S.C. OVM-ICCPET S.ACalea Rahovei nr. 266 - 268, Cod 050912, sector 5, Bucuresti, Romania Tel. 021-405 77 50/ Fax: 021-405 77 77, e-mail: iccpet@ovm-iccpet.ro Aprobat Director general Josef Karl Dumele

Exemplar controlat nr. Exemplar necontrolat

Cod :

ICMS 5.5.3

COMUNICAREVerificat: Elaborat : RMCMS RC

Standard aplicabil : SR EN ISO 9001:2008; SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008 Editia / Revizia : 2/0

ecol. Ionica Persu ing. Ciprian-Gabriel Chisega-Negril 03.01.2011

Intr n vigoare :

Prezentul document este proprietatea exclusiv a SC OVM-ICCPET SA Multiplicarea, difuzarea, utilizare partial sau total a acestui document fr aprobarea scris a SC OVM-ICCPET SA este interzis. 2011

F 4.2.3/1-1,Rev. 0

SC OVMICCPET SA

INSTRUCIUNE Cod: ICMS 5.5.3 COMUNICARE LISTA DE CONTROL A EDITIILOR SI REVIZIILOR

Pag. : 2/ 6 Ediia 2, Rev. 0 Data : 03.01.2011

Nr. crt. 1 2 3

Ed./Rev. 1/0 2/0

Data revizuirii 30.04.2009 03.01.2011

Cauza revizuirii

Descrierea pe scurt a coninutului modificrilor Redactare iniial

Modificri majore n organigram

Instruciunea are ca scop definirea procesului de comunicare interna in cadrul OVM-ICCPET SA si a modalitatilor de comunicare utilizate pentru a se realiza comunicarea referitoare la eficacitatea i performana SM. Procedura reglementeaza de asemenea comunicarea cu partile externe interesate de mediu si SSM, cu urmatoarele exceptii: - comunicarea cu autoritatile abilitate in cazul unor evenimente face obiectul procedurilor specifice de SSM privind incidentele, accidentele. - comunicarea cu clientul privind analiza comenzii si executia contractelor este reglementata de instruciunea Managementul relatiei cu clientul cod ICMS 7.2. Aceasta Instruciune se aplica de catre angajatii SC OVM ICCPET SA pentru comunicarea interna si in relatiile cu partile externe SC OVM-ICCPET SA, comunicare referitoare la problemele de calitatemediu-SSM. 2.1. Definitii Comunicare - proces de transmitere a informatiilor, sub forma mesajelor simbolice, intre doua sau mai multe persoane, unele cu statut de emitator, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice. Feedback aciune de rspuns a unui receptor fat de solicitarea emitorului prin care emitorul afl stadiul de ndeplinire a acesteia. NOTA O prezentare mai detailata a notiunilor legate de comunicare se afla in anexa A a acestei proceduri. Sanatate si securitate ocupationala conditii si factori care afecteaza sau ar putea afecta starea de sanatate si securitatea angajatilor sau altor lucratori (inclusiv personal temporar angajat si personal subcontractat) a vizitatorilor sau a oricarei alte persoane aflate la locul de munca 2.2. Prescurtari SM sistemul de management integrat RMCMS reprezentantul managementului pentru calitate-mediu-SSM RC responsabilul calitatii RM responsabilul de mediu RSSM responsabil SSM SSM - sanatatea si securitatea muncii 3.1 Documente de referinta 3.1.1. Standardul SR EN ISO 9001 - ultima editie - Sisteme de management al calitii. Cerine. 3.1.2. Standardul SR EN ISO 14001 - ultima editie - Sisteme de management de mediu. Cerine cu ghid de utilizare 3.1.3. Manualul managementului integrat al calitatii-mediului-SSO, cod MM OVM-ICCPET 3.1.4. SR OHSAS 18001 - ultima editie - Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale. Cerinte 3.2. Documente conexe 3.2.1. Nu se aplica 1. In cadrul SC OVM ICCPET SA se utilizeaza urmatoarele modaliti de comunicare: - e-mail-ul - plasarea informatiei ntr-un folder share-at din propriului calculator, unde poate fi consultata in reteaua de calculatoare de potentialii receptori ai acesteia - consultarea INTERNET-ului in scopul de a culege informatii utile pentru indeplinirea sarcinilor de serviciu - notele interne pe hartieF 4.2.3/1-1,Rev. 0

1.SCOP I DOMENIU

2.DEFINIII I PRESCURTRI

3. DOCUMENTE DE REFERIN SI CONEXE

4. DESCRIEREA PROCESULUI

SC OVMICCPET SA

INSTRUCIUNE Cod: ICMS 5.5.3 COMUNICARE

Pag. : 3/ 6 Ediia 2, Rev. 0 Data : 03.01.2011

- telefonul - comunicarea verbala directa 2. Tipurile de informatii din SC OVM ICCPET SA sunt urmatoarele: - de interes general pentru angajati sunt informatii care vizeaza pe toata lumea si in aceasta categorie se pot incadra : anuntul de modificare a denumirii societatii din SC ICPET CERCETARE SA in SC OVM ICCPET SA, hotararea conducerii de a se recupera in week-end unele zile, care vor fi acordate ca zile de odihna in alta perioada a anului, etc. - cu destinatie specificata informatii care se adreseaza unei persoane sau grup de persoane clar definite, ca de exemplu comunicarea unor informatii necesare echipei ce efectueaza sarcini in cadrul unui contract. - destinate persoanelor care au nevoie sa foloseasca informatiile respective Fiecare angajat al societatii care intra in posesia unei informatii care poate influenta activitatea societatii, are obligatia sa o faca cunoscuta sefului entitatii organizatorice. Acesta va analiza informatia si cu deplina responsabilitate va decide caror functii este necesara difuzarea informatiei primite. Criterii de analiza a informatiei : importanta, complexitatea, natura, urgenta si noutatea acesteia. 3. Comunicarea cu clientul, respectiv prile interesate de performana de mediu/SSO a SC OVM-ICCPET SA 1. Comunicarea cu clientul, respectiv alte pri interesate de performana de mediu/SSM a SC OVM-ICCPET SA are in vedere informatii referitoare la: - cerintele si asteptarile acestora; - tratarea cererilor de oferta, a contractelor sau comenzilor; - amendamentele la contracte, comenzi, cereri de oferta; - feedback-ul de la client/partea interesat, inclusiv reclamatiile acesteia; - comunicarea politicii calitii , a politicii de mediu si politicii de SSM; - comunicarea referitoare la aspectele de mediu, respectiv gestionarea riscurilor de SSM semnificative ale SC OVM-ICCPET SA Comunicarea externa referitoare la mediu si SSM se poate face din propria initiativa sau la solicitarea partilor interesate. In cadrul procesului de comunicare cu alte parti interesate se are in vedere: - comunicarea cu autoritatile si cu alte parti externe interesate si luarea in considerare a preocuparilor acestora; - modul cum se procedeaza la primirea, documentarea si raspunsul la informatiile si cererile primite de la partile externe interesate; - informarea corespunzatoare din punctul de vedere al impacturilor semnificative asupra mediului, respectiv riscurilor de SSM pe care le pot genera activitatile organizatiei si inregistrarea deciziilor; - comunicarea necesara cu autoritatile publice privind planurile pentru situatii de urgenta si alte probleme relevante. Informatiile transmise in exterior referitor la efectele asupra mediului/riscurile de SSO implicate ale activitatilor desfasurate, precum si posibilele situatii de urgenta, sunt clare si simple. Catre autoritatile publice se transmit planuri referitoare la situatii de urgenta. Pentru autoritati se dau informatiile, care se cer in conformitate cu legislatia in vigoare. 2. La receptia informatiei de la sursa, primitorul stabileste daca informatia are destinatar. a. Destinatarul informatiei este specificat. 1. Daca destinatarul este specificat, atunci primitorul transmite suportul informatiei catre destinatarul acesteia. 2. Daca primitorul informatiei este chiar destinatarul acesteia atunci indeplineste urmatoarele : 1. Subalternul, consulta informatia si isi formeaza un punct de vedere asupra continutului acesteia, dupa care o transmite, prin canalul cel mai adecvat, catre seful entitatii organizatorice, din care face parte, impreuna cu punctul sau de vedere. 2. Seful entitatii organizatorice, consulta informatia si isi formeaza un punct de vedere asupra continutului acesteia, dupa care decide daca informatia implica doar entitatea organizatorica, pe care o conduce, sau daca informatia implica si alte entitati organizatorice din SC OVM ICCPET SA. 3. In cazul in care informatia implica doar EO, pe care o conduce, stabileste modul de valorificare al informatiei, dupa care comunica informatia, subalternilor implicati. Acestia, proceseaza informatia (informatiile primite) si emit o noua informatie, care este verificata si validata dupaF 4.2.3/1-1,Rev. 0

SC OVMICCPET SA

INSTRUCIUNE Cod: ICMS 5.5.3 COMUNICARE

Pag. : 4/ 6 Ediia 2, Rev. 0 Data : 03.01.2011

cum stabilesc procedurile SM de catre seful entitatii organizatorice sau de catre membri CTE. In continuare, se emite informatia spre client/ partea interesata. In cazul in care informatia implica si alte EO, seful entitatii organizatorice comunica informatia catre DG, impreuna cu punctul de vedere format in urma analizarii continutului acesteia. 4. Directorul general al SC OVM ICCPET SA stabileste daca se valorifica si in ce mod se valorifica informatia, dupa care comunica informatia catre sefii EO implicate si, ierarhic, personalului implicat, informatia care trebuie procesata pentru a obtine informatie noua. b. Destinatarul informatiei este nespecificat. 1. Daca destinatarul informatiei nu este specificat, primitorul va transmite suportul informatiei catre directorul general al SC OVM ICCPET SA, fara a consulta informatia. Este inregistrata orice informatie comunicata de catre client/partea interesat receptionata prin: - contact direct; - convorbire telefonica; - fax; - corespondenta; - e-mail. 2. Se intocmeste o nota de comunicare (cod formular F 7.2.3-1) care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente: - client/partea interesat; - data si ora; - persoana de contact client/parte interesat; - subiectul; - informatiile comunicate; - destinatarul comunicarii; - persoana care a realizat contactul cu clientul/partea interesat. 4. Comunicarea interna 1. Comunicarea interna are in vedere informatii referitoare la eficacitatea i performana de mediu/SSM a SM. Acestea includ cel putin urmatoarele: - angajamentul managementului; - politica si obiectivele calitatii; - politica, obiectivele i intele de mediu; - politica i obiectivele de SSM; - programele de mediu/SSM implementate n societate; - aspectele de mediu (inclusiv cele semnificative) i impacturile de mediu ale societii; - pericolele i riscurile de SSM ale societii; - informaii referitoare la controlul operaional, pregtirea pentru situaii de urgen i capacitatea de rspuns; - analizele efectuate de management; - responsabilitati; - informaii despre cerinele legale i de reglementare; - satisfactia clientului; - incercare si validare; - date referitoare la masurarea proceselor; - rezultatele auditurilor interne; - neconformitatile identificate, tendinte; - actiuni de imbunatatire, corective si preventive; - performantele in domeniul calitatii; - performanele de mediu/SSM ale societii; - performantele generale ale activitatii firmei; - decizii si note interne. 2. Managementul de varf valideaza dupa cum este necesar, politica in domeniul calitatii, obiectivele calitatii, cerintele referitoare la calitate, politica de mediu, obiectivele i intele de mediu i cerinele referitoare la mediu, politica de SSM i obiectivele de SSM. 3. RMCMS in colaborare cu sefii EO informeaza personalul SC OVM ICCPET SA, pe niveluri ierarhice, despre politica calitii, respectiv de mediu/SSM, obiectivele calitii, cerintele referitoare la calitate, obiectivele i intele de mediu, obiectivele de SSM i cerinele referitoare la mediu/SSM, cel putin prin afisarea acestora in incaperile de lucru. De asemenea personalul SCF 4.2.3/1-1,Rev. 0

SC OVMICCPET SA

INSTRUCIUNE Cod: ICMS 5.5.3 COMUNICARE

Pag. : 5/ 6 Ediia 2, Rev. 0 Data : 03.01.2011

OVM ICCPET SA este instruit de lectori competenti, referitor la cerintele SM. Instruirea se incheie prin completarea unor teste de cunostinte dobndite, care se pastreaza de Responsabilul cu instruirea al SC OVM-ICCPET SA. 4. Sefii EO isi informeaza subalternii despre stadiul realizarii obiectivelor calitatii, a obiectivelor i intelor de mediu i a obiectivelor de SSM si impreuna cu RMCMS analizeaza feed-back-ul emis de catre personal, pentru a stabili daca propunerile contribuie la imbunatatirea SM. 5. In urma sugestiilor, pozitive, ale personalului, RMCMS si EO implicate initiaza actiuni de imbunatatire a SM, care se pot traduce in practica prin modificarea documentatiei SM 5. Feedback-ul comunicrii 1 Informaiile de feedback, verificate si validate, se transmit n cel mai scurt timp posibil solicitantului. 5.1. DIRECTORUL GENERAL 1. Este responsabilul procesului Strategia SMICMS in care se incadreaza si aceasta procedura de proces 2. Asigura resursele financiare necesare constituirii resurselor tehnice necesare comunicarii interne si externe. 3. Primeste toate informatiile al caror destinatar este SC OVM-ICCPET SA si stabileste in ce mod se vor valorifica informatiile. 4. Comunica sefilor EO implicate modul in care se va valorifica informatia. 5. Primeste si analizeaza feed-back-ul, in forma scrisa, de la personal, referitor la politica, obiectivele si cerintele referitoare la calitate-mediu-SSO. 5.2. SECRETARIATUL 1. Asigura receptia, inregistrarea si transmiterea informatiilor de la si catre destinatari. 5.3. SEFUL EO 1. Primeste de la subalternul, care este destinatarul unei informatii, informatia si punctul de vedere al acestuia despre continutul informatiei. 2. Decide daca informatia primita implica si alte EO din SC OVM-ICCPET SA, sau daca informatia implica doar EO pe care o conduce. 3. In cazul in care informatia implica doar EO pe care o conduce stabileste modul in care se valorifica informatia si o comunica, ierarhic, subalternilor implicati. 4. Daca informatia implica si alte EO, comunica informatia si punctul sau de vedere (format in urma analizarii continutului acesteia) catre directorul general al SC OVM-ICCPET SA. 5. Impreuna cu subalternii implicati participa la procesarea informatiei, cu emitere de informatie noua, in consecinta. 6. Participa impreuna cu membrii CTE la verificarea informatiei noi sub forma de lucrari elaborate de SC OVM-ICCPET SA si la validarea acesteia. 7. Informeaza personalul din cadrul EO pe care o conduce despre stadiul realizarii obiectivelor in domeniul calitatii ,mediului si SSO 5.4. SUBALTERNUL 1. Daca este destinatarul unei informatii, o consulta, isi formeaza un punct de vedere asupra continutului acesteia si o comunica sefului EO din care face parte. 2. In cazul in care este primitorul unei informatii, dar nu este si destinatarul acesteia, o comunica destinatarului. 3. Participa la procesarea informatiilor cu emiterea de informatie noua, in consecinta. 4. Emite feed-back, in forma scrisa, referitor la politica, obiectivele si cerintele referitoare la calitate. 5. Emite feed-back, in forma scrisa, referitor la politica, obiectivele, intele si cerintele referitoare la mediu/SSM. 6. Participa la instruirile personalului referitoare la cerintele SM. 5.5. RESPONSABILUL RETELEI DE CALCULATOARE 1. Asigura buna functionare a retelelor de comunicare INTRANET si INTERNET in cadrul SC OVM-ICCPET SA. 2. Asigura constituirea si actualizarea site-ului din reteaua INTERNET al SC OVMICCPET SA 5.6. RESPONSABILUL CU APROVIZIONAREA 1. Asigura achizitionarea resurselor tehnice necesare comunicarii 2. Asigura relatia cu furnizorii de servicii de telefonie fix pentru buna functionare a retelei.F 4.2.3/1-1,Rev. 0

5. RESPONSABILITI

SC OVMICCPET SA

INSTRUCIUNE Cod: ICMS 5.5.3 COMUNICARE

Pag. : 6/ 6 Ediia 2, Rev. 0 Data : 03.01.2011

5.7. RMCMS 1. Coordoneaza activitatea de instruire a personalului pentru cunoasterea si respectarea regulilor SC OVM-ICCPET SA referitoare la comunicare. 2. Pe baza delegarii specifice a Directorului General poate indeplini functia de purtator de cuvant.

6. NREGISTRARINr. Identificare crt. formular 1 2 Denumire inregistrare Procese verbale Referate, Note de comunicare Emitent Functii relevante Functii relevante Difuzare Functii relevante Functii relevante Durata de pastrare (ani) Conf. F 4.2.4-1 Conf. F 4.2.4-1

F 4.2.3/1-1,Rev. 0