CURS 6,7

FUNCŢIA DE ASISTAREA DIRECTĂ A MANAGERULUI LA ŞEDINŢE ŞI ÎNTÂLNIRI DE LUCRU

1. IMPORTANŢA ŞEDINŢELOR ÎN MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIILOR

Şedinţele, întâlnirile de lucru, adunările generale, consfătuirile, festivităţile mai puţin oficiale (Crăciunul, pensionările, excursii organizate de firmă) constituie forme de comunicare internă DE GRUP . Conform cercetărilor realizate în acest sens, personalul executiv al unei organizaţii petrece 40% - 50% din programul de lucru în şedinţe, acestea având rolul de a consolida lucrul în echipă.

Şedinţa este una dintre cele mai utilizate metode în exercitare a procesului de management. Nici o altă formă de comunicare orală sau scrisă, nu asigură o valorificare eficientă a potenţialului unei echipe, aşa cum se întâmplă în cazul şedinţelor. Astfel se explică si amplificarea cercetărilor asupra acestui mod de comunicare managerială, care a generat o vastă literatură, orientată spre organizarea şi desfăşurarea eficientă a acestor întruniri.

Conducerea organizaţiilor se bazează întotdeauna pe asistarea directă a asistentului/secretarei în cazul organizării şedinţelor şi a altor modalităţi de comunicare internă de grup. Rolul lor este deosebit de important în pregătirea condiţiilor preliminare desfăşurării şi în asigurarea lucrărilor de secretariat propriu-zise, în toate etapele şedinţei.

1.1. Definirea şedinţei şi caracteristicile comunicării

Şedinţa constă în reuniunea unui grup de persoane, pentru un scurt interval de timp, sub coordonarea unui manager, cu scopul rezolvării, prin comunicare directă, a unor probleme interne.

Deci, ca formă oficială a dialogului, şedinţele se desfăşoară după anumite reguli:

1) sunt coordonate de un reprezentant al conducerii, în general, de managerul general;2) abordează probleme care privesc numai organizaţia;3) participă persoane concret nominalizate, ponderea participării fiind proporţională şi cu dimensiunile organizaţiei;4) se desfăşoară într-un un interval scurt de timp, de obicei în câteva ore;

Şedinţele constituie un mod optim de comunicare, deoarece, într-un timp scurt, se pot obţine următoarele efecte:

- clarificarea unor probleme şi eliminarea, într-o măsură apreciabilă, a necunoscutelor şi a riscului în cazul diferitelor acţiui;- creşterea nivelului de informare a personalului;- formarea unui comportament social dezirabil şi a unor aptitudini de comunicare interpersonală;

- fundamentarea mai corectă a deciziilor prin cunoaşterea mai multor variante de acţiune, bazate pe - - informaţii pertinente, complete şi operative;- explorarea şi evaluarea ideilor noi şi obţinerea unor soluţii la problemele existente;- întreţinerea sentimentului de participare şi creşterea adeziunii personalului faţă de organizaţie; - amplificarea responsabilizării personalului.

Participanţii la şedinţă În mod obişnuit, la şedinţe participă numai personalul organizaţiei, reprezentând nivelul

managerial. Pot fi convocate şi şedinţe cu diferite compartimente, şedinţe de negociere cu organizaţia sindicală, conferinţe cu asociaţii profesionale interne, consfătuiri, conferinţe de presă, întâlniri de lucru;

Sunt şi situaţii când la şedinţele interne ale întreprinderilor aflate în proprietatea statului sau ale instituţiilor bugetare, de o importanţă deosebită, pot participa şi reprezentanţi ai autorităţilor de stat centrale sau locale, care au rol de consultant.

1.2. TIPOLOGIA ŞEDINŢELOR Potrivit scopurilor urmărite, în literatura de specialitate, mai ales, în practică mai puţin, sunt

delimitate următoarele tipuri de şedinţe desfăşurate la nivelul instituţiilor : de informare, decizionale, de armonizare, de explorare, eterogene. Şedinţele de informare au drept obiectiv transmiterea sau colectarea de informaţii, constituind, în acest sens, mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegerea feed back-ului. Aceste şedinţe pot fi la rândul lor:- operative, desfăşurate conform unui calendar prestabilit (săptămânal, decadal, lunar etc.)

pentru a se face informări asupra activităţii curente şi a se adopta operativ măsurile ce se impun;

- ad-hoc, atunci când intervin situaţii speciale, urgente şi / sau complexe; sunt convocate de manager;

Şedinţele decizionale, sunt organizate în scopul adoptării unor decizii de ordin tactic şi strategic cu contribuţia participanţilor; sunt apreciate ca cele mai complexe şedinţe, implicând dezbaterea unor probleme de mare importanţă pentru organizaţie (şedinţe ale Consiliului de administraţie, ale Consiliului director).Şedinţele de exploatare (sau de investigare) sunt destinate cercetării zonelor viitorului pentru atingerea unor obiective; se bazează, în general, pe stimularea şi exploatarea potenţialului de creativitate a angajaţilor.) Şedinţele de armonizare reunesc personalul mai multor compartimentele din cadrul organizaţiei, având drept scop identificarea punctelor de vedere comune şi divergente, confruntarea ideilor şi găsirea unor soluţii de armonizare a deciziilor şi acţiunilor pentru realizarea unor obiective comune. De regulă sunt şedinţe operative, convocate numai atunci când apar astfel de probleme sau programe de o complexitate mai deosebită;Şedinţele eterogene întrunesc elementele a două sau mai multe tipuri de şedinţe, prezentate anterior, fiind organizate cu precădere la nivelul managementului superior şi mediu al firmei; este tipul de şedinţă cel mai frecvent utilizat, în cadrul firmelor.

2. ETAPELE ŞEDINŢEI

Procesul de desfăşurare a unei şedinţe presupune parcurgerea obligatorie a patru etape: pregătirea, deschiderea, desfăşurarea, închiderea. Într-o mare măsură, parcurgerea lor în bune condiţii, depinde de participarea secretariatului.

2.1 ETAPA I - Pregătirea şedinţei

Modul de pregătire a unei şedinţe, are un impact considerabil asupra eficacităţii acesteia, deoarece asigură premisele umane, organizatorice şi informaţionale pentru derulare.

Acţiunile cele mai importante, în această etapă, încep cu 7-14 zile, înainte şi, în ordinea derulării, sunt :

stabilirea tipului de şedinţă, a obiectivului şi a ordinii de zi;Ordinea de zi este un plan care fixează ordinea discutării problemelor. Sarcina stabilirii ordinei de zi revine managerului care organizează şedinţa. Tematica nu trebuie să cuprindă mai mult de 1- 4 probleme, prioritare ca importanţă şi urgenţă;

stabilirea listei participanţilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor şedinţei; de obicei, o şedinţă oficială necesită prezenţa unui număr minim de participanţi, numit cvorum;

desemnarea persoanelor care urmează să întocmească materiale necesare informării şi a datei limită de distribuire a lor (minim şase zile înainte); Se recomandă întocmirea unui material scris, pentru fiecare punct din ordinea de zi. Materialele întocmite trebuie să fie scurte, clare, concise, pentru a putea fi citite în limitele de timp acordate desfăşurării şedinţei. Materialele trebuie trimise participanţilor, cu cel puţin 1-2 zile înainte.

stabilirea persoanelor care vor fi invitate la şedinţă ; invitarea se face în funcţie de scopul şedinţei şi de ordinea de zi, fiind invitate, de obicei, persoanele implicate nemijlocit în problemele ce vor fi abordate.

stabilirea locului, datei, orei de începere. În cazul şedinţelor ocazionale, pentru stabilirea datei şedinţei se recomandă a se consulta persoanele implicate, asupra zilei şi orei alese sau anunţarea lor din timp, pentru ca participanţii să –şi programeze timpul.

anunţarea şedinţei – adică înştiinţarea completă şi exactă, sub formă scrisă, cu privire la: locul, data şi ora desfăşurării; obiectul acesteia şi ordinea de zi, lista participanţilor, indicându-se dacă este cazul, şi persoanele care vor să aibă intervenţii.

2.1.1. Documentele întocmite înainte de şedinţă

a) Convocatorul sau Ordinea de zi

Toate aspectele menţionate mai sus sunt aduse la cunoştinţă participanţilor, de către secretariat, printr-o notă scrisă, cunoscută sub diferite denumiri: Convocator, Notă de convocare sau Ordinea de zi.

Conţinutul Convocatorului este stabilit, în principal, de către managerul care organizează şedinţa.

Este dactilografiat şi distribuit de secretară, cu 7-14 zile înainte de data fixată pentru şedinţă, pentru ca membrii participanţi să poată reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate, să poată pregăti, eventual, documentele necesare sau să-şi anunţe o eventuala absenţă motivată; poate fi însoţit şi de o serie de documente necesare pentru desfăşurarea dezbaterilor.

Secretariatul va prezenta Convocatorul fiecărui participant la şedinţă, pentru a fi semnat sau îl va transmite prin fax.

Dacă există situaţii în care, în şedinţele anterioare, au rămas probleme asupra cărora dezbaterile nu s-au încheiat, continuarea lor poate fi menţionată în ordinea de zi, la punctul : Probleme ale ultimei şedinţe; de aceea, la întocmirea Convocatorului, se va consulta întotdeauna şi procesul verbal al şedinţei anterioare.

Elementele Convocatorului

1. Antetul organizaţiei;2. Denumirea grupului care organizează şedinţa (Direcţia generală, Directori de departamente

etc.); 3. Data (ziua, luna , anul ) şedinţei, ora de începere şi de încheiere, locul ; 4. Ordinea de zi propriu-zisă (prezentarea succintă a scopurilor şedinţei şi/sau a problemelor de

discutat) şi procesul verbal al şedinţei precedente (pentru conformitate).5. Tabel nominal cu numele participanţilor

ANTET CONVOCATOR

cu privire la şedinţa (Consiliului de Administraţie) organizată la …………………………. în ziua de ……………. cu începere de la ora……………… până la ora………………

: Probleme ale ultimei şedinţe: ----------------

Ordinea de zi:1…………………………….2…………………………….3…………………………….

Data DIRECTOR / PREŞEDINTE,

Numele participanţilor …………………................ Semnătura1. ……………………………………………………………...2. ………………………………………………………………3………………………………………….………………………………………………………………………

NOTĂDacă aveţi puncte de inclus în Ordinea de zi, vă rugăm să specificaţi în spaţiul de mai jos şi să înapoiaţi această notă la secretariat, la data de ……………. Puteţi ataşa şi documentele care explică chestiunea pe care doriţi s-o includeţi.………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

Convocator la şedinţă

În practica organizaţiilor, sunt şi situaţii în care se renunţă la acest document. Este cazul şedinţelor cu caracter periodic (săptămânal, bilunar, lunar), care se desfăşoară în aceleaşi zile şi ore (ex. şedinţe de informare) participanţii, fiind, în general, pregătiţi în ceea ce priveşte ordinea de zi. Rolul secretariatului se limitează numai la contactarea telefonică a participanţilor, cu o zi înainte de şedinţă, pentru constatarea eventualelor absenţe.

În cazul societăţilor comerciale, cu un număr mare de acţionari, ordinea de zi se publică în ziare locale sau centrale, de largă circulaţie, în conformitate cu actele normative emise în acest sens.

b) Agenda şedinţei (agenda de lucru a conducătorului)

Agenda de lucru este gândită şi întocmită de către conducătorul şedinţei, înaintea dactilografierii Convocatorului. Din agendă, secretarul/asistentul extrage datele pentru ordinea de zi.Acest instrument cuprinde informaţii suplimentare, faţă de convocator.

Sunt situaţii în care managerul îşi întocmeşte, în manuscris, agenda şedinţei şi situaţii, în care îi prezintă secretarei o ciornă, pentru a fi dactilografiată. În acest caz, secretarul se va consulta cu conducătorul pentru clarificarea tuturor problemele ce trebuie trecute in agenda si asupra eventualelor termene limită de rezolvare.

Etapele elaborării agendei de lucru:

a) se consulta procesele verbale anterioare şedinţei, pentru a reactualiza problemele a căror dezbatere trebuie continuată;

b) se introduc punctele ordinei de zi, conform priorităţilor stabilite de manager;c) se lăsa un spaţiu liber, în partea dreaptă a agendei, unde conducătorul îşi notează propriile

observaţii;d) se verifica, prin răspunsurile din convocator, propunerile suplimentare ale participanţilor,

pentru ordinea de zi;e) se introduc punctele agendei în ordinea logică;f) la fiecare punct din ordinea de zi, se includ informaţii suplimentare, consemnate de

manager; pentru ca participanţii la şedinţă să înţeleagă fiecare punct din ordinea de zi;g) se indică persoanele care vor prezenta punctele şedinţei;h) se specifică, la fiecare punct, dacă este vorba de o informare, consultare, luare de decizii sau

alt scop;i) se verifică necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dări de seamă, oferte de preţuri

etc.) şi se indică anexarea lor;j) se include punctul „Diverse” şi se specifică dacă există participanţi care mai trebuie anunţaţi

despre vreo altă chestiune, înainte de începerea şedinţei;k) se include, ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora şi locul viitoarei reuniuni;l) se menţionează în ordinea de zi : cine prezidează, cine întocmeşte procesul verbal şi dacă

aceste funcţii se exercită prin rotaţie ;

2.2. ETAPA a II-a : Desfăşurarea şedinţei

La deschiderea şedinţei, se au în vedere câteva reguli foarte importante:

Şedinţa este condusă şi moderată de o singură persoană (de obicei de conducătorul organizaţiei);

Se respectă ora comunicată, chiar dacă unii participanţi întârzie; Conducătorul deschide şedinţa (în 2 - 3 minute) aceasta presupunând, în general:

- salutul, care permite începerea şedinţei într-o notă pozitivă; - prezentarea persoanelor străine, în cazul unor şedinţa care implică o astfel de participare;

Se prezintă ordinea de zi, aceasta putând fi modificată sau completată pe loc; Se prezintă punctele de vedere ale participanţilor şi se convine asupra modului în care

se vor finaliza dezbaterile (adoptarea unor hotărâri, găsirea unor soluţii, stabilirea unui program de măsuri);

Se iau măsuri pentru evitarea perturbării şedinţei (se închid telefoanele mobile, este anunţată secretara să rezolve legăturile telefonice în birou, se elimină orice sursă de poluare fonică).

2.2.1. Documente întocmite în timpul şedinţei

Procesul verbal de consemnare reprezintă expunerea fidelă şi exactă a unei comunicări verbale, de unde îi vine şi numele. Oricare ar fi scopul unei şedinţe, înregistrarea scrisă, sub forma proceselor verbale, este extrem de utilă şi necesară deoarece, orice întâlnire de grup, în cadrul organizaţiei, se finalizează cu o decizie, care trebuie înregistrată, înscrisă, pentru a servi drept bază pentru acţiunile ulterioare.De aceea, se impune ca procesele verbale sa fie păstrate, putând constitui singurele dovezi probatorii în cazul unor neînţelegeri ce pot afecta organizaţia.

Procesul verbal este autentificat prin semnătura participanţilor. Înainte de a fi semnat, se citeşte cu voce tare în faţa participanţilor la şedinţă, de către o altă persoană, decât cea care l-a scris.

Redactarea proceselor verbale intră, de obicei, în responsabilitatea secretariatului. In vederea pregătirii, în acest sens, se recomandă ca, înainte de şedinţă, o secretară nou angajată, să se informeze asupra metodologiei de elaborare, verificând proceselor verbale anterioare, spre a se asigura dacă exista un stil propriu al organizaţiei şi dacă trebuie respectat.

Elementele procesului verbal de consemnare sunt:

1) introducerea, care indică natura reuniunii, locul, data, numele participanţilor, numărul persoanelor absente şi ordinea de zi;

2) conţinutul rezumat al informaţiilor şi problemelor discutate: - orice decizie care s-a luat pentru fiecare punct din ordinea de zi- argumentele pro şi contra privind o anumită decizie; (se notează numele fiecărui vorbitor, prezentându-se în rezumat intervenţia sa);- cum s-a luat decizia finală (număr de voturi);- cine este responsabil de acţiune- termene de execuţie dacă e cazul. 3) partea finală, în care se indică, în ordine ierarhică, numele participanţilor pentru semnătură.

Procesul verbal se scrie la persoana a III-a, timpul trecut

Proces verbal

întocmit astăzi …( data, ziua, luna, anul ) cu ocazia şedinţei.(organizator) …………. desfăşurată …(locul)…………………………..

Şedinţa s-a ţinut în prezenţa : …………(nume, funcţie) şi a celor …(nr.) de membri, în total … (nr.) de persoane. S-au constatat…(nr.) absenţe:… (nr.) motivaţi şi…(nr.) nemotivaţi.Şedinţa a început la ora….. Dl. ……………..a . prezentat ordinea de zi:

1……………….2……………….

3…………….

Discuţii (referitoare la fiecare punct)--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ordinea de zi a fost epuizată la ora…. drept pentru care s-a încheiat prezentul proces verbal.

Numele participanţilor pentru semnătură.(Se respectă ordinea ierarhică a funcţiilor)----------------------------------------------------------------------------------------------

Minuta şedinţei (minutes of a meeting)

Noţiunea de minută.Sensuri. (fr. minute ; rusă- minuta)

1. Text original al unui act, al unei sentinţe;2. Prima redactare a unui act diplomatic, a unui document;3. Plan in creion al unei ridicări topografice

4. Document care consemnează înţelegeri cu caracter intermediar, de constatări provizorii, cu privire la probleme de mică importanţă (care nasc drepturi şi obligaţii de valori mai reduse).(Acesta este sensul atribuit termenului ,din punct de vedere juridic şi intră în sfera de interes a temei tratate în curs). Minutele se practică în mod special in cazul firmelor private, având acelaşi rol, ca şi cel al proceselor verbale.

Se întocmesc, în general, în şedinţele de negociere. De exemplu: documente pentru recepţii parţiale; intermedieri ale unor lucrări şi servicii sau, înţelegeri intermediare între delegaţii agenţilor economici, în vederea încheierii unor viitoare contracte.

Ca şi în cazul procesului verbal, înregistrările minutei cuprind:- data, ora şi locul unde are loc şedinţa;- persoanele prezente; ordinea de zi (se foloseşte nota de convocare sau agenda de lucru a conducătorului, ca ghid);

- număr de referinţă, consecutiv; - un titlu scurt; - consemnarea deciziilor şi acţiunilor cerute, responsabilităţile şi termenele;

Se folosesc propoziţii şi paragrafe scurte şi clare.

După şedinţă:

- se schiţează minutele clar;- se face verificarea cu o altă persoană, de preferat, cu liderul oficial al şedinţei;- se dactilografiază, folosind o aşezare clară în pagină;- se trimit minutele tuturor celor care au fost sau, ar fi trebuit să fie la şedinţă, precum şi

celorlalte persoane care trebuie să fie informate; - se îndosariază minutele cu grijă; organizaţiile pot avea „reguli” în privinţa îndosarierii

minutelor, reguli care trebuie cunoscute şi respectate;- se verifică dacă acţiunile întreprinse sunt monitorizate şi continuate

In cazul minutelor, se pot folosi şi formulare parţial imprimate, care pot fi completate în timpul şedinţei, eliminându-se, astfel, o serie de operaţiuni care sustrag atenţia. (vezi anexa şi WWW. evalrom.ro/minuta sau descriptori: minuta şedinţei, minuta întâlnirii) .

Deosebirile dintre minută şi procesul verbal:

Procesul verbal este o înregistrare manuscrisă, într-un registru rezervat, în mod special, acestui scop, reprezentând astfel, forma finală a documentului citit şi semnat la sfârşitul şedinţei; Minutele, în momentul consemnării, reprezintă doar ciorne, care sunt dactilografiate sau procesate după şedinţă, apoi sunt verificate de conducător şi distribuite participanţilor pentru a fi semnate şi pentru a reţine punctele asupra cărora vor fi reluate discuţiile în întâlnirile ulterioare.

Procesul verbal înregistrează decizii finale; elementele cuprinse în minute reprezintă doar situaţia discuţiilor la un moment dat, acestea având un caracter intermediar, de trecere de la o etapă la alta, până la finalizarea obiectivului urmărit. În mediul afacerilor, minutele reprezintă forme preliminare de înregistrare a discuţiilor şi

înţelegerilor, între delegaţii anumitor unităţi, atunci când se urmăreşte încheierea unui contract economic.

Recomandări speciale

La întocmirea proceselor verbale sau a minutelor, secretara/ asistenta trebuie să evite următoarele aspecte:

- strecurarea propriului punct de vedere, în înregistrarea dezbaterilor;- introducerea prea multor nume de persoane ;- introducerea abrevierilor neexplicate şi a elementelor de jargon ;- faptul de a fi influenţată de statutul membrilor;- neglijarea datelor de desfăşurare a următoarei şedinţe, asigurându-se că locul, data, ora au

fost stabilite;- amânarea redactării, în cazul minutelor, deoarece informaţiile nu vor mai fi la fel de

proaspete, în memorie;

2.3. ETAPA a - III-a. Închiderea şedinţei

Investigaţiile specialiştilor, privind condiţiile desfăşurării unei şedinţe eficiente, au condus la concluzia că acestea nu trebuie să dureze mai mult de o oră şi jumătate,1 ore. După această perioadă, intervine oboseala şi se diminuează concentrarea şi aportul participanţilor. Conducătorul şedinţei va urmări să încheie lucrările la ora stabilită, printr-o intervenţie finală, în care va expune:

- în ce măsură obiectivul şedinţei a fost realizat;- punctul sau punctele de pe ordinea de zi nerezolvate şi care urmează a fi realizate

într-o şedinţă ulterioară;- punctele de vedere, ideile şi contribuţiile cele mai valoroase;- concluziile finale, sintetizând principalele soluţii şi decizii adoptate.-

Modul de organizare a unei şedinţe, aşa cum a fost prezentat, este valabil, în general, pentru toate tipurile de şedinţe. Unele dintre elementele prezentate pot avea o pondere mai mare sau mai mică sau, pot apărea elemente suplimentare, în funcţie de tipul de şedinţă sau de domeniul de activitate al organizaţiei. De exemplu, în şedinţele decizionale (Adunarea generală a acţionarilor, şedinţele Consiliului de administraţie), procesul de pregătire poate deveni mai complex, implicând o serie de metodologii suplimentare.

3. ATRIBUŢII SPECIFICE SECRETARIATULUI

Cu trei săptămâni înainte de şedinţă:- se stabileşte proiectul listei participanţilor;- se întocmeşte lista materialelor ce vor fi prezentate în şedinţă, pe baza indicaţiilor

conducerii;- se alege o sală corespunzătoare;- se anunţă participanţii să depună în timp toate materialele, pentru multiplicare; Cu zece zile înainte de şedinţă :- se verifică semnăturile din convocator, care confirmă participarea la şedinţă;- se reavizează persoanele care nu au semnat convocatorul;

1

- se obţin toate documentele sau informaţiile necesare, de la persoanele care nu pot participa la şedinţă ;

- se colectează toate materialele ce se vor prezenta în şedinţă şi se iau măsuri pentru multiplicare ;

- se difuzează materialele, tuturor participanţilor ; Cu şase zile înainte de şedinţă:- se prezintă conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate în şedinţă;- se pregătesc dosare, cu documentele necesare, pentru toţi participanţii ;- se asigură aparatura de proiecţie (când este cazul), aparatura de înregistrare si amplificare

şi se verifică funcţionarea acesteia ;- se stabilesc stenografele care vor lucra în şedinţă, sau persoanele care vor redacta procesul

verbal sau minutele; Cu doua zile înainte de şedinţă :- se pregăteşte rechizite necesară desfăşurării şedinţei, inclusiv exemplare în plus ale

ordinii de zi;- se va colabora cu serviciul administrativ sau cu alte persoane responsabile, pentru dotarea

sălii cu suficiente scaune sau mese, pentru verificarea condiţiilor de ambianţă fizică (aerisire, temperatură, iluminat, decoraţiuni , etc.);

- se asigură mijloace de transport pentru aparatura menţionată ;- se asigură indicatoare, spre sala de şedinţe, daca e cazul;

În ajunul şedinţei- se va aranja masa de lucru pentru prezidiu ;- se verifică funcţionarea aparaturii în sala de şedinţe, poziţia prizelor şi a altor aspecte

legate de funcţionarea acestora;- se asigură de existenţa produselor răcoritoare, paharelor, scrumierelor, şerveţelelor etc.,

în sala de şedinţă ; - pregăteşte un anunţ, care va fi atârnat pe uşa sălii, spre a atrage atenţia trecătorilor, să nu

deranjeze ;- se verifică, cu suficient timp înainte de şedinţă, lista acestor probleme, pentru a se

asigura de rezolvarea lor ; În ziua şedinţei :- se asigură supravegherea telefonului, stabilind un înlocuitor sau, punând în funcţiune

robotul telefonic ;- îndeplineşte rolul de gazdă, având grijă ca sala sa fie descuiata la timp şi, încuiata după

întâlnire ; - se verifică semnatarii convocatorului, notând persoanele care anunţă, în ultimul moment,

că nu vor participa la şedinţă ;- citeşte procesul verbal al şedinţei anterioare, dacă este cazul, scrisorile de scuze pentru

absenţă şi corespondenţa indicată de conducător;- îl asistă pe conducătorul şedinţei, înmânându-i documentele necesare, aflate în discuţie ;- întocmeşte procesul verbal, dacă este nominalizată pentru aceasta; în timpul redactării

procesului verbal, se asigură că a înţeles corect problemele ridicate, cerând explicaţii, dacă este cazul ;

- se consultă cu conducătorul şedinţei asupra celor ce vor fi consemnate (dacă va consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotărârile adoptate şi acţiunile de stabilit ; dacă se întâmplă să piardă firul discuţiilor, secretara nu trebuie să ezite să-l întrerupă politicos, pe cel care discută, pentru a consemna datele corect şi în succesiunea în care s-au întâmplat ;- are grijă, ca toţi participanţii la şedinţă, să semneze procesul verbal .

După şedinţă- strânge toate hârtiile rămase în sală ;- dacă se practică consemnarea discuţiilor sub formă de minute, după şedinţă, secretara le

dactilografiază în forma finală, pentru a fi trimise participanţilor ( trebuie respectat termenul prevăzut, pentru prezentare ) ;

- îndosariază documentele folosite în şedinţă ;- consemnează în agendă data următoarei şedinţe ;- verifică procesul - verbal pentru a extrage, eventuale termene scadente sau alte sarcini ce

trebuie planificate si controlate de secretariat;2

Bibliografie de recomandareCÂNDEA, Rodica ; CÂNDEA, Dan. Comunicarea manageriala aplicată . Bucureşti : Expert , 1997;CHELCEA, Septimiu. Comunicrea nonverbală : gesturile şi postura. Bucureşti : Comunicare. ro, 2005;HARTLEY, Mary. Limbajul trupului la serviciu. Iaşi : Polirom, 2005JOHN, Ted. Relaţiile perfecte cu clienţii. Bucureşti : Editura Naţională, 1998;JOHNS, G. Comportamentul organizaţional. Bucureşti : Editura Economică, 1998; MOSCOVICI, Serge. Psihologia socială sau maşina de fabricat zei. Iaşi : Polirom, 1997;NICOLESCU. Ovidiu. (coord.). Managementul aplicativ : studii de caz. Bucureşti : Editura Institutului Manager, 1994;NICOLESCU, Ovidiu ; VERBONCU,Ion. Management. Bucureşti : Editura Economică, 1996;PARIZA, Maria. Curs de secretariat şi asistenţă managerială. – Bucureşti, C :H : Beak, 2008 ;PETROVICI, Virgil. Bazele managementului. Constanţa : Muntenia, 2000;PIERCE, Charles. Comunicare şi acţiune. Bucureşti : Humanitas, 1990;POPESCU, Luminiţa Gabriela. Comunicare în administraţia publică. Bucureşti : Tribuna economică, 2003;PRODAN, Adriana. Managementul de succes. Motivaţie şi comportament. Iaşi : Polirom, 1999;ROGOJINARU, Angela ; HRISTACHE, Diana. Comunicare instituţională. Bucureşti : ASE, 2004VOICU, Monica; RUSSU, Costache. ABC-ul comunicării manageriale. Brăila : Danubius, 2001;ZLATE, Mielu. Tratat de psihologie organizaţional-managerială. Vol.1-2. Iaşi : Polirom, 2007;

2 Vezi şi: POPESCU, Maria, p.122;