CONDUCEREA UNUI PROGRAM DE AUDIT

RESURSELE PROGRAMULUI DE AUDIT

Atunci cnd se identific resurse pentru un program de audit, ar trebui s se ia n considerare urmtoarele:

resursele financiare necesare pentru a dezvolta, implementa, conduce i mbunti activitile de audit;

tehnicile de audit;

procesele de realizare i meninere a competenei auditorilor, i de mbuntire a performanei auditorului;

disponibilitatea auditorilor i a experilor tehnici, care au competen corespunztoare unor obiective specifice ale unui program de audit;

durata auditurilor;

timpul de cltorie, cazarea i alte nevoi de auditare.

CONDUCEREA UNUI PROGRAM DE AUDIT

PROCEDURI ALE PROGRAMULUI DE AUDIT

Procedurile programului de audit ar trebui stabilite i s includ:

planificarea i programarea auditurilor;

evrika group www.cursonline.eu cursuri de perfectionare, calificare, specializare avizate de Ministerul Muncii si Ministerul Educatiei contabilitate, expert fiscal, inspector resurse umane, inspector in domeniul sanatatii si securitatii in munca, limbi straine: incepator, mediu, avansat, pentru afaceri si limba romana pentru straini

asigurarea competenei auditorilor i a auditorului ef;

selectarea echipei de audit corespunztoare;

efectuarea auditurilor;

efectuare auditurilor de urmrire;

meninerea nregistrrilor programului de audit;

monitorizarea realizrii i mbuntirea programului de audit

raportarea managemntului de cel mai inalt nivel a realizarilor globale ale programului de audit.

CONDUCEREA UNUI PROGRAM DE AUDIT

IMPLEMENTAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Implementarea unui programul de audit ar trebui s includ:

Comunicarea programului de audit prilor relevante;

Coordonarea i programul auditurilor i a altor activiti de audit;

Stabilirea i meninerea unui proces pentru evaluarea auditurilor;

Asigurarea desemnrii echipei de audit;

Furnizarea resurselor necesare de echipa de audit;

Asigurarea realizrii auditului conform programului de audit;

Asigurarea controlului nregistrrilor activitilor de audit;

Asigurarea analize i aprobarea rapoartelor de audit;

Asigurarea auditului de urmrire, dac este aplicabil;

CONDUCEREA UNUI PROGRAM DE AUDIT

INREGISTRARI ALE PROGRAMULUI DE AUDIT

Ar trebui meninute nregistrri pentru fiecare audit n parte, cum sunt:

a) nregistrri pentru fiecare audit, cum sunt: Planuri de audit; Rapoarte de audit; Rapoarte de neconformitate Rapoarte de aciuni corective i preventive;

b) Rezultate ale analizei programului de audit; c) nregistrri ale personalului utilizat n audit, cum sunt.

Evaluarea auditorilor, Selectarea echipei de audit Evaluarea performantei auditorilor

CONDUCEREA UNUI PROGRAM DE AUDIT

MONITORIZAREA SI ANALIZAREA PROGRAMULUI DE AUDIT

Implementarea programului de audit ar trebui s fie monitorizat i analizat la intervale corespunztoare pentru a evalua dac obiectivele sale au fost ndeplinite i a identifica oportunitile de mbuntire. Procesul tebuie sa fie conform si eficace. Rezultatele analizelor programului de audit pot conduce la:

Actiuni corective Actiuni preventive Actiuni de imbunatatirea programului de audit

Monitorizarea ar trebui realizat prin utilizarea indicatorilor de performan prin care se

msoar, de exemplu:

Abilitatea echipelor de audit de a implementa planul de audit; Conformitatea cu programele de audit i programrile; Feedback-ul de la clieni, auditai i auditori; Durata efectiv pentru nchiderea aciunilor corective ale programului de audit.

Figura urmatoare furnizeaz o imagine de ansamblu a activitilor de audit

aa cum sunt descrise mai sus.

Iniierea auditului

Numirea auditorului ef Definirea obiectivelor, domeniului i a criteriilor Determinarea fezabilitii auditului Stabilirea echipei de audit

Efectuarea analizei documentelor

Analiza documentele relevante ale sistemului de management, inclusiv nregistrri i determinarea adecvrii acestora

Pregtirea activitilor la faa locului

Pregtirea planului de audit Alocarea activitilor n echipa de audit Pregtirea documentelor de lucru

Efectuarea auditului la faa locului

Realizarea edinei de deschidere Comunicare pe parcursul auditului Rolurile i responsabilitile ghizilor i ale observatorilor Colectarea i verificarea informaiilor Generarea constatrilor de audit Pregtirea concluziilor auditului

Pregtirea, aprobarea i distribuirea raportului de audit

Pregtirea raportului de audit

Finalizarea auditului

Efectuarea auditului de urmrire

AUDITAREA

INITIEREA AUDITULUI

1. NUMIREA AUDITORULUI SEF

2. DEFINIREA OBIECTIVELOR, A DOMENIULUI SI A CRITERIILOR DE AUDIT

Obiectivele unui audit pot include:

Determinarea gradului de conformitate a sistemului de management al auditatului sau a prilor ale acestuia, cu criteriile de audit;

Evaluarea capabilitii sistemului de management de a se asigura de conformitatea cu cerinele reglementate i contractuale;

Evaluarea eficacitii sistemului de management n atingerea obiectivelor specificate; sau

Identificarea zonelor de mbuntire potenial a sistemului de management Domeniul auditului descrie amploarea i limitele auditului cum sunt: locaiile fizice, unitile

organizaionale, activitile i procesele care vor fi auditate i perioada de timp acoperit de

audit.

Criteriile de audit pot include politici, cerine contractuale sau coduri de bun practic

aplicabile ale unor domenii industriale sau de afaceri.

3. DETERMINAREA FEZABILITATII AUDITULUI

Cei care sunt responsabili pentru conducerea programului de audit ar trebui s determine fezabilitatea auditului lund n considerare factori cum sunt:

a) Informaii suficiente i corespunztoare pentru planificarea auditului; b) Cooperare adecvat din partea auditatului; c) Timpul i resursele adecvate.

Atunci cnd auditul nu este fezabil, ar trebui s fie propus clientului auditului o alternativ de

cei responsabili de programul de audit, prin consultare cu auditatul.

4. SELECTAREA ECHIPEI DE AUDIT

Atunci cnd auditul a fost declarat fezabil, ar trebui s fie stabilit o echip de audit

lund n considerare competena necesar pentru a realiza obiectivele auditului. Atunci cnd

exist un singur auditor, acesta ar trebui s ndeplineasc toate sarcinile aplicabile unui

conductor/ef de echip.

5. STABILIREA CONTACTULUI INITIAL CU AUDITATUL

Contactul iniial cu auditatul poate fi neoficial sau oficial i ar trebui s fie stabilit de cei

responsabili de conducerea programului de audit sau de conductorul/eful echipei de audit.

Scopul contactului iniial este s:

Stabileasc canalele de comunicare

Furnizeze informaii despre perioada de timp propus i componena echipei de audit

Solicite accesul la documentele relevante, inclusiv nregistrri

Convin reciproc asupra necesitii persoanelor nsoitoare cum sunt: observatorii sau ghizii echipei de audit

AUDITAREA

EFECTUAREA ANALIZEI DOCUMENTELOR

naintea desfurrii activitilor la faa locului, documentaia auditatului ar trebui

analizat pentru a determina conformitatea sistemului, din punct de vedere al documentelor,

cu criteriile de audit.

O vizit la faa locului preliminar poate fi necesar pentru a avea o privire de ansamblu

corespunztoare a informaiilor disponibile.

Dac documentaia este considerat inadecvat, conductorul echipei de audit ar trebui

s anune clientul auditului, pe cei responsabili de conducerea programului de audit i

auditatul. Alte resurse nu ar trebui s fie alocate pn nu sunt rezolvate astfel de probleme.

AUDITAREA

PREGATIREA ACTIVITATILOR DE AUDIT LA FATA LOCULUI

1. PREGATIREA PLANULUI DE AUDIT

Conductorul echipei de audit pregtete un plan de audit pentru a furniza informaiile

necesare echipei de audit, auditatului i clientului auditului. Planul ar trebui s uureze

programarea i coordonarea activitilor de audit.

2. ATRIBUIREA ACTIVITATILOR IN CADRUL ECHIPEI DE AUDIT

Conductorul echipei de audit, consultndu-se cu echipa de audit, ar trebui s aloce

fiecrui membru responsabilitatea pentru auditarea proceselor, funciilor, locurilor, zonelor

sau activitilor specifice sistemului de management.

3. PREGATIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Documentele de lucru ar trebui s fie pregtite i utilizate de echipa de audit n scop

de referin i de nregistrare a desfurrii auditului.

AUDITAREA

DESFASURAREA AUDITULUI LA FATA LOCULUI

1. DESFASURAREA SEDINTEI DE DESCHIDERE

O edin de deschidere ar trebui s se in cu managementul auditatului sau atunci

cnd este cazul, cu acei responsabili de funciile i procesele auditate. Scopul unei edine de

deschidere este:

Analizarea planului de audit;

Furnizarea unui scurt sumar al modului de desfurare a activitilor de audit;

Confirmarea canalelor de comunicare;

Furnizarea unei oportuniti pentru auditat s pun ntrebri.

2. COMUNICARE PE PARCURSUL AUDITULUI

Echipa de audit ar trebui s fac periodic schimb de informaii, s evalueze desfurarea

auditului i s realoce activitatea ntre auditori dup cum este nevoie.

Pe parcursul auditului, conductorul echipei de audit ar trebui s comunice periodic,

stadiul auditului i orice nelmuriri auditatului i clientului auditului, dup cum este cazul.

3. ROLURILE SI RESPONSABILITATILE GHIZILOR SI ALE OBSERVATORILOR

Ghizii i observatorii pot nsoi echipa de audit dar nu fac parte din ea. Ei nu ar trebui s

influeneze sau s interfere n desfurarea auditului.

Atunci cnd sunt desemnai ghizi , ei ar trebui s asiste echipa de audit i s acioneze la

cererea conductorului de audit.

4. COLECTAREA SI VERIFICAREA INFORMATIILOR

Metodele de colectare a informaiilor includ:

- Interviul; - Observarea activitilor, i - Analiza documentelor.

5. GENERAREA CONSTATARILOR DE AUDIT

Dovezile de audit ar trebui evaluate fa de criteriile de audit pentru a genera constatrile

auditului.

Constatrile auditului pot indica fie conformitatea, fie neconformitatea cu criteriile de

audit.

Atunci cnd este specificat n obiectivele auditului, constatrile auditului pot identifica i

oportuniti de mbuntire.

6. PREGATIREA CONCLUZIILOR AUDITULUI

Concluziile auditului se pot referi la probleme cum sunt:

Gradul de conformitate a sistemului de management fa de criteriile de audit;

Implementarea, meninerea i mbuntirea eficace a sistemului de management;

Capabilitatea procesului de analiz efectuat de management de a se asigura c sistemul de management este n continuare corespunztor, adecvat i eficace.

Concluziile auditului pot conduce la recomandri referitoare la mbuntire, relaii de afaceri,

certificarea /nregistrarea, sau activiti viitoare de auditare, dac este specificat n

obiectivele auditului.

7. DESFASURAREA SEDINTEI DE INCHIDERE

edina de nchidere ar trebui s se desfoare sub coordonarea conductorului echipei

de audit, pentru a prezenta constatrile i concluziile auditului, astfel nct acestea s fie

nelese i nsuite de auditat, i s se convin, dac este cazul, asupra unei perioade de timp

pentru ca auditatul s prezinte un plan de aciuni corective i preventive.

AUDITAREA

PREGATIREA, APROBAREA SI DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT

1. PREGATIREA RAPORTULUI DE AUDIT

Raportul de audit ar trebui s furnizeze o nregistrare complet, exact, concis i clar a

auditului, i ar trebui s conin sau s fac referire la urmtoarele:

Obiectivele auditului;

Domeniul auditului, n special identificarea unitilor funcionale i organizaionale, sau a proceselor auditate i a perioadei de timp n care s-a desfurat auditul.

Identificarea clientului auditului;

Identificarea conductorului echipei de audit i a membrilor;

Datele i locurile n care s-au desfurat activitile de audit la faa locului;

Criteriile de audit;

Constatrile auditului;

Concluziile auditului.

2. APROBAREA SI DIFUZAREA RAPORTULUI DE AUDIT

Raportul de audit ar trebui emis n perioada de timp convenit.

Dac nu este posibil, motivele de ntrziere ar trebui comunicate clientului auditului i ar

trebui convenit o nou dat de emitere.

Raportul de audit ar trebui datat, analizat i aprobat conform procedurilor programului de

audit.

Apoi raportul de audit ar trebui aprobat i difuzat destinatarilor desemnai de clientul

auditului.

Raportul de audit este proprietatea clientului auditului.

Membrii echipei de audit i toi destinatarii raportului ar trebui s respecte i s pstreze

confidenialitatea raportului

AUDITAREA

FINALIZAREA AUDITULUI

Auditul este finalizat atunci cnd activitile descrise n planul de audit au fost ndeplinite i raportul de audit aprobat a fost difuzat.

AUDITAREA

DESFASURAREA ACTIVITATILOR DE URMARIRE REZULTATE DIN AUDIT

Concluziile auditului pot indica necesitatea unor aciuni corective, preventive sau de

mbuntire, dup caz.

Astfel de aciuni, de obicei, sunt ntreprinse de auditat n cadrul perioadei de timp

convenite i nu sunt considerate ca fcnd parte din audit.

Auditatul ar trebui s-l informeze pe clientul auditului referitor la stadiul acestor aciuni.

Finalizarea i eficacitatea aciunilor corective ar trebui verificat. Aceast verificare poate fi parte a unui audit ulterior.

AUDITAREA

COMPETENTA AUDITORILOR

Un auditor ar trebui:

s dea dovad de etic, cinste, ncredere, sinceritate, onestitate i discreie;

s fie receptiv, de ex. dornic s ia n considerare idei sau alte puncte de vedere alternative;

s fie diplomat, de ex. tact n lucrul cu oameni;

s aib spirit de observaie, de ex. stare activ de contientizare a ambientului fizic i a activitilor practice;

s fie perceptiv, de ex. stare de contientizare instinctiv a situaiilor i capabilitatea de a nelege situaiile;

s fie flexibil, de ex. se adapteaz prompt la situaii diferite;

s fie tenace, de ex. perseverent, concentrat pe ndeplinirea obiectivelor; s aib capacitate de decizie, de ex. ajunge la concluzii n timp util bazndu-se pe analiz

i raionamente logice; i

s aib siguran de sine, de ex. acioneaz i se manifest independent n timp ce interacioneaz efectiv cu ceilali

AUDITAREA

CUNOSTINTE SI INSUSIRI GENERALE PENTRU AUDITORII SMC

Auditorii ar trebui s aib cunotine i nsuiri n urmtoarele domenii:

a) Principii, proceduri i tehnici de audit Un auditor ar trebui s fie capabil s:

- aplice principiile, procedurile i tehnicile de audit; - planifice i s organizeze activitatea in mod eficace; - efectueze auditul n limitele programului agreat; - stabileasc prioritatea i s se concentreze pe probleme n funcie de importan; - colecteze informaii n mod eficace prin intervievare, ascultare, observare i

examinarea documentelor, nregistrrilor i a datelor;

- verifice exactitatea informaiilor colectate; - confirme c dovezile de audit sunt suficiente i adecvate pentru a susine constatrile

i concluziile auditului;

- evalueze acei factori care pot influena credibilitatea constatrilor i concluziilor auditului;

- utilizeze documente de lucru pentru a nregistra activitile auditului; - pregteasc rapoartele de audit; - menin confidenialitatea i securitatea informaiilor, i - comunice eficace, fie prin abilitile lingvistice personale, fie prin intermediul unui

interpret. b) Sistemele de management i documente de referin care permit auditorului s

neleag domeniul i s aplice criteriile de audit.

c) Situaii organizaionale - care permit auditorilor s neleag contextul operaional al organizaiei. Cunotinele i nsuirile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

- mrimea, structura, funciile i relaiile organizaiei; - procesele generale ale activitii i terminologia conex, i - obiceiurile culturale i sociale ale auditatului.

d) Legile, reglementrile i alte cerine relevante aplicabile disciplinei care permit auditorului s lucreze n cadrul organizaiei auditate i s cunoasc cerinele care se aplic organizaiei auditate. Cunotinele i nsuirile n acest domeniu ar trebui s cuprind:

- Coduri, legi i reglementri locale, regionale i naionale; - Contracte i acorduri; - Tratate i convenii internaionale; i alte cerine la care organizaia subscrie.