Indeplinirea cerințelor legale pentru întocmirea unui înscris în formă autentică (la sediul misiunii române) nu este întotdeauna agreată de solicitanți, mai ales când aceștia se află la mare depărtare de una dintre misiunile noastre diplomatice sau oficii consulare de carieră. De aceea, în multe din situațiile în care trebuie întocmit un asemenea act, există și varianta, legală, de utilizare a unui înscris autentificat la un notar local (american). Deoarece România și SUA sunt semnatare ale Convenţiei de la Haga din 1961 privind suprimarea cerinţei supralegalizării actelor oficiale străine, astfel de înscrisuri, dacă sunt apostilate de Secretarul de Stat al Statului în care s-a încheiat actul, ar fi acceptate și în România.

Din păcate, lucrurile nu stau tocmai așa, deoarece pregătirea juridică a notarilor americani este mult limitată (față de cea a notarilor români), iar în SUA notarii întocmesc cu precădere legalizări care în România ar avea echivalent în "legalizarea de semnătură". Deosebirea esențială între o legalizare de semnătură și de autentificare a unui înscris este faptul că în cea de-a doua solicitantul își asumă în integralitate cele conținute în textul actului, cu toate consecințele legale, iar autoritatea (consulul sau notarul) este obligată să facă mențiunile cuvenite în încheierea de autentificare, inclusiv faptul că este cunoscător al limbii în care se încheie înscrisul (dacă este diferit de engleză). În legalizarea de semnătură textul înscrisului nu are relevanță pentru notar și poate fi orice (chiar și în altă limbă), notarul având doar grija ca semnătura să aparțină persoanei în cauză. Asemănător este şi cazul în care notarul adaugă şi expresia "sworn before me", adică "declarat în faţa mea", ceea ce este insuficient din punct de vedere al legislaţiei române pentru un înscris în formă autentică.

De aceea, înscrisurile notariale ale notarilor din SUA, de regulă încheiate doar cu o parafă și semnatura notarului (fără o încheiere de autentificare sau când aceasta este incompletă faţă de prevederile legii române) sau când textul înscrisului este în limba română (notarul fiind american), chiar dacă sunt apostilate, conform cerințelor legale (Convenția de la Haga din 1961), pot fi totuși respinse de autoritățile din România, motivul fiind tocmai neîndeplinirea cerințelor prevăzute de legea română pentru încheierea unui înscris în formă autentică.

Mai mult, în proceduri de tipul succesiunilor sau transferurilor de proprietate, unde încheierea în formă defectuoasă a unui înscris poate atrage anularea întregii tranzacții, notarul român (sau autoritatea română) care primește un înscris încheiat de un notar american în formă necorespunzătoare (față de legea română), este posibil să-l respingă pentru a proteja tranzacţia respectivă în interesul părţilor și va solicita încheierea lui, în formă autentică, la una dintre misiunile diplomatice sau oficiile consulare de carieră ale României.

Pentru proceduri care nu sunt atât de stricte sau care nu au implicații majore (cum ar fi procurarea unui certificat, apostilarea unui document de studii, o declarație de însoțire minor, etc.), nu vor fi impedimente majore în utilizarea înscrisurilor autentificate de notari americani (și apostilate...).

NOTĂ: Dacă înscrisul este redactat în limba română, notarul (american) trebuie în mod obligatoriu să menționeze că limba română îi este cunoscută!