Etapele Realizarii Unui Proiect

7/27/2019 Etapele Realizarii Unui Proiect

1/30

1

Arborele problemei

Analiza Problemei

Analiza potentialelor probleme

PROBLEMELE sunt acele lucruri/situatii care impiedica

organizatia sa ajunga din locul unde se afla, in loculunde doreste sa se afle, la un moment dat.

Procesul de solutionare a problemei, reprezinta arta dea ajunge de la o situatie existenta nefavorabila la o situatie

dorita, printr-o serie de activitati.


2/30

2

Analiza potentialelor probleme, trebuie sa includa raspunsurila o serie de INTREBARI:

CARE este problema pe care trebuie sa o solutionam?

DE CE este o problema? (cauza)

DE CE trebuie solutionata problema?

UNDE si CAND se manifesta problema?

A CUI problema este?

PE CINE afecteaza problema?

DE CAT TIMP este o problema?

CE SE VA intampla daca nu se solutioneaza? (efectul)

Analiza Problemei

Analiza Problemei

Este o procedura care permite:

Diagnosticarea unei situatii existente

Identificarea problemelor cheie in contextul

acestora

Analiza contextului in care se va

implementa viitorul proiect

Vizualizarea problemelor in forma unei

diagrame/arbore (relatie cauza-efect)


Diagnosticarea unei situatii existente

Identificarea problemelor cheie in contextul

acestora

Analiza contextului in care se va

implementa viitorul proiect

Vizualizarea problemelor in forma unei

diagrame/arbore (relatie cauza-efect)


3/30

3

Arborele Problemei - schema de baza

EFECTE

PROBLEMAPRINCIPALA

CAUZE

Cum sa procedam?

Identificati problemele majore existente

intr-o situatie data sau aleasa de echipaSelectati o problema principala

Cautati probleme inrudite cu problema

principala


4/30

4

Criterii de selectie a problemei prioritare

CRITERIU PROBLEMA 1 PROBLEMA 2 PROBLEMA3

IMPORTANTA PROBLEMEI

URGENTA PROBLEMEI

FEZABILITATEA

SUPORT DIN PARTEA CELOR

INTERESATI

Stabiliti o ierarhie cauza - efectProblemele care genereaza direct problema

principala sunt asezate dedesubt (cauze)Problemele care sunt generate direct deproblema principala sunt asezate deasupra(efecte)


5/30

5

Legati problemele cu sageti cauza-efect

Revedeti diagrama si verificaticorectitudinea si completitudinea acesteia

Exemplu de Arbore al Problemei

INVESTITII PRIVATE VENITURI REDUSESCAZUTE PENTRU OPERATORII

PRIVATI

COSTURI DE PRODUSELEAGRICOLECOMERCIANTII NUACCIDENTE TRANSPORT PIERDVALOAREAVOR SA DESERVEASCAFRECVENTE CRESCUTE DE PIATAPIETELE

EFECTE

RETEAUA

REGIONALA DEDRUMURI

DETERIORATA

CALITATEACAMIOANELE DRUMURILE NU SUNTCAUZE CONSTRUCTIEISUNT INTRETINUTEDRUMULUI SUBSUPRAINCARCATE CORESPUNZATOR

STANDARDE

ECHIPELE DEMASURILEDE INTRETINERE ALE GUV.

CONTROL SUNT NU SUNTEFICIENTEINEFICIENTE

COMPETENTELESUNT GRESITDEFINITE


6/30

6

Arborele obiectivelor

Analiza Obiectivelor

O tehnica pentru:

Descrierea situatiei viitoare care va fi

obtinuta prin rezolvarea problemelorIdentificarea posibilelor solutii pentru o

situatie data

Transformarea aspectelor negative in

aspecte pozitive (dezirabile, realiste)


7/30

7


Arborele Obiectivelor - schema de baza

OBIECTIV OBIECTIV OBIECTIVGENERALGENERAL GENERAL

OBIECTIVPRINCIPAL

OBIECTIVSPECIFIC

OBIECTIVSPECIFIC

OBIECTIVSPECIFIC

Final

Mijloace


Cum sa procedam ?

Reformulati toate situatiile negative ale analizeiproblemei in situatii pozitive care sunt:

- dezirabile

- posibil de obtinut in mod realist

Verificati relatiile mijloace-final


8/30

8

Arborele Obiectivelor

INVESTITII PRIVATE VENITURI RIDICATERIDICATE PENTRU OPERATORII

PRIVATI

COSTURI DE PRODUSELEAGRICOLECOMERCIANTIIACCIDENTE TRANSPORT PASTREAZA VALOAREAVOR SA DESERVEASCA

REDUSE REDUSE DE PIATAPIETELE

RETEAUA REGIONALADE DRUMURIREABILITATA

CAMIOANELE STANDARDEALE DRUMURILE SUNTSUNT INCARCATE CONSTRUCTIEI INTRETINUTE MAI

LIMITAT RESPECTATE BINE

ECHIPELE DEMASURILE DEINTRETINERE ALECONTROL SUNTGUV.SUNT EFICACEMAI EFICACE

COMPETENTELESUNTBINE DEFINITE

Mijloace

Final

Analiza strategiei


9/30

9

Analiza Strategiei

Grupurile de obiective inrudite,grupate pe verticala, dinarborele obiectivelor, senumesc strategii. Unul sau maimulte dintre aceste grupuri de

obiective vor fi selectate castrategie a proiectului propus.

Cea mai pertinenta si fezabila strategie este selectata pe baza unui numarde criterii precum:

- compatibilitatea cu POS;- prioritatile celor implicati/partenerilor, bugetul disponibil / posibilitatile decofinantare;

- relevanta pentru grupul tinta;- probabilitatea succesului sau minimalizarea riscurilor;- complementaritatea cu alte proiecte;- posibilitatea implicarii sectorului public/privat;- intervalul de timp necesar etc.

Analiza Strategiei


10/30

10

Alegerea unei strategii

Alegerea unei strategii - schema de baza

OBIECTIV OBIECTIV OBIECTIVGENERALGENERAL GENERAL

FINAL

OBIECTIVPRINCIPAL/ SCOP

MIJLOACE OBIECTIV SPECIFIC OBIECTIV SPECIFICOBIECTIV SPECIFIC

Cum sa procedam ?

1. Identificati obiectivele de neurmarit (indezirabile or nerealizabile)

2. Identificati obiectivele de urmarit (dezirabile si realizabile)3. Grupati obiectivele, pentru a obtine strategii posibile sau componente

(grupare pe verticala)

4. Estimati care strategie reprezinta o strategie optima corespunzator criteriilor

agreate

5. Determinati Obiectivul General si Scopul Proiectului


11/30

11

Alegerea unei strategii

Proiect IIProiect I

RETEAUA REGIONALA

DE DRUMURIREABILITATA

CAMIOANELE STANDARDEALE DRUMURILE SUNTSUNT INCARCATE CONSTRUCTIEI INTRETINUTE MAI

LIMITAT RESPECTATE BINE

ECHIPELE DEMASURILE DE INTRETINERE ALE GUV.

CONTROL SUNT SUNTEFICACEMAI EFICACE

COMPETENTELESUNTBINE DEFINITE

Strategia A Strategia B

Analiza Strategiei: Cateva posibile criterii

DisponibilitateaComplementaritate resurselor

cu proiecte financiare, afinantate de alti expertizei, etc.

donori

ImportantaContributie la

Potentialul sidata dereducerea capacitatilegrupul tintainegalitatilorexistente

(e.g. gender)(ale grupului

tinta)

Relevanta pentruUrgentastrategia de aderare

agreata de EC/tara Acceptabilitateapartenera sociala


12/30

12

SCOPUL SI OBIECTIVELE PROIECTULUI

Definirea scopului proiectuluiDupa identificarea nevoilor si a problemei/problemelor carora

trebuie sa le raspunda proiectul, trebuie identificat rostul

proiectului, ce se doreste sa se realizeze prin acest proiect, de ce

sa il derulam.

Pe scurt: care este scopul proiectului?

Scopul proiectului este practic solutia pentru problema

identificata sau, altfel spus, este situatia la care dorim sa

ajungem in urma implementarii proiectului (evident, o situatie

mai buna pentru beneficiarii proiectului).

Cea mai simpla modalitate de enuntare a unui scop este

pozitivarea, inversareaproblemei.


13/30

13

Definirea scopului proiectului

Caracteristicile scopului sunt urmatoarele:

Nu se prezinta sub forma cantitativa (numeric, volumic,

procentual) ci doar calitativ (o crestere, o imbunatatire, o

schimbare)

Este unic (nu contine cuvinte de legatura ca si, cu, alaturi

de , odata cu)

Nu trebuie explicat (se evita folosirea cuvintului prin, in

scopul in enuntul scopului)


Exemple de scopuri:

Cresterea eficientei sistemului de coordonare a fondurilor

publice din cadrul Primariei orasului X

Cresterea adaptabilitatii tinerilor pe piata muncii

Cresterea competitivitatii firmei


14/30

14


NU sunt scopuri:

Cresterea cu 40% a eficientei sistemului de coordonare a

fondurilor publice prin informatizarea completa a

departamentelor X, Z si Y

Realizarea unui centru de informare si consiliere pentru tineri in

scopul cresterii adaptabilitatii pe piata muncii

Cresterea cu 20% a competitivitatii firmei si imbunatatirea

procesului decizional in departamentele X, Z si Y

Definirea obiectivelor proiectuluiObiectivele reprezinta pasii spre atingerea scopului.

in vederea formularii corecte a obiectivelor se va raspunde cu

precizie la urmatoarele intrebari:

Care sunt zonele cheie pe care dorim sa le schimbam prin acest

proiect?

Care este segmentul de populatie care va fi implicat in schimbare?

Care este directia schimbarii pe care o dorim? (crestere sau

imbunatatire, descrestere sau reducere)

Care este gradul sau proportia schimbarii?

Care este termenul (sau intervalul de timp) prevazut pentru

atingerea gradului de schimbare?


15/30

15

Definirea obiectivelor proiectuluiS - specific - este obiectivul clar: cine, ce, cand, unde, cum, grup-tinta?

M - masurabil - sunt masurabile rezultatele?

A - abordabil - este un obiectiv care poate fi, in general, atins?

R - realist - are organizatia resursele necesare pentru atingerea lui in

timpul dat?

T - incadrare in timp - exista un termen limita?

Exemple de obiective:

Asigurarea accesului la broad-band pentru 10 comune din judetul Doljpana la sfarsitul anului 2013

Instruirea a 40 de femei din mediul rural din regiunea SV in ceea cepriveste operarea PC si utilizarea Internetului pana la finalul anului 2010

Cresterea CA cu 10% in urmatoarele 5 luni

Grupul tinta

Analiza factorilor interesati


16/30

16

Analiza Factorilor interesati


Identificarea persoanelor,

grupurilor, organizatiilor avand o

legatura cu proiectul

Identificarea intereselor si

asteptarilor grupurilor & persoanelorcare au o posibila relevanta pentru

proiect


Cine sunt stakeholderii ?

Orice persoana, grupuri de persoane,

institutii, asociatii sau firme care ar putea

fi implicate in proiect, direct sau indirect

sau care ar putea fi afectate pozitiv ori

negativ.


17/30

17


Participarea factorilor interesati:

permite formularea si/sau adaptarea proiectelor la

conditiile sociale, economice si politice;

permite obtinerea de informatii relevante;

intareste relevanta obiectivelor in raport cu nevoile;

arata cum percep factorii interesati realitatea;

intareste capacitatile locale;

intareste societatea civila si procesul democratic


Cum sa procedam?

1. Identificati grupurile/institutiile

importante2. Clasificati (grupuri tinta, beneficiari,

grupuri de interese, contractori, etc.)


18/30

18


Interese, motivare:

Nevoi, aspiratii

Interese (deschise/ascunse) Asteptari & preocupari

Atitudini fata de proiect


Potential si constrangeri:

Puncte tari, Puncte slabe Posibile contributii la proiect


19/30

19


Grupul tinta reprezinta:

Grupul/entitatea care va fi direct si pozitivafectata de proiect la nivelul obiectivului

proiectului.

Beneficiarii directi carora li se adreseazaproiectul.

Actorii-cheie De ce suntinteresati deproiect

Capacitatea simotivatia de acontribui la proiect

Activitatile din

proiect care li seadreseaza

Stakeholder 1

Stakeholder 2

Stakeholder .

Matricea actorilor-cheie


20/30

20

STABILIREA ECHIPEI

DE PROIECT

Echipa de proiect

Structura echipei de proiect influenteaza in mod directmanagementul acesteia.

Daca numarul membrilor echipei este prea mare, potaparea probleme de comunicare si coordonare, dificultati in

adoptarea deciziilor si solutionarea problemelor. Daca numarul membrilor echipei este prea mic pot aparea

probleme legate de lipsa de experienta, lipsa decompetenta sau criza de timp.

Se pune intrebarea: care este structura cea mai potrivita aunei echipe de proiect?

Numarul optim al membrilor echipei de proiect depinde de: dificultatea activitatilor de proiect

disponibilitatea persoanelor potrivite tipul proiectului


21/30

21

Echipa de proiect

Indiferent de natura proiectului membrii echipei trebuie sa aibaurmatoarele calitati:

implicare in directia atingerii obiectivelor ; abilitate in comunicare si in delegarea responsabilitatilor ; flexibilitate, capacitate de adaptare la cerintele proiectului ; competenta profesionala ; capacitatea de a admite existenta greselilor si a le corecta ; orientare catre realizarea sarcinilor; capacitatea de a intelege importanta respectarii termenelor si a limitelor

resurselor si disponibilitatea de a lucra peste program;

incredere in ceilalti si dorinta de a ajuta; spirit de echipa ; calitati de intreprinzator ;

disponibilitatea de a lucra cu unul sau mai multi sefi ; cunostinte si experienta in cunoasterea instrumentelor si metodelor din

managementul proiectelor.

Justificare si relevanta

Cum justificam proiectul?

Atunci cand justificam necesitatea implementarii unui proiect, trebuie sa tinemcont de urmatoarele aspecte:

Problema abordata in cadrul proiectului este una reala, iar amanarea rezolvarii eiare repercusiuni asupra unui grup semnificativ de cetateni; trebuie explicat intr-unmod cat mai convingator ce ar urma sa se intample daca problema respectiva ar filasata nerezolvata.

Trebuie sa aduceti argumente reale, de preferat folosirea statisticilor si indicareasursei exacte a informatiei, care sa denote existenta problemei si a efectelor pecare aceasta le genereaza.

Atingerea scopului si, implicit, rezolvarea problemei, va aduce o serie de avantajecomunitatii, societatii sau anumitor grupuri sociale, avantaje pe care trebuie sa lementionati.

Organizatia dvs. este in masura sa abordeze problema respectiva si sa ducaproiectul la bun sfarsit; explicati cat mai clar argumentele care sustin aceastaafirmatie.


22/30

22

Planul de Actiune

Activitatile proiectului


23/30

23

Planul de Actiune - Ce trebuie facut pentru

atingerea obiectivelor?

Planul de Actiune cuprinde:

Enuntarea fiecarei ACTIVITATI in parte;

Descrierea contribuitiei fiecarei activitati la realizareaobiectivelor specifice;

Specificarea responsabilului activitatii respective;

Specificarea resurselor de care este nevoie (personal,echipament, timp, buget, etc)

Descrierea secventelor in timp si modul cum seinterfereaza activitatile

Prezentarea cronologica a activitatilor cu ajutoruldiagramei GANTT

Diagrama GANTTAnul 1 Semestrul 1 Semestrul 2

Activitatea 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Responsabil

Pregtire Faza 1.1. Stabilirea echipei CCMP

Realizare Faza 1.1 Stabilirea echipei CCMP

Pregtire Faza 1.2 Achiziia CCMP

Realizare Faza 1.2 Achiziia CCMP

Pregtire Faza 2.1 Editare de materiale CCMP/INIMM

Realizare Faza 2.1 Editare de materiale CCMP/INIMMPregtire Faza 2.2 Organizare evenimente CCMP

Realizare Faza 2.2 Realizare evenimente CCMP

Pregtire Faza 3.1 Pregtirea suportului CCMP/INIMM

Implementare Faza 3.1 Pregtireasuportului

CCMP/INIMM

Pregtire Faza 3.2 Selectarea cursanilor CCMP/INIMM

Implementare Faza 3.2 Selectareacursanilor

CCMP/INIMM

Pregtire PACHET DE LUCRU 4.MANAGEMENTUL PROIECTULUI

CCMP/INIMM

Realizare PACHET DE LUCRU 4.MANAGEMENTUL PROIECTULUI

CCMP/INIMM


24/30

24

Rezultatele si indicatorii proiectului

Rezultatele proiectului

Rezultatele sunt produse obtinute ca urmare adesfasurarii activitatilor, a caror combinatie vaconduce la realizarea scopului proiectului.

Rezultatele asteptate reprezinta finalitatea

proiectului, justificarea existentei sale. De obicei elesunt cantitativecantitative sisi calitativecalitative. Trebuie sa fiemasurabile, vizibile si specifice, reprezentand, defapt, instrumente pentru atingerea obiectivelorpropuse. Pentru a se asigura buna functionare aproiectului este bine ca fiecarui obiectiv stabilitinitial (si, eventual, adaptat pe parcurs) sa-i coincidaun rezultat, pentru validare.


25/30

25

Rezultatele proiectului

Sunt corelate cu obiectivele proiectului si relevantepentru acestea

Reprezinta indicatori de verificare a obiectivelor

Output, produse sau servicii concrete obtinute incadrul proiectului (ex.: un eveniment public, 4training-uri pentru 100 de persoane, 5 publicatiidespre consumul de alcool etc.),

Outcome/results, cu referire la impactul pe careproiectul il are asupra grupului tinta/comunitatii(ex.: cresterea cu 20% a constientizarii privindriscurile consumului de alcool in randul elevilor deliceu din orasul X).

Indicatorii proiectuluiCriterii de selectare a indicatorilor:

Validitate: Reflecta in mod direct obiectivul pe care intentioneaza sa ilmasoare?

Obiectivitate: Defineste precis si fara ambiguitati obiectivul pe care vrea sa

il masoare?

Credibilitate: Sunt datele consecvente sau comparabile in timp ?

Accesibilitate: Pot fi datele colectate cu usurinta, la timp si cu costurirezonabile?

Utilitate: Pot fi datele utile pentru luarea deciziilor sau pentru a invata dinexperienta?

Proprietate: Sunt de acord partenerii si partile interesate ca indicatorul aresens si utilitate pentru ei?


26/30


27/30

27

Indicatori SMART

S pecifici: claritate cu privire la ce, unde, cand si cum va fischimbata situatia;

M asurabili: capacitate de a cuantifica tintele si beneficiile;A bordabili: capacitate de atingere a obiectivelor (cunoscandresursele si capacitatile aflate la dispozitia comunitatii);

R ealisti: capacitate de a obtine nivelul de schimbare reflectatin obiectiv; si

T imp (incadrat in Timp): fixarea perioadei de timp in care va firealizat fiecare obiectiv.

Exemple de indicatori SMART

50 de persoane din grupul tinta recalificate intr-onoua meserie pana la sfarsitul proiectului;

numarul de someri femei peste 45 de ani dinCraiova redus cu 15% intr-un an;

25% din somerii asistati in cadrul proiectuluiangajati pana la sfarsitul proiectului;


28/30

28

Cash-flow

Cash flow este un termen care se refera la cantitatea de cash primita sicheltuita de o organizatie pe parcursul unei perioade de timp, cu referire la unanumit proiect. Masurarea cash flow-ului poate fi utilizata la:

Evaluarea starii sau performantelor unui proiect sau afaceri.

Pentru a determina probleme legate de lichiditati. A fi profitabil nu inseamnaneaparat a avea lichiditati. O companie poate da gres datorita unei lipse alichiditatilor, chiar daca este profitabila.

Pentru a genera rata de revenire a proiectului. Timpul cash flow-urilor in si dinproiecte sunt utilizate ca si date de intrare in modele financiare cum ar fi rata

interna de rentabiliate si valoarea actuala neta. Pentru a examina venitul sau cresterea unei afaceri atunci cand se considera cadatele contabile nu reprezinta realitatea economica.In mod alternativ, cashflow-ul poate fi utilizat pentru a valida venitul net generat de inregistrarilecontabile se refera la cifrele asa cum reies din contabilitate spre exempluincasare care nu a fost realizata efectiv, dar a fost facturata, si ca atare incontabilitate apare, dar in cash flow nu se reflecta.

Bugetul proiectului

Estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate sisubactivitate;

Estimarea potentialelor surse de venituri;

Estimarea diferentelor dintre cheltuieli si venituri; Realizarea unei planificari in timp a cheltuielilor si a

veniturilor;

Gasirea solutiilor pentru evitarea potentialelor crizede lichiditati;

Bugetul se va supune organizatiei pentru aprobare;

Stabilirea procedurilor de supraveghere permanenta


29/30

29

Bugetul proiectului

ATENTIE!

Bugetul este complet i perfect corelat cu activitatileprevazute, cu resursele materiale implicate in realizarea

proiectului si cu rezultatele anticipate, adica: nu exista

mentiuni in sectiunile privind activitatile, resursele si

rezultatele anticipate care nu au acoperire intr-un subcapitol

bugetar / linie bugetara; de asemenea, nu exista subcapitol

bugetar / linie bugetara fara corespondenta in sectiunile

privind activitatile, resursele si rezultatele.

Bugetul se calculeaza la valoarea FARA TVA!


30/30

Etapele Realizarii Unui Proiect

Documents

Transcript of Etapele Realizarii Unui Proiect