Manual Utilizare Charisma

Manual de utilizare Charisma ERP 2013 Versiune manual 4.0

Pagina 1 din 466

Manual de utilizare

Charisma ERP 2013 Versi une manual 4 .0

ISO 9001: SYSTEM INTEGRATOR & SOFTWARE DEVELOPMENT

TotalSoft S.A. Sos . Bucuresti Nord Nr. 10

Global City Business Park, Cladirea O2, Etaj 8

077190, Bucu resti - Ilfov, Romania

Telefon: +40 (0)21 335 17 09, 335 17 10, 335 17 11; Fax: +40 (0)21 335 17 12

E- mail: [email protected] Internet: www.totalsoft.ro
mailto:[email protected]://www.totalsoft.ro/


Pagina 2 din 466

Is toricul ver siunilor manual ului

Dat a Versiune Descriere Autor

06.09.2005 1.0 Versiune initiala Cristi Dinca

31.07.2006 1.2 Versiune modificata Florin Miu

16.03.2008 2.5 Versiune modificata Cristi Dinca

19.08.2009 2.11 Versiune modificata Catalin Nica

15.11.2011 3.0 Up-grade la

Charisma ERP 2.9

Gabriela Cioban

08 .05.2013

4.0

Up-grade la

Charisma ERP 3.3

Lucian Iacob


Pagina 3 din 466

Continut

I. INTRODUCERE -------------------------------- -------------------------------- -------------------------- 7

PREZENTARE GENERALA -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- 7 Scurta descriere a modulelor aplicatiei -------------------------------- -------------------------------- --------------------- 7 Accesul in a plicatie -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 8 Configurarea statiei de lucru -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------ 10

CONCEPTE DE BAZA -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---- 13 Entitatile cu care lucreaza sistemul - definitii -------------------------------- -------------------------------- ------------ 13 Proprietati ale entitatilor din sistem -------------------------------- -------------------------------- ---------------------- 17 Actiuni posibil de efectuat asupra entitatilor -------------------------------- -------------------------------- ------------- 20 Dictionare specifice pe module -------------------------------- -------------------------------- ---------------------------- 26

STRUCTURA ECRANULUI -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------ 28

RAPOARTE -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------- 42 Rapoarte financiar -contabile -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------ 42 Rapoarte operationale -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----- 45

II. MODULUL GENERAL -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 48

CONFIGURARE SOCIETAT E -------------------------------- -------------------------------- ---------------------------- 48 Date societate -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------- 48 Departamente -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------- 50

ARTICOLE -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------------- 51 Tipuri de conturi -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 51 Tipuri de articole -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 52 Articole -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------------------- 53 Catalog articole -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------ 68 Liste de preturi -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------- 69 Coduri vamale -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------- 77 Cursuri valutare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------ 85

PARTENERI -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------- 87 Parteneri -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------------- 87 Persoane -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------------- 94 Banci ------------------------------------ ----------------------------------------------------------------------------------- 98 Credit control -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------------- 99

CENTRE DE COST -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----- 108 Definire centre de cost -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --- 108 Sisteme de analiza -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------- 110

CLASIFICARI -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---------- 112 Clasificare articole -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------- 112 Clasificare centre de cost -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- - 117 Clasificar e parteneri -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------ 121

ADMINISTRARE -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 126 Utilizatori -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 126 Grupuri de util izatori -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------ 128 Parametri de initializare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 131

III. MODULUL ACHIZITII -------------------------------- -------------------------------- ---------------- 133

ACHIZITII ARTICOLE S TOCABILE DE LA INTER N -------------------------------- -------------------------------- - 135 Comanda furnizor -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 135 Aviz de expeditie de aprovizionare -------------------------------- -------------------------------- ---------------------- 139 Nota de intrare - receptie -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 147 Proces verbal de diferente -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- 155 Factura de achizitie -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 158 Aviz retur catre furnizor -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 166 Factura storno de aprovizionare -------------------------------- -------------------------------- ------------------------- 171 Factura proforma de aprovizionare -------------------------------- -------------------------------- ---------------------- 176

ACHIZITII ARTICOLE N ESTOCABILE DE LA INT ERN -------------------------------- ------------------------------ 177 Factura de servicii -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------- 177


Pagina 4 din 466

Factura de aprovizionare (marfa si cheltuieli auxiliare) -------------------------------- -------------------------------- 179

IMPORTURI -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 186 Factura de import -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 186 Facturi auxiliare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 190 Declaratia vamala de import -------------------------------- -------------------------------- ----------------------------- 191 Nota de intrare receptie din DVI -------------------------------- -------------------------------- ------------------------- 199

IV. MODULUL VANZARI -------------------------------- -------------------------------- ----------------- 204

CONFIGURARE OFERTE S PECIALE -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 206 Oferta Discount -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 207 Oferta pe Grupe de Produse -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------ 219 Oferta Valorica pe Grupe de Produse -------------------------------- -------------------------------- -------------------- 220 Oferta Valorica -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------ 221 Oferta Produse Discount -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 222 Oferta Discou nt Plati Anticipate -------------------------------- -------------------------------- -------------------------- 225 Oferta Produse cu Gratuitati -------------------------------- -------------------------------- ----------------------------- 226

VANZARI ARTICOLE STO CABILE LA INTERN -------------------------------- -------------------------------- ------ 228 Comanda client -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 228 Confirmare comanda client -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------- 239 Aviz de expeditie -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---------- 244 Factura de vanzare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 248 Aviz retur de la client -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----- 252 Factura storno de vanzare -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------- 257

VANZARI ARTICOLE NES TOCABILE -------------------------------- -------------------------------- ----------------- 262

VANZARI MIJLOACE FIX E -------------------------------- -------------------------------- --------------------------- 262

EXPORTURI -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 264

V. MODULUL DEPOZIT -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 274

CREAREA DE GESTIUNI -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------ 275

INTRARI IN STO C -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---- 279 Nota de intrare - receptie -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 279 Nota de predare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 279 Bon de re stituire (retur) -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 282

IESIRI DIN STOC -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----- 286 Bon de consum -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------ 286 Nota de casare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------ 289

TRANSFERURI DE STOC -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------ 291 Nota de transfer -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 292 Aviz de expeditie intern -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 295

COMPUNEREA SI DESCOM PUNEREA -------------------------------- -------------------------------- ---------------- 298 Ordin de compunere -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------ 298 Ordin de descompunere -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 300

INVENTAR -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------- 301 Inventar de numarare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---- 301 Proces verbal diferente inventar de numarare -------------------------------- -------------------------------- ---------- 308 Proces verbal corectie stoc -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------- 310

FISA DE MAGAZIE -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---- 314

OBIECTE DE INVENTAR -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------ 316 Achizitionarea obiectelor de inventar -------------------------------- -------------------------------- -------------------- 318 Bon de con sum obiecte de inventar (fara identificare) -------------------------------- -------------------------------- - 319 Bon de restituire obiect de inventar -------------------------------- -------------------------------- --------------------- 322 Fisa obiect inventar -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 324 Bon de consum obiecte de inventar (cu identificare) -------------------------------- -------------------------------- --- 329 Bon de transfer obiecte inventar -------------------------------- -------------------------------- ------------------------- 329 Proces verbal de scoatere din uz ob. de inv. -------------------------------- -------------------------------- ------------ 330

VI. MODULUL MIJLOACE FIX E -------------------------------- -------------------------------- ---------- 333

DICTIONARE -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---------- 334 Grupe -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---------------------- 334 Clase ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 335 Alte dictionare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------- 336

DOCUMENTE SI FUNCTIO NALITATI -------------------------------- -------------------------------- ---------------- 337


Pagina 5 din 466

Fisa mijlocului fix -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 337 Fisa de amortizare lunara -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- 342 Bon de miscare mijloace fixe -------------------------------- -------------------------------- ----------------------------- 343 Procese verbale -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----------- 345

VII. MODULUL FINANCIAR -------------------------------- -------------------------------- --------------- 354

PLATI PENTRU PARTENE RI (CHITANTA, OP, CE C, BO) -------------------------------- --------------------------- 356 Ordin de plata furnizori -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --- 356 Particularitati ale ecranului Chitanta numerar -------------------------------- -------------------------------- ---------- 361 Particulari tati ale ecranelor CEC si Bilet la ordin -------------------------------- -------------------------------- -------- 361

INCASARI DE LA PARTE NERI (CHITANTA, OP, CEC, BO, CARTE DE CR EDIT) -------------------------------- -- 362 Ordin de plat a clienti -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----- 363 Particularitati ale ecranului Chitanta numerar Client -------------------------------- -------------------------------- --- 367 Particularitati ale ecranelor CEC si Bilet la ordin -------------------------------- -------------------------------- -------- 368

DECONTAREA CU FURNIZ ORII (PLATA SI INCAS AREA RETUR) -------------------------------- ----------------- 368

DECONTAREA CU CLIENT II (INCASAREA SI PLA TA RETUR) -------------------------------- --------------------- 369

BORDEROU DE DEPUNERE LA BANCA A CEC - URILOR SI BO -------------------------------- --------------------- 369

EXTRAS DE CONT -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----- 372

DIVERSE PL ATI -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 376 Bon fiscal diverse -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 376 Dispozitia de plata diverse -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------- 378

FLUX DECONTURI ANGAJA TI -------------------------------- -------------------------------- ------------------------ 380 Acordarea unui avans spre decontare -------------------------------- -------------------------------- ------------------- 380 Operarea decontului -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------ 382 Inchiderea decontului -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ----- 387

COMPENSARE, NOTE DE REGLARE SI INCHIDERE AVANSURI -------------------------------- ------------------- 393 Compensarea intre fac turi -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- 393 Notele de reglare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 395 Inchiderea avansurilor -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---- 397

REEVAL UARE FACTURI SI AVAN SURI FURNIZORI SI CL IENTI -------------------------------- ------------------ 399 Reevaluare facturi furnizori si clienti -------------------------------- -------------------------------- -------------------- 400

PROVIZIOANE CLIENTI INCERTI -------------------------------- -------------------------------- ------------------- 403 Configurarea provizioanelor -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------ 403 Documentul de calcul al provizioanelor -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 405 Diagrama de stari -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 410 Contare clienti incerti si provizioane -------------------------------- -------------------------------- --------------------- 411

VIII. MODULUL CASH - FLOW -------------------------------- -------------------------------- -------------- 413

CONFIGURARE CASH -FLOW -------------------------------- -------------------------------- ------------------------- 413

DEFINIRE STRUCTURA C ASH - FLOW -------------------------------- -------------------------------- ---------------- 414

VIZUALIZARE CASH -FLOW -------------------------------- -------------------------------- -------------------------- 415

DETALIERE CASH - FLOW -------------------------------- -------------------------------- ----------------------------- 417

IX. MODULUL CONTABILITAT E -------------------------------- -------------------------------- --------- 421

PRINCIPALELE ET APE DE LUCRU CU MODU LUL CONTABILITATE -------------------------------- --------------- 423

DEFINIRE PARAMETRI -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------- 424 Sisteme contabile -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 424 Planul de conturi -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ---------- 424 Perioade contabile -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------- 426 Stare perioade contabile -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 428 Cote de TVA -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------------- 432 Tipuri de TVA -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------------- 433 Exercitiul financiar initial -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- - 434 Entitati si atribute -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 436 Machete de conturi -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 438 Modele de contare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -------- 440

DOCUMENTE SI FUNCTIO NALITATI -------------------------------- -------------------------------- ---------------- 444 Note contabile din documente primare -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 444 Note contabi le -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------- 448 Operatiuni periodice -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------ 451


Pagina 6 din 466

METODOLOGIE INCHIDER E LUNA -------------------------------- -------------------------------- ------------------ 452

X. MODULUL BUGETE -------------------------------- -------------------------------- ------------------- 454

DEFINIRE TERMENI -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- -- 454 Sisteme de analiza, articole de calculatie -------------------------------- -------------------------------- --------------- 454 Relatia Articol de calculatie Cont contabil -------------------------------- -------------------------------- ------------- 454 Preluarea datelor executiei bugetare -------------------------------- -------------------------------- -------------------- 455 Chei de repa rtizare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------- 455 Modele de calculatie -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------ 456

CONFIGURARI GENERALE -------------------------------- -------------------------------- --------------------------- 457

BU GETARE -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- ------------- 459 Definire Centre de cost/profit -------------------------------- -------------------------------- ---------------------------- 459 Ierarhia de Centre de cost -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------- 459 Definire Sisteme de analiza -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------ 460 Introducere buget -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- --------- 460

PRELUAREA VALORILOR DIN CONTABILITATE -------------------------------- -------------------------------- --- 462 Configurare chei de repartizare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------- 462 Valori chei de repartizare -------------------------------- -------------------------------- -------------------------------- - 462 Definire pasi de transfer a valorilor din contabilitate -------------------------------- -------------------------------- --- 463 Repartizarea costurilor pe centrele de profit -------------------------------- -------------------------------- ------------ 466 Comparare bugetat - realizat -------------------------------- -------------------------------- ------------------------------ 466


Pagina 7 din 466

I. INTRODUCERE

Sistemul Charisma face parte din categoria sistemelor ERP (Enterprise Resources Planning)

fiind conceput si dezvoltat in totalitate de TotalSoft. Prin flexibilitatea si configurabilitatea sa,

sistemul Charisma a re usit sa fie implementat cu success in cele mai diverse domenii de activitate

cum sunt: farmaceutic, productie, constructii, distributie, retail, leasing.

Principalele atuuri ale sistemului:

Este modular, acoperind toate domeniile de activitate ale unei com panii. Include module

precum Financiar, Contabilitate, Achizitii, Vanzari, Depozit, Mijloace fixe, Productie,

Service, WMS, Leasing, Retail, Bugete , Cash- flow s.a.m.d.;

Suporta mai multe sisteme contabile;

Opereaza simultan cu mai multe monede (RON, EURO, USD, etc);

Permite generarea cu usurinta a rapoartelor cerute de legislatia in vigoare, precum si a

altor rapoarte necesare managementului;

Este un sistem foarte bine securizat, avand posibilitatea sa fie gestionat chiar la nivel de

fiecare camp cu ajutoru l drepturi lor acordate utilizatorilor.

PREZENTARE GENERALA

Scurta descriere a m odule lor aplicatiei

Un modul grupeaza o serie de nomenclatoare, documente, functionalitati si rapoarte

formand un intrument eficient pentru gestionarea unei anumite activitati din cadrul companie i

Principalele module ale aplicatiei sunt:

GENERAL este modulul care sta la baza tuturor celorlalte module . Aici se gestioneaza

nomenclatoarele de articole, parteneri, centre de cost si alte dictionare cu care lucreaza

aplicatia . Tot in acest modul se configureaza tranzactiile fluxurilor de lucru din cadrul

companiei, se seteaza anumiti parametrii in functie de specificul companiei, se

administreaza drepturile utilizatorilor, se introduce cursul valutar , se definesc seriile

documentel or, in general tot ce tine de administrarea sistemului.

ACHIZITII este modul in care se inregistreaza acele operatii/documente ce tin de

activitatea de aprovizionare a companiei: comenzi, avize, facturi, receptii, etc.

VANZARI este modulul destinat inr egistrarii aspectelor comerciale ce tin de domeniul

vanzarilor: oferte, comenzi, avize, facturi , configurari discounturi, etc.

COMERT EXTERIOR - este modulul destinat inregistrarii aspectelor comerciale ce tin de

relatia cu partenerii externi: facturi de i mport, declaratii vamale de import, facturi de

export .

DEPOZIT este modulul destinat inregistrarii aspectelor referitoare la gestiunea

stocurilor: intrari, iesiri, transferuri, inventare, rapoarte pentru urmarirea stocurilor.

MIJLOACE FIXE este modulul destinat inregistrarii aspectelor referitoare la gestiunea

mijloacelor fixe: stabilirea grupelor si claselor de mijloace fixe, intocmirea documentului

Fisa mijlocului fix, generarea documentului Fisa de amortizare lunara, diverse procese

verbale care apar in gestiunea mijloacelor fixe, rapoarte pentru urmarirea mijloacelor fixe.

FINANCIAR este modulul care include toate operatiunile financiare derulate de catre

companie: decontarile cu partenerii (furnizorii si clientii), decontarile cu angajatii,

operat iunile cu banca, operatiunile cu casa, compensari intre facturi si note de reglare,

inchidere avansuri, reevaluarea creantelor si datoriilor in valuta, rapoarte financiare

specifice s.a.m.d.

CASH - FLOW este suportul necesar in controlul fluxului de intrar i si iesiri de numerar in

cadrul organizatiei. Obiectivul acestui modul este de a informa corect si rapid

managementul companiei si de a mentine un nivel optim al fluxului de bani.


Pagina 8 din 466

CONTABILITATE este modulul in care se centralizeaza date din toate celela lte module

ale aplicatiei, incepand cu datele primare cu care opereaza contabilitatea, continuand cu

generarea notelor contabile si finalizand cu emiterea rapoartelor contabile (Balanta de

verificare , Bilantul , Contul de profit sau pierdere , etc .) .

BUGETE modulul permite definirea, planificarea si controlul consolidat al bugetelor, pe

perioade distincte de timp, in organizat ii de orice dimensiune sau complexitate, indiferent

de sectorul de activitate in care activeaz a, fiind un instrument puternic de efic ientizare a

activit at ii financiare a companiei , prin identificarea din timp a oportunit at ilor de salvare a

banilor pentru cheltuieli cunoscute sau necunoscute din viitor.

Accesul in aplicatie

Pentru deschiderea sistemului Charisma ERP se executa dublu -click pe icon -ul din imaginea

de mai jos :

Accesul in sistem se face pe baza unui nume de utilizator si a parolei atasata acestuia. Apoi

se apasa butonul < Confirma > sau , de la tastaura , tasta < Enter > .

Exista si posibilitatea de accesare a sistemului Charisma fara introducerea unui nume de

utilizator si a parolei aferente, ci prin simpla bifare a casutei < Autentificare Windows > , urmata


Pagina 9 din 466

de apasarea butonului < Confirma >. Astfel sistemul Charisma nu mai are nevoie de o autentificare

speciala a persoanei care incearca sa - l acceseze , pe baza de user si parola, ci se foloseste de

autentificarea facuta in prealabil de sistemul de operare Windows , cand persoana s -a logat cu un

user si o parola , la pornirea statiei de lucru .

Aceasta facilitate pres upune insa doua configurari prealabil e, configurari care pot fi facute

doar de catre administratorul de sistem al companiei , si anume:

sincronizarea utilizatorilor de domeniu cu cei ai Charisma, cu ajutorul instrumentului

numit ADList , creat de TotalSoft;

In ecranul de mai sus se apasa butonul < Importa Utilizatori > si i n lista ce apare se

bifeaza utilizatorii de Windows care vor lucra si cu Charisma. Se apasa butonul

< Generate sc ript > SQL Server

Management Studio si se ruleaza acest script pe baza de productie.

modificarea in Charisma a parametrului de initializare SingleSignOn

(meniul General > Administrare > Parametri de initializare ) .

O data deschisa aplicatia Charisma ERP, utilizatorul va avea acces doar la modulele si

ecranele pe care i -a fost acordate drepturi de utilizare, in conformitate functia si atributiile detinute

in cadrul companiei. Utilizatori i din grupul Administrator vor avea acces la toate meniurile

contractate. Pentru a deschide meniul aplicatiei se apasa pe logo -ul .


Pagina 10 din 466

In partea stanga a ecranului vor aparea modulele din sistem: Depozit, Financiar,

Contabilitate, Achizitii, Vanzari, Mijl oace Fixe, General s.a.m.d. (pot apar ea mai multe/putine

module, in f unctie de modulele contractate de companie si drepturile acordate utilizator ului ).

Fiecare modul are un submeniu propriu care contine documente, functi onalitati si rapoarte

specifice.

Configurarea statiei de lucru

In principiu fiecare calculator pe care se va lucra in sistemul Charisma are un an financiar si

o gestiune implicita (depozit) pe care lucreaza. Spre exemplu un operator de la vanzari care va


Pagina 11 din 466

lucra in Charisma va emite facturi pentru anul in curs din gestiunea de marfa. Pentru ca aceste

doua elemente sa fie preluate automat in documente si sa apara implicit trebuie sa fie configurata

statia de lucru cu valorile respective. Acest lucru se face in principiu o singura data. Se int ra in

modulul General > General > Configurare statie de lucru.

Se va deschide urmatorul ecran:

Daca nu este setat nimic in campul < Gestiunea de lucru > sau este o alta gestiune cat cea

dorita, se apasa pe sageata din dreapta campului. Se va deschide o fereastra in care putem cauta o

anumita gestiune din cele introduse in sistem.

Din l ista respectiva se selecteaza g esiunea de luc ru pentru computerul respectiv.


Pagina 12 din 466

Apoi se apasa pe tabul [ Contabilitate ] si se alege anul financiar pe care se va lucra pe

computerul respectiv.

Se apasa butonul < OK > pentru a salva modificari le.


Pagina 13 din 466

CONCEPTE DE BAZA

In acest capitol veti lua contact cu notiunile si conceptele generale ale sistemului, modul in

care este el organizat, cum functioneaza, care sunt actiunile posib ile in sistem si regulile de baza

ale sistemului.

Entitatile cu care lucreaza sistem ul - definitii

Prin entitate se intelege orice element care poate sa apara in sistem la un anumit moment.

Exemplu: un furnizor reprezinta o enitate, o factura de vanzare, un anumit cont contabil, un anumit

produs, o gestiune din cadrul unei companii, un mijloc fix.

In principiu entitatile din sistem pot fi grupate in trei mari categorii:

A. Nomenclatoare

B. Documente

C. Rapoarte

Prin partener se intelege orice persoana fizica sau juridica indiferent de forma de

organizare a acesteia care apare in anumite documente gestionate de sistemul Charisma. In

contextul in care un anumit partener are in acelasi timp calitatea de furnizor dar si cea de client,

partenerul se defineste in siste m doar o singura data, dubla sa calitate fiind atribuita prin

intermediul tipului de partener : furnizor, client, persoana juridica, client persoana fizica,

furnizor+client, etc.

Prin articol se intelege orice element (entitate) stocabil sau nestocabil c are poate sa apara

pe detaliul unui document gestionat prin intermediul sistemului Charisma .

Exemple de articole:

un produs de tip marfa care apare in factura de vanzare;

un serviciu de transport care apare in factura de aprovizionare;

un mijloc fix achiz itionat de companie (specific Charisma: mijloacele fixe sunt tratate ca

articole nestocate vezi detalii in capitolul Mijloace Fixe );

cheltuiala cu energia electrica care apare in factura de aprovizionare ;


Pagina 14 din 466

cheltuiala cu dobanzi si comisioane bancare care apare pe detaliul documentului Extras d e

cont, s.a.m.d.

Prin nomenclator se intelege o multime de elemente (entitati) de acelasi tip care prezinta

in principiu trasaturi (proprietati) comune. Mai simplu, nomenclatoarele sunt liste din care se vor

select a ulterior anumite valori in momentul operarii documente lor .

Exemple de nomenclatoare:

nomenclatorul de parteneri gestioneaza multimea partenerilor unei firme cu informatii

referitoare la acestia cum sunt: cod partener, denumire partener, tip partener, a dresa,

numar fax, etc.


Pagina 15 din 466

nomenclatorul de articole gestioneaza informatii despre toate articolele utilizate in

sistem, si anume cod articol, denumire articol, tip articol, unitate de masura, daca este

stocabil sau nu, etc.

Prin document se intelege entitatea care gestioneaza informatii specifice referitoare la un

anumit proces, tranzactie gestionat a prin intermediul sistemului Charisma. Exista mai multe tipuri

de documente , iar in cadrul tipului fiecare document este identificat prin informatii spec ifice, gen:

numa r document, data document, etc.

Exemple de tipuri document:

factura de aprovizionare ;

comanda client;

extras de cont ;

fisa mijlocului fix ;

proces verbal de inventar , etc.

Din punct de ve dere al organizarii informatiei, orice document este impartit in doua mari

zone : zona de antet ( sau header ) si zona de detalii.

Informatiile din antet au caracter general si privesc intregul document, de exemplu: data

document, numar document, stare document, partener, etc. Detaliul unui document este impar tit

in linii si gestioneaza informatii referitoare la articolele din document. Un document va avea atatea

linii, cate articole distincte sunt continute in detalierea sa.


Pagina 16 din 466

O inregistrare contine o serie de informatii referitoare la o entitate care respect a conditiile

minimale pentru a putea fi salvata in sistem.

Exemplu: In cazul nomenclatorului de parteneri , informatiil e aferente unui anumit partener cum ar

fi cod partener, denumire partener, tip partener, stare partener , constituie cate o inregistrare.

Raportul contine o serie de informatii din una sau mai multe entitati (nomenclatoare,

documente) filtrate si grupate dupa anumite criterii. In principiu rapoartele din Charisma au format

A4 si pot fi exportate in alte formate cum ar fi: excel, text, pdf, H TML.

doua coloane: di sponibil si rezervat la data rularii raportului. Se pot introduce diverse criterii de

filtrare , cum ar fi : locatia, gestiunea, tip artic ol, articol, celula, etc.


Pagina 17 din 466

Proprietati ale entitatilor din sistem

In sensul general , prin proprietate vom intelege acele informatii specifice legate de o

anumita entitate care o definesc si o caracterizeaza.

Exemplu: I n nomenclatorul de parteneri , campu l < Tip > reprezinta o proprietate asociata entitatii

partener.

In sistemul Charisma proprietatile foarte des utilizate ale unei anumite entitati au campuri

speciale, ce contin liste de valori predefinit e, cum este si cazul exemplului de mai sus. Alte

pro prietati predefinte in sistem ale unui partener pot fi observate in ecanul de mai sus: forma


Pagina 18 din 466

legala, valuta de baza, adrese, telefoane, persoane contact, conturi in banci, etc. In cazul in care se

doreste introducerea in sistem a altor proprietati decat ce le pentru care exista campuri predefinite,

se pot adauga proprietati noi in sistem. Aceasta operatiune este posibila pentru doua entitati:

partener si articol.

O importanta proprietate predefinita a entitatii document este starea documentului.

Aceasta p roprietatea este vizibila in orice document si reflecta status -ul documentului respectiv.

Uzual se lucreaza cu trei stari ale unui document: Draft , Valid si Anulat . Starea oricarui document

poate fi vizualizata din interiorul acestuia si se afla in coltul dreapta -sus al documentului respectiv.


Pagina 19 din 466

Semnificatia valori lor campului < Stare > dintr -un document este urmatoarea:

Draft indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, se mai pot face

modificari asupra lui, poate fi sters si produce anumite e fecte in sistem ;

Valid indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face

modificari asupra informatiilor continute de acesta si produce anumite efecte in sistem.

In principiu, un document ca sa ajunga in starea Valid trebuie sa fi fost in prealabil in

starea Draft . Un document in starea Valid poate fi anulat in anumi te conditii.

Anulat indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face

modificari asupra informatiilor din el si nu produce nici un efect in sistem.

Inchis indica faptul ca documentul este salvat in baza de date, nu se mai pot face

modificari asupra informatiilor din e l si nu mai produce nici un efect in sistem din

momentul actiunii de inchider e. I n principal se foloseste pentru documentel e de rezervare

de stoc care nu se pot anula deoarece reprezinta document e sursa pentru alte documente

ulterioare , insa pentru care se doreste stoparea efectele asupra stocului.

Un astfel de document este Comanda client care are rolul de a rezerva stocul pentru

livrarile ulterioare catre client , reprezentand document sursa fie pentru avize de expeditie,

fie direct pentru facturi de vanzare . Insa l a un moment dat, din diverse motive si dupa

cateva livrari /vanzari din acea comanda , se decide inchiderea rezer varii si implicit

repunerea cantitatii nelivrate in stocul disponibil pentru alte iesiri/rezervari de stoc .

Atunci comanda se va inchide, neputand fi anula ta.

Prin tranzactia atasata unui tip de document se intelege modalitate a prin care tipul de

document respectiv poate lua nastere in sistem. Fiecare tip de document poate avea atasata una

sau mai multe tranzactii. Definirea tranzactiilor posibile se face in functie de situatiile concrete

intalnite in companie pentru fiecare ti p de document in parte.

Exemplu : Pentru tipul de document Factura de vanzare putem avea urmatoarele situatii (cu

mentiunea ca nu sunt toate cazurile posibile):

a) clientul cumpara anumite produse si i se intocmeste factura de vanzare cu toate

informatiile ne cesare fara a se fi intocmit anterior vreun alt tip de document r eferitor la

vanzarea respectiva;

b) clientului i s -au trim is anterior marfurile cu aviz de expeditie, acum urmand facturarea

avizului respectiv , prin preluarea datelo r continute in acesta;

c) clien tului i s -a emis anterior o factura proforma si acum urmeaza sa - i fie intocmita

factura fiscala de vanzare pe baza datelor din factura proforma ;

d) clientul a facut anterior o comanda si acum urmeaza sa i se intocmeasca factura fisc ala

pe baza datelor din co manda.

Din punct de vedere al modului in care se comporta tranzactiile acestea sunt de doua tipuri:

tranzactii manuale unde informatiile din documente vor fi introduse complet de la

tastatura deoarece nu exista un document anterior care se poate constit ui ca sursa de

date pentru documentul curent. In exemplul anterior este cazul a).

tranzactii automate unde pentru un anumit document exista un document anterior

din care pot fi preluate automat anumite informatii si aduse in interiorul documentului

curen t, deci nu se vor mai introduce de la tastatura. In exemplul anterior este cazul

descris la punctele b), c) si d) cand in factura de vanzare vor putea fi preluate automat

informatii din documentele sursa: aviz, proforma , respectiv comanda client. Acest

mec anism se numeste generarea unui document din alt document .

In tranzactiile automate sunt implicate doua elemente: documentul sursa si document ul

destinatie. In exemplul nostru , in cazul descris la punctul c), documentul sursa este factura

proforma, iar do cumentul destinatie este factura de vanzare.


Pagina 20 din 466

In cadrul unei tranzactii automate , pentru un document destinatie , pot exista unul sau mai

multe tipuri de documente sursa. Cazul frecvent intalnit este la documentul Declaratie vamala de

import cand la intocmi rea acestuia intervine o factura de import si o factura auxiliara de transport.

De asemenea un document se poate constitui ca s ursa pentru mai multe documente, de exemplu

cand dintr -o Factura de aprovizionare se pot genera si o Nota de intrare - receptie , da r si o Factura

storno de aprovizionare pentru eventualele articole neconforme.

Pentru o buna gestionare a tranzactiilor din sistem este recomandabil ca acestea sa se

denumeasca sugestiv, in conformitate cu s ituatiile concrete pe care le reprezinta, astf el incat

operatorii sa poate alege cu usurinta o tranzactie sau alta in functie de cazul concret in care se afla.

In cazul nostru , posibile denumiri ale tranzactiilor atasate tipului de document factura de vanzare

ar putea fi (fara a se intelege ca aceasta alegere este unica sau obligatorie):

a) Emitere Factura de vanzare ;

b) Generare Factura de vanzare din Aviz de expeditie de vanzare ;

c) Generare Factura de vanzare din Factura proforma de vanzare ;

d) Generare Factura de vanzare din Comanda client , s.a.m.d.

In plus e ste de dorit ca numele tranzactiilor sa incepa cu:

a) Inregistrare document X in cazul tranzactiilor manuale pentru documentele primite

din exteriorul companiei , cum ar fi: facturi de aprovizionare, oferta furnizor, etc.

b) Generare document X din document Y in cazul tranzactiilor automate cand se

genereaza un docum ent pe baza unui document sursa;

c) Emitere document Z in cazul tranzactilor manuale pentru documentele emise de

companie cum sunt: factura de vanzare, aviz de expeditie client, bon de consum, etc.

Actiuni posibil de efectuat asupra entitatilor

Asupra entitatilor din sistem pot fi efectuate urmatoarele actiuni, in functie de categoria din

care acestea fac parte, dupa cum urmeaza:

Entitati de tip nomenclator


Pagina 21 din 466

adaugare : prin intermediul acestei actiuni se poate adauga o noua inregistrare

intr -un nomenclator. Pentru a putea adauga in sistem o noua inregistrare trebuie

completate anumite campuri obligatorii. Campurile obligatorii se constituie in

informatiile minimale necesare de a fi introduse in sistem pent ru ca acesta sa

poata functiona;

selectare : prin intermediul acestei actiuni se poate selecta o anumita

inregistrare pe baza unor criterii de selectie;

consultare (vizualizare): prin intermediul acestei actiuni pot fi vizualizate

informatiile aferen te unei inregistrari din sistem;

m odificare : prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite informatii

aferente unei inregistrari din si stem;

stergere : prin intermediul acestei actiuni se poate sterge din baza de date o

anumita inregistr are din nomenclatoare. Stergerea unei inregistrari in sistem se

poate face doar in anumite conditii (de ex . nu se va putea sterge din

nomenclatorul de parteneri un furnizor pentru care exista facturi de aprovizionare

in sistem );

copiere : este permisa pent ru nomenclatorul de articole; pe baza unui articol deja

introdus in sistem se poate face o copie a acestuia. Copia va fi introdusa automat

de sistem si va adauga la sfarsitul c

de operatiunea de copiere trebuie sa stabilim care vor fi cod ul si denumirea

noului articol.

Pentru a copia un articol se intra in ecranul General > Articole > Articole . In modul lista,

ne pozitionam pe articolul respectiv , executam click -dreapta de mouse si alegem optiunea

< Copiaza artic ol > . V a aparea urmatoarea fereastra (presupunem ca dorim sa copiem articolul

10 001 - BORSEC APA CARBO 0,5L) :

Presupunem ca dorim ca noul articol sa preia toate proprietatile articolului copiat , doar ca

trebuie sa alocam un cod nou (1 00 100 ) si alt nume ( BORSEC APA CARBO 1,5L ). Pentru acest lucru

se intra in cele doua campuri din fereastra de mai sus, se fac modificarile nec esare si apoi se apasa

butonul < Copiaza > .

Daca operatia de copiere a reusit veti primi urmatorul mesaj:


Pagina 22 din 466

Se apasa butonul < OK > si in acest moment vom avea in baza de date un nou articol cu

codul 10 0100 si numele BORSEC APA CARBO 1,5L.

Entitati de tip document

adaugare : prin intermediul acestei actiuni se poate adauga un nou document in

sistem. Pentru a putea adauga in sistem o nou a inregistrare trebuie completa te

anumite campuri obligatorii;

selectare : prin intermediul acestei actiuni se poate selecta o anumita

inregistrare pe baza unor criterii de selectie ;

vizualizare : prin intermediul acestei actiuni pot fi vizualizate informa tiile

aferente unui document inregistrat in sistem;

tiparire : prin aceasta actiune documentele pentru care s -a prevazut faptul ca vor

trebui tiparite din sistem, pot fi listate la imprimanta intr -un anumit format

prestabilit. Exemplu : factura de vanzare, bon de consum, etc .;

modificare : prin intermediul acestei actiuni se pot modifica anumite informatii

aferente unui document inregistrat in sistem. Modificarea informatiilor dintr -un

document se poate face doar daca acesta este in starea Draft ;

v alidare : operatiunea prin care un document aflat in starea Draft trece in starea

Valid . Se efectueaza prin apasarea butonului < Valideaza > din interiorul

documentului;


Pagina 23 din 466

anulare : operatiune prin care un document inregistrat in sistem este anulat.

Anularea unui docu ment se poate face doar in anumite conditii. Este suficient ca

una dintre conditiile de mai jos sa fie indeplinita si documentul nu va putea fi

anulat .

a) documentul pe care vrem sa il anulam se constituie ca document sursa

pentru un alt document , deja existe nt in sistem;

b) documentul are nota contabila generata;

c) data documentului se afla int r-o luna calendaristica inchisa.

stergere : operatiune prin care un document este sters din baza de date,

moment din care el nu va mai putea fi regasit in sistem. Este sufic ient ca una

dintre conditiile de mai jos sa fie indeplinita si documentul nu va putea fi sters :

a) documentul are starea Valid ;

b) documentul are starea Draft dar se constituie ca sursa pentru alt

document din sistem;

c) data documentului se afla intr -o luna calend aristica inchisa .

navigare : operatiune prin care se poate urmari trasabilitatea documentelor in

sistem, in sensul vizualizarii din interiorul unui document a legaturii acestuia cu

alte documente sursa sau destinatie. Aceasta actiune este declansata prin

apasarea butonului < Navigare > din interiorul fiecarui document.


Pagina 24 din 466

I n imaginea de mai sus se observa, pe de o parte, ca factura de aprovizionare in cauza a

fost generata dintr -o comanda furnizor , comanda care a fost generata la randul ei dintr -un necesar

de aprovizionare, iar pe de alta parte, ca pe baza acestei facturi de aprovizinare s-a generat o nota

de intrare - receptie in sistem , dar si o factura storno .

copiere : pe baza unui document deja introdus in sistem se poate face o copie

fidela a acestuia. Copia va fi introdusa automat de sistem in starea Draft. Aceasta

operatiune este foarte utila in contextul in care dupa validarea unui document se

constata o greseala de operare. In aceasta situatie documentul se anuleaza , apoi

se copiaza. Deoarece copia se realizeaza cu starea Draft, se va putea corecta

greseala si ulterior valida documentul respectiv.

Deci doar documentele introduse prin tranzactie manual a se pot copia , c ele

generate din alt d ocument neavand aceasta optiune. La incercarea de copiere a

acestora va aparea urmatorul mesaj.

Entitati de tip raport

v izualizare : actiune prin care , dupa stabilirea filtrelor dorite , se vizualizeaza

datele din interiorul unui raport. Actiunea este declansata prin apasarea butonului

< Vizualizare > aflat in partea stanga -sus in fereastra de rapoarte.


Pagina 25 din 466

tiparire : operatiune prin care un raport afisat pe ecran este trimis la imprimanta

pentru tiparire . Dupa afisarea raportului , daca se doreste tiparirea lui , se executa

click pe icon -ul ( imprimanta ) aflat in partea de sus a ecranului;

export in alt format de fisier: operatiune prin care un raport afisat pe ecran este

exportat in alt tip de fisier. Aceasta actiune se declanseaza executand click de

mouse pe icon -ul (plic deschis) aflat in partea de sus a ecranului .


Pagina 26 din 466

Dictionare specifice pe module

Dictionarul este o entitate din categoria nomenclatoarelor. Spre deosebire de

nomenclatorul de articole si nomenclatorul de parteneri care contin informatii utilizate in aproape

toate tipurile de documente din sistem, dic tionarele contin un numar redus de inregistrari si au o

utilizare mai restransa fiind folosite doar in anumite tipuri de documente. In plus dictionarele pot fi

utilizate pentru inregistrarea in sistem a unor informatii din nomenclatoare.

De exemplu, c atev a pagini mai sus mentionam ca la inregistrarea unui partener in

nomenclatorul de parteneri apare si campul < Tip > . I nformatia se selecteaza dintr -un dictionar .

Un alt exemplu: In tipul de document Comanda furnizor , valorile selectabile in campul

< Conditi i livrare > constituie un dictionar.


Pagina 27 din 466

In principiu dictionarele pot sa apara in unul sau mai multe tipuri de documente. De

asemenea, i n cadrul unui tip de document pot sa apara unul sau mai multe dictionare. Continutul

acestor dictionare poate fi modifica t si se pot adauga inregistrari noi in functie de specificul firmei.

Dictionarele se pot gestiona fie din meniul General > Dictionare ,

fie chiar la nivelul ecranului unde aceste a apar, prin apasarea butonului .


Pagina 28 din 466

STRUCTURA ECRAN ULUI

In marea lor major itate , ecranele aplicatiei se deschid in modul lista , insemnand ca afiseaza

lista documentel or deja inregistrate in sistem in ziua curenta . Tot aici, c u ajutorul filtrelor de

cautare, se pot cauta si afisa si celelalte documente existente . De aceea, acest prim ecran afisat se

mai numeste generic si ecranul de filtrare .

Sa luam exemplul ecranului Factura de Aprovizionare . Deschis in data de 27.07.2012, el va

arata ca in imaginea de mai jos:

Se observa ca la aceasta data, pe locatia Site 1 (locatie generica ) implicit apare locatia pe

care s -a logat utilizatorul sunt introduse deja trei documente.


Pagina 29 din 466

Se mai poate observa ca titlul ecranului este Inregistrare Factura de Aprovizionare . Regula

de afisare a titlului unui ecran este urmatoarea:

a) La prima deschide re a ecranului (adica a celui de filtrare) se afiseaza numele tranzactiei

implicite cu care se introduce documentul in sistem (ca in imaginea de mai sus).

Configurarea se face din calea General > Administrare > Tipuri tranzactii . Aici se

alege documentul destinatie ( in cazul nostru, factura de aprovizionare) si se filtreaza

tranzactiile active. Se intra pe tranzactia ce se dores te a fi implicita si, in tabul [ Grupuri

utilizatori ] , se bifeaza pe coloana Tranzactie implicita in dreptul grupului de utilizatori

aferent. Se salveaza. Atentie: Nu pot exista doua tranzactii implicite! Alegerea

tranzactiei implicite se poate face pe criteriul celei mai folosite tranzactii de introducerea

a documentului respectiv.

b) Daca dupa deschiderea ecranului de filtrare se viz ualizeaza un anumit document care a

fost introdus in sistem cu o alta tranzactie decat cea implicita, de exemplu Generare

Factura de Aprovizionare din Confirmare Comanda Furnizor , atunci ecranul de editare se

va deschide avand titlul tranzactiei respective .

Ecran ul de filtrare este impartit in doua zone principale, si anume : zona filtrelor si lista

documentelor filtrate . In partea de jos, regasim o serie de butoane cu ajutorul carora putem

actiona asupra unui document existent sau putem introduce unul nou .


Pagina 30 din 466

In continuare vom detalia fiecare din tre aceste zone.

Zona filtrelor

Zona filtrelor este specifica fiecarui ecran din Charisma si contine principalele informatii

dupa care se poate cauta o inregistrare in baza de date. In cazul documentului pe care l-am luat

drept exemplu, Factura de Aprovizionare , utilizatorul poate filtra facturile existente in sistem

utilizand o serie de campuri, si anume:

< Data de la > , < pana la > cele doua campuri de tip data reprezinta inceputul si

sfarsitul perioadei de caut are . Este data sistemului, cea la care s -a facut inregistrarea

documentelor. Daca se debifeaza, in lista apar toate facturile, indiferent de data

inregistrarii ;

< Nr.doc. > in acest caz este numarul documentului , asa cum apare pe documentul

fizic ;

< Serie > seria facturii, asa cum apare pe documentul fizic ;

< Star e> starea documentului in Charisma (Draft, Valid, Anulat, Inchis );

< Part ener > codul sau denumirea partenerului inscris pe document ;

< Gestiune > depozitul/gestiunea proprie in care s -a facut a provizionarea ;

< Articol > articolul care apare pe detaliul documentului ;

< Locatie > reprezinta locatia unde a fost inregistrat documentul;

< Locatie partener > filtrarea documentelor primite de la o anumita locatie a

partenerului, in cazul in care exi sta mai multe;

< Moneda > moneda folosita pe document;

< Data emitere de la >, < pana la > sunt campuri de tip data reprezentand dat a

emiterii documentelor, cele inscrise pe documentele fizice; In cazul facturii de


Pagina 31 din 466

aprovizionare, data sistemului poate coinci de cu data emiterii sau nu, insa pentru usurinta

gestionarii acestora se recomanda ca aceste date sa fie identice.

%

cod sau intreaga denumire, ci doar o secventa din acestea .

comp % - filtreaza tot ce incepe cu secventa "comp";

% comp - filtreaza tot ce contine secventa "comp".

Dupa selectarea filtrelor dorite se apasa butonul (Executa filtru ) din partea dreapta a

zonei de filtrare sau, de la tastatura, tasta < F5 >. Astfel va apare a lista documentelor ce

indeplinesc cumulativ conditiile respectivei filtrari.

Butonul (lupa) deschide ecranul de cautare avansata . Acesta contine campuri de

cautare specifice fiecarui document din Charisma. Mai jos regasim ecranul de cautare avansata

pentru documentul Factura de Aprovizionare :

< Categorie articol > - afiseaza ierarhia de articole , de unde se poate selecta un anumit

nod (parinte sau copil). Rezultatul filtrarii va intoarce toate documentele (facturile de

aprovizionare ) care contin in detaliul lor articolele din categoria respectiva .


Pagina 32 din 466

< Categorie partener > - afiseaza ierarhia de parteneri, de unde se poate selecta o anumita

categorie. Rezultatul filtrarii va intoarce toate documentele (facturile de aprovizionare) care au fost

emise de catre partenerii din categoria respectiva .

< Tip partener > - se alege tipul partenerului: Furnizor, PFA, Producator, etc.;

< Tranzactie > - se alege tipul de tranzactie prin care s -a generat documentul;

Sistemul functioneaza similar si pen tru celelalte campuri: < Lot >, daca se cauta dupa un lot

special, < Cod fiscal > , daca se cunoaste doar aceasta informatie despre partener etc.

Dupa introducerea filtrelor, utilizatorul apasa < OK > pentru inchiderea ecranului si o btinerea

rezultatelor filtrar ii avansate. Filtrarea avansata tine cont de toate filtrarile active, din zona de

filtrare.

Lista documentelor filtrate

Sa presupunem ca dorim sa cautam toate facturile de aprovizionare valide, inregistrate in

luna iulie 2012 si provenite de la furnizorul METRO. Dupa setarea filtr elor aferente apasam

Fulgerica sau tasta < F5 > si vom avea urmatorul rezultat:


Pagina 33 din 466

Lista documentelor contine urmatoarele coloane :

< Introdus in > este locatia in care a fost inregistrat documentul respectiv;

< Nr.doc. > numarul d ocumentului;

< Data doc. > data documentului; coincide cu data emiterii;

< Stare document > starea documentului (Draft, Valid, Anulat, Inchis );

< Nr.fiscal > seria facturii, asa cum apare pe documentul fizic;

< Furnizor > codul sau denumirea partenerului inscris pe document;

< Total TVA > valoarea TVA -ului;

< Total valoare > valoarea fara TVA;

< Total Plata > valoarea inclusiv TVA;

< Valuta > moneda documentului;

< Data emitere > data la care a fost emisa factura;

< Data scadentei > data pana la care se as teapta plata respectivei facturi;

< Cod tranzactie > codul tranzactiei prin care s -a inregistrat factura in sistem;

< Tranzactie > denumirea tranzactiei;

< Comentarii > textul introdus in campul < Note > de la nivelul fiecarui document ;

Documentele din list a de mai sus pot fi ordonate crescator sau descrescator dupa toate

coloanele prin click pe capul de tabel .

Mai mult, pozitionarea coloanelor in cadrul tabelului poate fi inter -schimbata prin tragerea

acestora mai la stanga sau mai la dreapta, folosind man evra drag and drop (click pe capul de tabel

al coloanei pe care vreti sa o mutati si , tinand apasat butonul mouse -ului, trageti de coloana

respectiva pana cand linia neagra va indica viitoare pozitionare).

Prin click -dreapta in zona listei de documente se deschide un meniu special:


Pagina 34 din 466

O parte din optiunile acestui meniu sunt disponibile implicit , cum ar fi:

< I stori e Stari Document > - indica istoricul starilor pentru documentul selectat ;

< Copiaza document > - actiune posibila doar in cazul in care docume ntele au fost

inregistrate in sistem pe baza tranzactiilor manuale;

< Completare valori UE > - se poate folosi in cazul in care s -a omis ceva in completarea

acestor informatii la nivelul documentului;

Optiunile < Export a> , < Importa > si < Optiuni PrintServer > din meniul de mai sus

necesita configurari suplimentare pentru a fi folosite .

Prin apasarea combinatie i de taste < Ctrl + Shift > si click - dreapta de mouse in zona listei

de documente filtrate va aparea urmatorul meniu:

< Exporta in fisier Excel... > - exporta informatiile din lista intr -un fisier Excel ;

< Exporta in fisier CSV... > - exporta informatiile din lista intr -un fisier CSV;

< Tipareste > - tipareste doar linia documentului selectat, spre deosebire de butonul din

josul ecranului, care tipareste intr eaga lista;

< Setare imprimanta... > - deschide un ecran de configurare a imprimantei;


Pagina 35 din 466

< > - cu ajutorul acestei optiuni se pot face insumari ale

valorilor numerice, fie la nivel de coloana (se face click pe capul de tabel, ca in imagi nea

de mai jos), fie doar partiale, selectand liniile pentru care se doreste insumarea;

Detalierea butoanelor din josul ecranului de filtrare

- deschide documentul selectat (se poate si cu dublu -click) pentru a putea fi

vizualiazat sau modificat ; sele ctarea se face cu click pe linia respectivului document;

- reafiseaza lista documentele filtrate; se foloseste in cazul in care respectivele

documente au suportat anumite modificari de la ultima filtrare ;

- se refera la generarea automata a unui docume nt din documentul selectat

selectat in lista (de exemplu se genereaza Nota de intrare - receptie din Factura de Aprovizionare );

- adauga un document nou;

- sterge documentul selectat (exceptie fac documentele cu starea Valid);

- salveaza informatiile modificate intr -un document (este inactiv in ecranul de

filtrare , dar se activeaza cand intervine o modificare in detaliul documentului - exceptia fac

documentele valide, unde informatiile nu mai pot fi modificate , deci nici salvate ) ;

- renunta la modif icarile facute de la ultima salvare in cadrul documentului si

revine la ultima forma salvata (este inactiv in ecranul de filtrare , dar se activeaza cand intervine o

modificare in detaliul documentului - exceptia fac documentele valide, unde informatiile nu mai pot

fi modificate, deci nici salvate);

- inchide ecranul documentului;

- tipareste lista documentelor filtrate.

Dupa apasarea butonului < Deta liu > , utilizatorul va intra in ecranul de editare a

documentului pe care l -a selectat din lista. Vom cont inua exemplul nostru tot cu ecranul Factura de

Aprovizionare .


Pagina 36 din 466

Ecranul de editare este structurat in doua zone principale:

Antetul documentului cuprinde informatiile generale ale documentului ( in partea de

sus) ;

Detaliile documentului cuprinde infor matiile despre articolele aflate pe documentul

respectiv;

Cele patru butoane pozitionate imediat deasupra zonei de detalii se folosesc

pentru a afisa, unul dupa altul, documentele din lista filtrata anterior, fara a parasi ecranul de

editare :

- prima inregistrare ;

- inregistrarea anterioara ;

- inregistrarea urmatoare ;

- ultima inregistrare .

In rand cu acestea se mai afla urmatoarele butoane :

- valideaza documentul curent;

- anuleaza documentul curent;

- se pot adauga note, comentarii cu privire la documentul curent;

- se foloseste pentru vizualizarea grafica a fluxului de documente din care face

parte documentul curent. Fluxul poate cuprinde atat documentul sursa, cat si documentele ce se

genereaza sau au fost generate din documentul curent .

- tipareste documentul curent folosind o forma de tiparire presetata;

- in functie de ecranul unde este accesat, acest buton deschide un meniu cu

diverse optiuni. In cazul Facturii de Aprovizionare avem urmatoarele optiuni:


Pagina 37 din 466

< Esalonare Plat i> - permite introducerea unui calendar de plata a facturii :

< Achita > - permite generarea automata a platii cu numerar a facturii respective; Se

deschide ecranul Plata cu chitanta numerar furnizor pentru a vizualiza si valida plata. Daca mai

exista deja o plata (partiala sau inte grala) pentru acea factura, se afiseaza un mesaj sugestiv de

informare si sistemul nu genereaza nimic.

< Alocari Document > - permite alocarea procentual -valorica a facturii respective pe centre

de analiza, linii de buget sau proie cte . Alocarea poate fi facuta in mod diferit, la nivelul fiecarui

detaliu din factura sau poate fi identica pe toate detaliile.

< Reciteste doc. > - afiseaza documentul cu modificarile intervenite in cadrul acestuia;

< Note si documente atasate > - permite deschiderea editorului de note si atasamente:


Pagina 38 din 466

< Proprietati > - afiseaza proprietatile la nivel de document;

< Aplica model de contare > - permite vizualizarea modelului de contare (nu se genereaza

notele contabile) :

< Inchide doc. > - inchide documentul ;

Butoanele din partea dreapta a ecranului de editare a documentului (vezi imaginea de mai

jos) actioneaza doar la nivelul liniilor documentului, si au urmatoarele functionalitati:


Pagina 39 din 466

< Adauga > - deschide un ecran care permite adauga re unui nou detaliu de document;

(ecranul respectiv este prezentat in paragraful urmator).

< Modifica/Vezi > - permite vizualizarea , cu posibilitatea de editare, a informatiilor aferente

liniei de detaliu de document selectate;

< Sterge > - sterge linia de detaliu de document select ata;

< Centre de cost > - permite alocarea valorii liniilor documentului pe centre de cost

(butonul apare in interfata doar daca tranzactia respectiva a fost configurata sa lucreze cu centre

de cost) . Configurarea se face din calea General > Administrare > T ipuri tranzactii . Aici se

alege documentul destinatie (in cazul nostru, factura de aprovizionare) si se filtreaza tranzactiile

active. Se intra pe tranzactia ce se doreste a lucra cu centre de cost si, pe tabul [ Tipuri alocari ] se

bifeaza Centre de cost.

Ecranul de adaugare/vizualizare/editare a detaliilor de document

Aici utilizatorul va introduc e o serie de informatii , cum ar fi: articolul, cantitatea, unit at ea de

masura, pretul unitar (camp editabil; se completeaza automat in cazul in care articolul exista intr -o

lista de preturi) , cota de TVA . Campurile de Valoare cu si fara TVA, precum si Totalul sunt campuri

calculate. Acesta este m inimum de informatii ce trebuiesc completate in aceasta interfata , lucru

indicat si de casutele a caror descri ere est e ingrosata (bold ) .

Exista si o serie de campuri cu informatii detaliate despre articol , care au valoare statistica

si trebuiesc completate doar in cazul in care compania raporteaza Declaratia Intrastat.

Articolul se poate cauta in nomenclatorul de artico le dupa cod sau denumire in campul

< Articol > , dar si prin scanarea codului de bare in campul special < Cod Bare >, daca acest lucru

este fizic posibil (presupune existenta unui scanner legat de calculator si accesul fizic la articolele

respective sau cel put in la codul de bare al acestora).


Pagina 40 din 466

De asemenea s unt dese situatiile in care pe factura de aprovizionare primita de la furnizor

se regasesc coduri sau denumiri care sunt foarte specifice furnizorului respectiv , mult prea diferite

de cele existente in Charis ma. In acest caz , la cautare se poate accesa catalogul de articole al

furnizorului din campul < Cod/Denumire in catalog > (binenteles cu conditia ca acesta sa fie

importat in sistem si intretinut la zi) . Intretinerea catalogului de articole se face din calea General

> Articole > Catalog articole .

Descrierea butoanelor din dreapta campului :

se foloseste pentru a adauga un articol nou in nomenclatorul de articole din sistem

(scurtatura de acces la ecranul General > Articole > Articole );

Atentie: Se recomanda ca intretinerea nomenclatoarelor ( de articole, de parteneri) sa fie

responsabilitatea unor persoane cheie din companie si sa nu fie lasata la indema oricarui utilizator

pentru ca altfel exista riscul dublarii/ triplarii informatiilor in baza de d ate.

permite vizualizarea listei proprietatilor asociate articolului curent, de unde se aleg

valorile aferente; In cazul in care urmarirea articolelor pe stoc se face la nivel de proprietati este

obligatorie selectarea acestora.

permite cautarea a vansata a unui articol in ierarhia de articole setata in sistem ;


Pagina 41 din 466

Cu ajutorul celor patru butoane se poate naviga de la un detaliu de

document la altul fara a parasi ecranul de editare .

Dupa introducerea detaliilor aferente articolului curent, utiliza torul are mai multe optiuni:

sa continue cu adaugarea unui nou articol;

sa inchida ecranul, cu salvarea detaliilor introduse pana la acel moment;

sa renunte la modificarile intervenite de la ultima salvare;

sa execute diverse actiuni , configura te de la caz la caz.

Dupa finalizarea introducerii articolelor se inchide ecranul de editare a detaliilor de

document si se revine in ecranul principal. Aici se face o verificare vizuala a valorilor introduse in

sistem cu totalurile din documentul fizic.

Descrierea butoanelor din josul ecranului de editare a documentului:

se foloseste pentru a accesa lista docume ntelor filtrate , din ecranul de filtrare ;

se foloseste pentru a schimba tranzactia existenta (cea cu care s -a generat

ultimul document s au cea implicita, dupa caz) cu o alta tranzatie disponibila in lista .


Pagina 42 din 466

adauga un nou document (in cazul nostru o noua factura de aprovizionare);

salveaza documentul curent;

renunta la ultimele modificari nesalvate aduse documentului; Atentie : nu se

afiseaza mesaj de confirmare a renuntarii;

inchide ecranul documentului; in cazul in care exista modificari nesalvate se

afiseaza mesaj de confirmare a salvarii ;

se pot atasa diverse actiuni unui document, configurate de la caz la caz.

RAPOARTE

Sistemul Charisma contine rapoarte specifice pentru fiecare modul in parte.

In functie de modalitatea de afisare, a cestea pot fi clasificate in:

Rapoarte de tip lista se refera la rapoartele care contin liste de documente sau

articole . De exemplu: Achizi tii pe Furnizori , Facturi neplatite , Jurnal de cumparari etc.

Acestea pot fi accesate din sub -meniul Rapoarte ale fiecarui modul. Formatul acestor

rapoarte se poate modifica, listele putand fi sortate sau grupate dupa toate coloanele .

Rapoarte de tip docum ent au un format standard si contin informatiile din antet si

liniile de detaliu ale unui singur document, cum ar fi: Factura de vanzare , Dispozitia de

plata/incasare , Comanda furnizor , etc. Se pot vizualiza si printa prin apasarea butonului

< Tipareste > din cadrul documentului respectiv.

In functie de informatiile pe care le ofera, rapoartele pot fi:

Rapoarte financiar - contabile generate in cele doua module Financiar si Contabilitate;

Rapoarte operationale generate in cele lalte module (Achizitii , Van zari , Depozit ,

Mijloace fixe )

Rapoarte financiar - contabile

Din aceasta categorie m entionam cateva rapoarte , dintre cele mai folosite :

Rapoarte financiare :

o Lista documente de plata , List a documente de incasare

o Lista facturi de achizitie , Lista facturi de v anzare


Pagina 43 din 466

o Solduri facturi : Facturi neincasate, Facturi neplatite

o Avansuri parteneri : Avansuri furnizori neinchise , Avansuri clienti neinchise

o Deconturi angajati: Lista avansuri si deconturi

Rapoarte contabile :

o Fisa contului , Cartea mare

o Registre/Jurnale : Registru Jurnal , Registru de casa , Registru de banca , Jurnal de

cumparari , Jurnal de vanzari

o Balante : Balanta de verificare , Balanta parteneri, Balanta articole

o Rapoarte speciale contabile : Bilant , Cont de profit si pierdere , Anexe


Pagina 44 din 466

Un ex emplu de raport f inanciar poate fi Facturi neplatite . Acesta se acceseaza din calea de

meniu Financiar > Rapoarte > Facturi neplatite .

In antetul ecranului exista o serie de filtre pentru obtinerea raportului, dintre care

mentionam : Locatia, De la (data) la (data ) , Valuta, Partener . Dupa setarea filtrelor se apasa

butonul (Executa filtru) din partea dreapta. Astfel se afiseaza documentele care intrunesc

conditiile stabilite la filtrare .

Informatiile afisate se pot exporta in fisier excel c u ajutorul butonului Export .

Cu butonul Tiparire se deschide ecranul de previzualizare a raportului , inainte de trimiterea

acestuia la imprimanta.


Pagina 45 din 466

Rapoarte operationale

Aceste rapoarte sunt grupate pe fiecare modul in parte, ca de exemplu :

Achizitii : Achizitii pe furnizori , Achizit ii pe artico l s.a.

Vanzari : Vanzari articole , Vanzari pe client s.a.

Depozit : Stoc la data, Balanta de stocuri , Vechime stoc s.a.

Mijloace fixe : Situatia mijloacelor fixe la data, Registrul numerelor de inventar s.a.

Un ex emplu de raport operational poate fi Achizitii pe furnizori . Acesta se acceseaza din

calea de meniu Achizitii > Rapoarte > Achizitii pe furnizori .

I n partea stanga regasim lista cu rapoartele modulului . A ici se alege raportul dorit , in timp

ce in partea dreapta se stabilesc filtrele ce vor fi luate in considerare la rularea raportului respectiv.

Se apasa butonul Vizualizare pentru deschiderea raportului. Fara bifa Afisare tabelara

selectata , raportul se deschide in formatul Crystal report s, prezentat mai jos :


Pagina 46 din 466

Linia din partea de sus c ontine o serie de butoane utile, cu urmatoarele functionalitati:

se afiseaza prima pagina a raportului

trece la pagina precedenta

trece la pagina urmatoare

se afiseaza ultima pagina a raportului

trimite raportul la imprimanta

stabileste seta rile imprimantei

exporta raportul catre un anumit format de fisier (PDF, Excel, text s.a. )

activeaza/dezactiveaza structura arborescenta din partea stanga a raportului

mareste/micsoreaza raportul afisat pe ecran

se poate cauta in raport o anumita secventa de caractere

In cazul bifarii casutei Afisare tabelara , raportul va afisa informatia filtrata sub forma de

tabel, ca in imaginea de mai jos:


Pagina 47 din 466

Acest format tabelar va permite sa efectuati diverse modificari ale raportului, cum ar fi:

grupare dup a anumite coloane, ordonare ascendenta/descendenta pe coloane , stergerea anumitor

coloane din raport, totaluri, medii aritmetice pe coloanele numerice etc. Optiunile se deschid cu

click -dreapta de mouse pe capul de tabel.

Raportul se poate tipari sau expor ta in alte formate.

Dupa vizualizarea raportului s e poate reveni in zona de filtrare apasand pe Filtre , in partea

de jos.


Pagina 48 din 466

II. MODULUL GENERAL

Dupa cum spuneam si in capitolul PREZENTARE GENERALA , in modulul General se

gestioneaza nomenclatoarel e si dictionarel e cu care lucreaza aplicatia si se efectueaza majoritatea

configurarilor de sistem ( grupuri de utilizatori, parametri de initializare , tipuri de documente si

tranzacti i etc ). Aceste configurari sunt facute in functie de specificul activitatii clientului, d e

organizarea interna si de fluxurile de business ale acestuia. Mentionam ca o mare parte din aceste

configurari se fac de catre consultantii Totalsoft in faza de implementare a proiectului, inainte de

instalarea aplicatiei la client .

In acest capitol vom detalia configurari le standard cele mai importante, precum si

principalele nomenclatoare si dictionare.

Configurare societate

Date societate

In aceast ecran se introduc urmatoar ele informatii despre companie:

Informatii generale : codul si nume le compan iei, adresa de WEB si e-mail ul ;

Date de identificare ale companiei: numar de identificare de la Registrul Comertului , codul

fiscal , forma de organizare legala , valutele cu care lucreaza;

Informatii suplimentare despre : locatiile companiei , conturile in ban ci si angajati i. Acestea

sunt informatii le importante care trebuie completate in sistem , de aceea le vom prezenta

in cele ce urmeaza:

Tabul [ Locatii ] :

Este deschis implicit la deschiderea ecranului. Pentru a adauga noi locatii, modifica sau

sterge locatii le existente se folosesc butoanele din partea dreapta a ecranului.


Pagina 49 din 466

Aici s e completeaza campurile obligatorii, a caror descriere este ingrosata (bold) . Exista si

campuri a caror importanta nu este relevanta pentru compania proprie, in schimb acestea se v or

completa pentru partenerii companiei (este aceeasi structura a ecran ului ) , cum ar fi zonele de

livrare si vanzare, bifa ca adresa sa fie implicita si persoana de contact.

Tabul [ Conturi in banci ] :

Se adauga toate conturile bancare ale companiei. In ecranul de adaugare conturi bancare se

completeaza ca mpurile bold . Banca se va alege dintr -o lista (nomenclator) de banci. Aceasta lista

se gestioneaza in ecranul General > Parteneri > Banci .


Pagina 50 din 466

In c ampul < Locatie > se alege locatia (sau site -ul) pe care va fi vizibil contul bancar

respectiv. In manual vom folosi si denumirea de site , cu sensul de locatie proprie. In cazul in care

se doreste restrictionarea folosirii anumitor conturi bancare de catre unele locatii ale companiei

atunci se poate seta parametrul d e initializare Payment_FilterBankAccountWithSite cu valoarea

.

Setarea b ifei < Cont implicit > va face ca in ecranele de plati pantru parteneri sa apara

implicit contul selectat aici . Deci aceasta bifa trebuie pusa pe contul care se utilizea za cel mai

frecvent (pentru usurinta in operare a utilizatorilor ).

Fiecarui cont bancar trebuie sa i se asocieze un cont contabil (in tabul [ Lista conturi ] ) . In

acest fel se creaza legatura dintre operational si contabilitate.

Configurari specifice implem entarilor de Charisma Retail:

Bifa < Incasare cu card > specifica daca pe contul respectiv se pot face operatiuni de acest

gen. Impactul acestei setari se regaseste in aplicatia Charisma Retail. In ecranul de vanzare, la

folosirea cardului bancar pentru inca sarea bonului, vor aparea toate conturile care au setata

aceasta bifa.

Tabul [ Vizibilitate pe locatii ] . Aceasta vizibilitate presupune ca utilizatorii care se logheaza

pe o anumita locatie de Retail sa aiba acces d oar la anumite conturi bancare. Una sau ma i multe

locatii se muta din partea dreapta (Disponibile), in partea stanga (Atasate) cu ajutorul sagetilor din

mijloc.

Depart amente

Configurarea departamentelor si a celulelor este necesara la configurarea ulterioara a

depozitului si sectiilor de produc tie .

Se intra in General > Configurare societate > Depar tam

Manual Utilizare Charisma

Documents

Transcript of Manual Utilizare Charisma