Importanta comunicari intr-un proiect

Comunicare cooperare si coordonare Etapele planificarii unui proiect

Comunicarea este procesul prin care se schimba informatie intre indivizi utilizandu-se un sistem comun de simboluri, semne sau comportamente.

Comunicarea reprezinta una dintre verigile de baza ale eficientei la locul de munca si nu numai.n cadrul unei companii deseori aceast problema este trecut cu vederea , n acest mod lund nastere piedici n calea comunicrii eficiente. Putem clasifica modurile de comunicare astfel:-comunicarea operaional include ntreg ansamblul de mesaje ce-I leag pe angajaii organizaiei n aciunile de nfaptuire a planului ei.-comunicarea instituional se definete preciznd modalitatea optim de funcionare a sistemului de comunicare: ntre cine se desfoar comunicarea ,care structuri ocup un loc central i care sunt marginale n procesul de comunicare. Una dintre cele mai importante forme de comunicare o reprezint comunicarea interpersonal.Membrii sistemului relaioneaz continuu nu numai n cadrul profesional ,s-ar putea spune n acest context c , de fapt comunicarea interpersonal este parte a comunicrii informale.

Folosind o comunicare eficient se poate vorbi despre cooperarea ntre departamente ,ntre colegi i ntre diferite trepte ale ierarhiei n cadrul companiei fr a exista bariere n exprimarea opiniilor ,susinere ideilor i atingerea scopurilor comune.

n vederea unei bune cooperari se impune un sistem de feedback care s monitorizeze efectele deciziilor asupra echipei,asupra proiectului dar nu n ultimul rnd asupra modului n care este afectat imaginea companiei ,pozitiv sau negativ .

Echipa este cel mai important factor ce influeneaz dezvoltarea companiei i elementul care poate asigura succesul i atingerea obiectivelor.Pentru o bun cooperare trebuie cultivat un snatos spirit de echip ,fiecare membru primind recunoaterea eforturilor i ncurajarea aciunilor inovatoare ce pot influena n mod pozitiv echipa.

Coordonarea resurselor ,a forei de munc , i a timpului disponibil este o necesitate vital n atingerea obiectivelor i bunul mers al companiei. Astfel este nevoie de implementare unei ierarhizri bazat pe competene i abiliti care s asigure eficiena activitior.

Nu trebuie uitat rolul leader-ului , probabil unul dintre cele mai complexe roluri din cadrul unui sistem organizatoric.Aceast funcie stabilete direcia de desfurare a aciunilor echipei , mparte sarcini i analizeaz rezultatele n vederea lurii msurilor de corectare sau de ncurajare a modului de lucru al echipei.

Pentru a exista o coordonare a echipei ct mai eficient nu trebuie neglijat pregatirea ,care trebuie s fie continu , deoarece problemele care apar sunt ntotdeauna compexe i neprevzute , coordonatorul fiind dator echipei cu o viziune ct mai clar asupra evenimentelor i cu soluii sigure ct mai echitabile pentru companie,echip i proiect.

Initierea, proiectarea, contractarea, punerea in opera si utilizarea unui obiect de constructii necesita corelarea eforturilor tuturor partilor implicate: beneficiar, autoritatea publica, proiectant, consultanti, contractanti si subcontractanti, utilizator. Pentru succesul proiectului de constructii existenta unei comunicari eficace intre acestia este un element vital

De asemenea, pentru managerul de proiect, abilitatile in domeniul comunicarii sunt esentiale, acesta urmand sa medieze interesele partilor implicate si sa realizeze obiectivele proiectului prin intermediul echipei pe care o conduce.Dintre partile implicate in proiect cu care managerul de proiect trebuie sa intretina o comunicare directa si continua cea mai importanta este relatia cu beneficiarul. Prezentam cateva recomandari pentru asigurarea unei comunicari eficace cu acesta:Informati beneficiarul in legatura cu orice aspect care are sau ar putea avea impact asupra termenului de executie, costului sau calitatii lucrarilor.Nu utilizati doar rapoartele formale pentru a-l informa pe client. Este recomandabil ca managerul de proiect sa tina in mod regulat legatura cu beneficiarul prin telefon sau vizite.Daca apare o problema informati clientul chiar daca nu aveti inca o solutie. Acesta ar putea sa ajute in rezolvarea problemei.Asigurati-va ca orice nelamurire sau problema a beneficiarului va primi un raspuns. In acest scop poate fi desemnata o persoana care sa se ocupe de acest aspect si sa raporteze managerului de proiect solutiile pe care le-a gasit. Pana la gasirea solutiei informati-l pe beneficiar in legatura cu stadiul cercetarilor referitoare la problema pe care a formulat-o.Clientul trebuie sa fie multumit de progresul si rezultatele proiectului. Importanta comunicarii pentru managementul proiectelor este subliniata si de specialistul american Richard W. Sievert: O mare parte a frictiunilor si ineficientei in relatiile de munca din cadrul proiectelor de constructii se datoreaza comunicarii ineficace. In aproape toate cazurile, interpretarea gresita a unui desen de executie din proiectul tehnic sau a unui ordin de modificare a proiectului din partea beneficiarului, nerespectarea termenului de executie, neindeplinirea sau realizarea incorecta a unor instructiuni este rezultatul unui esec in comunicare

Etapele unui proiect sunt:conceperea proiectului;planificarea proiectului;implementarea proiectului;evaluarea/controlul si revizuirea proiectului.

Etapele de planificare, executie si control fac parte din ciclul de viata al proiectuluiIn etapa de concepere a proiectului, managerul, membrii echipei de proiect se intalnesc pentru a confirma faptul ca realizarea unui astfel de proiect va rezolva o problema existenta care a fost identificata punand bazele procesului de planificare.

Activitatile care vor fi realizate in aceasta faza vor fi:-identificarea problemei-analiza problemei-identificarea solutiilor posibile de rezolvare a problemei identificate-selectarea celei mai bune solutii-definirea scopului si a obiectivelor proiectului -definirea intereselor stakeholderilor -alegerea membrilor echipei de proiect-o analiz preliminar cost/beneficiuPlanificarea cea mai importanta etapa a proiectului reprezentand inceputul ciclului de viata pentru proiectul respectiv. Succesul unui proiect rezulta dintr-o planificare, o buna executie si un control eficient.Planificarea este etapa proiectului in care se vor gasi modalitatile prin care cerintele specificate de beneficiar sa poata fi puse in practica. Activitatile care se vor realiza sunt:detalierea scopului;prezentarea jaloanelor (milestones = finalitatea unor activitati dintr-o anumita categorie bine definita);definirea activitatilor si descrierea secventei lor de derulare;identificarea resurselor financiare, materiale si umane necesare;dezvoltarea unui grafic de timp (timetable);stabilirea ipotezelor de lucru si realizarea unor studii de fezabilitate (financiar, socio-economic);Impartirea proiectului in diverse sarcini de realizat este necesara din mai multe motive:proiectul apare ca o insiruire logica de activitati care ajuta la determinarea graficului optim de timpactivitatile vor fi mai usor de controlat si evaluat;se determina usor necesarul de personal si calificarile acestuia in raport cu ceea ce este necesar in cadrul proiectului;In aceasta etapa, se realizeaza analiza SWOT pentru beneficiar solicitant, relevand conditiile mediului intern si a celui extern.Implementarea proiectului va cuprinde activitati ca monitorizare, managementul riscurilor din cadrul proiectului, finalizarea proiectuluiIn etapa de evaluare a proiectului, va fi conceputa strategia de evaluare, relevandu-se modalitatile de evaluare, durata si persoanele care vor efectua aceasta evaluare.

n concluzie ,comunicare ,cooperarea si coordonarea reprezint cheia succesului n cadrul unei companii i problemele aprute trebuie rezolvate ct mai repede, deoarece persistarea hibelor n comunicare afecteaz n mod direct cooperarea, i coordonarea devine ineficient.