Aspirina cu management de proiect 2014 #14

Proiectele dvs sunt prioritatea noastra !

SC COBO COMPUTER SRL Tel 0722 712 905 E-mail : [email protected] [email protected]

Aspirine cu Management de Proiect

Dimensiunea optimă a echipei de proiect

V-aţi întrebat vreodată care este dimensiunea şi structura optimă a unei echipe de proiect? Daca ştiţi răspunsul, nu vă mai pierdeţi vremea cu cititul. Dacă sunteti curioşi… s-ar putea să fiţi surprinşi. Pentru a construi o echipa de proiect, abordarea simplă este să nominalizezi managerul de proiect şi “cantitatea” adecvată de resurse pentru a putea îndeplini sarcinile planificate. Dar dacă abordarea este atât de simplă, de ce proiectele îşi depăşesc costurile şi nu se încadrează în timpul planificat? Lipsa unei echipe optime de proiect poate fi un

bun motiv. În continuare sunt câteva gânduri relativ la subiect. O echipa de proiect a estimat că are nevoie de 1600 om-zi pentru a-şi îndeplini munca. Un om este estimat că este apt să lucreze 20 de zile pe lună. Dacă proiectul se finalizează în 10 luni, cei opt membrii în echipa de proiect vor fi capabili să-şi termine munca. Cel mai probabil, organizaţia va desemna un manager de proiect să coordoneze acest proiect. Un manager de proiect, opt membrii în echipa de proiect si zece luni. Va fi proiectul un success? Răspunsul nu e uşor de dat. Să începem cu studierea calendarului managerului de proiect. Timpul său alocat este împărţit între sarcini. La minim, dacă compania este foarte eficientă, 10% va fi alocat pentru sarcini exterioare proiectului. Suplimentar, un manager de proiect, la fel ca orice membru în echipa de proiect, are la dispoziţie cam 20 de zile în lună pentru managementul proiectului curent. Cam 15% din timpul managerului de proiect este alocat pentru gestionarea grupurilor de interese ale proiectului. Aceasta acopera întâlnirile comitetului de coordonare a proiectului şi diferitele comunicări cu stakeholder-ii proiectului. Dacă este nevoie de mai mult timp, proiectul are probleme (sau poate stakeholderii adoră sedinţele şi nu se mai dezlipesc de scaune). Aceste probleme pot fi din categoria: obiective neclare sau nu toţi stakeholder-ii acceptă obiectivele definite. Acum este momentul ca proprietarul proiectului, ”owner-ul”, să joace un rol important, şi chiar, la nevoie, să îngheţe proiectul. Dacă durează mai puţin, atunci stakeholder-ii nu sunt informaţi suficient, ceea ce conduce, invariabil, la probleme în desfăşurarea proiectului (sau cel puţin în faza de implementare). 10% din timpul managerului de proiect se alocă pentru probleme generale şi 15% se alocă pentru gestionarea stakholderilor. Managerului de proiect îi mai rămâne 75% din timp pentru gestionarea efectivă a echipei actuale de proiect. Fiecare membru în echipa de proiect care este ghidat direct de managerul de proiect consumă 15% din timpul lui. Managerul de proiect alocă acest timp pentru planificarea activităţilor ce



trebuie desfăşurate, pentru comunicare şi pentru monitorizarea progresului făcut. Aceasta înseamnă că un manager de proiect poate gestiona maxim cinci persoane într-o echipă de proiect. Dacă sunt mai multe, managerul de proiect nu are timpul suficient pentru a-i gestiona pe toţi în mod corespunzător. Ceea ce duce la patinări, glisări şi deraieri în proiect, reluarea activităţilor déjà desfăşurate şi o calitate scăzută.

Cu 5 membrii în echipă, proiectul ar dura 16 luni. Cum managerul de proiect trebuie să lucreze doar management de proiect, ar însemna 320 om-zile. În total proiectul ar avea nevoie de 1920 om-zile.

Unul din membrii echipei de proiect este adjunctul managerului de proiect care, suplimentar faţă de sarcinile curente, va gestiona alte două persoane. Fiecare dintre ele necesită 15% din timpul său, astfel încât adjunctul poate folosi doar 70% din timp pentru sarcinile proprii.

Cu o echipă de 7, în care fiecare lucrează 70% şi sub-gestionează 30%, 1600 om-zile de proiect vor dura 12 luni. Managerul de proiect foloseşte 240 zile şi adjunctul managerului 72 om-zi dedicate managementului de proiect. Costul va fi de 16 luni de proiect, dar proiectul se termină cu 4 luni mai repede.

Provocarea ar fi să găsesti un manager de proiect potrivit. Ce se întâmplă cu cele 10 luni menţionate? În teorie 8 membrii în echipa ar fi suficienţi, dar un manager de proiect nu poate gestiona fizic aceată echipă de 8. Încă o dată, o persoana trebuie să fie desemnată ca adjunct de manager de proiect cu responsabilitatea gestionării altor trei persoane. Pentru că timpul propriu pentru desfăşurarea activităţilor proprii a adjunctului scade, este necesară o resursă suplimentară. Suplimentar managerului de proiect, va aloca un adjunct răspunzător de sarcinile proprii şi care va gestiona alţi opt membrii din echipă. Aceasta este un pic mai mult decât este necesar, aşa că proiectul poate dura mai puţin de 10 luni. Încă o dată, gasirea unui manager de proiect potrivit poate deveni o provocare. Ce se întâmplă cu cele 5 luni de proiect? În teorie, 16 membrii ar fi suficienţi pentru a termina munca actuală. Ea necesită un manager de proiect şi trei adjuncţi. Plus participarea activă a stakeholderilor din proiect. De exemplu, experţii care furnizează informaţii pentru rezolvarea problemelor în proiect vor trebui sa folosească de două ori mai mult din timpul lor pentru proiect şi să reducă timpul alocat activităţilor curente. Dar asta pentru un timp limitat, dar oricum obligatoriu. Dacă proiectul îşi reduce durata suficient,

ei ar trebui sa fie complet alocaţi în proiect.

Găsirea resurselor suficiente din partea

organizaţiei de linie poate fi o provocare

suplimentară, complementar cu găsirea

managerului de proiect potrivit.

În teorie putem nominaliza 1600 de membrii în echipă si 320 de manageri de proiect şi să

terminăm proiectul într-o zi. Dacă această echipă are nevoie să aştepte pentru informaţii sau

decizii doar o zi suplimentară, costurile şi durata proiectului se dublează. Echipele uriaşe



dimensional şi proiectele super-rapide ar trebui lansate doar dacă proiectul este extrem de curat şi

poţi asigura informaţii logistice rapide.

Putem nominaliza un membru în echipă şi un manager de proiect part-time şi să finalizăm

proiectul in 1600 zile lucrătoare. Dacă echipa de proiect are nevoie de informaţii sau decizii şi

aşteaptă după ele încă o zi suplimentar, proiectul şi bugetul nu se modifică prea mult. Dar va fi un

proiect lent.

Undeva între cele două situaţii este dimensiunea şi structura optimă a echipei de proiect. Depinde

de tipul de afacere, de suma competenţelor managerului de proiect disponibil, de managementul

de proiect, de organizatia de linie şi de resursele disponibile.

Adevăr absolut

Cei 15% din timp discutaţi aici, în multe organizatii nu reprezintă

adevărul absolut. Valoarea actuală corectă depinde de competenţele şi

maturitatea organizaţiei, de indivizi, de practicile de management de

proiect, de managerii de proiect, dar la fel de bine şi de tipul de

proiect analizat. Adevărul absolut spune că este necesară definirea

unui echilibru potrivit între resursele de management de proiect şi

structura echipei de proiect pentru a putea avea succes cu proiectele

dezvoltate de companie.

Drum drept in proiecte!

Make sure that you have the resources you think you do. Get signoff whenever resources are allocated to your project.

Trebuie să ai ţeluri pe termen lung pentru a nu fi frustrat de eşecurile pe termen scurt.

Project Management Tip-of-the-week

Vi se administreaza aspirina pentru o eventuala vorba, o privire schimbate impreuna intr-o sala de training sau la un curs de management. Lectura sau feedbackul sunt optionale. Daca considerati aspirina

administrata a fi de vreo utilitate, fara agresarea casutei postale, tacerea voastra este un raspuns. Daca aveti prieteni, cunoscuti “suferinzi” de Management de Proiect, administrarea este gratuita.

Aspirina cu management de proiect 2014 #14

Education

Transcript of Aspirina cu management de proiect 2014 #14