Procedura PS 0l "CONTROLUISO 9001:2008 ales ca model de

Situa{ia edifiilor gi a rev

:

ir.::::r

Lista responsabililorreviziei in cadrul edifiei p

xemplar nr:

ROLUL DOCUMENTELORCod: PS 01 -lEgnl_tRrv.:01Pag.: 1/8

|

Cod: PS 01

DOCUMENTELOR" corespunde clauzei 4.2.3 din standardul SR ENferintd pentru implementarea SMC in cadrul Orusului Bicsz,

iilor in cadrul edifiilor procedurii

ta:'* | Modalitatearevizieitl_lI I -elaborareinitiala

elaborarea, verificarea qi aprobarea edi(iei sau, dupi caz, arii

Datalacare seaplicd prevederileeditiei sau reviziei

editiei

Edilia/ reviziain cadrul edi{iei

Verificat

26.08,2019

Functia/Nume Functia/Nume

PrimarNicolae Salagean

Semnatura

SecretariatTehnic

CONTROLUL DOCUMENTELOR

I :x e nr;rlirr nr:r. !i('ot,l.l. I)rttceclura clocumenteazd cerinlele privind structura, modul de elaborare. verificar.e.clilirzarc^ rctragcre" rnodificare precr-lm Ei rnetodele de {inere sub control a documentelorSM(l/St'lM, pentru itsigurarea cdiinfirrmaliile curente din ediliile in vigoare ale documentelorsunt c1isponi bi le persoanelol interesate.1,2, lnclicator de performan{d:I',tqtlcrea scazatoarc a lor identificate la audit privind controlul tlocumentelor.

2. I)OMTiNILI DE AI'LI(]AIrE2.1, I)t'trccdttra se liplica in todte r:ompartimentele Orasului Bicaz de cdtr'c personalul irrplicat ingcstiottttl'cu controlati a unrrdtoarelor categorii de documente. lira a se limita rrllmsi la acestea:' docrtmente privind. SMC/SCIN4 (manLral, politici, proceduri, referen{iale st rvicii / proces);' docLtntentatrie tehnicd (cir'tri tqhni:e. instrucliuni de Lrtilizare / exploatare ec hipar-nente);. clocunrente corrcrciale privind ccntractele cu f.urnizorii .

' tlocLtlt.tcntc de organizaie qi r:'uriclionare a ofganizaliei (trganigrarna, decizii, lige post, regulanrentcinterue, planuri de r"rrgenlh, etc.)' rloclrn.rente cie califlcarc qi peffecfionare a personalului ;

' clocLttttclltc cxterlte de reglemientirre aplicabile (standarde. legisla{ie, acte n'trmative, reglenrcntar.r). lbrnrulare utilizate in activitatea orsanizatiei.2.2. Proprictar de proces: CI/RM3-- Coordonator implementarel Responsabil cu sistcrnLrl clcnranagentcnt al calitatii.2.,3. I'roccs din aval: utaliza ef'ectuatb de management.

3. r)Er,'tNt'fil $t ABREV|ERt

3.1. l)cfinif ii: '

]:1...1: I)cliniliile pentru termenii rlrtiliza{i in procedura sunt cele din SR EN ISr) 9000:2006 qi ManLralLrl('alitalii. in vigoarc.3.1.2. I)clttru scopul prezentei procecluri se deilnesc:t Procedurd -' tnod specilicide l descrie o activitate in cadrul unui sisten-' cle managemcnt.' I'roc'erlurri de sistem: proc:edurd prin care sunt descrise activitdli ce alt coresl-lonrlcnt inccrilr{clc standardelol de ref'erinldipentlu confbrrnitatea sistemului de managenrent implemenlat.' Prttcedurd operalbrtalti = procedurd prin care sunt descrise activitdlr specificc desliq;urate incaclrttl clttitdlilor organizalionale (departantente, compartimente, birouri, etc.).' Gestionsre docunrcnte : aciivitate de identificare. elaborare, codilicare. analiz.d.diiirzare, apliczrre, l-nofliflss.., pdsirar,:, arhivare qi distrugere a documentelor.

Dif'uzare controlatd : difpzarea, cu listd de difuzare, a unui documenl sttrtt intloclrrsr'

rt1-llo [la rc.inclusc inaplicirbilc

a1'lrobarc.

I ln care' uuuzare conrrotot{t : olluzarea, ccvcntuulelc ntodificirri care se el'eatr-reazd <Jrupd emiterea lui anterioard,' DtJhznre ittJbrmativd (necontrolntd) : difuzarea unui document ldrd, a se mai introcluccrnocl i Iciili le apdrlrte.

' Suport infonnstic = ternlen general care desemneazd mijloacele dr ?nregistrare magpctice.ol'lticc satt alte modalitali de inrcgistlare a inforrrraliilor qi a cdror caracteristici eseplial6 este captrcitltcirtna.rc de stocare. $tergere, copiere;i modificare rapida qi facila a informaliilc,r - stik-r-rri c1c r.pclterie.('l). Lll). ctc.

' Doc'ument electronic: cicircurnent a cirmi gestionare se face pe suport irtformatic.' Fisicr electrunic = utritate logica gi fizica cle gestionare a dateior p( suport infbnlatic. c1r.cgrupr:azi datele pe baza unor caraoteristici logice comune.' Si.rlem tle ge.stiune a Jistierelor : aplicatii informaricelplfii componente ale sistcmclor. clcoperare cc of'er[ sllport r,rtilizatorilor in operaliile curente efectuate cu fiq,ere: creare, actuirliziu.c.ct'lr-rsrrltiire, $tergere, arhivare. r

' Deslinalii ( destinatari ) de tlifuzare: localii sau persoane (comparrirnente, lunclii) car.c rrLr

acces Ia utt doculnent lie pentru gestionare. fie numai pentru consultare (citire),' Edilic -., numiir de ordine 4corrlat documentului la elaborare gi/sau la o rnodificare de iltvcfgLlr.r.' Ret,izie = nttmdr de ordir"te a;ordat la rnodificarea parlial[ a documentului (a unci se:ctiLrnr r

pagini).

F t-I

I

3.2. Abrevicri:3.2,1. r,s3.2.2. l:d,3.2.3. l{ev,3.2.t. IrMC3.2.s. CI3.2.(t. l'('3.2.7. ('onrisiesistcrnului dc control3.2.8. R(l3.2.9. SMC3,2.I0. SCIM3.2.1l. MC3.2. | 2. PO3.2.t3. Itl3.2. | 4. FP3.2.|5. I{OIr

BIC.*.zCONTROLUL DOCUMENTELOR

: Procedui'a de sistem: Editie: Revizie': ResponSabil cu sistemul de management al calitatii: Coordonato : irnplementare: Presedirttele comisiei: Comisia de monitorizare. coordonare qi indrurnare rnetodologicd ir clczvoltirriiinteni/man&gerial: Reprezeptarrtul conducerii cu sistemul de managemerrt al calitatii: Sistem de r.anagement al calitalii: Sistem de control intern/managerial: Manualul cr,litalii: Procedufd operafionald.: Regulanilent Intern: Fisa Posrt: Regulartent de Organizare si Functionare

,1. lX)C'tJMENTE l)E REI.'ERINTA1.1. SIt L1N ISO ()000:2006 - i,,Sir;teme de Management al Califfitii. PrinciJ,ii esenliale qi vocabular'."1.2. SIi lrN ISO 9001:2008 - 1,,Si:;teme de rnanagement al calitalii. Cerinle "4.3. OrcJin nr. 600/2018 prlvind aprobarea Codului controlului intern rnanagerial al cntitutilor'prrlrlice.4.4. Ilotarare 172312004 privincl aprobarea aprobarea plogramului de masuri pentru cornbarcirbirocratiei in actvitatea de relatiircu uublicul'1.5. Lcgea Arhivclor Statului rnr.-l 1 6119964.6. O.ti,C. nr.5112019 privir1rd Clodul Administrativ.4.7. I)ispozilia ltrimaruh-ri Orpsultti Bicaz pentru numirea Comisiei pentnr monitorizarc. coorclonulcq;i inclrunrare metodologicd a dezvoltlrii sistemului de control intern/managerial al Orssului Ilicnz.4.ft. Itegulanrer-rt de olganizare gi funclionare a Comisiei pentru mc,nitorizare, coorclonare 1iindrumare metodologicd a dezvoltdrji sistemului de control interrVmanagerial al Orqsului Bicaz,,

5. tilist,oNSABt t,tTA'tl

5.1 I'rintorul Orastiltti Bicaz '

5.1.1AsigLrrdcadrr,rl legislativgi,orglnizatoricpentrudes{bEurareaactivitdlilor'specificcSMCl/S('lM;5. 1.2 Aprobir docunrentele SMCISC1 M;

5,2 I'reSeilintale comisiei / Comisio5.2. I Verillcd docunrentele SCIN,iI . d;i avrz pentru aprobare;5.2.2 Mcnline la nive lul Comisiei. eviden{a documentelor qi lnregistrdrilor relcvante seclintclor cornisirri.

5,.1 Responsabil cu sistemrtl ,lu )rn,rrgument ul cntitatii (RMC)/ Secretctriat telutic.5.3.I Proiecteazd, implernenteaz{ qi renline SMC/SCIM.5.3.2 Stabile$1e neccsarul de documente al sisternelor implenrentate;5.3.3 Actr"ralizeazd, documentele aplir:abile sistemelor implementate ;

5.3.3 Men{ir"re evidcnle privind difuzarea documentelor5.3.4 ltetrage versiunile perimatq ale documentelor SMC/SCIM

I

5"-l I'ersonalul mgujctt ol Orasuilui .Bicaz5,3.1 l:laboreazd proceduri qi alte do:urnente necesare functionarii SMC/SCII\45,3.2 Se asigurh cdutilizeazd doqum,:nte in vigoare5.3.3 Aplic[ preveclcrile procedui'ilol aplicabile domeniului propriu de activitz,te5.3.{ Irac propuneri de imbunat[{1ire a documentelor ce procedureazd activitdli proprii.

CONTROLUL DOCUMENTELOR

(r. l)llSCRlEltEA )'ROCEDURII

6.1 I,llaborare qi identificare documente interne, verificars $i laprobare(r.l.l. Necesarul dr documente se stabileEte pe parcursul proiectirrii" inrplerncntdrii" auclitiirii gi

inrbLrniitd{irii sistern rlui de control intern/managerial. controlulrclocurnentelor SCIM llincl urr proccscarc sic ef'ectueazd pe intreaga duratd de via{d a acestora. Necesarul dc docr.urcutc (proccduli.instrr"rctiuni de lucru)este evidentiat prin completarea formularr"rlr.ri cocl PS 0l/Fl ..Clalcnclal claborarc

ltroce cluri"6.1.2.'t'oate documerrtele SCIM elaboratela punctul 2. DOMENIU, sunt redactate'l'irnes New Roman I 2 sau 1 l, dupa caz.

in cadrul Orasului Ilicgr, Ei specificate in prczerrtir proccclurape.formatul de pagtna , tip z\4. portret / veclcrc. cLl caractcl'e

6.1.3.'l'oate documerrtele SCIM (PS, PO, instructir-rni" regularnenle" etc.) cuprincl :

a) o copertA pel sonalizatd, in care denumirea documentrrlui este inscrisir cLl caractcl'e ['irle s NcwI{crrrarrr 48 - 36 sub antetr.rl Orusului Bicaz gi specilicarea privind dreptr"rl ilc proprietate intclcctuirlaiasuprir documentuluj, in partea de jos a paginii de coperti;b) prinra pagina de con{inut a documentului in care este spepifrcat, conform modelulLri din Ancrir6:.ctlilia. reviziii, data elabordrii, nr. pagini, nr. exemplar, ins,:risg in tabloul de identiflcare clocunrcnt,pozi{ionat in antet;. Iirnclin, numele gi r emnatura persoanelor care elaboreazd, vr:rificd qi aproba. irr talrloul cornpctcn{clorclc claborarc/ veriflcr,re/ aprobare pozi{ionat in partea irrferioarh a paginii;

'.,Sitr-ra[ia ediliilor;;i a reviziilor in cadrul ediliilor procedurii operafionale" - pozilionat intrc tabloul dciclcntillcare al docun entului gi tabloul competenlelor.c) pagini cLlrente, ce con{in toate, in partea de sus a forn'ratul[ri (in antet), tabloul dc identillc:arc rarrvatcrrark "ORASUL B|CAZ " ;

(f ) anexe, dac[ cste cazul, elaborate in format 44, tip pcrrlret sau vcdere ;;i rrurnerotatc in orclincaclahonit'ii6.1,4, 'l'oatc documentele precizate la punctul ,,DOMENIU",lin proceclurd srrnt identilicate unic. clupircaz. pliu titlu, cod, edilie, revizie gi sunt datate Ei inregistrate dr-rpa aprobarea acestora ;;i inaintc clc a flclilirzatc.(r.1.5. Clodul unui docr:ment este o combinalie alfa-nr"rmericd strr4cturatd confirrrn algoritntului XX XXXX . irr carc:. primul grup de cflroctere reprezintd. codul compartimentullui care elaboreazd procc:dura. Pcntllrcorlilk:area cornparl imentelor din institutie se completeaza I.ista simbolurilor cornpartinrcntck:fbt'tnular cod PS 0l/F2, cu codificarea pe compartimente ccnvenita in cadnrl sedinteloi clc lucrLr alc('oruisici;. ul rloilea grup le cnrnctere reprezinta inilialele caracterislice tipului cle rkrcunrcnt ( ex: l)S,'l'oploceclurd de sistem/,rpera{ional[; F - fbrmular, LI - lista. etc.);. ol trilea grup de curactere reprezintd un numdr, care este numf,rul cle ordinc. in cazLrl clocurrrcntcltlrclc acelagi tip (PS, P(),etc);(r.f .6. La elaborarea documentelor organizatorice (ROI) gi a <locrlrnentclor tehnice (cdncl cstc ctzul)scrcspectit aceleagi reguli de redactat"e ca gi pentru proceduri. cu clif'erenla cd pc prima ltaginir rrrr cris;lalisla dc control a pagrnilor revizuite.6,1.7. Proccdurile cle control managerial. cdt Ei celelalte documente ale SCIM sunt elabor'atc pc sr:cliunisarr calritolc, confornt,,Confinutulului cadru al documcntelor ilncluse in S('lM" clctaliat irr Anexa 7

la prczcnta proceduri, .

(r.l.tl.'l'oate docume;ttele gi forrnularele asociate SCIM precun.l gi reviziile lor. se claborcazir srrb [1y1'11i;1

clc lrroiect (edi{ie I - elaborare inilialil revizie 0) qi se transnrit de catre elaborator Conrisici 5i lutLrrorlirnc{iilor implicate irr utilizarea lor pentru analizd.(r.1.9. lruncliile implicate formuleazd observa{ii in scris Ei le lransrnit C'l / conrpartimentLrlui cla['roratorpcntrlr analiza gi d,:terminare a fbrmei finale iniliale. in prin-ra eclilie, a docunrentclor ;i,/sair a

lirlrrtrrlurclor.(r.1.10. t)Lrpa stabilirca fbrmei flnale at clocurnentelor/ ibrnrularelor. elaboratorrrl/ Cl asigLrlir palcrrlgcreirctalrelor de verificare lavrzare gi aprotrare, de emitere Ei difuzare, dc modillcarc qi arhivarc.

Cod: PS 01

DOCUMENTELOR

6'l.ll. I:laborarea. codificarea,$i gestionarea controlatd a formularelor, anexe ale proccclurilrr. ;;rulilizatc pentl'Ll inrcgistlarea de ilate . este descrisd in proceclura de sistem,,(tontrolul inrcgistr:iri6l.".cod PS 02.6',1.12,'l'oate docutlentele gi ltirmrtlarele in original, asociate SCIM implemeltat. sunt gestiop.tc tlccltlt'c coorc'lotlatorii .le compartinlente/ procese descrise iar evidenla centralizrrtd a tutr"rpor clrcLrl.rcrrtcler..Iorttrularclor;;i reviziile acestora est() iutocmita. menlinr.rta gi gestionatd de c61re CL6.1.13. La claborarea 9i gestiott4rea documentelor prin tehnica informaticd sLu-lt respectatc Llrpriltolr'ctcccrinlc :

' gestiotrarea sub fortttd de figi:re a docurnentelor pe suport electronic;' pdstrarea formei documentul.ri original cu posibilitAil de reproducere;' ntultiplicarca pe hirtie 9i ldiftrzarea controlatd, multiplicarea executinclu-se numai in linrita listcitle clilirzare :

' elinrinarea / itrhivarea dooumentului iniliat atunci cind o copie trebuie inlocuitd;' asigurarca posibilitalii de regisire rapida a oricdrr,ri document ;

' ztsigurarea accesului dilieretrliat. prin intermediul sistemului de gestir-tne al fir;icrelor. lackrcttmetttc in l'unclic de autorizdtile gi responsabilitatile stabilite prin SCIM, 5iunu..,' rlcccs pclltrLl citire/scriere (reac / write) numai pt. funcliile cu responsabilitd{i in ntsrlilrcar.caclocumentclor:t ilcces trunrai pelltru citire (read - only) pentru celelalte categorii de utilizatori ;

' ilsrgtlrarea men{itreriilazi a stadiului reviziei (versiunii) documentelor.

6,2. lde ntificarc documcnte extcrnr)6,2,1. 'l'oatc docltmcntele de proverr en{d externd iqi pastreazd numele gi alte clate de identificirrc 1crrl.cdilic. rcvizie, etc. ) folosite db proprietarii externi emiten{i (furnizori, par{i interesate) gi sr-rrrtinrcgistratc la primirc, de cf,tre seclelariat (secretarA), in Condica de secretariar..(t,2,2. L)octtnrentelc de prrntcnignlti exlernit cu caracter iffinnativ vor fi identificatc i1 c'clr.rrll-rt'occsc'lor ciirl orgarrizalie lblosirtd nr-rmdrul de inregistrare unic sub care au fost inscrise in Conclica clesc:c rcI iln it[.6,2,3, Oricc rcfcrirc rrlterioard la aceste documente de provenien{d extemd vrL trebui si inclicc rrr-rrrritrrrlde in.c-gistrare unic sub care docr-unentul a intrat in orsanizatie .

6,2,1, [)trcunrentelc cle Trrovcnicnld externd, cu cqrircter clt: r'eglententare (legislatie Ei rrgrnlrlivc clcrcglctllclttare aplicatlile. autot'iza1ii. standarde. referenliale ldocumentalii t,:hpice etc.) sc i'scr.iLr i'..l,ista prevederilor legalc qi a altor cerinfe aplicabilc" PS 0l/F3 gi orice refbrire ulterioard l. accstcirva ittclica datele de iclentifjcare (nilne . cod, edilie, revizie ) folosite de emite.t / creator.6.2.5. I)ocutnentele de proveniert{ii t:xtem6. in original sau copii, sunt difuzirte de cdlre sccrctar, t.tPrin Corrclica de secrctariat. conf6rn.r destina{iilor stabilite cle cdtre Primar.

6..3. Distribuirea interni / externd :l documentelor6..3.1. -l'oatc

documctrtele pe suport hirtie, asociate SCIM, inclusiv cele dr proveliclfd extcrr*1. scdifvz'cazd in interioltrl organizalie,i pe bazd de ,,Lista de difuzare", cod PS 01,/F4 care este nrep!inLrtit lirzi' toate listele de dit'uzare liind p[strrrte intr-un dosar, fie imJrreund cu documr;ntul care o gepercazii. licscpul'ett.(r"l'2. Dil'uztlrea intcrnd a documentelor pe suport infonnatic se efectueazd el,:ctronic, prin inter.rrccliulsis;lctttelor de gestirrrte a fiqierelor t:xistente pe server Ei lblosind ca infrar;tructr-rrd de ce'rtrricuIicrctrcaua intrzlnet, documentele clifr-izate: pr.rtint fi accesate ir-r figierul ,,SCIM,,.6'3.3. [)iluz,area unor doculnente ['n exteriorul organiza1iei, cdtre clienli sau alte institulii, se p.utc lncc:llc clectronic prin intcnnediul figibrel,rr, fie pe suport imprimabil (hirtie).(r.3.,1. l.ista de difuzlre contine urnrdtrtarele informalii:' dcstinaliile dc difuzare * se menlioneazd pt. fiecare destina{ie in parte regimr.rl 4ilirzirrii(controlat. inlbrmatir') 9i suportul de difuzare (electronic, tipdribil), iar pentrr destinaliile clc clil.r:zurcpcrrtru care difuzarea se f-ace pe hii'tie se va menfiona qi numdrul copiei;

c()llselllllarea cvenintentelor dt: diluzare ;i a datelor la care au loc acest( a, cum ar 1j :

erniteri de noi documenle giisau emiteri de noi edilii ale aceluiagi docunrent;

I

lt

.l

ORASUL

BICAZ

Coa: PS Ot

GONTROLUL DOCUMEIITELOR EsJ_ :1"Pag.: 6 / 8

. retragerea e,litriilor perimate, scoateri din uz (retrageri) ale documentelor. in

".ObservaIii";. moclificarea destinaliilor de difuzare gi/sau schimbarea localiei cle diluzare, in

..Observa!ii".6.3.5. Documentele SCIM se difuzeazd cu toate formularele anexe 9i sunt disponibile

cornoartimcntele unde sunt necesare datele/informaliile pe care le cr-rprilicl, fiirrcl lizibilc

coloarrir

coloanzr

la toateqi Ll;;0r

accesibile personalul ui interesat(r.3.6. l.a clifuzarea rrnei noi revizii a docnmentului. copia controlatd a revizici perirnata. catc t.ttt Iliticstc i1 vigoare, este retras6, distrus[ qi inlocuitd cu noua revizie a documentului cle catre clcstit'tattirttl

noii rcvizii6,3.7, Listele de diluzare tipdrite qi/sau electronice se actualizdazd la fiecarc evenimenl cic clilirzare.

ip;tiin(area tuturor destilatarilor despre difuzare gi stringerez, sepndtut"ilor dc luare la ctlno$tinla frirrcl

clectuatd cle cdtre I'C pentru documentele SCIM, respectiv coordonatorii compartimcntclor care le

genercazl, pentru rel;tul .

(r.3.8. Copiile difuzate cu

cLr inscriplia,,lnforn tativ"distlr"rg.(r.3.9. Difuzdrile e;<terne,

inlcsistrare unic in (londica

scop informativ, fbrd obligalia de a. difuza reviziile ulterioare. se eviclenliazd

pe lista de difuzare qi pe prima pal;inh1 a documentttlui. nu sc rctrag ;i rttt sc

indiferent de suport (electronic, hfirtie) se iurcgistreaz.ii cu tttttniir cle

de secretariat Ei sunt inso{ite de note / adrese de transmitere ( pe hil'tic sau

pflr1 e""lnall). l

6.3.10. Orice referire ulterioard la aceste difuzari externe efcictllate trebr"ric sa indicc tltttn.irLtl cle

inr.cgistrare unic sub care acesta a ieEit din entitate, inscris in (lonilica de secretariat

6.3.i1. Responsabilji cu difuzarea externd a documentelor au obligalia sa obtrina cle la destina[iilc cle

dilirzarc copflrrndri ( e-mail. telefon. lax sar.r pe hirtie ) de prirnirela documentelor.

G,3.12. Sistemul de inregistrare in Condica de secretariat c,upriinde: numdr alocat. data irrrcgistririi.purldr.ul qi data documentului, provenienla, descrierea pe sc:utl;a confinutultti, destirtatarul irltct'n sau

cxtern (compartimerrtul), data expedierii Ei semndtura . l

(r..1. (lontrolul modilic[rilor documentelor si ale datelor6,4.1, Procesul de clntrol al documentelor SCIM este un proces care se efecttrcazi pe intrcaga clurata de

viatd a acestora qi prin derularea programului anual de audit intern. sc veril'tcit perioclic claca

clgcunrcltele si fbrnrularele utilizate gi accesibile in f-recare r:omtpartiment. rcl]rezintir Lrltirnelc e,clilii in

vigtralc ale acestora6,4.2. Irunclia de control a documentelor se materializeazd prin intocmirea gi rnentinerca la zi a

rrrnritoarelor:a)lr)c)d)

Lista de drfuzare a documentelor;Lista de r:ontrol a paginilor revizuite;Lista documentelor in vigoare[-ista pre';ederilor legale gi a altor cerinle aplicabil,:.

]

(r.4.3. Necesitatea nrodificlrii unui document poate apdrea ca rezultat direct al unei cerinlc ve ttitc tlircct

clc la orice funclie din cadrul Orasului Bicaz sau indirect, 0a urntare a: urocliflcirrilor lcgislatir"c.

nroclilicdri ale procesului de realizarc produs, constatarilo.: lal audituri intcrne/ extcrttc. analize de

lniuragcnlent. etc.

6.1.4.1)ocumentele asociate SCIM sunt emise inilial in edilit: l/lrevizie 0 iar clupir utl Irrtmiir tle tnax. -5

revizii in cadrul aceleiasi editii sau cind se schimb[ radical structura accstttia se trece la o Ittlttri cclilrc cu

re vizia 0.(r.,1.5. Moclifrc[rile rurvenite sunt evidenliate prinruncle cste posibil, o scurtd descriere a modif-rcdrii

runcle clocumente).6.4,6. Documente se'revizuiesc integral cu excep{ia anexelor saula lorntularelor asociate ttltci proceclLtri.

la carc revizia se lace doar pe acel clocutnent qi tru pe intreaga procedtrrd.

6.1.7. 'l-oate ecliliile / reviziile documentelor generate iutern primresc aceleaEi aprobiri ca qi cclc iniliale.

stlcliul editiilor/ revrziilor in vigoare tiind identiticat prin,,Lir;tzt de control a paginilor revizLritc" inclLrsa

l

creqterea numErului revizici i editiei pe clocurncut pi.

(in t-ista rle i:ontrol a paginilor' revizuitc. irtclusa in

II

I

I

I

t_

t[=

il

rl

tr-FIOLUL DOCUMENTELOR Ed.: 1

--- - lley', 97t8

itt dtrcttt-l-tctlt- 9i prin men{inerea la::iaunei .,Lista documentelorin vigoarr:,,, cocl ps 0l/F-5 cilt.c }x)atcll consLrltata dc utilizatori pC.6'4'8' in cazul inlocuirii versiunilor documentelor pe supol't informati,:, retragcrca sc lircc

'r'st-tPrascrict'ea li;ierultri conlininil ve,chea velsiune cu figierul con{inind noua ,rersiune,6'4'9' I-a retraget'ca defirtitivd ia documentelor pe suport infbrmatic, figierul este qters, opcraliile cle:supt'ascriet'e / qtergere a figierelbr avind loc la sursa de difuzare (locul de difirzare).6'4' 10' llvenimerltul de retra$ere este consemnat de cdtre funclia re:iponsabild cr gcstiorar.cadoct'ttncntulLri in lista de dil'Lrzarre a documentului care asigurd astfel ingtiinlr,rea Ei sem'arca rlc luar.c lucLrno;;tirtfit de cdtre to{i destinatahii cle dilirzare intemi .ur. u1-, regimul de clifirzare controlat.6'4'l l' Copiile colltrolale difuzdrte tn afara Primariei" care nu rnai sunt valalrile, sunt retrase \ii (list.rscde catrc l-rtlscsori. otlligativitatea retragerea clocumentelor iegite din r-rz gi a distrugerii lor arlucinclu-sc lircLttrtrgtittla posesorttlui extern prin a,lresa de insolire a clocumentelor actualiztte decatre clistribuit.r..6'1'12' l)cliniitorii de copii controlate care alr lbst depreciate prin utilizare,clriar dacd mai sunt valabilc"lc rctrag ;i le inlocuiesc cu exernplar.e noi, lizibile.(r'4' 13' Docunrelitcle scoase din uz.^ pdstrate din diferite motive, se rnscrip{ioneazir vizibil c."l'lrRIMAl-"' iar clocutnentele;in fbrmat electronic se ciistrug prin qtergere fdrd posibilitatca tlcI'cstirU l'ilrc.6'4'14"l'oitte docutnentele gi 4ctivitalile care le-au genefat, care nll respectd prevederilc

'r.czcrtciplOccduri. se trateaza ca neconlblrrnirati.

6.5. Piistrarea qi arhivare:r cldcurnentelor controlate6'5'l' 'l-oate exemJtlarele originale ale documentelor gi fon:nularelor asocirrte SCIM gencrate i'tcr.r.silllt Pastrate ;;i arhivate in cadrtll cc'mpafiimentelor emitente in condilii care s6 previ'6 distrugcrca l.r.pr'tlt :

' Ibc. inundalic. varia{ii de iterrperatr-rra / umiditate in zona de pdstrare ;. lirrt. pierderc, detcriorare iinte n{ionata ;. acliunea inse ctelor. rozdt0arelor.6'5'2' I)octtmcntelc 9i datele perirnzLte sunt retrase din punctele de utilizare de cdtre elab'ratrri. car.casigLrr'i arltivarea / clistrugerea acestora. confbrm prevederilor legislaliei aplicabile, in vigoarc.6'5'3' l)()cllmentele originale iegrite ,Iin uz sunt inscriplionate cu men{iunea ,,ANULAT,,, ocl puli' pc1'r'i'ra pagina. sunt clatate. semnate gi pdstrate pe o perioadd de 3 ani .

!'5"1' Pctrtt't-t a Ii uqor accesibile gi plotejate cll cleteriorari qi pierderi, documerrtele distribuirc l. l.cLrrilccic r.ul.ltcii sc vor prote.jeaza cu fbtrie !.ansparenta.6'5'5' I)ocumentele in vigoare sltllt F,dstrate in format electronic, atat in calcutator cit gi pe sup,r.t lizic.in 2 copii clitl care o copie la Printar ;i o copie la coordonatorul pentru implem lntarea SCIM.6'5'6' Doclttrlentelt,tu|r,pastrate/arl ivate pe perioade stabilite prin legisla{iir in vigoare a'licirbil.. i'tiuiclie de intereselc tehnico - ieconomi.. gi .o-"rciale ale organizaliei precunr gi de percvcclcr.ilclcgalc in d()nleniul atlrninistratici locrrle.6'5'7' Pcntru arhivarea docunrerrtelc,r gi formularelor in format electronic, gener.ate inte'r / cxtcr..ctltttittcerea Primarici a stabilit prioceduri proprii care asiguril acoperirea nevoilor de eviclenfa,.cccs luin1'rnralic 9i de protc"c[ie ilrlpotriiva,rricaiei pierderi datJrate unor disfuncfiorralita{i ale sislcmrrlur surrunol erori de Lrtilizar.c:6"5'8' Practicile intertle de pdstrari gi arhivare a documentelor in format electrc,nic asigurd integr.itatca 1iscr:ut'italca docutnente lor arhivateidar si supraviefuirea tehnic?i qi inforrnalionali, i1 timp prin:I Lrtiliza.ea a ccl p.tin 2 medii de stocare ( suport fizic)diferite ;' loca[ii de depozitare diferiie ale'rediilor dcstocare utirizate;r salvare pcriodicd' pe noi suporturi frzice, a documentelor in format elecironic pdstrate / arhiv.tc.

6.6. (irafic de circuit al documentr:lor6'6'l Gralicul de circttit al docurnbnte:lor, cod PS 01/F6, are rolul de a reglern:nta modul de gestir',r.cal '-Jocutlcntelor cle tip inregistrareielaborate in cadrul structurilor din organizatLe.6'6'2 (iraflcul de circulatie al docrrmentelor este elaborat de catre fiecar.e Sef de structur. sa'resPonsabil de activitate, aceiasi persc,ana care are responsabilitati in elaborarerr procedurilor la,-,ivcl clc

ORASUL

BIOAZ

PS 01

CONTROLUL DOCUME NT|ELOR8/8

coltlp. /birou/servicirr. O data elaborat Grafrcul este adus la cuno$tiinta persoatrelor din caclrul strlrcturii

;te bara de Lista de cjifuzare6.(r.3 Graficul este nrodif-rcat de catre elaboratorul initial ori de cate ori apar nrodilicari in circttitul rrtrui

rlocurrtcnt.6.6,4 Graficele sunt elaborate in doua exemplare, unul este lrirniis catre PC iar uuul este incloslLriat cle

catrc claborator la njvelul comp/biroului.(r.(r.5. Graficele de circuit al documentelor se completeaza ast;'el: l

a) NR crl - numar dt'ordine atribuit formularuluib) t)e rrumirea ad litt,:ram a formularului care se intocmeqte

- colllLlne - documerrte intocmite in cadrul comp./biroului/servicitului in format electronic satt pc sLlpt)rt

clc hartie.- tipizat - docltmentt'reglementate prin acte legislative: l

- OrdinLrl MliF nr. 35 1212008 privind documentele financiar'-contabile

- OUG 3412(t06 cu modificarile si completarile ulteriolre ]

c) NIt ex. - se completeaza cu cifre si reprezinta numarul lde exemplare irr carc se itltocnlcste

clocunrentuld) De catre cine se semneaza

- intocmit : se comPleteaza ctr

cousil ier, ref'erent, et.c)

fglctia persoanei cae ihtocmeste d6cumentul (cx. ccotlolllls..

- aprobzit: se completeaza cu lunctiileCunlabil e1c)

care aprobrt docuntentul (cc. Primatr. Sccrctar. Sei'

c) l)estinatar (se trir'rite la..)- intern: - s,: mentioneaza nr de exemplare si comp./bi1'or.rlui/sau scrviciului ltnde cste trinris

ckrcumentul) (ex. 1 t:x, Secretar, I ex Serviciul Financiar - Contabilitate, etc)

- extern - se compleleazacunumele destinatarului - instillutie, entitate alta decat Primoriu (er..1

cx. ConsiliLt Judetean, I ex. Trezorerie, etc).

l) pcr.ioclicitatea iplocmirii formulamlui - se noteaza fiecventa cll care se completeelza clocttttlctttttl

lespectiv (ex. lunar, zilnic, trimestrial, ori de cate ori este nevlie,letc)g) Dc cdtre cine s, cand se arhiveaza - se completeaza cu functia responsabila pcntru arllivare si

irclioada la care se arhiveaza documentul

7. lrvrDENTE $I iNRBCISTRARI7 .1. Lista de difuzare.7.2. Lista documeutelor in vigoare.7.3. Registrul de intrdri - ieqiri coresponden{d.7.4. Lista prevederilor legale qi a altor cerinle aplicabile.7.5. Grafic de cir cuit documente7.6, Calendarelaborareprocedtlri7.7. Listasimboluri compartimente

It. ANEXEtl.l. Anexa 1 - C;rlendar elaborare proceduri, cod PS 01/F t i

8.2. Anexa 2 - Ltsta simbolurilor compartimentelor" cod PS 0llF2tt.3. Anexa 3 - Lrsta prevederilor legale gi alte cerinle aplit:abifle, cod PS 0l/F3tl."l. Anexa 4 - Lrsta de difuzare, cod PS 0l/F4 I

tt.s. Anexa 5 - Lrsta documentelor in vigoare, cod PS 01/I'5tl.(r. Anexa 6 - Formatul de pagina tip pentru redactarea docuthentelor8.7. Anexa 7 - Conlinutul cadru al documentelor incluse in SCIMtt.{J. Anexa 8 - Crafic de circuit al documentelor in cadrul ......1.'......'., cod

9. I)IF'UZARE

Ploccclura este pusi la dispozilia utilizatorilor de I{MC/CI pe sttport infbrmatic qi pe.suport

irrregistrdlile generate de aceastd activitate se pdstreazialarhiveazia confortn cerinfclorirrpicrlentat. -

l

0l/F6

SMC'/SCIM