ntrebri frecvente i rspunsuri

Implementarea proiectelor finanate din

PROGRAMUL OPERAIONAL

REGIONAL 2007-2013

Versiunea 2 noiembrie 2009

Proiect finantat de Subprogramul Coeziune Economica

si Sociala PHARE

"Instruire la nivel national si regional in scopul maririi capacitatii de absorbtie a programelor operationale administrate de Ministerul

Dezvoltarii Regionale si Locuintelor",

Romania

RO2006/018-147.04.01.05.01

Consultant:

Consortium

in cooperare cu Ecosfera, Archidata si Informest

Destinatari: Ministerul Dezvoltarii Regionale si

Locuintelor, Directia CTE i Ministerul Dezvoltarii Regionale si

Locuintelor, Direcia POR

Autoritatea contractant: Ministerul Dezvoltrii Regionale i

Locuintelor, Directia Programe Phare

2

CONINUT

1. Cadrul legal pentru implementarea proiectelor finanate n cadrul Programul Operaional Regional 2007-2013 ............................................3 2. Obligaiile prilor implicate n contractul de finanare aferent Programuui Operaional Regional............................................................7 3. Modificarea clauzelor contractuale ....................................................11 4. ncetarea contractului de finanare .....................................................12 5. Demararea proiectului. Prefinanarea .................................................12 6. Mecanismul rambursrii n proiect.....................................................17 7. Aspecte contabile...............................................................................20 8. Monitorizarea proiectului...................................................................22 9. Completarea raportului de progres .....................................................25 10. Completarea cererii de rambursare...................................................29

Elaborat, Oana Gherghinescu

3

1. Cadrul legal pentru implementarea proiectelor finanate n cadrul Programul Operaional Regional 2007-2013

1. Care sunt regulamentele, legile i documentele oficiale relevante pentru implementarea proiectelor cofinanate din Fondul European de Dezvoltare Regional n cadrul Programului Operaional Regional 2007-2013? La implementarea unui proiect cofinanat din Fondul European de Dezvoltare Regional n cadrul Programului Operaional Regional 2007-2013, se vor avea n vedere urmtoarele categorii de documente oficiale relevante: A. la nivel european (regulamentele europene privind instrumentele structurale;

regulamentul european privind Fondul European de Dezvoltare Regional) B. la nivel naional: B1. n domeniul instrumentelor structurale i al dezvoltrii regionale (cadrul instituional pentru coordonarea, implementarea i gestionarea instrumentelor structurale; gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen; regulile de eligibilitate a cheltuielilor); B2. n domeniul achiziiilor publice; B3. n domeniul ajutorului de stat; B4. n domeniul finanelor publice; B5. n alte domenii ce in de specificul de implementare a proiectului (construcii, urbanism, sntate, educaie, mediul de afaceri, turism etc.)

Se va acorda o atenie sporit OUG nr.64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen precum i Normelor de aplicare aprobate prin Ordinul nr.2548/2009.

2. Care este actul cu valoare juridic n baza cruia se implementeaz un proiect cofinanat din Fondul European de Dezvoltare Regional n cadrul Programului Operaional Regional? Actul cu valoare juridic deplin n baza cruia se implementeaz un proiect cofinanat din Fondul European de Dezvoltare Regional n cadrul Programului Operaional Regional este contractul de finanare semnat de Beneficiar, Autoritatea de Management (organizat ca direcie general n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinelor) i Organismul Intermediar (fie o Agenie pentru Dezvoltare Regional, fie Organismul Intermediar din cadrul Ministerului Turismului).

3. Care este durata contractului de finanare? Care este perioada de valabilitate a contractului?

4

Durata contractului de finanare va coincide cu perioada de implementare a proiectului, aa cum a fost aceasta prevzut n cererea de finanare - anexa la contract. Valabilitatea contractului este mai mare dect durata acestuia. Astfel, pentru beneficiarii de proiecte cu finanare din Programul Operaioanal Regional, alii dect IMM-urile, valabilitatea contractului este de 5 ani dup expirarea perioadei de implementare a proiectului. Pentru beneficiarii de proiecte cu finanare din Programul Operaional Regional care au statut de IMM-uri, valabilitatea contractului este de 3 ani dup expirarea perioadei de implementare a proiectului.

Axa timpului pentru un proiect cofinanat din Fondul European de Dezvoltare Regional n cadrul Programului Operaional Regional

Scriere proiect

Elaborare

Studiu de Fezabilitate

Evaluare

administrativ i

de eligibilitate

Evaluare

tehnico-

financiar

Pre-contractare

Elaborare

Proiect Tehnic

+Detalii de

Execuie

Implementare

proiect conform

contract

Asigurarea

sustenabilitii

proiectului

1 2 3 4 5 IMM-uri

Beneficiar Organism Intermediar

Regional

Organism Intermediar Regional+ evaluatori

independeni

Beneficiar Organism

Intermediar Regional

Beneficiar

Ceilali beneficiari

4. De ce n contractul de finanare se precizeaz, pe lng valoarea total eligibil a proiectului, valoarea TVA aferent cheltuielilor eligibile i, de asemenea, valoarea cheltuielilor neeligibile inclusiv TVA aferent acestora? Obiectul contractului de finanare prin Programul Operaional Regional l reprezint acordarea finanrii nerambursabile de ctre Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional n vederea implementrii proiectului selectat.

Responsabili

Etape

Depunere Aprobare Semnare contract

Expir perioada de

implementare

Expir valabilitatea contractului

5

Totusi, buna implementare a contractului de finanare se bazeaz pe buna implementare a investiiei. Valoarea investiiei se compune din: - valoarea eligibil (compus din valoarea eligibil nerambursabil din Fondul

European de Dezvoltare Regional, valoarea eligibil nerambursabil din bugetul naional i co-finanarea eligibil a Beneficiarului);

- valoarea TVA aferent cheltuielilor eligibile; - valoarea cheltuielilor neeligibile, inclusiv TVA aferent acestora.

Tipurile de valori menionate n contract

5. Se poate solicita suplimentarea valorii proiectului n funcie de necesitile constatate n implementare? Beneficiarul va putea mri valoarea total a proiectului, n funcie de necesitile financiare din implementare, fr ca aceast suplimentare s se fac pe seama cheltuielilor eligibile. Implicit, suplimentarea valorii proiectului se va putea face numai sub forma cheltuielilor neeligibile. Nici o modificare a valorii totale a proiectului nu poate conduce la depirea cuantumului maxim privind valoarea proiectului specificat n ghidul aferent domeniul major de intervenie respectiv.

Valoarea investiiei

Valoarea eligibil conform Ordinului comun

specific DMI

Valoarea neeligibil conform Ordinului comun

specific DMI

TVA aferent cheltuielilor

eligibile

TVA aferent cheltuielilor

eligibile

FEDR Buget naional

Cofinanare Beneficiar

Posibilitate de a solicita la rambursare conform OUG

64/2009

Sume acoperite integral de Beneficiar

6

6. Poate Beneficiarul s solicite rambursarea contravalorii TVA ntr-un contract de finanare n cadrul Programului Operaional Regional? Conform reglementrilor n vigoare (HG 759/2007), TVA nu este o cheltuial eligibil n cadrul programelor operaionale din Romnia, finanate din instrumentele structurale. Totui, anumite categorii de beneficiari au dreptul de a solicita rambursarea TVA aferent cheltuielilor eligibile. Pentru rambursarea TVA aferent cheltuielilor eligibile nu se va face nici din alocarea din fonduri structurale i nici din contribuia naional aferent, ci din fonduri prevzute n bugetul Ministerului Finanelor Publice puse la dispoziia fiecrei Autoriti de Management. Astfel, Beneficiarul care are dreptul s solicite rambursarea TVA va solicita acest lucru odat cu cererea de rambursare depus n vederea decontrii cheltuielilor eligibile din proiect, angajate i efectiv pltite. La rambursarea taxei pe valoarea adaugat aferent cheltuielilor eligibile din cadrul proiectului, se va lua n calcul doar taxa pe valoarea adaugat platit i care este susinut de documente justificative cu valoare probatorie.

Beneficiarii rambursrilor TVA, conform art.15, alin 1 din OUG 64/2009, sunt: - instituii publice finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat ori bugetele fondurilor speciale; - autoriti ale administraiei publice locale sau entiti publice finanate integral din bugetele acestora; - entiti publice locale finanate integral din venituri proprii i/sau finanate parial de la bugetele locale; - organisme neguvernamentale nonprofit, de utilitate public, cu personalitate juridic, care funcioneaz n domeniul dezvoltrii regionale; - organisme neguvernamentale nonprofit, cu personalitate juridic, pentru activitatea desfurat fr scop patrimonial; - uniti de cult i structuri ale cultelor aparinnd cultelor religioase recunoscute n Romnia, conform Legii nr. 489/2006 privind libertatea religioas i regimul general al cultelor; - societi comerciale care au calitatea de furnizori de formare profesional, care desfoar numai activiti scutite de taxa pe valoare adugat, fr drept de deducere, conform prevederilor art. 141 alin. (1) lit. f) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare; - operatori regionali de ap, definii n baza art. 2 lit. g1) din Legea serviciilor comunitare de utiliti publice nr. 51/2006, cu modificrile i completrile ulterioare n cazul proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis, sumele pentru finanarea contravalorii TVA pltite, aferent cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectelor finanate prin Programul Opreional Regional, se acord beneficiarilor menionai mai sus, numai cu condiia nedepirii intensitii maxime admise a ajutorului de stat/de minimis.

7

TVA aferent cheltuielilor neeligibile nu va putea fi solicitat spre rambursare.

2. Obligaiile prilor implicate n contractul de finanare aferent Programuui Operaional Regional

1. Cnd trebuie s nceap implementarea proiectului? Trebuie avute n vedere urmtoarele date-cheie:

- data intrrii n vigoare a contractului este data semnrii lui de ctre ultima parte;

- data nceperii implementrii proiectului este ziua urmtoare a intrrii n vigoare a contractului.

2. Are Beneficiarul dreptul s cedeze bunurile care fac obiectul investiiei prin proiect? Conform prevederilor contractuale, Beneficiarul se oblig:

- s nu utilizeze obiectivul de investiie prevzut n contract, pentru realizarea de activiti economice, n scopul obinerii de venituri, prin cedarea folosinei obiectivului ctre o ter parte, cu excepia activitilor corespunztoare destinaiei principale a acestora, pe ntreaga perioad de valabilitate a contractului;

- s nu utilizeze obiectivul de investiie pentru realizarea de activiti economice n scopul obinerii de profit, pe ntreaga perioad de valabilitate a contractului;

- s nu constituie gaj, ipotec sau alt form de garanie bancar asupra obiectivului de investiie n decursul ntregii perioade de valabilitate a contractului;

- s nu nstrineze sub nici o form bunurile care fac obiectul finanrii nerambursabile acordate de Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional pe durata de valabilitate a contractului, respectiv pe durata de via a acestora, aa cum este prevzut de legislaia naional n vigoare, dac aceasta este mai redus dect durata de valabilitate a contractului.

3. Calendarul activitilor i calendarul achiziiilor publice incluse n cererea de finanare devin obligatorii pentru Beneficiar? Da. Ambele sunt incluse n Anexa IV Cererea de finanare la contract, care are valoare juridic egal cu contractul.

4. Ce nseamn asigurarea unui management eficient al proiectului? Asigurarea unui management eficient al proiectului este o obligaie contractual pentru Beneficiar. Un management eficient este realizat atunci cnd Beneficiarul are capacitatea de a mobiliza resursele necesare pentru implementarea proiectului n

8

vederea derulrii activitilor propuse i obinerii rezultatelor anticipate, innd cont de caracterul limitativ al resurselor financiare disponibile i durata limitat de implementare a proiectului.

5. Cui trebuie s permit accesul Beneficiarul la documentele originale aferente proiectului? Pe ce perioad are Beneficiarul aceast obligaie? Beneficiarul este obligat ca pe ntreaga durat de valabilitate a contractului s permit accesul la documentele originale Organismului Intermediar, Autoritii de Management a Programului Operaional Regional i oricror alte persoane autorizate n acest sens de ctre acestea, precum i Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit, Comisiei Europene sau oricrui alt organism abilitat s verifice sau s realizeze controale/audituri asupra modului de implementare a proiectelor cofinanate din instrumente structurale, i/sau agenilor desemnai de ctre acestea, s verifice, cu ocazia vizitelor la faa locului, prin examinarea documentelor originale i obinerea de copii de pe aceste documente, modul de implementare a proiectului. Dup expirarea perioadei de valabilitate a Contractului, se menine obligaia Beneficiarului de a pstra i de a pune la dispoziia Organismului Intermediar, Autoritii de Management aProgramului Operaional Regional, Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit, Comisiei Europene i oricrui alt organism abilitat s efectueze verificri/controale/audituri asupra modului de utilizare a finanrii nerambursabile, toate documentele originale privind activitile i cheltuielile eligibile aferente proiectului, inclusiv documentele contabile, inventarul asupra activelor dobndite ca urmare a prezentului Contract, pe o perioad de 5 ani de la data nchiderii oficiale a Programului Operaional Regional 2007 - 2013. n ndeplinirea celor de mai sus, Beneficiarul se oblig s acorde, n termenul i perioada solicitat, drepturile de acces necesare personalului i/sau agenilor desemnai n acest sens la locurile i spaiile unde se implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum i la bunurile achiziionate, la toate documentele i fiierele informatice privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate astfel nct s permit verificarea lor. Beneficiarul este obligat s informeze Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional i Organismul Intermediar cu privire la locul arhivrii.

6. Se supune Beneficiarul prevederilor legislaiei privind achiziiile publice indiferent de forma juridic de organizare? Da. Toate achiziiile publice derulate prin proiect se supun OUG nr.34/2006 cu modificrile i completrile ulterioare. ncadrarea achiziiilor ca fiind publice este dat de natura fondurilor din care sunt finanate i nu de forma de organizare a beneficiarului ca instituie public sau entitate de drept privat. Beneficiarul este obligat s respecte prevederile cuprinse n Anexa IV Cererea de finanare referitoare la asigurarea conformitii cu politicile Uniunii Europene i naionale, inclusiv cele privind achiziiile publice.

9

n scopul atribuirii contractelor de servicii, furnizare, execuie de lucrri necesare pentru implementarea proiectului, Beneficiarul, n calitate de Autoritate Contractant, are obligaia de a respecta prevederile legislaiei naionale n domeniul achiziiilor publice, sau, dup caz, prevederile Anexei VI Instruciuni privind atribuirea contractelor de lucrri, de furnizare i de servicii la contract. Nerespectarea acestei obligaii conduce la neeligibilitatea cheltuielilor astfel efectuate.

7. Are Beneficiarul obligaia s deschid un cont distinct pentru proiect? Nu. Beneficiarul poate folosi conturile existente, cu condiia s in o eviden contabil folosind conturi analitice distincte pentru proiect. Sistemul contabil utilizat trebuie s fie n conformitate cu legislaia naional n vigoare. Pentru primirea prefinanrii va fi deschis un cont distinct care va fi folosit exclusiv n acest scop.

8. Dup ncheierea contractului mai trebuie pstrate documentele aferente acestuia? Da. Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale, pe o perioad de 5 ani de la nchiderea oficial a Programului Operaional Regional 2007-2013.

9. De unde poate afla Beneficiarul care este data nchiderii oficiale a Programului Operaional Regional 2007-2013? Beneficiarul va dobndi aceast informaie de la Organismul Intermediar. Astfel, Organismul Intermediar va informa Beneficiarul despre data nchiderii oficiale a Programului Operaional Regional 2007-2013, n termen de 5 zile lucrtoare de la data comunicrii acesteia de ctre Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional.

10. Cum procedeaz Beneficiarul dac dorete s obin un punct oficial de vedere referitor la o anumit situaie ntlnit pe parcursul implementrii proiectului? Beneficiarul va elabora o solicitare scris pe care o transmite ctre Organismul Intermediar. Organismul Intermediar va formula un rspuns n termen maxim 10 zile lucrtoare de la primirea acesteia. n cazul n care Organismul Intermediar solicit opinia Autoritii de Management a Programului Operaional Regional pentru formularea unui rspuns, rspunsul se va da n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea rspunsului de la Autoritatea de Management.

11. Ce obligaii are Beneficiarul cu privire la activitatea de informare i publicitate n proiect?

10

Anexa II la contractul de finanare Msuri de informare i publicitate specific obligaiile contractuale ale Beneficiarului privind adoptarea de msuri de informare i publicitate, n conformitate cu prevederile regulamentelor europene. Beneficiarul va ine, de asemenea, cont de informaiile incluse n Manualul de Identitate Vizual Regio, postat pe site-ul www.inforegio.ro.

12. Cine transfer prefinanarea i sumele rambursate ctre Beneficiar Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional sau Organismul Intermediar? Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional este partea din contract care efectueaz viramentul sumelor aferente prefinanrii i/sau rambursrilor ctre Beneficiar. Acest lucru se face dup ce Organismul Intermediar a verificat n prealabil realitatea, legalitatea i conformitatea tuturor documentelor ce nsoesc cererea de prefinanare/rambursare i raportul de progres transmise de ctre Beneficiar.

13. La constatarea unei nereguli se dispune automat suspendarea executrii contractului? La constatarea unei nereguli, n prima faz Organismul Intermediar va dispune, n scris, n termen de 5 zile lucrtoare de la constatare, toate msurile necesare pentru eliminarea sau diminuarea consecinelor asupra implementrii proiectului i va informa corespunztor Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional. Dac se constat c Beneficiarul nu pune n aplicare aceste msuri, Organismul Intermediar propune, iar Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional poate dispune suspendarea executrii contractului.

14. Ce consecine are pentru Beneficiar decizia de suspendare a contractului? Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional notific Beneficiarul cu privire la decizia luat, la perioada suspendrii, la msurile de remediere precum i la coreciile financiare ce se impun. n acest caz, Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional va solicita Beneficiarului, n termen de maxim 15 (cincisprezece) zile calendaristice de la data confirmrii de primire a notificrii de ctre Beneficiar, returnarea sumelor care fac obiectul notificrii de corecie financiar, precum i, dac este cazul a comisioanelor de transfer bancar, pltite de Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional, aferente sumelor respective.

15. Se mai poate relua un contract care a fost suspendat de Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional? Da, dac nainte de expirarea perioadei de suspendare a executrii contractului se constat realizarea de ctre Beneficiar a msurilor corective stabilite de ctre Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional i ndeplinirea obligaiilor privind coreciile financiare.

11

3. Modificarea clauzelor contractuale

1. Cu ct timp nainte trebuie s anune Beneficiarul intenia de a aduce modificri clauzelor contractuale? - regula general: cu cel puin 30 de zile calendaristice nainte de termenul la care este intenionat a intra n vigoare; - cu cel puin 60 de zile calendaristice nainte de sfritul perioadei de implementare a proiectului dac modificarea vizeaz prelungirea perioadei de implementare a proiectului; - cu cel puin 6 luni nainte de sfritul perioadei de implementare a proiectului dac modificarea vizeaz creterea valorii proiectului.

2. Cum poate fi actualizat graficul cererilor de rambursare din proiect? Un prim grafic al cererilor de rambursare este anexat la contractul de finanare. Este posibil ca, pe parcursul implementrii proiectului, Beneficiarul s dobndeasc o viziune mai clar i mai realist cu privire la periodicitatea i valoarea cererilor de rambursare. Astfel, este necesar actualizarea graficului cererilor de rambursare i pentru aceasta nu este necesar semnarea unui act adiional. Beneficiarul poate efectua modificri asupra Anexei IIIa Graficul de depunere a cererilor de rambursare, printr-o notificare transmis ctre Organismul Intermediar n primele 15 zile calendaristice ale lunii din Graficul de depunere a cererilor de rambursare pentru care se face modificarea. n aceste situaii, Beneficiarul este obligat s transmit, mpreun cu aceast notificare, un Grafic revizuit, conform modificrilor intervenite.

3. Ce se ntmpl dac este necesar nlocuirea unui membru al echipei de proiect, al crui CV a fost depus iniial, odat cu cererea de finanare? Beneficiarul poate efectua modificri n componena echipei de proiect, printr-o notificare scris, comunicat Organismului Intermediar i Autoritii de Management a Programului Operaional Regional n termen de maxim 10 zile lucrtoare de la emiterea deciziei de modificare. Notificarea va fi obligatoriu nsoit de decizia de modificare, CV-ul i fia de post a persoanei astfel incluse n echipa de proiect.

4. Se pot efectua modificri n bugetul aprobat al proiectului n funcie de necesitile constatate n perioada de implementare? Beneficiarul poate efectua modificri asupra Anexei V Bugetul proiectului, prin transferuri ntre liniile din cadrul aceluiai capitol bugetar de cheltuieli eligibile, dac acestea nu afecteaz scopul principal al proiectului i fr a se modifica valoarea total eligibil a proiectului. Beneficiarul este obligat s transmit la Organismul Intermediar, spre avizare, bugetul astfel modificat, cu cel puin 10 zile lucrtoare nainte de data la care modificarea respectiv este intenionat a intra n vigoare.

12

Modificrile de buget devin aplicabile numai dup avizarea acestora de ctre Organismul Intermediar. Organismul Intermediar are obligaia de a informa Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional despre aceste modificri n termen de maxim 5 zile lucrtoare de la avizare, sub sanciunea inopozabilitii fa de Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional a acestor modificri.

5. Exist un prag n limita cruia se pot efectua transferuri ntre liniile din cadrul aceluiai capitol bugetar? Realocrile ntre liniile din acelai capitol bugetar se pot efectua numai n limita a 10% din suma nscris iniial (sau aprobat ca urmare a unui act adiional) n cadrul liniei bugetare din care se face realocarea. Pentru liniile de buget la care exist plafoane maximale stabilite prin ghid, modificarea adus nu trebuie s conduc la depirea acestor plafoane.

4. ncetarea contractului de finanare

1. Care sunt situaiile n care nceteaz un contract de finanare prin Programul Operaional Regional? - atunci cnd intervine fora major, aa cum este aceasta definit n contract; - cnd Beneficiarul nu a nceput implementarea proiectului ntr-un termen de 6 luni de la data intrrii n vigoare a contractului; - cnd Beneficiarul nu transmite la Organismul Intermediar nici o cerere de prefinanare/rambursare n termen de maxim 12 luni de la data semnrii contractului; - cnd Beneficiarul rateaz depunerea a dou cereri de rambursare consecutive conform graficului de depunere a cererilor de rambursare (inial sau revizuit prin notificare); - dac se constat neconcordana ntre starea de fapt dovedit i cele declarate de ctre Beneficiar n cererea de finanare, referitor la evitarea dublei finanri; - dac se constat c pe perioada de valabilitate a contractului Beneficiarul a gajat sau ipotecat oricare dintre obiectele / bunurile fie ele mobile sau imobile, finanate n cadrul contractului; - cnd proiectul a devenit neeligibil.

5. Demararea proiectului. Prefinanarea

1. Ce categorii de beneficiari pot solicita prefinanare n cadrul Programului Operaional Regional? Solicitarea prefinanrii nu este obligatorie. Ea este posibil, conform cadrului legislativ actual i prevederilor contractului de finanare pentru categoriile de

13

beneficiari eligibili ai Programului Operaional Regional, cu excepia beneficiarilor care sunt finanai integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale (Art. 5, alineatele 1-3 din OUG nr.64/2009), n ale cror bugete se cuprind integral sumele necesare finanrii valorii totale a proiectelor proprii.

Implicit, sumele respective fiind integral prevzute n bugetele beneficiarilor din aceste categorii, nu mai este necesar i nu este permis s fie solicitate sume cu titlu de prefinanare. Toate celelalte categorii de beneficiari au posibilitatea de a solicita prefinanare.

2. n ce cuantum se acord prefinanarea? Conform Art.13 din Ordinul Nr. 2548 din 25 august 2009 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OUG nr. 64/2009, prefinanarea se acord n cot de maximum 30% din valoarea eligibil a contractului/deciziei/ordinului de finanare ncheiat/ncheiate ntre Autoritatea de Management/Organismul Intermediar i Beneficiar. Prefinanarea se acord beneficiarilor integral sau n trane, cu ncadrarea n limitele stabilite la art. 13 i conform prevederilor contractelor/deciziilor/ordinelor de finanare. Conform contractului de finanare POR, prefinanarea se acord n trane, dup cum urmeaz:

Prima tran, n cuantum de 15% din valoarea eligibil a contractului de finanare, aa cum este aceasta definit la art. 4 alin. (1) din contract;

A doua tran, n cuantum de 15% din valoarea eligibil a contractului de finanare, se acord cu condiia ncheierii de ctre Beneficiar cu un operator economic a contractului de execuie de lucrri.

3. Se acord prefinanarea n funcie de nivelul cheltuielilor eligibile nregistrate n fiecare an de implementare a proiectului? n cadrul contractelor de finanare POR, valoarea prefinanrii se calculeaz i se acord n funcie de nivelul cheltuielilor eligibile totale, indiferent de nivelul de efectuare a cheltuielilor n fiecare an de implementare a proiectului. Pentru proiectele finanate n cadrul Programului Operaional Regional nu exist o detaliere a bugetului pe ani de implementare i, implicit, nu se calculeaz trane anuale de prefinanare.

4. Care sunt paii ce trebuie parcuri pentru solicitarea prefinanrii? Solicitarea prefinanrii se face n 2 pai: Pasul 1: Beneficiarul transmite ctre Organismul Intermediar o notificare privind depunerea cererii de prefinanare n termen de 30 de zile calendaristice de la semnarea contractului de finanare; Pasul 2: La data specificat n notificare, Beneficiarul depune documentaia necesar pentru solicitarea propriu-zis a prefinanrii.

14

ntrzierile fa de termenul limit de 30 de zile prevzut la Pasul 1 conduc la decalarea cu o lun a termenului de plat a prefinanrii. Beneficiarul poate modifica data preconizat pentru depunerea cererii de prefinanare, specificat n Pasul 1, prin ntiinarea Organismului Intermediar n primele 15 zile ale lunii calendaristice n care ar fi trebuit s fie depus cererea de prefinanare. Nerespectarea termenului de 15 zile va conduce la ntrzierea cu o lun a termenului de plat a prefinanrii.

Circuitul documentelor i calculul termenelor pentru acordarea prefinanrii

5. Care sunt documentele ce trebuie depuse n vederea solicitrii i obinerii prefinanrii? Sumele aferente prefinanrii se acord n baza urmtoarelor documente:

a) contractul de finanare ncheiat ntre Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional /Organismul Intermediar i Beneficiar;

b) contractul de servicii/ de furnizare/ de execuie lucrri ncheiat ntre Beneficiar i un operator economic;

c) cererea de prefinanare; d) dovada deschiderii unui cont distinct n care se va ncasa prefinanarea.

6. Este obligatorie prezentarea contractului pentru execuia de lucrri n vederea obinerii prefinanrii? Nu este obligatorie prezentarea contractului pentru execuia de lucrri n vederea solicitrii prefinanrii.

Beneficiar

Max 30 zile de la semnare contract: Notificare privind depunerea Cererii

de Prefinanare

Organism Intermediar

La data specificat n notificare: depunerea Cererii de Prefinanare +

documente-suport

Max 30 zile de la primire Cererii de Prefinanare, analiz documente +

suspendare termen pentru clarificri

CLA

RIFIC

R

I

AM POR Max 30 zile de la primire Cererii de

Prefinanare de la Organismul Intermediar: efectuare plat

PREFIN

ANA

RE

15

Este suficient prezentarea unui contract de furnizare sau a unui contract de prestare de servicii pentru obinerea primei trane de 15%, urmnd ca la prezentarea contractului de lucrri, s fie acordat i cea de-a doua tran de 15%.

7. Ce se ntmpl dac n faza iniial de implementare a proiectului nu este prevzut semnarea niciunui contract (de bunuri, servicii, lucrri)? Conform prevederilor Ordinului Nr. 2548 din 25 august 2009 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OUG nr. 64/2009, fac excepie de la prevederea referitoare la obligativitatea prezentrii unui astfel de contract proiectele care nu presupun ncheierea unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri n prima faz de implementare, cu condiia ca n contractele/deciziile/ordinele de finanare s se specifice termenul pn la care beneficiarul se angajeaz s prezinte un astfel de contract. n cazul n care beneficiarul nu face dovada ncheierii unui contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri cu un operator economic n condiiile prevzute mai sus, Autoritatea de Management are responsabilitatea recuperrii sumelor acordate cu titlu de prefinanare.

8. Care este timpul de ateptare pentru plata prefinanrii de ctre Autoritatea de Management a Progamului Operaional Regional? Exist 2 timpi de ateptare: 1. Verificarea documentelor de ctre Organismul Intermediar Organismul Intermediar va verifica documentele prevzute depuse de Beneficiar n vederea obinerii prefinanrii, n termen de maxim 30 de zile calendaristice. Organismul Intermediar poate opri curgerea acestui termen n cazul n care sunt necesare clarificri, modificri sau informaii suplimentare care trebuie furnizate de ctre Beneficiar n termen de 5 zile lucrtoare de la solicitare. Termenul limit va curge din nou de la data la care Organismul Intermediar a primit informaiile/ clarificrile/ documentele suplimentare solicitate. 2. Virarea prefinanrii de ctre Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional va transfera prefinanarea ctre Beneficiar n termen de maxim 30 zile calendaristice de la data primirii cererii de prefinanare de la Organismul Intremediar. Data plii se consider data debitrii contului Autoritii de Management a Programului Operaional Regional. Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional va face transferul fondurilor de prefinanare n contul special deschis de ctre Beneficiar pentru ncasarea prefinanrii.

9. Cum se recupereaz prefinanarea acordat? Prefinanarea trebuie s fie neleas ca un sprijin financiar pentru demararea proiectului, care ns nu face parte integrant din bugetul proiectului. Pe msur ce la

16

nivelul proiectului se efectueaz rambursri de cheltuieli, sumele acordate cu titlu de prefinanare vor fi recuperate gradual din fiecare cerere de rambursare pltit Beneficiarului.

Astfel prefinanarea se va recupera prin deduceri procentuale din fiecare cerere de rambursare, n procent de 30% din suma considerat eligibil de Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional a fiecrei cereri de rambursare (excluznd TVA). Recuperarea se efectueaz ncepnd cu prima cerere de rambursare, astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima cerere de rambursare.

10. Ce se ntmpl dac la nivelul cererilor de rambursare o parte din cheltuieli sunt declarate neeligibile i astfel, prin deduceri succesive de 30% pentru prefinanare, nu se ajunge la recuperarea integral a prefinanrii acordate? Prefinanarea se calculeaz i se acord la nivelul de 30% din total cheltuieli eligibile prevzute n bugetul proiectului, devenit anex la contract. Ulterior, recuperarea se face prin deduceri de 30% din sumele certificate ca eligibile la fiecare cerere de rambursare n parte. Astfel, n situaia n care exist cheltuieli care nu sunt certificate ca eligibile n cadrul cererilor de rambursare succesive, la finalul proiectului se va constata c prefinanarea nu a putut fi recuperat integral. Dac prefinanarea nu a fost recuperat nainte de efectuarea plii finale sau nainte de rezilierea contractului, dac este cazul, diferena rmas nerecuperat trebuie pltit de ctre Beneficiar n contul Autoritii de Management a Programului Operaional Regional, n termen de 30 (treizeci) de zile calendaristice de la notificarea transmis de Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional. Beneficiarul este obligat s transmit cte o copie a ordinului de plat corespunztor ctre Organismul Intermediar i Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional, n termen de 5 (cinci) zile lucrtoare de la data efecturii plii.

11. Este momentul prefinanrii un moment de referin pentru alte demersuri din cadrul proiectului? Da. Pentru proiectele cu perioada de implementare de pn la 24 de luni, Beneficiarul trebuie s transmit cel puin o cerere de rambursare n termen de 6 luni de la primirea prefinanrii. Pentru proiectele cu o perioad de implementare mai mare de 24 de luni, Beneficiarul trebuie s transmit cel puin o cerere de rambursare n termen de 1 an de la primirea prefinanrii.

12. n ce scop se pot utiliza sumele transferate cu titlu de prefinanare? Sumele existente n contul de prefinanare se vor utiliza exclusiv pentru derularea activitilor eligibile ale Proiectului.

17

6. Mecanismul rambursrii n proiect

1. Cum poate Beneficiarul s actualizeze sumele i termenele pentru depunerea cererilor de rambursare n proiect? Elaborarea i actualizarea graficului cererilor de rambursare trebuie s rezulte din suprapunerea graficului de activiti din proiect cu categoriile de cheltuieli eligibile necesare pentru derularea fiecrei activiti n parte. Se recomand parcurgerea urmtorilor pai:

I. Se pornete de la ultima variant de grafic de activiti aprobat (fie din cererea de finanare, fie din ultimul act adiional aprobat);

II. Se estimeaza, pentru fiecare activitate n parte categoriile de cheltuieli eligibile necesare i estimarea termenelor de plat pentru acestea. Se va avea n vedere c o linie de buget poate deservi mai multe activiti din proiect, dup cum implementarea unei activiti poate fi susinut de mai multe linii din bugetul proiectului;

III. Se estimeaz termenele de depunere a cererilor de rambursare i sumele aferente acestora n funcie de termene de efectuare a cheltuielilor n proiect. Se ine cont de faptul c o cerere de rambursare include cheltuielile eligibile angajate i efectiv pltite ntr-o anumit perioad de referin.

2. Care este periodicitatea cu care se pot depune cererile de rambursare? Beneficiarul poate transmite cererile de rambursare lunar, dar i se recomand ca depunerea s se fac cu periodicitate trimestrial. n cazul n care Beneficiarul transmite lunar cereri de rambursare, suma ce poate fi solicitat printr-o cerere de rambursare lunar este de minim 300.000 lei.

3. Se includ ntr-o cerere de rambursare cheltuieli angajate pentru care exist o factur, dar care urmeaz a fi pltite ulterior depunerii cererii de rambursare? Nu. O cerere de rambursare va include cheltuieli eligibile care au fost efectiv pltite n perioada de referin.

4. Cnd pot fi solicitate la rambursare cheltuielile eligibile care au fost angajate i pltite nainte de semnarea contractului de finanare (de exemplu cheltuieli pentru achiziia de teren, cheltuieli pentru elaborare Studiului de Fezabilitate, a Proiectului Tehnic, etc.)? n msura n care aceste cheltuieli, efectuate nainte de semnarea contractului de finanare, ndeplinesc condiiile de eligibilitate n conformitate cu prevederile ordinului comun de cheltuieli eligibile aferent domeniului major de intervenie specific i cu specificaiile din ghidul solicitantului, ele pot fi solicitate la rambursare cu ocazia depunerii primei cereri de rambursare din proiect, cu condiia depunerii

18

documentelor justificative aferente (documentaia privind achiziia public dup caz, contractul aferent bunurilor sau serviciilor respective, factura, ordinul de plat).

5. Este obligatoriu ca o cheltuial efectiv pltit n perioada de referin s fi fost i angajat n aceeai perioad? Nu. Beneficiarul poate s solicite rambursarea unei cheltuieli care a fost efectuat n perioada de referin respectiv, dar care a fost angajat ntr-o perioad de referin anterioar.

6. Se pot include ntr-o cerere de rambursare cheltuieli efectuate n numerar? Nu. Beneficiarul va efectua plata cheltuielilor eligibile numai prin transfer bancar. Nu vor fi considerate eligibile cheltuielile ce se vor plti n numerar sau prin alt modalitate de plat dect prin transfer bancar.

7. Cum se va face rambursarea cheltuielilor efectuate n valut? Pentru cheltuielile efectuate n alt moned dect cea naional (spre exemplu pentru plata unor bunuri achiziionate de la un furnizor strin) Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional va rambursa contravaloarea n lei a acestora la cursul de schimb aplicat de beneficiar n ziua plii. Aceasta nu va depi contravaloarea n lei a sumelor facturate la cursul BNR din ziua emiterii facturii.

8. Documentele justificative care nsoesc cererea de rambursare trebuie depuse n original? Nu. Documentele justificative n original se pstreaz la sediul proiectului i pot fi verificate cu prilejul vizitelor la faa locului. Cererea de rambursare va fi nsoit de copii ale documentelor justificative, pe care Beneficiarul va aplica meniunea Conform cu originalul. Documentele originale pe baza crora se nregistreaz n contabilitatea beneficiarului cheltuielile efectuate n cadrul proiectului vor avea menionat codul proiectului i meniunea Proiect finanat din POR.

9. Care este termenul de ateptare pentru rambursarea cheltuielilor incluse ntr-o cerere de rambursare depus de Beneficiar? Organismul Intermediar va primi i verifica cererea de rambursare transmis de ctre Beneficiar, n termen de 30 zile calendaristice. Organismul Intermediar poate opri curgerea acestui termen n cazul n care sunt necesare clarificri, modificri sau informaii suplimentare. Beneficiarul este obligat s furnizeze orice alt document solicitat de ctre Organismul Intermediar n termen de 5 zile lucrtoare de la primirea solicitrii, pentru verificarea cererii de rambursare. Termenul limit va curge din nou de la data la care Organismul Intermediar a primit informaiile/ clarificrile/ documentele suplimentare solicitate. Orice cerere de rambursare transmis de Organismul Intermediar la Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional, va fi nsoit de un raport de vizit la faa locului.

19

Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional va efectua verificarea raportului Organismul Intermediar privind cererea de rambursare n termen de maxim 30 de zile calendaristice de la data nregistrrii la Ministerul Dezvoltrii Regionale i Locuinei. Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional va efectua plata cererii de rambursare n contul Beneficiarului indicat n cererea de rambursare n termen de maxim 15 de zile calendaristice, calculat de la data expirrii termenului de verificare de ctre Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional a cererii de rambursare. Data plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Autoritii de Management n contul Beneficiarului.

Circuitul documentelor i calculul termenelor pentru rambursarea cheltuielilor

10. Care sunt tipurile de documente justificative care nsoesc cererea de rambursare? Cererea de rambursare a Beneficiarului trebuie sa fie insoit de urmatoarele documente justificative:

- copii ale contractelor ncheiate cu furnizorii (n cazul achiziiilor, altele dect cele directe, contractele cu furnizorii fac parte din dosarul de achiziii i se verific mpreun cu acestea);

- copii ale dosarelor de achiziii publice; - copiile facturilor;

Beneficiar

Organism Intermediar

Conform graficului Cererilor de Rambursare: Cerere de Rambursare +

Raport de progres + documente justificative

Max 30 zile de la primire Cererii de Rambursare, analiz documente +

suspendare termen pentru clarificri

CLA

RIFIC

R

I

AM POR Max 30 zile: verificare raport Organism Intermediar privind Cererea Rambursare

RA

MBU

RSA

RE

Max 15 zile de la expirarea termenului de verificare: plata

20

- copiile documentelor care atest plata (ex. ordine de plat, extrase de cont);

- situaii de plat (certificate de plat finale/intermediare) - copie dup Garania de bun execuie pentru servicii; - copie dup Garania de bun execuie pentru lucrri; - copie dup Garania de avans; - copii ale proceselor verbale pe faze determinante; - declaraia privind veniturile nete din proiect; - documente ce atest dac Beneficiarul este pltitor de TVA; - alte documente relevante.

7. Aspecte contabile

1. Care sunt conturile de venituri pe care le folosesc beneficiarii de la Art. 5, alineatele 1-3 din OUG nr.64/2009 (beneficiarii care sunt finanai integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale) pentru primirea rambursrii cheltuielilor corespunztoare finanrii din instrumente structurale? Respectivele conturi sunt conturile de venit ale bugetului de stat, n care se ramburseaz sumele aferente cheltuielilor corespunztoare finanrii din instrumente structurale (n spe pentru Fondul European de Dezvoltare Regional): 1) 20.45.01.01.01 "Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent"; 2) 20.45.01.01.02 "Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori";

2. Care sunt conturile de venituri pe care le folosesc beneficiarii de la Art. 6, alineatul 1 din OUG nr.64/2009 (beneficiarii care sunt finanai integral din bugetul local) pentru primirea prefinanrii, a rambursrii cheltuielilor corespunztoare finanrii din instrumente structurale i a TVA? n cazul instituiilor publice prevzute la art. 6 alin. (1) din OUG nr.64/2009, conturile n care se vireaz sumele aferente prefinanrii i rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, ct i a celor corespunztoare contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite sunt: a) conturile de venit ale bugetului local, n care se vireaz sumele reprezentnd prefinanarea i rambursarea aferent cheltuielilor corespunztoare finanrii din instrumente structurale pentru Fondul European de Dezvoltare Regional: 1) 21.45.02.01.01 "Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent"; 2) 21.45.02.01.02 "Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori"; 3) 21.45.02.01.03 "Prefinanare"; b) conturile de venit ale bugetului local, n care se ramburseaz sumele aferente cheltuielilor corespunztoare cofinanrii de la bugetul de stat i finanrii contravalorii TVA: 21.42.02.20 "Subvenii de la bugetul de stat ctre bugetele locale

21

necesare susinerii derulrii proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile postaderare".

3. Ce tip de cont se va folosi pentru primirea prefinanrii de ctre celelalte categorii de beneficiari (cei care nu sunt inclui nici la Art.5 alineatele 1-3, nici la Art.6 alineatul 1)? Pentru a putea beneficia de prefinanare, beneficiarii, alii dect cei prevzui la art. 5 alin. (1) - (3) i la art. 6 alin. (1) din OUG nr. 64/2009, au obligaia s deschid un cont dedicat exclusiv pentru primirea prefinanrii i efectuarea de cheltuieli aferente proiectelor, inclusiv acordarea de avansuri ctre contractori i/sau transferul de sume ctre parteneri, n cazul proiectelor implementate n parteneriat. n cazul n care acest cont este deschis la Trezoreria Statului, sumele primite ca prefinanare, aferente acelor tipuri de cheltuieli care nu pot fi efectuate din acest cont, potrivit reglementrilor n vigoare, pot fi transferate de ctre beneficiari n conturi deschise la bnci comerciale, cu condiia efecturii cheltuielilor respective n termen de 3 zile lucrtoare de la data efecturii transferului. Dobnda acumulat n contul respectiv, aferent prefinanrii, rmas disponibil n cont se raporteaz Autoritii de Management i se deduce de ctre aceasta din sumele rambursate beneficiarilor pn la plata final inclusiv. Conturile folosite pentru primirea prefinanrii pe categorii de beneficiari sunt urmtoarele: a) 50.25.15 "Disponibil al instituiilor publice ale administraiei publice centrale finanate integral din venituri proprii reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009"; b) 50.09.02 "Disponibil al instituiilor publice subvenionate de la bugetul de stat reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009"; c) 50.28.01 "Disponibil din venituri reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009 al instituiilor publice ale administraiei publice locale finanate integral din venituri proprii"; d) 50.10.01 "Disponibil din venituri reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009 al instituiilor publice subvenionate din bugetul local"; e) 50.98.03 "Disponibil al operatorilor economici reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009"; f) 50.98.04 "Disponibil al organismelor neguvernamentale nonprofit reprezentnd prefinanare pentru proiecte finanate din instrumente structurale conform OUG nr. 64/2009.

4. Care sunt conturile folosite de beneficiarii din sistemul privat, deschise la Trezoreria Statului, n care se vireaz sumele aferente rambursrilor de cheltuieli eligibile?

22

a) 50.98.01 "Disponibil al operatorilor economici aferent proiectelor finanate din instrumente structurale din cofinanarea acestora"; b) 50.98.02 "Disponibil al organismelor neguvernamentale nonprofit aferent proiectelor finanate din instrumente structurale i din cofinanarea acestora".

5. Care sunt conturile folosite de beneficiarii instituii publice finanate integral din venituri proprii pentru primirea prefinanrii, a rambursrilor i a TVA? n cazul beneficiarilor instituii publice finanate integral din venituri proprii, care si gestioneaz sumele prevzute n bugetul de venituri i cheltuieli prin mai multe conturi de disponibiliti (instituii de nvmnt superior, spitale publice, instituii sanitare publice), conturile n care se vireaz sumele aferente prefinanrii i rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului, ct i a celor corespunztoare contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite sunt urmtoarele: a) 50.47.11 "Disponibil aferent prefinanrii pentru proiecte finanate din fonduri externe nerambursabile postaderare", cont dedicat exclusiv pentru primirea prefinanrii i efectuarea de cheltuieli aferente proiectelor; b) 50.47.09 "Disponibil aferent proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile postaderare", cont prin care se gestioneaz sumele rambursate de Autoritile de Management/Autoritatea de certificare i plat.

8. Monitorizarea proiectului

1. Care sunt instrumentele folosite pentru monitorizarea proiectului? Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional/Organismul Intermediar monitorizeaz proiectul prin:

Verificarea rapoartelor de progres i a cererilor de rambursare; Realizarea de vizite la faa locului consemnate n rapoarte; Realizarea de vizite de monitorizare; Monitorizarea durabilitii investiiei finanate prin proiect.

2. Care este periodicitatea depunerii rapoartelor de progres? Rapoartele de progres nsoesc n mod obligatoriu cererile de rambursare depuse de Beneficiari. Totodat, ele se depun cu periodicitate trimestrial, indiferent de ritmul de efectuare a cheltuielilor n proiect, n termen 10 zile lucrtoare de la ncheierea trimestrului de implementare.

3. Care este scopul vizitelor la faa locului? Scopul vizitelor la faa locului este de a permite verificarea documentelor justificative aferente fiecrei cereri de rambursare depuse de Beneficiar. Verificarea pe teren se

23

realizeaz de ctre Organismul Intermediar pentru fiecare cerere de rambursare astfel nct fiecare cerere de rambursare va fi nsoit de un raport de vizit la faa locului.

4. Care este scopul vizitelor de monitorizare? De a asigura progresul proiectului n conformitate cu prevederile contractului

finantare; De a anticipa / identifica problemele ce pot aparea n implementare i de a

oferi sugestii pentru luarea de msuri corective; De a identifica elementele de succes ale proiectului; De a ncuraja comunicarea ntre Oragnismul Intermediar/Autoritatea de

Management a Programului Operaional Regional i Beneficiari.

5. Vizitele de monitorizare sunt anunate? Da. Vizita de monitorizare va fi anunat cu 5 zile lucrtoare nainte de data efectuarii, pentru a acorda beneficiarului timpul necesar pentru pregtirea acesteia. Oragnismul Intermediar va notifica beneficiarul asupra:

datei de efectuare a vizitei; persoanelor participante din partea Oragnismului Intermediar; scopul vizitei; documente care trebuie eventual prezentate de beneficiar.

6. Vizitele la faa locului reprezint acelai lucru cu vizitele de monitorizare? Nu. Vizitele de monitorizare formeaz o parte important a monitorizarii pe parcursul implementarii proiectelor, dar sunt distincte, prin scopul urmrit, de vizitele de verificare la faa locului efectuate de ofierii de contract, care sunt derulate n conformitate cu art. 13 din Regulamentul CE 1828/2006.

7. Ce aspecte vor urmri ofierii de contract cu ocazia derulrii vizitelor de verificare la faa locului? eligibilitatea Beneficiarului cu ocazia vizitei pe teren se va urmri dac

criteriile de eligibilitate ndeplinite n etapa de contractare de ctre Beneficiari au fost meninute; n acest sens, se va solicita ca document Declaraia de eligibilitate a Beneficiarului i partenerului (dac este cazul) actualizat la data vizitei pe teren.

eligibilitatea cheltuielilor: o doar cheltuielile eligibile care au fost incluse spre decontare n Cererea

de rambursare i pentru care au fost verificate documentele originale cu ocazia vizitei;

o bunurile, serviciile i lucrrile achiziionate sunt nregistrate n contabilitatea Beneficiarului n conturi analitice pentru proiect;

o cheltuielile au fost efectiv pltite; o perioada de timp n care au fost efectuate; o sunt n conformitate cu obiectivul proiectului;

24

o sunt n conformitate cu ultima variant de buget aprobat; existena documentelor justificative originale, inclusiv existena codului

proiectului i a meniunii Proiect finanat din POR pe documentele originale i nscrierea pe facturile originale a sumelor decontate parial;

sub-contractarea unor activiti din proiect; existena ntrzierilor n implementarea proiectului; proiectul nu a mai primit finanare din alte fonduri nerambursabile; publicitatea proiectului; dac bunurile achiziionate se regsesc n locurile prevzute n proiect i sunt

identificate pe baza documentelor justificative prezentate n Dosarul de rambursare;

daca stadiul lucrrilor de construcii prezentat n Procesul verbal de recepie i centralizatorul situaiei de lucrri se confirm la faa locului;

daca locul implementrii este proprietatea Beneficiarului sau este concesionat; daca locaia i metodologia de implementare sunt conforme cu cererea de

finanare; dac activitile proiectului se desfoar n conformitate cu cererea de finanare; dac sunt ndeplinite cerinele referitoare la publicitate i identitate vizual; daca documentaia proiectului este disponibil i pstrat corespunztor (n

dosarul proiectului trebuie s existe documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile);

daca Beneficiarul ine o eviden contabil folosind conturi analitice distincte pentru proiect. Sistemul contabil utilizat va fi n conformitate cu legislaia naional n vigoare. Pentru a verifica dac bunurile, serviciile i lucrrile achiziionate sunt nregistrate n contabilitatea Beneficiarului, ofierul de contract poate solicita i alte documente (ce nu sunt incluse n Dosarul Cererii de rambursare):

- balana de verificare analitic, semnat i tampilat, note contabile, fie de cont, Registrul jurnal;

- fia mijlocului fix; - facturi, procese-verbale de punere n funciune i de recepie, dup alte acte de provenie a imobilizrilor corporale, certificatele de calitate, etc.

8. Ce urmrete monitorizarea durabilitii investiiei? n conformitate cu dispoziiile art. 57 din Regulamentul (CE) nr. 1083/2006 Autoritatea de Management sau, prin delegare, Organismul Intermediar trebuie s se asigure c toate contribuiile din fonduri au fost atribuite proiectelor care, n termen de trei ani de la ncheierea acestora - n cazul IMM-urilor sau n termen de cinci ani de la ncheierea acestora - n cazul altor categorii de beneficiari, proiectele cofinanate nu au fost afectate de nici o modificare substanial:

(a) care s le afecteze natura sau condiiile de aplicare sau s confere un avantaj inadecvat unei ntreprinderi sau unui organism public

25

(b) care rezult dintr-o schimbare n natura proprietii unui element de infrastructur sau din ncetarea unei activiti de producie.

9. Care este instrumentul folosit pentru monitorizarea durabilitii investiiei? Beneficiarii au obligatia de a informa anual i de a transmite la Organismul Intermediar notificri cu privire la orice modificare substanial aparut n sensul art. 57 din Regulamentul CE nr. 1083/2006 prin completarea Raportului privind durabilitatea investiiei.

9. Completarea raportului de progres

1. Ce este perioada de referin? Este perioada calendaristic pentru care a fost ntocmit raportul de progres. Dac raportul de progres a fost depus odat cu depunerea unei cereri de rambursare, atunci perioada de referin va coincide cu perioada de referin a cererii de rambursare (perioada n care au fost angajate i pltite cheltuielile ce fac obiectul cererii de rambursare). Dac raportul de progres nu nsoete o cerere de rambursare, ci este depus n virtutea periodicitii trimestriale, atunci perioada de referin va fi reprezentat de trimestrul de implementare a proiectului pentru care acest raport a fost ntocmit.

2. Ce activiti vor fi incluse n tabelul privind Stadiul proiectului din raportul de progres numai cele aferente perioadei de referin sau toate activitile la zi sau toate activitile din proiect? Pe coloana de activiti din tabelul privind stadiul de implementare a proiectului, vor fi preluate toate activitile aa cum apar ele n cererea de finanare anexat la contract sau n ultimul act adiional care modific graficul de activiti. Pe coloana privind persoanele responsabile se vor prelua numele persoanelor care au fost alocate pe fiecare activitate n parte n conformitate cu sectiunea 2.3.6 din cererea de finanare i cu CV-urile anexate la cererea de finanare. Dac n proiect a fost prevzut subcontractarea managementului de proiect, pe coloana de persoane responsabile se vor prelua numele experilor pui la dispoziia proiectului de firma de consultan declarat ctigtoare, n conformitate cu funciile specificate n seciunea 2.3.6 din cererea de finanare i preluate, ulterior, n caietul de sarcini pentru subcontractarea managementului de proiect. Pe coloana Perioada de desfurare a activitii se vor prelua intervalele alocate pentru fiecare activitate, n conformitate cu graficul de activiti din cererea de finanare anexat la contract. Spre deosebire de graficul de activiti din cererea de finanare, n raportul de progres lunile de implementare nu vor mai fi denumite luna 1, luna 2 etc., ci vor fi identificate cu luni calendaristice, n funcie de data semnrii contractului de finanare.

26

3. Ce trebuie completat pe coloana Stadiul de realizare a activitilor? Stadiul de realizare va fi definit, la momentul raportrii, judecnd fiecare activitate n mod cumulativ, de la nceputul proiectului pn la momentul raportrii, printr-unul din urmtoarele calificative: - realizat, dac activitatea a fost finalizat fie n perioada de raportare respectiv, fie ntr-o perioad de raportare anterioar; - n curs de realizare, dac activitatea a fost nceput n perioadele anterioare sau n perioada curent de raportare i nc nu a fost finalizat n perioada curent de raportare; - nerealizat, n cazul n care activitatea urmeaz a fi demarat ntr-o perioad ulterioar de raportare.

4. Ce trebuie completat pe coloana Gradul de realizare a activitilor? Gradul de realizare a activitilor va fi calculat ca procent corespunztor numai perioadei de raportare, nu cumulat de la nceputul proiectului. Ca atare, se va determina procentul de realizare a unei activiti din total durat inclus n perioada de raportare pentru activitatea respectiv. Cazuri posibile: - dac n perioada de raportare, o activitate era planificat cu 60 de zile i a fost efectiv implementat pe parcursul tuturor celor 60 de zile, atunci gradul de realizare pe perioada de raportare este 100%, chiar dac activitatea n ansamblu nu a fost nc finalizat; - dac n perioada de raportare, o activitate era planificat cu 60 de zile, din care a fost n realitate implementat numai 30 de zile, atunci gradul de realizare corespunztor perioadei curente este de numai 50%, iar pe coloana urmtoare (Observaii) se va preciza c ntrzierea de 30 de zile va fi recuperat n perioada urmtoare de raportare; - dac n perioada de raportare, o activitate nu era planificat, dar a fost totui realizat n avans, va fi raportat un grad de 100% i pe coloana de Observaii se va explica faptul c activitatea a fost implementat n avans.

Exemplu de calcul

Stadiul implementrii activitii de execuie lucrri de construcii, comparativ cu calendarul planificat al activitilor este urmtorul: Feb Mar Apr Mai Iun Iul Aug Sep Oct Planificat Realizat Periodicitate Raport de Progres

RPa RPb RPc

Pentru raportul de progres RPa, care acoper perioada februarie-aprilie, gradul de realizare este de 66% n loc de 100% ct a fost planificat.

27

Pentru raportul de progres RPb, gradul de realizare este 100%. Pentru raportul de progres RPc, gradul de realizare este tot 100%, realizndu-se prin prelungirea duratei activitii cu o lun (octombrie).

5. Cum se completeaz rezultatele obinute pn la momentul raportrii? Se vor prelua cumulat de la nceputul proiectului, pn la momentul fiecrei raportri, rezultatele pe activiti i indicatorii de msurare, aa cum au fost specificai n cererea de finanare devenit anex la contract i se va evalua gradul de realizare n comparaie cu ceea ce a fost planificat. n tabelul urmtor se vor trece rezultatele ce urmeaz a fi obinute pn la finalizarea proiectului. Cheia de verificare este c datele incluse n cele 2 tabele trebuie s acopere total rezultate i total indicatori din cererea de finanare. La ultimul raport de progres, dac proiectul a fost implementat conform contractului, tabelul de rezultate obinute va include toate rezultatele din proiect cu grad de realizare 100%, iar tabelul de rezultate ateptate va fi gol.

6. Cum se completeaz apectele legate de egalitatea de anse n Raportul de progres? Completarea aspectelor legate de egalitatea de anse trebuie s fie corelat cu aspectele menionate la seciunea 3.1 din Cererea de finanare, devenit anex la contract. Nu toate elementele din seciunea 3.1. a cererii de finanare vizeaz toate perioadele de referin din proiect. Ca atare, dintre acestea, vor fi selectate i detaliate cele care au fost vizate n perioada de referin. Dac de exemplu, perioada de referin include activitatea de achiziii publice, se vor face meniuni cu privire la asigurarea accesului egal i nediscrimnatoriu pentru toate categoriile de ofertani. Dac perioada de referin include lucrri de construcii, se vor face meniuni cu privire la accesibilizarea infrastructurii pentru persoanele cu dizabiliti etc.

7. Ce se nelege prin modificri eseniale fa de ceea ce s-a stabilit n contract? La aceast rubric se vor include modificrile care fac obiectul unor acte adiionale aprobate sau ale unor propuneri de modificare a contractului, nc neformalizate. Se vor oferi informaii cu privire la justificarea necesitii unei astfel de modificri, precum i cu privire la implicaiile modificrilor respective.

8. Cum se completeaz tabelul privind achiziiile publice din raportul de progres? Modul de completare i informaiile incluse sunt similare cu tabelul de la seciunea 3.4 Achiziii publice din cererea de finanare. Pentru achiziiile finalizate, la rubrica Obiectul contractului se vor trece i numrul i data contractului de furnizare bunuri, prestare servicii sau execuie de lucrri, iar la Valoarea estimat se vor preciza ambele valori, respectiv valoarea prevzut iniial i

28

valoarea aferent contractului semnat (mai mic sau cel mult egal cu valoarea preconizat).

9. Cum se completeaz tabelul de Indicatori din Raportul de progres? Pe primele coloane din tabel se vor prelua toi indicatorii i valorile acestora incluse n seciunea 2.8 din cererea de finanare devenit anex la contract sau modificai printr-un act adiional la contractul de finanare. Pentru fiecare raport de progres se va meniona valoarea nregistrat de indicator, cumulat, de la nceputul proiectului pn la momentul raportrii, precum i proporia acestui nivel nregistrat fa de nivelul prognozat n cererea de finanare.

Exemplu: Ne propunem s monitorizm indicatorul Lungime drum reabilitat, care a fost prevzut n cererea de finanare la nivelul de 25 km. Pn la momentul raportrii s-au reabilitat 20 km, urmnd ca n perioada urmtoare de raportare s se finalizeze i reabilitarea diferenei de 5 km.

La raportul curent: Valoare stabilit n

contract Valoare obinut pn la

acest moment Indicator

UM Cantitate UM Cantitate

% de realizare

Lungime drum reabilitat

km 25 km 20 80% (20/25*100)

La raportul viitor: Valoare stabilit n

contract Valoare obinut pn la

acest moment Indicator

UM Cantitate UM Cantitate

% de realizare

Lungime drum reabilitat

km 25 km 25 100%

10. Cnd se consider c un proiect i-a atins indicatorii? Cnd n ultimul raport de progres Valoarea obinut coincide cu Valoarea stabilit n contract pentru toi indicatorii, iar gradul de realizare este 100%.

11. Cum se apreciaz c un proiect raporteaz un indicator cu valoare 0 pn n faza final a implementrii proiectului? Aprecierea trebuie fcut de la caz la caz. Sunt situaii n care raportarea unui indicator la nivelul 0 pe o perioad mare de timp nu este rezultatul unei implementri deficitare a activitilor, ci este consecina modului de definire a indicatorului respectiv. n aceste situaii se va accepta ca indicatorul s raporteze valori abia spre finalul implementrii proiectului.

29

Exemplu: Activitatea de execuie lucrri modernizare drum se desfoar conform graficului: Feb Mar Apr Mai Iun Iul Aug Sep Oct Planificat Realizat Periodicitate Raportului de Progres

RPa RPb RPc

Indicatorul analizat este Lungime drum modernizat: Valoare stabilit n contract Indicator

UM Cantitate Lungime drum modernizat km 25

n perioada februarie-iunie se asigur: organizare de antier, spturi, terasamente, se toarn primele dou straturi ale drumului, dar nu se poate vorbi de niciun km de drum modernizat. Abia n luna iulie se finalizeaz primii 5km de drum, iar n perioada august-octombrie, se finalizeaz i modernizarea celorlali 20km de drum.

Raportarea indicatorului n cele 3 rapoarte de progres consecutive va arta n felul urmtor:

Valoare stabilit n contract

Valoare obinut pn la acest

moment

RP Indicator

UM Cantitate UM Cantitate

% de realizare

RPa Lungime drum modernizat

km 25 km 0 0

RPb Lungime drum modernizat

km 25 km 5 20%

RPc Lungime drum modernizat

km 25 km 25 100%

Aa cum se poate observa, abia n cea de-a treia perioad de raportare se nregistreaz atingerea indicatorului din contract, dup ce n prima perioad a avut valoarea 0, iar n cea de-a doua o valoare relativ redus. Acest aspect nu va fi judecat ca o caracteristic nefavorabil a implementrii proiectului.

10. Completarea cererii de rambursare

30

1. Ce se trece pe coloana de Categorii de cheltuieli eligibile? Pe aceast coloan se vor prelua denumirile tuturor capitolelor i liniilor bugetare din bugetul aprobat al proiectului, Anexa V la Contractul de finanare, indiferent dac includ sau nu cheltuieli efectuate n perioada de referin a cererii de rambursare.

2. Ce se completeaz la Descrierea activitii/achiziii pentru fiecare categorie de cheltuial eligibil? Se vor prelua activitile din graficul de activiti al proiectului, respectiv achiziiile din graficul de achiziii, care sunt susinute de cheltuieli dintr-un anumit capitol bugetar. Este posibil ca o anumit categorie de cheltuieli s susin mai multe activiti/achiziii din cadrul proiectului i se vor prelua toate acele activiti/achiziii n dreptul categoriei respective de cheltuieli.

3. Care este cheia de verificare referitoare la Ordinul dePlat (coloana 7 la seciunea 7A din cererea de rambursare)? Cheia de verificare este c data nscris pe Ordinul de Plat trebuie s se regseasc n interiorul perioadei de referin a cererii de rambursare. Astfel se demonstreaz faptul c acea cheltuial a fost efectiv pltit n interiorul perioadei de referin a cererii de rambursare. Excepie fac OP-urile care demonstreaz plata cheltuielilor eligibile efectuate nainte de semnarea contractului de finanare.

4. Ce se ntmpl dac plata unei facturi se face cu 2 OP-uri unul pentru valoarea fr TVA i altul pentru TVA? Este chiar recomandat s se procedeze n acest fel, respectiv s se achite o factur cu 2 ordine de plat, unul pentru valoarea fr TVA i cellalt pentru TVA. Se vor trece, pe coloana de OP-uri, numerele i datele ambelor OP-uri pentru efectuarea plii facturii respective. Informaia privind TVA este, ns, relevant, numai pentru categoriile de beneficiari ndreptii s solicite rambursarea TVA de la Autoritatea de Management a Programului Operaional Regional. Celelalte categorii de beneficiari nu vor mai include TVA n cererea de rambursare.

5. n accepiunea situaiei plilor din cererea de rambursare, ce se nelege prin Total cheltuieli eligibile realizate pn la prezenta cerere? Se neleg sumele acoperite din contribuie proprie i sumele rambursate pentru cererile de rambursare anterioare, cumulat de la nceputul proiectului. Nu vor fi incluse n aceast categorie cheltuielile declarate neeligibile pentru cererile de rambursare anterioare i nici cheltuieli din perioada de referin pentru care se completeaz cererea de rambursare.