Ghidpracticevalperf_08052014.pdf

1

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE UNITATEA CENTRAL DE ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN

GHID PRACTIC MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN AL

PERFORMANEI MBUNTIREA SISTEMULUI DE EVALUARE A PERFORMANELOR PROFESIONALE ALE

PERSONALULUI

Aprobat MARCEL GHI - Director UCAAPI Superviyat ION CROITORU - ef birou Elaborat MARIA POPESCU - ef birou DANIEL VOINEA - auditor superior Ghidul privind realizarea misiunii de audit public intern al performanei mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului constituie un model practic privind desfurarea misiunilor de auditul performanei n baza Legii nr. 672/2002 privind auditul pulic intern, republicat, cu modificrile ulterioare i Normelor generale pentru exercitarea auditului public intern aprobate prin Hotrrea Guvernului nr. 1086/2013.

Bucureti 2014

2

CUPRINS

Denumire Pag. CUVNT NAINTE 3ETAPA I. PREGTIREA MISIUNII 61.1 Iniierea auditului intern 6

1.1.1 Ordinul de serviciu 6 1.1.2 Declaraia de independen 7 1.1.3 Notificare privind declanarea misiunii de audit public intern al

performanei 9

1.2 edina de deschidere 11 1.2.1 Minuta edinei de deschidere 11

1.3 Colectarea i prelucrarea informaiilor 13 1.3.1 Chestionarul de luare la cunotin 13 1.3.2. Lista documentelor colectate 23 1.3.3 Studiu preliminar 25

1.4 Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern 63 1.4.1 Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor 63 1.4.2 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern 68

1.5 Elaborarea Programului misiunii de audit public intern al performanei 78 1.6.1 Programul misiunii de audit public intern al performanei 78

ETAPA II. Intervenia la faa locului 812.1 Colectarea i analiza probelor de audit 81

2.1.1 Obiectiv 1: Politica privind evaluarea performanelor profesionale: Teste; FIAP-uri, Foi de lucru; Liste de control; Interviuri 81

2.1.2 Obiectiv 2: Procesul de evaluare a performanelor profesionale: Teste; FIAP-uri, Foi de lucru; Liste de control; Interviuri 118

2.1.3 Obiectivul 3: Valorificarea rezultatelor evalurii performanelor profesionale: Teste; FIAP-uri, Foi de lucru; Liste de control; Interviuri

193

2.2 edine de nchidere 230 2.2.1 Minuta edinei de nchidere 230

ETAPA III. Raportarea rezultatelor misiunii 2313.1. Proiectul Raportului misiunii de audit public intern al performanei 2313.2. Supervizarea 274

2.3.1. Lista de supervizare a documentelor 274ETAPA IV. Urmrirea recomandrilor 275

4.1. Fia de urmrire a implementrii recomandrilor 275

3

CUVNT NAINTE

Ghidul privind misiunea de audit public intern al performanei mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni de audit public intern al performanei, prin parcurgerea n detaliu, a fiecrei etape, proceduri, activitii i documente specifice misiunii. Ghidul poate fi utilizat ca model de ctre compartimentele de audit public intern din cadrul entitilor publice n planificarea i derularea misiunilor de audit public intern al performanei.

Elaborarea ghidului practic are la baz prevederile art. 8 lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare i Cap. III din Normele generale de exercitare a auditului public intern, aprobate prin H.G. nr. 1086/2013 referitoare la misiunile de audit public intern al performanei.

Auditul performanei este o activitate independent i obiectiv de analiz complex a activitii/proceselor din cadrul unei entiti publice, conceput s aduc un plus de valoare acestora, cu scopul evalurii rezultatelor obinuite, comparativ cu propuse sau ateptate, n condiii de economicitate, eficien i eficacitate. Necesitile de recrutare, selecie, promovare i recompensare a angajailor, impune unele forme de evaluare a performanelor profesionale. Practica managerial n domeniul resurselor umane presupune c evaluarea performanelor profesionale se realizeaz indiferent dac exist sau nu un sistem formal/informal de evaluare.

Metoda formal se caracterizeaz prin faptul c se desfoar pe baza unei metodologii adoptat oficial, care se aplic n mod uniform n toate cazurile. n aceast situaie superiorul ierarhic exprim o apreciere asupra unui subaltern pe baza observaiilor sale cumulate n timp, ns aceast apreciere poate avea o anumit doz de subiectivism. Sistemul formal de evaluare a performanelor profesionale are avantajul c presupune o evaluare continu, regulat i sistematic a performanelor, este mai uor de aprat n susinerea deciziilor de personal i mai deschis controlului dect metoda informal. Scopul misiunii de audit public intern al performanei mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului este, pe de o parte de a furniza conducerii entitii publice informaii, asigurare i opinii independente n legtur cu atingerea rezultatelor planificate i modul de gestionare a resurselor utilizate n condiii de economicitate, eficien i eficacitate, iar pe de alt parte de a identifica msuri de mbuntire a performanelor organizaiei i optimizare a utilizrii resurselor.

Elaborarea ghidului practic privind misiunea de audit public intern al performanei mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului presupune parcurgerea etapelor, procedurilor i ntocmirea documentelor specifice derulrii misiunii, respectiv:

- pregtirea misiunii de audit, etap n cadrul creia au fost elaborate documentele privind efectuarea cercetrii preliminare asupra domeniului audit i elaborarea documentelor privind iniierea misiuni de audit intern. De asemenea, au fost elaborate documentele privind deschiderea misiunii de audit, analiza obiectivelor, intelor i instrumentelor de msura, fiabilitatea datelor folosite, analiza riscurilor, evaluarea iniial a controlului intern, conceperea testelor i au fost emii termeni finali de referin ai misiunii.

- intervenia la faa locului, etap care s-a materializat n testarea pe teren a operaiilor auditabile, prin utilizarea tehnicilor i metodelor de audit specifice auditului performanei, pe baza crora au fost elaborate teste, fie de identificare i analiz a problemelor, foi de lucru,

4

chestionare, interviuri s.a. i au fost colectate probele de audit care susin constatrile i concluziile formulate.

- raportarea rezultatelor, etap care a presupus discutarea constatrilor, concluziilor i recomandrilor cu conducerea entitii auditate, elaborarea proiectului Raportului misiunii de audit public intern al performanei i comunicarea acestuia structurii auditate. De asemenea, etapa s-a concretizat i prin analiza i dezbaterea, n cadrul unei reuniuni de consiliere, a punctelor de vedere formulate de structura auditat cu privire la constatrile i recomandrilor coninute de proiectul de raport, precum i prin elaborarea Raportului misiunii de audit public intern al performanei i aprobarea acestuia.

- urmrirea recomandrilor, etap n cadrul creia s-a descris procedura de urmrire a implementrii recomandrilor i de stabilire a plusului de valoare creat de auditul public intern. Misiunea de audit public intern al performanei a urmrit s rspund la urmtoarele ntrebri:

Politica n domeniul evalurii performanelor profesionale este coerent i adecvat?

Procesul de evaluare a performanelor profesionale este gestionat adecvat? Rezultatele procesului de evaluare a performanelor profesionale sunt valorificate?

n continuare vom proceda la prezentarea misiunii de audit public intern al performanei, structurat pe etapele, procedurile i documentele specifice, conform Schemei de derulare a misiunii de audit public intern al performanei.

5

Metodologia de derulare a misiunilor de audit public intern al performanei

Metodologia de derulare a misiunii de audit public intern al performanei mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului presupune parcurgerea n cadrul fiecrei etape a activitilor specifice i elaborarea documentelor aferente, conform schemei prezentate n continuare.

Etape Proceduri Cod Documente Elaborarea Ordinului de serviciu

P-01 Ordinul de serviciu

Elaborarea Declaraiei de independen

P-02

Declaraia de independen

Iniierea misiunii de audit public intern al performanei

Elaborarea Notificrii privind declanarea misiunii de audit public intern al performanei

P-03 Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern al performanei

edina de deschidere P-04 Minuta edinei de deschidere Constituirea/actualizarea dosarului permanent

P-05 Chestionarul de luare la cunotin Colectarea i prelucrarea informaiilor Prelucrarea i documentarea

informaiilor P-06

Studiul preliminar

Evaluarea riscurilor P-07

Stabilirea punctajului total al riscurilor i ierarhizarea riscurilor Chestionarul de control intern

Analiza riscurilor i evaluarea controlului intern

Evaluarea controlului intern

P-08 Evaluarea gradului de ncredere n controlul intern

Pregtirea misiunii

Elaborarea Programului misiunii de audit public intern al performanei

P-09

Programul misiunii de audit public intern al performanei Teste Efectuarea testrilor i

formularea constatrilor P-10

Chestionar list de verificare - CLV; foi de lucru; interviuri; chestionare etc.

Analiza problemelor i formularea recomandrilor

P-11 Fi de Identificare i Analiz a Problemei - FIAP

Colectarea i analiza probelor de audit

Analiza i raportarea iregularitilor

P-12 Formular de Constatare i Raportare a Iregularitilor FCRI

Revizuirea documentelor i constituirea dosarului de audit

P-13

Nota centralizatoare a documentelor de lucru

Intervenia la faa locului

edina de nchidere P-14 Minuta edinei de nchidere Elaborarea proiectului Raportului misiunii de audit public intern al performanei

P-15 Proiectul Raportului misiunii de audit public intern al performanei

Transmiterea proiectului Raportului misiunii de audit public intern

P-16 -

Elaborarea proiectului Raportului misiunii de audit public intern al performanei

Reuniunea de conciliere P-17 Minuta Reuniunii de conciliere Raportul misiunii de audit public intern al performanei

P-18 Raportul misiunii de audit public intern al performanei

Raportarea rezultatelor misiunii

Elaborarea Raportului misiunii de audit public intern al performanei

Difuzarea Raportului misiunii de audit public intern al performanei

P-19 -

Urmrirea recomandrilor

Urmrirea implementrii recomandrilor

P-21 Fi de urmrire a implementrii recomandrilor

S

U

P

E

R

V I

Z

A

R

E

A

P-20

6

Entitatea public Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 32414/15.01.2014

ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare, ale H.G. nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern i ale Planului anual de audit intern, n perioada 03.02.2014-28.02.2014, se va efectua o misiune de audit public intern al performanei la entitatea dvs., cu tema mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului. Perioada supus auditrii este 01.01.2012 31.12.2013.

Scopul misiunii este de realiza un set de studii, analize i evaluri care s conduc la identificarea economiilor financiare, urmrindu-se msura n care obiectivele entitii n domeniul evalurii performanelor profesionale ating performanele propuse.

Obiectivele generale ale misiunii sunt: Politica n domeniul evalurii performanelor profesionale este coerent i

adecvat? Procesul de evaluare a performanelor profesionale este gestionat adecvat? Rezultatele procesului de evaluare a performanelor profesionale sunt valorificate?

Menionm c se va efectua un audit al performanei, care s furnizeze o asigurare cu

privire la economicitatea, eficiena i eficacitatea procesului de evaluare a performanelor profesionale n scopul atingerii obiectivelor propuse de ctre entitate.

Echipa de auditori interni este format din urmtorii: Ionescu Viorel, auditor superior, coordonatorul misiunii de audit Simionescu Vasile, auditor superior.

Supervizor al misiunii de audit public intern al performanei este Popescu Gabriel, avnd funcia de ef al compartimentului de audit public intern.

ef Compartiment Audit Public Intern, Popescu Gabriel

7

Entitatea Public Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Ionescu Viorel Misiunea de audit: mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului Data: 15.01.2014

Nr. crt. Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitii Da Nu

1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din cadrul entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n care putei s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la misiunea de audit public intern al performanei?

- X

2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri, care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n misiunea de audit public intern al performanei?

- X

3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? - X

4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? - X

5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce va fi auditat? - X

6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat? - X

7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?

- X

8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? - X

9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce va fi auditat? - X

10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de entitatea/structura ce va fi auditat?

- X

11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii? X -

12. Dac n timpul misiunii de audit public intern al performanei apar incompatibiliti personale, externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit public intern?

X -

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul 3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul

Auditor intern, ef Compartiment Audit Public Intern, Ionescu Viorel Popescu Gabriel,

8

Entitatea Public Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume: Simionescu Vasile Misiunea de audit: mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului Data: 15.01.2014

Nr. crt. Declararea conflictelor de interese i a incompatibilitii Da Nu

1. Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu persoane din cadrul entitii/structurii ce va fi auditat care ar putea s v limiteze msura n care putei s intervenii i s constatai deficiene de orice fel cu privire la misiunea de audit public intern al performanei?

- X

2. Avei idei preconcepute fa de persoane, activiti, procese, programe, grupuri, care au legtura cu structura ce va fi auditat i care ar putea s v influeneze n misiunea de audit public intern al performanei?

- X

3. Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? - X

4. Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? - X

5. Ai fost implicat() n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce va fi auditat? - X

6. Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat? - X

7. Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup, organizaie sau nivel guvernamental, care are legtur cu entitatea/structura ce va fi auditat?

- X

8. Ai aprobat nainte documente, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? - X

9. Ai fost/sau suntei implicat n inerea evidenei contabile la entitatea/structura ce va fi auditat? - X

10. Ai avut/sau avei vreun interes personal care influeneaz sau pare s influeneze ndeplinirea atribuiilor de serviciu cu imparialitate i obiectivitate fa de entitatea/structura ce va fi auditat?

- X

11. Putei evalua eficacitatea proceselor i sistemelor n raport cu cerinele specificate i conformitatea obiectivelor cu politica entitii? X -

12. Dac n timpul misiunii de audit public intern al performanei apar incompatibiliti personale, externe sau organizaionale care afecteaz obiectivitatea dvs. de a lucra i a elabora rapoarte de audit impariale, notificai eful compartimentului de audit public intern?

X -

1. Incompatibiliti personale: Nu este cazul 2. Pot fi eliminate incompatibilitile: Nu este cazul 3. Dac da, explicai cum anume: Nu este cazul

Auditor intern, ef Compartiment Audit Public Intern Simionescu Vasile Popescu Gabriel,

9

Entitatea public Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 874345/15.01.2014 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN AL

PERFORMANEI

Ctre: Direcia General Resurse Umane

n atenia Domnului Dumitrescu Mircea - Director General

De la: eful Compartimentului de Audit Public Intern Referitor la misiunea de audit public intern al performanei: mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului. Stimate domn,

n conformitate cu Planul anual de audit public intern pe anul 2014, urmeaz ca n perioada 03.02.201428.02.2014 s efectum o misiune de audit public intern al perfomanei cu tema mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului. Auditul urmeaz s investigheze modul n care Direcia General Resurse Umane realizeaz procesul de evaluare a performanelor profesionale, astfel nct s asigure necesitile entitii n condiii de eficien i calitate. Scopul misiunii este de realiza un set de studii, analize i evaluri care s conduc la identificarea economiilor financiare, urmrindu-se msura n care obiectivele entitii n domeniul evalurii performanelor profesionale ating performanele propuse.

Obiectivele generale ale misiunii sunt: Politica n domeniul evalurii performanelor profesionale este coerent i

adecvat? Procesul de evaluare a performanelor profesionale este gestionat adecvat? Rezultatele procesului de evaluare a performanelor profesionale sunt valorificate?

Ulterior, v vom contacta pentru a stabili, de comun acord, data i modul de organizare a edinei de deschidere a misiunii n cadrul creia vom avea n vedere:

a. prezentarea auditorilor; b. prezentarea i documentarea obiectivelor misiunii; c. scopul misiunii de audit; d. modalitatea de desfurare a misiunii, persoanele de contact; e. alte aspecte.

Pentru facilitarea procesului de evaluare a performanei sistemului de pregtire profesional a personalului, v rugm s ne punei la dispoziie documentaia necesar privind :

Planurile anuale de activitate pe anii 2012-2013; Strategiile i politicile existente i aplicabile n domeniu;

10

Organigrama, Regulamentul de organizare i funcionare (ROF), Regulamentul de ordine intern (ROI) i alte documente care ofer informaii cu privire la activitatea auditabil;

Obiectivele stabilite pentru direcia general; Date privind indicatorii/intele/ modalitile de cuantificare a performanelor, precum

i rezultatele monitorizrilor efectuate, n raport cu aceti indicatori/inte/modaliti de cuantificare a performanelor;

Orice studii i cercetri legate de nivelele actuale de performan; Detalii asupra tuturor domeniilor de interes pe care le avei sau de care ai beneficiat

n activitile desfurate n cursul anului; Detalii asupra modificrilor/mbuntirilor identificate; Riscuri pe care le-ai identificat i care influeneaz nivelele de performan; Toate ghidurile i procedurile pe care se bazeaz activitatea; Rapoartele de audit anterioare i corespondena privind modul de implementare a

recomandrilor cuprinse n acestea; Declaraii, decizii i analize efectuate de ctre management n domeniul auditabil; Alte acte de control ntocmite n domeniul auditabil (de ctre Curtea de Conturi, etc.)

n cazul n care avei ntrebri cu privire la misiune, v putei adresa dlui. Ionescu Viorel la nr. de tel. 072xxxxxx sau prin e-mail la adresa @.....

Cu deosebit consideraie,

ef Compartiment Audit Public Intern

Popescu Gabriel

11

PREGTIREA MISIUNII Compartimentul de

Audit Public Intern edina de deschidere Data: 07.02.2014

Domeniul/activitatea auditat: Resurse umane Denumire misiune: mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului Document redactat de: Ionescu Viorel/Simionescu Vasile, auditori interni Supervizat de: Popescu Gabriel eful compartimentului de audit public intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

A. Lista participanilor

Numele i prenumele Funcia Entitatea/structura auditat Semntura

Popescu Gabriel Sef serviciu SAI Ionescu Viorel Auditor intern SAI Simionescu Vasile Auditor intern SAI Dumitrescu Mircea Director General Conductor DRU Marninescu Anca ef serviciu Serviciul Metodologie Vasilescu Gheorghe Sef birou Biroul Operaional 1 Adamescu Viorel Sef birou Biroul Operaional 2 Pop Violeta Consilier Serviciul Metodologie Crciunescu Maria Consilier Biroul Operaional 1 Dinc Adrian Inspector Biroul Operaional 2

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:

- prezentarea echipei de auditori interni care urmeaz s efectueze misiunea de audit public intern al performanei; - prezentarea caracteristicilor auditului performanei, particularitile i flexibilitatea acestuia, comparativ cu auditul de regularitate;

- prezentarea temei si obiectivelor misiunii de audit public intern al performanei care se va realiza i prioritile stabilite. Entitatea auditat i-a exprimat punctul de vedere cu privire la tema propuse n vederea efecturii unui audit al performanei fiind n totalitate de acord cu acestea i recunoscnd existena posibilitilor de mbuntire a activitii;

- specificarea tipului de abordare a auditului performanei: orientarea pe rezultate; - prezentarea etapelor de realizare i a metodologiei auditului performanei; - analizarea obiectivelor, criteriile care au stat la baza elaborrii acestora, modul de

fundamentare i resursele necesare astfel nct acestea s poat fi realizate; - stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii

informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

- stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.);

- convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine

12

intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a.

- stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit public intern al performanei; Not:

edina de deschidere a interveniei la faa locului servete ca ntlnire de nceput a misiunii de audit public intern al performanei, se planific i se deruleaz la entitatea/ structura auditat i la aceasta particip auditorii interni desemnai pentru efectuarea misiunii, eful compartimentului de audit intern i personalul implicat n derularea activitilor auditate.

Scopul principal al edinei de deschidere l reprezint discutarea, cu reprezentanii entitii, a cadrului general de desfurare a misiunii, a contextului i obiectivelor misiunii, a cadrului legislativ care reglementeaz activitatea de resurse umane, a modului de alocare a resurselor n cadrul domeniului auditabil, a politicii de dezvoltare a resurselor umane, precum i definitivarea ntrebrilor la care trebuie s rspund misiunea de audit public intern al performanei. Regulile generale ce trebuie respectate n cadrul organizrii i desfurrii edinei de deschidere sunt: sublinierea rolului auditorilor i a cadrului interveniei lor, n special obiectul i perimetrul

acesteia; prezentarea elementelor legate de organizarea misiunii programul de audit, aspectele

metodologice, aspectele logistice, durata etapelor; respectarea principiului neutralitii de ctre auditor evitarea formulrii unor pre-diagnostice

de ctre auditori precizarea sferei de cuprindere a auditului domeniul auditat, punctele specifice examinate; precizarea modalitii de lucru intervenia la faa locului, metodologia de auditare (interviuri,

chestionare etc.), redactarea raportului, concilierea, lmurirea neclaritilor pe care auditatul le are.

13

PREGTIREA MISIUNII Compartimentul

Audit Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor Data: 10.02.2014

Domeniul/activitatea auditat: Resurse umane Denumire misiune: mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului Document redactat de: Ionescu Viorel/Simionescu Vasile, auditori interni Supervizat de: Popescu Gabriel eful compartimentului de audit public intern

CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOTIN Nr. crt. ntrebri Da Nu Obs.

A. Cunoaterea contextului socio-economic specific domeniului evalurii performanelor profesionale ale personalului 1. Conducerea entitii publice acord importana cuvenit

procesului de evaluare a performanelor profesionale ale angajailor?

Da

2. Resursele umane sunt percepute ca un mijloc de a obine avantaje competitive?

Da

3. Atribuiile generale ale DRU sunt stabilite? Da 4. Structura organizatoric a direciei este conceput astfel

nct s asigure realizarea atribuiilor stabilite prin ROF? Da

5. Activitile DRU se desfoar n conformitate cu Regulamentul de Organizare i Funcionare?

Da Suplimentar, la nivelul direciei sunt elaborate proceduri operaionale pentru activitile principale

6. La nivelul DRU s-a realizat o analiz SWOT focalizat pe procesul de evaluare a performanelor profesionale ale salariailor?

Da Analiza a fost realizata n urma evalurii din anul precedent

7. Procesul de evaluare a performanelor profesionale ale angajailor se desfoar n cadrul unui compartiment distinct?

Nu

8. Evaluarea performanelor personalului este considerat un mijloc de atingere a obiectivelor DRU?

Da

9. Managerul de resurse umane are capacitatea de a dispune implementarea iniiativelor privind evaluarea performanelor profesionale ale angajailor?

Da

10. DRU dispune de planuri de activitate anuale i multianuale?

Da

11. Planurile sunt detaliate, astfel nct s indice resursele, planificarea acestora n timp i obiectivele?

Da

12. Obiectivele specifice procesului de evaluare sunt stabilite la nivelul departamentului cu atribuii n domeniu?

Da

13. Fiele posturilor personalului implicat n evaluare stabilesc n clar activitile specifice procesului de evaluare a performanelor?

Nu Nu toate persoanele implicate n procesul de evaluare a performanelor profesionale are activitile precizate n fia postului

14

Nr. crt. ntrebri Da Nu Obs.

14. n cadrul personalului implicat n evaluarea performanelor profesionale exist specialiti de formaie economic, social sau de psihologie?

Da

15. Personalul implicat n evaluarea performanelor a urmat cursuri de specialitate privind acest proces?

Da Au fost efectuate instruiri tematice, axate pe problematica evalurii personalului

16. Pentru procesul de evaluare a performanelor profesionale ale angajailor exist un sistem de politici, practici, sisteme i procese?

Da

17. La nivelul entitii se respect principiile care stau la baza procesului de evaluare a performanelor profesionale?

Da

18. Procesul de evaluare a performanelor profesionale este corelat cu resursele financiare i de timp disponibile?

Da Se realizeaz o bugetare a resurselor umane i de timp afectate pentru procesul de evaluare a performanelor profesionale

19. DRU colaboreaz cu conducerile celorlalte direcii n procesul de evaluare a performanelor profesionale?

Da DRU ofer asisten metodologic privind evaluarea performanelor profesionale

20. Exist un dialog permanent cu acestea, pentru a oferi sprijin de specialitate i pentru a superviza modul de evaluare a performanelor profesionale?

Da

21. Monitorizarea performanei se realizeaz n fiecare etap a procesului de evaluare a performanelor?

Da

22. Rezultatele procesului de evaluare a performanelor profesionale satisface beneficiarii acestuia?

Da

23. Conductorii departamentelor au autoritatea de a implementa rezultatele evalurilor performanelor profesionale?

Da

24. Procesul de evaluare a performanelor profesionale este corelat cu procesele similare derulate la nivelul entitilor subordonate/n coordonare?

Nu

25. Centralizarea rezultatelor procesului de evaluare permite sintetizarea aciunilor de urmat?

Da

26. n domeniul evalurii se apeleaz la firme de consultan specializate?

Nu A fost analizat oportunitatea apelrii la firme de consultan specializate.

27. Exist un plan de resurse umane aprobat la nivelul DRU? Da Necesarul de resurse umane este asigurat n proporie de 70%

28. Conductorul DRU are studii de specialitate economice sau juridice?

Da Are studii superioare economice.

29. Atribuiile posturilor sunt stabilite? Da Acestea sunt menionate n fia postului ntocmit pentru fiecare angajat

15


30 Personalul deine competenele necesare realizrii activitilor specifice?

Da Cu ocazia recrutrii, s-a urmrit atragerea de persoane care s dein competenele necesare desfurrii activitilor complexe din cadrul DRU. Ulterior, aceste competene au fost sporite prin procesul de instruire continu.

31. Personalul deine cunotinele necesare realizrii activitilor?

Da De cte ori au intervenit modificri ale activitilor, au fost efectuate instruiri tematice.

32. Relaiile ierarhice asigur o bun colaborare ntre posturile de conducere i cele de execuie?

Da

33. Relaiile de control permit e apreciere corect asupra modului de ndeplinire a atribuiilor de ctre personalul din subordine?

Da

34. Conducerea direciei are la dispoziie un tablou de bord cuprinznd stadiul de realizare a activitilor planificate?

Da Se realizeaz centralizri ale stadiilor de realizare a diferitelor etape.

35. Personalul direciei a participat la programele specializate de formare profesional?

Da ns nu n toate cazurile acestea au fost planificate.

36. Persoanele care au obinut rezultate deosebite n cadrul direciei sunt evideniate?

Da ns acest aspect nu se traduce i ntr-o remuneraie suplimentar

37. Delegarea activitilor este folosit pentru asigurarea continuitii activitilor?

Da Prin procedurile operaionale, sunt stabilite persoanele care nlocuiesc titularul unei anumite activiti

38. Realizarea activitilor este monitorizat? Da 39. Salariaii sunt motivai corespunztor n vederea realizrii

evalurilor? Nu

40. Este asigurat stabilitatea personalului n cadrul DRU? Nu Datorit salariilor sczute, a fost nregistrat o mobilitate relativ crescut a personalului direciei

41. Exist un sistem de promovare al salariailor din cadrul DRU?

Da

B. Cunoaterea contextului organizaional privind desfurarea procesului de evaluare a performanelor profesionale ale angajailor

1. Procesul de evaluare a performanelor profesionale are stabilite obiective clare?

Da

2. n procesul de evaluare a performanelor este implicat ntregul personal al direciei, sau acesta se desfoar n

Da

16


cadrul unui serviciu anume? 3. Cum este organizat compartimentul n care se realizeaz

procesul de evaluare a performanelor profesionale? Da Procesul de evaluare a

performanelor profesionale se desfoar n cadrul Serviciului metodologie

4. Care este structura ierarhic a DRU? Foaie de lucru nr. 1 5. Strictura organizatoric este flexibil? Da 6. Sunt stabilite relaiile cu celelalte direcii din cadrul

entitii? Da Sunt stabilite relaii de

colaborare cu celelalte direcii din cadrul entitii, pe domeniile de competen specifice

7. La nivelul direciei exist organigram? Da 8. Organigrama exprim relaiile funcionale? Da 9. Exist fie ale posturilor ntocmite pentru ntregul

personala al DRU? Da Sunt ntocmite i pentru

posturile vacante

10. Fiele posturilor stabilesc atribuiile posturilor? Da 11. Sarcinile ataate posturilor au n vedere nivelul studiilor? Da 12. Exist o diagram funcional la nivelul DRU? Da 13. Este stabilit circuitul documentelor n cadrul DRU? Da 14. Este stabilit n concordan cu politica general a entitii

n domeniul resurselor umane? Da

15. Este stabilit cu respectarea legislaiei specifice n domeniu?

Da

16. Politica privind evaluarea performanelor profesionale este actualizat?

Da n ultimul an au fost realizate 2 actualizri ale politicii

17. Este neleas de toate prile implicate? Da 18. Persoanele nsrcinate cu implementarea politicii privind

evaluarea au fost implicate n elaborarea ei? Da Personalul DRGU a

participat activ la elaborarea politicii n domeniu

19. Documentele utilizate n realizarea procesului de evaluare a performanelor sunt standardizate / formalizate?

Da Exista un set de documente standard utilizat n cadrul acestui proces

20. Politica privind evaluarea este sincronizat cu celelalte politici privind personalul, astfel nct s se completeze reciproc?

Da

21. Procesul de implementare n practic a politicii privind evaluarea performanelor personalului este transparent?

Da

22. Se realizeaz contientizarea prilor implicate n procesul de evaluare a performanelor, asupra importanei acestuia n realizarea obiectivelor entitii?

Da

23. Se realizeaz instruiri ale personalului implicat n realizarea procesului de evaluare a performanelor?

Da n cadrul programelor de instruire a personalului din cadrul DRU a fost atins i problematica legat

17


procesului de evaluare a performanelor profesionale

24. Evaluarea joac un rol important n elaborarea i derularea programelor de perfecionare profesional?

Da

25. DRU ntreprinde toate demersurile pentru implementarea politicii privind evaluarea performanelor personalului? Da

C. Cunoaterea funcionrii DRU 1. La nivelul DRU exist un sistem de politici i proceduri? Da Procedurile

operaionale de lucru aprobate sunt disponibile n reeaua intranet a instituiei

2. Organizarea i desfurarea activitii privind evaluarea performanelor profesionale respect cadrul legislativ i normativ n vigoare?

Da

3. Activitatea de evaluare a performanelor profesionale se desfoar n baza unei metodologii specifice i a unei proceduri operaionale de lucru ?

Da n baza cadrului normativ n vigoare, la nivelul instituiei a fost elaborat o metodologie proprie privind evaluarea performanelor profesionale

4. Procedura privind evaluarea performanelor profesionale este actualizat periodic?

Da Ultima actualizare a fost realizat n anul 2013.

5. Exist proceduri pentru activitile desfurate n cadrul DRU?

Da

6. Procedurile operaionale de lucru asigur continuitatea activitilor?

Da Prin procedur, pentru fiecare titular al unei activiti, este stabilit un nlocuitor care s asigure continuitatea activitii

7. Procedurile stabilesc corect responsabilitile? Da S-a avut n vedere evitarea suprapunerilor de responsabiliti.

8. Obiectivele procesului de evaluare a performanelor profesionale sunt clare pentru ntregul personal implicat?

Da

9. A fost stabilit un responsabil cu planificarea? Da 10. Activitatea de evaluare a performanelor se realizeaz n

mod centralizat? Da

11. Activitatea de evaluare este programat n conformitate cu termenele stabilite de legislaia n vigoare, standardele i practicile entitii?

Da S-a avut n vedere evitarea perturbrii celorlalte activiti din cadrul entitii

12. Planificarea ine cont de echilibrul dintre solicitrile prilor interesate i de resursele disponibile?

Da

13. Planificarea procesului de evaluare a performanelor personalului este flexibil, respectiv asigur timpul necesar realizrii activitilor neprevzute?

Da

18


14. Planificarea stabilete termene exacte pt. realizarea diferitelor etape?

Da Termenele de realizare a etapelor sunt corelate ntre ele.

15. Activitile planificate privind evaluarea performanelor se desfoar ntr-o succesiune logic?

Da

16. Se au n vedere ateptrile entitii n ceea ce privete evaluarea performanelor personalului?

Da Acestea reprezint punctul de plecare n demararea procesului de evaluare a performanelor profesionale

17. DRU furnizeaz conducerii informaii suficiente pentru stabilirea perioadei optime n care s se realizeze evaluarea performanelor?

Da

18. Pentru fiecare etap n parte a procesului de evaluare, sunt stabilite aciunile concrete, innd cont de metodologia proprie i de buna practic?

Nu

19. DRU a stabilit responsabilitile privind evaluarea, n sarcina conducerilor celorlalte direcii din cadrul entitii?

Nu

20. Personalul nsrcinat cu efectuarea evalurii este alocat n funcie de complexitatea procesului?

Da

21. Personalul nsrcinat cu efectuarea evalurii este determinat prin utilizarea unor tehnici specifice?

Nu

22. Rezultatele evalurilor sunt monitorizate? Da 23. Procesul de evaluare ine cont de recomandrile efectuate

cu ocazia evalurilor anterioare? Da

24. Procesul de evaluare a performanelor se realizeaz n mod centralizat?

Da Rezultatele sunt centralizate i analizate la nivelul DRU.

25. Procesul de evaluare a performanelor profesionale este format dintr-un ansamblu de proceduri standardizate?

Da

26. Acesta este axat pe obinerea informaiilor, ntr-un sistem de ierarhie managerial, referitoare la comportamentul profesional al angajailor?

Da

27. Procedurile de evaluare folosite corespund viziunii entitii publice privind modul n care aceasta concepe s-i desfoare activitatea i s-i orienteze personalul propriu?

Da

28. Procedurile sunt standardizate? Da Procedurile au fost elaborate i aprobate n conformitate cu prevederile OMFP nr. 1389/2006 privind modificarea i completarea OMFP nr. 946/2005

29. Se are n vedere evitarea pe ct posibil a efectelor negative cauzate de cei care realizeaz evalurile?

Da Au fost realizate aciuni de pregtire profesional a celor care realizeaz evalurile

19


30.

Pentru realizarea standardizat a evalurilor, se are n vedere formarea evaluatorilor, utilizarea documentelor scrise sau a mijloacelor audio-vizuale, elaborarea i controlul procedurilor de ctre un compartiment specializat din cadrul entitii sau din afara acesteia?

Da

31. Procedurile utilizate sunt suficient de fiabile pentru a se evita distorsionarea rezultatelor ca urmare a influenei relaiilor afective ntre evaluator i evaluat?

Da

32. Aprecierile au la baz informaii fiabile? Da 33. Sistemul de obinere a informaiilor i de efectuare a

evalurii performanelor este corelat cu ierarhia managerial?

Da

34. Sistemul de evaluare a performanelor are impact asupra culturii manageriale din cadrul entitii publice?

Da

35. Managerii ndeplinesc rolul de consultani? Da 36. Acetia acord atenie formrii i perfecionrii

personalului? Da

37. Evaluarea are n vedere n special comportamentul profesional al angajailor?

Da

38. Sunt definite obiectivele evalurii performanelor profesionale?

Da

39. Sunt stabilite politicile de evaluare a performanelor, momentele cnd se efectueaz i periodicitatea acestora?

Da

40. Sunt stabilite persoanele cu responsabiliti n procesul de evaluare a performanelor profesionale?

Da

41. Sistemul de valori i procedurile de evaluare sunt pregtite i difuzate ct mai atent?

Da n majoritatea cazurilor

42. Sunt determinate cele mai adecvate criterii de evaluare, respectiv elementele specifice sau atributele care definesc performana?

Da

43. Este stabilit n clar ce trebuie i ce urmeaz s se evalueze: rezultatele de obinut, comportamentul angajailor sau potenialul acestora?

Da

44. Sunt stabilite standardele de performan, respectiv nivelurile dorite sau ateptate ale acestora?

Da

45. Alegerea metodelor i tehnicilor de evaluare are n vedere avantajele i dezavantajele fiecreia dintre acestea?

Da

46. Se realizeaz sintetizarea i analiza rezultatelor obinute? Da 47. Sunt stabilite modaliti de comunicare a rezultatelor

obinute, pentru prentmpinarea unor nemulumiri, a unor reacii de adversitate sau de contestare a deciziilor, precum i pentru evitarea unor eventuale resentimente sau chiar conflicte care pot afecta comportamentul angajailor?

Da

48. Sunt identificate cile de mbuntire a performanelor i a viitorului comportament n munc?

Da

49. Angajaii cu performane slabe sunt consiliai i sprijinii n vederea mbuntirii acestora?

Da

50. Se realizeaz o analiz a posturilor, n vederea stabilirii Nu

20


caracteristicilor i standardelor necesare evalurii performanei?

51. Sistemul de evaluare integreaz unitar aceste caracteristici?

Nu

52. Standardele de performan au fost transmise att managerilor sau evaluatorilor, ct i personalului evaluat?

Da

53. Se folosesc cu precdere dimensiunile individuale ale performanei, care pot fi clar definite, n raport cu cele greu de definit sau cu msurile globale ale performanei?

Da

54. n situaiile n care caracteristicile performanei nu pot fi definite n funcie de anumite comportamente observabile, se are n vedere evitarea denumirilor abstracte ale acestor caracteristici (de exemplu credin, loialitate, cinste etc.)?

Da

55. n aceste situaii se recomand o evaluare a performanei bazat pe eficien, care s furnizeze dovezi obiective?

Da

56. Evaluatorii sau managerii dispun de pregtirea corespunztoare n vederea folosirii ct mai corecte a metodelor i tehnicilor de evaluare n general, i de aplicare a standardelor de performan n special?

Da

57. Se realizeaz un contact substanial al evaluatorilor sau managerilor cu angajaii evaluai?

Da

58. Cu toate c evalurile trebuie conduse n mod independent, se are n vedere recomandarea realizrii acestora de ctre mai muli evaluatori sau manageri?

Nu Evalurile se realizeaz de ctre un singur evaluator

59. n cadrul procesului de evaluare a performanelor, se are n vedere prevenirea, diminuarea sau anularea erorilor sau prtinirilor individuale ale evaluatorilor?

Da

60. Se folosesc, atunci cnd este cazul, anumite forme de consultan sau de ndrumare a angajailor, n vederea mbuntirii performanelor obinute?

Da

61. Exist preocupri de mbuntire a procedeelor de evaluare a performanelor?

Da

62. Politica de recompensare ofer liniile directoare pentru adoptarea deciziilor i msurilor concrete?

Da

63. Politica de recompensare are la baz principii clar definite?

Da

64. Politica de remunerare acord importana cuvenit echitii interne, asigurnd n acelai timp satisfacerea nevoii de competitivitate n cadrul entitii?

Da

65 Politica de recompensare urmrete s varieze salariile n funcie de performane, competene i aptitudini?

Da

66. Politica are n vedere performanele individuale sau pe cele de echip?

Da Politica este axat n special pe evaluarea performanelor individuale

67. n cadrul entitii sunt stabilite prioritile de recompensare, respectiv entitatea opteaz pentru practicarea recompenselor substaniale pentru un numr relativ mic de angajai, sau pentru acordarea unor

Da

21


recompense mai mici unui numr ct mai mare de angajai, pentru a le stimula performanele?

68. Politicile de recompensare se aplic ntregii entiti, sau sunt adaptate mai degrab la anumite niveluri sau categorii de salariai?

Da Se aplic ntregii entiti

69. Angajaii particip la luarea deciziilor de salarizare care i afecteaz, respectiv la dezvoltarea unor noi abordri n domeniu?

Da Particip la elaborarea majoritii deciziilor

70. Salariul de baza se stabilete pentru fiecare salariat in funcie de calificarea, importanta, complexitatea lucrrilor ce revin postului in care este ncadrat, pregtirea i competena acestuia?

Da

71. Salariul de baz este partea principala a salariului total, elementul determinant pentru cuantificarea i cointeresarea cantitii si calitii muncii depuse?

Da

72. Salariul de merit se acord de ctre conducerea organizaiei pentru rezultatele deosebite obinute in activitatea desfurata?

Da

73. Salariul de merit se deosebete de premiu, care se refera la anumite rezultate deosebite obinute punctual pentru diferite probleme?

Da

74. Fia de evaluare cuprinde toate elementele prevzute de cadrul normativ n vigoare?

Da

75. Exist procedur pentru situaiile de contestare a rezultatelor evalurilor?

Da Situaiile de contestare sunt cuprinse n procedura general privind evaluarea performanelor profesionale

76. Cine este rspunztor? Cine este competent s rezolve aceste situaii?

Da Este stabilit o comisie pentru soluionarea acestor situaii.

77. Ce importan acord entitate satisfaciei la locul de munc?

Da Satisfacia are o importan deosebit

78. Care sunt elementele pe care le consider importante n apariia i creterea satisfaciei n munc?

Da Crearea unui climat de munc antrenant, eliminarea pe ct posibil a nemulumirilor.

79. Cum se procedeaz n cazul n care sunt semne de insatisfacie? Cine rspunde? Cine ia msuri?

Da Foaie de lucru nr. 2

80. Cum monitorizeaz i msoar entitatea public satisfacia n munc?


81. Care sunt activitile prioritare pentru creterea satisfaciei n munc n perioada urmtoare?


82. Ce tipuri de discriminare pot s apar n cadrul organizaiei?


83. Care este atitudinea DRU fa de discriminarea direct i indirect?

Da Limitarea la maxim a discriminrilor

84. n ce domenii ale MRU apare n mod frecvent Da Foaie de lucru nr. 6

22


discriminarea? D. Alte informaii 1. n procesul de evaluare a performanelor se are n vedere

gestionarea riscurilor? Da La nivelul DRU este

elaborat registrul riscurilor

2. Exist un responsabil desemnat n acest sens? Da 3. Exist o politic privind informatizarea procesului de

evaluare a performanelor? Da

4. La nivelul entitii se utilizeaz aplicaii informatice specializate pentru evaluarea performanelor profesionale?

Nu Se folosesc aplicaii comune celorlalte procese derulate la nivelul DRU

5. Exist o politic referitoare la asigurarea calitii procesului de evaluare a performanelor profesionale?

Da

6. Influenele factorilor de mediu interni i externi sunt avute n vedere n procesul de evaluare a performanelor profesionale?

Da A fost analizat fiecare categorie de factori de mediu

Auditori interni, Supervizor,

Popescu Gabriel Simionescu Vasile Ionescu Viorel

23

PREGTIREA MISIUNII Compartimentul Audit

Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor Data: 10.02.2014

Domeniul/activitatea auditat: Resurse umane Denumire misiune: mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalulu Document redactat de: Ionescu Viorel/Simionescu Vasile, auditori interni Supervizat de: Popescu Gabriel eful compartimentului de audit public intern

LISTA CU DOCUMENTELE COLECTATE

Nr. crt. Activitatea de resurse umane Da Nu Obs.

1. Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat; X 2. Ghid privind recrutarea i promovarea funcionarilor publici; X 3. Strategia sistemului informatic pentru managementul resurselor umane; X 4. Ghid privind dezvoltarea carierei X 5. Legea nr. 48/2002 pentru aprobarea O.G. nr. 137/2000 privind prevenirea

i sancionarea tuturor formelor de discriminare; X

6. Legea nr. 661 / 2001 privind aprobarea Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 284 / 2000 pentru modificarea Legii nr. 188 / 1999 privind statutul funcionarilor publici

X

7. Lege nr. 202/2002 privind egalitatea de anse i de tratament ntre femei i brbai;

X

8. Lege nr. 53/2003 privind Codul muncii, actualizat; X 9. H.G. 281/1993 privind salarizarea personalului bugetar. X 10. Legea 161 / 2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n

exercitarea demnitilor publice i n mediul de afaceri i prevenirea corupiei

X

11. H. G. 1209 / 2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici

X

12. Lege nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici; X 13. H.G. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i

dezvoltarea carierei funcionarilor publici. X

14. Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane X 15. Alte reglementri n domeniul resurselor umane X 16. Strategia entitii n domeniul resurselor umane X 17. Politica departamentului resurse-umane X 18. Planurile de aciune n realizarea procesului de evaluare a performanelor X 19. Programul de evaluare X 20. Modelele de fie de evaluare a performanelor profesionale X 21. Lista privind obiectivele stabilite la nivelul departamentului X 22. Lista privind activitile derulate la nivelul departamentului X 23. Lista indicatorilor stabilii pentru realizarea obiectivelor X 24. Programele informatice utilizate n procesul de evaluare a performanelor

profesionale X

25. Rapoartele de activitate periodice X 26. Sistemul de control instituit la nivelul departamentului X

24

27. Diagramele funcionale ale departamentului X 28. Circuitul documentelor X 29. Obinerea organigramei X 30. Programele de instruire a personalului X 31. Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare X 32. Regulamentul de ordine intern X 33. Obinerea fielor posturilor pentru angajaii direciei X 34. Obinerea rapoartelor de evaluare pentru salariaii direciei X 35. Obinerea procedurilor scrise X 36. Identificarea responsabilitilor personalului implicat X

Auditori, Supervizat, Ionescu Viorel Popescu Gabriel Simionescu Vasile

25

PREGTIREA MISIUNII Compartimentul

Audit Public Intern Colectarea i prelucrarea informaiilor Data: 10.02.2014

Domeniul/activitatea auditat: Resurse umane Denumire misiune: mbuntirea sistemului de evaluare a performanelor profesionale ale personalulu Document redactat de: Ionescu Viorel/Simionescu Vasile, auditori interni Supervizat de: Popescu Gabriel eful compartimentului de audit public intern

STUDIU PRELIMINAR

Prin acest studiu auditorii interni urmresc s neleag condiiile n care se desfoar, n cadrul entitii activitatea de managementul resurselor umane, n general aspectele legate de economicitatea, eficiena i eficacitatea procesului de evaluare a performanelor profesionale raportat la obiectivele i indicatorii stabilii domeniului, precum i realizarea unui studiu care s conduc la mbuntirea acestui proces.

Aceast activitate se realizeaz sub forma unei analize diagnostic care n principal urmrete cunoaterea urmtoarelor aspecte:

Realizarea unei analize a domeniului auditat, care urmrete prezentarea general a entitii, prezentarea domeniului auditabil, cunoaterea cadrul de reglementare al domeniului auditabil i realizarea unei analize a situaiei actuale;

Stabilirea ntrebrilor principale la care trebuie s rspund misiunea de audit public intern al performanei. Acestea sunt derivate pn la un nivel care se consider cel mai elementar, asociat controalelor interne;

Analiza obiectivelor domeniului auditat. Aceast activitate presupune analiza i evaluarea obiectivelor caracteristice domeniului auditabil i msura n care acestea corespund scopurilor entitii;

Analiza indicatorilor. Aceast activitate presupune analiza i evaluarea indicatorilor asociai obiectivelor i msura n care acetia msoar complet, cantitativ i calitativ, obiectivele;

Analiza adecvrii surselor de date folosite de management. Aceast activitate const n analiza i evaluarea surselor de date utilizate de management pentru msurarea obiectivelor.

Stabilirea activitilor/aciunilor auditabile. Aceast activitate este realizat n funcie de cerinele ntrbrilor generale ale misiunii de audit public intern al performanei i a obiectivelor i indicatorilor definii i stabilii corect de entitatea public, precum i a documentelor din Dosarul permanent. 1. Analiza domeniului auditat 1.1. Prezentarea general a entitii auditate n conformitate cu legislaia n vigoare, entitatea public analizat este un organ de specialitate al administraiei publice centrale. Mandatul entitii este de a aplica strategia i programul Guvernului n domeniul su specific de activitate. Pentru realizarea mandatului, instituia colaboreaz cu organele de specialitate din subordinea Guvernului, precum i cu alte autoriti ale administraiei publice centrale i locale.

Direcia Resurse Umane (DRU) este direcie de specialitate aflat n subordonarea direct a conductorului entitii i care asigur aplicarea legislaiei n domeniul resurselor umane, gestionarea curent a resurselor umane i a funciilor publice la nivelul aparatului propriu al instituiei i la nivelul structurilor subordonate.

26

Conducerea DRU este asigurat de un director general, un ef de serviciu i doi efi de birouri. n cadrul direciei intr urmtoarele structuri:

- Serviciul de metodologie; - Biroul operaional 1; - Biroul operational 2;

Dintre activitile cele mai importante realizate n cadrul DRU enumerm: a) organizarea concursurilor, obinerea avizelor necesare pentru aceasta, formalitile pentru

numirea n funcie a celor care au promovat concursurile; b) constituirea dosarului profesional al funcionarilor i gestionarea datelor cu caracter personal; c) aplicarea dispoziiilor legale privind ncetarea raporturilor de serviciu i orice modificri ale

raporturilor de serviciu ale funcionarilor; d) centralizarea raportrilor privind existena faptelor de corupie pentru funcionarii din toate

structurile centrale i teritoriale ale instituiei; e) centralizarea declaraiilor de avere i de interese ale funcionarilor publici din cadrul

instituiei; f) raportri cu privire la situaia posturilor existente n structura instituiei; g) elaborarea de rspunsuri la petiii i avizarea diferitelor proiecte de acte emise de

preedintele instituiei; h) diverse raportri privind activitatea direciei i a structurilor coordonate; i) ntocmirea situaiilor cu persoanele care ndeplinesc condiiile de pensionare; j) ntocmirea planului de activitate al direciei; k) centralizarea fielor postului pentru funcionarii din aparatul central i pentru funciile de

conducere din teritoriu. Direcia Resurse Umane mai elaboreaz o serie de materiale sub form de sinteze, studii, analize,

programe, puncte de vedere, proiecte, precum i documente necesare obinerii paapoartelor de serviciu i a vizelor pentru personalul entitii, care se deplaseaz n strintate n interesul serviciului, precum i evidena acestora.

Activitile specifice evalurii performanelor profesionale ale salariailor, care se desfoar n cadrul DRU sunt urmtoarele:

- coordonarea desfurrii procesului de evaluare a performanelor profesionale ale personalului propriu, a fost realizat prin ntreprinderea urmtoarelor aciuni: elaborarea i urmrirea aprobrii procesului de evaluare, comunicarea notei privind procedura de evaluare ctre structurile proprii, asigurarea ndrumrii acestora n completarea rapoartelor de evaluare, retransmiterea rapoartelor neconforme, monitorizarea indicatorilor stabilii. - urmrirea derulrii carierei, a raporturilor de serviciu/munca i a situaiei personale a angajailor din aparatul propriu, a fost realizat prin aciunile de centralizare a rapoartelor, ndosarierea rapoartelor, informarea serviciului metodologie cu privire la numrul de rapoarte primite din cadrul structurilor proprii.

Prin sistemul de management al performanei, DRU urmrete formarea i dezvoltarea unui corp profesionist al funcionarilor publici, onest, stabil i eficient. n acest sens, principalele responsabiliti care revin DRU n ceea ce privete evaluarea performanelor profesionale sunt reprezentate de:

a) furnizeaz toate informaiile despre procesul de evaluare, tuturor structurilor implicate; b) ofer consultan i asisten pe toat durata sesiunii de evaluare; c) centralizeaz, verific, analizeaz coerena i validitatea informaiilor din evaluri; d) pstreaz exemplarele originale ale rapoartelor de evaluare (semnate de cele 3 pri

implicate); e) dup centralizare, furnizeaz conducerii instituiei date statistice relevante pentru

fundamentarea strategiei acesteia; f) furnizeaz conducerii informaiile cu privire la recomandrile pentru training pe baza crora

se va construi planul anual de instruire al entitii;

27

g) analizeaz oportunitatea recomandrilor (comentarii, referate) rezultate din evaluri i asigur implementarea acestora.

n vederea realizrii atribuiilor care-i revin, DRU are relaii directe de cooperare instituional cu:

a) Agenia Naional a Funcionarilor Publici - pentru obinerea de avize n vederea modificrii unor raporturi de serviciu ale funcionarilor publici sau n cazul organizrii unor concursuri;

b) Direcia juridic - ambele direcii au atribuii n censul avizrii actelor emise de ctre conductorul entitii. Direcia juridic avizeaz, de regul, toate ordinele iniiate de ctre Direcia Resurse Umane, nainte de a fi semnate de ctre conductorul entitii;

c) Direcia economic i administrativ; d) alte direcii, n situaia apariiei unor probleme comune privind unele transferuri, mutri

definitive sau temporare a unor funcionari publici. Evaluarea resurselor umane se realizeaz prin metode, tehnici i procedee variate, n funcie de

obiectivele urmrite, de caracteristicile salariailor supui evalurii i de specificul entitii publice. Dincolo de toate aceste particulariti, evaluarea trebuie s respecte n fiecare caz un set de principii generale de baz:

a) fundamentarea oricrui demers evaluativ pe analiza posturilor; b) stabilirea unor criterii clare i a unor standarde precise; c) asigurarea autoritii / competenei evaluatorului; d) transmiterea concluziilor n scris; e) garantarea confidenialitii; f) stabilirea unui sistem de contestare; g) identificarea direciilor ameliorative.

n scopul obinerii i a altor informaii cu privire la activitile derulate n cadrul DRU i, n mod

special, asupra activitilor de evaluare a performanelor profesionale ale salariailor, am elaborat un Chestionar de luare la cunotin.

1.2. Prezentarea domeniului auditabil Activitatea de resurse umane sprijin realizarea obiectivelor ministerului i satisfacerea nevoilor personalului acestuia, prin: absorbia de personal calificat n domeniul managementului, finanelor, juridic i economic; promovarea principiilor care stau la baza exercitrii funciei publice i adoptarea cerinelor noului management public. 1.2.1. Prezentarea direciei de resuse umane Direcia Resurse Umane (DRU) este organizat i funcioneaz potrivit prevederilor Legii nr. xxx/2008 privind organizarea i funcionarea entitii publice X, ale Hotrrii Guvernului nr. xxxx/2008 privind aprobarea organigramei structurilor centrale ale entitii publice i a numrului total de posturi aferente acestora. DRU este structura funcional a entitii publice care asigur ndeplinirea urmtoarelor atribuii ce revin entitii publice:

elaboreaz i monitorizeaz aplicarea strategiei, politicilor i procedurilor operaionale i de sistem n domeniul managementului resurselor umane;

aplic legislaia n domeniul resurselor umane recrutare, angajare, avansare, promovare, mobilitate, sancionare i ncetare a raporturilor de munc/serviciu, respectiv salarizare a personalului din autoritatea sa;

asigur evidena unitar a personalului entitii publice; asigur prin sistemul de management al performanei i dezvoltare profesional un corp al

28

funcionarilor publici profesionist, onest, stabil i eficient, n scopul crerii unei organizaii moderne, flexibile, funcionale i eficiente, n condiiile legii.

asigur asisten (consultan) celorlalte structuri din cadrul entitii publice pentru realizarea unui management eficient al resurselor umane.

DRU este organizat i funcioneaz sub coordonarea direct a Secretarului general al entitii publice i are urmtoarea structur organizatoric:

- Director; - Director adjunct - care coordoneaz activitatea serviciilor din subordine; Serviciul strategie i metodologie n domeniul resurselor umane condus de un ef de serviciu,

compartiment care este constituit i funcioneaz cu un numr de 10 posturi; Serviciul de managementul resurselor umane - condus de un ef de serviciu, este constituit

pentru 17 posturi i funcioneaz cu un numr de 13 posturi; Serviciul de formare profesional a resurselor umane - condus de un ef serviciu, este constituit

pentru 13 posturi i funcioneaz cu un numr de 10 posturi; Compartimentul sintez, ndrumare i management uniti subordonate coordonat de

directorul adjunct, este constituit pentru 5 posturi i funcioneaz cu un numr de 4 posturi; Secretariatul direciei care funcioneaz n subordinea direct a directorului general i

funcioneaz cu un numr de 2 posturi. Structura organizatoric a DRU este de tip funcional, fiind caracterizat prin aceea c compartimentele create sunt specializate n realizarea unor activiti sau grupe de activiti relativ identice. La crearea compartimentelor s-a avut n vedere natura activitilor i criteriile de omogenitate i complementaritate. Pentru direciile (generale) din aparatul propriu funcioneaz 3 servicii care au rolul de a asigura funciile managementului resurselor umane, respectiv: asigurarea, dezvoltarea, motivarea i meninerea resurselor umane. n cadrul DRU funcioneaz un serviciu de metodologie care asigur activitatea strategic, politicile i procedurile la nivel de management al resurselor umane, ct i furnizarea ctre directorul general, la cerere sau din proprie iniiativ, a tuturor informaiile necesare lurii deciziilor. Funcional serviciului i sunt alocate atribuii n sfera activitilor strategice, de consultan, ct i activiti operaionale. Direcia este organizat cu un numr de 39 de posturi din care 5 funcii de conducere i 34 funcii de execuie. n prezent i desfoar activitatea cu 26 funcii de execuie, care asigur managementul resurselor umane a 27 de structuri organizatorice care nsumeaz 968 de persoane n aparatul propriu. Diferena de 8 posturi reprezint 3 posturi suspendate din motive obiective (concediu cretere copil) i 5 posturi vacante. Conducerea executiv este asigurat de un director general, un director general adjunct i 3 efi de serviciu. Situaia numrului de salariai care revin la 1 lucrtor n domeniul resurselor umane din cadrul DRU se prezint astfel:

Numr de salariai care revin la numrul de lucrtori n domeniul resurselor umane inclusiv personalul de conducere

Aprobat la cca. 27 de angajai revine cte 1 lucrtor n domeniul resurselor umane Efectiv la cca. 29 de angajai revine cte 1 lucrtor n domeniul resurselor umane

Numr de salariai care revin la numrul de lucrtori n domeniul resurselor umane exclusiv personalul de conducere

Aprobat la cca. 31 de angajai revine cte 1 lucrtor n domeniul resurselor umane Efectiv la cca. 35 de angajai revine cte 1 lucrtor n domeniul resurselor umane

Din analiza specificului posturilor/funciilor publice, observm c la nivel de direcie predomin posturile de consilierii, ceea ce evideniaz c activitile prioritare sunt cele de strategie i consultan, respectiv: asisten, ndrumare, analize i relaii funcionale multiple.

29

Posturile de expert reprezint jumtate din necesarul estimat de consilieri, ceea ce evideniaz c activitile care necesit expertiz sunt mai puin numeroase la nivel de direcie, i implicit indic un grad redus de specializare a activitilor direciei. Specializarea profesional a conducerii direciei este economic, fr ns a avea competene dobndite n domeniul managementului resurselor umane, excepie fcnd directorul adjunct care are un curs postuniversitar n domeniul managementului resurselor umane. Echipa actual este relativ tnr (vrsta cuprins ntre 30-51 de ani), are experien n funcii de conducere i o vechime de peste 10 ani n munc.

0

5

10

15

20

25

30Ani

Director Directoradjunct

efserviciu 1

efserviciu 2

efserviciu 3

Vechimea n munc a echipei de conducere a DRU

n activitate

n entitate

n funcii de conducereasimilate

La nivelul direciei, majoritatea personalului de execuie au studii superioare, reprezentnd peste 82% din totalul personalului.

Pregtirea profesional de baz a personalului DMRU

82%

18%

Studii superioare Studii liceale

Predomin economitii cca. 65% (categoria finane - 21%, contabilitate - 19%, management - 11%, marketing - 9% i administrarea afacerilor 5%) i numai 17% reprezint personal din specializrile drept, psihologie, inginerie i studii politice i administrative (fiecare categorie reprezint cca. 4%). Personalul cu studii medii este reprezentat de absolveni cu studii liceale din domeniile: industrial (9%), economic (7%), uman/filologie (2%).

1.2.2. Strategia n domeniul resurselor umane

Direcia de resurse umane are un rol direct n ndeplinirea obiectivelor entitii publice i a obiectivului de guvernare privind ntrirea capacitii instituionale a acestuia i creterea cunotinelor i competenelor profesionale i tehnice n domeniul managementului i planificrii strategice. Are ambiii clare pentru: a asigura eficiena activitilor prin gestionarea performanei, controlul, revizuirea i rezolvarea eficient a plngerilor i reclamaiilor; asigurarea eficienei entitii printr-o examinare critic a alocrii resurselor umane, n colaborare cu celelalte structuri de specialitate din cadrul entitii publice. Direcia resurse umane nelege bine provocrile i oportunitile cu care se confrunt personalul din cadrul entiti publice, intensific influena managerilor asupra prioritilor planului de meninere a competenelor i asigur orientarea corect a planurilor. De asemenea, interacioneaz cu un numr vast de grupuri i reprezentani pentru a afla necesitile diverse care exist n cadrul entitii publice i pentru a identifica punctele de vedere ale acestora, astfel nct acestea s poat fi luate n considerare n planificarea

30

comun a strategiei. Desfurarea activitilor pe baz de colaborare cu managerii structurilor de specialitate din entitate este esenial pentru realizarea obiectivelor autoritii i pentru ndeplinirea funciilor sale statutare. De asemenea, direcia n stabilirea i realizarea obiectivelor sale ia n considerare prioritile Agenia Naional a Funcionarilor Publici, ale structurilor din cadrul entitii i ale altor factori cheie implicai, cum ar fi: Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale, Institutul Naional de Statistic etc. Din analiza strategiei de dezvoltare a resurselor umane a entitii publice am identificat n dou obiective generale n domeniul evalurii performanelor profesionale, respectiv: A. Elaborarea i implementarea unui sistem de evaluare a performanelor profesionale a personalului. Pentru realizarea acestui obiectiv au fost stabilite 3 obiective specifice, respectiv: 9 Proiectarea unui sistem de evaluare profesional a personalului contractual; 9 Elaborarea unui sistem unitar de indicatori de performan ai activitilor structurii de resurse

umane, n vederea utilizrii adecvate a acestora la evaluarea anual a performanelor individuale ale personalului;

9 Elaborarea unui ghid metodologic n vederea asigurrii eficiente a evalurii periodice a performanelor profesionale individuale ale funcionarilor publici

B. Stabilirea unor mecanisme pentru administrarea eficient a resurselor umane i dezvoltarea carierei profesionale a acestora. Acest obiectiv general acoper mai multe domenii ale resurselor umane, motiv pentru care am procedat la selectarea obiectivelor specifice, identificnd dou obiective: 9 Asigurarea unui management eficient al raporturilor de serviciu/munc; 9 Respectarea riguroas a standardelor de performan n promovarea n funcia public i

avansarea n treapta de salarizare. Obiectivele generale de resurse umane decurg din obiectivele generale ale organizaiei i sunt n consens cu strategia entitii publice. intele n domeniul evalurii performanelor funcionarilor publici au n vedere elaborarea unui nou sistem de evaluare a performanelor profesionale i stabilirea unor mecanisme pentru administrarea eficient a resurselor umane. 1.2.3. Activitatea de evaluare a performanelor profesionale Evaluarea performanelor profesionale individuale ale funcionarilor publici se realizeaz n condiiile Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, HG 611/2008 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici i a metodologiei de evaluare emis de ANFP i are drept scop formarea unui corp profesionist de funcionari publici. Conformitatea respectrii i aplicrii acestor reglementri trebuie s asigure:

concordana ntre exigenele postului i calitile angajatului, respectiv ntre activitile desfurate de funcionarul public i cerinele funciei publice;

compararea gradului de ndeplinire a obiectivelor individuale stabilite cu rezultatele obinute efectiv i realizarea unei aprecieri obiective a performanelor individuale;

asigurarea unui sistem motivaional, care s determine creterea performanelor profesionale individuale i recompensarea rezultatelor deosebite;

identificarea necesitilor de instruire a funcionarilor publici, astfel nct rezultatele activitilor desfurate s fie mbuntite i s asigure ndeplinirea obiectivelor stabilite

Factori de influen: A. Factori politici a. Reorganizarea aparatului central. Pierderea de competene prin plecarea personalului care a

rspuns de armonizarea legislaiei naionale cu acquis-ul comunitar. Reorganizarea activitilor. b. Lipsa unor instrumente necesare pentru desfurarea cu eficacitate a activitii. Capacitate

31

administrativ real slab. c. Presiunile politice. Presiunilor politice directe sau indirecte pun n dificultate politica de resurse

umane, fapt care produce prejudicii operaionale i de imagine pt. entitate. d. Lipsa unei nelegeri la nivelul clasei politice a importanei planificrii resurselor umane i a

problemelor specifice cu care se confrunt. Dificulti n coerena i implementarea programelor multianuale ca urmare a lipsei unei viziunii

politice comune. e. Schimbri legislative dese. Acestea influeneaz implementarea programelor. f. Incertitudinea aplicrii anumitor prevederi legale. g. Instabilitate politica. Schimbri la nivel de top management n cadrul entitii. ntrzieri n

adoptarea actelor normative. h. ntrzieri n ceea ce privete finalizarea sau definitivarea acelor documente, strategii de program,

activiti de program, care fac necesar existena unor acte normative n domeniu. Efectele care pot fi generate de o aciune convergent a factorilor politici identificai mai sus: a. Ineficien n activitate b. Succesiunea conducerilor politice a demonstrat c acestea au o influena de ansamblu asupra

competenelor i politicilor derulate n cadrul entitii. c. Dereglri importante n funcionarea instituiei datorate neclaritii i instabilitii legislative. B. Factori economici a) Presiunea intereselor economice, cu efecte negative asupra activitii de resurse umane.

Multiplele proiecte de investiii pun uneori n dificultate aplicarea prevederilor legale privind resursele umane. O reactualizare a acestora n funcie de contextul actual i o revalorizare a acestora se impun ca necesare n vederea asigurrii durabilitii dezvoltrii resurselor umane.

b) Nivelul salarizrii descurajeaz specialitii care vor s se integreze n cadrul entitii. c) Creterea nivelului de trai va genera o cretere a ateptrilor publicului cu privire la calitatea

serviciilor publice. d) Politicile economice i monetare, cursul valutar leu euro, inflaia. Modificarea strategiilor /

programelor funcie de prevederile noilor politici economice i monetare. Efectele care pot fi generate de o aciune convergent a factorilor economici identificai mai sus: a) Presiunea economic i evoluia societii necesit o aciune complex de adaptare a resurselor

umane. b) Absena unei perspective economice clare, a unor rezultate finale i indicatori fundamentai pe

statistici face dificil urmrirea realizrii obiectivelor. c) Suplimentarea / redirecionarea resurselor financiare curente. d) Un nivel al salarizrii inechitabil, nestimulativ i care nu este corelat cu mediul extern conduce

la distorsiuni n cadrul organizaiei astfel nct n mod real cheltuielile organizaiei cresc. C. Factori sociali a) Elemente care in de structura social i demografie. Modificarea strategiilor/ programelor

funcie de structura social. Modificarea strategiilor/programelor funcie de dinamica demografic. b) Administraia public nc nu reuete s atrag un numr suficient de specialiti economiti n

cadrul structurilor de specialitate de la nivel central responsabile cu planificarea resurselor umane. Impactul negativ const n lipsa experilor necesari iniierii i derulrii proiectelor angajate. Scderea mediei de vrst a potenialilor angajai sub 35 de ani.

c) Stereotipuri cu privire la nivelul de pregtire profesional i capacitatea administrativ a instituiilor publice din Romnia. Imaginea instituiei poate fi afectat.

d) Lipsa de experien a personalului n ceea ce privete procedurile aferente resurselor umane. Riscul unei cooperri mai dificile ca urmare a unui grad sczut de nelegere a procedurilor/ prioritilor legate de transmiterea n timp util a unor informaii relevante procesului de programare.

32

e) Grad sczut de contientizare a importanei sarcinilor alocate. Riscul unei alocri defectuoase a sarcinilor are repercusiuni asupra realizrii la timp i n condiii de calitate a activitii.

f) Securitatea social. Lipsa locuinelor, n special a celor destinate tinerilor, duce la migraia permanent a forei de munc; nivelul redus al salariilor (a puterii de cumprare) conduce la imposibilitatea achiziionrii unei locuine.

Efectele care pot fi generate de o aciune convergent a factorilor identificai mai sus: a) Modificarea strategiilor / programelor funcie de structura social b) Nerespectarea termenelor angajate privind programele i proiectele derulate

Migraia forei de munc n spaiul european, corelat cu mbtrnirea populaiei autohtone reprezint elemente ce pot periclita sustenabilitatea programelor iniiate n cadrul instituiei publice. Efectul sinergic al tuturor factorilor enunai este o mai slab performan n desfurarea misiunilor critice ale instituiei.

D. Factori tehnologici a) Noile tehnologii IT. Necesitatea de instruire a personalului cu noile tehnologii IT. Neadecvarea

politicilor de dotare cu tehnologie IT poate ngreuna aplicarea politicilor privind personalul. b) Calitatea tehnologiei. Calitatea tehnologiei folosite are implicaii directe n productivitatea

muncii i disponibilitatea serviciilor IT. c) Lipsa unor programe i aplicaii informatice specializate. d) Apariia de noi tehnologii aplicabile n realizarea politicilor privind personalul. Redefinirea

indicatorilor de calitate impui executanilor. Efectele care pot fi generate de o aciune convergent a factorilor tehnologici identificai mai sus: a) Creterea calitii tehnologiei i introducerea tehnicii cu grad ridicat de noutate au implicaii

directe n politica de personal. Cheltuielile aprute pot fi de natur financiar - n mod direct - sau indirect - de resurse umane i de timp.

b) Modificarea strategiilor/ programelor n funcie de potenialul noilor tehnologii c) Informatizarea reduce volumul de munc i eficientizeaz procesul de eviden a lucrrilor,

stocarea i arhivarea datelor. Pe baza analizei generale a entitii, a mediului intern i extern al acesteia, dar i a influenelor pe

care le au asupra activitii de evaluare a performanelor profesionale ale salariailor, am conturat o analiz SWOT, n cadrul creia am reliefat punctele tari i punctele slabe, dar i o serie de oportuniti pentru mbuntirea eficienei activitilor auditate, dar i o serie de ameninri care se impun a fi avute n vedere, aa cum rezult n continuare:

Puncte tari Puncte slabe Capacitatea de a identifica i repartiza echilibrat si echitabil atribuiile; O bun planificare i administrare a activitilor echipelor; Asumarea responsabilitilor fa de natura sarcinilor de serviciu; Capacitatea de supraveghere a modului de realizare a lucrrilor, depistarea deficienelor si luarea msurilor necesare pentru corectarea la timp a acestora; Capacitatea de a obine cele mai bune rezultate Capacitatea de a motiva si de a ncuraja dezvoltarea performanelor personalului prin: cunoaterea aspiraiilor colectivului, asigurarea unei perspective de dezvoltare si a unei atitudini de ncredere; Capacitatea de a lua hotrri rapid, cu sim de rspundere si conform competenei atribuite cu

Subdimensionarea personalului n raport cu volumul de munc presupus de aceast activitate; Personal nemotivat corespunztor, datorit sistemului salarial din cadrul administraiei publice; Rat crescut a fluctuaiei personalului (rata plecrilor din cadrul direciei a fost de 18,6% n anul 2013); Calitatea activitii desfurate, influenat de stres, volum mare de munc i lipsa de motivare; Lipsa corelrii ntre planul de ocupare a posturilor i planificarea investiiilor n resurse IT; Management slab din punct de vedere al delegrii sau transferului responsabilitilor, cu ocazia deplasrii titularului de activitate sau transferului/plecrii acestuia Rezisten crescut la schimbare sau idei noi; Marea varietate a locurilor de munc fac dificil

33

privire la desfurarea activitii structurii conduse; Capacitatea de a planifica si de a administra eficient activitatea personalului subordonat, asigurrii sprijinului si propuneri pentru motivarea corespunztoare; Capacitatea de a identifica nevoile de instruire ale personalului din subordine si formularea de propuneri privind tematica si formele concrete de realizare a instruirii; Obiectivitatea n apreciere corectitudinea n luarea deciziilor, imparialitate n evaluarea personalului din subordine si n modul de propunere a recompenselor pentru rezultate deosebite n activitate. Potenial uman caracterizat prin receptivitate la schimbare, disponibilitate la program de lucru prelungit i rezisten la condiii de stres; Experien i grad ridicat de calificare a personalului; Sistem de control managerial n continu dezvoltare; Adaptabilitate la modificrile cadrului legislativ; Utilizarea celor mai bune practici internaionale n domeniile specifice; Capacitatea de adaptare a structurilor funcionale la schimbrile i cerinele mediului socio-economic; nsuirea i utilizarea unor instrumente de management n domeniul analizat.

stabilirea unor reguli stricte privind integrarea profesional; Suprancrcarea cu informaii; Absenteismul excesiv; Fluctuaia personalului, care poate avea efecte asupra productivitii muncii i asupra mririi timpului i costurilor necesare instruirii noilor angajai; ntreruperea perioadelor de perfecionare, prelungirea timpilor petrecui cu nceptorii Anumite probleme disciplinare. Insuficienta delimitare a atribuiilor ntre departamente Anumite dificulti ale circuitului informaional n cadrul entitii Dificulti n procesul de recrutare, datorate n special salariilor reduse. Inexistena unui plan de dezvoltare a carierei angajailor. Modificri relativ dese ale cadrului normativ care reglementeaz activitatea analizat. Preocupare insuficient pentru perfecionarea profesional continu a personalului n domeniul evalurii performanelor profesionale;

Oportuniti Ameninri Participarea programe de pregtire profesional; Creterea ateptrilor prilor implicate, cu privire la calitatea serviciilor furnizate; Asisten de specialitate privind prblematica evalurii performanelor profesionale; Realizarea programului de dezvoltare a sistemului de control managerial. Planificarea resurselor umane implicate n procesul de evaluare, astfel nct s se asigure caracterul unitar i flexibil al acestuia; Meninerea n sistem a resurselor umane de calitate, eficientizarea procesului de recrutare prin crearea unei baze valoroase de selecie a candidailor pentru accesul la funciile din sistem; Asigurarea pregtirii profesionale a personalului prin derularea de programe de perfecionare profesional n vederea ridicrii gradului de competen profesional i dezvoltare a carierei profesionale a personalului; Gestionarea eficient a bazei de date privind personalul instituiei; Asigurarea unei comunicri eficiente n interiorul

Lipsa corelrii dintre pregtirea profesional i cerinele activitilor; Nerespectarea prevederilor referitoare la calendarul de realizare a activitilor; Slaba implementare a schimbrilor propuse; Instabilitatea deciziilor politice ; Schimbri relativ dese aduse reglementrilor privind evaluarea; Nerespectarea termenelor de prezentare a situaiilor ntocmite; Dezvoltarea inegal a structurilor funcionale din punctul de vedere al sistemelor informaionale.

34

instituiei i ntre compartimente, precum i ntre acestea i celelalte direcii, care s contribuie la dezvoltarea unui management performant al resurselor umane.

1. 3. Cadrul de reglementare al domeniului auditabil

Cadrul legislativ conine o metodologie de evaluare a performanelor profesionale individuale ale funcionarilor publici, care practic reunete coordonatele fundamentale pentru desfurarea acestei activiti de ctre reprezentanii compartimentelor de resurse umane din instituie. Aceast metodologie stabilete cadrul general pentru:

a) aprecierea obiectiv a performanelor profesionale individuale ale funcionarilor publici prin compararea gradului de ndeplinire a obiectivelor individuale stabilite, cu rezultatele obinute n mod efectiv;

b) corelarea obiectiv ntre cerinele funciei publice i activitatea funcionarului public; c) asigurarea unui sistem motivaional, prin recompensarea funcionarilor publici care au

obinut rezultate deosebite, care s determine creterea a performanelor profesionale individuale; d) identificarea necesitilor de instruire a funcionarilor publici pentru mbuntirea

rezultatelor activitii desfurate n scopul ndeplinirii obiectivelor stabilite. n acest scop, n cadrul metodologiei de evaluare a performanelor profesionale individuale ale

funcionarilor publici sunt prevzute mai multe activiti: a) determinarea n fiecare an, de ctre Agenia Naional a Funcionarilor Publici, a criteriilor

de performan profesionale pentru funcionarii publici; b) evaluarea performanelor profesionale individuale ale funcionarilor publici n funcie de

gradul de realizare a obiectivelor. Evaluarea performanelor funcionarilor publici se face potrivit unei proceduri care implic

raportarea permanent a evaluatorului la fia postului funcionarului public 1.4. Analiza situaiei actuale

Principalele aspecte pozitive generale identificate la nivelul entitii, n ceea ce privete evaluarea performanelor profesionale sunt reprezentate de:

a) direcia a informat celelalte direcii cu privire la criteriile de evaluare, modul de ntocmire a rapoartelor de evaluare i termenele de transmitere a rapoartelor de evaluare;

b) a acordat consultan persoanelor care au calitatea de evaluator cu privire la modul de completare a rapoartelor de evaluare

c) a primit i centralizat rapoartele de evaluare d) a urmrit respectarea formatului standard a raportului e) a retransmis rapoartele care nu respect formatul standard, ctre structurile organizatorice f) a ataat rapoartele de evaluare la dosarul profesional.

Lund n considerare apectele pozitive existente n procesul de evaluare a performanelor profesionale se pot identifica urmtoarele puncte forte:

a) personal cu experien n realizarea lucrrilor aferente procesului de evaluare a performanelor profesionale;

b) personal specializat n cunoaterea tuturor aspectelor teoretice i practice; c) eficienta ridicata in utilizarea resurselor umane; d) utilizarea mijloacelor tehnice moderne, sisteme informatice si de comunicaie performante;

Principalele aspecte negative generale identificate la nivelul entitii sunt reprezentate de:

a) nu au fost identificate i implementate toate procedurile aferente procesului de evaluare;

35

b) au fost co

Ghidpracticevalperf_08052014.pdf

Documents

Transcript of Ghidpracticevalperf_08052014.pdf