tea din Bucureti

ASISTEN MANAGERIAL I SECRETARIAT d Ghid practic de d

De la secretar la asistent: evoluia unei profesiuni

CAPITOLUL IROLUL I LOCUL SECRETAREI/ASISTENT MANAGERULUI N LUMEA PROFESIONAL CONTEMPORAN 1.1. Organizaia i locul secretariatului n structura organizatoric Fiecare dintre noi suntem integrai ntr-un fel sau altul, n diferite tipuri de organizaii. Organizaiile fac parte integrant din mediul n care trim, muncim, nvm i ne relaxm. Recunoatem sau nu, nevoia de a aparine unui cerc de prieteni, unui sistem de nvmnt, unei profesii, deci unei organizaii este intrinsec. Mai mult, prin organizaii oamenii pot face lucruri pe care nu le pot face singuri; poate fi aceasta raiunea apariiei lor. n viziunea lui Chester Barnard, limitele individului sunt definite ca obstacole sau piedici ce stau n calea dorinei acestuia de a face ceea ce i-a propus Plecnd de la ideea ca exist limite biologice dar i de mediu -" Stnca este prea mare pentru om; omul este prea mic pentru o stnca " el arat c singura cale de a le nvinge este aciunea social de cooperare, n acest context o organizaie apare atunci cnd sunt ntrunite cel puin dou condiii: Exista persoane capabile sa comunice ntre ele; Doresc sa acioneze pentru realizarea unui scop comun. Un alt teoretician n domeniul organizaiilor este H.G. Hicks care situeaz principalele avantaje care i determina pe oameni sa se organizeze : c i pot dezvolta i mbunti propriile capaciti. Prin faptul ca fiecare om aduce n organizaie talentul, aptitudinile i cunotinele sale nseamn ca, realizareaunor obiective, l solicita mai puin dect daca individul ar fi acionat singur. i pot reduce timpul necesar realizrii unui obiectiv, n contextul n care timpul este expresia eficientei unei aciuni n organizaia moderna reducerea lui este un deziderat comun. Se pot bucura de avantajele cunoaterii acumulate de generaii anterioare. Prin urmare, omul este o fiina sociala, o fiina care dorete sa obin satisfacii din relaiile sale cu ceilali, care dorete sa ofere i sa primeasc afeciunea familiei, colegilor i prietenilor, adic, aunui grup care l accepta i i ofer confort psihosocial. Desigur exista mai multe accepiuni privind definiia organizaiei: Chris Argyris -"Organizaia este interaciunea dintre oameni n vederea atingerii unor obiective" Handy C - Organizaia poate fi colecie de indivizi un sistem politic. Indivizii au caracteristici distincte ale personalitii lor, au nevoi distincte i modaliti diferite de adaptare la situaii. Ca sistem politic, organizaia trebuie sa aib definite:graniele,obiectivele i valorile,mecanismele administrative,ierarhia de putere. ntr-o formulare mai simpla am putea aprecia ca "organizaia este un sistem structurat de interaciune a oamenilor in scopul realizrii unor obiective comune1' .Prin urmare o organizaie are 4 componente fundamentale:scopul de a fi; oamenii; gradul de structurare; tehnologia. Acestea sunt n interaciune continua astfel nct orice schimbare a uneia are influena asupra celeilalte. Acest model include un alt set de opiuni care vor fi abordate sau sunt deja cunoscute, n acelai timp, modelul este util in stabilirea unor alternative de planificare i in prevederea implicaiilor unor decizii managerial.Referirile pe care teoreticienii le fac sunt focalizate pe organizaia de tip formala, oficiala, utilizata de manageri pentru a realiza anumite obiective. Pentru ca, exista i o organizaie informala care descrie forma neoficiala de organizare a angajailor n vederea satisfacerii propriilor 7

nevoi sociale i de afiliere (de exemplu, grupurile de amici ce se formeaz n pauze sau n diferite ocazii), n MRU analizele au n vedere organizaia formala dei cele doua tipuri sunt extremele unui continuu i este greu de imaginat ca vom gsi n realitate forme pur formale sau pur informate . Organizaia este o form concret de desfurare a activitii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur unele cu altele, pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun i pentru a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi considerat o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, un ansamblu de mijloace de producie i de informaii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie ndeplinete mai multe funcii: - funcia de cercetare-dezvoltare; - funcia comercial i de marketing; - funcia de producie; - funcia financiar-contabil ; - funcia de personal. Funcia de cercetare-dezvoltare se refer la totalitatea activitilor prin care se studiaz, se concepe se elaboreaz i se realizeaz viitorul cadru tehnic, tehnologic, organizatoric. Aceast funcie urmrete transformarea tiinei n producie. Funcia comercial i de marketing se refer la activitatea ce asigur mbinarea activitii cu planul resurselor materiale (aprovizionarea tehnico-material, produse finite, servicii prestate etc.), dar i activitatea de marketing, servicii postcomerciale, reclam etc. Funcia comercial este amplificat n economia de pia prin faptul c orice producere de bunuri sau servicii ncepe dup un studiu temeinic al pieei privind nevoile de consum, durata i volumul cererii. Funcia de producie se refer la toate activitile i procesele prin care se transform obiectul muncii n produse destinate consumatorilor i prin care se asigur condiiile tehnicomateriale necesare. Funcia de producie cuprinde: 1) fabricaia (programarea, lansarea i urmrirea procesului de producie); 2) controlul tehnic de calitate (CTC); 3) ntreinerea utilajelor; Funcia financiar-contabil se refer la activitile legate de stabilirea cheltuielilor, determinarea rezultatelor financiare finale, modul n care se utilizeaz resursele financiare la nivelul organizaiei, raportul sub aspect financiar dintre organizaii, organizaii i bnci, organizaii i stat. Funcia de personal urmrete asigurarea i dezvoltarea forei de munc, asigurndu-se reciclarea, perfecionarea personalului existent, n raport cu necesitile tehnice, tehnologice, tiinifice ce au aprut n domeniu. Toate aceste funcii se regsesc n structura organizatoric a oricrei organizaii economico-sociale. Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate, precum i legturile care se stabilesc ntre ele. O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurarea funcionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a legturii ntre responsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentare grafic a structurii organizatorice a unei instituii poart numele de organigram. Orice organizaie este nfiinat pe baza Regulamentului de Organizare i Funcionare (ROF), care este cel mai important element de reglementare a competenelor unei instituii. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI), care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor n relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptat pe

8

cale de dispoziie de ctre conductorul organizaiei.1 Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Pe baza actelor normative de nfiinare i care le reglementeaz funcionarea, organizaiile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionare, adaptate la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n R.O.F. al secretariatelor, care face parte din R.O.F. al organizaiei. Organizaiile sunt ca automobilele. Nu merg singure dect la vale - spunea un teoretician al lumii corporatiste. Prin locul i rolul ei n raport cu managementul companiei, asistenta devine un important factor de succes al unei organizaii, tocmai pentru c ea se afl n centrul fluxurilor de comunicare de care depinde existena acesteia. Printre activitile cu importan deosebit ale unei organizaii economico-sociale se numr i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i se desfoar la niveluri diferite att n cadrul organelor centrale i locale ale administraiei de stat (guvern, ministere, primrii, consilii locale etc.), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci etc.). De aceea structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta. n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu funcional (grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi), autoritate subordonat la rndul ei direct conducerii. Munca secretarelor presupune un complex de activiti : - activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea scrisorilor dictate de efi, nregistrarea i clasarea corespondenei). - activiti prin care sunt ndeplinite sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului: cutarea, selectare, prelucrarea i transmiterea informaiilor, primirea vizitatorilor, traducerea unor scrisori i a unor materialelor documentare, ntocmirea statisticilor, utilizarea aparaturii de birou i a unor programe specifice; - activiti pe care le decid i le iniiaz singure (cursuri de perfecionare n domeniul lor de activitate, instruirea secretarelor din subordine); - activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri etc.). Activitile se compun din atribuii, iar atribuiile din sarcini. Exercitarea atribuiilor presupune ndeplinirea responsabilitilor, a prerogativelor, dar, totodat, presupune i competene pentru realizarea lor. Pentru a nu se suprapune sarcinile, acolo unde volumul activitilor solicit un numr mai mare de angajai, ele vor fi repartizate cu precizie, stabilindu-se exact persoanele care se vor ocupa numai cu anumite activiti: de exemplu, de relaiile cu publicul se vor ocupa numai persoanele desemnate de eful compartimentului, de protocol se va ocupa un alt colectiv, la fel i cu traducerile, arhivarea documentelor etc. Compartimentului secretariat i revin atribuii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i sunt cuprinse n fia postului. Trebuie precizat c atribuiile revin compartimentelor, iar detalierea lor n sarcini revine persoanelor. Astfel, atribuia de documentare (legat de cea de informare), care revine compartimentului de secretariat, se mparte n sarcini personale ca: selectarea materialelor documentare, identificarea, nregistrarea, prelucrarea, transmiterea, clasarea informaiilor etc.

1

Victor, Alistar; Ion, Popescu, Slniceanu, Protocol, Coresponden, Secretariat n Ad-ia Public, Editura Lumina Lex, Bucureti, 2001, p. 126

9

Se poate spune c, potrivit modului n care este conceput la noi n ara, activitatea de secretariat (n cazul n care funcioneaz ca un serviciu autonom) include urmtoarele atribuii i sarcini: - executarea lucrrilor de registratur general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea), dac nu exist un compartiment specializat de registratur ; - lucrri de coresponden primit i emis de organizaie; lecturarea corespondenei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii scrisorilor primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, tehnoredactarea lor; prezentarea la semnat a scrisorilor cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transmiterii corespondenei prin organizarea muncii curierilor ; - atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului, prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune funcionri a arhivei organizaiei; - scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edine, conferine, ntlniri de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea stenogramelor; - multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul (metoda ,,oarb), utilizarea imprimantei, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru edituri. - traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materiale documentare (cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris i vorbit); - activiti de protocol i relaii cu publicul: ntocmirea planurilor pentru desfurarea n bine condiii a ntlnirilor cu persoane din afara instituiei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea scrisorilor protocolare cu ocazia diferitelor evenimente (felicitri, invitaii); - evidena necesarului de consumabile i evidena de personal: secretara ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine evidena orelor suplimentare, a concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale; - pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului: rezervarea biletelor, a camerei de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de afaceri, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului; - cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat, faxul, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul etc.); - cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta; - organizarea sistemului informaional: primirea, prelucrarea i transmiterea informaiilor. - ntocmirea contabilitii primare a firmei; - primirea i transmiterea comunicrilor telefonice; - organizarea edinelor i pregtirea materialelor necesare; - difuzarea deciziilor i instruciunilor cu caracter de circular; - preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara le poate rezolva (i secretara poate delega persoanelor din subordine o serie de responsabiliti). - perfecionarea permanent din punct de vedere profesional; - supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitilor fiecrei persoane n parte i stabilirea responsabilitilor; - respectarea disciplinei muncii. Este adevrat c nu putem stabili un nomenclator finit al sarcinilor i atribuiilor pe care le are o secretar. Sarcinile i atribuiile depind de domeniul de activitate al organizaiei unde lucreaz, precum i de poziia pe care managerul ei o ocup n organigram. Funcia de secretar/asistent implic identificarea, preluarea i rezolvarea acelor sarcini care mpiedic managerul s-i valorifice la maximum competenele, timpul i energia. 10

1.2. Organizarea secretariatelor n scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane bine pregtite i capabile s se adapteze permanent noutilor din domeniu). Eficiena aparatului administrativ depinde de modul lor de integrare n sistem. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigur condiiile de munc. Dintre acestea amintim: - spaiul de lucru (trebuie s fie suficient de mare, pentru desfurarea activitii); - obiecte de iluminat; - obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonic, mobilier; - maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax etc.). n funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizat astfel: - n instituiile administrative (administraia central i local) i firmele mari, conducerea compartimentului este centralizat, iar n ceea ce privete aezarea fizic a persoanelor poate fi centralizat (birourile de dactilografie, registratur, colectivele de traductori, protocol) i descentralizat (efii de cabinete, secretarii conductorilor); - n instituiile mici, ntregul nucleu de secretariat este centralizat att n ceea ce privete conducerea, ct i aezarea fizic. Este foarte important ca biroul secretarei s fie ct mai aproape de biroul efului, pentru a economisi timp cu deplasarea. Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje: - posibilitatea aezrii echipamentelor de birou n acelai loc, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitatea maxim; - pregtirea noilor angajai este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor; - posibilitatea obinerii unor standarde comune, ca rezultat al uniformitii metodelor de operare n munca de birou; - obinerea unor performane ridicate n specializarea muncii cu un cost sczut al investiiilor n aparatura de birou, precum i pentru ntreinerea acestora, ntruct sunt folosite ntr-un cadru restrns. 1.3. Secretara/asistenta factor uman al biroului computerizat Calitatea vieii la locul de munc presupune condiii optime ale mediului de lucru (mobilier, echipamente, arhitectur etc.) i relaii bune de munc (cu eful, cu colegii de echip, cu ceilali angajai). Un mediu de lucru de calitate este acela n care se pune pre pe modul n care eti tratat, pe modul n care contribuia personal la rezultatele echipei i ale organizaiei este recunoscut, pe modul n care organizaia respect valorile pe care le proclam. Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut ca munca de birou s cunoasc o amploare deosebit. n aceste condiii apar cerine noi fa de componentele procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem ,,om-main-mediu. Calitatea vieii la locul de munc, spun specialitii, are dou dimensiuni: una fizica i una psiho-social. Cea fizic se refer la spaiu, luminozitate, umiditatea aerului, nivelul de zgomot etc. i poate fi standardizat, iar dimensiunea psiho-social se refer la factorii subiectivi (colegialitate, comunicare, spirit de echip, respectul ntre angajai, promovarea profesional etc.). O vorb romneasc spune: omul sfinete locul. Este adevrat i perfect valabil i n cazul nostru. Biroul n care lucreaz asistenta/secretara i managerul trebuie s fie o adevrat ,,vitrin a ntreprinderii; trebuie s fie un loc plcut i confortabil. Felul n care arat biroul ei i al managerului are influen att asupra comportamentului lor, ct i asupra celor care vin n vizit. 11

Mediul nconjurtor poate constitui o prim condiie pentru performana profesional. Biroul secretarei i al managerului trebuie s fie funcional, estetic i eficient. Ce trebuie s se gseasc pe biroul unei secretare ? ntotdeauna doar ce este esenial: telefonul - care va fi pus n partea stng, pentru a evita rsucirile i alte gesturi riscante (vom ridica receptorul cu mna stng, mna dreapt fiind liber pentru a nota); dac firul este prea scurt, vom cere unul mai lung; agenda - va fi mereu deschis, iar lng ea va fi ntotdeauna un creion i o gum; fie pentru nregistrarea mesajelor telefonice; scadenarul cu termene, dosarul n curs de rezolvare. Secretara dispun de dou zone de lucru: una pentru suportul calculatorului i alta pentru a lucra la un dosar. Lumina are o importan deosebit asupra activitilor zilnice. O lumin centrat pe suprafaa de lucru va uura concentrare, lmpile plasate pe podea cu lumina dirijat spre tavan ofer calmitate, iar o lumin vie i direct ndeamn totdeauna la aciune. De regul, n birou este folosit lumina artificial, care trebuie adaptat stilului de munc al fiecruia (lumin mai puternic sau mai slab). Modernizarea biroului nseamn revitalizarea imaginii celui care lucreaz n acel birou. De asemenea, este indicat s decorm biroul cu plante, dar s nu exagerm. Ele ne asigur oxigenul i diminueaz stresul. Reamenajarea decorului din cnd n cnd este un motiv de a schimba atmosfera de lucru. Biroul secretarei este, poate, locul cel mai automatizat dintr-o instituie, dar, indiferent de gradul de automatizare, factorul uman rmne elementul cel mai important. 1.4. De la secretara clasic la cea modern: mai multe responsabiliti, mai multe competene. Odat cu schimbrile globale ale societii, asistm la numeroase transformri n ceea ce privete piaa forei de munc. Au aprut noi meserii, iar cele existente au ,,suferit multe transformri, datorit mai ales noilor tehnologii informaionale i comunicaionale. Profesiunea de secretar este, poate, una dintre acele meserii care au cunoscut n ultimii 20 de ani transformri semnificative. Aceste transformri s-au datorat: - introducerii aparaturii de birou, automatizrii prelucrrii datele, ceea ce a determinat apariia unor sarcini noi: tabele, grafice, baze de date etc.; - dezvoltrii Internetului, a Intranetului i a altor programe; - dezvoltrii muncii n echip; - informatizrii tuturor sau n parte a proceselor administrative; - externalizrii unor pri din vechile instituii; - diversitii culturale i sociale (apariia companiilor multinaionale); Noile transformri reprezint pentru asistente, nainte de toate, posibilitatea de a dovedi calitile lor de adaptare, dar i o mare disponibilitate pentru tot ceea ce este nou. Cele mai multe asistente consider c problema interculturalitii presupune o pregtire special, pentru a nva s se adapteze mai bine diferenelor de vrst i de cultur. Cu toate acestea, chiar dac astzi tot mai multe companii angajeaz oameni care aparin unor culturi diferite, puine sunt acelea care fac vreun demers pentru mbuntirea relaiilor dintre ei. Un sondaj fcut de o echip de la Office Team (Frana)2 n cteva ri europene (Belgia, Frana, Cehia, Germania), privind aceste schimbri care sunt tot attea oportuniti pentru evoluia profesional a asistentelor i secretarelor, arat c 32% dintre cei intervievai menioneaz capacitatea de adaptare drept prima dintre calitile eseniale pentru perceperea cu succes a schimbrii, urmnd: iniiativa (22%), autonomia (18%), tactul i diplomaia (15%), loialitatea ( 13%). Vechea munc de secretariat nu implica spontaneitate i creativitate, ea rezumndu-se doar la activitile clasice de birou. Pe de o parte, era vorba de sarcini administrative (nregistrarea, clasarea i arhivarea documentelor, primirea corespondenei i transferul apelurilor telefonice), iar pe de alt parte, era de unele sarcini de ,,protocol (servirea cafelei, de exemplu). Dac acum 20 de2

Revue Assistante Plus , nr. 5, 2008

12

secretar avea o via oarecum lipsit de griji, sub aripa protectoare (la propriu i la figurat) a efului, principalele atribuii fiind cafeaua de diminea, ziarele, ceva coresponden, telefonul, dar mai ales ocrotirea efului de prezena inoportun a diverilor vizitatori, astzi lucrurile s-au schimbat. Aceast imagine perceput de ,,chiul public ntr-un anumit clieu plasat undeva n sfera derizoriului a disprut aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism, calitii serviciilor de comunicare i administraie pe care le pot oferi, adaptrii la noul context de business. n prezent, termenul de secretar" este meninut n instituiile din administraia public, n mediul politic, n nvmntul de stat i asta pentru c nsui managementul acestor instituii este diferit de cel al firmelor private. Secretara zilelor noastre nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de management, de drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional, dactilografiaz pe calculator folosind ,,metoda oarb. Ea ntocmete i folosete diverse sisteme de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i strintate, cu persoanele lor cheie. Auzim tot mai des ntrebarea: noile tehnologii comunicaionale pot nlocui o secretar? Rspunsul este nu; nu o pot nlocui, dar o pot transforma foarte mult: secretara tradiional dispare n avantajul asistentei care cunoate foarte bine tehnologiile informaionale i comunicaionale. Astzi, computerul poate fi programat s ,,vorbeasc cu persoanele care sun, dar acesta nu poate diminua sau nltura starea de nervozitate a interlocutorului. De asemenea, calculatorul nu poate pstra un secret, dac mai multe persoane cunosc parola de acces. Indiferent ct de departe va ajunge tehnica, nu credem c va fi construit vreun dispozitiv sau robot care s manifeste tact i diplomaie (specifice asistentei) atunci cnd trebuie s in companie unui client nervos sau grbit. Asistenta tie singur cnd trebuie s nceap lucru, nu are nevoie de un floppy disk care s-i dicteze n acest sens. Rolul su tradiional de ,,pivot al informaiilor va exista ntotdeauna, ea ndeplinind acest rol cu ajutorul noilor instrumente: agenda i mesageria electronic, baze de date, Internetul, Intranetul etc. Toat logistica, procedurile administrative sunt acum informatizate (rezervarea mijloacelor de cltorie, a slilor de edine i conferine, planificarea colectiv etc.). Toate sarcinile sunt automatizate, ceea ce i permite s se ocupe i de alte sarcini mai interesante, care necesit o mai mare responsabilitate. Putem spune c transformrile despre care vorbim nu sunt numai la nivel de titlu al funciei, ci mai ales la nivelul sarcinilor pe care o secretar le are de ndeplinit. Introducerea unor noiuni i competene din domenii conexe precum: teoria comunicrii, relaiile publice, branding-ul, publicitatea, marketingul, managementul, managementul resurselor umane etc. a determin definirea unui nou profil al secretarei/asistentei, n noul context al integrrii noastre n Uniunea European. Datorit schimbrilor generate de nevoile de comunicare ale diferitelor corporaii, secretariatele preiau o serie de atribuii de PR i publicitate, funcionnd ca interfa a imaginii companiei i a managementului acesteia n raport cu clienii, partenerii companiei, dar i cu furnizorii sau chiar cu presa. Noile tehnologii moderne ,,secretarizeaz n mod eficient o parte din activitatea managerului, iar prin accesul la informaii, aportul la actul decizional, activitatea secretariatului capt i o conotaie managerial. Aa cum spunea i prof. Mircea Malia, uneori e mai uor s gsete un expert sau un strateg dect o secretar bun. n zilele noastre, meseria de secretar/asistent este foarte cutat, selectarea lor fcndu-se foarte atent. Dovad sunt zecile de anunuri care apar zilnic n ziarele i revistele de specialitate. Avnd n vedere c postul de secretar/asistent a devenit mai complex, procesul de selecie nu este tocmai uor, datorit polivalenei competenelor i necesitii de a rmne mai mult timp n acest post. ntrebarea este: exist motivaie pentru ocuparea unui post de asistent() manager sau secretar ? Exista sau poate mai exist i acum preri conform crora asistenta manager este doar o denumire frumoas pentru cineva care face cafele i rspunde la telefon.

13

Potrivit specialitilor n domeniu, dificultatea recrutrii unei asistente profesioniste se datoreaz i imaginii proaste a funciei neleas n multe cazuri ca fiind una inferioar i privit ca o posibil poart de intrare n viaa profesional activ, dar de care e bine s scapi ct mai repede. n plus, calitile necesare acestui post nu sunt suficient valorificate pentru a stimula candidaii s-i dezvolte competenele necesare, iar preocuparea pentru formarea specific jobului este foarte sczut n raport cu cerinele angajatorilor. De aceea am dori ca un manager care se ocup de recrutarea unei asistente s aib capacitatea de a descoperi la ea acele caliti i competene care so pun n valoare. ntr-un interviu televizat, managerul unei firme spunea c, participnd la interviul de recrutare a unei secretare, i-a data seama c persoana respectiv are mai multe cunotine dect cele necesare unei simple secretare. Ar fi fost pcat s o angajeze ca secretar pentru c, spunea el, nici ea nu s-ar fi simit bine pe postul respectiv i nici el ca manager nu ar fi beneficiat de cunotinele ei. Atunci a hotrt, pentru ca avea dou departamente (unul de publicitate i altul de IT), s o angajeze o lun de prob pe post de asistent, ocupndu-se n acelai timp de cele dou departamente. La sfritul lunii de prob a neles c persoana respectiv se descurca mai bine n domeniul publicitii. Dup numai doi ani, spunea managerul, persoana angajat ca asistent a ajuns general manager al Departamentului de publicitate. De asemenea, de multe ori, nici oferta salarial nu este foarte atractiv, astfel nct acei poteniali angajai care au un set de competene adecvate unui asistent manager sunt atrai de poziiile care beneficiaz de un statut superior ntr-o companie. Credem cu trie c percepia ,,ochiului public s-a schimbat, iar perspectivele sunt destul de frumoase pentru cei care se vor specializa n asisten managerial i secretariat: numrul firmelor din Romania este n cretere, iar acestea au nevoie de asisteni manageri bine pregtii. Managerii spun c pentru ei exist dou soluii de a recruta o asistent manager: fie angajeaz o asistent fr experien, pe care o vor ,,crete aa cum doresc ei att comportamental, ct i profesional, fie angajeaz o asistent cu experien, accentul punndu-se pe abilitile profesionale, urmnd ca ea s parcurg doar nite cursuri de perfecionare pentru a se adapta cerinelor, culturii firmei respective. Tot mai muli manageri recunosc: o secretar/asistent competent valoreaz aur. Afacerile ocup tot mai mult timpul managerilor, iar agenda lor devine tot mai nencptoare. Soluia nu este nc o agend i nc o agend, ci o persoan ct mai competent, care s-l ajute, s-i organizeze ct mai eficient timpul, s-i creeze toate condiiile pentru ca el, ,,eful, s poat lua deciziile cele mai bune. Aceast persoan a fost i va rmne secretara, indiferent ce denumire va purta: asistent manager, ef de cabinet, asistent de departament, asistenta directorului general, asistent de echip, secretar personal, secretar administrativ, secretar dactilograf etc. ntrebai ce prere au despre asistentele lor, cei mai muli manageri au rspuns c ele sunt ,,ochiul managerului, c ele sunt cele care i suport tot timpul i c tiu aproape totul despre ei. Ce apreciaz ei n mod deosebit la asistentele lor ? Rspunsul a fost: confidenialitate, rbdarea, disponibilitatea, precizia, dinamismul, iniiativa, inteligena de a nelege obiectivele lor comune, atenia distributiv, abilitatea de a comunica cu unele persoane, evitnd situaiile conflictuale. Unii le numesc ,,colaboratoare i spun c ar trebui n fiecare zi s fie Ziua lor. O tire aprut ntr-o revist de specialitate a fcut repede nconjurul lumii: un patron englez a rspltit munca asistentei sale cu o suma important de bani. ntrebat de ce a fcut acest gest, el a rspuns c dac nu ar fi fost asistenta care s-i organizeze agenda, s fie ordonat, s-l ndrume i s-i fie loial etc., firma lui nu ar fi avut astzi un venit aa de mare. Este drept c astfel de gesturi nu le ntlnim la tot pasul. Recunoaterea, dac nu material mcar verbal, are un efect psihologic destul de mare asupra activitii secretarei/asistentei. Profesiunea de secretar, ca attea altele, se practic i din vocaie, o vocaie care se poate descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara modern este o persoan educat i educabil, care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a nelege psihologia lor, este o persoan care posed, pe lng un cod al eticii profesionale, cunotine legate de profilul firmei i de operaiile tehnice specifice muncii de secretariat, precum i caliti

14

manageriale la fel de dezvoltate ca ale celor care conduc instituia din care face parte. Aa cum ne place s spunem secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele. Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un contabil, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adevratul sens al cuvntului, cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare dintre ei. Este esenial ca eful i secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o echip. Aa cum succesul juctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s relaioneze, pentru a dezvolta strategia de echip. Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de separat; aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre acelai scop. De exemplu, trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz, l stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuia celor dou persoane, activitatea uneia depinznd de activitatea celeilalte. Este cunoscut faptul c, atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el, dar la fel de adevrat este i faptul c, pentru unele secretare, exist riscul s rmn fr post, cnd eful este schimbat pe criterii politice. Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Modul n care secretara/asistenta se comport, comunic i se mbrac vorbete despre respectul fa de colegi, fa colaboratorii externi i fa de sine nsi. Imaginea companiei i cea a managerului sunt strns legate de felul n care asistenta tie s comunice i mai ales s exprime mesajele. Imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important; ea este prima persoan cu care cineva intr n contact (tim cu toi c prima impresie conteaz); Nu de puine ori am auzit sau gndit: dac secretara arat sau se comport aa ce s mai zicem de ef? S nu uitm c, n etapa actual, imaginea a devenit un aliment cotidian al sensibilitii, al inteligenei i ideologiei noastre, care amplific i faciliteaz creterea exponenial a utilizrii mijloacelor de aciune asupra reprezentrilor oamenilor, meritnd pe deplin caracterizarea de civilizaie a imaginii3. Astfel, imaginea unei organizaii este obiect de patrimoniu fie c este motenit, fie c este inclus n totalitatea bunurilor organizaiei. Secretara face parte din spaiul muncii; frumuseea este agreabil i are efecte psihologice pozitive asupra tuturor celor care intr n biroul ei. Ea trebuie s fie garantul agreabilului la locul de munc, trebuie s confere biroului impresia unui spaiu ospitalier i eficient. Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n instituiile publice de stat, secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri i s ceri informaii, pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o afieaz de la prima or a dimineii, aducnd astfel un mare deserviciu att efului, ct i instituiei. Foarte muli credeau c secretarele sunt pe cale de dispariie, dar ele sunt din ce n ce mai prezente. Putem spune c n aceast meserie nu prea exist omaj. Implementarea calculatorului n ntreprinderi, acum mai bine de zece ani, dezvoltarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale au determinat i la noi apariia unui nou profil al secretarei, dar i apariia unei meserii mult mai complex, asistenta manager creia i se cer mai multe competene (lingvistice, comerciale, financiare, de management, marketing, publicitate, relaii publice, comunicare etc.), n concordan cu nevoile economiei globale, i care poate evolua pe scara ierarhic. Este adevrat c aceste noi competene nu o ajut prea mult, dac ea nu tie s claseze corespondena, s-i organizeze eficient munca, utiliznd diverse mijloace i metode moderne, dac nu face s circule corect i la timp informaiile scrise i verbale, dac nu tie s scrie o not sau un proces-verbal, s primeasc vizitatorii sau s organizeze un eveniment etc. n literatura de specialitate, s-au exprimat trei curente de opinii privind viitorul secretariatelor4:3 4

Mariana, Tipic, Protocol i comportament profesional n Ad-ia Public, Editura Fundaiei, Romnia de mine, Bucureti, 2002, p.68 Margit, Gatjens, Reuter; Claudia, Behrens, Manual de secretariat i asisten managerial, Ed. Tehnic, Bucureti 1999, p.14

15

- adepii primului curent susin c rolul secretarei este depit i c n viitor ea va disprea; argumentele aduse de acetia sunt strns legate de evoluia calculatorului i a noilor tehnologii. - adepii celui de-al doilea curent consider c, dimpotriv, rolul secretarei este n continu cretere, c nici calculatorul i nici alte apariii tehnice nu vor reui s o suplineasc. - adepii celui de-al treilea curent susin c, n perspectiv, secretara/asistenta i va depi statutul profesional actual, iar rolul ei o va implica n activiti paraprofesionale care presupun, n egal msur, cunotine i deprinderi cerute tradiional muncii de secretariat, dar i altele noi, cum ar fi cele din domeniul economic, managerial, informatic, drept etc. Rolul secretarei devine mai puin acela de ,,servitoare a managerului i mai mult de manager administrativ. Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i posibilitatea acordrii de asisten efilor, indiferent cum vor fi apelate. Formarea profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege doar formarea tradiional, ci nvarea i perfecionarea pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai calificat competena profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai sigure locurile lor de munc. Schimbrile politice din ultimii ani, dispariia confruntrilor Est-Vest, precum i criza economic au urmri i asupra pieei forei de munc: ntreprinderile se afl n lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s gndeasc global; structurile tradiionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii orientat ierarhic sunt mult prea greoaie pentru a putea reaciona rapid i flexibil la cerinele clienilor. Toate aceste procese determin i pentru secretare riscuri, dar i noi anse3: - n cadrul restructurrii conducerii, n multe organizaii se desfiineaz niveluri ierarhice ntregi sau se desprind domenii complete. Sunt mai puini efi, automat exist mai puine secretare; - presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor niveluri ierarhice nu nseamn i dispariia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt redistribuite, mrindu-se volumul de sarcini pentru cei rmai; - progresul tehnologic oblig la nvarea continu, timpul necesar fiind adesea suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, acela i va pierde mai devreme sau mai trziu slujba; - apariia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai pentru a-i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a corespondenei. Aceasta poate fi considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concuren. De regul, este mai puin economic i eficient ca efii s-i scrie singuri corespondena. Ei sunt prea costisitori i prea lipsii de experien pe post de scribi. (Ci dintre ei pot scrie repede dup metoda ,,oarb cu zece degete?). - restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i se testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariate, birourile-centre de profit, lucrul la distan etc. Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o ans pentru secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de termene nseamn pentru ele o degrevare de muncile de rutin, mari consumatoare de timp. Biroul va deveni mai srac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestionarea informaiilor se vor accelera. Aceasta presupune, ns, cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea lor prezint pentru secretare urmtorul avantaj: timpul ctigat l pot folosi pentru a obine sarcini mai atractive. De asemenea, asistena managerial calificat, prestrile de servicii n mediul birotic reprezint noi perspective pentru secretare. Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai bun i la o percepie public apreciativ a statutului profesional i social al secretarei n societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb strin i lucrul pe calculator sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente importante, ns departe de a suplini cei apte3

Idem, p.14

16

ani de acas , de a suplini permanenta preocupare de a nva, de a se autodepi, de a pstra proporiile dictate de bunul sim i de respectul pentru ceilali. O asistent tnr i ambiioas, dup o perioad de stagiu i o serie de cursuri pregtitoare, poate avansa pe scara ierarhic. Competente i contiente de sine - aa trebuie s fie secretarele i asistentele manager de mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze acea imagine pe care o merit secretarele de mult vreme. n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor nlocui niciodat o secretara/asistent competent, care se va perfeciona continuu. 1.5. Funcia de secretar. Evoluia n timp a acestei meserii. Funcia (postul) unui angajat ntr-o organizaie constituie participarea sa permanent la desfurarea diferitelor activiti ce permit realizarea obiectivelor firmei. Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun (activitile care trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea angajatului. Totui, pentru a avea o imagine clar a unei funcii, trebuie luate n considerare urmtoarele elemente: - educaia (nivelul de educaie cerut : liceu, studii superioare, coli sau cursuri pregtitoare etc.) ; - experien profesional (unele funii se pot ncredina imediat dup terminarea colii, altele necesit o anumit experien); - poziia n structura organizaional sau n structura ierarhic superioar. n aceast etap se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar (asistent manager) n ansamblul structurii, adic locul pe care l ocup n organigram. - atribuii i sarcini - impuse funciei respective; - caliti personale cerute pentru ocuparea funciei; - un tip special de responsabilitate (de exemplu, coordonarea unei echipe de secretare sau luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate). Funcia de secretar este definit n fia postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabilete un sistem de punctaje, n funcie de: gradul de pregtire de baz i de specialitate experiena acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc, priceperea de a lucra cu aparatura modern din dotare (calculator, copiatoare, fax etc.); cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circulaie internaional. Iat un model de fia postului pentru secretara personal a directorului de marketing: Titlul postului: secretar personal a directorului de marketing; Departament: Marketing; n subordinea: Director Departament Marketing; 17

Responsabil peste: personalul secretarial inferior din subordinea Departamentului de Marketing; Obiective generale: l. s ajute Departamentul de Marketing prin susinerea efectiv i eficient a directorului; 2. s asigure servicii secretariale satisfctoare prin coordonarea personalului de secretariat din subordine. Principalele responsabiliti: - s transcrie documentele dictate, folosind calculatorul; s redacteze corespondena i s fac rezumatul rapoartelor, s foloseasc sistemul computerizat pentru a transmite mesajele interne;

- s primeasc i s pregteasc corespondena, iar la sfritul zilei s se ocupe descrisorile ce trebuie expediate; s primeasc i s ntrein vizitatorii;

- s direcioneze mesajele telefonice i s transmit faxuri i e-mail-uri; - s pstreze jurnalul directorului; s fixeze ntlnirile de lucru/afaceri, s l asiste nplanificarea zilnic a programului, pentru a folosi timpul ct mai eficient; s pregteasc cltoriile;

- s se asigure c toate scrisorile i cererile au ajuns unde trebuia i c toate scrisorilesunt clasate corespunztor, pentru a fi gsite cu uurin n caz de nevoie;

- s organizeze i s participe la edine; - s organizeze biroul directorului, ntocmind grafice ce vor fi afiate n locuri vizibile;s asigure circuitul informaiilor cerute de directorul departamentului;

- s controleze banii lichizi, tranzaciile bancare i bonurile de decontare a cheltuielilor; - s supravegheze personalul secretarial inferior, s stabileasc precis ndatoririle i sevalueze posibilitile fiecruia, s asigure disciplina la locul de munc; s organizeze conferinele i evenimentele speciale (dup caz);

- s asigure necesarul de produse de papetrie i alte materiale de birou; - s respecte regulamentul firmei privind protecia muncii.Funcia de secretar presupune omniprezena ei la diferite activiti organizate de conducere, consemnarea lucrrilor respective, prelucrarea, plasarea i arhivarea documentelor rezultate etc. Pentru funcia de secretar, nu exist o descriere universal valabil, dar la definirea ei trebuie s inem seama de urmtoarele elemente: scopul i rolul secretariatelor n sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv, poziia pe care activitatea de secretariat o 18

are, responsabilitile, gradul de autoritate primit de la manager, relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii. Secretariatul este considerat ca interfa ntre manager i persoanele din interiorul i din afara firmei i, de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea atribuiilor specifice de la alte departamente. n prezent, secretara deine o funcie indispensabil pentru bunul mers al organizaiei din care face parte i ea trebuie s fie o profesionist n adevratul sens al cuvntului. Existena n timp a numeroase coli postliceale, a unor colegii i mai ales a unor faculti care pregtesc secretare i asisteni manager, existena Asociaiei EUMA /European Management Assistant confirm caracterul profesionist (european) al acestei meserii n continu schimbare i dezvoltare. Cum se explic evoluia n timp a acestei meserii? n ciuda a ceea ce s-ar putea crede, apariia meseriei de secretar nu aparine vremurilor moderne, ea are deja o istorie ndelungat. Evoluia meseriei de secretar este strns legat de evoluia managementului i a mijloacelor de comunicare. Nu putem ignora, ns, nici aspectul economico-politic care a influenat la rndul su evoluia meseriei de secretar. Fiecare regim politic, fiecare sistem economic i-a impus cerinele sale, astfel nct secretara trebuia s se adapteze continuu noilor condiii. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim cteva coordonate eseniale, care i-au marcat funcionarea pn astzi, i anume:

- meseria de secretar a aprut i a funcionat ntotdeauna pe lng factorii dedecizie ai vieii economico-sociale;

- tratarea informaiei scrise a stat la baza acestei activiti;- confidenialitatea a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic. Confidenialitatea este sugerat chiar de termenul ,,secretar(); etimologic, cuvntul derivnd din latinescul secretum i desemna o persoan care tia s pstreze secrete. Meseria de secretar precede - n timp istoric - apariia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesitile administraiei de a emite dispoziii, de a da ordine i de a administra bunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor. Problema confidenialitii se punea, la vremea aceea, numai pe cale oral, fiind puini cei care tiau s citeasc. Termenul grammatikos, care denumea n limba greac i profesia de ,,secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilitatea asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. n limba romn, termenul a fost preluat sub forma de ,,grmtic i a circulat cu sensul de ,,secretar sau ,,scriitor ntr-o cancelarie domneasc. Secretarul era persoana din subordinea unui personaj de rang nalt, avnd ca principale activiti redactarea, transcrierea i, uneori, a 19

expedierea scrisorile oficiale. Apoi, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor de comunicaie, apar alte coordonate funcionale ale acestei meserii. Dubla invenie a telefonului i a mainii de scris (sfritul sec. al XIX-lea, comercializarea primul fotocopiator de birou (1959 de ctre Xerox) au determinat schimbri eseniale n activitatea de secretariat. La noi, ns, noile tehnologii au aprut mai trziu, aa nct pn n anul 1989 meseria de secretar rmne tradiional. ntreprinderile angajau secretare pentru calitile lor ,,feminine: o prezen agreabil, discreie i mai puin pentru profesionalismul lor. Dup 1990 noile tehnologii de birou ptrund n ntreprinderi prin secretariate, datorit necesitii prelucrrii textelor. n toate ntreprinderile publice sau private, calitatea serviciilor devine principala preocupare. Secretariatul nu putea face excepie. Trebuie spus c, din punct de vedere istoric, aceast meserie a aparinut brbailor pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile ceteneti, refuzate femeii secole de-a lungul. n sec. XXI, pentru brbai meseria de asistent manager este o provocare i o ans pentru a evolua ierarhic. Astzi, statisticile arat c un procent de 95% din funciile secretariale sunt ocupate de femei. Sociologii argumenteaz acest lucru prin nclinaia lor spre detaliu, prin capacitate mai mare de supunere, printr-un coeficient mai mare al inteligenei emoionale. Inteligena emoional sau inteligena sentimental este capacitatea omului de a recunoate propriile emoii, de a gestiona aceste sentimente, de a se automotiva i de a se transpune n locul altei persoane. Daniel Goleman dovedete n cartea sa de succes EQ - Inteligena emoional c aceia care trateaz nelept sentimentele ajung departe n via. EQ (coeficientul emoional) este mai important dect colile absolvite, dect certificatele i notele obinute, spune Goleman. Iat cele cinci elemente ale inteligenei emoionale: 1. recunoaterea propriilor emoii; 2. manipularea inteligent a emoiilor; 3. folosirea productiv a emoiilor (acestea trei in de capacitile intrapersonale); 4. empatia (interpretarea corect a sentimentelor altora); 5. tratarea corect a relaiilor. (ultimele dou in de capacitile interpersonale). Iat un test privind autoaprecierea inteligenei emoionale5: Factori1.Recunoaterea propriilor emoii5

ntrebrimi simt foarte clar limita de solicitare; Pot lua decizi pe loc i mi le menin; Sunt stabil psihosomatic;

1 2

3

4 5

Margit, Gatjens-Reuter; Claudia, Behrens. Op.cit., p. 276

20

tiu exact, cnd mi merge bine sau ru; 2.Manipularea inteligent a emoiilor 3.Folosirea productiv a emoiilor. 4.Empatia Dorm bine; Atept cu calm prezentrile n public; Depresiile mi trec cel trziu pn n ziua urmtoare; A putea mini cu succes, dac a dori; Pot uor respecta disciplina pe perioade lungi; Pot urmri un obiectiv timp de luni de zile; Realizez ntotdeauna ceea ce vreau; mi vine uor s slbesc, s practic sport, s renun la igri. De multe ori pot citi pe figurile altora c ceva nu este n regul; Depistez uor minciunile; Simt imediat atmosfera tensionat; La cinema, televizor, retriesc adesea sentimentele personajului principal. Sunt ndrgit de colegi; Pot s-mi procur aproape toate informaiile n firm pe cale neoficial; Sunt printre primii care afl ce se mai ntmpl; Colegii m consult des pentru problemele lor. Suma = EQ. Nr. total de puncte ne informeaz asupra EQ. n schema de mai sus, celor cinci aspecte ale inteligenei emoionale le putem acorda un punctaj de la 1 la 5, putnd afla i cte puncte avem n fiecare domeniu (de exemplu: 15 din 20 posibile). Suma total ne va arata ct este EQ. De exemplu: 78 de puncte din 100 reprezint un coeficient bun.

5.Tartarea relaiilor

1.6. Funcia de asistent manager. Sarcini, atribuii, competene. n evolutia unei cariere, postul de asistent este n general considerat un post de entry level este postul n care esti expus n scurt timp la o multime de informatii cu privire la mediul de afaceri, n care nveti baza comportamentului n cadrul unei companii, n care te situezi la intersectia dintre departamente si din acest motiv, ai acces la o problematica vasta, de la marketing la resurse umane, de la vanzari la logistica si relatii publice etc. n multe companii, numele de asistent este similar cu cel de secretara, diferind doar gradul n care ocupantul postului este implicat n proiecte care presupun responsabilitati crescute. Exista nsa situatii n care postul de executive assistant este ultima treapta pana la postul de manager, dar acest tip de post nu l vom analiza aici, fiind foarte rar ntalnit n mediul economic romanesc. n general, postul este menit sa degreveze managerul de anumite responsabilitati administrative, care i pot ocupa mult timp din programul si l pot mpiedica sa si orienteze atentia catre subordonati, colegi, clienti, pentru supervizarea bunului mers al activitatii, si mai ales catre luarea de decizii importante pentru afacere. n aceasta situatie, o persoana organizata, care sa completeze detaliile formale ale deciziilor, sa comunice mai departe sarcinile de ndeplinit, sa filtreze informatiile adresate managerului, sa ia masuri pentru a-i furniza acestuia informatiile necesare, este 21

o parghie importanta pentru bunul mers al afacerii. Este un alt post care nu se remarca atunci cand toate lucrurile merg bine, dar a carui utilitate iese n evidenta imediat ce ocupantul postului nu si ndeplineste corect sarcinile. Denumirea postului poate fi de executive assistant, administrative assistant, administrative secretary, assistant manager (pentru manageri din departamente diferite sau director general), office manager. Teoretic, exista mari diferente ntre aceste posturi, ceea ce justifica denumirile diferite, dar n practica sunt folosite de fiecare companie dupa reguli proprii. De exemplu, denumirea de executive assistant poate defini un post n care se afla o persoana cu experienta n domeniu si care se pregateste sa preia cu timpul toate responsabilitatile managerului direct, pentru a deveni la randului ei manager al acelui departament/ acelei firme sau a putea nlocui cu succes managerul n lipsa acestuia (n cazul n care responsabilitatile managerului implica multe calatorii). Denumirea de office manager presupune responsabilitati administrative care servesc n general departamentele/afacerea, fara a exista o colaborare stransa cu un manager direct. Practic, postul apartine nivelului de middle management, pentru ca are capacitate de decizie asupra unor activitati si poate avea oameni n subordine. Vom descrie pe scurt cateva dintre responsabilitatile si cerintele generale pentru assistant manager, pastrand aceasta rezerva vizavi de utilizarea variata a acestor denumiri. Obiectivul: Ofera suport managerului direct n probleme legate de administrarea zilnica a afacerii/departamentului. Responsabilitati:

preia, transmite si ndosariaza corespondenta din partea diferitelor entitati (parteneri, clienti, angajati) si redacteaza corespondenta catre acestia; pastreaza programul de ntalniri al departamentului, stabileste ntalniri la cererea managerului direct, redacteaza documentele necesare bunei desfasurari a ntalnirilor; pregateste calatoriile de afaceri ale membrilor departamentului, inclusiv stabilirea itinerariului, achizitionarea biletelor de avion, rezervarea cazarii si nchirierea autoturismelor, dupa caz; mentine relatiile cu furnizorii de servicii/produse necesare pentru administrare, actualizeaza informatiile cu privire la acestia; asigura conditii optime pentru desfasurarea activitatii n locatia respectiva; rezolva n timp problemele administrative neprevazute; comunica managerului direct problemele aparute ce depasesc nivelul decizional; selecteaza informatiile necesare si redacteaza rapoarte pe subiectul solicitat de catre managerul direct, n legatura cu activitatea departamentului; efectueaza traduceri ale documentelor uzuale, atunci cand este necesar; propune modalitati de mbunatatire a activitatii administrative si implementeaza schimbarile aprobate de managerul direct.

Experienta necesara:

studii superioare (management, limbi straine constituie un avantaj); training-uri n domeniul administrativ; experienta n domeniu (n cazul unui post ntr-o companie mare sau al subordonarii catre o pozitie de conducere n companie); experienta n domeniul financiar, marketing etc., pentru posturi n departamente specifice; 22

cunostinte IT (MSOffice, MSOutlook) de nivel ridicat; cunostinte de dactilografiere; cunoasterea unor limbi straine (limba engleza prioritar).

Profil:

abilitati de comunicare de nivel ridicat, scris si verbal; capacitate de organizare a activitatii si ordonare a locului de munca; capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini n acelasi timp; orientare catre eficienta, initiativa; abilitati dezvoltate de relationare inter-umana;

Pachet salarial: Pentru acest post, salariul poate varia de la 150 de euro la peste 500 de euro, pentru un post foarte solicitant, unde experienta, capacitatea de organizare si rapiditatea realizarii sarcinilor este foarte importanta pentru bunul mers al afacerii. Este important la aceasta pozitie ca motivarea sa nu constea doar n salariu, ci si n adaptarea continutului muncii la personalitatea si capacitatile persoanei. De asemenea, automotivarea persoanei este importanta, pentru a putea identifica ariile de dezvoltare n domeniul cel mai potrivit. Deoarece este n mare parte un post rutinier, ocupantul obisnuit si poate dori peste o perioada de timp sa se specializeze pe un anumit domeniu, pentru a avea satisfactia muncii. n acest caz, este de dorit implicarea persoanei n diferite proiecte unde sa poata avea un grad de responsabilitate mai mare si unde poate vedea direct rezultatele muncii sale si evolutia sa n cariera. Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente i asistentele acestora etc. Fie c vorbim de un IMM sau de o multinaional, de o instituie de stat, ONG sau firm care realizeaz profit, orice manager tie ct de important este s aib o asistent pe care s se poat baza oricnd. n ultimul timp, tot mai muli manageri se ntreab unde i mai ales cum pot gsi o persoan motivat, ordonat, serioas, responsabil i bine pregtit profesional. A rspunde c aceast persoan poate fi o absolvent a Departamentului de Asisten Managerial i Secretariat din cadrul Facultii de Litere. Aceast secie formeaz secretare i asisteni manageri cu studii superioare, care rspund, n noul context european, cerinelor i nevoilor noilor instituii. La terminarea celor trei ani de facultate, ei dein suficiente cunotine de management, de secretariat i asisten managerial, de drept, cunosc bine una-dou limbi strine, au abiliti de operare pe calculator, abiliti de comunicare, diplomaie etc. Este adevrat c lor le lipsete experiena, dar ei au cunotinele teoretice i practice necesare. Consider c, innd cont de specificul fiecrei instituii, acetia ar trebui doar ajutai s cunoasc mai bine cultura organizaional, valorile i 23

politica managerial, s se integreze mai uor n munca de echip etc. i aa cum am mai spus, este foarte important ca fiecare manager s tie s ,,exploateze ct mai bine cunotinele i capacitile asistent managerului. Ce este un asistent manager? La aceast ntrebare unii au rspuns c este un fel de secretar mai evoluat, alii au spus c n spatele unei denumiri frumoase se ascunde tot vechea secretar care face cafea, rspunde la telefon i se ocup de coresponden. Cei care vor s rspund ct mai corect la aceast ntrebare, trebuie s cunoasc bine mediul tot mai alert i mai complex al businessului. Dar cei mai muli au rspuns c asistent managerul este ,,mna dreapta a celui care conduce; este interfaa ntre conducere i angajai, colaboratori sau parteneri. A acorda unui manager suportul de care are nevoie nseamn mult mai mult dect a rspunde la telefon, a ine corespondena sau a ntmpina vizitatorii. De altfel, cine a ocupat funcia de asistent manager tie c aceast profesie se poate dovedi la fel de complex i solicitant ca un post de conducere, dac este fcut cu druire i responsabilitate. Organizarea, planificarea, promptitudinea, discreia, competene n rezolvarea sarcinilor eseniale pentru activitatea managerilor sunt doar cteva dintre cerinele de la care orice aspirant la poziia de ,,mna dreapt ar trebui s porneasc n evoluia sa profesional. Cunoaterea valorilor i climatului organizaional, a managementului clienilor, a etichetei n business, rezolvarea corespondenei clasice i electronice, cunoaterea managementului timpului, planificarea agendei de lucru, organizarea cltoriilor i ntlnirilor de afaceri etc. sunt ateptri ale efilor de la un asistent manager. Foarte muli consider c, dei nu este un post pe via, funcia de asistent manager dezvolt angajatul att din punct de vedere profesional, ct i personal, oferind multe oportuniti. De aceea, spun specialitii, postul de asistent manager este perceput ca un post de entry-level, pe care ar trebui s-l ocupi doar civa ani ca apoi s ajungi ,,mai sus. Unii spun c, pentru a ajunge n unele funcii de conducere, este bine s fi ocupat mai nti poziia de asistent manager. Accesul la informaii despre mediul de afaceri, relaiile n afara organizaiei, creterea capacitii de a analiza i prelucra informaiile, dezvoltarea simului practic i a iniiativei, dezvoltarea capacitii decizionale, cunoaterea mai modelului de business al organizaiei, creterea gradului de educaie n afaceri reprezint tot attea beneficii la care cei mai muli asisteni manageri au acces i care i pot ajuta n cariera profesional viitoare. Iat o ntrebare pe care o auzim din ce n ce mai des, datorit transformrilor care au loc n interiorul activitilor secretariale: Ce sunt ? Secretar sau asistent manager? Imaginea secretarei fiind perceput mult timp ntr-un mod negativ de majoritatea oamenilor, ele au vrut s dea o nou valoare unei profesiuni care nu a ncetat s fie sinonim cu responsabilitatea, angajamentul, rigoarea 24

i profesionalismul. Ele sunt denumite tot mai des ,,asistente, termen folosit pentru cele ale directorului/managerului care rspundeau i de alte activiti dect cele strict secretariale. Astzi aceeai profil al postului poate fi denumit ntr-o instituie ,,secretar i n alta ,,asistent. Indiferent cum sunt apelate, ele trebuie s demonstreze celor care le angajeaz care sunt resursele i calitile lor. Ele trebuie s rspund mai multor criterii de competen: optimism, discreie, adaptabilitate, capacitatea de a lucra n echip, organizare, gestionarea informaiilor, iniiativ, motivare, cunoaterea unei limbi strine etc. Care este drumul pe care trebuie s-l parcurg o secretar pentru a deveni asistent? Asistenta trebuie, nainte de toate, s stabileasc un diagnostic personal, ceea ce nseamn definirea aciunilor/sarcinilor sale, adic efectuarea unui bilan privind realizrile profesionale, mbuntirea competenelor i a capacitilor relaionale, optimizarea performanelor, contribuiile pe care eful le ateapt de la ea. De asemenea, este foarte important implicarea ei n viaa instituiei, adaptarea stilului i culturii organizaionale, implicarea n organizarea i modernizarea departamentului n care lucreaz etc. Pentru atingerea acestor obiective, este necesar o bun organizare a sarcinilor practice, o bun gestionare a timpului, o evaluare corect a prioritilor. Asistentele vor constata foarte repede c ele vor aciona independent n rezolvarea unor sarcini. De asemenea, la fel de important pentru evoluia profesional este i dorina lor de a-i dezvolta i alte competene, de contabilitate, de exemplu, de a arta efului c ,,nelege cifrele i c dorete s participe la aceast activitate. Aa va ajunge s se ocupe de contabilitatea primar a firmei, devenind indispensabil patronului. De asemenea, managerul va aprecia capacitate asistentei de a lucra n echip, de a se adapta unui numr mare de (colaboratori). Nu ntmpltor, astzi, pregtirea lor profesional impune cunotine de contabilitate, de management, marketing, drept, psihosociologie, informatic, relaii publice, comunicare etc., pentru c funcia de asistent manager este vzut ca pe o treapt de plecare n carier. Orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, pentru a-l sprijini i asigura succesul. Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de domeniul de activitatea al acesteia. Cele mai importante sunt : 1. administrarea gestionarea documentelor i informaiilor: presupune gestionarea tuturor documentelor cu care lucreaz, pstrarea lor ntr-o ordine i n condiii de maxim siguran. 25

Asistentul are acces, pentru a se informa ct mai exact i ntr-un timp ct mai scurt, la o multitudine de informaii pe care le prelucreaz potrivit necesitilor firmei i pe care le pune apoi la dispoziia efilor i a angajailor; 2. corespondena cu partenerii de afaceri se refer la ntocmirea corespondenei adresat partenerilor interni i externi (tratative, ofertare, contractare, reclamaii etc.) i transmiterea ei prin mijloacele adecvate; 3. motivare-stimulare a angajailor: este o sarcin important a efilor i implicit a asistentelor. Motivarea i stimularea angajailor cu aptitudini deosebite trebuie fcut n direcia dezvoltrii acestor aptitudini. Asistenta manager pregtete informrile despre posibilitile de perfecionare a angajailor, sprijinindu-l pe ef n alegerea modalitile optime de motivare i stimulare. 4. rezolvarea conflictelor: dac n firm apar unele conflicte, asistenta trebuie s informeze eful ct mai corect asupra situaiei create; Evident c nu asistenta trebuie s rezolve situaiile de conflict care apar ntr-o organizaie, ci eful instituiei. Pentru ea apare, ns, urmtoare situaie dificil: angajatul i relateaz o situaie aprut din punctul lui de vedere, la fel i patronul i iat c ea se trezete implicat, fr voia ei, n acest conflict, ea avnd rolul de ,,tampon ntre salariat i conducere. n aceast situaie, trebuie s priveasc cu mare atenie rolul de conciliator cu care a fost nsrcinat de ef sau de ,,alii, astfel nct lucrurile s nu se ntoarc mpotriva ei. Ea trebuie s aib o poziie neutr. 5. luarea deciziilor: se refer la capacitatea asistentelor de a lua decizii n anumite situaii. De exemplu, cnd eful este absent, n funcie de importana evenimentelor care apar, ea trebuie s decid dac se impune informarea lui, dac problema poate s atepte pn la ntoarcerea acestuia, dac trebuie rezolvat de ea sau dac poate fi delegat altui factor de decizie. Rolul ei esenial este de a ajuta managerul n luarea corect a deciziilor. Ea pregtete i prelucreaz informaiile. De exemplu, dac firma dorete s cumpere un teren, ea se informeaz, afl toate detaliile legate de locaie, avantaje i dezavantaje etc. i va ntocmi un raport privind aceast problem. Ultimul cuvnt decizia - i aparine managerului. Prin delegare de autoritate poate lua unele decizii n numele managerului. Ea va avea, ns, deplin libertate n luarea deciziilor privind negocierea cu prestatorii interni i externi de servicii (agenii de voiaj, hoteluri, organizatori de manifestri etc.); va lua singur decizii privind organizarea locului su de munc, organizare informaiilor, precum i folosirea mijloacelor de eficientizare a muncii sale. Ea este managerul firmei sale, secretariatul, aa nct aici ea hotrte ce are de fcut. Dac are n subordine alte secretare, va decide sarcinile i atribuiile fiecreia etc. n acest caz, ea trebuie s aib abiliti de conducere, aa cum ar trebui s 26

aib orice conductor. Un teoretician al managementului (Warren Bennis) spunea : Capacitatea de a conduce este aidoma frumuseii: e greu s o defineti, dar cnd o vezi, o recunoti imediat. De asemenea, asistenta se va consulta i cu managerul, dar ea poate lua decizia editrii unor pliante, a unui ghid pentru noul angajat, a felicitrilor (va negocia cu diverse firme de specialitate i va lua deciziile care se impun). De exemplu, pentru a veni n ajutorul noilor angajai, secretara/asistenta poate iniia urmtorul proiect: realizarea unui ghid de ,,prim-ajutor pentru noul venit n firm. Este o brour nu prea voluminoas, n format A5, care trebuie s cuprind: - pe prima pagin: cteva cuvinte de ,,bun venit, adresa complet a instituiei (forma juridic, numr de telefon, fax, e-mail, site, parola de acces n reea, adresa de e-mail care i-a fost atribuit, eventual adresa de Intranet unde noul venit poate gsi mai multe informaii referitoare la firm, informaii despre transportul n comun, despre parcare (eventual o schem a acesteia). - urmeaz o scurt prezentare a firmei sau a instituiei respective, un plan al etajelor cu serviciile i cu departamentele respective, precum i o scurt prezentare a lor; indicaii despre locurile importante pentru noul venit: biroul personal, locul de fumat, cantina etc. - orarul de lucru (cnd ncepe i cnd se termin programul, dac se intr pe baz de cartel etc.). - lmuriri despre Regulamentul de Ordine Interioar: dac sunt restricii n ceea ce privete utilizarea fax-ului, a e-mail-ului, a telefonului, indicaii privind anumite reguli de comportament speciale ; - referiri la materialele puse la dispoziie: unde este faxul, xerox-ul (pe scurt modul de folosire); cnd i cum poate completa un formular cu necesarul de materiale; unde trebuie s se adreseze pentru a completa o cerere de concediu sau fr plat (formulare); care sunt slile pentru edine, ntlniri; unde se gsesc materialele de proiecie i cum le poate rezerva etc.; - informaii referitoare la: coresponden (la ce or este distribuit corespondena, unde se depune pentru expediere sau pentru semnat; circuitul transmiterii informaiilor); - alte informaii utile privind: pauza de mas, programul cantinei, dac beneficiaz de tichete de mas etc. Toate datele trebuie prezentate n fraze scurte, sub forma enumerrii, pentru a fi mai uor de citit i reinut. Tonul, stilul acestor informaii trebuie adaptat culturii firmei respective: dac n interiorul firmei formula de adresare este la persoana a II-a singular, atunci se va folosi persoana a II-a singular, introducnd astfel noul venit n ambiana ,,casei. 6. controlul asistenta are sarcina de a verifica respectarea termenelor de ctre angajai i prestatorii de servicii;

27

7. delegarea responsabilitilor eful poate delega asistentei anumite sarcini pariale de conducere, cum ar fi coordonarea deplasrilor echipelor de experi sau stabilirea datelor i a programului de discuii al unor edine (n acest caz, eful trebuie s-i informeze de aceast hotrre pe angajai i pe ceilali membrii ai echipei manageriale). De asemenea, asistenta i protejeaz eful de anumite sarcini pe care le pot efectua ali angajai ai firmei, degrevndu-l astfel de executarea unor activiti tehnice i administrative, permindu-i acestuia s se concentreze asupra principalelor obiective ale firmei; 8. raportarea activitii: periodic asistenta manager are sarcina de a informa operativ (verbal sau scris) managerul asupra activitii desfurate; 9. coordonarea perfecionrii forei de munc: nseamn identificarea domeniilor de calificare necesare, n conformitate cu condiiile obiective din firm i stabilirea programelor de perfecionare n colaborarea cu cei de la RU; 10. comunicarea interpersonal asistenta manager este veriga de legtur ntre ef i angajai, ntre ef i colaboratori sau parteneri de afaceri, ei revenindu-i un rol important n procesul comunicrii interpersonale; 11. recrutarea personalului de specialitate: asistenta l ajut pe manager, dac el nsui particip la recrutarea de personal: redacteaz anunul de angajare, face o selecie preliminar a CV-urilor, stabilete programul interviului etc. n cazul n care este asistenta Departamentului de RU, ea va avea i alte sarcini: rspunsurile la anunurile de angajare vor sosi la secretariat. Secretara/asistenta va face o selecie a lor, nainte de a le transmite persoanei care se ocup cu angajrile sau efului RU. Ea va nregistra fiecare cerere ntr-un tabel (va ntocmi propria baz de date care trebuie s cuprind: data primirii candidaturii, postul cruia persoana i corespunde, numele, prenumele, adresa, telefonul, adresa de e-mail, CV-ul; cele mai interesante CV-uri vor fi pstrate n baza de date ntre 2-6 luni i chiar mai mult). De asemenea, asistenta va redacta un model de rspuns (unul de acceptarea i unul de neacceptarea candidaturii) semnat de o persoan oficial. Secretara/asistenta este prima persoan care va lua legtura cu potenialul salariat. Ea va proceda astfel: va suna persoana respectiv i o a ntreba dac cererea mai este de actualitate, dac nu cumva a gsit o alt slujb ntre timp; va ncerca s obin informaii privind evaluarea i motivarea sa; va verifica anumite elemente expuse n CV, identificnd anumite neconcordane (dac exist); va ncerca s afle preteniile salariale ale potenialului angajat. Dac este nevoie, va ntocmi o not cu observaiile sale. Aceast not va fi pus n dosarul pentru angajare. Dac totul este n ordine, asistenta i va indica unde, cnd i ct va dura ntlnirea (pentru test, examen etc.). Va verifica dosarul/dosarele care trebuie s conin: CVul, scrisoarea de intenie (motivaie), recomandarea (opional nota ntocmit de ea cu privire la 28

discuia telefonic avut cu candidatul), actele care s ateste colile fcute). Dosarul va fi transmis persoanei care rspunde de angajri, n ziua ntlnirii. Dup ntlnire, responsabilul cu angajarea va napoia secretarei/asistentei att dosarele acceptate, ct i pe cele refuzate (n cazul convocrii persoanelor la o a doua ntlnire). Dup acceptare, candidatul va primi toate informaiile necesare pentru demararea procedurilor administrative (secretara va redacta contractul i celelalte documente semnate fie de responsabilul cu recrutarea, fie de conducerea firmei/instituiei respective). Asistenta i va nota n agend ziua venirii noului angajat, pentru a informa conducerea. Dup cum vedem, asistenta directorului R.U. particip activ la implementarea strategiei de R.U., gestioneaz fiele fiecrui angajat. Ea are un rol important n gestionarea personalului, specializndu-se ca asistent n resurse umane, iar mai trziu, poate ocupa un post de rspundere/conducere n departament. 12. gestionarea proiectelor - asistenta preia funcii de asisten privind componena echipelor i colaborarea angajailor n cadrul unor proiecte; asigur comunicarea ntre membrii echipei etc., gestioneaz anumite proiecte pe care le iniiaz (cursuri de specialitate privind perfecionarea secretarelor/asistentelor. 13. gestionarea edinelor asistenta pregtete edinele i urmrete respectarea termenelor stabilite. 14. gestionarea timpului 15. promovarea produselor etc. ndeplinirea cu profesionalism a acestor atribuii/competene face din asistenta manager un factor de succes al echipei manageriale. Aceste competene definesc chiar funciile secretariatului modern: funcia de tratare a informaiilor (presupune culegerea informaiilor, prelucrarea, stocarea lor); funcia de documentarea (este n strns legtur cu prima); funcia de asistare direct a conducerii organizaiei i a celorlali efi de compartimente n desfurarea unor activiti; funcia de ,,filtru i legtur n contactele conducerii; funcia de planificare i control (se refer la programarea unor activiti i contacte, la supravegherea unor decizii ale conducerii, la ntocmirea unor scadene ale termenelor; funcia de reprezentare (primete partenerii strini, organizeaz primiri oficiale, discut cu persoane care cer informaii). 1.7 Calitile i aptitudinile secretarei /asistentei manager n condiiile organizrii moderne a instituiilor, este foarte important ca selectarea personalului din secretariate s se fac innd cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotinele de cultur general, dar i de anumite caliti i aptitudini. 29

Este adevrat c nu putem cere unei secretare/asistente s aib toate calitile i aptitudinile pe care le vom enumera n continuare, dar ea trebuie s aib ct mai multe. Aceste caliti le poate dobndi sau dezvolta prin educaie i perfecionare continu. 1. Inteligena: n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune: raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real; capacitatea de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii; capacitatea de adaptare - pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe msura noilor situaii. De multe ori, specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea unor lucrri n favoarea altora mai urgente i mai importante. bun sim i nelegere - necesare pentru rezolvarea problemelor dificile i complicate care apar n activitile de secretariat; perspicacitate necesar pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care urmeaz a lucra n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de inteligent, este deosebit de important; spirit metodic - presupune necesitatea de a lucra dup un plan al prioritilor, precum i utilizarea corect a instrumentelor de lucru (clasare documentelor dup metode moderne, utilizarea agendei clasice i electronice, a scadenarului de termene etc.); 2. Discernmnt: calitate necesar pentru a face distincie ntre problemele foarte urgente i cele mai puin urgente i alegerea celei mai bune soluii; complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situaia de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, iar o soluie greit poate fi n defavoarea ei. 3. Memoria: face parte din calitile indispensabile pentru ndeplinirea n bune condiii a atribuiilor unei secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este mult uurat de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadenare de termene, calculator etc.). Este adevrat ca memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este i faptul c o bun memorie se poate obine prin exerciii specifice de antrenare a memoriei. 4. Atenia: amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i transmind datele fr erori. 5. Iniiativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite. Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este cazul). n strns

30

legtur cu iniiativa este competena care implic responsabilitatea. Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele conducerii i nici n iniiativele celorlalte compartimente; 6. Spiritul creativ: este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea continu a unor soluii care pot mbuntii activitatea profesional. 7. Simul estetic: se concretizeaz n: preocuparea de a realizarea un mediu plcut, ordonat i confortabil att n spaiul propriu de lucru, ct i n biroul managerului; preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct mai funcionale, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere etc.). aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice. preocuparea pentru inuta proprie, care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu de puine ori, n instituiile publice sau la locul de munc, suntem agresai vizual de culorile stridente ale vestimentaie, ale prului sau machiajului unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru instituia din care face parte i de aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat. pagin; 8. Calitile de organizator i spiritul de ordine: sunt necesare att la nivelul conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i la nivelul fiecrui executant n parte. Acestea presupun: ordine n idei; ordine n acte; ordine n pstrarea materialelor de referin; ordine n aranjarea obiectelor din birou. prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n

9. Calitile de vorbire i redactare: sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei. Pe lng atitudine i aspectul exterior, secretara trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din punct de vedere gramatical. Toate acestea trebuie respectate, folosind corect formele gramaticale i formulele de politee.

31

10. Politeea: este un factor de eficien pentru activitatea unei secretare/asistente. Nu cost, dar poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru toate persoanele cu care intr n contact. Este mult mai eficient i politicos s rspund la ntrebrile ce i se pun fie i prin da sau nu, dect s rspund ,,nu tiu, venii mine, ,,nu este program cu publicul etc. Este un act de impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon). 11. Meticulozitatea: este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Secretara/asistenta trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros i exact (fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului, de agenda ei cu adrese sau numere de telefon, fie c este vorba de un referat). Corectitudinea i precizia nseamn nu numai controlul, verificarea informaiilor pe care asistenta le primete, ci i a informaiilor pe care ea le transmite fie managerului, fie celorlali angajai. 12. Tactul i diplomaia: nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie tuturor, de a-i face pe ceilali s se simt importani, chiar i atunci cnd li se d o veste proast. Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diplomaie secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care ea le are i a necesitii rezolvrii lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare. 13. Punctualitatea: presupune respectarea nu numai a orelor de program (sosire i plecare), dar i respectarea orarului privind ntlnirile de afaceri, audienele sau evenimentele speciale. 14. Autocontrolul: tim cu toii c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i, din aceast cauz, posibilitatea de a grei este foarte mare. n aceast situaie, autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie; de asemenea, este important ca asistenta s se autocontroleze n vorbire, gestic, comportament. 15. Capacitatea de a comunica: se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica. Vocea uman este cu att mai necesar s conving, s calmeze, s laude i s ncurajeze, cu ct noile tehnologii sunt mai avansate. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Secretarele care au abiliti de comunicare dezvoltate beneficiaz cel mai mult de recompensri, prin avansri i mriri de salariu. 16. Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s lucreze i independent: un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a-i organiza ct mai eficient activitatea de birou, dar i pentru a-l degreva de anumite servicii. Ea nu trebuie s-i cear mereu explicaii sau soluii. 32

17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii pentru realizarea sarcinilor att cu eful, ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la dispoziie toate informaiile necesare de care acetia au nevoie. 18. Atitudinea pozitiv fa de munc: iat cteva exemple de atitudini: Negativ Nu este destul de practic, mai bine renunm s analizm toate posibilitile. De ce s achiziionm un alt dispozitiv ? Pozitiv S analizm toate posibilitile. Poate achiziionarea unui nou dispozitiv va duce la eficientizarea lucrului. 19. Buna dispoziie i simul umorului: este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de serviciu este o dovad de profesionalism. 20. Loialitatea: este una dintre cele mai importante caliti ale secretarei. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de eful direct, nseamn pstrarea secretului de serviciu, aprarea intereselor firmei n care lucreaz; orice ef i dorete un subaltern loial pe care s se bazeze baza oricnd i n orice situaii. 21. Confidenialitatea: a devenit o cerin care ,,cntrete destul de greu pentru obinerea unui post. 22. Eficiena: nseamn rezolvarea sarcinilor de serviciu ntr-un timp relativ scurt, iar pentru aceasta secretara trebuie s stabileasc corect (care sunt problemele urgente i care nu) 23. Capacitatea de a lucra n echip: secretara/asistenta trebuie s fie interesat de munca ntregii echipe din care face parte. Capacitatea de a lucra n echip reprezint un factor de succes att n plan profesional ct i personal. n acest sens, rolul principal al secretarei/asistentei este de intermediere. Prin comportamentul ei, contribuie esenial la formarea unei bune echipe cu managerul, dar i cu angajaii. 24. Capacitatea de a lucra sub presiune: secretariatul este locul unde apar mai multe probleme care trebuie rezolvate n acelai timp; n biroul asistentei vin mai multe persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n aceste condiii, se manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism, secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva. Pe lng aceste caliti i aptitudini, secretarei i se cere i un anumit nivel de cultur general, justificat de faptul c ea intr n contact cu oameni diferii ca stil, care aparin unor culturi 33

diferite. Ea trebuie s aib cunotine din diverse domenii. Astzi exist mijloace suficiente de informare n mas (radio, televiziune, ziare, Internet, biblioteci etc.), care i permit s fie la curent cu evenimentele din ar i din lume. O bun secretar trebuie s fie la curent cu tot ce se ntmpl. Trebuie s recunoatem c cerinele profesionale sunt pe msura sarcinilor pe care o asistent le are de rezolvat. Calitile profesionale se obin prin perfecionare continu, prin observarea celorlali i prin adaptarea la modul de lucru al organizaiei. Cerinele profesionale se refera la: - cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica, vocabular); - cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor de secretariat: procedee de scriere i citire rapid; procedee de clasare i arhivare; metode i mijloace de eficientizarea timpului;

- cunoaterea a una, doua limbi strine; - cunoaterea lucrului pe calculator: tehnoredactare; baze de date; pota electronic; noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor.

- cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul (secretara trebuie s fie un bun psiholog, s tie ce poziie trebuie sa adopte fa de comportamentul fiecrei persoane care intr n secretariat). - cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie s aib cunotine de marketing, management etc. - cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden; - dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil. 1.8. Modele europene de asisten managerial Putem vorbi de o anumit tipologie a asistent managerilor att la noi ct i n Europa6 : - secretar asistent a directorului general aa zis ,,generalist: asist preedintele sau directorul general al instituiei respective; ine agenda i gestioneaz timpul patronului su, pregtete, organizeaz ntlnirile i deplasrile de serviciu, asist la unele ntlniri i ia notiie, ntocmete procesul-verbal, urmrete realizarea deciziilor. ,,Filtreaz apelurile, vizitatorii,6

Bazin, Dorothee; Broilliard, Anne, Le Guide de secretaires et assistantes de A a Z, Editura Dunod, Paris, 2006, pp. 17-19.

34

jurnalitii; supervizeaz organizarea activitilor de relaii cu publicul, asigura legtura ntre colaboratori i director, avnd rolul important de relaionare i comunicare; analizeaz presa i ntocmete o revist a presei pentru eful ei. Cunoate una dou limbi strine. Poate angaja alte secretare i poate conduce o echip de secretare. Ea este dependent de eful ei, de personalitatea acestuia, de capacitatea lui de a delega, de concepia sa privind rolul secretarei. Fiind n vrful ierarhiei, asistenta/secretara ,,generalist nu poate evolua n funcie. Pentru ea, exist totui trei posibiliti: s schimbe instituia (dar neavnd o specialitate anume risc s gseasc cel mult un post echivalent); s gseasc un post operaional ntr-un alt departament al instituiei (de personal, comunicare etc.), dar care poate fi perceput ca o retrogradare sau s se implice mai mult n formarea altor secretare din instituia n care lucreaz; s iniieze un proiect etc. Ea poate ocupa i funcia de secretar ef sau secretar general n cadrul unei universiti; - asistenta specializat sau ,,meseria - este asistenta tehnic a unui director de departament, pe care l susine n exercitarea funciei sale. Asistentele specializate poart diferite denumiri, n funcie de