Referat

Tema : Comunicarea in afaceri

Executor : Dragoman Irina

Profesor : Strogotean Silvia

Cuprins

1. Formele principale de comunicare in afaceri

2. Reguli pentru o comunicare eficienta in afaceri

3. Cum ne comportam in cadrul unei intalniri business

4. Bibliografia

1. Formele principale ale comunicării în afaceri:

Comunicarea directă

Fiecare dintre noi stabilim o anumită formă de comunicare directă în fiecare zi, atunci

când discutăm cu rudele, prietenii și colegii de la locul de muncă, şcoală sau facultate.

Cu toate acestea, comunicarea directă eficientă este o abilitate care trebuie dezvoltată.

Comunicarea directă eficientă constă în:

a vorbi clar

a folosi cuvinte conforme cu situaţia, a evita discuţiile informale şi înjurăturile

a fi amabil şi oficial, însă nu rece în adresare

a vă pune în locul celeilalte persoane

a folosi un limbaj corporal şi un ton al vocii care să întărească efectivitatea

cuvintelor dvs.

a observa fiecare semn nonverbal care poate indica intențiile celeilalte

persoane

a asculta activ partea opusă

a fi de încredere şi de ajutor

Comunicarea prin telefon

Comunicarea prin telefon are succes:

dacă răspundeţi rapid atunci când sună telefonul. Oamenii care aşteaptă la

celălalt capăt al firului pot renunţa la apel şi pot suna la altă compnaie. Dacă

au o problemă, aşteptarea îi va face şi mai nervoşi.

dacă sunteţi amabil şi atent, chiar dacă persoana de la celălalt capăt al firului

este nervoasă.

dacă vă notaţi cele mai importante puncte ale discuţiei pentru a putea reveni

asupra lor mai târziu. Vă recomandăm să aveţi lângă telefon o foaie şi un pix

pentru a putea lua notiţe în orice moment.

dacă ați promis cuiva că îi veți răspunde la apel, prin telefon sau în scris,

trebuie să vă respectați promisiunea.

2. Reguli pentru o comunicare eficienta in afaceri

Ascultarea

Un aspect foarte important al comunicării este ascultarea cu atenţie. Acest lucru

nu presupune doar întelegerea cuvintelor sau a informaţiei, ci şi înţelegerea

sentimentelor interlocutorului faţă de mesajul transmis.

Dacă scopul este de a înţelege pe deplin persoana cealaltă, ascultarea eficientă va

veni de la sine. Altfel, puteţi pune în aplicare următoarele sugestii.

Concentrează-te doar asupra interlocutorului

Încearcă să deprinzi limbajul nonverbal prin gesturile şi mişcările pe care le face.

Dacă în timpul conversaţiei îţi găseşti şi alte lucruri de făcut sau nu te poţi

concentra, cu siguranţă vei rata toate indiciile nonverbale.

Nu întrerupe interlocutorul

Evită pe cât posibil sa întrerupi discursul sau să încerci să îndrepţi discuţia spre

punctele tale de interes. Să asculţi nu înseamnă doar să îţi aştepţi rândul la discur.

Nu te poţi concentra dacă te gândeşti la ceea ce ai tu de spus. De multe ori,

persoana cealaltă realizează că mintea ta este în altă parte.

Nu judeca interlocutorul

Pentru a comunica eficient cu cineva nu trebuie să fii de acord cu ideile şi valorile

sale, dar nici nu trebuie să judeci ceea ce are de spus. Nu îl critica şi încearcă să îl

înţelegi.

Manifestă-ţi interesul faţă de mesaj

Aprobă ocazional prin mişcarea capului, zâmbeşte-i celuilalt. Încurajează-l să

continue discursul prin replici mici precum "da", "mhm" sau "aşa".

Comunicarea nonverbala

Când suntem implicaţi în mesajul pe care îl comunicăm, folosim foarte mult

limbajul nonverbal. Limbajul trupului, expresiile faciale, modul în care reaţionezi

spune mult mai multe lucruri despre tine decât spun cuvintele. Într-un discurs,

limbajul nonverbal are rolul de a-l completa pe cel verbal. Nu uita că acest limbaj

diferă de la persoană la persoană, dar şi de la o cultură la alta.

Controlează stresul

În doze mici, stresul te poate ajuta să ai performanţe sub presiune. În doze mari,

însă, poate deveni copleşitor şi poate perturba capacitatea de a gândi clar şi a fi

creativ.

Conştientizarea emoţiilor

Emoţiile au un rol important în modul în care comunicăm acasă şi la muncă.

Sentimentele, într-o măsură mai mare decât raţionamentul, sunt cele care te

motivează să acţionezi într-un anumit mod. Ele influenţează modul în care îi

înţelegi pe ceilalţi şi felul în care eşti înţeles la rândul tău. Conştientizarea lor este

elementul cheie pentru înţelegerea mesajelor.

3. Cum ne comportam in cadrul unei intalniri business

Cu siguranta, fiecare dintre noi cunoaste regulile de comportament in cadrul unei intalniri business. Cati dintre noi le si aplica, insa, de fiecare data?

Punctualitate. Prima impresie in cadrul unei intalniri de afaceri este data de punctualitate, element deosebit de important pentru desfasurarea ulterioara a intregii intalniri. Ii putem arata partenerului cat de seriosi suntem chiar si printr-un gest atat de mic.

Respecta elementele propuse. Elementele unei intalniri sunt reprezentate de tematica intalnirii, durata si participantii acesteia. Toate acestea trebuie comunicate partenerului inaintea intalnirii, in asa fel incat si acesta sa fie pregatit. Pentru a castiga increderea potentialului partener de afaceri este foarte important sa respectam toate aceste elemente, stabilite in prealabil cu el.

Documenteaza-te. Imaginea noastra in cadrul unei prime intalniri este data si de felul in care ne prezentam. Aici nu ne referim numai la felul in care ne imbracam, coafam, etc., ci mai ales la informatiile despre partener, oferta si resursele sale pe care trebuie sa le obtinem si retinem inaintea intalnirii. O discutie despre ultimele realizari ale partenerului, cele mai noi servicii sau produse ale sale, il va maguli pe acesta, pe cand necunoasterea lor poate conduce la o criza, fara posibilitatea de remediere, de imagine.

Nu te lauda excesiv. Este bine sa vorbim partenerului despre rezultatele excelente obtinute de noi, dar este periculos sa exageram. Partenerul va crede ca pentru noi este mai important succesul personal decat colaborarea cu el si isi va pierde increderea.

Nu-ti intrerupe partenerul de discutieEste nepoliticos sa intrerupi partenerul de dialog in timp ce acesta vorbeste. Chiar daca suntem total impotriva celor spuse, sau vrem doar sa completam cele declarate de el, trebuie sa-l lasam sa-sitermine argumentatia si numai dupa aceea sa intervenim.

Arata ca iti pasa. Chiar si in cadrul unei intalniri de afaceri trebuie sa demonstram prin gesturi, limbaj si actiune ca subiectele aduse in discutie de partener sunt de foarte mare interes pentru noi si ca detinem solutiile cele mai potrivite problemelor sale. O atitudine distanta, aroganta sau indiferenta va aduce neincrederea partenerului in solutiile oferite de noi.

“Nu” intrebarilor personale. Discutiile despre viata personala sunt nepotrivite unei intalniri de afaceri. Pentru astfel de conversatii putem invita partenerul la un pranz sau la o cina, in cadrul carora sa dezvoltam relatiile interpersonale.

“Tu” sau “Dumneavoastra”? Intalnirile de afaceri sunt formale iar stilul conversatiei trebuie sa fie tot formal. Este nepoliticos sa tutuim, mai ales daca persoanele respective sunt mai in varsta sau au un rang mai inalt in ierarhie, decat al nostru. Trebuie sa asteptam ca acesta sa aiba initiativa de a ne tutui.

Fii in forma. Este nepoliticos sa ne prezentam, la o intalnire in general, la prima intalnire in special, obositi, lipsiti de concentrare sau pe fuga. Este preferabil sa amanam intalnirea decat sa nu fim 100% in forma. Imaginea  pe care o vom crea este de superficialitate, graba si neseriozitate.

Evitati amanarea intalnirii in ultimul moment

Amanarea unei intalniri se face cu cel putin 3 ore inainte de ora stabilita pentru intalnire. Astfel partenerul isi mai poate organiza alta intalnire sau isi poate planifica alte activitati.

Tinuta

Atat in situatia in care stam pe scaun cat si in cea in care suntem in picioare, pozitia corpului si gesturile ne pot avantaja sau dezavantaja in timpul unei intalniri. Increderea in serviciile sau produsele prezentate precum si in compania pe care o reprezentam pot fi castigate si prin limbajul nonverbal folosit.

Este neindicat ca in timpul intalnirii sa ne jucam cu scaunul, degetele, pixul, hartiile sau alte articole aflate la indemana. Rabdarea trebuie cultivata.

Tonul vocii trebuie sa fie calm. Daca vorbim prea tare sau prea repede, am putea intimida partenerul nostru de dialog sau atrage atentia celor din jur asupra conversatiei avute.

A-i prinde pe oameni de brat sau de umar sau a-i inghionti pentru a le atrage atentia, este o dovada de proasta crestere.

Este nepoliticos sa ne uitam la ceas in continuu ca si cand de-abia asteptam sa treaca timpul.

Complimente si multumiri Atitudinea noastra trebuie sa fie prietenoasa de la inceputul si pana la sfarsitul intalnirii. Ultima impresie conteaza la fel de mult

ca prima. Daca intalnirea se incheie in termeni prietenosi partenerul va fi deschis sa accepte si o viitoare intalnire.

Am pierdut? Nu conteaza! Zambim in continuareIn eventualitatea in care partenerul refuza colaborarea cu compania noastra, trebuie sa avem grija sa nu ne exteriorizam nemultumirea. Fiind calmi, zambind si incercand sa pastram o relatie buna cu partenerul, vom putea colabora, poate, cu alta ocazie.

4.Bibliografie

1. http://www.business-academy.ro/B.academy-3-najcesca-vida-poslovne-komunikacije_858#

2. http://markmedia.ro/article_show.php?g_id=507

3. http://www.clicksanatate.ro/Reguli-pentru-o-comunicare-eficienta-in-afaceri-si-relatii_0_5945.html