Audit de Mediu

3.2.1. Controlul documentelor

Documentele cerute de SMM i de acest standard internaional trebuie inute sub control.

Organizaia trebuie s stabileasc, s implementeze i s menin o procedur pentru:

aprobarea documentelor pentru acceptare nainte de a le pune n circulaie;

revizuirea i actualizarea, atunci cnd este necesar, i reaprobarea documentelor;

a se asigura c sunt identificate schimbrile i stadiul revizuirilor documentelor;

a se asigura c sunt disponibile la locurile de utilizare, versiuni relevante ale documentelor aplicabile;

a se asigura c documentele se menin lizibile i uor de identificat;

a se asigura c documentele de provenien extern determinate de organizaie ca fiind necesare pentru planificarea i funcionarea SMM sunt identificate i difuzarea lor este controlat;

a mpiedica utilizarea neintenionat a documentelor depite i a le identifica n mod corespunztor indiferent d emotivul retragerii lor.

Date de intrare:

lista de referin a documentelor SMM.

Date de ieire:

procedura referitoare la controlul documentelor;

lista de difuzare a documentelor SMM;

3.2.2. Controlul operaional

Organizaia trebuie s identifice acele operaii i activiti care sunt asociate aspectelor de mediu semnificative identificate, corespunztor politicii de mediu, a obiectivelor i intelor sale, pentru a se asigura c acestea se realizeaz n condiii specificate prin:

stabilirea, implementarea i meninerea unei proceduri documentate pentru a ine sub control situaiile n care absena unor astfel de proceduri ar putea conduce la abateri de la politica de mediu, obiectivele i intele de mediu;

stipularea n procedur a criteriilor de operare;

stabilirea, implementarea i meninerea procedurilor referitoare la aspectele semnificative de mediu identificate, ale bunurilor i serviciilor utilizate de organizaie i comunicarea ctre furnizori i contractani a procedurilor i cerinelor relevante.

Date de intrare:

referitor la poluarea direct (proprie organizaiei):

procesele cheie identificate ca avnd impacturi semnificative de mediu;

lista aspectelor semnificative de mediu;

regulamente de fabricaie;

fie tehnologice, diagrame flux;

lista obiectivelor de mediu;

documentele SMM n vigoare (lista lor).

referitor la poluare indirect (exterioar organizaiei):

lista furnizorilor evaluai, selectai, acceptabili n privina mediului;

chestionare de evaluare a furnizorilor sau contractanilor, sau chestionare de autoevaluare;

lista produselor aprovizionate.

Date de ieire:

proceduri referitoare la controlul operaional;

lista operaiilor ce necesit inerea sub control inclusiv a celor de mentenan;

instruciuni de lucru, de control;

corespondena cu contractanii.

3.2.3. Pregtirea pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns

Organizaia trebuie s stabileasc, s implementeze i s menin o procedur pentru a identifica posibilele situaii de urgen i accidente care pot avea impact asupra mediului i a modului de a rspunde unor astfel de situaii.

Organizaia trebuie s analizeze i s revizuiasc periodic, acolo unde este necesar, procedurile de pregtire pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns, n special dup producerea accidentelor sau apariia unor situaii de urgen.

Date de intrare:

fiele de evaluare ale aspectelor semnificative de mediu;

list/ planuri de urgen/ aciuni deja existente n organizaie;

istoricul situaiilor de urgen din organizaie, amplasament, de la organizaii similare;

fiele de securitate ale materialelor periculoase.

Date de ieire:

procedura privind pregtirea pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns;

evidena accidentelor de munc;

evidena simulrilor i instruirilor efectuate;

componena echipelor de intervenie;

rapoarte de ncheiere intervenii.

3.3. Verificare

3.3.1. Monitorizare i msurare

Organizaia trebuie s stabileasc, s implementeze i s menin o procedur pentru monitorizarea i msurarea n mod regulat, a caracteristicilor principale ale activitilor sale care pot avea un impact semnificativ asupra mediului. Procedura trebuie s includ documentarea informaiilor care permit monitorizarea performanei, a controlului operaional aplicabil i a conformitii cu obiectivele i cu intele de mediu ale organizaiei.

Date de ieire:

autorizaia de mediu;

autorizaia de gospodrire a apelor;

legi, reglementri, standarde aplicabile;

lista de evideniere a aspectelor semnificative de mediu;

lista cu obiectivele de mediu;

lista cu indicatorii de mediu;

lista cu legile i reglementrile aplicabile.

Date de ieire:

procedura privind monitorizarea, msurarea caracteristicilor principale ale activitilor organizaiei, care pot avea un impact semnificativ de mediu;

nregistrri referitoare la neconformiti fie de neconformitate;

buletine de analiz;

precizarea neconformitilor referitoare la obiective i indicatori de mediu nerealizai, neaplicai, cerine legale nerespectate;

parametrii nerespectai ai unui proces.

3.3.2. Evaluarea conformrii

n concordan cu angajamentul su de conformitate, organizaia trebuie s stabileasc, s implementeze i s menin o procedur documentat pentru evaluarea periodic a conformrii cu cerinele legale aplicabile.

Organizaia trebuie s evalueze conformarea cu alte cerine la care subscrie. Organizaia poate s combine aceast evaluare cu evaluarea conformrii cu cerinele legale sau poate face o procedur separat.

Date de intrare:

aspectele de mediu identificate;

cerinele legale identificate;

autorizaii/ acorduri de mediu;

matricea de distribuie a reglementrilor pe compartimente;

lista de difuzare a cerinelor legale sau a altor cerine ctre utilizator;

raportul de instruire pentru personalul implicat;

modificrile cerinelor legale i ale altor cerine aplicabile.

Date de ieire:

procedura privind evaluarea conformrii;

analiza periodic a cerinelor legale;

raportul privind inspectarea facilitilor;

verificarea prelevrilor sau ncercrii probei;

analize ale probelor, activitilor sau proiectelor.

3.3.3. Neconformitate, aciune corectiv i aciune preventiv

Organizaia trebuie s stabileasc, s implementeze i s menin o procedur pentru a trata o neconformitate existent sau potenial i pentru a ntreprinde aciuni corective i aciuni preventive. Procedurile trebuie s defineasc cerine pentru:

identificarea i corectarea neconformitilor i luarea aciunilor de reducere a impacturilor asupra mediului;

investigarea neconfomitilor, determinare cauzei lor i ntreprinderea aciunilor pentru a mpiedica revenirea lor;

evaluarea necesitilor de aciune preventiv pentru a preveni neconformitatea i implementarea aciunilor corespunztoare desemnate a mpiedica apariia lor;

nregistrarea rezultatelor aciunii corective i a aciunii preventive ntreprinse;

nregistrarea eficacitii aciunii corective i a aciunii preventive ntreprinse.

Aciunile ntreprinse trebuie s corespund dimensiunii problemelor i impacturilor asupra mediului ntlnite.

Organizaia trebuie s se asigure c orice schimbri necesare sunt fcute documentaiei SMM.

Date de intrare:

nregistrri referitoare la neconformitile de la monitorizare i msurare, pregtire pentru situaii de urgen i capacitate de rspuns, audit intern.

Date de ieire:

procedura privind neconformiti, aciune preventiv;

rapoarte ctre analiza efectuat de management;

reviziile programului de management de mediu;

analiza i evaluarea riscurilor;

analiza tendinelor;

analiza costurilor;

plan de msuri;

plan de instruire;

sistem de comunicare a propunerilor.

3.3.4. Controlul nregistrrilor

Organizaia trebuie s stabileasc i s menin nregistrri dup cum este necesar pentru a demonstra conformitatea cu cerinele sistemului su de management de mediu, cu acest standard internaional i cu rezultatele obinute.

Organizaia trebuie s stabileasc, s implementeze i s menin o procedur pentru identificarea, pstrarea, protecia, retragerea, reinerea i eliminarea nregistrrilor.

Date de intrare:

prevederi legale aplicabile formularelor cu precizarea duratei de pstrare;

legea arhivelor naionale formulare pentru arhivare, nomenclator arhivistic.

Date de ieire:

procedura privind controlul nregistrrilor;

deciziile referitoare la comunicrile externe;

dovezi ale comunicrii cu prile interesate;

nregistrrile reclamaiilor de la clieni i de la alte pri interesate pe probleme de mediu;

nregistrri referitoare la aspectele de mediu semnificative, obiectivele i intele de mediu;

nregistrri ale ntlnirilor pe probleme de mediu;

informaii privind performana de mediu;

liste cu legislaia;

informaii despre legislaia aplicabil;

nregistrri privind conformarea legal;

nregistrri/ rapoarte/ procese verbale referitoare la instruiri/ reinstruiri pe probleme de mediu;

nregistrri ale procesului de monitorizare;

nregistrri referitoare la inspecii, mentenan i etalonri;

rapoartele inspeciile efectuate de autoritile competente n domeniu;

nregistrri referitoare la produsul fabricat;

nregistrri ale performanelor de mediu ale contractanilor i furnizorilor (materii prime, materiale, servicii);

nregistrri provenind de la furnizori marcaje de identificare, recipiente cu deeuri periculoase, etichete cu informaii despre materialele periculoase;

rapoarte cu privire la incidente de mediu;

nregistrri ale verificrilor privind pregtirea pentru situaii de urgen;

rezultatele analizelor anterioare efectuate de management;

rezultatele auditurilor (interne, externe) ;

raportul anual al deeurilor, evidena deeurilor n zonele de colectare, chitane (dovezi) de predare la organizaii autorizate;

autorizaii;

rapoartele transmise autoritilor competente n domeniu;

procesele verbale ale reuniunilor de lucru pe probleme de mediu.

3.3.5. Audit intern

Organizaia trebuie s se asigure c auditurile interne ale sistemului de management de mediu sunt efectuate la intervale planificate, pentru:

a determina dac sistemul de management de mediu:

este conform dispoziiilor convenite pentru managementul de mediu, incluznd cerinele acestui standard internaional;

a fost implementat i este meninut corespunztor.

a furniza conducerii organizaiei informaii referitoare la rezultatul auditurilor.

Procedura de audit trebuie stabilit, implementat i meninut i se refer la:

responsabilitile i cerinele pentru planificarea i realizarea auditurilor, raportarea rezultatelor i pstrarea nregistrrilor corespunztoare;

determinarea criteriilor, domeniului, frecvenei i metodelor de audit.

Date de intrare:

toate datele prezentate mai sus.

Date de ieire:

procedura pentru audit intern;

lista auditorilor interni;

dovezile de calificare ale auditorilor;

programul anual de audituri interne;

plan de audit;

raport de analiz a documentaiei;

lista de verificare;

protocolul (chestionarul) de audit;

rapoarte de neconformitate;

planuri de msuri pentru implementarea aciunilor corective;

raport de audit.

3.4. Analiza efectuat de management

Managementul organizaiei la cel mai nalt nivel trebuie s analizeze sistemul de management de mediu la intervale planificate, pentru a se asigura c acesta este n permanent corespunztor, adecvat i eficace.

Datele de intrare ale analizelor efectuate de management trebuie s includ:

rezultatele auditurilor interne i evalurile conformrii cu cerinele legale i cu alte cerine la care organizaia subscrie;

comunicarea (comunicrilor) cu prile interesate, inclusiv reclamaiile;

performana de mediu a organizaiei;

msura n care obiectivele i intele au fost ndeplinite;

stadiul aciunilor corective i preventive;

aciuni de urmrire din precedentele analize efectuate de management;

schimbarea mprejurrilor, inclusiv dezvoltri ale cerinelor legale i a celor referitoare la aspectele de mediu;

recomandri pentru mbuntire.

Datele de ieire ale analizelor efectuate de management trebuie s cuprind orice decizii i aciuni referitoare la posibile schimbri n politica de mediu, obiective, inte i alte elemente ale sistemului de management de mediu, conform cu angajamentul de mbuntire continu.

Date de intrare:

organigrama SMM;

harta proceselor SMM;

lista documentelor SMM;

raportul anterior al analizei efectuate de management;

rezultatele auditurilor interne;

rezultatele auditurilor externe;

resursele alocate;

politica de mediu;

stadiul realizrii obiectivelor i intelor de mediu;

programul de management de mediu;

performana de mediu a organizaiei;

programul de investiii de mediu;

prevederi legale i alte reglementri aprute n perioada analizat;

comunicarea cu prile interesate externe, reclamaii de la clieni i de la alte pri interesate, prerile acestora;

materiale prezentate i comunicate de pres;

situaia neconformitii constatate;

performanele de mediu ale procesului de producie;

eficacitatea aciunilor corective/ preventive;

performanele de mediu ale furnizorilor (materii prime, materiale, servicii);

propuneri de mbuntire a SMM.

Date de ieire:

deciziile de schimbare a politicii/ obiectivelor de mediu, intelor de mediu ;

modificri la nivelul resurselor umane sau la nivel financiar;

precizarea prioritilor i a resurselor aferente cu termene i responsabili;

adecvarea i eficacitatea SMM;

nregistrrile analizei efectuate de management: ordinea de zi a edinei, lista de prezen, decizii de management, rapoarte, procese verbale.

PAGE 1