunde,

cluburi, asociaţii ale exportatorilor, târguri şi expoziţii).

2. Informaţii voalate Date privind cifra de

afaceri; Procese de fabricaţie

utilizate; Intenţii viitoare de

export, import, investiţii; Preţuri practicate la

nivele diferite de distribuţie.

Aceste informaţii pot fi obţinute prin: Elaborarea de combinaţii a diferitelor

combinaţii obţinute; Examinarea, sub diferite aspecte, a

produselor concurenţei (evidenţierea punctelor *tari* şi *slabe*.

3. Informaţii de uz intern Date asupra unor

fenomene care pot influenţa piaţa; Informaţii

confidenţiale (comisioane plătite, agenţi şi comisionari utilizaţi).

Aceste informaţii pot fi obţinute prin: Cercetări de opinie; Cercetări de piaţă; Anchete pe bază de chestionare; Discuţii cu parteneri de afaceri.

4. Informaţii secrete Metode de penetrare

pe piaţă; Reţele de distribuţie

utilizate; Scheme de organizare; Contracte, bonificaţii,

politici comerciale; Strategii de marketing.

Aceste informaţii pot fi obţinute prin: Relatări ale foştilor angajaţi; Ameninţarea cu crearea unor

probleme pe piaţă; Oferirea de contra servicii sau

cadouri

Toate aceste condiţii sunt luate în considerare pentru definitivarea strategiei de negociere, a

comportamentului vis-a-vis de viitorii parteneri de negociere, a stilului de negociere şi a duratei

comunicaţiilor în negocieri etc. Puterea de negociere va fi determinată, într-o măsură apreciabilă

de volumul şi mai ales de calitatea informaţiilor privind partenerul de negociere, organizaţia pe

5

care acesta o reprezintă, atitudinea lui faţă de obiectul negocierii. Practic însă, este aproape

imposibil să poţi avea toate informaţiile privind partenerul de negociere. Sunt însă o serie de

probleme pe care negociatorul trebuie să şi le pună înainte de începerea negocierii.

Negocierea internaţională pune în lumină un anumit număr de puncte sensibile:

- pregătirea trebuie să fie meticuloasă, riguroasă în conţinutul tehnic, aprofundată sub aspect

psihologic, lucidă şi ingenioasă din punct de vedere strategic;

- logistica este de o importanţă mărită şi negociatorul trebuie să-i consacre cîteva reflecţii

înainte de a ajunge la destinaţie;

- alegerea negociatorului sau a delegaţiei este crucială, trebuie persoane cu experienţă,

cunoascătoare a mijloacelor şi dosarelor, cu o reputaţie favorabilă şi o credibilitate solidă.

6