Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN III

INTRODUCERE

Generalizarea schimburilor electronice de informaţii şi documente, caracterul universal al

acestei noi comunicări globale, rapiditatea şi caracterul spectaculos al mutaţiilor produse de

această "evoluţie" reprezintă un moment cheie în istoria umanităţii.

Noile structuri au fost axate pe principalele probleme generate de societatea cunoaşterii,

acestea fiind legate de infrastructură, conţinut, personal şi capacitatea de diseminare a informaţiei.

Schimburile de date şi comunicarea electronică generalizată între oameni şi grupuri, atât la scară

planetară cat şi la nivel local, constituie un factor de dezvoltare individuală şi colectivă.

Prezenta lucrare abordează aspecte legate de documentele electronice – definire,

caracteristici şi tipologie, pornind de la ciclul de viaţă al unui document până la contextul actual

al editării electronice, un capitol aparte ocupându-se de standarde şi norme pentru documentele

electronice. Deoarece Internet-ul a devenit in prezent una din sursele de informare cele mai

utilizate, acest aspect este dezbătut pe larg, lămurind toate probleme cu care se poate confrunta

un utilizator de web, fiind abordate problematica regăsirii informaţiei şi modul de utilizare a

acestora.

Gestiunea Electronică a Documentelor (GED) / Gestiunea Electronică a Informaţiilor şi

Documentelor Existente (GEIDE) reprezintă una dintre cele mai moderne activităţi din cadrul

oricărei instituţii, şi în acest sens este prezentat în lucrare un model integrat de gestiune

electronică a documentelor, model care poate constitui punctul de plecare pentru orice organizaţie

care doreşte să aplice noile tehnologii în activitatea pe care o desfăşoară.

Cunoaşterea stã la baza dezvoltãrii şi progresului oricărui individ, iar pentru a progresa în

orice domeniu este necesar a obţine cât mai multe informaţii, ajungându-se astfel la dezvoltarea

unei adevãrate culturi a informaţiei. Noţiunea de informaţie a cunoscut o importanţã deosebitã

odatã cu „angrenarea” informaticii în majoritatea domeniilor ştiinţifice şi, mai ales, odatã cu

apariţia inteligenţei artificiale. În prezent, informaţia se vinde, se cumpără, se prelucrează, se

transmite, se recepţioneazã, devenind un veritabil factor de producţie. Instituţiile, de orice natură

ar fi au început să acorde o importanţã deosebitã informãrii complete, corecte şi eficiente atât a

angajaţilor, cât şi a clienţilor. Trãim într-o perioadã în care resursele intangibile (cunoştinţele)

câştigă din ce în ce mai mult teren. Cunoaşterea în sine nu este suficientã dacã ea nu este şi

diseminată, dacã nu devine un „bun” al tuturor.

Gestionarea documentelor electronice

Gestionarea si eficienta informatiilor în cadrul oricãrei organizatii este o activitate complexã si dificil de realizat, dar reprezintã una dintre bazele functionãrii. Preocuparea permanentã pentru cresterea eficientei determinã companiile sã se orienteze din ce în ce mai mult spre produse informatice prin care sã poatã rezolva aceste aspecte.

1

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIIndiferent de natura activitãtii desfãsurate în cadrul organizatiei, SIVADOC oferã o platformã comunã care unificã oamenii, procesele si informatia, în scopul fluidizãrii circuitului documentelor, facilitãrii accesului la informatii dar totodatã si al protejãrii împotriva accesului neautorizat.

Beneficiarii directi ai îmbunãtãtirii fluxurilor interne de comunicare a informatiilor sunt în egalã mãsurã organizatia în sine, prin cresterea eficientei operationale si scãderea costurilor de procesare a documentelor, dar si clientii acesteia, care vor fi rãsplãtiti prin servicii mai eficiente, îmbunãtãtirea comunicãrii si transparentei.Sistemul SIVADOC asigurã centralizarea si punerea la dispozitia întregii organizatii a tuturor documentelor, indiferent de modul de intrare al acestora în sistem sau de natura acestora, fie ele simple documente de tip text, mesaje electronice, faxuri, documente scanate si chiar imagini, care stau la baza derulãrii activitãtii. SIVADOC asigurã organizarea riguroasã si controlul accesului la documentele din arhivã prin acordarea de drepturi de acces stricte, indiferent de natura documentelor si de modalitatea de intrare a acestora în sistem: scanare a documentelor în format tipãrit; documente generate în interiorul organizatiei; pe baza sabloanelor standard de documente; import din sisteme de postã electronicã; preluarea din alte sisteme informatice.

Modalitatea de organizare a documentelor organizatiei este arborescentã, în sertare, dosare si documente, asemãnãtoare unui sistem de fisiere standard si oferã flexibilitate pentru adaptarea perfectã la necesitãtile practice si preferintelor utilizatorilor. Mecanismele de arhivare oferite de sistemul SIVADOC functioneazã în conformitate cu cerintele exprimate în reglementãrile în vigoare. Este posibilã transpunerea documentelor din fondul arhivistic al organizatiei în format electronic, optiune care asigurã: reducerea spatiului de stocare; siguranta mentinerii în conditii optime a documentelor din arhivã, fãrã riscul deteriorãrii acestora; efientã prin regãsirea si accesarea în timp cât mai scurt a documentelor necesare la un moment dat, facilitate disponibilã si pentru documentele de uz curent: spatiu de stocare redus. SIVADOC vine atât în întâmpinarea organizatiilor ce detin certificãri în sisteme de management al calitãtii si utilizeazã deja formulare standardizate cât si al celor care se pregãtesc în vederea certificãrii, oferind suportul informatic pentru organizarea si uniformizarea activitãtii. Crearea documentelor bazate pe formate standard devine foarte simplã, prin utilizarea mecanismului de generare automatã a documentelor. În momentul în care un utilizator va dori sã creeze un nou document care sã respecte un anumit format standard, tot ceea ce trebuie sã facã este sã selecteze din lista de tipuri de documente pe cel potrivit, sã completeze câteva informatii, dupã care sistemul va genera automat noul document respectând formatul stabilit anterior prin sablonul corespunzãtor.Mecanismele oferite de cãutare simplã sau cãutare avansatã în DEPOZITUL DE DOCUMENTE se adapteazã oricãrui nivel de cunostinte în utilizarea calculatorului ale beneficiarilor, precum si necesitãtilor de a realiza filtrãri bazate pe criterii de complexitãti diverse.SIVADOC oferã un mediu de colaborare unitar si controlat pentru toti angajatii, începând de la coordonatorii activitãtilor si pânã la utilizatorii obisnuiti, asigurând standardizarea si optimizarea fluxurilor de procesare sau de aprobare desfãsurate în cadrul organizatiei. Coordonatorii pot superviza desfãsurarea activitãtilor pentru

care sunt responsabili si primesc notificãri în momentul în care acestea se abat de la parcursul normal (de exemplu se depãseste un termen limitã ce a fost stabilit sau un anumit utilizator a refuzat sã finalizeze instructiunea de lucru primitã).Mecanismul de securitate a accesului este unul complex si robust, care asigurã: accesul controlat la orice nivel al Depozitului de documente; accesul controlat la functionalitãtile sistemului, în functie de rolul utilizatorului; utilizarea mecanismelor de semnãturã electronicã; transmiterea în mod securizat a informatiilor dacã se doreste accesarea aplicatiei din afara companiei sau din locatii distribuite; integrarea cu sistemul de utilizatori existent în organizatie, prin utilizarea standardului LDAP.

2

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIPentru a oferi organizatiilor toatã flexibilitatea în alegerea solutiilor utilizate si pentru a respecta preferintele sau competentele deja acumulate de cãtre specialistii în infomaticã ai organizatiei, produsul SIVADOC a fost conceput astfel încât sã poatã functiona pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date renumite (Oracle, Microsoft SQL Server sau IBM DB2) si mediile Microsoft Windows sau Linux

Un sistem de management al documentelor (DMS) este un sistem informatic (sau un set de programe de calculator), utilizate pentru a urmări şi a stoca documente electronice şi / sau imagini ale documentelor pe hârtie. Acesta este, de obicei, de asemenea, capabil in a tine cont de diferitele versiuni create de către utilizatori diferiţi (de urmărire istorie). Termenul are unele se suprapun cu conceptele de sisteme de management al conţinutului . Acesta este adesea văzută ca o componentă de conţinut de întreprindere de management (ECM) şi referitoare la sistemele de gestionare a activelor digitale , Document Imaging , fluxul de lucru şi sisteme de gestionare a înregistrărilor sistemelor.nceput în 1980, o serie de furnizori au început dezvoltarea de sisteme software pentru a administra documentele pe suport de hârtie. Aceste sisteme tratate cu documente pe hârtie, care a inclus nu numai documente tipărite şi publicate, dar de asemenea, fotografii, printuri, etc

Dezvoltatorii mai târziu a început să scrie un al doilea tip de sistem, care ar putea managementul documentelor electronice,, adică toate acele documente, sau fişiere, create pe calculator, şi, adesea, stocate pe utilizatorilor locale file-sisteme . Cele mai timpurii de management al documentelor electronice (EDM) sistemele gestionate fie de tipuri de fişiere de proprietate, sau un număr limitat de formate de fişiere .  Multe dintre aceste sisteme mai târziu [ atunci când? ] a devenit cunoscut sub numele de Document Imaging sisteme, deoarece sa concentrat pe captarea, stocarea , indexare şi regăsire de formate de fişier imagine . Aceste sisteme permis o organizaţie pentru a capta faxuri şi forme, pentru a salva copii ale documentelor ca imagini, şi pentru a stoca fişierele de imagine în depozit pentru securitate şi recuperare rapidă (de regăsire a făcut posibilă, deoarece sistemul manipulate de extracţie a textului din document în procesul de captare, iar textul-indexer funcţie de condiţia de text-regăsire capabilităţi).Sisteme EDM evoluat până la un punct în cazul în care sisteme ar putea gestiona orice tip de format de fişier care ar putea fi stocate în reţea. Cererile au crescut pentru a cuprinde documente electronice, instrumente de colaborare , securitate, flux de lucru, şi de audit capabilităţi.În timp ce multe sisteme EDM documente stochează în formatul lor nativ fişier (Microsoft Word sau Excel, PDF), unele web-based sisteme de management al documentelor au început pentru a stoca conţinut în formă de html . Aceste sisteme de politica de gestionare a  cere conţinut care urmează să fie importate în sistem. Cu toate acestea, odată ce conţinutul este importat, software-ul actioneaza ca un motor de căutare, astfel încât utilizatorii pot găsi ceea ce caută mai repede. Formatul html permite pentru o mai bună aplicare a capabilităţile de căutare, cum ar fi full-text de căutare şi care rezultă 

Subiect Descriere

Metadate

Metadata este de obicei stocate pentru fiecare document. Metadate poate, de exemplu, să includă data la care documentul a fost stocate şi identitatea utilizatorului stocarea acestuia. DMS poate extrage, de asemenea, metadatele din document în mod automat sau ghidul de promptă pentru a adăuga metadate. Unele sisteme folosesc, de asemenea, recunoaşterea optică a caracterelor în imagini scanate, sau de a efectua extragerea de text pe documente electronice. Textul rezultat extrase pot fi folosite pentru a ajuta utilizatorii în documente localizarea prin identificarea cuvintelor cheie probabile sau modul de capacitatea deplină de căutare de text, sau poate fi utilizat pe cont propriu. Textul extras poate fi stocat de asemenea ca o componentă de metadate, stocate cu imagine, sau separat, ca o sursă pentru căutarea colecţiilor documentului.

Integrare Multe sisteme de management al documentelor încercarea de a integra managementul documentelor direct în alte aplicaţii, astfel încât utilizatorii pot

3

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN III

recupera documentele existente direct de la depozitul de sistemul de management al documentelor, a face modificări, şi salvaţi documentul schimbat înapoi la depozit ca o versiune nouă, toate fără a părăsi aplicaţie. O astfel de integrare este de obicei disponibil pentru suite de birou şi de e-mail sau de colaborare / software groupware.Integrarea foloseşte adesea standarde deschise, cum ar fi ODMA , LDAP , WebDAV si SOAP pentru a permite integrarea cu alte programe şi conformitatea cu controalele interne. 

Captura

De captare în primul rând implică acceptarea şi procesarea imaginilor de documente pe hârtie de la scanere sau imprimante multifuncţionale . recunoaştere optică a caracterelor (OCR), software-ul este adesea folosit, dacă este integrat în hardware sau ca stand-alone de software, în scopul de a transforma imagini digitale în text poate fi citită automat. Marca de recunoaştere optică (OMR) software-ul este folosit uneori pentru a extrage valorile de check-cutii sau bule. Capture poate implica, de asemenea, acceptarea documentelor electronice şi a altor calculator pe bază de fişiere.

Indexarea

Indexarea documentelor piese electronice. Indexare poate fi la fel de simplu ca urmărirea de identificare document unic, dar de multe ori este nevoie de o formă mai complexă, oferind prin clasificarea "metadate sau chiar prin indexurile cuvânt extrase din documente" conţinutul documentelor. Indexarea există, în principal pentru a sprijini recuperarea. Un domeniu de o importanţă crucială pentru regăsire rapidă este crearea unui index topologie .

Depozitare

Magazin de documente electronice. De stocare a documentelor adesea include gestionarea acestor documente acelaşi, în cazul în care sunt stocate, pentru cât timp, de migraţie a documentelor dintr-un medii de stocare la alta ( de management de stocare ierarhică ), precum şi distrugerea documentelor eventuală.

Regăsire

Preluare documentelor electronice de stocare. Deşi noţiunea de recuperarea unui anumit document este simplă, regăsire în contextul electronic poate fi destul de complex si puternic. Regăsire simplă de documente individuale pot fi susţinute de către permiţând utilizatorului să specifice identificatorul document unic, şi având în sistemul utilizează indicele de bază (sau o interogare non-indexate pe magazin de date), pentru a prelua documentul. Regăsire mai flexibil permite utilizatorului să specifice termenii de căutare parţiale care implică documentul de identificare şi / sau părţi de metadate aşteptate. Acest lucru ar reveni de obicei o listă de documente care se potrivesc cu termenii de căutare a utilizatorului. Unele sisteme oferă posibilitatea de a specifica o expresie booleană care conţin mai multe cuvinte cheie sau fraze exemplu de aşteptat să existe în cuprinsul documentelor ". Regăsire pentru acest tip de interogare pot fi susţinute de către indexurile construite anterior, sau pot efectua mai mult timp consumatoare de căutări prin conţinutul documentelor "pentru a întoarce o listă a documentelor relevante potenţial. A se vedea, de asemenea,recuperarea documentului .

Distribuire

Un document publicat de distribuţie trebuie să fie într-un format care nu poate fi uşor modificat. Ca o practica comuna in dreptul reglementate industrii, o copie maestru originală a documentului nu este niciodată utilizate de obicei pentru

distribuţie, altele decât arhivare. Dacă un document este de a fi distribuit în format electronic într-un mediu de reglementare, atunci echipamentul tasking de locuri de muncă trebuie să fie de calitate aprobat şi validat. În mod similar de calitate aprobat suport electronic de distribuţie trebuie să fie folosite. Această abordare se aplică atât a sistemelor prin care documentul este de a fi inter-schimbate, în cazul în care integritatea documentului este foarte în cerere.

Securitate De securitate ale documentului este vitală în multe aplicaţii de management al documentelor. Cerinţele de conformitate pentru anumite documente pot fi destul

4

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN III

de complexe, în funcţie de tipul de documente. De exemplu, în Statele Unite ale Americii , de Asigurări de Sănătate şi portabilitate Accountability Act (HIPAA) cerinţele care impun documente medicale au anumite cerinţe de securitate. Unele sisteme de gestionare a documentelor au un modul de administrare a drepturilor care permite unui administrator să acorde accesul la documentele pe baza tipului de numai anumite persoane sau grupuri de persoane. Document al marcajul la momentul tiparirii sau PDF-creaţia este un element esenţial pentru a împiedica modificarea sau utilizarea neintenţionată.

Flux de lucru

Fluxul de lucru este un proces complex şi a unor sisteme de management al documentelor au un modul încorporat în flux de lucru. Există diferite tipuri de flux de lucru.Utilizarea depinde de mediul electronic de sistemul de management al documentelor (EDMS) se aplică. Manual de flux de lucru necesită un utilizator pentru a vizualiza documentul şi să decidă cine să îl trimită. Bazată pe reguli de flux de lucru permite un administrator pentru a crea o regulă care dictează fluxul de documente prin intermediul unei organizaţii: de exemplu, o factură trece printr-un proces de aprobare şi apoi este dirijat spre departamentul de conturi-plătit. Normele dinamice permit sucursalelor să fie create într-un proces de flux de lucru. Un exemplu simplu ar fi să introduceţi o sumă factură şi în cazul în care suma este mai mică decât o sumă anume set, rezultă diferite trasee prin intermediul organizaţiei. Mecanisme avansate de flux de lucru poate manipula continutul sau semnal de procese externe, în timp ce aceste norme sunt în vigoare.

Colaborare

Colaborarea ar trebui să fie inerente într-o EDMS. În forma sa de bază, o EDMS de colaborare ar trebui să permită documente pentru a fi preluat şi a lucrat de către un utilizator autorizat. Accesul ar trebui să fie blocate pentru alţi utilizatori în timp ce de lucru este a fi efectuate pe document. Alte forme avansate de colaborare permite mai multor utilizatori de a vizualiza şi modifica (sau marcaje) un document care, în acelaşi timp într-o sesiune de colaborare. Documentul rezultat ar trebui să fie vizibile în forma sa finală, în timp ce stocarea de asemenea, marcajele efectuate de fiecare utilizator individual în timpul sesiunii de colaborare.

Versiunilor

Versiunilor este un proces prin care documentele sunt verificate în sau în afara sistemului de management al documentelor, permiţând utilizatorilor pentru a prelua versiunile anterioare şi să continue lucrările la un punct selectat. Versiunilor este util pentru documentele care se schimba in timp si necesita actualizarea, dar ar putea fi necesar pentru a merge înapoi la sau o copie de referinţă anterioară.

CăutareCauta dupa gaseste documente şi folderele folosind atributele şablon sau căutare în text complet. Documentele pot fi căutate folosind diferite atribute şi conţinutul documentului

Editare

Publicarii unui document implică procedurile de corectura , colegi sau publice etc revizuirea, de autorizare, tipărire şi aprobarea Aceste măsuri asigură prudenţă şi gândirea logică. Orice manipulare neatent ar putea duce la inexactitatea a documentului şi, prin urmare, induce în eroare sau supăraţi utilizatorilor şi cititorilor. În dreptul industriile reglementate, unele proceduri trebuie să fie completat după cum reiese din semnăturile lor corespunzătoare şi data (e), la care documentul a fost semnat. Se referă la ISO divizii de ICS 01.140.40 si 35.240.30 pentru informaţii suplimentare. Documentul ar trebui să fie publicate într-un format care nu este uşor de modificat fără o cunoaştere specifică sau instrumente, şi totuşi ea este doar în citire sau portabile.

Reproducere

Document / imagine reproducere este esenţială atunci când gândesc la punerea în aplicare a unui sistem. Este minunat pentru a putea pune lucrurile în, dar cum ai de gând să-i scoatem? Un exemplu în acest sens este planul de construcţie. Cum va fi scanat şi planurile de scară fi reţinute atunci când tipărite?

5

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN III

StandardizareMulte asociaţii industriale publică liste proprii de special standardele de control al

documentelor care sunt folosite în domeniul lor special. În urma este o listă a unora dintre documentele relevante ISO. Diviziile ICS 01.140.10 si 01.140.20.  ISO a publicat, de asemenea, o serie de standarde în ceea ce priveşte documentaţia tehnică , care intră sub incidenţa divizia de 01.110.

ISO 2709  Informare şi documentare - Format pentru schimbul de informaţii ISO 15836  Informare şi documentare - metadate Dublin Core element de set ISO 15489  Informare şi documentare - Records management ISO 21127  Informare şi documentare - o ontologie de referinţă pentru schimbul de

informaţii patrimoniului cultural ISO 23950  Informare şi documentare - regăsirea de informaţii (Z39.50) - Cerere de

servicii definirea şi caietul de sarcini de protocol ISO 10244  de management al documentelor - procesul de baselining de afaceri şi analiză ISO 32000  de management al documentelor - Portable Document Format

[ edit ]Controlul documentelorRespectarea adaugă cerinţele care transforma de management al documentelor într-o

problemă de control al documentelor. Documentul de control este o cerinţă de reglementare în termen de contabilitate (de exemplu, 8 Directiva UE, Sarbanes-Oxley), siguranţă alimentară (de exemplu, pentru Siguranţa Alimentelor Modernizare Act), ISO (menţionat mai sus), de fabricaţie dispozitiv medical (FDA), Healthcare ( JCAHO ), şi Tehnologia informaţiei ( ITIL ).  dvs. documente - proceduri, instructiuni de lucru, declaraţii de politică, etc - să furnizeze dovezi de documente sub control. În lipsa pentru a se conforma ar putea provoca amenzi, pierderea de afaceri, sau de deteriorare a reputatiei afacerii dumneavoastra.

Cerinţa de bază pentru documentul de control vă impun să stabilesc şi documentează o procedură pentru:

Revizuirea şi aprobarea documentelor înainte de eliberarea Opinii şi aprobări Asigurarea modificări şi revizuirile sunt identificate în mod clar Garantarea faptului că versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la

lor de "puncte de utilizare" Asigurarea că documentele rămân lizibile şi identificabile Asigurându-se că documentele externe, cum ar fi documente furnizate de client sau

furnizor manuale sunt identificate şi controlate Prevenirea "neintenţionată" utilizarea unor documente perimate

DOCUMENTE ELECTRONICE

definiţii, caracteristici şi tipologie

V. 1. Delimitări terminologice

Înţelegerea unui domeniu ştiinţific este determinată în mare măsură de înţelegerea terminologiei sale specifice. În lucrarea de faţă, utilizăm următoarea terminologie de bază în accepţiunea:

Dată – unitate informaţională sau element informaţional

Informaţie – unitate informaţională care produce o modificare la nivelul cognitiv aducând un plus de cunoaştere

Obs.: Acelaşi element informaţional poate fi în acelaşi timp dată şi informaţie

6

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN III

Resurse informaţionale – date şi informaţii utilizate sau susceptibile a fi utilizate într-un proces intelectual intermediat sau nu de tehnici şi mijloace de prelucrare.

Documentul – suportul pentru unitatea informaţională; orice purtător material de informaţie destinat a fi folosit într-un context informativ şi de comunicare

Resurse documentare – documente prelucrate sau nu după reguli prestabilite care permit regăsirea şi utilizarea directă a resurselor informaţionale sau indirectă prin produse cu valoare adăugată şi care pot fi integrate sau nu într-un sistem de informare şi documentare.

Document electronic – document sau informaţie de natură textuală, grafică, iconografică, sonoră, audiovizuală sau informatică, produs sau primit sub formă electronică de o instituţie pentru nevoile sale informaţionale sau pentru exercitarea activităţilor sale.

Gestiunea documentelor electronice – ansamblul de proceduri, operaţii şi tehnici care au în vedere controlul, pe toată durata de existenţă a documentelor electronice într-o organizaţie, a creării, achiziţionării, utilizării, accesului, arhivării şi păstrării acestora şi asigurarea autenticităţii şi integrităţii.

Gestiunea electronică a documentelor – controlul informatizat a documentelor electronice sau non-electronice.

Metadate – date despre date, informaţii referitoare la datele care permit prin utilizarea lor pertinentă descrierea conţinutului sau alte aspecte ale unui document dar care nu fac parte din documentul însuşi chiar dacă în mare parte sunt extrase din acesta.

Ce este informaţia ?1

Informaţia este o cunoştinţă înscrisă (înregistrată) sub formă scrisă (tipărită sau digitală), orală sau audiovizuală.

Informaţia comportă un element de sens. Este o semnificaţie transmisă unei fiinţe conştiente prin mijlocul unui mesaj înscris pe un suport spaţio-temporal : tipărit, semnal electric, unde sonore, etc.

Această înscriere este făcută datorită unui sistem de semne (limbajul), semnul fiind un element de limbaj care asociază un signifiant la un signifiat : semnul alfabetic, cuvântul, semnul de punctuaţie.

Fluxul informaţional presupune prelucrarea prin diverse mijloace şi modalităţi (inclusiv prelucrarea cognitivă) a unui volum de date şi obţinerea astfel a unor informaţii care pentru un nou ciclu informaţional sunt considerate date şi pot fi supuse unui nou proces de prelucrare:

T0 ………………………………………………T1……………………………………….T2…………Tn

Date prelucrare Informaţii prelucrare Informaţii…(= Date) (= Date)

Două caracteristici majore descriu astăzi informaţia : explozia sa cantitativă şi implozia timpului de comunicare.2 - Explozia cantitativă a informaţiei. Progresul tehnic şi social se fondează pe puterea creativă

a limbajului şi a raţionamentului logic care rezultă din acesta. Resursele informaţionale, informaţia cu valoare adăugată şi comunicarea acestora au determinat progresul continuu al societăţii. Remarcăm importanţa comunicării orale, verbale a informaţiei dar esenţială a fost

1Yves- François Le Coadic. La Science de l’Information . Paris : Presses Universitaires de France, 2004, p. 6 2 ibidem p.7-8.

7

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIapariţia comunicării în scris depăşindu-se astfel barierele spaţio – temporale. O informaţie poate fi comunicată în timp generaţiilor viitoare şi in spaţiu la distanţe foarte mari fără a-i fi alterat conţinutul. Apariţia scrisului a avut drept consecinţă multiplicarea informaţiei (copie de manuscris, tipărire, fotocopie) şi memorizarea ei, permiţând de asemenea exteriorizarea, în Sisteme de Informare şi Documentare în general, a uneia din funcţiile creierului uman: memoria. Aceste operaţii de multiplicare şi de memorizare explică într-o mare măsură ceea ce cutuma numeşte explozia informaţională (mai exact explozia cantităţii de informaţie)  : o creştere supusă unei legi de tip exponenţial potrivit afirmaţiilor lui Y. Le Coadic şi a multor specialişti în Ştiinţele Informării şi Comunicării3. Evoluţia electronicii (care se traduce prin trecerea de la suportul material la suportul imaterial) apoi a informaticii şi dezvoltarea comunicării de informaţii la distantă (telecomunicaţiile) nu au făcut decât să revigoreze aceste tendinţe. Explozia informaţională la care asistăm reprezintă de fapt, amplificarea fenomenelor de multiplicare şi memorizare a maselor de informaţii chiar dacă elementele de noutate informaţională şi ştiinţifică nu sunt nici foarte frecvente nici corespunzătoare unei asemenea creşteri cantitative. Altfel spus, asistăm la o creştere cantitativă a informaţiei fără a fi obligatoriu şi o creştere calitativă.

- Implozia timpului de comunicare a informaţiei – o a doua caracteristică a informaţiei contemporane ar însemna că distanţa nu mai constituie un obstacol pentru viteza de transmitere, nici o frontieră nu mai opreşte informaţia. Comunicarea prin Noile Tehnologii de Comunicaţii, performanţele acestor infrastructuri permit transmiterea aproape instantanee a unui mesaj. Se poate vorbi deci, de o implozie a timpului de comunicare , fenomen specific sistemelor şi tehnologiilor contemporane de informare şi comunicare. Sistemele electronice scurtează timpul necesar de realizare a unei sarcini de cercetare şi de prelucrare a informaţiei. Îi urmează o contracţie rapidă a timpului necesar pentru colectarea informaţiei, prelucrarea şi utilizarea pentru luarea deciziilor. Mai mult decât atât, indivizii grupaţi după anumite criterii în comunităţi profesionale, ştiinţifice sau de orice alt tip, pot comunica şi lucra simultan la proiecte comune indiferent de spaţiul geografic în care s-ar afla.

Informaţie şi cunoaştere

Starea noastră (sau stările noastre) de cunoaştere asupra unui subiect dat, la un moment dat, este reprezentată de o structură de concepte legate prin relaţiile lor : este « imaginea » noastră asupra lumii4. Din momentul în care noi constatăm o deficienţă sau o anomalie a acesteia sau a acestor stări de cunoaştere, ne găsim într-o stare anormală de cunoaştere5. Noi încercăm să obţinem una sau mai multe informaţii care vor anula această anomalie. Va rezulta un nou nivel de cunoaştere.

Informaţie şi comunicare

Activităţile socio-economice, ştiinţele, fie că sunt ale materiei, vieţii, omului sau societăţii (şi informării ) sunt producătoare şi utilizatoare de cunoştinţe ştiinţifice şi tehnice. Sistemul de cercetare este ataşat puternic unui sistem economic. Putem astfel să-l construim pornind de la schema economică clasică : producţie-distribuţie-consum. Printr-o analogie de fenomene dar nu şi de concepte, vorbim mai curând de construire decât de producere de cunoştinţe şi informaţii (distingând de asemenea, bunurile culturale de bunurile materiale). Pentru a descrie alte două faze a ceea ce numim ciclu de informare utilizăm cuvintele comunicare în loc de distribuire şi utilizare în loc de consum. Cele trei procese, construirea, comunicarea şi utilizarea se succed şi se alimentează mutual.

3 ibidem.4 K.E. Boulding. The image: knowledge in life and society.[s.n.]: University of Michigan Press, 1956 apud Le Coadic. Op cit. p. 10.5 N.. Belkin. Anomalous states of knowledge as a basis for information retrieval. In: Canadian Journal of Information Science, nn. 5, 1980, apud. Ibidem.

8

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIV. 2. Documente electronice – document text

Documentele electronice ne aruncă într-o nouă lume documentară, cu noi exigenţe şi restricţii, cu noi instrumente de cercetare şi informare. Deja observăm în jurul nostru o schimbare în practicile de informare, în comportamentul informativ. Preferăm ca resursele informaţionale să vină spre noi sub forma resurselor mass media şi Internet (accesibile aproape de peste tot) şi mergem tot mai rar la bibliotecă. Pentru a putea înţelege şi utiliza aceste noi resurse informaţionale este necesară înţelegerea noţiunii de « Document ».

Ce este un document ?

În accepţiunea obişnuită considerăm document orice purtător material de informaţie destinat a fi folosit într-un context informativ şi de comunicare. Această semnificaţie a rezistat sute de ani şi a desemnat o întreagă tipologie documentară6 . O definiţie elementară desemnează documentul: “o structură organizată de părţi informaţionale de cel mai mic nivel”7.

Schimbările majore care s-au produs în reprezentarea informaţiilor (în special datorită noilor tehnologii) readuc în discuţie noţiunea de document. Documentul în forma sa clasică pe care noi o cunoaştem la momentul actual se va adapta oare la noul context informaţional? Va fi pentru încă mult timp principalul vehicul pentru transmiterea de cunoştinţe?

Mediul electronic imprimă documentelor o serie de caracteristici diferite de caracteristicile documentelor pe suport hârtie8:

- uşor de manipulat. Conţinutul poate fi revizuit, se pot face adăugiri, eliminări de text, pot fi extrase părţi de document pentru folosiri ulterioare;

- stabilirea de legături interne şi externe. Se pot stabili conexiuni între un document şi alte formate media (text, audio, imagini) şi chiar în interiorul unui document;

- diversificare (şi posibilitatea de transformare) a formatului de citire. Un document poate fi receptat prin intermediul unui terminal, poate exista pe suport tipărit dar şi pe dischetă etc. Putând trece dintr-o formă în alta.

- transfer instantaneu. Informaţia poate fi transmisă într-un timp măsurabil în secunde către orice punct geografic datorită reţelelor de telecomunicaţie;

- multiplicare (replicare ) nelimitată. Distribuţia unui document se realizează printr-un procedeu de replicare, documentul original rămânând la sursă. Se pot realiza un număr nelimitat de copii fără a fi afectat originalul.

Aceste caracteristici sunt limitate de performanţele tehnologiilor implicate în producerea şi comunicarea informaţiilor. Dar indiferent de performanţele tehnologiilor implicate putem considera un document o cantitate de elemente informaţionale, un conţinut indivizibil şi complet (care poate insă avea subelemente adică unităţi de informaţie).

Unitatea şi completitudinea unui ansamblu de informaţii sunt elementele de bază în definirea unui document, inclusiv documentele întâlnite în reţeaua Internet. Astfel, se poate vorbi de:

Materiale omogene: documentele percepute ca o entitate fizică, create de unul sau mai mulţi autori distincţi şi cu un conţinut într-o prezentare lineară. Într-un ansamblu de documente diverse, documentul vizat poate fi reperat prin caracteristicile sale bibliografice;

Ansamblu de materiale eterogene: documentele secundare tradiţionale îşi găsesc echivalentul în notiţele corespunzătoare documentelor găsite rapid de motoarele de cercetare şi prezentate într-o formă semibibliografică dar care permite identificarea conţinutului

6 Documentele de bibliotecă: cărţi, periodice, manuscrise, stampe, izvoare istorice, documente cartografice, etc.7 “un document est une structure organisee de parties informationnelles de niveau moindre”- Alain Durand; LAUBIN, Jean-Marc Laubin; Sylvie Lelen Merviel. Vers une clasification de procedes d’interactivite par niveaux carreles aux donnes . În: Hypertextes et Hypermedias: Actes de la 4e Conference Internationale Hypertextes et Hypermedias- realisation, outils et methodes, sept. 1997. Paris: Hermes,1997, ISBN 2-86601-638-6, p.369.8Linda Schambar . What Is a Document? Rethinking the Concept in Uneasy times. In: Journal of The American Society for Information Science. Vol.47, nr. 9, 1996, p.669.

9

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIinformaţional. Caracteristicile de unitate şi completitudine se păstrează. Se poate vorbi de obiect-document (informaţiile secundare produse de cererea de informare prin intermediul motoarelor de cercetare şi prezentare într-o formă structurală) şi unitate-document (notiţa corespunzătoare unui document disponibil).

Materiale omogene create de utilizator. În context hypertext utilizatorul poate realiza legături între documente sau între părţi de documente, poate “recrea” documente poate realiza un document virtual stabilind conexiuni între mai multe documente existente deja în reţea. Rezultatul unui asemenea demers: un document nou, probabil efemer, unic şi instabil ce poate fi descris în termenii “legături cu...” şi “parte din..”

De asemenea, modul de afişare a informaţiilor pe un terminal poate constitui un aspect particular a formei de prezentare a unui document electronic.

Ţinând cont de caracteristicile impuse de mediul electronic şi de faptul că orice document este o entitate de reprezentare a informaţiilor cu potenţial de utilizare, documentul electronic este definit ca: “un conţinut dinamic, flexibil, nelinear reprezentat de un set de informaţii interconectate, stocate în mai multe media fizice sau în reţele, create şi folosite de unul sau mai mulţi indivizi în anumite procese sau proiecte”9.

Definiţia are caracteristicile unei “metadefiniţii” şi poate fi aplicată la toate tipurile de document fie ele tradiţionale sau moderne; nu se limitează numai la spaţiul electronic dar poate fi o grilă pentru a delimita multitudinea de forme de prezentare a materialelor în spaţiul digital.

Structura documentelor electroniceMulte dintre documentele electronice nu sunt altceva decât reprezentarea unor documente

deja cunoscute: documente text, documente imagine, documente sunet sau recompunerea acestora într-o nouă prezentare.

Prin urmare este necesară o cunoaştere a structurii documentelor pentru a putea fi prezentate într-o formă electronică. În toate aplicaţiile informatice este necesar să se precizeze clar modelul de structurare a datelor, a documentului pentru ca acesta să poată fi prelucrat corespunzător10.

Un document poate fi privit ca întreg dar şi secvenţial, se pot distinge numeroase nivele şi aspecte. Există o varietate de puncte de vedere ce se pot exprima în legătură cu modul de prezentare al unui document. Putem avea în vedere aspectul grafic, aspectul material, organizarea logică, stilul de scriere, legătura cu mediul de comunicare, etc.

Indiferent de tipul de document avut în vedere se disting două aspecte privind structura sa:

- structura fizică (aspectul exterior de prezentare)- structura logică (relaţiile logice existente între elementele componente)

Documentul text

Contactul cu documentul text ne relevă în primul rând aspectul său fizic: modalitatea de punere în pagină, marginile textului, dispunerea sau nu în coloane, corpul de litere, etc. Într-o prezentare mai complexă a structurii fizice a unui document se pot distinge două nivele11:

macro-structură: copertă, pagină de titlu, pagină pentru bibliografie, index, anexe, tabla de materii, etc. Şi pentru fiecare pagină se pot defini marginile, numărul paginii, eventuale note etc.;

micro-structură: are în vedere numai aspectele textului: evidenţierea pasajelor, a cuvintelor mai importante, a citatelor, inserarea semnelor de punctuaţie etc. Este mai curând o micro-structură tipografică.

9 “consisting of dynamic, flexible, nonlinear content, reprezented as a set of linked information items, stored in one or more physical media or networked crites; created and used by one or more individuals in the facilitation of some process or project”, Ibidem, p.671.10 prelucrare de text, prelucrare de date specifice sau prelucrare de documente ca întreg în cadrul unor aplicaţii.11Vincent Quint. Edition de documents structures. În: Le traitement electronique du document. Cours INRIA, 3-7 oct. 1994. Paris: ADBS Edition, 1994, p. 11-47.

10

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIStructura logică a unui document text (tradiţional) se referă la divizarea sa în unităţi

secvenţiale: părţi, capitole, secţiuni, subsecţiuni etc. Se are în vedere de asemenea şi elementele “flotante” ale unui document precum notele de subsol, figurile, schemele, ilustraţiile, referinţele bibliografice etc.

Fiecare tip de document posedă o structură logică particulară ce ţine cont de conţinutul semantic al textului. Elementele logice ale unui document îi permit cititorului să ştie în orice moment unde se găseşte în ansamblu textului. Cea mai simplă prezentare a structurii logice a unui text este structura logică de listă ce identifică elementele componente şi le redă într-o prezentare lineară. Conţinutul nu este structurat.

TitluAutorParagrafTitlu de diviziuneParagrafTitlu de sub-diviziune......

Într-o asemenea reprezentare nu se poate face distincţie între elemente în funcţie de importanţa lor. Este o prezentare plată ce prezintă, de exemplu bibliografia pe acelaşi nivel cu un simplu paragraf.

Structura logică arborescentă (ierarhică) redă relaţiile de incluziune ce există între elemente. Capitolele pot fi divizate sau nu în secţiuni, subsecţiuni ce pot avea sau nu titlu propriu.

Modalitatea de structurare fizică şi logică a unui document în funcţie de caracteristicile sale particulare constituie structura specifică a acelui document. Caracteristicile comune ale structurilor specifice pentru o tipologie de documente reprezintă structura generică .De exemplu, putem avea a structură generică pentru publicaţiile periodice şi o structură specifică pentru fiecare periodic în parte.

Toate caracteristicile unui document pe suport hârtie pot fi transpuse într-un suport electronic şi se obţine un nou tip de document. Pentru a se realiza însă prelucrarea unui document este necesar să se cunoască foarte clar toate aspectele sale atât în ceea ce priveşte documentul ca întreg cât şi toate subpărţile sale.

V. 3.Hypertext. Hyperdocument

11

Capitol

Titlu Autor Preambulul sectiune ……

paragraf paragraf paragraf subsectiune ….

Titlu de sectiune

Titlu de subsectiune

…….

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIPoate fi considerat hypertext, modalitatea de reprezentare a informaţiei textuale într-o

structură aleatorie ce presupune stabilirea de conexiuni între mai multe puncte informaţionale ce exprimă arhitectura unui document şi în acelaşi timp constituie elemente de reper pentru utilizatorul interesat de conţinutul informaţional al acelui document.

Principalele caracteristici ale hypertextului sunt: - un ansamblu de informaţii înregistrate, exclusiv de natură textuală;- utilizarea de ferestre multiple: mai multe documente pot fi citite simultan pe acelaşi

ecran;- o anumită interactivitate: utilizatorul are posibilitatea de a face o anumită alegere dintr-o

gamă de posibilităţi: lectura aceluiaşi document urmează un traseu stabilit de utilizator în funcţie de opţiunile sale.

Ţinând cont de aceste caracteristici, se poate defini hyperdocumentul ca: “orice conţinut informativ construit dintr-o nebuloasă de fragmente al cărui sens este construit cu ajutorul unui mijloc informatic ce realizează un traseu ghidat de o anumită modalitate de lecturare”12 . Principala caracteristică a unui hyperdocument este deci aceea de a permite o altă modalitate de lectură mai mult sau mai puţin complexă; o lectură mult mai personalizată din care lipsesc aproape total elementele predefinite.

Structura unui hyperdocumentÎntr-o structură aleatorie precum cea a unui hyperdocument este dificil de precizat locul,

poziţia fiecărui element component. Se poate vorbi mai curând de elemente reper pentru definirea unui asemenea document, pentru reprezentarea structurii lui. Punctul de plecare dintr-un text, primul reper îl reprezintă “ancora” adică o unitate semantică minimală ce contribuie la iniţierea lecturii, la construirea sensului hyperdocumentului. “Ancora” poate fi punctul de plecare şi/sau de sosire în lectura unui hyperdocument.

Alte elemente din structura virtuală a unui hyperdocument sunt13 : nodul – o unitate semantică adică un document elementar al cărui conţinut exprimă o singură idee14 şi link-ul sau legătura. Varietatea de noduri15 definite într-un sistem hypertext permite considerarea acelui sistem ca un mijloc flexibil de reprezentare a informaţiilor. Link-ul – legătura reprezintă principalul mijloc de organizare a unui document într-o manieră non-secvenţială. Liniile permit utilizatorului să se deplaseze de la un loc la altul, de la un document la altul sau în interiorul unui document. Link-urile pot fi uni sau bidirecţionale. Flexibilitatea unui document este dată de multitudinea de link-uri16 de care poate dispune pentru structurarea hypertextuală cât şi pentru conexiunea cu nodurile de referinţă prin intermediul tehnicilor de localizare. Există o multitudine de legături ce permit structurarea virtuală a unui hyperdocument şi fac dificilă o analogie cu

12 Cf.Jean Pierre Balpe . Hyperdocuments. Hypertexts. Hypermedia. Available at : Http://www.comm.ugam.ca/~GRAM/A/comm/003.html.13Jean Pierre Balpe ; Alain Lelu. Techniques avancees pour l’hypertexte. Paris: Hermes, 199614 Nodul poate fi asimilat din punct de vedere informatic unui fisier clasic.15 Se distinge nodul-sursă (punctul de plecare ce include ancora) şi nodul destinaţie (punctul terminus în lectura unui document şi în construirea sensului în funcţie de nevoia de informare a utilizatorului şi de abilitatea sa în manipularea informaţională). Hyperdocumentul este un document continu şi de aceea este dificilă segmentarea lui intr-o structură de noduri. Nodurile constituite din unităţi elementare de informaţie (text, grafic, imagine) sunt noduri editate dar se mai intânlesc şi nodurile construite prin prelucrarea automată aşa numitele noduri calcul.16 Pot exista link-uri editate, stabilite prin consens; link-uri calcul-stabilite printr-un proces automatic; link-uri organizationale sau structurale linii ierarhice utilizate pentru prezentarea materialelor de la detalii spre general; link-uri de indexare echivalentul tablei de materii, indexului etc.; link-uri inverse linii unidirecţionale ce permit accesul asimetric spre document; link-uri valoare linii cu un indicator numeric de preferinţă; link-uri tip permit editarea de obiecte generice pornind de la noduri concrete şi/sau noduri calcul; link-uri de implicare - servesc la conectarea de fapte, elemente intr-un arbore; link-uri de execuţie permit conectarea unei baze hypermedia cu o interfaţă de programare de inalt nivel; link-uri de sincronizare autorizează sincronizarea intre noduri; link-uri de revizie permit conectarea unui nod la aversiunile sale anterioare sau posterioare.

12

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIdocumentul tradiţional în formă tipărită şi chiar cu simpla lui reprezentare electronică. Totuşi aceste link-uri cu atribuţie extrem de precise pot fi grupate în trei categorii17:

- link-uri generale – link-uri care au acelaşi nod-sursă, aceeaşi ancoră şi acelaşi nod-destinaţie;

- link-uri specifice – link-uri care au nod-sursă diferit, ancoră diferită şi nod-destinaţie diferit deoarece sugerează un mod diferit de organizare a informaţiei sau o anumită aplicaţie WWW;

- link-uri contextuale contribuie la construirea unei traiectorii în funcţie de context.Tot legat de structura unui hyperdocument mai putem avea în vedere şi operaţiile de

agregare şi de dezagregare. Pot fi considerate mai mult operaţii abstracte ce au în vedere alternative în construirea unei structuri virtuale a unui document.

Ordonarea, arhitectura elementelor prezentate pentru obţinerea unui hyperdocument este în general definită de utilizator chiar dacă unele dintre ele sunt predefinite şi sunt prezentate utilizatorului ca opţiuni. Astfel pentru realizarea unei structuri şi implicit a unui hyperdocument este necesară cunoaşterea următoarele elemente18:

- Componentele generale: noduri, legături, pagini, alte componente media;- Componente tip: poziţia nodurilor, sugestii pentru legături; - Simboluri vizuale ale nodurilor tip, legăturilor tip şi direcţiilor;- Noduri predefinite şi legături tip;- Atribute ale componentelor (de exemplu data de creaţie, autorul);- Constrângerile precum constrângerile structurale, raţionale, de conţinut, de formulare;- Regulile definite de atribute şi de constrângeri şi care pot fi definite de sistemul de

utilizare; - Operaţiunile predefinite sau care pot fi definite de utilizator.Având o structură poate un pic prea tehnicistă, un design ce impune, de asemenea,

cunoaşterea cel puţin minimală a modalităţilor de utilizare a noilor tehnologii, implicarea utilizatorului, alături de autor(autori) în construirea sensului deci o anumită interactivitate, hyperdocumentul impune noi tehnici de lectură, noi modalităţi şi abilităţi de instruire şi autoinstruire diferite de regulile impuse de documentul tradiţional.

O lectură hypertextuală permite ignorarea structurii lineare obişnuite a documentelor şi a documentaţiei formale dintre ele. Trecerea de la un pasaj la altul, de la un document la altul se face aproape pe neobservate. Este necesară pentru o asemenea lectură o conexiune liberă de idei; asocieri semantice, logice, asocieri între informaţii, deducţii etc. Programul de navigare într-o bază de informaţii îi permite unui utilizator să-şi exprime liber modalitatea de informare şi de selecţie, să-şi aleagă variantele de lectură şi să atingă nivelul de profunzime considerat suficient pentru informarea şi apoi să treacă la un subiect conex. Nevoia de informare îi dictează unui utilizator legăturile ce trebuie să le stabilească şi să aleagă din toate căile de lectură (şi documentele) posibile teoretic pe cele subordonate unui conţinut semantic aşteptat.

Interactivitatea nu este chiar atât de totală cum pare la prima vedere. Este vorba de o interactivitate ce se opune automatizării totale. Cititorul îşi alege traseul de lucru ghidat de anumite elemente predefinite ce-i fixează opţiunile în anumiţi parametri; el poate răspunde la întrebările puse de calculator, poate alege o variantă din mai multe afişate, poate interveni în derularea textului, poate alege o modalitate de restituire dar nu poate de exemplu, să impună sistemului un răspuns exprimat în concordanţă perfectă cu reprezentarea sa informaţională. Selecţia, evaluarea, limitarea incertitudinilor sunt operaţii umane şi vor fi pentru încă multă vreme. Construirea de cunoştinţe de către calculator este relativ slab dezvoltată şi de o manieră

17 Renata Potin de MattosS Fortes; Maria do Carmo Nicoletti. Lios: a tool for supporting evaluation in WWW. În: Hypertextes et Hypermedias: Actes de la 4e Conference Internationale Hypertextes et Hypermedias- realisation, outils et methodes, sept. 1997. Paris: Hermes,1997. ISBN 2-86601-638-6, p.77-85. 18 Wolfang Schuller; Weigang Wang. Intertwining of activity spaces: how to glue parts toghether?

În: Hypertextes et Hypermedias: Actes de la 4e Conference Internationale Hypertextes et Hypermedias- realisation, outils et methodes, sept. 1997. Paris: Hermes,1997. ISBN 2-86601-638-6, p.39-55.

13

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIimprecisă. Un sistem hyperdocumentar este cu atât mai puternic cu cât se dezvoltă interactivitatea şi integrează modalităţi de funcţionare ale raţionamentului uman.

V. 4 Hypermedia. Multimedia

Hypermedia, la fel ca şi hypertextul constituie un mod de reprezentare a datelor într-o arhitectură sub formă de noduri conectate prin diverse legături (link-uri). Dacă în cazul hypertextului datele puteau fi doar text sau grafice în cazul hypermedia datele pot proveni din mai multe tipuri de media (imagine, sunet, text, programe soft). Altfel spus, hypermedia este un ansamblu de informaţii ce aparţin mai multor tipuri de media ce pot fi citite (ascultate, văzute) într-un context de legătură pe un ecran ce permite utilizarea de ferestre multiple.

Definiţiile privind hypermedia19 (document hypermedia, sistem hypermedia) au în vedere următoarele aspecte: datele, navigarea, prezentarea, interacţiune. Pentru o bună înţelegere a tuturor aspectelor privind hypermedia este necesară o precizare a termenilor pentru a se evita confuzia între document hypermedia şi sistem hypermedia. Un document hypermedia este “un ansamblu structurat de informaţii ce conţine în acelaşi timp informaţii multimedia (text, imagine, sunet) şi structuri de acces reprezentate de relaţiile dintre informaţii”20.

Un sistem hypermedia este un program destinat a ajuta procesul de lectură, permite afişarea informaţiilor la care utilizatorul a ajuns graţie relaţiilor ce le-a stabilit între date.

Sub aspect structural, hypermedia nu diferă de hypertext. Se întâlnesc aceleaşi tipuri de noduri şi legături şi în mare aceleaşi etape de concepţie (şi aceleaşi exigenţe). Sunt avute în vedere aspectele privind datele pentru hypermedia, structura de navigare, modelarea interfeţei cu utilizatorul. Comportamentul unui cititor în faţa unui document hypermedia este asemănător cu cel în cazul unui document hypertext.

Se urmează aceleaşi traiectorii de navigare. Utilizatorul alege un traseu corespunzător unei suite de noduri vizitate în funcţie de centrele de interes.

Schimbarea traseului atrage după sine schimbarea contextului informaţional. Eficienţa informaţională a unui document hypermedia se poate aprecia ţinând cont de utilizator şi de capacitatea acestuia de a construi demersurile informaţionale în acord cu situaţiile de legătură avute în vedere la proiectarea acelui hypermedia. Modelele mentale teoretice de lectură (de cyberlectură) avute în vedere la conceperea unui document hypermedia vizează următoarele etape21:

- atingerea tuturor datelor preexistente de către documentul hypermedia;- orientarea spre anumite puncte de lectură în concordanţă cu nevoile şi cunoştinţele

utilizatorului;- stabilirea unor reguli de corespondenţă între elementele unui document şi elementele de

navigare;- prezentarea asociată a elementelor unui model de navigare.Se observă că aceste modele teoretice sunt centrate pe utilizator, pe anticiparea

background-ului său informaţional şi a abilităţilor sale cognitive de lectură urmărindu-se limitarea pe cât posibil a elementelor aleatorii dintr-un demers de informare prin navigarea şi în acelaşi timp exploatarea cât mai eficientă a sistemului hypermedia.

Multimedia poate fi definită ţinând cont doar de semantica cuvântului ca un document rezultat din utilizarea combinată a mai multor media. O prezentare multimedia poate conţine text, sunet, grafice etc.

19 Dictionnaire de l’informatique. Le vocabulaire normalise. Paris: AFNOR, 1997.20 “un ensamble structure d’informations contenant a la fois des informations multimedias ( du text, des images, du son et des structures d’acces qui represent des relations entre les information”. Sylvian Fraissel. Un approche systematique pour la conception de documents hypermedias. În: Hypertextes et Hypermedias: Actes de la 4e Conference Internationale Hypertextes et Hypermedias- realisation, outils et methodes, sept. 1997. Paris: Hermes,1997. ISBN 2-86601-638-6, p249-260.

21 Ibidem p. 25314

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIUn document multimedia se autodefineşte prin componentele sale, prin modul lor de

structurare, prin totalitatea relaţiilor ce pot exista între acestea. Când se vorbeşte de un document multimedia se au în vedere:

- organizarea logică –regruparea elementelor documentului în entităţi semantice conectate;

- prezentarea spaţială –dispunerea elementelor în diferite canale de comunicare22 fiecare element având un loc precis ;

- sincronizarea temporală –dispunerea elementelor în timp ;- dimensiunea hypermedia –punerea la dispoziţie a unui element particular în document

ce permite navigarea între părţi ale documentului sau între documente diferite.Corelaţionarea acestor componente relevă diverse faţete, aspecte ale documentului şi se

poate realiza la mai multe nivele23 :-nivel generic –aspectul logic, temporal şi spaţial al documentelor se bazează pe noţiunea

de clasă. Sunt specificate toate elementele tip ce pot fi utilizate într-un document şi relaţiile structurale implicate.

-nivel specific unui document –elementele ce individualizează un document. Relaţiile logice, spaţiile, temporale şi hypermedia sunt specificate între elementele conţinute de un document.

- nivel element multimedia de bază- fiecare element dintr-un conţinut multimedia este definit printr-un ansamblu de atribute ce permit descrierea aspectelor legate de prezentarea sa (tipul de caractere, formatul, durata, viteza de derulare pe ecran, dimensiunea şi rezoluţia ecranului etc.)

Dimensiunea logică permite distingerea părţilor unui document în funcţie de relaţiile semantice ce le-au legat. Un document multimedia are o anumită structură internă ce poate conţine elemente compozite ce reproduc sub aspectul logic, spaţial, temporal, structura generică a unui document multimedia, independent de restul documentului. (de exemplu un ecran compozit).

Dimensiunea spaţială corelează spaţiu fizic ocupat de un element component al unui document multimedia cu timpul afectat prezentării acelui element şi cu structura să logică. Rezultatul unor asemenea corelări: reguli de prezentare spaţio- temporale. De exemplu prezentarea elementelor video în spaţiu geometric al unui ecran, dispunerea elementelor audio într-un canal audio pe toată durata lor de prezentare.

Dimensiunea temporală. Fiecărui element al unui document îi corespunde un interval de timp în care este activ chiar dacă există o granulitate a elementelor dintr-un document multimedia, activarea lor într-un interval de timp, într-un spaţiu geometric predefinit şi într-o ordine prestabilită permite reprezentarea globală a acelui document multimedia şi a conţinutului (conţinuturilor) incluse. Principalul aspect legat de dimensiunea temporală şi care constituie caracteristica majoră a documentului multimedia este sincronizarea: sincronizarea în anumite intervale de timp, sincronizarea spaţio-temporală, sincronizarea cu structura logică a fiecărui element. Sincronizarea redă aspectul dinamic al unui document în spaţiu şi timp.

Dimensiunea hypermedia. Elementele particulare ale unui document pot fi dispuse într-o structură hypermedia de noduri şi legături putându-se astfel realiza conexiunea cu diferite elemente independente, cu diferite documente cu care se pot stabili legături semantice sau cu referinţele documentului multimedia (sau ale elementelor sale).

Sistematizând se poate spune că dimensiunea temporală este aspectul central al unui document multimedia întrucât realizează o corelare între toate dependenţele temporale şi

22 intr-un spaţiu audio , video,un terminal de calculator sau chiar o zonă dintr-o fereastră a ecranului. Se stabileşte de asemenea, o conexiune intre spaţiu şi timp. De exemplu: un semnal publicitar va rămâne în partea de sus a ecranului o durată de 5 secunde.23 Http://www.inria/pes.fr/opera/people/Nabil.Layaida/these/chapitre.2.html

15

Matea Mihaela AMS –CREVEDIA – AN IIIaspectele logice, spaţiale, hypermedia ale tuturor elementelor componente redând aspectul static şi/sau dinamic al documentului ca întreg. Structura unui document multimedia este dată de sincronizarea componentelor textuale, sonore, vizuale.

Receptarea unor documente complexe precum documentele multimedia necesită implicit o metodologie, un demers, o aplicaţie specifică. Sistemele multimedia răspund exigenţelor impuse de caracteristicile unui asemenea tip de document. Pentru a stabili o tipologie a aplicaţiilor multimedia sunt necesare anumite criterii Blakowski propune următoarele criterii pentru clasificarea sistemelor multimedia24 :

1. Numărul de media manipulate într-o aplicaţie (text, video, audio, audio-video, etc.)2. Natura temporală a suportului media:

-media dependent de timp (video, audio);-media independente de timp.

3. Nivelul de integrare al diferitelor media într-o aplicaţieFiecare criteriu redă faţete ale unui sistem multimedia. Un sistem multimedia, o aplicaţie

multimedia trebuie să integreze cele trei criterii (cel puţin parţial)  ; trebuie să integreze mai multe media într-o dimensiune temporală.

Prezentăm într-un tabel sintetic recapitulativ principalele aspecte ale tipurilor de documente analizate anterior :

24 Blakowski. Apud: Http://www.inria/pes.fr/opera/people/Nabil.Layaida/these/chapitre.2.html

16