INFORMATIC PENTRU PROFESIONISTUL CONTABIL

Prof. univ. dr. Alexandru UGUI

2007-2008

C UPRINS CAPITOLUL I ................................................................................................................................................................................ 4

SISTEMUL INFORMAIONAL CONTABIL AL INTREPRINDERII MODERNE ............................................................................ 4

1.1. STADIUL ACTUAL AL TEHNOLOGIILOR INFORMAIONALE.......................................................................................................... 4

1.1.1. Tranziia ctre societatea global informaional ....................................................................................................... 4

1.1.3. Noile forme de munc i activiti specifice societii informaionale ....................................................................... 7 1.2. NTREPRINDEREA MODERN I TEHNOLOGIILE INFORMAIONALE............................................................................................. 8

1.2.1. Caracteristicile ntreprinderii moderne...................................................................................................................... 8

1.2.2. Tehnologiile informaionale i de comunicaii modern .............................................................. 1.2.3. ntreprinderea virtual ei..........................................................................................................................

din i

ntreprinderea 8 viitorul 11

1.2.4. Mutaii ce privesc ntreprinderea modern n viitoarea societate a cunoaterii...................................................... 13

1.3. SISTEMUL INFORMAIONAL AL NTREPRINDERII MODERNE..................................................................................................... 13

1.3.1. Aspecte de ordin conceptual.................................................................................................................................. 13

1.3.2. Structura sistemului informaional al unei

ntreprinderi .......................................................................................... 15

1.3.3. Evoluia sistemelor informatice din ntreprinderi..................................................................................................... 18

1.4. SISTEMUL INFORMAIONAL CONTABIL PARTE COMPONENT A SISTEMULUI INFORMAIONAL AL NTREPRINDERII MODERNE......... 18

1.4.1. Structura sistemului informaional contabil din cadrul ntreprinderii ....................................................................... 19

1.4.2. Elemente de baz n cadrul SIC............................................................................................................................. 20

1.4.3. Principalele circuite contabile ................................................................................................................................. 21

1.4.4. Modaliti de tratare a datelor contabile ntr-un mediu informatizat ....................................................................... 24

1.4.5. Arhitectura sistemului informaional contabil informatizat ...................................................................................... 25

1.4.6. Utilizarea informaiilor i cunotinelor contabile .................................................................................................... 28

1.4.7. Asimilarea noilor forme de munc i de activiti n cadrul sistemului informaional contabil al

ntreprinderii........ 30

1.4.8. Ce presupune n plan contabil virtualitatea unei ntreprinderi ................................................................................ 31

1.5. CRITICA SISTEMULUI INFORMAIONAL CONTABIL .................................................................................................................. 31

1.5.1. Principalele critici aduse contabilitii ca sistem ..................................................................................................... 31

1.5.2. Caracteristicile viitoarei contabiliti ....................................................................................................................... 32

1.5.4. Virtualitate versus tradiionalism contabil ...............................................................................................................33

1.5.5. Sistemul informaional contabil al unei ntreprinderi virtuale .................................................................................. 33

1.5.6. Externalizarea serviciilor din domeniul financiarcontabil ....................................................................................... 34

CAPITOLUL II ............................................................................................................................................................................. 36

UTILIZAREA PRODUSELOR INFORMATICE N DOMENIUL CONTABILITII ...................................................................... 36

2.1. CONCEPTE SPECIFICE PRODUSELOR INFORMATICE.............................................................................................................. 36

2.4. FUNCIUNILE CONTABILE POSIBIL DE INFORMATIZAT ............................................................................................................ 38

2.4.1. Tipuri de aplicaii informatice n cadrul SIC ............................................................................................................ 38

2.4.2. Principalele cerine funcionale pentru produsele informatice de contabilitate ....................................................... 39 2.4.3. Analiza cerinelor funcionale pentru dezvoltarea de produse informatice n domeniul contabilitii financiare i de gestiune.................................................................................................................................................................... ........ 44 2.5. CERINE LEGISLATIVE PENTRU PRODUSELE INFORMATICE DIN DOMENIUL CONTABILITII....................................................... 47

2.5.1. Cerine i criterii ale Ministerului Finanelor............................................................................................................ 47

CAPITOLUL III ............................................................................................................................................................................ 49

EVALUAREA PRODUSELOR INFORMATICE .......................................................................................................................... 49

3.1. ELABORAREA PRODUSELOR INFORMATICE .......................................................................................................................... 49

3.2. STRUCTURA INTERN A UNUI SISTEM INFORMATIC DINTR-O

ORGANIZAIE..............................................................................

49

3.2.1. Modaliti de organizare a funciunii informatice .................................................................................................... 49

3.2.2. Modernizarea sistemului informatic........................................................................................................................ 51

3.3. CALITATEA PRODUSELOR INFORMATICE .............................................................................................................................. 51

3.3.1. Evaluarea de ansamblu.......................................................................................................................................... 51

3.3.2. Evaluarea echipamentelor informatice................................................................................................................... 54

3.3.3. Evaluarea produselor informatice........................................................................................................................... 55

3.4. EVALUAREA PROFESIONAL A PRODUSELOR INFORMATICE................................................................................................... 57

3.4.1. Descriere general ................................................................................................................................................. 57

3.4.2. Drepturile de autor asupra produselor informatice ................................................................................................. 58

3.4.3. Deprecierea produselor informatice....................................................................................................................... 58

3.4.4. Metode utilizate n evaluarea produselor informatice ............................................................................................. 59

3.4.5. Surse de date utilizate n evaluarea produselor informatice .................................................................................. 63

3.4.6. Studiu de caz.......................................................................................................................................................... 64

CAPITOLUL V .............................................................................................................................................................................

66

INFORMATICE

GESTIUNEA ...........................................................................................................................

PROIECTELOR 66

5.1. PROIECTELE INFORMATICE LOR....................................................................................................

I

EVALUAREA

EFICIENEI

66

5.2. DECIZIA DE ACHIZIIE ...........................................................................................................

A

PRODUSELOR

INFORMATICE

69

5.2.1. Cumprarea de informatice......................................................................................................................

produse 69

5.2.2. final

Procurarea

produselor

informatice prin construire .......................................................

n

logica

utilizatorului 70

CAPITOLUL VI ............................................................................................................................................................................

71

MODELAREA AFACERI

INFORMATIC

A INFORMAIILOR .....................................

FINANCIARE

PENTRU

PLANURI 71

DE

6.1. TABLOUL DE ............................................................................................................................................................

BORD

72

6.2. INVESTIII......................................................................................................................................................................... 73

6.3.

DECLARAREA PRODUCIEI VALORICE.....................................................................................................................

FIZICE

I

75

6.4.PRODUSE...........................................................................................................................................................

REETAR 76

6.5.

CHELTUIELI VARIABILE I PROIECTULUI.......................................................................................

CHELTUIELI

FIXE

AFERENTE

77

6.6. ANALIZA PUNCTULUI CRITIC ..........................................................................................

PE

PRODUS

I

PE

TOTAL

ACTIVITATE

78

6.7.

RECAPITULAIE VENITURI CHELTUIELI..............................................................................................................................

I

79

6.8.PROIECT........................................................................................................................................................

CASH-FLOW 79

6.9. VENITURI I CHELTUIELI ................................................................................................................

AFERENTE

PROIECTULUI

80

6.11.

PLAN DE CREDIT........................................................................................................................................ 6.12. EVALUAREA PROIECTULUI INVESTIII............................................................................................................................

RAMBURSAEW

80DE

80

CAPITOLUL VII ........................................................................................................................................................................... 82

PRODUS DIAFIN

INFORMATIC PENTRU ANALIZA ......................................................................................

FINANCIAR 82

7.1.GENERALE..........................................................................................................................................................

ASPECTE 82

7.2.

DOMENIUL UTILIZARE....................................................................................................................................................

DE

82

7.3. UTILIZATORI...................................................................................................................................................................... 83

7.4. DIAFIN

STRUCTURA PRODUSULUI ...................................................................................................................

INFORMATIC

83

7.5. DIAFIN

DESCRIEREA PROPRIU-ZIS A ..........................................................................................

PRODUSULUI

INFORMATIC

84

7.6. ANALIZA FINANCIAR A UNEI CAZ.................................................................................. 7.8.

SOCIETI

COMERCIALE

-STUDIU 88

DE

DATE FINANCIARE MODELULUI..............................................................................................................

PENTRU

UTILIZAREA

94

BIBLIOGRAFIE ................................................................................................................................................................. .......... 96

CAPIT OLUL I SISTEMUL INFORMAIONAL INTREPRINDERII MODERNE CONTABIL AL

Vom tri i vom vedea !!!

ntreprinderea modern i sistemul su informaional contabil constituie subiecte care sunt dezbtute deosebit de aprins n literatura de specialitate actual, ca urmare a faptului c exist dou direcii opuse de aciune, i anume: dorina ntreprinderii de a se ralia curentului globalizrii informaionale pe de o parte, iar pe de alta, cerinele restrictive impuse de tiina i practica contabil n domeniu. Aparent, se poate crede c multe din sarcinile i funciile contabilitii clasice au fost transferate sistemului informatic, ajungndu-se n final la un aa-numit sistem informaional contabil modern. Totui, abia acum se poate face o deosebire clar ntre partea de tehnic contabil i cea de tiin a contabilitii datorit interpunerii sistemului informatic ntre acestea. De asemenea, acum se pot lsa pe seama calculatorului toate aspectele ce fac din contabilitate o tehnic, prin dezvoltarea unor programe informatice care s cuprind toate regulile, procedurile, metodologiile i tehnicile necesare obinerii conturilor anuale i a informaiilor financiar-economice despre o entitate economic, pentru ca un grup restrns de persoane s se poat ocupa de latura tiinific a acesteia. Pornind de la aceste aspecte, n cele ce urmeaz, dorim s oferim rspunsuri la o serie de ntrebri cum sunt: ce nseamn modernism contabil, ntreprindere moderni sistem informaional contabil pe fondul noilor tehnologii informaionale. 1.1. Stadiul actual al tehnologiilor informaionale 1.1.1. Tranziia ctre societatea global informaional Dup o jumtate de secol de progrese tehnologice i de informatizare, societatea omeneasc i pune, n mod logic, ntrebarea Cum va fi peste ali 50 de ani?. Astfel, n 1997, dup 50 de ani de la apariia primului calculator electronic i tot atia de la nfiinarea ACM (Association for Computing and Machinary), acesta a fost motivul pentru care doi cercettori americani, Peter J. Denning i Robert M. Metcalfe, la iniiativa ACM, au publicat n BEYOND CALCULATION. The next fifthy years of computing 1 un numr de 20 articole ale unor specialiti

recunoscui n domeniu, grupate pe trei direcii: 1. 1. revoluia tehnologic a urmtorilor 50 de ani; 2. 2. consecinele tehnologice n viaa i munca oamenilor; 3. consecinele n planul afacerilor i inovrii.

Iat 1

cteva

predicii

fcute

de

aceti

specialiti:

2

3

4

a. Calculatorul se va regsi n toate domeniile de activitate i n tot ce ne nconjoar: telefoane, motoare, perei, lmpi de iluminare, ochi (organe) etc. Astfel, performanele creierului uman, evaluate la aproximativ 1000 milioane de milioane de operaii pe secund (petaops) i o memorie de 10 Tbytes, vor fi egalate de ctre computer n anul 2047, ceea ce nseamn c acestea vor fi de 100000 de ori mai puternice dect cele din 1997. Un asemenea calculator va fi de 10 bilioane de ori mai puternic i va fi numit MicroSystem (de mrimea unui cip); b. Spaiul n care vom tri se va numi Cyberspace, iar societatea va fi complet informatizat n condiiile n care un cip va cuprinde reele ntregi la costuri foarte mici. Nu este de ignorat n acest sens realitatea virtual (orae, cldiri, computere, ntmplri etc.). Cyberspace-ul se va dezvolta odat cu evoluia platformelor de lucru, a hard-ului, softului i a tehnologiei avansate din domeniul reelelor de calculatoare i transferului de date; c. Software-ul i hardware-ul vor beneficia de realizrile fantastice ale tehnologiilor de vrf din domeniul industrial, al transferului de date, informaii i cunotine. Va fi tot mai sesizabil tenta de inteligism repartizat pe cele dou componente. Scopul va fi nelegerea mediului i a vorbitului; d. In perioada pe care o analizm se preconizeaz apariia unor noi generaii de calculatoare din 15 n 15 ani, dar cel puin dou generaii de calculatoare i vor face simit prezena, inclusiv aa-numitele reele de calculatoare specializate (BAN body area network) ca o extrapolare a actualelor WAN i LAN. Aceste reele vor fi utilizate cu predilecie n organismele vii i vor face legtura ntre diverse organe.

n ceea ce privete spaiul cibernetic, acesta va avea n structura sa trei componente (vezi figura 1.1.): % platformele calculatoarelor i coninutul lor, alctuit din procesoare, zone de memorie i sistemul software de baz; % interfeele hardware i software care s realizeze conexiunea ntre platforme i oameni sau alte sisteme de ordin fizic; o tehnologie care s permit comunicarea ntre calculatoare. 1 Denning, P. J., Metcalfe, R.M., (editors), Beyond calculation. The Next Fifty Years of Computing, Copernicus, Springer-Verlag, New York, 1997

Tabel 1.3. Tipuri de reele i aplicaiile lor3Tipul de reea Reea de tip ultima mil (de acas la biroul central) LAN (reea de local) Tehnologia utilizat CATV, POTS Cablat Aplicaii Transport semnalul telefonic ctre serviciu i domiciliu prin telefon, video-fon, cablu TV, acces web, control i monitorizare a instalaiilor, tele-educaie, telemedicin. Conecteaz platformele din interiorul unei cldiri

WLAN (wireless LAN)

Radio i infraroii. Activeaz pe limitate pe zon

PC-uri, PDA-uri, telefoane, video-foane, accesorii necesare la serviciu i acas, monitorizarea sntii, direcionri ctre BAN Funcioneaz n mod identic reelelor de tip LAN Interconexiuni ntre platformele diferitelor sisteme (avioane, autoturisme, roboi etc), inclusiv reele de tip SAN i BAN. PC-uri i reele standardizate care ofer performane nalte

HAN (reea particular, personal) Sistem & reea SAN2

Radio i infraroii Cablate Standardizat,

Denning, P. J., Metcalfe, R.M., (editors), Op. cit., p. 8. 3 Denning, P. J., Metcalfe, R.M., (editors), Op. cit., p. 18. 51.1.3. Noile forme de munc i activiti specifice societii informaionale Se vorbete tot mai des de o e-Revoluie a tehnogiilor informaionale. Credem c termenul de e-Revoluie nu este folosit corect, pentru c acesta implic un moment de referin de la care activitile desfurate nainte s nu mai fie valabile, s fie rsturnate, bulversate, ceea ce nu este tocmai adevrat. n termenii discuiei noastre, dac multe activiti s-ar desfura fr suport informaional modern, ar deveni neeficiente, dar reinem c nu au fost rsturnate ci doar nlocuite. Acest lucru ne conduce la ideea potrivit creia, oricnd ele se pot desfura fr suport informatic, dar la nite timpi i costuri mult mai mari. Tehnologiile informaionale i comunicaiile vor avea un impact major asupra ntreprinderii datorit mutaiilor ce vor interveni prin noile forme de lucru i prin activitile pe care acestea le pot genera. n categoria noilor forme de munc sunt incluse: telenaveta, biroul virtual i telelucrul 5.

Telenaveta este din ce n ce mai mult utilizat n economiile statelor lumii dezvoltate i luat n calcul n cadrul politicilor de ocupare a forei de munc i ale politicilor de mediu 6. Prin extinderea acestei forme de munc se va diminua omajul i se va majora numrul ntreprinderilor mici. Din punct de vedere conceptual, telenaveta se definete ca reprezentnd utilizarea tehnologiei informaionale i a telecomunicaiilor pentru a diminua sau elimina deplasarea de la domiciliu spre locul de munc i de la acesta spre domiciliu. Telenaveta se poate traduce simplu prin lucru de acas sau lucrul la distan. Desigur, literatura n domeniu discut aprins cazurile n care lucrul nu se ncadreaz n telenavet, spre exemplu lucrul acas este diferit de lucrul de acas, cel din urm presupunnd intervenia comunicaiilor cu locul de munc din ntreprindere. Principalele caracteristici ale telenavetei se pot sintetiza astfel: 1. 1. reducerea deplasrilor cas-serviciu-cas; 2. 2. realizarea unor economii n plan financiar, material i ecologic; 3. 3. supervizarea activitilor desfurate n cazul utilizrii telenavetei impun o utilizare pe scar larg a tehnologiilor informaionale i comunicaiilor.

Biroul virtual este consecina direct a virtualitii induse n sistem de digitizare prin extinderea utilizrii tehnologiei informaionale i a comunicaiilor, care au permis, n final, trecerea la telenavet. Lucrul de oriunde, o zi sau mai multe pe sptmn, constituie o alternativ demn de luat n serios n condiiile apariiei permanente de noi activiti virtuale. Literatura n domeniu atrage atenia c n acest moment birourile virtuale cunosc o ntindere mai mic, dar credem c ntr-un viitor apropiat acestea se vor extinde.

Tipul de telenavet determin gradul de libertate al angajatului n cadrul biroului virtual, dup urmtoarea ordine: telenavet ocazional, telenavet semimobil, telenavet cu program aleatoriu, munca la domiciliu, telenavet cu mobilitate total 8. Telelucrul se constituie ca o form de munc specific noii societi informaionale n care ntreprinderea virtual elimin barierele impuse de timp i spaiu. Considerm c aceast form de lucru n noua economie informaional (infoeconomie) se va dezvolta continuu n funcie de ascendena noilor tehnologii. Ghilic-Micu, B., Stoica, M., eActivitile n societatea informaional, Editura Economic, Bucureti, 2002, p. 51-100. 6 Spre exemplu, prin aceast form de munc muli oameni nu mai trebuie s se deplaseze la serviciu n cele 5-6 zile pe sptmn, ceea ce va avea efect n plan ocupaional (se pot angaja la mai multe ntreprinderi) i ambiental (necesar de transport mai mic la nivel economie naional). 7 Conf. Ghilic-Micu, B., Stoica, M., Op. cit., p. 63. 8 Ghilic-Micu, B., Stoica, M., Op. cit., p. 65.5

n condiiile specifice noilor forme de munc se vor impune din ce n ce mai mult activiti cum sunt: teleeducaia, telemedicina, telecentre, cibermarketing, teleshoping, comunitile virtuale 9.1.2. ntreprinderea modern i tehnologiile informaionale n contextul evoluiilor tehnologice analizate anterior, ntreprinderea, veriga de baz n lanul valoric, trebuie si desfoare activitatea astfel nct s-i ating obiectivele i s obin i profit sub diferite forme. O asemenea ntreprindere nu poate fi dect modern. Dar, n ce const modernitatea ntreprinderii din societatea global informaional? Care sunt caracteristicile unei ntreprinderi ntr-un mediu global informatizat? Care sunt tehnologiile informaionale ce vor influena viaa economic a unei asemenea ntreprinderi? Ce viitor va avea ntreprinderea virtual? Cum trebuie s se pregteasc profesia contabil la asemenea evoluii? Iat cteva ntrebri la care dorim s gsim rspunsuri i la care vom oferi explicaii n continuare.

1.2.1. Caracteristicile ntreprinderii moderne n momentul de fa exist o multitudine de factori ce impun ntreprinderii un comportament agitat pentru supravieuire economic. ntre aceti factori, cei mai importani sunt: tehnologiile informaionale, schimbrile politice, schimbrile din mentalitatea clienilor, interesele diferitelor organisme profesionale i sindicale, terorismul internaional etc. Totui, n drumul spre modernitate, ntreprinderea actual constituie teatrul de desfurare al operaiilor de tranziie ctre viitoarea societate global informaional. Afirmaia se bazeaz pe faptul c tehnologiile informaionale, nainte de a fi aplicate n practic, trec succesiv prin stadiile de cercetare i implementare, or, nainte de toate, cercetarea necesit fonduri care provin n primul rnd din sectorul productiv al rilor angrenate n acest proces. Exist i situaii cnd activitatea de cercetare aduce fonduri n urma vnzrii rezultatelor cercetrii ntreprinderilor din domeniul productiv. Cu alte cuvinte, sesizm o spiral evoluionist a cercetrii i aplicrii tehnologiilor informatice , astfel nct este foarte greu s se precizeze dup parcurgerea unui numr de spirale care este latur determinat i care este determinant. n tot acest labirint factorial i informaional, ntreprinderea este obligat s se modernizeze. Ba mai mult, pe baza acestor idei moderniste se creeaz ntreprinderi gata modernizate, adic ntreprinderi care acum 20-30 de ani

nu puteau s existe. Oferim spre exemplificare cazul ntreprinderilor furnizoare de Internet, care acum 20 de ani nu existau, dar care acum sunt suportul unei ncrengturi de noi ntreprinderi moderne: de la publicitate la comer electronic, de la afaceri personale la servicii de outsourcing prestate marilor companii etc. Dac ntreprinderile existente trebuie s accepte s supravieuiasc n acest mediu global informaional, este important de tiut care sunt caracteristicile pe care trebuie s le aib, pentru ca procesul de modernizare s fie eficient. n urma studierii atente a unui volum nsemnat de ntreprinderi i a coroborrii rezultatelor cu tendinele viitoarei societi global informaionale am ajuns la urmtorul set de caracteristici pentru viitoarea ntreprindere: flexibilitate, deschidere, receptivitate la integrare i la globalizare i inteligism 10.

1.2.2. Tehnologiile informaionale i de comunicaii din ntreprinderea modern Cunoaterea principalelor tehnologii informaionale care conduc ntreprinderile spre modernitate, iar societatea spre globalizare este deosebit de important. De aceea, n cele ce urmeaz vom prezenta succint aceste tehnologii informaionale i de comunicaii. a. INTERNET-ul reprezint principala tehnologie informaional a viitoarei societi. Definit ca o reea a tuturor reelelor, acesta a revoluionat i a dinamizat toate activitile economice dintr-o ntreprindere, a stat i st n continuare la baza altor tehnologii informatice. n esen, acesta are la baz reele de calculatoare dispersate la nivel mondial n toate colurile lumii, care comunic ntre ele prin intermediul unui protocol (Internet Protocols - IP) uor de recunoscut indiferent de tipul echipamentelor (calculatoare) i al sistemului de operare utilizat. Iat cteva aplicaii care s-au dezvoltat pe baza Internet-ului: Intranet-ul, Extranet-ul, groupware-ul 11, EDI12

Internet, pota electronic, e_marketing, e_learning, discuii pe Internet (forumuri, grupuri de ntlniri, grupuri de tiri), chat (discuii n timp real), comer electronic (e_commerce cu urmtoarele modele de afaceri: magazin electronic (e_Shop), aprovizionare electronic (e_procurement), licitaie electronic (e_auction), supermagazinul electronic (e_mall), piaa unui ter (Third Party Marketplace), comuniti virtuale (Virtual Communities) etc.), conectri la distan, telefonie, videoconferine, universuri virtuale, captare de programe radio-tv etc. b. Recunoaterea optic a caracterelor (Optical Character Recognition) . Aceast tehnologie este utilizat n operaiile de digitizare a datelor de tip text. n scop comercial, aceast tehnologie se folosete pe scar larg n magazine bidem, p. 127 .u. ugui, I., Contabilitatea fluxurilor de trezorerie, Editura Economic, Bucureti, 2002, p., 21. 11 Lucrul colaborativ. 12 Electronic Data Interchange (Schimbul de date n mediul informatizat). Pentru detalii privind EDI vezi Dumitriu, F., Op. cit., pp. 70-71. i Georgescu, M., Piaa n tranziie. Tranziia n pia, Sedcom Libris, Iai, 2002, pp. 235-236.9 10

pentru citirea codurilor de bare de pe diferite produse. n felul acesta se afl informaii cu privire la denumire, pre, raion de vnzare, taxele aferente (TVA, accize etc.), termen de valabilitate, productor etc. Dac la aceste informaii adugm data vnzrii, casa i vnztorul, precum i cumprtorul, atunci obinem o imagine complet asupra actului de vnzare-cumprare. Toate aceste informaii se transfer serverului central pentru nregistrare contabil, pentru luarea unor decizii etc. 1 c. Bancomatele (Automat Teller Machine - ATM) reprezint tehnologia informatic i de comunicaii prin care cardul bancar este identificat i poate fi folosit pentru retragerea unei sume de bani sau efectuarea unor pli n conturi predefinite (telefonie, utiliti, magazine). 2 d. Sistemele electronice de realizare a ntlnirilor . Prin intermediul acestei tehnologii se faciliteaz ntlnirea virtual a membrilor unei comuniti sau unei echipe cu diferite

3

4

prilejuri, cum ar fi: conferine, luarea unei decizii, simple discuii video etc. Aceast tehnologie const n digitizarea secvenelor audio i video, compresia, criptarea, transmiterea, decriptarea, decompresia i vizualizarea acestora cu o vitez foarte mare folosind infrastructura de baz INTERNET-ul. e. Gestiunea electronic a documentelor i lucrul n medii colaboraioniste (groupware). Prezentm cele dou tehnologii informatice i de comunicaii n acelai grup, deoarece lucrul n medii colaboraioniste presupune lucrul cu documente n format electronic (creat sau digitizat prin scanare) folosind un soft special care conine absolut toate componentele pentru lucrul de birou la care se adaug i componenta de transmitere co-echiperilor (pot electronic, gestionar de documente). f. Inteligena artificial i aplicaiile ei. Aceast tehnologie informatic reunete un mnunchi de aplicaii ce vor cunoate o extindere deosebit de mare n viitorul apropiat. n categoria aplicaiilor specifice inteligenei artificiale sunt incluse: sistemele inteligente, recunoaterea formelor, recunoaterea i nelegerea vorbirii, robotica, rezolvatoarele generale de probleme, nvmntul asistat de calculator i prelucrarea limbajului natural.

Sistemele expert reprezint programe concepute pentru a raiona n scopul rezolvrii problemelor pentru care, n mod obinuit, se cere expertiz uman considerabil 13. Structura unui sistem expert const ntr-o baz de cunotine, un motor de inferene i o interfa de dialog cu utilizatorul. La rndul su, o baz de cunotine este format dintr-o baz de reguli i o baz de fapte, care vor fi parcurse de ctre motorul de inferene n etapa realizrii raionamentelor. Prezentm n figura 1.6. aceast arhitectura de baz a unui sistem expert nsoit de posibilele interfee specializate. Domeniul financiar-contabil este foarte receptiv la tehnologia sistemelor expert, aa cum rezult i din multitudinea de sisteme expert dezvoltate i utilizate, deja, de cele mai renumite companii specializate n servicii financiare i de contabilitate. Oferim spre exemplificare, n tabelul 1.4., o sintez cu principalele sisteme expert dezvoltate i utilizate n domeniul financiarcontabil. Tabel 1.4. Sisteme expert dezvoltate i utilizate n domeniul contabilitii 14Nr. Crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 SISTEMUL EXPERT AUTOMATED TAX AGGREGATE Assistant AYMM (Finance) FOLIO HELIX Needham (Business) TAXADVISOR TICOM AUDITOR ESTEAM HELIX SYNTELLIGENCE EASY, Expertest, Audit Planing Advisor, Ernst&Young Decision Support, COMPAS C&L Control Risk Advisor, Internal Controls Expert, Flow Eval, CCR/36 Advisor, Inherent Risk Analysis, Detailed Planning Practice Aid, Systematic, AS/400 Expert DOMENIUL CONTABIL - pregtire documente de impozitare - proiectare situaii financiare din conturi - selectare finanare guverne pentru noi debuee de afaceri - determinare obiective de investiii pentru portofoliile clienilor - consiliere n investiii pentru minimizare impozit - prelucrri tranzacii pentru contabilitate financiar i management servicii - consiliere i analiz n probleme de impozite pentru ntreprinderi - evaluarea controlului intern n auditing - asistare la evaluarea debitorilor slabi - gestiune portofolii pentru investiii profitabile - consiliere n selectarea portofoliilor - gestiune n asigurri - dezvoltarea programelor de activiti. Acestea au fost dezvoltate de: Arthur Andersen, Deloitte&Young, Ernst&Young, Price Waterhouse -Evaluarea controlului intern. Sisteme dezvoltate de Coopers&Lybrand, Deloitte&Touche, Ernst&Young, KPMG Peat Marwick, Price Waterhouse.

15

Risk Advisor, Flow Eval, CCR/36 Advisor, Inherent Risk Analysis, Risk Assessment

- Analiza riscului. Sisteme dezvoltate de: Coopers&Lybrand, Ernst&Young, KPMG Peat Marwick, Price Waterhouse.

13 Faigenbaum, E.A., Buchanan, B.G., Lenderberg, J., - On generality and problem solving: A case study using the DENDRAL program, In Meltzer, B., Michie, D., Editors, Machine Intelligence, 6, 1971, Edinburgh University Press, Edinburgh, U.K., p. 18, conf. Andone, I., Tugui, Al., Sisteme inteligente n management, contabilitate, finane-bnci i marketing , Editura Economica, Bucureti, 1999, p. 37. 14 Godfrei, S., Lowgeland-Knudsen, J. The CRI Directory of Expert Systems, Learned Information (Europe) Ltd., Oxford, 1986. Compania danez CRI A/S, specializat n aplicaii ale noilor tehnologii informaionale nc din 1978, a elaborat periodic un repertoriu al sistemelor expert. Dup Andone, I., Tugui, A., Op. cit., p. 64. Pentru sistemele expert de la nr. 13, 14 i 15 vezi Howorka, G. V., Frownfelter, C. A., n Advances in accounting information systems , Sutton, S., .a. Editors, vol. 4, 1996, p. 124.g. Sistemele multimedia. Tehnologia multimedia reprezint acea configuraie informatic minimal prin intermediul creia se pot achiziiona, prelucra, stoca i transmite date/informaii multimedia (text, sunet, voce, imagini, video i animaii) prezentate, de cele mai multe ori, sub form animat conform unei ordini predefinite (inclusiv suprapuse) n vederea asigurrii comunicrii. n cadrul unui sistem multimedia toate datele prelucrate trebuie s fie de natur digital, chiar dac acestea au fost preluate/redate sub form analogic din/n periferice corespunztoare. Atunci cnd discutm de un sistem multimedia avem n vedere dou componente majore (figura 1.7.): % componente hard digitale i analogice; % componente soft

Figura 1.7. Componentele unui sistem multimedia

h. Alte tehnologii informaionale . Includem n acestea toate tehnologiile moderne de proiectare asistat de calculator, semntura digital pentru care i n Romnia s-a adoptat legislaia necesar, aa-zisele tehnologii calme, teleprezena la locul de munc, calculatoarele Web, microsistemele etc 15. Vom discuta pe scurt, n cele

urmeaz, cteva dintre aceste tehnologii. Teleprezena utilizat la loc de munc Teleprezena nseamn s te afli n dou locuri n acelai timp. Cum acest lucru nu este posibil deocamdat din punct de vedere fizic, este sarcina tehnologiei informaionale s rezolve impedimentul. La acest moment sunt diferite posibiliti pentru utilizatori de a comunica ntre ei prin text, voce, grafic, imagine i programe operaionale. Comunicaia poate mbrca i forma unei

ntlniri sau a unei conferine, ceea ce presupune un anumit grad de sincronizare, sau o lips a acesteia ca n cazul voice-mail-ului sau e-mail-ului. n plus, calculatoarele permit o limitare a timpului conferinei n condiiile n care acestea sunt nregistrate i se potrivesc cu interesele celor ce comunic ntre ei. Domeniile receptive la teleprezen sunt: educaia, divertismentul, convorbirile ce implic o distan mare n care se impune existena unui telefon, video-fon, pot. Compania Bell caracterizeaz astfel teleprezena: 1. 1. Mecanismul: sincronizarea pentru aplicaiile distribuite prin telefon, videofon i nesincronizarea ca n cazul voice-mail, e-mail, video-mail, web-ul accesat direct de la servere de ctre utilizatori. Diverse canale conin programe de transfer i control, n telefoane, videotelefoane, programele de comunicaii Windows i bloc-notess-uri; 2. 2. Structura i dimensiunea grupului: unu la unu i ntruniri n grupuri mici, prezentare optim pentru un numr mare de participani la conferin; 3. 3. Scopul: luarea unui interviu ntr-o emisiune radio sau ntr-o ntrunire, rezolvarea problemelor existente, vnzri, expoziii, educaie, utilizarea pentru sistemele securizate; 4. 4. Utilizarea teleprezenei n domenii specifice: inginerie, finane, medicin, tiine etc. Cu toate acestea, n urmtorii 5-10 ani, utilizatorii vor acorda cel puin 20-30% din timpul lor teleprezenei, neincluznd aici i timpul de acces al informaiilor web. Deja constatm c videotelefonul i face din ce n ce mai simit prezena n viaa oamenilor la preuri ct de ct accesibile.Calculatoare Web Utiliznd Internetul, WWW a stimulat apariia altor generaii de calculatoare, inclusiv calculatoare de reea pentru utilizatori, tele-calculatoare, calculatoare TV ataate telefonului i televizoarelor. Aceste calculatoare utilizeaz reele i interfee deja existente pentru a spori capacitatea telefoanelor i a televiziunii. Pe termen lung, acestea vor fi echipate cu toate dispozitivele de comunicaii, incluznd calculatoarele i telefoanele mobile.

15 Aceste posibile realizri sunt inspirate, preluate, adaptate momentului i completate din Denning, P. J., Metcalfe, R.M., (editors), Beyond calculation. The Next Fifty Years of Computing, Copernicus, Springer-Verlag, New York, 1997

ncorpornd calculatoare Web n telefoane, n televizoare i n monitoare de nalt definiie (WebTV) i la TV-uri destinate jocurilor video, muli oameni vor avea acces instantaneu la Web, chiar cu o mai mare uurin dect atunci cnd web-ul este accesat prin calculatorul personal. Calculatoare, echipamente i aplicaii care recunosc limbajul vocal nc din 1997, datele de intrare comunicate vocal erau destinate numai pentru interfee de control i pentru generri de rapoarte precise, cu toate c sistemul de recunoatere a limbajului exista nc din 1990. innd seama de situaia actual, cnd exist sisteme de operare i aplicaii la care permit adresarea verbal, credem c pn n 2010, intrrile i ieirile de date realizate pe cale vocal vor fi omniprezente i disponibile pentru orice sistem electronic. Ne referim aici la: autoturisme, calculatoare, aplicaii casnice, radio, telefoane, televizoare, jucrii, ceasuri, dispozitive de securitate i dispozitive de control a ambianei de la locul de munc i la domiciliu. Televiziune: sintez, analiz i percepere Posibilitatea de sintez a imaginilor video-reale n timp real este noua barier a comunicrii umane. O asemenea realizare tehnologic va permite tuturor filmelor i pieselor de teatru s se realizeze n mod virtual, precum i comunicarea ntr-un viitor apropiat ntre o persoan real i una virtual pe o asemenea scen (dup toate calculele cam prin 2024-2030). Roboi care vd i tiu poziia lor n spaiu, asistai de PC Asimilarea realizrilor informatice de orice tip de ctre lumea informaional este un element social important, i aici am putea include noi posibile PC-uri, roboi casnici, industriali i de birou. Reelele mobile i GPS i mresc

posibilitile pe care le au prin utilizarea unor echipamente care tiu unde se afl n spaiu, pot comunica poziia lor, iar acestea nu vor fi doar adaptori de telefonie celular. Nimic nu va trebui s scape n viitor de aceast revoluie informatic evident.

Body Nets Reele ale corpului omenesc Un vast numr de dispozitive artificiale vor fi proiectate, create i cercetate pentru a putea fi folosite oriunde, ncepnd chiar cu crearea ochilor artificiali. Nu se cunoate nc momentul cnd calculatoarele vor fi interconectate cu corpul uman prin implanturile realizate n cortexul ocular pentru vedere artificial, care sunt mult mai precise dect sistemele vizuale mecanice create astzi, dar cu siguran acest lucru se va ntmpla. Raza de aciune a aplicaiilor este vast i poate porni de la ngrijirea, controlul i tonifierea sntii umane pentru a ajunge la comunicare i securitate personal. Calculatoarele portabile sunt construite pentru a ajuta muncitorii s opereze n spaii ce implic consum fizic i mental. Ne putem chiar imagina construirea unui asistent personal performant, reprezentat de un calculator personal care poate nregistra, indexa i reda tot ceea ce noi am citit, auzit i vzut. Astfel, WWW va oferi cea mai mare cantitate de informaii necesare ngrijirii medicale, n totalitate standardizate, precum i un acces total incluznd: furnizarea informaiilor de ultim or; conectarea direct a echipamentelor medicale cu calculatoarele personale portabile; ngrijirea medical la domiciliu, monitorizarea permanent a unor persoane pentru a avertiza apariia unor afeciuni neprevzute, cum ar fi un atac de cord etc. Aplicaiile pe acest segment sunt incredibile la acest moment, dar n timp totul va deveni posibil. Dispariia PC-ului va permite ncorporarea lui n diferite obiecte ca simple componente Cererea foarte mare de sisteme-pe-un-cip va conduce n final la apariia unei noi industrii specializate n producerea lor. Astfel de microsisteme vor fi obinute la preuri foarte mici i vor fi produse n serie pentru diferite obiecte. n aceste condiii ne ateptm ca numrul acestor calculatoare s creasc foarte mult, ca urmare a ptrunderii lor n toate domeniile de activitate ale oamenilor. Provocrile cauzate de dorina informatizrii totale a vieii poate influena pozitiv calea de dezvoltare a calculatoarelor, care la rndul lor vor influena productivitatea i dorina de distracie a oamenilor. Dm ca exemplu n acest sens cunoscuta casa super-informatizat a lui Bill Gates.

1.2.3. ntreprinderea virtual i viitorul ei Odat cu procesul de digitizare continu a informaiilor, concomitent cu dezvoltarea de noi tehnici de comunicaie, devine tot mai evident ntreprinderea virtual sau ntreprinderea pe Web. Prin ntreprindere virtual nelegem un grup de ntreprinderi care decide s formeze o comunitate virtual, adic platforme ce permit partajarea n comun a informaiilor despre membrii grupului. Exist i situaii de ntreprinderi care se adreseaz clienilor prin intermediul Internet-ului, ceea ce face din ea tot o ntreprindere virtual. n asemenea situaii se afl notarii electronici, anumite societi de publicitate, instituii ale pieei de capital (spre exemplu Societatea Naional de Compensare Depozitare i Decontare - SNCDD, Societile Registru). Un exemplu concret de grupuri de ntreprinderi care formeaz comuniti virtuale l constituie piaa extrabursier RASDAQ n care se ntlnesc toate societile de valori mobiliare pentru a tranzaciona titluri de valoare. De regul, o asemenea ntreprindere virtual se constituie pe lanul valoric: furnizori-productori-clieni. Schema unei asemenea ntreprinderi virtuale se prezint n figura 1.8.

ntr-o ntreprindere virtual delimitm: ntreprinderea-celul adic ntreprinderile care intr n grup i care i pun la dispoziia reelei virtuale o parte sau ntreg sistemul informaional propriu, reeaua virtual care nu este proprietatea nici unei ntreprinderi-celule i drepturile de acces n reea. ntreprinderile virtuale pot dispune fie de o reea privat de comunicaii, cum este cazul RASDAQ-ului, fie de o reea cu drepturi speciale cum este cazul Autoritii de Certificare a semnturilor digitale. Principalele particulariti ale unei asemenea ntreprinderi virtuale constau din: 1. 1. un aport important la realizarea activitilor din partea tehnologiilor informaionale; 2. 2. lucrul n comun la distane foarte mari; 3. 3. modalitatea de organizare pe proiect sub forma unei reele n care structurile orizontale sunt

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

evitate; 4. o mare ncredere din partea ntreprinderilor participante; 5. o partajare i o exploatare eficient a informaiilor; 6. lipsa unor frontiere fizice n lanul valoric; 7. derularea unor servicii de calitate sporit; 8. reducerea unor costuri; 9. eliminarea intermediarilor dintre productor i consumator, cu obinerea n final a prosumatorului. 10. pstrarea independenei fiecrui participant n reea; 11. de cele mai multe ori, asemenea ntreprinderi dispun de active necorporale la valori mari, n comparaie cu cele corporale care pot fi nesemnificative; 12. gradul de lichiditate trebuie s fie ridicat; 13. clienii ntreprinderii virtuale pot s nu se ntlneasc niciodat cu angajaii acesteia; 14. viteza de circulaie a valorilor tranzacionate este foarte mare.

Fluxurile de date i prelucrarea acestora necesit informaii punctuale, iar nelegerea lor extern necesit o nelegere a modului de formare a reelei, a regulilor ce au fost stabilite ntre participani, a particularitilor proceselor de producie (acolo unde este cazul). Corespunztor fluxurilor de date i de informaii vom avea i fluxuri de bani, care, de regul, vor avea corespondent n operaiile realizate cu bncile, de cele mai multe ori, electronice. Astfel, apare posibilitatea existenei unei ntreprinderi dedecontare n lanul valoric care s se ocupe de decontarea sumelor la valoarea net. Munca oamenilor ntr-o ntreprindere virtual este principalul factor de producie. De calitatea muncii oamenilor din ntreprinderea virtual depinde n final gradul de satisfacie pentru clieni necunoscui cu pretenii ridicate. n ceea ce privete viitorul ntreprinderilor virtuale considerm c numrul acestora va crete concomitent cu volumul tranzaciilor. Mai mult, n opinia noastr ntr-o prim etap se vor constitui mai multe ntreprinderi virtuale formate dintr-o singur ntreprindere, pentru ca apoi s creasc i numrul celor formate din mai multe ntreprinderi. Investiiile masive n tehnologiile informaionale vor conduce la extinderea utilizrii calculatoarelor sau microsistemelor n toate domeniile de activitate la preuri foarte mici. Societatea global informaional va dispune de un grad de digitizare avansat pentru majoritatea activitilor umane. Se va ajunge pn acolo nct dispozitivele pentru informaiile analogice vor fi mai scumpe dect pentru cele digitale, i aceasta pentru c nu vor fi utilizate. 1.2.4. Mutaii ce privesc ntreprinderea modern n viitoarea societate a cunoaterii nc de pe acum se vorbete despre cunoaterea i inteligena ntreprinderii moderne, dar, ar trebui sesizate mutaiile ce vor fi parcurse de ntreprinderea modern pentru trecerea n viitoarea societate a cunoaterii, dup societatea global informaional. n primul rnd, toate activitile ce se deruleaz n ntreprindere trebuie s fie nregistrate sub form de informaii digitale. Aceast nregistrare digitizat nu constituie dect un aspect al societii global informatizate. De la aceast digitizare a fluxurilor ce au loc n ntreprindere, este necesar s se fac trecerea ori de cte ori este cazul la cunoaterea despre fluxuri. Acest lucru se poate realiza prin extinderea utilizrii sistemelor inteligente pe scar larg. n al doilea rnd, angajaii ntreprinderii moderne vor fi i aa-ziii muncitori sintetici, adic roboi cu chip uman. n aceste condiii, ntreprinderea modern va trebui din nou s-i reproiecteze procesele pentru a evita conflictele de interese ntre muncitorii si. Cu alte cuvinte, reproiectarea proceselor ntreprinderii nu se va sfri niciodat. n al treilea rnd, ntreprinderea modern din societatea cunoaterii va trebui s-i elaboreze alte proceduri pentru evaluarea rezultatelor sale. Noiunea de profit va fi mult mai larg dect cea de astzi, deoarece va ngloba i alte elemente greu de delimitat n momentul de fa. Un exemplu n acest sens l poate constitui creterea cunoaterii muncitorilor ntr-un exerciiu financiar. n acelai sens, se prognozeaz o extindere a activelor imobilizate ale ntreprinderii moderne prin nregistrarea capitalului uman de care dispune aceasta. Desigur, cele trei mutaii enunate anterior, nu pot acoperi n ntregime subiectul propus spre discuie, ci doar am creionat un subiect care va rmne mult timp de aici ncolo deschis.

1.3. Sistemul informaional al ntreprinderii moderne

n condiiile societii informatizate o ntreprindere modern nu poate supravieui fr s dispun de informaii n timp real provenite att din interiorul, ct i din exteriorul su. Sarcina de colectare, prelucrare, stocare i furnizare a informaiilor i cunotinelor revine sistemului informaional al unei ntreprinderi. Drept urmare, din punct de vedere informaional, o ntreprindere modern trebuie s fie cuplat la cele mai moderne tehnologii informaionale i de comunicare ale momentului la care ne raportm.

1.3.1. Aspecte de ordin conceptual Din punctul de vedere al interfeei cu mediul, n cadrul oricrui sistem este foarte uor de sesizat faptul c exist dou aspecte majore, i anume: cel material i cel informaional16. n orice organizaie un loc central n

ansamblul operaiunilor pe care le genereaz l ocup prelucrrile informaionale. Astfel, este imposibil de conceput o activitate exercitat n perimetrul unei ntreprinderi care s nu necesite, ntr-un anumit stadiu, o prelucrare a datelor i informaiilor dup o anumit specificaie. n noile condiii, toate organizaiile dispun de sisteme informaionale proprii, cu sau fr sisteme informatice foarte dezvoltate, care au ca scop operaii de colectare, de prelucrare, de depozitare i de transmitere a datelor i informaiilor. Prin sistem informaional nelegem ansamblul de resurse materiale i financiare care utilizeaz tehnologiile informaionale pentru a culege, prelucra, stoca, regsi, transmite i vizualiza informaiile utilizate n procesele ce au loc n perimetrul unei ntreprinderi. Atunci cnd ne referim la procesele economice care au loc ntr-o ntreprindere, vorbim de sisteme informaionale economice. Este cunoscut faptul c la baza unui sistem informaional modern st sistemul informatic, ca parte component esenial i cu o pondere n continu cretere. Sistemul informatic este definit de literatura de specialitate ca reprezentnd un ansamblu de metode, procedee, echipamente i personal de specialitate, care asigur culegerea, verificarea, transmiterea, stocarea i prelucrarea informaiilor destinate altor subsisteme i n special cele necesare conducerii pentru luarea de decizii n timp util 17.

16 Aceste dou componente au fost descrise i n lucrrile: ugui, Al., Locul contabilitii n cadrul sistemului informaional economic al ntreprinderii, n Tribuna Economic, nr. 17/1993; ugui, I., Fluxurile de trezorerie i transpunerea lor contabil, Tez de doctorat, Universitatea Al. I. Cuza, Iai, 2001. 17 Harrington, H.J., Business Process Improvement, McGrow Hill, New York, 1991, pp. 10-15; Turban, E., Information Technology for Management, Wiley&Sons, 1996, pp. 4-6 i Dodescu, G., Informatica, Editura tiinific i Enciclopedic, Bucureti, 1987, p. 19. 18

La momentul actual, cele trei direcii de orientare ale mediului economic sunt: 1. Globalizarea, care se refer la: 1 a. managementul i controlul ntr-o pia global; 2 b. competiia pe pieele lumii; 3 c. grupuri de lucru globale; 4 d. sisteme de distribuie globale.2. Transformrile din economia industrial, adic: 1 a. economiile bazate pe informaie i cunoatere; 2 b. nivelul ridicat al productivitii; 3 c. apariia de noi produse i servicii; 4 d. luarea n consideraie a cunoaterii ca principal i strategic activ; 5 e. scurtarea duratei de via a produselor; 6 f. desfurarea activitilor ntr-un mediu turbulent; 7 g. limitarea cunoterii angajatului. 3. Transformri ale ntreprinderii, care vizeaz : 1 a. uniformizarea structurilor organizaionale; 2 b. descentralizarea; 3 c. independena localizrii; 4 d. costuri mici de tranzacionare i coordonare; 5 e. ntrire/revigorare; 6 f. lucrul colaborativ.

18 Laudon, C. K, Laudon, P. J., Management information systems. Organization and Technology in the Networked Enterprise , 6th edition, Prentice Hall, 2000, p. 2.

1.3.2. Structura sistemului informaional al unei ntreprinderi O organizaie se definete ca o form structurat, social, stabil care ia resurse din mediu i le transform n vederea obinerii produselor sau serviciilor. Din punct de vedere comportamental, organizaia se definete ca fiind o colecie de drepturi, de privilegii, de obligaii i responsabiliti, care sunt uor echilibrate n timp prin conflicte i rezolvarea acestora. Din punct de vedere tehnic, organizaia se prezint sub forma unui sistem cu intrri, cu ieiri, cu prelucrri i cu bucl de autoreglare19.

Din punct de vedere organizaional , o ntreprindere poate fi structurat dup una din urmtoarele logici: ierarhic-piramidal, ierarhic-funcional, funcional, pe centre de venituri, geografic, matricial, n reea 20 i conglomerat21. n ultimul timp, dintre toate acestea capt o importan deosebit modelul de organizare n reea, datorit gradului mare de flexibilitate pe care l prezint o asemenea organizaie. Cu alte cuvinte, un sistem informaional este definit ca o combinaie organizat de oameni, echipamente, programe, reele de comunicaii i resurse de date care colecteaz, transform i distribuie informaii ntr-o organizaie 22. n acelai sens, Daniel Boussard (i colab.) consider ntreprinderea ca fiind rezultatul interaciunii a trei subsisteme: operaional, de conducere i

informaional (vezi figura 1.11). Intrri Sistem conducere de

Ieiri Simulri Metodologii Obiective Decizii Informaii Performane interne Mediu

Aa cum se observ i din figura precedent, informaia reprezint liantul fr de care o ntreprindere nu-i poate ndeplini funciunile sale specifice. Observm c definirea unui sistem informaional este strns legat de conceptul de proces i, n mod indirect, de cel de activitate. C. Grenier i J. Bonnebouche23 definesc procesul ca fiind un ansamblu de activiti care se deruleaz succesiv sau simultan pentru a produce un rezultat (produs sau serviciu) cu o anumit valoare pentru un client. La rndul lor, activitile 19 Laudon, C. K, Laudon, P. J., Management information systems. Organization and Technology in the Networked Enterprise, 6th edition, Prentice Hall, 2000, p. 72. 20 Labourdette, A., Les conomistes face la thorie des organisations , RFG, nr. 96/93, Nov.Dec., p. 23; Oprean V. .a., Structuri organizatorice de pia, n Tribuna Economic, nr. 34/1992, p. 8; Bratu, I., Structurile organizatorice - tipologii vechi, noi, i... adaptate , n Tribuna Economic nr. 28/1993, p. 27. 21 Nica, P., Prodan, A., Iftimescu, A., Management, Editura Sanvialy, Iai, 1996, p. 247. 22 OBrien, J.A., Op. cit., p. 9. 23 Grenier, C., Bonnebouche, J., Systme dinformation comptable, Foucher, Paris, 1998, p. 1617. sunt definite ca fiind un ansamblu de operaii elementare coordonate i puse n oper pentru atingerea unui scop. n figura 1.13 sistematizm modul de reprezentare al unei activiti, potrivit concepiei celor doi autori

francezi: Restricii Obiective Indicatori Prioriti Caracteristici de performan Iat cteva exemple de procese ce au loc n mod curent ntr-o ntreprindere : a. proces de fabricare a unui produs; b. procesarea unei comenzi de la un beneficiar; c. procesul obinerii calculelor periodice de sintez; d. ncheirea unui contract;

1 2 3 4

e. achiziia unui utilaj etc. La rndul lor, activitile economice care au loc n ntreprinderi se pot clasifica din mai multe puncte de vedere, astfel: 1. din punct de vedere funcional exist activiti de aprovizionare, de producie comerciale, financiare, contabile i de personal; 1. 2. din punct de vedere al crerii de valori exist: a) activiti de susinere: -a infrastructurii ntreprinderii; -a gestiunii resurselor umane; -a gestiunii dezvoltrilor tehnologice; -a aprovizionrilor. b) activiti principale: logistica intern; producie; logistic extern; comercializare i vnzare; servicii. 2. 3. din punct de vedere financiar exist: -activiti de exploatare; -activiti de investiii; -activiti de finanare.

1.3.3. Evoluia sistemelor informatice din ntreprinderi Tendine posibile n informatica de gestiune n urma celor prezentate mai sus desprindem urmtoarele tendine principale n informatica de gestiune pentru viitorii ani: 1 a. ntr-o prim etap se va constata o extindere a domeniului aplicativ specific informaticii de gestiune, prin acoperirea a 90-95% din sarcinile posibil de informatizat, n timp ce un procent de 4 4,5% vor fi activiti susinute de procesoarele de texte. Diferena de 0,5-1% vor fi activiti greu de formalizat i vor consta n luarea de notie, anumite nregistrri statistice pentru gestiunea proceselor industriale, expertize ultraspecializate n care factorul uman are o pondere nsemnat, anumite activiti artistice, domenii n care exist o reticen a specialitilor n utilizarea calculatorului etc.; 1 b. Dotarea proceselor industriale cu senzori ultra-specializai va duce la o informatic de gestiune n timp real, care s ofere informaii oportune altor subsisteme din cadrul organizaiei;

2 3 2

c. Utilizarea pe scar larg a aplicaiilor inteligente; d. Dezvoltarea bazelor de cunotine ale ntreprinderii inteligente ; e. Integrarea pe vertical i orizontal a aplicaiilor specifice domeniului gestiunii cu domeniile tehnic, organizatoric i de conducere.

1.4. Sistemul informaional contabil parte component a sistemului informaional al ntreprinderii moderne Atunci cnd se discut despre sistemul informaional al unei ntreprinderi, de fapt, se vorbete despre un ansamblu de sisteme informaionale. Am vzut n paragraful precedent c sistemul informaional contabil (SIC) este unul dintre cele 5 subsisteme ale unei ntreprinderi. Putem spune c SIC este cel mai extins din toate subsistemele informaionale ale ntreprinderii, ca urmare a volumului mare de informaie de natur contabil (peste 40%), iar n plus SC ocup un loc central n cadrul sistemului informaional. Astfel, literatura de specialitate relev faptul c peste 80% din informaia care circul n cadrul sistemului informaional al unei organizaii este de natur economic, iar din aceasta 47% este de natur contabil24.

Sistemul informaional contabil se definete ca fiind un set de resurse umane i de capital dintr-o organizaie, care se ocup cu pregtirea informaiilor contabile i, de asemenea, de informaiile obinute prin colectarea i prelucrarea tranzaciilor economice. Aceste informaii sunt fcute disponibile tuturor nivelurilor conducerii pentru realizarea planificrii i controlului activitilor organizaiilor economice25. n consens cu definiia dat sistemelor informaionale definim SIC ca fiind un ansamblu de mijloace tehnice i informaionale orientate/specializate n colectarea, procesarea, stocarea, accesarea i transmiterea datelor i informaiilor despre procesele contabile ce au loc n perimetrul unei ntreprinderi.1.4.1. Structura sistemului informaional contabil din cadrul ntreprinderii Urmare a rolului deosebit de important pe care l are SIC n cadrul sistemului informaional al ntreprinderii, n organizarea acestuia este recomandabil s se cunoasc principalele componente i circuite informaionale specifice, pentru a se ajunge la obinerea unor informaii clare, complete, relevante i la costuri eficiente. n cadrul sistemului informaional contabil exist posibilitatea structurrii acestuia folosind diferite criterii. Un prim criteriu l reprezint structurarea pe cele dou paliere specifice contabilitii, caz n care avem: 1 a. subsistemul contabilitii de manageriale/gestiune, care ofer informaii contabile utilizatorilor interni; 2 b. subsistemul contabilitii financiare, care ofer informaii contabile utilizatorilor externi. Acest criteriu de structurare este susinut din punct de vedere teoretic prin dualismul contabil, dar nu trebuie s se neleag c n cazul sistemelor moniste cele dou subsisteme nu exist 26.

1 2 3 4

Dup criteriul circuitelor contabile ce se pot configura n cadrul SIC vom avea: a. Componenta cumprri vnzri; b. Componenta ncasri pli; c. Componenta producie stocuri imobilizri; d. Componenta operaii diverse.

Dac avem n vedere criteriul etapelor procesului de producie, atunci componentele SIC sunt: 5 6 7 8 9 a. b. c. d. e. Aprovizionare; Producie; Stocuri; Desfacere; Teri;

10 f. Trezorerie. Putem considera drept criteriu de delimitare n cadrul SIC natura elementelor patrimoniale, caz n care vom avea: 11 a. 12 b. 13 c. 14 d. componenta capitaluri; componenta imobilizri; componenta stocuri; componenta teri;

24 Oprea, D., Premisele i consecinele informatizrii contabilitii, Editura Graphix, Iai, 1995, p. 14. 25 Oprea, D., Oprea, D., p. 31. 26 Facem precizarea c sistemele moniste de contabilitate nu pun la dispoziie conturi separate pentru contabilitatea de gestiune. 1 2 3 4 5 6 e. componenta trezorerie; f. componenta venituri i cheltuieli; g. componenta extra-bilanier. Dac avem n vedere tipul activitii desfurate n cadrul SIC delimitm: a. componenta activitii de exploatare; b. componenta activitii financiare; c. componenta activitii excepionale.

Desigur c din toate aceste criterii, multe au caracter teoretic, totui considerm c un rol deosebit de important n structurarea sistemului informaional contabil pentru o ntreprindere l are i mrimea ntreprinderii27, la care adugm metoda de tehnic contabil practicat, precum i folosirea sau nu a unui produs informatic pentru contabilitate. n cazul n care se folosete un asemenea produs informatic, trebuie s se in cont i de facilitile pe care acesta le pune la dispoziia ntreprinderii.

Insistm asupra ideii unei nelegeri corecte a modalitilor de structurare a sistemului informaional contabil, deoarece practica confirm faptul c majoritatea ntreprinderilor din Romnia, pe lng probleme ce in de logistic i de aspectele financiare generate de o slab gestiune a fluxurilor financiare, de blocajele financiare i de vidul legislativ, au i probleme specifice circuitului informaional contabil ntre componentele acestora (compartimente, departamente, servicii i angajai). Soluia pentru aceast problem de natur informaional o constituie implementarea standardelor internaionale de calitate (ISO) n cadrul aciunii de gestionare total a calitii (Total Quality Management - TQM)28. n plus, dup implementarea TQM se poate recurge la implementarea produselor informatice integrate pentru cele cinci componente ale sistemului informaional contabil, cunoscute sub numele de Enterprise Ressource Planning (ERP).1.4.2. Elemente de baz n cadrul SIC Contabilitatea s-a dezvoltat de-a lungul timpului ca o tiin de sine stttoare, ce dispune de obiect, tehnici, principii, teorii i metode proprii de cercetare. Astfel, contabilitatea face parte din sistemul tiinelor economice, ceea ce explic gradul mare de intercorelaie cu alte discipline din acest domeniu. Din punct de vedere structural, n sistemul contabilitii delimitm dou cadre: conceptual i aplicativ (figura 1.24). Cadrul conceptual st la baza subsistemelor din interiorul cadrului aplicativ i cunoate la rndul su o mprire n: subsistemul conceptual cognitiv, care cuprinde teoriile, principiile, tehnicile i metodele contabilitii; subsistemul conceptual normativ, care cuprinde normele, regulile cu caracter general adoptate de organismul profesional n contabilitate. La rndul su, cadrul aplicativ reprezint o aplicare n practic a cadrului conceptual innd cont de normele specifice fiecrui domeniu.

Dup cum se vede i din figura 1.24, cadrul conceptual st la baza subsistemelor din interiorul cadrului aplicativ. SIC este un sistem informaional specific care trateaz cu metode, procedee i tehnici proprii contabilitii informaiile despre faptele i fenomenele exprimate n moned, ce au loc n perimetrul unei ntreprinderi. El acoper, prin specificitatea sa,27 Exist multe cazuri cnd de toate aceste componente ale sistemului informaional contabil se ocup un singur om, care rezolv toate problemele ce pot s apar pe linie contabil. 28 Aceste idei rezult i din literatura n domeniu, dar au fost discutate i cu specialiti n implementarea standardelor de calitate din Romnia. Vezi n acest sens i Ciocrlie, A., Toat lumea are probleme cu managementul informaiilor, n Business IT, nr. 5/1999.

cu informaii de natur contabil toate celelalte sisteme informaionale ale ntreprinderii, avnd ca instrument de baz sistemul informatic din ntreprinderea modern. Astfel, ntr-o ntreprindere, pentru a se rspunde dorinei de informare a utilizatorilor de informaie contabil, sistemul informaional contabil se organizeaz n jurul celor dou circuite: financiar i de gestiune . Aa cum se tie, contabilitatea financiar este orientat ctre utilizatorul extern de informaii contabile, ntre care un loc principal l ocup statul i organismele sociale. La rndul su, contabilitatea de gestiune, prin metodele i procedeele sale st la dispoziia utilizatorilor interni de informaii. O caracteristic important a SIC const n faptul c acesta este supus unor restricii de natur juridic i social, ca urmare a faptului c o parte din informaiile contabile stau la baza evalurilor fiscale n relaiile cu statul (de unde restriciile juridice), iar o alt parte dintre aceste informaii se public pentru utilizatorii externi de informaii (de unde i unele restricii sociale). Din punct de vedere economic, SIC are ca finalitate o reprezentare valoric a averii unei ntreprinderi, deoarece toate instrumentele contabilitii au ca singur obiectiv de a arta i de a face vizibil aspectele majore cu privire la realitatea economic din aceasta. SIC are un caracter normativ i reglementat, deoarece contabilitatea are rolul de a asigura desfurarea normal a tranzaciilor, de a produce informaii destinate a fi fcute publice pentru acionari, creditori, salariai, furnizori, clieni i organisme fiscale.

1.4.3. Principalele circuite contabile Organizarea i funcionarea normal a SIC const n parcurgerea perioad de perioad a urmtorului plan cadru de aciune, care reprezint, n esen, un model de tratare a datelor contabile. Acest model este reprezentat n figura 1.26.

Modelul de prelucrare a datelor n cadrul SIC se aplic pentru toate categoriile de operaii specifice contabilitii financiare i de gestiune. Ansamblul de operaii din cadrul unei perioade de gestiune se grupeaz n trei circuite principale: de exploatare, de investiii i de finanare. Fiecrui circuit n parte i corespund operaii cu un grad mai mare sau mai mic de repetabilitate. Schema de lucru pentru aceste operaii cu corespondena pe categorii de elemente patrimoniale este prezentat n figura 1.27. Dup cum se observ, operaiile din toate cele trei circuite afecteaz imediat sau ulterior trezoreria ntreprinderii29.

Circuitul contabil specific operaiilor de exploatare n categoria operaiilor de exploatare sunt incluse cumprrile, vnzrile, terii (inclusiv salariaii), veniturile i cheltuielile. n cadrul acestor operaii delimitm urmtoarele circuite contabile: 1. 1. stocuri: achiziie, transfer, consum, obinere, vnzare, operaii speciale; 2. 2. teri furnizori: recepie, pli, compensri, transferri; 3. 3. teri clieni: facturare, ncasare, compensri, transferri; 4. 4. teri personal i organisme sociale: nregistrri datorii, compensri, pli, operaii speciale; 5. 5. teri bugetul statului: nregistrri de datorii, compensri, pli, operaii speciale; 6. 6. ali teri: creare datorie-crean, compensri-regularizri, pli-ncasri, operaii speciale; 7. 7. venituri i cheltuieli: cea mai mare parte apar n contrapartid la circuitele contabile de mai sus iar altele n circuitele contabile de investiii sau finanare.Circuite contabile specifice operaiilor de investiii Circuitul investiional se refer la ansamblul de operaii ce privesc imobilizrile corporale, imobilizrile necorporale i cele financiare. Astfel, operaiile de investiii se refer la acele fapte economico-juridice ce afecteaz, fie n sensul majorrii, fie n sensul diminurii, activele imobilizate ale ntreprinderii. n cadrul acestor circuite delimitm operaii referitoare la: 1. 1. activele imobilizate (investiii, cedare, scoatere din folosin, vnzare, transferuri); 2. 2. amortizrile i provizioanele aferente activelor imobilizate (constituire, diminuare, suplimentare, anulare, scoatere din eviden). n urma analizei operaiilor specifice acestui circuit, se poate constata c majoritatea acestora nu afecteaz n mod direct trezoreria, deoarece o parte dintre ele sunt operaii care se transfer exploatrii prin conturile de teri, iar o alt parte sunt operaii neutre. Exist, ns, operaii care pot afecta trezoreria i ne referim n mod deosebit la investiiile necorporale i cele financiare. Circuite contabile specifice operaiilor de finanare Operaiile de finanare privesc n special structura capitalurilor ntreprinderii prin prisma echilibrului dintre capitalurile proprii i cele mprumutate, politica de dividende i deciziile de finanare. n aceste condiii trezoreria este afectat n mod direct:

1. 1.

de aportul acionarilor;

2. 2. de datoriile financiare contractate.Exist o afectare n mod indirect a trezoreriei prin intermediul operaiilor din cadrul circuitelor contabile specifice

operaiilor de exploatare, prin obinerea de profit sau pierdere din exploatare. Circuitele contabile avute n vedere sunt cele ce rezult din analiza surselor de finanare, care pot fi din: 1 a. Capitaluri proprii: Capital, Rezerve, Subvenii i Provizioane reglementate. 2 b. Datorii financiare: mprumuturi obligatare, mprumuturi de la Instituii financiar-bancare i Alte mprumuturi. Pentru fiecare din componentele de mai sus exist operaii specifice ce formeaz circuitul capitalurilor proprii, dup cum urmeaz: a. Capitaluri proprii: Capital (majorare, diminuare, operaii speciale), Rezerve (constituire, diminuare, transfer), Subvenii (obinere, transfer) i Provizioane reglementate (constituire, diminuare, anulare, suplimentare).

29 Pentru amnunte vezi ugui, I., Contabilitatea fluxurilor de trezorerie, Editura Economic, Bucureti, 2002, p. 116-118.

b. Datorii financiare: mprumuturi obligatare (contractare, rambursare, rscumprare, conversie), mprumuturi de la Instituii financiar-bancare (contractare, rambursare, conversie) i Alte mprumuturi (contractare, rambursare, conversie). Circuitul contabil specific operaiilor de trezorerie Dup cum am vzut deja n circuitele analizate anterior, am constatat c activitile de exploatare, de investiii i cele de finanare care au loc n cadrul unei ntreprinderi determin influene asupra nivelului trezoreriei. Corespunztor celor trei tipuri de circuite, exist fluxuri de intrare i fluxuri de ieire de disponibiliti, ceea ce va conduce, n final, la obinerea unui flux de disponibiliti net pe total ntreprindere i care poart numele de cash-flow. O sintez a acestor circuite de trezorerie n coresponden cu celelalte trei circuite analizate anterior este prezentat n figura 1.28.

3 0

1 2 3

Astfel, delimitm circuitele contabile pentru: a. mijloace bneti necesare finanrii unor activiti financiare, pentru obinerea crora se apeleaz la proprietari i/sau instituii financiare pentru perioade mai lungi de timp; b. realizarea unor investiii corporale/necorporale, pentru care se apeleaz n primul rnd la furnizori, parteneri i la surse specifice activitilor de investiii; c. derularea activitilor specifice de exploatare, pentru care se poate apela la furnizori, creditori i la credite pe termen scurt.

Aa cum rezult i din figura 1.26, la finele exerciiului financiar exist o serie de circuite contabile specifice operaiilor de ntocmire a conturilor anuale. Desigur c operaiile care au loc vizeaz elemente patrimoniale ce sunt ncadrate n circuitele prezentate anterior, dar avnd n vedere specificitatea lor, acestea ar putea fi analizate separat n cadrul unor circuite contabile de nchidere de exerciiu.

30 ugui, I., Contabilitatea fluxurilor de trezorerie, Editura Economic, Bucureti, 2002, p. 117.

1.4.4. Modaliti de tratare a datelor contabile ntr-un mediu informatizat Regula de aur pentru nelegerea unui sistem informaional contabil n mediu informatizat const n cunoaterea perfect a unui SIC clasic neinformatizat. Justificm acest lucru prin faptul c toate procedurile de tratare a datelor sunt ncapsulate n produsul-program, iar analiza, verificarea i corectarea eventual a erorilor din rezultate nu pot fi fcute dect prin cunoaterea tuturor acestor proceduri. Or, cunoaterea procedurilor de tratare a datelor contabile presupune exerciiu i experien ctigat din studii de caz rezolvate n manier clasic i/sau din experiene clasice anterioare. n principiu, metoda clasic neinformatizat respect etapele prezentate n figura 1.26., care sunt: 1. 1. evenimentele economice nsoite de documentele justificative sunt supuse analizei contabile; 2. 2. articolele contabile obinute n urma analizei trecute n Registrul JURNAL; 3. 3. pe baza jurnalului se ntocmete Registrul CARTE-MARE; 4. 4. ntocmirea balanei de verificare periodice pe baza datelor din balana precedent i a datelor din CARTEAMARE; 5. 5. la sfritul exerciiului financiar, pe baza datelor din Registrul INVENTAR, se trece la parcurgerea operaiilor premergtoare ntocmirii bilanului contabil, a contului de rezultat i a anexelor. 6. 6. ntocmirea documentelor de sintez. n esen, aceste etape se regsesc n majoritatea metodelor clasice de tehnic contabil practicate. Aceste metode clasice de tehnic contabil aplicate n cadrul SIC prezint att avantaje, ct i dezavantaje. Dintre avantaje menionm: 1. 1. Simplitate n etapa de documentare i de stabilire a faptelor de controlat; 2. 2. Coeren n aplicarea prevederilor legale; 3. 3. Actualizarea periodic a conturilor; 4. n Existena unui categoria reper n activitatea dezavantajelor de control (Jurnal includem: i Balan).

1. 2. 3. 4. 5.

1. 2. 3. 4. 5.

Probleme n diviziunea muncii dup categoriile de jurnale; Repetarea unor nregistrri similare; Numeroase operaii de copiere; Posibiliti sporite de a grei; Control ntrziat fa de obinerea manual a balanei de verificare.

Cu implementarea sistemelor informatice n ntreprinderi s-a trecut de la metodele clasice de tehnic contabil la metodele informatizate de tehnic contabil sau, pe scurt, la metode informatizate. Schema-cadru de lucru ntr-un asemenea SIC este cea din figura 1.29.

ju st ifi c at iv

e

Obinerea rapoartelor Figura 1.29. Model de tratare informatic a datelor contabile

La schema de mai sus adugm urmtoarele comentarii: 1. 1. Evenimentele contabile nsoite de documente justificative sunt introduse n baza de date contabil, mai precis n Jurnal.dbf; 2. 2. Dup validarea acestora se trece prin proceduri informatizate cu respectarea logicii contabile la ncrcarea tabelei CarteMare.dbf; 3. 3. Pentru toate aceste operaii s-au folosit conturile declarate pentru ntreprinderea n discuie; 4. 4. Validarea datelor va conduce la posibilitatea obinerii la cerere a tuturor listelor i rapoartelor necesare. Principalele avantaje n favoarea informatizrii SIC sunt urmtoarele: - se elimin erorile posibile n urma operaiilor de copiere manual; - scurtarea timpului de prelucrare a datelor cu posibilitatea listrii la cerere a tuturor listelor; - posibilitatea efecturii de simulri etc. Ceea ce am prezentat n figura de mai sus, mpreun cu explicaiile aferente, constituie un model sintetizat a unui SIC informatizat. n practic, exist produse-program care realizeaz operaii de contare automat, operaii de repartizri, operaii de gestiune a stocurilor etc, precum i produse-informatice generalizate integrate ERP-urilor. Din punct de vedere evolutiv, SIC informatizate au cunoscut 3 stadii de dezvoltare: 1. 1. stadiul mecanizrii; 2. 2. stadiul informatizrii punctuale; 3. 3. stadiul integrrii tuturor aplicaiilor din SIC, precum i cu alte aplicaii din alte sisteme informaionale ale ntreprinderii, ceea ce conduce la o SIC evenimenial.

1.4.5. Arhitectura sistemului informaional contabil informatizat Este deosebit de important s se neleag faptul c, ntr-un mediu informatizat, arhitectura unui sistem informaional contabil este cu totul diferit dect cea dintr-un mediu neinformatizat. Cum la acest moment puine sunt situaiile n care nu se folosete un calculator pentru contabilitatea unei ntreprinderi orict de mici, vom trata cele trei situaii tip n care se poate gsi ntreprinderea cu propriul su SIC. Este important de tiut c, n principiu, arhitectura sistemului informaional contabil depinde de doi factori: 1 a. arhitectura sistemului informatic; 2 b. nivelul de organizare contabil.

Ambii factori menionai mai sus cost, ceea ce determin ntreprinderile s apeleze la variante de structurare a SIC n funcie de ci bani sunt disponibili pentru aceast component, precum i n funcie de mrimea lor. Astfel, astzi exist urmtoarele arhitecturi SIC 31:

1. SIC autonom. Schema de ansamblu a unui asemenea sistem este urmtoarea:

.DBF Baza de date contabil Explicaii: Cele patru componente ce fac obiectul contabilitii primare trimit informaiile sub format electronic sau sub form de liste la Compartimentul Contabilitate, unde, mpreun cu operaiile diverse ale perioadei, sunt prelucrate i stocate n baza de date a compartimentului contabilitii, din care, la cerere, se pot extrage informaiile solicitate de utilizatori. 2. SIC parial-integrat; Un asemenea sistem parial-integrat este specific tuturor ntreprinderilor care au pornit pe drumul informatizrii i care, din motive financiare i/sau organizaionale, nu au reuit s ajung la stadiul de prelucrare integrat a datelor i informaiilor. Trebuie s remarcm faptul c majoritatea ntreprinderilor din Romnia (peste 60%) se ncadreaz n acest caz. Arhitectura unui asemenea sistem este prezentat n figura 1.31. Preluate i prelucrate dup Grenier, C., Bonnebouche, J., Systme dinformation comptable, Foucher, Paris, 1998, p. 336 .u.31

3. SIC integrat. ntr-un SIC integrat, modulele contabile sunt dificil de localizat, deoarece ele devin componente alturi de alte module specifice sistemului informaional al ntreprinderii. Astfel, dup o descriere multidimensional a faptului/evenimentului economic nsoit de documentele justificative n baza de date contabil apar automat nregistrrile specifice Jurnalului contabil. Concomitent, se ncarc i celelalte tabele din care ulterior se pot consulta datele pentru alte jurnale contabile (Jurnal de cumprri, Jurnal de vnzri, Balane analitice etc.). Cu alte cuvinte, ntr-un asemenea produs informatic descrierea multidimensional a evenimentului o singur dat asigur date pentru toate sistemele informaionale ale ntreprinderii, inclusiv cel contabil, ceea ce nseamn, n fapt, existena unei contabiliti multi-criteriale i evenimeniale. Un asemenea SIC integrat prezint arhitectura din figura 1.31. Pentru SIC constituie o problem faptul c nu se mai poate face o separare complet a documentelor justificative de alte documente ale evenimentului, ceea ce va impune proceduri de verificare i control (audit) mult mai complicate. Pentru a suplini aceast lips, se ofer explicaii suplimentare din punct de vedere contabil. Dintre cele trei arhitecturi prezentate capt din ce n ce mai mult teren arhitecturile parialintegrate i cele integrate. Din tabelul 1.5. rezult care sunt caracteristicile fiecrui tip de arhitectur n parte. Tabel 1.5. Descriere arhitecturi ale SICTip SIC Autonom Arhitectur informatic PC uri individuale Organizare contabil Introducerea manual a datelor. Mrimea ntreprinderii Mic

(uneori se folosete calculatorul contabilului externalizarea SIC) Soft contabil ieftin

Parialintegrat

Integrat

Reea de calculatoare (LAN) Produse informatice cu multiple funciuni (modul contabilitate, modul financiar, modul gestiune stocuri, modul resurse umane) i cu interfa atrgtoare. Arhitectur client-server Aplicaii integrate (ERP)

Unele date se introduc n mod repetat. Se pot prelua date i din alte aplicaii. Compartimentul contabil exercit un control direct asupra tuturor datelor introduse n baza de date a contabilitii. Scop: orientare pur fiscal. Contarea se realizeaz automat n urma descrierii evenimentului. Datele se pot introduce de persoane fr pregtire de specialitate. Scop: orientare ctre conducere i ctre fisc. Descriere multipl Proces greoi de descriere. Scop: Sunt deservii informaional utilizatori diveri.

Mijlocii i mari uneori

Foarte mari

Principalele caracteristici ale unui SIC integrat sunt: 1 a. O nregistrare unic i multidimensional a evenimentelor , pentru o traducere n termeni contabili i o informare ulterioar clar i complet. Pentru realizarea acestor sarcini SIC dispune de o baz de corespondene contabile i de un set de proceduri ce se declaneaz n anumite condiii prin intermediul unui motor de traducere evenimente. Schema cadru de traducere i nregistrare const n parcurgerea urmtoarelor etape: 1. 1. Eveniment (dat, explicaie, document) 2. 2. Analiz contabil (cont debitor, cont creditor) 3. 3. Traducere contabil 4. 4. Articol contabil 5. 5. Scriere n Jurnal 2 b. Interdependen ntre contabilitatea financiar i cea de gestiune . Aceast interdependen este normal pe relaia contabilitate de gestiune contabilitate financiar, n sensul c un fapt/eveniment n contabilitatea de gestiune este transmis automat contabilitii financiare. Aceast operaie de transmitere nu opereaz ntotdeauna dinspre contabilitatea financiar spre cea de gestiune, spre exemplu n cazul operaiilor diverse. n cazul produselor informatice pentru SIC parial-integrate exist o mbinare nesesizabil ntre cele dou module. Acesta este motivul pentru care se mai numesc i programe informatice pentru gestiune i contabilitate (este cazul WinMentor, Pionner etc.). Schema cadru de lucru n SIC integrate se prezint astfel:

27Fapt economic Baza de date Baza de date contabil (contabilitate financiar i contabilitate de gestiune) Din punct de vedere informatic consultarea datelor prelucrate integrat este posibil prin limbaje de interogare cu criterii deosebit de flexibile. 1 c. Interdependen ntre datele contabilitii i datele celorlalte sisteme informaionale din ntreprindere. O asemenea interdependen este normal ca urmare a descrierii multicriteriale a evenimentului; 2 d. O amplificare a riscurilor ca urmare a complexitii sistemului . Prelucrarea integrat a informaiilor despre faptele economice prezint, pe lng avantaje, i dezavantaje, n sensul c pentru sistemele informaionale ale ntreprinderilor mari este foarte dificil s se verifice i s se controleze toate nregistrrile care au avut loc ntr-o perioad de gestiune. Cu alte cuvinte, cu ct un sistem informaional este mai mare, cu att apar mai multe riscuri n prelucrarea integrat a datelor. Cum cele mai mari restricii juridice, fiscale i sociale vin din partea SIC, acesta pare a fi cel mai afectat. n plus, utilizarea de noi tehnologii informatice ntr-un asemenea sistem atrage dup sine posibilitatea apariiei de noi riscuri, nenregimentate procedural i chiar necunoscute auditorilor. Multe societi mari din Frana i SUA (Credit Lyonnais, WorldCom, Enron) au recunoscut oficial c una din cauzele eecului o constituie incapacitatea de

a asigura un control intern i de gestiune eficient.

n aceste condiii, riscurile nerespectrii legislaiei n vigoare (cronologia i ireversibilitatea) sunt foarte mari, ceea ce conduce n mod automat la nendeplinirea celor trei scopuri ale contabilitii. Cu alte cuvinte, de toate aceste riscuri trebuie s se asigure auditorii de SIC. Pentru evitarea acestor riscuri, CNC din Frana a propus chiar modificarea planului contabil cu scopul asigurrii unei securiti i a unei fiabiliti a SIC, precum i a unui control eficient fr riscul de a mpiedica progresul permis de aplicarea noilor tehnologii informatice. Iat cteva din aceste msuri propuse de CNC: -instaurarea de proceduri informatice de validare care s nu permit modificarea sau tergerea unei nregistrri contabile; -instaurarea unei proceduri de nchidere periodic care s nu permit adugarea unei nregistrri prin blocarea cronologiei; -autorizarea utilizrii unui document justificativ sub form electronic cu condiia existenei posibilitii de listare oricnd a acestuia n form clar i complet. 1.4.6. Utilizarea informaiilor i cunotinelor contabile Palierele auditului financiar-contabil Nu insistm asupra conceptului de audit, dei literatura de specialitate din Romnia este confuz n ceea ce privete auditul sistemului informaional contabil n medii informatizate. Considerm c este necesar s se fac o delimitare clar atunci cnd se abordeaz acest domeniu, n sensul c exist patru paliere de lucru, i anume: 1. 1. auditul sistemului informatic (ca suport al sistemului informaional contabil); 2. 2. auditul proceselor financiar-contabile; 3. 3. auditul stocrii (arhivrii) datelor financiar-contabile;32 CNC, Document no. 98: Informatique et Comptabilite, Decembre 1992.

4. auditul accesului la datele financiar-contabile. Toate cele patru paliere constituie puncte de maxim importan ale activitii de audit, dar n ce privete auditul financiar aa cum este el prezentat n Standarde de audit acoper total palierele 2 i 3 i doar parial palierul 4. Pentru a discuta despre un audit financiar n mediu informatizat trebuie sinem cont i de auditul sistemului informatic. Totui palierele 2, 3 i 4 sunt imposibil de considerat ca fiind separate fr suportul primului palier, motiv pentru care auditul este o activitate deosebit de complex. Astfel, atunci cnd discutm de auditul sistemului informaional contabil (SIC) trebuie precizat clar palierul la care ne raportm, deoarece nu se poate vorbi de audit al sistemului informatic i s se considere c s-a rezolvat i auditul financiarcontabil n mediu informatizat, i nici vice-versa. Cu alte cuvinte, considerm c fiecare palier trebuie bine delimitat i (de)reglementat.

n momentul de fa toi agenii economici, ale cror conturi anuale sunt auditate, folosesc produse-program pentru nregistrarea n contabilitate a faptelor i fenomenelor economice. Astfel, n momentul auditrii conturilor anuale apar dou planuri de raportare a universului contabil: unul ce este nregistrat n baza de date a contabilitii agentului economic i altul ce se poate verifica de ctre profesionistul contabil. ntre cele dou universuri se regsete produsulprogram cu baza de date corespunztoare (vezi figura 1.33). Cu ct apar diferene mai mari ntre cele dou universuri, cu att mai mult auditarea conturilor anuale pierde din valoarea sa informaional. Propunere de realizare a auditului financiar-contabil n medii informatizate Aa cum rezult i din introducerea precedent, ntre cele dou universuri pot s apar diferene foarte mari, datorate n principal unor factori cum sunt: 1. 1. utilizarea unor produse-program cu faciliti de filtrare; 2. 2. necunoaterea produselor informatice de ctre auditori; 3. 3. neiniierea auditorilor n tehnologiile informaionale moderne;

4. 4. reaua credin a administratorilor de societi; 5. 5. simplul fapt c nregistrrile contabile din baza de date a contabilitii informatizate capt o tent virtual; 6. 6. nendeplinirea unor cerine minimale a produselor informatice pentru domeniul contabilitii etc.Propunerea noastr const n faptul c teoria de specialitate cu privire la auditul financiar-contabil nu ine cont de ceea ce s-ar putea realiza folosind calculatorul i n aceste activiti. Astfel, chiar standardele n materie fac abstracie aproape n totalitate de gradul de informatizare din domeniu i las la latitudinea auditorilor s foloseasc n continuare pixul i hrtia la realizarea acestuia. Firete, nu trebuie s se neleag c toate procedurile de audit se pot ndeplini folosind calculatorul, dar credem c o parte nsemnat ar putea fi informatizate. n aceste condiii, considerm c auditul conturilor anuale n medii informatizate trebuie sin seama de posibilitatea completrii acestuia de un audit mixt, informatic-contabil, prin intermediul unui modul de auditare standard (Modul Audit), care s fie dezvoltat sub egida unui organism profesional independent. Schema de lucru n realizarea acestui audit const n parcurgerea urmtoarelor etape: 1. Extragerea bazei de date contabile standard din baza de date contabile generate de ctre fiecare produs informatic. Cu alte cuvinte, fiecare dezvoltator de soft trebuie s-i creeze un modul propriu (Modul BDCS) de realizare a exportului de date ntr-un format standard al bazei de date contabile. Acest lucru este structurat n figura 1.34;2. Parcurgerea procedurilor de auditare a conturilor anuale la care s se utilizeze i Modulul Audit;

1. 3. Valorificarea rezultatelor oferite de ctre Modulul Audit prin coroborare cu procedurile clasice deauditare a conturilor anuale; 1 4. Exprimarea opiniei cu privire la conturile anuale. Sarcinile modulului Audit ar trebui s se concretizeze n:

1. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

preluarea bazei de date contabile standard exportat de produsul-program utilizat de ctre agentul economic ale crui conturi anuale se auditeaz; 2. supunerea bazei de date unor procese de scanare i verificare din punct de vedere informatic; 3. verificarea automat a unor restricii de form i fond cu privire la nregistrrile contabile pe principalele circuite contabile; 4. determinarea pragului de semnificaie specific fiecrui agent economic; 5. obinerea unui raport cu puncte slabe i cu recomandri de verificare manual a unor operaiuni. 6. obinerea unei opini