Managementul Documentelor

20
Prof. Vasile Baltac Managementul documentelor Ediția 2012

description

Documentele sunt elemente cheie pentru succesul organizațiilor. Odată ce am intrat în secolul 21 și pe măsură ce tehnologiile se dezvoltă, este de aşteptat ca documentele să îmbrace noi forme şi să ofere noi posibilităţi de comunicare. Ne putem întreba justificat ce ne rezervă viitorul în privinţa documentelor? Ce impact au ele în organizații, fie ele private sau publice?Varianta 2012

Transcript of Managementul Documentelor

  • Prof. Vasile Baltac

    Managementul documentelor

    Ediia 2012

  • 2

    Profesor Vasile Baltac 2012

    Numai pentru uzul studenilor; reproducerea sau utilizarea comercial integral sau

    parial nu sunt permise fr acceptul autorului.

  • CONINUTUL

    DOCUMENTELE I TEHNOLOGIILE DIGITALE 4

    Redefinirea documentului ............................. 4

    Documente interactive .................................. 4

    Fluxuri de documente.................................... 5

    Biroul fr hrtie? ......................................... 5

    Tiprirea (printarea) la cerere .................... 7

    Managementul coninutului ......................... 7

    Managementul informaiilor ......................... 8

    Studiu de caz Ministerul Finanelor Publice8

    Managementul cunotinelor ........................ 9

    Documentele ca structuri de date .................. 9

    Cutarea ......................................................10

    Documentele - esena activitii organizaiei 10

    SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR 12

    Caracteristici ale SMD .................................12

    Funciile SMD ..............................................12

    Avantaje ale SMD ........................................13

    Tipuri de aplicaii ale SMD ..........................13

    Biblioteci de documente .............................13

    Aplicaii de flux (workflow) .......................14

    Funcionaliti de baz SMD .......................14

    CRM n administraia public ......................15

    Implementarea sistemelor de management de documente 16

    Costul instalrii ........................................16

    Instruirea personalului .............................16

    Opoziia la trecerea ctre documente gestionate electronic 17

    Securitatea documentelor ..........................17

    Anexa 1 Studiu de caz: Soluia OfficeLink ...18

    Flux de cereri de avans si deconturi ..........19

  • DOCUMENTELE I TEHNOLOGIILE DIGITALE

    Documentele sunt elemente cheie pentru succesul organizaiilor. Odat ce am intrat n

    secolul 21 i pe msur ce tehnologiile se dezvolt, este de ateptat ca documentele s

    mbrace noi forme i s ofere noi posibiliti de comunicare. Ne putem ntreba justificat

    ce ne rezerv viitorul n privina documentelor?

    Ce impact au ele n organizaii, fie le private sau publice?

    Redefinirea documentului

    nainte de revoluia digital, documentul era ceea ce definea dicionarul: "act prin care

    se adeverete, se constat sau se preconizeaz un fapt, se confer un drept, se recunoate o

    obligaie; text scris sau tiprit, inscripie sau alt mrturie servind la cunoaterea unui

    fapt real actual sau din trecut" (DEX ediia a II-a 1996, Editura Univers Enciclopedic).

    Pentru muli, pe scurt, un document este o foaie de hrtie pe care e scris ceva important,

    ce poate fi o informaie.

    Astzi, tehnologiile integrate, puternice, pe care le avem permit o redefinire a

    documentului: "orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca informaie". Cu

    alte cuvinte se poate defini i ca orice informaie nregistrat sau obiect care conine

    informaie i poate fi tratat ca o unitate. Adic un document poate fi n forme variate:

    holograme, CD-ROM-uri, secvene video. Esenial este c documentul va fi definit chiar

    de autorul su. n clipa n care autorul l numete document devine document.

    Un document tipic devine o compoziie cu text i elemente multimedia, i care se afl n

    form tiprit mult mai rar ca nainte. Documentul poate fi citit, vizualizat, auzit,

    simultan pe dispozitive wireless portabile sau pe echipamente de birou. Cu ajutorul

    documentului se pot realiza tranzacii de oriunde, fr constrngeri de spaiu i timp.

    Documente interactive

    Documentul ne ajut mult mai mult n prezent ca nainte s crem noi relaii, prin

    posibilitatea de a-l particulariza n concordan cu dorinele destinatarului. A aprut i

    varianta de document interactiv. Acest lucru ofer autorului documentului posibilitatea

    de a diversifica accesul, coninutul i modalitatea de transmitere a documentului, n

    funcie de destinatar.

    Noile structuri de administrare, noile tehnici i strategii vor fi efectul adoptrii unui

    marketing de tipul unu la unu. Documentul viitorului va sprijini comunicarea i

    colaborarea n sensul mririi eficienei i a gradului de satisfacie n munca noastr. De

  • 5

    asemenea, documentele ne-ar putea permite s construim mai multe medii de

    comunicare conectate ntre ele.

    Fluxuri de documente

    n orice organizaie se definete un flux al documentelor care are ca scop eficiena i

    calitatea actului definitoriu al activitii.

    Fluxurile trebuie s precizeze modalitile de creare, verificare sau modificare, aprobare,

    control i publicare a documentelor, precum i actorii implicai.

    Figura 1 Flux de documente

    n cele mai multe organizaii fluxul documentelor este manual i adesea implic:

    Rutare prin transportarea de ctre persoane a documentelor fizice

    Lipsa de informaie precis prin locul i persoana unde au ajuns documentele

    Pierderea de documente

    Blocarea fluxului prin absena temporar a unor persoane din organizaie

    Nerespectarea procedurilor

    Biroul fr hrtie?

    O conectare global prin intermediul documentelor nu va avea ca efect obligatoriu

    apariia birourilor fr hrtie1. Tehnologiile care ne permit s administrm i s

    gestionm documente, fr necesitatea de a le tipri, cresc semnificativ cantitatea de

    informaie nglobat n documentele unei firme, aceasta putndu-se dubla chiar anual.

    1 Paperless office

  • 6

    Dar n ciuda conversiilor digitale a documentelor, cantitatea de hrtie consumat n

    firme este n cretere an de an.

    Nu exist soluii unice pentru un birou fr hrtie, concept aprut nc din 1975. Hrtia

    are avantaje prin:

    Obinuina de a folosi notiele pe hrtie

    Documente care trebui s rmn pe hrtie: financiare i juridice

    dar i dezavantaje prin:

    Greuti n regsirea informaiei

    Probleme de arhivare a documentelor pe hrtie

    Volatilitate mare

    Figura 2 Birou fr hrtie?

    Formatul digital are:

    Flexibilitate mai mare

    Posibilitatea de a nota din multiple locuri:

    o noaptea, n avion sau tren, etc.

    Acces la distan

    Backup simplu

    Folosire cloud computing

    Partajare a folosirii i elaborrii documentelor

    Protejare mai mare a mediului

  • 7

    Tiprirea (printarea) la cerere

    Se mai afirm c "biroul fr hrtie" are anse de existen graie tehnologiei de

    "tiprire la cerere", care nseamn un soi de tiprire a documentelor atunci cnd se cere

    acest lucru, eliminndu-se astfel necesitatea de a se tipri de pild un ntreg inventar

    deoarece tocmai au aprut anumite actualizri. C aceast tehnologie se va numi

    "tiprire la cerere" sau, dup alte propuneri, "tiprire la nevoie" are mai puin

    importan. Mult mai important este tehnologia n sine, de care vom tot auzi n

    urmtorii ani. Potenialul real al tipririi la cerere este tocmai posibilitatea de a tipri

    ceea ce este necesar, atunci cnd este nevoie. Utilizatorul documentului are posibilitatea

    de a asambla doar informaia de care are nevoie i s tipreasc astfel documentul, cnd

    are nevoie. Valoarea economic n birouri a acestui concept va putea fi observat i

    printr-o simpl privire spre coul de hrtii.

    Nu ne putem imagina o eliminare imediat i total a hrtiei. Ea se face gradual

    i n anumite cazuri, legea cere ca unele documente s fie pstrate pe suport de

    hrtie.

    Biroul fr hrtie este un concept viabil, dar strns legat de implementarea unor

    sisteme de management de documente, aa cum se va vedea mai departe.

    Managementul coninutului

    Volumul de informaie n era digital crete continuu2. Managementul coninutului3

    devine preocupare de baz a organizaiilor. Datele prelucrate devin informaie i

    informaia util organizaiei devine coninut.

    Managementul coninutului implic:

    Colectarea i filtrarea informaiei utile

    Implementarea unui sistem de stocare, organizare i arhivare a informaiei utile

    Existena unei interfee cu beneficiarii informaiei att interni ct i externi;

    portalul sau un site web sunt forme predilecte n prezent

    Managementul modern al coninutului conduce la:

    viteze mari de distribuire a informaiei,

    pstrarea formatului original al documentelor,

    partajarea coninutului funcie de politici de distribuire,

    2 Baltac, Vasile; Tehnologiile informaiei Noiuni de baz, Editura Euroaptitudini, 2011, Date i informaie

    n Internet i intraneturi, pag. 46

    3 Content management

  • 8

    posibilitatea automatizrii procesului de postare de noi informaii,

    folosirea de personal fr instruire special n IT,

    implementarea de msuri de protecie la atacuri informatice, etc.

    Managementul informaiilor

    Administraia public interacioneaz cu cetenii i alte organizaii publice i private

    oferind un numr important de informaii, att fiind obligate prin lege, ct i pentru

    buna funcionare a acestora. Managementul coninutului i fluxului de informaie este o

    funcie important a sistemelor de e-Guvernare. Astfel de sisteme se regsesc n

    administraia public i conin sisteme de management relaiei cu cetenii, proceduri i

    biblioteci de informaii publice i interne, etc.

    Studiu de caz Ministerul Finanelor Publice

    Ministerul Finanelor Publice din Romnia a dezvoltat un portal4 care ofer un volum

    important de informaiei:

    Astfel seciunea Ageni economici cuprinde:

    Ajutor de stat

    Ghidul investitorului

    Ghid concesiuni Parteneriat Public Privat

    Info TVA

    Verificare online rambursare TVA

    Informaii fiscale i bilanuri

    ANAF - Programe utile (Declaraii-ghieu, fie fiscale, ordine de plat,

    centralizator autovehicule in leasing)

    Informaii depunere declaraii electronice

    Informaiile sunt actualizate pe msura necesarului. Informaiile despre instituii

    publice, agenii economici, societi de asigurare, brokeri, organizaii neguvernamentale

    sunt oferite cu selecie dup codul unic de identificare sau nume i jude i sunt

    actualizate anual pe baza declaraiilor fiscale ale organizaiilor respective i acolo unde

    exist datele sunt prezentate pe fiecare an ncepnd cu 1999.

    4 http://www.mfinante.ro

  • 9

    Figura 3 Date firm MFP

    Managementul cunotinelor

    Informaia prelucrat devine cunotine. Cunotinele sunt un activ esenial al unei

    organizaii i permit eficientizarea i performana acestora.

    Cunotinele pot fi:

    explicite sub form documentat, uor de organizat n baze de date

    tacite, n form nedocumentat, idei, notie necentralizate, opinii n ntlniri de

    lucru, etc.

    Prin managementul global al cunotinelor n organizaie se acumuleaz valoare prin

    integrarea cunotinelor tacite cu cele explicite se susine inovarea, colaborarea, se

    creeaz noi oportuniti.

    Managementul cunotinelor este un aspect important legat de documentele viitorului,

    cu toate c nu exist o adeziune global n ceea ce privete definiia managementului

    cunotinelor. Oricum, aproape orice implementare de management al cunotinelor se

    bazeaz pe o tehnologie inteligent. Fie c aplicaiile sunt destinate lucrului n

    colaborare sau partajrii cunotinelor, acestea sunt dependente de tehnologiile din

    spatele documentelor, cum sunt managementul coninutului, crearea de legturi ntre

    documente sau uneltele pentru bazele de date integrate destinate magaziilor de date sau

    mineritul datelor.

    Documentele ca structuri de date

    Este o eviden c organizaiile sunt diferite att ca percepie pentru persoane diferite,

    ct i privind comportamentul n cazul unor persoane diferite care fac parte din

    organizaie. Diferenele individuale conteaz i tehnologiile noi fac ca vechile reguli de

  • 10

    organizare s fie depite. Este necesar o abordare nou a organizrii, putem fi aparent

    dezorganizai, dar n realitate organizarea de ansamblu s fie performant.

    Se cunoate c datele care sunt la baza documentelor pot fi structurate i nestructurate5.

    Pentru prelucrarea lor n calculator datele sunt organizate n anumite structuri pentru

    eficiena operaiunilor la care sunt supuse. O structur rspndit este cea

    arborescent. Exist i alte tipuri de structuri de date i algoritmi de acces la date.

    Datele nestructurate sunt acela care nu corespund unor structuri de date i sunt mai

    greu prelucrate de calculator. n orice organizaie exist un volum im-portant de date

    nestructurate: documente, notie, mesaje e-mail, nregistrri audio i video, etc.

    Tendina de structurare a datelor n organizaii a precedat era digital prin introducerea

    de formulare, apariia de metode de arhivare, crearea de registraturi i altele.

    Cutarea

    Tehnologiile moderne de cutare6 au simplificat considerabil efortul de structurare.

    Datele i implicit documentele pot fi n prezent accesate simplu, chiar dac sunt

    nestructurate, prin instrumentele de cutare, fie ele Google, Bing, Ask, Yahoo Search,

    etc. Cel mai utilizat motor de cutare este n prezent Google i utilizarea lui se poate

    face i local.

    Existena motoarelor de cutare permite s pstrm n memorie numai ce este necesar,

    s filtrm informaia util personal, s crem filtre i marcaje.

    Cteva reguli de cutare cu Google mai puin cunoscute sunt: folosirea ghilimelelor

    pentru a restrnge aria de cutare, folosirea semnelor speciale ~, -, , utilizarea

    sintaxelor name site: si name filetype: tip fiier pentru cutarea n anumite site-uri

    sau n anumite tipuri de fiiere, calculator valutar, conversie uniti de msur prin

    ntrebare, ora pe glob time: locaia, starea zborurilor , traducere, numere de telefon (mai

    mult din SUA), definiii, cotaii, calculator de birou, etc.

    Documentele - esena activitii organizaiei

    Este greu de subestimat importana documentelor. Organizaia este structurat n jurul

    acestora: teancuri de scrisori, copii dup diverse documente, rafturi pline cu dosare,

    cutia potal plin de mesaje electronice - sunt doar cteva exemple.

    5 Baltac, Vasile, Tehnologiile Informaiei Noiuni de baz, Editura Andreco Educational, 2011 Structuri de

    informaie, pag. 41-43

    6 n limba englez Search

  • 11

    Iar ntreaga activitate a firmei este organizat n jurul acestor documente. S amintim

    de contractele aranjate n raft, la bazele de date din departamentul TI i la tranzaciile

    diverse. Afacerea poate fi definit ca o arhitectur de documente. De aceea, putem spune

    c documentele reprezint esena ntregii afaceri.

    O simpl analiz a problemelor legate de fluxul manual de documente arat dificultile

    managementului clasic de documente n condiiile unei organizaii moderne.

  • SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR

    Managementul documentelor se poate face n prezent prin sisteme de management al

    documentelor (SMD) care reprezint sisteme informatice care permit circulaia (pentru

    informri, aprobri sau modificri), stocarea i regsirea documentelor aflate in orice

    format electronic, cu facilitai de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive

    electronice (de exemplu, prin conectarea la dispozitive de scanare pot fi introduse

    automat in sistem documentele pe hrtie).

    Statisticile arat c pentru ncheierea unei tranzacii, n prezent sunt necesare de dou

    ori mai multe documente dect n urm cu cinci ani. Introducerea unui sistem de

    asigurarea calitii (condiie obligatorie pentru companiile care doresc s se ncadreze

    standardelor europene), aduce cu sine un volum impresionant de documente care

    trebuie s circule n interiorul firmei sau n relaiile cu partenerii.

    Sistemul de management al informaiilor i documentelor prin care s se:

    transmit informaia exact

    exact oamenilor care trebuie

    atunci cnd ei au nevoia de ea

    asigure deplina siguran a informaiilor

    urmreasc permanent stadiul deciziilor i instruciunilor transmise

    Caracteristici ale SMD

    Un sistem performant de management al documentelor:

    implementeaz rapid fluxuri de documente

    este flexibil la orice structur organizaional

    are un grad nalt de securitate

    este adaptabil la orice tip de document

    este conectabil la alte aplicaii

    prezint uurin n exploatare

    este scalabil la dezvoltri ulterioare

    Funciile SMD

    Sistemele de management al documentelor asigur:

    alocarea unui numr unic de nregistrare fiecrui document

    stabilirea locului unde se afl fiecare document activ

    urmrirea ntregului ciclu de via al unui document

  • 13

    personalul nsrcinat cu recepia acestuia

    momentul la care a fost recepionat

    persoana care rspunde de avizarea/rspunsul formulat

    data la care rspunsul/avizarea au fost finalizate

    Avantaje ale SMD

    Spre deosebire de sistemele manuale sistemele automate de management al

    documentelor:

    stocheaz informaiile legate de document ntr-un singur loc

    permit accesul rapid la locul n care se afl documentul n organizaie

    informeaz privind stadiul de avizare (rezoluie) n care se afl un document

    urmresc timpul necesar finalizrii unei avizri (rezoluii) i cele care au depit

    acest termen

    vizualizeaz numrul de documente intrate zilnic, sptmnal i lunar

    Figura 4 Flux automat de documente

    Tipuri de aplicaii ale SMD

    Biblioteci de documente

    Element central al unui sistem de management de documente, bibliotecile de documente

    conin:

    Documente relative la un proiect

  • 14

    Proceduri ale sistemului calitii, manualul calitii

    Norme, proceduri, regulamente care trebuiesc consultate de personal

    Documente interne etc.

    Aplicaii de flux (workflow)

    Documentele ntr-o organizaie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite

    pe rute clar definite. De aceea, sistemele de management de documente conin aplicaii

    de flux care determin cu precizie unde se trimite un document, dac a ajuns la

    destinaie, cnd a fost redirectat i care este statutul lui la un moment dat.

    Modul n care se face procesarea fluxurilor de documente sub coordonarea unui

    administrator de workflow este ilustrat n figura 5.

    Figura 2 Administrator de flux automat

    Printre aplicaiile de flux se pot aminti:

    Informaii trimise din/n sistemul intern spre informare / aprobare

    Planuri i Rapoarte de activitate

    Referate, Note, Cereri, Cereri de concediu, Cereri de Transport, Cereri de

    Achiziii

    Generarea i publicarea de politici pentru asigurarea calitii, a politicilor de

    resurse umane

    Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile sistemului

    calitii, multiple aprobri

    Tratarea neconformitilor

    Funcionaliti de baz SMD

    Un sistem de management de documente conine aplicaii uor de utilizat, foarte

    intuitive si bine organizate, are un sistem integrat de mesagerie electronica pentru

    comunicaii rapide i sigure n interiorul companiei, i cu alte organizaii sau ageni

    economici conectai la Internet i permite:

  • 15

    Circulaia documentelor pe trasee ierarhice bine precizate, sau definite de ctre

    autorul documentului, cu posibilitatea aprobrii sau respingerii acestora;

    Crearea standardizat, distribuirea i circulaia informaiilor i documentelor

    interne din companie, precum i a celor generate n relaia cu alte organizaii,

    asigurndu-se cele mai nalte standarde de securitate i confidenialitate;

    Urmrirea strii documentelor, n diferitele stadii prin care trec acestea,

    evidenierea modului de rezolvare a documentelor. Sistemul permite persoanelor

    autorizate din companie s cunoasc n orice moment unde se afl un document

    i care este starea acestuia, prin nregistrrile care se fac asupra documentelor.

    Posibilitatea de a obine rapid statistici i situaii privind dosarele rezolvate sau

    n lucru, dup stare, tip, responsabili, etc.

    Comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat de documente prezint astfel

    numeroase avantaje.

    CRM n administraia public

    Managementul relaiei cu clienii (CRM7) este un instrument vital pentru o companie

    sau administraie public modern. El a evoluat dintr-o tehnologie mai veche care unea

    un apel telefonic cu un ecran de calculator care oferea anumite informaii CTI8 .

    Clientului i se oferea o posibilitate de a se simi important prin mesajul personalizat pe

    care l putea primi.

    Evoluia spre CRM a constat n folosirea Internet i utilizarea potenialului bazelor de

    date. Abundena de date personale, folosirea caracteristicilor specifice clientului

    indiferent de modul n care el contacteaz firma transform marketingul clasic n

    marketing personalizat sau 1 la 1.

    Nu exist n prezent o definiie unic pentru CRM, n primul rnd pentru c exist a

    varietate foarte mare de CRM. Important este c un client constat c este tratat cu

    consideraie, c sunt cunoscute problemele lui i uneori este redirectat la acelai

    operator, crendu-se o relaie aproape personal. Operatorul va fi perceput ca o

    persoan apropiat dac el va avea pe ecran i va folosi n convorbire date ale clientului

    cum ar fi ziua naterii i zodia, detalii despre familie, copii, fotografia.

    7 Customer Relationship Management

    8 Computer Integrated Telephony

  • 16

    Desigur CRM este un instrument i totul depinde de modul n care este folosit. Relaia

    cu cetenii poate fi optimizata folosind un pachet de tip CRM adaptat la tipul de servicii

    oferit cetenilor.

    Piaa de CRM este uria i potenialul n cretere. Totui multe proiecte de CRM

    eueaz sau nu i ating obiectivele, n primul rnd din nenelegerea modului n care

    trebuie privit relaia cu clientul. Tehnologia ofer un CRM ideal, dar folosirea lui

    neadecvat nu conduce la rezultatele dorite.

    La utilizarea unui CRM trebuie definit noiunea de relaie n contextul organizaiei

    respective i n continuare acordat atenia cuvenit ctre:

    Protejarea intimitii

    Proprietatea informaiei

    Protecia consumatorului

    Mai ales c aceste noiuni au a anumit rezolvare local i multe companii globale nu

    in cont ntotdeauna de diferenele culturale.

    Dispozitivele mobile, telefoane, PDA sau notebook-uri devin din ce n ce mai rspndite.

    Ele se cupleaz mai nou n multe situaii folosind tehnologia Wi-Fi. Un CRM care le

    ncorporeaz devine un atu pentru firma respectiv.

    Implementarea sistemelor de management de documente

    Un sistem de management de documente nu este n sine complex, dar necesit

    implicarea i instruirea tuturor participanilor din organizaie. Exist numeroase piedici

    i preconcepii privind folosirea lor n organizaii.

    Costul instalrii

    Sisteme de management de documente exist n abunden pe pia i costul lor este

    relativ redus, prin structura lor modular beneficiarul putnd alege numai modulele de

    care are nevoie. n consecin i amortizarea unei investiii n sisteme de management

    de documente se face ntr-un timp scurt.

    Instruirea personalului

    Ca n orice aplicaie informatic personalul implicat trebuie instruit s o foloseasc.

    Instruirea este uurat de interfaa prietenoas pe care o au sistemele de management

    de documente, foarte apropiat de forma documentelor pe care oamenii le procesau

    manual (vezi studiul de caz din anexa 1).

  • 17

    Pentru ntreinerea sistemelor de management de documente nu este necesar personal

    specializat n tehnologiile informaiei, operaiile de configurare i actualizarea sunt

    simple i pot fi realizate de un utilizator desemnat din organizaie.

    Opoziia la trecerea ctre documente gestionate electronic

    Un sistem de management de documente aduce creteri importante de eficien n

    organizaie. El pretinde un spor de atenie i disciplin, ceea ce la prima vedere l face

    nepopular i genereaz o anumit reinere, mai ales c pentru multe persoane

    tehnologiile digitale pare inaccesibile9.

    Dup folosirea sistemului o perioad scurt de timp, personalul realizeaz avantajele de

    eficien i la nivel personal fa de gestionarea documentelor pe hrtie.

    Securitatea documentelor

    Nu arareori apare teama c documentul electronic este mai uor de alterat, distrus sau

    furat n comparaie cu documentele pe hrtie. Realitatea este c tehnologiile digitale

    permit un mai mare grad de protecie i securizare prin metode de asignare a drepturilor

    de acces, prin tehnologii de criptare i urmrire a acceselor pe persoane i n timp.

    Fa de securizarea documentelor pe hrtie prin folosirea de dulapuri, fiete, birouri,

    securizarea documentelor digitale este mult mai puternic. Este adevrat totodat c

    documentele digitale sunt mai vulnerabile dect cele clasice n absena unor msuri de

    protecie la riscuri naturale sau provocate de om10.

    9 Vezi Baltac, Vasile, Tehnologiile Informaiei Noiuni de baz, Editura Andreco Educational, 2011

    Competene digitale, pag. 8-11

    10 Vezi Baltac, Vasile, Tehnologiile Informaiei Noiuni de baz, Editura Andreco Educational, 2011

    Asigurarea securitii sistemelor informatice, pag. 158-165

  • Anexa 1 Studiu de caz: Soluia OfficeLink

    OfficeLink11 este un sistem de management de documente elaborat de SoftNet, care

    funcioneaz pe platforma open source, o soluie complet i ofer toate funcionalitile

    unui sistem performant: nregistrare, indexare, vizualizare dup criterii multiple,

    cutare, workflow, arhivare de documente; folosirea de grupuri; drepturi de acces pana

    la nivel de cmp din document; integrarea cu alte sisteme informatice i dispozitive

    electronice; istoricul fiecrui document. De menionat ca accesul serverului se poate face

    prin browser Internet.

    OfficeLink, este format din mai multe module din care clienii i pot alege exact

    Funcionalitile care le sunt necesare pentru rezolvarea problemelor specifice.

    Figura 6 SoftNet OfficeLink

    Folosind aceast soluie se pot utiliza aplicaii standard sau specifice activitii fiecrei

    companii,

    Registratur,

    Managementul relaiilor cu clienii - CRM,

    Cereri de Achiziii, Referate de necesitate,

    Cereri diverse,

    Aplicaii care stocheaz informaii utile organizaiei,

    Aplicaii care trebuie s circule pe fluxuri bine definite sau ad-hoc.

    Funcionalitile actuale ale OfficeLink cuprind (figura 5):

    11 www.softnet.ro OfficeLink

  • 19

    Registratura

    Parteneri si Contacte

    Contracte

    Comenzi Prnz

    Cereri avansuri financiare i deconturi

    Achiziii

    Resurse Umane

    o Solicitani

    o Angajai

    o Interviuri

    o Posturi Vacante

    tiri

    Comenzile de mas de prnz reprezint o particularitate a firmei, salariaii putnd opta

    pentru prnz printr-o firm de catering cu alegerea felurilor de mncare conform unei

    aplicaii specifice.

    Figura 7 Centralizator concedii

    Flux de cereri de avans si deconturi

    Un exemplu tipic de documente care circul ntr-o firm sunt cererile de avans de

    numerar i deconturile ulterioare. Ele sunt originate de regul de o persoan de

    execuie, avizate de eful ierarhic, de contabilitate i aprobate de conductorul

    organizaiei sau sucursalei.

    Sistemul implementat in SoftNet automatizeaz fluxul documentelor i reduce

    consumul de hrtie la minimum.

  • 20

    Documentul de cerere de avans spre decontare este emis electronic de solicitant. El are

    o forma similar cu cel standard pe hrtie (figura 6). Documentul este rutat automat prin

    email ctre persoanele care trebuie sa-l avizeze sau aprobe. n caz de respingere sau

    cerere de refacere documentul se ntoarce la emitent. Dup aprobarea cererii se

    tiprete chitana de avans i casieria elibereaz numerarul. Decontul se ntocmete tot

    electronic. Dup aprobarea decontului se tiprete borderoul pentru semnarea de ctre

    contabilitate i descrcarea posesorului de avans. Se menioneaz c aprobarea a fost

    dat electronic.

    Traseul documentelor de cerere de avans si decont este urmrit strict de sistem cu

    menionarea datei si orei exacte cnd documentele au fost emise, avizate sau aprobate.

    Singurele documente tiprite conform legislaiei actuale sunt cele legate de primirea de

    numerar i decontare. Utilizatorul este informat privind destinaia urmtoare a

    documentului .

    Sistemul de cereri de avans i deconturi poate fi util i prin datele suplimentare ce le

    ofer. Ca de exemplu totaluri de cereri, cereri aprobate i respinse, sume nedecontate,

    etc. Ca exemplu se poate vedea n figura 7 situaia concediilor solicitate i aprobate sau

    neaprobate.

    Toate documentele sistemului sunt salvate periodic i pe suport fizic CD-ROM.

    Varianta Decembrie 2012