Charisma HCM Document Management

Teodora PanainteSenior Product ConsultantCharisma Business Applications

Charisma HCM Document ManagementSoluția TotalSoft

Soluţie dezvoltată pentru companii care Utilizează Charisma HCM pentru managementul informatic al Departamentului de

Resurse Umane, Administrare şi Salarii

Gestionează un număr mare de angajați sau sunt companii multi-filiale distribuite

geografic

Administrează un volum de operațiuni de administrare a dosarelor de personal

care depăşeşte media

Întâmpină greutăți în satisfacerea cererilor clienților interni - copii după actele

existente la dosar, emiterea de adeverințe, actualizarea dosarelor de personal

Accesează des arhiva dosarelor de personal

Charisma HCM Document ManagementBeneficii principale

Soluţie integrată bazată pe ultima generaţie a tehnologiei Microsoft Office SharePoint care permite

Acces şi lucru cu orice tip de document electronic

Prezentare pe structură arborescentă, într-o manieră personalizată şi adaptată

clientului

Administrare de documente integrată cu fluxul de de lucru

Informații de interes precum fişa angajatului (Charisma HCM Portal) sau date

operaționale (Charisma HCM)

Charisma HCM Document ManagementDocument Center

Zone publice, accesibile

tuturor membrilor

Zone private, accesibile doar

unor membri (departamente,

grupuri de lucru cu drepturi şi

nivele de acces)

Adăugare şi actualizare de

documente

Salvare, arhivare, regăsire, istoric, control versiuni, raportări

Interfață grafică personalizată

Charisma HCM Document ManagementIstoric document

Se pot păstra toate modificările unui document sub forma de versiuni ale

documentului, având posibilitatea de a le vizualiza oricand şi chiar de a reveni la o

versiune anterioară.

Charisma HCM Document ManagementArhivă documente angajat

Diverse filtre şi criterii de căutare în arhivă - marcă angajat, nume angajat, tip

document - sau folosind produsele Charisma HCM, HCM Portal sau Charisma ERP

Stocare şi administrare completă a intrărilor şi ieşirilor de documente

Scanare documente

Încărcare documente

în Document Center,

clasificare şi

organizare documente

Consultare Document

Center

Charisma HCM Document ManagementIntegrare cu Charisma Workflow

Permite implementarea de sisteme de workflow al documentelor, în sensul creării de sisteme de management al aprobărilor necesare unui document (fluxuri de aprobare), al circulației documentului în cadrul instituției, sarcinile asociate şi persoanele implicate

Charisma HCM Document ManagementExternalizare servicii de management al documentelor

Documente în format electronic, prin Charisma HR Document Management

Clientul trimite toate documentele către arhivă

Arhiva recepționează documentele: scanare, depozitare, clasificate corespunzător

tipului de document

Clientul accesează arhiva la

distanță, conform drepturilor

lui de acces, folosind propria

stație de lucru

HR Curier

Document Center(hosted by customer)

Arhivă Documente

Recepţie documente

Trimite/Primeste documente

1. Primeste/Trimite documente

3. Depozitare

2.1 Scanare documete

2.2. Incare şi clasificare documenteExtranet/Intranet

Https://sharepoint.customer.ro

HR, altii

4. Utilizare Document Center

Customer Arhiva (outsourced)

Page 1

Operare Arhivă documente, outsourcing

IT

5. Administrare Document Center

Charisma HCM Document ManagementIntegrare nativă cu Charisma HCM

Structurare arhivă per angajat şi locatii Rapoarte de completitudine a arhivei Drepturile de acces stabilite automat în baza organigramei Căutarea documentelor dupa informaţii din Charisma:

nume, poziţie, CNP Notificări automate la fiecare modificare sau extragere de

document

Vă mulțumesc

Charisma HCM Document Management