87604028-Curs-Tehnici-de-Pre-Zen-Tare-Si-Comunicare-Tehnica.txt

7/25/2019 87604028-Curs-Tehnici-de-Pre-Zen-Tare-Si-Comunicare-Tehnica.txt

1/189

UNIVERSITATEA DIN BACU FACULTATEA DE INGINERIE

TEHNICI DE PREZENTARE I COMUNICARE TEHNIC

Note de curs i seminar

DUMITRU DAN DRGOI


2/189

4


3/189

CUPRINSNoiuni introductive Cursul 1 Analiza de nceput; Scopul prezentrii Cadrul prezentriiCursul 2 Studierea auditorului Tipuri de asisten Ce tie auditoriul fr s i se spun nntrebri care-i vin publicului n minte Publicul are nevoie de pauz - dar cnd? Participanii dificili Cursul 3 Pregtirea i planificarea; Planuri i note; Repetiia Cursul 4 Prezentarea informatiilor vizuale Datele statistice Graficele coloan sau bar Graficele liniare Graficele disc Pictogramele i hrile Informaii nestatistice Curs 5 Mijloa

cele audio-vizuale Tablele albe sau negre Flipchart-ul Retroproiectoarele Proiectorul de diapozitive Prezentrile video Prezentrile computerizate Banda audio Modele, machete i obiecte reale Pliantele 9 11 11 12 13 17 17 19 22 23 23 26 28 28 3333 34 34 34 36 43 47 48 49 51 51 52 52 53 56 56 57 62 62 63

5


4/189

Curs 6 Ziua prezentrii nainte de a pleca La sosire Instalarea echipamentului Controleaz-i emoiile Curs 7 Susinerea prezentrii Primele 90 de secunde sunt hotrtoare Pocorpului, prezena i controlul de sine Gesturile Vocea Curs 8 ncheierea prezentrii Timpul ntrebrilor ntrebri neplcute Dup prezentare Idei de aur pentru viitoarea ta preztare Curs 9 Scurt istoric Ce este comunicarea(definitie) Particularitatile comunicarii Tipuri de comunicare social Curs 10 Evoluia mijloacelor tehnice de comunicare Telecomunicaiile. Telegraf i telefon: comunicarea prin fir Rdiodifuziune i telev

iziune: Comunicarea pe calea undelor Reelele de telecomunicaii Noile mijloace de comunicare. Informatica Noile tehnologii. Curs 11 Comunicarea verbal Comunicarea nonverbal Comunicarea scris

64 64 64 66 66 67 69 69 70 72 73 76 80 80 80 82 83 87 90 90 90 91 95 96 96 97 9799 99 100 103 105 105 107 115

6


5/189

Curs 12 Cutarea unui loc de munc. Secretele unui bun CV Scrisoarea de prezentare Interviul de angajare Testele ntrebri importante Curs 13 Internet ce este i la ce ajut Reele de calculatoare Medii fizice Topologii de reea Echipamente de reea Protocoale Curs 14 Pota electronic Adrese de pot electronic Folosirea potei electronice Webml Liste de discuii Alte lucruri despre pota electronic Lucrarea 1 Aplicatia graficapentru prezentari, PowerPoint Lucrarea 2 Contientizarea tipului de personalitateLucrarea 3 Testul de apreciere a capacitii de exprimare Lucrarea 4 Determinarea n

egociere Lucrarea 5 O edint de brainstorming stilului dumneavoastr preferat de

117 130 130 132 136 137 139 139 141 141 143 144 144 147 147 148 148 150 151 151153 160 168 175

179

7


6/189

Lucrarea 6 Tehnici de Comunicare prin Internet,Navigare i cutare pe Internet (de fapt pe World Wide Web) Lucrarea 7 Tehnici de Comunicare prin Internet,Pota electronic. Webmail Lucrarea 8 Tehnici de Comunicare prin Internet, Crearea unei paginiweb - Microsoft Word

186

188

190

8


7/189

TEHNICI DE PREZENTAREI. NOIUNI INTRODUCTIVE Majoritatea persoanelor au oportunitatea de a vorbi n public, indiferent dac acest lucru se ntmpl n cadrul unei ntlniri de afaceri sau a uneiiri de familie. Acest lucru nu este ns privit ca o oportunitate, dimpotriv muli dintre cei care urmeaz s susin o prezentare n public sunt speriai de acest gnd. Oameniiprezentri n fiecare zi, fie c sunt cinci minute de conversaie cu managerul sau dou ore n faa mai multor persoane. Prezentrile joac un rol important n aproape toate domen

iile de activitate. Prin prisma lor ceilali apreciaz eficiena. Modul de comportament cnd se susine o prezentare spune foarte multe nu numai despre prezentator i atitudinea lui fa de munc, ci i despre gradul de cunoatere al subiectului tratat. Orice afacere depinde n mare msur de abilitatea celor implicai de a comunica i colabora eficient, att n interiorul companiei, ct i n exterior, cu clienii i partenerii de afacerceast abilitate de comunicare i colaborare eficient este esenial nu numai pentru a: informa, ilustra, decide, discuta, ci i, mult mai important, pentru a: entuziasma,convinge, pune ntrebri, motiva. Prezentrile trebuie considerate mai mult dect un mijloc funcional de comunicare sau de luare de decizii, indiferent de cadrul n caresunt susinute, oficial sau neoficial. Realizarea unei bune prezentri presupune cunoaterea: Importanei crerii unui climat favorabil i abordrii unei atitudini corespunzare; Caracterului i naturii auditorului i felul n care trebuie adaptat stilul de pr

ezentare; Tehnicilor de susinere a unei prezentri eficiente printr-o cunoatere maiamnunit a diferitelor metode de prezentare a datelor statistice i tabelelor, precum ia celor mai potrivite mijloace audio-vizuale necesare pentru expunerea informaiei; Abordarii profesioniste a modului n care trebuie folosite mijloacele audio-vizuale n timpul prezentrii; Importanei folosirii tehnicilor oratorice i limbajului ntr-un mod planificat i controlat i importana vital a exprimrii clare i concise. nainteteniei de a realiza o prezentare, eventualul prezentator trebuie sa-i evalueze capacitatea de a face o bun prezentare i va ti fora de care dispune. Aceasta este o modalitate de a deveni mai eficient ca fiin uman. O prezentare reuit presupune rezultatepsihologice imense. Ea poate desctua i alte resurse ale potenialului uman. Un potenial prezentator i poate pune ntrebarea: ,,Pot fi cu adevrat un vorbitor dinamic?. Dacpunsul va fi: ,,Nu pot susine o prezentare bun, aa se va ntmpla. Acest mesaj se tranite ntocmai: subcontientului prezentatorului; auditoriului. i nu ntmpltor prezentare

va fi deplorabil. Sau poate c, dei expunerile unui prezentator sunt ncununate de succes, s se

9


8/189

ntrebe: ,,A putea s m descurc mai bine?. Desigur, ntotdeauna se poate atinge un noudice de impact, dei acesta presupune asumarea mai multor riscuri. ,,Singura modalitate de a descoperi limitele posibilului este de a trece dincolo de ele spre imposibil. A. Clarke. Pentru a face o prezentare bun, prezentatorul trebuie: s aib convingerea c acest lucru este posibil; s tie c este dorit; s vrea s aib loc; s o facabil. Exist dou metode de a fi un bun prezentator: 1. Metodele teoretice de pregtiren domeniu, cursuri i ghiduri de ndrumare; 2. Expunerile propriu-zise. Cursurile i nd

rumarele teoretice explicative privind formarea de deprinderi furnizeaz noi informaii i dezvluie ce anume pri din prezentare se pot mbunti. n centrele de pregtibilitatea de a exersa i a primi feedback-ul aferent prezentrii fcute. Cea de-a douai cea mai important metod este de a susine direct prezentri dinamice. Cu ct se expumai des cu att rezultatele sunt mai bune i implicit se obine un feedback mai bun.Legat de acest lucru este bine de amintit reflecia lordului Birkett: ,,Nu obiectez ca unii oameni s se uite la ceas n timp ce eu susin o expunere, dar mi displace total s-i vd cum ncep sa-l zglie ca s se conving c funcioneaz nc. Sa fii un vii voi niv, s perfecionai stilul personal. Modul de prezentare al unei persoane cuuen sau al crainicului preferat nu trebuie neaprat asimilat de prezentator. Fiecarevorbitor de excepie are propria metod de a produce un impact. Dei au succes, vorbitorii de excepie nu contenesc s-i pun ntrebarea: Ce anume nu fac? Ce ar putea s mear

ai bine?10


9/189

Cursul 1 Plan de expunere: 1. Analiza de nceput; 2. Scopul prezentrii 3. Cadrul prezentrii 1. Analiza de nceput Atunci cnd se abordeaz posibilitatea realizrii unei prezentri trebuie s se in seama de patru elemente: Coninut s conin informaiile dvoie participanii. n contrast cu rapoartele scrise aici trebuie s se in cont de volumul de informaie pe care-l poate recepiona audiena. Structur Are un curs logic, cutroducere, parte de mijloc i cu ncheiere. Trebuie s fie mprit n secvene astfel ns de audien. Pregtire O prezentare trebuie s fie bine pregtit deoarece, dac as

raport cititorul poate reveni, n cazul prezentrii audiena este la discreia prezentatorului. Elementul Uman o bun prezentare va fi inut minte mai uor dect un raport pu c este legat de o persoan. Aceste patru elemente vor fi integrate pe parcursul pailor procesului de realizare a unei prezentri: Planificarea; Pregtirea; Exersarea ;Susinerea prezentrii. Succesul unei prezentri depinde de foarte multe variabile i de aceea, nainte de a v pregti pentru a susine o prezentare, trebuie s se rspund latrebri specifice: 1. De ce? Motivele pentru care trebuie s se susin prezentarea. Stabilirea temei i obiectivelor prezentrii. Tema prezentrii trebuie s fie aleas pe bazanevoilor i intereselor audienei, innd cont de contextul n care va avea loc prezentarea. 2. Cine? Identificarea persoanelor care vor participa la aceast prezentare. 3.Ce? Stabilirea informaiilor pe care trebuie s le conin prezentarea. 4. Cum? Alegerea modalitilor i mijloacelor prin care se transmite mesajul ctre audien 5. Cnd? Mome

cnd ar fi bine s aib loc prezentarea. 6. Unde? Identificarea i stabilirea locului de desfurare a prezentrii 7. Durata? Timpul alocat pentru a susine prezentarea. Rspunzd acestor ntrebri exist un minim de informaii pe baza crora se poate trece la urmtorpas al realizrii unei prezentri i anume pregtirea.

11


10/189

Ori de cte ori se realizeaz o prezentare, indiferent dac este oficial sau neoficial,trebuie luat n considerare att scopul prezentrii, ct i tipul auditoriului. Pentru a face o prezentare de succes trebuie s: Se decid ce scopuri trebuie atinse; Se mpart scopul general n obiective posibil de realizat; Cunoasc ce fel de compoziie are auditoriul ca urmeaz s asculte; Se decid asupra modului n care va aborda subiectele astfel nct acestea s fie acceptate de ctre auditoriu. Cu alte cuvinte, trebuie adaptat prezentarea la tipul asistenei. naintea pregtirii, prezentatorul trebuie s-i pun urmt

le ntrebri: Cu ce scop se susine aceast prezentare? De ce a fost solicitat s o susin? Ce sper s realizeze? Cum ar putea s o fac interesant? n ce msur cunoate auditorectul prezentrii? Are el cunotinele de baz necesare pentru a nelege subiectul? 2. Scul prezentrii Prezentrile au obiective i scopuri. Se ateapt anumite rezultate. Nu sebazeaz pe un anumit scop. Exist un scop general care este scopul prezentrii (ex: s se aprobe un anumit raport, s se prezinte un nou produs, sa se obin o not bun la examenul de licen, etc.). Aceeai prezentare mai poate avea i multe alte scopuri diferite:S capteze atenia; S explicai cine suntei; S devenii credibili; S facei oamenii su s rd; S-i convingei; S-i inei n stare de alert n anumite privine; S-i enervsau s le strnii interesul. O parte din scopul general este transmiterea mesajului inelegerea lui. Indiferent de contextul prezentrii, oficial sau neoficial, exist cteva principii fundamentale pentru crearea climatului potrivit transmiterii informai

ei, confruntrii ideilor i promovrii valorilor companiei reprezentate de prezentator: Stabilirea cadrului prezentrii. Trebuie apreciat continuu componena i starea de spirit a auditoriului, rmnnd n acelai timp convingtor. Acesta este un proces care duretot timpul prezentrii. Discursul trebuie adaptat la orice nou dovad a schimbrii atitudinii i comportamentului auditoriului. Profesionalism. Aceasta nseamn c prezentatorul trebuie s fac toate pregtirile i aranjamentele logistice necesare. Trebuie s cunoasc foarte bine subiectul pe care l are de transmis i s fie contient de caracterul auditoriului. Aceasta presupune s nu piard din vedere detalii, n timp ce se concentreaz permanent pe scopul general al prezentrii. Totodat trebuie s foloseasc ct mai eficnt mijloacele audio-vizuale disponibile. Toleran. Prezentatorul trebuie s accepte lipsa de experien i ignorana asistenei considerndu-le drept o provocare i nu o problrebuie s-i afirme punctul de vedere i s-l susin deschis, tolernd n acelai timp ide vedere diferite ale celorlali.

12


11/189

Atitudine pozitiv i hotrt. Prezentatorul trebuie s porneasc de la ideea c, de faptrtamentul interpersonal uman poate fi reprezentat pe o scar continu, avnd comportamentul pasiv la un capt, iar la cellalt capt pe cel agresiv, cel pozitiv i hotrt fiinla mijloc. Comportamentul pasiv sau supus nu este, de obicei, eficient. Cei ce folosesc acest tip de comportament rareori obin ceea ce doresc pentru c demonstreazo lips de respect pentru propriile necesiti i drepturi. Ei permit celorlali s le refe drepturile i s le ignore necesitile. La cealalt extrem se afl comportamentul agre

Nici acest tip de comportament nu este eficient pentru c cei care l adopt i impun sentimentele, nevoile i ideile n dauna celorlali. Oamenii agresivi i atrag ostilitatearezistena celorlali, i erodeaz bunvoina celor din jur, n timp ce oamenii pasivi aceaz resentimente i pot avea ieiri explozive cnd i-au ctigat acest drept. n schimb,rtamentul pozitiv implic: Metode de comunicare ce permit s-i menii respectul de sine; i apr drepturile i teritoriul propriu; Nu i domin pe membrii unui auditoriu. n pomportamentul pozitiv utilizeaz aceste caracteristici i n ascultarea activ, i n exprarea propriilor idei. Prezentatorul trebuie s se asigure c este atins scopul pe care el l urmrete. Va asculta comentariile pe care le face asistena, dar nu-i va permite s l abat de la subiect. 3. Cadrul prezentrii Cheia unei organizri bune i utile aicrei prezentri scrise este selectarea ideilor i informaiilor relevante nainte de a le aterne pe hrtie. Cel mai important lucru n acest punct este s se neleag ca propri

ezentare, indiferent ct va fi de neoficial, trebuie s aib o structur predeterminat.easta nseamn c: Trebuie stabilit dinainte ordinea i conexiunile logice ntre problemece vor fi prezentate; Prezentarea trebuie s fie alctuit dintr-o serie de pri care seinterconecteaz, fiecare ns avnd logic proprie; Prile interdependente trebuie s sefinal pentru a realiza scopul general urmrit. Trebuie ntocmite dou planuri: a. Planul i organizarea subiectului; b. Planul i structura modului n care va fi prezentat. Aceste planuri vor fi interconectate i interdependente. a. Organizarea subiectului. n general, discuia va fi mai eficient dac are: O singur tem principal; Obiectilare; Seciuni distincte pe care auditoriul le poate nelege. Prezentatorul ncepe prina-i ordona gndurile i ideile despre subiect. Exist dou tehnici ce pot fi folosite pentru a structura informaiile: o Schema neuronal; o Schema liniar. Folosirea schemeineuronale este potrivit cnd ai idei separate i fragmente de

13


12/189

informaii care trebuie puse n ordine, fr ca prezentatorul s aib o gndire liniar. Oneuronal este o modalitate logic de organizare a ideilor. Prezentatorul construieteschema neuronal n urmtorul mod: 1. Scrie subiectul prezentrii ntr-un cerc n centruloii de hrtie; 2. Traseaz linii care pleac din cercul respectiv; 3. Scrie apoi subiectele principale pe care vrea s le trateze la captul acestor linii; 4. Dezvolt fiecare subiect folosind ramuri secundare. La prima vedere poate prea un mod de a trata problema dezordonat i absolut la ntmplare, mai ales pentru o persoan care de obic

ei se pregtete prin tradiionalele liste. Teoria care st la baza acestei abordri estec, de fapt, creierul nu funcioneaz n mod liniar, deoarece el reacioneaz la stimuli ce declaneaz noi gnduri. Ca urmare, conexiunile se fac mai mult lateral dect vertical. Prin urmare, dei o schem neuronal poate prea dezordonat, ea este clar i logic peintea prezentatorului. Este un mod foarte eficient de a-i pune ideile n ordine. l ajut s se asigure c nu a emis o problem important. Pentru a-i da un caracter unitar, liniile pot fi colorate diferit n jurul fiecrei seciuni.

Folosirea schemei ajut prezentatorul s-i creeze mai nti structura prezentrii i apoicompleteze cu detalii despre fiecare tem. nti trebuie s se decid asupra temelor principale ale subiectului pe care l trateaz i apoi s mpart fiecare diviziune n subdiviz. Apoi scrie fiecare subdiviziune, separat de celelalte. Multe dintre procesoare

le de texte au acest sistem ncorporat n program. Sistemul i permite s te concentreziasupra unui aspect al prezentrii, avnd n acelai timp posibilitatea de a trece de lao diviziune la alta n funcie de dorina sau inspiraia de moment. Aceast metod este larspndit (i predat) n S.U.A., dar in Marea Britanie este privit cu suspiciune, uneoentru c limiteaz gndirea creatoare.

14


13/189

b. Structura prezentrii. Cicero a scris primul manual pentru oratori (n jurul anului 100 .Cr.) Din cartea sa intitulat Ad Herennium (Cartea I), Despre teoria vorbirii n public, am extras urmtoarele reguli ale unui discurs: Cele ase reguli ale discursului lui Cicero sunt I. Introducerea (ctigarea ateniei) II. Enunarea ideilor (fondul) accentul pus pe concizie, claritate, credibilitate III. Diviziunea(zona de acord, dezacord, decizii necesare) IV. Dovada (atitudini fa de aspectele nerezolvate cu argumente concrete) V. Combaterea (distrugerea argumentelor adversarilor Ci

cero era un dur) VI. Concluzia (sfritul formulat n armonie cu arta). Probabil c publului i se amintete de ndatoririle sale fa de problemele n discuie, iar oratorul se rrage graios. ,,Regulile discursului lui Cicero sun destul de rigid, dar dac se consult i celelalte teorii ale sale despre vorbitul n public, se constat c ele se regsescdiscursurile moderne de astzi. n alegerea i crearea unei structuri se pornete de laobiectivele stabilite a se atinge prin prezentare: informare, instruire, transmitere de idei, motivare etc. Se alege apoi forma prezentrii care, la rndul ei, poate s fie de mai multe feluri: - cronologic; - problem soluie; - de la complex la simplu (i invers); - de la general la particular (i invers); - de la cunoscut la necunoscut; - pas cu pas (descrierea unui proces). Indiferent de forma aleas pentru prezentare aceasta trebuie s in cont de faptul c, n general, oamenii in minte: - primimpresie; - lucrurile neobinuite; - mesajele repetate; - mesajele transmise pe ma

i multe canale (vizual, auditiv, kinestezic); - ultima impresie. Avnd acum la dispoziie un set de idei concise i cuprinztoare pentru prezentare, urmtoarea sarcin estepregtirea cadrului prezentrii care const din: Introducerea (nceputul), n care: - sestabilete contactul cu auditoriul; - se prezint subiectul i tema principal. Introducere poate conine o glum, o poveste relevant pentru subiectul prezentrii sau o activitate care s nclzeasc atmosfera. De asemenea introducerea trebuie s cuprind i informaudienei asupra scopului prezentrii. Cuprinsul (mijlocul), n care: - se explic teman detaliu; - se dezvolt tema i se argumenteaz; Cuprinsul prezentrii nu trebuie scriscuvnt cu cuvnt ci doar ideile principale. Pe baza acestor idei principale i cu ajutorul unor cartonae pe care prezentatorul i poate nota anumite detalii(dac este cazul) se va susine prezentarea. Este bine ca n aceast parte a prezentrii s se foloseascxemple, imagini, glume care s vin n sprijinul ideilor prezentate i s completeze prezentarea.

15


14/189

Folosirea exemplelor, imaginilor, povestirilor i a glumelor are mai multe beneficii: - mrete interesul participanilor pentru prezentare. Oamenilor le place s ascultepoveti. - crete entuziasmul prezentatorului. Exemplu: este greu s devii entuziastatunci cnd vorbeti despre punctul 5 dintr-o list de 10 puncte, dar cnd ncepi s povesi o glum legat de punctul 5 atunci i este mai uor s o faci. - modific ritmul de preare. Oamenii schimb n mod natural ritmul vorbirii atunci cnd dau un exemplu pentrua susine o idee. - mresc credibilitatea prezentatorului. Dac nu avei suficiente exem

ple personale pe care s le utilizai atunci mprumutai de la colegi. - participanii ic aminte mai uor povetile care s-au spus dect ceea ce s-a ntmplat. ncheierea (sfricare: - se prezint principala tem n rezumat; - se fac recomandri (dac e necesar); nar de rezumat, prezentatorul ofer audienei posibilitatea de a pune ntrebri i de a pri rspunsuri. Este bine ca prezentatorul s fie pregtit cu rspunsuri pentru posibilelentrebri. n realizarea prezentrii mai trebuie s se stabileasc durata fiecrui module cont de urmtoarele reguli: - o persoan normal poate gndi cu o vitez de 800 de cuvinte pe minut n timp ce un prezentator poate vorbi cu o vitez maxim de 120 de cuvintepe minut. De aceea trebuie s se ofere participanilor ceva interesant care s acopere diferena de 680 de cuvinte. - durata maxim de concentrare a unei persoane asupraunei idei este de maxim 10 minute. De aceea dup 10 minute trebuie variate mijloacele media i canalele de transmitere. - dac prezentarea dureaz mai mult de 50 de mi

nute trebuie s se fac o pauz de minim 10 minute. Structura prezentrii poate include imijloace audio-video ca suport pentru prezentare. Astfel n realizarea unei prezentri se pot folosi mai multe mijloace audiovideo: - flipchart; - retroproiector;- multimedia; - calculator; - brouri; - casete, etc.

16


15/189

Cursul 2 Plan de expunere: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Studierea auditorului Tipuri de asisten Ce tie auditoriul fr s i se spun nimic ntrebri care-i vin publicului n mintare nevoie de pauz - dar cnd? Participanii dificili

1. Studierea auditoriului Nici o prezentare nu ar trebui s aib loc fr a se ine cont de nevoile care exist, att ale auditoriului ct i ale prezentatorului. Deoarece sunt fundamentale pentru reuita prezentrii, nevoile merit o analiz atent. Orice prezentare

cepe n felul acesta. Publicul are nevoie de ceva, de obicei de ajutor. (Dac ntrebiun agent de vnzri cu experien ce dorete s obin atunci cnd merge s vizioneze o prva rspunde invariabil: ,,S-mi dea o singur idee, asta e tot ce vreau, ceva ce-a putea folosi ncepnd chiar de a doua zi). Prin simplu fapt de a veni la prezentare, publicul i exprim nevoia de ajutor, de sfat, de nelepciune, de inspiraie, poate de cevai-ar putea schimba viaa. La drept vorbind, publicul se nfieaz cu sperana arztoareentatorul tie ceva ce el nu tie. Poate c prezentatorul are un secret, pe care doretes-l mprteasc publicului. Dac nu, poate c prezentatorul are o concepie originalrurilor, concepie pe care i publicul o poate aplica. Trebuie verificat din ce categorie social fac parte i ce pregtire au. tiu ceva despre subiectul n discuie? Iau pae deoarece i preocup tema prezentrii sau le trebuie trezit interesul? Se afl acolo din plcere sau au fost constrni? Sunt odihnii sau deja plictisii de conferin? La urm

mei, fiecare om are un set de valori personale, prejudeci sau convingeri care influeneaz modul de comunicare. Care sunt cele ale asculttorilor votri? Ct de mare va finumrul celor care ascult? Este ngrozitor s v pregtii pentru un auditoriu format dinsprezece oameni i s v trezii n faa a dou sute. Cunoscnd exact numrul asculttorile: Aprecia cunotinele lor; Hotr care este cel mai potrivit stil de prezentare; Gsi cele mai bune mijloace de prezentare. Ce nseamn mai mare? Unii neleg prin ,,public larg un grup de doisprezece oameni, alii neleg sute sau mii de oameni. Un auditoriu format din 5 pn la 10 oameni reprezint un grup restrns. Trebuie s stabilii rapid un rapt de comunicare prin care s-i antrenai pe fiecare n parte i nu doar grupul ca entitate. Putei s stai pe un scaun sau dac preferai v putei aeza pe marginea biroului. Utoriu format din 10 pn la 30 de oameni necesit o abordare mai oficial, ns i n acesva trebui s v preocupe tot personalitatea fiecruia. Mijloacele vizuale trebuie s aibdimensiuni mari i va trebui

17


16/189

s acordai mare atenie modului de a pune ntrebri. Poziia cea mai indicat este n picDe la 30 la 100, auditoriul apare sub forma unei mase amorfe, necunoscute i maigreu de abordat. Este mult mai greu de stabilit raporturi de comunicare cu fiecare persoan n parte iar mijloacele de prezentare trebuie s fie ireproabile. Se poatelua n calcul i folosirea unui microfon. n cazul unui auditoriu cu peste 100 de oameni v transpunei ntr-o situaie teatral. Problemele legate de decor scenic, lumini i mloace de prezentare necesit grij i atenie sporit; seturile de ntrebri i rspunsuri

atinge scopul dac nu au fost precis formulate. Susinerea unei prezentri nu este osarcin uoar, iar unele asistene pot intimida mai mult dect altele. Prezentatorul trebuie s in minte c este bine pregtit i probabil tie mai multe despre subiectul prezendect oricare din auditori. Multe dintre lucruri ei le aud pentru prima oar i trebuie probabil s asimileze concepte noi. Exist dou aspecte n evaluarea auditoriului. Unul este starea de spirit i receptivitatea, iar cellalt este reprezentat de relaia social fa de prezentator. a. Starea de spirit i receptivitatea Exist dou tipuri fundamtale de asisten: Cei care vor s participe; Cei care au obligaia s participe. n acestdou categorii fundamentale exist variaii i categoriile pot s se suprapun. O asistenus din colegii de serviciu poate s conin amndou tipurile, dar trebuie luat n conside i pe cei care trebuie i n acelai timp i vor s participe pentru c sunt interesaipecial. Se poate estima ce categorie fundamental va predomina n cadrul asistenei, d

ar este dificil s se msoare nivelul de motivaie. Exist i ali factori externi care poafecta motivaia, de exemplu, mrimea slii n care se susine prezentarea, dac este caldau rcoare, sau dac soarele cade direct pe faa participanilor. n mod normal aceste lucruri trebuie analizate n ziua prezentrii. Cel mai sigur mod de a depi problemele inerente unei prezentri este s te pregteti ct mai bine posibil. n cel mai ru caz asista asculta, dar ntr-o manier negativ. n cel mai bun caz, asistena va deveni cooperantse va ajunge la concluziile pe care vrei s le evideniezi. Pregtirea ta va preveni astfel abaterea ateniei de la subiectul principal. Este vital ca n primele minute s-ievaluezi asistena. Organizeaz-i prezentarea n aa fel nct s foloseti o varietateci de testare a receptivitii. ncercai moduri uor diferite de abordare a problemelor constat reaciile. Invit-i s pun ntrebri i s fac i comentarii ntr-o etap de nce comenta). Apoi bazeaz-i restul prezentrii pe aprecierile pe care le primeti. b. Relaia social Trebuie analizate diferitele grupuri de oameni crora prezentatorul est

e solicitat s le vorbeasc. Lista ar putea include: Superiorii prezentatorului; Personalul din departamentul lui; Directorii din alte departamente; Colegii cu aceleai funcii;

18


17/189

Stagiarii. O prezentare trebuie s entuziasmeze, s conving, s suscite interesul i s miveze auditoriul. Auditoriul care ar fi bine s: S fie entuziasmat; ar putea fi compus din superiori, colegii, directorii din alte departamente colegii i stagiarii;S fie convins; ar putea include superiorii, directorii din alte departamente i colegii cu funcii echivalente; S fie interesat; (s pun ntrebri) ar putea fi format dinersonalul din departament, stagiarii i colegii cu funcii echivalente; S fie motivat; ar putea fi alctuit din personalul din departament, stagiarii i colegii cu funcii

echivalente. 2.Tipurile de asisten a. Superiorii prezentatorului Aceasta pare o asisten care ar putea cu adevrat s te intimideze, dar gndetete c ai de partea ta o sde atuuri, cum ar fi: o Cunotinele tale tii deja mai multe i mai n amnunt despreectul prezentrii dect ei, altfel nu ai mai fi fost solicitat s susii prezentarea; oTimpul i se va acorda timp suficient pentru a te pregti, ct i pentru a explica ce trebuie n prezentarea ta, la nivelul cerinelor lor; o Sprijinul lor ei vor ca tu s reueti. Probabil c au avut un cuvnt de spus n alegerea ta. n mod sigur ei doresc ca tudovedeti standardele nalte ale companiei. Ei sunt de partea ta. Deci nu fi reticent sau descurajat ci s fii: Pregtit; Hotrt n ceea ce spui; Concis nu ai timp dt; Precis n exprimare este posibil s fii citat ulterior; Onest dac nu tii cevani nu poate pretinde s tii, atunci recunoate. Nu induce n eroare; Pozitiv; La sfriprezentrii, nu te atepta la felicitri sau aprobare. Vei fi tratat politicos i ntr-o m

anier care ine de conduita n afaceri. Rezultatul prezentrii poate deveni evident maitrziu. b. colegii cu funcii echivalente Dintre toate asistenele, aceasta este probabil cea mai dificil. Orict de unit ar fi compania n ceea ce privete interesele globale, inevitabil vor exista rivaliti i obiective divergente pe termen scurt ntre departamente. Colegii ti nu doresc ca tu s-i conduci i, spre deosebire de superiorii ti,nu au un interes n succesul tu. n acest context, trebuie s te bazezi pe profesionalism i o bun pregtire. Nu lsa nimic la voia ntmplrii i nu da impresia c te pricepimeniu unde, n realitate, nu eti sigur de ceea ce spui. Fii hotrt acolo unde eti pe teren sigur, fr ns a fi agresiv. c. personalul din departamentul tu n acest caz, subieul prezentrii i va pune amprenta asupra modului n care vei aborda prezentarea. De exemplu, anunarea creterii vnzrilor va necesita mai puin diplomaie dect anunarea rei departamentului. Personalul din propriul

19


18/189

departament se comport diferit la o prezentare fa de o situaie cotidian. n practic,asta se poate traduce prin faptul c se vor atepta la un grad mai nalt de profesionalism atunci cnd este vorba de: ncredere, conducere i autoritate; Pregtire i cunotinoeren, claritate i cursivitate a exprimrii. Personalul tu te cunoate bine, probabili bine dect crezi. i apreciaz cldura i firea prietenoas, dar nu i vor tolera slbEti conductorul lor. Ei pretind o atitudine prietenoas, un tratament egal, fr discriminri, sinceritate, precum i capacitatea de a le judeca starea de spirit i temperame

ntul. Vor s fie informai, s se amuze chiar i n mod sigur s fie tratai ca persoane iigente i egale. Dar mai mult dect orice, doresc s fie condui. Aa c prezentarea trebus fie: Profesionist; Entuziast; Fireasc, fr s ncerci s-i tratezi cu superioritatistena mixt De cele mai multe ori nu avem parte de asistene ai cror membri au aceleaipregtire, statut, experien i cunotine profesionale. Problema care se ridic n cazuasistene mixte este c nu eti sigur ce tiu deja despre subiectul prezentrii, ce vor saud, de ce sunt prezeni i n ce relaii sunt unii cu alii. Astfel, nu tii la ce nivelasezi discuia, ce fel de cunotine s presupui c exist, ce fel de limbaj s folosetie unghi s abordezi subiectul. n aceste cazuri trebuie s ncerci s afli ct mai multe dpre asisten nainte de a planifica coninutul prezentrii. ncearc s realizezi ntlnie pentru persoanele cu pregtiri i interese diferite. Dac nu reueti, atunci orienteaze spre nivelul cel mai de jos al cunotinelor celor prezeni, astfel nct fiecare partic

ipant s poat nelege ceea ce trebuie s spui. Pentru cei cu nivel ridicat al cunotineprezentarea va fi o confirmare a ceea ce tiu deja. Dac pori ns discuia la un nivelperior, atunci cei mai puin avizai nu vor resimi dect un sentiment de frustrare pentru c au pierdut timp valoros n care s-a discutat peste capetele lor. Atunci cnd vorbeti unei asistene mixte nu uita: - S-i informezi c ai cunotin de diversitatea aces; - S-i anuni c din cauza pregtirii diferite, pentru unii dintre ei ceea ce le vei spune le este familiar. Ctig-i prin aceasta de partea ta; - Folosete aceast ocazie pentru a crea o atmosfer de interes comun. Convinge-i pe toi c ei trebuie s aud ce le spui; - Nu devia de la noiunile de baz explicite i clare; - Evit folosirea jargonului,cuvintele i glumele pe care le cunosc numai o parte dintre ei (nu mpri n noi i eosete pauzele care survin n mod natural pentru a reaminti anumitor pri din asisten dce trebuie s asculte ceea ce le spui vorbete din mai multe puncte de vedere). e. asistena ostil Exist situaii n care te confruni cu o asisten ostil. Ar putea fi, d

u, personalul nemulumit pentru c explici noile niveluri de ocupare a forei de munc sau poate c susii interesele grupului din care faci parte ntr-un context care va determina unirea altor grupuri cu interese diferite, n opoziie cu ale tale.

20


19/189

n aceste cazuri, ai foarte puine avantaje de partea ta i va trebui s foloseti din plin atuurile de care beneficiezi, i anume: o Cunotinele acestea sunt cele mai puternic atuu. Nimeni nu va ti mai multe despre subiect dect tine. o Timpul asistena poatefi ostil pentru c a auzit zvonuri care sunt complet nefondate. Folosete timpul cubgare de seam, astfel nct s reueti nu numai s-i afirmi ideile, dar i s le alungFii sincer, deschis, onest i abordeaz problema ntr-un mod tolerant i profesionist. Nu permite ca aceast abordare s se transforme n slbiciune i sub nici o form nu te scu

pentru ce ai de spus sau pentru maniera n care o spui. f. asistena este mult mai nvrst sau mult mai tnr dect prezentatorul n ambele cazuri, diferena de vrst poatta o problem. Biatul acesta nu are mai mult de 25 de ani i vine s-mi spun el mie cumvnd maini. N-a ncheiat niciodat o tranzacie, nu i-a fcut niciodat probleme pentrutract, n-a avut de-a face cu un lot de maini de mna a doua. Ce tie el? Iar eu s-l las s-mi cheltuiasc banii din bugetul pentru publicitate? E doar un novice! (Un dealer de automobile urmrind campania de primvar a ageniei de publicitate la care era acionar.) Cine mai e i asta? Cred c are pe puin 50 de ani poate chiar 55, i ne vorbetedespre noile tendine n comerul cu amnuntul. mi amintete de mtua Valerica. M atepeva ca mine m nelegi, la o persoan care este la curent cu ultimele nouti. (Un angl unei reviste de specialitate, ascultnd un expert n prospectarea pieei, care prezint tendinele la zi ale acesteia). Dou prezentri au loc simultan, la sute de kilometr

i distan una de cealalt. Un tnr absolvent al unei coli de afaceri prezint recomandgeniei sale unui grup de dealeri, cu experien n vnzarea, de automobile. Fiecare dealer contribuie la bugetul de publicitate al ageniei, deci implicarea dealerelui este cel puin intens. O consultant n cercetarea de pia cu 25 ani de experien prezintiile companiei sale ntr-o edin cu reprezentanii unei reviste de specialitate. Media de vrst a participanilor, excluznd-o pe vorbitoare, este de aproximativ 30 de ani. Ambii vorbitori se confrunt cu aceeai problem. Ei se adreseaz unui public care se ateapt la un prezentator de o alt vrst i, din cauza diferenei, autoritatea prezentatorulueste pus sub semnul ntrebrii. Acest lucru se ntmpl zilnic. Nu este ceva specific unuanumit domeniu sau unei anumite regiuni. Deoarece tot mai multe companii fac restructurri, numrul angajailor de vrst mijlocie se reduce acetia fiind concediai d prioritate lupilor tineri, care sunt entuziati, istei i ambiioi, dar i unor lidri, rutinai, tradiionaliti. Deseori au loc ciocniri ntre aceste dou categorii. De obi

cei, nemulumirile sunt inute n fru, dar ele mocnesc latent, animnd uneori discuia. Ecreeaz n rndul asistenei o tensiune care se poate transforma n opoziie fa de prezr, a crui unic vin este vrsta pe care o are. Ce este de fcut? Iat cteva observaii ale unor prezentatori care se confrunt zilnic cu problema de vrst.

21


20/189

1. Felul n care te mbraci este foarte important n situaiile n care vrsta ar putea cotitui un dezavantaj. Dac eti mai n vrst dect auditoriul tu, este bine s pori un cmai tineresc, iar dac dimpotriv eti mai tnr dect auditoriul tu, este indicat s porai sobru costum pe care l ai. Ideea este simpl i de bun sim: nu ncuraja reaciile nive prin hainele pe care le pori. n plus, pentru cele cteva persoane mai luminate dinrndul asistenei, atitudinea este mai important dect vrsta i pentru ei, mbrcminreflectare a felului n care gndeti. 2.ine cont de vrsta limbajului tu. Dac eti

ct publicul tu, treci peste nostalgiile i referirile la trecutul tu personal de genul: Cnd am demarat eu aceast afacere.... sau Pe vremuri eram director comercial la fabrica ..... Trecutul este interesant doar n msura n care afecteaz viitorul. Dac etitnr dect cei din asisten, ferete-te de expresii de genul biei atunci cnd te adrui.tii este un alt tic verbal care irit pe cei n vrst. Ai grij ca prin felul n caprimi s nu creezi stereotipii negative. 3. ine minte singura lege inexorabil a naturii umane care este n favoarea ta. Indiferent dac publicul este mai n vrst sau mai tdect tine, iat un lucru de care trebuie s i-l aminteti atunci cnd vorbeti: Oameniimult mai preocupai de persoana i de problemele lor dect de vrsta ta. Actria i scriiarea Ruth Gordon obinuia s pun urmtoarea ntrebare: Ce vrst i-ai da dac nu ai tialte cuvinte, ce vrst vrei s ai atunci cnd te prezini? 3.Ce tie auditoriul fr sn nimic Foarte puine persoane tiu cte ceva despre tehnicile de prezentare. i totui,

od ciudat i misterios, publicul tie chiar mai mult dect cred prezentatorii. Publicul are un al aselea sim foarte dezvoltat, care transmite creierului mesaje clare, iar mesajele sunt invariabil exacte. Nu subestima niciodat sensibilitatea auditoriului. 1. Publicul tie cum te simi n ziua aceea . i poate citi starea de spirit n prile 90 de secunde. Publicul detecteaz starea de spirit i o va reflecta. 2. Publiculi d seama dac nu este agreat. Tot ceea ce faci li se va prea uor ostil sau o vor luca pe o provocare. Aproape orice ntrebare devine o problem. 3. Publicul i d seama dac-ai nvat prezentarea pe de rost. Memorarea atrage dup sine teama de uitare. Dac publicul i d seama c recii un text pe care l-ai memorat n prealabil (atunci totul sun atnefiresc!), va ncepe s-i fac griji: vei reui s duci totul la bun sfrit? Fiecare paugera posibilitatea nelinititoare c ai uitat textul. Morala: nu memora prezentarea. 4. Publicul i d seama cnd mini. Ei tiu cnd supralicitezi. Nimic nu nstrineaz mblicul. Nici s nu te gndeti s-i mini. 5. Publicul tie cnd ncerci s-i vinzi ceva.

arc le optete: Am impresia c tipul vrea s ne vnd ceva. Contrar povetilor despreilor nu le place s li se vnd ceva. Le place s i amuzi, s-i ajui, s-i nvei chiar,auzit pe nici unul zicnd: Sper s-mi vnd ceva astzi. 6. Publicul tie cnd ai abandoa. Oamenii vor crede c pe ei i-ai abandonat. Nu i poi nvinui dac se vor ndoi de tineacest caz prezentatorul se va simi pierdut.

22


21/189

4.ntrebri care-i vin publicului n minte Deseori oamenii viseaz cu ochii deschii sau monologheaz n sinea lor. Asta pentru c prezentatorii nu reuesc s se impun decisiv nina celor care i ascult. Prin urmare acetia i pun o serie de ntrebri. 1.Oare prezl este viu? 2. Sunt bucuros c am venit aici? Aceast ntrebare apare la scurt timp dupputul prezentrii. Dac rspunsul este nu, urmtoarea ntrebare va fi: Cine m-a pus s?, dup care urmeaz, de regul, o profund senzaie de disperare la gndul c urmtoarelinute vor dura o venicie. 3.Prezentatorul acesta este ipocrit? Dac exist cea mai vag

uspiciune n acest sens, un lung ir de ntrebri nerostite l vor asalta pe asculttor. ine ncearc tipul acesta s ajute pe el sau pe mine? Cu ct l-au pltit ca s vin aiciie c sunt i eu de fa? i aa mai departe. Nu este bine s fii considerat ipocrit. Unete chiar un lucru periculos. 4. Oare prezentatorul acesta o s-mi spun ceva ce eu nutiu? Aud ntradevr lucruri noi sau e doar o prere? 5. Prezentatorul acesta se dedicp i suflet cauzei mele sau doar se afl i el n treab? 6. Am fost mcar o singur dcu spusele prezentatorului? Exist vreo brum de adevr n tot ce s-a spus aici sau minumai gogoi? Pzete-m, Doamne, de prezentatorii care bat cmpii ht departe, pn cnin orizontul de ateptare. (Jane Maas, director de publicitate) 7.Oare neleg despre ceeste vorba sau doar am impresia c neleg? Este ceva de neles? Dac persoana care ste m-ar ntreba n oapt: Ce vrea s spun prezentatorul acesta? oare a putea s rsplar n dou propoziii, sau a ncepe cu Pi tii..? 8. Prezentatorul acesta are person

voi aminti de el i peste un an? Dar peste o zi? 9. Ct va mai dura toat povestea aceasta? Aceast ntrebare este nsoit de tuse, fonete i priviri grbite spre ceas. Cel mabil citat rostit vreodat n sensul acesta aparine expertului n marketing Fred Lemont: Mi-ar plcea ca toi prezentatorii s aib un buton astfel nct, atunci cnd ei vorbmult, s i pot opri. 10. Voi reine tot ce mi-a spus acest prezentator le voi transme i colegilor mei ideile principale? Am luat i eu cteva notie? A notat cineva ceva? Dac nimeni nu a scris nimic, probabil c nimeni nu are de gnd s in minte ceva. Nu esten semn bun. Aceast scurt list este un test bun pentru viitoarea prezentare din calendarul tu. De asemenea, este un test bun i pentru tine, atunci cnd te vei privi n oglind i i vei repeta prezentarea. 5.Publicul are nevoie de pauz - dar cnd? Este uimitct de tolerant i de politicos poate fi publicul. Oamenii pot ndura multe, dar cnd au nevoie de o pauz, se simte ntotdeauna o micare permanent a trupurilor: agitaie, schimbarea greutii de pe o parte pe cealalt, tritul pantofilor,

23


22/189

starea de nemulumire general de nevoia de a fi ,,eliberat de a lua pauz. Oamenii plictisii schieaz o serie de gesturi foarte sugestive care te determin n mod cert s teeti la o pauz:

Capul plecat, mna dreapt acoperind ochii. Apoi capul plecat i mna stng acoperind och.

Unul i examineaz ochelarii, privind prin lentile de parc ele ar fi de vin pentru ceeace se vede i cum se simte.

Altul st cu capul sprijinit de palm, de parc i-ar fi pierdut cunotina.

Cellalt i-a scos ochelarii, st cu braele ncruciate, cu piciorul drept sprijinit pe srul scaunului din fa; apoi i sprijin la fel cellalt picior.

24


23/189

Un altul se freac cu mna la ochi de parc ar vrea s ndeprteze ceva, probabil ntr-unt de a rmne treaz.

Sau altcineva i ine un deget la tmpl....Ce nseamn toat chestia asta?

Unul are capul ntors, privind cu hotrre n alt direcie, nu spre scen, refuznd oricecare. Mna pare s-i protejeze mintea de vreo vtmare.

Se ofteaz adnc- ,,Ct mai pot ndura?

Altul se trage de ureche, de parc mpotrivindu-se la ceea ce aude.

25


24/189

Cellalt bate darabana pe scaun:

Altul i ine braele ncruciate, picioarele ncruciate, capul sprijinit n piept. Estea ntr-o capcan. Asediat. Cnd situaia ajunge insuportabil, asistena apeleaz la mijlomai directe: Cineva strig: ,,Ce-ai zice de o pauz? Vor interveni atunci i alii, ca-au avut curajul s plng primii, dar care abia ateptau s se alture celorlali. Unulul, oamenii se ridic i pleac. Cnd asistena se manifest n fel i chip, scriind bile

erate i, n cele din urm, prsind pe rnd sala de edine, tu, n calitate de prezentatdatorie fa de ei: F o pauz! Exist o regul a bunului sim ce trebuie respectat n mea cazurilor: f o pauz din jumtate n jumtate de or. O pauz nu trebuie s dureze maide cinci minute, dar ea trebuie respectat cu strictee. Pauzele i prind bine i ie, iapentru public sunt o rsplat binemeritat. Ele i dau ocazia s vezi cum te descurci. Ccorzi o pauz, ai ocazia s faci ceva pentru a rezolva problemele pe care le-ai observat. Este prea cald n sal sau poate prea frig. Ventilatorul face zgomot, luminileplpie, etc. Dup o pauz un lucru este clar: publicul se simte mai bine. Dar lucrul cel mai important este c oamenii i sunt recunosctori i sunt gata s i acorde toat a. Acum ai o ans mai mare. 6. Participanii dificili Participanii la prezentare pot adopta pe parcursul prezentrii anumite comportamente care s mpiedice buna desfurare a prezentrii. Acetia se mai numesc i participani dificili.

26


25/189

Tipuri de participani dificili i cum trebuie abordai: D-l oapt Comportament: - nu ne ce se ntmpl i clarific sau traduce - mprtete anecdote extrase din prezentare -sau supercritic Ce s facem: - ne oprim din prezentare, ateptm s se uite la noi i irem permisiunea nonverbal s continum - folosim tehnica farului (plimbm privirea n jurul ncperii) D-l tie tot Comportament: - bine informat i dornic s arate asta Ce s fam: - ateptm s ia o pauz, mulumim i mergem mai departe - i punem o ntrebare care sgnduri - cerem prerea grupului D-l Negativist Comportament: - nimic nu este bine

- nimic nu poate fi aplicat Ce s facem: - i cerem s fie explicit i s ofere mai multedetalii - i artm c scopul prezentrii este s fie pozitiv i constructiv - folosim pgrupului D-l Tcut Comportament: - timid, nesigur, ruinos - plictisit, indiferentCe s facem: - timidului i punem ntrebri uoare la care sigur tie s rspund, pentruncrederea n sine - plictisitului i punem ntrebri la care trebuie s se gndeasc sautem din anonimat referindu-ne la el ca la o persoan care sigur tie rspunsul D-l ntrerupe Comportament: - probabil nesigur pe el - agresiv i combativ - este satisfcutcnd reuete s te enerveze Ce s facem: - nu ne suprm niciodat - i artm nelegerearte - ateptm o greeal i cerem prerea grupului

27


26/189

Cursul 3 Plan de prezentare 1. Pregtirea i planificarea; 2. Planuri i note; 3. Repetiia 1.Pregtirea i planificarea Am vzut care este scopul prezentrii, cadrul de desfe, am studiat auditoriul pentru a ti la ce fel de asisten s m atept. Abia n acest mt se poate sorta i clasifica, selecta i respinge materialul care s-a strns pentru prezentare. Modul n care se efectueaz acest proces depinde foarte mult de stilul propriu i mai ales de slbiciunile prezentatorului. Dac eti din fire un perfecionist (aceasta nu nseamn c te strduieti s faci un lucru la cel mai nalt standard, ci nseamn

spre o perfeciune de neatins n tot ceea ce faci), atunci vei face contient o selecie la snge a materialului, selectnd i, mai ales, respingnd. Perfecionitii au tendinaa spune tot ce tiu despre un anumit subiect, indiferent de punctul de vedere dincare li s-a cerut sa abordeze problema. Foarte rar se cere emiterea unei ,,preriglobale asupra unui subiect, iar ceea ce trebuie spus nu va fi niciodat ultimul cuvnt n problema respectiva. Acest tip de prezentator trebuie s rmn la punctul de vedestabilit i s nlture ,,umplutura. Dac, n schimb, eti impresionist i ai tendina sa multe detalii, i eti contient de aceasta, va trebui s mergi pe premisa c dac omiile informaii, acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibil i accesibil. n acest proces vei analiza cinstit i obiectiv punctele tari i slbiciunile i vecerca n mod constant s te pui n locul asistenei. Exist anumite strategii care pot fiabordate pentru a duce la bun sfrit prezentarea. a. Decide-te asupra modului de ab

ordare a problemei Acest lucru este valabil n funcie de asisten, dar sunt cteva reguli care se aplica n mod constant: 1. Fii sincer si natural asistena va percepe imediat c nu eti, aa c: a) nu pretinde c eti ceea ce nu eti; b) vorbete din experienal. 2. Fii entuziast entuziasmul te face sa fii sclipitor i este contagios. 3. Fiiplcut si prietenos zmbete cnd eti prezentat i pe parcursul prezentrii la anumiteale. Zmbetul nu trebuie s fie asociat cu umorul - daca ai o prezen plcut i un zmbe, asistena ii va rspunde n consecin. 4. Folosete glumele cu grij unii oameni sunuali n mod natural, dar cei mai muli nu sunt. Unii au impresia c sunt desconsideraicnd se fac glume. Totui, s faci asistena s rd nu este att de dificil cum ai crede,ece: a) adesea, eti ascultat cu entuziasm; b) au venit sa se simt bine. Scopul tu este s-i exprimi bine ideile mai degrab dect s-i impresionezi asculttorii. Dac atunfaci o afirmaie clara reueti s creezi i o impresie bun,

28


27/189

este foarte bine b. Timpul Trebuie s tii ct timp i se acord s vorbeti i ct timp rmite s vorbeti. Dac nu cunoti aceste informaii, nu vei fi capabil s-i planifici prtarea i s te ncadrezi n timp. c. Structurarea discursului Asigur-te c dozezi prezentea cu o combinaie de seciuni formale i informale, cu informaii audio i video, pentrua ine treaz interesul asistenei. Oamenii se pot concentra asupra unui lucru doar aproximativ 10 minute n ir, aa c schimbarea ateniei ctre un ecran sau un material disibuit la intervale bine stabilite este o necesitate, pentru a reine atenia. Ajut as

istena s urmreasc cu uurin firul prezentrii. Nu-i fie team s numerotezi ideileubliniezi, ca n exemplul urmtor: ,, n 2006 s-au observat trei tendine majore n evolucererii. Prima a fost ... A doua a fost ... A treia ... Aceasta face ideile separate mai clare i mai uor de neles. d. Informaiile statistice Sursele de informaii stistice vor depinde foarte mult de subiectul tratat. n multe cazuri vor proveni din documentele departamentului sau ale seciei unde prezentatorul i desfoar activitaten alte cazuri va fi nevoit s le extrag din: rapoartele financiare ale firmei, cri dereferin, documentare din tabele i grafice realizate pe calculator; statistici oficiale din publicaii guvernamentale; rapoarte generale pe ramuri industriale etc. e. Formule de nceput eficiente Primele cteva propoziii pe care prezentatorul le spune sunt cruciale, deoarece vor influena felul n care este receptat prezentarea sa. Trebuie tiut cu precizie ce se spune pentru: a crea o prim impresie favorabil; a cap

ta atenia ntregii asistene; a fi interesant. Citete cu atenie urmtoarele propoziiieschidere ale unei prezentri intitulat ,,Reeaua de comunicare computerizata din cadrul ABC S.A.. Imagineaz-i c eti un membru al asistenei. 1. Astzi voi face o prezenespre Reeaua de comunicare computerizat care a fost instalat n cadrul ABC S.A. ... 2.,,Cum vor mri computerele eficiena interdepartamental...? 3. ,,Astzi voi ncerca sving c introducerea noilor calculatoare va economisi timp ... 4. ,,Deunzi discutamcu ... despre problemele referitoare la noile calculatoare. 5. ,,Calculatorul a printat aceast scrisoare n10,6 secunde. Dac ar trebui s trimit o scrisoare ctre fiecare manager, calculatorul ar economisi patru ore din munca departamentului meu ...6. ,, Calculatoarele nseamn cheltuieli nejustificate ... (pauz) ... dac nu vom instrui personalul s le utilizeze corespunztor ... 7. ,,Trebuie mai nti sa-mi cer scuze pentru ...

29


28/189

Prerile noastre despre fiecare tip de introducere sunt urmtoarele: 1. O introducere plictisitoare de fapt, tii deja titlul, pentru c altfel nu te-ai afla n sal. 2. Opropoziie de deschidere buna. Asistena se va gndi instinctiv la motivele pentru care calculatoarele sporesc eficiena. n timp ce tu expui motivele din punctul tu de vedere, asistena ta te va privi cu cldur pentru c le enumeri pe aceleai la care s-au git i ei. 3. Aceasta probabil va provoca un rspuns ostil, ca de exemplu - ,,Nu aveidreptate, ,,Ne e bine aa cum este, ,,Noua ne place s procedm n felul acesta 4. O ab

re informal. Admii c exist probleme, ceea ce va determina asistena s te susin. Astvei capta atenia, deoarece te vor asculta n expunerea cilor de rezolvare a problemelor. 5. Un nceput bun, care va oca asistena. Vorbitorul le-a captat acum ntreaga atenie. 6. Statisticile i cifrele utilizate la nceputul unei prezentri pot ndeprta intesul asistenei; este mult mai bine s le introduci i s le explici la mijlocul discursului. 7. Audiena s-ar putea s se ndoiasc de abilitatea ta i n mod sigur va simi co prezentare neprofesionist. f. Limbajul si stilul Nu vei ctiga respect dac ncerci sari ceea ce nu eti. n consecin, primul i cel mai important lucru este ca ntotdeaunae simi n largul tu cu cuvintele pe care le foloseti. Poi s-i modifici stilul i limmod considerabil pentru a te adapta la diferitele situaii i oameni crora le vorbetii totui, n acelai timp, s te simi n largul tu. Scopul este s te exprimi clar, naj situat la nivelul comun cel mai de jos al ateptrilor i de nelegere al asistenei.

Cuvintele Poi spune c cineva este un adevrat cunosctor al unei probleme cnd reueteinformeze n limbajul de zi cu zi, fr s te trateze de sus. Aceasta nseamn s folosetnte, propoziii i paragrafe clare i la obiect. Iat cteva exemple care pot fi utilizate. Propoziii care se pot folosi n ocazii oficiale Modul cum foloseti propoziiile depinde de gradul de formalitate al prilejului cu care faci prezentarea. Compar celedou propoziii de mai jos. ntre prieteni i colegi: ,, n var am fcut rost de o slujbagenie de voiaj i m-am pus la punct cu spaniola. La un interviu: ,, Am studiat turismul i limbile moderne la Universitatea din Bacu. n timpul vacanei de var am fost angajat de o agenie de voiaj ca reprezentant n Spania. n familie i ntre prieteni foloseprobabil cuvinte prescurtate i familiare. Atunci cnd eti ntr-o situaie oficial sau sioficial, trebuie s-i construieti propoziiile atent, ca n al doilea exemplu. Este unemn de respect pentru cei care te ateapt s optezi pentru o structur clar a propoziiir, evitnd un stil mai relaxat, cu cuvinte prescurtate sau familiare. Cnd foloseti o

construcie a frazei mai formal, exist ntotdeauna pericolul de

30


29/189

a folosi cuvinte mai lungi i mai greu de neles. Ferete-te de acestea. Fii tu nsui iosete cuvinte cu care eti obinuit. Folosete cuvintele tehnice cu atenie Cnd ii o prtare n faa unei asistene de ale crei cunotine tehnice eti nesigur, verific. Feretfolosirea terminologiei incorecte i fii att de exact ct ii permite subiectul tratat.Dac n asisten nu sunt specialiti, nu neglija acest lucru. Prezint rezumatele princilelor puncte ale argumentelor tale fr detalii tehnice. Evit jargonul, acronimele i pleonasmele Evit jargonul, cuvintele neclare i cele care se folosesc i se cunosc num

ai n cercul din care faci parte deoarece: Nu toi vor ti despre ce vorbeti; Cuvintelei pot pierde nelesul precis datorit folosirii n exces sau n diferite contexte; deplu, marj poate s nsemne: - marj comercial pentru un economist; - un interval de timp, de exemplu, pentru majoritatea oamenilor; - marja de eroare pentru un statistician; lingvitii se pot supra pe felul cum sunt folosite greit cuvintele elegante, de exemplu ,,strlucit. Nu folosi acronime sau abrevieri pe care numai cei din domeniul tu le neleg pe deplin. Nu spune acelai lucru de dou ori folosind cuvinte diferite, de exemplu: -cooperare comun; - inovaie nou; - conectare mpreun; Aceasta nu nseamnr trebui sa-i revizuieti gramatica i s te apuci s citeti dicionarul, ci dimpotriv,ete cuvinte cu care te simi confortabil, fr prea multe figuri de stil. Fii clar i precis Exprim-te clar, gsete cuvntul sau expresia exact, i nu o alternativ vag, ncurrea extins. NU SPUNE CI SPUNE d o indicaie arat are un impact asupra afecteaz n-ar tr

ebui neleas nu nseamn sporind cu timpul crescnd O imagine clar despre ceea ce ai des va conduce la o exprimare clar, att oral, ct i n scris. Nu accepta mai puin de atn punct de vedere lingvistic, exist n prezent o tendin de a se renuna la termeni descriptivi simpli i a se recurge la limbajul ageniilor de publicitate. Acesta nseamn cunte abstracte i o terminologie bombastic, care nu se pot aplica uor la situaii practice i uneori sunt total nepotrivite, de exemplu: Elementele de exprimare orala sunt antamate n preambul. Ceea ce ar trebui s nsemne: Notele cu privire la exprimarea orala se afl la nceputul crii. Nu fi tentat s foloseti acest tip de limbaj. Cuvintelest pentru a exprima clar ceea ce vrei s transmii i nicidecum pentru a produce confuzie i nenelegere. Citete urmtorul paragraf. Dac ai asculta acest discurs, care ar fiima impresie?

31


30/189

Trebuie s ne fixam eluri nalte i s ne valorificm la maximum resursele, att cele umi cele materiale. Trebuie s demonstrm competitorilor c rmnem o for de luat n seaigurm c la sfritul anului financiar viitor ne vom gsi ntr-o poziie n care nu vom pi ameninai. Defectul acestui discurs este c, de fapt, nu spune mai nimic concret. Este foarte util s anunai c se vor face mbuntiri, dar asistena vrea s tie ce trebtic pentru a se ajunge la ele. O modalitate mai buna de a exprima acelai lucru este urmtoarea: Suntem hotri s rmnem n fruntea competiiei i anul viitor. O crete

a menine n frunte. Trebuie s ne unim forele i s lucrm mpreun pentru a realiza acene va fi uor, dar mpreun vom reui. Aceasta nseamn c produsele pe care le facem nuuie s fie calificate la clasa a II-a de ctre inspectorii de calitate. Dac le facemabsolut perfect am putea spori producia cu 5%. Aceasta nseamn deja jumtate din creterea de care avem nevoie. n exemplul de mai sus, vorbitorul nu numai c a definit, dara descris i o modalitate de a-l atinge. Evit frazele lungi Evit frazele lungi, n special acelea cu multe subordonate descriptive i\sau cifre, deoarece ele vor creaconfuzie n rndurile asistenei. Citete urmtoarea fraz: Numrul pasagerilor care foloransportul aerian pentru a ajunge n Marea Britanie reprezint 60%, iar cei care folosesc vaporul 40% i datorit faptului c liniile aeriene i de transport maritim ale Marii Britanii transport o mare parte din acest trafic, taxele pltite de vizitatoriistrini, care n 1982 s-au ridicat la 850 mil. lire sterline, au atins n 1983 1.000

mil. lire sterline, iar in 1984 1.100 mil. lire sterline. Fragmentarea frazei inefoarte mult de stilul personal i de tipul de asisten pe care l-ai identificat. ntr-ofraz foarte simpl, textul ar putea arta cam aa: Aproximativ 60% din numrul total alizitatorilor n Marea Britanie folosesc transportul aerian, iar 40% recurg la transportul pe mare. O mare parte din acest transport este efectuat de ctre liniile aeriene i maritime britanice. Preul biletelor pltit de ctre vizitatorii strini transportorilor britanici a fost aproximativ 850 mil. lire in 1982. n 1983, acesta s-a ridicat la peste 1000 mil. lire sterline, iar in 1984 a ajuns la 1100 mil. lire sterline. h. Fii atent la atitudinea asistenei Dac asistena este ostil sau are prejudeci, asigur-te c discursul este bine structurat, iar atitudinea ta este pozitiv. Daccare ar putea fi contraargumentele, combate-le prin ceea ce spui. Dar nu fi tuprimul care critic; nu exist motive pentru a semna seminele scepticismului. De exemplu, nu spune: Poate credei c acesta este un procent dezamgitor, pentru c... Nu le co

irma suspiciunile ca n urmtorul exemplu: Este adevrat c numrul a sczut, dei nu amscut acest lucru pn acum... Fii meticulos i profesionist tot timpul. i.Leag cifrele de fapte i faptele de cifre. O nsuire de fapte i cifre are toate ansele s nu atrag aasculttorilor. ncearc s faci o legtur simpl i uor de neles ntre detaliile fapde zi cu zi, ca n exemplul urmtor: Cheltuielile de regie ale acestui departament au crescut cu 7,9% n ultimul an,

32


31/189

de la 86476 lei la 93307 lei. Aceasta nseamn c fiecare articol pe care l producem necost cu 40 bani mai mult. ncearc s-i imaginezi care sunt implicaiile practice alentelor tale pentru asculttor. Am vorbit pn acum despre coninutul, limbajul i forma pecare le vei folosi n prezentare. Urmtoarea sarcin este s mbini aceste informaii ctbine cu putin. 2. Planuri i note Puini oameni pot ine o prezentare mai mult de ctevminute fr a folosi nite nsemnri. Trebuie s i pregteti note care s-i fie de foliraie i i gseti uor cuvintele, atunci totul este perfect, dar dac nu, atunci ai ce

care s te bazezi. Nu te baza niciodat pe memorie atunci cnd ai de prezentat date statistice sau citate exacte. Nu citi cuvnt cu cuvnt o prezentare scris, cu excepia cazului n care prezentarea este n ntregime tehnic i detaliat. Cititul te mpiedic scare impune i contact vizual cu asistena. Prezentarea va fi plictisitoare i neinspirat. Ca regul general, n aceast etap ar trebui s-i scrii prezentarea n ntregime.e va determina s analizezi mai profund i logic fiecare seciune. Dac prezentarea pe care o faci este oficial i textul ei va fi pus la dispoziia asistenei, asigur-te c nole tale nu vin n contradicie cu coninutul discursului. Scrie-i notele n aa fel nctde un real ajutor, nu numai un simbol de siguran. Folosete o modalitate de scriereclar, mare i vizibil. Folosete culori diferite pentru citate, statistici i indicatoare vizuale. Fiele de mrimea unei cri potale sunt foarte folositoare pentru notie, pofi manevrate uor, intr uor n buzunar, nu se rup, dac greeti nu trebuie s rescrii m

u se ndoaie n mini. 3.Repetiia Repetiia prezentrii servete mai multor scopuri, dari cnd este fcut contiincios. Este recomandabil s simulezi ct mai multe ipostaze dinezentare, n special n condiii oficiale. Verific: desfurarea n timp durata fiecregii prezentri n ritmul potrivit; repetrile i omisiunile; sensul multe fraze pagice doar pn cnd le rosteti cu glas tare; indicatoarele pentru folosirea mijloacelorvizuale; pronunia unele cuvinte sau propoziii par potrivite cnd sunt scrise, dar sun ciudat sau distorsionat cnd sunt rostite.

33


32/189

Cursul 4 Plan de expunere 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Prezentarea informatiilor vizualeDatele statistice Graficele coloan sau bar Graficele liniare Graficele disc Pictogramele i hrile Informaii nestatistice

1.Prezentarea informatiilor vizuale n acest capitol ne vom ocupa de modalitile de evideniere i ilustrare a informaiilor cu mijloace vizuale ca grafice, desene i diagrame, acordnd o atenie deosebit datelor statistice. Pentru muli oameni, cuvntul statis

ci evoc o enumerare exasperant de fapte i cifre care sunt dificil de definit i neleotui, toi folosim date statistice n viaa personal i la lucru, iar numrul sporit deulatoare ne furnizeaz un numr i mai mare de date numerice. Ca parte a prezentrii tale cu siguran va trebui s transmii unele date asistenei. Va trebui s prezini aceastmaie ntr-o form clar i concis, astfel nct s fie uor neleas. Prezentarea sub fte probabil modul cel mai precis, cu liste de cifre precise pn la cteva zecimale. Totui, scopul tu este s demonstrezi ntr-o form clar, precis, simpl i uor de nelasistena ceea ce indic listele de cifre. Pentru a realiza acest lucru va trebui s foloseti o forma grafic, care poate fi prezentat n aa fel nct s permit asisteneiinformaia n acelai timp. Prezentarea grafic este un mod mult mai interesant de prezentare a datelor dect listele de date i cifre. Fiecare nou grafic va recpta atenia asistenei i va da un grad sporit de interes prezentrii. ncepem acest capitol prin exami

narea modalitilor de selectare i analizare a datelor statistice. Ca modaliti eficiente de reprezentare grafica a informaiilor vom descrie tabelele i graficele care permit recunoaterea cu uurin a caracteristicilorcheie pe care doreti s le prezini. 2.De statistice Indiferent ce modalitate de prezentare a datelor statistice vei folosi, las asistenei timp suficient pentru a le nelege, a lua notie, a consulta pliantele pe care leai pus la dispoziie sau a face tot ce este necesar pentru a recepta iasimila ct mai eficient informaii. Nu minimaliza importana datelor statistice i nute grbi s treci peste ele, n special dac sunt subiectul central al temei. Dac trebuies le prezini, atunci scoate-le n eviden. Folosete n pauze, repetiii i mijloace vine dozate pentru a le da pregnan. Pune datele statistice n adevrata lor perspectiv:explic semnificaia lor, sursa, coeficientul de siguran i dac aceste lucruri nu suntja clare, dac sunt bune, nesemnificative sau nefavorabile. Acest lucru este deosebit de important n special cnd asistena este formata din oameni

34


33/189

care nu sunt familiarizai cu activitatea din domeniul tu. ntlnim informaii statisticen fiecare zi, de exemplu: o Date despre activitatea zilnic a departamentului tu; oCosturile comparative ale unei noi piese de echipament pentru dotarea seciei dincare faci parte; o Chiar i numrul de zile nsorite dintr-o anumita zon sau ora, publicat n ziare. Este uor de observat c exist o mare diversitate de informaii statistice,dar ce au ele toate n comun? a. Cuvinte i date statistice Toate datele statisticeimplic folosirea numerelor. Aceasta nseamn c includ anumite cuantificri, expresii al

e unor valori specifice sau definite ale unor lucruri. Cnd prezini informaii statistice, trebuie s furnizezi asistenei toate amnuntele i s le explici cum se completeazeciproc. Avem nevoie de cuvinte pentru a caracteriza sau explica pe deplin datele numerice. Aceast regul se aplic tuturor datelor statistice, indiferent de forma de prezentare aleas. b. Selectarea datelor statistice Datele statistice adunate pot avea diferite forme: o Notate n grab la o edin; o Aranjate sub forma de tabel pe ohrtie tiprit pe calculator; o Preluate dintr-un comunicat oficial sau de afaceri, sau o tire difuzat de pres. Oricare ar fi formatul original, trebuie s te decizi cums le organizezi, astfel nct s ntregeasc tema prezentrii tale. Selecteaz numai datee sunt strict necesare pentru a da pregnan mesajului tu. Punei urmtoarele ntrebri:vor mbunti aceste cifre expunerea sau argumentele mele? Cum vor contribui la o mai bun nelegere a subiectului? c. Fii informativ Fiecare grafic i hart pe care le incluzi

n prezentare trebuie s fie elocvente pentru argumentaia i explicaiile tale, i ar trui s aduc ceva nou, s aib un impact favorabil. De asemenea trebuie, s scoat n evidele tale n cel mai eficient mod posibil. De mare folos ar fi gsirea unor puncte dereferin cu care asistena va putea s compare noile date expuse ca, de exemplu, datelestatistice de anul trecut, performanele unei companii concurente, numrul de locuri i personal angajat al altui tip de avion de pasageri orice l-ar putea ajuta s neleag situaia n esen i n perspectiv. Lipsa de relevan a datelor are mai multe efective: Dac provine din repetiii, adic reluarea aceluiai lucru de dragul de a-l spune din nou, atunci devine plictisitor; Dac este rezultatul dorinei de a impresiona, vadistrage atenia sau va crea confuzie; Este ntotdeauna iritant i consum timp. S nu ci n capcana tentaiei de a include date statistice doar pentru a impresiona. Nu strui asupra unui aspect pe care l-ai prezentat i l-ai fcut neles intrun mod elegant siconvingtor.

35


34/189

d. Fii uman Statisticile pot prea impersonale i dezumanizate. O moarte este o tragedie, douzeci de mii de mori este o statistic. Cnd comunici numere, acestea se referoameni reali n situaii reale. Oamenii sunt cele mai importante resurse ale unei organizaii i trebuie tratai ca atare. De aceea, trebuie s evii s: Cazi n cliee i gi; Caracterizezi oamenii ca probleme statistice; Apreciezi oamenii n termeni cantitativi i nu calitativi. e. Fii consecvent Folosete aceleai cuvinte i cifre care apar ntabele i grafice. Dac ai definit categoria clientela feminin n materialele vizuale,

u schimba denumirea n clienii de sex feminin n comentariu. Nu te referi, n comentarila numere ca apoi s le transformi n procente, n grafice. Asistena face legtura ntreeea ce spui i ceea vd aa c nu crea confuzie transmindu-le un mesaj verbal ce diferel vizual. Repetarea cuvintelor va remprospta mesajul, dar nu trebuie fcut n exces. f. Fii profesionist i nu te abate de la scopul prezentrii Statisticile sunt instrumente ajuttoare i indicatoare. Ele pot numai s descrie, s compare i s previzioneze. Nsunt niciodat un substitut pentru valori, nici o justificare pentru lipsa de consideraie fa de clieni i nici nu pot descrie calea corecta de urmat. Evit s folosetimbaj emoional sau ironic ca: O cretere nspimnttoare.... O risip dezgusttoare deu furniza informaii greite. Acest lucru se poate ntmpla dac: nu te asiguri c ceea cepui va fi uor de neles de ctre toat asistena; nu te asiguri c ei neleg exact sensului pe care l transmii. Nu abuza de statistici pentru: a face cereri nejustificat

e de resurse; a ataca alte departamente sau a submina ncrederea i sprijinul lor; aface critici la adresa organizaiei sau a unor pri ale organizaiei n faa unei asistee externe. S trecem n revist diferitele modaliti de a ilustra informaiile scrise. Lia ar putea sa includ: o grafice-bar; o histograme; o grafice liniare obinuite; o grafice disc; o pictograme; o hari; o tabele. 3. GRAFICELE COLOAN (BAR) Graficele subform de bar sunt probabil cea mai cunoscut modalitate grafic de prezentare i comparare a datelor. Exist mai multe forme de grafice-bar: grafice-bar simple; grafice-bargrupate; grafice-bar pe componente; grafice-bar incorporate procentuale;

36


35/189

grafice-bar sprijinite; grafice-bar flux; 1. Graficele -bar simple Exista doua tipuri diferite de grafice bar simple: a. grafice care prezint informaii despre un singur element n timp; b. grafice care arat articole diferite, dar interdependente n timp. a)Graficul-bar care prezint un singur element n timp Cea mai simpl form de grafic-bar este un ir de bare reprezentnd un fenomen anumit n diferite momente, de exempluploile lunare de-a lungul unui an, numrul zborurilor zilnice de pe un aeroport pe durata unei sptmni. nlimea fiecrei bare reprezint volumul acelor bunuri, persoan

servicii dintr-o perioad de timp.de 50 Volumul100 ap (l) 150 Precipitaiile n timpul anului

0 I

F

M

A

M 2007

I

I

A

S

O

N

D

Aceste grafice pot fi folosite pentru a ilustra informaii simple, dar care au unimpact vizual imediat. De aceea sunt foarte potrivite pentru a fi folosite intr-o prezentare. Privete graficul lunar al ploilor. Accentul se pune pe volumul de ap care a czut n fiecare lun. Asistena va observa imediat nivelurile cele mai nalte le mai sczute ale ploilor lunare, deci care au fost cele mai umede i cele mai secetoase luni. Acest lucru nu ar iei n eviden ntr-o list cu cifre. b)Grafice bar carent articole diferite, dar interdependente, n timp O reprezentare similar este un rndde bare care reprezint diferite cantiti de bunuri sau articole interdependente, n aceeai perioad de timp. n acest caz, trebuie s aranjezi barele dup mrime, ncepnd cuai mic. Datele vor fi mai clare i prin urmare asimilate mai uor. Dei fiecare bar core

spunde unui articol diferit, ele pot fi colorate identic.37


36/189

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0ca lc ul

Bugetul investiiilor n calculatoare 2007-2008 (10 000 RON)

co so ha im st ftw rd pr ur im di ar at ie sk an e oa xp ur te re lo i at ar e

2) Grafice bar grupate Acestea sunt denumite i grafice bar multiple; ele prezint cparaii ntre dou sau mai multe elemente n timp. Acest grafic arat participarea comparativ pe brbai i femei la competiiile sportive n sal i n aer liber n anii 2002 2ip de grafic este, fr ndoial, eficient. nchipuiete-i doar pentru un moment c acestar fi sub forma de tabel i vei realiza c graficul este mult mai relevant. Din grafic se poate observa: creterea tuturor activitilor sportive n aceast perioad; particarea femeilor la sporturile de sal a crescut mai mult dect a brbailor.45 40 35 30 25 20 15 10 5 0

n sal

n aer liber

Procentaj

Femei Brbai

2002

2006 2002 Anul

2006

Atunci cnd trasezi grafice bar grupate, amintete-i urmtoarele sfaturi: f distincielementele care sunt comparate prin culori diferite i clare i include o legend; fol

osete culori pe care asistena le va asocia cu elementele care se compar. De exemplu, pentru cantiti sau date care au legtur cu anotimpurile, folosete galben pentru varprimvar verde. Folosete aceste culori pentru a simplifica mesajul: nu include mai mult de trei bare n fiecare grup de componente, deoarece impactul se va pierde.

38


37/189

Graficele bar grupate sunt foarte folosite pentru compararea informaiilor cum ar fi: o compararea caracteristicilor umane ca abiliti, aptitudini, cariere, mprite pe grupuri de vrst sau sexe; o compararea personalului necesar pentru a efectua anumiteactiviti pe msur ce procesul de producie se dezvolt sau se introduce un nou echipamt. 3) Grafice bar pe componente ntr-un grafic bar pe componente, fiecare bar estevizat pe componente care formeaz ntregul. Se obinuiete: s se pun componenta cea maiortant n partea de jos, pentru c evaluarea se face mai repede; s se utilizeze tehnic

ile de umbrire pentru diferenierea componentelor mai degrab dect liniile trasate n diferite unghiuri; s se includ o legend.400 350 300 250 200 150 100 50 0 2004 2oo5 Anul 2006 Probleme tehnice Grev Boal Zile de lucru nelucrate

Graficul arat c numrul zilelor de lucru pierdute datorit problemelor tehnice, grevelor i bolii a sczut n fiecare an succesiv. Cea mai semnificativ reducere se constat nilele pierdute din motiv de grev, care s-au njumtit fa de nivelul din 2004. Acest te grafic permite o comparaie instantanee ntre prile componente. 4) Grafice-bar procentuale n acest tip de grafic fiecare bara reprezint 100%. De aceea toate barele auaceeai lungime indiferent de numrul pe care pe care-l reprezint. Fiecare bar este divizat pentru a arta proporia fiecrei componente; cu alte cuvinte, procentul fiecrei p

ari din total. Deoarece fiecare bar are dou linii de bar, una la 0% i alta la 100%, compararea componentelor se face mai uor dect n cazul graficelor-bar pe componente.

39


38/189

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Zilele nelucrate(%)

Boal Grev Probleme tehnice

Zilele

2005

2006 Anul

2007

n aceast variant (vezi graficul de mai sus), numrul de zile nelucrate a fost trasatca un grafic-bara procentual. Dei numrul de zile nelucrate datorit bolii a sczut n fiecare an, acestea rmn un procent constant din numrul de zile totale nelucrate, n cazul nostru 21 n fiecare an. Procentajul zilelor de lucru pierdute datorita problemelor tehnice a crescut n fiecare an, dei numrul real de zile din aceleai motive a scz

ut n fiecare an. 5) Grafice-bar sprijinite Acest tip de grafic poate fi folosit indoua situaii principale: n cazurile n care vrei s prezini dou tipuri de date care alegtur unul cu cellalt; n cazul n care vrei s compari dou categorii distincte de dasociate, iar un grafic bar grupat ar fi inadecvat deoarece: scara celor dou categorii difer; unitile de msura difer.

40


39/189

Graficele sprijinite au doua axe verticale, care pornesc n cele dou direcii din axacentral orizontal aa cum se poate observa n graficul de mai sus. Dac scala pentru cantitile din dreapta difer de unitile din stnga, trebuie s explici acest lucru clartenei. Graficele sprijinite pot fi folosite pentru: compararea costurilor, veniturilor i profiturilor unei companii ntr-o perioad de timp; compararea caracteristicilor oamenilor, ca de exemplu venitul sau calificarea, mprite pe grupe de vrsta sau sex. 6) Grafice-bar-flux Exista dou tipuri de grafice-bara-flux: n care bara depete

s axa de origine; n care barele fluctueaz n interiorul unui sector . Cazul n care bara depete n jos axa de origine:150 100 50 0a G re Fr an Ita2006-2oo7 Creteri/descreteri de rezervri bilete de vacan comparate cu anul trecut

-100

Se poate observa c scala a fost astfel trasat nct s existe un nivel 0 sub care s poai nregistrat fiecare valoare n minus. Aceasta arat c numrul rezervrilor de vacana a sczut n comparaie cu anul anterior. Acest tip de grafic poate prezenta date ca:numrul de obiective ndeplinite conform planificrii i numrul obiectivelor care nu se

cadreaz n timp; procentul zborurilor care sosesc la timp i al celor care ntrzie; numl de comenzi executate la preul estimat i numrul celor care depesc acest pre. Cazulcare barele fluctueaz n interiorul unui sector Se consider urmtorul grafic carea arat nivelul maxim i minim al stocurilor lunare. Graficul-bar-flux indic date ca: celmai nalt i cel mai sczut pre al unei mrfi; nivelul maxim i minim al veniturilor dini dintr-un anumit numr de zile, luni sau ani. numrul minim i maxim al clienilor deservii de diferite companii.

G

er

m

-50

Sp an i

an ia

ci a

lia

a

41


40/189

ianuarie - aprilie140 120 100 80 60 40 20 0

stocurile

ianuarie februarie

martie

aprilie

lunile

Ghid pentru trasarea graficelor-bar Dac doreti ca graficele pe care le trasezi s arate profesionist, atunci urmeaz urmtoarele sfaturi: alege dimensiunile convenabilepentru axe. Dac vrei s scoi n eviden diferenele mari dintre cifre, atunci trebuie sntre ele un interval semnificativ; toate barele trebuie s aib aceeai lime; limea fibare trebuie s aib aproximativ 1/5 din lungimea barei cele mai lungi; las un spaiude aproximativ jumtate din limea barei ntre bare i la fiecare capt; denumete fiecar

afic i eticheteaz scara i barele ct mai clar; asigur-te c barele sunt proporionaleimile relative ale cantitilor pe care le reprezint; barele pot fi trasate att orizontal ct i vertical. n formatul orizontal poi s marchezi barele aezate orizontal direcuor, fr a trebui s foloseti abrevieri. Este recomandat s le marchezi la stnga. Lale verticale, marcarea este dificil, deoarece spaiul este limitat. Va trebui s foloseti o legend; nu scrie denumirea n interiorul barei; nu trasa grafice-bara tridimensionale - nu fac dect s complice imaginea. La exemplele urmtoare n graficul (a), elementele sunt greit proporionate i dau o impresie greit. Graficul (b) arat proporiiorecte. Cantitatea de pe axa y nu trebuie sa fie neaprat exprimat prin numere, poate sa fie de exemplu: procente; rate la mia de locuitori.

42


41/189

Costul echipamentului nlocuit pe muncitor 2004 -2006800 600 400 200 0 2004 2005 2006 500$ 200$ 7oo$

a.Costul echipamentului nlocuit pe muncitor 2004 -2006800 700 600 500 400 300 200 100 0 2004 2005 2006 200$ 500$ 7oo$

b. 4. Graficele liniare Graficele liniare ne permit s prezentm date i s identificm tendinele care se manifest n anumite perioade de timp. Sunt foarte potrivite pentru aevidenia schimbrile cantitative din anumite perioade de timp i sunt pe larg folosite n pres i televiziune, n manuale i rapoarte. Exist mai multe tipuri de grafice linre: o grafice monoliniare; o grafice multiliniare; o grafice - nor de puncte; ografice band. a) Graficul monoliniar n cazul urmtor, axa X reprezint timpul msuratni, iar axa Y reprezint profitul companiei, msurat n mii de dolari. Punctele graficului pentru anii dai sunt unite intre ele i arat creterile i descreterile n profitudin fiecare an. Punctele sunt clar marcate n acest caz, pentru a arta cum s-a trasat linia. Graficul monoliniar are urmtoarele elemente principale: linia (de la care i ia numele);

43


42/189

axele pe care se gsesc trasate scalele graficului. Aceste grafice sunt relativ uorde neles i au un impact vizual bun.100 Profiturile companiei (mil.$)

Profiturile firmei Aerostar SA 2004 - 2007

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 2004 2005 Ani 2006 2007

b)Graficele multiliniare Graficele cu mai multe linii ajut asistena s compare tendinele datorit unor variabile separate, dar nrudite. Acest tip de grafic poate fi folosit n prezentarea unor teme, precum costurile i valorile estimate ale unui proiect.Rezervrile pentru vacane n Grecia i Portugalia din decembrie pn n februarie 60

50

Rezervri (100)

40

30 Portugalia Grecia 10

20

01 2 3 4 Decembrie 5 6 7 Ianuarie 8 9 10 11 12 Februarie

44


43/189

Auditoriul ar trebui s observe c: Dei rezervrile de vacane pentru Grecia au fost maimari dect pentru Portugalia n decembrie, n saptmna a opta au sczut mai mult sub celeentru Portugalia i au mai rmas aa pe tot restul perioadei analizate. Numrul rezervrilor de vacane pentru Grecia a variat n aceast perioad cu mult mai mult dect rezervrilpentru Portugalia. n timp ce rezervrile pentru Grecia au sczut brusc de constant din saptmna a asea pn n ultima sptmn a lunii februarie, cnd rezervrile pentru amAceasta arat clar c, pentru a da o imagine asupra datelor statistice, graficele s

unt mult mai utile dect tabelele detaliate sau listele de cifre. c) Grafic-nor depuncte Diagramele-nor de puncte sunt trasate folosind doua axe n unghiuri drepten exact acelai mod ca i graficele liniare. Unitatea de msura trebuie inclus n scarnt cea mai simpla cale de a arta dac exist o relaie ntre dou variabile.Vnzrile de bilete de zbor160 140 120 100 80 60 40 20 0 0 20 40 60 80 100 120 140

Cheltuielile cu reclama (mii dolari)

a.Numr de minute de ntrziere 40 35 30 25 20 15 10 5 0 0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 Distana de zbor (km)

b. n primul grafic din fig exist o relaie ntre cheltuielile cu reclama i numrul de bete vndute. O cretere a sumei de bani cheltuite cu reclama fa rezulta n mai multe bilete de zbor vndute. n al doilea grafic din figur nu exist nici o dovad de corelare.Distana de zbor nu pare s se coreleze cu minutele de ntrziere.

45


44/189

d) Grafice-band n cazul n care exist un numr de variabile concurente care se schimbimp, se pot folosi un grafic band. Acesta este o varietate de grafic liniar multiplu, n care spaiul dintre linii este umbrit. Graficul-band de mai jos, de exemplu,ilustreaz eficient numrul de pasageri transportai n fiecare an de ctre liniile aeriene importante care opereaz pe aceleai rute.140 120 100 80 60 40 20 0 2002 2003 2004 Anul 2005 2006 A

Mii

B C 2007

Umbrirea atrage atenia asupra diferenelor dintre cotele de pia ale celor trei liniiaeriene pe aceast rut i felul n care ele au variat. Ne ndreapt atenia spre ntrebrde ce linia aeriana A a pierdut aa de muli pasageri n favoarea liniei aeriene C, lanceputul perioadei ?(campanie publicitar semnificativ a liniei aeriene C? Un rzboial preurilor? Probleme interne n cadrul companiei A?); o de ce compania C a suferit aa de mult n timpul recesiunii din 2004-2005 pe aceste rute? ns graficul - band areurmtoarele incoveniente: poate fi folosit numai acolo unde diveri factori care sunt ilustrai nu i schimb niciodat ordinul de mrime de timp. Aceasta nseamn c poate

sit numai cnd factorii dominani (cel mai mare) nu scade sub nivelul factorului rival cel mai apropiat n nici un punct; poate fi folosit eficient numai n cazurile n care factorii care sunt ilustrai sunt n competiie. Graficul-band este un instrument util dac este folosit n circumstanele corecte. Este folosit pentru compararea poziiilor concurente. Ghid pentru trasarea graficelor liniare Axa orizontal(axa X) arat de obicei schimbrile n timp. Este msurat ntotdeauna n uniti care formeaz o serie cie c acestea sunt milisecunde, minute, zile, ani, etc. Este foarte important s fiisiguri c, orice interval alegi pentru a reprezenta o unitate de timp, trebuie sa-l foloseti constant pe toata lungimea axei. Chiar dac exist, de exemplu un an pentru care nu ai la dispoziie date, trebuie sa lai spaiu potrivit pentru acel an. Nu pois-l omii. Dac o faci, vei afecta panta graficului, astfel nct acesta nu va fi comparabil n toate punctele de lungime a lui. Axa vertical (axa Y) desemneaz cantitatea pe grafic prin puncte. Folosind un grafic liniar vei transmite ntotdeauna mesaje m

ai eficient dac: Foloseti o anumit form de marcaj pentru a indica factorii care au cauzat o cretere sau o scdere brusc, sau o evoluie constant.

46


45/189

Foloseti dimensiuni adecvate pe axe pentru a ilustra n totalitate micrile n grafic. Asigur-te c va fi uor de observat pentru asisten; Explici fiecare factor neobinuit caprovoac o evoluie neateptat. 5. Graficele disc (circular) Graficul cerc este o molitate sugestiv de reprezentare vizual a componentelor procentuale ale unui total,a fiecrei component individual. Sectoarele reprezint proporia din total a fiecrei componente individuale. n exemplul urmtor se prezint un grafic cerc, care reprezint personalul unei linii aeriene, pe grupe socio-profesionale, date ca procente fa de t

otalul personalului de bord.Gruprile socio-profesionale din echipajele de aviaie

14%

6% 19% nsoitorii de bord Piloii Observatorii de bord Mecanicii de bord

61%

Graficul circular trebuie s includ: Procentajul fiecrui segment; Numrul total din neg pe care acesta l reprezint; O nuanare diferit pentru a marca sectoarele componente; O legenda; Segmentele sunt trasate de obicei n sensul acelor ceasornicului, nce

pnd de la ora 12. Este bine s se nceap cu factorul asupra cruia vrei s atragi atenicesta nu trebuie sa fie neaprat factorul cel mai mare, ci poate s fie factorul celmai relevant pentru tema prezentrii. Dac nu exist un factor important n mod special, ordoneaz-i segmentele n succesiunea logic de exemplu, de la cel mai mare la cel mai mic, pentru a face graficul ct mai uor de interpretat. Cu acest tip de grafic deregul se reprezint: Personalul unei companii, divizat pe tipuri de munc prestat; Cotele de pia ale unei companii la un moment dat; Reprezentarea partidelor politice nParlament; Deficitele bugetare; Nivelul veniturilor i cheltuielilor. nainte de alua decizia s folosim un grafic cerc, trebuie s fii siguri de dou lucruri i anume:oi s reprezini toate cifrele ntr-un mod care va crea toate sectoarele vizibile; C cercul reprezint un ntreg real care semnificaie.

47


46/189

6. Pictograme i hri Se pot face i reprezentri mai picturale a datelor statistice prinfolosirea pictogramelor sau hrilor. a)Pictogramele n pictograme se folosete un simbol pentru a prezenta o unitate de exemplu. Se poate trasa un rnd de simboluri subforma de telefon, n care fiecare dintre simboluri reprezint o mie de telefoane vndute. Simbolul final pentru anul 2007 va reprezenta 10 000 de telefoane. Asistenapoate observa de la prima vedere c numrul vnzrilor de telefoane a crescut constant nfiecare an. 1 telefon = 1000 telefoane vndute 2 001 2003 2005 2007

Aceasta este o tehnic foarte modern pentru a da viata prezentrilor statistice n special la tirile televizate. Exista totui i dezavantaje: dac nu ai acces la desene profesioniste standard, atunci acestea pot prea naive i fcute de un amator; nu sunt bune pentru exprimarea detaliilor (imagineaz-i ncercarea de a face diferena dintre 1/5si dintr-un telefon n exemplu de mai sus). pot s par copilreti sau asistena se poaimi subestimat dac sunt folosite n circumstane greite. n mediul potrivit ns, acelnclude un element de publicitate sau de promovare, ele pot fi foarte captivante ipot arta profesionist. b) Hri Orice factor care variaz regional ntr-un mod semnificativ pentru prezentare poate fi reprezentat pe o hart. Harta arat, de exemplu, c ploile din partea estic a Marii Britaniei au un PH mai sczut (sunt mai acide) dect ploile care cad n partea vestic. Hrile pot fi folosite n combinaii cu alte grafice. De

emplu numrul de zboruri interne de pe aeroporturile Marii Britanii ar putea fi reprezentate printr-o serie de grafice-bara la locaia corect de pe hart.

48

7/25/2019 87604028-Curs-

87604028-Curs-Tehnici-de-Pre-Zen-Tare-Si-Comunicare-Tehnica.txt

Documents

Transcript of 87604028-Curs-Tehnici-de-Pre-Zen-Tare-Si-Comunicare-Tehnica.txt