8/14/2019 Excel 0

1/14

1.1 PREZENTAREA GENERAL A PROCESORULUI DE TABELE

Un loc important n sistemul programelor de birotic l ocup procesoarele detabele i reprezentri grafice dintre care Excel 97 face obiectul prezentrii noastre.Aceste procesoare de tabele sunt instrumente software de mare putere, destinate

prelucrrii informaiilor dispuse sub form de tabel, ntr-o mare varietate de structuri:bugete, balane de verificare, bilan, facturi, analize etc..

Excel 97 s-a impus n categoria procesoarelor de tabele prin bogia de funcii,simplitatea utilizrii, ergonomie, fiind utilizate cu succes n domeniul afacerilor, npreviziuni, simulri economice i analize statistice,n activiti curente de birou etc.

Concepte de baz ale calculului tabelar

Un procesor de tabele este o aplicaie informatic care permite lucrul cu foi decalcul. O asemenea foaie seamn foarte mult cu un tabel ntocmit pe hrtie, avnd nsmultiple avantaje fa de acesta.

Foaia de calcul este un spaiu plan, delimitat precis i organizatn linii i coloane.Fiind o matrice, foaia de calcul poate fi asimilat unui tabel ce este format din

256 de coloane, numerotate de la A la IV i 16.384 de linii (2 14). Aceste linii i coloanedefinesc 4.194.304 de celule.

Celula se poate defini ca fiind o intersecie a unei linii cu o coloan. O celulpoate conine 256 de caractere, semnificnd valori, iruri de caractere, funcii sauformule.

Celula curent (celula activ) este celulan care se afl cursorul i care este afiatpe ecran cu marginile ngroate. Acest mod particular de afiare poart numele de cursorExcel.

http://www.ase.ro/ciedd/birotica/CAP12.htmhttp://www.ase.ro/ciedd/birotica/excel-cuprins.htm

8/14/2019 Excel 0

2/14

Cel mai des, introducerea datelorn foaia de calcul se face prin celula care coninecursorul.

Coordonatele celulei (referine) reprezint perechea format din litera coloanei inumrul liniei care definesc celula respectiv ( de ex. A3, F8, AD196, etc). Coordonatele

pot fi:- relative cu sintaxa prezentat mai sus: A3, F8 etc.- absolute cu sintaxa urmtoare: $A$3, $F$8, $AD$196 etc.- mixte cu sintaxa: $A3 sau A$3, $F8 sau F$8 etc.

Ele se mai numesc i referine deoarece sunt utilizaten formule i funcii pentrua indica poziia celulei al crei coninut este preluatn formula/funcia respectiv. Modullor de utilizare va fi prezentatn paragraful "Calcule pe baz de formule".

Tipuri de cmpuri dintr-o tabel

(coordonate, nume)

A A B C D E F G H I J K ... ... IV1 Cmp orizontal :

2

A:C4 .. A:G4

K2

3 Nume : CMP1

4 C4 G4 Cmp vertical:5 A:K2..A:K11

6 Nume : CMP47 D7

8/14/2019 Excel 0

3/14

8 B8

9

Cmp celul:

10 A:B8.. A:B8

11 Nume:CMP2 I11 K11

12 Cmp mixt

... A:D7..A:I11

... Nume:CMP3

Fig. 1.1 Tipuri de cmpuriPlaja de celule (cmp) este un ansamblu de celule adiacente, avnd drept

coordonate liniile i coloanele aferente. Cmpul poate fi definit pe cel puin o celul(cmp celul), pe mai multe coloane i o singur linie (cmp orizontal), pe o coloanimai multe linii (cmp vertical) i pe mai multe linii i coloane (cmp mixt), ca n figura1.1.

Precizm c i n cazul plajelor de celule referirea se face tot prin coordonate,sintaxa fiind : nume-foaie!coordonate-celul:coordonate-celul. De exemplu, utiliznd

exprimarean coordonate relative, se va nota astfel: Sheet1!C4:G4Registrul de lucru. Tipul obinuit de document sau fiier din Microsoft Excel 97

este registrul de lucru (workbook). Registrele de lucru conin foi (sheet); acestea pot fi foide calcul, foi de diagrami foi de macrocomenzi. Numele fiecrei foi aparen partea de

jos foii-ecran,ntr-o zon pentru care care acceptam denumirea de "tab". n figura 1.2 sepot observa tab-urile cu numele: Sheet1, Sheet2 i Sheet3. n cadrul unui registru de lucrufoile pot fi rearanjate, redenumite, inserate sau eliminate. Un registru de lucru este salvat

8/14/2019 Excel 0

4/14

sub forma unui fiier cu extensia .XLS i poate conine orice numr de foi (limita estedat de capacitatea calculatorului).

Fig. 1.2 Meniul FORMAT

Utilizatorul poate crea sau salva noi registre de lucru, poate crea copii de rezervi poate restaura un document pierdut, poate utiliza un registru creat anterior i l poatevizualizanainte de imprimare.

Meniurile. n executarea unei anumite operaii utilizatorul este asistat de un sistemde meniuri organizate ierarhic (n cascad) n meniuri i submeniuri. Meniurile permitdefinirea comenzilor ce urmeaz a fi executate. Ele sunt apelate prin selectarea meniuluirespectiv, exemplu: meniul Format di fig.1.2.

Acest meniu este afiat ca urmare a selectrii opiunii Format din meniul principal.Opiunile din meniul principal sunt structurate pe orizontal, sub forma unei bare demeniu.

Exist o standardizare a sistemului de meniuri, astfel: dac o comand este urmat de trei puncte (...) nseamnn c prin selectarea ei va fi

afiat pe ecran o fereastr de dialog cu utilizatorul, prin care acesta este solicitat sfurnizeze noi informaii; dac o comand este urmat de semnul ()nseamn c prin selectarea ei va fi afiat un

submeniu;

dac o comand este afiat cu intensitate mai slabnseamn c nu este operabil; dac o comand estensoit de ( ) sau iconul corespunztor este pe poziia apsat,

nseamn c ea este deja activ.

8/14/2019 Excel 0

5/14

n plus meniurile conin n dreptul fiecrei comenzi numele tastei (combinaiilorde taste) funcionale prin care se poate lansa de la tastatur comanda respectiv.Meniurile contextuale sunt organizate pe logica unui meniu vertical i conin comenziaferente obiectului selectat. Activarea meniului contextual se face prin selectarea

contextului i acionarea butonului drept al mouse-ului.

Gestionarea registrelor de lucru (WorkBook)

Ori de cte ori deschidem, salvm sau nchidem un fiier n MS Excel 97,deschidem, salvm saunchidem un fiier registru de lucru.

Registrul de lucru se deschide implicit cu 16 foi de calcul (Sheet1, ... Sheet16).

Selectarea foilor dintr-un registru

a) Selectarea unei singure foi se realizeaz executnd un click pe tab-ul foii curente (Sheet1,n fig. 1.2);

Dacns se apas butonul drept al mousului, utilizatorul va avea acces la op iunileunui meniu contextual, opiuni ce conin comenzi pentru: inserare foaie nou (INSERT)

Inserarea se poate face preciznd tipul foii. ntr-un registru de lucru pot exista 5tipuri de foi i anume:

Tip Utilizare

Worksheet (Foaie de calcul) Introducerea si calcularea de dat

Chart (Foaie diagrama)Diagrame nencorporatentr-un de lucru

MS Excel 5.0 Dialog (Dialog) Limbajul Visual Basic din MS E

MS Excel 4.0 Macro (Foaie de macrocomand MS Excel 4.0) Compatibilitatea cu versiunile anInternational Macro Sheet (Foaie de macrocomandinternaional)

Compatibilitatea cu versiunile an

Tabel 1.3 Tipuri de foi de calcul

tergere foaie (DELETE) redenumire foaie (RENAME)

8/14/2019 Excel 0

6/14

mutare sau copiere foaie n registrul de lucru activ sau ntr-un alt registru de lucru(MOVE or COPY...)

afiarea ferestrei MS Visual Basic ce permite vizualizarea procedurilor ataate foiirespective (VIEW CODE).

Oricare din operaiile prezentate se pot aplica unei foi sau unui grup de foi(simultan). Gruparea foilor se realizeaz prin operaia de selectare.

b) Selectarea mai multor foi

- pentru a selecta foi adiacente se execut un click pe primul tab-foaie (utilizndbutonul stng al mouse-ului), se apas tasta SHIFT i concomitent se face click pe tabulcorespunztor ultimei foi din grup;

- pentru a selecta foi neadiacente se face click pe tabul primei foi din grup, se

apas tasta CTRL i apoi se clicheaz succesiv pe tabul fiecrei foi care va face parte dingrup;

- pentru a selecta toate foile se alege din meniul contextual al foii comanda

SELECT ALL SHEETS.

Atta timp ct sunt selectate mai multe foi, n meniul contextual este adugatcomanda UNGROUP SHEETS necesar pentru a realiza deselectarea.

Gestionarea ferestrelor

Ferestrele multiple fac mai uoar introducerea, compararea, stabilirea de formatei editarea de daten:

- pri diferite ale unei foi- foi diferite din acelai registru de lucru- dou sau mai multe registre de lucruPentru gestionarea ferestrelor se utilizeaz meniul WINDOW, cu urmtoarele

optiuni :

- New window : creaz o nou fereastrntr-un registru de lucru;

- Arrange : permite aranjarea vertical sau orizontal a ferestrelor

deschise simultan, permind vizualizarea concomitent ainformaiilor din ferestre diferite;

- Hide : ascunde fereastra activ;

- Unhide : efect invers selectrii opiunii Hide.

- Split : secioneazn patru, ecranul foii de calcul perminddefilarea independent pe cele patru zone

8/14/2019 Excel 0

7/14

- Freeze Panes : blocheazn timpul defilrii coloanele din stnga celuleidorite, respectiv liniile de deasupra.

Cnd o fereastr nu mai este util ea poate finchis, fr a fi necesarnchidereafiierului registru de lucru.

Componentele ferestrei documentnExcel

Lansarean execuie a aplicaiei se realizeaz prin dublu click pe iconul MicrosoftExcel. Efectul este afiarea ecranului Excel, figura 1.4.

Se observ cu uurin elementele standard ale unei ferestre WINDOWS ianume:

- bara de titlu, flancatn stnga de butonul meniului sistem ( meniu ce conineopiuni pentru gestionarea ferestrei WINDOWS), iar n dreapta de butoanele pentru

minimizare/maximizare fereastrinchidere aplicaie;- bara de meniuri ale aplicaiei;- bara/barele de instrumente standard; prin activarea cu ajutorul mouse-ului a unui

instrument se realizeaz efectuarea rapid a uneia dintre operaiile curente;- bara de formule: servete pentru introducerea datelor, vizualizarea i modificarea

coninutului celulelor;- fereastra aferent foii de calcul active;- bara de defilare orizontal care cuprinde butoane pentru rsfoirea registrului

de lucru foaie cu foaie (nainte /napoi ), poziionare lanceput ( ) / sfrit () de registru, taburile foilor din registru i bara de defilaren cadrul foii active;

Structura ferestrei de ecran Excel 97

8/14/2019 Excel 0

8/14

Fig. 1.4 Ecranul EXCEL 97

- linia de stare: furnizeaz permanent informaii n legtur cu modul de lucrucurent.

Dac se dorete mrirea suprafeei de ecran pentru fereastra aferent foii de calcul active,

se poate renuna la afiarea unora dintre barele componente, prin selectarea meniuluiVIEW i dezactivarea optiunilor respective.Invers, dac se dorete afiarea unei anumite bare de instrumente (Excel are 13

astfel de bare, la care se pot aduga nc multe altele create de utilizator) se selecteazmeniul VIEW, se activeaz comanda TOOLBARS... i se marcheaz casetelecorespunztoarei barelor de instrumente necesare.

Ieirea din sesiunea de lucru EXCEL se realizeaz prin dublu click pe butonulmeniului sistem sau prin comanda File Quit.

Structura foii de calcul

Foaia de calcul este documentul principal care se utilizeazn Excel pentru a stocai manipula date. Ea face parte ntotdeauna dintr-un registru de lucru, alturi de foidiagram, module Visual Basic etc., numrul lor nefiind limitat dect de memoriadisponibil.

8/14/2019 Excel 0

9/14

Coloanele sunt identificate prin una sau dou litere (A,B, ... AA, ... IV). Liniilesunt identificate prin numere (de la 1 la 16384). O celul (definit prin intersecia uneilinii cu o coloan) este identificat prin referina sa, adic prin coordonatele coloanei iliniei n care se afl (de ex.B2). Celulele pot fi grupate n cmpuri (plaje de celule). Un

cmp este de form rectangular i poate fi identificat prin coordonatele colurilor opuse(stnga sus, dreapta jos), delimitate prin caracterul (:). De exemplu B3:E10 definetecmpul format din 32 celule carencepe la celula B3 i sencheie la celula E10.

O celul poate conine informaii (text, numere, date calendaristice) sau formulede calcul, cazn caren celul va fi afiat rezultatul calculului (figura 1.5)

Conceperea unei foi de calcul

Conceperea prezentrii i organizrii unei foi de calcul este deosebit de important pentruvizualizarea informaiilor pe care foaia le conine. De aceea este indicat s se parcurgurmtoarele etape:

1. Stabilirea ideii generale

Fiecare foaie de calcul trebuie conceput avnd n vedere scopul foii de calculrespective, care sunt datele necesare, cine va fi utilizatorul ei.

n cazul unei foi de calcul care permite efectuarea de simulri, se recomandstructurarea pe zone. n general o foaie de calcul cuprinde patru zone: zona de ipoteze,zona de date, zona de calcule i zona de rezultate. n cazul foilor ce conin baze de date seimpune crearea unor zone de criterii pentru filtrarea informaiilor din baza de date ieventual a unor zone de afiare a rezultatelor filtrrilor. n aceste cazuri este indicatutilizarea mai multor foi de calcul care s cuprind parte din aceste zone, de exemplu: o

foaie cu zonele de ipoteze, o alta cu zonele de criterii, .a.m.d., evitndu-se pe ct posibilcrearea de foi de calcul uriae, greu de utilizat. n plus regruparea tuturor ipotezelorsocietii ntr-o singur foaie uureaz reutilizarea lor n mai multe foi sau registre delucru.

2. Introducerean foaia de calcul a informaiilor reprezentnd titluri:- titlul tabelului, data crerii- etichetele de coloane i de linii- comentarii ataate celulelor- zone de test, eventuali separatori.

3. Introducerea datelor iniialeDatele iniiale trebuie nelese ca date primare. Pe ct posibil nu trebuie s fie

preluate sub form de date iniiale, date ce pot fi obinute prin calcule. Chiar dac uneorieste mai dificil de utilizat formule, ele trebuie preferate valorilor absolute; oriceschimbare intervenit valoarea iniial se va repercuta automat n toate formulele care outilizeaz direct sau indirect diminundu-se la maximum riscul de eroare. Volumuldatelor iniiale trebuie redus la minim.

8/14/2019 Excel 0

10/14

4. Introducerea formulelor

Se recomand utilizarea referinelor nominale de celule/zone i a formulelorscurte. Dac este necesar efectuarea de calcule complexe (formule mari) este indicatdescompunerea n calcule pariale plasate n celule diferite. Utilizarea referinelor

nominale micoreaz erorile de manipulare posibile.5. Formatarea foii de calcul

Aceasta trebuie realizat (dac este posibil) n conformitate cu formatele cu careutilizatorul este familiarizat. Pentru aceasta este necesar inserarea de celule/linii/coloanevide, chenare, etc. pentru a permite citirea cu uurin a foii de calcul. Spreexemplificare prezentm n continuare un formular de bilant (pentru trei exerciiifinanciare consecutive), realizatntr-o foaie de calcul (fig. 1.5).

ACTIV 1995 1996 1997Imobilizri Necorporale 0 0 283

Cheltuieli de constituire i de cercetareDezvoltare

Concesiuni, brevete, alte drepturi similare Fond comercial Alte imobilizari Imobilizari in curs Imobilizari Corporale 84792 433899 0

Terenuri

Cladiri i construcii speciale 15083 300882 Maini si utilaje 143690 38737 Alte imobilizri corporale 21685 10805 Imobilizrin curs 33655 83475

Imobilizari Financiare 0 0 0

Titluri de participare 0 0 Alte titluri imobilizate Creane imobilizate TOTAL ACTIVE IMOBILIZATE 84792 433899 283

Stocuri 109873 140619 1512

Materii prime i materiale 16973 Obiecte de inventar i stocuri aflate la teri

Producien curs

8/14/2019 Excel 0

11/14

Produse finite 109873 123646 1512

Alte active circulante 424864 872676 25791

Furnizori - Debitori 44340 62864 280

Clieni i conturi asimilate 169397 504544 16682

Acionari-capital subscris i nevrsat 0 Alte creane 50976 270256 338

Titluri de plasament 0 0 278

Conturi la bnci, casa i acreditive 160151 35012 8213

TOTAL ACTIVE CIRCULANTE 534737 1013295 27303

Cheltuieli constataten avan 0 68257 0

Diferene de conversie activ 0 101233 328

TOTAL CONTURI DE REGULA-RIZARI I ASIMILATE 0 169490 328

Prime privind rambursarea obligaiunilor 0 0 0

TOTAL ACTIV 619529 1616684 27914

PASIV 1995 1996 1997

Capital social din care : 200 227460 -capital subscris i vrsat 200 227460 20000

Prime legate de capital 0 0 20000

Diferene din reevaluare 0 4000Rezerve 40 29315 Rezultatul reportat 0 0 3346

Rezultatul exerciiului51795 111118 73

Fonduri 54497 206728 850

Subvenii pentru investiii

Provizioane reglementate 0 0 470TOTAL CAPITALURI PROPRII 106532 574621 28739

Provizioane pentru riscuri 0 0 0

Provizioane pentru cheltuieli 0 40200 100

TOTAL PROVIZIOANE PENTRU RISCURI SI CHELTUIELI0 40200 100

8/14/2019 Excel 0

12/14

Imprumuturi si datorii asimilate din care : 0 0 -pe termen mediu si lung 0 0 5418

Furnizori si conturi asimilate 155108 366582 5176

Clienti - Creditori 0 853 10547

Alte datorii 305229 532171 1249

Banca 0 0 5711

TOTAL DATORII 460337 899606 28101

Venituri inregistrate in avans 3703 0 Diferente de conversie pasiv 48957 102257 275

TOTAL CONTURI DE REGULA-RIZARE SI ASIMILATE 52660 102257 275

TOTAL PASIV 619529 1616684 57215

EGALITATE BILANT 1991 1992 1993

ACTIV 619529 1616684 27914

PASIV 619529 1616684 57215

** DIFERENTE** 0 0 -29301

Fig. 1.5 Stuctura bilanului

6. Verificarea i testarea foii de calcul

Trebuie verificat totul

i mai ales formulele. Pentru aceasta se face apel la valori

ale datelor de intrare pentru care se cunosc rezultatele diferitelor celule.

7. Ataarea unui plan desfurtor

Excel permite crearea (automat sau de ctre utilizator) a unui plandesfurtor (outline), plan ce poate fi afiat in extenso cu toate detaliile saurestrns cnd detaliile sunt ascunse. Se realizeaza astfel o sintetizare a foii de calcul.Datorit acestei faciliti se pot ascunde sau afia pna la opt nivele de detaliu din rndurisau coloane. n acest fel informaia devine mai uor de citit i de comparat. Unei foi decalcul i se poate ataa un singur plan desfurtor. Modalitile de rezolvare sunturmtoarele:

a) automat

Pentru exemplificare relum foaia ce conine formularul de bilan. i atamautomat un plan desfurtor, astfel:

-selectmntregul formular;-selectm din meniul Data opiunea Group and Outline; Auto Outline.

8/14/2019 Excel 0

13/14

Implicit Excel presupune c rndurile de cumul sunt dedesubtul rndurilor de detaliu(Summary rows below detail), iar coloanele de cumul sunt la dreapta coloanelor de

detaliu (Summary columns to right of detail). Utilizatorul poate schimba direcia de

calcul modificnd setrile din fereastra Setting (figura 1.6). i acionnd butonul Create.

Afiarea acestei ferestra se face cu comanda Data; Group and Outline, SettingCa urmare n partea stng a foii de calcul apare o zon cu butonae de nivel

(numerotate 1,2,3,) i cu butonae de ascundere/afiare detalii ([_]/[+]). Acionareabutonaelor [-] (cu ajutorul mouse-ului), face s dispar liniile de detaliu; pentrureafiarea lor se acioneaz (tot prin intermediul mouse-ului) butonaele [+].

Dac planul desfurtor este creat pe linii,butonaele apar n stnga antetelor delinii; dac este creat pe coloane, butonaele aparn zona de deasupra antetelor de coloane.Un plan desfurtor poate fi realizat i simultan pe linii si coloane.

Fig. 1.6 Caseta de setare

b) manual

Pentru ataarea manual a unei structuri de plan desfurtor se procedeaz astfel:- se selecteaz celulele pentru grupare, corespunztoare unui nivel, exclusiv celula

ce conine formula de cumulare (n caz c exist!)- se alege comanda Data; Group and Outline; Group. n cazuln care nu au fost

selectate rnduri sau coloanentregi, va apare fereastra de dialog Group.- din caseta de dialog Group se selecteazRows sau Columns.

- se acioneaza butonul OK dup care se repet procedeul pentru fiecare nivel de

gruparen parte. Anularea unei grupri se face cu comanda Data; Group and Outline, Ungroup. n figura 1.7 este prezentat o parte din planul desfurtor aferent formularului debilan.

8/14/2019 Excel 0

14/14

Fig. 1.7 Plan desfurtor

http://www.ase.ro/ciedd/birotica/CAP12.htmhttp://www.ase.ro/ciedd/birotica/excel-cuprins.htmhttp://www.ase.ro/ciedd/birotica/excel-cuprins.htm