01/04/2015 Factura electronica nu e acelasi lucru cu factura emisa cu mijloace electronice. Care sunt diferentele

data:text/html;charset=utf8,%3Ch2%20class%3D%22articleTitle%22%20name%3D%2235582%22%20style%3D%22fontsize%3A%2027px%3B%20margin… 1/3

AutorElena Voinea18 Decembrie 2013

19 comentarii

Printează articol

Factura electronica nu e acelasi lucru cu facturaemisa cu mijloace electronice. Care sunt diferenteleOdata cu intrarea in vigoare a facturilor electronice din 1 ianuarie 2014, nudoar firmele vor fi afectate de noua modalitate de facturare, ci implicit sidepartamentul de contabilitate care va gestiona aceste documente. Astfel,contabilii trebuie sa aiba in vedere distinctia dintre facturile electronice sifacturile create in format electronic, emise pe cale electronica si stocateelectronic, dupa cum a explicat intrun interviu acordat AvocatNet.ro expertulcontabil Geanni Neacsu.

Adio factura in excel ! Testeaza gratuit 100 de zile un program profesional de facturare !

Potrivit Legii nr. 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloaceelectronice, publicata in Monitorul Oficial, Partea I, nr. 509 din 24 iulie 2012, din 1 ianuarie2014 operatiunile comerciale vor putea fi inregistrate prin mijloace electronice, astfel incat vorputea fi emise facturi in forma electronica.

Actul normativ a adus completari importante fata de prevederile existente in Codul Fiscal,stabilind ce caracteristici trebuie sa indeplineasca persoanele impozabile pentru a emite facturiin format electronic, dar si cum trebuie transmise aceste documente beneficiarilor.

Potrivit Legii nr. 148/2012, factura in forma electronica este documentul ce caracterizeaza inmod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnaturaelectronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii sicare este emis si gestionat utilizand sisteme informatice.

Geanni Neacsu, expert contabil la Cabinet NG Craiova si consultant pentru serviciul gratuitde facturare online www.3facturi.ro, a declarat intrun interviu acordat AvocatNet.roca trebuiefacuta diferenta intre facturile in forma electronica prevazute in Legea nr. 148/2012 si celeemise cu mijloace electronice.

Astfel, facturile in forma electronica au o semnatura electronica si o marca temporala, in timpce facturile emise printrun soft sau printrun serviciu de facturare online nu vor fi semnateelectronic.

Avocatul George Trantea, din cadrul casei de avocatura Niculeasa, a declarat recent pentruAvocatNet.ro ca emiterea directa a facturii electronice se face in conformitate cu Legea nr.148/2012, astfel ca o factura electronica este un document care:

este emis de un sistem informatic (un program de calculator: tip Word, Excel, Adode sau

01/04/2015 Factura electronica nu e acelasi lucru cu factura emisa cu mijloace electronice. Care sunt diferentele

data:text/html;charset=utf8,%3Ch2%20class%3D%22articleTitle%22%20name%3D%2235582%22%20style%3D%22fontsize%3A%2027px%3B%20margin… 2/3

un program customizat al comerciantului);este semnat electronic conform Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica;este marcat temporal conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporala (cuprinde ocertificare a datei si orei la care a fost emisa);contine datele obligatorii precizate de art 155 alin. 19 din Codul Fiscal;este gestionata, transmisa si primita tot in format electronic prin intermediulsistemelor informatice.

Conform Codului Fiscal, tot o factura electronica este si cea emisa in format hartie si scanata,transmisa ulterior in mod electronic.

"Prevederile Codului Fiscal se completeaza cu cele ale Legii nr. 148/2012 care stabilesc modulexact in care se poate realiza conversia. Art. 13 din Legea 148/2012 prevede ca factura informa electronica rezultata dobandeste calitatea de document justificativ numai dupa inscriereaprecizarii: <<prezenta factura este conforma cu originalul emis initial pe suport hartie avandseria ... nr. ... din data de ..., emisa de ...>> si atasarea semnaturii electronice a furnizoruluide servicii de emitere a facturilor in forma electronica, precum si a marcii temporale certificandmomentul conversiei, atat in cazul facturilor individuale, cat si in cazul in care conversia se facepentru un pachet sau lot de facturi", a explicat George Trantea.

Concret, daca o factura in format hartie este scanata si trimisa prin email, dar nu continesemnatura electronica si marca temporala sau nu este garantata autenticitatea, originea siintegritatea continutului, aceasta nu este factura in forma electronica.

Cum se va schimba activitatea departamentului de contabilitate in urma introduceriisistemului privind facturile electronice?Geanni Neacsu: In urma introducerii sistemului privind facturile electronice, departamentul decontabilitate trebuie sa asigure posibilitatea verificarii corespondentei dintre informatiile dinfisierul electronic original si documentul lizibil prezentat.

Vor fi elemente care se vor modifica in evidenta contabila?GN: Evidenta contabila nu va prezenta modificari din perspectiva facturilor electronice, aceastaavand aceeasi valoare de document justificativ ca si facturile pe hartie sau facturile create informat electronic.

Cum va trebuie sa se pregateasca departamentul de contabilitate atunci cand Fiscul vacontrola facturile electronice?GN: Departamentul de contabilitate al fiecarei firme are obligatia de a permite organelor fiscalecompetente din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea facturilor emise sau primitestocate prin mijloace electronice. Se vor stoca prin mijloace electronice si datele cegaranteaza autenticitatea originii si integritatea continutului facturilor.

Indiferent de forma in care este emisa/primita factura, se considera exemplar original facturastocata, in forma pentru care sa optat. Nu vedem un risc de natura fiscala cu privire la facturileprimite prin mijloace electronice, indiferent de modalitatea de stocare a acestora (in format fizicsau in format electronic), atata vreme cat se asigura de catre ambele partiautenticitateaoriginii (asigurarea identitatii furnizorului sau a emitentului facturii), integritateacontinutului (asigurarea ca nu a fost modificat continutul) si lizibilitatea facturii, princontroale de gestiune.

Ce aspecte importante trebuie sa retina contabilii referitoare la facturile electronice?

01/04/2015 Factura electronica nu e acelasi lucru cu factura emisa cu mijloace electronice. Care sunt diferentele

data:text/html;charset=utf8,%3Ch2%20class%3D%22articleTitle%22%20name%3D%2235582%22%20style%3D%22fontsize%3A%2027px%3B%20margin… 3/3

GN: Referitor la facturile electronice, contabilii trebuie sa aiba in vedere distinctia dintre facturileelectronice si facturile create in format electronic, emise pe cale electronica si stocateelectronic.

Legea nr. 148/2012 defineste emiterea facturilor in forma electronica ca fiind “operatiunea deintocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronica, in scopularhivarii lor in forma electronica, indiferent daca transmiterea se face in forma electronica saupe suport hartie”.

De exemplu, serviciul gratuit de facturare online www.3facturi.ro (n.r: exista si alte serviciigratuite de facturare online – vezi la finalul articolului cateva exemple) poate fi folosit cu succesin operatiunea de intocmire de facturi in format electronic. Facturile generate online, pot fitransmise electronic (pe email, in format pdf) si pot fi stocate electronic (in baza de datea www.3facturi.ro, cat si salvate local de emitator si/sau beneficiar, in format pdf).

In schimb, facturile emise cu www.3facturi.ro nu vor fi semnate electronic, prin “semnaturaelectronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii decertificare acreditat, in intelesul Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica” asa cumspecifica Legea 148.

Totodata, potrivit Codului fiscal, semnatura electronica avansata sau schimbul electronic dedate sunt doar exemple de tehnologii pentru asigurarea autenticitatii originii si integritatiicontinutului facturii electronice si nu constituie cerinte obligatorii.

Servicii precum www.3facturi.ro garanteaza autenticitatea, originea si integritatea continutuluiprin intemediul bazei de date interne a sistemului. Consideram semnatura electronica extinsa ometoda suplimentara de a garanta autenticitatea unei facturi.

Mai mult, art. 155 alin. (3) din Codul fiscal stabileste ca “facturile create pe suport hartie caresunt scanate, trimise si primite in format electronic sunt considerate facturi electronice”. Inschimb, “facturile create in format electronic, prin intermediul unui program informatic decontabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise si primite pe suport hartie nusunt considerate facturi electronice”.

Desi aceste clarificari pot duce la concluzia ca facturile emise cu www.3facturi.ro, atunci candsunt trimise electronic si stocate electronic, sunt facturi electronice, consideram ca estenecesara a abordare mai stricta a facturilor electronice, care sa prezinte functii suplimentarefata de prezentele facturi in format electronic.

Un alt aspect important este ca implementarea si utilizarea sistemelor informatice necesareemiterii de facturi electronice implica costuri suplimentare, precum si personal care sa detinacunostintele necesare. Prin urmare, firmele mari sau firmele mici si mijlocii care au relatiicomerciale cu firme mari sunt cele care vor lucra cu facturi electronice.