Constituirea Si Gestionarea Doc de Arhiva

8/7/2019 Constituirea Si Gestionarea Doc de Arhiva

1/18

1

Sintez privind cursul ,,Constituirea i gestionareadocumentelor de arhiv

PROF.UNIV.DR. CORNELIU LUNGU

I. CONCEPTE I OPERAIUNI ARHIVISTICE

I.1 Definirea principalelor concepte arhivistice.

Mai mult dect n oricare alte probleme legate de tiina arhivistici deoperaiunile efectuate n complexa activitate cu documentele, n ceea ceprivete constituirea i gestionarea arhivelor curente este absolut

necesar, nainte de tratarea lor propriu-zis, definirea noiunilor de bazutilizate n mod frecvent, cum ar fi: document, dosar, unitate arhivistic,fond i colecie de documente, ordonare, stabilirea aparteneneidocumentelor la fond, constituirea, inventarierea, evidena,gestionarea, selecionarea documentelor, nomenclatorul dosarelor,folosirea documentelor, lista lor rmnnd deschis.

Desigur, definiii mai simple, sau mai complexe, au fost formulate nc dela apariia primelor arhive constituite i organizate, ntr-o form sau alta, ncadrul marilor dregtorii i instituiilor publice. Teoria i practica arhivistic

au consemnat, att la nivelul colii europene, ct i n cadrul fiecreiinstituii naionale a Arhivelor, definiri concrete ale noiunilor, conceptelor ielementelor de cpti ale muncii cu documentele de arhiv. Stau mrturie

n acest sens numeroasele lucrri de specialitate, studiile i articoleleelaborate pe teme de arhivistic, dar i normele metodologice,regulamentele i instruciunile emise de-a lungul anilor pe trm arhivistic,toate nmagazinate i consfinite de literatura arhivistic european i decea naional1.

nainte de a ncerca definirea fiecreia dintre noiunile de baz utilizate nactivitatea arhivistic am fost tentai s ncepem prin explicarea termenului

de arhiv, aa cum a procedat profesorul Aurelian Sacerdoeanu, singurul

1Dintre lucrrile de referin aprute de-a lungul anilor n literatura de specialitate ar fi de menionat: HansKeiser, Anleitung zum Ordnen und Beschreiben von Archiven, Leipzig-Grningen, 1905; Pietro Toddei, Larchivista. Manuale teorico-pratico, Milano, 1906; Georg Holtzinger, Handbuch der Registratur undArchivwissenschaft, Leipzig, 1908; Eugenio Casanova, Archivistica, 2a edizione, Siena, 1928; Gerhard Enders,Arcchivverwaltungslehre, Berlin, 1962; Jean Favier, Les Archives, Paris, 1959; Johannes Pappritz,Archivwissenschaft, Band 1-4, Marburg, 1983.

Pentru lucrri aprute n literatura de specialitate romneasc a se studia: Publicaiile Arhivelor Statului,Direcia General a Arhivelor Statului, 47 p.; Publicaii arhivistice. Catalog (1860-1997), Arhivele Naionale aleRomniei, Bucureti, 1997, 40 p.


2/18

2

autor al unui manual de arhivistic2 aprut pn n prezent. n introducerealucrrii sale a nceput prin definirea termenului de baz adic 3.

Avnd n vedere rolul lucrrii de fai innd seama de faptul c ea seadreseaz, n primul rnd, studenilor am considerat c termenul respectivde arhiv n complexitatea sensurilor sale ar trebui definit duptrecerea n revist a tuturor celorlalte noiuni de baz. Acest lucru l-arimpune fie doar pentru simplul fapt c noiunea n sine are o arie decuprindere mai larg, n sensul carhiva este cea care dirijeaz, sau altfelspus, instrumenteaz celelalte noiuni, ndeosebi cele de: document,eviden, fond arhivistic, selecionarea, folosirea etc. documentelor.

Ca i n cazul reglementrilor i al legislaiei arhivistice4, preocupripentru definirea i explicarea principalelor noiuni de specialitate au existat

nc de la apariia i organizarea, ntr-o form sau alta, a arhivelor. Dovezi n acest sens sunt multe, dar este suficient s exemplificm prin Ordinulemis n anul 1829, cnd autoritile au cerut principalelor instituii a semrgini de a alctui toate pricinile nfiate n dosare, care s se pstreze

n arhive5 (subl.n.). O alt dovad o constituie prevederea dinRegulamentul Organic, care la art.365 meniona c la masa arhivelor sevor ine acturile publice precum: anaforale, hrisoave, hatierifuri6.

O dat cu dezvoltarea teoriei i a practicii arhivistice au evoluat inoiunile sau conceptele de baz utilizate n munca de arhiv. Cel mai bun

exemplu l poate constitui termenul de dosar, pornit de la vechea formulde del i ajuns astzi la conceptul de unitate arhivistic, unde pot fiincluse pe lng documentele clasice i cele rezultate n urma aplicrii

naltelor tehnologii i aplicaiilor tehnice soldate cu documente electronice,audio-vizuale, informatice etc. Dac vechiul del reprezint din punct devedere arhivistic dosarul, sau unitatea arhivistic din zilele noastre,trebuie struit i definit mai clar sensul actualelor noiuni. De fapt, seimpune a fi explicat faptul c un dosar sau o unitate arhivistic pot ficonstituite dintr-un singur document sau mai multe asemenea mrturii.Situaiile n care o unitate arhivistic poate fi reprezentat de un singurdocument se ntlnesc mai multe la sursele provenite din epoca medieval.De regul, ns, dosarele sau unitile arhivistice au fost constituite pringruparea mai multor documente, ordonate pe criterii de provenien,coninut, gen, destinaie etc.

2Aurelian Sacerdoeanu, Arhivistica, Editura Didactici Pedagogic, Bucureti, 1970.3 Ibidem, p.12.4 Corneliu-Mihail Lungu,Legislaie arhivisticromneasc, Ed. Fundaiei Romnia de Mine, Bucureti, 2008.5Arhivele Statului 125 ani de activitate (1831-1956), Bucureti, 1957, p.23.6Arhivele nfruntnd vremurile (mrturii documentare), Bucureti, 2006.


3/18


4/18

4

externe, fr a fi luate n consideraie proveniena, ori alte caracteristici aledocumentelor.

O noiune foarte important n realizarea unei evidene corespunztoarea documentelor o constituie aa numita fondare, adesea ntlnit nliteratura de specialitate, n special cea mai veche. Dup opinia noastr, nlocul acestui termen, mult mai corect ar fi formula de stabilire aapartenenei documentelor la un fond/colecie. n realitate sunt multesituaii cnd n procesul de prelucrare i ordonare a documentelor nu avemde-a face cu un fond compact. Putem ntlni fragmente de fonduri, pristructurale diverse, documente rzlee, etc.

n asemenea situaii nu facem dect s stabilim apartenenarespectivelor documente la fondul de origine. n spe, stabilireaapartenenei documentelor la un fond, sau o colecie - deci fondarea -reprezinto importantoperaiune arhivistic prin care se face delimitareadocumentelor care aparin unui creator sau altul, repartizarea lor corectfcndu-se dup criterii bine definite.

n strns legtur cu stabilirea apartenenei la fond este o altoperaiune arhivistic esenial pentru realizarea evidenei documentelor,reprezentat de Ordonare, care presupune gruparea documentelor ncadrul unui fond n temeiul unor criterii precise, ntre cele mai uzitate fiind:cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, pe probleme,

alfabetic etc.Etapa superioar n complexul proces de realizare a evideneidocumentelor de arhiv este inventarierea. n esen, ea constituieoperaiunea prin care toate unitile arhivistice, dup ce au fost ordonate,sunt luate n eviden conform unor criterii precise prevzute ntr-un altinstrument de lucru, care este nomenclatorul documentelor de arhiv.

Vorbind despre operaiunea de inventariere nu putem trece pesterezultatul ei principal, reprezentat de inventarul de gestiune, adicinstrumentul de eviden al tuturor unitilor arhivistice constituite ntr-unfond sau colecie arhivistic. Din capul locului se impune s subliniem ctrebuie fcut distincia ntre acest instrument de eviden i inventarulgeneral al fondurilor i coleciilor dintr-o arhiv, sau lucrarea tiinific deinformare care este Inventarul arhivistic, dar asupra cruia vom struicnd va fi abordat problema folosirii documentelor i a lucrrilor elaborateca urmare a valorificrii informaiilor pe care documentele le ofer cercetriitiinifice.

Un termen care a fost mereu n actualitate i va ocupa n continuare unloc distinct n practica arhivistic este cel al selecionrii documentelor. i

n acest caz avem de a face cu o alt operaiune arhivistic ce const n


5/18

5

stabilirea valorii documentelor dintr-un fond sau colecie arhivistic, scopulfinal urmrind desemnarea celor care fac parte din Patrimoniul Arhivistic

Naional i, deci, se pstreaz permanent, spre deosebire de celelaltecrora le-au expirat termenele de pstrare, sau sunt lipsite vdit deimportan, inclusiv din punct de vedere practic, ceea ce face posibil s fiepropuse spre eliminare. Insistm asupra acestui aspect i subliniem crespectivele documente cu termene de pstrare expirate i fr valoare nupot fi eliminate nainte de a fi supuse analizei Comisiilor de selecionare iscoaterii lor din eviden numai cu aprobarea organelor abilitate. De altfel,importana covritoare a operaiunii de selecionare este demonstrat demodul n care a fost tratat de practica arhivistic, att la nivel european,ct i pe plan naional. Mrturie n acest sens pot fi dezbaterile repetate dincadrul unor manifestri tiinifice internaionale, mese rotunde,simpozioane, colocvii, congrese etc., unde a fost dezbtut problemaselecionrii, ca spre exemplu la Conferina european a arhivelor de laBudapesta8. La rndul ei, i literatura de specialitate romneasc s-aaplecat, de-a lungul anilor, n suficient msur asupra importaneiselecionrii documentelor de arhiv. ntre cele mai recente aprecieri cuprivire la rolul respectivei operaiuni arhivistice pot fi menionate opiniileformulate n lucrarea Legislaie arhivistic romneasc, unde se sublinia cpentru selecionarea documentelor pe lng probitate profesional

impune i o responsabilitate total n analiza valorii unui document pentruc o dat eliminat, el nu mai poate fi recuperat i nici nlocuit9.Fiind vorba de o operaiune de asemenea importan, s-ar impune, n

opinia noastr, s explicm i ceea ce reprezint o Comisie deselecionare. n fapt, ea constituie organismul colectiv ce se nfiineaz lanivelul oricrei instituii, ncepnd cu Arhivele Naionale i direciile lor

judeene, pn la ultimul creator i deintor de documente. Rolul Comisieieste acela de a analiza, iar n ultim instan de a aviza eliminareadocumentelor sau, dup caz, respingerea nlturrii lor ntruct valoarea leimpune pstrarea, fie pe nc o perioad de ani, fie permanent. Este lesnede neles c membrii Comisiilor de selecionare trebuie alei dintrespecialiti, oameni cu temeinice cunotine, de o nalt probitateprofesional i, nu n ultimul rnd, care s dovedeasc discernmnt icapacitate de a analiza n profunzime. Ar mai fi necesar aa cum ne-au

nvat mentorii notri Aurelian Sacerdoeanu i Gheorghe T. Ionescu c

8Sur la creation de lorganisation des documents contemporaine, dans Actes de la Conferance Europene desArchives, Budapest, 1986.9Corneliu Mihail Lungu,Legislaie arhivisticromneasc, Editura Fundaia Romnia de Mine, Bucureti, 2008,p.19.


6/18

6

cei pe mna crora ar intra arhivele, inclusiv cei din Comisiile deselecionare s cunoasc ce reprezint cultul fa de documentul istoric.

Dup trecerea n revist a operaiunilor, s le spunem preliminare i nacelai timp pregtitoare pentru realizarea evidenei documentelor,ajungnd la constituirea unitilor arhivistice, trebuie stabilit cotaarhivistic. Ea poate fi definit ca reprezentnd totalitatea elementelor deidentificare a unei uniti arhivistice n cadrul unui fond sau al unei colecii.Elementele absolut necesare ale cotei sunt: denumirea (titulatura) fonduluisau coleciei arhivistice; partea structural sau compartimentul; numruldosarului/unitii arhivistice; anul sau anii extremi ai documentelor. ntructam folosit mai sus formula ani extremi, socotim util s explicm i aceastnoiune. Anii sau datele extreme reprezint limitele cronologice ntre carese ncadreaz documentele unui fond/colecie, sau ale unui dosar/unitatearhivistic, alturi de celelalte elemente ale cotei avnd un rol determinant

n identificarea fiecrui document.n strns legtur cu noiunile de mai sus poate fi tratat i conceptul degen al documentului, adesea ntlnit n practica arhivistic. Genul poatedefini un document n funcie de suportul su, de trsturile sale interne,care l individualizeaz fa de celelalte documente ce pot fi: hrisoave,diplome, zapise, ordine, scrisori, rapoarte, procese-verbale, stenogrameetc.

Pentru a putea efectua principalele operaiuni arhivistice destinateconstituirii documentelor, ntocmirii evidenei i gestionrii lor, este necesars fie utilizate i alte instrumente ajuttoare, ntre care un rol determinantrevine nomenclatorului documentelor de arhiv. El este instrumentul delucru reprezentat de o list sistematic a categoriilor de documente createi grupate pe compartimentele din cadrul unei instituii (uniti), conformschemei de organizare a acesteia. Demn de reinut este i faptul c ncadrul compartimentelor, documentele se grupeaz n dosare, anual,potrivit problemelor i termenelor de pstrare prevzute n cadrulnomenclatorului. i pentru c suntem la etapa evidenierii, sau altfel spus,a sublinierii unor prevederi i principii ce trebuie aplicate i respectate custrictee socotim c se impune s atragem atenia asupra altei ndatoriripermanente a tuturor creatorilor i deintorilor de documente, impustocmai de importana covritoare a nomenclatorului, att n constituireaunitilor arhivistice, ct i n efectuarea operaiunii de selecionare adocumentelor. Este vorba de regula conform creia respectivul instrumentde lucru, nainte de a fi aplicat n practic, trebuie verificat i aprobat deArhivele Naionale pentru creatorii de la nivel central, iar pentru ceilali


7/18

7

deintori de documente, de ctre Direciile Judeene ale instituieidesemnate prin lege s administreze Patrimoniul Arhivistic Naional.

nainte de a trata mai n amnunt principalele etape ale constituiriidocumentelor i a dosarelor n uniti arhivistice de sine stttoare socotimutil s insistm i asupra termenului de gestionare a documentelor.Considerm necesar acest lucru, cu att mai mult cu ct n literatura despecialitate din ara noastr termenul nu este ntlnit dect n mic msur,cu toate c n practica arhivistic european se folosete mai des. Dacam ncerca o explicaie, am putea avansa ideea c, probabil, n limbaromn pentru noiunea de gestionare a documentelor de arhiv nu s-agsit corespondentul fidel, sau cel mai potrivit. Tocmai de aceea, i avnd

n vedere c n titulatura cursului de fa apare n mod concret termenul degestionare a documentelor vom ncerca s-i conturm o definire ct maiaproape de sensul i menirea conceptului n activitatea arhivistic. Aadar,gestionarea documentelor de arhiv ar putea fi definit ca reprezentndansamblul de principii, prevederi regulamentare, norme tehnice imetodologii referitoare la problemele de administrare, depozitare,manipulare a documentelor n vederea recondiionrii, sau dup caz,restaurrii lor i, nu n ultimul rnd, pentru folosirea lor n scopuri tiinificei practice.

Desigur, n cadrul complexelor activiti i operaiuni arhivistice, pe lng

termenii trecui n revist n succinta noastr prezentare sunt i alte noiunisau concepte cu implicaii i rol determinante n munca de arhiv, darasupra lor ne propunem s struim pe parcursul analizei proceselor deconstituire i gestionare a documentelor ce vor face obiectul problemelortratate n subcapitolele urmtoare.

I.2 nregistrarea, constituirea i gruparea documentelor ndosare/uniti arhivistice.

nainte de a purcede la tratarea unor asemenea probleme trebuieremarcat c toi creatorii i deintorii de documente au datoria fireasciobligaia legal de a constitui compartimente de arhiv organizate n raportcu complexitatea i volumul arhivelor produse i pstrate. Pentru a asigurabuna desfurare a operaiunilor arhivistice i, n egal msur, existenadocumentelor de arhiv, ncepnd cu constituirea i conservarea lor, pnla protecia special i folosirea lor, toi creatorii i deintorii au o altobligaie, anume ca la nivel de conducere a unitii, odat cu constituireacompartimentului de arhiv, s stabileasc structurile, responsabilitile i


8/18


9/18

9

compartimente10 n vederea nregistrrii i distribuirii lor spre soluionare nfuncie de natura problemelor i competena sectoarelor de munc. Tot

Registratura general se ocup i de trimiterea documentelor ctreinstituiile destinatare, innd, totodat o eviden strict a circulaiei tuturordocumentelor.

Se impune a mai fi subliniat un alt aspect, aparent minor, dar cuimplicaii multiple. Este vorba de respectarea modelului pentru Registrul deintrare-ieire, care are menirea s asigure o unitate de aciune n ceea ceprivete nregistrarea i gruparea documentelor i constituirea unitiiarhivistice. Cu att mai mult este necesar respectarea unei asemenearecomandri n etapa actual, cnd, unii creatori i deintori de arhive nufac fa avalanei de documente, fapt pentru care recurg la tot felul deimprovizaii i chiar metode proprii care nu se ncadreaz n prevederilepracticii arhivistice.

Din punctul de vedere al tehnicii, sau am putea spune metodologiei delucru, nregistrarea documentelor se face cronologic, n ordinea primirii lorde la persoanele juridice i fizice, aceeai tehnic fiind aplicati n cazultrimiterii documentelor ctre instituiile sau persoanele destinatare.

nainte de a ncepe nregistrarea propriu-zis, Registrul/registrele deintrare-ieire trebuie pregtite pentru utilizare. Aceasta presupunenumerotarea fiecrui registru, urmnd ca la final, dup ncheierea

operaiunii s se fac certificarea menionndu-se, pe lng numrul filelor,anul sau perioada ct au durat nregistrrile, ncheindu-se cu data isemntura celui care a efectuat certificarea. Pentru individualizarea unuiregistru vor fi trecute pe copert: titulatura instituiei/unitii, iar n cazul ncare nregistrarea se face pe compartimente, va fi menionat denumireastructurii respective. De asemenea, vor fi trecui anul sau anii documentelor

nregistrate.Avnd toate elementele definitorii trecute i registrul fiind pregtit din

toate punctele de vedere se poate face nregistrarea propriu-zis. i ncadrul acestei operaiuni este absolut necesar respectarea unor regulicare n esen prevd: menionarea corect a numrului la care a fost

nregistrat documentul, data nregistrrii, ca de altfel, numrul i data cucare emitentul a expediat documentul, sau documentele n cauz. Vor fitrecute n continuare numrul total al filelor documentelor, inclusiv anexeleacestuia, atunci cnd exist, apoi emitentul i foarte concis, n rezumat, darct mai ilustrativ, esena coninutului documentului. n continuare trebuiemenionate compartimentul cruia i-a fost repartizat lucrarea, data

10Laureniu Mera, op.cit., p.57


10/18

10

trimiterii i modul de soluionare. n cazul n care i trebuie specificat cexist destule asemenea situaii sunt documente care se refer la

aceeai problem, acestea se conexeaz la primul document nregistrat,dar n dreptul fiecrui act conexat se trece numrul de nregistrare care l-aprimit documentul iniial, adic cel la care s-a fcut conexarea. De reinutc odat cu numrul de nregistrare al documentului la care se faceconexarea trebuie trecut i indicativul dosarului dup nomenclator, acestaurmnd s fie stabilit i completat n registru dup rezolvarea situaieidocumentului.

n situaia documentelor emise de o instituie/unitate, adic cele ceurmeaz s fie expediate din oficiu, ca de altfel i n cazul celor ntocmitepentru uz intern, nregistrarea se face n acelai Registru n care au fosttrecute documentele interne, numai c pentru ele se completeaz doarrubricile corespunztoare.

Ar mai fi o spe, anume cea referitoare la documentele trimise carspuns ctre alte instituii, caz n care ele vor primi numrul de nregistrareal documentelor la care se rspunde.

Concluzia principal care se desprinde cu privire la nregistrareadocumentelor i la instrumentele de lucru folosite n acest scop const nfaptul c att operaiunea n sine, ct i Registrul de intrare-ieire sunt deimportan covritoare pentru constituirea documentelor, dar, n egal

msur, n urmrirea circuitului lor i, nu n ultimul rnd, la stabilirea loculuiunde se afl ntr-un moment sau altul, precum i stadiul n care se gsetesoluionarea problemei, mai precis spus, dac rezolvarea este n termenulprevzut, ori acesta a fost depit.

B. Gruparea documentelor i constituirea dosarelor.Dup ncheierea nregistrrii documentelor la 31 decembrie al fiecrui an,

se trece la gruparea lor n dosare11, conform problemelor i termenelor depstrare prevzute n nomenclatorul dosarelor. O prim obligaie esteaceea a existenei nomenclatorului, care, aa cum am mai subliniat, serealizeaz de ctre fiecare creator pentru documentele rezultate dinactivitatea proprie. Respectivul instrument de lucru se ntocmete subform de tabel/list n care sunt trecute categoriile de documente la nivelulfiecrui compartiment de munc, iar n cadrul acestora, grupate peprobleme i termene de pstrare. La gruparea documentelor se va ineseama i de indicativul dosarului, care, aa cum am subliniat la momentul

11 Recomandm a se studia i ediia a 2a a ndreptarului arhivistic publicat de Lucian Mera, Aronda, Cluj Napoca,2002, p. 33-35


11/18

11

potrivit, figureaz n Registrul de intrare-ieire, ca i pe fiecare document nparte.

Cteva precizri se impun i n ceea ce privete meniunea ce trebuiefcut n dreptul grupelor de documente ntocmite n temeiulnomenclatorului. Aa de pild, la documentele ce se pstreaz permanentse trece cuvntul respectiv nsoit i de litera P, care reprezintprescurtarea termenului permanent. n dreptul documentelor care sepstreaz temporar va fi trecut cifra arab reprezentnd numrul anilorct se pstreaz documentul (3, 5, 10, 15 etc.).

n activitatea practic arhivistic s-au ntlnit i situaii n care pentruunele documente nu a fost posibil stabilirea cert a termenului depstrare, sau chiar dac acesta a fost fixat, n momentul analizei s-a ajunsla concluzia c prin natura informaiilor documentul trebuie pstrat maimult, sau chiar permanent. Drept urmare, n asemenea cazuri, n dreptultermenului de pstrare temporar se specific: C.S. (Comisia deSelecionare).

n momentul expirrii termenului iniial, Comisia va analiza i va decidedac documentul/documentele respective pot fi propuse spre eliminare, orireinute spre pstrare permanent.

Odat rezolvate toate problemele prezentate mai sus se poate recurgela constituirea dosarelor prin gruparea documentelor n temeiul

nomenclatorului, iar n al doilea an de la constituire dosarele se predau lacompartimentul de arhiv al instituiei creatoare.Predarea se face, ns, dup ce au fost efectuate mai multe operaiuni,

confirmate de practica arhivistic:a) ordonarea cronologic a documentelor incluse ntr-un dosar,sau n anumite cazuri aranjarea lor dup alte criterii cum ar fi pe structuri,alfabetic, ori pe zone geografice etc.b) eliminarea din interiorul dosarelor a filelor albe (nescrise),dubletelor, agrafelor metalice, clamelor, acelor etc.c) dosarele constituite nu trebuie s conin mai mult de 250-300file, iar atunci cnd depesc cifrele de mai sus se vor forma mai multevolume pentru acelai dosar.d) legarea documentelor ntre coperte de carton la nivelul fiecruidosar, astfel nct s nu fie afectate textele documentelor.e) toate dosarele trebuie s aib filele numerotate, n cazuldosarelor cu mai multe volume fiecare se numeroteaz ncepnd cu 1.f) la sfritul dosarului se face certificarea pe o foaie nescrisunde se va meniona Prezentul dosar (condic, registru etc.) conine ...file, dup care autorul certificrii semneazi trece data efecturii ei.


12/18

12

g) fiecare dosar va avea menionate pe copert: titulaturaunitii/instituiei, a compartimentului unde a fost creat; numrul dosarului

(cota) din inventar, anul, datele de nceput i de sfrit (sau altfel spus aniiextremi), indicativul din nomenclator, numrul total al filelor coninute,volumul, dup caz, i termenul de pstrare.

C. Inventarierea dosarelor i predarea lor la arhiva creatorului.n vederea predrii dosarelor constituite la arhiva instituiei creatoare,

este necesar ntocmirea inventarului de gestiune, care constituieinstrumentul de baz al evidenei documentelor12. Respectivul instrumenttrebuie s conin toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create ncadrul unui compartiment de munc pe parcursul unui an. Practic, fiecarecompartiment ntocmete attea inventare cte termene de pstrareprevede nomenclatorul pentru sectorul respectiv.

n cazul n care anumite dosare nu au fost finalizate, sau altfel spus ncheiate la sfritul anului, ca i cele care sunt necesare n continuarepentru activitatea compartimentului, respectivele uniti arhivistice se trec

n inventar, dar se va face meniunea c nu au fost, nc, predate la arhiv.n cadrul Inventarului un rol foarte important, att pentru evidena

general, ct, mai cu seam, n identificarea unitilor arhivistice i a

informaiilor pe care le ofer celor interesai este rezumatul, sau redareasuccint a cuprinsului dosarului. La rubrica respectiv, denumit chiarConinutul dosarului trebuie precizate, n primul rnd, genuriledocumentelor (spre exemplu: rapoarte, ordine, procese-verbale, sinteze,stenograme, memorii, coresponden, diplome etc.), apoi emitentul,destinatarul i problema sau problemele la care se refer documentele. ndreptul fiecrui rezumat, la rubrica urmtoare vor fi menionai anul, sauanii extremi (datele limit) ale documentelor aflate n dosar.

Astfel ntocmite i pregtite n cadrul compartimentului de munc,inventarele vor fi predate la arhiva instituiei/unitii, conform uneiprogramri stabilite din timp cu acordul celor dou pri, cea care predicea care primete. Pe lng obligaiile celui care face predarea, sarcinispeciale revin i compartimentului de arhiv care prin verificarea fiecruidosar urmrete s constate msura n care au fost respectate normele deconstituire a dosarelor, dac exist concordan ntre elementele oferite deinventar i coninutul documentelor.

12 Ibidem, p. 43-46


13/18

13

Din acest moment de soarta documentelor, de pstrarea i conservarealor, de evidena i folosirea lor n diverse scopuri, rspunztor este

compartimentul de arhiv. Orice micare, sau manipularea documentelorse vor efectua cu aprobarea conducerii instituiei creatoare, iar n cazulselecionrii unor documente numai cu aprobarea Arhivelor Naionale.

Dar, pe lng asemenea obligaii, Compartimentului de arhiva i revin ialte sarcini importante, determinate, n primul rnd, de varietatea imultitudinea fondurilor arhivistice pe care, de regul, le preia majoritateacreatorilor i deintorilor de arhiv, mai cu seam cei cu scheme deorganizare i structuri componente complexe produc mai multe fonduriarhivistice cu instrumentele de eviden proprii. n asemenea situaii,Compartimentul de arhiv are datoria s deini s completeze Registrulde eviden curent, unde se va deschide cte un rol pentru fiecare fond nparte. n respectivul registru, la sectorul ,,Preluri, vor fi nscrise n ordineaintrrii toate inventarele fondurilor preluate. Demn de remarcat este ifaptul c fiecare inventar va fi nregistrat separat, cu un numr de ordinediferit, trecndu-se n registru urmtoarele elemente:a) numrul de ordine atribuit inventarului;b) data intrrii(prelurii) documentelor prevzute n inventar;c) denumirea compartimentului de la care provin documentele iinventarul;

d) datele extreme (limit) ale documentelor;e) numrul total al unitilor arhivistice din inventar;f) numrul total al dosarelor intrate n mod efectiv, din inventarulrespectiv, n compartimentul de arhiv;g) numrul dosarelor rmase eventual la compartimentul creator i careurmeaz s fie depuse ulterior.

Se atrage atenia c va fi menionat cota (numrul) din inventar pentrufiecare dosar n parte care a rmas la compartiment.

n ceea ce privete capitolul (sectorul) ,,Ieiri, elementele care vor ficompletate sunt urmtoarele:a) data scoaterii dosarelor din eviden;b) locul unde s-au predat;c) denumirea, numrul de nregistrare i data actului n temeiul cruiadosarele au fost scoase din eviden;d) numrul total al dosarelor ieite (scoase din eviden);

Pentru a asigura deplina legalitate i a nelege importana major arespectrii tuturor prevederilor legale i ale normelor n vigoare, n ceea ceprivete scoaterea lui n eviden, a unor documente, este absolut necesar


14/18

14

s fie cunoscute genurile actelor n baza crora poate fi efectuatoperaiunea respectiv:

a) procesul verbal de predare-preluare;b) proces verbal de constatare a strii fizice deteriorate a unordocumente sau a lipsei lor;c) procesul verbal de selecionare a documentelor propuse a fieliminate.

Cu riscul de a repeta, se impune, de asemenea, s insistm asupraobligativitii obinerii aprobrii conducerii creatorilor i deintorilor dearhiv pentru scoaterea unor documente din eviden. Mai mult dect att,

n cazul selecionrii, constatrii strii avansate de deteriorare, oritransferrii la ali deintori a unor documente, trebuie confirmareaArhivelor Naionale.

Cu toate c asupra operaiunii de selecionare vom reveni n cadrulexpunerii noastre, nu vom scpa prilejul s subliniem c propunerea deeliminare a documentelor fr valoare practic i crora termenele depstrare le-au expirat se face de ctre Comisiile de selecionare constituitela nivelul fiecrui creator i deintor de arhive.

II. Prelucrarea i gestionarea documentelor de arhiv dinperioadele moderni contemporan.

Dac am face o comparaie cu situaia documentelor din perioadamedieval, i trebuie avut n vedere o asemenea raportare, din capullocului se poate constata c operaiunile arhivistice efectuate asupraarhivelor create n epocile modern i contemporan13 sunt ceva maicomplexe. Susinem acest aspect avnd n vedere problemele de ordintehnic privind prelucrarea lor, ceea ce, n opinia noastr, pot fi socotitechiar reguli speciale pe care practica arhivistic le-a validat de-a lungultimpului.

Dintre cauzele care au impus asemenea particulariti ar fi suficient slum n calcul, n primul rnd, cantitatea masiv a arhivelor create n timpulcelor dou epoci. Apoi, diversitatea genurilor i categoriilor de documentecreate la nivelul instituiilor specifice celor dou ornduiri.

Nu n ultimul rnd, trebuie avute n vedere natura, rolul i diversitateainstituiilor creatoare de documente, ncepnd cu epoca modern au

13 . Ibidem, p. 17-22


15/18

15

beneficiat de o organizare complex i o evoluie bazate pe un cadrulegislativ ancorat n mai mare msur la nevoile i realitile societii.

Cum este i firesc, n asemenea condiii, prima operaiune ce se impunea fi efectuat asupra documentelor moderne i contemporane ar fi, desigur,ordonarea lor. ntruct, n literatura de specialitate sunt ntlnite mai multeprocedee, am socotit potrivit ca prezentarea lor s nu se fac n ordineaconsacrat de normele metodologice, ci dup gradul lor de disponibilitate idin considerente de ordin practic. Totodat, ne-am gndit c ncepnd cuprezentarea celor mai simple metode putem determina ca cei mai puiniiniiai n materie s patrund ntr-un mod gradat n componenteleoperaiunii arhivistice i s-i deslueasc mai uor metodologia de lucru.

Dac acceptm c, n general, avem de a face cu fonduri arhivisticeconstituite pe temeiul sistemului de registratur a creatorului, operaiuneade ordonare a documentelor trebuie efectuat cronologic, pe baza datei lacare au fost emise documentele. n cazul n care pe acelai suport au fosttranscrise mai multe documente, ordonarea se realizeaz prin includerealor la cel mai vechi dintre ele. ntr-o situaie asemntoare poate fi un dosarcare conine mai multe documente din ani diferii, constituirea lui n acestmod datorndu-se chiar creatorului de fond. n asemenea situaie,respectiva unitate arhivistic se ordoneaz la anul cel mai vechi aldocumentelor cuprinse n dosar.

Pentru documentele din componena dosarelor, ordonarea se va face peani, pe luni i zile, n timpul efecturii operaiunii fiind eliminate filele albe,precum i toate eventualele piese metalice ca: agrafe, ace etc.

Documentele din epoca modern i, mai cu seam, cele din perioadacontemporan pot fi nsoite adesea de anexe, planuri, schie, hri,fotografii. De regul, respectivele mrturii se conexeaz la documentele lacare se refer prin coninut.

Un procedeu recomandat este i cel alfabetic, utilizat n cazuldocumentelor de personal, celor privind corespondena, caziere, liste deasociaii, categorii de colaboratori sau diveri clieni etc. Este o metodaparent mai puin utilizat n procesul de ordonare a documentelor, dartrebuie remarcat c n ultimul timp numrul intreprinderilor private, alsocietilor i firmelor particulare creatoare de arhive s-au dovedit tot maiinteresate de procedeul alfabetic n ordonarea documentelor proprii.

Respectnd criteriile pe care ni le-am propus i enunat mai sus, vomstrui, n continuare, pe metodele consacrate i nsuite de practicaarhivistic romneasc. Pentru nceput, socotim c este potrivit s neoprim asupra ordonrii cronologice pe probleme, care se folosete cel maiadesea n cazul fondurilor arhivistice create de instituiile ce nu au fost


16/18

16

constituite pe compartimente, ori dac au avut asemenea structuri, la dataprelucrrii arhivei, nu se poate stabili cu exactitate crui sector au aparinut

documentele. Aceeai metod de ordonare este recomandati n cazulfondurilor din care au rmas doar puine documente, sau pentru celerzlee. n asemenea situaii, gruparea lor se realizeaz pe probleme, iar ncadrul acestora, cronologic, ceea ce reprezint o cale practici suficientde operativ.

Unul dintre procedeele mai des ntlnite, dar i mai complexe prinmetodologia pe care o presupune este cel structural-cronologic. El seaplic, de regul, n cazul fondurilor arhivistice create de instituiile carei-au pstrat, n linii mari, aceeai structur, iar schema de organizare nu asuportat multiple transformri de-a lungul anilor. Drept urmare, ordonareadocumentelor la fondurile respective se efectueaz la nivelul fiecruicompartiment, iar n cadrul lor, pe ani i n fiecare an pe probleme. Atuncicnd sunt ntlnite unele documente neconstituite n uniti arhivistice,actele n cauz se ordoneaz n dosare, pe probleme, n funcie de ceea cerecomand situaia lor, dupa care vor fi integrate la un fond i incluse ninventarul arhivistic al acestuia. Dac nu pot fi integrate, documentelepreluate vor rmne separat, cu evidena lor proprie.

De-a lungul existenei sale, practica de specialitate a demonstrat carhivele au avut de suportat organizri, transformri, comasri, separri i

chiar transferri n raport cu modificrile survenite n activitatea i evoluiainstitutiilor creatoare de documente. Mai mult ca n alte perioade istorice, nepocile moderni contemporan instituiile din majoritatea domeniilor deactivitate au cunoscut profunde transformri organizatorice, iar unele dintreele au continuat s funcioneze i s existe chiar n condiiile n care s-atrecut de la o ornduire social la alta.

La nivelul fondurilor arhivistice create de instituiile care au beneficiat destructuri organizatorice complexe, au avut n componen direcii, sectoare,secii, servicii i alte compartimente, ori au cunoscut modificriorganizatorice i structurale de-a lungul existenei lor, documentele seordoneaz cronologic-structural. n mod concret, ordonarea se realizeazpe ani, iar n cadrul compartimentelor pe probleme, ceea ce din punct devedere arhivistic constituie un real avantaj pentru intercalarea unordocumente. Mai exact spus, este vorba de situaii pe care noi le-am

ntlnit n ndelungata activitate n domeniu, cnd am depistat documenterzlee ce aparineau unui fond deja prelucrat. n asemenea situaii a fostposibil intercalarea documentelor la problema i la anul n care au fostcreate, fr a produce modificri n evidena global, sau s fie ataate,fr vreo legtur, la sfritul fondului.


17/18

17

ntruct n perioadele moderni contemporan au funcionat multe bncide la care au rmas numeroase fonduri arhivistice de profil, socotim util s

subliniem c ordonarea lor trebuie efectuat n felul urmator:- Documentele create n activitatea i relaiile cu clienii interni iexterni se vor grupa pe ani, iar n cadrul anilor, alfabetic. Se pot ordona idirect, alfabetic, iar la nivelul fiecrei litere, pe ani;- n ceea ce privete registrele, acestea se vor ordona pe categorii, saupe ani n cadrul compartimentelor ce le-au creat, ori la sfritul fondului decare aparin.

Ca i n cazul documentelor din celelalte perioade istorice, dup ncheierea operaiunii de ordonare se trece la elaborarea clasiculuiinstrument de eviden inventarul arhivistic de gestiune. Aciunea propriu-zis de inventariere ncepe prin redactarea fiei de inventar pentru fiecareunitate arhivistic n parte. n scopul realizrii unui rezumat ct mai completi concis, care s redea n sintez cuprinsul dosarului (unitii arhivistice),vor fi avute n vedere urmtoarele elemente:- Data (anul), sau datele (anii) extreme ale documentelor. ntr-un dosarpot fi documente care se refer la un singur an, dar, n cele mai multesituaii exist acte ce se ntind pe o perioad mai mare cuprinznd civaani. n asemenea cazuri, datele limit, sau anii extremi ai dosarului sedefinesc prin stabilirea celui mai vechi an i a celui mai nou, prevzute n

documentele unitii arhivistice creia i se ntocmete fia de inventar.Dac documentele conin i anexe, datele lor nu se iau n calcul, lastabilirea anului/anilor extremi, ele urmnd s fie doar menionate ncuprinsul rezumatului ntocmit pentru unitatea arhivistic. La rndul lor,datele extreme ale registrelor i condicilor se stabilesc n funcie de aniiextremi ai documentelor la care se refer registrele sau condicile n cauz.- Locul de emitere, sau localitatea unde au fost create documentelesunt elemente absolut necesare, fapt pentru care militm n favoareamenionarii lor n fiele de inventar, sau de la caz la caz, cum semenioneaz n unele lucrri de specialitate.

Opiunea noastr este susinut de necesitatea cunoaterii tuturorlocurilor de provenien a documentelor pentru c ele pot avea un rol foarteimportant n susinerea cercetrii tiinifice, mai cu seam, atunci cnd seintenioneaz ca pe baza investigaiilor efectuate i a informaiilor oferite dedocumente s se realizeze diverse monografii ale unor localiti sau s se

ntocmeasc studii de istorie local, ori regional.La fel de importante n opinia noastr sunt i elementele

caracteristice ale documentelor, fapt pentru care socotim absolut necesarca n orice inventar, al oricrui fond arhivistic, s se menioneze dac avem


18/18

18

de a face cu un original, cu o copie, o traducere sau orice alt form deredare, precum i faptul dac am prelucrat documente emise n limba

romn, ori n alte limbi strine. n temeiul ndelungatei noastre activitidesfurate pe trm arhivistic i al experienei dobndite n cadrularhivelor romneti i al celor strine, avansm opinia c este oportun ca

ntre caracteristicile anumitor documente s fie menionate i elementeleartistice i istorice de valoare excepional, cum ar fi eventualele miniaturide excepie, sigilii speciale, ori rariti filatelice, ca spre exemplu capul debour etc.

Dispunnd de toate datele trecute n revist, mai sus, se poate recurgela redactarea rezumatului, sau altfel spus la redarea coninutuluidocumentelor incluse ntr-o unitate arhivistic, ceea ce reprezint, n fapt,sinteza informaiilor oferite de respectivele mrturii documentare n dosar.Operaiunea este deosebit de nsemnati pretenioas, presupunnd multtalent din partea celui care o execut, ntruct trebuie s redea concis, ctmai fidel i foarte clar datele i informaiile, fr a le omite pe cele mairelevante.

n rezumat vor fi menionate problemele cele mai importante, instituiile,personalitile i evenimentele principale.

Constituirea Si Gestionarea Doc de Arhiva

Documents

Transcript of Constituirea Si Gestionarea Doc de Arhiva