UNIVERSITATEA „SPIRU HARET”

Facultatea de Istorie, Muzeologie şi Arhivistic ă

Anul III

CURSUL:

Constituirea şi gestionarea documentelor de arhivă

1. Definirea principalelor concepte arhivistice:

Mai mult decât în oricare alte probleme legate de ştiinŃa

arhivistică şi de operaŃiunile efectuate în complexa activitate cu

documentele, în ceea ce priveşte constituirea şi gestionarea arhivelor

curente este absolut necesară, înainte de tratarea lor propriu-zisă, definirea

noŃiunilor de bază utilizate în mod frecvent, cum ar fi: document, dosar,

unitate arhivistică, fond şi colecŃie de documente, ordonare, stabilirea

apartenenŃei documentelor la fond, constituirea, inventarierea,

evidenŃa, gestionarea, selecŃionarea documentelor, nomenclatorul

dosarelor, folosirea documentelor, lista lor rămânând deschisă.

Desigur, definiŃii mai simple, sau mai complexe, au fost

formulate încă de la apariŃia primelor arhive constituite şi organizate, într-o

formă sau alta, în cadrul marilor dregătorii şi instituŃiilor publice. Teoria şi

practica arhivistică au consemnat, atât la nivelul şcolii europene, cât şi în

cadrul fiecărei instituŃii naŃionale a Arhivelor, definiri concrete ale

noŃiunilor, conceptelor şi elementelor de căpătâi ale muncii cu documentele

de arhivă. Stau mărturie în acest sens numeroasele lucrări de specialitate,

2

studiile şi articolele elaborate pe teme de arhivistică, dar şi normele

metodologice, regulamentele şi instrucŃiunile emise de-a lungul anilor pe

tărâm arhivistic, toate înmagazinate şi consfinŃite de literatura arhivistică

europeană şi de cea naŃională1.

Înainte de a încerca definirea fiecăreia dintre noŃiunile de bază

utilizate în activitatea arhivistică am fost tentaŃi să începem prin explicarea

termenului de arhivă, aşa cum a procedat profesorul Aurelian

SacerdoŃeanu, singurul autor al unui manual de arhivistică2 apărut până în

prezent. În Introducerea lucrării sale a început prin definirea „termenului de

bază adică <arhiva>”3.

Având în vedere rolul lucrării de faŃă şi Ńinând seama de faptul că

ea se adresează, în primul rând, studenŃilor am considerat că termenul

respectiv de arhivă – în complexitatea sensurilor sale – ar trebui definit

după trecerea în revistă a tuturor celorlalte noŃiuni de bază. Acest lucru l-ar

impune fie doar pentru simplul fapt că noŃiunea în sine are o arie de

cuprindere mai largă, în sensul că arhiva este cea care dirijează, sau altfel

spus, instrumentează celelalte noŃiuni, îndeosebi cele de: document,

evidenŃă, fond arhivistic, selecŃionarea, folosirea etc. documentelor.

1 Dintre lucrările de referinŃă apărute de-a lungul anilor în literatura de specialitate ar fi de menŃionat: Hans Keiser, Anleitung zum Ordnen und Beschreiben von Archiven, Leipzig-Gröningen, 1905; Pietro Toddei, L’archivista. Manuale teorico-pratico, Milano, 1906; Georg Holtzinger, Handbuch der Registratur und Archivwissenschaft, Leipzig, 1908; Eugenio Casanova, Archivistica, 2a edizione, Siena, 1928; Gerhard Enders, Arcchivverwaltungslehre, Berlin, 1962; Jean Favier, Les Archives, Paris, 1959; Johannes Pappritz, Archivwissenschaft, Band 1-4, Marburg, 1983.

Pentru lucrări apărute în literatura de specialitate românească a se studia: PublicaŃiile Arhivelor Statului, DirecŃia Generală a Arhivelor Statului, 47 p.; PublicaŃii arhivistice. Catalog (1860-1997), Arhivele NaŃionale ale României, Bucureşti, 1997, 40 p.

2 Aurelian SacerdoŃeanu, Arhivistica, Editura Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 1970.

3 Ibidem, p.12.

3

Ca şi în cazul reglementărilor şi al legislaŃiei arhivistice4,

preocupări pentru definirea şi explicarea principalelor noŃiuni de

specialitate au existat încă de la apariŃia şi organizarea, într-o formă sau

alta, a arhivelor. Dovezi în acest sens sunt multe, dar este suficient să

exemplificăm prin Ordinul emis în anul 1829, când autorităŃile au cerut

principalelor instituŃii „a se mărgini de a alcătui toate pricinile înfăŃişate în

dosare, care să se păstreze în arhive5 (subl.n.). O altă dovadă o constituie

prevederea din Regulamentul Organic, care la art.365 menŃiona că la masa

arhivelor se vor Ńine acturile publice precum: anaforale, hrisoave,

hatiserifuri ” 6.

O dată cu dezvoltarea teoriei şi a practicii arhivistice au evoluat şi

noŃiunile sau conceptele de bază utilizate în munca de arhivă. Cel mai bun

exemplu îl poate constitui termenul de dosar, pornit de la vechea formula

de delă şi ajuns astăzi la conceptul de unitate arhivistica, unde pot fi

incluse pe lângă documentele clasice şi cele rezultate în urma aplicării

înaltelor tehnologii şi aplicaŃiilor tehnice soldate cu documente electronice,

audio-vizuale, informatice etc. Dacă vechiul delă reprezintă din punct de

vedere arhivistic dosarul, sau unitatea arhivistică din zilele noastre,

trebuie stăruit şi definit mai clar sensul actualelor noŃiuni. De fapt, se

impune a fi explicat faptul că un dosar sau o unitate arhivistică pot fi

constituite dintr-un singur document sau mai multe asemenea mărturii.

SituaŃiile în care o unitate arhivistică poate fi reprezentată de un singur

document se întâlnesc mai multe la sursele provenite din epoca medievală.

4 Corneliu-Mihail Lungu, LegislaŃie arhivistică românească, Editura FundaŃiei

România de Mâine, Bucureşti, 2008. 5 Arhivele Statului – 125 ani de activitate (1831-1956), Bucureşti, 1957, p.23. 6 Arhivele înfruntând vremurile (mărturii documentare), Bucureşti, 2006.

4

De regulă, însă, dosarele sau unităŃile arhivistice au fost constituite prin

gruparea mai multor documente, ordonate pe criterii de provenienŃă,

conŃinut, gen, destinaŃie etc.

Definite din punct de vedere arhivistic, în temeiul prevederilor

legislaŃiei în materie şi al literaturii de specialitate 7, documentele

reprezintă totalitatea înscrisurilor, actelor oficiale şi particulare, a

mărturiilor realizate cu ajutorul grafiei, ca de altfel şi toate înregistrările

sonore, foto, video, audio şi informatice.

De-a lungul istoriei, multitudinea surselor emise de autorităŃile

publice şi de persoanele particulare, volumul lor considerabil, varietatea

genurilor şi a conŃinutului lor, au impus ordonarea documentelor după

criterii bine definite ce au permis constituirea dosarelor şi unităŃilor

arhivistice individualizate. La rândul lor, respectivele dosare sau unităŃi

arhivistice formate la nivelul unui singur document, sau din mai multe

documente sunt ordonate şi inventariate pe fonduri sau colecŃii arhivistice.

Înainte de a defini aceste ultime doua concepte, ar trebui, în opinia noastră,

stăruit asuprea noŃiunilor de dosar şi unitate arhivistică. În acest scop e

bine să încercăm o selectare a celor mai reprezentative elemente şi

formulări desprinse din diferitele definiŃii apărute cu privire la cei doi

termeni în literatura de specialitate până în prezent. Sintetizând am putea

defini dosarul ca fiind unitatea de evidenŃă a documentelor ordonate şi

clasificate după provenienŃă, gen, conŃinut şi valoare ocupând astfel o 7 Intre lucrările care oferî posibilitatea comparării unor definiŃii merită a fi menŃionate: DicŃionar al ştiinŃelor speciale ale istoriei, Editura Ştiintific ă şi Enciclopedică, Bucureşti, 1982; Norme tehnice privind desfăşurarea activităŃilor în Arhivele NaŃionale, 1996; Adina-Berciu Draghicescu, ŞtiinŃele auxiliare ale istoriei, Editura Universitară Bucureşti, 1994; LaurenŃiu Mera, Îndreptar arhivistic, Editura Cartimpex, Cluj-Napoca, 2001; InstrucŃiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deŃinătorii de documente, Arhivele NaŃionale, 1996.

5

poziŃie distinctă în instrumentul de evidenŃă al unui fond sau al unei colecŃii

arhivistice.

Fără a impune o ordine alfabetică a termenilor sau noŃiunilor de

bază asupra căror ne-am propus să stăruim, ci doar o succesiune a lor din

punct de vedere arhivistic, ar trebui, în opinia noastră, să definim ce

reprezintă un fond arhivistic şi, în egală măsură, o colecŃie arhivistică.

Dacă am parcurge numai definiŃiile din lucrările menŃionate de noi în

notele de la subsol şi am face o sinteză a lor am putea formula că un fond

arhivistic constituie totalitatea documentelor create de-a lungul existenŃei

şi activităŃii proprii de către o persoană fizică, o familie sau o instituŃie,

întreprindere, societate, asociaŃie, organizaŃie, regie, fundaŃie, ligă,

federaŃie, uniune, partid politic, care şi-au păstrat structura şi organizarea

independente, şi-au menŃinut profilul de activitate şi teritoriul de

competenŃă.

La rândul ei colecŃia arhivistică poate fi definită ca reprezentând

totalitatea documentelor adunate şi grupate de un creator sau deŃinător de

arhivă după anumite criterii: tematic, alfabetic, cronologic, particularităŃi

externe, fără a fi luate în consideraŃie provenienŃa, ori alte caracteristici ale

documentelor.

O noŃiune foarte importanta în realizarea unei evidenŃe

corespunzătoare a documentelor o constituie aşa numita fondare, adesea

întâlnita în literatura de specialitate, în special cea mai veche. După opinia

noastră, în locul acestui termen, mult mai corectă ar fi formula de stabilire

a apartenenŃei documentelor la un fond/colecŃie. În realitate sunt multe

situaŃii când în procesul de prelucrare şi ordonare a documentelor nu avem

de-a face cu un fond compact. Putem întâlni fragmente de fonduri, părŃi

6

structurale diverse, documente răzleŃe, etc. În asemenea situaŃii nu facem

decât să stabilim apartenenŃa respectivelor documente la fondul de

origine. În speŃă stabilirea apartenenŃei documentelor la un fond, sau o

colecŃie - deci fondarea - reprezintă o importantă operaŃiune arhivistică

prin care se face delimitarea documentelor care aparŃin unui creator sau

altul, repartizarea lor corectă făcându-se după criterii bine definite.

În strânsă legătură cu stabilirea apartenenŃei la fond este o altă

operaŃiune arhivistică esenŃială pentru realizarea evidenŃei documentelor,

reprezentată de Ordonare, care presupune gruparea documentelor în

cadrul unui fond în temeiul unor criterii precise, între cele mai uzitate fiind:

cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, pe probleme,

alfabetic etc.

Etapa superioară în complexul proces de realizare a evidenŃei

documentelor de arhivă este inventarierea. În esenŃă, ea constituie

operaŃiunea prin care toate unităŃile arhivistice, după ce au fost ordonate,

sunt luate în evidenŃă conform unor criterii precise prevăzute într-un alt

instrument de lucru, care este nomenclatorul documentelor de arhivă.

Vorbind despre operaŃiunea de inventariere nu putem trece peste

rezultatul ei principal, reprezentat de inventarul de gestiune, adică

instrumentul de evidenŃă al tuturor unităŃilor arhivistice constituite într-un

fond sau colecŃie arhivistică. Din capul locului se impune să subliniem că

trebuie făcută distincŃia între acest instrument de evidenŃă şi inventarul

general al fondurilor şi colecŃiilor dintr-o arhivă, sau lucrarea ştiinŃifică de

informare care este Inventarul arhivistic, dar asupra căruia vom stărui când

va fi abordată problema folosirii documentelor şi a lucrărilor elaborate ca

7

urmare a valorificării informaŃiilor pe care documentele le oferă cercetării

ştiinŃifice.

Un termen care a fost mereu în actualitate şi va ocupa în

continuare un loc distinct în practica arhivistică este cel al selecŃionării

documentelor. Şi în acest caz avem de-a face cu o altă operaŃiune

arhivistică ce constă în stabilirea valorii documentelor dintr-un fond sau

colecŃie arhivistică, scopul final urmărind desemnarea celor care fac parte

din Patrimoniul Arhivistic NaŃional şi, deci, se păstrează permanent, spre

deosebire de celelalte cărora le-au expirat termenele de păstrare, sau sunt

lipsite vădit de importanŃă, inclusiv din punct de vedere practic, ceea ce

face posibil să fie propuse spre eliminare. Insistăm asupra acestui aspect şi

subliniem că respectivele documente cu termene de păstrare expirate şi fără

valoare nu pot fi eliminate înainte de a fi supuse analizei Comisiilor de

selecŃionare şi scoaterii lor din evidenŃă numai cu aprobarea organelor

abilitate. De altfel, importanŃa covârşitoare a operaŃiunii de selecŃionare

este demonstrată de modul în care a fost tratată de practica arhivistică, atât

la nivel european, cât şi pe plan naŃional. Mărturie în acest sens pot fi

dezbaterile repetate din cadrul unor manifestări ştiinŃifice internaŃionale,

mese rotunde, simpozioane, colocvii, congrese etc., unde a fost dezbătută

problema selecŃionării, ca spre exemplu la ConferinŃa europeană a arhivelor

de la Budapesta8. La rândul ei şi literatura de specialitate românească s-a

aplecat, de-a lungul anilor, în suficientă măsură asupra importanŃei

selecŃionării documentelor de arhivă. Între cele mai recente aprecieri cu

privire la rolul respectivei operaŃiuni arhivistice pot fi menŃionate opiniile

8 Sur la creation de l’organisation des documents contemporaine, dans „Actes de la Conferance Européene des Archives, Budapest, 1986.

8

formulate în lucrarea LegislaŃie arhivistică românească, unde se sublinia că

pentru selecŃionarea documentelor „pe lângă probitate profesională <se>

impune şi o responsabilitate totală în analiza valorii unui document pentru

că o dată eliminat, el nu mai poate fi recuperat şi nici înlocuit”9.

Fiind vorba de o operaŃiune de asemenea importantă s-ar impune,

în opinia noastră, să explicăm şi ceea ce reprezintă o Comisie de

selecŃionare. În fapt ea constituie organismul colectiv ce se înfiinŃează la

nivelul oricărei instituŃii, începând cu Arhivele NaŃionale şi direcŃiile lor

judeŃene, până la ultimul creator şi deŃinător de documente. Rolul Comisiei

este acela de a analiza, iar în ultimă instanŃă de a aviza eliminarea

documentelor sau, după caz, respingerea înlăturării lor întrucât valoarea le

impune păstrarea, fie pe încă o perioadă de ani, fie permanent. Este lesne

de înŃeles că membrii Comisiilor de selecŃionare trebuie aleşi dintre

specialişti, oameni cu temeinice cunoştinŃe, de o înaltă probitate

profesională şi, nu în ultimul rând, care să dovedească discernământ şi

capacitate de a analiza în profunzime. Ar mai fi necesar – aşa cum ne-au

învăŃat mentorii noştri Aurelian SacerdoŃeanu şi Gh. T. Ionescu – ca cei pe

mâna cărora ar intra arhivele, inclusiv cei din Comisiile de selecŃionare să

cunoască ce reprezintă cultul faŃă de documentul istoric.

După trecerea în revistă a operaŃiunilor, să le spunem preliminare

şi în acelaşi timp pregătitoare pentru realizarea evidenŃei documentelor,

ajungând la constituirea unităŃilor arhivistice, trebuie stabilită cota

arhivistică. Ea poate fi definită ca reprezentând totalitatea elementelor de

identificare a unei unităŃi arhivistice în cadrul unui fond sau al unei colecŃii.

9 Corneliu Mihail Lungu, LegislaŃie arhivistică românească, Editura FundaŃia România de Mâine, Bucureşti, 2008, p.19.

9

Elementele absolut necesare ale cotei sunt: denumirea (titulatura) fondului

sau colecŃiei arhivistice; partea structurală sau compartimentul; numărul

dosarului/unităŃii arhivistice; anul sau anii extremi ai documentelor.

Întrucât am folosit mai sus formula „ani extremi”, socotim util să explicăm

şi această noŃiune. Anii sau datele extreme reprezintă limitele cronologice

între care se încadrează documentele unui fond/colecŃie, sau ale unui

dosar/unitate arhivistică, alături de celelalte elemente ale cotei având un rol

determinant în identificarea fiecărui document.

În strânsă legătură cu noŃiunile de mai sus poate fi tratat şi

conceptul de gen al documentului, adesea întâlnit în practica arhivistică.

Genul poate defini un document în funcŃie de suportul său, de trăsăturile

sale interne, care îl individualizează faŃă de celelalte documente ce pot fi:

hrisoave, diplome, zapise, ordine, scrisori, rapoarte, procese-verbale,

stenograme etc.

Pentru a putea efectua principalele operaŃiuni arhivistice destinate

constituirii documentelor, întocmirii evidenŃei şi gestionării lor, este

necesar să fie utilizate şi alte instrumente ajutătoare, între care un rol

determinant revine nomenclatorului documentelor de arhivă. El este

instrumentul de lucru reprezentat de o listă sistematică a categoriilor de

documente create şi grupate pe compartimentele din cadrul unei instituŃii

(unităŃi), conform schemei de organizare a acesteia. Demn de reŃinut este şi

faptul că în cadrul compartimentelor, documentele se grupează în dosare,

anual, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare prevăzute în cadrul

nomenclatorului. Şi pentru că suntem la etapa evidenŃierii, sau altfel spus, a

sublinierii unor prevederi şi principii ce trebuie aplicate şi respectate cu

stricteŃe socotim că se impune să atragem atenŃia asupra altei îndatoriri

10

permanente a tuturor creatorilor şi deŃinătorilor de documente, impusă

tocmai de importanŃa covârşitoare a nomenclatorului, atât în constituirea

unităŃilor arhivistice, cât şi în efectuarea operaŃiunii de selecŃionare a

documentelor. Este vorba de regula conform căreia respectivul instrument

de lucru, înainte de a fi aplicat în practică, trebuie verificat şi aprobat de

Arhivele NaŃionale pentru creatorii de nivel central, iar pentru ceilalŃi

deŃinători de documente de către DirecŃiile JudeŃene ale instituŃiei

desemnate prin lege să administreze Patrimoniul Arhivistic NaŃional.

Înainte de a trata mai în amănunt principalele etape ale

constituirii documentelor şi a dosarelor în unităŃi arhivistice de sine

stătătoare socotim util să insistăm şi asupra termenului de gestionare a

documentelor. Considerăm necesar acest lucru, cu atât mai mult cu cât în

literatura de specialitate din Ńara noastră termenul nu este întâlnit decât în

mică măsură, cu toate că în practica arhivistică europeană se foloseşte mai

des. Dacă am încerca o explicaŃie, am putea avansa ideea că, probabil, în

limba română pentru noŃiunea de gestionare a documentelor de arhivă nu

s-a găsit corespondentul fidel, sau cel mai potrivit. Tocmai de aceea şi

având în vedere că în titulatura cursului de faŃă apare în mod concret

termenul de gestionare a documentelor vom încerca să-i conturăm o

definire cât mai aproape de sensul şi menirea conceptului în activitatea

arhivistică. Aşadar, gestionarea documentelor de arhivă ar putea fi definită

ca reprezentând ansamblul de principii, prevederi regulamentare, norme

tehnice şi metodologii referitoare la problemele de administrare,

depozitare, manipulare a documentelor în vederea recondiŃionării, sau după

caz, restaurării lor şi, nu în ultimul rând, pentru folosirea lor în scopuri

ştiinŃifice şi practice.

11

Desigur, în cadrul complexelor activităŃi şi operaŃiuni arhivistice,

pe lângă termenii trecuŃi în revistă în succinta noastră prezentare sunt şi alte

noŃiuni sau concepte cu implicaŃii şi rol determinante în munca de arhivă,

dar asupra lor ne propunem să stăruim pe parcursul analizei proceselor de

constituire şi gestionare a documentelor ce vor face obiectul problemelor

tratate în subcapitolele următoare.

2. Înregistrarea, constituirea şi gruparea documentelor în

dosare/unităŃi arhivistice

Înainte de a purcede la tratarea unor asemenea probleme trebuie

remarcat că toŃi creatorii şi deŃinătorii de documente au datoria firească şi

obligaŃia legală de a constitui compartimente de arhivă organizate în raport

cu complexitatea şi volumul arhivelor produse şi păstrate. Pentru a asigura

buna desfăşurare a operaŃiunilor arhivistice şi, în egală măsură, existenŃa

documentelor de arhivă, începând cu constituirea şi conservarea lor, până la

protecŃia specială şi folosirea lor, toŃi creatorii şi deŃinătorii au o altă

obligaŃie, anume ca la nivel de conducere a unităŃii, odată cu constituirea

compartimentului de arhivă să stabilească structurile, responsabilităŃile şi

limitele de competenŃă şi, nu în ultimul rând, să desemneze personalul

prevăzut să desfăşoare, efectiv, activitatea arhivistică.

În ambele situaŃii, atât cu prilejul constituirii compartimentului de

arhivă, cât şi în momentul desemnării personalului care va efectua

operaŃiunile arhivistice, creatorii şi deŃinătorii de arhive au aceeaşi obligaŃie

de a obŃine avizul Arhivelor NaŃionale. Se impune a fi subliniată această

datorie legală cu atât mai mult cu cât, în ultima vreme, au apărut tot felul

12

de firme, societăŃi şi alte organisme care se apucă să presteze servicii şi să

efectueze muncă de arhivă fără a dispune de personal specializat, fapt ce a

condus la prelucrarea necorespunzătoare a documentelor, iar în unele

situaŃii, cum este cazul multor primării, să aducă documentele în

imposibilitatea de a fi folosite, fie şi numai în scopuri practice, că de

cercetare ştiinŃifică nici nu se poate pune problema. Fiind vorba de obligaŃii

ale creatorilor şi deŃinătorilor de arhive se impune, de asemenea, să

evidenŃiem faptul că după obŃinerea avizelor necesare din partea Arhivelor

NaŃionale sarcinile lor nu s-au finalizat în totalitate. Dimpotrivă, ei au

datoria să comunice aceleiaşi instituŃii orice modificări, reorganizări şi alte

măsuri care, într-un fel sau altul, vizează activitatea compartimentului de

arhivă. De o importanŃă la fel de mare este şi datoria conducerii instituŃiei

creatoare şi deŃinătoare de documente să asigure pregătirea personalului

desemnat să desfăşoare munca de arhivă, instruindu-l şi aducându-i la

cunoştinŃă atribuŃiile speciale pe care le are de îndeplinit şi

responsabilităŃile lui faŃă de documentele de arhivă.

A. Înregistrarea documentelor

Una dintre operaŃiunile primare desfăşurate pe tărâm arhivistic,

de care depind alte activităŃi, dar, mai cu seamă, asigurarea identităŃii

documentelor este înregistrarea lor. Respectiva acŃiune se realizează la

Registratura generală, unde, într-un Registru de intrare-ieşire se trec

documentele. Sunt unităŃi/instituŃii în care sunt folosite, în acelaşi timp, mai

multe registre, dar este absolut necesar ca numerele de înregistrare ce se

dau documentelor să nu se repete.

13

Asemenea situaŃii sunt datorate numărului tot mai mare de

documente primite sau emise de către un creator. Totodată, cazurile de

acest gen pot conduce la înregistrarea documentelor şi în cadrul

compartimentelor de lucru, fapt ce are drept efect degrevarea, într-o

măsură, sau alta, a Registraturii generale. Mai exact, în cadrul unor

asemenea instituŃii, la nivelul Registraturii generale se realizează

repartizarea documentelor pe compartimente10 în vederea înregistrării şi

distribuirii lor spre soluŃionare în funcŃie de natura problemelor şi

competenŃa sectoarelor de muncă. Tot Registratura generală se ocupă şi de

trimiterea documentelor către instituŃiile destinatare, Ńinând, totodată o

evidenŃă strictă a circulaŃiei tuturor documentelor.

Se impune a mai fi subliniat un alt aspect, aparent minor, dar cu

implicaŃii multiple. Este vorba de respectarea modelului pentru Registrul de

intrare-ieşire, care are menirea să asigure o unitate de acŃiune în ceea ce

priveşte înregistrarea şi gruparea documentelor şi constituirea unităŃii

arhivistice. Cu atât mai mult este necesară respectarea unei asemenea

recomandări în etapa actuală, când, unii creatori şi deŃinători de arhive nu

fac faŃă avalanşei de documente fapt pentru care recurg la tot felul de

improvizaŃii şi chiar metode proprii care nu se încadrează în prevederile

practicii arhivistice.

Din punctul de vedere al tehnicii, sau am putea spune

metodologiei de lucru, înregistrarea documentelor se face cronologic, în

ordinea primirii lor de la persoanele juridice şi fizice, aceeaşi tehnică fiind

aplicată şi în cazul trimiterii documentelor către instituŃiile sau persoanele

destinatare.

10 LaurenŃiu Mera, op.cit., p.57

14

Înainte de a începe înregistrarea propriu-zisă, Registrul/registrele

de intrare-ieşire trebuie pregătite pentru utilizare,Aceasta presupune

numerotarea fiecărui registru, urmând ca la final, după încheierea

operaŃiunii să se facă certificarea menŃionându-se, pe lângă numărul filelor,

anul sau perioada cât au durat înregistrările, încheindu-se cu data şi

semnătura celui care a efectuat certificarea. Pentru individualizarea unui

registru vor fi trecute pe copertă: titulatura instituŃiei/unităŃii, iar în cazul în

care înregistrarea se face pe compartimente va fi menŃionată denumirea

structurii respective. De asemenea, vor fi trecuŃi anul sau anii documentelor

înregistrate.

Având toate elementele definitorii trecute şi resgistrul fiind

pregătit din toate punctele de vedere se poate face înregistrarea propriu-

zisă. Şi în cadrul acestei operaŃiuni este absolut necesară respectarea unor

reguli care în esenŃă prevăd: menŃionarea corectă a numărului la care a fost

înregistrat documentul, data înregistrării, ca de altfel, numărul şi data cu

care emitentul a expediat documentul, sau documentele în cauză. Vor fi

trecute în continuare numărul total al filelor documentelor, inclusiv anexele

acestuia, atunci când există, apoi emitentul şi foarte concis, în rezumat, dar

cât mai ilustrativ, esenŃa conŃinutului documentului. În continuare trebuie

menŃionate compartimentul căreuia i-a fost repartizată lucrarea, data

trimiterii şi modul de soluŃionare. În cazul în care – şi trebuie specificat că

există destule asemenea situaŃii – sunt documente care se referă la aceeaşi

problemă, acestea se conexează la primul document înregistrat, dar în

dreptul fiecărui act conexat se trece numărul de înregistrare care l-a primit

documentul iniŃial, adică cel la care s-a făcut conexarea. De reŃinut că odată

cu numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea

15

trebuie trecut şi indicativul dosarului după nomenclator, acesta urmând să

fie stabilit şi completat în registru după rezolvarea situaŃiei documentului.

În situaŃia documentelor emise de o instituŃie/unitate, adică cele

ce urmează să fie expediate din oficiu, ca de altfel şi în cazul celor

întocmite pentru uz intern, înregistrarea se face în acelaşi Registru în care

au fost trecute documentele interne, numai că pentru ele se completează

doar rubricile corespunzătoare.

Ar mai fi o speŃă, anume cea referitoare la documentele trimise ca

răspuns către alte instituŃii, caz în care ele vor primi numărul de înregistrare

al documentelor la care se răspunde.

Concluzia principală care se desprinde cu privire la înregistrarea

documentelor şi la instrumentele de lucru folosite în acest scop constă în

faptul că atât operaŃiunea în sine, cât şi Registrul de intrare-ieşire sunt de

importanŃă covârşitoare pentru constituirea documentelor, dar, în egală

măsură, în urmărirea circuitului lor şi, nu în ultimul rând, la stabilirea

locului unde se află într-un moment sau altul, precum şi stadiul în care se

găseşte soluŃionarea problemei, mai precis spus, dacă rezolvarea este în

termenul prevăzut, ori acesta a fost depăşit.

B. Gruparea documentelor şi constituirea dosarelor

După încheierea înregistrării documentelor la 31 decembrie al

fiecărui an, se trece la gruparea lor în dosare, conform problemelor şi

termenelor de păstrare prevăzute în nomenclatorul dosarelor. O primă

obligaŃie este aceea a existenŃei nomenclatorului, care, aşa cum am mai

subliniat se realizează de către fiecare creator pentru documentele rezultate

din activitatea proprie. Respectivul instrument de lucru se întocmeşte sub

16

formă de tabel/listă în care sunt trecute categoriile de documente la nivelul

fiecărui compartiment de muncă, iar în cadrul acestora grupate pe probleme

şi termene de păstrare. La gruparea documentelor se va Ńine seama şi de

indicativul dosarului, care, aşa cum am subliniat la momentul potrivit,

figurează în Registrul de intrare-ieşire, ca şi pe fiecare document în parte.

Câteva precizări se impun şi în ceea ce priveşte menŃiunea ce

trebuie făcută în dreptul grupelor de documente întocmite în temeiul

nomenclatorului. Aşa de pildă, la documentele ce se păstrează permanent

se trece cuvântul respectiv însoŃit şi de litera „P”, care reprezintă

prescurtarea termenului permanent. În dreptul documentelor care se

păstrează temporar va fi trecută cifra arabă reprezentând numărul anilor cât

se păstrează documentul (3, 5, 10, 15 etc.)

În activitatea practică arhivistică s-au întâlnit şi situaŃii în care

pentru unele documente nu a fost posibilă stabilirea certă a termenului de

păstrare, sau chiar dacă acesta a fost fixat, în momentul analizei s-a ajuns la

concluzia că prin natura informaŃiilor documentul trebuie păstrat mai mult,

sau chiar permanent. Drept urmare, în asemenea cazuri în dreptul

termenului de păstrare temporară se specifică: „C.S.” (Comisia de

SelecŃionare).

În momentul expirării termenului iniŃial, Comisia va analiza şi va

decide dacă documentul/documentele respective pot fi propuse spre

eliminare, ori reŃinute spre păstrare permanentă.

Odată rezolvate toate problemele prezentate mai sus se poate

recurge la constituirea dosarelor prin gruparea documentelor în temeiul

nomenclatorului, iar în al doilea an de la constituire dosarele se predau la

compartimentul de arhivă al instituŃiei creatoare.

17

Predarea se face, însă, după ce au fost efectuate mai multe

operaŃiuni, confirmate de practica arhivistică:

a) ordonarea cronologică a documentelor incluse într-un dosar,

sau în anumite cazuri aranjarea lor după alte criterii cum ar fi

pe structuri, alfabetic, ori pe zone geografice etc.

b) eliminarea din interiorul dosarelor a filelor albe(nescrise),

dubletelor, agrafelor metalice, clamelor, acelor etc.

c) dosarele constituite nu trebuie să conŃină mai mult de 250-300

file, iar atunci când depăşesc cifrele de mai sus se vor forma

mai multe volume pentru acelaşi dosar.

d) legarea documentelor între coperte de carton la nivelul fiecărui

dosar, astfel încât să nu fie afectate textele documentelor.

e) toate dosarele trebuie să aibă filele numerotate, în cazul

dosarelor cu mai multe volume fiecare se numerotează

începând cu „1”.

f) la sfârşitul dosarului se face certificarea pe o foaie nescrisă

unde se va menŃiona „Prezentul dosar (condică, registru etc.)

conŃine ... file, după care autorul certificării semnează şi trece

data efectuării ei.

g) fiecare dosar va avea menŃionate pe copertă: titulatura

unităŃii/instituŃiei, a compartimentului unde a fost creat;

numărul dosarului (cota) din inventar, anul, datele de început

şi de sfârşit (sau altfel spus anii extremi), indicativul din

nomenclator, numărul total al filelor conŃinute, volumul, după

caz, şi termenul de păstrare.

18

C. Inventarierea dosarelor şi predarea lor la arhiva creatorului

În vederea predării dosarelor constituite la arhiva instituŃiei

creatoare, este necesară întocmirea inventarului de gestiune, care constituie

instrumentul de bază al evidenŃei documentelor. Respectivul instrument

trebuie să conŃină toate dosarele cu acelaşi termen de păstrare, create în

cadrul unui compartiment de muncă pe parcursul unui an. Practic, fiecare

compartiment întocmeşte atâtea inventare câte termene de păstrare prevede

nomenclatorul pentru sectorul respectiv.

În cazul în care anumite dosare nu au fost finalizate, sau altfel

spus încheiate la sfârşitul anului, ca şi cele care sunt necesare în continuare

pentru activitatea compartimentului, respectivele unităŃi arhivistice se trec

în inventar, dar se va face menŃiunea că nu au fost, încă, predate la arhivă.

În cadrul Inventarului un rol foarte important, atât pentru evidenŃa

generală, cât, mai cu seamă, în identificarea unităŃilor arhivistice şi a

informaŃiilor pe care le oferă celor interesaŃi este rezumatul, sau redarea

succintă a cuprinsului dosarului. La rubrica respectivă, denumită chiar

„ConŃinutul dosarului” trebuie precizate, în primul rând, genurile

documentelor (spre exemplu: rapoarte, ordine, procese-verbale, sinteze,

stenograme, memorii, corespondenŃă, diplome etc.), apoi emitentul,

destinatarul şi problema sau problemele la care se referă documentele. În

dreptul fiecărui rezumat, la rubrica următoare vor fi menŃionaŃi anul, sau

anii extremi (datele limită) ale documentelor aflate în dosar.

Astfel întocmite şi pregătite în cadrul compartimentului de

muncă, inventarele vor fi predate la arhiva instituŃiei/unităŃii, conform unei

programări stabilite din timp cu acordul celor două părŃi, cea care predă şi

19

cea care primeşte. Pe lângă obligaŃiile celui care face predarea, sarcini

speciale revin şi compartimentului de arhivă care prin verificarea fiecărui

dosar urmăreşte să constate măsura în care au fost respectate normele de

constituire a dosarelor, dacă există concordanŃă între elementele oferite de

inventar şi conŃinutul documentelor.

Din acest moment de soarta documentelor, de păstrarea şi

conservarea lor, de evidenŃa şi folosirea lor în diverse scopuri, răspunzător

este compartimentul de arhivă. Orice mişcare, sau manipularea

documentelor se vor efectua cu aprobarea conducerii instituŃiei creatoare,

iar în cazul selecŃionării unor documente numai cu aprobarea Arhivelor

NaŃionale.