1. LOCUL BIROTICII ÎN SOCIETATEA MODERNĂ

Definirea domeniului biroticii este o problemă pe cât de necesară, pe atât de dificilă în contextul actualei revoluţii tehnico-ştiinţifice, în miezul căreia informatica şi telecomunicaţiile, producerea şi comunicarea informaţiei sunt priorităţi incontestabile ale acestui proces de înnoire, cu largi aplicaţii în întreaga viaţă economică, ştiinţifică şi socială.

Birotica, deşi vizează automatizarea activităţilor administrative şi de birou, ea depăşeşte cadrul tehnic al proceselor administrative în care tratarea textelor ocupă un loc important. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaţii, cu noile mijloace de stocare şi transmitere, a informaţiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica şi electronică a informaţiei şi îndeosebi, cu noile cuceriri în materie de echipamente şi programe informatice, birotica conferă noilor tehnici de tratare a textelor, sunetului şi imaginii valenţe profesionale şi economice cu multiple efecte sociale.

În esenţă, birotica studiază ansamblul activităţilor de producere, distribuţie şi exploatare a informaţiei din perspectiva muncii de birou, fără însă a se substitui disciplinelor învecinate: informatica, telecomunicaţiile, telematica etc.

Birotica s-a născut din nevoia integrării mijloacelor şi tehnicilor muncii administrative şi de birou cu nevoile tehnicii de comunicaţie şi prelucrare automată a datelor, vizând creşterea performanţei şi calităţii muncii de birou în orice domeniu de manifestare a acesteia. Deoarece informaţia constituie obiectul principal al activităţii de birotică, se impune necesitatea unei succinte clasificări a informaţiei şi a proceselor informaţionale.

1.1. CLASIFICAREA INFORMAŢIEI

Dezvoltarea activităţilor sociale care au ca obiect transmiterea, memorarea sau tratarea informaţiei a generat o diversificare fără precedent a naturii informaţiilor, concomitent cu creşterea exponenţială a volumului acesteia. Se impune astfel, utilitatea clasificării informaţiei din unghiuri diferite dar complementare. Din multitudinea de criterii posibile pentru clasificarea informaţiei, câteva sunt deosebit de relevante pentru obiectul biroticii. Aceste criterii sunt: forma informaţiei, natura informaţiei şi suportul informaţiei.

1.1.1. CLASIFICAREA INFORMAŢIEI DUPĂ FORMA SADin punct de vedere al formei concrete pe care o îmbracă informaţia pe un suport

tehnic, aceasta se prezintă sub una din următoarele forme: analogică şi digitală.1. Forma analogică a informaţiei, constă în reprezentarea fenomenelor fizice,

imagini fixe, sunete şi imagini în mişcare aşa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de înregistrare, fără a fi necesară o conversie sau codificare a acestora înainte de transmitere sau memorare pe suporturile tehnice de informaţii. Exemple de reprezentare analogica a informaţiei:

• înregistrarea mesajelor şi a altor informaţii sonore pe banda magnetică sau caseta magnetică cu ajutorul echipamentelor audio de tip analogic larg răspândite (magnetofon, casetofon) precum şi a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon);

• înregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activităţi, operaţii şi procese prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine şi sunet, de tip video -

3

recorder şi a camerei de luat vederi adecvate.2. Forma digitală a informaţiei se realizează, fie pornind de la fenomenul real, fie de

la forma analogică a acestuia, în ambele cazuri având loc o codificare numerică, o evaluare cantitativă, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentării. Pe suportul tehnic, informaţia se prezintă ca o succesiune de valori binare (zero si unu} ordonate după un sistem de reguli (cod). Informaţia introdusă în sistemele de calcul, prin folosirea tastaturii sau a altor dispozitive de introducere manuală sau umană (masă de desen, voce etc.) se transmite şi se memorează direct, sub forma digitală din chiar momentul perceperii acesteia, fără să mai fie necesară o conversie prealabilă a ei. Pentru procesarea computerizată a informaţiei analogice este necesară conversia ei în formă digitală cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic în digital. Acestea se pot folosi independent sau se pot introduce în configuraţia unui sistem informatic de birou .

Codificarea şi digitalizarea informaţiei analogice prezintă câteva avantaje esenţiale: înaltă fidelitate a înregistrării, memorării şi transmiterii informaţiei; posibilitatea folosirii sistemelor informatice pentru memorarea şi procesarea

informaţiei digitale, cu toate avantajele ce decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de memorare, regăsirea selectivă şi rapida a informaţiei memorate;

costul relativ redus al informaţiei memorate, procesate şi comunicate în formă digitală.

Utilitatea clasificării de mai sus constă în faptul că sistemele informatice de birou procesează numai informaţia sub forma sa digitală, funcţia de memorare şi procesare a informaţiei analogice în activitatea de birou revenind sistemelor electronice de birou care pot deveni unităţi periferice ale unui sistem informatic de birou.

Importanţa acestei clasificări constă în aceea că forma sub care se memorează şi se prelucrează informaţia în sistemele birotice moderne este forma digitală ceea ce explică, în acelaşi timp, necesitatea convertirii informaţiei analogice în informaţie digitală şi valorificarea acesteia fie direct în formă digitala, fie după convertirea sa din forma analogică.

1.1.2. CLASIFICAREA INFORMAŢIEI DUPĂ NATURA SADin punctul de vedere al naturii sale, informaţia se prezintă sub următoarele clase:1. sub formă de date: numerice, alfabetice sau alfanumerice, participă la gama largă

de operaţii aritmetice, matematice sau logice cu largă aplicabilitate în activitatea economică, cercetare ştiinţifică, proiectare tehnologică, statistică, administraţie etc.

2. sub formă de texte organizate sub formă de documente de texte, pagini de texte, paragrafe, fraze, cuvinte şi caractere este destinată a fi prelucrată cu programe adecvate de editare şi tehnoredactare a, textelor, control gramatical şi semantic al cuvintelor, punerii în formă şi apoi în pagină a textului redactat.

3. sub formă de documente grafice (imagini fixe) destinate în ultimă instanţă perceperii lor vizuale de către factorul uman prin afişarea pe monitorul calculatorului electronic, scrierea lor la imprimantă sau la dispozitivul de realizare desene (plotter), microfotografiere etc. Un document poate conţine, ca imagini prelucrate grafic, date sub formă de rapoarte şi situaţii, texte explicative, reprezentări grafice, desene, schiţe tehnice, imagini fotografiate etc.

4. sub formă de secvenţe audio generate de vocea umană, fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizatoare electronice de voce şi acustice.

4

5. sub formă de secvenţe video de natură animată sau film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafică bi sau tridimensională. Acestea sunt de cele mai multe ori însoţite de informaţie sonoră: voce sau sunet.

Această succintă clasificare este necesară, deoarece specificul activităţilor birotice îl constituie folosirea predominanta a ultimelor patru categorii de informaţie şi mai puţin a primei categorii care face, prin excelenţă, obiectul activităţilor informatice propriu-zise.

1.1.3. CLASIFICAREA INFORMAŢIEI DIN PUNCTUL DE VEDERE AL SUPORTULUI ACESTEIA

Din acest punct de vedere, birotica operează cu o gamă largă de suporturi fizice de informaţii, fapt pentru care distingem:

1. informaţie aflată pe suporturi tehnice de informaţii, clasificate la rândul lor în: suporturi magnetice din categoria cărora amintim: banda magnetică, caseta

magnetică, discul magnetic, discul flexibil, cartela magnetică etc.; suporturi cu lectură optică a informaţiei, în această categorie intrând discurile

optice de mare capacitate a căror informaţie digitalizată este citită optic cu dispozitive laser.

Informaţia memorată pe suporturile tehnice este înregistrată şi poate fi citită numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citire/scriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire şi scriere pe suporturi magnetice, unităţile de lectură optică a discurilor tip CD-ROM (Compact Disk,-Read Only Memory) etc.

2. informaţie aflată pe suporturi grafice de informaţii, care, după natura suportului se împart în:

suporturi opace realizate din hârtie, cum sunt: documentele clasice sau tradiţionale, documentele informatice şi birotice obţinute la imprimantă, documentele realizate cu ajutorul mesei de desen tip plotter. în locul hârtiei se poate utiliza însă, o gama largă de înlocuitori sintetici cu caracteristici şi calităţi grafice asemănătoare sau superioare hârtiei, toate având menirea de a fi citite sau consultate vizual de către om, ori multiplicate prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (tip xerox etc.);

suporturi transparente realizate din peliculă fotografică, peliculă film, microfilm, celită etc. Acest gen de suport este destinat lucrării numai după operaţia de mărire a imaginii înregistrate. Atât suporturile opace cât şi cele transparente sunt destinate, în principal, utilizării lor direct de către om dar aceasta nu exclude posibilitatea folosirii lor ca sursă de informaţii pentru prelucrări tehnice ulterioare.

1.2. PROCESE INFORMAŢIONALE

Utilizarea pe scara largă a informatei şi a sistemelor moderne de tratare electronică a acesteia, a condus la existenţa unei largi game do prelucrări electronice ale informaţiei generând chiar, o tipologie a acestor procese informaţionale. Clasificarea proceselor informaţionale se poate realiza după mai multe criterii dar, cel mai util criteriu pentru circumscrierea domeniului de studiu al biroticii îl constituie natura informaţiei prelucrate.

În raport cu natura lor specifică, informaţiile se procesează diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informaţionale:

a) Procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informaţiei numerice, după

5

reguli matematice si logice, şi este larg răspândită în activităţile care solicită un mare volum de calcule, situaţii şi rapoarte: economie, proiectare, management, statistică etc.

Prelucrarea datelor în sisteme informatice se realizează in mod diferit, în funcţie de modul de organizare a acestora în colecţii de date.

Datele organizate sub forma fişierelor de date se procesează cu ajutorul unor programe de firmă, denumite interpretoare sau compilatoare care diferă în funcţie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD) dintre care cele mai răspândite sunt: dBASE IV, FOXPRO, PARADOX etc.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucrează, fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind funcţiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilităţi integrate de tratare a informaţiei (texte, tabele, baze de date, grafică etc.) cum sunt sistemele: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezintă un interes deosebit, datorită uşurinţei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele şi a îmbinării procesării datelor cu procesarea de text în cadrul foii de calcul electronic.

b) Procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operaţii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesării, textul, structurat în pagini, paragrafe, fraze şi cuvinte, este supus unor operaţii vizând forma caracterelor şi mărimea acestora, forma şi mărimea paginii, modul de aşezare a textului în pagină. Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaţii lingvistice, cum sunt, despărţirea automată cuvintelor în silabe, controlul gramatical, lexical şi ortografic al textului analizat. În urma acestor operaţii rezultă un document de tip text care poate fi consultat prin afişare pe ecran, ori imprimat pe hârtie sau microfilm în vederea arhivării.

Procesarea textelor se realizează, fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte: WORDSTAR, WORD, WORDPERFECT, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe având altă destinaţie principală, spre exemplu: editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) şi ale sistemelor integrate (WORKS).

c) Procesarea documentelor reprezintă un mod de utilizare modern şi eficient a tehnicilor informatice şi electronice în vederea receptării, memorării şi prelucrării grafice a imaginilor conţinute în documente. Un document poate conţine informaţii provenite din surse diverse: situaţii şi rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente conţinând texte obţinute în urma procesării textelor, tabele şi reprezentări grafice realizate de un procesor de tabele, schiţe şi desene tehnice, grafică bidimensională sau tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini şi fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.

Procesarea informaţiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizează de către programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de către funcţii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS). Documentele astfel procesate se memorează pe suporturi tehnice de date având

6

o anumită organizare, pentru a putea fi apoi uşor regăsite, consultate la terminal, imprimate pe hârtie sau microfilm, comunicate la distanţă sau introduse într-un nou proces de prelucrare grafică.

d) Procesarea sunetului îmbracă forme foarte variate, de la vocea umană (mesaje, convorbiri telefonice, întâlniri, conferinţe) la sunete obţinute prin sinteză electronică, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaţie sonoră sau auditivă, percepută analogic şi convertită în formă digitală, oferă "materia primă" ce urmează a fi procesată digital cu ajutorul unor echipamente şi programe specializate în tratarea informaţiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate funcţiona cuplat la orice calculator personal. Se realizează în acest mod, o interfaţă acustică a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale {casetofon, magnetofon, compact-disk etc.) precum şi cu dispozitivele de comunicaţie acustică de genul: telefon, interfon etc.

e) Procesarea de imagini (imagini în mişcare) completează gama de posibilităţi oferite de celelalte genuri de tratare a informaţiei şi constituie una din realizările cele mai moderne ale electronicii şi informaticii.

Informaţia vizuală dinamică este rezultatul afişării şi perceperii unui număr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă) generând la privitorul uman senzaţia vizuală de mişcare. Sursele de informaţie video (imagini în mişcare) sunt diverse: realitatea, surprinsă cu tehnică de filmat (cameră de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaţii video de natură profesională precum şi imagini (animaţie profesională, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice şi logice, în mod curent prelucrarea informaţiei vizuale este însoţită şi de prelucrarea informaţiei sonore, după cum imaginea este însoţită de sunet sau voce umană.

Însemnătatea acestei clasificări, a tipologiei tratării informaţiei, rezidă în aceea că ultimele patru tipuri de procesare a informaţiei sunt specifice domeniului biroticii. în cadrul acestora, deşi s-a plecat de la automatizarea şi informatizarea prelucrării textelor, care ocupă un loc importam în activitatea de birou, se remarcă o tendinţă de creştere a ponderii operaţiilor de prelucrare voce şi sunet dar, dinamica cea mai înalta o înregistrează sistemele de comunicare şi procesare a imaginilor fixe şi mobile asistate de calculator.

1.3. CONCEPTUL DE BIROTICĂ

Birotica este un mod nou de utilizare a calculatoarelor electronice şi a devenit posibil odată cu apariţia si răspândirea pe scară largă a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus şi accesibilitatea utilizării lor, au putut ajunge în orice birou sporind considerabil productivitatea şi calitatea muncii administrative.

Ca definiţie: "Birotica este ansamblul de tehnici şi mijloace tinzând spre automatizarea activităţilor de birou şi în principal a prelucrării şi comunicării cuvântului, textelor şi imaginii." (Humbert Lesca, Jean-Luis Peaucelle -Elements _ d'informatique appliquee a la gestion, Editions Dalloz, Paris, 1988, p.287).

Birotica reprezintă, după Philippe VUITTON şi Michel DESAIGNE, un ansamblu de tehnici pentru gestionarea informaţiei şi a comunicaţiilor între organizaţii. Ele fac apel la tehnicile informaticii şi ale comunicaţiilor de date şi asigură, prin mijloace electronice, funcţii de clasare şi ordonare, organizarea în pagina a textelor, pregătirea documentelor, a corespondenţei electronice, analiză şi simulare, interogare şi consultare la distanţă,

7

vizualizare grafică şi alte funcţii de gestiune a datelor pentru realizarea sarcinilor curente alo activităţii de birou. Pentru realizarea acestor funcţii se pot utiliza diferite tehnici şi procedee.

Denumirea acestui domeniu a fost introdusă în limba franceză de P.Berger şi L.Naugos, după Convenţia Informatică din anul 1976, pentru a traduce expresia din limba engleză "Office Automation" ambele desemnând ideea automatizării activităţilor de birou: BUREAUTIQUE - BUREAU AUTOMATIQUE. Din însăşi etimologia cuvântului rezultă că domeniul său principal îl constituie biroul, iar obiectivul său îl reprezintă automatizarea acestuia prin utilizarea tehnicii electronice şi informatice de prelucrară; memorare şi transmitere a informaţiei.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotică este necesară o punctare a particularităţilor şi tendinţelor muncii de birou, indiferent de conţinutul său economico-social.

Astfel, o primă particularitate a muncii de birou o constituie predominanţa proceselor informaţionale şi decizionale. Materia primă a oricărei activităţi de birou o constituie informaţia care, în urma unor procese de analiză şi elaborare de variante, oferă suportul deciziei manageriale în orice sistem sau organizaţie economi co-socială.

O altă particularitate a activităţii de birou o reprezintă ponderea mare pe care o ocupă comunicarea de informaţii şi decizii. Comunicarea se poate realiza în două moduri:

comunicare ORALĂ realizată prin dialog direct, prin convorbiri în grupuri de diferite mărimi, convorbiri la distanţă, mediate de reţelele de telecomunicaţii, sau convorbiri între birourile aceleiaşi organizaţii, mediate de reţele de comunicaţie interfonice sau telefonice.

comunicarea SCRISĂ cunoaşte o mare varietate de forme şi modalităţi în funcţie de suportul fizic al comunicării (documente clasice, legislaţie, acte decizionale ale conducerii, rapoarte asupra activităţilor desfăşurate sau controlate, cereri, solicitări, sesizări, contracte, documente de plan, întregul sistem de documente de evidenţă contabilă, fiscală sau socială, schiţe, planuri, desene de specialitate, imagini pe suport de hârtie sau pe film, microfilm etc.).

Dezvoltarea informaticii, în general, a noilor tehnologii de prelucrare a informaţiei, în special, au făcut ca munca, în conţinutul şi natura sa, sa se schimbe, să evolueze. Creşterea ponderii activităţilor cu conţinut informaţional şi de birou în raport cu activităţile tehnice industriale produc în societăţile. puternic informatizate, reducerea simţitoare a diferenţelor dintre munca fizică şi cea intelectuală, de natură informaţional-decizională, în favoarea acesteia din urmă. Astfel, prin introducerea dispozitivelor automate în uzine (ceea ce constituie esenţa ROBOTICII) şi a tehnicii electronice şi informatice de birou (ceea ce defineşte esenţa BIROTICII) muncitorul devine operator al sistemelor automate de producţie aşa cum funcţionarul devine utilizator curent al sistemelor informatice de birou prin accesul direct la utilizarea microcalculatoarelor şi a mijloacelor moderne de comunicare şi telecomunicaţii.

Informatizarea muncii de birou îşi propune să faciliteze comunicarea orală şi scrisă din activitatea de birou, procesarea informaţiei orale şi scrise, memorarea şi arhivarea acesteia cu importante efecte economice şi sociale, cum sunt:

eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabilă a acestuia; eliminarea efortului fizic şi intelectual solicitat de scrierea şi transcrierea

8

manuală a informaţiilor; eliminarea efortului uman solicitat de lectură şi controlul exactităţii

documentelor primite sau emise; reducerea timpului de recepţie, prelucrare şi transmitere a informaţiei orale

sau scrise din activitatea administrativă; creşterea exactităţii proceselor informaţionale, a capacităţii de memorare şi a

vitezei de regăsire a informaţiei; creşterea, fără precedent, a calităţii şi productivităţii muncii administrative; scăderea considerabilă a costului informaţiei şi a deciziei pe care aceasta din

urmă se fundamentează.

1.4. RELAŢIA DINTRE BIROTICĂ, INFORMATICĂ Şl TELECOMUNICAŢII

Deşi are multe puncte comune cu informatica şi telecomunicaţiile, birotica se delimitează suficient de clar de cele două domenii învecinate printr-o suită de particularităţi care îi conferă o "personalitate" distinctă.

Între aceste trăsături caracteristice ale biroticii, cele mai relevante sunt următoarele: birotica are ca obiect prelucrarea, memorarea şi transmiterea informaţiei sub

cele mai variate forme şi tipuri, de la forma analogică la cea digitală, de la date şi texte la documente grafice;

birotica îşi propune creşterea,, performanţei activităţii de birou şi administrative ca o direcţie, pe cât de modernă, pe atât de eficientă", de potenţare a muncii intelectuale desfăşurate în cadrul atribuţiilor profesionale ale fiecărui funcţionar, specialist sau cadru de conducere la locul său de muncă. Birotica poate fi astfel înţeleasă şi ca un puternic instrument de "umanizare" a muncii intelectuale, la orice loc de muncă în care prelucrarea informaţiei ocupă un loc important. Informatizarea activităţii de birou, indiferent de natura şi domeniul concret al acesteia, vizează, cu prioritate, dotarea locului de activitate individual cu toate mijloacele de comunicaţie si prelucrare a informaţiei în oricare din ipostazele următoare: lucru la birou, lucru în deplasare, lucru la domiciliu sau combinaţii ale acestor variante.

birotica îşi realizează funcţiile sale cu ajutorul celor mai moderne realizări tehnice din domeniile electronicii, comunicaţiilor şi informaticii precum şi al limbajelor moderne de programare, de generaţia a IV-a (procesoare de tabele, texte, documente, imagini şi sunet), în viitor, activităţile birotice vor beneficia, din plin, de ultimele realizări din domeniul inteligenţei artificiale, al sistemelor de gestiune a bazelor de cunoştinţe, recunoaşterea formelor, traducerea automată etc.

Întreaga gamă de instrumente bard şi soft utilizate în activităţile birotice sunt integrate raţional în cadrul SISTEMELOR INFORMATICE DE BIROU care dispun de un nucleu informatic, interfeţe specifice cu toate tipurile de periferice, precum şi echipamente periferice de stocare şi transmitere a informaţiei sub diferitele sale forme (analogică sau digitală) ori genuri (date, texte, documente, sunet şi imagini).

Dacă înţelegem esenţa biroticii ca înzestrare a muncii de birou cu cele mai moderne mijloace informatice şi de comunicaţie, vom realiza mai uşor elementele comune ale BIROTICII cu INFORMATICA şi TELECOMUNICAŢIILE, atât prin prisma scopurilor

9

sale, cât şi a mijloacelor utilizate pentru atingerea acestor scopuri, în acest sens, imaginea din figura 1.1 sugerează fluxurile informaţionale care pun în evidenţă locul şi rolul biroticii în sistemul informaţional al unei organizaţii sau întreprinderi.

Din figură rezultă o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii în activitatea unei întreprinderii sau organizaţii şi raporturile acesteia cu sistemele decizionale şi operaţionale, pe de o parte, cu sistemele informatice şi de comunicaţii, pe de altă parte.

O primă remarcă: sistemele birotice sunt parte integrantă a sistemului informaţional al unităţii (persoană juridică sau privată) şi în această postură sarcinile sale se înscriu în cadrul obiectivelor şi sarcinilor generale ale întregului sistem informaţional. Astfel, deciziile şi reglementările provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate, prelucrate si transmise, prin sistemul informaţional (sistemul informatic, sistemul birotic şi sistemul propriu de comunicaţii interne) tuturor compartimentelor de execuţie care formează sistemul operaţional: sistemul de producţie sau de profil, sistemul comercial, sistemul de personal, sistemul de cercetare-dezvoltare, sistemul financiar-contabil etc. Informaţiile referitoare la modul de execuţie a deciziilor şi la celelalte aspecte esenţiale privind situaţia din sistemul operaţional sunt percepute de sistemul informaţional, selectate, analizate, puse în forma adecvată şi transmisă operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional. Acestea reprezintă fluxurile informaţional-decizionale interne ale sistemului.

Fig.1.1. Birotica in sistemul microeconomic

Sistemul informaţional realizează, însă şi funcţia de relaţii informaţionale ale sistemului cu mediul social-economic: organe financiare şi bancare, alte organizaţii de stat sau private, organele ierarhic superioare şi cele subordonate (filiale şi agenţii), parteneri de afaceri, furnizori, clienţi, acţionari, public etc. Această funcţie externă, de legătură permanentă cu mediu, ar fi de neconceput, în condiţiile de astăzi, fără avantajele oferite de

10

MEDIUL SOCIAL - ECONOMIC

SISTEMELE DE COMUNICAŢII

SISTEMUL INFORMAŢIONALAL INTREPRINDERII

BIROTICASISTEMELE INFORMATICE DE BIROU

INFORMATICASISTEMELE INFORMATICE PROFESIONALE

SISTEMUL OPRAŢIONAL

SISTEMUL DECIZIONAL

sistemele moderne de comunicaţie a informaţiei (scrise şi orale, vizuale şi auditive) în cadrul cărora, sistemele de telecomunicaţii asistate de ordinator ocupă un loc central.

A doua remarcă: raportul dintre BIROTICA şi INFORMATICĂ la nivel microeconomic, este nu unul de concurenţă ci unul de compementaritate, birotica desăvârşind procesarea informaţiei începută în sistemele informatice, pentru a o pune în cea mai accesibilă formă, la dispoziţia tuturor utilizatorilor de informaţie interni (cadrele de decizie sau personalul de execuţie) sau externi (organe bancare şi fiscale, instituţii şi persoane fizice interesate), în sens opus, birotica, prin mijlocirea noilor tehnologii de comunicare şi telecomunicaţii este "fereastra" prin care o parte considerabilă a informaţiei externe, provenite din mediu, este percepută operativ, tratată specific cu mijloace birotice şi transmisă selectiv tuturor beneficiarilor interni de

Informaţie din sistemul decizional, operaţional şi îndeosebi informaţional in cadrul căruia locul central îl ocupă sistemele informatice profesionale. Din observarea celor doua fluxuri informaţionale, unul de intrare, celălalt de ieşire, se poate afirma că sistemele de birotică joacă tot mai mult un rol de INTERFAŢA între:

SISTEMUL ÎNTREPRINDERII şi MEDIUL SOCIAL-ECONOMIC; SISTEMUL DECIZIONAL şi SISTEMUL OPERAŢIONAL; SISTEMUL DE TELECOMUNICAŢII (extern) şi SISTEMUL

INFORMATIC AL ÎNTREPRINDERII (intern)A treia remarcă: definirea graniţelor dintre BIROTICĂ şi INFORMATICA, pe de o parte, dintre BIROTICĂ şi TELECOMUNICAŢII, pe de altă parte, nu este nici posibilă nici de dorit datorită complexităţii celor trei domenii care se întrepătrund, a ratei înalte a progresului tehnic şi ştiinţific manifestat atât de pregnant în aceste sectoare aflate într-o permanentă modernizare. Se pot sesiza chiar o serie de tendinţe cu profunde implicaţii sociale, economice şi profesionale de natură să schimbe considerabil caracterul muncii umane fizice şi intelectuale. Astfel, dacă informatica profesională se implică tot mai mult în organizarea si desfăşurarea muncii fizice şi intelectuale la nivel operaţional prin: robotica, proiectare şi fabricaţie asistate de calculator etc., birotica îşi propune să degreveze însăşi munca intelectuală de operaţiile sale cele mai dificile, cu caracter de rutină sau care solicită un efort îndelungat, În acest mod, informatica va deveni im instrument esenţial al producţiei şi execuţiei, aşa cum birotica devine un instrument de bază al conducerii şi deciziei, pentru cunoaşterea realităţii, fundamentarea şi elaborarea deciziilor, comunicarea si urmărirea executării lor.

11

2. FUNCŢIILE Şl STRUCTURA SISTEMELOR INFORMATICE DE BIROU

Întreaga activitate de birotică se bazează pe exploatarea unor sisteme de echipamente, tehnici şi programe adaptate la specificul activităţii de birou ale cărei obiective trebuie să le atingă. Acest ansamblu de mijloace care realizează funcţiile specifice activităţii de birou poartă numele de SISTEM INFORMATIC (pentru activitatea) DE BIROU sau SISTEM BIROTIC.

2.1. FUNCŢIILE GENERALE ALE UNUI SISTEM INFORMATIC DE BIROU

Funcţiile unui sistem birotic decurg atât din obiectivele pe care şi le propune birotica, acelea de automatizare şi informatizare a activităţii de birou si administrative, cât şi din mijloacele pe care electronica, informatica şi comunicaţiile i le oferă în vederea realizării acestor obiective.

Un sistem informatic de birou, indiferent de conţinutul concret al activităţii pe care o serveşte, îndeplineşte următoarele funcţii generale:

funcţia de introducere a informaţiei în sistem; funcţia de memorare si regăsire a informaţiei; funcţia de prelucrare a informaţiei; funcţia de ieşire a informaţiei din sistem; funcţia de c orna rida-control a sistemului.

În imaginea din figura 2.1. sunt prezentate, în abordare cibernetică, funcţiile generale ale sistemelor informatice de birou şi principalele corelaţii dintre acestea.

1)Funcţia de introducere a informaţiei în sistem se exercită într-o varietate mare de modalităţi, cum sunt:

preluarea informaţiei provenite din reţelele de comunicaţii naţionale sau internaţionale, publice sau private;

preluarea informaţiei provenite din reţeaua locală de date; introducerea manuală a datelor şi textelor sau înregistrarea cu echipament

adecvat a convorbirilor, imaginii şi sunetului. De remarcat, că informaţia odată introdusă în sistem, fie se prelucrează imediat, în timp real, fie se memorează pentru prelucrări ulterioare, ne fiind exclusă nici posibilitatea transferării ei, la ieşire, fără a fi memorată sau prelucrată de către sistem.

2) Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei joacă un rol important în funcţionarea unui sistem birotic, capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituind criterii fundamentale de apreciere a performanţelor unui sistem informatic de birou, în raport de durata şi volumul informaţiei memorate, informaţia se poate păstra în:

memoria internă, pentru datele în curs de prelucrare;

12

Fig.2.1. Funcţiile generale ale sistemului informatic de birou.

memoria externă, pentru datele care se consultă periodic; arhiva electronică, pentru informaţiile "istorice" sau care consultă foarte rar.Informaţia aflată în memoria unui sistem birotic, poate servi în procesul de prelucrare sau poate fi valorificată prin consultare locală ori comunicată solicitanţilor prin intermediul reţelelor de comunicaţii.

3) Funcţia de prelucrare se referă la o mare varietate de operaţii şi procese, cum sunt:

conversia informaţiei din forma analogică în formă digitală, necesară memorării şi procesării ei cu mijloace informatice, precum şi operaţia inversă de conversie din digital în analogic, pentru a o face compatibilă cu echipamentele electronice de tip analogic pentru redarea, înregistrarea sau transferul de informaţie audio şi vizuală.

transferul informaţiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, memorie, grafic etc.) pe altul, poartă numele de conversie de suport;

copierea informaţiei pe acelaşi tip de suport, denumită operaţie de reproducere a informaţiei şi documentelor;

crearea şi încărcarea bazei informaţionale a sistemului birotic, presupune un ansamblu de proceduri prin care se generează structura şi modul de organizare a informaţiei pe suportul tehnic încărcarea bazelor de date, astfel create, cu informaţia provenită din memoria externă sau introdusă din reţelele de comunicaţie ori manual, de la terminale;

actualizarea bazei informaţionale, presupune elimina informaţilor devenite inutile, introducerea de informaţii noi, modificarea valorilor celor existente pentru a le pune în acord cu realitatea pe care trebuie să o reflecte sau cu nevoile beneficiarilor de informaţii;

tratarea propriu-zisă a informaţiei, constă în efectuarea celor mai variate operaţii care privesc, fie forma în cazul prelucrării textelor, documentelor şi imaginilor, fie conţinutul îndeosebi în cazul prelucrării datelor. Au loc, deasemenea o multitudine de operaţii logice (comparaţii, ordonări) sau semantice, de recunoaştere a formelor sau semnificaţiei acestora;

consultarea în timp real a informaţiei, se realizează cu ajutorul unor programe care permit căutarea selectarea şi transmiterea informaţiei solicitate, la un dispozitiv periferic de ieşire (monitor, imprimantă, echipament de

13

comunicaţie în reţea etc.). Consultarea bazei de informaţii nu afectează conţinutul acesteia;

punerea în formă a informaţiei solicitate la ieşire, presupune operaţii diferite în raport de natura informaţiei solicitate. Astfel, în cazul prelucrării datelor au loc operaţii pentru obţinerea de rapoarte şi situaţii complexe, care, vor fi apoi transferate la dispozitivele de ieşire în vederea imprimării lor, afişării la terminal sau a comunicării locale, ori la distanţă, prin intermediul reţelelor de date. în cazul prelucrării textelor, documentelor şi imaginii, punerea în formă este una din operaţiile principale la care, acest gen de informaţii sunt supuse.

4) Funcţia de ieşire a informaţiei din sistem trebuie să satisfacă maiurmează:

natura informaţiei transferate la ieşire: date, texte, documente, secvenţe sonore, secvenţe vizuale sau diferite combinaţii ale acestora;

conţinutul efectiv al informaţiilor solicitate la ieşire; natura suportului tehnic sau grafic, pe care urmează a fi transferată informaţia

la ieşire; forma, digitală sau analogică, a informaţiei transmise; destinatarul şi mijlocul de comunicare adecvat. Comunicarea în interiorul

sistemului se face prin consultare directă la terminal, consultarea documentelor obţinute la imprimantă, plotter sau dispozitive de fotocopiere, consultarea realizată la terminale video şi audio ale reţelei locale pentru transmiterea de date, documente, texte, sunet şi imagine. Comunicarea către memoria externă şi arhiva electronică a sistemului birotici. Comunicarea în afara sistemului, către partenerii de afaceri, instituţii de stat, acţionari, public etc., se realizează prin transmiterea digitală de date, texte, informaţie vizuală şi sonora cu ajutorul reţelelor publice sau private (ale firmei) de telecomunicaţii, naţionale sau internaţionale: transmiteri de date şi imagini, telex, telefon, telefax, teleconferinţe, videoconferinţe etc. în condiţiile utilizării tot mai largi a sistemelor birotice portabile şi miniaturizate conectate prin radio, funcţia de comunicare, din cadrul funcţiei generale de ieşire, tinde să ocupe o pondere tot mai însemnată în economia şi funcţionarea sistemelor informatice de birou.

5) Funcţia de comandă-control a sistemului birotic deţine toate atributele necesare pentru dirijarea şi reglarea funcţionării întregului sistem, tuturor funcţiilor sale, alocarea optimă resurselor sistemului referitoare la echipament, memoria internă, baza de programe şi baza informaţională, controlul proceselor de intrare, prelucrare şi ieşire a informaţiei în funcţie de natura lor, de specificul operaţiilor care se execută, de destinaţia şi de modul de transmitere a rezultatelor.

2.2. DEFINIŢIA Şl STRUCTURA UNUI SISTEM INFORMATIC DE BIROU

Sistemul informatic de birou este un concept informatic ce semnifica un ansamblu interconectat de echipamente şi programe, de mijloace hard şi soft, având ca obiectiv procesarea informaţiei în activitatea de birou şi care îşi exercită funcţiile sale în interdependenţă, atât cu sistemele informatice profesionale, cât şi cu sistemele de telecomunicaţii, între care creează un ansamblu de legături funcţionale.

14

Din definiţie rezultă existenţa a trei componente, suficiente pentru a putea explica structura şi funcţiile sistemului birotic, organizarea şi funcţionarea acestuia. Aceste elemente fundamentale sunt următoarele: echipamentul, pro grame î e şi informaţiile. Acestea au roluri diferite în economia sistemului birotic, astfel, dacă echipamentul (componenta hard), constituie instrumentul fizic al activităţii birotice, programele (componentă soft), reprezintă instrumentul logic al acesteia, în timp ce baza de informaţii oferă obiectul supus procesării cu ajutorul mijloacelor amintite. Aceste elemente sunt prezentate grafic în figura 2.2.

1) Componenta fizică a sistemului informatic de birou reprezintă ansamblul de echipamente format din următoarele trei subdiviziuni.

a)Unitatea centrală a sistemului informatic este reprezentată de cele mai multe ori de unitatea centrală a unui calculator electronic compatibil PC dispunând de o memorie internă de minimum 4 Mo, microprocesor 80386 şi superioare, viteza 33 MHz şi peste, disc Winchester de minimum 80 Mo, interfaţă pentru comunicaţii telefonice, telefax, telecopiator, interfaţă audio şi video;

b)Unităţile de intrare - ieşire ale sistemului birotic conţin, atât periferice comune cu sistemele informatice profesionale, cât şi periferice specifice tratării textelor, documentelor, imaginii şi sunetului.

Fig. 2.2. Structura sistemului informatic de birou

Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim: scanner-ul pentru înregistrarea digitală a imaginilor aflate pe documente; aparatul telefonic şi interfaţă telefonică pentru receptarea şi înregistrarea

digitală a comunicaţiilor analogice sau digitale, a mesajelor sonore sau teletransmisiilor de date;

aparatul telefax şi interfaţă telefax pentru înregistrarea electronică şi digitală a documentelor recepţionate sau pentru scrierea lor directă la imprimantă fax;

interfaţă de intrare telecopiator pentru recepţionarea, locală sau de la distanţa a imaginilor ţip document;

15

(3) Componentă informaţională (INFORMAŢIA)

SUBSISTEMUL DE

INFORMAŢII

SUBSISTEMUL DE

PROGRAMARE

(2) Componentă logică (SOFTWARE)

(1) Componentă fizică (HARDWARE)

SUBSISTEMUL DE

PROGRAMARE

UNITATEA CENTRALĂ

ECHIPAMENTE PENTRU COMUNICAŢII

LOCALE LA DISTANŢĂ

UNITATĂŢI DE INTRARE – IEŞIRE

PERIFERICEDE

INTRARE

PERIFERICEDE

INTRARE-IEŞIRE

PERIFERICEDE

IEŞIRE

interfaţă video pentru recepţionarea imaginilor şi sunetului transmise prin reţele locale de televiziune cu circuit închis sau prin sistemele de comunicaţie T.V. la distanţă;

microfonul şi interfaţa pentru sunet adecvată, constituie perifericul de introducere a sunetului captat direct din realitate: dispoziţii şi mesaje, comentarii şi rapoarte, interviuri, tratative, conferinţe etc.;

camera de luat vederi şi interfaţa audio-video necesară, reprezintă perifericul de intrare pentru sunet şi imagine, înregistrate digital direct din realitate. Camera de luat vederi poate fi utilizată şi pentru înregistrarea digitală a imaginilor de pe documente, având o calitate mai redusă decât a scanner-ului dar cu o viteză incomparabil mai mare.

lectorul optic de microfilme şi interfaţa specifică, transferă pe ecran sau monitor imaginile documentelor înregistrate optic pe peliculă sub formă de microfilm, documente aflate în arhivă ca parte a memoriei externe a sistemului birotic.

Perifericele de ieşire ale unui sistem informatic de birou sunt: imprimanta, pentru traspunerea pe hârtie a datelor, textelor, documentelor sau

desenelor. Imprimarea se poate realiza în alb-negru sau color. plotter-ul, pentru trasarea de schiţe tehnice, planuri, desene de specialitate în

alb-negru sau color; aparatul telefonic şi interfaţa sa cu sistemul informatic, pentru transmiterea de

mesaje direct sau înregistrate digital sub forma fişierelor acustice aflate în memoria calculatorului electronic;

aparatul telefax si interfaţa sa specifică, pentru transmiterea la distanţă a documentelor tip fax, în regim imediat, direct din document, sau în regim memorat, prin lectura documentului aflat în memoria internă sau externă a calculatorului electronic;

interfaţa de ieşire telecopiator, pentru transmiterea imaginilor fixe (documente) memorate digital, fie local către un copiator tip xerox, fie la distanţă prin reţele pentru comunicaţii de date, către un copiator;

imprimanta pentru microfilm şi interfaţa sa, realizează transferul documentelor din memoria internă a sistemului informatic în memoria sa externă, sub numele de arhivă pe microfilm, cu avantajul înregistrării unui volum mare de informaţii pe unitatea de suport;

interfaţa video pentru transmiterea de imagine şi sunet prin reţele locale de televiziune cu circuit închis sau prin sisteme de televiziune la distanţă. De asemenea, aici se includ dispozitivele de consultare audiovizuală locală: monitoare, ecrane electronice, incinte acustice, amplificatoare de sunet etc.

interfaţa audio, pentru transmiterea de sunet în reţele locale, în reţele pentru transmitere la distanţă a sunetului şi vocii sau pentru consultare locală a informaţiei sonore (memorate sau în curs de recepţie) cu dispozitive electronice de tipul amplificatoarelor de sunet, incinte acustice, speaker (difuzorul calculatorului) etc.;

Perifericele de intrare-ieşire întâlnite în configuraţia unui sistem birotic sunt, în principal, următoarele:

terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color şi tastatura

16

alfanumerică, serveşte, atât pentru introducerea manuală a informaţiei (date, texte, desene) şi comenzilor, cât şi pentru afişarea pe ecran a informaţiei solicitate. Terminalul dispune de un speaker (difuzor) incorporat pentru emiterea de sunete mesaje şi alte informaţii sonore precum şi de un dispozitiv numit MOUSE/SOURIS pentru transmiterea de comenzi bazate pe meniuri şi pentru realizarea de grafică şi desene.

unităţile digitale de disc magnetic (discuri fixe şi discuri flexibile) folosite curent în microinformatică, permit memorarea digitală a informaţiei de orice natură (date, texte, documente, sunete şi imagini), manipularea ei sub forma unor fişiere cu diferite extensii, lectura şi tratarea diferenţiată a informaţiei din aceste fişiere, folosind programe diferite, în funcţie de natura informaţiei conţinute în aceste fişiere: procesoare de tabele, procesoare de texte şi documente, procesoare de grafică, sunet şi imagine.

unităţile audio-analogice de bandă magnetică şi interfaţa acestora sunt echipamentele electronice, uzuale sau profesionale, destinate înregistrării, stocării şi redării informaţiei sonore sub forma analogică, pe casetă sau bandă magnetică de tip: casetofon (înregistrare-redare), magnetofon, reportofon, dictafon.

unităţi video-analogice de bandă magnetică şi interfaţa lor cu sistemul informatic sunt echipamentele electronice de tip video cu ajutorul cărora se poate înregistra pe banda magnetică informaţie audiovizuală, se poate prelucra şi reda, sub formă analogică informaţia înregistrată utilizându-se în acest scop sisteme electronice de tip videorecorder şi interfaţa adecvată.

c) Echipamentul pentru comunicaţii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, codificare, decodificare, transmitere şi recepţie locală sau la distanţă, a informaţiei utilizate în activitatea de birou. Structura şi funcţionalitatea de birou utilizat, natura informaţiei prelucrate, tipul de comunicaţii practicate (locale sau la distanţă], natura reţelelor de telecomunicaţii utilizate.

2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraţiei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate funcţiona fără existenţa subsistemului de programe care constituie componenta logică a sistemului birotic. Software-ul pentru birotică este format din următoarele grupe mari de programe:

programele sistemului de operare şi programele utilitare de uz general (PCTOOLS, NORTON, XTREEGOLD etc.);

sistemul grafic de operare WINDOWS care exploatează componentele sistemului de operare {DOS 3.0, DOS 4.0, DOS 5.0, DOS 6.0 etc.) oferind facilităţi noi de dialog, pe bază de meniuri, între sistemul birotic si utilizatorul uman al acestui sistem;

accesoriile WINDOWS pentru birotică reprezintă un set de programe folosite uzual în munca de birou: ceas, calendar şi agenda zilnică, săptămânală şi lunară, repertoarul telefonic şi de adrese, bloc-notes, calculator, accesorii pentru desen (PAINTBRUSH), procesare text (WRITE), accesorii pentru comunicaţii (telefon, fax), accesorii pentru sunet şi imagine etc.;

procesoare de text şi imagine fixă, tip document: WORD, WORDSTAR, WORPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER;

17

procesoare pentru desen şi reprezentări grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS;

procesoare de tabele : LOTUS 1-2-3, EXCEL.QUATTRO; procesoare integrate ; WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS,

SYMPHONY. procesoare pentru comunicaţii şi reţele de date.

3) Sistemul de informaţii al sistemului birotic oferă obiectul supus prelucrării (elemente de intrare) în activitatea de birou asistată de calculator şi in acelaşi timp, conţine multitudinea de rezultate intermediare precum şi rezultatele finale ale activităţii de birou (elemente de ieşire).

Informaţiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), înregistrare audio (microfon) sau video (camera de luat vederi);

preluate din reţelele de date şi comunicaţii, locale sau la distanţă (date, texte, documente, sunet şi imagine);

rezultate intermediare ale unor prelucrări anterioare sau în curs de desfăşurare ;

memoria externă şt arhiva electronică sau pe microfilm a sistemului birotic.Informaţiile de ieşire ale sistemului birotic au mai multe destinaţii:

consultare on-line, prin afişare imediată la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la plotter (desene, schiţe, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran);

transmitere, locală sau la distanţă, prin sistemele de comunicaţii locale şi telecomunicaţii de date, texte, sunet şi imagine;

păstrare temporară în memoria internă sau externă în vederea unor prelucrări imediate;

păstrare pe termen mediu în memoria externă (disc magnetic) pentru consultări ulterioare;

păstrare pe termen îndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm);

Din cele de mai sus se poate concluziona ca funcţionarea unui sistem informatic de birou este posibilă numai prin funcţionarea sincronă şi intercorelată a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele şi informaţiile.

18

3. PROCESORUL DE TEXTE WORD SUB WINDOWS

Procesorul de texte WORD este elaborat de firma Microsoft în două variante, prima, sub MS-DOS ajunsă până la versiunea WORD 6.0, a doua, ' sub WINDOWS ajunsă până la versiunea 2.0. în acest capitol s-a luat ca referinţă versiunea WORD-WINDOWS 2.0 foarte răspândită pe plan mondial în activitatea de secretariat, ziaristica şi a cadrelor de specialitate cu munca de birou.

3.1. ELEMENTE DE BAZĂ ALE PROCESORULUI DE TEXTE

Lansarea procesorului de texte se poate face în două moduri: primul constă în alegerea imaginii grafice (icon) a procesorului WORD ca aplicaţie WINDOWS, după lansarea mediului grafic de operare WINDOWS. Al doilea mod constă în lansarea comenzii WINWORD şi ENTER sub MS-DOS, în care caz are loc lansarea automată a sistemului WINDOWS urmată de lansarea procesorului WORD-WINDOWS. în ambele variante de operare pe ecranul terminalului apare fereastra de lucru a sistemului Microsoft WORD după cum rezultă din figura 3.1.

Prima linie a configuraţiei ferestrei sistemului WORD se numeşte BARA DE CONTROL şi conţine următoarele elemente:

butonul cu opţiuni referitoare la modificarea dimensiunilor ferestrei WORD, deplasarea şi restaurarea dimensiunilor şi poziţiei acesteia^ închiderea ferestrei pentru lucru în WORD:

Fig.3.1. Fereastra procesorului de texte Word

denumirea sistemului (Microsoft WORD) şi a fişierului document aflat în lucru sau implicit;

butoanele pentru micşorarea respectiv mărirea dimensiunilor ferestrei WORD pe ecran. Aceste două butoane nu pot fi accesate decât în regimul de lucru cu MOUSE.

A doua linie a ferestrei principale WORD,poartă numele de BARA MENIURILOR şi conţine:

butonul MENIULUI DE CONTROL, cu opţiuni referitoare la poziţia,mărimea şi alte operaţii la care pot fi supuse ferestrele de lucru în WORD (ALT/Space);

denumirea meniurilor principiale ale procesorului de texte: FILE (Fişiere),

19

EDIT (Editare), VIEW (Vizualizare), INSERT (Inserare), FORMAT (Formatare, stabilirea formatelor), TOOLS (Utilitare), TABLE (Tabele), WINDOW (Ferestre) şi HELP (Informaţii ajutătoare).

A treia linie a ferestrei WORD conţine BARA DE ACCESORII şi anume butoanele de accesare a următoarelor funcţii din diferite meniuri, astfel:

meniul FILE (NEW, OPEN, SAVE) meniul EDIT (CUT, COPY, PASTE, UNDO); numerotarea paragrafelor sau marcarea lor prin simboluri; deplasarea limitatorilor inserare tabel în document modificarea formatului coloanelor de text inserare FRAME (cadre) vide sau conţinând text inserarea unui desen (DRAW OBJECT) inserarea unui grafic (CHART OBJECT)

A patra linie a ferestrei WORD (MENIU CARACTERE) conţine principalele comenzi pentru formatarea caracterelor: alegerea fonturilor (implicit TIMES NEW ROMAN), stabilirea mărimii caracterelor (implicit 10 puncte-points), caractere îngroşate (Bold), caractere şi spaţii subliniate (Underline) caractere înclinate spre dreapta (Italic), şi butonul pentru activarea/dezactivarea afişării unor semne: spaţiu, sfârşit de linie, tabulare, sfârşit de paragraf (TI). Aceste comenzi pot fi date şi prin apelarea meniurilor şi comenzilor pe care acestea le conţin

A patra linie a ferestrei WORD (MENIU PARAGRAF) mai conţine într-o formă sugestivă, comenzile necesare formatării paragrafelor şi stabilirii limitatorilor şi a tabulaturilor pentru textul documentului. Astfel operatorul poate alege stilul documentului, modul de aliniere a paragrafelor (stânga, centru, dreapta, peste tot), limitatorii pentru text (stânga, prima linie, dreapta, punctul zecimal).

A cincia linie a ferestrei conţine rigla zonei de lucru în WORD divizată, în centimetri (deasupra) şi jumătăţi de inch (dedesubt). Limitatorii de text se afla, implicit, în următoarele poziţii: limitatorul stânga în poziţia zero a zonei de text, ca şi limitatorul pentru prima linie a paragrafului, limitatorul dreapta se află la distanţa de 15 cm. de cel din stânga. Tabulatorii impliciţi se află la fiecare jumătate de inch (l inch = l ţol = 2,54 cm) pe toată lăţimea rezervată textului.

Zona pentru introducerea şi procesarea textului.Linia de stare aflată în partea inferioară a ferestrei conţine informaţii utile, cum sunt:

numărul paginii în care se lucrează din totalul de pagini ale documentului, distanţa de la marginea superioară a documentului până la linia pe care se află cursorul editorului de texte. Mai sunt afişate, deasemenea, numărul liniei şi a coloanei pe care se află cursorul la un moment dat, starea tastaturii numerice (activată, inactivă) regim majuscule (activ/inactiv) etc.

În partea dreaptă a ferestrei WORD se află BARA DE DEFILARE verticală, utilizabilă numai cu MOUSE permiţând deplasarea cursorului în document spre începutul (săgeata sus) sau spre sfârşitul acestuia (săgeata jos).

Se remarcă posibilitatea eliminării afişării tuturor liniilor de informaţii prezentate mai sus cu excepţia liniei Meniului de control al sistemului WORD (prima linie).

În momentul deschiderii unui document WORD (pot fi deschise simultan mai multe documente) pe ecran apare o fereastră rezervată documentului conţinând, obligatoriu,

20

MENIU-BARĂ al documentului. Acest meniu al documentului deschis, activ sau inactiv, conţine un buton cu opţiunile de modificare a dimensiunilor ferestrei documentului respectiv, de deplasare a ferestrei, închidere sau comutarea pe o altă fereastră, corespunzătoare altui document deschis.

Apelarea unui MENIU DE COMENZI din MENIUL PRINCIPAL al sistemului WORD se face astfel:

în regim de lucru cu MOUSE-ul, se poziţionează cuscrul MOUSE-ului (vârful săgeţii) pe denumirea meniului dorit şi se acţionează butonul stânga al MOUSE-ului. După afişarea listei de comenzi a meniului activat, se poziţionează cursorul MOUSE-ului pe comandă dorită şi se apasă butonul din stânga al acestuia (identic cu tasta ENTER);

în regim de lucru numai de la tastatură, se tastează ALT şi litera subliniată din denumirea fiecărui meniu, după afişarea listei de comenzi, se deplasează marcajul luminos pe comanda dorită cu ajutorul tastelor: săgeată sus sau săgeată jos, după care se apasă tasta ENTER.

Astfel, pentru deschiderea unui document WORD se activează meniul FILE (ALT/F) şi se lanseză comanda OPEN pentru deschiderea unui fişier - document existent pe disc. Din acest moment, monitorul se află în regim de lucru cu texte, se poate începe crearea unui document nou sau editarea unuia existent. Editorul de texte se află în regim de inserare activă (INSERT ON), astfel încât, orice caracter intodus de la tastatură se inserează în stânga cursorului pentru text, cursor care are forma unei bare verticale, încheierea lucrului cu acest document se face prin apelarea meniului FILE, folosind MOUSE-ul sau tastele ALT/F, şi a comenzilor acestuia SAVE sau SAVE AS pentru salvarea documentului, aflat în memorie, sub acelaşi nume ca şi versiunea sa anterioară, care se pierde, sau sub alt nume, caz în care versiunea anterioară se păstrează.

Orice comandă aflată în curs de execuţie poate fi anulată folosind comanda ESCAPE, declanşată prin apăsarea tastei ESC a tastaturii sau a butonului dreapta a MOUSE-ului.

Pentru închiderea sesiunii de lucru cu procesorul de texte WORD se apelează comanda EXTT din meniul FILE prin comenzi de la tastatură sau MOUSE.

Principalele funcţii ale unui procesor de texte evoluat sunt următoarele: funcţia de introducerea iniţială a textului, prin tastare, preluare din reţea sau

import de fişiere create cu alte procesoare de texte,; editoare ale unor procesoare de tabele sau procesoare integrate;

funcţia de editare a textului conţinut în documente constă în modificarea conţinutului documentelor prin: ştergere, adăugare, modificare, copiere, transfer de texte etc.;

funcţia de Formatare a documentelor constă în alegerea formei (fonturi) şi dimensiunii caracterelor, stilurilor şi formei paragrafelor, modului de aşezare în pagina a textului, dimensiunile paginei şi ale textului editat, stilul si caracteristicile documentului etc.

funcţia de gestionare a documentelor privind valoarea, ordonarea, regăsirea şi încărcarea documentelor;

funcţia de imprimare a conţinutului documentelor; funcţii speciale pentru procesarea textelor: controlul ortografic şi lexical, foile

de stil, note, tabele de materii, macrocomenzi,etc.

21

3.2. CREAREA UNUI DOCUMENT WORD

Crearea unui document nou constituie prima etapă a procesării textelor. Aceasta presupune operaţiile de lansare a comenzii de creare a unui nou document WORD, introducerea textului, ştergerea, inserarea şi modificarea textului, salvarea şi închiderea documentului WORD.

a) LANSAREA COMENZII de creare a unui document WORD se efectuează prin acţionarea meniului FILE al meniului principal WORD. Cu MOUSE, această operaţie se realizează prin poziţionarea cursorului pe numele meniului "FILE" şi apăsarea butonului STÂNGA al MOUSE-ului. De la tastatură, acelaşi efect îl produce apăsarea simultană a tastelor ALTERNATE şi litera subliniată pe ecran a denumirii meniului FILE. Apăsarea simultană a tastelor ALT şi F (majusculă sau mică) se simbolizează astfel: ALT/F. După activarea meniului FILE( FIŞIERE DOCUMENT) se alege şi se lansează opţiunea NEW (DOCUMENT NOU) folosindu-se una din următoarele trei variante:

poziţionare MOUSE pe numele opţiunii NEW şi apăsarea butonului STÂNGA (ENTER) al MOUSE-ului;

poziţionarea, de la tastatură, a benzii indicatoare folosind săgeţile de deplasare verticală: SUS sau JOS, până când banda indicatoare (mai luminoasă sau mai închisă) se află pe aceeaşi linie cu opţiunea NEW. în acel moment se tastează ENTER.

comandarea de la tastatură, a opţiunii NEW prin apăsarea tastei "N" (subliniată pe ecran) reprezentând denumirea prescurtată a •' comenzii NEW.

După lansarea comenzii de creare a unui document nou, sistemul nu solicită denumirea documentului deoarece această operaţie se va efectua cu ocazia salvării sau închiderii documentului respectiv. Pe ecran apare un document gol şi la începutul acestuia cursorul vertical indicând faptul că s-a intrat în regim de lucru cu texte. J)in acest moment se poate trece la introducerea textului în noul document.

Un document este organizat fizic în pagini, o pagină conţinând un antet (HEADER), zona de text formată dintr-un număr variabil de linii, subsolul (FOOTER) pentru diverse note si informaţii. O linie este compusă dintr-un număr variabil de caractere reprezentate prin: litere mari sau mici, cifre, semne de punctuaţie, senine momentane şi alte semne speciale.

Trecerea la o pagină nouă se face, fie automat după un număr standard de rânduri, ţie manual folosind simultan tastele: CTRL/ENTER

Din punct de vedere logic, funcţional, un document este format din paragrafe, care conţin informaţii cu o anumită semnificaţie: un titlu sau subtitlu, un rând liber, un grup de fraze, separate prin punct si spaţiu şi care se referă semantic la o anumită idee. Paragraful se încheie, totdeauna cu tasta ENTER, pe ecran apărând "" dacă s-a optat pentru vizualizarea marcajelor grafice: spaţiu, sfârşit de linie, sfârşit de paragraf, tabulare.

Sfârşitul unei fraze se recunoaşte prin succesiunea celor două caractere: punct urmat de spaţiu. O frază este o succesiune de cuvinte separate printr-un SPAŢIU (minimum), semnele de punctuaţie, virgula, semnul exclamării, etc. se tastează imediat după cuvântul pe care îl urmează fără spaţiu între cuvânt şi semnul de punctuaţie. După semnul de ortografie este obligatoriu un spaţiu. O frază poate conţine, uneori, o serie de enumerări care solicită trecerea lor pe un rând nou, ca aliniat nou. în acest caz, introducerea textului pe un rând nou se specifică, de la tastatură, prin acţionarea simultană a tastelor SHUT şi ENTER, iar pentru trecerea cursorului primul tabulator spre dreapta, se acţionează tasta de

22

tabulare, simbolizată TAB sau «•. Dacă vizualizarea marcajelor grafice este activată, sfârşitul de linie este simbolizat prin semnul J iar saltul la tabulator este simbolizat prin semnul >.

b) INTRODUCEREA textului se efectuează, caracter cu caracter, numai la stânga punctului de inserare (INSERTION POINT) denumit şi CURSOR pentru lucrul în regim TEXT, reprezentat grafic pe ecran printr-o bară verticală. Când textul, în cursul introducerii sale, întâlneşte marginea din dreapta a zonei de text (LIMTTATORUL DREAPTA - RIGHT INDENT), în mod automat, desparte cuvântul în silabele componente şi continuă introducerea textului pe linia următoare fără intervenţia operatorului, operaţie denumită HYPHENATTON, despărţirea cuvintelor şi retur de linie. Se poate insera text oriunde în document, prin deplasarea cursorului la locul inserării urmată de introducerea textului de la tastatură. Pentru poziţionarea cursorului pe linia dorită se utilizează tastele de deplasare verticală: săgeata SUS şi săgeata JOS, iar pentru poziţionarea

Cursorului după sau înaintea caracterului dorit se folosesc tastele de deplasare orizontală pe linia curentă: săgeata STÂNGA şi săgeata DREAPTA.

Comanda de introducerea textului, pe o linie nouă se lansează prin tastele SHIFT/ENTER. Aceasta are numai funcţia de SFÂRŞIT DE LINIE nu şi pe aceea de SFÂRŞIT DE PARAGRAF care se realizează, atunci când este nevoie, prin apăsarea scurtă a tastei ENTER sau RETURN. Apăsarea inoportună sau un timp mai mare de o secundă a tastei ENTER generează, în regimul de lucru INSERARE ACTIVĂ (INSERT ON), introducerea greşită în plus a unuia sau chiar mai multor marcaje de SFÂRŞIT DE PARAGRAF care pot fi şterse imediat prin apăsarea, simplă sau repetată a tastei de ŞTERGERE LA STÂNGA (BACKSPACE). Dacă, se doreşte ruperea unui paragraf în mai multe paragrafe, se poziţionează cursorul în punctele de rupere şi tastează ENTER pentru inserarea marcajului SFÂRŞIT DE PARAGRAF, în cazul în care se doreşte comasarea mai multor paragrafe într-unul singur, se poziţionează cursorul la începutul paragrafului al doilea, şi deci imediat după marcajul de SFÂRŞIT al primului PARAGRAF, acţionându-se apoi tasta ŞTERGERE STÂNGA (BACKSPACE). Ca urmare, marcajul separator dintre primul şi al doilea paragraf dispare obţinându-se un paragraf, comasat, pentru care, sfârşitul paragrafului al doilea devine sfârşitul noului paragraf rezultat din contopire.

Regimul de lucru INSERARE ACTIVĂ (INSERT ON) este regimul cerut de lucru care poate fi schimbat cu tasta INS sau INSERT devenind regim INSERARE INACTIVA (INSERT OFF sau OVERWRITE). Revenirea la înserarea activă se face prin apăsarea aceleiaşi taste: INS sau INSERT. Pe ecran, în partea inferioara a ferestrei de lucru în WORD, în casetele rezervate Meniului de stare a sistemului, regimul de lucru INSERT OFF este indicat prin afişarea continuă a mesajului OVR (OVERWRITE) semnificând regimul de lucru fără inserare, în momentul în care inserarea este activată (normal, implicit) mesajul OVR dispare din caseta respectivă. Dezactivarea inserării este necesară, îndeosebi, atunci când se doreşte modificarea unui text, nu prin ştergerea lui şi inserarea noului text, ci prin RESCRIEREA (OVERWRITE) noului text peste vechiul text. în acest context, în regim INSERT OFF, caracterul introdus de la tastatura se scrie peste caracterul existent la dreapta cursorului. După încheierea acestei operaţii de SUPRASCRIERE cu ştergere automată a caracterului existent, este obligatorie revenirea în regimul normal de lucru: INSERAREA ACTIVA (INSERT ON).

c) ŞTERGEREA unui text sau marcaj (tabulare, sfârşit de linie, sfârşit de paragraf) se realizează prin poziţionarea cursorului, dacă nu este deja, DUPĂ caracterul ce urmează

23

a fi şters, DUPĂ cuvântul sau porţiunea de text destinată ştergerii şi acţionarea, simplă sau repetată, a tastei de ŞTERGERE .-SPRE STÂNGA un carcter (BACKSPACE) sau (<-)cu deplasarea cursorului spre stânga cu un caracter sau mai multe. Dacă textul, destinat a fi şters, se află pe o altă linie a documentului, se folosesc tastele de deplasare orizontală şi verticală a cursorului.

Pentru ştergere se poate utiliza şi tasta de ŞTERGERE CARACTER CURENT (DELETE sau DEL) având ca efect ştergerea caracterului sau a marcajului aflat imediat în dreapta cursorului, în subcapitolul referitor la editarea documentelor vor fi tratate şi alte modalităţi de ştergere a unor zone de text selectate în prealabil.

d)INSERAREA unui caracter, cuvânt, frază, paragraf sau marcaj este posibilă numai în regim de INSERARE ACTIVA (INSERT ON), regim implicit şi curent de lucru. Prima etapă presupune poziţionarea cursorului în punctul (linia şi coloana) de inserare dorit şi este urmată de a doua etapă în care se tastează caracterul, marcajul sau şirul de caractere care trebuie intercalate în text. Inserarea unui caracter sau şir de caractere este posibilă nu numai în masa textului sau la începutul documentului dar si la sfârşitul acestuia atunci când se urmăreşte completarea textului din document sau reluarea introducerii unui text din punctul în care această operaţie a fost întreruptă.

e) MODIFICAREA unui text în cursul introducerii sale presupune efectuarea unor operaţii, simple,de ştergere de caractere cu tastele BACKSPACE şi DELETE, inserare de caractere prin tastarea lor în punctele de inserare adecvate sau înlocuire de caractere prin suprascriere loc în regim de INSERARE Inactivă (OVERWRITE) comutare posibilă prin folosirea tastei INSERT. Modificările mai complexe sunt descrise în subcapitolul referitor la editarea documentelor WORD.

f)După încheierea introducerii textului în documentul curent deschis în memoria internă a calculatorului, este necesară copierea conţinutului acestuia într-un fişier cu extensia implicită DOC memorat pe discul magnetic WINCHESTER sau pe un disc flexibil. Operaţia de transfer (copiere) a unui document din memorie pe discul magnetic poarta numele de SALVARE a DOCUMENTULUI pe DISC şi se realizează prin activarea meniului FILE (DOCUMENTE) şi a opţiunii acestuia SAVE (SALVARE FIŞIER DOCUMENT), Ca efect, pe ecran se deschide o casetă de dialog, în care se solicită: NUMELE fişierului format din maxim 8 caractere, extensia, dacă diferă de extensia implicită DOC şi o serie de informaţii privind dispozitivul periferic şi subdirectorul în care va fi salvat documentul. Caseta mai conţine şi rubrica de opţiuni (OPTIONS) care, activată, oferă diferitele posibilităţi de salvare a documentului inclusiv în forme ce pot fi recunoscute de către alte procesoare de texte: WORDSTAR, WORDPERFECT, WRTTE- WINDOWS, etc.

După închiderea acestei casete, se deschide automat o alta cu următoarei rubrici:FILE NAME: Nume fişier-documentDRECTORY: Directorul fişieruluiTITLE: Titlul informativ al documentuluiSUBJECT: Subiectul, pe scurt, al documentuluiAUTHOR: Autorul documentuluiKEYWORDS: Lista cuvintelor cheieCOMMENTS: Comentarii diverseOK: Salvarea informaţiilor afişateCANCEL Abandonarea operaţieiSTATISTICS Informaţii statistice referitoare la data creării şi salvării

24

documentului, numărul de pagini, cuvinte şi caractere conţinute în document. Revenirea se face cu tasta ESC.

Deplasarea cursorului de la o rubrică la alta a meniului de informaţii sumare (EDIT SUMMARYINFO) se realizează astfel:

înainte, cu tasta TAB înapoi, cu tastele SHIFT/TAB.

Acelaşi rezultat se obţine tastând litera subliniată pe ecran a fiecărei rubrici sau, cu MOUSE, prin poziţionare şi apăsare a butonului STÂNGA.

După poziţionarea rubricilor din stânga se introduce textul corespunzător, iar după poziţionarea pe butoanele din dreapta se tastează ENTER.

Dacă ulterior sunt necesare modificări ale unor rubrici din cele de mai sus, deschiderea ferestrei de informaţii sumare ale documentului curent (activ) se poate realiza prin deschiderea meniului EDIT cu tastele ALT/E şi a comenzii sale SUMMARY INFO prin apăsarea tastei I. închiderea acestei casete de dialog se face prin apăsarea tastei ENTER sau a butonului STÂNGA al MOUSE-ului în timp ce cursorul este poziţionat pe OK (salvarea informaţiilor sumare) sau pe CANCEL (Abandonarea salvării informaţiilor afişate pe ecran, în caseta de dialog).

g) ÎNCHIDEREA lucrului cu un fişier document se realizează prin activarea meniului FILE (DOCUMENTE) şi a comenzii acestuia CLOSE (ÎNCHIDERE FIŞIER). Pe ecran apare caseta de dialog următoare:

Salvaţi documentul cu modificările efectuate? YES NO CANCELSe alege cu tasta TAB şi apoi ENTER, ori cu MOUSE-ul una din cele trei opţiuni:

YES (DA) - SALVAREA DOCUMENTULUI AFLAT în MEMORIE^ în cazul în care nu au fost salvate ultimele modificări (ultima versiune a documentului), în aceasta eventualitate se deschid casetele de dialog descrise mai sus la operaţia de SALVARE DOCUMENT.

NO (Nu) - ABANDONAREA SALVĂRII DOCUMENTULUI, în cazul în care nu se doreşte salvarea prealabilă a versiunii actuale a documentului. Varianta aceasta se foloseşte, fie în cazul în care documentul nou sau modificat a fost deja salvat, fie în cazul în care varianta actuală a documentului, aflată în memorie, este identică cu cea de pe disc sau inferioară acesteia.

CANCEL - RENUNŢAREA LA DIALOG, închiderea casetei şi revenirea la operaţia anterioară acestei proceduri. Pentru închiderea unui fişier-document se va alege obligatoriu una din primele două alternative: YES sau NO, pentru a realiza închiderea documentului curent, cu sau FĂRĂ salvarea prealabila a ultimei versiuni a acestuia.

După salvarea unui document, acesta se găseşte memorat, pe discul magnetic, sub forma unui fişier MS-DOS cu specificatorul NUME. DOC.

Eventualele versiuni noi trebuie să fie deosebite unele de altele prin schimbarea numelui de fişier sau adăugarea unui număr la numele comun, exemplu: numel.DOC, nume2.DOC, etc.

3.3. EDITAREA DOCUMENTELOR

Funcţia de editare a procesorului rezidă în disponibilitatea sa de a se oferi

25

instrumentele soft necesare realizării unor complexe şi necesare operaţii la care sunt supuse textele conţinute în documente WORD. Finalitatea editării unui document constă în punerea la punct a documentului din punct de vedere al CONŢINUTULUI său, eliminând ceea ce este inutil, introducând texte noi, modificându-le pe cele existente sau schimbându-le ordinea de succesiune.

Editarea unui document solicită parcurgerea următoarelor etape:a) deschiderea documentuluib) defilarea textului şi deplasarea cursoruluic) selectarea unui textd) eliminarea unui text din documente) inserarea unui text în documentf) căutarea şi înlocuirea unui textg) transferarea unui text h) copierea unui texti) salvarea modificărilorj.) închiderea documentuluia)DESCHIDEREA UNUI DOCUMENT presupune existenţa acestuia pe disc,

cunoaşterea unităţii de disc, a subdirectorului în care se afla, a numelui şi extensiei (dacă diferă de extensia DOC) a fişierului în care se afla documentul respectiv, în scopul editării, se încarcă în memorie textul dorit, prin operaţia de deschidere a accesului la documentul specificat, existent deja pe disc sub forma unui fişier cu extensia DOC. Acesta este rezultat dintr-o operaţie anterioară de creare a documentului sau dintr-o editare anterioară. Apelarea comenzii de deschidere se face prin apelarea meniului FILE (DOCUMENT) şi declanşarea comenzii OPEN (DESCHIDE FIŞIER), în caseta de dialog, afişată pe ecran, pentru deschiderea documentului, sunt prezente următoarele rubrici: dispozitivul periferic şi calea în care se află fişierul document ce urmează a fi deschis, numele acestuia precum şi butoanele de setare a regimului NUMAI PENTRU CITIRE (READ ONLY) sau pentru căutarea, în întregul disc, a tuturor fişierelor care au extensia DOC în vederea selecţionării celui căutat. Pe ecran se afişează meniul de control cu denumirea documentului şi prima pagină din document. Cursorul vertical se află în poziţia prima linie, primul caracter şi indică, prin forma sa, regimul de lucru pentru TEXTE al monitorului.

b)DEFILAREA TEXTULUI ŞI DEPLASAREA CURSORULUI sunt operaţii uzuale în faza de editare a unui document şi servesc pentru realizarea următoarelor două scopuri:

deplasarea textului, pagină cu pagină, pentru a avea pe ecran pagina care ne interesează în vederea editării ei;

deplasarea cursorului în cadrul ferestrei ecran sau în cadrul întregului document pentru a ajunge la textul ce urmează a suferi modificări.

Atât defilarea textului cât şi deplasarea cursorului se pot realiza în două moduri: cu comenzi de la tastatură; cu deplasare şi comenzi de la MOUSE.

Defilarea textului şi deplasarea cursorului prin comenzi de la tastatură sunt prezentate sintetic, astfel:

26

DEFILARE TEXT ŞI DEPLASAREA CURSORULUI un caracter înapoi un caracter înaintectrl/ un cuvânt înapoictrl/ un cuvânt înainte o linie înapoi o linie înaintectrl/ un paragraf înapoictrl/ un paragraf înaintePgUp o fereastră înapoiPgDn o fereastră înainteHome la început de linieEnd la sfârşit de linieCtrl/PgUp la începutul ecranuluiCtrl/PgDn la sfârşitul ecranuluiCtrl/Home la începutul documentuluiCtrl/End la sfârşitul documentuluiDefilarea textului şi deplasarea cursorului cu ajutorul MOUSE-ului se realizează

astfel: se poziţionează cursorul MOUSE-ului pe bara de defilare aflată în marginea

din dreapta a ecranului. Apăsând pe butonul STÂNGA al MOUSE-ului textul defilează linie cu linie, în sus sau în jos după cum săgeata se afla poziţionată pe butonul din partea de jos a bazei de defilare, simbolizat SĂGEATA JOS pentru sensul DEFILARE ÎNAINTE, sau, pe butonul din partea de sus a bazei de defilare, simbolizat SĂGEATĂ SUS pentru sensul DEFILARE ÎNAPOI. Pe bara de defilare culisează un BUTON-LIFT indicând locul unde se află poziţionat cursorul pentru TEXT faţă de începutul şi sfârşitul documentului. Dacă butonul se află la jumătatea barei de defilare, înseamnă că, în momentul respectiv, cursorul se afla la jumătatea textului conţinut în documentul respectiv. Pentru a ajunge la sfârşitul documentului se menţine apăsat butonul STÂNGA al MOUSE-ului pe caseta din partea inferioară a bazei de defilare până când butonul-lift coboară la limita de jos a barei, în mod corespunzător se procedează pentru deplasarea cursorului TEXT la începutul documentului.

deplasarea săgeţii MOUSE-ului, oriunde pe ecran, în zona de text şi tastarea butonului STÂNGA are ca efect schimbarea poziţiei cursorului TEXT în chiar locul în care se afla cursorul MOUSE-ului.

Deplasarea cursorului TEXT la o anumită pagină din document se poate realiza şi cu comanda GOTO din meniul EDIT sau direct cu tasta specială F5, în ambele cazuri, pe ecran se deschide o casetă de dialog în care se solicită tastarea paginii la care se va deplasa cursorul şi confirmarea operaţiei.

c) SELECTAREA UNUI TEXT în vederea procesării lui imediate se poate realiza, atât de la tastatură, cât şi cu ajutorul MOUSE- ului.

Selectarea unui text cu ajutorul comenzilor date de la tastatură este prezentată sintetic astfel:

Shift/ un caracter spre stângaShifl/ un caracter spre dreapta

27

Shift/ o linie în susShift/ o linie în josShift/Ctrl/ cuvânt spre stângaShlfl/Ctrl/ cuvânt spre dreaptaSbift/Ctrl/ un paragraf în susShift/Ctrl/ un paragraf în josCtrl/5(NumPad) întregul documentAnularea selectării textului se poate face parţial, entitate cu entitate, sau integral.Anularea parţială a unui text selectat prin deplasarea cursorului SPRE STÂNGA

(cursorul se afla la limita din STÂNGA a ZONEI SELECTATE) se obţine prin schimbarea sensului de selectare, deplasându-se SPRE DREAPTA cu un caracter (SHIFT/), un cuvânt (SHIFT/CTRL/), o linie (SHIFT/) sau un paragraf (SHIFT/CTRL/) la alegere.

Anularea parţială a unui text selectat prin deplasarea cursorului SPRE DREAPTA (cursorul se află la limita din DREAPTA a ZONEI SELECTATE) se realizează prin aceeaşi metodă, de schimbare a sensului de selectare, de data aceasta SPRE STÂNGA cu un caracter (SHIFT/CTRL/), o linie (SHIFT/) sau un paragraf (SHIFT/CTRL/) la alegere.

Anularea integrală a întregului text selectat se obţine prin acţionarea oricărei comenzi de deplasare a cursorului fără a mai acţiona tasta SHIFT.

Selectarea unui text cu ajutorul MOUSE-ului se poate realiza în două moduri, după zona în care se află cursorul MOUSE-ului.

Selectarea unui text în timp ce cursorul MOUSE se află în zona de text: selectarea unui text (un caracter, un şir de caractere, cuvinte, fraze, paragrafe)

se face prin poziţionarea cursorului MOUSE la ÎNCEPUTUL textului, apăsarea butonului STÂNGA şi deplasarea MOUSE-ului, cu butonul apăsat, până la SFÂRŞITUL textului de selectat. Se eliberează, apoi, butonul STÂNGA;

selectarea unui cuvânt se obţine prin poziţionarea MOUSE-ului oriunde în cadrul cuvântului urmată de o dublă apăsare a butonului STÂNGA;

anularea parţială a selectării textului se realizează prin deplasarea MOUSE-ului în sensul opus celui în care s-a activat selectarea, în timp ce butonul STÂNGA este apăsat continuu;

anularea totală a zonei de text selectate se obţine prin tastare buton STÂNGA oriunde în zona de text.

Selectarea unui text în timp ce cursorul MOUSE-ului se află în partea din stânga a zonei pentru texte numită BARĂ DE SELECŢIE:

selectarea unei linii sau a unui număr de linii în sus sau în jos faţă de poziţia cursorului se realizează poziţionând cursorul în zona BAREI DE SELECŢIE, în dreptul liniei de selectat şi apăsarea butonului STÂNGA al MOUSE-ului. Dacă dorim selectarea mai multor linii se menţine butonul STÂNGA apăsat şi se deplasează MOUSE-ul în sus sau în jos până la sfârşitul zonei selectate;

dezactivarea selectării unei linii sau a mai multora se poate obţine imediat după selectare, fără a se elibera butonul STÂNGA prin deplasarea verticală a cursorului în zona BAREI DE SELECŢIE în sensul opus celui în care s-a realizat activarea selectării;

28

selectarea unui paragraf se face prin poziţionarea cursorului în dreptul paragrafului dorit şi tastarea de două ori a butonului STÂNGA;

selectarea întregului document se obţine prin tastarea simultană CTRL de la tastatură şi buton STÂNGA al MOUSE-ului indiferent unde se află cursorul în BARA DE SELECŢIE;

pentru anularea selectării se deplasează cursorul MOUSE-ului în zona pentru text şi se tastează, oriunde, butonul STÂNGA.

Zona de text activată pentru selecţie (selectată) poate fi în continuare supusă unor operaţii diverse cum ar fi: ştergere, copiere, deplasare, Formatare caractere etc.

d)ELIMINAREA UNUI TEXT din document se poate realiza în două moduri: prin ştergere definitivă şi prin ştergere cu păstrare în MEMORIA TEMPORARA denumită CLIPBOARD (în l, engleză) sau PRESSE PAPIER (în 1. franceză), în Clipboard se poate păstra un singur text şi anume ultimul introdus în ordine cronologică. Comenzile care generează introducerea unui text în Clipboard sunt următoarele: CUT (TĂIERE, ŞTERGERE) şi COPY (COPIERE) apelabile în cadrul meniului EDIT (EDITARE DOCUMENT).

Ştergerea unui text, fără memorarea lui în Clipboard, deci fără nici o posibilitate de recuperare a lui ulterioară se efectuează în următoarele etape:

selectarea textului destinat ştergerii definitive; acţionarea tastei DEL sau DELETE de la tastatură, conţinutul Clipboard

rămâne neschimbat, textul rămas se comasează automat. Dacă nu există zona selectată, tasta DELETE şterge definitiv primul caracter sau marcaj aflat la DREAPTA cursorului, iar tasta BACKSPACE (BS) şterge caracterul sau marcajul aflat la STÂNGA cursorului, în ambele cazuri se produce comasarea automată a textului rămas.

Ştergerea unui text din document, cu memorarea lui în memoria temporară (Clipboard), se realizează astfel:

selectarea textului ce se cere eliminat; ştergerea textului selectat şi regăsirea lui în Clipboard prin comanda CUT

(ŞTERGERE,TÂIERE) din meniul de editare documente EDIT. Apelarea comenzii se poate face într-una din următoarele variante:

ALT/E T sau SHIFT/DELETE rEfectele comenzii sunt următoarele: textul selectat se şterge din document, textul

rămas se comasează automat, textul anterior al Clipboard se pierde fiind înlocuit cu textul eliminat din document. Textul selectat şi şters poate fi recopiat din Clipboard în document, oriunde şi ori de câte ori este nevoie, cu comandă PASTE (LIPIRE, INSERARE) din meniul EDIT (EDITARE DOCUMENT) operaţie posibilă până în momentul în care, un nou text este introdus în Clipboard printr-una din comenzile CUT (ŞTERGERE) sau COPY (COPIERE).

e)INSERAREA UNUI TEXT în document se poate efectua în două moduri: prin introducerea textului de la tastatură sau prin copierea textului aflat în momentul respectiv în Clipboard.

Inserarea unui text de la tastatură presupune următoarele operaţii: existenţa regimului de lucru,normal, INSERARE ACTIVĂ (INSERT ON)

fapt dovedit de absenţa în bara de stare a mesajului OVR (OVERWRITE) - SUPRASCRIERE; în caz contrar se apasă tasta INSERAT sau INS;

29

deplasarea cursorului de text în locul de unde va începe inserarea noului text; introducerea de la tastatură, a textului dorit şi deplasarea automată spre

dreapta şi în jos a textului din dreapta cursorului.Inserarea unui text aflat în Clipboard se poate realiza iniţial cu comanda PASTE

(LIPIRE TEXT, INSERARE DIN Clipboard) după care, dacă este necesară repetarea inserării se poate folosi aceeaşi comandă PASTE identică cu SHIFT/INSERT sau comanda REPEAT PASTE (REPETAREA INSERĂRII) identică cu F4. Ambele comenzi sunt apelate sub meniul EDIT şi presupun poziţionarea prealabilă a cursorului în punctul de inserare dorit.

f)CĂUTAREA şi ÎNLOCUIREA AUTOMATĂ A UNUI TEXT indicat de operator, se referă la două operaţii distincte : prima căutarea unui şir de caractere cu opţiunea EDIT/SEARCH FOR (CĂUTARE TEXT), iar a doua, înlocuirea unui text cu un altul sau cu şirul vid, folosind opţiunea EDIT/REPLACE WITH (ÎNLOCUIRE TEXT), înlocuirea unui text; cu şirul vid, echivalează cu eliminarea textului specificat, după localizarea sa automată prin comanda de căutare text (SEARCH FOR) eliminând dificilă operaţie de specificare manuala a textului de eliminat.

CĂUTAREA unui cuvânt sau a unei expresii în întregul document sau numai de la poziţia curentă a cursorului până la sfârşitul sau începutul documentului ,se realizează cu opţiunea SEARCH (CĂUTARE TEXT) din meniul FILE. Pe ecran apare o caseta de dialog în care se efectuează următoarele operaţii:

în caseta SEARCH FOR se tastează textul ce va fi căutat în momentul lansării comenzii de căutare (OK);

butonul CANCEL abandonează dialogul; caseta DIRECTION selectează sensul căutării: înapoi spre ÎNCEPUTUL

documentului (opţiunea UP-SUS) sau înainte spre SFÂRŞITUL documentului (opţiunea DOWN-JOS) care este implicită, în cazul în care textul căutat nu este găsit, se oferă, prin dialog, posibilitatea reluării operaţiei de căutare în întregul document, nu numai în zona cuprinsă între poziţia cursorului şi începutul (UP) sau sfârşitul (DOWN) documentului;

operaţiunea WHOLE WORD, inactivă (caseta liberă), implicită, consideră valid la căutare, orice cuvânt care conţine, oriunde în cuprinsul său, textul căutat, exemplu, dacă textul căutat este şirul "ECE", cuvintele validate la căutare pot fi: "RECE", "DECEMBRIE" etc. Dacă se acţionează opţiunea (caseta ocupată de un marcaj), procesorul de texte consideră valide la căutare numai textele identice cu textul căutat, spre exemplu, dacă cuvântul căutat este "ECE", cuvinte valide la căutare pot fi numai: "ECE", "eCE", "ecE", "ece", "Ece", "ECe", "eCe", şi "EcE" dacă opţiunea MATCH UPPER/LOWER CASE este activă.

opţiunea MATCH UPPER/LOWER CASE, inactivă, implicită,nu face deosebire între caractere majuscule şi nici când compară textele, activată însă are în vedere şi natura caracterelor.

ÎNLOCUIREA unui text specificat cu un alt text specificat se realizează apelând comanda REPLACE (ÎNLOCUIRE) din meniul EDIT (EDITARE), pe ecran afişându-se o casetă de dialog asemănătoare cu caseta SEARCH (CĂUTARE) având următoarele elemente:

rubrica REPLACE WITH (ÎNLOCUIRE CU) în care se tastează textul nou

30

care îl va înlocui pe cel căutat şi găsit. opţiunea de confirmare a efectuării înlocuirii textului dacă rubrica CONFIRM

CHANGES (CONFIRMAREA SCHIMBĂRII) este marcată (activă), în cazul ştergerii marcajului, opţiune inactivă, se dezactivează solicitarea confirmării de către operator a efectuării schimbării textului, înlocuirea făcându-se în această variantă, automat, fără consultare şi aprobare din partea operatorului. După completarea rubricilor se declanşează, prin comanda OK, operaţia de căutare şi înlocuire a textului căutat cu cel specificat sau, prin comanda CANCEL, se renunţă la operaţia de înlocuire text.

g)TRANSFERAREA UNUI TEXT dintr-un loc în altul al documentului se poate realiza, atât prin folosirea Clipboard, cât şi fără utilizarea lui. în cazul memorării temporare a textului în Clipboard, acesta poate fi mutat, în mod repetat, oriunde în document, în varianta fără memorarea lui în Clipboard, textul selectat nu poate fi transferat decât o singură dată, într-un singur loc din document.

Varianta cu utilizarea Clipboard solicită următoarele operaţii: selectarea textului de transferat; alegerea opţiunii EDIT CUT (ELIMINARE, TĂIERE TEXT) prin punctarea

lor cu MOUSE-ul, prin tastare ALT/E şi T sau prin tastare directă SHIFT/DELETE. Ca efect, textul selectat este şters şi memorat în Clipboard în locul celui vechi.

poziţionarea cursorului în punctul de inserare ales pentru transferul textului; alegerea opţiunii de inserare a textului din Clipboard prin acţionare EDIT

PASTE (INSERARE, LIPIRE TEXT) se realizează cu comenzi MOUSE sau cu comenzi de la tastatură: ALT/E şi P sau varianta directă SHIFT/INSERT;

dacă se doreşte transferarea aceluiaşi text, aflat în Clipboard în mai multe locuri din document se repetă operaţiile de poziţionare a cursorului şi inserare a textului (EDIT PASTE sau SHIFT/INSERT).

În varianta fără folosirea Clipboard, textul selectat se transferă prin inserare o singură dată, iar datorită ştergerii lui prin transfer, acesta poate fi regăsit, în vederea unor noi transformări, numai în zona în care a fost mutat. Operaţiile de transformare a textului, fără folosirea Clipboard, se pot realiza în două modalităţi.

Prima modalitate, de transferare a textului utilizând MOUSE-ul, constă în următoarele operaţii:

selectarea textului de transferat; poziţionarea cursorului (folosind MOUSE-ul) în locul unde va fi transferat

textul selectat; lansarea comenzii de mutare a textului: CTRL/BUTON DREAPTA MOUSE.

A doua modalitate, de transferare a textului numai prin comenzi de la tastatură, solicită efectuarea următoarelor operaţii:

selectarea textului de transferat; acţionarea tastei F2 ; deplasarea cursorului TEXT la locul transferării; tastare care declanşează inserarea textului selectat fără a afecta conţinutul

Clipboard al procesorului.h)COPIEREA UNUI TEXT se poate realiza în două moduri: varianta cu memorarea

lui temporară în Clipboard şi varianta fără transferarea lui în Clipboard.

31

In prima variantă, având avantajul copierii repetate, imediat sau ulterior dezavantajul anulării vechiului text aflat în Clipboard, presupune parcurgerea următoarelor etape:

selectarea textului care trebuie copiat, text ce nu poate fi format din zone disparate ci dintr-un singur bloc de caractere, cuvinte, paragrafe, linii sau suprafeţe de text ÎNVECINATE;

alegerea opţiunii EDIT COPY (COPIERE), fie prin tastare ALT/E şi C, fie prin tastele CTRL/INSERT. în urma acestei operaţii, textul specificat rămâne neafectat dar o copie a lui se transferă în Clipboard înlocuind textul anterior al coşului;

poziţionarea cursorului în punctul de inserare ales de operator prin comenzile de defilare text şi deplasare cursor;

alegerea opţiunii EDIT PASTE (INSERARE) fie cu MOUSE, fie de la tastatură prin tastare ALT/E urmat de P, sau prin tastare directă SHIFT/INSERT. în urma operaţiei de inserare în document a textului din Clipboard, conţinutul Clipboard nu se modifică;

dacă se doreşte copierea aceluiaşi text, aflat în coş, în mai multe locuri din cadrul aceluiaşi document,se repetă ultimele două operaţii anterioare: poziţionarea cursorului şi comanda (EDIT PASTE sau SHIFT/INSERT).

În a doua variantă, cu avantajul nemodificării vechiului conţinut al Clipboard, dar dezavantajul unei singure copieri şi anularea automată a selecţiei textului, se procedează astfel:

selectarea textului de copiat; poziţionarea (cu MOUSE-ul) a cursorului în locul unde urmează a fi copiat; efectuarea copierii prin tastare: SHIFT/CTRL/BUTON DREAPTA MOUSE.

Dacă se doreşte repetarea copierii este necesară o nouă selectare a textului repetându-se toate operaţiile de mai sus. Această modalitate de copiere cu MOUSE, nu afectează conţinutul Clipboard al procesorului.

Tot a doua variantă de copiere text fără utilizarea Clipboard, mai poate fi executată şi fără MOUSE, numai de la tastatură, astfel:

selectarea textului de copiat; acţionarea tastelor SHIFT/F2; deplasarea cursorului TEXT la locul copierii; tastare ENTER, care-produce acelaşi efect ca mai sus: inserarea textului

specificat la selectare, anularea selecţiei textului şi neafectarea conţinutului Clipboard.

i)SALVAREA MODIFICĂRILOR operate în document, în etapa de EDITARE, presupune nuanţarea următoare:

salvarea sau abandonarea ultimei modificări operate asupra unui text selectat sau neselectat din documentul curent;

salvarea sau abandonarea tuturor modificărilor operate asupra textului, din momentul deschiderii accesului la document şi până în momentul deciziei de închidere a acestuia.

Salvarea ultimei modificări se consideră implicită şi devine realitate în momentul în care s-a trecut la o nouă modificare. Abandonarea ultimei MODIFICĂRI este posibilă dar numai imediat după efectuarea modificării şi înainte de a începe o noua operaţie de

32

modificare în document. Funcţia UNDO (ANUL ARE .REVENIRE) din meniul EDIT realizează reconstituirea documentului aşa cum era acesta înaintea ultimei operaţii de editare, schimbând ULTIMA imagine a documentului cu PENULTIMA imagine a sa. Repetarea comenzii UNDO (ANULARE, REVENIRE) produce documentului revenirea sa la imaginea ULTIMĂ (anterioară). Este necesară, pentru a vedea comparativ imaginea documentului DUPĂ şi ÎNAINTE de ultima operaţie executată sau pentru a RESTAURA forma şi conţinutul unui document după o operaţie de editare eronată. Anularea ultimei operaţii de editare sau Formatare a documentului, prin apelare la operaţiunea EDIT UNDO, se obţine, fie prin tastare ALT/E şi U, fie prin tastarea directă ALT/BACKSPACE pentru "ştergerea efectelor" ultimei comenzi executate şi revenirea la situaţia dinainte.

La sfârşitul editării, operatorul poate decide salvarea noii versiuni a documentului, cu toate modificările efectuate, sau, abandonarea acestei versiuni şi deci a tuturor modificărilor operate în cursul editării. Abandonarea TUTUROR MODIFICĂRILOR se face prin închiderea documentului cu opţiunea FILE GLOSE (ÎNCHIDERE FIŞIER) fără a-1 salva în prealabil, astfel încât, versiunea editată, aflată în memorie se pierde. Salvarea TUTUROR MODIFICĂRILOR, efectuate cu prilejul ultimei editări,se realizează cu opţiunea FILE SAVE (SALVARE DOCUMENT ÎN ACELAŞI FIŞIER) pierzându-se versiunea anterioară aflată pe disc sau, cu opţiunea FILE SAVE AS (SALVARE DOCUMENT ÎNTR-UN NOU FIŞIER), în primul caz la tastatură se tastează ALT/F şi S sau direct SHIFT/F12, în al doilea caz se tastează ALT/F şi A sau, direct F12. Dialogul care se poartă prin intermediul casetelor de dialog este în subcapitolul anterior privind CREAREA unui DOCUMENT şi anume în cadrul operaţiei de SALVARE A DOCUMENTULUI.

j)ÎNCHIDEREA DOCUMENTULUI WORD se realizează prin intermediul meniului FILE, opţiunea GLOSE (ÎNCHIDE FIŞIER) care se declanşează prin tastare ALT/F şi C pe ecran deschizându-se o casetă de dialog cu trei opţiuni:

YES - pentru salvarea modificărilor şi închiderea fişierului; NO - pentru închiderea documentului fără salvarea modificărilor efectuate; CANCEL - renunţarea la operaţia de închidere a documentului şi revenirea în

regim de editare document.Celelalte detalii au fost prezentate în subcapitolul CREAREA UNUI DOCUMENT,

în cadrul operaţiei SALVARE şi ÎNCHIDERE A DOCUMENTULUI. După efectuarea operaţiilor de editare, documentele se supun, apoi, unor prelucrări specifice privind forma şi mărimea caracterelor folosite, forma şi dimensiunea paragrafelor şi a paginilor, adăugare de note, de antet şi subsol, dacă acest lucru este necesar etc.

3.4. FORMATAREA DOCUMENTELOR

Din punct de vedere al conţinutului, documentul rezultat din editare este complet, paragrafele sunt ordonate logic, textele inutile au fost eliminate dar, textul se prezintă ca o masă nediferenţiată grafic, titlurile nu sunt scoase în evidenţă, cuvintele subliniate se cer puse mai mult în lumină, caracterele se doresc a fi mai estetice şi de o anumită dimensiune, iar pagina se cere a avea o anumită formă şi mărime. Toate aceste solicitări fac necesar un ansamblu de operaţii având ca obiectiv principal procesarea formei şi mărimii caracterelor, paragrafelor, paginii de document etc. Această etapă de Formatare a documentului presupune în mod necesar efectuarea următoarelor grupe de operaţii:

formatarea caracterelor ;

33

formatarea paragrafelor; formatarea documentului; paginarea documentului.

a)FORMATAREA CARACTERELOR unui text dintr-un document presupune definirea unor tipuri de caractere; dimensiunea lor măsurată în puncte grafice (POINTS-PTS), culoarea acestora pe ecran sau la imprimanta color, spaţiul dintre caractere, scrierea înălţată sau coborâtă pentru exponent şi respectiv indice precum şi o serie de caracteristici care nu afectează esenţial nici dimensiunea şi nici forma caracterelor: subliniere, îngroşare, înclinare etc.

Formatarea caracterelor se poate realiza în două moduri: schimbarea formei şi mărimii lor DUPĂ operaţia de creare şi editare a

documentului, având avantajul formatării rapide a unor mari blocuri de texte, cu condiţia ca acestea să solicite prelucrări asemănătoare.

schimbarea formei, dimensiunii şi celorlalte caracteristici ale caracterelor în TIMPUL operaţiei de introducere iniţială a textului, în etapa de creare a documentului. Această modalitate se recomandă în cazul textelor care conţin prea multe deosebiri de la un paragraf la altul, de la o frază la alta şi îndeosebi de la un cuvânt sau o succesiune de cuvinte la alta. Această posibilitate de Formatare a caracterelor "din mers", se realizează practic prin una din următoarele două variante:

În varianta cu MOUSE, se poziţionează cursorul în Meniul PENTRU CARACTERE al procesorului WORD, afişat permanent în partea superioară a ecranului într-o BARĂ MENIU conţinând opţiunile următoare: FONT, PTS, B, I, K, U, W, D, +, =, *. Apăsarea butonului STÂNGA al MOUSE-ului, în dreptul uneia din opţiunile de mai sus, are ca efect schimbarea tipului de caracter utilizat (FONT), a mărimii lui (PTS) exprimată în puncte (points), scrierea lui îngroşată (B), înclinată (I), cu majuscule mici (K), subliniate cuvinte şi spaţii (U), subliniate numai cuvintele (W), dublu subliniate, cuvinte şi spaţii (D), scriere ca exponent (+), scriere ca indice (=). „Butonul * din meniu, activat prin comenzile TOOLS/OPTÎONSATEW/NONPAINTING CHARACTERS/ALL, afişează marcajele următoare: tabulare, spaţiul între cuvinte, sfârşit de linie, sfârşit de paragraf. Efectul acestor comenzi de Formatare a caracterelor se menţine până în momentul închiderii documentului sau, mai exact, până când schimbăm noi înşine aceşti parametri prin dezactivarea lor.

În varianta fără MOUSE, de la tastatură se lansează respectivele opţiuni prin comenzile următoare:

CTRL/F - pentru poziţionare pe FONTURI, alegerea lor cu tastele de deplasare în sus şi în jos, tastare ENTER în momentul afişării fontului dorit;

CTRL/P - pentru poziţionarea pe POINTS, alegerea mărimii caracterelor din gama disponibilă folosind săgeţile de la tastatură şi tastare ENTER pe dimensiunea aleasă;

CTRL/B - pentru caracter îngroşat (BOLD); CTRL/1 - pentru caracter înclinat (ITALIC); CTRL/K - pentru scriere cu majuscule mici (SMALL CAPITALS); CTRJL/U - pentru subliniere text şi spaţiul dintre cuvinte; CTRL/W - pentru subliniere numai cuvinte; CTRL/D - pentru dublă subliniere cuvinte şi spaţiul dintre ele;

34

CTRL/+ - pentru scriere înălţată, tip EXPONENT; CTRL/= - pentru scriere coborâtă,tip INDICE.

Dacă opţiunea este activată, butonul acesteia prezintă o luminozitate sporită, faţă de starea sa inactivă. Punctarea unei opţiuni îi schimbă starea, activând-o daca este inactivă sau dezactivând-o dacă starea este activă.

Formatarea caracterelor după crearea şi editarea documentului se realizează prin apelarea la comenzile meniului FORMAT opţiunea CHARACTER după selecţionarea prealabilă a zonei textului de formatat. Pe ecran se deschide caseta de dialog pentru Formatare a caracterelor.

Apelarea rubricilor şi opţiunilor din casetă se poate face, cu MOUSE-ul prin poziţionarea cursorului şi apăsare buton STÂNGA, sau de la tastatură, astfel:

apelarea rubricilor cu tasta TAB şi SHIFT/TAB; apelarea rubricilor cu tasta ALT şi una din următoarele caractere: F, P, L, N,

S, R, O, X, C, Y, B, I, K, H, U, W, D; defilarea opţiunilor (FONT, POINTS, COLOR, BY) cu tastele de deplasare în

sus şi în jos; pentru închiderea casetei FORMATARE CARACTERE, se alege opţiunea

OK în cazul salvării opţiunilor, sau opţiunea CANCEL pentru abandonarea schimbărilor operate în caseta de dialog, în varianta salvării noilor formate, care devin operaţionale din acest moment, vechile setări sunt anulate automat, în întregul text selectat. Selecţia textului nu se dezactivează iar dacă se doreşte reconstituirea formei textului selectat, aşa cum a arătat iniţial, se foloseşte opţiunea EDIT UNDO (ALT/E şi U) eu care, se revine prin repetare, la noua formă a textului.

Semnificaţiile opţiunilor sunt următoarele: ALT/F - alegerea tipului de caracter (FONT); ALT/P - stabilirea dimensiunii caracterelor exprimata în puncte; ALT/L - alegerea culorilor pentru caractere; » ALT/B - caracter îngroşat; ALT/I - caracter înclinat; ALT/K - majuscule mici; ALT/H - caractere ascunse, invizibile; ALT/U - text subliniat (inclusiv spaţiile); ALT/W - cuvinte subliniate; ALT/D - text dublu subliniat; ALT/N - poziţia normală a textului pe linie; ALT/S - superscriere cu 3 sau mai multe puncte n sus faţă de ALT/R - subscriere cu 3 sau mai multe puncte în jos fa, \ de normal; Opţiunea Y - precizează numărul de puncte ca mărime \ abaterii la

superscriere şi subscriere de text; ALT/O - distanţa normală, pe orizontală, între două caractere consecutive (2

puncte); ALT/X - scriere expandată, între două caractere existând un spaţiu de

minimum 3 puncte care poate fi mărit prin opţiunea BY; ALT/C - scriere condensată, între două caractere existând 1,5 puncte distanţă.

Dacă operaţia de Formatare se execută după introducerea şi editarea integrală a documentului, apar doua eventualităţi:

35

formatarea caracterelor ÎNTREGULUI document se realizează prin selectarea integrală a textului din documentul deschis, urmată de apelarea meniului de Formatare caractere. După închidere cu OK a meniului, întregul text selectat, deci întregul document, este supus formatării, caracter cu caracter.

formatarea caracterelor unei ANUMITE PĂRŢI, a textului din document se face prin deschiderea documentului respectiv, selectarea zonei de text destinată formatării, deschiderea meniului de Formatare caractere şi selectarea opţiunilor. După închiderea cu OK a meniului, toate caracterele din ZONA SELECTATĂ şi numai acestea, sunt supuse formatării, restul textului rămânând neschimbat.

Dacă, însă, operaţia de Formatare se execută în timpul creării documentului WORD, cele două variante de mai sus vor fi valabile pentru textul introdus deja până în momentul operaţiei de Formatare caractere. Pentru textul ce urmează a fi introdus cu alte caracteristici de Formatare decât cele de până în momentul respectiv, se activează meniul de Formatare caractere, se aleg opţiunile şi se include meniul cu OK. Deoarece nu există nici o zonă selectată, toate opţiunile de Formatare a caracterelor se aplică numai textului ce va fi introdus în document din acel moment până la o nouă schimbare a opţiunilor privind formatul caracterelor.

Repetarea ultimei formatării, prin aplicarea parametrilor acesteia asupra unei noi zone selectate se obţine, astfel:

selectarea noilor caractere de formatat; alegerea opţiunii EDIT REPEAT (REPETAREA ULTIMEI OPERAŢII) prin

folosire MOUSE, tastare ALT/E şi R sau tastare directă F4; pentru a vedea, comparativ cum se prezintă textul selectat înainte şi după

formatarea, se alege opţiunea EDIT UNDO prin folosirea MOUSE-ului, tastare ALT/E şi U sau tastare directă ALT/BACKSPACE. Revenirea se face cu aceeaşi opţiune.

b)FORMATAREA PARAGRAFELOR, care sunt o succesiune de caractere, cuvinte şi fraze încheiate cu ENTER, este operaţia prin care textul unui paragraf se aliniază în plan orizontal (stânga, centru, dreapta, peste tot), se stabileşte poziţia primei linii a paragrafului în raport de toate celelalte linii ale sale, spaţiul dintre paragrafe, stilul folosit, borduri, etc.

Formatarea paragrafelor se poate realiza în două moduri: primul folosind ; meniul bară PARAGRAF afişat permanent pe ecran, în partea sa superioară, între meniul bară pentru CARACTERE şi RIGLA paginii de text, al doilea, prin activarea, de la MOUSE sau tastatură, a meniului de formatarea a paragrafelor FORMAT PARAGRAPH.

Apelarea directă a comenzilor din MENIUL BARĂ PARAGRAF se realizează, fie prin activarea/dezactivarea, cu MOUSE BUTON STÂNGA, a oricărei opţiuni din MENIUL BARĂ, fie prin acţionarea următoarelor combinaţii de taste:

CTRL/S - alege stilul unui document, stilul implicit fiind denumit 'NORMAL. Stilul unui document reprezintă totalitatea caracteristicilor privind caracterele şi paragrafele unui document care se salvează, odată cu documentul, într-un fişier distinct cu extensia STY denumit FOAIA DE STIL a documentului, încărcarea unei foi de stil are avantajul organizării textului din documentul curent după un model deja elaborat privind formatul caracterelor, paragrafelor şi tuturor celorlalte structuri ale unui document. După activarea opţiunii STYLE, alegerea variantelor se face cu tastele de

36

direcţie (sus, jos) iar închiderea dialogului se face cu tasta ENTER. » CTRL/L - aliniază paragraful la stânga (LEFT) zonei pentru text;

CTRL/C - aliniază liniile paragrafului în centrul (CENTER) paginii, cu spaţierea simetrică pe orizontala;

CTRL/R - alinierea paragrafului la dreapta (RIGHT); CTRL/J - întinderea textului unui paragraf pe toată lăţimea paginii

(JUSTIFIED); distanţa dintre liniile de text ale paragrafului este minimă: l (implicit); distanţa dintre linii este medie : 1,5; distanţa dintre linii este maximă: 2; poziţia limitatorului STÂNGA al textului; poziţia limitatorului STÂNGA al PRIMEI LINII a paragrafului; poziţia limitatorului DREAPTA al textului; poziţia tabulatorului de aliniere a numerelor la punctul zecimal; rezervă o margine la stânga de 1,25 inch sau 3,175 cm. (l inch=2,54cm.)

Dacă opţiunea este activată, butonul acesteia prezintă, pe ecran, o luminozitate sporită faţă de starea sa inactivă. Punctarea unei asemenea opţiuni îi schimbă starea, acţionând-o dacă este inactivă şi dezactivând-o daca este activă.

A doua modalitate de activare a comenzilor de formatare a paragrafelor constă în deschiderea cu MOUSE-ul butonul STÂNGA sau de la tastatură (ALT/F) a meniului de formatare FORMAT, în cadrul acestuia se activează opţiunea PARAGRAPH, pe ecran afişându-se caseta de dialog pentru formatarea paragrafelor:

Apelarea rubricilor din caseta de dialog se poate face, atât cu MOUSE-ul (buton stânga), cât şi de la tastatură cu tasta TAB pentru sensul ÎNAINTE, sau, cu tastele SHIFT/TAB, pentru sensul ÎNAPOI. După accesarea rubricii, trecerea de la o opţiune la alta se face cu tastele de direcţie (BUS şi jos).

Apelarea rubricilor şi opţiunilor din caseta de dialog PARAGRAPH, se poate face cu MOUSE-ul prin poziţionarea cursorului şi apăsare buton .STÂNGA, sau de la tastatură, astfel:

ALT/L - alinierea paragrafului la stânga (LEFT); ALT/C - alinierea paragrafului la centru (CENTER); ALT/R - alinierea paragrafului la dreapta (RIGHT); ALT/J - desfăşurarea textului pe întreaga lăţime a paginii (JUSTIFIED); ALT/F - distanţa, în centimetri (cm) sau inch ("), de la marginea, din stânga a

documentului până la LIMITATORUL STÂNGA (LEFT INDENT) al textului, limitator pentru liniile paragrafului cu excepţia primei linii, a începutului de paragraf;

ALT/G - distanţa, în inch sau în centimetri, de la marginea din dreapta a documentului până la LIMITATORUL DREAPTA (RIGHT INDENT) al textului, limitator valabil pentru toate liniile paragrafului, inclusiv prima linie. De remarcat faptul că, la crearea fişelor DOCUMENT, cuvintele care ating în momentul introducerii, sau reorganizării lor, LIMITATORUL DIN DREAPTA, se despart automat în silabe continuându-se pe linia următoare fără vreo comandă suplimentară. în regimul de creare fişier NONDOCUMENT, sfârşitul fizic al unei linii de text trebuie comandat cu tastele SHIFT/ENTER (sfârşit de linie) sau ENTER (sfârşit de paragraf).

37

ALT/N - distanţa, în inch sau centimetri, de la marginea din stânga a documentului până la LIMITATORUL PRIMA LINIE (FIRST LINE INDENT), cu rol de limitator stânga pentru prima linie de text, pe care începe paragraful;

ALT/B - numărul de linii libere înainte de începerea unui paragraf (BEFORE SPACING);

ALT/A - numărul de linii libere după sfârşitul unui paragraf (AFTER SPACING);

ALT/I - distanţa dintre liniile unui paragraf (LINE SPACING/1, 1.5, 2); ALT/8 - alegerea unei anumite foi de stil; » ALT/O - trasarea bordurii

paragrafelor; ALT/P - folosirea de caracteristici prestabilite; ALT/R - sfârşitul paginii anterioare înainte, de începerea unui paragraf

(PAGE BREAK BEFORE); ALT/M - stabilirea numărului de linii pe pagină (LINE NUMBERING); ALT/H - formatarea tuturor paragrafelor existente în document, în momentul

închiderii casetei de dialog cu opţiunea OK (KEEP PARAGRAPH TOGETHER);

ALT/W - formatarea, cu noile opţiuni, numai a paragrafelor ce vor fi introduse ulterior în document;

ALT/T - opţiuni referitoare la poziţia tabulaturilor(TABS) opţiunea CANCEL - închiderea casetei de dialog cu salvarea opţiunilor afişate în casetă;

opţiunea OK - închiderea casetei de dialog cu salvarea opţiunilor afişate în casetă, urmata de executarea lor dacă există o zonă de text selectată în prealabil şi conţinând întregul document sau numai o parte a acestuia. Opţiunile setate rămân valabile pentru noile paragrafe ce vor fi introduse sau pentru noile comenzi de formatare ale unor paragrafe deja existente. Modificarea parametrilor de formatare a paragrafelor se poate face prin redeschiderea casetei de dialog FORMAT PARAGRAPH sau prin acţionarea/dezactivarea opţiunilor din meniul bară al PARAGRAFULUI.

Formatarea caracterelor şi a paragrafelor se mai numeşte şi operaţia de PUNERE ÎN FORMĂ a textului unui document.

c)FORMATAREA DOCUMENTULUI, numită şi operaţia de PUNERE ÎN PAGINĂ a textului constă în precizarea şi executarea opţiunilor prin care se stabilesc dimensiunile documentului (textul şi spaţiile libere din jurul textului), distanţa dintre tabulator, marginile zonei rezervate pentru text, locul şi numerotarea notelor de subsol, modelul de aşezare în pagină utilizat (TEMPLATE) etc.

Apelarea casetei de dialog pentru FORMATARE DOCUMENT se face prin activarea opţiunii FORMAT DOCUMENT, de la MOUSE sau de la tastatură prin comenzile: ALT/F şi D.

Selectarea rubricilor şi a opţiunilor lor se execută cu MOUSE-ul prin poziţionare şi apăsare buton STÂNGA, iar de la tastatură, cu ajutorul tastelor TAB (înainte), SHIFT/TAB (înapoi) şi a tastelor de direcţie (sus - jos). Acelaşi efect se poate obţine, tot de la tastatură şi prin următoarele combinaţii de taste:

ALT/W - precizarea lăţimii formatului hârtiei pe care va fi imprimat, pagină eu pagină, întregul document. Implicit este formatul A4 care are lăţimea de

38

8,5 inch sau 21 cm. ALT/H - precizarea înălţimii documentului, implicit, formatul A4 care are

înălţimea de 11 inch sau 29,5 cm. ALT/D - precizarea distanţei dintre tabulator, mărimea implicită. este de 0,5

inch sau 1,27 cm. ALT/T - precizarea distanţei dintre marginea de sus a documentului şi

marginea de sus a zonei pentru text. Implicită este distanţa de l inch sau 2,54 cm.

ALT/B - stabilirea zonei neutilizate din partea de jos a documentului sau distanţa dintre marginea de jos a textului şi marginea documentului, distanţa implicită este de l inch sau 2,54 cm.;

ALT/L - stabilirea marginii din stânga a textului, distanţa implicită este de 1,25 inch sau 3,17 cm;

ALT/R - stabilirea marginii din dreapta a zonei rezervată textului la distanţa implicită de 1,25 inch sau 3,17 cm;

ALT/A - locul unde vor fi plasate notele de subsol, numerotarea lor cu / fără reluarea numerotării pe fiecare nouă pagina;

ALT/M - folosirea unor modele anterioare de configurare a aşezării textului în pagina;

ALT/F - atribuirea valorilor standard sau implicate;Închiderea casetei de dialog privind modul de aşezare a textului în pagină sau de

formatare a documentului se realizează prin activarea opţiunii OK pentru salvarea setărilor afişate în caseta de dialog sau, prin apelarea opţiunii CANCEL fără salvarea opţiunilor afişate.

d)PAGINAREA DOCUMENTULUI, se realizează prin deschiderea meniului INSERT şi alegerea opţiunii PAGE NUMBERS folosind comenzile MOUSE sau tastele: ALT/I şi U. Ca efect se afişează o casetă de dialog pentru paginarea documentului.

Opţiunile pot fi activate/dezactivate cu butonul STÂNGA al MOUSE-ului, cu tastele TAB şi de direcţie (stânga, dreapta, sus, jos) sau combinaţiile următoare de taste:

ALT/T - scrierea numărului de pagină în partea de sus a documentului, în zona de ANTET (HEADER);

ALT/B - scrierea numărului de pagină în partea de jos a documentului, în zona de SUBSOL (FOOTER)

ALT/L - scrierea numărului de pagină în partea stângă a antetului sau subsolului;

ALT/C - scrierea numărului de pagină la mijlocul antetului sau subsolului; ALT/R - scrierea numărului de pagină în partea dreaptă a antetului sau

subsolului; opţiunea OK - închide caseta de dialog salvând opţiunile afişate; opţiunea CANCEL - închide caseta de dialog nesalvând opţiunile/

Pentru a se salva conţinutul documentului în forma în care se prezintă după efectuarea tuturor operaţiilor de formatare caractere, paragrafe şi document, se comandă opţiunea de salvare cu pierderea versiunii iniţiale (FILE SAVE sau SHIFT/F12) sau cu păstrarea acesteia acordându-se documetului formatat un nou nume (FILE SAVE AS sau F12). Fişierul document creat pe disc poate servi, ulterior, unor noi editări sau formatării, integrale ori parţiale. Când conţinutul şi forma acestuia satisfac cerinţele pentru care a fost

39

redactat, fişierul document se poate închide folosind operaţiunea FILE GLOSE (ALT/F şi C) urmând a fi imprimat ulterior, sau se imprimă înainte de a fi închis.

3.5. IMPRIMAREA DOCUMENTELOR

Imprimarea unui document WORD se poate efectua, atât pe parcursul procesării lui pentru a fi citit şi corectat, cât şi după parcurgerea tuturor operaţiilor de creare, editare şi formatare pentru a fi oferit tuturor utilizatorilor ca produs finit al unei aplicaţii de procesarea textelor.

Etapele uzuale ce se parcurg în vederea imprimării unui document WORD memorat pe disc sunt următoarele:

DESCHIDEREA documentului cu opţiunea FILE OPEN; setarea TIPULUI DE IMPRIMANTĂ utilizată sau verificarea setării ei

anterioare sau implicite cu comanda ALT/F şi R; VIZUALIZAREA documentului (FILE PRINŢ PREVIEW) cu comanda

ALT/F şi V, are ca efect afişarea la terminal a imaginii de ansamblu a unei pagini de document aşa cum va rezulta în urma imprimării documentului

IMPRIMAREA propriu-zisă a documentului, după pornirea şi pregătirea imprimantei, se realizează cu opţiunea FILE PRINŢ prin comanda MOUSE, comenzi de la tastatură ALT/F şi P sau comanda directa CTRL/SHIFT/F12. în urma lansării comenzii de imprimare se afişează o casetă de dialog:

Acţionarea opţiunilor se poate face, atât cu MOUSE-ul (buton STÂNGA), cât şi de la tastatură, în următoarele două variante:

a) prin alegerea casetei, cu tastele TAB sau SHIFT/TAB urmată de alegerea opţiunii, cu tastele de direcţie (sus, jos, stânga sau dreapta);

b) prin combinaţiile de taste: ALT şi P, C, A, F, T şi O având următoarele semnificaţii:

ALT/P - selectează tipul fişierului ce va fi imprimat: documentul propriu-zis (DOCUMENT), informaţii despre documentul respectiv (SUMMARY INFO), adnotările din document (ANNOTATIONS) etc.

ALT/C - indică numărul de copii necesar, implicit este 1; ALT/A - imprimarea tuturor paginilor documentului, (implicit) sau ALT/F - precizează numărul primei pagini, de la care se începe imprimarea,

implicit este 1; ALT/T - introducerea numărului ultimei pagini, care se va imprima, implicit

este ultima pagină din document; ALT/O - deschide o nouă suită de opţiuni referitoare la conţinutul imprimării,

modul de imprimare a documentului, normal, de la prima la ultima sau invers de la ultima pagină la prima, etc.

Închiderea casetei de dialog la imprimare se face cu opţiunea CANCEL când dialogul şi imprimarea se abandonează sau cu opţiunea OK când setările se salvează şi se aplică prin operaţia de imprimare care se declanşează imediat.

După imprimare, se închide documentul cu opţiunea PILE GLOSE (ALT/F şi C) şi se dezactivează imprimanta.

Din punct de vedere constructiv şi al performanţelor calitative şi cantitative, imprimantele se împart în trei mari categorii:

imprimante cu impact sau matriceale, au o viteză mică şi o rezoluţie slabă a

40

imaginii imprimate. Pentru aceste considerente acestea se folosesc numai pentru texte după faza de CREARE document în scopul controlului primar al textului introdus sau în diversele faze ale operaţiei de EDITARE document pentru a se verifica imaginea documentului după fiecare rundă de corectări şi modificări ale textului. Datorită costului relativ ridicat al materialelor consumabile (tuş, tonner, etc.) folosit de celelalte tipuri de imprimante, scrierea formelor intermediare ale documentului, rezultate în timpul creării şi editării este posibilă şi eficientă pe acest prim tip de imprimantă;

imprimante cu jet de cerneală, de tip DESK JET, au viteză şi calitate sporite iar materialul consumat se prezintă sub forma unor rezerve cu tuş special;

imprimante cu jet de laser, de tip LASER JET, se remarcă prin cea mai bună rezoluţie a imaginii trasate, viteză mare de lucru şi posibilitatea de manevrare a unui număr sporit de fonturi dacă este dotată soft cu emulatorul POSTSCRIPT. Materialul consumat la imprimare este de tip tonner, ca la copiatoarele tip xerox.

Ultimele două tipuri de imprimante sunt singurele capabile ea imprime un document în forma sa finală, aşa cum rezultă în urma operaţiilor de FORMATARE.

Dintre cele două imprimante cu jet, prima este mai economică prin costul ei şi costul consumabilelor folosite.

3.6. TABELE REALIZATE ÎN WORD

Procesorul texte Word, versiunea 2.0, dispune de posibilitatea de a utiliza tabele cu un număr variabil de linii şi coloane. Elementele cu care se completează un tabel pot fi valori, numerice, texte sau caractere speciale. Datele se introduc în tabel după crearea acestora sau se preiau dintr-un document, prin conversie, dacă elementele sunt separate printr - un marcaj (punct şi virgulă, tabulare) iar liniile tabelului prin alt marcaj (sfârşit de paragraf).

Pentru inserarea în document a unui tabel nou se lansează comanda INSERARE TABEL din meniul TABEL. Se deschide astfel o casetă de dialog prin care se specifică numărul de linii şi coloane ale noului tabel precum şi dimensiunea coloanelor, în cazul alegerii dimensiunii "automat" procesorul stabileşte lăţimea coloanelor prin împărţirea lăţimii documentului la numărul de coloane specificat.

Selectarea unei celule se realizează prin poziţionarea cursorului pe celula respectivă sau folosirea tastei TAB.

Selectarea unei linii se obţine cu muse-ul prin punctare pe baza de selecţie de la stânga liniei respective sau de la tastatură prin meniul TABEL, comanda SELECTARE LINIE. Selectarea unei coloane se face prin punctare cu muse-ul pe baza de selecţie din partea de sus a coloanei respective sau, de la tastatură, prin comanda SELECTARE COMANDĂ din meniul TABEL.

Selectarea întregului tabel se poate realiza cu comanda SELECTARE TOT din meniul TABEL sau tastare ALT/5 (tastatura numerică).

Ştergerea textului dintr-o celulă se poate face comanda ELIMINARE (TĂIERE ) din meniul EDITARE.

Copierea textului dintr-o celulă sursa în celula destinaţie se realizează astfel: poziţionarea cursorului pe celula sursă; lansarea comenzii de COPIERE din meniul EDITARE;

41

deplasarea cursorului la celula destinaţie; executarea comenzii INSERARE (LIPIRE) din meniul EDITARE.

Deplasarea textului dintr-o celulă într-alta are ca efect dispariţia acestuia din celula sursă şi ştergerea vechiului text din celula destinaţie:

poziţionarea pe celula sursă; comanda ELIMINARE (TĂIERE) din meniul EDITARE; poziţionarea pe celula destinaţie; comanda INSERARE (LIPIRE) din meniul EDITARE.

Formatarea textului din tabel se realizează prin meniul FORMATARE, comanda CARACTERE, întocmai ca în cazul textului din document.

Pentru adăugarea unei linii la sfârşitul tabelului, se plasează cursorul pe ultima celulă a tabelului şi se tastează TAB sau, o altă variantă se poziţionează cursorul pe prima linie de sub tabel şi se execută comanda INSERARE LINIE, din meniul TABEL.

Pentru inserarea unei singure linii în interiorul tabelului se selectează linia sub care se va insera o linie nouă (meniul TABEL, comanda SELECTARE LINIE) şi se execută comanda INSERARE LINII din meniul TABEL.

Pentru inserarea simultană a mai multor linii vide se poziţionează cursorul sub linia sub care va avea loc inserţia şi se selectează atâtea linii în jos câte linii noi se doresc a fi inserate. Se deschide meniul TABEL şi se execută comanda INSERARE LINII.

Inserarea unei singure coloane la dreapta tabelului se obţine prin poziţionarea cursorului prin marginea din dreapta a tabelului şi acţionează butonul dreapta a mouse-ului pentru selectarea tuturor marginilor de sfârşit de linie. Se execută, apoi, comanda INSERARE COLOANE din meniul TABEL.

Pentru inserarea unei coloane în interiorul unui tabel se selectează coloană din dreapta locului unde se va produce inserarea (comanda SELECTARE COLOANE din meniul TABEL) şi se alege comanda inserare coloane din meniul TABEL. Pentru inserarea mai multor coloane în interiorul tabelului se selectează numărul de coloane dorit, în partea stângă a locului de inserare. Se execută apoi comanda INSERARE. Eliminarea unei linii sau a mai multor linii dintr-un tabel se obţine prin selectarea liniei/liniilor de eliminat urmată de comanda ELIMINAREA LINII, din meniul TABEL sau comanda ELIMINARE (TĂIERE) din meniul EDITARE.

Eliminarea unei sau mai multor coloane din tabel se realizează similar, selectându-se coloana/coloanele respective şi executarea comenzii ELIMINARE COLOANE din meniul TABEL.

Pentru modificarea lăţimii coloanelor se selectează coloana/coloanele adiacente şi se alege comanda LĂŢIMEA COLOANELOR din meniul TABEL.

Pentru modificarea înălţimilor linilor unui tabel se selectează linia/liniile adiacente şi se alege comanda ÎNĂLŢIMEA LINIILOR din meniul TABEL, în caseta de dialog se găsesc următoarele obţiuni:

AUTO - modifică automat înălţimea liniilor până la cel mult înălţimea paginei;

MINIMUM - stabileşte înălţimea minimală a liniilor selectate; EXACT- defineşte înălţimea fixă, constantă a liniilor selectate. Celulele dintr-

un tabel pot fi supuse operaţiei de sortare alfanumerică prin intermediul butonului accesoriu pentru sortare sau prin comanda SORTARE din meniul ACCESORII (TOOLS). în acest sens se selectează coloana, coloanele sau

42

întregul tabel supuse sortării. Se lansează comanda SORTARE din ACCESORII (TOOLS) afişându-se o casetă cu următoarele opţiuni:

ordinea de sortare: CRESCĂTOR/DESCRESCĂTOR tipul câmpului: ALFANUMERIC tipul separatorului: PUNCT şi VIRGULĂ/TABULARE numărul câmpului criteriu de sortare: 1/2/3 etc.

După stabilirea opţională se tastează OK Datele din celule vor fi ordonate crescător (semne speciale, cifre (0-9) litere (A-Z) sau descrescătoare litere (Z-A), cifrele (9-0), semne speciale) în raport de conţinutul câmpului - criteriului de sortare ales. Dacă numărul câmpului a fost l sortarea s-a făcut după primul câmp selectat, 2-al doilea câmp selectat etc. Pentru anularea sortării efectuate anterior se execută comanda ANULARE (UNDO) din meniul EDITARE.

Câmpurile numerice conţinute într-un tabel pot sta la baza efectuării de calcule matematice folosind două modalităţi:

Prima se bazează pe comanda CALCUL din meniul ACESSORII (TOOLS), permiţând adunarea numerelor conţinute într-o coloană/linie a unui tabel rezultatul putând fi inserat oriunde în document, în acest scop se selectează linia/coloana ale căror celule trebuie adunate, se alege comanda CALCUL din meniul ACCESORII. Se poziţionează cursorul în document în locul unde se va insera rezultatul şi se execută comanda INSERARE (LIPIRE) din meniul EDITARE (se poate alege şi varianta CTRL/V).

A doua se realizează pe baza funcţiilor matematice (SUMĂ, MEDIE, MINIM, MAXIM etc.) şi a unor foi de calcul conţinând atât datele cât şi rezultatele calculelor. Foaia de calcul va consta iniţial dintr-o tabelă conţinând datele şi coloanele libere pentru rezultate. Pentru realizarea acesteia se parcurg următoarele etape:

poziţionarea cursorului în celula care va conţine rezultatul calcului; tastare CTRL/F9 pentru inserare câmp vid: ca efect se vor afişa două acolade

la stânga şi la dreapta punctului de inserare (cursor); introducerea de la tastatură a expresiei matematice conţinând algoritmul de

calcul, spre exemplu: SUM ([L4C3:L4C4]) adună celula de pe linia 4 coloana 3 şi celula de pe linia

4 coloana 4, rezultatul va fi depus în celula în care se află expresia; SUM([L4]) adună toate celulele aflate pe linia 4; » SUM ([C38]) adună toate

celulele aflate pe colana 3; tastare F9 - pentru ACTUALIZAREA conţinutului celulelor tip algoritm sau

expresie matematică.Alte exemple de funcţii:

MAX - maximum MIN - minimum

Pot fi folosite într-un mod asemănător cu SUM - suma.Modificarea unei celule-expresie se face prin poziţionarea cursorului pe aceasta şi

tastare SFIFT/F9 cu rol de acţionare/obligatoriei a afişării unui câmp tip cod (expresie). După vizualizarea expresiei, aceasta se poate modifica încheindu-se editarea şi comandându-se calcularea câmpurilor rezultat prin tasta F9 (ACTUALIZARE C\MP>,

43

3.7. DESENE REALIZATE ÎN WORD

Procesorul texte WORD FOR WINDOWS 2.0 dispune de modulul MICROSOFT DRAW cu ajutorul căruia se pot realiza şi insera în documente desenele realizate cu mijloace proprii. Utilizarea paragrafului pentru desen (DRAW) se realizează astfel:

deschiderea documentului WORD cu extensia DOC; poziţionarea cursorului la locul desenului; inserarea unui cadru (PRAME) vid în document solicită comanda de afişare

în mod PAGINĂ din meniul AFIŞARE (VIEW), comanda CADRU (FRAME) din meniul INSERARE (INSERT) cursorul căpătând forma "cruce". Cu tastele de deplasare se poziţionează cursorul-cruce, în locul pe care îl va ocupa colţul din stânga- sus al, desenului. Se tastează ENTER,, pentru fixarea acestuia. Dimensionarea cadrului spre dreapta se face cu tasta. DREAPTA . (pentru valori mici) şi SIFT/DREAPTA (pentru valori mari), pentru mărirea cu valori mici în jos se tastează JOS, pentru valori mari se tastează SIFT/JOS. în momentul definitivării mărimii CADRULUI se tastează ENTER. Plasarea In pagină şi; stabilirea mărimii riguroase a uni CADRU se face ulterior cu comanda CADRU din meniul FORMATARE. Ştergerea bordurii unui cadru se obţine prin selectarea integrală a cadrului (dublu ciclu), comanda BORDURI din meniul FORMAT, opţiunea "FĂRĂ din caseta SELECTARE tasta ENTER. Eliminarea C\DRU dacă este necesară, se efectuează în mod PAGINĂ prin comanda PAGINĂ din meniul VIZUALIZARE, poziţionare în interiorul cadrului, alegerea comenzii CADRU din meniul FORMAT şi selectarea opţiunii ELIMINARE CADRU.

lansarea comenzii OBIECT din meniul EDITARE oferă posibilitatea lucrului cu programe de desen cum sunt: GRAPH, DRAW, PAINTBRUSH etc. După creare sau modificarea desenului realizat în DRAW documentul WORD va conţine un cadrul cu desenul realizat în DRAW.

salvarea documentului cu comenzile de EDITARE.Programul de desen DRAW se lansează automat dacă a fost deschis documentul

WORD şi 8-a executat dublu ciclu în suprafaţa-cadru conţinând un desen executat în DRAW. Fereastra DRAW care se deschide conţine următoarele meniuri de comenzi: FIŞIERE, EDITARE, VIZUALIZARE, TEXTE, DESEN, CULORI şi HELP. De asemenea în bara verticală stângă sunt conţinute accesoriile pentru desen. SĂGEATĂ, EOOM, LINIE, ELIPSĂ, DREPTUNGHI, CU COLŢURI ROTUNJITE, DREPTUNGHI, ARC, FORMA LIBERĂ, TEXT. Programul poate importa la rândul său, desene create ,,de alte programe, le procesează, - modifică, completează, şi le salvează .în documente sub formă de imagini. Printre funcţiile mai importante ale procesării imaginilor cu ajutorul programului DRAW amintim: alegerea paletei de culori, decuparea şi procesarea distinctă a unui obiect, copierea sau transferarea acestuia, deplasarea sau redimensionarea lui, rotirea şi răsturnarea obiectului, operaţie zoom, etc.

3.8. REPREZENTĂRI GRAFICE REALIZATE ÎN WORD

O facilitate importantă a procesorului de texte Word 2.0 sub Windows o constituie realizarea, în cuprinsul unui document, a unei game variate de reprezentări grafice prin apelarea unei componente, specializate denumita GRAPH. Acest modul pentru

44

reprezentări grafice poate fi utilizat prin lansare din butonul aflat pe panoul ferestrei WORD cu posibilitatea salvării datelor şi graficelor într-un fişier pe disc în contextul procesării unui document WORD, în care caz procesorul GRAPH creează şi inserează în document grafice ilustrative la textul conţinut de acesta.

Procedura de utilizare a modului pentru reprezentări grafice se rezumă la următoarele etape:

poziţionarea cursorului la locul inserării graficului, poziţia cursorului va indica colţul din stânga sus al viitorului grafic;

lansarea modulului GRAPH pentru executarea graficului; + salvare document, inclusiv graficul conţinut.

Pentru realizarea unui grafic sunt necesare informaţiile care stau la baza elaborării acestuia, în acest scop pe ecran se deschide fereastra foii de date pentru grafic conţinând maximum 256 de coloane şi maximum 4000 de linii. Deplasarea în foaia de date se efectuează cu tastele de direcţie iar selectarea unor celule (valori), linii sau coloane se face cu ajutorul SHIFT şi tastele direcţie. Pentru selectarea integrală a foii se tastează CTRL/A sau se execută comanda SELECTARE TOT din meniul EDITARE.

Introducerea datelor se face de la tastatură după poziţionarea cursorului în celula dorită şi se tastează ENTER.

Modificarea datelor numerice din celulele foii de date se face în modul EDITARE cu tasta F2 sau dublu - click în celula respectivă. Ieşirea din modulul EDITARE se face cu ENTER.

Modificarea dimensiunii coloanelor se obţine prin comanda LĂŢIMEA COLOANEI din meniul FORMAT, iar ştergerea conţinutului unei zone selectate se realizează în meniul EDITARE, comanda ŞTERGERE.

Se pot insera sau elimina linii sau coloane întregi cu ajutorul meniului EDITARE, comenzile INSERARE LINIE/COLOANĂ respectiv ELIMINARE.,

Datele din celule se formatează cu comanda NUMĂR din meniul FORMAT, iar textele din grafic, cu comanda FONT din meniul FORMAT.

Modificarea tipului de grafic se realizează în meniul PREZENTARE optându-se pentru unul din tipurile: linear, bare orizontale, histogramă, curbă, sectorial, nor de puncte, combinat (histogramă şi linear), linear 3D, bare orizontale 3D, histogramă 3D, curbă 3D, unde 3D semnifică reprezentarea în spaţiul tridimensional.

Graficele pot suferi îmbunătăţiri de aspect în procesul de formatare a graficelor şi se inserează în document salvându-se odată cu acesta.

45

BIBLIOGRAFIE

1. A. Pană – Birotica, Editura All, Bucureşti, 1994.4. A. Gheorghe – Birotica, Recoop, Bucureşti19895. H. Lesca, J- L Peaucelle – Elements d’informatiq appliquee a la gestion,

Editions Dalloz Paris 19886. Microsoft Corporation – Microsoft WINDOWS Environment gramatiq

d’exploitation, version 3.17. Microsoft Corporation – Microsoft WORD, version2.08. Microsoft Corporation – Microsoft WORKS, version2.0, Reference Manual9. A. se la Pommeraye – Guide P.S.I.de Word 5 sur PC, PS et compatible, Editions

P.S.I. Paris 198910.F. Petitjean - Guide P.S.I. – Lotus 1-2-3, version 3, Editions P.S.I.et Nathan

Paris 1989.11.Ph. Vuitton , M Dessaigne – la bureautique, Editions ,, La documentations

practiqe,, Paris 1983

46