1

SERVICIUL ARHIVĂ

Păstrarea şi conservarea documentelor atribuţie esenţială a oricăror structuri de arhivă

Cunoaşterea formelor şi a căilor de degradare a documentelor de arhivă este rezultatul cercetării şi al valorificării practicilor de protecţie, recuperare şi restaurare a arhivelor care au înregistrat în ultimii ani progrese notabile.

Analizând problema conservării arhivelor se arată necesitatea organizării unui control sistematic şi măsuri preventive de urmărire a condiţiilor care favorizează instalarea factorilor cauzali ai diferitelor forme de degradare cunoscute precum şi măsuri de protecţie şi recuperare, în cazul apariţiei unor focare.

În accepţiunea arhivistică sfera controlului trebuie să cuprindă cinci domenii organizate concentric în jurul fondului arhivistic. Direcţiile activităţii de control trebuie să cuprindă următoarele:

1) Ambientul extern - a) starea climatică locală b) vecinătăţile imediate producătoare de riscuri

2) Clădirea de arhivă şi instalaţiile acesteia 3) Ambientul intern - a) starea microclimatică a fiecărui depozit b) iluminatul interior c) gradul de poluare d) prezenţa factorilor biologici de degradare a arhivelor e) starea generală de curăţenie a depozitelor 4) Starea fondurilor şi colecţiilor 5) Starea fiecărei unităţi arhivistice în parte

Păstrarea şi conservarea documentelor se realizează prin conservare

preventivă care reprezintă un ansamblu de măsuri, lucrări şi tratamente organizate în scopul prevenirii degradărilor fondurilor arhivistice.

Conservarea preventivă cuprinde trei aspecte: a) conservare pasivă b) conservare activă c) conservare alternativă

2

Conservarea pasivă constă în realizarea acelor măsuri şi lucrări destinate să construiască un mediu intern protejat, în care să se păstreze fondurile de documente. În cadrul ei intră următoarele aspecte:

1. Asigurarea spaţiilor de păstrare a fondurilor arhivistice Spaţiile destinate păstrări fondurilor trebuie să corespundă

următoarelor criterii: - necesarul de spaţiu exprimat în m2, compartimentarea clădirii, evoluţia ritmului de creştere în perspectivă.

Referitor la amenajarea spaţiilor destinate păstrării documentelor de arhivă, se cuvine să prezentăm câteva date privind organizarea acestora, în conformitate cu prevederile legale în vigoare :

a) Spaţiul de arhivă trebuie să facă parte dintr-o construcţie, situată de regulă, în zone lipsite de poluare, fără risc seismic, de inundaţii sau alunecări de teren;

b) Depozitele de documente trebuie să prezinte un spaţiu uscat, ventilat, lipsit de orice risc de degradare a microclimatului;

c) Spaţiile destinate păstrării arhivei sunt prevăzute cu rafturi, dulapuri metalice sau alte mijloace specifice de păstrare. Acestea vor fi dimensionate în funcţie de materialul suport al documentelor sau/şi mijloacelor de protecţie.Rafturile, de regulă confecţionate din metal, vor fi acoperite cu vopsea stabilă, anticorozivă şi fără emanaţii chimice, iar cele din lemn, vor fi în mod obligatoriu ignifugate;

d) În amenajarea depozitelor de documente, se vor respecta câteva criterii de securitate, între care dotarea cu spaţiului cu ferestre duble, prevăzute la exterior cu grilaje metalice, iar pe interior cu draperii, iar uşa de acces va fi confecţionată din metal, rezistent la foc.

2. Instalaţiile tehnice din arhive Există cinci tipuri principale de instalaţii tehnice: a) Instalaţii comune, utile sau aflate în tranzit în diverse spaţii

(instalaţii de apă, canalizare, scurgeri pluviale, instalaţii de încălzire, instalaţii de iluminat).

b) Instalaţii de protecţie a fondurilor faţă de situaţii speciale – alarmare în caz de incendiu, senzori de fum şi căldură, sisteme anti-efracţie, stingătoare etc-.

c) Instalaţii de conservare curentă – control al temperaturii din depozit, controlul umidităţii aerului, echipamente de aerisire şi ventilaţie, instalaţii de filtrare a prafului.

d) Echipamente şi instalaţii de transport – rampe de încărcare/descărcare, cărucioare, lifturi.

e) Instalaţii de comunicaţii – telefonice, intranet şi internet.

3

3. Echipamente şi instalaţii de depozitare şi folosire: - rafturi, rastele, fişete, echipamente de acces la raft (scări), echipamente de lucru în depozit (mese, mănuşi, halate etc.).

4. Mijloacele de protecţie reprezintă toate obiectele care protejează direct şi nemijlocit documentele: - cutii de arhivă, supracoperte, plicul de hârtie, jachete pentru microfilme, casete individuale.

5. Ordonarea şi aşezarea fondurilor în depozite are o importanţă deosebită în cadrul măsurilor de conservare, de aceea se va ţine cont de următoarele aspecte:

a) asigurarea integrităţii fondului; b) asigurarea rezervei de depozit pentru dosarele nou

constituite, în funcţie de specificul fiecărui fond; c) asigurarea compatibilităţii suporturilor de înregistrare. Vor fi

depozite separate pentru fiecare categorie de suport: - depozit CD-uri; - depozit hârtie;

d) aşezarea arhivei pe raft şi în cutie în condiţie detensionată şi uşor manevrabilă.

e) Încărcarea, etichetarea şi numerotarea rafturilor şi poliţelor în sensul descrierii de la stânga la dreapta în raport cu uşa pentru rafturi şi de sus în jos pentru poliţe.

f) Elaborarea şi menţinerea gestiunii de depozit. Conservarea activă reprezintă ansamblu de măsuri, lucrări şi

tratamente organizate în scopul menţinerii unui mediu protejat de păstrare a colecţiilor de documente. Măsuri de conservare activă:

1. Verificarea şi menţinerea unei temperaturi favorabile a mediului de păstrare. Se consideră că o asemenea conjunctură termică este cuprinsă între 18°C ± 5°C. Temperaturi mai coborâte se asociază de regulă cu creşterea umidităţii relative a aerului şi declanşarea unor focare de mucegai. Temperaturi mai ridicate conduc la deshidratarea şi răscoacerea efectivă a materialelor.

2. Supravegherea umidităţii relative din depozite. Umiditatea relativă este un parametru care exprimă gradul de umezeală a aerului, ce se măsoară în procente pe o scară de la 0 la 100. Valorile optime pentru conservarea documentelor scrise pe hârtie sunt între 50-65%.

3. Urmărirea efectului luminii şi al radiaţiilor. Lumina este alături de umiditate cel mai grav factor de deteriorare a hârtiei. Sub efectul

4

luminii are loc degradarea fibrelor celulozice din structura hârtiei, astfel că nivelul de iluminare în depozit este limitată la 50 lx şi nu trebuie să treacă de 200 lx. Protecţia se realizează prin draperii, jaluzele, sisteme parasolare.

4. Poluarea atmosferică. În marile oraşe poluarea atmosferică constituie o problemă foarte serioasă. Factorii de poluare precum SO2, praful, funinginea se depun treptat pe documente ceea ce face necesară desprăfuirea periodică a arhivei.

Alte măsuri de protecţie: a) păstrarea ordinii şi a evidenţelor; b) verificarea sistematică a fondurilor prin sondaje la raft; c) combaterea dăunătorilor biotici (dezinsecţie, deratizare); d) protecţia materialului documentar în timpul folosirii şi al

transportului; Conservarea alternativă se execută în scopul protejării informaţiei pentru situaţiile în care documentele originale ar fi distruse. Ea se execută prin anumite procedee cum ar fi:

1. Transferul informaţiei pe alte suporturi grafice (copiere, retipărire); 2. Convertirea documentelor în versiune electronică; 3. Convertirea documentelor în versiune microfilmată; Rolul conservării ca domeniu de specialitate este multiplu fundamentat

ştiinţific, elaborează măsurile de păstrare contiună sau permanentă a documentelor, programele de lungă durată şi planurile anuale de conservare.

În concluzie, problemele prezentate ar putea constitui pentru lucrătorii Secretariatului General un domeniu de analiză şi, în ultimă instanţă, de orientare a propriei activităţi, dacă sunt acceptate sfera, sensurile şi direcţiile programelor şi ale conceptelor fundamentale de conservare şi restaurare.

Repere bibliografice: Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare. O.M.I.R.A. 650/2005 privind organizarea şi administrarea fondului arhivistic al Ministerului Internelor şi Reformei Administrative. Oprea, Florea, Despre conţinutul tematic al modului de conservare a arhivelor istorice, în Hrisovul,nr. 9, 2003, p. 88-97. Mera, Laurenţiu, Îndreptar Arhivistic, Ed. Aronda, Cluj-Napoca, 2004, p. 290.