SPIRIDON ELUA

SPIRIDON ELUAC O M U N I C A R E

Procesul comunicrii etape i mecanisme, obiective, factori de influen, funciile comunicrii

Comunicarea este un proces deosebit de complex, care antreneaz o multitudine de aspecte ale unitii (firmei): tehnic, economic, organizatoric, psihosociologic, ecologic. Realizarea obiectivelor unui agent economic depinde hotrtor de cantitatea, calitatea, structura i oportunitatea informaiilor. Comunicarea reprezint schimbul de mesaje ntre dou sau mai multe persoane din cadrul unei organizaii, n vederea realizrii obiectivelor individuale. Schema tipic de comunicare, de regul a procesului care se desfoar ntre dou persoane, cuprinde urmtoarele elemente: Emitentul formuleaz mesajul, alege limbajul, receptorul i mijlocul de comunicare;

Mesajul reprezint ceea ce se transmite despre o problem din realitatea nconjurtoare, cu ajutorul unor simboluri (cuvinte, imagini, desene, gesturi, semne), care au semnificaie pentru participani i are dou componente: coninutul mesajului (reprezint referina la lucrul din realitatea nconjurtoare despre care se comunic) i forma mesajului (reprezint modalitatea de comunicare asupra referentului);

Mijlocul de comunicare constituie suportul tehnic al procesului, iar principalele mijloace de comunicare n mas sunt: discuia de la om la om, rapoarte interne, edine i prezentri orale, scrisori, telefonul, telexul i telefaxul, combinarea aparatului video i audio pentru teleconferine, reele de computere etc.; Canalul este calea pe care se transmite mesajul; Destinatarul este persoana fizic sau juridic, sau grupul de persoane crora le este adresat mesajul informaional; Receptorul este un executant, un secretar sau un manager care primete mesajul informaional; Feedback-ul (rspunsul) este inversul legturii directe emitent destinatar prin care emitentului i se transmite reacia receptorului.

Procesul comunicrii

Etapele procesului de comunicare i mecanismele interne ale acestuia sunt:

a) Codificarea nelesului const n selectarea anumitor simboluri, capabile s exprime semnificaia unui mesaj. Cuvintele, imaginile, expresiile feei sau ale corpului, semnalele ori gesturile se constituie n simboluri ale comunicrii, dar cuvintele i gesturile pot fi interpretate greit. De asemenea simbolurile pot fi interpretate diferit de oameni nefamiliarizai cu ele sau aparinnd altor culturi. Aceast multiplicare a sensurilor date unuia i aceluiai simbol face ca etapa de codificare a nelesului s se confrunte cu dificultile seleciei i combinrii lor astfel nct startul comunicrii este deseori afectat.

b) Transimiterea mesajului const n deplasarea mesajului codificat de la Emitent la Receptor prin canalele de comunicaie (vizual, auditiv, tactil sau electronic).

c) Decodificarea i interpretarea se refer la descifrarea simbolurilor transmise i, respectiv, explicarea sensurilor lor, proces formalizat n receptarea mesajului. Prin intermediul lor se constat dac s-a produs sau nu comunicarea, dac Emitentul i Receptorul au neles n acelai mod mesajul.

d) Filtrarea const n deformarea sensului unui mesaj datorit unor limite fiziologice sau psihologice. Filtrele filozofice sunt determinate de handicapuri totale sau pariale (lipsa sau scderea acuitii vzului, auzului, mersului etc.) i limiteaz capacitatea de a percepe stimuli i deci, de a nelege mesajul. Filtrele psihologice se instaleaz ca urmare a unor experiene trecute ori a unor sensibiliti, predispoziii care pot afecta percepia i modul de interpretare a mesajelor, dndu-le o semnificaie total sau parial diferit fa de cea a emitentului

e) Feedback-ul este cel care ncheie procesul de comunicare deoarece prin intermediul su, Emitentul verific n ce msur mesajul a fost neles corect ori a suferit filtrri. Feedback-ul se poate produce n diferite moduri i anume, poate exista un feedback direct i imediat (rspunsul Receptorului este verificat n cadrul comunicrii fa n fa) i mai poate exista un feedback indirect.Obiectivul comunicrii umane este acela de a-l face pe interlocutor s simt, s gndeasc sau s se comporte ntr-un fel anume. Ori de cte ori scriem sau vorbim, ncercnd s convingem, s explicm, s influenm sau s ndeplinim orice alt obiectiv, prin intermediul procesului de comunicare, urmrim ntotdeauna patru scopuri principale:

a) s fim receptai (auzii sau citii);

b) s fim nelei;

c) s fim acceptai;

d) s provocm o reacie (o schimbare de comportament sau atitudine).

Atunci cnd nu reuim s atingem nici unul din aceste obiective, nseamn c am dat gre n procesul de comunicare.

Fiecare organizaie are o reea proprie de comunicare. Personalitatea i individualitatea organizaiei se regsesc n compoziia subtil a mesajelor vehiculate. Aceste particulariti sunt efectul unor influene executate de factorii interni i externi ai organizaiei.

a) Factori externi

Mediul ambiant. Tipul de mediu influeneaz structura comunicrii organizaionale. Astfel, un mediu stabil, linitit poate ncuraja n special comunicrile scrise. n mediul agitat, reactiv i turbulent, n care schimbrile se succed cu repeziciune, comunicrile scrise tind s fie nlocuite cu cele verbale, cele neformale pare s le echilibreze pe cele formale, iar telefoanele sunt preferate linititelor convorbiri fa n fa.

Modificarea tehnicii i a tehnologiilor sunt evidente n mijloacele tehnice promovate n procesul de comunicare: fax-ul, pager-ul, telefonul mobil rspund nevoilor comunicrii rapide, dar tind, n acelai timp, s anuleze unul din marile atribute ale comunicrii: personalizarea. Creterea nivelului necesar de educaie al oamenilor, este un avantaj pe linia creterii calitii comunicrii. Codificarea, decodificarea, interpretarea i feedback-ul pot elimina unele deficiene generate de lipsa de educaie, ignoran, rezistent la nou

b) Factori interni Parametrii structurii organizatorice, gradul de formalizare, nivelul de centralizare al autoritii, modul de efectuare al controlului influeneaz decisiv structura i procesul de comunicare.

Astfel, n structurile de tip birotic, deci cu un grad nalt de centralizare i formalizare, cu un control detaliat i rigid, vor predomina comunicrile scrise, descendente, formale i impersonale. Procesul de comunicare se desfoar n aparen simplu deoarece mecanismele sunt simplificate de automatisme, rutine fr complicaii i subtilitate cerute de decodificarea i interpretarea unor mesaje nonformale i de folosire a feedback-ului. Aceast simplificare nu reprezint dect o srcie a comunicrii. O structur cu multe niveluri ierarhice conduce la aglomerarea proceselor de comunicare, la ngreunarea i la apariia numeroaselor filtre, la multiplicarea comunicrii neformale.Stilul de management influeneaz asupra gradului de personalizare a comunicrii. n funcie de concepia care st la baza stilului de munc, managerul poate fi adeptul:

ascultrii oarbe din partea subordonatului;

dialogului, n cazul stilului democrat-participativ, interesat de opinia subordonatului, respectndu-i demnitatea i folosindu-i competena, managerul va promova comunicarea verbal alturi de cea scris, va utiliza intens comunicarea nonverbal decodificnd sentimentele i reaciile celor din jur, iar comunicarea fa n fa mbrac frecvent aspecte neformale.Tipul de cultur organizaional prin componentele de perenitate, concepiile de baz, valorile i perspectivele, cultura, impune i menine tradiii, reguli nescrise dar puternic nrdcinate care se resimt n individualizarea procesului de comunicare al fiecrei organizaii.Modulul de proiectare i funcionare a sistemului informaional reflect parte formal i scris a comunicrii. Sistemul informaional poate interveni asupra mesajelor, canalelor i mijloacelor de comunicare. Existena unor deficiene la nivelul sistemului informaional generate de supra sau subinformare se va reflecta n calitatea, cantitatea, viteza de circulaie a mesajelor, n promovarea cu prioritate a anumitor tipuri de comunicri.

Comunicarea poate fi perturbat de o serie de factori care se manifest pe traseul parcurs de mesaj ntre emitent i destinatar i pot afecta major calitatea mesajului. Factorii perturbatori pot fi filtraje, distorsiuni, bruiaje, blocaje. Ei pot fi clasificai n factori obiectivi, subiectivi i de mediu.

Cteva din cele mai frecvente perturbaii de natur extern care pot interveni n procesul de comunicare sunt:

mediul fizic n care are loc comunicarea;

distana prea mare sau prea mic dintre comunicatori;

stimuli vizuali care distrag atenia;

timpul i circumstanele nepotrivite pentru schimbul de mesaje;

ntreruperile repetate ale procesului de comunicare; mijloacele tehnice de funcionare defectuoas;

structura organizaional prin intermediul sistemului de canale.

Dintre perturbaiile de natur intern care pot interveni n procesul de comunicare, amintim cteva care apar mai frecvent: factorii fiziologici, distorsiunea semantic, asociaiile emoionale ale cuvintelor, folosirea jargonului sau argoului ntr-un context neadecvat, diferenele de statut social sau de poziie ierarhic, diferenele de sex sau de vrst, diferenele de stil de comunicare, considerarea unor informaii subnelese, formularea defectuoas a mesajului.

Arta comunicrii const la adaptarea la o situaie concret sau la un context. Ansamblul elementelor nonverbale ale comunicrii este uneori denumit metacomunicare, dup cuvntul grecesc meta care nseamn dincolo sau n plus. Metacomunicarea este deci ceva n plus de comunicare i trebuie s fim ntotdeauna contieni de existena sa.

Scopurile n care comunic managerul se bazeaz pe urmtoarele funciuni ale comunicrii:

1) Funciunea de informare

Organizaiile presupun i au nevoie de interaciuni cu mediul exterior n care funcioneaz i n interior ntre prile ei componente i ntre oameni. Managerul este pus n faa monitorizrii a dou feluri de informaii: informaia extern (trimis i primit prin intermediul activitilor de marketing, reclam, aprovizionare, relaii cu publicul etc.) i informaia intern (care circul prin canalele formale i neformale de comunicare).2) Funciunea de comand i instruireAceste funcii ale comunicrii se refer la modalitile prin care managerii asigur ca oamenii i compartimentele s acioneze n continuu n direcia obiectivelor unitii. Deciziile i instruciunile asigur alinierea la politica organizaiei, uniformitatea n practici i proceduri, corectitudinea i completitudinea realizrii sarcinilor de munc. Ele sunt importante i n procesul de formare i dezvoltare a noilor angajai i n pstrarea intercorelrii dintre activitile individuale.

3) Funciunea de influenare, convingere, ndrumare i sftuirePrin aceste funciuni se realizeaz modaliti specifice de control asupra informaiei i asupra comportrii membrilor organizaiei.

4) Funciunea de integrare i meninereAceste funciuni ale comunicrii trebuie privite sub urmtoarele aspecte:

meninerea unitii n stare operaional prin cursivitatea informaional;

folosirea corect a canalelor de comunicare pentru a evita ncrcarea cu informaie inutil;

sortarea i verificarea datelor;

integrarea prilor n ntreg prin raportarea lor la acesta;

contextul n care prile trebuie s funcioneze.

Aadar, prin comunicare managerii pot menine subordonaii contieni i interesai de strategia produciei, progresele i problemele ei; pot asigura ca toi membrii organizaiei s contribuie la gsirea de ci pentru atingerea de rezultate ct mai bune n vederea realizrii scopului organizaiei; pot rezolva problemele i conflictele organizaiei. Comunicarea este calea prin care subordonaii pot fi motivai i li se poate influena comportamentul i atitudinea. Tot prin comunicare managerul poate asigura curgerea liber a informaiei: informaia corect i util trebuie s ajung la locul potrivi n momentul potrivit astfel ca eforturile tuturor s se subordoneze ntre ele. Acesta este contextul n care canalele i activitile de comunicare managerial sunt liantul care menine organizaia ca un tot, spre avantajul tuturor i interesul societii.

n concluzie, putem afirma c, indiferent de specialitatea managerului i indiferent de ct de bun este acesta din punct de vedere profesional n aceast specialitate, succesul lui este condiionat de abilitatea de a comunica eficace i eficient.Emitent

Destinatar

Destinatar (Receptor)

Emitent

Canal

Feed-back (Rspuns)