PRIMARIAMUNICIP IULUIPIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitdti i Cod: PS - 4.2.3Editia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Paqina 1 /10

PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR

Emi ten t : SMI

F r l v t rProcedura de sistem

CONTROLUL DOCUMENTELOR

ElaboratRC:

lrina loana Gheorohicd,'{ t

W)//

AvizatRMC:

Viceprimar,Ana Mondanllr14

AprobatPRIMAR:

GHEORGHE ITEFAN

" , r ' / / Y

ky+--..{

Prezentul document a fost aprobat la datd de 01.09.2009 9i este proprietatea Primdriei Municipiului Piatra Neamt.Este interzisd multiplicarea 9i transmiterea documentului firi acordul elaboratorului. copiile fiind controlate 9inumerotate.

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Cal i td l i i " Cod: PS - 4.2.3Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Pagina 2110

PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR

Emi ten t . SMI

Cuprins

1. SCOP SI DOMENIU DE APLICARE,........

2. DOCIJMENTE DE REFERINTA

3. TERMENI , DEFtNrTtt $r PRESCURTART

4. SCHEMA PROCESULUI DE CONTROL AL DOCUMENTELOR.

5. DESCRIEREA ACTIVITATII......

6, RESPO NSABILITATI ......

7. CONTROLUL iruneOtSrn,{ RILOR

8. ANEXE

3

3

Pag

3

4

5

9

9

1 0

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calit i l i i Cod: PS - 4.2.3Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Pagina 3 /10

PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR

Emi ten t : SMI

1. SCOP $t DOMENTU DE APLTCARE1.1 .Scop

Scopul prezentei proceduri este de a stabil i modul de menlinere sub control adocumentelor interne ale SMC astfel incdt sd se asigure documentatie aplicabild in toatepunctele de uti l izare 9i sd fie evitatd uti l izarea celei perimate.

1.2. Domeniu de apl icare

proceduri, f ige de proces).

distribuliei, actualizdrii gi arhivdrii.

2. DOCUMENTE DE REFERINTA2.1. MC-PM-PN-O1 - Manualul Cal i td l i i a l Pr imir ie i Mun. Piatra Neamt2.2. SR EN ISO 9001 :2008 - Sisteme de managementul cal i t i l i i . Cer inte.2.3. SR-EN ISO 9000 : 2006 - Sisteme de managemeri tu l cal i t i l i i . Pr incipi i fundamentale s i

vocabular.

3. TERMENI , DEFINITII SI PRESCURTARI3.1. Termeni i ut i l izat i 9 i def in i rea acestora sunt conform cu SR EN ISO 9000:2006, 9iManualul Cal i td{ i i - MC-PM-PN-01.

3.2. PRESCURTARIP - Pr imarVP- ViceprimarRC - Responsabil CalitateRM- Reprezentantul ManagementuluiPS - Procedurd de SistemPO - Procedurd operationaldPM-PN - Pr imdria Municipiului Piatra NeamtSMC - Sistem de Management al Calitali ilT - Tehnologia lnformatiei , "ROF - Regulament de Organizare gi FunctionareROI - Regulament de Organizare InterioardHCL - Hot i r6re a Consi l iu lu i LocalD - DirectorMO - Monitorul Oficial

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitali i God: PS - 4.2.3Editia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Pagina 4 /10

PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR

Emi ten t : SMI

1.a. ldentif icareadocumentelornecesare

2.a.Elaborareadocumentului

4 . SCHEMA PROCESULUI DE CONTROL ALA. DOCUMENTE INTERNE

DOCUMENTELORB. DOCUMENTE EXTERNE

informatiiinterne'--_-_-----------

proiecte dedocumente

Accesdocumente

modif icat

informatiiexterne

1 . b. ldentif icareadocumentr-lluinecesare

2b.Procurareadocumentului extern

3b.Distr ibuirea sauasigurarea accesuluipersoaneldr interesate

4b.Actualizarea/procurarea noiloreditii

Acces ladocumente_r1oi-______)

DA

DocumentAprobat

4a.Mult ipl icare gidifuzare

Util izare do

cerinle demodificare-------..---.---

5a.Modif icareadocumentelor (2.a)

documentmodificat

6a.Anal izd giaprobaremodif icdr i i (3.a.)

document--1

Aprobat

Ta.Difuzareamodificdrii siretragereadocumenteloranulate (4.a.)

Util izareDocumente

-----_.--._----.

Modif icate

Ba.Pdstrareaarhivei

Arhiva

i t t i ' ;r i ' ; i1ri:

N PRTMARTAWryry MUNrcrPruLUr\ * /\@&/ PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Cal i td l i i - Cod: PS - 4.2.3Editia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar :Data : 01.09.2009Pagina 5 /10

PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOGUMENTELOR

Emi ten t : SMI

5. DESCRIEREA ACTIVITATII5.1 .Controlul documentelor interne5.1.1. ldent i f icarea documentelor interneDocumentele care constituie specificati i gi sunt t inute sub control in SMC sunt l istate inAnexele 1 si 2la prezenta procedurd, impreund cu edil i i le si revizii le in vigoare. Lista cuprindedocumente interne aferente SMC (MC, proceduri, instructiuni), si documente externe(standarde, legi, normative, instructiuni, prevederi legale 9i alte cerinte reglementare,documente ale clienti lor).Documentele care constituie Tnregistrir i alebuletine, planificdri, registre, etc.) sunt t inuteinregistrdri lor". ; yDocumentele interne ale SMC sunt codificate dupd cum urmeazi :

caliti{ii (comenzi, contracte, certificate, rapoarte,sub control prin procedura PS-4.2.4. - "Controlul

- Proceduri de Sistem cu XYZ nr. cerinfei din standardul de referintd- Proceduri operationale cu XYZ nr. cerintei din standardul de referintd

sistem/operationald XYZ, cu numirul mn incepAnd cu 01

serviciului/compartimentului gi numirul mn incepdnd cu 01

ldentif icarea documentelor se face prin : \- denumire-cod ;- edil ie, revizie, datd ; I - date cuprinse in antetul f iecirui document- exemplar, pagina, numir total de pagini ;J

Necesitatea elabordrii de noi documente poate apare :- la aparit ia de noi activitdti sau cerinte- urmare a actiunilor corective solicitdnd documente noi- urmare a reviziei sistemului de management calitate sau docufrrentelcir acestuia- urmare a formuldrilor de polit icd sau obiective noi- la aparit ia de noi documente externe uti l izabile Tn sistem

5.1 .2. Elaborarea documentelor interneDocumentele sunt elaborate de func{ii le nominalizate conform responsabil itdli lor de lapunctul 6 si cu matricea responsabil it i t i lor de la punctul 5.3.1. Documentele se editeazdavdnd elementele de identif icare in antet.De reguld documentele 9i modificdrile acestora sunt elaborate in sjstem informatic prin gri jaRC (si compartimentelor elaboratoare), accesul la completarea sau modificarea acestora fi indasigurat in regim controlat prin < parola <.5.1.3. Analiza, aprobarea documentelor interneDocumentele sunt analizate de functi i le stabil ite conform capitolului 6 si punctului 5.3.1. siaprobate de citre conducdtorul departamentului inainte de emitere, pentru a se confirmaadecvarea lor si pentru precizarea autoritdti i si legalitdti i lor.Documentele sunt reanalizate si reaprobate sub aspectul verif icdri i adecvarii acestora la 3 ani,de obicei inaintea auditului de recertif icare. ; r ' .

5.1.4. Di fuzarea documentelor interneEdil i i le in vigoare ale documentelor aplicabile sunt disponibile compartimentelor care le aplicdsi sunt pdstrate in stare de integritate si l izibil i tate. Documentele sunt disponibile tuturor

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitali i Cod: PS - 4.2.3Edi t ia : 2Rev i z i a :0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Pagina 6 /10

PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR

Emi ten t : SMI

compartjmentelor in format electronic, in relea in format 'read only'. Fiecaie responsabil degestionare a documentelor pe suport informatic are stabil itd parola de acces in programele pecare le uti l izeazd, cu scopul elimindrii r iscului de a se opera modificdri de citre persoaneneavenite.Exemplarul original al f iecdrui document SMC este pdstrat la coordonatorii departamenteloremitente ale aparatului de specialitate al Primarului.Multiplicarea documentelor (format PDF) poate fi efectuatd de citre toti cei interesali f ird aavea insi posibil i tatea de a interveni asupra continutului sau formei documentului.Documentele SMC pot f i difuzate in doui categorii de copii:

a) in REGIM CONTROLAT - pentru copii le t inute sub control '9i care sunt actualizatepermanent (acestea au numir de exemplar);

b) in REGIM INFORMATIV - pentru copii le netinute sub control gi care suntvalabile numai la data difuzdrii. Aceste copii sunt difuzate in scopuripromo{ionale, de informare, de ofertare etc. gi nu se actualizeazd.

Formularele sunt difuzate odatd cu documentele prin care sunt introduse.

5.1.5. Modif icarea documentelor interne yModificd'ri le documentelor se pot efectua prin revizii si actualiziri periodice la aparit ia demodificdri in polit ici, obiective, activit i{ i efectuate, in standarde de referinti sau in legislatie,actiuni corective gi preventive ca urmare a la neconformitdli identif icate/potentiale, cerinteale c l ient i lor , propuner i a le salar ia l i lor .Pentru modificarea documentelor trebuie respectati urmdtorii pagi :

- stabil irea necesitit i i modificdrii ;- analiza oportunitd{ii modificdrii si acceptarea de citre RC ;- efectuarea modificdrii in cuprinsul documentului ;- semndturi de elaborare, verif icare(analizd) gi aprobare;

Persoanele care pot solicita modificiri sunt atdt elaboratorii cAt 9i uti l izatori i documentelorrespective.

Modificiri le se identif ici prin:- modificarea nr. de revizie a documentului- modificarea edil iei (cregte cu o unitate) care se va consemna pe toate

pagini le;- cohsefirnarea modificdrii in "lndicatorul revizii lor": "- schimbarea caracterului de tipdrire din new roman in italic, pentru textul modificat.

Proprietari i de procese detin documentalia in format electronic editabil accesibil pe bazd deparold, avind astfel posibil i tatea de a modifica forma sau conlinutul documentelor proprii, cuaorobarea RC.Modificdrile documentelor sunt mentionate in "lndicatorul revizii lor ", formular codPS-4.2.3.-F-03, anexi obligatorie a fiecirui document.

- Un document elaborat pentru prima datd are editia 1 gi revizia 0;- In cazul in care se constati necesitatea operdrii unor modificdri in textul unui

document redactat, acesta genereazd o noud revizie a respectivului document(1 ,2 ,3 . . . ) ,

- Pot f i operate 5 revizii ale unui document (1,2,3,4,5) cu men{inerea aceleiagi edil i i- Dacd o revizie implicd modificarea a mai mult de 25% din con{inutul documentului

atunci se trece direct la edi{ia imediat urmdtoare(ex.: de la ed.1 rev.0 la ed. 2 rev.O )

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitali i Cod: PS - 4.2.3Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Pagina 7 /10

PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR

Emi ten t . SMI

- Dupi revizia 5 a documentului se trece la urmitoarea editie (2,3,4...)

5.1.6. Analiza 9i aprobarea modificiri lor la documentele interneModificdrile documentelor sunt elaborate, analizate conform responsabil itdti lor de la punctul5 .3 .1 .g i cap i to lu l 6 . g i aprobate de RC, ina in tedeemi te res i d i fuzare .

5.1 .7 . Difuzarea m od if icdri lor s i retragerea documentelor neval"dll"Difuzarea modificdrilor se face dupd aceeasi procedura ca gi documentele init iale.Documentele modificate sunt pdstrate de destinatari in stare de integritate si l izibil i tate(dosare, biblioraft).Documentele nevalabile sunt prompt retrase din toate punctele de uti l izare odatd cu difuzareadocumentelor care le inlocuiesc sau le modifici, prin gri ja RC sau persoanei care difuzeazdmodificdrile.Toate copii le unui document anulat se distrug pentru a se evita uti l izarea accidentald aacestora.5.1 .8. Pdstrarea arhiveiOriginalele documentelor reeditate 9i modificdrile succesive ale acestora sunt pdstrate inarhivd de cdtre responsabil i i de procese.Fiecare document original anulat, pdstrat pentru istorie, are menlionat pe copertd "ANULAT" sieste pdstrat separat de documentele aplicabile in vigoare, pentru a nu fi uti l izat din gregeald.5.2.Controlul documentelor externe

5.2.1. ldent i f icarea documentelor externe iDocumentele externe sunt :

(1) Legis la{ ia SSM(2) Standarde care vizeazd managementul integrat(3) Normative, instructiuni gi legislalie specificd fiecdrei activitd{i desfdgurate(4) Corespondenta primitd de la clienti/cetdteni, furnizori gi alte categorii de colaboratori(5) Altele elaborate 9i aprobate de autoritdti externe.

5.2.2. Procurarea documentelor externeProcurarea documentelor externe de la punctele se face prin gri ja funcli i lor care le uti l izeazdsau raspund de procurarea acestora conform responsabil itd{i lor de la capitolul 6 si punctul5.3.2. d in prezenta procedurd.

5.2.3. Distribuirea gi accesul la documentele externeFiecare directie/serviciu/compartiment gestioneazd gi arhiveazd legislalia aferentd activitdti lordesfdgurate.Documentele externe pot f i distribuite controlat sub formd de xerocopii, sau dupd caz pesuport informatic (program (LEGIS < actualizat periodic) ta compartirirentele care le utilizeazdin mod frecvent sau pot f i puse la dispozitie pentru uti l izare la compartimentele care leutilizeazd mai rar. Detaliile sunt prezentate in matricea 5.3.2.La cerere uti l izatori i pot primi pentru folosire xerocopii ale unor documente externe uti l izatefrecvent in activitdti le com partimentelor proprii.Corespondenla este tinutd sub control prin biroul <Registraturd generald > 9i birourile deregistraturd aferente fiecdrei direcli i .Circuitul corespondenlei este prezentat in PO4.2.-02 <Registraturd Circuituldocumentelor >

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitdli i Cod: PS - 4.2.3E d i U a : 2Revizia:0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Pagina 8 /10

PROCEDURA DE S]STEM f

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Emi ten t : SMI

5.2.4. Actualizarea documentelor externeFunctii le responsabile conform capitolului 6 si punctului 5.3.2. urmdresc aparit ia noilor editi i9i modificarea documentelor externe aplicabile si asigurarea procurerii 9i disponibil i teti i pentrucompartimentele care le folosesc conform pct. 5.2.2. si 5.2.3. pocumentali i le pe suportinformatic se actualizeazi periodic, prin contractul de uti l izare, prin gri ja biroului lT.Documentele externe nevalabile pdstrate in scopurijuridice sau pentru pdstrarea cunogtintelorse pestreazi separat de documentele valabile.Celelalte documente externe nevalabile sunt distruse la expirare.

5.3. Matricea responsabil it i{ i lor de controlul documentelor

5.3.1. Matricea responsabil it i t i lor pentru controlul documentelor"interne

Tipul dedocument

ldent.necesar

doc.Elaborator Analizi Aprobare Gestionare

or ig inal

Difuzare lauti l izatori

(d isp.)MC P/RC RC RMC P RC RC

Proceduride sistem

calitate

P/RC RC RMC P RC RC

Proceduriopera! ionale

calitate

RC RC RMC P RC RC

Instruc{iunide lucru

Proprietariide proces

Proprietarii deDroces

RC Proprietarulde proces

Proprietarulde proces

Proprietarulde oroces

ROF, ROI RC+ RU ResurseUmane

RC Consil iulLocal (HCL)

ResurseUmane

ResurseUmane

Proceduride lucru,Fige deDroces

Proprietariide proces

Proprietarii deproces

RC+Proprietariide proces

Proprietarulde proces

i

Proprietarul

"

o" or:""tProprietarulde proces

5.3.2. Matr icea sab i l i or oentru con ro ul documentelor externe

T ipu l dedocument

ldentif icare Procurare Gestionareor ig inal

DistribuIiesau

asigurareacGes

Urmdrireamodificiri i

saureeditir i i

Standarde calitate RC RC RC RC RCStandarde tehnice

si soecif icat i iD D D D n

Legislat i i apl icabi le Proprietariide proces

ProgramLEGIS+ MO

Proprietariide proces

Proprietari ideproces+ LEGIS

Proprietari ideproces

li

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calit if i i Cod: PS - 4.2.3Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Datd : 01.09.2009Pagina 9 /10

PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR

Emi ten t : SMI

6. RESPONSABILITATI f .

o.r. Fii;"'J ' '!

-Aprobd MC- PM-PN-01, procedurile de sistem 9i procedurile operationale.6.2. RMC- Avizeazd MC-PM-PN-01, procedurile de sistem, procedurile operationale, instrucliunile delucru 9i modificdrile acestora.6.3. RC- ldentif icd necesarul de proceduri de sistem- ldentif ica necesitatea procurdrii standardelor specifice- Elaboreazd si difuzeazd MC-PM-PN-O1, procedurile de sistem, procedurile operationale gimodificiri le acestora- Retrage documentele inlocuite sau anulate-Analizeazd oportunitdti le includerii in sistem a documentelor noi sau a modificdrilor de

documente.- Coordoneazd activitatea de revizuire a procedurilor, instructiunilor 9i formularelor

apl icabi le Pr imdriei .- Asigurd informarea prompti a uti l izatori lor, prin intermediul relelei intranet, asupra tuturor

modificdrilor survenite ca urmare a revizuiri i documentafiei.- Elaboreazd gi gestioneazd lista documentelor (interne gi externe) in vigoare la nivelulorganizaliei.- Pdstreazd originalele gi arhiva SMC, proceduri de sistem, proceduri operalionale si f ige de

oroces- Verif icd prin audituri interne modul in care este aplicatd prezenta procedurd6.4. Funcfi i responsabile de controlul documentelor externe (directori/gefi serviciu/birou /compartiment)- Indentif icd documentele externe necesare- Se ocupd de procurarea lor- Pdstreazd originalele documentelor externe-Difuzeazd sau lin la dispozitie pentru consultare aceste documente- Urmdresc modificiri le gi procurd noile editi i6.5. Proprietari i de proces (Directori, gefi serviciu /birou /compartiment)- Gestioneazi documentele aplicabile compartimentului conform prezentei proceduri- Elaboreazd gi gestioneaza lista documentelor in vigoare.- Asigurd interfata compartimentului cu RC , ..- intocmesc Ai mentin l ista documentelor aplicabile in derviciu /birou /compdrtiment- Asigurd cunoagterea, accesul, inlelegerea, acceptarea 9i respectarea documentelor SMCapl icabi le in compart iment de ci t re personalul d in subordine.- Asigurd tinerea sub control a documentelor SMC aplicabile compartimentului in conformitatecu prezenta procedurd

7. CONTROLUL iTNECISTRARILOR

inregistrarea Cod formular Completeazi Locul depdstrare Durata

7.1. Lista documentelort inute sub control

FormularelePS-4.2.3.-F-01PS-4.2.3.-F-02

RC/elaborator

RC/comp.elaborator

5 ani

7.2. Indicatorul revizi i lorPS-4.2.3.-F-03

RC/elaborator

RC/compelaborator

5 ani

PRIMARIAMUNICIPIULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Cal i ta l i i Cod: PS - 4.2.3Edit ia: 2Revizia: 0Nr. Exemplar:Dat i : 01.09.2009Pag ina 10 /10

PROCEDURA DE SISTEMCONTROLUL DOCUMENTELOR

Emi ten t : SMI

7 .3 ./retr

Lista de difuzarere documente PS-4.2.3. -F-04

8. ANEXE8.1. Anexa 1 - Formular PS-4.2.3.-F-01 -8.2. Anexa 2 - Formular PS-4.2.3.-F-02 -8.3. Anexa 3 - Formular PS-4.2.3.-F-03 -8.4. Anexa 4 - Formular PS-4.2.3.-F-04 -

Lista documentelor interne tinute sub controlLista documentelor externe tinute sub controllndicatorul reviaii lor ' "Lista de difuzare / retragere documente

N PRIMARIAM" ' 'N

MUNICIP IULUI.h t PTATRANEAMTw

Sistemul de Management al Calitd{i iCod: PS-4.2.3.-F-03Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1

IN DICATORUL REVIZIILOR

Emitent : SMI

Denumirea documentului : Procedura de sistem - Controlul documentelor

Nr .crt.

Ed/Rev/Data Continut sumar sauidentificare

Elaborat VerificatAnalizat Aprobat

4I

2

Ed 1/Rev 010.12.2005

Ed.2l Rev.001 .09 .2009

Elaborare PS-O1 in Ed.1.Rev.0

Actualizare giimbundti{ire conlinut.Modif icare cod:PS- 4.2.4.

RC

RC

RM

RM

P

P

, , ' . , : ' , , i .

NN PR|MAR|Aryry MUNrcrPruLUl.W PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitd(i i Cod: PS-4.2.3.-F-04Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1

LISTA DE DIFUZARE/ RETRAGEREDOCUMENTE

Emitent . SMI

LISTA DE DIFUZARE/RETRAGERE DOCUMENTE

Documentul . . . .Edit ia .. . .rn"uir i". .

"""cod

Compart imentu l

Pr imi t Retras

Nr.

ex.Data Nume Semniturd

Nr.

ex.Data Nume Semndturd

Elaborat Aprobat

NN PR|MAR|AW-ry MUNtctPluLul@ PTATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitali i Cod: PS-4.2.3.-F-02Edit ia: 2Revizia: 0Data : 01.09.2009Pagina 1 /1

LISTA DOCUMENTELOR EXTERNE TINUTESUB CONTROL

Emi ten t : SMI

Nr.Crt.

DENUMIRE DOCUMENT coD

1 Sn EN tSO 9001:2008- Sisteme de managementul cal i tat i i . Cer inte.

z SR Etr l ISO 9000 : 2001 - Sisteme de managementul cal i tat i i . Pr incipi ifundamentale si vocabular.

J Sn f ru ISO '19001:2003 - Ghid pentru auditarea sistemului demanaqement al calitatii si/sau de mediu

46

o-7I

Bo

101112I J

141516

PRIMARIAMUNICIP IULUI

PIATRA NEAMT

Sistemul de Management al Calitafi i God: PS-4.2.3.-F-01Edit ia: 2Revizia: 0'Data

: 01 .09 .2009Pagina 1 /1

LISTA DOCUMENTELOR INTERNE TINUTESUB CONTROL T

Emitent : SMI

Nr.cr t DENUMIRE DOCUMENT coD Ed/rev

1

2345h

7 i

B\J

10121314t c

l o

1B19202122232425