ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia I DESEMNAREA...

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU”,

JUD. BACĂU

APROBAT,

DIRECTOR,

PROF. ANTIP CRINA RAMONA

……………………………..

AVIZAT

PRESEDINTE COMISIE S.C.I.M.

PROF. SAVA RODICA

…………………….

OPIS DOCUMENTE

STANDARDUL 9 – PROCEDURI

COMISIA DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL (CCIM)

Nr.crt. / Cod

formular Documente privind mediul de control Pag.

PO-91.01 Desemnarea Comisiei de control intern managerial 2

F01-PO-91.01 Hotărâre C.A. privind constituirea CCIM 22

F02-PO-91.01 Decizie director privind constituirea CCIM 23

PO-91.02 Elaborarea şi codificarea procedurilor generale şi operaţionale 24

F01-PO-91.02 Model procedură operaţională 48

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Ediţia I

DESEMNAREA COMISIEI DE

CONTROL INTERN MANAGERIAL

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ

”NICOLAE BĂLCESCU” Exemplar nr. 1

Cod : PO-91.01

2

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

DESEMNAREA COMISIEI DE CONTROL INTERN MANAGERIAL

PO-91.01

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

3

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat

Grădinariu Sebastian

Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

Membri Comisie 02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018

3 Aprobat

Antip Crina Ramona Director

02.11.2018


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

4

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei

Componenta revizuita

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplica

prevederile editiei sau

reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

5

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia

din cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018

2 Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie

Gălățanu Nicoleta Elena 02.11.2018

3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

4 Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie



Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

6

1. Scopul procedurii

1.1. Scopul procedurii: Procedura are drept scop descrierea modului de lucru a comisiei

responsabile cu implementarea şi monitorizarea sistemului de control managerial din cadrul

unității.

1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;

1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin

faptul ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il

inlocuieste pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe

director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii

in luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii de invatamant.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

7

2. Domeniul de aplicare

2.1. Procedura se utilizează de către comisia responsabilă cu implementarea şi monitorizarea

sistemului de control managerial, conform prevederilor sistemului de control managerial

implementat în cadrul unității.

2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofoliului de activitati desfăşurate (toate etapele ce vor

fi parcurse pentru realizarea procedurilor elaborate).

2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :

a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor :

secretariat

b)de această activitate depind următoarele compartimente :

secretariat

personal didactic

conducere

personal didactic auxiliar (secretar, administrator financiar, administrator de

patrimoniu, bibliotecar)

personal nedidactic(îngrijitori, muncitori de întreţinere)

2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale

activităţii procedurale, listarea compartimentelor implicate în procesul activitaţii.

a)activitatea depinde de furnizarea datelor :

secretariat

b)de această activitate depind compartimentele :

secretariat

personal didactic

conducere

personal didactic auxiliar

personal nedidactic ( îngrijitori, muncitori de întreţinere)


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

8

3. Documente de referinţă

3.1 Reglementări internaţionale – Standardele internaţionale de control intern

3.2 Legislaţie primară

- O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv,

republicată;

- O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, cu modificările

și completările ulterioare;

3.3 Legislaţie secundară:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice;

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare.

- Legea nr. 1/2011 a Educației Naționale, cu modificările şi completările ulterioare.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

9

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru

stabilite şi a regulilor de aplicat necesare îndeplinirii atribuţiilor şi

sarcinilor, având în vedere asumarea responsabilităţilor;

PO (Procedură operațională) = procedură care descrie un proces sau o

activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor

compartimente dintr-o entitate.

2. Control intern

managerial

Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,

inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu

obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării

administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta

include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile.

2. Ediţie a unei proceduri

operaţionale

Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale,

aprobată şi difuzată.

3. Revizia in cadrul unei

ediţii

Acţiunile de modificare, adăugare, sudirectore sau altele asemenea, după

caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii

operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate.

4. Eficacitate Gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre

activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al activităţii

respective.

6. Eficienţã Maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate.

7. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea subiectului

în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor stabilite

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PO Procedura operaţională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

7. FIAP Fişă de identificare şi analiză a problemei

8. ACP Acţiuni corective/preventive


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

10

5. Descrierea procedurii

5.1 Implementarea şi monitorizarea sistemului de control managerial

Aspecte principale:

Constituirea structurii responsabile de implementarea şi monitorizarea periodică a

sistemului de control managerial, în cadrul unității, în conformitate cu OSGG Nr.

600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice;

Componenţa structurii (număr persoane şi funcţiile acestora);

Modul de organizare şi de lucru al structurii;

Întocmirea şi actualizarea documentelor aferente sistemului de control managerial.

5.2 Resurse necesare:

5.2.1 Resurse materiale:

mobilier pentru stocarea dosarelor;

PC cu acces la internet şi la reţeaua proprie a unității;

linie telefonică;

aparat fax;

copiator;

imprimantă;

rechizite specifice.

5.2.2 Resurse umane:

Comisia de implementare şi monitorizare numită prin decizia directorului;

Responsabilul pentru elaborarea, dezvoltarea şi implementarea sistemelor de

control managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activităţi, cu privire la

sistemele proprii de control managerial, în cadrul compartimentului;

5.2.3 Resurse financiare:

Conform bugetului unității pentru anul în curs.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

11

5.3 Modul de lucru:

Şedinţele Comisiei au loc periodic, semestrial sau când este cazul.

Şedinţele sunt conduse de către Preşedinte. În caz de indisponibilitate a Preşedintelui,

acesta va fi înlocuit de către un responsabil, numit de Preşedinte. În caz de

indisponibilitate a unui membru, acesta poate fi înlocuit de către o persoană desemnată

din cadrul structurii pe care o conduce sau face parte.

La solicitarea Comisiei, la şedinţele sale sau în subcomisiile constituite pot participa şi

alţi reprezentanţi din compartimentele unității a căror contribuţie este necesară în

vederea realizării atribuţiilor Comisiei şi a celorlalte cerinţe, conform documentaţiei

adoptate la nivelul unității.

Solicitările Comisiei, adresate conducătorilor şi/sau subordonaţilor acestora, în

contextul prevederilor prezentei proceduri, reprezintă sarcini de serviciu.

Deciziile Comisiei se iau prin consensul membrilor prezenţi.

În situaţia în care consensul nu poate fi obţinut, Preşedintele poate propune luarea

deciziei prin votul a jumătate plus unu din totalul membrilor prezenţi.

În cazul în care se constată egalitate de voturi, votul Preşedintelui este decisiv.

Comisia cooperează cu toate compartimentele din cadrul unității pentru atingerea

scopului creării unui sistem integrat de control managerial.

5.3.1 Directorul

Repartizează sarcinile de serviciu structurii responsabile de implementarea şi

monitorizarea sistemului de control managerial prin decizii interne;

5.3.2 Preşedintele comisiei

Coordonează structura responsabilă de implementarea şi monitorizarea sistemului

de control managerial;

5.3.3 Membrii comisiei

Întocmesc şi actualizează documentaţia aferentă sistemului de control managerial,

conform procedurilor aprobate.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

12

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

a) Comisia de monitorizare are următoarele atribuţii:

elaborează Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial al unității,

denumit Program de dezvoltare. Programul de dezvoltare cuprinde obiectivele,

activităţile, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente ale

măsurilor de control luate de către conducerea entităţii și care se actualizează, anual, la

nivelul fiecărei entităţi publice.

urmăreşte realizarea obiectivelor şi acţiunilor propuse prin programul de dezvoltare și

acordă alte termene de realizare la solicitarea compartimentelor care le-au stabilit;

asigură actualizarea periodică a programului de dezvoltare, o dată la 12 luni sau oricând

este nevoie, după caz;

coordonează procesul de actualizare a obiectivelor şi a activităţilor la care se ataşează

indicatori de performanţă sau de rezultat pentru evaluarea acestora;

analizează şi prioritizează riscurile semnificative, care pot afecta atingerea obiectivelor

generale ale funcţionării instituției, prin stabilirea limitelor de toleranţă la risc, anual,

aprobate de către conducerea instituției, care sunt obligatorii şi se transmit tuturor

compartimentelor pentru aplicare;

analizează şi avizează procedurile formalizate (procedurile de sistem și procedurile

operaționale) şi le transmit spre aprobare conducătorului instituției;

analizează, în vederea aprobării, informarea privind monitorizarea performanţelor la

nivelul entităţii, elaborată de secretarul Comisiei de monitorizare, pe baza raportărilor

anuale privind monitorizarea performanţelor anuale, de la nivelul compartimentelor;

analizează, în vederea aprobării, informarea privind desfăşurarea procesului de

gestionare a riscurilor, elaborată de Echipa de gestionare a riscurilor, pe baza

raportărilor anuale, de la nivelul compartimentelor;

urmăreşte elaborarea programelor de dezvoltare a subsistemelor de control managerial

ale celorlalte compartimente ale unității, acestea trebuie să reflecte şi inventarul

operaţiunilor/activităţilor ce se desfăşoară în compartimentele respective;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

13

primește semestrial, sau când este cazul, de la compartimentele din cadrul unității,

rapoarte referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea

sistemelor/subsistemelor proprii de control intern managerial, în raport cu programele

adoptate, precum şi referiri la situaţiile deosebite şi la acţiunile de monitorizare,

coordonare și îndrumare întreprinse în cadrul acestora;

acolo unde se consideră oportun, îndrumă compartimentele unității în elaborarea

programelor proprii, în realizarea şi actualizarea acestora şi/sau în alte activităţi legate

de controlul intern managerial;

prezintă conducătorului unității, ori de câte ori consideră necesar, și cel puţin o dată pe

an, informări referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului

de control intern managerial, în raport cu programul adoptat, la nivelul unității, la

acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică întreprinse, precum şi

la alte probleme apărute în legătură cu acest domeniu.

b) Preşedintele Comisiei de monitorizare are următoarele atribuţii:

Asigură coordonarea lucrărilor Comisiei de monitorizare;

Monitorizeză, coordonează şi îndrumă metodologic dezvoltarea sistemului de control

intern managerial;

Emite ordinea de zi a şedinţelor, asigură conducerea şedinţelor şi elaborează minutele

şedinţelor şi hotărârile comisiei;

Aprobă şi asigură transmiterea în termenele stabilite a informărilor/raportărilor

întocmite în cadrul Comisiei de monitorizare către părţile interesate: conducerea

unității, alte structuri desemnate;

Urmăreşte respectarea termenelor decise de către Comisia de monitorizare şi decide

asupra măsurilor ce se impun pentru respectarea lor;

Decide asupra participării la şedinţele Comisiei de monitorizare şi a altor reprezentanţi

din compartimentele unității, a căror participare este necesară pentru clarificarea şi

soluţionarea unor probleme specifice;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

14

Desemnează secretarul Comisiei de monitorizare şi înlocuitorul acestuia.

c) Conducători de compartimente din sistemul unității, au, fără a se limita la acestea,

următoarele atribuţii:

stabilesc procedurile ce trebuie urmate/aplicate în vederea realizării sarcinilor de

serviciu de către executanţi, în limita competenţelor şi reponsabilităţilor specifice, aşa

cum decurg din atribuţiile compartimentului respectiv;

asistă responsabilii de riscuri de la nivelul compartimentelor, în procesul de

administrare a riscurilor şi întreprind acţiuni care să menţină riscurile în limite

acceptabile;

monitorizează activităţile ce se desfăşoară în cadrul compartimentului (evaluează,

măsoară şi înregistrează rezultatele, le compară cu obiectivele, identifică

neconformităţile, iniţiază corecţii/acţiuni corective şi preventive etc.);

informează prompt conducătorul instituției cu privire la rezultatele verificărilor şi altor

acţiuni derulate în cadrul compartimentului;

participă la şedinţele Comisiei de monitorizare, la data, ora şi locul unde acestea au fost

stabilite;

în caz de indisponibilitate, acesta desemnează o altă persoană din cadrul structurii pe

care o conduce pentru participarea la şedinţe;

asigură aprobarea şi transmiterea la termenele stabilite a informărilor/rapoartelor

referitoare la progresele înregistrate cu privire la dezvoltarea sistemului de control intern

managerial, în raport cu programul adoptat, la nivelul compartimentului pe care îl

conduce.

d) Secretarul Comisiei de monitorizare are următoarele atribuţii:

Întocmeşte, centralizează şi distribuie documentele necesare bunei desfăşurări a

şedinţelor Comisiei de monitorizare;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

15

Întocmeşte rapoarte în baza deciziilor preşedintelui Comisiei şi le supune spre aprobare

Comisiei;

Întocmește pe baza rapoartelor anuale de monitorizare a performanțelor primite de la

conducătorii de compartimente o informare privind monitorizarea performanțelor în

vederea analizării și aprobării în Comisia de monitorizare.

Preia informarea întocmită de către Secretarul EGR privind desfășurarea procesului de

gestionare a riscurilor la nivelul entității și o transmite către membrii Comisiei de

monitorizare pentru analizare și aprobare.

Serveşte drept punct de contact în vederea bunei comunicări dintre compartimentele

unității şi Comisie;

Semnalează Comisiei de monitorizare situaţiile de nerespectare a deciziilor acestora;

Păstrează (clasează) originalele Procedurilor formalizate realizate;

Verifică modul de respectare a prevederilor Procedurilor formalizate (proceduri de

sistem şi proceduri Operaționale), formulează observaţii dacă este cazul şi semnează

coperta Procedurilor formalizate;

Distribuie Procedurile formalizate;

Transmite la arhivă ediţiile Procedurilor formalizate retrase;

Primeşte şi înregistrează în registrul propriu aferent procedurilor, procedurilor de sistem

transmise pentru avizare şi procedurilor operaționale avizate de conducătorii

compartimentelor;

Supune Procedurile formalizate spre avizare membrilor Comisiei de monitorizare şi

redactează hotărârea Comisiei de monitorizare privind avizarea Procedurilor;

Alocă codul unei Proceduri formalizate;

Analizează observaţiile formulate de alte compartimente şi participă la consultările

organizate pentru analiza observaţiilor, în cazul Procedurilor Operaţionale;

Înaintează spre avizare preşedintelui Comisiei de monitorizare, Procedurile

Operaţionale realizate;

Analizează şi pune pe ordinea de zi a şedinţei Comisiei de monitorizare solicitările de

revizie a Procedurilor formalizate;


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

16

Retrage din circulaţie vechile variante ale Procedurilor formalizate şi distribuie noile

Proceduri formalizate cu paginile modificate ale reviziei, conform listei de difuzare a

procedurilor;

Păstrează copiile Procedurilor de Sistem şi a celor Operaționale.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

17

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

18

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.

Compartiment Conducător

compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data

Semnătura Data Observații

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

19

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.

Compartiment Nume și prenume Data primirii Semnătura Data

retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

20

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr. de

ex

Difuzare

Arhivare

Alte

elemente

loc

perioadă

F01-PO-91.01 Hotărâre CA privind

constituirea CCIM

Elaborator Director 1 Membri

comisie

(copii)

Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic

F02-PO-91.01 Decizie director

privind constituirea

CCIM

Secretar

comisie

Preşedinte

comisie

1 Comisie Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

21

11. Cuprins

Nr. Componentei

în cadrul procedurii

operaţionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaţionale Pagina

1 Coperta 2

2 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei

sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale

3

3 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii

operationale

4

4 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,

revizia din cadrul editiei procedurii operationale

5

5 Scopul procedurii operaţionale 6

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 7

7 Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile procedurii

operaţionale

8

8 Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura

operaţională

9

9 Descrierea procedurii operaţionale 10

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 12

11 Formular evidență modificări 17

12 Formular analiză procedură 18

13 Lista de difuzare a procedurii 19

14 Anexe, înregistrări, arhivări 20

15 Cuprins 21


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

22

ANEXA 1 - F01-PO-91.01 Hotărâre CA privind constituirea CCIM

Unitatea de învăţământ ......................................................................

HOTARAREA nr . ........ din ...........................

pentru constituirea Comisiei de Control Intern Managerial

Consiliul de administratie al ……………………………………………, intrunit in sedinta in

data de ……………….

în temeiul:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice

- Legii Educaţiei Naţionale nr. 1 din 10.01.2011, cu modificarile si completarile ulterioare;

având în vedere prevederile:

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ

preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

HOTARASTE:

Art. 1 – Se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metologică a dezvoltării

sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, în componența

prevăzută :

Presedinte – .......................

Secretar – .......................

Membru – .......................

Membru – .......................

Membru – .......................

Art. 2 – Se aprobă Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și

îndrumarea metologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”.

Art. 3 – Se aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.

Art. 4 – Prevederile prezentei dispoziții vor fi duse la îndeplinire de către Compartimentele din cadrul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

Art. 5 Prezenta Hotărâre se înregistrează în registrul de evidență a hotărârilor C.A. și se păstrează la dosarul

hotărârilor adoptate.

Presedinte Consiliu de Administratie, Secretar,

prof. ...................................... .......................................

Voturi

- pentru .................

- abtineri ...............

- impotriva .............

Elaborat in 1 (unul) exemplar

Ex. 1/1


Ediţia I



Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.01

23

ANEXA 2 - F02-PO-91.01 Decizie director privind constituirea CCIM

Unitatea de învăţământ ____________________________________________________

DECIZIE

pentru constituirea Comisiei de Control Intern Managerial

Profesor__________________________, director al __________________________,

judeţul___________________ numit prin decizia nr._____________ emisă de ISJ ___________________,

în temeiul:

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice

- Legii Educaţiei Naţionale nr. 1 din 2011, cu modificarile si completarile ulterioare;

având în vedere prevederile:

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ

preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare;

DECID:

Art. 1 – Se constituie Comisia pentru monitorizarea, coordonarea și îndrumarea metologică a dezvoltării

sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”, în componența

prevăzută :

Presedinte – .......................

Secretar – .......................

Membru – .......................

Membru – .......................

Membru – .......................

Art. 2 – Se aprobă Regulamentul de organizare și funcționare a Comisiei pentru monitorizarea, coordonarea și

îndrumarea metologică a dezvoltării sistemului de control intern managerial din cadrul Școlii Gimnaziale

”Nicolae Bălcescu”.

Art. 3 – Se aprobă Programul de dezvoltare a sistemului de control intern managerial.

Art. 4 – Prevederile prezentei dispoziții vor fi duse la îndeplinire de către Compartimentele din cadrul Școlii

Gimnaziale ”Nicolae Bălcescu”.

Nr. _____ din ________

Director,

_______________


Ediţia I

ELABORAREA ȘI CODIFICAREA

PROCEDURILOR GENERALE ȘI

OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

24

Nr. înreg. ______/_____________

PROCEDURA OPERATIONALA

ELABORAREA ȘI CODIFICAREA PROCEDURILOR GENERALE ȘI

OPERAȚIONALE

PO-91.02

Ediția I, 02.11.2018, Revizia 0


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

25

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după

caz, a reviziei în cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operaţiunea

Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

Membri Comisie 02.11.2018

2 Verificat Sava Rodica Preşedinte Comisie 02.11.2018

3 Aprobat

Antip Crina Ramona Director

02.11.2018


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

26

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii de sistem

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei





reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- 02.11.2018

2 Revizia 1


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

27

Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din

cadrul ediţiei procedurii operaţionale

Nr.

Crt

Scopul

difuzării

Ex.

Nr.

Serviciu/

Birou/

Compar

timent

Funcţia Nume şi

prenume

Data

primirii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare /

Aplicare

1 Comisie Membri

Comisie


Ardei Bernaveta

Petrea Doina

Popa Liliana

Căținaș Mirela

Paloșanu Elena

02.11.2018

2 Aplicare 1 Comisie Secretar

Comisie


3 Aprobare 1 Director Director Prof. Antip Crina Ramona

02.11.2018

4 Arhivare 1 Comisie Secretar

Comisie



Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

28

1. Scopul procedurii

1.1. Scopul procedurii: Procedura stabileşte un mod unic de iniţiere, elaborare, avizare, aprobare

şi revizie al oricărei proceduri formalizate pe activităţi utilizate în cadrul sistemului de control

managerial al unității.

1.2. Dă asigurari cu privire la existenţa documentelor adecvate derulării activităţilor;

1.3. Asigură continuitatea activitatii, inclusiv in conditii de fluctuatie a personalului, prin faptul

ca, procedurarea activitatii permite aplicarea acesteia de catre orice alt salariat care il inlocuieste

pe cel in functie la data elaborarii prezentei proceduri.

1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control, iar pe

director in luarea deciziei. Operatiunea atenta de verificare a documentatiei este un real sprijin

pentru audit sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, dar si pentru directorul unitatii in

luarea deciziei pentru asigurarea bunei desfasurari a activitatii unitatii de invatamant.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

29

2. Domeniul de aplicare

2.1. Procedura se utilizează de către toate compartimentele din cadrul unității, în vederea

elaborării procedurilor operaţionale şi a procedurilor de sistem, aferente sistemului de control

managerial.

2.2. Delimitarea activitatii în cadrul portofoliului de activitati desfăşurate (toate etapele ce vor fi

parcurse pentru realizarea procedurilor elaborate).

2.3. Lista principalelor activitati de care depinde :

a) Această activitate depinde de activitatea compartimentelor :

secretariat

b)de această activitate depind următoarele compartimente :

secretariat

personal didactic

conducere

personal didactic auxiliar (secretar, administrator financiar, administrator de patrimoniu,

bibliotecar)

personal nedidactic(îngrijitori, muncitori de întreţinere)

2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activităţii

procedurale, listarea compartimentelor implicate în procesul activitaţii.

a)activitatea depinde de furnizarea datelor :

secretariat

b)de această activitate depind compartimentele :

secretariat

personal didactic

conducere

personal didactic auxiliar

personal nedidactic ( îngrijitori, muncitori de întreţinere)


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

30

3. Documente de referinţă

3.1 Reglementări internaţionale – Standardele internaţionale de control intern

3.2 Legislaţie primară

- O.G. nr. 119/1999, privind controlul intern managerial şi controlul financiar preventiv,

republicată;

- Legea nr. 234/2010, privind modificarea şi completarea O.G. nr. 119/1999, privind controlul

intern şi controlul financiar preventiv.

- OSGG Nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților

publice;

3.3 Legislaţie secundară:

- OMEN nr. 5079 / 2016 pentru aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a

unităţilor de învăţământ preuniversitar, cu modificările şi completările ulterioare.

- Legea nr. 1/2011 a Educației Naționale, cu modificările şi completările ulterioare.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

31

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi

4.1 Definiţii:

Nr.

Crt.

Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedură de sistem Procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la

nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate.

2. Control intern

managerial

Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice,

inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu

obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării

administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta

include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi

procedurile. Sintagma "control intern managerial" subliniază

responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control

a tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea obiectivelor

generale şi a celor specifice.

3. Activitate

procedurabilă

Totalitatea atribuţiilor de o anumită natură care determină procese de

muncă cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat, pentru care se

pot stabili reguli şi modalităţi de lucru, general valabile, în vederea

îndeplinirii, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi

eficienţă, a obiectivelor compartimentului/entităţii publice.

4. Analiză Activitate de a determina potrivirea, adecvarea şi eficacitatea

subiectului în cauză, în ceea ce priveşte îndeplinirea obiectivelor

stabilite.

5. Ediţie a unei proceduri

operaţionale

Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale,

aprobată şi difuzată.

6. Eficacitate Gradul de îndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre

activităţi şi raportul dintre efectul proiectat şi rezultatul efectiv al

activităţii respective.

7. Eficienţã Maximizarea rezultatelor unei activităţi în relaţie cu resursele utilizate.

8. Revizia in cadrul unei

ediţii

Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea,

după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a

procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

32

4.2 Abrevieri:

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. PS Procedura de sistem

2. PO Procedură operațională

2. E. Elaborare

3. V. Verificare

4. A. Aprobare

5. Ap. Aplicare

6. Ah. Arhivare

7. E Executare


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

33

5. Descrierea procedurii

5.1. Generalităţi:

Necesarul de documente privind acoperirea cerinţelor Ordinului nr. 600 / 2018 pentru aprobarea

Codului controlului intern managerial al entităţilor publice este stabilit de către Comisia de

monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului, prin analiza

cerinţelor aplicabile din standarde.

La stabilirea necesarului de documente se are în vedere prevenirea generării unei birocraţii

excesive. Formularele utilizate sunt stabilite şi definite odată cu documentele sistemului

sistemului de control managerial aplicabile.

Necesarul de reglementări, standarde şi documentaţie de produs este stabilit prin reglementări

legale aplicabile domeniului de activitate din cadrul unității.

Necesarul de alte specificaţii tehnice procurate din afara instituţiei, se stabileşte de către conducere

pe baza analizei documentaţiei aferente.

5.2. Resurse necesare:

5.2.1 Resurse materiale

mobilier pentru personalul comisiei;

mobilier pentru stocarea dosarelor;

PC cu acces la internet (pentru accesarea poştei electronice);

linie telefonică;

copiator;

imprimantă;

rechizite specifice.

5.2.2. Resurse umane

Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării

sistemului de control intern managerial;

Director;

Conducători compartimente;


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

34

Personalul compartimentelor implicate în desfăşurarea activităţii procedurate;

Alte părţi interesate.

5.2.3 Resurse financiare

Conform bugetului unității pentru anul în curs.

5.3.Etapele necesare realizării unei proceduri formalizate sunt:

5.3.1 Iniţierea procedurii

a) Procedurile de sistem (PS) se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din cadrul

unității pentru a descrie activităţile sau procesele, în vederea eficientizării şi standardizării acestora

şi pentru a gestiona unul sau mai multe riscuri ce pot pune în pericol atingerea unui obiectiv

specific stabilit.

Conducătorul compartimentului preia lista obiectivelor specifice şi a activităţilor precum şi lista

riscurilor, elaborate în cadrul sistemului de control managerial; prioritizează obiectivele specifice,

activităţile şi riscurile; stabileşte lista procedurilor operaţionale necesare, persoana/persoanele

responsabile pentru elaborarea PS şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS.

b) Procedurile operaţionale (PO) se iniţiază de către conducătorul compartimentului din cadrul

unității pentru a descrie activitatea sau procesul specific desfăşurat în cadrul respectivei entităţi

organizatorice.

5.3.2 Elaborarea procedurii

5.3.2.1 Modul de redactare: Notare paragrafe, subparagrafe:

a) succesiunea notării este următoarea: 1.0.; 1.1.; (1); 1; a); (a) b) fiecare procedură formalizată

se redactează utilizând diacritice şi în conformitate cu următoarele reguli:

(a) formatul hârtiei: A4;

(b) conţinutul antetului: sigla, tipul procedurii formalizate, denumirea procedurii formalizate,

codul procedurii formalizate, ediţia – se folosesc cifre romane, revizia şi pagina curentă a

procedurii formalizate/nr. paginilor totale, scrise cu corp de 12 îngroşat, Times New Roman;


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

35

(c) conţinutul paginii: titlurile scrise cu litere îngroşate, corp de 12, Times New Roman şi textul

cu litere normale, corp de 12, Times New Roman;

(d) conţinutul notei de subsol: codul formularului, scris cu corp de 10 Times New Roman, numărul

ediţiei – scris cu corp de 10 Times New Roman;

(e) fiecare procedură formalizată conţine obligatoriu pagina de gardă (coperta); pagina de cuprins;

formularul de evidenţă a modificărilor; conţinutul propriu-zis al procedurii; lista de difuzare a

procedurii.

5.3.2.1.1. Sistemul de codificare al procedurilor formalizate:

(a) codul unei PS formalizate este format din grupul PS-mm, unde mm reprezintă numărul de

ordine al PS formalizate;

(b) codul unei PO formalizate este format din grupul PO-pp, unde pp reprezintă numărul de

ordine al PO formalizate;

(c) codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din grupul F/PS-NN/ZZ sau

F/PO-MM/TT sau F/PO-PP/VV, unde NN, TT, respectiv VV – reprezintă numărul de ordine al

formularului.

Exemplu: F/PS-01/01 – formular aferent procedurii de sistem PS-01

- Numărul de ordine al formularului este: 01

Sau:

F/PS-01/02 – formular aferent procedurii de sistem PS-01

- Numărul de ordine al formularului este: 02

5.3..3. Documentele se scriu pe hârtie format standard A4. Fiecare document conţine numele

instituţiei, titlul documentului, codul, numărul ediţiei/reviziei împreună cu data acesteia şi

numărul paginii, prin care se asigură trasabilitatea documentului în timp, la versiunea originală şi

la persoanele care au elaborat, verificat si aprobat documentul.

5.3.4. Documentele au anexate şi formularele înregistrărilor aferente.

5.3.5. Documentele de provenienţa externă păstrează codificarea originală.

5.3.6. Conţinutul unei proceduri formalizate:

5.3.6.1. Capitolele procedurii formalizate sunt următoarele:


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

36

Scop – identifică şi descrie obiectivul general al procedurii elaborate, ţinând cont de rolul,

locul, importanţa precum şi de alte elemente privind activitatea procedurată;

Domeniul de aplicare - defineşte activităţile în care se va aplica procedura, delimitează

explicit activitatea procedurată în cadrul portofoliului de activităţi şi precizează

compartimentele care vor implementa această procedură;

Documente de referinţă – evidenţiază: documentele care au stat la baza elaborării

procedurii formalizate, inclusiv documentele cu caracter informativ; lista tuturor

documentelor, a codurilor de identificare. În listă, pe lângă actele normative se vor regăsi

şi documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul compartimentelor;

Definiţii şi abrevieri - dezvoltă acei termeni care sunt folosiţi cu cea mai mare frecvenţă

în textul procedurii formalizate şi care, conform definiţiilor (din standarde, documentaţii

tehnice) sunt necesari pentru înţelegerea conţinutului procedurii formalizate precum şi

pentru explicitarea prescurtărilor utilizate;

Descrierea procedurii - descrie modul cum trebuie desfăşurată activitatea/procesul în

succesiune logică, atribuţiile şi sarcinile factorilor implicaţi, resursele utilizate (după caz),

indicându-se în paranteză codul PS/PO care descrie activitatea la care se face referire;

În exprimare se foloseşte numai timpul prezent, forma afirmativă: execută,

elaborează, efectuează, verifică, certifică, etc.;

Se anexează procedurii modele de documente standard;

Descrierea trebuie să conţină şi circuitul documentelor aferente procesului/activităţii,

care trebuie integrat în fluxul general al documentelor din cadrul unității;

Se utilizează şi se prezintă în anexă reprezentarea grafică a procesului de realizare a

procedurilor sau a circuitului documentelor sub forma diagramelor de proces pentru

înţelegerea mai uşoară a procesului descries;

Responsabilităţi - se precizează funcţiile responsabile pentru realizarea etapelor

prezentate; se precizează activităţile pentru care răspund; se specifică termenele limită

pentru realizarea operaţiunilor, acţiunilor, activităţilor (în condiţiile în care acestea nu au

fost precizate în descrierea procedurii);

Formulare - se nominalizează denumirea şi codul formularelor utilizate;


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

37

Anexe – tabele, scheme logice (sunt necesare pentru o mai bună înţelegere şi descriere a

procesului);

Avizare: După elaborare, Procedurile se transmit de către conducătorul compartimentului

responsabil Comisiei de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării

sistemului, care le înregistrează în Lista documentelor în vigoare, care conţine toate

procedurile şi formualarele aferente sistemului de control managerial. Comisia de

monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului verifică dacă

PS/PO elaborată respectă prevederile PO-02 şi semnează pagina de gardă a PS/PO dacă

aceasta respectă prevederile PO-02. Dacă nu sunt respectate prevederile PO-02, Comisia

de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului (numită

prin decizie) transmite observaţiile sale compartimentului care a elaborat PS/PO, în termen

de maxim 5 zile lucrătoare. După ce a efectuat modificările corespunzătoare,

compartimentul responsabil retransmite Comisiei de monitorizare, coordonare şi

îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului procedura modificată, în termen de

maxim 5 zile lucrătoare de la primirea observaţiilor.

Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului

transmite procedura, formularele şi anexele aferente spre aprobare Directorului.

Difuzare - După aprobare, originalul procedurii se păstrează la Comisia de monitorizare,

coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului, care va efectua copii şi le

va distribui în regim controlat, în conformitate cu lista de difuzare a procedurii. Când se

distribuie o copie a procedurii, Comisia completează corespunzător pagina de gardă a

copiei distribuite, cu numărul exemplarului distribuit. Acest număr trebuie să corespundă

cu numărul de ordine din lista de difuzare a procedurii. Când se distribuie copii ale

procedurilor, persoana/persoanele responsabile pentru difuzarea procedurii va completa

pagina de gardă a procedurii cu numărul exemplarului distribuit. Acest număr trebuie să

corespundă cu numărul de ordine din lista de difuzare a PS/PO.

Revizie: Revizia PS/PO: atunci când un compartiment din cadrul unității constată că o

procedură necesită îmbunătăţiri sau că au avut loc modificări ale riscurilor sau ale cadrului

normativ care afectează întreaga instituţie se solicită revizia procedurii. În acest scop,

compartimentul respectiv înaintează o solicitare de revizie spre analiza Comisiei de


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

38

monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului. Solicitarea

va conţine codul procedurii la care se face referire, motivaţia solicitării reviziei şi

propunerea de modificare a acesteia. Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare

metodologică a dezvoltării sistemului include pe ordinea de zi a primei şedinţe analiza,

oportunităţii reviziei propuse. În condiţiile în care se consideră de către conducerea unității

oportună propunerea prezentată, este efectuată revizia procedurii.

Revizia unei proceduri urmează aceeaşi succesiune ca la realizarea unei proceduri din

punct de vedere al elaborării, avizării, aprobării şi difuzării;

Revizia unei proceduri formalizate are următoarele efecte asupra procedurii iniţiale:

a) paragraful, subparagraful schimbat va fi marcat prin sublinierea textului respectiv;

b) numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare;

c) dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii formalizate sau diferenţa

dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modifică ediţia procedurii formalizate;

Se completează corespunzător formularul de evidenţă modificări de către persoana

responsabilă din cadrul compartimentului iniţiator;

Pagina de gardă se schimbă cu numărul reviziei/ediţiei, impunând avizarea şi aprobarea

noii revizii de către persoanele menţionate;

Procedura cu paginile modificate ale reviziei se distribuie deţinătorilor de către Comisia

de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului, în

conformitate cu lista de difuzare a procedurii. De asemenea, în momentul distribuirii

procedurii modificate se retrage vechea procedură, completându-se corespunzător lista de

difuzare a procedurii;

Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului,

respectiv persoanele responsabile din cadrul compartimentului amendează toate

documentele care sunt afectate de modificările procedurii formalizate;

Fiecare deţinător al procedurii formalizate are obligaţia de a înlocui vechea procedură cu

cea modificată şi de a distruge documentul perimat, pentru a se evita utilizarea acestuia.

Arhivare: Originalele procedurilor retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5

ani de către Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

39

sistemului într-un spaţiu special amenajat. După această perioadă, procedurile sunt

transmise la arhivă, cu respectarea reglementărilor specifice arhivării.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

40

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr.

crt.

Compartimentul (postul)

Acţiunea (operaţiunea)

Director

Comisia de

monitorizare

Conduc.

comp.

Personal

comp.

1 preia lista obiectivelor specifice şi a

activităţilor, lista riscurilor care pot afecta

atingerea obiectivelor specifice, elaborate în

cadrul sistemului de control managerial;

E

Ap.

2 prioritizează obiectivele specifice,

activităţile şi riscurile din cadrul

compartimentului pe care îl conduce;

E

3 stabileşte lista procedurilor operaţionale/de

sistem necesare a fi elaborate în propriul

compartiment;

A V E E

4 desemnează persoanele responsabile pentru

realizarea procedurilor şi termenele la care

acestea le vor finaliza;

E

5 formulează observaţii referitoare la

procedurile primite în termenul stabilit;

E

6 avizează procedurile primite spre avizare

de la alte compartimente;

Ap.

7 transmite procedurile, realizate de

compartimentul propriu Comisiei de

monitorizare;

E

8 analizează oportunitatea propunerilor de

revizie a procedurilor;

A V E E

9 coordonează realizarea la termen a

procedurilor stabilite pentru

compartimentul pe care îl conduce;

V E

10 contribuie la identificarea şi prioritizarea

obiectivelor generale ale unității;

V E

contribuie la identificarea, evaluarea şi

prioritizarea riscurilor care pot afecta

obiectivele generale ale instituţiei;

Ap.

11 participă la consultările care au loc în

vederea analizei observaţiilor formulate

de alte compartimente, în cazul PS/PO;

E E


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

41

12 realizează procedurile la termenele

stabilite;

E

13 prezintă procedura finalizată

Comisiei în vederea avizării;

V E

14 formulează observaţii în legătură cu

procedurile primite în cadrul

compartimentului;

E E

16 transmite procedurile elaborate,

împreună cu formularele şi anexele

aferente, altor compartimente

pentru formulare de observaţii şi

analizează observaţiile formulate de

acestea;

E

17 participă la consultările care au loc

pentru armonizarea observaţiilor

şi/sau reprezintă conducătorul

compartimentului la consultările

privind analizarea observaţiilor

formulate de alte compartimente în

vederea adecvării procedurilor

întocmite;

E

18 urmăreşte obţinerea avizelor în

termenul stabilit, informând în cazul

unor întârzieri conducătorul

compartimentului;

E

19 păstrează (clasează) originalele

procedurilor emise în cadrul

compartimentului din care face

parte

Ah. E

20 Identifică şi prioritizează

obiectivele generale ale unității

E

21 Identifică, evaluează şi

prioritizează riscurile care pot

afecta atingerea obiectivelor

generale şi funcţionarea de

ansamblu a instituţiei;

A Ap.

22 întocmeşte, actualizează şi

modifică registrul riscurilor

identificate în cadrul unității pe

A Ap.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

42

baza propunerilor

compartimentelor implicate,

păstrează (clasează) originalele

procedurilor realizate;

24 verifică modul de respectare a

prevederilor PO-02 la realizarea

PO şi PS, formulează observaţii

dacă este cazul şi semnează

pagina de gardă a procedurii;

E

25 distribuie procedurile, în mod

controlat;

E

26 distribuie procedura cu paginile

modificate ale reviziei;

transmite la arhivă ediţiile

originale ale procedurilor retrase;

E

27 completează la zi lista

documentelor în vigoare;

E Ap.

28 alocă codul unei proceduri pentru

a se asigura continuitatea

sistemului;

E

29 analizează observaţiile formulate de alte

compartimente şi participă la consultările

organizate pentru analiza observaţiilor,

în cazul procedurilor;

E

30 înaintează spre aprobare

procedurile realizate.

E


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

43

7. FORMULAR EVIDENȚĂ MODIFICĂRI

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului

1

1 Data

din PO

- - - Actualizare OSGG

Nr. 600 / 2018

privind aprobarea

Codului Controlului

Intern


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

44

8. FORMULAR ANALIZĂ PROCEDURĂ

Nr.

crt.


compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

45

9. LISTA DE DIFUZARE A PROCEDURII

Nr.

ex.


retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

46

10. Anexe, înregistrări, arhivări

Nr.

anexă/

cod formular

Denumirea anexei/

formularului

Elaborator

Aprobă

Nr.

de

ex.

Difuzare

Arhivare

Alte

el

loc

perioadă

F01-P.S.M. 02 Model Procedura

operațională

CCIM

Director Arhivă Conform

Nomenclator

Arhivistic


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

47

11. Cuprins

Nr. Componentei


operaţionale


1 Coperta 24



25


operationale

26



27

5 Scopul procedurii operaţionale 28

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale 29


operaţionale

30


operaţională

31

9 Descrierea procedurii operaţionale 33

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 40

11 Formular evidență modificări 43

12 Formular analiză procedură 44

13 Lista de difuzare a procedurii 45

14 Anexe, înregistrări, arhivări 46

15 Cuprins 47


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

48

ANEXA 1 - F01-P.S.M. 02 Model Procedura operațională

MODEL PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ

Datele de identificare din cartuşul de capăt se trec pe fiecare pagină, cu modificările cerute de

rubrici, acolo unde este cazul.

Denumirea procedurii operaţionale şi codul acesteia se stabilesc în cadrul unității şi trebuie să

reflecte activitatea procedurată şi locul acesteia în sistemul de codificare utilizat.

Ediţiile se numerotează cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.

Orice modificare de reglementare, organizatorică sau de altă natură, cu efect asupra activităţii

procedurate, determină revizia sau, după caz, elaborarea unei noi ediţii pentru procedura

operaţionala respectivă:

MINISTERUL EDUCAȚIEI

NAȚIONALE

_______________

Denumire unitate

________________

PROCEDURA

OPERAŢIONALĂ

Ediţia:

Revizia:

Cod: P.O. ______

Exemplar nr.:

În măsura în care este posibil, se asigură pagina distinctă pentru fiecare componentă a procedurii

operaţionale.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

49

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei


Nr.

Crt

Elemente

privind

responsabilii/

operatiunea

Numele si prenumele Functia

Data

Semnătura

1 2 3 4 5

1 Elaborat

2 Verificat

3 Aprobat

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale

Nr.

Crt

Editia/ revizia in

cadrul editiei





reviziei editiei

1 2 3 4

1 Editia 1

- -

2 Revizia 1


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

50

Lista persoanelor la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din

cadrul editiei procedurii operationale

Nr.

Crt

Scopul

difuzarii

Exem

plar

nr.

Compartiment

Functia Nume si prenume

Data

primirii Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1 Informare/

Aplicare

1

2 Aprobare 2

3 Verificare 1

4 Arhivare 1

Pct. 1. Scopul procedurii operaţionale (componenta 1):

- entitatea publica, spre deosebire de scopurile considerate generale şi prezentate ca exemple în

modelul procedurii operaţionale la aceasta componentă, identifică şi înscrie scopurile specifice în

cazul fiecărei proceduri operaţionale elaborate, ţinând cont de rolul, locul, importanta, precum şi

de alte elemente privind activitatea procedurată;

Scopul procedurii operaţionale:

1. Stabileşte modul de realizare a activităţii, compartimentele şi persoanele implicate;

2. Dă asigurări cu privire la existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii;

3. Asigură continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului;

4. Sprijină controlul şi evaluarea internă, iar pe manager in luarea deciziei;

5. Alte scopuri specifice procedurii operaţionale

Pct. 2 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (componenta 2):

- această componentă se bazează pe colaborarea dintre compartimentele unitatii, astfel încât la

fixarea şi definirea activităţii (pct. 2.1), la delimitarea acesteia de alte activităţii (pct. 2.2 si 2.3)

sau la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea respectivă (pct. 2.4) sa fie

eliminată orice situaţie de suprapunere de activităţi, de activităţi necuprinse în procesul de analiză


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

51

şi elaborare a procedurilor, de suprapunere de atribuţii între compartimente, de atribuţii pentru

care nu au fost fixate responsabilităţi etc.;

Domeniul de aplicare:

1. Procedura se aplică de către comisia/compartimentul________________

2. La procedura participa toate comisiile şi compartimentele interesate

Pct. 3: Documentele de referinţă (reglementări) aplicabile activităţii procedurate

(componenta 3):

- aceasta componenta priveşte, în special, listarea documentelor cu rol de reglementare fata

de activitatea procedurată;

- este necesar să fie cunoscute şi respectate toate reglementările care guvernează fiecare

activitate;

- gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementărilor, unde:

reglementările internaţionale în legătura cu domeniul respectiv sunt cele la care Romania este

parte; legislaţia primară se referă la legi şi la ordonanţe ale Guvernului; legislaţia secundară are

în vedere hotărâri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu atribuţii de reglementare şi care

sunt emise în aplicarea legilor şi/sau a ordonanţelor Guvernului; alte documente, inclusiv

reglementări interne ale unităţilor şcolare (legislaţie terţiară), se referă la instrucţiuni, precizări,

decizii, ordine sau altele asemenea şi au efect asupra activităţii procedurate.

Documente de referinţă aplicabile activităţii procedurate

1. Reglementari internaţionale

2. Legislaţie primară

3. Legislaţie secundară

4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale unitatii

Pct. 4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi în procedura operaţionala (componenta

4):


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

52

- se va urmări definirea acelor termeni care: reprezintă element de noutate; sunt mai puţin

cunoscuţi;

- prezintă sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.;

- se recomanda precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineşte termenul în

cauză;

- se va avea în vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituţii etc.) utilizaţi

cu mai mare frecvenţă în textul procedurii operaţionale şi/sau care, în urma acestei acţiuni, permit

o înţelegere şi utilizare mai uşoară a procedurii;

- se recomandă ca ordinea în care se înscriu atât definiţiile termenilor în tabelul 4.1, cât şi

abrevierile termenilor i

În tabelul 4.2, sa fie aceea data de prima apariţie în textul procedurii operaţionale a termenului

definit sau abreviat, după caz;

- în tabelele 4.1 si 4.2 din modelul de procedură operaţională au fost definiţi şi, respectiv, abreviaţi,

pentru exemplificare, termeni utilizaţi în model.

Pct. 4.1. Definiţii ale termenilor

Nr.

Crt. Termenul

Definiţia şi/sau dacă este cazul, actul care defineşte

termenul

1.

2.

3.

... ... ...

n ... ...

Pct. 4.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.

Crt. Abrevierea Termenul abreviat

1.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

53

2.

3.

....

n

Pct. 5 Descrierea procedurii operaţionale (componenta 5):

- această componentă reprezintă, în fapt, esenţa procedurii operaţionale. În acelaşi timp este şi

acea componentă care nu este generalizabilă prin model de procedură decât în termeni foarte largi.

Componenta este dependenta, in mod direct, de condiţiile concrete în care se desfăşoară activitatea

respectivă în cadrul unității, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare

cu resurse materiale, financiare şi umane, de calitatea şi pregătirea profesionala a salariaţilor şi,

nu în ultimul rând, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management şi control. Cele câteva

puncte şi subpuncte, enumerate la această componentă în prezentul model de procedură

operaţională, recomandă una din multitudinea de posibilităţi de descriere a acestei componente;

Pct. 5.1. Generalităţi

Pct. 5.2. Documente utilizate

Pct. 5.2.1. Lista si provenienţa documentelor

Pct. 5.2.2. Conţinutul si rolul documentelor

Pct. 5.2.3. Circuitul documentelor

Pct. 5.3. Resurse necesare

Pct. 5.3.1. Resurse materiale

Pct. 5.3.2. Resurse umane

Pct. 5.3.3. Resurse financiare

Pct. 5.4. Modul de lucru

Pct. 5.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Pct. 5.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Pct. 5.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

54

- la "Generalităţi" (pct. 5.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activităţii. Se

va evita repetarea acelora deja abordate în cadrul celorlalte componente ale procedurii

operaţionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaţionale (prezentate la componenta

1), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operaţionale (prezentate la componenta 2) sau

cele privind documentele de referinţă aplicabile activităţii procedurate (prezentate la componenta

3).;

- la "Documente utilizate" (pct. 5.2) se cuprind, în principal, cele de natura formularelor, dar şi

manuale, instrucţiuni operaţionale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizează informaţii

necesare derulării activităţii, contribuie la prelucrarea de date în cadrul procesului sau transmit

rezultatele obţinute altor utilizatori. De reţinut că documentele trebuie să fie actualizate, utile,

precise, uşor de examinat, disponibile şi accesibile managerului, salariaţilor şi terţilor, dacă este

cazul. Subpct. 5.2.1, 5.2.2 si 5.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putând

fi comasate sau detaliate în funcţie de amploarea, volumul, diversitatea şi complexitatea

documentelor respective;

- la "Lista şi provenienţa documentelor utilizate" (subpct. 5.2.1) se are în vedere nominalizarea

tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea şi actualizarea acestora, a codurilor de

identificare, dacă este cazul, a regimului informaţiilor conţinute etc. În aceasta lista se

nominalizează şi documentele interne de această natură, emise şi utilizate în cadrul

compartimentelor sau, prin colaborare, între compartimentele unitatii;

- la "Conţinutul şi rolul documentelor utilizate" (subpct. 5.2.2) pot fi redate în formă

completă, anexând la procedură, modele ale documentelor, instrucţiuni de completare a acestora

şi menţiuni referitoare la rolul lor;

- subpct. 5.2.3 "Circuitul documentelor" are în vedere compartimentele/persoanele la care trebuie

să circule documentele în procesul de realizare a activităţii, precum şi operaţiunile ce se efectuează

în legătură cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/ persoană pe la care circulă. Este

necesar ca circuitul documentelor aferente activităţii sa fie integrat în fluxul general al

documentelor din cadrul unitatii. Se recomandă utilizarea reprezentării grafice a circuitului

documentelor;

- pct. 5.3 "Resurse necesare" se dezvoltă pe structura clasică a acestora, respectiv resurse materiale

(subpct. 5.3.1), resurse umane (subpct. 5.3.2) şi, respectiv, resurse financiare (subpct. 5.3.3). De


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

55

menţionat că structura resurselor este foarte sensibilă faţă de activitatea la care ne referim; la unele

activităţi, resursa necesară preponderentă este cea materială, iar la altele este preponderentă

resursa umană sau resursa financiară ori combinaţii ale acestora;

- subpct. 5.3.1 "Resursa materială" se dezvoltă pe elementele de logistică: birouri, scaune,

rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date,

reţea, imprimantă, posibilităţi de stocare a informaţiilor etc., dar şi pe elemente de altă natură, dacă

specificul activităţii o impune;

- subpct. 5.3.2 "Resursa umană" fixează compartimentul/compartimentele şi/sau

persoana/persoanele din cadrul unitatii care sunt implicate, prin atribuţiile/sarcinile de serviciu, în

realizarea activităţii procedurate;

- subpct. 5.3.3 "Resursa financiară" are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare

cheltuielilor de funcţionare (achiziţionarea materialelor consumabile necesare desfăşurării

activităţii, acoperirea contravalorii serviciilor de întreţinere a logisticii, plata cheltuielilor cu

personalul direct implicat în activitatea respectivă etc.), dar şi a sumelor necesare altor tipuri de

cheltuieli proprii unei anume activităţi. De exemplu, în situaţia unei activităţi de achiziţie, resursa

financiară trebuie să reflecte sumele din buget aferente programului de achiziţii al unitatii;

- pct. 5.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus în procedura

operaţională, numai prin aportul salariaţilor implicaţi direct în acea activitate;

- subpct. 5.4.1 "Planificarea operaţiunilor şi a acţiunilor activităţii" se sprijină, pe de o parte, pe

acţiunile identificate, aşa cum sunt ele listate în cadrul tabelului de la componenta 6

"Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii", iar pe de alta parte, pe o bună cunoaştere

şi stăpânire a cerinţelor generale şi a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern

"Planificarea" şi a Standardului de control intern "Managementul riscului". Acţiunile analizate

prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate şi a

măsurilor de limitare a efectului acestora, a condiţiilor de eficienţă şi legalitate impuse, puse în

corelaţie şi intr-o succesiune logică şi cronologica, constituie în fapt instrumentul de planificare

cuprins în procedura operaţională pentru activitatea analizată;

- subpct. 5.4.2 "Derularea operaţiunilor şi acţiunilor" reflectă programul de zi cu zi al

compartimentului/persoanei implicate în realizarea activităţii, în care acesta/aceasta uzează de

toate instrumentele specifice şi acţionează corespunzător prevederilor din procedura operaţionala


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

56

şi, în special, celor din instrumentul de planificare a activităţii. Se recomandă cuprinderea în

procedura operaţională, sub forma tabelară, a modului de operare, unde pe verticală se pot

cuprinde etapele ce se derulează în legătură cu activitatea respectivă, iar pe orizontală se

precizează intrările de informaţii (de la cine? ce?), operaţiunile, acţiunile/prelucrările,

completările etc., ce au loc faţă de datele intrate, instrumentele utilizate în acest scop, ieşirile de

rezultate (care? către cine? etc.);

- subpct. 5.4.3 "Valorificarea rezultatelor activităţii" poate fi orientat către mai multe direcţii, ca

de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanţă asociaţi activităţii;

furnizarea datelor şi informaţiilor cu privire la rezultatele activităţii către beneficiarii acestora;

identificarea măsurilor de îmbunătăţire etc.

Pct. 6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii (componenta 6):

- se va urmări identificarea tuturor acţiunilor care au loc în legătură cu activitatea procedurată,

precum şi fixarea acestora pe compartimentele (posturile) cărora le revin responsabilităţile şi/sau,

după caz, răspunderile faţă de acestea;

- se recomandă cuprinderea acţiunilor în tabel, pe cât posibil, în ordinea logică a desfăşurării lor,

iar a compartimentelor (posturilor), în ordinea intervenţiei în proces;

- în tabelul 6 din modelul de procedură operaţională, compartimentele (posturile) au fost

simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., acţiunile (operaţiunile), cu a, b, c, ..., iar

responsabilităţile/răspunderile, cu abrevierile regăsite în tabelul 4.2, unde: E = elaborare; V =

verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observăm, de exemplu, ca operaţiunea a

este o operaţiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operaţiunea c este o operaţiune

de aprobare A, în răspunderea postului III; acţiunea e este o acţiune de arhivare Ah., ce revine

compartimentului V etc.

Nr.

Crt.

Compartimentul

(postul)/acţiunea

(operaţiunea)

I II III IV V

0 1 2 3 4 5

1 a E


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

57

2 b V

3 c A

4 d Ap.

5 e Ah.

Pct. 7

Formular evidență modificări

Nr.

crt.

Ediție Data

ediției

Rev. Data

reviziei

Pag. Descriere

modificare

Semnătura

conducătotului

compartimentului


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

58

Pct. 8

Formular analiză procedură

Nr.

crt.


compartiment

Nume și prenume

Înlocuitor de

drept sau

delegat

Aviz favorabil Aviz

nefavorabil

Semnătura Data


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

59

Pct. 9

Lista de difuzare a procedurii

Nr.

ex.


retragerii

Data intrării

în vigoare a

procedurii

Semnătura


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

60

Pct. 10 Anexe, înregistrări, arhivări:

- este necesar ca procedura operaţională să cuprindă în anexe toate instrumentele relevante,

prezentate în cadrul celorlalte componente ale acesteia, şi care sunt aplicabile în realizarea

activităţii;

- pentru o mai bună ordonare şi evidenţă a anexelor, se recomandă întocmirea tabelului

prezentat la componenta 7 din model.

Nr.

anexa

Denumirea

anexei Elaborator Aprobat

Nr. de

exemplare Difuzare

Arhivare Alte

loc perioada

1 2 3 4 5 6 7 8

1

2

3

Pct. 11 Cuprins

- este necesar ca procedura operaţională să aibă un cuprins pentru a se găsi mai uşor

componentele acesteia de către utilizatori.

Nr. Componentei


operaţionale


1 Coperta




operationale



5 Scopul procedurii operaţionale


Ediţia I



OPERAȚIONALE

Revizia 0

ȘCOALA GIMNAZIALĂ


Cod : PO-91.02

61

6 Domeniul de aplicare a procedurii operaţionale


operaţionale)


operaţională

9 Descrierea procedurii operaţionale

10 Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

11 Formular evidență modificări

12 Formular analiză procedură

13 Lista de difuzare a procedurii

14 Anexe, înregistrări, arhivări

15 Cuprins

ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia I DESEMNAREA...

Documents

Transcript of ȘCOALA GIMNAZIALĂ ”NICOLAE BĂLCESCU” · PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediţia I DESEMNAREA...