Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !

SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 1

Aspirine cu Management de Proiect

PM-ii nu fac nimic toată ziua

Sunt adesea întrebată ce fac managerii de proiect. Uneori, m-au întrebat chiar membrii din echipa proprie de proiect. Nu e ușor a prezenta un “job-description”, clar şi cuprinzător. Reacţia mamei mele după ce i-am povestit ce fac eu toată ziua a fost: “Foarte frumos, dragă. Nu pare ceva foarte dificil.” Deci, ce facem de fapt? La cel mai înalt nivel, vom aplica un set de instrumente și tehnici pentru a duce organizația către un ţel. Acesta ar

putea fi: dezvoltarea unui nou produs sau serviciu, sau crearea de noi modalități, mai eficiente, de management intern al operaţiunilor organizaţiei, sau pur și simplu, găsirea unei noi soluţii pentru a rezolva o problemă care a devenit iritantă, sau exploatarea acelor oportunităţi nou apărute în piaţă. Organizarea este obiectivul principal în mâinile unui manager de proiect, care apoi face tot ce este necesar şi posibil pentru atingerea acestuia. Suntem, de fapt, “împlinitori de ţeluri”, cei ce transformă obiectivele organizaționale în realitate. În acest sens, noi (în mare parte) încercăm să urmăm procese stabilite şi paşii standard pe care mai apoi să le adaptăm pentru fiecare obiectiv particular sau proiect. La un nivel micro, vom împărţi proiectul în patru etape: iniţierea, planificarea, execuția și încheierea. În timpul etapei de iniţiere, vom afla tot ce se poate afla despre obiectivul vizat. Ce doreşte organizaţia? Care sunt beneficiile “visate”? Există alternative? Care sunt așteptările de bază și politicile din jurul acestui obiectiv? Una dintre atribuţiile noastre este aceea de a ne asigura că proiectul urmează procedura, odată ce a fost aprobat în organizaţia din care ne luăm salariile. Manageri de proiect buni sunt în alertă 24x7 inclusiv şi pentru proiectele de “contrabandă”: acele proiecte care sunt favoritele/ preferatele unor seniori executivi, dar care mai mult rănesc compania decât să îi utilizeze resursele, şi aşa extrem de limitate. Odată ce am înţeles proiectul de care ne ocupăm, vom intra în faza de planificare. Nu vom începe să rulam proiectul până când această fază nu este completă, nu punem însă la socoteală acele multe dăţi când suntem chemați pentru a gestiona un alt proiect deja în curs de desfășurare și care are nevoie de un manager care să joace rolul oii negre. Dar nu ne plângem, mergem înainte! Planificarea constă dintr-un set de cinci etape majore din care vor rezulta calendarul detaliat și bugetul proiectului. Primul pas este de a identifica toate sarcinile care trebuie realizate pentru a putea finaliza proiectul. Instrumentul pe care îl folosim pentru a face acest lucru este numit Work Breakdown Structure sau WBS, care este un mod “top down” de descompunere a proiectului în etape succesive mici, până când se ajunge la sarcinile reale detaliate. Al doilea pas în planificare este aranjarea acestor sarcini în ordinea lor firească de desfăşurare. “Care sarcină după care urmează”. Unele sarcini se pot face chiar din ziua de începere a proiectului, în timp ce altele nu se pot lansa până când altele sunt terminate. De exemplu, nu se poate construi un acoperiş până când pereţii nu sunt ridicaţi. Nu se poate instala software-ul până

Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !

SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 2

când hardware-ul nu este pornit. Se pot aranja aceste sarcini într-o diagramă de reţea (cu noduri AON sau săgeţi AOA) care ilustrează fiecare sarcină individual și succesiunea în care trebuie făcute. Această abordare este blestemul şi rugăciunea managerului de proiect, combină beneficiile şi frustrările din gestionarea proiectelor. Anumite sarcini pot fi executate în paralel, de exemplu puteţi trage curentul într-o clădire în timp ce amenajaţi zona, iar alte sarcini nu se pot efectua până când nu se sapă fundaţia. Etapa a treia de planificare este estimarea duratei şi efortului necesar pentru fiecare sarcină. Există însă o diferenţă între durată și efort. Dacă turnaţi ciment două ore şi durează 24 de ore să se întărească, durata totală a sarcinii este de 26 de ore: intervalul de timp de când se toarnă ciment şi până când acesta se întăreşte (sau durata până când vandali nu-şi mai pot imortaliza paşii călcând pe suprafaţa proaspăt turnată). Pe de altă parte, efortul efectiv al activităţii este de doar două ore. Acum, că ştim secvenţa de sarcini, precum şi durata fiecăruia, aproape că putem crea calendarul proiectului. Există însă un pas final care va perturba secvenţa noastră de proiect creată cu mare atenţie. Al patrulea pas este atribuirea sarcinilor. Sau cine ce face. Dacă am avea un număr nelimitat de persoane, nu ar fi o problemă, dar, eu nu am întâlnit încă o astfel de organizaţie. Problemele încep să apară atunci când i-am atribuit lui Gogu două sarcini şi ne-am planificat ca acestea să se desfăşoare simultan. Ce putem face? L-am putea clona pe Gogu, dar, din punct de vedere tehnic nu este o metodă viabilă, și, în cele mai multe ţări, este şi ilegală. Presupunând că nu putem atribui un Gogu diferit la una dintre sarcini, ea trebuie mutată de-a lungul proiectului, astfel încât Gogu să le poată face secvenţial, una după cealaltă. Desigur, acest lucru va schimba calendarul lucrat din greu, dar este o parte necesară a planificării. Managerii de proiect numesc acest pas "nivelarea resurselor" pentru că noi obişnuim să ne referim la persoanele simpatice implicate în proiect ca "resurse", în ciuda tuturor acelora care fac diferenţa între oameni şi lucruri. Suntem acum la finalul planificării noastre calendaristice. Acum, despre buget. Pasul 5 şi ultimul? Ei bine, va trebui să cumpărăm lucruri, cum ar fi echipamente sau materiale sau bunuri sau consultanţă sau călătorii sau traininguri de formare şi dezvoltare, aşa că am face bine să ne asigurăm că am planificat totul incluzând şi acestea. Va trebui, de asemenea, să plătim oamenii care vor “face” lucrurile în proiect, aşa că ar trebui să ne dăm seama de cât de mult din timpul lor vom avea nevoie. Vă mai amintiţi când am estimat durata şi efortul sarcinilor? Am folosit durata pentru a ne forma calendarul. Acum vom folosi efortul pentru a ne crea bugetul proiectului sau, cel puţin acea parte a bugetului de care depinde plata persoanelor implicate în proiect. Pentru fiecare, pur şi simplu multiplicăm numărul de ore de efort necesar cu tariful orar al individului, apoi adunăm rezultatele pentru toţi oamenii noştrii. Adaugăm costurile pentru echipamente, etc, și gata, avem bugetul proiectului. Etapa de planificare este completa.

Acum schimbăm viteza şi intrăm în etapa de execuţie. Și aici cu adevărat schimbam viteza. Planificarea este senină, solitară, aproape monahală. Adevarat, va trebui să ne consultăm cu oamenii astfel încât să putem construi calendarul, dar munca este meticuloasă, pas-cu-pas, analitică. Execuţia, pe de altă parte, este agitată, totul întâmplându-se simultan. Trebuie

Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !

SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : office@cobo.ro corinacurta@yahoo.com Page 3

să aduni o echipă, să atribui sarcini oamenilor şi să îi urmăreşti astfel încât să ştii la orice moment dacă îşi fac treaba la timp. Trebuie să se ne ocupăm de problemele ce pândesc în locuri întunecoase şi se năpustesc asupra proiectelor atunci când îţi este lumea mai dragă. Probleme ştiu mereu când este momentul perfect pentru apariţie, mereu pe neaşteptate şi mereu într-o nouă haină şi culoare. Avem de a face cu proprietarul proiectului, care vine cu idei noi şi luminoase relativ la modul în care acest obiectiv poate fi făcut chiar mai bine, ceea ce presupune refacerea planului pentru muncă suplimentară. Sau să convingem proprietarului că, dacă nu vrea să facă carieră cu acest proiect, va trebui să o ia mai uşor cu entuziasmul. În această etapă, trebuie să înţelegem statusul, riscurile ce apar – cele noi, la care nu ne-am gândit plus cele gândite dar care au devenit şi mai urâte, toate intervin în cazul în care proiectul se abate de la plan dar menţin fericit proprietarul proiectului.

În cele din urmă, odată ce proiectul a fost executat, se intra în etapa de închidere proiect. Acesta este momentul când predai proiectul finalizat unor oamenii care îl vor accepta şi îl vor folosi. Definim acum orice procedură de susţinere necesară, se închid toate activităţile şi nu se mai poate factura nimic pe costuri de proiect, se dizolvă echipa de proiect greu încercată şi acum oamenii ne pot abandona îndreptându-se spre alte proiecte. Este momentul când ne putem aşeza cu un “pahar de vin” sau orice alt stimulant alegem şi reflectăm, încă o dată, la lecţiile învăţate în acest proiect şi dacă am mutat organizaţia, cu proiectul nostru, în direcţia dorită. Dacă ne-am atins scopul şi am oferit valoare. Ce face un manager de proiect? Mai nimic toată ziua…… Dar cele de mai sus sunt doar o mică parte din fişa lui de post…. Voi ce faceţi toată ziua?

Drum drept in proiecte!

- To complete a project, formal acceptance must be received from the customer, sponsor, senior management, and, preferably, ALL stakeholders.

- Forţa valurilor constă în perseverenţa lor.

Project Management Tip-of-the-week

Vi se administreaza aspirina pentru o eventuala vorba, o privire schimbate impreuna intr-o sala de training sau la un curs de management. Lectura sau feedbackul sunt optionale. Daca considerati aspirina administrata a fi de vreo utilitate, fara agresarea casutei postale, tacerea voastra este un raspuns. Daca

aveti prieteni, cunoscuti “suferinzi” de Management de Proiect, administrarea este gratuita.