1

Liviu Mihăescu

SISTEME INFORMAŢIONALE ŞI APLICAŢII INFORMATICE

ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR

Editura Universit ăţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009

2

Editura Universit ăţii "Lucian Blaga" din Sibiu este acreditată CNCSIS Cod 177 Descrierea CIP a Bibliotecii Naţionale a României MIH ĂESCU, LIVIU

Sisteme informaţionale şi aplicaţii informatice în administrarea afacerilor / Mihăescu Liviu. – Sibiu : Editura Universităţii "Lucian Blaga" din Sibiu, 2009 212 p.

Bibliogr. ISBN 978-973-739-778-2

004:336

3

CUPRINS

Capitolul 1

SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAŢIONAL ...................................... 7

1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI.................................................. 7

1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC .................................................. 10

1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL CU MEDIUL DE AFACERI ...... 17

Capitolul 2

SISTEMUL INFORMAŢIONAL ............................................. ...................................... 23

2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII ...................................... 23

2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL .................................................. 29

2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ....................................... 34

2.2.1 Datele şi informaţiile .................................................................... 36 2.2.2 Circuitele şi fluxurile informaţionale .......................................... 42

2.2.3 Procedurile informaţionale ......................................................... 43 2.2.4 Mijloacele de tratare a informaţiilor ........................................... 44

2.3 RELAŢIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAŢIONAL ...................... 45

2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAŢIONALE ....................................................... 51

2.4.1 Sistemul informaţional de procesare a tranzacţiilor ............... 52 2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou ...................... 53 2.4.3 Sisteme informaţionale de management (SIM) ...................... 54 2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD) .......................... 54

2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (SSMS) ......... 55 2.5 CARENŢE ALE SISITEMULUI INFORMAŢIONAL ........................................... 55

Capitolul 3

SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFO RMAŢIONAL 58

3.1 SISTEMUL INFORMATIC ................................................................................. 58

3.2 ETAPELE DE EVOLUŢIE A SISTEMELOR INFORMATICE ............................ 60

3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE ..................................................... 62

3.4 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMATIC .......................................................... 66

3.4.1 Funcţia de preluare a informaţiei .............................................. 66

3.4.2 Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei ...................... 66 3.4.3 Funcţia de comunicare ............................................................... 67 3.4.4 Funcţia de prelucrare .................................................................. 67 3.4.5 Funcţia de ieşire a informaţiei.................................................... 69

3.5 STRUCTURA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL UTILIZAT ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ........................................................................... 70

3.5.1 Componenta hardware a sistemului ......................................... 71

3.5.2 Unităţile de intrare-ieşire ale sistemului ................................... 71

3.5.3 Componenta software ................................................................. 74 3.5.4 Componenta informaţională ....................................................... 75

4

Capitolul 4

INFORMAŢIA - OBIECT AL PRELUCR ĂRII ............................................................. 76

4.1PRODUCŢIA DE INFORMAŢII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA – .... 76

4.2 CATEGORII DE INFORMAŢII SUPORT PENTRU VALOAREA INFORMAŢIONALĂ ................................................................................................. 79

4.3 PROCESE INFORMAŢIONALE ........................................................................ 82

4.4 FLUXUL VALORIC INFORMAŢIONAL ............................................................. 87

4.4.1 Generarea, culegerea şi transmiterea datelor ........................ 87 4.4.2 Gestiunea datelor ........................................................................ 88 4.4.3 Analiza şi interpretarea datelor .................................................. 88

4.4.4 Modelarea şi sistemele de asistare a deciziei ........................ 89 Capitolul 5

FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DA TE ŞI DE COMUNICAŢIE ........................................................................................................... 90

5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZĂ DE DATE ........................................... 90

5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ........................................... 96

5.3 FUNCŢIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE .............. 103

Capitolul 6

DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE ................ .................................... 107

6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR ŞI COMUNICAŢIILOR ASUPRA NOII ECONOMII- ........................................................................................................... 107

6.2. PRINCIPALELE TENDINŢE ÎN CONCEPEREA ŞI FUNCŢIONAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ............... 109

6.2.1. Dematerializarea şi dezintermedierea informaţiilor ............. 109 6.2.2. Informatizarea sarcinilor de muncă şi a pregătirii personalului .......................................................................................... 111

6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informaţional ................... 111 6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunicaţii bazate pe Internet şi Intranet .................................................................................................. 112

6.2.5. Expansiunea comerţului electronic ........................................ 113

6.2.6. Scrutarea informaţională ......................................................... 114 6.2.7. Conturarea întreprinderii virtuale ........................................... 115

6.2.8. Cristalizarea managementului informaţional ........................ 116

6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAŢIEI ŞI COMUNICĂRII ŞI AVANTAJUL COMPETITIV ......................................................................................................... 120

Capitolul 7

VULNERABILIT ĂŢI ALE ECONOMIEI DIGITALE .......................... ........................ 123

7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII ..................................................... 123

7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE ................................................... 126

7.2.1 Vulnerabilitatea digitală ............................................................ 131 7.2.2 Lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital ............. 132 7.2.3 Folosirea adversă a informaţiei şi violarea intimităţii ........... 132 7.2.4 Lărgirea prăpăstiei digitale ....................................................... 133 7.2.5 Evoluţia insuficientă spre societatea informaţiei ................... 134

5

7.3 NECESITATEA PROTEJĂRII INFORMAŢIILOR ........................................... 135

7.3.1 Importanţa economică a securităţii informaţiilor ................... 135 7.3.2 Mediul securităţii informaţiilor .................................................. 136

7.3.3 Rolul securităţii informaţiilor ..................................................... 138 7.3.4 Identificarea informaţiilor ce trebuie protejate ....................... 140

Capitolul 8

CREŞTEREA EFICIENŢEI ADMINISTRĂRII AFACERII ...................................... ... 145

8.1 RAŢIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL .................................... 145

8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE ŞI RAŢIONALIZARE A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ................................................................................................. 148

8.3 ETAPELE REPROIECTĂRII SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL ..... 152

8.3.1. Consideraţii preliminare ........................................................... 152 8.3.2. Declanşarea studiului de reproiectare .................................. 152

8.3.3. Identificarea elementelor informaţionale ale domeniului investigat ............................................................................................... 157

8.3.4. Analiza critică a sistemului informaţional .............................. 158

8.3.5. Reproiectarea sistemului informaţional ................................. 159

8.3.6. Implementarea perfecţionărilor informaţionale .................... 162 8.3.7. Evaluarea funcţionării sistemului informaţional ................... 162

8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR ......................................................................... 163

8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE ............................................................................................... 171

8.6 UTILIZAREA STRATEGICĂ A TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE ........ 174

8.6.1 Ipostaze în utilizarea tehnologiilor informaţionale ................ 177 8.6.2 Etapele dezvoltării tehnologiilor informaţionale .................... 179 8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru obţinerea avantajelor competitive ....................................................................... 180

8.7 TENDINŢE ALE SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ..................................... 185

8.8 TENDINŢE ÎN ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL ................. 189

8.9 ÎMBUNĂTĂŢIREA ADMINISTRĂRII SISTEMELOR INFORMAŢIONALE ...... 195

Capitolul 9

APLICAŢII FOLOSITE ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR ........... ...................... 198

9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE .................................................................... 198

9.1.1 Utilizarea codului de bare în domeniul producţiei ............... 199 9.1.2 Utilizarea codului de bare în transportul de mărfuri .............. 199 9.1.3 Utilizarea codului de bare în domeniul distribuţiei ................ 200 9.1.4 Utilizarea codului de bare în domeniul schimbului electronic de informaţii .......................................................................................... 202

9.2 SISTEMUL QM - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZĂ A DATELOR ................. 203

9.2.1. Prezentarea generală a pachetului QM ................................ 204

9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM ................................................. 210

BIBLIOGRAFIE....................................... .................................................................. 213

6

7

Capitolul 1

SISTEM, SISTEM ECONOMIC, SISTEM INFORMAŢIONAL

1.1 SISTEMUL. TIPOLOGIE ŞI CARACTERISTICI

Sistemul este un ansamblu de elemente interdependente formând un tot

organizat care interacţionează pentru realizarea unui scop determinat. Sistemul este un ansamblu de elemente materiale sau nemateriale, format în general din echipamente, metode, tehnici, procedee, modele şi personal utilizate interdependent prin intermediul unor procese ce asigură transformarea unor elemente de intrare în elemente de ieşire prin intermediul unui mecanism specific şi al unui sistem de control.

În pofida numeroaselor caracteristici generale, sistemele nu sunt identice între ele. Deşi sunt formate dintr-o mulţime de elemente aflate în interacţiune, toate se comportă unitar şi integral în relaţiile lor cu mediul, diferitele sisteme se deosebesc foarte mult între ele. În teoria sistemelor se afirmă că, în funcţie de mulţimea elementelor, de relaţiile cu mediul, de factorul timp, de coeficientul de complexitate şi de natura relaţiilor dintre mărimile de intrare şi cele de ieşire, sistemele pot fi finite sau infinite, închise sau deschise, statice sau dinamice, simple sau complexe, determinate sau probabilistice, liniare sau neliniare etc. (Grunberg, 1977).

Prin intermediul teoriei sistemelor se poate distinge un sistem de altele, se pot studia ordinea, organizarea şi complexitatea, îl putem recunoaşte ca simplu sau complex, determinist sau probabilist, liniar sau neliniar ş.a.m.d., dar întotdeauna va rămâne ceva care nu poate fi formalizat şi care reprezintă tocmai particularitatea şi individualitatea sistemului respectiv - cu atât mai evident, cu cât sistemul este mai complex. În acest sens, L.A. Zadeh (1973) evidenţiază faptul că posibilitatea descrierii exacte a unui sistem scade odată cu creşterea complexităţii, până la un nivel dincolo de care precizia şi relevanţa se exclud reciproc. Oricât de independent ar fi un sistem, în realitate nu poate fi vorba decât de o independenţă relativă, deoarece el este integrat, împreună cu celelalte sisteme, cu care se află în interacţiune, într-un sistem mai mare.

Dar, un element nu aparţine unui singur sistem, ci mai multor sisteme. Astfel, sistemele se întrepătrund foarte mult, graniţele dintre ele se estompează

8

şi devin mai vagi. L.A. Zadeh (1965) vorbeşte despre sisteme vagi, care sunt formate din elemente ce nu le aparţin în totalitate, deoarece între apartenenţa şi neapartenenţa unui element la un sistem apar o serie de situaţii intermediare, numite grade de apartenenţă. Notând cu l apartenenţa şi cu 0 non-apartenenţa elementului x la mulţimea X, atunci, în cazul mulţimilor clasice, funcţia de apartenenţă f este f: X→(0-1), adică de 0 sau l, iar în cazul sistemelor vagi, f: X→(0,1), adică între 0 şi 1 apare o infinitate de stări posibile.

În realitate, aşa cum nu există decât sisteme deschise, care întreţin un anumit schimb de substanţă, de energie sau de informaţie cu mediul în care se află, tot aşa nu există decât sisteme vagi ale căror elemente aparţin în acelaşi timp mai multor sisteme.

Teoria sistemelor studiază elementele în cadrul sistemului din care fac parte. Dacă însă fiecare sistem este un subsistem şi fiecare subsistem poate face parte din mai multe sisteme, atunci devine necesară o abordare mult mai largă, interdisciplinară.

Organizarea sistemelor a dus la generarea altor sisteme, din ce în ce mai complicate şi mai diverse, diversitatea nefiind provocată de substanţa şi energia din care sunt constituite, ci de modul cum sunt organizate. Organizarea este cea care conduce la diversitatea lumii în care trăim.

Problema organizării şi autoorganizării a fost pusă de W.R. Ashby (1947). Prin autoorganizare se realizează o anumită interacţiune cu mediul, o flexibilitate a structurilor sale, generatoare de îmbunătăţiri ale sistemului, concomitent cu asigurarea integrităţii şi identităţii sistemului.

Orice sistem organizat se caracterizează prin: intrări, ieşiri, structură şi stare (Fig. 1.1 Reprezentarea unui sistem).

Figura nr. 1.1 Reprezentarea unui sistem Intr ările (x i) în sistem reprezintă influenţa pe care mediul o exercită

asupra unei componente (un subsistem) de sistemul de dimensiuni mai mari. Ieşirile (y j) din sistem reprezintă influenţa pe care sistemul respectiv o

exercită asupra mediului în care există ca subsistem.

SISTEM CONDUS

yj, j=1,m IEŞIRI

xi ,i=1,n INTRĂRI

9

Structura sistemului reprezintă modul cum sistemul respectiv este organizat şi cum funcţionează pentru realizarea scopului determinat y=f(x1, …, xn).

Starea sistemului reprezintă gradul de organizare a sistemului respectiv la un moment dat.

Starea şi dinamica unui sistem pot fi studiate şi cunoscute în orice moment prin intermediul legăturilor informaţionale din interiorul şi exteriorul sistemului respectiv. Prin particularizarea acestor caracteristici din definiţia generală şi abstractă de sistem se desprind diferite sensuri concrete, specifice, care se întâlnesc în toate domeniile de activitate (ca de exemplu: sistemul economic, sistemul informaţional, sistemul informatic, sistem de calcul etc.).

Sistemul economic defineşte componente şi ansambluri economice. Orice întreprindere economică, orice ramură a economiei naţionale sunt sisteme economice. Însăşi economia naţională sau economia mondială, văzute la nivel global, se comportă ca sisteme complexe (macrosisteme). Sistemul economic ca noţiune concretă de sistem, reprezintă o componentă (un subsistem) a unui sistem mai mare (macrosistem) cum este considerat sistemul economico-social.

Din punct de vedere al structurii şi al complexităţii funcţiilor pe care le realizează, sistemele economice pot fi grupate în sisteme simple şi sisteme complexe sau macrosisteme.

Un sistem economic complex reuneşte, într-o structură ierarhică, un ansamblu de elemente considerate subsisteme cu legături reciproce. Un sistem economic complex se caracterizează prin:

� existenţa unor componente separabile pentru care se pot stabili scopuri funcţionale distincte, dar subordonate scopului întregului sistem;

� existenţa unor legături funcţionale interioare, tehnico-economice (materiale, informaţionale, energetice etc.) între diferite componente ale sistemului, precum şi a unor legături cu exteriorul (cu alte sisteme);

� prezenţa în sistemul economic a oamenilor, a maşinilor şi a mediului înconjurător, prin care se asigură funcţionarea sistemului.

Noţiunea de sistem economic desemnează un ansamblu de elemente independente, prin intermediul cărora se realizează obiectul de activitate al unei entităţi economice.

Dacă o entitate economică este privită şi analizată independent de structurile ierarhice superioare, din care face parte, atunci i se conferă atributul de sistem. Dacă însă aceeaşi entitate este privită în raport cu nivelul ierarhic superior ca fiind componentă a acestuia, atunci ea este definită ca subsistem,

10

iar structura ierarhică din care face parte este definită ca un macrosistem. Rezultă că noţiunea de sistem este relativă, iar utilizarea ei în analizele economice este contextuală.

1.2 FIRMA SISTEM CIBERNETICO-ECONOMIC Organismul asupra căruia se răsfrâng atribuţiile sistemelor economice,

pot să fie de orice dimensiune, agent economic, economia unei ţări etc. Instituţia este o formaţie specială economică complexă, ca exemplu: o

mare firmă sau un minister. Atunci, societatea trebuie privită ca şi materia în fizică. În acest caz molecula devine instituţia, iar în interiorul ei atomul este organizaţia. Prezentăm în continuare atomii.

Organizaţia este o formaţie constituită din oamenii unităţii în vederea îndeplinirii anumitor funcţii social-economice determinate.

Unitatea reprezintă un element al sistemului economic ce nu se mai poate descompune, comportându-se cu regularitate determinată şi răspunde conform unor reguli la impulsurile primite.

Funcţionarea sistemului cibernetico-economic constă în faptul că în fiecare perioadă primeşte un input şi emite un output, modificându-şi în timp starea internă. Inputuri-le şi outputuri-le pot fi numite fluxuri.

Pe baza analizei fluxului de ieşire, organul de decizie verifică modul în care sunt realizate obiectivele şi sarcinile stabilit, iar în condiţiile în care apar abateri, adoptă măsuri de reglare sau autoreglare în baza legii conexiunii inverse.

Un sistem cibernetic îşi autoreglează intrările în funcţie de scopul şi obiectivele pentru care a fost conceput să funcţioneze prin intermediul unei bucle de control - feedback1-. Această buclă constă în fluxuri fizice de produse asociate cu fluxuri de informaţie. Bucla de feedback asigură realizarea funcţiilor de autoreglare şi de comportament dinamic al sistemelor. Dinamica acestui tip de sistem este determinată tocmai de încercarea sa de a se autocontrola în faţa perturbaţiilor externe.

Prin structura unui sistem cu buclă se au în vedere:

1 Cătoiu I., Orzan Gh., Raţiu-Suciu C., “ Modelarea cibernetico-matematică a cererii de mărfuri a populaţiei” în volumul „Cibernetica Aplicată”. Ed. Academiei, 1988

11

� modul în care fluxurile sale de materiale şi/sau informaţionale sunt interconectate;

� modul în care aceste fluxuri sunt modificate sau transformate în factori de întârziere;

� reguli de decizie încorporate în buclele feedback. Practic orice sistem economic este un sistem cibernetic cu buclă. Pentru a funcţiona, o buclă feedback presupune existenţa a 2 factori:

� înregistrarea unei diferenţe între o valoare dorită şi una reală; � o politică / o strategie care specifică acţiunile necesare pentru a corecta

aceste diferenţe. Sistemul cibernetico-economic este un sistem complex care poate fi reprezentat ca în Figura 1.2 şi asigură transformarea unor fluxuri de intrare în fluxuri de ieşire prin raportarea la obiectivele programate şi o eventuală corectare a diferenţelor înregistrate pe buclă.

Figura nr.1.2 Reprezentarea unui sistem cu buclă feedback

Un sistem poate fi controlat printr-un alt sistem de nivel superior, numit sistem de conducere care are la bază anumite obiective determinate de specificul domeniului, cadrul legislativ în materie şi cerinţele strategice ale entităţii economice. Rezultă că sunt fixate obiective clare şi directe pentru procesul de decizie, ce trebuie îndeplinite prin interacţiunea dintre sistemul de conducere şi cel executiv.

Sistemul de management al firmei este un ansamblu de elemente cu caracter decizional, informaţional, operaţional şi metodologic, între care există relaţii de cauzalitate şi care acţionează interdependent în scopul asigurării proceselor şi relaţiilor de conducere la nivelul unei organizaţii.

SISTEM CONDUS

Sistem de conducere

yj,j=1,m

IEŞIRI

xi ,i=1,n

INTRĂRI

Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care faciliteazproceselor manageriale, în scopul eficientiz

Figura nr. 1. Firma, ca sistem, are mai multe

1. sistem foarte complexfinanciare, între care se stabilesc multiple particularităţi specifice proceselor de produc

2. sistem socio-economicproducţie în cadrul unor procese generatoare de bunuri materiale;

3. sistem tehnico-materialprime şi materialele utilizate se creeaz

4. sistem organizatoricunitate organizată, care la înfiincapătă o denumire, are un sediu, dispune de capital etc.;

5. sistem dinamic, organic adaptivschimbările macrosistemelor din care face parte, cât de dinamica elementelor încorporate;

6. sistem autoreglabilsa funcţională, să-care prelucrate adecvat se transforma în decizii ulterioare;

7. sistem deschis, deoarece firma se aflcelelalte elemente ale sistemului c

Firma ca sistem este format

12

Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care facilitează exercitarea proceselor manageriale, în scopul eficientizării muncii factorilor de decizie.

Figura nr. 1.3 Sistemul de management al firmei

Firma, ca sistem, are mai multe caracteristici şi anume: complex, deoarece reuneşte resurse umane, materiale,

financiare, între care se stabilesc multiple şi profunde legături, precum i specifice proceselor de producţie; economic, deoarece aici are loc combinarea factorilor de

ie în cadrul unor procese generatoare de bunuri materiale;material, deoarece între mijloacele de muncă

i materialele utilizate se creează anumite conexiuni; organizatoric-administrativ, deoarece întreprinderea reprezint

unitate organizată, care la înfiinţare capătă statut de persoana juridic o denumire, are un sediu, dispune de capital etc.;

organic adaptiv, deoarece se adaptează permanent la rile macrosistemelor din care face parte, cât şi la cerinţele generate

de dinamica elementelor încorporate; autoreglabil, deoarece firma are capacitatea, oferită de autonomia

-şi autoregleze activitatea, pe baza informaţiilor culese, care prelucrate adecvat se transforma în decizii ulterioare;

, deoarece firma se află în interacţiune permanentcelelalte elemente ale sistemului căruia îi aparţine.

Firma ca sistem este formată din următoarele subsisteme:

Acesta se constituie ca un ansamblu de componente care facilitează exercitarea rii muncii factorilor de decizie.

firmei

te resurse umane, materiale, ături, precum şi

, deoarece aici are loc combinarea factorilor de ie în cadrul unor procese generatoare de bunuri materiale;

, deoarece între mijloacele de muncă, materiile

, deoarece întreprinderea reprezintă o statut de persoana juridică,

ă permanent la i la cerinţele generate

ă de autonomia atea, pe baza informaţiilor culese,

iune permanentă cu

13

� subsistemul condus, care se caracterizează printr-o anumită capacitate de producţie, nivel şi o anumită stare;

� subsistemul conducător, reprezentat de manager a cărui activitate are la bază informaţiile;

� subsistemul informaţional, care conectează subsistemul condus şi conducător şi asigură informaţii despre nivelul sistemului.

Rezultă că firma este un sistem economic complex, reglabil, a cărui stare de funcţionare variază în timp. Rolul managerului este de a sesiza legăturile dintre elementele componente, factorii perturbatori care îl influenţează şi să ia decizii pentru creşterea eficienţei funcţionării sistemului.

În analiza structurii organizatorice şi funcţionale a unui sistem economic complex, se disting trei subsisteme (Fig. 1.4 Subsistemele întreprinderii):

1. subsistemul de conducere; 2. subsistemul operativ sau operaţional; 3. subsistemul informaţional.

Subsistemul de conducere (decizional) este format din ansamblul de specialişti care, cu ajutorul unor metode şi tehnici specifice, urmăresc şi controlează funcţionarea sistemului executiv, a întregului sistem complex în scopul îndeplinirii obiectivelor stabilite.

Figura nr. 1.4 Subsistemele întreprinderii

ME

DIU

L E

XT

ER

IOR

Întreprinderea ca sistem

Subsistemul de conducere

Subsistemul operaţional

Subsistemul informaţional

Informaţii

Date

Decizii

Decizii

Flux informaţional

Fluxuri materiale şi financiare

14

Subsistemul de conducere reprezintă ansamblul intercorelat al deciziilor adoptate şi aplicate într-o organizaţie, structurate corespunzător sistemului de obiective şi configuraţiei ierarhiei manageriale, în scopul desfăşurării proceselor de management

Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de resurse umane, materiale şi financiare precum şi întregul ansamblu organizatoric, tehnic şi funcţional, care asigură realizarea efectivă a obiectivelor stabilite prin deciziile transmise de sistemul de conducere.

Subsistemul operativ sau operaţional reprezintă ansamblul de elemente care acţionează intercorelat, pentru a asigura cadrul, combinarea, divizarea şi funcţionalitatea proceselor de muncă, necesare realizării obiectivelor stabilite de către organizaţie. Astfel, “cei care vor să coopereze, vor lucra mai eficient dacă vor cunoaşte ce trebuie să facă, ce activităţi le revin şi care este rolul lor în raport cu ceilalţi."1

La nivelul subsistemului operaţional (în cadrul căruia se desfăşoară procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc operaţiunea de culegere a datelor, care apoi sunt transmise subsistemului informaţional (flux ascendent) în vederea stocării şi prelucrării datelor necesare obţinerii informaţiilor utile în vederea fundamentării deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul informaţional joacă un dublu rol: pe de o parte asigură toate informaţiile necesare luării deciziilor pe toate nivelele de responsabilitate, conducere şi control, iar pe de altă parte asigură căile de comunicare între celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de execuţie prin subsistemul informaţional (flux descendent).

Subsistemul informaţional cuprinde ansamblul informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, precum şi totalitatea mijloacelor sistemului de conducere şi decizie2. Prin sistemul informaţional se asigură legătura permanentă şi necesară între sistemul de conducere şi sistemul condus în dublu sens: prin prelucrarea şi transmiterea deciziilor de la sistemul de conducere către sistemul condus; prin înregistrarea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor privind starea şi dinamica sistemului condus, de la acesta către sistemul de conducere.

1 Harold Koontz:, Essentials of management, 1990, McGraw-Hill, New York 2 Russu C. “Management, concepte. metode, tehnici”, Ed. Expert, Bucureşti 1995,.

15

Subsistemul informaţional reprezintă un ansamblu de componente, care acţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, în vederea culegerii, prelucrării şi transmiterii datelor şi a informaţiilor, necesare la nivel decizional şi operaţional. El este considerat acea parte a realităţii, constituită din date şi informa ţii organizate şi structurate, din evenimente care au un efect asupra acestora şi din actori care acţionează în baza lor, sau pornind de la ele – utilizând tehnologia informaţiei, în scopul atingerii unor obiective.

Un sistem economic este un sistem viabil. Toate fluxurile de resurse (materiale sau informaţionale) dintr-un sistem economic, au la bază desfăşurarea unor activităţi umane, implicând, pe de o parte, o succesiune de procese şi fluxuri informaţionale, iar pe de altă parte, conducând la generarea permanentă de noi informaţii şi fluxuri informaţionale.

Procesul intern este acela ce are loc în interiorul unităţii şi care transformă input-ul în output, modificându-se şi starea internă a sistemului.

Starea unităţii poate fi caracterizată de stocul din depozit, dar şi de informaţiile acumulate în birouri şi servicii.

Unităţile fiind legate între ele prin fluxuri de input şi output, compun un sistem. Procesele unui sistem economic sunt de două tipuri: reale şi de reglare.

Procesele reale sunt procese materiale şi fizice, intrând: producţia, circulaţia şi consumul.

Procesele de reglare sunt procese intelectuale, aici intrând: observarea, transmiterea informaţiei, prelucrarea acesteia, pregătirea deciziei şi decizia.

În baza celor prezentate se poate vorbi de două subcategorii de procese, anume: � procese reale interne, ca: producţia şi consumul; � procese de reglare interne, ca: prelucrarea informaţiei, pregătirea deciziei şi decizia.

Pe baza celor enunţate mai sus, unităţile economice (firmele) se pot încadra în două categorii: � unităţi reale în care au loc exclusiv procesul real intern; � unităţi de reglare în care au loc exclusiv procesul de reglare internă.

Transformările ce au loc în sistemul economic şi ansamblul funcţiilor de reacţie ale unităţilor, legate între ele, sunt descrise prin două sisteme de funcţii de reacţie, anume: sisteme funcţie de reacţie a sferei de reglare, sisteme funcţie de reacţie a sferei reale.

16

Astfel, sistemul informaţional (economic) este mijlocul de comandă şi control prin care sistemul de conducere îşi exercită funcţiile asupra sistemului executiv.

În cadrul sistemului economic, fluxurile şi circuitele informaţionale se integrează organic cu celelalte fluxuri şi circuite ale resurselor, astfel că informaţiile constituie un adevărat „liant” informaţional, care întreţine aceste fluxuri şi circuite informaţionale şi permite celorlalte sisteme ale resurselor să funcţioneze ca un sistem integrat. Sistemul informaţional îşi îndeplineşte acest rol prin:

� asigurarea informaţiilor necesare fiecăruia dintre sistemele de resurse precum şi a sistemului integrat al resurselor;

� stabilirea modalităţilor de achiziţionare a datelor necesare sistemelor de resurse;

� menţinerea colecţiilor (fi şierele şi bazele de date), centralizate, la nivelul cerinţelor impuse de luarea deciziilor în sistemele de resurse;

� generează informaţiile de ieşire prin reflectarea funcţionării tuturor sistemelor de resurse, inclusiv a sistemului informaţional însuşi.

Deciziile, la rândul lor, pot viza perioade de timp mai lungi (decizii strategice) sau mai scurte (decizii tactice). De aici putem concluziona faptul că subsistemul decizional necesită informaţii specifice necesare fundamentării pe de o parte a deciziilor strategice iar pe de altă parte a deciziilor tactice.

Subsistemul informaţional se interpune între subsistemul decizional şi cel operaţional, având drept scop asigurarea informaţiilor necesare stafului managerial, reprezentând în acelaşi timp un mijloc de comunicare între celelalte două subsisteme. El nu trebuie văzut doar ca o interfaţă între subsistemul operaţional şi subsistemul de conducere, ci ca element de legătură al mediului intern al întreprinderii cu cel exterior acesteia (economic, financiar, bancar).

Scopul principal al sistemului informaţional este de a furniza fiecărui utilizator, în funcţie de responsabilităţile şi atribuţiile sale, toate informaţiile necesare. Majoritatea metodelor de concepere a sistemelor informatice pornesc de la definirea nevoilor informaţionale ale viitorilor utilizatori. Datorită dificultăţii identificării complete a acestor cerinţe informaţionale şi datorită necesităţii anticipării unor cerinţe informaţionale având un orizont de timp mai îndepărtata, se optează pentru culegerea, stocarea şi prelucrarea ansamblului datelor reflectând starea şi evoluţia sistemului condus. Aspectul organizaţional al întreprinderii rămâne pe un plan secund, el fiind abordat mai degrabă în

17

procesul definirii prelucrărilor decât în procesul identificării şi structurării datelor.

1.3 CORELAREA SISTEMULUI INFORMA ŢIONAL CU MEDIUL DE AFACERI

Mediul de afaceri se află într-o continuă schimbare. Astăzi, companiile

trebuie să facă faţă unor noi provocări. Succesul lor depinde de abilitatea de a opera la nivel global. Acest aspect rezidă din amplificarea în volum şi structură a schimburilor comerciale. Sistemele informaţionale furnizează potenţialul analitic şi cel de comunicare de care au nevoie firmele pentru a-şi administra afacerile la scară globală. Desfăşurarea şi controlul operaţiunilor în formă multinaţională necesită comunicarea cu furnizorii şi distribuitorii 24 de ore din 24, între diferite localităţi de pe glob.

Globalizarea economiei şi tehnologia informaţiilor au determinat o intensificare a competiţiei pe pieţele internaţionale. In acest nou cadru, firmele nu mai sunt avantajate de existenţa pieţelor protejate, ci trebuie să facă faţă concurenţei deschise. Informaţia, în acest caz, joacă un rol strategic pentru succesul afacerilor.

Dezvoltarea socială şi diviziunea muncii se află într-o relaţie nemijlocită. Trecerea societăţii dintr-o etapă în alta este asociată cu perfecţionarea diviziunii muncii. Alvin Toffler în „Al treilea val", defineşte „valurile" ca fiind marile transformări sociale care au direcţionat evoluţia omenirii până în prezent. Primul val a fost cel ce a caracterizat trecerea de la viaţa nomadă a omului primitiv la agricultură, când, datorită opririi din peregrinare, şi-a putut organiza superior viaţa, edificând locuinţe şi cultivând pământul.

Al doilea val s-a datorat trecerii de la agricultură şi meşteşuguri la industriile mecanice, spre finele secolului al XVIII-lea. Felul de viaţă al omului s-a schimbat radical o dată cu această mutaţie. Condiţiile de muncă s-au îmbunătăţit, cerinţele culturale au sporit şi s-a atins un nivel superior de productivitate şi, implicit, de viaţă.

Cel de-al treilea val este marcat de impunerea informaţiei ca resursă fundamentală de viaţă a omului şi se petrece în zilele noastre, în cazul acestei mutaţii, informaţia pune în mişcare atât tehnologiile pentru transformările fizice necesare societăţii, cât şi managementul. Vitezele de lucru, ca şi

18

calitatea lucrărilor cresc considerabil. Cerinţele intelectuale sunt acum cele mai pregnante. Simbolurile şi modelele devin esenţiale la acest stadiu al dezvoltării. Comportamentul individului este supralicitat. Totul porneşte de la om şi se propagă printr-o tehnologie rapidă spre el însuşi. Aceasta poate să-l afecteze mult mai profund decât în cadrul celui de-al 2-lea val. Pregătirea omului pentru a face faţă impetuozităţii informaţionale, precum şi răspunderile sale se acutizează. Cel mai mult este influenţată de către al 3-lea val activitatea de conducere.

Informaţia este „materia primă" a managementului. Exerciţiile de responsabilitate accentuată sunt cantonate în cea mai mare parte în această zonă a activităţii umane. Productivitatea managementului trebuie să fie compatibilă cu cea a tehnologiilor de transformare fizică. Relaţia dintre productivitate şi calitate, pe de o parte, şi diviziunea muncii, pe de altă parte, fiind evidentă, se impune o perfecţionare a calităţii şi productivităţii managementului, în acest sens, precursorii ştiinţei managementului au intuit cerinţele evoluţiei şi au făcut primele demersuri comunicaţionale pe care trebuie să le cunoaştem şi, mai ales, a căror evoluţie trebuie întreţinută în continuare.

O altă influentă majoră vizează mediul intern al organizaţiei, inclusiv managementul acesteia, în varianta clasică, firmele de afaceri dispun de o structură ierarhică, cu un grad ridicat de centralizare, şi folosesc un set de proceduri de operare standard pentru a realiza o producţie de masă. Noua abordare a organizării şi conducerii firmelor de afaceri se caracterizează prin aplatizarea ierarhiei sistemului de conducere, prin descentralizare şi creşterea flexibilit ăţii organizaţiei de a se adapta la schimbările care apar în mediul de afaceri. Pentru a putea implementa într-o organizaţie această nouă abordare, este necesar să se utilizeze pe scară largă tehnologia informaţiilor.

Studiul sistemelor informaţionale are un caracter multidisciplinar şi cuprinde două modalităţi de abordare - una tehnică şi una comportamentală. Abordarea tehnică se bazează pe următoarele discipline: management ştiinţific, ştiinţa calculatoarelor şi cercetări operaţionale. Abordarea comportamentală se bazează pe psihologie, sociologie şi ştiinţele politice.

Ştiinţa calculatoarelor se concentrează asupra teoriei calculatoarelor, asupra metodelor de calcul şi a metodelor de stocare şi de accesare a datelor. Managementul ştiinţific pune accentul pe dezvoltarea de modele pentru adoptarea deciziilor manageriale şi pe alte practici specifice managementului organizaţiei. Cercetările operaţionale atribuie, prin tehnicile matematice destinate optimizării parametrilor selectaţi de organizaţie, cum sunt controlul stocurilor,

19

optimizarea cheltuielilor de transport şi costul tranzacţiilor, o valoare adăugată organizaţiei, prin utilizarea cât mai eficientă a resurselor disponibile.

Majoritatea problemelor comportamentale dintr-o organizaţie nu poate fi exprimată folosind modele normative. Sociologii se concentrează asupra impactului sistemelor informaţionale asupra grupurilor, organizaţiilor şi societăţii în ansamblu. Specialiştii în domeniul ştiinţelor politice investighează impactul politic al utilizării sistemelor informaţionale. Psihologii sunt preocupaţi de reacţia individuală a personalului angajat faţă de sistemul informaţional şi de modelele cognitive ale raţionamentului uman.

În această nouă eră a competiţiei economice, în care firmele încearcă să se redescopere, abundă oportunităţile şi ameninţările. Fuziunea dintre domeniile informaticii, telecomunicaţiilor, publicisticii şi divertismentului, precum şi extinderea universală a Internetului şi a altor componente ale comerţului electronic prezintă avantaje strategice şi ameninţări pentru orice firmă. Managerii firmelor sunt nerăbdători să utilizeze cât mai rapid această puternică combinaţie dintre unitatea de afaceri, firmă, industrie şi infrastructurile publice. Totuşi, multe firme fac eforturi financiare mari în vederea investirii în tehnologia informaţională, încercând să aleagă varianta optimă din multitudinea de variante tehnice şi economice şi căutând să realizeze un echilibru optim al posibilităţilor la nivelurile firmei şi unităţii de afaceri. Totodată, managerii trebuie să conştientizeze modul în care infrastructura informaţională a firmei se intersectează cu infrastructurile publice şi cu infrastructura noii industrii care apare - cea a Internetului şi comerţului electronic.

Dacă în trecut existau doar câteva infrastructuri limitate care furnizau căi de acces spre clienţi, astăzi acestea sunt mult mai multe. În secolul XXI, când cash-flow-ul firmelor este din ce în ce mai des prezent online, deciziile pe termen lung privind investiţiile în infrastructura informaţională vor diferenţia capacităţile competitive ale firmelor. Oportunităţile oferite de noile infrastructuri electronice vor face posibilă verificarea multor procese de luare a deciziilor organizaţionale. Personalul angajat va reprezenta în continuare investiţia cea mai importantă a unei firme, însă infrastructura cu care aceasta va opera va fi electronică. De asemenea, odată cu creşterea importanţei noii infrastructuri electronice se va observa şi o scădere a importanţei bunurilor fizice şi a amplasării acestora.

Deja, se observă că tehnologia informaţională este de importanţă majoră pentru toate organizaţiile moderne, atât în desfăşurarea afacerilor pe

20

cale electronică (comerţ electronic), cât şi în ceea ce priveşte contactul cu clienţii, cu furnizorii, sau cu partenerii strategici.

Tehnologia informaţională reprezintă investiţia totală a unei firme în tehnică de calcul, comunicaţii, respectiv hardware, software, telecomunicaţii, suporturile de stocare a datelor, cât şi în personalul care furnizează aceste servicii. Ea include investiţiile în tehnologie informaţională implementată atât de personalul de specialitate din interiorul firmei, cât şi de alţi furnizori de servicii din exteriorul firmei, specialişti în domeniu. Valoarea totală a acestor investiţii reprezintă portofoliul tehnologiei informa ţionale, care trebuie coordonat la fel ca un portofoliu financiar, punând în balanţă riscurile şi câştigurile pentru alegerea variantei optime, care să concorde cu obiectivele şi cu strategia firmei în ceea ce priveşte clienţii şi acţionarii.

Portofoliul tehnologiei informaţionale este determinat de infrastructura tehnologiei informaţionale existentă în firmă, infrastructură care se află în strânsă legătură cu: (a) infrastructurile diferitelor ramuri industriale (cum ar fi sistemele de plăţi ale băncilor, sistemele de rezervare la liniile aeriene) şi cu (b) infrastructurile publice (cum ar fi furnizorii de servicii Internet şi telecomunicaţii). Împreună, aceste infrastructuri permit firmelor să-şi desfăşoare activitatea, ajutându-le să contacteze clienţii şi furnizorii, şi oferă guvernelor căi eficiente din punct de vedere al costurilor de a furniza servicii populaţiei. Aceste tehnologii constituie baza pentru noi forme organizaţionale, noi produse, noi pieţe şi pentru diverse schimbări în cadrul profesiilor. Combinarea infrastructurii tehnologiei informaţionale interne a unei firme cu infrastructurile publice externe determină apariţia noii infrastructuri.

Noua infrastructură, împreună cu tehnologia informaţională, necesară pentru desfăşurarea eficientă a activităţilor firmei, constituie portofoliul tehnologiei informaţionale. Întregul portofoliu al tehnologiei informaţionale trebuie coordonat de un management format din specialişti atât în domeniul economic, cât şi în cel tehnic.

În multe organizaţii, cea mai mare pondere o deţin cheltuielile cu tehnologia informaţională. În multe firme moderne o mare proporţie din capital se regăseşte chiar în tehnologia informaţională, aceasta generând profit la nivelul întregii economii. Analizând această situaţie, este clar că managerii nu-şi pot permite să renunţe la personalul cu pregătire tehnică. Toţi managerii trebuie să deţină cunoştinţe bine dezvoltate, pentru a putea trata cu încredere şi competenţă probleme legate de tehnologia informaţională, în aşa fel încât alegerile făcute să ţină seama de aspectele strategice, tehnice, competitive, financiare şi organizaţionale.

21

Majorarea în fiecare an a investiţiilor în tehnologia informaţională poate explica creşterea continuă a resurselor firmei. În multe firme, această creştere este însoţită şi de reducerea costurilor cu forţa de muncă, fapt pentru care investiţiile în tehnologia informaţională atrag atenţia tuturor managerilor de întreprinderi.

Instituţiile din sectorul financiar şi al serviciilor depind cel mai mult de tehnologia informaţională, fiind urmate de cele din sectorul productiv. În ramura serviciilor, tehnologia informaţională stă la baza desfăşurării în condiţii optime a miilor de tranzacţii realizate zilnic. În acest sector al serviciilor, tehnologia informaţională reprezintă tehnologia de producţie, echivalentul utilajelor şi al liniilor de producţie din sectorul productiv. Interesant este că rata de creştere înregistrată în sectorul vânzărilor cu amănuntul în această perioadă a fost cea mai mare. Toate firmele de vânzare cu amănuntul, atât cele mari, cât şi cele mici, au realizat investiţii importante în tehnologia informaţională. Obiectivele acestor firme constau în determinarea exactă şi în orice moment a nivelului stocului şi a necesarului de produse ce trebuie aprovizionate. Realizarea acestor obiective necesită o infrastructură informaţională, care să furnizeze informaţiile necesare coordonării procesului de vânzare cu amănuntul, a procesului de urmărire a stocurilor şi de refacere a acestora. De aceea, pentru a rămâne competitivi pe piaţa de desfacere a produselor, vânzătorii cu amănuntul au fost nevoiţi să crească investiţiile în tehnologia informaţională.

Managerii unităţilor de vânzare cu amănuntul au nevoie de informaţii exacte, legate de “ce” se vinde şi “unde” se vinde, informaţii pe care să le transmită furnizorilor în vederea obţinerii produselor pentru distribuirea în centrele de vânzare. Fiecare etapă a vânzării cu amănuntul depinde de intrarea, manipularea şi transmiterea datelor în timp util şi în forma corespunzătoare pentru a putea fi utilizate cu uşurinţă de cumpărători şi furnizori. Având în vedere faptul că noua infrastructură, care include firma, furnizorii săi şi, uneori, întreaga ramură industrială, influenţează fiecare etapă a procesului de vânzare, firmele de vânzare cu amănuntul investesc în tehnologia informaţională, în principal, în computere, care procesează rapid toate comenzile clienţilor.

Aceste investiţii sunt realizate în vederea obţinerii unor rezultate pozitive în ceea ce priveşte relaţia firmei cu clienţii. Însă, adesea, achiziţionarea de tehnologie informaţională se realizează pe baza unor decizii luate de persoane necalificate, care acţionează după propria inspiraţie, fapt pentru care nu întotdeauna aceste investiţii au efectul scontat.

22

Un succes spectaculos în utilizarea tehnologiei informaţionale l-a avut sistemul SABRE1 de rezervare a locurilor pentru transporturile aeriene efectuate de firma American Airlines. Folosirea acestui sistem a determinat o creştere a încasărilor firmei între anii 1977-1986 cu 1,5 miliarde $. Astăzi, sistemul SABRE utilizează infrastructura publică a Internetului, pentru a menţine un contact direct cu clienţii.

În firmele mari se adoptă zilnic unele decizii care nu sunt foarte importante, dar sunt greu de urmărit. Dacă aceste decizii nu sunt bine coordonate, tehnologia informaţională poate deveni o piedică în buna desfăşurare a activităţii, în loc să fie un factor care să înlesnească desfăşurarea acesteia.

Pentru a adopta cele mai corecte decizii strategice în selectarea clienţilor sau în dezvoltarea sistemelor informaţionale, managerii trebuie să înţeleagă nu numai nevoile proprii ale firmei, ci şi aspectele de importanţă majoră legate de ramura lor de activitate şi de furnizorii lor de tehnologie informaţională.

1 Dan Anghel Constantinescu ş.a. - “Management informaţional”, Colecţia Naţionala, Bucureşti, 2000, pg. 10-12

23

Capitolul 2 SISTEMUL INFORMAŢIONAL

2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL AL ÎNTREPRINDERII

Conducerea oricărei organizaţii, atât în ansamblul ei, cât şi la nivelul diferitelor unităţi organizatorice, presupune cunoaşterea permanentă şi în detaliu a mediului său exogen şi endogen. Cunoaşterea exactă şi oportună a tot ceea ce se întâmplă în organizaţie, dar şi în afara acesteia (respectiv în macromediu şi micromediu) reprezintă o necesitate pentru organizaţiile care vor să supravieţuiască în condiţiile concurenţei acerbe cu care se confruntă pe piaţă. Pentru a planifica, organiza, coordona, controla şi adopta decizii, managerii, indiferent de nivelul ierarhic pe care se află, au nevoie de informaţii.

Din perspectivă sistemică, o organizaţie reprezintă un sistem ce are în componenţa sa mai multe subsisteme, care, la rândul lor, pot fi privite ca şi sisteme – conducătoare sau conduse. Pentru a putea gestiona toate activităţile dintr-o organizaţie, subsistemul conducător solicită subsistemului informaţional anumite informaţii care să descrie procesele, fenomenele şi evenimentele ce au loc la nivelul subsistemului operaţional. El stabileşte legătura permanentă şi feed-back-ul între toate componentele organizaţiei, cât şi între organizaţie şi mediul exogen.

În literatura de specialitate, din ţară şi străinătate, se vehiculează un număr impresionant de definiţii referitoare la sistemul informaţional.

Astfel din literatura străină am selectat definiţiile formulate de următorii autori:

P. Checkland şi S. Holwell1 susţin că „orice şi fiecare sistem informaţional poate fi întotdeauna gândit ca înglobând o pereche de sisteme, un sistem care este servit (oamenii ce desfăşoară acţiuni), şi un sistem care serveşte (care procesează date)”. În figura nr. 1.5 este reprezentată grafic definiţia formulată de cei doi autori străini.

1 Checkland P., Holwell S. – Information, Systems, and Information Systems: Making Sense of the Field, John Wiley and Sons, Chichester, 1998, p. 110-111.

24

G. B. Davis1 remarcă faptul că „sistemul informaţional este mai mult decât o disciplină academică, mai mult decât o extensie a comportamentului şi managementului organizaţional, mai mult decât o ştiinţă a computerelor.”

F. Land2 consideră că sistemul informaţional trebuie să includă totdeauna oameni utilizând şi interacţionând cu lucrurile (obiectele fizice) – realizate tot de către om – şi să conţină deopotrivă procesare formală şi informală.

Figura nr. 2.1 Corelarea sistemelor

Utilizatorul de informaţie – având memorie, cunoştinţe şi un sistem de

valori – percepe lumea exterioară printr-un filtru cognitiv, care poate „selecta, amplifica, atenua sau deforma mesajele – şi ca urmare, chiar şi mesajele cele mai simple pot fi interpretate diferit de către oameni diferiţi.

Land consideră că acţiunile sunt determinate de asocierea mesajelor primite – din sistemul informaţional formal, informal sau din însăşi lumea reală – cu valorile şi cunoştinţele stocate în memoria persoanei.

J. A. Seen3 consideră că „sistemul informaţional este un set de persoane şi proceduri care lucrează împreună…. Accentul pus pe noţiunea de sistem evidenţiază faptul că diferitele componente au un obiectiv comun – de-a susţine activităţile organizaţiei.”

1 Davis G. B., - Management Information Systems: conceptual foundations, structure and development (2nd Edition), McGraw-Hill, New York, 1985, p. 22. 2 Land F., - Is an information theory enough?, The Computer Journal, 28 (3), 1985, p. 211-215. 3 Seen J.A., - Information System in Management (3rd Edition), Wadsworth Publishing Company, Belmont, California, 1987, p. 3.

Furnizează oamenilor sprijin pentru realizarea acţiunilor

Sistemul care serveşte

Procesarea

datelor selectate şi relevante

pentru acţiunile oamenilor

Sistemul servit

Acţiuni cu scopuri precise

ale căror realizare necesită

informaţii

25

Din literatura de specialitate românească am selectat definiţiile date de următorii autori:

C. Russu1 defineşte sistemul informaţional ca fiind „totalitatea metodelor, procedurilor şi mijloacelor folosite în procesul informaţional, care este ansamblul integrat al operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a datelor, sistematizare, analiză, păstrare şi valorificare a informaţiilor.”

D. Oprea2 defineşte sistemul informaţional ca fiind „un ansamblu de resurse umane şi de capital, investite într-o unitate economică, în vederea colectării şi prelucrării datelor necesare producerii informaţiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii şi controlului activităţilor organizaţiei.”

O. Nicolescu şi I. Verboncu3 consideră că sistemul informaţional-managerial „poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi realizarea obiectivelor organizaţiei.”

Remarcăm faptul că cei doi autori folosesc noţiunea de sistem informaţional-managerial, ei considerând că între noţiunile de sistem informaţional şi sistem informaţional-managerial există diferenţe, dar ele pot fi utilizate alternativ deoarece se consideră că sistemul informaţional dintr-un mediu de afaceri este conectat, mai mult sau mai puţin, cu managementul.

În general, sistemul informaţional al întreprinderii nu este o construcţie uniformă, ci este format din diferite subsisteme între care există anumite relaţii. Corespunzător domeniului funcţional din structura organismului economic în care se utilizează, sistemele informaţionale pot fi utilizate pentru o multitudine de activităţi specifice fimei (fig. 2.2).

1 Russu C., - Management, Editura Expert, Bucureşti, 1996, p. 127. 2 Oprea D., - Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale economice, Editura Polirom, Bucureşti, 1999, p. 40. 3 Nicolescu O., Verboncu I., - Management, Editura Economică, Bucureşti, 1999, p.241.

26

Proiectare asistată de calculator Fabricaţie asistată de calculator Gestiunea stocurilor Planificarea necesa- rului de materiale Automate industriale Aprovizionare şi recepţie Robotică

Analiza salarizării Ccomponente personal Analiza forţei de

lucru Gestiunea datelor despre anagajaţi

Prognoza necesa- rului de personal Analiza necesarului de formare şi perfecţionare a personalului

Publicitate şi pro- movare Managementul marketingului Studii de piaţă Managementul de produs Previziunea vânzărilor Direcţionarea vânzărilor Prelucrarea comenzilor

Bugetarea inves- tiţiilor Gestiunea trezoreriei Gestiunea creditelor Prognoze financiare Analiza rentabilităţii Analiza nesarului de finanţare Gestiunea porto- foliilor

Conturi ale furnizo- rilor Verificare operaţiuni Facturare şi conturi de clienţi Bugetare Contabilitate analitică Cartea Mare Plăţi Contabilitate fiscală

Producţie şi

exploatare Marketing Finanţe Contabilitate

Managementul resurselor

umane

Sistemul informaţional al întreprinderii

Figura. nr. 2.2 Structurarea funcţională a sistemelor informaţionale1

Principala dificultate a abordării sistemului informaţional în funcţie

de compartimentele funcţionale ale întreprinderii ţine de imposibilitatea trasării unei graniţe, fie şi aproximative, între informaţiile aferente fiecărui compartiment. Un exemplu clasic este cel al gestiunii vânzărilor, în care aceleaşi date interesează compartimentele vânzare-marketing, financiar, contabilitate, personal-salarizare, producţie şi chiar proiectare. Cea mai mare parte a informaţiilor acoperă două sau mai multe compartimente ale întreprinderii. Contabilitatea, “procesul de identificare, măsurare şi comunicare a informaţiei economice pentru a permite judecăţi şi decizii documentate din partea utilizatorilor informaţiei”2, poate constitui exemplul celui mai vechi şi mai răspândit subsistem informaţional al întreprinderii.

Sarcinile mai puţin structurate, gen pregătire şi preluare date, revin componentelor manuale sau sistemelor expert. Sistemele informatice clasice au avut în vedere mai ales operaţiile repetitive, bine structurate, respectiv

1 O'Brien, J., Les systèmes d’information de gestion, DeBoeck Université, Montreal, 1995, p.453 2 American Accounting Association - A statement of Basic Accounting Theory, Evanston, Illinois, 1966, p. 64

27

prelucrarea datelor, stocarea şi gestionarea acestora pentru a furniza informaţii pertinente. Ulterior, prin sisteme suport pentru decizii şi, mai apoi, prin sistemele expert interpretarea rezultatelor obţinute şi, în mod efectiv, luarea deciziilor a făcut obiectul integrării în sistemele informatice.

O caracteristică a secolului XXI este influenţa majoră a calculatoarelor electronice. Indiferent de locul unde trăim, de ceea ce facem în mod curent este absolut imposibil să nu fim influenţaţi de calculatoare. Acestea s-au integrat şi se integrează din ce în ce mai mult în viaţa şi activitatea fiecăruia. Modul în care informaţiile pot fi accesate a cunoscut o adevărată revoluţie în mai puţin de 50 de ani.

Creşterea eficienţei întreprinderilor a fost posibilă în special prin utilizarea la scară tot mai mare a sistemelor de calcul. Acestea, prin intermediul programelor software, au permis firmelor să-şi structureze şi să-şi organizeze mai eficient activitatea la preţuri accesibile. În prezent aproape toate activităţile (în mod special cele economice) se desfăşoară cu ajutorul calculatorului. Fie că se apelează la date care pot fi accesate în câteva secunde, fie că se fac calcule complexe, calculatorul a devenit o unealtă de mare preţ în viaţa de zi cu zi.

Scopul îndeplinit de sistemele de calcul s-a schimbat de la deceniu la deceniu, îmbogăţindu-se. Dacă sistemele de calcul, au servit iniţial cercetătorilor pentru efectuarea mai rapidă a unor calcule anevoioase, treptat calculatoarele s-au transformat în dispozitive pentru gestionarea şi administrarea bazelor de date. În final, scopul utilizării calculatorului, alături de cele menţionate mai sus, este de a fi principalul mijloc de informare şi comunicare interplanetară.

În literatura de specialitate din ţară şi străinătate există un număr impresionant de definiţii referitoare la diferenţa care există între sistemul informaţional şi cel informatic.

O. Nicolescu1 pornind de la ideea că adesea, informaticienii, pun semnul egalităţii între cele două sisteme „susţine că sistemul informatic este acea parte a sistemului informaţional care se rezumă la culegerea, transmiterea şi prelucrarea cu mijloace automatizate a informaţiilor.” (fig. nr. 2.3).

1 Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, Editura Economică, Bucureşti, 2001, p.26-27.

28

C. Russu1 susţine că un sistem informatic este un „sistem de tratare mecanizată sau automatizată a informaţiei, construit din echipamente, programe şi fişiere care trebuie să satisfacă cerinţe riguros precizate”.

SISTEMUL INFORMAŢIONAL Sistem informatic Automatizat Mecanizat Manual

PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

VEHICULAREA INFORMAŢIILOR

CULEGEREA INFORMAŢIILOR

Figura nr. 2. 3 Raportul Sistem informaţional – Sistem informatic 2

În literatura de specialitate românească se face delimitarea clară între

cele două sisteme însă spre deosebire de literatura de specialitate străină, la noi, nu se evidenţiază faptul că resursele umane au o importanţă vitală în dezvoltarea şi funcţionarea eficientă a sistemelor informatice.

În literatura de specialitate americană3 sistemele informaţionale care includ calculatoarele sunt denumite sisteme informaţionale bazate pe computere – computer based informations systems.

Până acum câţiva ani, majoritatea organizaţilor au utilizat noua tehnologie informaţională doar pentru a rezolva mai rapid operaţiile pe care le-au efectuat din totdeauna manual.

În prezent o organizaţie bazată pe informaţie poate fi întemeiată şi fără o tehnologie avansată de procesare a datelor, dar, pe măsură ce organizaţia se implică în procesul de creare şi utilizare computerizată a informaţiei, structura

1 Russu C., - op. cit., p.127. 2 Nicolescu O. (coord.) - Sistemul Informaţional Managerial al Organizaţiei, Editura Economică, Bucureşti, 2001, p.26-27 3 Parker C. S., - Management Informatin System – Strategy and Action, McGrawHill, New York, 1989, p. 12.

29

organizatorică, procesele decizionale şi modul de realizare a activităţilor se îmbunătăţesc vizibil.

Sistemul informaţional nu este în mod obligatoriu bazat pe computere, însă pot exista situaţii când sistemul manual nu mai poate realiza eficient şi fără eroare, o sarcină datorită complexităţii acesteia sau a interdependenţei cu alte activităţi, şi atunci utilizarea calculatoarelor este absolut necesară.

De asemenea calculatoarele pot pe de o parte să preia integral sau parţial, realizarea unor activităţi periculoase pentru om, iar pe de altă parte pot calculatoarele pot completa, sprijini, activitatea umană, făcându-i mai productivi şi mai eficienţi.

Resursele umane au un rol foarte important în cadrul sistemului informaţional ele fiind deţinătoare de informaţii, stricte de natură umană. care nu pot fi informatizate, spre deosebire de tendinţa actuală de restrângere a mijloacelor manuale şi mecanizate şi extinderea masivă a ponderi sistemului informatic în cadrul celui informaţional.

2. 2 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

În vederea realizării obiectivelor fundamentale ale organizaţiei nu sunt suficiente doar resursele umane, materiale şi tehnice stabilite de specialişti, ci pentru combinarea optimă a acestora este necesară cunoaşterea permanentă a cerinţelor mediului extern al firmei, starea resurselor proprii precum şi a cerinţelor consumatorilor. Astfel sistemul informaţional al societăţii comerciale este necesar să îndeplinească cumulativ următoarele funcţii1: funcţia decizională, funcţia operaţională, funcţia de documentare şi funcţia educaţională. a) Funcţia decizională – exprimă menirea sistemului informaţional de a

asigura elementele informaţionale necesare fundamentării şi adoptării deciziilor.

b) Funcţia operaţională – se referă la scopul sistemului informaţional de a declanşa multitudinea de acţiuni necesare realizării obiectivelor organizaţiei, asigurând astfel operaţionalizarea deciziilor, metodelor şi tehnicilor manageriale.

1 Gorski H., - Sistemul Informaţional Managerial, Editura Universităţii „Lucian Blaga”, Sibiu, 2003, p. 97.

c) Funcţia de documentareînregistra informaţprocesele manageriale sau de execu

d) Funcţia educaţionalformativ şi tratarea acestora astfel încât seducaţionale, atât în plan individual cât

Funcţiile sistemului informa2.4.

Figura nr. 2

În realizarea acestor func

probleme foarte complexe, datanume dimensiunea individualsocială. � Informaţiile au o dimensiune individual

într-o proporţie apreciabilale salariaţilor;

� Informaţiile au o premisă indispensabilorganizaţiei de către ac

� Informaţiile au o dimensiune socialdrepturilor şi responsabilitcalitate de cetăţeni.

decizională

30

ia de documentare – exprimă menirea sistemului informaţînregistra informaţiile, cu scopul de a îmbogăţi cunoştinţele utilizate în procesele manageriale sau de execuţie.

ională – are ca rol asigurarea informaţiilor cu caracter i tratarea acestora astfel încât să se obţină creşterea efectelor

ionale, atât în plan individual cât şi în plan organizaţional.iile sistemului informaţional sunt reprezentate grafic în fig

nr. 2. 4 Funcţiile sistemului informaţional

În realizarea acestor funcţii, sistemul informaţional este confruntat cu probleme foarte complexe, dată fiind tripla dimensiune a informa

dimensiunea individuală, dimensiunea organizaţională şi dimensiunea

dimensiune individuală, în sensul că ele condiie apreciabilă potenţialul şi realizarea aspiraţiilor personale

iile au o dimensiune organizaţională, în sensul că reprez indispensabilă pentru stabilirea şi finalizarea obiectivelor

ătre acţionari şi manageri; o dimensiune socială, ce decurge din rolul lor în exercitarea

i responsabilităţilor salariaţilor din cadrul organizaăţeni.

Funcţiile sistemului

informaţional

Funcţia de documentar

e

Funcţia operaţională

Funcţia educaţională

Funcţia decizională

menirea sistemului informaţional, de a ţele utilizate în

iilor cu caracter şterea efectelor ional.

ional sunt reprezentate grafic în fig. nr.

ional este confruntat cu tripla dimensiune a informaţiilor, şi

dimensiunea

ele condiţionează ţiilor personale

ă reprezintă o i finalizarea obiectivelor

, ce decurge din rolul lor în exercitarea l organizaţie în

31

Astfel, în condiţiile trecerii la economia bazată pe cunoştinţe şi ale schimbărilor revoluţionare în domeniul informaticii, sistemul informaţional devine din ce în ce mai important şi condiţionant pentru supravieţuirea şi performanţele organizaţiilor în toate domeniile.

În concluzie sistemul informaţional constituie un subsistem de bază al managementului organizaţiei.

Informaţiile necesare conducerii sunt în funcţie de nivelul conducerii (fig 2.5) şi de posibilitatea de structurare a situaţiilor decizionale la care managerii trebuie să facă faţă. Spre exemplu, nivelul strategic cere rapoarte mai sumare, ad-hoc, neprogramate şi previzionale, ca şi date externe pentru susţinerea planificării nestructurate şi a responsabilităţilor de conducere generală a activităţii. Nivelul operaţional necesită rapoarte interne regulate, ce conţin date detaliate, actuale sau istorice pentru susţinerea controlului structurat al operaţiilor cotidiene.

Figura nr.2.5. Caracteristicile informaţiei pe nivele de conducere1

1 Sursa: O'Brien, Les systemes d'information de gestion, De Boeck Univesity, Montreal, 1995, p. 368

Conducereastrategică

Conducerea tactică

Conducerea operaţională

Decizi

i

I nfor maţi i

Caracteristicile informaţiei

Ad hocExcepţionalăRecapitulativăFrecvenţă neregulatăPrevizionalăExternăAnvergură mare

PrestabilităPeriodicăDetaliatăFrecventăIstoricăInternăAnvergură mică

Structura deciziei

Nestructurată

Semistructurată

Structurată

32

În procesul decizional este necesară atât gestionarea informaţiilor istorice, cât şi a celor de previziune. Informaţiile previzionale ajută conducerea să definească tendinţele viitoare şi impactul acestora asupra deciziilor care trebuie adoptate, în timp ce informaţiile istorice permit analiza performanţelor trecute ale întreprinderii şi evaluarea acestora. Totuşi, conducerea trebuie să primească nu numai informaţii interne; de multe ori sunt foarte relevante şi indispensabile informaţiile externe. În sfârşit, cerinţele informaţionale ale conducerii depind în mod esenţial de nivelul de conducere. Astfel, activităţile de conducere pot fi subdivizate pe trei niveluri principale: nivelul strategic, nivelul tactic şi nivelul operaţional. La nivel strategic sunt definite strategiile, politicile şi obiectivele de ansamblu ale întreprinderii cu ajutorul unei planificări strategice pe termen lung. Managerii supraveghează, de asemenea, randamentul strategic al întreprinderii şi evoluţia sa globală. La nivel tactic sunt elaborate planuri, bugete pe termen scurt şi mediu, se definesc politicile, procedurile şi obiectivele subunităţilor întreprinderii, sunt stabilite modul de achiziţionare şi alocare a resurselor. La nivel operaţional sunt elaborate planurile pe termen scurt. Managerii utilizează resursele şi execută sarcinile după procedurile elaborate cu ajutorul bugetelor şi a programelor de producţie stabilite echipelor de lucru ale întreprinderii.

Orice organizaţie constă din trei sisteme principale, aflate în interacţiune: sistemul operaţional (SO), care se ocupă cu transformările pentru care a fost creată organizaţia, sistemul decizional (SD), care orientează şi dirijează organizaţia, şi sistemul informaţional al conducerii (SIC), care gestionează informaţiile externe şi interne necesare conlucrării părţilor organizaţiei. Deşi între cele trei sisteme există interferenţe, pentru simplificarea înţelegerii, acestea se pot reprezenta separat, ca în fig. 2.5.

Figura nr .2.6 Sistemul informaţional al conducerii (SIC) în interacţiune cu

sistemul operaţional (SO) şi sistemul decizional (SD)

SOA

SICB

SDE C

33

Conexiunile dintre sisteme (circuite şi fluxuri informaţionale) se referă la: � informaţiile de la proces şi de la piaţă, semnale, date numerice, rapoarte; � dări de seamă, rapoarte prelucrate, modele şi programe de calcul,

reclamaţii de la clienţi, situaţiile prezenţei la servici; � hotărâri, instrucţiuni, comenzi, planuri, tehnologii, procedee; � grafice de lucru, bonuri de lucru, bonuri de materiale, instrucţiuni pentru

controlul calităţii, teste pentru verificarea profesională a operatorilor ş.a. La nivelul entităţilor economice se pot defini o serie de subsisteme

informaţionale folosindu-se diverse criterii, cum ar fi: a) Criteriul compartimentului care presupune definirea subsistemului

informaţional la nivel de compartiment. Acesta prezintă dezavantajul abordării parţiale, în procesul de analiză a acelor activităţi economice care se desfăşoară în mai multe compartimente;

b) Criteriul activităţii, care implică definirea subsistemului informaţional la nivel de activitate economică. Dezavantajul acesteia este neluarea în considerare, decât parţial, a interdependenţelor existente între activităţile entităţii cercetate;

c) Criteriul funcţiunii care presupune abordarea subsistemelor informaţionale la nivelul activităţilor de bază din cadrul fiecărei funcţiuni a societăţii (funcţiunea de personal, funcţiunea de producţie, funcţiunea comercială, funcţiunea financiar-contabilă, funcţiunea de cercetare-dezvoltare, funcţiunea în servicii).

Prin definiţie, sistemul informaţional al unei organizaţii este ansamblul de mijloace, legături comunicaţionale (circuite şi fluxuri), metode, tehnici şi proceduri destinate colectării, transmiterii, prelucrării, stocării şi securităţii datelor şi tuturor informaţiilor externe şi interne necesare bunei desfăşurări a activităţii organizaţiei.

Sistemul informaţional al conducerii poate fi un sistem care procesează informaţiile manual, mecanizat sau automatizat. Atunci când SIC este automatizat se numeşte sistem informatic pentru conducere. Automatizarea sa poate fi totală sau parţială.

Companiile pot utiliza tehnologia informaţiilor la proiectarea şi conducerea afacerilor la nivel global, prin utilizarea legăturilor între unităţile de producţie, birourilor şi forţei de vânzare. Internetul furnizează infrastructura necesară pentru noi modele de afaceri sau noi procese de realizare a afacerilor, precum şi pentru noi moduri de distribuire a cunoaşterii.

34

O percepţie clară a sistemelor informatice este esenţială pentru managerii de azi, deoarece majoritatea organizaţiilor au nevoie de sisteme informatice performante pentru a supravieţui şi a prospera. În plus, gestiunea informaţiilor a devenit o responsabilitate foarte importantă pentru manageri. Aceştia sunt interesaţi în a construi sisteme informatice pentru colectarea informaţiilor, înregistrarea, stocarea şi procesarea lor, cu scopul de a-i ajuta la realizarea obiectivelor organizaţionale.

2.2 COMPONENTELE SISTEMULUI INFORMAŢIONAL Pe plan mondial nu există în prezent o terminologie unanim acceptată

referitoare la conţinutul sistemelor informaţionale şi nici o definiţie care să întrunească sufragiile specialiştilor.

Sistemul informaţional cuprinde1: � ansamblul informaţiilor interne şi externe, formale sau informale,

utilizate în cadrul firmei precum şi datele care au sta la baza obţinerii lor; � procedurile şi tehnicile de obţinere (pe baza datelor primare) şi de

difuzare a informaţiilor; � platforma hardware necesară prelucrărilor datelor şi disipării

informaţiilor; � personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea şi prelucrarea

datelor. De asemenea, sistemul informaţional al organizaţiilor este alcătuit din

mai multe componente interdependente. Aceste sunt2: � datele şi informaţiile; � circuitele şi fluxurile informaţionale; � procedurile informaţionale; � mijloacele de tratare a informaţiilor .

În accepţiunea majorităţii specialiştilor sistemul informaţional este definit, într-o concepţie sistemică, drept un ansamblu interconectat de date, informaţii, fluxuri informaţionale, proceduri informaţionale şi mijloace de

1 Nicolescu O., Verboncu I., “Management”, Ed. Economică, 1995, pag. 39. 2 Nicolescu O., Verboncu I., - op. cit., p. 242-250.

35

prelucrare, transmitere şi stocare a datelor care acţionează în vederea realizării obiectivelor fundamentale ale unei firme.

Din definiţia dată se pot evidenţia următoarele componente ale sistemului:

1. Datele care reprezintă ansamblul de informaţii prelucrate despre un fenomen sau proces;

2. Informaţiile reprezintă acele date care aduc un spor de cunoaştere receptorului (uman sau maşină);

3. Fluxurile informa ţionale reprezintă ansamblul informaţiilor şi deciziilor (caracterizate prin conţinut, frecvenţă, calitate, volum, formă, suport), necesare desfăşurării unei anumite activităţi sau operaţii şi care se transmit între două posturi de lucru. Flux informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor care parcurg circuitele informaţionale existente. Fluxurile informaţionale se împart în trei categorii1: a) Fluxuri informaţionale ascendente - totalitatea informaţiilor care circulă

între două nivele ierarhice aflate în relaţie de subordonare; b) Fluxuri informaţionale orizontale - informaţiile care circulă între

subdiviziuni organizatorice aflate pe acelaşi nivel ierarhic; c) Fluxuri informaţionale oblice - se nasc aleatoriu şi reprezintă totalitatea

datelor vehiculate între subdiviziuni organizatorice aflate pe nivele ierarhice diferite, dar nu în relaţie de subordonare.

4. Circuitele informaţionale - ansamblul legăturilor existente între diferite verigi organizatorice;

5. Procedurile informaţionale - totalitatea metodelor şi tehnicilor de prezentare a informaţiilor primare pentru asigurarea interfeţei om-calculator. Evoluţia procedurilor este strâns legată, în timp, de evoluţia performanţelor sistemelor de calcul;

6. Mijloace de tratare a informaţiilor - ansamblul echipamentelor constructive (hardware) şi a suporturilor logice (software) ce asigură prelucrarea informaţiilor şi obţinerea rezultatelor finale.

Sistemul informaţional economic asigură gestiunea tuturor informaţiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele şi procedeele de care dispune. Informaţiile sunt generate şi înregistrate în cadrul sistemului economic la nivelul unor verigi organizatorice şi funcţionale care se mai numesc posturi de lucru, care se individualizează prin următoarele

1 Radu I., “Informatică managerială”, 1996, pag. 15.

36

elemente: date de intrare; timp de staţionare; operaţii de prelucrare; date de ieşire.

2.2.1 Datele şi informa ţiile În vorbirea curentă, termenii de dată şi informaţie sunt utilizaţi cu

acelaşi înţeles însă între ele există o anumită diferenţă. Deşi adesea se foloseşte termenul de dată şi informaţie cu acelaşi sens, specialiştii disting între cele două noţiuni o mare diferenţă. Datele reprezintă fapte şi cifre neanalizate. Astfel, potrivit majorităţii specialiştilor „data reprezintă descrierea cifrică sau letrică a unor acţiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firmă sau la procese din afara sa care interesează managementul acesteia.”

Informaţiile sunt definite ca fiind „acele date care aduc adresantului un spor de cunoaştere privind direct sau indirect întreprinderea respectivă, ce îi furnizează elemente noi, utilizabile în realizarea sarcinilor ce-i revin în cadrul respectivei firme.”

Datele sunt fapte, statistici, opinii sau predicţii clasificate pe o anumită bază pentru a fi stocate, procesate sau regăsite atunci când este necesar. Informaţiile, în schimb, sunt date care au relevanţă pentru nevoile celor care administrează şi contribuie la exercitarea funcţiilor manageriale.

Din multitudinea de definiţii atribuite atât datelor cât şi informaţiilor, de către specialişti în domeniu, putem observa faptul că datele se transformă în informaţii în momentul în care li se atribuie înţeles, sens. Astfel la început ele sunt considerate „fapte brute”, „materii prime”, „puncte de plecare”, care în urma procesului de „interpretare”, „transformare”, „procesare” sau „rezumare” primesc o anumită „valoare”, „relevan ţă”, „semnificaţie”.

Trebuie subliniat faptul că există posibilitatea ca persoane diferite să atribuie înţelesuri diferite aceloraşi date şi de asemenea trebuie făcută distincţie între cantitatea mare de date care se poate afla la dispoziţia unei societăţi, şi volumul mult mai mic care este de fapt selectat şi transformat în informaţii.

Informaţiile şi cunoştinţele au o mare importanţă, atât pentru dezvoltarea personalităţii umane, cât şi pentru evoluţia vieţii şi societăţii. Nici societatea şi nici indivizii ei nu pot progresa satisfăcător în lipsă de informaţii.

37

Prin intermediul informaţiilor se asigură transferul cunoştinţelor de la o generaţie la alta, se asigură accesul la cele mai avansate realizări ale omenirii.

Conceptul de informaţie reprezintă o noţiune de maximă generalitate care semnifică o comunicare, o veste, o ştire, un mesaj, un semnal etc. despre evenimente, fapte, stări, obiecte, despre forme de manifestare a realităţii care ne înconjoară. Informaţia reprezintă cantitatea de noutate adusă de un mesaj din lumea reală şi furnizată de cineva.

Informaţia, energia, şi materia sunt cei mai importanţi factori ai economiei moderne pe lângă pământ, capital şi forţa de muncă. Faţă de materie sau energie, informaţia prezintă caracteristici distincte:

� ea nu cunoaşte ideea de original, se poate copia ori de câte ori se doreşte şi este independentă de loc;

� informaţia nu se învecheşte şi se poate combina aproape nelimitat; � informaţia este puternic condensabilă. � informaţia se percepe ca o anumită măsură a ordinii întrucât ea

anihilează incertitudinea şi nedeterminarea. O măsură a ordonării este entropia negativă, termen care a luat naştere prin analogie cu entropia, care este, în termodinamică, o mărime exprimabilă matematic a neordonării.

Calitatea unei informaţii constă în gradul de probabilitate cu care utilizatorul creează certitudinea unei afirmaţii1. Oamenii ajung la informaţii direct, prin intermediul altor oameni, sau prin purtători de informaţie, precum ziare, cărţi, imagini, casete video, CDROM-uri, discuri sau echipamente de comunicaţie (radio, televizor, fax, telefon sau calculator).

În secolul XXI revoluţia cunoştinţelor se va intensifica2, iar rezultatul acesteia va fi constituirea unor economii bazate pe cunoştinţe care se vor extinde rapid în zonele dezvoltate ale omenirii. Fireşte la baza revoluţiei cunoştinţelor se află corelaţia cunoştinţelor cu data şi informaţia.

Informaţiile vehiculate într-o organizaţie pot fi grupate pe mai multe categorii după următoarele criterii: 1. După modul de exprimare informaţiile pot fi: Orale – expuse prin viu grai;

Scrise – consemnate de regulă pe hârtie; Audio-vizuale – se adresează concomitent văzului şi auzului.

1 Rohner K., Ciber-marketing, Ed. ALL, 1999, pag. 51 2 Jones A. B. – Knowledge Capitalism-Business, Work and Learning in the New Economy, Oxford University Press, Oxford, 1999, p.VI.

38

2. După gradul de prelucrare informaţiile se împart în: Primare – anterior nu au suferit un proces de prelucrare informaţională; Intermediare – se află în diferite faze de prelucrare informaţională; Finale – au trecut prin întregul şir de prelucrări informaţionale prevăzute.

3. După direcţia vehiculării informaţiile pot fi: Descendente – se transmit de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului; Ascendente – se transmit de la eşaloanele ierarhice inferioare la cele superioare de management; Orizontale – se transmit între titularii de posturi situati pe acelaşi nivel ierarhic.

4. După modul de organizare a înregistrării şi prelucrării informaţiile se clasifică în: Tehnico-operative – localizează în timp şi spaţiu procesele din cadrul firmei; De evidenţă contabilă – se referă în special la aspectele economice ale activităţilor firmei; Statistice – reflectă sintetic principalele activităţi ale firmei corespunzător unor standarde prestabilite.

5. După mediul de provenienţă informaţiile pot fi: Exogene – provin din suprasistemele din care face parte firma; Endogene – sunt generate în cadrul firmei.

6. După destinaţie informaţiile se împart în: Interne – beneficiarii de informaţii sunt managerii şi executanţii din întreprindere; Externe – beneficiarii de informaţii sunt clienţii, furnizorii sau suprasistemele din care face parte firma.

7. După gradul de obligativitate pentru adresant informaţiile pot fi: Imperative – emise de conducători fiind destinate nivelurilor ierarhice inferioare; Nonimperative – emise de executanţi şi manageri fiind destinate preponderent colegilor sau superiorilor.

8. După natura proceselor informaţiile, bazate pe funcţiunile firmei, se pot clasifica astfel pentru: Cercetare-dezvoltare; Comerciale; Producţie; Financiar-contabile; Personal; Complexe.

Trebuie făcută distincţia între ştire ca informaţie despre ceva şi opinia

despre acel ceva. Ştirea întruneşte caracteristicile de informaţie în sensul că reflectă realităţi obiective, stări de fapt existente. Opinia reprezintă exprimarea unor păreri, a unor gânduri proprii sau de grup. Opinia este deci subiectivă sau prea puţin obiectivă, putând fi uneori promovată pe baza unor interese dinainte stabilite, urmărind scopuri fie constructive (educaţionale, mobilizatoare etc.), fie distructive (denaturarea realităţii, abaterea atenţiei de la problemele reale ale vieţii, dezinformarea etc.). Opinia fiind subiectivă are un

39

grad redus de generalitate chiar atunci când priveşte unele evenimente concrete1.

De asemenea, informaţia nu trebuie să se confunde cu zvonul care reprezintă, ca şi opinia falsă, o ştire neîntemeiată şi neverificată. Forma de exprimare şi transmitere a informaţiilor, opiniilor şi comentariilor o reprezintă comunicarea.

Informa ţia este o comunicare despre un anumit aspect al realităţii obiective. Din punct de vedere conceptual informaţia reprezintă o reflectare în planul gândirii umane a legăturilor de cauzalitate, privind aspecte din realitatea ce ne înconjoară.

Informaţia are sens de noutate pentru cel căruia i se adresează, indiferent de forma pe care o ia (ştire, semnal, comunicare). Putem spune deci că informaţia este un mesaj, dar cu precizarea că nu orice mesaj este o informaţie. Dacă mesajul nu transmite nici o noutate şi nu are suport real, atunci acesta nu prezintă interes pentru receptor şi deci nu are caracter de informaţie.

Informaţia primeşte întotdeauna atributul domeniului pe care îl reflectă. De exemplu, realităţile din domeniul economic se reflectă în informa ţiile economice.

Procesul de sesizare, înţelegere şi însuşire a informaţiilor dintr-un anumit domeniu reprezintă un proces de informare. Informaţiile dobândite în urma unui proces de informare într-un anumit domeniu, formează cunoştinţele despre acel domeniu, iar mulţimea acestora reprezintă baza de cunoştinţe.

Cunoştinţele reprezintă deci o însumare a tuturor informaţiilor dobândite într-un anumit domeniu, sau care se referă la un anumit obiect. În sinteză cunoştinţele sunt elemente abstracte şi individuale despre obiectele şi domeniile lumii reale, însuşite şi/sau dobândite.

Data este forma de reprezentare accesibilă a informaţiei prelucrate. Ea reprezintă suportul formal al informaţiei care se concretizează în cifre, litere, Simboluri, coduri şi alte însemne.

Există o corespondenţă determinată între informaţie, Simbol şi dată astfel că, foarte adesea, în practică, termenul de informaţie este utilizat pentru a desemna date, iar expresia „prelucrarea informaţiilor” înlocuieşte expresia „prelucrarea datelor”. Putem considera că datele prelucrate, în măsura în care

1 Surcel T., Sofronie Gh., Baron C. Informatica economică, Ed. Calipso 2000, 1999, pag. 9.

40

afectează în sens pozitiv comportamentul receptorilor (oameni sau maşini), au calitatea de informaţii.

În procesul prelucrării şi utilizării informaţiilor, acestea sunt privite din patru puncte de vedere:

a) din punct de vedere sintactic, când se urmăreşte aspectul admisibil al acestora, în sensul că informaţiile trebuie să capete anumite forme de reprezentare respectând riguros anumite reguli.

Nivelul sintactic se referă la sistemul de semne şi la regulile de reunire a acestora în construcţii sintactice utilizate pentru reprezentarea informaţiilor în procesul culegerii, transmiterii şi prelucrării acestora. Acestui nivel îi corespunde conceptul de dată, concept central în informatică, exprimat prin formulă BNF (Backus-Naur Form) astfel:

<data>: = <identificator><atribute><valoare>

Noţiunea de dată în informatică cuprinde şi noţiunea de valoare, dar

presupune în plus şi elementul de reprezentare şi manipulare, adică o modalitate simbolică de exprimare şi un sistem de reguli de transformare a acestuia prin care se pot obţine date noi. Apare astfel clară nu numai distincţia dintre dată şi valoare, ci şi deosebirea dintre informaţie şi dată, ca deosebire dintre obiect şi modelul său. Finalitatea procesului de informare presupune trecerea de la structură la sens, adică de la nivelul sintactic la cel semantic prin procesul de comunicare influenţat de context;

b) din punct de vedere semantic, urmărindu-se semnificaţia, înţelesul informaţiei (conţinutul real al informaţiei) ce derivă din datele prelucrate. Sub aspect semantic, informaţia poate fi caracterizată ca semnificaţie a datelor. Sensul informaţiei la nivel semantic este corespondenţa dintre o dată, pe de o parte, şi obiectul real sau situaţia pe care o reprezintă, pe de altă parte;

c) din punct de vedere pragmatic, urmărindu-se utilitatea pentru receptori, efectul asupra acestora (măsura în care acestea satisfac cerinţele utilizatorului). Este nivelul cel mai concret de considerare a informaţiei este însă cel pragmatic, singurul care raportează informaţia la scopurile observatorului. În raport cu necesităţile observatorului se definesc caracteristici ca importanţa sau utilitatea informaţiei. Obiectul pragmaticii include, deci, într-o anumită măsură, problemele de conducere, de necesar de informaţii şi de eficienţă a sistemelor informaţionale. Abordarea pragmatică impune utilizarea noţiunii de cunoştinţă. Considerând situaţia la un moment dat, cunoştinţele reprezintă totalitatea informaţiilor dobândite anterior cu

41

privire la obiectul considerat. Pentru a desemna mulţimea acestor cunoştinţe se foloseşte termenul de tezaur, la care trebuie raportat rezultatul oricărui proces de informare;

d) din punct de vedere sigmatic, se tratează raportul dintre semne şi obiecte, putându-se vorbi despre cunoştinţe obiective. În locuri publice semnalizarea şi direcţionarea cu ajutorul indicatoarelor trebuie să fie atât sugestivă şi compactă cât şi independentă de limbă sau cultură. Pictogramele pentru indicarea cabinelor telefonice, zonele de fumători, ghişeelor de informaţii sau puncte medicale reprezintă cunoştinţe obiective.

Informaţiile se produc, se culeg, se procesează, se transmit, se

stochează şi se înţeleg. În cazul în care are loc o transmitere unilaterală de informaţii, vorbim despre informare . În cazul unei transmiteri bidirecţionale a informaţiei, se poate vorbi de comunicare.

Informaţiile apar şi sunt utilizate într-o entitate organizaţională, în cadrul nivelelor operaţionale şi de conducere şi se transmit, în sens dublu, între planurile acestor activităţi:

� la nivel operaţional, informaţiile sunt generate şi parţial consumate pe acest nivel, precum şi parţial îndrumate spre nivele de conducere, pentru a constitui pentru acestea elemente de fundamentare a deciziilor;

� la nivel de management informaţiile sunt generate şi parţial consumate pe acest nivel şi parţial îndrumate, sub formă de rezultate ale deciziilor luate, spre nivelele operaţionale pentru informarea lor în vederea unei optimizări a comportării în respectiva activitate de execuţie. Consumatorii de informaţii se pot afla la nivele de decizie şi/sau nivele de informare:

� la nivel de decizie se consumă informaţiile sub forma unor elemente de fundamentare a deciziilor;

� la nivel de informare se consumă informaţia sub forma unor elemente pentru perfecţionarea comportării, în cadrul unei activităţi sau în raport cu mediul înconjurător.

Un consumator poate lua în mod succesiv sau simultan cele două forme, de nivel de decizie şi de nivel de informare.

Producătorii de informaţii sau sursele de informaţii, în cadrul unei forme de activitate, se regăsesc atât la nivelul conducerii cât şi la nivel operaţional sau de execuţie.

În concluzie orice informaţie:

42

� se poate considera ca atare dacă este utilă unui receptor, sau la ceva, dacă este ataşată unui consumator, care poate fi un nivel de decizie sau un nivel de informare;

� este produsă (de cineva, sau de ceva) deci are o sursă care o generează, care poate fi o persoană ca atare, un mijloc tehnic sau de realitatea înconjurătoare;

� informaţie circulă prin canale specifice, sunt transmise, ataşate pe diferiţi suporţi şi sunt supuse unor modificări şi transformări, pregătiri şi prelucrări, pentru a servi cât mai bine unor scopuri predefinite de consumatori, ele circulă între sursa de informaţii şi consumatorul de informaţii,

2.2.2 Circuitele şi fluxurile informa ţionale În procesul de transmitere a informaţiilor necesare în desfăşurarea

activităţilor manageriale sau de execuţie, acestea parcurg un anumit traseu de la emiţător la beneficiar denumit circuit informaţional.

O. Nicolescu şi I. Verboncu1 definesc circuitul informaţional ca fiind „ traiectul pe care îl parcurge o informaţie sau o categorie de informaţii între emiţător şi destinatar”, iar fluxul informaţional ca reprezentând „cantitatea de informaţii care este vehiculată între emiţător şi beneficiar pe circuitul informaţional, caracterizat prin anumite caracteristici – lungime, viteză de deplasare, fiabilitate, cost etc.”

Caracteristic întreprinderii moderne este marea varietate de circuite şi fluxuri informaţionale, aşa cum rezultă şi din clasificarea realizată de specialişti în domeniu, în funcţie de principalele criterii considerate, astfel:

1. În funcţie de direcţia de vehiculare şi caracteristicile organizatorice ale extremităţilor, fluxurile informaţionale pot fi: • Verticale – se stabileşte între posturi sau compartimente situate pe niveluri

ierarhice diferite între care există relaţii de subordonare nemijlocită. Acestea la rândul lor pot vehicula informaţii ascendente sau descendente;

• Orizontale – se stabileşte între posturi şi compartimente situate pe acelaşi nivel ierarhic;

• Oblic – se stabileşte între posturi sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite între care nu există relaţii de subordonare nemijlocită. 2. După frecvenţa producerii fluxurile informaţionale se împart în:

• Periodice – se repetă la anumite intervale trimestru, lună etc.;

1 Nicolescu O., Verboncu I.,- op. cit., p. 246.

43

• Ocazionale – se stabilesc cu o frecvenţă aleatorie. Datorită manifestării unui caracter tot mai evident de deschidere şi

transparenţă al organizaţiilor şi în condiţiile unei dinamici accentuate a mediului exogen, societatea trebuie să fie în permanenţă conectată la macromediu şi micromediu.

Apare astfel necesitatea intensificării fluxurilor informaţionale cu exteriorul – cu clienţi, cu furnizorii, cu alte organizaţii.

De asemenea circuitele informaţionale trebuie să fie cât mai scurte, directe, în vederea reducerii la minim a punctelor de trecere, evitându-se, pe cât posibil prelungirea acestora în aval şi/sau amonte de beneficiarii informaţiilor.

În prezent foarte eficiente sunt circuitele informaţionale electronice, bazate pe telecomunicaţii şi calculatoare care asigură realizarea unor legături directe atât în interiorul cât şi cu exteriorul organizaţiei.

Între circuitul informaţional şi fluxul informaţional există o strânsă dependenţă în sensul că circuitul informaţional reflectă traseul (drumul) şi mijlocul care asigură circulaţia unei informaţii de la generarea ei şi până la arhivare, iar fluxul informaţional reflectă ansamblul informaţiilor vehiculate, necesare unei anumite activităţi. Vehicularea acestora se realizează pe traseele definite de circuitele informaţionale.

Orice sistem informaţional trebuie să asigure entităţii căruia îi aparţine informaţii complete, în cantităţi suficiente, corecte şi la nivelul de operativitate cerut de nivelele consumatoare.

În timp, sistemul informaţional al diferitelor entităţi s-a dezvoltat şi perfecţionat în mod continuu, fără însă a i se schimba calitatea fundamentală, determinată de predominarea procedurilor manuale. Elementul revoluţionar al mutaţiilor care au determinat saltul calitativ al sistemului informaţional este axat pe dezvoltarea şi perfecţionarea mijloacelor tehnice şi a procedurilor de tratare a informaţiilor în scopul automatizării prelucrării datelor.

2.2.3 Procedurile informa ţionale În organizaţiile moderne, procedurile informaţionale, tind să

dobândească un rol tot mai important deoarece prin ele se reflectă progresele înregistrate în conceperea şi funcţionarea sistemului informaţional al firmei.

44

Prin proceduri informaţionale sunt desemnate1 „ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalităţile de culegere, înregistrare, transmitere şi prelucrare a unei categorii de informaţii cu prezicerea operaţiilor de efectuat şi succesiunea lor, a suporţilor, formulelor, modelelor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor folosite.”

Procedurile informaţionale au un caracter foarte detaliat, şi prin ele se stabilesc: 1. Suporţii informaţionali utilizaţi - se referă la materialele folosite pentru

consemnarea informaţiilor şi a caracteristicilor acestora. Suporţii utilizaţi pot fi clasici (documente ale evidenţei tehnico-operative, documente contabile şi documente statistice) prezentaţi pe formulare de hârtie de diferite dimensiuni: A4, B5 etc. sau suporţi moderni folosiţi în sistemul de prelucrare automată a datelor: discuri optice, CD-ROM-uri, DVD-uri, memorii etc.

2. Succesiunea tratării informaţiilor. 3. Operaţiile care se aplică informaţiilor; modelele şi formulele de calcul

utilizate. Operaţiile care se aplică datelor pot fi: operaţii de culegere a datelor; operaţii de pregătire, transformare şi verificare a datelor; operaţii de transmitere, prelucrare, prezentarea datelor precum şi operaţii administrative.

4. Mijloace utilizate în culegerea , stocarea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor.

În contextul pătrunderii noii tehnologii informaţionale, se remarcă o tendinţă de informatizare a procedurilor informaţionale prin utilizarea tot mai frecventă a programelor computerizate, şi de asemenea se pune accent deosebit pe formalizare a procedurilor în special pe tipizare, codificare şi standardizare.

2.2.4 Mijloacele de tratare a informa ţiilor Performanţele în cadrul sistemului informaţional sunt influenţate în

măsură apreciabilă de mijloacele de culegere, înregistrare, transmitere şi prelucrare ale informaţiilor, reprezentând suportul tehnic al sistemului.

Caracteristică întreprinderilor contemporane este utilizarea unei game largi de mijloace de tratare a informaţiilor, care, în funcţie de performanţele tehnice şi de gradul de intervenţie al omului, se împart în trei categorii, astfel:

1 Nicolecu O., Verboncu I. – op. cit., p. 248.

45

1. Mijloace manuale – cuprinde maşina de dactilografiat; maşina de calcul manual; maşina de contabilizat şi facturat; instrumente clasice (stilou, creion etc.);

2. Mijloace mecanizate – echipamente mecanografice: maşina cu perforate; 3. Mijloace automatizate – calculatoare; echipamente periferice: imprimante,

scannere. Referitor la cea de a treia categorie de mijloace, ea prezintă avantajul

creşterii competitivităţii societăţilor care îşi pot permite achiziţionarea şi implementarea noilor tehnologii informaţionale, dar şi dezavantaje legate de protecţie, securitate şi etică ( păstrarea secretului de serviciu, protejarea împotriva hacker-ilor).

2.3 RELAŢIA SISTEM INFORMATIC - SISTEM INFORMAŢIONAL Dezvoltarea rapidă şi complexă a societăţii a dus inevitabil şi la o

sporire impresionantă a volumului de informaţii ce trebuiesc cunoscute şi prelucrate. Pe de altă parte, evoluţia societăţii impune luarea unor decizii la diferite niveluri, pe baza cunoaşterii cât mai precise a realităţii, ceea ce nu se poate realiza decât prin cunoaşterea şi stăpânirea unui volum cât mai mare de informaţii.

Într-o organizaţie există trei categorii de activităţi care produc informaţii necesare acesteia: activităţile de intrare a datelor/informaţiilor, de procesare şi de ieşire a rezultatelor. Informaţiile produse sunt folosite pentru adoptarea deciziilor, controlul operaţiilor, analiza problemelor şi realizarea de produse sau servicii noi.

Sistemul informaţional al firmelor moderne are în componenţă sistemul informatic, între care există un raport de la întreg la parte (fig. 2.7).

Culegerea şi înregistrarea informaţiilor

Vehicularea informaţiilor

Prelucrarea informaţiilor

46

Mijloace manuale

Mijloace mecanizate Mijloace automatizate (Sistemul informatic)

Figura nr. 2.7 Sistemul informaţional

Sistemul informatic se rezumă la culegerea, transmiterea şi prelucrarea

cu mijloace automatizate a informaţiilor în timp ce sistemul informaţional este mult mai cuprinzător. Datorită creşterii într-un ritm accelerat a performanţelor tehnicii de calcul automatizate, tendinţa actuală este de creştere a ponderii utilizării acesteia precum şi de amplificate a rolului sistemului informatic în ansamblul sistemului informaţional.

In tarile dezvoltate, în firmele competitive, sistemul informatic ocupa o pondere foarte însemnată, apropiindu-se de 90% din totalul sistemului informaţional. Cu toate acestea, importanta elementelor informaţionale care ţin strict de natura umana, este deosebita, având un rol major în calitatea sistemului informaţional şi a celui managerial.

Pe măsura dezvoltării societăţii, a creşterii complexităţii activităţilor, proceselor de munca şi numărul şi complexitatea informaţiilor necesare, a crescut şi implicit importanta sistemului informaţional. Datorita acestor elemente, a apărut şi s-a conturat noţiunea de management al informaţiei.

Activitatea umană, indiferent sub ce formă se desfăşoară, este generatoare de informaţii. Cu cât această activitate este mai complexă şi mai accelerată, cu atât volumul de informaţii creşte şi se diversifică tinzând să frâneze sau chiar să blocheze procesul decizional Apare astfel un conflict între tendinţa de creştere a volumului de informaţii generat de dinamica activităţii umane, şi cerinţa tot mai acută de informaţii cât mai complete, necesare luării deciziilor. În aceste condiţii rolul informaticii este decisiv, în deblocarea şi fluidizarea sistemelor informaţionale şi de decizie, prin asigurarea gestiunii, prelucrării şi distribuirii informaţiei într-un mod cât mat eficient.

În literatura de specialitate există însă şi alte definiţii1 sau încercări de a defini informatica, mai mult sau mai puţin complete. Informatica tratează

1 Cuvântul INFORMATICĂ provine de la prescurtarea şi preluarea în româneşte a cuvintelor franţuzeşti: INFORmation autOMATIQUE. Denumirea acestei noi ramuri a fost introdusă de Academia Franceză, în anul l967, definind-o ca: „Ştiinţa

47

informaţia în sensul ei formal, fără a ţine seama de sensul ei semantic, aşa cum se procedează în cazul preluării manuale. În accepţiunea actuală, tot mai des termenul de informatică este substituit cu Tehnologia Informaţiei (IT1).

Ca domeniu distinct de activitate, informatica preia treptat toate sarcinile dintr-un sistem economico-social privind elaborarea de modele, metode, tehnici, concepte, studii şi sisteme pentru prelucrarea eficientă a informaţiei, în diverse domenii. Din acest punct de vedere informatica este definită ca ştiinţa care se ocupă cu studiul şi elaborarea metodelor de prelucrare a informaţiei cu ajutorul sistemelor automate de calcul.

Ca activitate practică, informatica are o existenţă dinamică, ea apare şi se dezvoltă dintr-o necesitate obiectivă, aceea de a rezolva problemele complexe privind prelucrarea datelor. În stadiul actual de maturizare a informaticii, aceasta trebuie să urmărească două obiective majore: pe de o parte, să realizeze, prin metodele şi tehnicile sale, sisteme informatice performante prin care să asigure accesul larg la informaţie, iar pe de altă parte, să asigure utilizarea eficientă a tuturor resurselor sistemelor de calcul.

Operaţiile specifice procesului de prelucrare automată a datelor, în cadrul unui sistem informatic sunt: a) Culegerea datelor constă în identificarea acestora la locurile unde sunt generate, şi transpunerea lor pe suporturi adecvate prelucrării automate (benzi, discuri, cartele, CD-uri etc.). La acest moment datele se numesc date primare; b) Prelucrarea datelor constă în transformarea acestora din date primare în date finale, în urma parcurgerii unei succesiuni de operaţii impuse de cerinţele utilizatorilor şi specificul echipamentelor de calcul şi a tehnologiei de prelucrare; c) Transmiterea datelor asigură vehicularea atât a datelor primare de la sursele generatoare către sistemele de prelucrare automată cât şi a rezultatelor prelucrării către utilizatori; d) Stocarea datelor constă în memorarea şi păstrarea (arhivarea) acestora, pe suporturi de memorie specifice, în scopul unor consultări sau prelucrări ulterioare.

Datele se transmit sau se memorează în sistemele informatice în formă digitală după ce au fost supuse unor procese de conversie şi codificare.

prelucrării raţionale, îndeosebi prin maşini automate, a informaţiei, considerată ca suport al cunoştinţelor umane şi al comunicărilor în domeniile tehnice, economice şi sociale” 1 (eng.) Information Technology = Tehnologia informaţiei

48

Pe suportul tehnic informaţia în formă digitală se prezintă sub forma unei succesiuni de valori binare (zero şi unu), ordonate după un sistem de reguli (cod).

Informatica utilizează pentru reprezentarea informaţiilor semnale, date şi mesaje. Semnalele sunt înţelese ca modificări elementare şi observabile, precum un sunet, un element de imagine, o mişcare sau un impuls electric. Datele sunt informaţii reprezentate în format digital. Mesajele privesc o secvenţă de semnale, inclusiv dispunerea acestora din urmă în spaţiu şi timp.

Informaţia furnizată de către sistemul informaţional trebuie să se caracterizeze prin:

� acurateţe şi realitate: informaţia trebuie să fie suficient de precise pentru a constitui baza adoptării deciziilor informaţia furnizată trebuie să reflecte cât mai fidel realitatea, printr-o evaluare corectă;

� concizie şi consistenţă:: informaţia trebuie să ofere plusul de cunoaştere la obiect, succint, evitându-se elementele nerelevante. Informaţiile trebuie să fie centralizate, să ofere cantitatea de detalii necesare pentru adoptarea unei decizii corecte, informaţia trebuie să fie densă, lipsită de elemente needificatoare pentru problema studiată;

� completitudinea:informaţia trebuie să parvină din toate sursele necesare şi să acopere toate zonele solicitate de persoana care ia decizia. Asigurarea acestei condiţii impune o anumită cumpănire, deoarece pot exista cazuri în care datele achiziţionate să depăşească necesarul, ducând la birocraţie, precum şi cazuri când datele sunt prea puţine şi nu permit descrierea satisfăcătoare a fenomenelor;

� relevanţă: informaţia trebuie să ofere acele elemente de cunoaştere de care decidentul are nevoie pentru soluţionarea unei probleme, ea trebuie să fie legată direct de decizia proximă;

� oportunitate: informaţia trebuie să parvină utilizatorului în timp util pentru a-i servi la fundamentarea decizie sale, ea trebuie să fie disponibilă atunci când este necesară;

� formă de prezentare adecvată: informaţia trebuie oferită utilizatorului într-o manieră relevantă, astfel încât acesta să o recepteze rapid şi corect. Indicatorii pot fi prezentaţi în mărimi absolute sau relative, în dinamică, prin utilizarea reprezentărilor grafice şi coroboraţi astfel încât relevanţa informaţiei oferite să fie maximă;

� cost corespunzător în raport cu valoare acesteia. Aşa cum se arată în fig. 2.8, componentele unui sistem informaţional

computerizat (sistem informatic) se împart în două mari categorii: hardware şi

49

software. Vom analiza fiecare categorie înainte de clasificarea principalelor tipuri de computere.

Hardware. Prin hardware se înţelege echipamentul, incluzând computerul şi dispozitivele conexe. Există mai multe tipuri de dispozitive: tastatura, scannerul optic cu cod de bare, dispozitive optice de exploatare, dispozitive de recunoaştere a vocii etc. Aceste dispozitive permit introducerea datelor într-o formă care poate fi citită în unitatea centrală de procesare (UCP).

Figura nr. 2.8 Componentele de bază ale unui sistem informatic Există şi dispozitive secundare de stocare. Unele dintre acestea, cum ar

fi unităţile de discuri magnetice, permit accesul la o cantitate mai mare de date aproape instantaneu.

Atunci când datele pot fi accesate şi procesate imediat, structura este numită procesare directă (on-line). Pe de altă parte, atunci când nu sunt

INTRĂRI TRANSFORMARE IEŞIRI

Procesare

HARDWARE

Rapoarte, documente şi alte rezultate

Date

SOFTWARE Sisteme Sisteme Sisteme

de introducere de procesare de ieşire

Sisteme secundare de stocare a datelor

Stocare date

Feedback

50

necesare tranzacţii imediate, este mai eficientă utilizarea procesării în loturi , prin care datele sunt acumulate şi procesate, ulterior, în grup. Un astfel de sistem utilizează unităţile de stocare pe discuri magnetice sau pe alte sisteme de stocare secundară (benzi sau cartele magnetice).

Sistemele de redare a rezultatelor permit computerelor să producă informaţii într-o formă utilă managerilor. Aceste sisteme includ: imprimante, monitoare, plotere etc.

Software. Majoritatea computerelor sunt echipamente destinate satisfacerii necesităţilor generale.

Ele pot îndeplini diferite sarcini, cum ar fi calcularea sumei corespunzătoare de plată pentru o persoană, urmărirea debitelor clienţilor sau evaluarea nivelurilor curente ale stocurilor. Ceea ce-i dă posibilitatea hardware-ului să realizeze aceste activităţi este software-ul, adică setul de programe, documente, proceduri şi rutine asociate operării sistemului informatic. Software-ul furnizează instrucţiunile care permit computerului să realizeze comenzile. Există numeroase tipuri de pachete de programe.

Tehnologia calculatoarelor a mărit viteza de procesare a datelor, a crescut capacitatea de stocare şi a îmbunătăţit metodele de printare, astfel încât managerii adesea sunt inundaţi cu date. Dar ei au nevoie de cele mai bune informaţii şi nu de volume din ce în ce mai mari de date. în plus, managerii se orientează atunci când achiziţionează calculatoare după cum procedează omologii lor din alte companii, deoarece competiţia fără o analiză rapidă şi corectă a necesităţilor informatice din propria organizaţie nu este posibilă.

Figura 2.9Sistemul informaţional al organizaţiei

51

O analiză completă a sistemului informaţional al unei organizaţii conduce la identificarea a două tipuri de sisteme informaţionale, şi anume: (1) sisteme informaţionale formale şi (2) sisteme informaţionale neformale.

Sistemele informaţionale formale se bazează pe definirea şi acceptarea datelor şi a procedurilor pentru colectarea, stocarea, procesarea, diseminarea şi utilizarea acestor date. Sistemele formale sunt, în principiu, structurate, astfel că operează în conformitate cu anumite reguli predefinite, care rămân mult timp neschimbate, iar modificările nu se pot realiza uşor.

Sistemele informaţionale neformale se bazează pe acorduri implicite şi reguli de comportament care nu sunt predefinite. în cazul acestor sisteme nu există nici un acord cu privire la informaţiile ce trebuie procesate sau stocate. Astfel de sisteme sunt importante pentru viaţa unei organizaţii, dar nu constituie un subiect al acestei lucrări.

Sistemele informaţionale pot fi, la rândul lor, clasificate în sisteme care se bazează pe utilizarea calculatoarelor - sisteme informatice - şi sisteme care se bazează pe prelucrări manuale folosind tehnologii bazate pe hârtie şi creion - sistemele manuale. Sistemele manuale servesc rezolvării unor nevoi importante pentru organizaţie, dar nu constituie un subiect al cârtii de faţă, deoarece reprezintă, în cel mai bun caz, un capitol de istorie.

În concluzie, lucrarea de faţă va trata sistemele informaţionale care se bazează pe utilizarea tehnologiei calculatoarelor, în terminologia europeană, acestea se numesc sisteme informatice şi reprezintă ansamblul de echipamente conectate între ele, care lucrează împreună, folosind tehnici şi proceduri specifice pentru colectarea, procesarea, stocarea şi diseminarea informaţiilor, în vederea susţinerii proceselor de adoptare a deciziilor, coordonare, control, analiză şi monitorizare a activităţilor organizaţionale. Terminologia americană nu foloseşte denumirea de sistem informatic ci pe cea de sistem informaţional pentru conducere (/W/S- Management Information System), în schimb, se foloseşte pe scară largă noţiunea de tehnologia informaţiei (IT-Information Technology), care se apropie mai mult de informatică.

2.4 TIPURI DE SISTEME INFORMAŢIONALE Pentru satisfacerea diferitelor nevoi ale nivelurilor organizaţionale

există 5 tipuri principale de sisteme informaţionale (SI) pentru: procesarea tranzacţiilor, automatizarea muncii de birou, sistemul informaţional de management, sistemul de fundamentare a deciziilor şi sistemul suport al

52

managementului superior. Aceste tipuri de sisteme, nivelul ierarhic la care fiecare acţionează, precum şi membrii firmei pe care îi deservesc sunt prezentate în figura 2.10.

Fig. 2.10 Tipologia sistemelor informaţionale

2.4.1 Sistemul informa ţional de procesare a tranzac ţiilor Este un SI computerizat care execută şi înregistrează activităţile

zilnice, de rutină, necesare conducerii unei firme. El este utilizat în situaţiile cu o structură complexă şi repetitivă, în care sarcinile şi normele impuse sunt foarte precise. Natura structurală a situaţiilor face posibilă elaborarea unor instrucţiuni detaliate, neechivoce, care permit computerului să manevreze şi să

Tipuri de sisteme informaţionalei Membrii firmei deserviţi

SI de suport al managementului superior

Manageri de nivel superior

SI de fundamentare a deciziilor

SI de management

SI de automatiza- re a muncii de birou

Manageri, profesionişti

Manageri de nivel mediu, supervizori

Manageri, tehnicieni, profesionişti, supervizori

SI de procesare a tranzacţiilor

Supervizori şi personal operativ

Co

mer

cial

Co

nta

bili

tate

Fin

anţe

Res

urs

e

um

ane

Pro

ducţi

e

53

înregistreze în mod corespunzător tranzacţiile. Un sistem de procesare a tranzacţiilor oferă asistenţă directă nivelurilor operaţionale ale unei firme.

Două aspecte ale sistemului de procesare a tranzacţiilor prezintă o importanţă deosebită. În primul rând, un sistem de procesare a tranzacţiilor poate fi de o importanţă vitală pentru extinderea firmei, pentru interacţiunea cu elementele mediului, deoarece sistemul în sine reprezintă o parte din interacţiunile firmei cu furnizorii şi clienţii.

Prin intermediul schimbului electronic de date (SED) pot fi trimise direct din computerul unei firme către computerul altei firme documente standardizate, precum comenzi-tip, facturi etc În al doilea rând, sistemul de procesare a tranzacţiilor este principala sursă de date utilizată de alte sisteme informatice din firmă.

2.4.2 Sisteme pentru automatizarea muncii de birou

Acesta reprezintă un sistem informatic destinat facilitării comunicaţiei

şi creşterii productivităţii managerilor şi personalului din birouri prin procesarea documentelor şi mesajelor. Printre primele, şi de altfel cel mai utilizat sistem de automatizare a muncii de birou, este sistemul de procesare a textelor (Word Processing System), care permite crearea, editarea şi imprimarea cu uşurinţă a textelor. În ultima vreme, a devenit tot mai popular sistemul de poştă electronică (Electronic Mail) care permite schimbul rapid de mesaje scrise prin intermediul procesării textelor şi reţelelor de comunicaţii.

Un sistem pentru automatizarea muncii de birou poate include următoarele aplicaţii: mesagerie vocală - voice mail - (înregistrează mesajele telefonice şi le stochează în memoria secundară a unui computer, de unde pot fi apelate ulterior de către destinatari); calendar electronic (metodă de păstrarea a evidenţei programelor, întâlnirilor etc); teleconferinţa (mijloc de comunicare între localităţi diferite prin utilizarea facilităţilor electronice şi/sau de generare a imaginii); recuperarea documentelor (utilizarea unuia sau mai multor sisteme de stocare a documentelor pe microfilm sau pe alte suporturi, pentru localizarea şi copierea ulterioară a acestora); transmisie prin fax (mijloc de trasmitere telefonică a documentelor); groupware (software destinat facilitării întâlnirilor prin coordonarea simultană a mesajelor aparţinând membrilor unui grup); grafică (mijloc de realizare a graficelor şi diagramelor).

Există două tipuri de opinii cu privire la sistemele SAM. Iniţial, aceste sisteme erau percepute ca mijloace de creştere a productivităţii funcţionarilor

54

şi secretariatului. Mai nou, SAM sunt percepute ca mijloace suport, nu numai pentru funcţionari şi secretariat, cât şi pentru manageri şi tehnicieni.

2.4.3 Sisteme informa ţionale de management (SIM)

SIM-ul este un sistem informatic care produce rapoarte zilnice şi

permite accesul direct la diferite informaţii, actuale şi mai vechi, de care au nevoie managerii de la nivelurile medii şi inferioare. SIM-urile au în vedere în principal obiective tactice şi operaţionale şi prezintă o importanţă deosebită pentru planificare, adoptarea deciziilor şi control. Ele centralizează informaţii din sistemul de procesare a tranzacţiilor pentru a realiza rapoartele de rutină şi rapoartele complexe pentru manageri şi supervizori. În plus, ele produc rapoarte pentru managerii de nivel mediu şi inferior, referitoare la costuri, calitate şi activitatea furnizorilor.

2.4.4 Sisteme de fundamentare a deciziilor (SFD) Un SFD este un sistem informatic care participă la procesul managerial

de adoptare a deciziilor în situaţii care nu sunt bine structurate. În general, aceste sisteme nu oferă răspunsuri cu privire la deciziile optime. Acestea încearcă să îmbunătăţească procesul de adoptare a deciziilor prin punerea la dispoziţia managementului a instrumentelor de analiză a unei situaţii date.

Există câteva diferenţe între SFD şi SIM. În comparaţie cu un SIM, un SFD clasic oferă analize mai profunde şi un acces mai mare la modelele pe care managerii le pot utiliza în examinarea complexă a unei situaţii. Pe de altă parte, un SFD este mai interactiv decât un SIM. Acest lucru le oferă managerilor posibilitatea de a comunica direct cu programele computerelor care controlează sistemul şi de a obţine aproape instantaneu rezultatele analizelor.

Un tip specializat de SFD este sistemul expert, adică acel sistem computerizat care foloseşte cunoştinţele de specialitate ale unui expert pentru soluţionarea problemelor. De fapt, în dezvoltarea acestor sisteme, proiectanţii lucrează cu experţii pentru a stabili informaţiile sau regulile de adoptare a deciziilor utilizate de experţi atunci când se confruntă cu tipuri particulare de probleme.

Sistemele expert au la bază inteligenţa artificială, un domeniu al tehnologiei informatice destinat implementării unor caracteristici umane (precum văzul, auzul, raţionamentul) computerelor. Inteligenţa artificială este

55

o zonă a cercetării ştiinţifice şi nu un produs finit, cum este sistemul expert. Pentru realizarea computerelor capabile să emită raţionamente, în anii ‘60, cercetătorii au dezvoltat maşini capabile să joace şah. De atunci s-au parcus etape importante în dezvoltarea unor sisteme decizionale multi-nivel (arbori) care să anticipeze evoluţiile posibile, dar programele finale au cuprins atât de multe alternative încât nici supercomputerele de astăzi nu le pot evalua într-o perioadă rezonabilă de timp.

2.4.5 Sisteme suport ale managementului superior (S SMS) Acestea sunt sisteme informatice care participă la adoptarea deciziilor

şi la funcţionarea eficientă a nivelurilor superioare ale unei firme. Spre deosebire de un SFD, sistemul SSMS presupune capacităţi de

calcul mai generale, implică telecomunicaţiile şi operarea cu grafice şi tabele specifice fiecărui tip de problemă. SSMS tinde să utilizeze mai puţine modele analitice decât SFD, oferă informaţii la cerere dintr-o varietate de surse şi permite rezolvarea interactivă a problemelor.

În esenţă, SSMS este un sistem informaţional astfel conceput încât să se adapteze necesităţilor managerilor în situaţii specifice. Ele se pot adapta modului de lucru al fiecărui manager.

2.5 CARENŢE ALE SISITEMULUI INFORMA ŢIONAL

În funcţionarea sistemului informaţional, datorită acţiunii, unor factori obiectivi sau subiectivi, apar o serie de disfuncţionalităţi care au un impact negativ atât asupra procesului managerial cât şi asupra celui de execuţie. Specialişti1 în domeniu au identificat mai multe deficienţe ale sistemului informaţional, care se pot manifesta sub următoarele forme: distorsiunea, filtrajul, redundanţa şi supraîncărcarea circuitelor informaţionale.

1 Nicolescu O., Verboncu I. – op. cit., p. 252-253.

56

1. Distorsiunea constă în modificarea parţială, neintenţionată a conţinutului mesajului unei informaţii, pe parcursul culegerii, stocării, prelucrării şi/sau transmiterii acesteia de la emiţător la receptor (beneficiar).

Dintre cauzele care generează distorsiunea cele mai frecvente sunt: � Diferenţele în pregătirea persoanelor implicate în vehicularea

informaţiei; � Folosirea de suporţi informaţionali necorespunzători pentru

înregistrarea informaţiilor; � Manipularea neglijentă a suporţilor de informaţii în procesul

transmiterii lor beneficiarilor; � Utilizarea de mijloace necorespunzătoare pentru înregistrarea şi

transmiterea informaţiilor. 2. Filtrajul constă în modificarea parţială sau totală, intenţionată,

a mesajului sau conţinutului informaţiilor, pe parcursul culegerii, prelucrării, stocării şi transmiterii acestora de la emiţător la receptor, înainte ca acestea să ajungă la destinaţie. Cauza filtrajului este una singură, şi anume intervenţia pe parcursul înregistrării, transmiterii şi prelucrării informaţiilor a unor persoane, care au interesul ca beneficiarul informaţiei să primească un mesaj schimbat.

Când dezinformarea se produce la nivelul managerilor, aceasta se reflectă în diminuarea calităţii deciziilor, iar când se produce la nivelul executanţilor, efectele imediate se resimt pe planul realizării proceselor cu caracter operaţional. În ambele situaţii efectele pe termen lung sunt scăderea eficienţei, concomitent cu deteriorarea într-o anumită măsură a climatului de muncă, a relaţiilor dintre personalul implicat..

3. Redundanţa constă în colectarea, stocarea, înregistrarea, prelucrarea şi/sau transmiterea repetată a unor informaţii.

Cauza majoră a acestei disfuncţionalităţi informaţionale o reprezintă absenţa coordonării sau coordonarea defectuoasă a anumitor segmente ale sistemului managerial. Acest fenomen, în condiţiile implementării unor subsisteme informatice de tip „baze de date” poate duce la prelucrare defectuoasă a informaţiilor.

Redundanţa se produce în special când nu se respectă principiul unităţii de decizie şi acţiune şi se manifestă sub forma cererii aceloraşi informaţii de către diferiţi beneficiari. Efectele redundanţei constau într-o serioasă risipă de timp şi mijloace materiale din partea celor implicaţi.

4. Supraîncărcarea canalelor de informaţii, este fenomenul prin care se

transmite la diverse nivele ierarhice, un volum prea mare de informaţii a căror

57

analiză nu intră în totalitate în componenţa nivelului respectiv.. Supraîncărcarea constă în vehicularea, prin circuitele informaţionale a unei cantităţi de informaţii care depăşeşte capacitatea de transport, ceea ce duce la blocarea şi/sau întârzierea ajungerii unei părţi din informaţii la adresant.

Caracterul piramidal al sistemului informaţional se referă la agregarea şi transmiterea selectivă a informaţiilor pe verticala sistemului de management, funcţie de obiectivele, competenţele şi responsabilităţile circumscrise subdiviziunilor organizatorice respective. Nerespectarea acestui caracter, poate provoca disfuncţii, generate fie de proiectarea defectuoasă a sistemului managerial, fie de tendinţa unor manageri şi executanţi de a-şi expune excesiv acţiunile şi rezultatele.

Toate aceste deficienţe conduc, într-o măsură mai mică sau mai mare, la diminuarea eficacităţii şi eficienţei sistemului informaţional, cu efecte, directe sau indirecte, asupra proceselor manageriale şi de execuţie.

58

Capitolul 3 SISTEMUL INFORMATIC. INFRASTRUCTURA SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

3.1 SISTEMUL INFORMATIC Concretizând definiţia generală de sistem, ca o colecţie organizată de

părţi legate prin interacţiuni determinate, prin sistem informatic al unei entităţi sub formă de organism (economic, ştiinţific, social cultural etc.) se înţelege un ansamblu, structurat şi corelat de reguli, proceduri şi mijloace (în primul rând calculatoare electronice) care permit aplicarea de metode organismului respectiv pentru a realiza scopul şi obiectivele predefinite, măsurabile între anumite limite. Cu alte cuvinte, a defini un sistem informatic al unui organism înseamnă a-i preciza în mod concret regulile, procedurile, mijloacele şi metodele, cu precădere automate, utilizate în cadrul sistemului pentru a-i determina mărimile prestabilite şi legile care operează cu aceste mărimi1.

Sistemul informatic poate fi definit ca un ansamblu de reguli, proceduri mijloace şi metode, cu precădere automate, folosite pentru culegerea, transmiterea, prelucrarea şi stocarea datelor2.

Sistemul informatic este o componentă a sistemului informaţional şi anume acea parte a acestuia care preia şi rezolvă sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere şi stocare a datelor cu ajutorul sistemelor de calcul.

Pentru a-şi îndeplini rolul în cadrul sistemului informaţional, sistemul informatic cuprinde ansamblul tuturor resurselor, regulilor, procedurilor, mijloacelor, metodelor şi tehnicilor, prin care se asigură prelucrarea automată a datelor.

(a) Aceste resurse sunt: � ansamblul de echipamente (HARDWARE); � sistemul de programe (SOFTWARE), care cuprinde programele; � sistemului de operare şi programele de aplicaţii;

1 Pisău Gh., Toma C., Mihăilescu I., Elaborarea şi introducerea sistemelor informatice, Ed. Tehnică, 1975, pag. 23. 2 Orzan Gh, Sistemul informatic al aprovizionării populaţiei —SIAP, BNP-ICI, 1985, pag. 7

59

� baza de date; � ansamblul de personal şi cadrul organizatoric.

(b) Prin metode se înţeleg căile de determinare şi punere în funcţiune, de perfecţionare şi optimizare a funcţiunilor organismului, pentru a atinge obiectivele predeterminate.

(c) Prin reguli se exprimă modalităţile de aplicare la un organism a metodelor. Acestea sunt definite şi formulate concis sub forma unor ansambluri de operaţii logice şi/sau matematice.

(d) Prin proceduri se înţelege totalitatea operaţiunilor necesare pentru tratarea informaţiilor şi regulilor prin mijloacele sistemului.

Ca exemplu, se poate arăta metoda gestiunii stocurilor, în care se găseşte regula de calcul a nivelului de stoc, pentru care se lansează o comandă şi care utilizează procedurile de calcul.

Printre metodele utilizate se pot enumera: calculul probabilităţii, metode ale statisticii economice, analiza stocurilor, programarea liniară, programarea dinamică, metode de simulare, teoria grafurilor, teoria utilităţii, teoria deciziei, metode de proiectare a experimentelor, teoria jocurilor, metode de culegere, de măsurare şi scalare, metode de analiză multivariantă, metode de previziuni etc.

(e) Prin mijloacele unui sistem informatic se înţelege totalitatea uneltelor şi instrumentelor manuale, automate, inclusiv software utilizate pentru efectuarea de operaţiuni asupra informaţiei: captare, culegere, pregătire, control, introducere şi extragere, transmitere, concentrare, stocare, transformare, prelucrare prin calcul aritmetic şi logic, analiză şi interpretare etc.

Mijloacele cuprind: suporţi, maşini şi oameni. (a) Se consideră suport tot ceea ce are ataşat informaţii şi serveşte

la transportarea şi/sau stocarea ei în timp şi spaţiu. Se întâlnesc următoarele tipuri de suporţi:

� Materiali, sub formă de suporturi tehnice (magnetice sau optice) sau grafice (opace sau transparente);

� Câmp electric, magnetic sau optic, transmis prin semnale şi pachete; � Experienţa umană, sub formă de date şi informaţii acumulate de

oameni în procesul muncii. (b) Prin maşini în cadrul mijloacelor unui sistem informatic se

înţelege totalitatea echipamentelor şi dispozitivelor utilizate (ca echipamente hardware şi instrumente software) pentru a efectua operaţiunile enumerate mai sus. În această ordine de idei putem enumera:

60

� sisteme de calcul, de diferite generaţii şi configuraţii; � echipamentele de captare, culegere, pregătire, transmitere, stocare, de

prelucrare, de redare, de analiză şi interpretare etc. (c) Oamenii în cadrul unui sistem informatic intervin sub forma de

experienţă umană la nivelul suporţilor, ca specialişti pentru elaborarea, utilizarea şi exploatarea sistemului (administratori, analişti, programatori, ingineri sistem, operatori) sau ca utilizatori ai sistemului în regim off-line sau online (cyber-nvigatori sau internauţi, cyber-cumpărători, analişti digitali etc.).

Sistemul informatic se poate prezenta sub forma unei „cutii negre” bazată pe intrări, ieşiri, reguli, proceduri, mijloace şi metode ca şi sistemul economic.

3.2 ETAPELE DE EVOLUŢIE A SISTEMELOR INFORMATICE În prima etapă în cadrul unui sistem informaţional coexistau proceduri

manuale de tratare a informaţiilor cu proceduri automatizate de calcul. Cu alte cuvinte, sistemul informatic al unei entităţi era completat, cel puţin, în intrările şi ieşirile sale, cu proceduri manuale pentru acele părţi ale sistemului informaţional care nu se pretau a fi automatizate prin utilizarea calculatorului.

În a doua etapă, s-a remarcat tendinţa automatizării progresive a sistemului informaţional, pentru a-l cuprinde în ansamblul său şi astfel să se ajungă într-un timp imprevizibil la echivalenţa dintre sistemul informaţional şi sistemul informatic.

În urma modelării sistemului informaţional, prin sistemul informatic, se reproduce realitatea în diversitatea sa de manifestare. Deşi această viziune a fost propagată puternic de producătorii de echipamente de calcul şi de informaticieni în proiectele de sisteme informatice nu s-au putut obţine rezultate spectaculoase, motivele fiind următoarele:

Unele activităţi pot fi optimizate cu anumite arhitecturi de sistem informatic dar multe devin în timp incompatibile cu aceste arhitecturi;

Există o neconcordanţă între reprezentarea informatică implementată prin soft şi cea real existentă. Tensiunile dintre entitatea reală şi modelul reprodus de către software poate fi corectat prin simulare şi instruire, adică prin apropierea sistemului informatic de realitatea prin adaptări şi ajustări individuale, realizându-se versiuni îmbunătăţite ale sistemului informatic;

61

Sistemul informatic este adesea static în raport cu dezvoltarea mediului real. Atunci când realitatea funcţionării unei întreprinderi este caracterizată prin schimbări puternice, reprezentarea în sistemul informatic nu poate fi adaptată suficient de repede;

Dezvoltarea tehnologiei informaţiei şi de comunicaţii este atât de rapidă, încât generaţii întregi de produse software existente sunt înlocuite de altele noi, cu performanţe şi funcţionalităţi sporite.

În etapa actuală sistemele informatice, devin capabile să modeleze. Ele nu mai redau doar modelul realităţii exterioare, ci modelează o nouă realitate virtuală pe care o proiectează şi o transmite utilizatorului de informaţii. Această realitate virtuală poate fi asemănătoare realităţii fizice sau poate confrunta lumea gândurilor noastre cu imagini complet noi, în cyber-spaţiu. Acest fapt şi posibilitatea de a comunica global cu cyber-lumea, de a participa la ea, dă naştere unei revoluţii enorme, care nu va modifica lumea de afaceri şi societatea în anii ce vin.

Pentru realizarea şi exploatarea sistemelor informatice modern se pot formula următoarele reguli:

Întreprinderea trebuie să cunoască perspectivele utilizării sistemelor informatice şi să formuleze pe baza acestora o politică de informatizare adecvată, aplicabilă ulterior în mod consecvent;

Să pună accent pe utilizarea sistemelor informatice deschise la care funcţiile sistemelor informatice să poată fi distribuite pe platforme eterogene iar anumite componente ale sistemului, precum sistemele de operare sau bazele de date, trebuie să fie compatibile între diferitele platforme hardware;

Reprezentarea funcţiilor software trebuie să fie neutră în raport cu întreprinderea. Un exemplu de software în mare măsură neutru în raport cu întreprinderile îl constituie prelucrarea de text;

Sistemele de informatice trebuiesc structurate în module informatice distincte, care să poată comunica între ele. Acest lucru permite înnoirea pe componente, module, subsisteme sau în bloc a întregului sistem.

62

3.3 TIPOLOGIA SISTEMELOR INFORMATICE

În cadrul unui sistem economic, sistemele informatice sunt structurate

în funcţie de organizarea şi structura sistemului informaţional, de obiectivele urmărite în strategia generală a domeniului supus informatizării cât şi de caracteristicile şi performanţele echipamentelor de calcul şi de comunicaţie din structura sistemelor informatice.

Din varietatea de criterii utilizate în clasificarea sistemelor informatice, enumerăm: (a) După funcţiile la nivelul unităţii economice:

� subsistemul de urmărire şi programare a producţiei; � subsistemul financiar-contabil; � subsistemul resurselor umane; � subsistemul de servicii; � subsistemul comercial; � subsistemul de cercetare-dezvoltare.

(b) După domeniul activităţilor şi nivelul de abordare: � sisteme informatice microeconomice (la nivelul agenţilor economici); � sisteme informatice de ramură; � sisteme informatice metropolitane (unităţi administrativ-teritoriale); � sisteme informatice de conducere a proceselor tehnologice (de

automatizări); � sisteme informatice integrate, pentru anumite activităţi din economie

(sănătate, armată, statistică); � sistemul informatic general al economiei naţionale.

(c) După gradul de structurare al colecţiilor de date: � sisteme informatice care folosesc fişiere independente; � sisteme informatice cu baze de date; � sisteme informatice cu baze de date orientate pe obiecte; � sisteme informatice suport de asistare a deciziei; � sisteme informatice-expert cu baze de cunoştinţe.

(d) După gradul de concentrare/dispersie a capacităţilor de prelucrare şi memorare a datelor:

� sisteme informatice centralizate; � sisteme informatice distribuite.

(e) După modul de tratare a informaţiei în calculator:

63

� sisteme informatice cu tratarea în regim batch (pe loturi); � sisteme informatice cu prelucrare şi răspuns în timp real.

(f) După modul de utilizare a sistemelor de prelucrare şi comunicaţie: � sisteme informatice off-line; � sisteme informatice online.

(g) După regimul de acces la resursele hardware a sistemului de calcul: � sisteme informatice cu acces secvenţial; � sisteme informatice cu acces interactiv (conversaţional); � sisteme informatice cu acces combinat.

(h) În funcţie de simultaneitate/nesimultaneitatea lucrărilor în sistemul informatic:

� sisteme informatice cu prelucrări monoprograme- monoprelucrare � sisteme informatice cu prelucrări în regim de multiprogramare (se

execută mai multe lucrări la un singur calculator local); � sisteme informatice cu regim multiprelucrare (lucrarea se execută în

paralel pe mai multe calculatoare care operează coordonat în sistem); � sisteme informatice în regim de teleprelucrare (cu deosebirea că

reţeaua de calculatoare care procesează lucrările sunt distribuite geografic). Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului informaţional care

permite realizarea operaţiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor şi difuzare a informaţiilor astfel obţinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaţiei (IT).

Sistemul informatic al firmei este astfel structurat încât să corespundă cerinţelor diferitelor grupuri de utilizatori, iar uneori sistemul informaţional poate să coincidă cu cel informatic, la limită. Analiza unui sistem informatic se realizează în raport cu:

� factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice şi operative;

� personalul implicat în procesul culegerii şi prelucrării datelor; � personalul implicat în procesul cercetării ştiinţifice şi proiectării de noi

produse şi tehnologii de fabricaţie. Se definesc astfel în cadrul sistemului informatic al firmei următoarele

subsisteme: � subsistemul conducerii strategice; � subsisteme ale conducerii curente; � subsistemul de gestiune a cunoaşterii (specific activităţilor de cercetare

şi proiectare);

64

� subsisteme operaţionale. Chiar dacă ele reprezintă componente ale sistemului informatic al

firmei, le vom numi în continuare sisteme deoarece le vom prezenta pe fiecare din ele, individual.

Sisteme informatice la nivel operaţional (Operational Level Systems) - permit culegerea, stocarea şi prelucrarea datelor referitoare la tranzacţiile şi procesele economice derulate (aprovizionări cu materii prime, consumuri de materii prime, produse finite obţinute, livrate, încasat, plăţi efectuate către furnizori etc.).

Sistemele de gestiune a cunoaşterii în cadrul firmei (Knowledge Systems) - permit promovarea noilor tehnologii şi cunoştinţe în cadrul firmei (de exemplu produsele software destinate proiectării asistate de calculator - AutoCAD) precum şi asigurarea automatizării şi controlului fluxului de documente în cadrul firmei.

Sistemele informatice destinate conducerii curente - asigură derularea activităţilor de control şi conducere pe termen scurt. Susţinând de regulă decizii de rutină, aceste sisteme generează rapoarte periodice, a căror structură este prestabilită, oferind informaţia necesară decidentului în conformitate cu domeniul său de responsabilitate. Fiind gândite mai mult ca sisteme de raportare periodică, ele sunt mai puţin pregătite să ofere informaţii urgente ca urmare a unor situaţii neprevăzute.

Sistemele informatice destinate conducerii strategice - permit echipei manageriale “la vârf” să realizeze planificarea activităţii firmei pe termen lung în vederea atingerii obiectivelor strategice fixate.

Structura sistemului informatic al firmei cuprinde deci, atât componentele definite după criterii funcţionale, cât şi pe cele rezultate din luarea în considerare a nivelelor de decizie şi operaţionale din cadrul firmei.

Putem realiza o clasificare a sistemelor informatice întâlnite în cadrul firmei pornind de la criteriul naturii prelucrărilor realizate prin intermediul lor:

Sisteme pentru prelucrarea tranzacţiilor (TPS - Transaction Precessing Systems) sunt specializate în preluarea, stocarea şi prelucrarea datelor privitoare la tranzacţiile zilnice, de rutină. Se caracterizează prin gradul lor mare de repetabilitate şi prin volumul mare de date procesat şi servesc nivelul operaţional. În această categorie cuprindem, spre exemplu, sistemul informatic privind gestiunea producţiei, sistemul informatic privind evidenţa vânzărilor, sistemul informatic al contabilităţii financiare, sistemul informatic privind gestiunea stocurilor etc.

65

Sisteme destinate activităţii de birotică - (OAS - Office Automatic Systems) destinate mai ales personalului implicat în procesul prelucrării informaţiei (contabili, funcţionari, secretari), dar şi managerilor. În această categorie putem cuprinde: procesoare de texte, procesoare de tabele, sisteme de poştă electronică etc.

Sisteme destinate cercetării-dezvoltării (KWS - Knowledge Work Systems) destinate creării şi integrării noilor tehnologii în cadrul firmei. Utilizatorii acestor sisteme sunt inginerii, proiectanţii şi ceilalţi specialişti angrenaţi în activitatea de cercetare-dezvoltare.

Sisteme informatice destinate conducerii (MIS - Management Information Systems) destinate asigurării rapoartelor sintetice de rutină necesare în procesul fundamentării deciziilor curente, controlului şi planificării pe termen scurt. În vederea oferirii unei informări relevante, ele permit şi generarea de rapoarte privind abaterile înregistrate precum şi consultarea on-line a informaţiilor referitoare la perioadele anterioare de gestiune (în vederea determinării trendului indicatorilor).

Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems) oferă managerilor modele complexe şi aprofundate de analiză în vederea fundamentării deciziilor. Ele valorifică informaţii interne oferite de TPS şi MIS alături de informaţii provenite din mediul economic exterior (curs valutar, preţul produselor fabricate de firmele concurente, preţul pe piaţă al materiilor prime etc.). Oferă utilizatorilor flexibilitate deosebită la cerinţele formulate returnând rapid răspunsurile solicitate. În această categorie putem include sistemele expert caracterizate prin stocarea cunoştinţelor unui expert uman, sub formă de fapte şi reguli, într-o bază de cunoştinţe utilizată în deducerea de concluzii prin derularea de raţionamente automate. Sistemele expert pot fi utilizate cu succes în diagnosticarea financiară a firmei, în elaborarea deciziei băncii de acordare a creditelor pentru clienţii săi etc.

Sisteme suport ale executivului (ESS - Executive Support Systems) reprezintă sisteme informatice destinate conducerii strategice şi permit luarea unor decizii nestructurate, altele decât cele de rutină. Ele nu au fost gândite să servească la soluţionarea unei anumite probleme, ci să ofere facilităţi generalizate de calcul şi comunicaţii. Utilizează date privind mediul exterior al firmei, date sintetizate oferite de MIS şi DSS precum şi cele mai avansate produse software grafice.

66

3.4 FUNCŢIILE SISTEMULUI INFORMATIC Funcţiile unui sistem informatic decurg atât din obiectivele entităţii

organizaţionale cât şi din mijloacele pe care tehnologia informaţiei şi comunicaţiile i le oferă în vederea realizării acestor obiective.

Un sistem informatic, indiferent de conţinutul concret al activităţii pe care o serveşte, îndeplineşte următoarele funcţii generale:

� funcţia de preluare a informaţie; � funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei; � funcţia de comunicare a informaţiei; � funcţia de prelucrare a informaţiei; � funcţia de ieşire a informaţiei; � funcţia de comandă-control a sistemului.

3.4.1 Func ţia de preluare a informa ţiei

Funcţia de preluare a informaţiei în sistem se exercită într-o varietate

mare de modalităţi cum sunt: � preluarea informaţiei provenite din reţelele de comunicaţie; � preluarea informaţiei provenite din reţele locale de date; � introducerea manuală a datelor şi textelor; � captarea cu echipament adecvat a informaţiilor numerice,

alfanumerice, grafice, a vocii şi sunetului, a imaginilor video sau film. Informaţia odată introdusă în sistem, fie se prelucrează imediat, în timp

real, fie se memorează pentru prelucrări ulterioare, nefiind exclusă posibilitatea transferării ei, la ieşire, fără a fi memorată sau prelucrată.

3.4.2 Func ţia de memorare şi reg ăsire a informa ţiei

Funcţia de memorare şi regăsire a informaţiei joacă un rol important

în funcţionarea unui sistem informatic. Capacitatea de stocare a informaţiei şi viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performanţelor unui sistem informatic în raport de durata şi volumul informaţiei memorate. Informaţia se poate păstra în:

67

� memoria internă, pentru datele în curs de prelucrare; � memoria externă, pentru datele care se consultă periodic; � depozite şi arhive electronice, pentru informaţii cu caracter de istorie

sau care se consultă foarte rar. Informaţia aflată în memoria unui sistem informatic poate servi în

procesul de prelucrare sau poate fi valorificată prin consultare locală ori poate fi comunicată utilizatorilor prin intermediul reţelelor de comunicaţie.

3.4.3 Func ţia de comunicare Funcţia de comunicare a sistemului informatic asigură transferul

informaţiilor între reţelele de calculatoare şi/sau între calculatoare şi reţelele de comunicaţie prin:

� comunicaţia între componentele entităţii organizaţionale, conectate fizico-funcţional într-o reţea omogenă de calculatoare de tip local (LAN - Local Area Network);

� comunicaţia la distanţă realizată printr-o linie analogică pe reţeaua publică de telecomunicaţii. Aceste linii de comunicaţie utilizează modemul pentru conversie din/în format digital în/din format analogic. Reţeaua publică de telecomunicaţii (public switched telecommunications network - PSTN) asigură conectarea calculatoarelor utilizând comutarea circuitelor (circuit switching);

� comunicaţia la distantă pe linii de comunicaţie digitală. O reţea ISDN (integrated services digital network), asigură conectarea directă a echipamentelor digitale utilizând echipamente NTE (network termination equipment);

� comunicaţia prin World Wide Web (WEB) - o infrastructură informaţională în care informaţia este transmisă prin reţele eterogene, Internetul fiind utilizat pentru transmiterea datelor în întreaga lume şi reprezintă un mod de conectare în care calculatoarele pot comunica utilizând un protocol de adresare comună (TCP/IP).

3.4.4 Func ţia de prelucrare Funcţia de prelucrare se referă la o mare varietate de operaţii şi

procese, cum sunt:

68

� conversia informaţiei din forma analogică în formă digitală, necesară memorării şi procesării ei cu mijloace informatice, precum şi operaţia inversă de conversie din digital în analogic, pentru a o face compatibilă cu echipamentele electronice de tip analogic pentru redarea, înregistrarea sau transferul de informaţie audio şi vizuală.

� conversie de suport prin transferul informaţiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, electronic, grafic etc.) pe altul;

� reproducerea informaţiei şi documentelor prin copierea informaţiei pe acelaşi tip de suport din bazele de date (BD), bazele de tabele (BT), şi/sau bazele de cunoştinţe (BC);

� crearea şi încărcarea bazelor de date (BD), de tabele (BT), şi/sau cunoştinţe (BC) presupune un ansamblu de proceduri prin care se generează structura şi modul de organizare a informaţiei pe suportul tehnic. Încărcarea bazelor se face cu informaţii provenite din bazele, depozitele şi arhivele electronice stocate pe suporturi de memoria externă, preluate din reţelele de comunicaţie sau introduse manual, de Ia terminale de culegere;

� actualizarea bazelor de date, de tabele şi de cunoştinţe presupune ştergerea informaţiilor devenite inutile, introducerea de informaţii noi, modificarea valorilor celor existente pentru a Ie pune în acord cu realitatea pe care trebuie să o reflecte sau cu nevoile utilizatorului de informaţii;

� tratarea propriu-zisă a informaţiei, constă în efectuarea celor mai variate operaţii care privesc, forma şi conţinutul informaţiilor, îndeosebi în cazul prelucrării datelor şi cunoştinţelor. Au loc o multitudine de operaţii logice (comparaţii, ordonări) sau semantice, de recunoaştere a formelor sau semnificaţiei acestora;

� consultarea interactivă a informaţiei, se realizează cu ajutorul unor programe care permit căutarea, selectarea şi transmiterea informaţiei solicitate, la un dispozitiv periferic de ieşire (monitor, imprimantă, echipament de comunicaţie în reţea etc.). Consultarea bazei de informaţii nu afectează conţinutul acesteia;

� punerea în formă a informaţiei solicitate la ieşire, ce presupune operaţii diferite în raport de natura informaţiei solicitate. Au loc operaţii pentru obţinerea de rapoarte şi situaţii complexe care vor fi transferate la dispozitivele de ieşire în vederea imprimării lor, afişării la terminal sau a comunicării locale, ori la distanţă, prin intermediul sistemelor de comunicaţie.

69

3.4.5 Func ţia de ie şire a informa ţiei

Funcţia de ieşire a informaţiei din sistem trebuie să satisfacă mai

multe cerinţe în funcţie de: � natura informaţiei transferate la ieşire: date, texte, documente grafice,

voce, film, secvenţe video sau audio sau combinaţii ale acestora; � conţinutul efectiv al informaţiilor solicitate la ieşire; � natura suportului tehnic sau grafic, pe care urmează a fi transferată

informaţia la ieşire; � forma, digitală sau analogică, a informaţiei transmise; � destinatarul şi mijlocul de comunicare adecvat.

Comunicarea în interiorul sistemului se face prin consultare directă la terminal, prin listarea documentelor obţinute la imprimantă, plotter sau prin imprimare pe dispozitive de fotocopiere, prin consultarea realizată Ia terminale video şi audio ale reţelei locale. Comunicarea cu exteriorul se face prin transmiterea de informaţii multimedia la distanţă, transferul de date pentru stocare la distanţă pe suporturile de memorie externă, depozite şi arhive electronice ale sistemului informatic sau comunicarea informaţiilor, către partenerii de afaceri, organisme publice, acţionari, clienţi, consumatori etc., se realizează prin transmiterea digitală de date, texte, informaţie vizuală şi sonoră cu ajutorul reţelelor publice sau private de comunicaţii, transmiteri de date şi imagini prin telex, telefon, telefax, teleconferinţe, videoconferinţe etc.

6) Funcţia de comandă şi control a sistemului informatic deţine toate atributele necesare pentru dirijarea şi reglarea funcţionării întregului sistem, a tuturor funcţiilor sale, alocarea optimă a resurselor sistemului referitoare la echipamente, memoria internă, baza de programe, de proceduri şi baza informaţională, controlul proceselor de intrare, prelucrare şi ieşire a informaţiei în funcţie de natura lor, de specificul operaţiilor care se execută, de destinaţia şi modul de transmitere a rezultatelor.

70

3.5 STRUCTURA GENERALĂ A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL UTILIZAT ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR

Sistemul informatic în sectorul terţiar este un ansamblu interconectat de

echipamente hardware şi programe software, de metode, tehnici, modele şi instrumente având ca obiectiv procesarea informaţiei şi care îşi exercită funcţiile sale în interdependenţă, atât cu sistemele informatice profesionale, cât şi cu sistemele de comunicaţii, între care se creează un ansamblu de legături comunicaţionale.

Din definiţie rezultă existenţa a trei componente, suficiente pentru a putea explica structura şi funcţiile sistemului informatic, organizarea şi funcţionarea acestuia. Aceste elemente fundamentale sunt echipamentele, programele şi informa ţiile. Acestea au roluri diferite în economia sistemului. Astfel, dacă echipamentele (componenta hardware), constituie instrumentul fizic al activităţii sistemului informatic, programele (componenta software), reprezintă instrumentul logic al acesteia, în timp ce baza de informaţii oferă obiectul supus procesării cu ajutorul mijloacelor amintite.

Figura nr.3.1 Structura sistemului informaţional

Componenta informaţională INFORMAŢIA Subsistemul de informaţii

Componenta logică SOFTWARE

Subsistemul de programe

Componenta fizică HARDWARE Subsistemul de echipamente

PERIFERICE DE INTRARE ŞI/SAU IEŞIRE

ECHIPAMENTE PENTRU COMUNICAŢII

Locale La distanţă

UNITATEA CENTRALĂ

71

3.5.1 Componenta hardware a sistemului Componenta hardware a sistemului este reprezentată de ansamblul de

echipamente format din: a) Unitatea centrală a sistemului informatic numită generic procesor b) Memoria internă, care reprezintă memoria operativă la nivelul căreia

se execută toate calculele aritmetice şi logice. Memoria operativă este de două tipuri:

� memorie RAM, numită şi memorie vie, care permite atât scrierea cât şi citirea şi este o memorie de tip volatilă, în sensul că informaţia se pierde la închiderea sesiunii de lucru;

� memorie ROM, numită şi memorie moartă, de tip „citeşte-numai” care permite doar citirea fără a fi modificată.

3.5.2 Unităţile de intrare-ie şire ale sistemului Unităţile de intrare-ieşire ale sistemului conţin, atât periferice comune

de intrare-ieşire cât şi echipamente dedicate. a) Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem informatic amintim: � tastatura utilizată pentru introducerea manuală a informaţiei date, texte şi comenzi;

� scanner-ul pentru înregistrarea digitală a imaginilor grafice aflate pe documente;

� aparatul telefonic şi interfaţa telefonică pentru receptarea şi înregistrarea digitală a comunicaţiilor analogice sau digitale, a mesajelor sonore;

� aparatul telefax şi/sau interfaţa telefax pentru înregistrarea digitală a documentelor grafice recepţionate sau pentru scrierea lor directă la imprimantă fax;

� interfaţa audio şi video pentru recepţia imaginilor şi sunetelor prin intermediul plăcii de captură video ce preia imagini de la o cameră video, de la un alt VCR pentru imagini de la un videocasetofon sau de la un Tuner TV pentru a prelua imaginile din reţelele TV;

� microfonul şi interfaţa pentru sunet adecvată, constituie perifericul de introducere a sunetului captat direct din realitate: dispoziţii şi mesaje, comentarii şi rapoarte, interviuri, tratative, conferinţe etc.;

� echipamente interactive de introducere din categoria mouse-lui, trackball, joystick etc. Mouse-ul este folosit pentru manipularea mai

72

uşoară a imaginilor pe ecran şi introducerea comenzilor în calculator. Trackball, un mouse aşezat cu sfera în sus şi care este manevrată cu mâna fiind ataşat fie extern la calculator, fie inclus în tastatura calculatoarelor portabile (laptop-uri, notebook-uri etc.). Joystick-ul, numit şi „maneta de joc” este utilizat în special în jocurile electronice;

� tableta grafică (digitizor) şi interfaţa de pointare, de fapt un creion cu o tabletă pe care se înscriu informaţii ce sunt transmise la calculator etc.;

b) Perifericele de ieşire ale unui sistem informatic sunt: � imprimanta, pentru transpunerea pe hârtie a datelor, textelor,

documentelor sau desenelor. Imprimarea se poate realiza în alb-negru sau color;

� monitorul serveşte, pentru afişarea pe ecran a informaţiei solicitate. Terminalul dispune de un difuzor încorporat pentru emiterea de sunete, mesaje şi alte informaţii sonore;

� plotter-ul, pentru trasarea de schiţe tehnice, planuri, desene de specialitate în alb-negru sau color;

� aparatul telefonic şi interfaţa sa cu sistemul informatic, pentru transmiterea analogică şi digitală de mesaje direct sau înregistrate digital sub forma fişierelor acustice;

� aparatul telefax şi interfaţa sa specifică, pentru transmiterea Ia distanţă a documentelor tip fax direct din document, sau în regim memorat, prin lectura documentului aflat în memoria internă sau externă a calculatorului electronic;

� interfaţa de ieşire telecopiator, pentru transmiterea documentelor memorate digital, fie local către un copiator, fie la distanţă prin reţelele pentru comunicaţii de date, către un copiator;

� imprimanta pentru microfilm şi interfaţa sa, realizează transferul documentelor din memoria internă a sistemului informatic în memoria sa externă, sub forma de arhivă pe microfilm, cu avantajul înregistrării unui volum mare de informaţii pe unitatea de suport;

� interfaţa video pentru transmiterea de imagine şi sunet prin reţelele de televiziune cu circuit închis sau prin sisteme de televiziune la distanţă. De asemenea, aici sunt incluse dispozitivele de afişare audiovizuală locală: monitoare, ecrane electronice, incinte acustice, amplificatoare de sunet etc.;

� interfaţa audio, pentru transmiterea de sunet în reţele locale, în reţele pentru transmiterea la distanţă a sunetului şi vocii sau pentru consultare locală a informaţiei sonore (memorate sau în curs de recepţie) cu

73

dispozitive electronice de tipul amplificatoarelor de sunet, boxe, difuzoare, incinte acustice, difuzorul calculatorului etc.

c) Perifericele de intrare-ieşire întâlnite în configuraţia unui sistem informatic sunt, în principal, următoarele:

� Unităţile digitale de disc magnetic şi optic (discuri fixe, CD-ROM, DVD, discuri flexibile) permit memorarea digitală a informaţiei de orice natură (date, texte, documente grafice, sunete, imagini video şi audio, film etc.), manipularea ei sub forma unor fişiere cu diferite extensii, lectura şi prelucrarea diferenţiată a informaţiei din aceste fişiere, folosind programe diferite, în funcţie de natura informaţiei conţinute în aceste fişiere: procesoare de tabele, procesoare de texte şi documente, procesoare de grafică, sunet şi imagine;

� Discurile magnetice şi/sau optice, digitale (CD, DVD, Blue-Ray); � Memorii flash etc. d) Echipamente pentru comunicaţii. Aici sunt incluse totalitatea

dispozitivelor tehnice de conectare, codificare, decodificare, transmitere recepţie, locală sau la distantă, a informaţiei utilizate în sistemele informatice. Structura şi funcţionalitatea acestuia depinde de mai mulţi factori: echipamentul informatic utilizat, natura informaţiei prelucrate, tipul de comunicaţii practicate (locale sau la distanţă), natura reţelelor de telecomunicaţii utilizate şi cuprind:

� echipamentele de fax-modem care asigură transmiterea documentelor de tip facsimil, a datelor, a documentelor grafice, a imaginilor video şi audio, a sunetelor şi filmelor cu ajutorul reţelelor de telefonie;

� videotelefon şi sistemul de videoconferinţe (televizoare, camere de luat vederi, panouri electronice, telefoane mobile) şi interfeţele video şi acustice de cuplare la reţea de bandă largă;

� asistenţi personali digitali de tipul PDA (dispozitiv portabil miniaturizat cu ecran şi tastatură asemănător cu „palmtop-ul”) sau PCom (Personal Communicator - mijloc de comunicare portabil) şi interfeţele mai elaborate cu utilizatorul care introduc informaţia folosind un creion fotosensibil şi dispune de soft specializat pentru procesarea şi transmiterea informaţiei utilizând de regulă reţeaua de telefonie mobilă;

� echipamente GSM pentru comunicaţii mobile (telefon GSM, pager) care comunică într-o reţea GSM utilizând servicii vocale şi „nevocale” (transmisii de date, facsimile, imagini) în format digital1, indiferent de

1 digital bit pipe = conductă digitală pentru biţi

74

natura sursei sau receptorului (un telefon digital, un fax digital, un calculator prin modem, o reţea);

� reţelele de calculatoare (LAN, MAN, WAN, INTERNET) sunt reprezentate de un ansamblu de calculatoare eterogene (staţii şi servere) şi alte echipamente şi dispozitive de comunicaţie, conectate conform unor tehnologii specifice. Pentru conectare se utilizează plăcile de reţea, hub-uri (receptoare, concentratoare) pentru tehnologiile de tip stea sau inel, comutatoare (switch-uri), cabluri, conectori, porturi etc.

3.5.3 Componenta software Componenta software a unui sistem informatic, indiferent de gradul de

complexitate a configuraţiei fizice, este formată din subsistemul de programe care constituie componenta logică a sistemului informaţional. Software-ul este format din următoarele grupe mari de programe:

� programele sistemului de operare ; � accesoriile pentru sistemele informatice de lucru reprezintă un set de

programe folosite uzual ca: ceas, calendar şi agendă, bloc-notes, calculator, accesorii pentru desen, procesare text, accesorii pentru comunicaţii (telefon, fax), accesorii pentru sunet şi imagine ;

� procesoare de text şi imagine fixă, tip document grafic; � procesoare DTP (Desk Top Publishing); � procesoare de proiectare asistată; � procesoare pentru desen şi reprezentări grafice:; � procesoare de calcul tabelar; � procesoare integrate; � procesoare pentru comunicaţii şi reţele de date; � procesoare pentru accesare şi dezvoltări în sisteme de reţele Internet şi

Intranet; � procesoare pentru sisteme de gestiune de baze de date/cunoştinţe; � procesoare pentru limbaje de programare şi asamblare; � procesoare utilitare şi de întreţinere; � procesoare pentru medii integrate de dezvoltare etc.;

75

3.5.4 Componenta informa ţional ă Componenta informaţională a sistemului oferă obiectul supus

prelucrării şi în acelaşi timp, conţine multitudinea de rezultate intermediare şi rezultatele finale ale activităţii de prelucrare.

a) Informaţiile de intrare pot proveni din mai multe surse: captate direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte) preluate prin scanare (documente, faxuri), înregistrări audio (microfon) sau video (camera de luat vederi) şi sunt:

� preluate din reţelele de date şi comunicaţii, locale sau la distanţă; � rezultate intermediare ale unor prelucrări anterioare sau în curs de desfăşurare; � stocate în memoria externă, depozite şi arhive electronice sau înregistrate pe microfilm. b) Informaţiile de ieşire ale sistemului informatic au mai multe

destinaţii: � pentru consultare interactivă la monitoarele calculatorului (date,

grafice, texte, documente), listarea la imprimantă, desenare la plotter (desene, schiţe, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, panouri electronice, sistem de televiziune) sau înregistrate pe microfilm;

� transmitere locală sau la distanţă, prin sistemele de comunicaţii locale şi telecomunicaţii de date, texte, sunet şi imagine;

� păstrarea temporară în memoria internă sau externă în vederea unor prelucrări imediate;

� păstrarea pe termen mediu în memoria externă (disc magnetic, optic), pentru consultări ulterioare;

� păstrarea pe termen îndelungat, prin arhivare pe suport magnetic, optic sau grafic (microfilm). De cele mai sus se poate concluziona că funcţionarea unui sistem

informatic este posibilă numai prin funcţionarea sincronă şi intercorelată a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele şi informaţiile.

76

Capitolul 4 INFORMAŢIA - OBIECT AL PRELUCR ĂRII

4.1PRODUCŢIA DE INFORMAŢII ECONOMICE - CALITATEA ACESTORA –

Informaţiile economice iau naştere în mod obiectiv, determinist sau

aleator. Locul unde ia naştere informaţia se numeşte sursă, iar locul unde ajunge se numeşte receptor. De la sursă la receptor, informaţia circulă prin ceea ce se numeşte canal de comunicaţie. Prin urmare, informaţia trebuie definită în legătură strânsă cu aceste trei noţiuni. În sfera activităţilor economico-sociale, producerea, circulaţia şi utilizarea informaţiilor reprezintă un proces conştient, dirijat, în care legile specifice procesului informaţional pot fi prestabilite şi modificate după cerinţele cunoaşterii şi conducerii activităţilor economice.

Producerea, transmiterea şi utilizarea de informaţii, în activitatea ecomomico-socială, reprezintă condiţii indispensabile pentru gestiunea proceselor de creare a bunurilor materiale şi spirituale. Informaţiile emise în acest cadru poartă numele de informaţii economice. Funcţionarea stabilă a unui sistem şi dezvoltarea sa sunt condiţionate de existenţa unor conexiuni informaţionale între elementele sale, între sistemul de conducere şi cel condus, a unor conexiuni între subsisteme şi sistemul global, integrator.

Informaţia economică este exprimată printr-un sistem de indicatori, care formează sursa de date necesare gestiunii firmei. Indicatorii sunt agregaţi piramidal, de la indicatorii cantitativi sau valorici analitici până la indicatorii de sinteză, exprimaţi de obicei sub formă valorică. Alături de indicatori sunt codurile şi nomenclatoarele de coduri care asigură o clasificare şi o structurare omogenă a informaţiilor după criterii bine definite.

Ţinând cont de principiile generale ale funcţionării sistemelor şi de rolul informaţiilor în asigurarea conexiunilor informaţionale în procesul de conducere a firmei, se poate afirma că în timp ce conţinutul informaţiilor este determinat, în principal, de sistemul condus, forma lor este determinată de sistemul de conducere. Forma informaţiilor se poate modifica în raport cu mijloacele şi procedeele folosite la producerea lor, în timp ce conţinutul

77

acestora rămâne neschimbat, fiind independent de structura sistemului condus şi conducător. Din acest motiv, informaţiile pot fi considerate ca o proprietate obiectivă a fenomenelor şi proceselor economice. Pentru a avea semnificaţie şi utilitate, informaţiile trebuie să fie recepţionate de sistemul conducător.

Informaţiile utilizate în gestiunea firmei sunt clasificate atât din punct de vedere funcţional cât şi sub aspectul utilităţii lor.

Din punct de vedere funcţional, informaţiile economice se clasifică astfel: informaţii de stare (care caracterizează cantitativ şi calitativ potenţialul tehnic, de producţie, economic, uman, financiar, valutar etc. al sistemului economic firmă, al activităţilor şi entităţilor sale funcţionale la începutul şi sfârşitul perioadelor de gestiune, precum şi la diferite momente intermediare); informaţii de intrare (care caracterizează cantitativ şi calitativ nivelul obiectivelor propuse spre realizare şi al resurselor alocate pe activităţi şi entităţi funcţionale, la începutul perioadelor de gestiune şi la diferite momente imtermediare până la sfârşitul acestor perioade); informaţii de ieşire (care caracterizează cantitativ şi calitativ nivelul rezultatelor şi al consumului de resurse, pe ansamblul sistemului, pe activităţile şi entităţile sale funcţionale, la sfârşitul perioadelor de gestiune sau în diferite momente ale perioadelor respective); informaţii de cooperare (ce caracterizează cantitativ şi calitativ relaţiile şi legăturile operaţionale cu sistemele exterioare); informaţii de execuţie (care sunt utilizate în procesele informaţionale pentru execuţia lucrărilor informaţionale şi care conţin atât informaţiile menţionate cât şi alte informaţii operative pentru conducerea şi funcţionarea sistemului, a activităţilor şi entităţilor sale funcţionale).

Sub aspectul utilităţii lor , informaţiile economice furnizate şi vehiculate de sistemul informaţional al firmei se împart în şase grupe mari, şi anume: informaţii de prognozare pe termen lung, folosite pentru elaborarea unor prognoze; informaţii de planificare de perspectivă medie şi lungă; informaţii de programare sau planificare operativă; informaţii de pregătire-lansare; informaţii de control şi reglare; informaţii de evaluare şi raportare.

Pentru ca informaţia să-şi poată îndeplini rolul în conducerea şi previzionarea macroeconomică, în formularea şi fundamentarea deciziei, trebuie să întrunească următoarele calităţi:

� acurateţea determină valoarea informaţiei şi se referă la reflectarea exactă a realităţii, cantitativ şi calitativ;

� oportunitatea reprezintă calitatea informaţiei de a fi disponibilă în momentul la care este solicitată şi se măsoară prin parametrul timp. În raport cu această calitate, se evidenţiază procesul de îmbătrânire a informaţiei. Pentru

78

a se reduce la minimum acest proces şi efectele sale este necesară scurtarea ciclului producere-prelucrare-transmitere-stocare şi utilizare a informaţiei, adică adoptarea deciziei;

� valoarea trebuie privită prin prisma conţinutului informaţional, a utilităţii informaţiei şi prin prisma efectelor sale asupra sistemului economic condus. Valoarea informaţiei economice poate fi comensurată cu ajutorul unei expresii matematice de forma următoare:

,N)g(p,-n)N,t,T,A,f(C,t

1E=Vi ][ t

=1n∑ (4.1)

unde: Vi reprezintă valoarea informaţiei furnizate, exprimată prin efectele economice;

E efectele economice asociate tipului de decizie; t perioada în care informaţia este utilă; C cantitatea de informaţie; A acurateţea informaţiei; T timpul de răspuns al sistemului care produce informaţia

respectivă; n numărul de sub-perioade ale lui t; N numărul deciziilor luate, utilizând informaţia, în perioada t; p probabilitatea luării unei decizii corecte pe baza informaţiei

date. Un calcul de eficienţă privind utilizarea informaţiei trebuie să ţină

seama şi de costurile implicate în producerea, prelucrarea, transmiterea şi recepţionarea informaţiei în procesul de gestiune a activităţii firmelor.

79

4.2 CATEGORII DE INFORMAŢII SUPORT PENTRU VALOAREA INFORMAŢIONALĂ

Atunci când se discută rolul şi puterea informaţiilor, este important să

se specifice şi tipul acestora, ele fiind foarte diferite. Informaţiile relevante se clasifică în şase categorii după: conţinut, formă, comportament, relaţie, acţiune şi comunicare. Până în prezent în economie a fost utilizată în special categoria referitoare la conţinut şi aceasta în mod sistematic şi simplu. A le genera sau obţine pe celelalte a fost posibil de-abia în ultimii ani datorită evoluţiilor spectaculoase a tehnicilor de prelucrare a informaţiilor, iar a lucra cu ele reprezintă însă cheia viitorului.

a) Informaţii de conţinut - furnizează date despre valori numerice, timp, locuri şi alte mărimi cantitative. Datele cuprind adrese, informaţii despre livrări, stocuri, vânzări, evidenţa salariilor sau date personale ale angajaţilor, informaţii despre clienţi (situaţii detaliate ale comenzilor şi solvabilităţii, persoanele de contact etc.).

Conform naturii sale, informaţia de conţinut este de cele mai multe ori istorică, ea oferă relaţii despre data comenzii, a livrării, când şi unde s-a depozitat un articol sau când un anume client a făcut o comandă. Aceste informaţii se găsesc de obicei în actele, dosarele, arhivele sau suporturile digitale (magnetice, optice, electronice etc.).

Până în anii ‘80, eforturile erau îndreptate spre prelucrarea acestor informaţii disponibile în cantităţi uriaşe. În comerţ, informaţiile-obiect tipice sunt preţul, dimensiunea sau greutatea unui produs. Aceasta înseamnă că informaţiile de conţinut, nu oferă ele singure relaţii despre valoarea unui produs.

b) Informa ţii de atribut descriu forma şi structura unui obiect. Spre deosebire de informaţiile de conţinut, această categorie poate ajunge la un volum foarte mare de date. Prin intermediul informaţiilor de atribut, un obiect este specificat mai direct şi devine identificabil, în individualitatea sa, ca obiect distinct. De exemplu, la un sistem de calcul PC aceasta are loc prin indicarea tipului de microprocesor, a frecvenţei, a tipului şi mărimii memoriei interne, a mărimii hard-discului, a monitorului etc. Luate în sens strict, planurile de construcţie, documente de elaborare şi execuţie constituie informaţii atribut. De asemenea omul dispune de astfel de informaţii în structura ADN-ului. Informaţiile de atribut sunt deosebit de importante pentru a se ajunge de la afirmaţii generale la informaţii specifice. În acest sens, este

80

necesar să se cunoască datele de individualizare şi care luate în compoziţia corectă, generează o informaţie specifică. Aceste date au fost multă vreme stocate prin intermediul semnelor, dar odată cu introducerea prelucrării de imagini, sunet şi film, informaţiile de atribut au fost disponibile într-o măsură din ce în ce mai mare în formă multimedia.

Aceste tehnologii au devenit posibile datorită faptului că au fost inventate medii care permit stocarea a miliarde de biţi şi sunt disponibile procesoare care permit prelucrarea într-un timp acceptabil a acestor cantităţi de date. În decursul scurtei istorii a tehnologiei informaţionale, timpul de dublare a capacităţii de stocare, în condiţiile menţinerii costurilor cip-urilor şi mediilor de stocare, este de aproximativ 6 luni, sau chiar mai redus.

Informaţiile de conţinut descriu trecutul, în timp ce informaţiile de atribut descriu prezentul.

c) Informaţia de relaţie descrie relaţia dintre obiecte şi este esenţială pentru a putea reprezenta dependenţa şi interdependenţa, de măsurare a gradului de asociere sub aspectul intensităţii, direcţiei şi semnificaţiei, a legăturilor cauzale dintre obiecte. Se pot face afirmaţii şi se obţin estimări privind evoluţiile viitoare.

d) Informa ţii de comportament presupun tratarea din punct de vedere antropologic, sociologic, psihologic şi economic a comportamentului obiectelor investigate. Informaţiile de comportament se bazează pe informaţiile de conţinut iar pentru înţelegerea mecanismelor şi principiilor de comportament se simulează prin modelare, comportamentul obiectelor fizice într-o realitate virtuală sau tridimensională.

Folosind simulări cât mai realiste este adesea posibil să se construiască dintr-o dată o instalaţie perfectă sau aproape sigură. Prototipul nu mai există în mod real, ci numai virtual1. Toate simulările au loc pe acest obiectiv virtual.

Informaţiile de comportament, sunt foarte utile în ceea ce priveşte strategiile şi politicile viitoare.

e) Informaţii de acţiune. Revoluţia informaţională nu urmăreşte numai crearea lumii virtuale ci şi interacţiunile între „lumea virtuală” şi lumea reală pentru ca aceasta să se poată transpune în practică. Va fi posibilă nu numai extragerea informaţiilor din date ci şi generarea de acţiuni pornind de la

1 Având la bază această idee, firma Boeing a construit cel mai mare, cel mai economicos şi cel mai sigur avion comercial, modelul Boeing 777, mai întâi pe calculator. Avionul a fost proiectat şi testat în această lume virtuală, cu mult înainte să se fi „consumat” o singură bucată de material pentru realizarea sa.

81

informaţii. De exemplu, în cazul roboţilor, fiecare mişcare trebuie programată minuţios dinainte. Prin intermediul noilor tehnici de prelucrări virtuale, mişcările unei fiinţe umane vor fi înregistrate şi stocate cu ajutorul tehnicii senzorilor, care pot fi ulterior imitate şi utilizate de maşinile inteligente1.

f) Informa ţia comunicată. Comunicarea este un termen cu mai multe sensuri de înţelegere. Comunicarea în sens tehnic desemnează transferul bidirecţional de date şi, într-un sens mai larg, schimb de informaţii.

Contextul comunicării, alături de conţinut, joacă un rol foarte important. Situaţia specifică în care are loc o comunicare constituie adesea premisa interpretării corecte a acesteia, întrucât conţinutul poate fi ambiguu sau neclar.

În publicitate, de exemplu, ambiguităţile joacă un rol din ce în ce mai mare, întrucât prin combinarea iscusită a conţinutului şi a contextului se poate obţine efectul de nou şi, prin urmare, o atenţie sporită a celor spre care este îndreptată informaţia. Tehnologia informaţională transmite astăzi numai conţinuturi informaţionale. Contextul, pentru utilizator, îl constituie propria imaginaţie sau realitatea individuală. Din acest motiv, comunicarea în activitatea economică cu ajutorul tehnologiei online se bazează pe conţinuturi. Contextul joacă un rol secundar, în sensul că se acceptă anumite premise tacite.

Comunicarea în cyber-spaţiu face un pas uriaş înainte. În cyber-spaţiu nu se comunică numai conţinutul, ci se creează şi contextul. Utilizatorul nu mai este izolat în propriul său context, ci pătrunde în sistem şi, prin aceasta, într-un mediu creat în mod artificial, care modelează comunicarea în calitate de context. Astăzi există posibilitatea de a modela acest cyber-spaţiu într-un mod atât de realist încât nu mai poate fi deosebită de realitate, ceea ce face ca să fie folosit, în special, în industria de divertisment dar şi în simulatoare super-sofisticate. Rapiditatea dezvoltării funcţionalităţii software-ului pentru crearea unor cyber-spaţii realiste este uimitoare.

Se apreciază că software-ul pentru crearea în mod rapid şi realist de cyber-spaţii va fi disponibil mai devreme decât capacitatea întreprinderilor de a se folosi din plin de posibilităţile oferite de cyber-spaţiu.

1 Vezi “Toy Story” primul film de lung metraj de animaţie tridimensională realizat şi proiectat doar pe calculator.

82

4.3 PROCESE INFORMAŢIONALE Majoritatea specialiştilor au fost de acord în privinţa faptului că

tehnologia informaţională conduce la modificări ample, în sensul manipulării şi utilizării informaţiei. Deşi folosesc tehnologii complexe, conceptele care stau la baza sistemelor informaţionale sunt simple şi într-un fel familiare. Pentru a înţelege aceste sisteme se recomandă diferenţierea datelor de informaţii şi utilizarea unui sistem de vizualizare a procesării informaţiei.

În cadrul sistemului informaţional al unei entităţi economice din punct de vedere al modului de organizare şi structurare a sistemului distingem următoarele nivelele: � subsisteme informaţionale care sunt subordonate ierarhic macrosistemului din care fac parte şi care pot funcţiona de sine stătător; � funcţii care reprezintă modele de gestiune asociate fie sistemelor şi/sau subsistemelor, fie proceselor de conducere aferente; � activităţile care sunt elementele constitutive ale funcţiilor, divizibile, la rândul lor, în sub-activităţi şi menite să asigure detalierea concretă a funcţiilor; � sub-activităţile sunt elementele constitutive pentru fiecare activitate, structurate la rândul lor în procese şi operaţii; � procesele informaţionale reprezintă succesiunea de operaţii, de stări şi evenimente care constituie activităţile şi sub-activităţile descrise; � operaţiile sunt componentele elementare ale sub-activităţilor şi sunt caracterizate prin evenimente de intrare specifice, reguli de funcţionare şi evenimente de ieşire proprii. Procesele şi operaţiile au un caracter specific.

Pentru a fi utile gestiunii firmei datele trebuie să fie transformate în informaţii , adică analizate şi procesate în aşa fel încât acestea să capete o anumită semnificaţie pentru persoanele care iau decizii.

Procesarea electronică a datelor (PED) reprezintă transformarea datelor în informaţii prin intermediul mijloacelor electronice. Uneori, diverse activităţi desfăşurate cu ajutorul computerului sunt atribuite acestui departament (PED). Mai nou, aceste activităţi au fost numite sisteme informaţionale. Diferenţa dintre cele două concepte (date şi informaţii) are o importanţă majoră atât în gestiunea firmei cât şi în folosirea lor de către computere.

Procesarea informaţiilor are o abordare sistemică, deoarece pentru obţinerea informaţiilor necesare diferitelor scopuri, firmele îşi dezvoltă sisteme informaţionale. Noţiunea de sistem informaţional este strâns legată de

83

abordarea sistemică a firmei, deoarece un sistem informaţional poate fi interpretat ca un proces complex în care sunt introduse date care sunt transformate pentru obţinerea informaţiilor. Elementele de bază ale unui sistem de procesare a informaţiei sunt prezentate în fig. 4.1.

Într-un sistem informaţional, intrările sunt reprezentate de date. Aceste date sunt transformate sau procesate. Procesarea presupune numeroase manipulări şi analize ale datelor (clasificare, sortare, calculare, centralizare) cu scopul de a le transforma în informaţii. Sistemul de procesare a datelor foloseşte memoria de date, un sistem de stocare a datelor (pe diverşi suporţi informaţionali) în scopul utilizării lor ulterioare (de exemplu, nivelurile predeterminate ale stocurilor). Ieşirile sunt reprezentate de rapoarte, documente şi alte rezultate ale sistemului, care furnizează informaţiile necesare pentru adoptarea deciziilor. Controlul, reprezentat în figură prin bucla feedback, constă în măsuri de protecţie pentru asigurarea faptului că rezultatele sunt corespunzătoare şi servesc scopurilor propuse. Astfel de precauţii constau în verificări ale acurateţei datelor procesate precum şi ale paşilor pentru determinarea utilităţii rezultatelor pentru utilizatori.

Fig. 4.1 - Structura sistemului informaţional Tehnologia este utilizată ca mecanism ce oferă mijloacele de atingere a

obiectivelor şi de rezolvare a problemelor din întreprindere. Ea nu constituie în sine un proces activ şi nici nu este sursă a schimbării. Modificările observate în întreprinderile din domeniul serviciilor sunt, prin urmare, consecinţa modificării tehnologiei în scopul soluţionării unei probleme comerciale

INTRĂRI TRANSFORMARE IEŞIRI

Memoria datelor

Feedback

Date Procesare Rapoarte, documente

84

specifice (business pull); schimbarea este rar impusă de tehnologie în sine (technology push).

Prin natura sa, sistemul informaţional reprezintă un set de metode şi proceduri destinate colectării, procesării, stocării şi distribuirii informaţiilor care vor sta la baza conceperii planurilor, a adoptării deciziilor, a coordonării şi a controlului. Nu este obligatoriu ca sistemele informaţionale să fie computerizate. Interesează totuşi sistemele informaţionale computerizate (SIC), care joacă un rol foarte important în gestiunea firmei.

Utilizarea pe scară largă a informaţiei şi a tehnologiei informaţiei a condus la existenţa unei largi game de prelucrări automate a informaţiei generând chiar o tipologie a acestor procese informaţionale.

În raport cu natura lor specifică, informaţiile se prelucrează diferit, identificându-se următoarele tipuri de procese informaţionale:

a) Procesarea datelor se caracterizează prin tratarea informaţiei numerice, după reguli matematice şi logice, şi este larg răspândită în activităţile care solicită un mare volum de calcule, situaţii şi rapoarte (economie, management, statistică, cercetare, proiectare etc.). Prelucrarea datelor se realizează în mod diferit în funcţie de modul de organizare a datelor în colecţiile de date (nivel de organizare, structură, tip şi operaţiile efectuate asupra structurii), astfel:

� datele organizate sub forma fişierelor de date se prelucrează cu ajutorul unor programe, denumite interpretoare sau compilatoare şi care diferă în funcţie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate;

� datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul sistemelor de gestiune a bazelor de date (SGBD);

� date organizate sub forma foilor de calcul tabelar (spreadsheet) se prelucrează, fie folosind softuri specializate cum sunt procesoarele de tabele, fie folosind funcţiile de prelucrare a tabelelor din cadrul pachetelor cu posibilităţi integrate de tratare a informaţiei (texte, tabele, baze de date, grafică etc.);

Din punct de vedere informatic prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul tabelar prezintă un interes deosebit, datorită uşurinţei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele, a prezentării sub formă grafică a datelor din tabele cât şi a simplităţii integrării prelucrării datelor cu prelucrarea de text în cadrul foii de calcul sau a lucrului cu baza de date.

b) Procesarea textelor reprezintă un ansamblu de operaţii specifice lucrului cu texte. Obiectul prelucrării este textul, structurat în documente, pagini, paragrafe, fraze şi cuvinte. Textul este supus unor operaţii

85

vizând forma caracterelor şi mărimea acestora, forma şi mărimea paginii, modul de aşezare a textului în pagină. Prelucrarea textelor presupune, de asemenea, operaţii lingvistice, cum sunt, despărţirea automată a cuvintelor în silabe, controlul gramatical, lexical şi ortografic al textului analizat. Se asigură generarea de hipertext şi hiper-legături, captarea şi prelucrarea imaginilor şi obiectelor, generarea şi prelucrarea tabelelor, a desenelor grafice, procesarea ecuaţiilor, gestiunea documentelor etc. În urma acestor operaţii rezultă un document de tip text care poate fi consultat prin afişare pe ecran, imprimat pe hârtie sau microfilm în vederea arhivării.

Prelucrarea textelor se realizează, fie cu programe specializate, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe având altă destinaţie principală, spre exemplu editorul de texte al sistemului grafic de operare, sau editoarele de texte ale procesoarelor de tabele şi ale sistemelor integrate;

c) Procesarea documentelor grafice reprezintă un mod de utilizare modern şi eficient a tehnologiei informaţiei în vederea receptării, memorării şi prelucrării grafice a imaginilor conţinute în documente. Un document grafic poate conţine informaţii provenite din surse diverse: situaţii şi rapoarte rezultate din prelucrarea datelor, documente obţinute în urma prelucrării textelor, tabelelor, şi reprezentărilor grafice realizate cu un procesor de tabele, schiţe şi desene tehnice, grafică bidimensională sau tridimensională realizată cu ajutorul unor programe speciale de grafică, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini şi fotografii scanate etc.

Procesarea informaţiei organizată sub forma documentelor grafice se realizează de către programe specializate de tip editoare grafice sau Desktop Publisher sau de către funcţii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele. Documentele astfel prelucrate se memorează pe suporturi tehnice de date având o anumită organizare, pentru a putea fi apoi uşor regăsite, consultate la terminal, imprimate pe hârtie sau microfilm, comunicate la distanţă sau introduse într-un nou proces de prelucrare grafică;

d) Procesarea sunetului îmbracă forme foarte variate, de la vocea umană (mesaje, convorbiri telefonice, întâlniri, conferinţe) la sunete obţinute prin sinteză electronică, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informaţie sonoră sau auditivă, percepută analogic şi convertită în formă digitală cu ajutorul unor echipamente şi programe specializate în tratarea informaţiei sonore (placa de sunet), cuplate la orice calculator personal. Se realizează în acest mod o interfaţă acustică a sistemului

86

informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disc, player etc.) precum şi cu dispozitivele de comunicaţie acustică de genul: telefon, interfon;

e) Procesarea de imagini video (imagini în mişcare) completează gama de posibilităţi media utilizate pe scară din ce în ce mai largă în tehnologiile TIME1. Informaţia vizuală dinamică este rezultatul captării, afişării şi perceperii cu ajutorul plăcii de captură video a unui număr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secundă) generând privitorului uman senzaţia vizuală de mişcare. Pentru captarea emisiunilor diverselor reţele de televiziune se utilizează placa TV (Tuner TV). Sursele de informaţie video (imagini în mişcare) sunt diverse: realitatea, surprinsă cu tehnică de filmat (cameră de luat vederi), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicaţii video de natură profesională precum şi imagini (animaţie profesională, filme de specialitate) realizate pe calculator eu ajutorul unor dispozitive fizice şi logice. În mod curent prelucrarea informaţiei vizuale este însoţită şi de prelucrarea informaţiei sonore, după cum imaginea este însoţită de sunet sau voce umană.

1 Telecomunications Informatics Media Entertainment = Telecomunicaţii, Informatică Media şi Divertisment)

87

4.4 FLUXUL VALORIC INFORMA ŢIONAL Fluxul valoric informa ţional este un model de organizare şi

fructificare prin valoare, în vederea ajungerii de la date la informaţii. Fluxul valoric informaţional presupune parcurgerea a patru faze:

� generarea, culegerea şi transmiterea de date; � gestiunea datelor; � analiza şi interpretarea datelor; � modelarea şi sistemele de asistare a deciziei.

Informaţia poate fi privită din două perspective economice: cost şi valoare:

� reprezentarea din punct de vedere al costurilor are loc datorită faptului că culegerea, stocarea şi prelucrarea informaţiei costă bani şi implică costuri;

� reprezentarea prin valoare presupune capacitatea de a crea avantaje sporite utilizatorului prin intermediul informaţiei.

Conform naturii sale, fluxul valoric informaţional joacă un rol important, în cadrul procesului de transformare a datelor în informaţii, în îmbogăţirea cunoştinţelor şi, în cele din urmă în capacitatea de a lua decizii. Atunci când se modelează un lanţ informaţional, scopul urmărit trebuie să fie conştientizat şi formulat încă de la început. Obiectivele prelucrării informaţiei trebuie să provină dintr-un nivel superior. Acestea sunt reprezinte de activităţile de management şi marketing, subordonate scopurilor majore ale întreprinderii, de a produce valoare şi profit în totalitatea dimensiunii sale sociale şi economice. Factorii de conducere nu pot să aştepte ca deciziile să se poată lua numai pe baza informaţiilor disponibile. Ei trebuie să ştie care sunt opţiunile posibile, dar şi natura cunoştinţelor necesare înainte ca datele să fie reunite şi să înceapă prelucrarea lor.

4.4.1 Generarea, culegerea şi transmiterea datelor Primul element al fluxului valoric informaţional îl constituie generarea

datelor prin culegerea şi transmiterea lor. Punctul de plecare pentru revoluţia informaţională l-a constituit utilizarea tehnologiei în scopul culegerii, stocării, regăsirii şi transmiterii datelor brute, date care însemnau practic, cifre. Tehnologia multimedia oferă azi posibilităţi nebănuite în procesarea şi generarea informaţiilor pornind de la formele pe care le poate lua datele.

88

Culegerea datelor brute se deosebeşte astăzi fundamental de perioadele anterioare, când se numărau produsele în rafturile şi se consemnau cu ajutorul unui creion şi a unui bloc de hârtie. Calculatoarele şi tehnologia au redus masiv costurile culegerii şi circulaţiei datelor.

Prin intermediul sistemelor POS (point of sale - puncte de vânzare), se culeg date privind vânzările în cadrul magazinelor şi se transmit zilnic, dacă nu chiar în timp real. Următorii paşi ai prelucrării informaţiei permit obţinerea de informaţii privind comportamentul consumatorilor, nevoile şi particularităţile locale. Sistemele videotext pot furniza statistici la cumpărările online (online-shopping).

4.4.2 Gestiunea datelor

Creşterea cantităţii datelor brute a luat o amploare care în prezent ameninţă să-l copleşească pe utilizator. Acest lucru se constată atât în ceea ce priveşte cantitatea datelor ce trebuie culese, cât şi viteza de culegere a acestora. Fără mijloace eficiente de gestiune a datelor în scopul ordonării, sortării, eşantionării, grupării şi identificării acestora, primul plan al lanţului valoric ar fi inutil. Cei mai mulţi dintre utilizatori recunosc că depun un efort considerabil în gestionarea datelor. În multe cazuri, utilizarea în continuare a datelor nu este încă în măsură să asigure dobândirea de valoare pentru utilizator. În limbajul firmelor se vorbeşte despre date generice1. Datele culese sunt păstrate un timp foarte scurt într-o formă care să permită apelarea lor rapidă, ca urmare a costurilor şi a complexităţii activităţii de gestiune într-o stare „online”. Din acest motiv, transformarea datelor într-o formă comprimată, capabilă să genereze concluzii, este foarte importantă.

4.4.3 Analiza şi interpretarea datelor

Pentru majoritatea utilizatorilor, noţiunea de „informaţie” semnifică datele brute, interpretate într-o formă care le conferă un oarecare sens. Informaţia sub forma datelor interpretate este a treia componentă a fluxului valoric informaţional. În cadrul acestui proces, se apelează la instrumente

1 Un exemplu îl constituie comerţul cu amănuntul, unde se generează în mod regulat cantităţi mari de date POS dar foarte puţine firme folosesc cu adevărat datele culese, deoarece nu sunt capabile să le transforme în informaţii precise şi utile.

89

specifice gestiunii bazelor de date. Valoarea datelor se bazează pe capacitatea de interpretare a acestora.

Pentru a se ajunge de la datele brute la informaţii relevante pentru utilizator, s-au pus la punct mai multe tehnici. Pe lângă sistemele convenţionale de interpretare a datelor, în ultimii ani ramura inteligenţei artificiale s-a ocupat de problematica învăţării din date, a capacităţii de extragere a informaţiilor din acestea, proiectându-se şi realizându-se baze de fapte şi cunoştinţe.

Astăzi există perspectiva ca prin abordările de tip data mining să se dezvolte o cale care să permită extragerea de informaţii relevante din cantităţi mari de date.

4.4.4 Modelarea şi sistemele de asistare a deciziei

Cu ajutorul metodelor statistice datele se reduc cantitativ, generându-se astfel sinteze din cifrele de afaceri şi vânzări. Astăzi, informaţiile obţinute în urma aplicării modelelor statistice sunt transpuse în modele de simulare şi permit factorilor de decizie o cunoaştere mult mai amplă a afacerii şi a mediului extern. Avantajul acestora îl reprezintă exactitatea şi deci posibilitatea obţinerii de marje de profit mai mari decât în cazul în care diferiţi responsabili s-ar baza numai pe propria lor intuiţie.

Obiectivul fiecărei verigi a fluxului informaţional îl reprezintă sporirea valorii datelor. Informaţiile şi datele dobândesc valoare numai atunci când îmbunătăţesc procesul de luare a deciziilor sau, mai general, atunci când sporesc capacitatea de a genera valoare.

90

Capitolul 5

FUNDAMENTELE SISTEMELOR DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE ŞI DE COMUNICAŢIE

5.1 DEFINIREA CONCEPTULUI DE BAZ Ă DE DATE O bază de date (BD) poate fi considerată drept un model al unor

aspecte ale realităţii unei entităţii organizaţionale şi modelată prin intermediul datelor. Diferitele obiecte din cadrul entităţii organizaţionale ce reprezintă interes sunt denumite clase sau entităţi. BD constituie deci un ansamblu intercorelat de colecţii de date, prin care se realizează reprezentarea unui univers real împreună cu descrierea datelor şi a relaţiilor între ele.

Baza de date este o serie de date organizate eficient într-o locaţie centrală, astfel încât să poată deservi un număr de aplicaţii ale sistemului informaţional. Sistemul de conducere al bazei de date este software-ul care permite unei firme să construiască, să conducă şi să acceseze datele stocate. În plus, el pune la dispoziţia gestiunii firmei numeroase rapoarte.

Firmele care deţin specialişti în domeniul informatic dezvoltă adesea software pentru aplicaţii unice. Deşi crearea acestor tipuri de programe este destul de scumpă, ele oferă avantajul de a se adapta mult mai bine la realităţile specifice firmei şi pot fi mult mai dificil de copiat.

Multe firme, în special cele mari şi diversificate, pot avea un număr de baze de date diferit orientate, pentru a răspunde diferitelor necesităţi (de exemplu, contabilitate şi resurse umane). Eforturile sunt din ce în ce mai mult canalizate spre crearea sistemelor care pot distribui informaţii din mai multe baze de date.

Structura de date constituie o colecţie de date între care s-a stabilit o serie de legături, care conduc la un anumit mod de identificare şi de selectare a componentelor.

Operaţiile asupra unui structuri de date sunt: crearea, consultarea, actualizarea, ordonarea (sortarea, indexarea), selecţia, interclasarea, fuzionarea, filtrarea, copierea şi sintetizarea etc.

91

Tipurile de structuri logice de date sunt: punctuală, liniară, arborescentă, reţea, relaţională, orientată pe obiecte.

Colecţiile de date din cadrul unei BD posedă următoarele proprietăţi: � datele din BD sunt persistente adică sunt păstrate pentru o anumită

perioadă de timp, care poate fi mai mare sau mai mică. Datele se cer a fi memorate şi, eventual, transportate de la sursă la locul de stocare sau de la stocare la cel de utilizare;

� starea unei BD reprezintă întregul ansamblu de date la un anumit moment. Datele se schimbă în timp datorită producerii unor evenimente externe sau interne. Aceste schimbări pot fi gândite ca fenomene discrete, ce determină trecerea BD printr-un număr de stări;

� BD denotă integritate atunci când reflectă cu acurateţe universul real. Unele stări posibile ale BD pot fi valide, altele nu. Conservarea integrităţii datelor este procesul prin care se sigură tranziţia BD prin stări valide. Integritatea BD este asigurată exclusiv prin restricţii de integritate, care reprezintă reguli ce stabilesc cum BD poate rămâne o reflectare corectă, exactă a universului de discurs. Restricţiile de integritate pot fi statice şi de tranziţie. O restricţie statică este un invariant al stării, în timp ce restricţiile de tranziţie vizează trecerile de la o stare a BD la alta;

� BD trebuie să asigure posibilitatea accesului concomitent (concurent) a mai multor utilizatori la date. Pentru fiecare dintre aceştia se stabilesc tipurile de operaţii asupra datelor la care au de acces;

� organizarea datelor în BD trebuie să fie transparentă pentru utilizatori, indiferent de drepturile de acces pe care le deţin aceştia, în sensul că modificările în organizarea datelor nu trebuie să afecteze programele de aplicaţie.

Astfel, o BD, ca un ansamblu de colecţii de date are caracter: � organizat (pe niveluri de organizare a datelor); � coerent (prin asigurarea respectării restricţiilor de integritate, realizarea

protecţiei datelor împotriva incidentelor); � structurat (datele şi legăturile dintre acestea sunt definite şi descrise

conform unui model de date) cu o redundanţă minimă şi controlată; � accesibil mai multor utilizatori, în timp util.

Un sistem BD (cunoscut şi sub numele de bancă de date) reprezintă un ansamblu de elemente hardware, software şi alte resurse, inclusiv date, prin care este creată, utilizată şi întreţinută una sau mai multe BD. Arhitectura sistemului de baze de date este formată din următoarele componente:

92

� baza/bazele de date, care reprezintă componenta de tip date a sistemului;

� sistemul de gestiune al bazei/bazelor de date, care constituie ansamblul de programe prin care se sigură gestionarea şi prelucrarea complexă a datelor şi care reprezintă componenta software a sistemului de baze de date;

� alte componente, precum: proceduri manuale şi automate, inclusiv reglementări administrative, destinate bunei funcţionări a sistemului (componenta de proceduri), dicţionarul bazei de date ce conţine informaţii despre date, structura acestora, elemente de descriere a semanticii, statistici, documentaţii (componenta de structură), echipamentele şi sistemele hardware utilizate (componenta hardware) precum şi personalul implicat, reprezentat de diferite categorii de utilizatori finali şi personal de specialitate: administrator, ingineri de sistem analişti, programatori, operatori (componenta de personal).

Datele dintr-o bază de date pot fi structurate pe trei niveluri de organizare a datelor, în raport de categoria de personal implicată:

1) nivelul conceptual (global), care exprimă viziunea administratorului BD asupra datelor. Acestui nivel îi corespunde structura conceptuală (schema) BD, prin care se realizează o descriere a tuturor datelor într-un mod independent de aplicaţii, ce face posibilă administrarea datelor;

2) nivelul logic, care exprimă viziunea programatorului de aplicaţie asupra datelor. La acest nivel se vorbeşte de schema externă sau subschema BD, prin care se realizează o descriere a datelor corespunzătoare unui anumit program de aplicaţie.

3) nivelul fizic, care exprimă viziunea inginerului de sistem asupra datelor. Corespunde schemei interne a BD, prin care se realizează o descriere a datelor pe suportul fizic de memorare

Spre deosebire de organizarea datelor într-o BD, organizarea în fişiere prezintă numai nivelurile logic şi fizic.

Datele stocate într-o bază de date pot fi de mai multe tipuri precum: date numerice, texte, grafice, animaţie, imagini statice, imagini dinamice (video, audio, sunete etc.). Aceste date pot fi generate de calculator sau captate din realitate şi convertite în formă digitală.

Utilizarea mai multor tipuri de date în cadrul sistemelor bază de date, în special a celor audio şi video s-a reflectat în utilizarea pe scară din ce în ce mai mare, în domeniul bazelor de date, a tehnologiilor multimedia, în scopul realizării de sisteme bază de date multimedia.

Un tip special de date sunt datele spaţiale, utilizate în cadrul sistemelor de bază de date geografice.

93

Organizarea datelor în baze de date se asigură prin utilizarea unor modele logice şi a modelelor fizice.

1) Modelele logice ale datelor în BD asigură gestionarea, respectiv

definirea (structurarea) datelor, manipularea şi asigurarea integrităţii datelor, fără să reflecte modul de reprezentare a acestor date pe suportul de memorare.

Totalitatea datelor dintr-o BD constituie extensia bazei de date iar setul de definiţii prin care este descrisă structura unei BD poartă şi numele de schema BD.

Un model al datelor poate viza totalitatea datelor din cadrul BD sau o parte a acestora. În primul caz, este vorba de arhitectura datelor, în timp ce în al doilea caz sunt reflectate cerinţele asupra datelor ale anumitor aplicaţii (de exemplu modelul datelor pentru prelucrarea comenzilor, de expediţie a mărfii etc.). Aceste din urmă modele ale datelor din BD sunt cunoscute şi sub numele de subscheme ale BD.

Pot fi puse în evidenţă trei tipuri de modele logice ale datelor, şi anume:

� modele primitive (fişiere). În aceste modele structura de bază este înregistrarea, mai multe înregistrări fiind grupate în structuri de tip fişier;

� modele clasice (ierarhic, reţea, relaţional). Aceste modele menţin o orientare pe înregistrare, dar adaugă şi orientarea pe ansamblu;

� modele semantice (orientate pe obiecte). Aceste modele sunt axate pe reprezentarea semnificaţiei (semanticii) datelor.

Dintre acestea, ultimele două tipuri sunt specifice bazelor de date. Caracteristicile modelelor logice pot fi prezentate sintetic, astfel: a) Modelul ierarhic (arborescent), unde datele sunt reprezentate după

structura unei ierarhii, a unui arbore. Legăturile dintre date vor fi ordonate unic, iar orice acces se face prin vârful ierarhiei (rădăcină). Un subordonat nu poate avea decât un singur superior direct şi nu se poate ajunge la el decât pe o singură cale. Structura de bază este „tip înregistrare” care grupează toate atributele unei entităţi. În general, pot fi oricâte niveluri de subordonare şi pe fiecare nivel pot fi oricâţi dependenţi, dar nici un subordonat nu poate exista fără superiorul lui (legături unul la mulţi). Legăturile sunt fizice şi implementate prin pointeri, fişiere cu legături etc.

b) Modelul reţea, unde datele sunt reprezentate ca într-o mulţime de ierarhii în care un membru al ei poate avea oricâţi superiori (legături mulţi la mulţi). La un subordonat se poate ajunge pe mai multe căi. Structura de bază este reprezentată prin „tipul înregistrare” (atributele entităţii) şi „tipul set”

94

(legăturile între entităţi). Conexiunile în modul reţea sunt de regulă liniare, unul la mulţi, dar şi mulţi la mulţi, a căror implementare este complexă. Legăturile sunt fizice şi implementate prin pointeri, fişiere de legături etc.

c) Modelul relaţional, unde conceptul de bază este cel de relaţie (tabelă).

O reprezentare comodă a relaţiei este tabelul bidimensional (tabela de date), în care liniile reprezintă înregistrări (articole sau tupluri), iar coloanele corespund câmpurilor (caracteristicilor sau atributelor). Reprezentarea tabelară este preferată adesea altor forme de reprezentare a relaţiilor, întrucât este uşor de înţeles şi de utilizat.

În cadrul modelului relaţional nu interesează decât relaţiile finite, chiar dacă la construirea relaţiilor se admit domenii infinite.

Într-o organizare eficientă, flexibilă, ordinea liniilor şi a coloanelor din cadrul tabelei de date nu trebuie să prezinte nici o importanţă. Pentru a diferenţia coloanele care conţin valori ale aceluiaşi câmp şi a se elimina astfel dependenţa de poziţie în cadrul tabelei se asociază fiecărei coloane un nume distinct şi se precizează proprietăţile pe care le au valorile de pe coloana respectivă ceea ce duce la apariţia noţiunii de atribut. Numele coloanei (atributului) exprimă de obicei semnificaţia valorilor din cadrul coloanei respective.

d) Modelul orientat pe obiecte unde structura de bază folosită este cea de clasă de obiecte, definită prin abstractizare din entitatea fizică pe care o regăsim în lumea reală. Aici există entităţi simple şi clase de entităţi care se reprezintă prin obiecte simple sau clase de obiecte, ordonate în ierarhii de clase şi subclase.

Clasele de obiecte reprezintă un tip abstract de date care defineşte structura şi proprietăţile obiectelor din acea clasă şi mulţimea de metode operaţionale asupra obiectelor respective.

Proprietăţile descriu structura de date a obiectului. Un obiect are un nume, prin care este referit, un identificator unic, metode, o implementare (care este privată) şi o interfaţă publică. Metoda defineşte operaţiile permise asupra obiectului, adică acele operaţii care modifică comportamentul obiectului. Cererile adresate unui obiect pentru a returna o valoare sau pentru a schimba o stare se numesc mesaje.

Modelul orientat pe obiect conferă obiectelor următoarele caracteristici mai importante:

� încapsularea ce presupune ca descrierea obiectelor să se facă astfel încât să există acces din afara obiectului la datele sale;

95

� polimorfismul în sensul că diferitele obiecte răspund diferit la aceleaşi mesaje.

� succesiunea (moştenirea) ce reprezintă capacitatea unui obiect de a-şi genera datele şi funcţionalitatea din alt obiect.

� modul de prelucrare a obiectelor este specificat prin operatorii modelului. La baza operaţiilor dintr-un astfel de model stau mesajele, care ajută obiectele să comunice între ele.

Un model logic de date este definit prin trei dimensiuni şi anume: � structura datelor. Definirea structurii datelor presupune definirea

entităţilor şi caracteristicilor asociate, precum şi definirea legăturilor între entităţi (asocierea). Asocierea poate ti: unu la unu (tip liniar), unu la mulţi (tip arborescent), mulţi la mulţi (tip reţea) sau neprecizat în totalitate;

� operatorii modelului, care acţionează asupra structurilor de date, pentru manipularea datelor;

� restricţiile de integritate, care reprezintă restricţiile ce asigură menţinerea corectitudinii datelor.

2) Modele fizice ale datelor BD sunt utilizate pentru reprezentarea

modului de organizare a datelor pe suportul fizic de memorare. Datele în formă digitală pot fi memorate pe mai multe tipuri de medii fizice. Pe acelaşi mediu fizic se pot memora mai multe tipuri de date, după ce au fost digitizate (sunet, imagini statice sau dinamice, video sau audio, film, animaţie, documente grafice, text şi numere).

96

5.2 SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE Sistemul de gestiune a bazei de date (SGBD) este un ansamblu

complex de programe care asigură interfaţa între o bază de date şi utilizatorii acesteia. SGBD este componenta software a unui sistem de bază de date care interacţionează cu toate celelalte componente ale acestuia, asigurând legătura şi interdependenţa între ele.

Datorită rolului pe care îl îndeplineşte, o bază de date nu este de conceput fără un SGBD. Cu alte cuvinte, orice organizare a datelor în colecţii de date, care nu are un SGBD asociat, nu conduce la o bază de date. În aceste situaţii se poate lucra cu fişiere sau sisteme de fişiere, prin intermediul unor programe (scrise în diferite limbaje de programare) sau sisteme de gestiune de fişiere (ca produse software), dar nu avem de-a face cu o bază de date.

Activităţile asigurate de SGBD, ca produs software, sunt: � definirea şi descrierea structurii bazei de date ce se realizează printr-un

limbaj propriu specific, conform unui anumit model de organizare a datelor; � încărcarea datelor se realizează prin comenzi din limbajul de

manipulare propriu sau prin componente proprii specifice. Accesul la date se efectuează prin interogare şi actualizare. Interogarea este complexă şi presupune: vizualizare, consultare, editare situaţii de ieşire (rapoarte, liste, regăsiri punctuale). Actualizarea presupune cele trei operaţiuni: adăugarea, modificarea şi ştergerea de înregistrări din colecţiile de date. Această activitate trebuie să asigure coerenţa datelor prin respectarea restricţiilor de integritate impuse de modelul de date;

� întretinerea bazei de date se realizează prin utilitare proprii SGBD-ului: editoare, shell-uri, convertoare etc. Această activitate presupune alocarea spaţiului în memoria externă, refacerea fişierelor bazei de date în caz de incidente, alte operaţii. Pentru întreţinerea bazei de date SGBD are implementat algoritmi de optimizare a timpului şi spaţiului de memorie ocupate;

� reorganizarea bazei de date se realizează prin actualizarea structurii de date şi modificarea strategiei de acces, activităţi efectuate de administratorul bazei de date;

� securitatea datelor se realizează prin instrumente puse la dispoziţia administratorului bazei de date. Activitatea se referă la asigurarea confidenţialităţii datelor prin autorizarea şi controlul accesului la date, realizarea unor proceduri speciale, criptarea datelor etc.;

97

Evoluţia SGBD-urilor este legată, în principal, de modelul logic de date

pe care-l implementează astfel: iniţial datele erau organizate în fişiere, gestionate de programe scrise în diferite limbaje de programare universale (exemplu: Cobol, Fortran etc.), apoi a apărut modelul arborescent de organizare a datelor şi primele SGBD-uri ierarhice ce implementau acest model (exemplu: SCF, IMS), urmate de modelul reţea de organizare a datelor şi SGBD-urile reţea ce implementau acest model a apărut în anii ‘90 (exemple: IDMS, SOCRATE). SGBD-urile arborescente şi reţea fac parte din prima generaţie şi constituie pionieratul în domeniu.

La începutul anilor ‘80 a apărut modelul relaţional de organizare a datelor şi ulterior s-au realizat SGBD-uri relaţionale ce implementau acest model (exemple: Foxpro, Oracle, Access, Informix, DB2, Progress, SQLserver). Este generaţia a doua de SGBD-uri, caracterizate prin simplitate, interactivitate şi neproceduralitate fiind foarte mult utilizate. Au fost urmate în evoluţie de modelul orientat pe obiect de organizare a datelor şi SGBD-urile orientate obiect ce implementau acest model, generaţia a treia de SGBD-uri care este în plină dezvoltare.

În acest moment cea mai mare parte a bazelor de date sunt realizate cu SGBD-uri relaţionale, o foarte mică parte cu SGBD-uri de generaţia întâi şi câştigă tot mai mult teren cele realizate cu SGBD-uri orientate obiect.

La trecerea de la o generaţie la alta de SGBD s-a urmărit: � păstrarea aspectelor fundamentale specifice conceptului de SGBD:

obiectivele, funcţiile şi componentele. Desigur, la fiecare generaţie apar o serie de elemente specifice, de nuanţă, care însă nu schimbă fundamentele conceptului;

� încadrarea unui SGBD într-o generaţie se face în funcţie de modelul logic de date implementat prin luarea în considerare a celor trei elemente care caracterizează modelul de date: structura modelului (entităţile şi legăturile dintre ele), operatorii de prelucrare şi restricţiile de integritate;

� îmbunătăţirea organizării datelor în memoria externă prin implementarea unui model mai performant. Se urmăreşte creşterea independenţei logice şi fizice a datelor, asigurarea unor limbaje de descriere a datelor (LDD) cât mai performante şi automatizate, asigurarea unor limbaje de manipulare a datelor (LMD) puternice, asigurarea unor limbaje de regăsire neprocedurale (ex.: SQL), reducerea şi controlul redundanţei;

� îmbunătăţirea accesului la date prin acces după mai multe chei, acces concurent, optimizarea accesului, creşterea protecţiei şi securităţii datelor;

98

� oferirea unor facilităţi de utilizare tot mai performante: generatoare specia1izate, interfeţe cu alte limbaje de programare, interactivitatea;

� diversificarea tipurilor de date ce pot fi utilizate, a modului de lucru (local sau reţea), precum şi a tipurilor de aplicaţii ce pot fi dezvoltate. Acest lucru înseamnă că SGBD-urile se doresc a avea o extensibilitate cât mai mare, care să le permită adaptarea la nou;

� utilizarea unor SGBD-uri din generaţii precedente în paralel cu dezvoltarea unei noi generaţii;

� tendinţa de fundamentare teoretică şi de standardizare a conceptelor din fiecare nouă generaţie de SGBD apărută.

Sistemul de gestiune a bazelor de date are rolul de a furniza suportul software complet pentru dezvoltarea de aplicaţii informatice cu baze de date. Fiind un mediu specializat, SGBD satisface cerinţele informaţionale ale utilizatorului într-un mod optim. Astfel, el asigură minimizarea costului de prelucrare a datelor, reduce timpul de răspuns, asigură flexibilitate şi portabilitate aplicaţiei, oferă protecţie ridicată a datelor.

Obiectivele unui SGBD sunt: 1. asigurarea independenţei datelor; 2. asigurarea redundanţei minime şi controlate a datelor; 3. asigurarea facilităţilor de utilizare a datelor; 4. asigurarea securităţii datelor; 5. asigurarea coerenţei şi integrităţii datelor; 6. asigurarea segmentării datelor; 7. asigurarea legăturilor între date; 8. creşterea performanţelor globale ale aplicaţiei; 9. administrarea şi controlul datelor.

1) Asigurarea independenţei datelor. Se spune că o aplicaţie informatică depinde de date, dacă modificarea structurii de memorare a datelor sau a strategiei de acces la date afectează şi aplicaţia. Independenţa datelor faţă de aplicaţie este necesară din următoarele motive:

� diferite aplicaţii au nevoie de viziuni diferite ale utilizatorului asupra aceloraşi date. O bază de date este realizată pentru o gamă largă de utilizatori, care au la dispoziţie un volum mare de date.

� SGBD trebuie să-i permită la un moment dat, unui utilizator să vadă doar o parte din baza de date şi anume numai acele date care îl interesează. Prin acest lucru se optimizează consumul de resurse calculator (timpul şi spaţiul), utilizatorul manipulând o cantitate redusă de date, care însă satisface cerinţele sale;

99

� administratorul bazei de date trebuie să aibă libertatea de a schimba structura de memorare sau strategia de acces, ca răspuns la cerinţele noi apărute fără a modifica aplicaţiile existente. După darea în exploatare a unei baze de date pot apare schimbări de standarde sau norme, se pot modifica priorităţile aplicaţiei, se pot modifica unităţile şi modul de memorare ale datelor etc. Cu alte cuvinte dinamica lumii reale va genera modificări în baza de date. SGBD va permite aplicaţiei informatice să funcţioneze cu programele existente şi să convertească datele. Administratorul bazei de date va avea la dispoziţie din partea SGBD-ului, o serie de instrumente care să-i permită să modifice structura de date fără a modifica programele de aplicaţie. Pentru acest lucru structura este păstrată în memoria externă şi nu în program ca în sistemele cu fişiere clasice.

� baza de date existentă la un moment dat, precum şi programele de aplicaţie care au fost folosite o perioadă de timp, reprezintă o investiţie majoră la care nu trebuie să se renunţe prea uşor. Cheltuielile pentru realizarea unei baze de date sunt mari, iar ele trebuie recuperate integral. SGBD va permite dezvoltarea unor aplicaţii deschise, care să preia din mers şi cu un efort minim noile cerinţe care apar în timpul exploatării.

Independenţa datelor trebuie privită din două puncte de vedere: a) Independenţa fizică a datelor face ca memorarea datelor şi

tehnicile fizice de memorare să poată fi modificate fără a determina rescrierea programelor de aplicaţie;

b) Independenţa logică a datelor se referă la posibilitatea adăugării de noi tipuri de înregistrări de date sau extinderea structurii conceptuale (globale), fără ca aceasta să impună rescrierea programelor existente.

2) Asigurarea redundanţei minime şi controlate a datelor Spre deosebire de sistemele clasice (cu fişiere) de prelucrare automată a

datelor, stocarea informaţiilor în bazele de date se face astfel încât datele să nu fie multiplicate. Cu toate acestea, uneori, pentru a realiza performanţe sporite, în ceea ce priveşte timpul de răspuns se acceptă o numită redundanţă a datelor. Aceasta va ft însă controlată pentru a asigura coerenţa bazei de date.

Exemplul tipic de redundanţă controlată acceptată este cea apărută la proiectarea bazelor de date relaţionale prin normalizare precum şi la proiectarea bazelor de date distribuite prin replicare.

3) Asigurarea facilităţilor de utilizare a datelor ce presupune ca SGBD să dispună de componente specializate pentru diferite operaţii de utilizare pentru:

100

� folosirea datelor de către mai mulţi utilizatori în diferite scopuri (aplicaţii). De cele mai multe ori, o bază de date nu este realizată izolat. Mai ales în cazul realizării unor aplicaţii informatice cu baze de date care fac parte dintr-un sistem integrat, datele de la o aplicaţie trebuie să poată fi utilizate în alte aplicaţii. Acest lucru reduce spaţiul de memorare necesar şi efortul de încărcare/validare a datelor;

� accesul cât mai natural al utilizatorului la date, fără ca ei să fie nevoiţi să cunoască structura întregii baze de date. Utilizatorul final care este beneficiarul aplicaţiei, de regulă, are puţine noţiuni de informatică. De aceea pe el nu îl interesează structura bazei de date, ci numai o utilizare cât mai uşoară. Pentru acest lucru SGBD trebuie să ofere instrumente specializate pentru dezvoltarea de programe de aplicaţie cât mai prietenoase, care să dirijeze şi să ajute beneficiarul în utilizarea bazei de date;

� existenţa unor limbaje performante de regăsire a datelor care permit exprimarea interactivă a unor cereri de regăsire a datelor şi indicarea unor nereguli pentru editarea informaţiilor solicitate.

� regăsirea datelor este una din operaţiile cele mai intens folosite într-o bază de date. Fie că este folosită pentru actualizare sau pentru consultare, regăsirea datelor este realizată la cererea tuturor tipurilor de utilizatori ai bazei de date. Din acest motiv SGBD-urile sunt puternice în ceea ce privesc facilităţile de regăsire. Acestea au atins performanţe ridicate în sistemele relaţionale, multe din facilităţile de regăsire de aici fiind preluate în generaţia a treia de SGBD-uri;

� spre deosebire de sistemul clasic de prelucrare pe fişiere, unde există un singur criteriu de adresare (cel care a stat la baza organizării fi şierului) în cazul bazelor de date, sistemul de gestiune trebuie să ofere posibilitatea unui acces multicriterial. În timp ce modificarea criteriului la fişierele clasice implică reorganizarea lor, la bazele de date schimbarea criteriului nu afectează cu nimic datele. SGBD stochează datele în entităţile bazei de date şi permite mai multe căi de acces. Pentru diferite moduri de adresare SGBD creează dinamic, la momentul execuţiei, o serie de fişiere anexe (de index etc.) care lasă neschimbate entităţile bazei de date.

� utilizarea unui limbaj cât mai apropiat de cel natural, cu posibilitatea de acces la baza de date în regim interactiv. Aceasta ar oferi posibilitatea unui acces uşor la baza de date şi a utilizatorilor neinformaticieni.

SGBD trebuie să îmbine puterea unui limbaj procedural cu cel al unui limbaj neprocedural (descriptiv)-apropiat de limbajul natural. Paşi importanţi în acest sens s-au făcut în generaţia a doua de SGBD-un, o dată cu apariţia

101

limbajului de regăsire SQL (Structured Query Language), care este şi singurul limbaj standardizat din domeniul bazelor de date.

4) Asigurarea securităţii datelor împotriva accesului neautorizat. Administratorul bazei de date poate prevedea ca accesul la date să se facă numai printr-o autorizare corespunzătoare şi poate verifica autorizarea oricând se încearcă accesul la anumite date. SGBD pune la dispoziţia administratorului bazei de date o serie de instrumente specifice pentru asigurarea securităţii datelor.

În acest sens SGBD permite: � autorizarea şi controlul accesului la date, utilizarea viziunilor,

realizarea unor proceduri speciale, criptarea datelor. Autorizarea şi controlul accesului la date este rea1izat de SGBD prin intermediul parolelor. Acestea identifică clasele de utilizatori, cu anumite drepturi de acces, la anumite date. SGBD gestionează privilegiile utilizatorilor în sensul că un utilizator poate realiza anumite acţiuni, asupra anumitor obiecte, conform anumitor restricţii. Profilul unui utilizator este definit cu ajutorul SGBD prin: nume, parolă, nume clasă (grup), număr nivel de acces;

� utilizarea viziunilor este asigurată de SGBD pentru reprezentarea schemelor externe ale bazei de date. Cu ajutorul previzualizărilor (view) SGBD permite să se definească partiţii logice ale bazei de date, definite pentru diferiţi utilizatori, în raport cu cerinţele acestora de acces la date. Securitatea datelor este asigurată de SGBD prin definirea tuturor drepturilor necesare unui utilizator pentru o previzualizare şi revocarea drepturilor pentru alte previzualizări sau obiecte;

� realizarea unor proceduri speciale de acces asupra datelor scrise în limbajul de manipulare a datelor (LMD) şi care se păstrează în formă precompilată. Anumitor utilizatori li se va acorda dreptul de execuţie şi li se va interzice accesul direct la obiectele bazei de date;

� criptarea este asigurată de SGBD prin oferirea de rutine de criptare (codificare) a datelor apelate automat sau la cerere şi prin existenţa unor instrumente care permit utilizatorului să realizeze propriile rutine de criptare. Criptarea şi decriptarea se realizează după algoritmi specifici, cu o cheie (parolă) de acces la rutină.

5) Asigurarea coerenţei şi integrităţii datelor împotriva unor ştergeri intenţionate sau neintenţionate care se realizează prin intermediul unor proceduri de validare, a unor protocoale de control concurent şi a unor proceduri de refacere a bazei de date după incidente.

102

Componentele SGBD asigură coerenţa şi integritatea tratând separat cauzele care pot altera baza de date:

� integritatea semantică, controlul accesului concurent, salvarea/restaurarea;

� integritatea semantică este asigurată prin operaţii efectuate de SGBD asupra datelor şi a prelucrărilor. Aceste operaţii alcătuiesc un set de reguli numit restricţii de integritate. SGBD asigură astfel de restricţii implicite (rezultă din modelul de date implementat) şi explicite (proceduri incluse în programele de aplicaţie);

� controlul accesului concurent asigură coerenţa datelor şi este un obiectiv al SGBD urmărit mai ales la baze de date distribuite. În acest sens SGBD are o unitate distinctă de prelucrare a datelor numită tranzacţie, care este constituită dintr-o secvenţă de operaţii marcată de puncte de început şi sfârşit. Tranzacţia poate fi controlată implicit, când punctele de început şi de sfârşit sunt automat definite, sau explicit, când punctele de început şi de sfârşit sunt definite prin comenzi specifice. La execuţia concurentă a tranzacţiilor, SGBD asigură blocarea accesului la datele utilizate la un moment dat. Aceasta înseamnă că se interzice accesul celorlalte tranzacţii concurente la aceleaşi date, până se termină tranzacţia curentă. Tehnica de blocare utilizată de SGBD se poate aplica la nivelul întregii baze de date, a unui fişier, a unei înregistrări sau chiar a unui câmp. Ea poate fi aplicată pentru citire (partajabilă) sau pentru scriere (exclusivă);

� salvarea datelor este un proces de stocare prin realizarea de copii de siguranţă şi prin jurnalizarea tranzacţiilor şi a imaginilor. SGBD poate asigura salvarea automat sau la cererea administratorului bazei de date. Restaurarea porneşte de la colecţiile de date stocate prin salvare şi refacere consistenţa bazei de date, minimizând prelucrările pierdute. Restaurarea este asigurată automat de SGBD, dar se poate realiza şi manual.

6) Asigurarea segmentării datelor se referă nu numai la aspectul asigurării accesului mai multor utilizatori la aceleaşi date, ci şi la posibilitatea dezvoltării unor aplicaţii f ără a se modifica structura bazei de date. Problema segmentării se pune la un nivel superior pentru SGBD-urile ce permit lucrul în reţea.

7) Asigurarea legăturilor între date corespund asocierilor care se pot realiza între obiectele structurii de date, precum şi a legăturilor dintre acestea, conform unui model de date. Fiecare tip de model de date permite anumite legături între date. Un SGBD, care implementează un anumit model

103

de date, va trebui să asigure şi realizarea legăturilor dintre datele corespunzătoare în conformitate cu schema conceptuală.

8) Creşterea performanţelor globale ale aplicaţiei sunt influenţate de SGBD. Acesta trebuie să gestioneze un volum mare de date de o complexitate ridicată, într-un anumit timp de acces rezonabil pentru diferiţi utilizatori. Pentru toate aceste lucruri SGBD foloseşte diferite metode de acces, tehnici de optimizare, tipuri de date. implementarea lor se face în componente specializate ale SGBD.

9) Administrarea şi controlul datelor sunt asigurate de SGBD, în sensul că datele pot fi folosite de mai mulţi utilizatori în acelaşi timp, iar utilizatori pot avea cerinţe diferite care pot fi şi incompatibile. SGBD trebuie să rezolve probleme de concurenţă la date, probleme ce apar mai intens la lucrul în reţele de calculatoare. 5.3 FUNCŢIILE UNUI SISTEM DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE

Realizarea obiectivelor prezentate anterior este asigurată de sistemele

de gestiune a bazelor de date printr-o serie de componente ce permit efectuarea unor operaţii specifice. În funcţie de natura şi scopul urmărit, operaţiile pot fi grupate pe activităţi. Activităţile acceptă şi ele o grupare pe funcţii astfel încât una sau mai multe activităţi relativ omogene vor realiza o anumită funcţie. Ţinând seama de complexitatea sistemului de gestiune, de facilităţile oferite de acestea, de limbajele utilizate şi de modul de implementare al modelului de date, gruparea activităţilor pe funcţii are un anumit caracter omogen.

Există câteva funcţii general valabile pentru toate tipurile de SGBD, dar se pot întâlni şi funcţii specifice diferitelor SGBD-uri datorat unor particularităţi identificate prin operaţii şi activităţi specifice.

Acestea sunt funcţii de bază, pe care orice sistem software, dacă nu le are în totalitate, nu poate fi considerat SGBD.

1) Funcţia de descriere a datelor permite definirea structurii bazei de date cu ajutorul limbajului de definire a datelor (LDD). Definirea datelor poate fi realizată la nivel logic, conceptual şi fizic. Se descriu atributele (câmpurile)

104

din cadrul structurii bazei de date, legăturile dintre entităţile bazei de date sau dintre atributele aceleiaşi entităţi, se definesc eventualele criterii de validare a datelor, metodele de acces la date, aspectele referitoare la asigurarea integrităţii datelor. Concretizarea acestei funcţii este schema bazei de date, memorată într-un fişier, ceea ce permite afişarea şi actualizarea structurii bazei de date, în orice moment.

Această funcţie a fost mult automatizată în timp, LDD având acum puţine comenzi. LDD este specific fiecărui SGBD, dar întotdeauna realizează descrierea datelor conform elementelor modelului de date pe care îl implementează SGBD respectiv.

Într-un SGBD după realizarea funcţiei de descriere, entităţile bazei de date sunt deja create ca fişiere vide, care conţine numai structura bazei de date (schema bazei de date) dar care nu conţin datele propriu-zise;

2) Funcţia de manipulare a datelor este cea mai complexă şi realizează încărcarea, actualizarea şi regăsirea datelor din baza de date, cu ajutorul limbajului de manipulare a datelor (LMD), astfel:

a) încărcarea datelor în baza de date se realizează prin operaţii automatizate sau programate ce asigură şi criteriile de validare necesare;

b) actualizarea bazei de date constă în operaţii de adăugare, modificare şi ştergere de înregistrări. La operaţiile de adăugare şi de modificare se păstrează aceleaşi criterii de validare care s-au folosit şi la activitatea de încărcare a datelor. Actualizarea se realizează numai autorizat, prin asigurarea unei protecţii corespunzătoare a datelor, pentru a se păstra coerenţa bazei de date;

c) prelucrarea datelor se realizează prin operaţii de selecţie, ordonare, interclasare (compunere) şi ventilare (descompunere) efectuate asupra entităţilor bazei de date. Acestea sunt, de obicei, operaţii premergătoare activităţii de regăsire a datelor. Multe din operaţiile de prelucrare sunt realizate cu ajutorul operatorilor din modelul de date pe care îl implementează SGBD;

d) regăsirea (interogarea) datelor constă în operaţii de vizualizare (afişare pe ecran, imprimare pe hârtie), răsfoire sau de editare a unor situaţii de ieşire. Situaţiile de ieşire pot fi intermediare sau finale şi se pot obţine pe diferiţi suporţi tehnici de informaţie (ecran, hârtie, mediu magnetic, optic etc.). Ele pot avea cele mai diferite forme (punctuale, liste, rapoarte, grafice, imagini, sunet, video) şi se pot obţine după diferite criterii de regăsire.

Funcţia de manipulare a datelor este cea mai intens folosită în bazele de date şi este cea mai bine suportată de SGBD faţă de orice sistem de gestionare a datelor, care există până acum.

105

SGBD manipulează datele într-un mod eficient, utilizând în acest scop o serie de metode şi tehnici de optimizare a accesului şi a alocării spaţiului de memorie în calculator. Fiecare SGBD, de la o generaţie la alta şi chiar de la o versiune la alta, a căutat să îmbunătăţească acest aspect.

Limbajul de manipulare de date (LMD) poate fi cu limbaj gazdă sau cu limbaj propriu. Cele cu limbaj gazdă sunt dezvoltate prin adoptarea unor limbaje universale de programare (Cobol, Pascal, C etc.) la cerinţele de regăsire ale SGBD-ului. Se îmbină astfel puterea unui limbaj universal cu necesităţile de regăsire a datelor (ex. SGBD: Oracle). Cele cu limbaj propriu sunt dezvoltate printr-un limbaj specific capabil să unească puterea procesorului software cu cerinţele de regăsire dintr-un anumit tip de bază de date (ex. SGBD: Foxpro).

Pentru activarea de regăsire există limbaje de interogare specializate care pot fi incluse în LMD sau pot exista ca atare. Ele au apărut datorită lărgirii gamei de utilizatori ai bazelor de date, care îi include tot mai mult şi pe neinformaticieni. Pentru aceştia au fost necesare facilităţi de regăsire simple şi prietenoase, apropiate de modul de lucru şi de gândire uman. În acest sens, limbajele de tipul SQL au cele mai bune performanţe;

3) Funcţia de utilizare asigură mulţimea interfeţelor necesare pentru comunicarea tuturor utilizatorilor cu baza de date. Pentru realiza această funcţie SGBD trebuie să asigure facilităţi pentru mai multe categorii de utilizatori ai bazei de date: beneficiari, specialişti, administratorul bazei de date.

a) Beneficiarii reprezintă categoria utilizatorilor finali şi intensivi ai unei baze de date. SGBD le oferă acestora limbaje neprocedurale şi alte facilităţi de interogare (generatoare, utilitare etc.) a bazei de date într-o formă simplistă şi interactivă. Aceşti utilizatori nu trebuie să cunoască structura bazei de date şi nu trebuie să ştie să programeze, SGBD ajutându-i interactiv în utilizarea bazei de date. În acest sens SGBD oferă: meniuri cu opţiuni sugestive, ferestre, şabloane pentru diferite forme, autodocumentarea (help-uri, mesaje, ferestre explicative etc.);

b) Analiştii programatori creează structura bazei de date şi realizează proceduri automate de exploatare a bazei de date. SGBD oferă acestor utilizatori limbajul de descriere şi limbajul de manipulare a datelor precum şi interfeţe cu limbaje universale. Acestea sunt de putere şi complexitate diferită, de la un SGBD la a1tul, oferind atât elemente neprocedurale cât şi procedurale specialistului în informatică. Cu aceste elemente el descrie schema externă (logică) a bazei de date şi asigură manipularea complexă a datelor;

106

c) Administratorul bazei de date este un utilizator special şi are un rol hotărâtor în ceea ce priveşte funcţionarea optimă a întregului sistem. Datorită importanţei acestei categorii de utilizatori, SOBD are o funcţie distinctă în acest sens;

4) Funcţia de administrare este complexă şi dependentă de competenţa administratorului bazei de date. Administratorul care are o bogată experienţă de analiză, proiectare şi programare, organizează şi administrează baza de date în toate etapele de realizare a acesteia. Astfel el organizează baza de date conform unei anumite metodologii, realizează schema conceptuală a bazei de date, coordonează proiectarea bazei de date. Pentru toate aceste lucruri SGBD oferă o serie de instrumente şi utilitare specializate.

În etapa de exploatare a bazei de date, administratorul are rolul de a autoriza accesul la date (acordă conturi, parole etc.), de a reface baza de date în caz de incidente (prin jurnalizare, copii de siguranţă), de a utiliza eficient spaţiul de memorie internă şi externă (prin organizare şi lansarea unor programe de optimizare), de a realiza o serie de analize statistice din baza de date (număr şi tip de utilizatori, număr de accese, număr de actualizări etc.). Pentru fiecare din aceste activităţi SGBD oferă instrumente şi tehnici de lucru.

În cazul lucrului în reţea de calculatoare cu baze de date distribuite, SGBD a dezvoltat foarte mult componentele software destinate administratorului. Acest lucru este determinat de faptul că baza de date este, în acest caz, de mare complexitate, datele sunt distribuite pe calculatoarele din nodurile reţelei, iar utilizatorii sunt de toate tipurile şi în număr mult mai mare.

În principal pentru funcţia de administrare, dar parţial şi pentru celelalte funcţii, SGBD asigură protecţia bazei de date.

Protecţia bazei de date este un ansamblu de măsuri necesare pentru asigurarea integrităţii şi securităţii datelor. Măsurile necesare sunt asigurate, în mare parte, de facilităţile oferite de SGBD dar şi prin alte instrumente construite de proiectantul bazei de date.

Integritatea datelor se referă la corectitudinea datelor încărcate şi manipulate astfel încât să se respecte restricţiile de integritate ale modelului implementat de SGBD.

Securitatea (confidenţialitatea) datelor înseamnă interzicerea accesului la date pentru utilizatorii neautorizaţi.

107

Capitolul 6

DEZVOLTAREA AFACERILOR ELECTRONICE

6.1. IMPACTUL TEHNOLOGIILOR ŞI COMUNICAŢIILOR ASUPRA NOII ECONOMII-

Noua Economie a devenit o realitate a lumii la acest început de secol

XXI. Impactul tehnologiilor informaţiei şi comunicaţiilor este mare, ele determină avantaj competitiv şi accelerează globalizarea. Trecerea de la Era industrială la Era informaţiei a schimbat organizaţiile şi societatea, valoarea adăugată se bazează pe informaţie şi cunoştinţe, a apărut un nou tip de lucrător, lucrătorul cu informaţia.

Evoluţia spre Noua Economie se realizează prin trecerea de la Era industrială la Era informaţiei. Sunt proliferate noile tehnologii în domeniile informaţiei şi comunicaţiilor. Este important să menţionăm de asemenea câteva dintre riscurile majore care sunt generate în contextul Noii Economii: vulnerabilitatea digitală, lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital, folosirea adversă a informaţiei şi violarea intimităţii, lărgirea prăpăstiei digitale, evoluţia insuficient de rapidă spre societatea informaţiei.

Pe de altă parte au apărut noi elemente de vulnerabilitate, vulnerabilitatea indusă de Internet şi reţelele intranet şi interacţiunea umană în Internet ca factor nou de vulnerabilitate. Toate acestea ne conduc spre un prim risc major în contextul Noii Economii, vulnerabilitatea digitală. Riscul este comun tuturor ţărilor, dar pentru ţări emergente cu infrastructură în formare poate fi considerat mai mare în prezenţa problemelor de lipsă de educare a utilizatorilor în folosirea tehnologiilor informaţiei şi comunicaţiilor.

Volumul de informaţie în Internet creşte continuu. Lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului digital poate fi considerată un al doilea risc major. Un al treilea risc major poate fi considerat ca fiind generat de folosirea adversă a informaţiei şi violarea intimităţii, adică utilizarea potenţială a informaţiei stocate în sistemele informatice împotriva persoanelor, colectivităţilor sau organizaţiilor. Pe un plan mai general, acumularea de informaţie în Internet şi alte reţele informatice generează teama de ameninţare la adresa democraţiei.

108

România ca şi alte ţări emergente este confruntată cu fenomenul cunoscut sub numele de prăpastie digitală sau Digital Divide, adică decalajul care există în folosirea tehnologiei informaţiilor şi Comunicării (TIC) în organizaţii, între straturi diferite ale societăţii, la nivelul ţării faţă de alte ţări. Lărgirea prăpăstiei digitale poate fi considerată un al patrulea risc major generat de TIC.

Societatea informaţiei şi în perspectivă societatea cunoaşterii propulsează societatea pe o nouă treaptă de dezvoltare în care informaţia şi cunoştinţele devin resurse primare care adaugă valoare activităţilor economice, creează un nou standard de viaţă şi democratizează societatea. Un al cincilea risc major poate fi de aceea evoluţia insuficientă spre societatea informaţiei.

O nouă economie s-a născut şi transformă economia existentă: noua economie a informaţiei. Schimbarea produsă de folosirea tehnologiilor informaţiei şi comunicaţiilor (TIC) afectează toate domeniile şi toate întreprinderile. Fenomenul Internet amplifică transformarea, punând la dispoziţie pe scară largă oamenilor şi organizaţiilor resursele informaţionale.

Dacă electricităţii i-a trebuit un secol pentru a pătrunde în întreaga lume, reţelele Internet şi intranet sunt astăzi folosite de aproape un miliard de oameni şi aplicaţiile bazate pe ele se răspândesc rapid. A fost construită o nouă infrastructură tehnică. Industriile legate de TIC creează locuri de muncă într-un ritm de două ori mai rapid decât celelalte industrii. În timp ce cheltuielile de resurse fizice pe unitatea de produs fabricat au scăzut constant în ultima sută de ani, volumul de informaţie şi cunoştinţe înglobate în produse a crescut în aceiaşi perioadă cu acelaşi ritm.

Informaţia se constituie astfel ca o resursă nouă, un adevărat capital al economiei moderne. Impactul TIC asupra afacerilor conduce la schimbarea percepţiei asupra informaţiei ca factor de producţie. Dac înainte o afacere era echivalentă cu oameni, tehnologii şi capital, în noua economie vorbim de oameni, tehnologii, capital şi informaţie. Se produce un efect de transformare a resurselor informaţionale asupra industriei şi o dispariţie gradată a graniţelor între produse şi servicii.

Managementul informaţiei şi cunoştinţelor se dezvoltă ca funcţie a afacerilor şi ca o nouă funcţie în organizaţie, apar oportunităţi noi de afaceri bazate pe TIC.

Personalul ocupat cu informaţia devine din ce în ce mai numeros. Vincent(1989) subliniază că timp de 3 secole (1700-1950) în SUA ponderea acestuia a fost apreciată la 5% pentru ca odată cu răspândirea TIC acest procent să crească la peste 67% la sfârşitul secolului XX.

109

Dimensiunea acestei industrii se reflectă şi în alte sectoare economice. Industria TIC atrage cel mai mare nivel al investiţiilor, în cea mai mare parte nu spre companiile informatice, ci spre clienţii acestora. Industria TIC este azi cea mai importantă industrie din SUA. Se estimează cheltuielile globale pentru TIC care ating circa 2.400 miliarde dolari SUA, adică 7,6% din produsul brut al întregii planete. Cheltuielile TIC la nivel de organizaţie, ramură economică, ţară, regiune geografică au ajuns să fie considerate ca relevante pentru comportamentul economic al entităţii respective.

6.2. PRINCIPALELE TENDINŢE ÎN CONCEPEREA ŞI FUNCŢIONAREA SISTEMULUI INFORMA ŢIONAL ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR

Dinamismul şi complexitatea ridicată a evoluţiilor tehnice, economice,

informaţionale şi manageriale contemporane se reflectă în înnoirea accelerată şi pe multiple planuri a sistemului informaţional al organizaţiei. Sintetic, acestea pot fi relevate sub formă de tendinţe (vezi figura nr. 6).

Întrucât organizaţiile ce funcţionează în perioada actuală, inclusiv întreprinderile, sunt sisteme deschise, puternic integrate în societate şi economie, evidenţierea şi prezentarea tendinţelor informaţionale din cadrul lor se realizează într-o manieră contextuală. Mai mult decât atât, se punctează o serie de mutaţii majore, de natură informaţională, la scară planetară, cu impact substanţial asupra sistemului informaţional managerial al organizaţiei.

6.2.1. Dematerializarea şi dezintermedierea informa ţiilor

Tradiţional, informaţiile erau organic asociate, inclusiv fizic, elementelor la care se refereau: materii prime, materiale, echipamente, clădiri, piese, produse etc. În mod firesc, în ultimele decenii se constată manifestarea unei puternice tendinţe de dematerializare şi dezintermediere a informaţiilor1.

Dematerializarea informaţiei este un proces care a început cu mult timp în urmă, dar care abia în ultimele decenii ia amploare, marcând substanţial

110

evoluţiile informaţionale, manageriale şi economice ale întreprinderii. La baza masivei dematerializări a informaţiilor se află o serie de procese şi mijloace, care înainte nu existau sau numai sporadic, fără a avea o pondere semnificativă. Între acestea menţionăm: tehnica modernă de calcul şi, fireşte, în primul rând computerele; tehnologiile informaţionale moderne; codificarea informaţiilor; constituirea de baze de date; Internetul şi Intranetul. Fără îndoială că la baza dematerializării informaţiilor se află şi multe alte elemente care ţin de pregătirea informaticienilor, concepţia managerială, cultura organizaţională, structura şi funcţionalitatea proceselor economice etc.

Dematerializarea informaţiilor este frecvent asociată cu dezintermedierea.

Dezintermedierea, care se află abia la început, este posibilă datorită aceloraşi progrese tehnice şi tehnologice menţionate. Spre exemplu, potenţialul cumpărător al unui produs nu mai are nevoie să contacteze comerciantul cu ridicata sau amănuntul, ci apelează direct fabricantul de produs, ce îi transmite toate informaţiile solicitate, inclusiv vizualizarea acestuia în multiple ipostaze, uneori chiar mai multe decât sunt posibile, prin contactul direct. Un exemplu binecunoscut este şi plata salariilor în cont personal, accesat apoi prin cărţi de credit, ceea ce elimină multiple operaţii şi informaţii intermediare.

Expresiile dematerializării şi dezintermedierii informa ţiilor sunt multiple. Dematerializarea şi dezintermedierea informaţiilor sunt componente ale evoluţiei spre economia bazată pe cunoştinţe. Ele marchează paşi înainte în creşterea aplicativităţii informaţiilor, în dobândirea de către o mare parte a lor a statutului de cunoştinţe, în accepţiunea pe care o au în contextul noii economii sau a economiei bazate pe cunoştinţe. Dematerializarea informaţiilor este o expresie majoră a dematerializării economiei, modalitate majoră de manifestare a economiei bazate pe cunoştinţe.

Până în deceniul al IX-lea, introducerea tehnologiei de vârf, inclusiv a celei informatice, era focalizată în sfera sarcinilor cu caracter operaţional. Fabricaţia asistată de calculator, robotizarea, constituirea şi utilizarea bazelor de date, prelucrarea textelor, transferul datelor reprezentau domeniile de vârf ale utilizării informaţiei. În prezent, ca urmare a progreselor de natură tehnologică, a acumulărilor de cunoştinţe informatice şi manageriale, abordările informaţional-manageriale din întreprinderile de vârf se concentrează în alte zone: constituirea de reţele cuprinzând diferite posturi de muncă, realizarea schimbului de informaţii şi a interacţiunii dintre salariaţi şi ceilalţi stakeholderi ai organizaţiei, precum şi dintre agenţi economici,

111

coordonarea sarcinilor şi facilitarea muncii simultane la acelaşi proiect, crearea de noi servicii pentru întreprinderi şi a unor noi forme ale muncii.

6.2.2. Informatizarea sarcinilor de munc ă şi a preg ătirii personalului

Concomitent, se produc modificări în pregătirea personalului care

lucrează în firme. Însuşirea unui minim de cunoştinţe şi deprinderi informatice reprezintă o componentă majoră a proceselor de formare şi perfecţionare. În nu puţine ţări, cunoştinţe şi abilităţi apreciabile despre computere se dobândesc încă din şcoala elementară. Salariaţii mai în vârstă, care nu au beneficiat de pregătire informatică în şcoală, şi-o completează frecvent. Proliferarea în ultimii ani a abordărilor informatice “prietenoase”, uşor de asimilat şi utilizat, contribuie substanţial la “informatizarea” pregătirii şi muncii salariaţilor din organizaţie.

Ca urmare a acestor schimbări în conţinutul şi modalităţile de realizare a proceselor de formare şi perfecţionare, personalul din firme este capabil să utilizeze tehnicile informaţionale de vârf, să-şi asume noi sarcini de muncă, să operaţionalizeze noi abordări, metode şi tehnici în activitatea lor. Se conturează o nouă cultură organizaţională în firme, cu pronunţate dimensiuni informaţionale şi manageriale.

6.2.3. Externalizarea sau outsourcingul informa ţional Una din tendinţele organizaţionale conturate în ultimele două decenii o

reprezintă extinderea outsourcingului şi externalizării. Această modalitate de atragere de resurse şi activităţi exogene firmei se

utilizează pe scară sporită şi în domeniul informaţional. Spre exemplu, în 1997 outsourcingul informaţional reprezenta în SUA 26 miliarde dolari. Sfera outsourcingului informaţional se lărgeşte treptat, cuprinzând proiectarea sistemului informaţional, elaborarea de aplicaţii informatice, operarea şi întreţinerea sistemului informaţional, managementul relaţiilor informaţionale, service-ul pentru computere etc.

Problema esenţială care trebuie soluţionată când se apelează la outsourcing informaţional – ca de altfel la orice sursă de outsourcing – este evitarea includerii în sfera sa a activităţilor decisive pentru firmă, adică a acelora de care depinde în mod nemijlocit asigurarea avantajului competitiv al

112

organizaţiei. Operaţional, primul pas spre outsourcing informaţional constă în identificarea acelor activităţi informaţionale ce nu fac parte din categoria activităţilor decisive, care, în eventualitatea realizării lor la costuri mai reduse în afara organizaţiei, pot fi externalizate.

Practica din ţările dezvoltate evidenţiază utilizarea a trei forme de outsourcing (vezi figura nr. 8).

Potrivit unor specialişti, în realizarea outsourcingului informaţional se recomandă să se respecte un set de cerinţe: • definirea precisă a tuturor aspectelor implicate de outsourcingul informaţional • fiecare angajament de outsourcing diferă de celălalt şi necesită un contract cu un conţinut specific • apelează la opiniile a cel puţin doi experţi informaţionali înainte de a recurge la outsourcing informaţional şi pe parcursul negocierii acestuia • include în contractul de outsourcing informaţional o clauză de renegociere a sa, întrucât aproape întotdeauna, pe parcursul concretizării lui, apar aspecte imprevizibile • stabileşte cu furnizorul de servicii informaţionale o relaţie bazată pe partajarea profitului rezultat pentru a-l motiva la maximum în furnizarea de servicii cât mai eficace organizaţiei • abordează outsourcingul informaţional într-o viziune sistemică şi nu ca o simplă relaţie de cumpărare, situând pe primul plan creşterea competitivităţii firmei şi luarea în considerare echilibrată a principalelor aspecte implicate.

Experienţa ultimilor ani relevă că, în ciuda a nu puţine incertitudini implicate, outsourcingul informaţional se amplifică rapid.

6.2.4. Proliferarea sistemelor de comunica ţii bazate pe Internet şi Intranet

Transformarea informaţiilor într-o sursă principală a dezvoltării

economice, concomitent cu spectaculoasele şi rapidele progrese ale tehnologiei informaţiilor se reflectă în conturarea a noi modele de comunicaţii în cadrul firmelor. Din ce în ce mai frecvent firmele de vârf şi-au conturat un nou model de comunicaţii bazat pe Internet şi pe Intranet. Motivaţiile ini ţiale principale, care au facilitat în mod determinant cristalizarea noilor moduri de comunicaţii, sunt reprezentate de dependenţa din ce în ce mai mare a strategiilor şi operaţiilor comerciale de informaţiile furnizate din exterior prin

113

Internet şi de condiţionarea crescândă a conţinutului şi performanţelor specialiştilor organizaţiei de contactele cu noii furnizori exogeni de informaţii, de volumul şi viteza accesării şi folosirea informaţiilor de specialitate. Sistemele de comunicaţii din firmele moderne se bazează pe îmbinarea Internetului cu Intranetul.

Internetul asigură, prin intermediul magistralelor informaţionale, conectarea operativă a firmelor la numeroşi furnizori de informaţii profesioniste, precum şi conexiuni informaţionale, manageriale şi economice cu alte firme – clienţi, furnizori, bănci etc. Folosind www se asigură accesul firmei la informaţii, consultanţă şi cumpărarea de produse etc. în condiţii de timp, costuri şi – adesea calitate – net superioare condiţiilor tradiţionale. Internetul are o pondere majoră în derularea a numeroase activităţi pentru firme: plăţi, încasări, publicitate, promovare şi vânzări produse, selecţie personal etc.

Intranetul constă, în esenţă, în aplicarea sistemului Internet şi a protocoalelor sale la nivelul componentelor firmei. Fireşte că, paralel cu dezvoltarea reţelei Internet de comunicaţii, Intranetul implică şi construirea de bariere de protecţie pentru a asigura securitatea informaţiilor şi a derulării proceselor comunicaţionale şi implicit manageriale, de producţie şi economice în cadrul organizaţiei. Comparativ cu sistemele informaţionale clasice, Intranetul, ca de altfel şi Internetul, asigură mai multe avantaje – rapiditate de intrare în funcţiune a sistemului şi de funcţionare, realizare de funcţii mai variate şi eficace, supleţe în utilizarea şi conectarea aplicaţiilor informatice, uşurinţă în folosire de către informaticieni şi neinformaticieni şi costuri mai reduse, mai ales în ceea ce priveşte conectarea la distanţă şi fluxurile externe ale organizaţiei.

Noul model de comunicaţii care se conturează în firmele de vârf, bazat pe utilizarea şi integrarea Internetului şi Intranetului, implică, ca norme comunicaţionale, folosirea a cel puţin trei categorii de abordări informaţionale: curierul electronic; fişierele permanente de clienţi, furnizori, personal etc., continuu actualizate; accesul partajat şi, fireşte, selectat al personalului firmei la documentele firmei, stocate de servere.

6.2.5. Expansiunea comer ţului electronic Fără nici o îndoială, comerţul electronic constituie una dintre cele mai

decisive mutaţii care se produc în economia şi întreprinderea contemporană,

114

cu multiple şi intense consecinţe economice şi sociale, încă prea puţin cunoscute. Potrivit specialiştilor care au elaborat cunoscutul proiect al U.E., FAIR (Forecast and Assensment of the Socio-Economic and Policy Impact of Advanced Communications and Recommendation).

În opinia noastră, definiţia comerţului electronic, deşi exactă, nu punctează suficient faptul că acesta reprezintă un nou mod, radical deosebit de precedentele, de concepere, derulare şi finalizare a tranzacţiilor economice.

Comerţul electronic se deosebeşte de precedentele tipuri de tranzacţii economice prin cinci elemente (vezi figura nr. 9):

Ca urmare, structura şi dimensiunea unei păr ţi apreciabile dintre activităţile firmelor se schimbă. Se dezvoltă modalităţi orizontale de organizare a activităţilor, calitatea şi viteza informaţiilor procesate se amplifică substanţial şi va creşte flexibilitatea for ţei de muncă. Impactul informa ţiilor asupra managementului, funcţionării şi performanţelor organizaţiei devine covârşitor.

6.2.6. Scrutarea informa ţional ă În firma clasică, circa 90% din informaţiile necesare unui management

competent erau endogene. Accentuarea caracterului de sistem deschis al organizaţiilor, pe fondul transformării informaţiilor în resursă principală a acestora şi al spectaculoaselor progrese ale comunicaţiilor şi informaticii, determină schimbarea structurii informaţiilor necesare managerilor. Ca urmare, cantitatea şi varietatea informaţiilor exogene firmei, necesare funcţionării sale eficiente, se amplifică continuu.

Una dintre modalităţile prin care se răspunde acestei necesităţi este scrutarea informaţională.

Prin scrutarea informaţională se asigură colectarea, prelucrarea şi analizarea sistematică a informaţiilor contextuale firmei, relevante pentru activităţile şi performanţele sale. Funcţia principală a scrutării informaţionale este deci monitorizarea evoluţiilor mediului exogen firmei, care au un impact semnificativ asupra sa. Scrutarea informaţională implică – pe lângă investigaţii deliberate asupra mediului – şi observări indirecte realizate în contextul ansamblului interfeţei dintre firmă şi mediul său ambiant.

Privitor la principalele domenii exogene organizaţiei asupra cărora este recomandabil să se exercite scrutarea informaţională, există opţiuni diferite. Dintre acestea o enunţăm pe cea a lui Daft şi Parks, ce identifică şase zone

115

prioritare de exercitare a scrutării informaţionale: clienţii, concurenţii, tehnologiile, legislaţia şi celelalte reglementări, situaţia economică de ansamblu a ţării şi mediul socio-cultural.

În condiţiile actuale, ale proliferării informaticii, extinderii rapide a Internetului, creşterii mijloacelor şi capacităţii de analiză informaţională ale firmelor, mai ales ale celor de dimensiuni medii şi mari, se asigură premise superioare de utilizare a scrutării informaţionale. Consecinţele pozitive se resimt atât în planul elaborării strategiilor şi politicilor de dezvoltare, cât şi în cel al managementului curent. În viitorii ani, scrutarea informaţională va lua amploare, datorită impactului crescând pe care informaţiile externe semnificative îl au asupra activităţilor şi performanţelor firmelor.

6.2.7. Conturarea întreprinderii virtuale Una dintre cele mai spectaculoase evoluţii către economia bazată pe

cunoştinţe şi către societatea informaţională o constituie apariţia germenilor întreprinderii virtuale. Deşi un număr apreciabil de specialişti în domeniile informaţional şi managerial fac referiri la întreprinderea virtuală, definirea sa de către aceştia diferă între limite apreciabile.

În final, sunt subliniate două aspecte. Organizaţia virtuală, atât la nivel

managerial, cât şi de execuţie încorporează numeroase elemente informatice şi informa ţionale deosebit de performante ca soft şi hard. Frecvent, prezenţa activităţilor şi rezultatelor fizice ale activităţilor este înlocuită de prezentări de informaţii vizualizate, capabile să îndeplinească aceleaşi funcţii, uneori chiar în condiţii superioare de accesibilitate şi valorificare. Magazinele şi expoziţiile virtuale, care au cunoscut o adevărată explozie în ultimii ani, sunt dovezi de necontestat pe acest plan. Al doilea aspect se referă la faptul că organizaţia virtuală, aşa cum este prezentată, abordată şi percepută în prezent, constituie, în fapt, o formă tranzitorie spre firma bazată pe cunoştin ţe, cea care constituie componenta de bază a noului tip de economie spre care evoluează în prezent economia bazată pe cunoştinţe.

116

6.2.8. Cristalizarea managementului informa ţional Precedentele tendinţe se reflectă în planul global al organizaţiei în

conturarea aşa numitului management informaţional, pentru care există două accepţiuni.

Numeroşi specialişti înţeleg prin management informaţional acel management al organizaţiei care prezintă o puternică dimensiune informaţională, reflectată în atenţia acordată informaţiilor în conceperea şi derularea proceselor şi relaţiilor manageriale. Evoluţiile ultimelor două decenii, în special, evidenţiază că, într-adevăr, informaţia este o prezenţă quasi-permanentă, tot mai intensă şi influentă, în exercitarea managementului la toate nivelurile organizaţiei.

O a doua accepţiune rezidă în considerarea şi tratarea informaţiei, a ansamblului proceselor informaţionale ca un domeniu de sine stătător, cu pronunţate particularităţi, care trebuie condus în mod unitar pentru a valorifica la maximum multiplele sale valenţe. Promotorii acestei abordări, foarte numeroşi, sunt, de regulă, informaticienii sau cei cu o pregătire de bază informatică.

În opinia noastră, ambele accepţiuni sunt raţionale, ele fiind complementare, mai ales în organizaţiile de dimensiuni mari şi mijlocii. În firmele mici, cel mai adesea este suficientă imprimarea unei puternice dimensiuni informaţionale managementului, întrucât volumul şi complexitatea informaţiilor, mai reduse, nu necesită un demers informaţional global, aparte, de sine stătător.

Cercetările efectuate au relevat că realizarea unui management informaţional funcţional şi eficace în cadrul organizaţiilor este un proces laborios, ce necesită o puternică implicare din partea managerilor şi salariaţilor. Două sunt cerinţele majore de respectat. Prima se referă la efectuarea de schimbări profunde în cultura organizaţiei. Practica demonstrează că achiziţionarea de către firmă de noi tehnologii şi noi manageri nu este suficientă. Este obligatorie participarea intensă a tuturor managerilor şi implicarea tuturor executanţilor. Pentru aceasta este necesar mult efort şi timp. A doua cerinţă se referă la abordarea implementării managementului informaţional de o manieră foarte pragmatică. Elaborarea de politici informaţionale reprezintă numai baza de declanşare a realizării managementului informaţional. Partea cea mai dificilă se referă la

117

multiplele şi intensele negocieri, acţiuni de influenţare, modificări de înţelegeri, construirea de coaliţii şi – uneori – declanşarea de conflicte şi chiar “războaie”. Studii de management comparat relevă că avansul pe care îl au firmele nord-americane şi – în general – întreaga societate din SUA, comparativ cu cele din alte ţări dezvoltate, se datorează, în bună măsură, respectării acestor cerinţe, care au ca fundament o anumită mentalitate bazată pe o receptivitate ridicată faţă de noile tehnologii şi pe disponibilitatea de a-şi asuma riscuri.

Odată cu dezvoltarea unei societăţi în care comerţul electronic predomină, importanţa deciziilor privind tehnologia informaţională a unei firme va creşte din ce în ce mai mult. Operaţiunile bancare electronice, învăţământul la distanţă online, magazinele virtuale de pe Internet, negocierea electronică a acţiunilor, licitaţiile online de automobile şi revista presei online sunt deja o realitate. Deşi unele dintre aceste iniţiative ar putea eşua, altele vor avea un larg succes, schimbând, astfel, peisajul competitiv şi creând noi oportunităţi de afaceri.

Un rol extrem de important în creşterea gradului de accesibilitate a tehnologiilor de vârf îl joacă reţeaua Internet. Internetul creează un client universal, şi asigură accesul ieftin, cu o platformă comună, la o colecţie de documente, într-un interval relativ scurt. Internetul a fost recunoscut drept elementul care va schimba complet modalităţile în care întreprinderile îşi vor conduce afacerile şi vor putea comunica cu utilizatorii şi clienţii.

Evoluţia utilizării Internetului s-a realizat, în principal, în trei etape: � prima etapă a fost utilizarea Internetului pentru accesul la informaţii,

pentru furnizarea de informaţii prin site-uri Web etc.; � a doua etapă a fost utilizarea Internetului pentru comenzi şi achiziţii

online şi livrarea pe cale electronică a acestora; multe site-uri cum ar fi amazon.com constituie exemple în acest sens.

� a treia etapă, către care se tinde în prezent, este utilizarea Internetului ca un nucleu de valori adăugate (core value added).

În această lume electronică, denumită Internet, sunt prezentate proiecte curente ale organizaţiilor guvernamentale şi non-guvernamentale, agenţiilor de ştiri, serviciilor educaţionale, cum sunt, spre exemplu, enciclopediile online, camere virtuale pentru discuţii, servicii financiare, jocuri, sport, design, artă, modă etc. Nu trebuie neglijaţi nici indivizii care, de obicei, întreţin pagini pentru ei înşişi şi nu neapărat site-uri. Este atât de multă informaţie pe Web, încât deja se pune problema filtrării ei şi evitării acelor lucruri nesemnificative

118

(junk-stuff, spam-mail), care îţi pot sta în cale atunci când cauţi ceva important.

În ceea ce priveşte vânzarea produselor prin Internet, trebuie avut în vedere faptul că omul modern este din ce în ce mai “ocupat”, ceea ce înseamnă că timpul aferent achiziţionării de produse este redus. În acest sens, Internetul diminuează timpul pe care o firmă sau o persoană sunt obligate să-l consume pentru adoptarea deciziilor. Se vorbeşte despre „timpul Internet”. Se apreciază comparativ că 1 lună timp Internet înseamnă 3 ani timp real.

De asemenea, trebuie să avem în vedere faptul că, în primul rând, principala preocupare a celor care furnizează servicii constă în satisfacerea necesităţilor clienţilor lor. Într-o lume în care clientul pasiv s-a transformat într-o persoană activă, care are la dispoziţie un volum mai mare de cunoştinţe, se creează o mare confuzie, afectând modul în care asigurătorii, în general, abordează piaţa şi determină care sunt informaţiile despre clienţi pe care trebuie să le deţină.

Internetul este cea mai mare sursă de informaţii atât în ceea ce priveşte volumul informaţiilor furnizate prin această reţea, cât şi în ceea ce priveşte viteza cu care se pot obţine aceste informaţii. Se poate spune că Internetul este o reţea de telecomunicaţii mare şi eterogenă. Până acum, cei care operau pe Internet (firme şi clienţi) au fost preocupaţi de securitatea operaţiilor efectuate prin Internet. De exemplu, clienţii sunt precauţi în privinţa introducerii numărului lor de card pe Internet, temându-se că datele pot fi furate. Această reacţie nu trebuie să ne surprindă, deoarece chiar au fost reclamate astfel de cazuri. Problema securităţii a fost rezolvată prin utilizarea exclusivă a cardurilor emise de consorţii puternice (Master Card şi Visa). Pe măsură ce problemele de securitate sunt rezolvate, tranzacţiile financiare prin Internet vor deveni obişnuite atât pentru persoanele fizice, cât şi pentru firme.

Afacerile pe Internet au apărut din ce în ce mai des în noua infrastructură. Prin intermediul Internetului, clienţii sunt contactaţi direct şi întrebaţi în legătură cu informaţiile dorite, fără a mai fi nevoie de deplasarea la faţa locului a agenţilor de vânzare.

Industria serviciilor este considerată lider în comerţul electronic, însă multe alte sectoare o urmează îndeaproape. În general, comerţul electronic determină scăderea costurilor de efectuare a tranzacţiilor. Prin intermediul unui canal electronic, o firmă poate face cunoscute clienţilor atât oferte proprii, cât şi oferte ale altor firme, inclusiv produse non-competitive sau competitive, în schimbul unor comisioane corespunzătoare. Sistemele “punct de vânzare” ale marilor firme de vânzare cu amănuntul sunt în atenţia multor

119

bănci. Aceste sisteme permit clienţilor să folosească o varietate de metode de plată şi să-şi retragă cu uşurinţă bani din conturi.

Liderii în comerţul cu amănuntul îşi desfăşoară deja operaţiunile de vânzare online, folosind canale electronice şi, în prezent, aceştia furnizează experimental servicii bancare tradiţionale (depozite bancare, împrumuturi pentru maşini, case) în cadrul supermarketurilor. Directorul general al unui lanţ de supermarketuri a declarat recent că mai mult de 50% din venituri se obţin online şi că, de Crăciun, firma a trebuit să depoziteze bani lichizi în magazinele sale, pentru a obişnui clienţii să folosească punctul de vânzare şi pentru retragere de cash din conturile bancare.

În prezent, reţelele bancare pe Internet sunt independente din punct de vedere operaţional şi geografic. Aceste reţele oferă o gamă largă de servicii, printre care verificarea contului, efectuarea de împrumuturi, efectuarea de plăţi şi multe altele.

Liderii bancari răspund noilor competitori electronici în mai multe moduri. În primul rând, îşi formează reţele de baraj fire-wall care să asigure securitatea tranzacţiilor electronice ale acestora şi, în general, securitatea comerţului electronic. În al doilea rând, îşi analizează capacităţile proprii privind investiţiile în tehnologia informaţională pentru a dispune de o infrastructură a tehnologiei informaţionale care să le permită să fie competitivi. Firmele devin în acest mod tort mai integrate în această lume a comerţului electronic.

Mărimea investiţiilor în tehnologia informaţională, oportunităţile strategice pe care aceasta le oferă, imposibilitatea opririi tranziţiei către comerţul electronic fac ca deciziile pe termen lung privind investiţiile în tehnologia informaţională să fie foarte importante pentru noua infrastructură. Infrastructura informaţională permite creşterea performanţelor înregistrate în activităţile unei firme, oferind, în acelaşi timp, conducerii informaţiile necesare. Această infrastructură are multe în comun cu infrastructura publică a drumurilor şi a podurilor, şcolilor, spitalelor, care trebuie finanţată centralizat şi concepută înainte de a fi cunoscute necesităţile concrete ale afacerii.

În general, firmele care obţin profit mare pe termen scurt deţin infrastructuri limitate la nivelul firmei, în timp ce firmele mult mai inovative, care obţin venituri mari din noile produse, deţin infrastructuri extensive.

120

6.3 TEHNOLOGIILE INFORMAŢIEI ŞI COMUNICĂRII ŞI AVANTAJUL COMPETITIV

De la bine cunoscuta teză a lui Porter conform căreia în orice industrie

competiţia este structurată de cele 4 forţe de bază: ameninţarea noilor intraţi pe piaţă ameninţarea substituţiei, puterea de negociere a clienţilor şi puterea de negociere a furnizorilor se ajunge la revoluţia produsă de TIC care este fundamentală şi schimbă modul de derulare a afacerilor. Folosirea TIC devine sursă de avantaj competitiv.

Lupta pentru avantaj competitiv este din start pierdută în faţa unui competitor care foloseşte mai amplu şi mai eficient noile tehnologii. Tehnologiile IC oferă o oportunitate de a schimba modul în care lucrăm în organizaţie. Dacă în prezent ne orientăm mai mult pe sectoare funcţionale şi departamente, viitorul managementului bazat pe TIC va fi al orientării pe procese.

Procesul de achiziţii va fi considerat unic pe organizaţie şi va fi eficientizat indiferent de ce anume se cumpără. La fel şi alte procese. Totalitatea proceselor formează lanţul de afaceri, de la prognoză la obţinerea de lichidităţi.

Se produc schimbări în organizaţie: organizaţiile devin mai flexibile şi adaptabile, managerii nu mai sunt numai relee de informaţie, ei sunt mai mult ca un dirijor decât ca un comandant de oşti, organizaţiile se aplatizează , echipele şi nu ierarhia devin importante, informaţia devine disponibilă în timp real, determinarea costurilor aferente diferitelor activităţi se face eficient.

Un al factor care este caracteristici Noii Economii este fenomenul globalizării. Globalizarea conduce la o tot mai accentuată concurenţă dar şi la o calitate mai bună a vieţii prin accesul la informaţiile disponibile în format electronic indiferent de locaţia geografică şi la noi oportunităţi într-un mediu de afaceri caracterizat de reducerea ciclurilor economice.

Schimbările de abordare a obiectivelor organizaţiei în era informaţiei (o nouă formă de a prezenta Noua Economie) comparativ cu era industrială sunt şi ele numeroase: � producţia de masă devine adaptare a producţiei de masă la cerinţe

individuale ale clienţilor; � marketingul de masă este înlocuit cu marketing individual;

121

� optimizarea lanţului informaţiei şi colaborare informaţională cu furnizorii iau locul optimizării lanţului fizic şi colaborării fizice cu furnizorii;

� globalizarea virtuală este mai importantă decât locaţia fizică, etc. Noua economie a generat un nou tip muncă, aceea cu informaţia, şi un

nou tip de muncitor: lucrătorul cu informaţia. Acesta se caracterizează prin capacitatea de a raţiona şi cunoaşte la un nivel ridicat, educaţie, experienţă, personalitate şi motivare diferite de muncitorul erei industriale.

Se prefigurează transformarea lucrătorului cu informaţia în lucrător cu cunoştinţele. Dacă lucrătorul cu informaţia produce, procesează, înmagazinează, transmite şi compară informaţia, un lucrător cu cunoştinţele va proiecta informaţie care produce valoare, deci cunoştinţe.

Reţelele Internet/intranet au devenit cel mai mare sistem creat de om, un fenomen care reflectă în plan ştiinţific, tehnic şi comercial evoluţia societăţii umane la sfârşitul secolului XX, începutul secolului XXI. Este de remarcat că în sistemul de telecomunicaţii mondial s-a ajuns la o densitate de linii telefonice de17% după peste 160 ani de evoluţie, în timp ce numai după 25 ani densitatea globală a utilizatorilor Internet este de 10%aşa cum o arată principalele statistici internaţionale (C-I-A 2004, ClickStats 2004). Se poate deci vorbi fără îndoială de Internet şi în context de intranet ca despre un fenomen global şi care accentuează globalizarea.

Un sistem de tip Internet este vulnerabil. Ansamblul Internet fiind un sistem de sisteme care creşte rapid şi cu o infrastructură destul de puţin fiabilă există numeroase elemente de vulnerabilitate care au generat preocupări pentru studierea acestora.

Volumul de informaţie stocată şi accesibilă pe Internet creşte cu repeziciune. După anumite estimări1 acesta ar putea fi estimat la 1016 - 1017

bytes. Din această informaţie circa 50% este în mişcare, din care 40% local şi 10% la distanţă în reţelele de arie largă.

Tehnologiile moderne de data mining şi de arhivare sau management management al documentelor permit un acces la informaţie complex, rapid şi la costuri scăzute aşa cum nu a existat în istorie. Unii chiar vorbesc de dispariţia bibliotecilor sau a documentelor tipărite, deşi desigur este vorba numai de tendinţe.

1 Vulnerabilitatea si riscuri in contextul noii economii-Vasile BALTAC- Şcoala Naţională de Studii Politice şi Administrative; disponibil la adresa de internet : http://www.racai.ro/RISC1/VasileBaltac.pdf

122

După cum se poate observa în Fig. 6.1 s volumul pieţei IT din România creşte continuu, toate segmentele de piaţa IT au avut o creştere rapidă în perioada anterioară.

Figura 6.1-Volumul Pieţei IT din Romania1

Conform studiului Digital Planet în 2009, în România va continua

creşterea consumului de IT&C. Mai puţin în hardware, care va stagna oarecum (10% creştere 2007-2005), dar cu cele mai mari creşteri în software (31,5%) si servicii IT (21,5 în aceeaşi perioadă).Cu acestea, putem spune că România este un sector IT&C dinamic ceea ce duce la ideea că dezvoltarea internetului are efecte pozitive asupra economiei digitale.

1

123

Capitolul 7

VULNERABILIT ĂŢI ALE ECONOMIEI DIGITALE

7.1 RISCURI DIGITALE ALE NOII ECONOMII

Vulnerabilitatea sistemelor Internet este mai mare decât cea a

sistemelor care le-au precedat. Afirmaţia se justifică în primul rând deoarece volumul informaţiei este mult mai mare decât la celelalte sisteme. În al doilea rând creşterea Internet a fost rapidă şi fără a fi însoţită de preocupări deosebite pentru asigurarea unei limitări a vulnerabilităţii. Important părea la un moment dat să fi prezent în Internet şi mai puţin să te asiguri.

În afara vulnerabilităţii clasice în Internet a apărut atacul informatic ca element provocat sau declanşat întâmplător. Este cunoscut că informaţia poate fi pierdută, furată, modificată, folosită necorespunzător şi decriptată ilegal. Este posibilă pierderea integrităţii, confidenţialităţii şi disponibilităţii datelor. Vulnerabilitatea Internet este de 100%, nefiind posibil se conceapă un sistem total nevulnerabil. Elementele de vulnerabilitate pot fi evidenţiate la nivel micro- şi macrosistem.

Complexitatea fiind suficient de mică, vulnerabilitatea este controlabilă la nivel de microsistem. Sursele de risc sunt echipamentele, software-ul şi bazele de date. În cazul echipamentelor principalii factori de vulnerabilitate, în afara problemelor normale generate de fiabilitatea intrinsecă a componentelor sistemului, sunt dezastrele naturale(furtuni, inundaţii, cutremure, etc.), căderile sau întreruperile de alimentare cu energie şi actele de vandalism. În software, aplicaţii şi date putem evidenţia factorii furt, alterare / distrugere de date, viruşii informatici şi accidentele neintenţionate.

Diminuarea vulnerabilităţii la nivel microsistem se poate face prin măsuri de control al accesului şi creşterea robusteţii programelor. Toate acestea se fac cu un anumit cost care este cu atât mai mic cu cât măsurile sunt luate mai din timp în fazele de proiectare şi realizare a sistemului. Există numeroase metode de reducere a vulnerabilităţii microsistemelor prin proiectare cu elemente de securitate, separarea funcţiilor, controale de reţea,

124

criptare şi creare de firewall-uri. În bună măsură folosirea acestor metode contribuie la creşterea rezistenţei la perturbaţii şi atacuri a sistemelor.

Problemele de vulnerabilitate fiind imposibil de eliminat, apare ca necesară adoptarea de planuri de recuperare a daunelor. Aceste planuri se pot dovedi extrem de eficace atunci când din motive diverse au loc căderi sau atacuri asupra sistemelor. Din păcate, asemenea planuri se întocmesc foarte rar.

Costul măsurilor de securitate apare, de regulă, mare pentru beneficiarii sistemelor şi chiar este mare în funcţie de nivelul de securitate dorit. Costul daunelor potenţiale descreşte însă funcţie de nivelul de securitate. Un optim economic poate fi găsit prin calcularea costului combinat al asigurării securităţii microsistemului.

Vulnerabilitatea Internet la nivel macro este o consecinţă a arhitecturii sale ca reţea de elemente vulnerabile la nivel microsistem şi a perturbărilor prin incidente. Sursele de incidente sunt atacuri involuntare sau provocate. Sunt cunoscute tipurile clasice de incidente: încercări, scanare, compromitere cont utilizator, compromitere rădăcină , captura de date din pachete, blocarea serviciului, înşelăciune, folosirea de coduri maligne, atacuri asupra infrastructurii. Creşterea incidentelor este exponenţială. Este adevărat că sistemele se caracterizează intrinsec prin robusteţe. În multe situaţii funcţionarea parţială reduce vulnerabilitatea.

Principalul element actual de vulnerabilitate au devenit atacurile. Anual sunt cheltuite sute de milioane de dolari pentru repararea daunelor produse de atacuri.

Factorii favorizanţi ai acestui tip de vulnerabilitate sunt nodurile nesigure şi folosirea sunt nodurile nesigure şi folosirea comunicaţiei necriptate. Este adevărat că în fazele primare ale dezvoltării Internet nu au existat aplicaţii majore care să ceară măsuri de securitate deosebite. Creşterea a fost rapidă, fără măsuri de securitate deosebite. Personalul de exploatare era şi el insuficient instruit.

Dezvoltarea afacerilor electronice de tip eBusiness a condus la un nou nivel necesar de securitate, mult maximizat. Internet a devenit instrumentul folosit de sute de milioane de utilizatori faţă de un număr restrâns în era pre-Internet.

Din punct de vedere tehnic viteza de creştere şi mai ales timpul scurt nu au permis contracararea eficientă a influenţei factorului uman în sporirea vulnerabilităţii Internet.

125

Sisteme fără oameni se comportă diferit faţă de sistemele cu interacţiune umană puternică. În Internet sunt zeci de milioane servere şi aproape un miliard de oameni. Acţiunea umană devine astfel factorul principal de vulnerabilitate. Dimensiunea Internet devine comparabilă din punct de vedere al complexităţii interacţiunilor cu colectivităţile umane. Se pune justificat întrebarea dacă studiul organizării societăţii umane nu este o sursă de soluţii pentru scăderea vulnerabilităţii ?

Vulnerabilitatea societăţii umane este şi ea foarte mare. Societatea reprezentată ca sistem are în noduri oamenii care sunt extrem de nefiabili. Sistemele din Internet şi societatea umană au multe asemănări şi anume multă redundanţă, comunicare, vulnerabilitate a informaţiei stocate în creştere în timp. Globalizarea intensifică forţa atacurilor şi asupra societăţii, la fel cum în mod pregnant se manifestă şi în Internet.

Este un fenomen necontestat că vulnerabilitatea sistemelor în contextul Internet este mare şi în creştere. Soluţii tehnice există , sunt însă scumpe, greu de generalizat şi vor avea succes limitat. Soluţii pot fi însă găsite prin analogia cu societatea umană. Societatea a fost confruntată încă din fazele incipiente cu problema vulnerabilităţii ei. Soluţii găsite au fost diverse, de la construcţii şi comunităţi fortificate la folosirea de sisteme de alarmare eficiente.

Nu este o dilemă să decizi dacă se pun uşi blindate la toate casele dintr-o comunitate sau se folosesc forţe de ordine eficiente. Societatea umană a optat de timpuriu pentru o organizare prin legi şi reguli şi instituţii de aplicarea acestora. Lumea Internet va trebui să evolueze de la absenţa reglementării la reglementări naţionale şi globale. Reglementările pot reduce vulnerabilitatea cu costuri mai mici decât măsurile tehnice. Lumea Internet poate deveni globală, democratică şi sigură şi prin măsuri tehnice şi prin reglementări internaţionale.

Opozanţii unei asemenea abordări pot invoca spiritul de liberă iniţiativă (free enterprise) care a contribuit mult la creşterea Internet şi piedicile pe care reglementările le-ar putea pune dezvoltării în continuare. Trecerea la utilizarea Internet în ample aplicaţii economice, de învăţământ, culturale, de administraţie publică face ca ignorarea problematicii vulnerabilităţii să devină un factor de frânare chiar mai mare decât acela al unor reglementări insuficient fundamentate. Prin caracterul său global fenomenul Internet cere reglementări globale transfrontaliere.

După, ziua de 11 septembrie 2001 s-a schimbat major percepţia generală asupra vulnerabilităţii şi măsurilor necesare de reducere a ei. Sofisticatele sisteme de monitorizare electronică a comunicaţiilor nu au putut

126

preveni tragicele evenimente din acea zi si altele similare. Ulterior s-a investit enorm, în special în sisteme de identificare şi protecţie electronică, dar în paralel reglementările naţionale şi internaţionale au fost adaptate mai bine la noua situaţie în care a devenit clar că tehnologiile noi sunt folosite şi pentru protecţia oamenilor, dar şi de către terorişti, noua ameninţare a secolului XXI.

7.2 RISCURILE AFACERILOR ELECTRONICE

Dezvoltarea fără precedent a tehnologiei a determinat schimbarea mediului de afaceri. Acesta reprezintă primul pas către trecerea la revoluţia post-industrială, care va fi în mod fundamental o revoluţie a informaţiei.

Deschiderea infrastructurilor IP (Internet Provider) a înlesnit apariţia noilor modele de afaceri şi a creat mari oportunităţi. Totul este fundamental schimbat, diferit total de ceea ce a fost cunoscut până acum, însă, concomitent, apar şi riscurile.

Web-ul a fost acceptat mult mai rapid decât orice altă tehnologie anterioară. Acest lucru schimbă complet modul de desfăşurare a activităţilor anterioare, indiferent dacă este practicat de oameni de afaceri, sau de persoane private.

Odată cu începerea activităţii pe Internet apar şi problemele legate de verificarea veridicităţii tuturor informaţiilor din reţea precum şi de acces al persoanelor nedorite în reţea, acum, când aceasta este o reţea deschisă de informaţii.

Afacerile electronice creează medii de lucru nesigure. În acest sens, trebuie evaluate riscurile şi beneficiile pe care o societate le are în urma unei astfel de activităţi şi, în funcţie de acestea, trebuie reorganizată activitatea pe care ea o desfăşoară. Atunci când o firmă intră în domeniul afacerilor electronice, iar activitatea sa se bazează complet pe modul în care utilizatorii folosesc informaţiile legate de clienţii firmei, mediul în care acea firmă acţionează devine unul foarte nesigur.

În cazul în care firma nu dispune de un sistem de securitate care să monitorizeze activitatea electronică, există tot timpul pericolul producerii de accidente. De asemenea, trebuie să se solicite persoanelor care au acces la reţeaua firmei să utilizeze sisteme care sunt compatibile cu sistemul acesteia.

127

Utilizatorii interni sunt la fel de periculoşi ca şi cei externi firmei. Acesta este un lucru foarte important, deoarece persoanele care au acces la sistemul informatic al firmei respective nu trebuie „să spargă codurile” pentru a intra în sistem.

Riscurile aferente activităţii pe Internet cresc de fiecare dată când se deschide o poartă în reţea, adică de fiecare dată când se permite accesul unei persoane din exterior în reţeaua firmei.

Afacerile electronice reprezintă o activitate relativ nouă şi majoritatea firmelor prezente pe Internet nu sunt pregătite pentru asigurarea securităţii activităţii lor. În acest caz, pierderile nu sunt numai de ordin financiar, fiind afectată şi reputaţia firmei.

În prezent se tranzacţionează lunar pe Internet miliarde de dolari, fapt care arată amploarea pe care o iau afacerile ce se desfăşoară prin intermediul Internetului. În prezent se estimează că există peste 800 milioane de utilizatori ai Internetului. Printre nevoile principale ale acestora se numără existenţa unui mediu stabil, care să inspire încredere. Trecerea la comerţul electronic presupune trecerea de la sistemul tradiţional, când banii şi informaţiile erau schimbate personal, la afaceri pe Internet, care este un mediu prin excelenţă anonim, necunoscându-se în realitate persoana de la celălalt capăt al firului.

De aici rezultă necesitatea crescândă a asigurării securităţii operaţiilor efectuate pe Internet. Există nenumărate moduri de asigurare a securităţii: soluţii hardware, soluţii ce vizează informaţiile, cum ar fi cunoaşterea clienţilor, a partenerilor de afaceri etc.

De exemplu, pentru a garanta securitatea site-urilor lor, multe firme utilizează certificate digitale (digital certificates) pe lângă sistemele tradiţionale de autentificare. Acestea sunt asemănătoare cărţilor de credit şi sunt folosite pentru a identifica clienţii atunci când consultă un site. Certificatele digitale sunt personalizate prin intermediul unor inscripţii personale şi al unor coduri de acces.

Utilizarea acestor certificate digitale s-a extins în prezent. Ele au fost create atât pentru o mai mare siguranţă a tranzacţiilor, cât şi datorită necesităţii de a personaliza relaţia cu clienţii, pentru a o putea păstra cât mai mult. Astfel, accentul nu se pune pe creşterea vânzărilor pe Internet, ci pe calitatea serviciilor oferite.

În lumea afacerilor prin Internet, prin conectare la întregul mapamond, firma este responsabilă în faţa întregii lumi, pentru informaţiile pe care le furnizează.

128

Un alt tip de riscuri ce apar ca urmare a prezenţei pe Internet a unei firme îl constituie riscurile poştei electronice. Astfel, atunci când o firmă transmite un mesaj e-mail fără a avea nici un soft pentru detectarea viruşilor, există posibilitatea transmiterii unui mesaj e-mail infectat către toţi clienţii sau potenţialii clienţi.

Managementul riscului în domeniul afacerilor pe Internet presupune dezvoltarea continuă a ciclului de viaţă al produselor. Oricând, de-a lungul etapelor ciclului de viaţă, o firmă trebuie să aibă garanţia responsabilităţii sale pentru absolut orice decizie adoptată: de la modul în care alege furnizorii, la modul de alegere a tipului de activitate, la reţeaua pe care o va utiliza, la modul de acces în reţea etc.

În esenţă, managementul riscului pentru activităţile prin Internet implică:

� evaluarea riscurilor; � dezvoltarea controlului daunelor; � compatibilitatea sistemelor; � elaborarea unui plan de reacţie în caz de urgenţă.

De asemenea, pentru prevenirea riscurilor aferente activităţii pe Internet sunt eficiente:

� controalele organizaţionale (numirea unei persoane care să fie responsabilă de securitatea sistemului informaţional);

� verificarea personalului (verificarea activităţilor desfăşurate de angajaţi);

� controale fizice on-site; � controalele tehnice (verificare a compatibilităţii sistemelor utilizate); � instruirea adecvată a personalului (stabilirea unui set de cerinţe şi

reguli pentru persoanele care au acces în reţea). De asemenea, trebuie să se stabilească foarte clar cine sunt persoanele

şi care sunt competenţele persoanelor implicate în managementul riscului aferent activităţii pe Internet.

În concluzie, putem spune că elementele fundamentale ale prevenirii riscurilor în domeniul afacerilor pe Internet se are în vedere: confidenţialitatea informaţiilor; integritatea informaţiilor; disponibilitatea informaţiilor precum şi detectarea riscurilor potenţiale; creşterea gradului de instruire al personalului pentru reacţia rapidă în situaţii neprevăzute.

În viitor, este de aşteptat ca fraudele să apară în zonele cel mai puţin riscante şi neadecvat protejate, care aduc câştiguri mari. O protecţie eficientă va duce la minimizarea pătrunderilor ilegale, în timp ce lipsa ei nu numai că va

129

permite intruziunea, dar faptul că există posibilitatea de a penetra sistemul va deveni cunoscut şi va creşte numărul incidentelor de acest tip. Trebuie realizată o evaluare a sistemelor interne şi a structurii interdepartamentale.

Altă categorie de fraude prin reţeaua Internet, cu care se confruntă orice persoană conectată la reţea, o constituie fraudele ce au ca obiect mesajele e-mail. Deşi singura persoană care primeşte mesajul este destinatarul, acest lucru nu îl împiedică pe oricare intrus, de la cel care încearcă să spargă sistemul, până la persoana care administrează serverul, să îl vizioneze. Există o modalitate de a proteja documentele prin “criptarea” lor. În principiu, există două modalităţi de criptare: codificarea şi decodificarea cu aceeaşi cheie şi utilizarea cheilor publice şi private.

Acest domeniu nu este suficient reglementat şi, de aceea, acest lucru reprezintă o problemă importantă, care va trebui rezolvată. În prezent numai ţările dezvoltate au adoptat unele legi cu privire la utilizarea Internetului şi la comerţul electronic. Aceste legi vizează, în principal, stabilirea unor reguli în ceea ce priveşte confidenţialitatea datelor, deoarece aceasta reprezintă un element deosebit de important în desfăşurarea activităţii într-un mediu anonim cum este Internetul.

Un exemplu în acest sens îl constituie “Economic Union Data Protection Act”, ce reglementează modul în care se pot trimite informaţii din SUA în Uniunea Europeană şi viceversa. Astfel, de fiecare dată când se trimit informaţii referitoare la clienţi în afara Uniunii Europene trebuie ca respectivul client să îşi dea acceptul pentru realizarea acestei operaţii.

Motivul pentru care Uniunea Europeană a impus o astfel de reglementare îl constituie faptul că se doreşte menţinerea persoanelor interesate să facă afaceri în Europa, în graniţele acesteia. Aceste reglementări au deci şi o latură economică, pe lângă aspectele legate de securitatea datelor. Prin astfel de reglementări se evidenţiază diferenţele între desfăşurarea comerţului electronic în Statele Unite, care încearcă realizarea unei alianţe cu Japonia, şi Europa. Se încearcă găsirea unei soluţii pentru armonizarea concepţiilor americane cu cele japoneze, pe de o parte, şi cu cele europene pe de altă parte. Reglementările ce privesc buna cunoaştere a clienţilor se aplică în mediul bancar şi în întreaga comunitate financiară şi a ofertanţilor de servicii, având ca scop protejarea clienţilor, prin supravegherea firmelor cu care aceştia colaborează. Uniunea Europeană a adoptat o nouă metodă de protecţie a confidenţialităţii informaţiilor puse la dispoziţia cetăţenilor străini, urmărindu-se mai multe obiective, printre care:

130

� uniformizarea sistemelor de securitate atât în UE, cât şi în afara acesteia;

� monitorizarea informaţiilor; � existenţa unor pagini de Web, sau a unor adrese, în care să se

înregistreze reclamaţiile clienţilor; � actualizarea informaţiilor de pe paginile Web.

De asemenea, au apărut grupuri private ce acţionează ca reglementatori în domeniu, având ca membri cele mai importante organizaţii, şi care îşi desfăşoară în prezent activitatea pe Internet, impunând o serie de standarde în ceea ce priveşte dezvoltarea de soft şi dezvoltarea modului de utilizare a datelor individuale într-un mediu.

Se aşteaptă apariţia unor reglementări pentru urmărirea datelor referitoare la clienţi. Este posibil ca să se ceară în curând să se realizeze investigaţii independente, asupra persoanelor cu care firmele colaborează pe căi electronice, în conformitate cu legile “Know Your Customer” (Cunoaşte-ţi clientul), care se aplică deja în domeniul bancar şi al valorilor mobiliare.

O altă problemă cu care firmele se confruntă în ceea ce priveşte activitatea acestora pe Internet sunt “attack-site-urile”. În general, attack-site-urile reprezintă o colecţie de plângeri şi nemulţumiri din partea clienţilor la adresa serviciilor slabe oferite pe Internet de către diferite firme. Există însă cazuri în care ele sunt realizate chiar de către angajaţii firmei respective, sau de firme concurente. Scopul acestora este să atace firmele răspândind informaţii compromiţătoare, comentarii tendenţioase, zvonuri nefondate. Pentru o societate de asigurări este foarte dificil să răspundă unor astfel de atacuri.

Cele mai eficiente metode de apărare împotriva unor astfel de atacuri sunt:

� înregistrarea numelor site-urilor firmelor care au desfăşurat activităţi de publicitate negativă (de exemplu, o firmă apelează la anumite programe guvernamentale pentru a afla toate numele site-urilor calomnioase, urmând să-şi schimbe apoi adresa şi denumirea site-ului);

� înregistrarea numelor site-urilor firmelor “pirat”, cu modificarea extensiei1. Pentru o firmă, o astfel de confuzie poate determina pierderea

1 De exemplu, o firmă care difuzează filme interzise tinerilor sub 18 ani a folosit ilegal numele whitehouse.com uşor de confundat de către utilizatori cu numele site-ului Casei Albe, whitehouse.gov.

131

multor oportunităţi de afaceri, împreună cu profiturile asociate acestora, şi, de asemenea, a reputaţiei.

Comerţul electronic va duce la creşterea volumului de activitate, dar şi a vulnerabilităţii firmelor care îşi desfăşoară activitatea prin intermediul Internetului. Pentru a fi competitivă, o firmă trebuie să includă printre metodele sale de distribuţie şi comerţul electronic, adică trebuie să înceapă să vândă “via Internet” . Aceasta presupune evaluarea sistemelor şi a proceselor interne, asigurarea protecţiei şi stabilirea unor scenarii de acţiune.

7.2.1 Vulnerabilitatea digital ă

Un prim risc major este determinat de vulnerabilitatea digitală. Se

poate detecta ca un prim risc major creşterea continuă a vulnerabilităţii sistemelor informatice la scară naţională şi globală , accentuat de factori de risc printre care viteza de creştere a Internet, generalizarea prea rapidă a folosirii lui care nu permite dezvoltarea de metode eficiente de securizare a aplicaţiilor, implementarea de soluţii robuste şi fiabile şi instruirea participanţilor în probleme de risc.

O cădere a infrastructurii TIC opreşte în prezent activitatea economică şi colateral celelalte activităţi la acelaşi nivel de distructivitate cu o cădere a sistemului energetic

Generalizarea aplicaţiilor cu infrastructură Internet conduce ca fenomen social la pătrunderea în rândul utilizatorilor a infractorilor informatici, o categorie nouă dar nu mai puţin periculoasă decât cea clasică.

Riscul este comun tuturor ţărilor, dar pentru ţări emergente cu infrastructură în formare poate fi considerat mai mare în contextul problemelor de lipsă de educare a utilizatorilor în folosirea tehnologiilor informaţiei şi comunicaţiilor.

Riscul este amplificat şi de apariţia de noi forme de atacuri şi război digital care de cele mai multe ori nu pot fi prevenite, fiind greu de anticipat care va fi forma lui în etapa actuală de dezvoltare a TIC în multe ţări ale lumii.

Fragilitatea sau lipsa de consistenţă a sistemului de protecţie împotriva riscurilor generate de vulnerabilitatea sistemelor informatice amplifică riscul major definit ca vulnerabilitate digitală.

132

7.2.2 Lipsa sau întârzierea constituirii con ţinutului digital

Al doilea risc major– lipsa sau întârzierea constituirii conţinutului

digital. Este evidentă tendinţa de creare a conţinutului digital care oferă o largă accesibilitate a informaţiei în toată societatea. Lipsa efortului de constituire a conţinutului digital1 sau întârzieri în crearea lui reprezintă un alt risc major. Arhivarea electronică a documentelor este o cerinţă care nu poate fi ignorată, riscul aferent fiind acela că i se poate acorda o prioritate scăzută justificată prin costurile ridicate.

Tot în categoria riscului generat de conţinutul digital se poate include întârzierea constituirii depozitelor de date2 care pot produce în condiţiile competiţiei internaţionale rămâneri în urmă la nivelul organizaţiilor sau macroeconomic.

7.2.3 Folosirea advers ă a informa ţiei şi violarea intimit ăţii

Un al treilea risc major – folosirea adversă a informaţiei şi violarea

intimităţii. Astfel, pot fi aduse prejudicii prin folosirea potenţială a informaţiei stocate în sistemele informatice împotriva persoanelor, colectivităţilor sau organizaţiilor.

Lou Gerstner3 consideră, că problema cea mai importantă a eBusiness este intimitatea şi respectarea dreptului la intimitate într-o lume în care se monitorizează orice şi oricând, în care accesul la dosarele medicale poate fi nesecurizat ca să dăm un exemplu dintre alte multe alte aspecte.

Legislaţia statelor democratice încearcă să reducă acest risc. Şi în ţara noastră există legi ale protecţiei datelor personale, ale comerţului electronic, ale semnăturii electronice, etc. care prevăd sancţiuni aspre pentru infracţiunile de acces neautorizat la informaţie şi folosirea ei neadecvată. Modul de implementare a legislaţiei poate fi însă considerat un risc secundar asociat.

Pe un plan mai general, acumularea de informaţie în Internet şi alte reţele informatice generează teama de ameninţare la adresa democraţiei.

1 Digital Content 2 Data Warehouse 3 Preşedinte IBM

133

7.2.4 Lărgirea pr ăpăstiei digitale

România ca şi alte ţări emergente este confruntată cu fenomenul

cunoscut sub numele de prăpastie digitală sau Digital Divide, adică decalajul care există în folosirea TIC în organizaţii şi la nivelul ţării.

Există fără îndoială şi la noi semne încurajatoare privind impactul noii economii: dinamica ieşită din comun a pătrunderii telefoniei mobile cu un ritm apreciat ca fiind printre cele cel mai mari din Europa, cu o creştere a pieţei calculatoarelor personale de 22% anual, cu o spectaculoasă creştere a numărului de hosturi Internet. Creşte rapid şi numărul de carduri bancare şi numărul de situri web, inclusiv cele cu facilităţi de comerţ electronic.

Cu toate acestea numai circa 23% din populaţie are acces la Internet, dotarea cu calculatoare este încă redusă , numai 30-40 % din firme sunt dotate cu PC-uri şi chiar mai puţine sunt conectate la Internet (MCTI, 2004). Pentru o firmă din România un calculator de tip PC echivalează ca preţ cu 970 de ore de manoperă calculat pe bază de costuri salariale, în timp ce în Uniunea Europeană numai cu 64 ore (Baltac, 2002).

Disponibilitatea tehnologiilor informatice şi accesul la Internet rămân deci factori principali ai reducerii acestui decalaj. Dar nu sunt singurii. Dacă analfabetismul clasic este în România undeva pe la 1% conform statisticilor, analfabetismul informatic poate fi evaluat la 75-80% şi din păcate, acesta este ridicat şi în rândul managerilor. Un răspuns la această provocare este programul ECDL European Computer Driving License, dar penetrarea lui este încă insuficientă.

Eforturile de răspândire a utilizării TIC pot reduce prăpastia digitală, , mai ales prin investiţii în infrastructură . Un risc major asociat este însă fenomenul de ţintă mobilă , ţările din prima linie avansând şi ele rapid spre conexiunea de bandă largă generalizată şi creare şi disponibilizare de conţinut complex.

Deşi există senzaţia că prăpastia digitală se îngustează, în fapt ea se adânceşte. Prăpastia digitală adânceşte inegalităţile nu numai între ţări sau regiuni geografice, dar şi în interiorul aceleiaşi ţări între populaţia urbană şi cea rurală, între zonele dezvoltate şi cele defavorizate, între bogaţi şi săraci, între tineri şi vârstnici, etc.

Riscul excluziunii digitale este real, urmând a diferenţia ţări şi straturi sociale încă mai multe decenii şi chiar a exacerba inegalităţile şi a se constitui

134

ca o ameninţare viitoare. William Clinton1 chiar avertiza la un eveniment internaţional în anul 2002 că beneficiile dezvoltării economice cu referire la TIC trebuie să treacă de la cei bogaţi şi la cei săraci. Mai mult, aprecia că prăpastia digitală devine ireversibilă.

7.2.5 Evolu ţia insuficient ă spre societatea informa ţiei

Un al cincilea risc major – evoluţia insuficientă spre societatea

informaţiei. Societatea informaţiei şi în perspectivă societatea cunoaşterii propulsează societatea pe o nouă treaptă de dezvoltare în care informaţia şi cunoştinţele devin resurse primare care adaugă valoare activităţilor economice, creează un nou standard de viaţă şi democratizează societatea.

Societatea informaţiei şi în perspectivă a cunoaşterii nu se construieşte pentru elite, ci pentru toţi. Uniunea Europeană lansând programul eEurope 2005 adaugă acest principiu chiar ca subtitlu (Council of the EU, 2003)

Riscul întârzierilor în această evoluţie este mare: necompetitivitatea întreprinderilor şi economiei naţionale, absenţa facilităţilor oferite cetăţenilor pentru a trăi într-o nouă societate a cunoaşterii.

1 Al 42lea preşedinte al Statelor Unite ale Americii: "our children will live in the most interesting and peaceful era of the mankind history, but if not they have to put barbed wire to separate themselves from the others situated on the wrong side of the divide because the poorness generates terrorism”

135

7.3 NECESITATEA PROTEJĂRII INFORMAŢIILOR În capitolele anterioare au fost abordate probleme privind

managementul şi unele aspecte economice ale procesului de implementare a tehnologiei informatice. Toate aceste eforturi ar fi inutile dacă nu am şti cum să protejăm sistemul informaţional care sprijină activitatea economică a firmei. Problema securităţii informaţiilor are astfel trei dimensiuni:

� urmăreşte furnizarea informaţiilor şi asigurarea disponibilităţii proceselor de prelucrare a datelor în momentul în care sunt necesare;

� caută ca informaţiile să nu mai poată fi modificate de către persoane neautorizate;

� asigură securitatea, confidenţialitatea informaţiilor vitale ale firmei. Impactul pe care tehnologiile emergente îl au asupra securităţii

informaţiilor, modul în care trebuie organizată şi condusă activitatea de asigurare a securităţii informaţiilor într-un mediu tot mai expansiv al procesării datelor şi modalităţile de restaurare a sistemului, în urma producerii unui dezastru sugerează că securitatea informaţiilor trebuie corelată cu nevoile economice, din perspectivă economică.

7.3.1 Importan ţa economic ă a securit ăţii informa ţiilor Responsabilii cu securitatea datelor unei firme sunt nevoiţi mereu să-şi

justifice poziţia, respectiv necesitatea postului pe care îl ocupă, să-şi demonstreze utilitatea.

Prin accentuarea atacului împotriva lor se urmăreşte ca responsabilitatea implementării şi a managementului să fie transferată utilizatorilor sistemului informatic.

Se cunoaşte că o securitate bună trebuie să fie invizibilă. Problema necesităţii unei funcţiuni care să asigure securitatea

informaţiilor izvorăşte din faptul că prin această activitate nu se aduce nici un plus de valoare economică informaţiilor. Iată câteva din explicaţiile acestei probleme:

� managementul firmei nu conştientizează exact necesitatea asigurării securităţii informaţiilor până în momentul în care se produce un incident, cum ar fi pătrunderea unui hacker în sistem, sau producerea unui dezastru major care să afecteze considerabil posibilitatea firmei de a-şi continua activitatea.

136

� managementul conştientizează necesitatea securităţii informaţiilor, tinde să pună accentul pe protejarea confidenţialităţii informaţiilor. Puţini sunt cei care înţeleg că securitatea informaţiilor mai presupune şi asigurarea disponibilităţii şi integrităţii informaţiilor, planificarea unor metode de recuperare după producerea unui dezastru.

� responsabilii cu securitatea informaţiilor au un acces relativ la managementul firmei. În consecinţă, au puţine ocazii de a-i convinge pe manageri de necesitatea asigurării securităţii informaţiilor.

� de cele mai multe ori se consideră că securitatea informaţiilor presupune doar securitatea calculatoarelor şi a reţelei şi se uită că, de fapt, informaţia necesită protecţie şi atunci când se află pe alte suporturi, sau când are alte forme.

� responsabilii cu securitatea datelor, de cele mai multe ori, nu înţeleg activitatea economică a firmei în ansamblul său. În consecinţă, ei întâmpină dificultăţi în realizarea unei justificări economice a funcţiei securităţii informaţiilor.

Accentul se va pune, în principal, pe modul în care se justifică importanţa securităţii informaţiilor din punct de vedere economic.

7.3.2 Mediul securit ăţii informa ţiilor Cei care lucrează în domeniul protejării informaţiilor, constatată că

informaţiile sunt răspândite în întreaga firmă, pe diferite suporturi (hârtie, dischete, desene etc.). Această constatare poate determina, în cadrul unor firme, o luptă între departamentul ce se ocupă cu siguranţa firmei în ansamblu, între compartimentul de audit intern şi între echipa de management al sistemului informaţional. Acestea îşi pot disputa “proprietatea” asupra problemei privind securitatea grupului de informaţii. De cele mai multe ori, acest război este câştigat de către echipa de management al sistemului informaţional, care, în general, opreşte anumite grupuri de informaţii la niveluri inferioare ale firmei. Această viziune centralizată este afectată de distribuirea datelor pe scară tot mai largă. Astfel, profesioniştii din domeniul securităţii datelor s-au confruntat cu existenţa unor computere, care, prin intermediul unei reţele, puteau pătrunde în mainframe-ul lor. De cele mai multe ori nu erau disponibile instrumente pentru distribuirea controalelor de siguranţă, iar firmele opuneau o rezistenţă destul de mare angajării unui personal suplimentar care să dirijeze această activitate.

137

Un şoc l-a constituit descentralizarea departamentului de management al sistemului informaţional, controlul resurselor sistemului informaţional revenind fiecărei subunităţi organizatorice. Apoi s-a intensificat achiziţia de computere şi s-a diversificat activitatea mai multor firme, care treceau printr-un proces de restructurare. Viteza rapidă cu care părţile firmei acţionau a creat reale probleme managementului sistemului informaţional şi provocări aproape imposibile celor care se ocupau de securitatea informaţiilor.

Alte două aspecte ale acestei probleme s-au cristalizat la sfârşitul anilor ‘80. Una dintre aceste tendinţe a reprezentat-o faptul că tot mai multe firme cedau gestionarea sistemului lor informaţional altor firme, în această manieră reducându-se costurile, sau cel puţin controlul lor. În consecinţă, funcţia de securitate a informaţiilor fie a fost atribuită unei firme furnizoare de astfel de servicii, fie a rămas în cadrul firmei ca o componentă a funcţiunii de management a sistemului informaţional.

O altă tendinţă, care se pare că a avut un impact mai important pe termen lung, a constat în faptul că relaţiile dintre furnizori şi clienţi au devenit tot mai strânse în încercarea lor de a îmbunătăţi eficienţa şi de a face faţă operaţiunilor concurenţei, competitivităţii. În practică, aceasta a constat în deschiderea reţelelor, atât către furnizori, cât şi către clienţi, ale căror procedee de asigurare a securităţii informaţiilor nu puteau fi stabilite şi controlate de către firma în cauză (să presupunem că o firmă are un sistem bun de asigurare a informaţiilor, dar acesta nu-i ajută la nimic, dacă firma care este furnizoarea ei nu are un asemenea sistem, pentru că dacă furnizoarea îşi va pierde datele, atunci şi firma va avea de suferit).

Ca şi cum nu ar fi fost de ajuns, vulnerabilitatea sistemului informaţional al firmei a fost accentuată şi de evoluţiile considerabile ale tehnologiilor şi marketingului. Mai întâi a fost varietatea de computere portabile, care au făcut posibilă transportarea informaţiilor firmei în toată lumea şi a miniaturizării memoriilor de tip flash. În al doilea rând, într-un fel, sau altul, majoritatea firmelor vor fi/sunt conectate la Internet, loc unde se produce schimbul liber de date (atât tehnice, cât şi de natură economică). Întrucât Internetul este o reţea la care poate avea acces oricine, conectarea neînsoţită de măsuri de protecţie, poate permite oricărui hacker inteligent să pătrundă în sistemul unei firme.

Într-un mediu caracterizat de schimbări rapide, trebuie să se găsească modalităţi de a convinge conducerea superioară a firmelor că, uneori, activitatea unei firme ar putea depinde de calitatea sistemului de securitate a informaţiilor.

138

7.3.3 Rolul securit ăţii informa ţiilor Majoritatea responsabililor cu securitatea informaţiilor trebuie să

înţeleagă destul de clar care este rolul lor într-o firmă. Pe scurt, sarcinile lor sunt:

� să asigure disponibilitatea informaţiilor corecte când utilizatorii au nevoie de ele.

� să protejeze confidenţialitatea unor informaţii mai importante ale firmei.

� să asigure/protejeze “intimitatea” utilizatorilor. � să împiedice modificarea neautorizată a activelor informaţionale. � să asigure capacitatea firmei de a-şi continua activitatea în caz de

dezastru. În concluzie, sarcina funcţiunii de protejare a informaţiilor este de a

contribui la protejarea activelor informaţionale ale firmei împotriva tuturor ameninţărilor potenţiale.

Pentru a-şi îndeplini sarcinile, responsabilii cu securitatea informaţiilor şi personalul din subordinea lor, realizează următoarele activităţi:

� sfătuiesc conducerea cu privire la tipul activităţilor şi al procedurilor necesare asigurării siguranţei activelor informaţionale ale firmei;

� dezvoltă posibilităţi de acţiune şi control care să corespundă politicilor firmei;

� se asigură că managerii şi ceilalţi angajaţi sunt conştienţi de responsabilitatea pe care o presupune asigurarea securităţii activelor informaţionale ale firmei;

� planifică recuperarea şi continuarea activităţii firmei, în cazul producerii unor dezastre;

� acordă asistenţă utilizatorilor şi celor care lucrează la perfecţionarea / implementarea controlului unor aplicaţii delicate;

� acordă asistenţă în probleme de securitatea informaţiilor (cum ar fi contaminarea cu viruşi sau pătrunderea hackerilor).

În plus, profesioniştii în domeniu pot iniţia şi conduce revizii periodice pentru a se asigura dacă procedurile utilizate sunt cele corecte şi dacă echipamentele sunt în stare bună. De asemenea pot participa la acţiunile de audit ale acestor echipamente.

139

Explicitarea ameninţărilor formează o idee clară despre importanţa majoră a acestei munci invizibile, respectiv a securităţii informaţiilor. Cu toate acestea, câteva aspecte rămân nelămurite.1 În mod evident, aici vorbim despre informaţii critice pentru continuarea activităţii, sau pentru refacerea după producerea unui dezastru. Informaţiile din exemplu se aflau doar pe suport de hârtie şi nu erau disponibile, într-un timp relativ scurt, când erau necesare. De asemenea, informaţiile nu pot fi salvate şi utilizate în cazul unui dezastru. Ne confruntăm, de asemenea, cu problema potenţialei siguranţe în anumite condiţii de mediu.

Care ar putea fi rolul unui profesionist în domeniul securităţii informaţiilor în această situaţie? Să considerăm următoarele variante şi să stabilim care are valoare:

� specialistul în probleme de securitate a informaţiilor nu este necesar să se afle în interiorul firmei. Deciziile privind modul de stocare şi utilizare a informaţiilor importante pentru firmă ar putea fi luate de manager, de inginerul de întreţinere, de către departamentul de protecţie a muncii, de departamentul pentru protecţia mediului, sau de către un analist de sistem care ar putea fi desemnat de managerul fabricii să proiecteze un sistem de salvare a informaţiilor;

� specialistul în probleme de securitate a informaţiilor ar trebui să raporteze pericolele existente, sau potenţiale anumitor, sau tuturor superiorilor, precum şi celor de la departamentul de audit intern;

1 Exemplu de speţă, într-o rafinărie petrochimică, specialistul în securitatea informaţiilor 1-a întrebat pe un inginer ce se ocupa de întreţinere, cine din cadrul secţiei de distilare a fracţiilor de petrol era responsabil, în cazul în care se produce o defecţiune. Inginerului i se atribuise această sarcină de aproximativ un an. Întreprinderea era mai veche de 35 de ani şi fusese întreţinută de un şir întreg de ingineri care întocmiseră rapoarte detaliate privind fiecare incident produs şi fiecare reparaţie efectuată. Toate aceste rapoarte erau îndosariate şi aşezate în ordine cronologică, astfel încât ocupau aproape întregul spaţiu din biroul actualului inginer. În cazul producerii unei defecţiuni, toate rapoartele, deşi bine întocmite şi arhivate, se dovedeau inutile. Întrucât inginerul nu ar fi avut timpul disponibil pentru a căuta raportul privind producerea unui eveniment similar, el ar fi trebuit să acţioneze ca şi când defecţiunea se întâmpla pentru prima oară. Nu era practic posibil să găseşti un raport privind producerea unui anumit tip de incident. Mai mult, biroul inginerului de întreţinere, înlăuntrul căruia erau depozitate toate rapoartele şi planurile fabricii, se afla plasat la 30 de metri în incinta întreprinderii. Astfel, în cazul unei catastrofe, dacă echipele de salvare, sau de pompieri ar fi solicitat aceste informaţii (de exemplu localizarea valvelor), nu le-ar f putut obţine, întrucât biroul însuşi ar fi putut fi afectat, sau chiar distrus.

140

� specialiştii în probleme de securitate a informaţiilor ar trebui nu numai să raporteze pericolele, dar să şi propună modalităţi de corectare a situaţiei;

Specialistul în probleme de securitate a informaţiilor ar trebui să ignore problemele care nu intră în responsabilitatea lui.

Prima şi ultima variantă nu sunt atât de importante, dar, dacă pe parcursul desfăşurării activităţii sale obişnuite, vreun lucrător descoperă un pericol potenţial, datoria sa faţă de întreprindere este de a raporta potenţialul pericol. Cu toate acestea, prima situaţie subliniază problema centrală, aceea că protejarea activelor informaţionale, indiferent unde se află şi indiferent de forma sub care se prezintă, este sarcina celui care asigură securitatea informaţiilor.

Aceste exemple subliniază, totodată, sarcina departamentului de asigurare a securităţii informaţiilor, de a coordona anumite activităţi din cadrul altor departamente, cum ar f: departamentul de protecţia muncii, departamentul de protecţie a mediului şi departamentul de siguranţă (pază) a firmei şi de a informa întreaga firmă cu privire la aceste relaţii. Astfel, securitatea informaţiilor se dovedeşte a f cel puţin la fel de necesară ca orice altă organizaţie, funcţiune, departament.

Există şi alte exemple de similitudini între asigurarea calităţii şi asigurarea securităţii informaţiilor, iar stabilirea similitudinii între aceste două tipuri de activităţi reprezintă un pas important în direcţia recunoaşterii importanţei securităţii informaţiilor.

7.3.4 Identificarea informa ţiilor ce trebuie protejate Nu toate informaţiile au aceeaşi valoare şi nu toate joacă un rol

important în desfăşurarea cu succes a activităţii întreprinderii. În consecinţă, controlul exercitat şi protejarea informaţiilor (inclusiv costurile acestor controale) ar trebui să varieze în funcţie de valoarea şi importanţa informaţiilor. Pe de altă parte, multe sisteme sunt în aşa fel structurate astfel încât toate informaţiile prelucrate, procesate, sau pur şi simplu conţinute să fie, sau nu, în siguranţă.

Costurile privind siguranţa unui computer nu se rezumă doar la costurile instrumentelor de securitate şi Ia costul aferent timpului de procesare, ci include şi costurile aferente timpului utilizatorului, estimat în funcţie de uşurinţa cu care datele sunt accesate, precum şi de costurile implicate de gestionarea sistemului de securitate. Aceste costuri sunt, în general, incluse în costurile ce apar pe întreaga durată de viaţă a sistemului. Dacă însă aceste

141

costuri vor fi identificate separat şi considerate, sau incluse în costurile de operare, ele ar putea influenţa, afecta structura sistemului. De exemplu, tehnologiile client-server oferă posibilitatea utilizării unor sisteme de aplicaţii şi a unor reţele care să permită distribuirea aplicaţiilor şi informaţiilor pe computere separate, de cele mai multe ori, în condiţiile unor costuri mai mici decât cele necesitate de gruparea mai multor aplicaţii pe un singur mainfiame (faptul că se pot obţine economii de scară prin utilizarea mainframe-urilor nu mai este adevărat).

Necesitatea unei asemenea separări şi/sau distribuiri a aplicaţiilor şi informaţiilor este evidentă. De exemplu, tot mai mulţi furnizori au acces direct la fişierele ce cuprind situaţia stocurilor diferitelor lanţuri de magazine en-detail, ceea ce le permite să completeze adecvat stocurile. Acest sistem favorizează atât eficienţa furnizorilor, cât şi pe cea a detailiştilor. Astfel, dacă aplicaţiile privind stocurile, plăţile ce trebuie efectuate şi planificarea strategică a lanţurilor de magazine se află pe acelaşi computer, accesarea lor de către persoane neautorizate este greu de protejat. Acelaşi risc îl întâlnim la nivelul întregii reţele, dacă informaţiile şi aplicaţiile nu sunt protejate corespunzător.

Structurile client-server combinate cu tehnicile de identificare a utilizatorului oferă o posibilitate unică de procesare a datelor importante pe computere separate, în funcţie de nevoia firmei de a-şi proteja informaţiile. Cum costurile şi tehnologia nu mai constituie o barieră în calea segmentării aplicaţiilor, securitatea informaţiilor ar trebuie să joace un rol din ce în ce mai important în proiectarea structurii tuturor sistemelor şi în determinarea căilor de protejare a informaţiilor importante.

Accentuarea rolului securităţii informaţiilor impune ca definirea iniţială a aplicaţiilor, să cuprindă şi definirea necesităţilor de securitate - un subiect de obicei ignorat până în momentul în care o aplicaţie ajunge în punctul de a fi implementată. Pentru aceasta, personalul responsabil cu securitatea informaţiilor nu trebuie numai să-i facă pe ceilalţi conştienţi de această necesitate, dar trebuie să şi ofere politici, instrumente şi instruire pentru a face acest lucru posibil.

Va fi necesar, în primul rând, un instrument cu ajutorul căruia să se poată stabili o ierarhie a informaţiilor şi a aplicaţiilor în funcţie de importanţa lor, respectiv în funcţie de nevoia lor de a fi protejate. Sarcinile de bază pentru acest instrument sunt:

� să identifice necesitatea şi importanţa asigurării confidenţialităţii;

142

� să identifice cele mai importante informaţii de care depinde activitatea firmei;

� să identifice necesitatea integrităţii şi autenticităţii informaţiilor pentru activitatea firmei;

� să identifice informaţiile şi resursele necesare procesării acestora. Toate aceste sarcini nu sunt abstracte. Managerul unei firme ar trebui să

poată aproxima, în linii generale, costurile pe care le-ar genera indisponibilitatea unei aplicaţii pe o perioadă de o zi, de două, sau mai îndelungată (de exemplu, o bancă ar putea da faliment, dacă nu ar putea utiliza sistemul de procesare a tranzacţiilor timp de câteva zile). Un manager ar trebui, de asemenea, să fie capabil să aprecieze şi să aproximeze pagubele ce s-ar produce dacă un concurent ar avea acces la informaţiile privind proiectul unui produs, sau consecinţele utilizării unor informaţii distorsionate care ar genera în continuare rezultate aberante.

Problemele privind sensibilitatea şi confidenţialitatea informaţiilor se evaluează chiar din momentul proiectării unei aplicaţii noi. În condiţiile schimbării continue a mediului iniţial de operare al sistemului, vulnerabilitatea aplicaţiilor creşte, iar valoarea informaţiilor în desfăşurarea operaţiilor se poate schimba. Mai mult, pe măsură ce se înmulţesc sistemele personale, şi pe măsură ce utilizatorii îşi dezvoltă aplicaţii proprii, informaţiile sensibile se vor plasa în afara unui mediu care poate fi controlat. Pentru menţinerea unei securităţi adecvate a informaţiilor este necesară o reevaluare periodică a necesităţii de control şi a importanţei pe care o prezintă anumite aplicaţii pentru activitatea firmei. Aceste reevaluări, cunoscute şi ca identificări ale riscurilor, stabilesc în primul rând măsura în care trebuie controlate anumite aplicaţii şi apoi comunică managementului firmei natura problemelor şi obiectivele care se urmăresc.

Dacă asemenea reevaluări se desfăşoară în maniera auditurilor, cei care le realizează vor întâmpina ostilitatea managementului în domeniu. Pe de altă parte, aceste reevaluări oferă managerilor posibilitatea de a-şi fundamenta deciziile privind modul de conducere a activităţii, sau modul de recuperare şi refacere în situaţii de urgenţă. Aceste estimări au scopul principal de redefinire a necesităţii controlului în condiţiile unui mediu în continuă schimbare. Reevaluările oferă o ocazie excelentă de a demonstra managerilor executivi importanţa securităţii informaţiilor. Problemele privind reevaluările sunt binecunoscute specialiştilor în domeniul securităţii informaţiilor şi presupun:

143

� identificarea riscurilor şi a ameninţărilor , fapt ce presupune determinarea modului în care pot fi afectate informaţiile, sau sistemul informaţional şi care sunt consecinţele unor astfel de evenimente. Determinarea probabilităţii de producere a unui asemenea risc, atât de către angajaţii firmei, cât şi cei din afara ei, precum şi catastrofele naturale.

� stabilirea obiectivelor. În domeniul „spionajului” industrial sau economic se urmăresc în principal informaţiile de marketing, date privind proiectele unor produse, sau planurile strategice.

� stabilirea responsabilităţii asigurării protecţiei activelor informaţionale;

� determinarea mijloacelor de protecţie care ar putea fi utilizate: specificarea modului optim în care pot fi protejate informaţiile, pentru a nu fi expuse atât de mult distrugerii şi evaluarea costurilor estimative ale acestei protecţii;

� aprecierea valorii informaţiilor deţinute de firmă. Dintre toate informaţiile firmei, trebuie estimate cele care sunt vitale pentru desfăşurarea activităţii;

� determinarea valorii maxime a activelor informaţionale pe care o firmă le-ar putea pierde, fără a da însă faliment, presupune stabilirea a ceea ce şi-ar putea permite firma să piardă temporar, fără care componente ar putea o firmă să lucreze temporar, fără să îi fie afectată negativ activitatea. Aceasta se poate face răspunzând la următoarele întrebări: Pentru care dintre activele informaţionale firma îşi poate asuma riscul pierderii şi pentru care active nu merită să fie cheltuiţi bani pentru protejare? Oare pentru ce aplicaţii este practic şi recomandabil să fie redus, sau eliminat controlul? Sunt managerii de acord să-şi asume aceste riscuri?

Există trei modalităţi de apreciere a valorii informaţiilor de care se ţine cont la gestionarea şi procesarea datelor:

� valoarea pe care o au pentru proprietar, pentru utilizatorii autorizaţi şi pentru utilizatorii neautorizaţi;

� valoarea comercială, cum ar fi o listă de adrese, sau de referinţe publicate;

� costul de achiziţie, de dezvoltare şi de întreţinere a informaţiilor. În domeniul protecţiei datelor există susţinători ai analizei cantitative a

riscurilor, care consideră că expunerea la risc se poate determina prin multiplicarea costurilor pierderii cu probabilitatea producerii evenimentului, şi susţinători ai unei analize subiective a riscurilor, în care probabilităţile nu sunt cuantificate, ci exprimate prin cuvinte ca frecvent, probabil, puţin probabil.

144

Ambele metode pot fi adecvate dacă managementul acordă atenţie suficientă acestor probleme şi dacă se practică măsuri corecte de protecţie. Întrucât de cele mai multe ori producerea unor asemenea evenimente este tăinuită, pentru a feri firmele de publicitate negativă, nefavorabilă, nu există date statistice sigure pe baza cărora să se poată stabili probabilitatea producerii anumitor evenimente. În condiţiile imposibilităţii stabilirii unor valori ale probabilităţii, mulţi profesionişti în domeniu preferă aplicarea analizei subiective.

O abordare de sus în jos a reevaluării sistemului informaţional serveşte câtorva scopuri. Prin această analiză, specialiştii în domeniul securităţii informaţiilor obţin o imagine strategică asupra cerinţelor firmei, prin aceasta reuşind să facă propuneri care să se suprapună cu cerinţele managementului. De asemenea, prin această analiză se intensifică cooperarea dintre managerii din acest domeniu şi se oferă posibilitatea de a ridica aceste probleme şi celor mai înalte niveluri ale conducerii. De asemenea, uneori, prin această analiză se poate evalua starea generală a cerinţelor de protecţie a informaţiilor şi locurile în care trebuie să se efectueze controlul. Arată cum pot fi economisiţi bani prin asumarea unor riscuri, sau prin schimbarea structurii sistemului. În final, prin această analiză se stabileşte poziţia pe care o ocupă securitatea datelor în nevoile economice ale firmei.

145

Capitolul 8

CREŞTEREA EFICIENŢEI ADMINISTRĂRII AFACERII

8.1 RAŢIONALIZAREA SISTEMULUI INFORMA ŢIONAL

Asigurarea unui sistem informaţional funcţional eficace şi eficient

pentru fiecare organizaţie este esenţială întrucât condiţionează decisiv performanţele sale. Modalitatea de realizare o reprezintă reproiectarea sistemului informaţional, proces deosebit de laborios şi decisiv datorită multiplelor elemente implicate atât de natură strict informaţională, cât şi managerială, economică, tehnică şi juridică. De aici necesitatea unei abordări riguroase a sistemului informaţional pentru a depăşi complexitatea şi dificultatea problemelor de soluţionat.

În literatura de specialitate se prezintă numeroase şi variate modalităţi de raţionalizare a sistemului informaţional al organizaţiei, reflectare a eterogenităţii activităţilor economice şi a diversităţii experienţei şi concepţiilor specialiştilor. În continuare prezentăm o variantă de raţionalizare concepută pe baza unei îndelungate experienţe proprii de consultanţă managerial-informaţională, ce încearcă să integreze acele elemente prezente în literatura de specialitate care apreciem că au aplicabilitate şi eficienţă în condiţiile în care societăţile comerciale şi regiile se restructurează şi/sau privatizează corespunzător cerinţelor economiei de piaţă, iar o parte din întreprinderile private înfiinţate după 1990 trec la faza de consolidare economică şi ma-nagerială.

Identificarea beneficiului ce poate fi obţinut din noua infrastructură este o provocare pentru managerii societăţilor, care poartă responsabilitatea pentru aceste decizii pe termen lung privind tehnologia informaţională. Firmele au puncte de vedere diferite în ceea ce priveşte infrastructura în tehnologia informaţională, determinând variaţia înregistrată în randamentul infrastructurii.

Conducerea fiecărei firme adoptă decizii în funcţie de contextul strategic al firmei respective. Unele firme care desfăşoară permanent o activitate de cumpărare şi de vânzare, nu doresc să fie constrânse de o

146

infrastructură tehnologică informaţională care să integreze unităţile de afaceri. Altele, s-au orientat către investiţii în acele infrastructuri care permit scăderea costurilor. Pentru alte firme, care în cadrul operaţiunilor internaţionale au o cerere locală puternică, accentul se pune pe maximizarea puterii de decizie locală. Aceasta poate rezulta în decizia de a limita infrastructura la nivelul firmei în vederea creşterii randamentului local.

În ultimul rând, unele firme consideră noua infrastructură ca fiind o infrastructură care permite o flexibilitate strategică coordonată la nivel central. Scopul acestor firme constă în facilitarea agilităţii de mişcare pe piaţa internaţională şi a răspunsului rapid la schimbările înregistrate în piaţa mondială. Posibilitatea proiectanţilor din locaţii diferite de a comunica şi de a face schimb de proiecte este hotărâtoare pentru reducerea ciclului de producţie al noilor producători de automobile.

Doar mărimea investiţiilor face ca tehnologia informaţională să fie importantă pentru managerii din conducerea executivă. De obicei, managerii din conducerea executivă nu sunt pregătiţi pentru schimbările ce apar în tehnologia informaţională. Puţini dintre ei şi-au asumat responsabilitatea investiţiilor în tehnologia informaţională necesare zonelor pe care le conduc (cum ar fi marketing, producţie, finanţe).

De obicei, managerii deleagă luarea deciziilor privind tehnologia informaţională specialiştilor în domeniu. Specialiştii în tehnologie au orientări diferite în funcţie de domeniul fiecăruia. Unii dintre aceştia îşi fundamentează deciziile tehnice pornind de la latura economică a afacerii, alţii, mult mai tehnici, adoptă decizii pornind de la latura tehnică a afacerii.

În cele mai multe afaceri, decizia privind dotarea cu tehnologia informaţională este mult prea importantă, pentru a fi luată de persoane care au doar pregătire tehnică, sau, şi mai rău, de persoane din afara firmei, care au obiective proprii afacerilor lor şi pentru care trebuie să obţină profit. Dotarea cu tehnologia informaţională este responsabilitatea managementului de vârf. Bineînţeles că persoanele cu pregătire tehnică decid implementarea capacităţii unei anumite tehnologii informaţionale care poate fi achiziţionată de la un furnizor extern.

Fie că managerii vor, fie că nu, sistemul informaţional este supus unor schimbări majore, care sunt datorate acţiunii combinate a factorilor sociali, tehnologici şi economici. Câteva dintre cele mai evidente schimbări sunt prezentate în continuare:

� Accentuarea importanţei factorului uman. Cel mai adesea atenţia este concentrată asupra factorului uman şi a desfăşurării afacerii, nu asupra

147

tehnologiei. Satisfacerea cerinţelor utilizatorilor continuă să fie o problemă pentru administratorii de reţea ai unei firme;

� Eficientizarea costurilor. Firmele continuă să caute metode care să dovedească eficienţa costurilor pentru tehnologia informaţională şi astfel să ofere credibilitate economică costurilor presupuse de sistemul informaţional. Alinierea acestor costuri la strategia de afaceri a firmei rămâne un scop greu de atins având în vedere că o astfel de aliniere poate fi realizată doar la nivelul unităţii de afaceri sau la nivelurile proceselor de producţie, în timp ce politicile sistemului informaţional au fost dezvoltate la nivelul firmei;

� Distribuirea informaţiei. Tendinţele în achiziţionarea de tehnologie sunt, în principal, direcţionate în sensul distribuirii tehnologiei informaţionale în unităţile de afaceri care utilizează informaţia. Administratorii de reţea care încearcă să păstreze controlul sunt nevoiţi să transfere funcţiunile sistemului informaţional managerilor de produs (sau daţi afară din firmă);

� Reproiectarea proceselor de prelucrare. Cererea pentru aplicaţii noi, inovatoare continuă şi este stimulată prin reproiectarea sau retehnologizarea proceselor de prelucrare. Costul nu este singura problemă. Atunci când sistemul informaţional este o parte din unitatea de afaceri, alinierea şi eficienţa costurilor sunt uşor de demonstrat;

� Relaţiile de subordonare. Unităţile sistemului informaţional sunt considerate mult mai eficiente, dacă sunt subordonate unităţilor de afaceri, decât dacă ar fi subordonate conducerii la nivelul întregii firme a sistemului informaţional.

Sistemele informaţionale centralizate la nivel de firmă devin rapid sisteme mamut în multe domenii.

In decursul funcţionarii sistemului informaţional, s-au observat multe deficiente majore care afectează eficacitatea acestuia. Pentru prevenirea lor este necesara perfecţionarea sistemului informaţional.

Pentru raţionalizarea sistemului informaţional trebuie sa se tina seama de o serie de principii:

� principiul corelării sistemului informaţional cu obiectivul organizaţiei;

� corelarea sistemului informaţional cu funcţiunile organizaţiei; � corelarea sistemului informaţional cu structura organizatorica; � corelarea sistemului informaţional cu sistemul decizional; � concentrarea informaţiilor asupra domeniilor cheie si asupra

factorilor critici; � concentrarea asupra abaterilor esenţiale;

148

� principiul flexibilităţii; � principiul eficacităţii si eficienţei; Toate acestea trebuie utilizate concomitent, ţinând seama de

interdependentele dintre ele. Procesul de perfecţionare cuprinde: � declanşarea studiului de raţionalizare; � analiza critica a sistemului informaţional existent; � perfecţionarea sistemului informaţional existent; � implementarea sistemului informaţional perfecţionat.

8.2 PRINCIPII DE CONCEPERE ŞI RAŢIONALIZARE A SISTEMULUI INFORMAŢIONAL

Pentru ca sistemul informaţional să-şi îndeplinească cu maximum de

eficienţă funcţiile sale specifice, conceperea şi implementarea acestuia trebuie să se realizeze respectând principiile1 prezentate în fig.. 8.1.

1. Subordonarea conceperii şi funcţionării sistemului informaţional cerinţelor managementului firmei. Sistemul informaţional constituie, în raport cu sistemul managerial un subsistem, fiind o componentă a acestuia. Astfel, în conceperea sau raţionalizarea sistemului informaţional obiectivele şi cerinţele sale specifice trebuie să reflecte obiectivele fundamentale, derivate, specifice şi individuale ale firmei. Aceasta implică atât studierea strategiei, politicilor şi documentelor organizaţionale ale firmei, cât şi discuţii şi analize comune cu managerii.

2. Corelarea strânsă a sistemului informaţional cu sistemul decizional şi cu organizarea structurală a societăţii comerciale şi regiei autonome. Acest principiu exprimă necesitatea armonizării structurale şi funcţionale a sistemului informaţional cu celelalte componente majore ale sistemului de management.

1 Gorski H., - op. cit., p. 100-103.

149

Figura nr. 8.1 Principiile de concepere şi raţionalizare a sistemului informaţional

Pe plan constructiv sistemul informaţional trebuie corelat în special cu

structura organizatorică, avându-se în vedere mai ales utilizarea subdiviziunilor organizatorice, ale firmei, pentru culegerea, înregistrarea, transmiterea şi prelucrarea informaţiilor.

Din punct de vedere funcţional, sistemul informaţional este necesar să se armonizeze îndeosebi cu sistemul decizional, astfel încât conţinutul

Principii

8 Asigurarea

eficacităţii şi eficienţei

informaţionale şi

2 Corelarea strânsă a

sistemului informaţional cu

sistemul decizional şi cu organizarea

structurală

3 Realizarea unităţii

metodologice a tratării informaţiilor

4 Concentrarea

asupra abaterilor esenţiale

5 Asigurarea unui

timp corespunzător de reacţie

componentelor şi ansamblului sistemului managerial

6 Asigurarea de maximum de

informaţii primare din fondul de

informaţii primare

7 Asigurarea flexibilit ăţii

informaţional-manageriale

1 Subordonarea conceperii şi funcţionării sistemului

informaţional cerinţelor

managementului

150

informaţiilor şi caracteristicile dimensionale ale fluxurilor informaţionale să reflecte necesităţile specifice adoptării de decizii raţionale de către fiecare manager.

3. Principiul unităţii metodologice a tratării informaţiilor. În vederea asigurării compatibilităţii între toate componentele sistemului informaţional, a creării premiselor integrării depline a informaţiilor pe verticala şi orizontala sistemului de management este necesar ca modul de culegere şi prelucrare a informaţiilor să fie unitar din punct de vedere metodologic.

Pentru trecerea de la prelucrarea manuală a datelor şi informaţiilor la cea automatizată este vitală respectarea acestui principiu.

4. Principiul concentrării asupra abaterilor esenţiale. Acest principiu susţine faptul că informaţiile nu sunt transmise global pe verticala sistemului de management, ci selectiv – numai cele care reflectă abateri semnificative de la obiective, norme, reguli, criterii, mijloace.

Aplicarea acestui principiu determină economie de timp, atât pentru manageri cât şi pentru executanţi datorită reducerii numărului, dimensiunii şi frecvenţei situaţilor informaţionale întocmite, transmise şi analizate. Ca urmare se diminuează intensitatea fluxurilor informaţionale, se fac economii cu suporţii materiali, se determină o simplificare şi fluidizare a sistemului informaţional.

5. Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacţie componentelor şi ansamblului sistemului managerial. Sistemul informaţional trebuie să asigure informaţiile atunci când sunt necesare, informaţiile care ajung cu întârziere, sunt considerate ca fiind inexistente.

Datorită faptului că procesele manageriale şi de execuţie prezintă caracteristici temporale diferite, viteza de culegere, prelucrare şi transmitere a informaţiilor trebuie să fie şi ea diferită.

Pentru obţinerea informaţiilor în timp real, experienţele au dovedit că rolul noii tehnologii informaţionale este vital.

6. Principiul asigurării de maximum de informaţii finale din fondul de informaţii primare.

Informaţiile primare al căror volum este de regulă limitat, sunt folosite pentru evidenţa şi controlul proceselor, dar şi pentru luarea unor decizii cu caracter local. Însă cale mai importante decizii şi acţiuni ale managementului se fundamentează pe informaţii finale.

În vederea obţinerii unor informaţii finale valoroase, din fondul de informaţii primare, este necesară aplicare unor proceduri informaţionale cât

151

mai rafinate, stabilite şi selectate în funcţie de cerinţele proceselor manageriale.

7. Principiul flexibilităţii. Managerii trebuie să ia decizii într-o lume în care ritmul şi complexitatea schimbărilor au devenit copleşitoare. Pentru a putea supravieţui, organizaţiile vor trebui să-şi îmbunătăţească agilitatea şi flexibilitatea să fie capabile să inoveze continuu astfel încât să facă faţă schimbării.

Sistemele informaţionale automatizate moderne aplică sistemul modular de dezvoltare, acesta permiţând obţinerea unui sistem informaţional alcătuit din componente integrate armonios, dar bine delimitate, cu autonomie funcţională. Această construcţie modulară permite operaţionalizarea rapidă a schimbărilor, fără a schimba concepţia de ansamblu.

8. Principiul eficacităţii şi eficienţei. Acest principiu este cu valabilitate generală în managementul organizaţiei. Aplicat la specificul sistemului informaţional, acesta înseamnă pe de o parte, asigurarea informării complete, corecte şi în timp util a tuturor salariaţilor organizaţiei, iar pe de altă parte, o evaluare şi comparare a efectelor cantitative şi calitative ale unui sistem informaţional cu costurile necesare realizării şi funcţionării lui.

Informaţia constituie materia de bază atât a sistemului informaţional cât şi a sistemului de management al organizaţiei. Prin urmare, specialiştii 1 în domeniu au formulat principalele cerinţe cărora trebuie să le facă faţă informaţia. Aceste cerinţe sunt: � Să fie realistă – adică să reflecte procesele aşa cum se derulează ele în

organizaţie şi în contextul socioeconomic în care îşi desfăşoară activitatea; � Să fie multilaterală – această cerinţă se referă la asigurare perceperii

proceselor în care este implicată întreprinderea din multiple unghiuri, astfel încât să fie evidenţiate elementele semnificative de natură economică, tehnică, umană, ştiinţifică, etc.;

� Să fie sintetică şi concisă – se referă la surprinderea cu prioritate a elementelor esenţiale de noutate şi prezentarea lor cu economie de mesaje;

� Să fie precisă şi sigură – această calitate se referă la faptul că încorporarea în informaţie cu prioritate a elementelor esenţiale noi, implică şi surprinderea acestora în mod exact, iar omiterea unor detalii semnificative pot lipsi beneficiarul de siguranţă în utilizarea respectivei informaţii;

� Să fie dinamică – exprimă necesitatea informaţiilor de a oglindii procesele de muncă şi problematica întreprinderii în evoluţia sa;

1 Nicolescu O. (coord.), – op. cit., p. 80-81.

152

� Să asigure parvenirea în timp util la beneficiar – adică perioada optimă pentru luarea deciziei sau declanşarea acţiunii vizate

� Să fie prospectivă – se referă la forţa anticipativă a informaţiilor, care poate facilita activitatea de previziune în cadrul organizaţiei;

� Să poată fi adaptată la specificul personalului implicat – emiţătorul de informaţii trebuie să cunoască o serie de factori (nivelul de pregătire al beneficiarului, timpul de care dispune, etc.) pe care este necesar să-i folosească în structurarea şi formularea mesajului.

8.3 ETAPELE REPROIECTĂRII SISTEMULUI INFORMAŢIONAL-MANAGERIAL

8.3.1. Considera ţii preliminare Reproiectarea sistemului informaţional al firmei este structurată în mai

multe etape (vezi figura nr. 2): � declanşarea studiului de raţionalizare, � identificarea componentelor informaţionale ale domeniului investigat, � analiza critică a sistemului informaţional-managerial, � perfecţionarea sistemului informaţional-managerial, � implementarea perfecţionărilor informaţionale, � evaluarea funcţionării sistemului informaţional managerial.

8.3.2. Declan şarea studiului de reproiectare

Managementul organizaţiei iniţiază realizarea unei proiectări sau raţionalizări a sistemului informaţional în ansamblu sau la nivelul unor componente ale sale atunci când se confruntă cu anumite probleme sau când anticipează posibilitatea apariţiei unor dificultăţi şi printr-o abordare anticipativă încearcă să le evite.

În societăţile comerciale şi regiile din România cele mai frecvente evenimente generatoare de studii şi acţiuni de raţionalizare informa ţională sunt:

� scăderea vânzărilor şi/sau a producţiei

153

� privatizarea întreprinderii � restructurarea firmei � elaborarea strategiei şi/sau politicii pentru următorii ani � blocajul financiar � dificultăţi majore în realizarea unor activităţi importante cum ar fi:

aprovizionare, producţie sau vânzări � schimbarea managerilor la nivel de firmă sau compartimente � introducerea unor echipamente moderne de tratare a informaţiilor � aplicarea unor noi metode manageriale economice � schimbări în legislaţia privind reglementarea desfăşurării activităţilor

firmei � efectuarea unor diagnosticări ale firmei în ansamblul său ori la nivel de

subdiviziuni organizatorice � frecventarea de către manageri, îndeosebi de nivel superior, a unor

programe de pregătire managerială. Aceste evenimente reprezintă principalele cauze generatoare de

raţionalizări informaţionale. Ori de câte ori se produc este firesc să se reflecte în acţiuni de perfecţionare informaţională a firmei.

În funcţie de cauză şi de concepţia managerilor, organizatorilor şi informaticienilor implicaţi se stabileşte sfera de cuprindere a studiului informa ţional care poate fi globală, atunci când se referă la ansamblul activităţilor organizaţiei; parţială când se referă doar la anumite activităţi ale acesteia. Aşa cum este firesc cele mai frecvente sunt raţionalizările informaţionale parţiale. Esenţial este ca domeniul analizat să fie judicios delimitat. Două sunt aspectele esenţiale care se recomandă să fie avute în vedere:

� cuprinderea în cadrul său a ansamblului aspectelor vizate de cauza care a provocat studiul, altminteri soluţiile rezultate în final nu vor rezolva adecvat problemele implicate;

� dimensionarea judicioasă a problematicii abordate, evitând atât supradimensionarea studiului, cauzator de cheltuieli şi eforturi inutile, cât şi subdimensionarea sa, ceea ce nu oferă posibilitatea conturării unor soluţii eficace.

La înţelegerea rolului şi locului proiectării şi implementării sistemului informaţional în ansamblul reengineeringului managerial o contribuţie majoră are cunoaşterea categoriilor de obiective avute în vedere.

Obiectivele proiectării/reproiectării sistemului informaţional-managerial sunt:

154

� obiective economice � obiective informaţionale specifice � obiective manageriale de ansamblu � obiective sociale.

a. Obiectivele economice vizează: � amplificarea profitului � scăderea relativă a costurilor în venituri � creşterea productivităţii muncii � creşterea rentabilităţii (măsurabilă prin sporurile relative ale ratelor

rentabilităţii). b. Obiectivele informaţionale specifice, concretizate în: � creşterea operativităţii şi gradului de informare a managerilor � raţionalizarea (scurtarea) unor fluxuri şi circuite informaţionale � economii şi raţionalizări de documente informaţionale � îmbunătăţirea calităţii informaţionale în condiţiile informatizării

proceselor de muncă (de execuţie şi management) � conectarea sistemului informaţional al organizaţiei la anumite bănci

de informaţii, magistrale informaţionale etc. externe � amplificarea vitezei de vehiculare a informaţiilor � modernizarea bazei tehnice (hardului) sistemului informaţional � creşterea funcţionalităţii sistemului informaţional de ansamblu sau la

nivelul anumitor componente. c. Obiectivele manageriale ale demersului informaţional se axează pe: � asigurarea unui fundament informaţional superior pentru elaborarea şi implementarea strategiilor şi politicilor organizaţiei

� facilitarea introducerii şi utilizării anumitor tehnici, metode şi sisteme manageriale

� creşterea operativităţii şi gradului de fundamentare şi adoptare a deciziilor

� intensificarea formării, dezvoltării şi motivării resurselor umane ale organizaţiei

� realizarea unei funcţionalităţi superioare de ansamblu a sistemului managerial al organizaţiei.

d. Obiectivele sociale se referă în special la: � crearea unor noi locuri de muncă, prin informatizarea crescândă a

proceselor de muncă (operatori calculator, analişti-programatori ajutor, analişti, administrator de reţea)

155

� amplificarea veniturilor salariale ca urmare a promovării acestor noi categorii de posturi

� promovarea climatului de muncă prin promovarea informatizării ca nouă „stare de spirit”.

Un mare ajutor în delimitarea sferei de cuprindere a activităţilor şi tematicii abordate îl prezintă folosirea tabloului relaţiilor cauză-efect. În întocmirea sa se porneşte de la axioma că orice problemă este expresia anumitor cauze care, la rândul lor, provoacă anumite efecte, care şi ele pot constitui cauze pentru alte probleme. Folosind acest instrument se asigură identificarea proceselor ce generează dificultăţile sesizate şi care în mod obligatoriu trebuie supuse raţionalizării. Pentru o mai deplină edificare asupra a ceea ce înseamnă tabloul de relaţii cauză-efect redat în figura nr. 3 prezentăm, cu exemplificări, configuraţia sa în situaţia apariţiei unor disfuncţionalităţi informaţionale şi economice în domeniul aprovizionării.

În strânsă corelaţie cu delimitarea tematicii informaţionale se determină alte trei elemente pregătitoare majore:

- resursele financiare şi tehnico-materiale alocate pentru studiu; � numărul şi componenţa echipei care realizează raţionalizarea

informaţională; � perioada de executare a acţiunii.

Un aspect major îl constituie dimensionarea resurselor necesare pentru proiectarea/ reproiectarea sistemului informaţional-managerial, proces în care trebuie să se ţină cont de:

� obiectivele studiului � sfera de cuprindere � complexitatea studiului � numărul şi calitatea specialiştilor din interiorul firmei sau din afara sa � termenele de realizare � gradul de dotare cu echipamente electronice (calculatoare, servere,

imprimante, reţele Internet etc.) � gradul actual de informatizare a proceselor de management şi

execuţie (aplicaţiile informatice existente, gradul de acoperire a proceselor de muncă ş.a.).

Resursele necesare proiectării/reproiectării sistemului informaţional se divid în patru categorii:

� resurse materiale – consumabile, toner, calculatoare, cablaj, prize electrice, imprimante, scanere, ecrane de proiecţie, mobilier, amenajare încăperi (laboratoare informatice)

156

� resurse umane – personalul de conducere şi execuţie implicat în proiectare/reproiectare, consultanţii în management, informaticienii, prestatorii de servicii specializate, trainerii

� resurse informaţionale – metodologii, instrucţiuni, cărţi, studii, documentaţii tehnice etc.

� resurse financiare – necesare plăţii onorariilor realizatorilor studiului, achiziţionării de echipamente electronice şi consumabile etc. Aceste resurse pot fi asigurate în principal din credite sau din surse

proprii. Concomitent, perioada de realizare a proiectării/reproiectării

informaţionale a managementului trebuie corelată cu sfera de cuprindere şi cu celelalte decizii şi acţiuni economice, manageriale şi sociale implicate. De regulă, durata realizării studiului este de nivelul lunilor, iar aplicarea efectivă a acestuia poată să se “întindă” pe parcursul a 1-2 ani.

Aceste aspecte preliminare conduc la o inevitabilă întrebare cu mari implicaţii pragmatice: “Proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional managerial este o acţiune singulară, autonomă?”

Răspunsul trebuie formulat nuanţat: � da, în situaţia în care sunt solicitate modificări de mai mică anvergură şi cu o mai redusă influenţă asupra caracteristicilor dimensionale şi funcţionale ale sistemului de management şi ale componentelor sale majore (decizională, organizatorică). De pildă, raţionalizarea circuitului informaţional al unor documente, introducerea de noi proceduri informaţionale în tratarea unei anumite categorii de informaţii, modificarea/raţionalizarea conţinutului unor documente informaţionale ş.a. pot fi considerate demersuri mult simplificate, ce pot fi concepute şi derulate de sine stătător.

� nu, atunci când proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional managerial este o “zonă” distinctă a proiectării/reproiectării manageriale, ale cărei consecinţe asupra funcţionalităţii, eficienţei şi eficacităţii organizaţiei şi managementului său sunt deosebit de complexe şi profunde. De regulă, în această a doua ipostază se află (sau ar trebui să se afle) proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional managerial, demers complex, de natură strategico-tactică, cu un pronunţat caracter inovaţional şi cu multe implicaţii directe şi indirecte în cadrul organizaţiei.

157

Dată fiind complexitatea unui astfel de demers, în proiectarea/reproiectarea sistemului informaţional este implicată o echipă de specialişti care provin:

� din interiorul organizaţiei investigate din punct de vedere al sistemului informaţional – economişti, ingineri, informaticieni etc. din diverse compartimente funcţionale şi operaţionale, nominalizaţi de compartimentul de organizare managerială, responsabil în domeniu;

� din afara organizaţiei, în principal consultanţi manageriali, informaticieni şi traineri, care lucrează pe cont propriu sau în cadrul unor firme specializate. În cadrul echipei rolurile sunt bine determinate. De regulă, specialiştii

din cadrul firmei participă intens la culegerea şi înregistrarea de date şi informaţii referitoare la configuraţia şi funcţionarea sistemului informaţional, precum şi la analiza şi interpretarea acestora. Cei din afara organizaţiei pun la dispoziţie elemente metodologice de culegere, şi analiză a informaţiilor, concomitent cu competenţa şi know-how-ul informaţional managerial.

8.3.3. Identificarea elementelor informa ţionale ale domeniului investigat

Delimitarea precisă a ariei informaţionale asigură premisa pentru a

declanşa investigaţiile propriu-zise. Practica majorităţii specialiştilor demonstrează că înaintea începerii analizei informaţionale propriu-zise este recomandabilă reunirea principalelor informaţii privind respectivului domeniu. Cu toate că, de regulă, majoritatea managerilor şi specialiştilor au impresia că ei cunosc aprofundat activităţile implicate, în realitate se manifestă şi unele perceperi trunchiate, incomplete şi superficiale. În plus, nu rareori unele aspecte mai recente nu sunt suficient cunoscute, iar gradul de sistematizare a informaţiilor lasă de dorit.

Derularea acestei etape incumbă parcurgerea mai multor faze, în

realizarea cărora este esenţială obţinerea colaborării principalilor emiţători şi beneficiari de informaţii.

Aceste faze sunt: � caracterizarea succintă, de ansamblu, a sistemului informaţional, relevând

principalii săi parametri în strânsă corelaţie cu funcţionalitatea şi performanţele economice obţinute;

158

� întocmirea listei cu documentele informaţionale utilizate, atât a celor codificate şi standardizate, cât şi a celor ocazionale;

� preluarea de machete pentru principalele documente informaţionale; � reprezentarea grafică a circuitului documentelor informaţionale cu

folosinţă periodică; în acest scop se pot folosi diagrame ordonate de la stânga la dreapta sau de sus în jos. Pentru întocmirea lor se folosesc seturi de simboluri cum ar fi cele prezentate în figura nr. 4;

� descrierea principalelor tipuri de proceduri utilizate, mai ales a celor informatice, în cadrul celor mai importante situaţii şi fluxuri informaţionale; cele mai semnificative proceduri informaţionale formalizate se anexează;

� inventarierea mijloacelor automatizate de tratare a informaţiilor, cu precizarea principalilor parametri constructivi, funcţionali şi economici. Parcurgerea cu rigurozitatea necesară a acestei faze asigură întocmirea

dosarului informaţional complet al domeniului analizat, baza indispensabilă pentru analiza sa detaliată şi profesionistă.

8.3.4. Analiza critic ă a sistemului informa ţional Complexitatea şi multidimensionalitatea sistemului informaţional

impun efectuarea unor analize din multiple puncte de vedere care, în final, să releve principalele disfuncţionalităţi informaţionale şi consecinţele acestora – manageriale, economice şi umane – atât la nivel de domeniu, cât şi de componentele informaţionale. Concomitent, se recomandă şi evidenţierea aspectelor de esenţă, pozitive, ce se referă atât la construcţia, cât şi la funcţionarea organizaţiei.

O primă parte a analizei, deosebit de laborioasă, are în vedere conţinutul, utilitatea şi costurile documentelor informaţionale. Printre cele mai frecvent folosite şi cu mare impact pe plan decizional şi acţional asupra activităţilor societăţii comerciale sau regiei se recomandă modalităţile reflectate în tabelele următoare.

Întrucât asupra funcţionalităţii şi eficienţei sistemului informaţional un mare impact negativ îl au deficienţele informaţionale cronice, o atenţie majoră se acordă depistării lor. În acest scop se recomandă utilizarea tabelului nr. 2.

Pentru a asigura identificarea celor mai frecvente şi păgubitoare deficienţe informaţionale cronice se recomandă consultarea tuturor

159

managerilor implicaţi, întrucât aceştia sunt cei mai în măsură să le cunoască, cel puţin în ceea ce priveşte efectele negative pe care le provoacă.

Pentru calitatea sistemului informaţional atât de ansamblu al organizaţiei, cât şi la nivelul componentelor sale, pe activităţi şi compartimente, o importanţă decisivă o are respectarea cerinţelor de raţionalizare în ceea ce priveşte informaţiile. Procedura de analiză este în bună măsură similară cu precedenta, folosindu-se tabelul următor:

În sfârşit, o ultimă parte a analizei, deosebit de importantă, în special în ceea ce priveşte modul de interconectare a componentelor domeniului informaţional analizat şi funcţionalitatea sa, are în vedere principiile de concepere şi funcţionare ale sistemului informaţional al firmei. În realizarea sa – la fel ca la identificarea deficienţelor informaţionale cronice – un rol decisiv îl au consultarea şi obţinerea colaborării de facto a managerilor de nivel superior şi mediu.

Examinarea aprofundată a sistemului informaţional prin prisma elementelor menţionate oferă suportul informaţional pentru a trece la perfecţionarea sa sub aspect constructiv şi funcţional.

8.3.5. Reproiectarea sistemului informa ţional Începerea reproiectării propriu-zise a domeniului informaţional abordat

este precedată de stabilirea de către echipa care lucrează, împreună cu managerii implicaţi, între care nu trebuie să lipsească conducătorul de nivel superior ce coordonează domeniul investigat, a cerinţelor informaţionale, manageriale şi economice faţă de soluţiile preconizate, pornind, fireşte, de la obiectivele stabilite în prima etapă.

Definirea acestor cerinţe are la bază: � rezultatele analizei informaţionale critice a domeniului respectiv; � viziunea managerilor şi specialiştilor privind funcţionalitatea

actuală şi viitoare a sistemului informaţional; � strategia şi politicile organizaţiei. Statuarea exactă, de comun acord, de către personalul managerial şi de

specialitate a cerinţelor în ceea ce priveşte soluţiile informaţionale are un rol esenţial. Nu de puţine ori sunt necesare discuţii îndelungate, care trebuie să ducă în final la un consens asupra modalităţilor de lucru, utilităţii şi consensului sistemului perfecţionat.

Prima fază în cadrul acestei etape o constituie stabilirea configuraţiei de ansamblu a sistemului informaţional îmbunătăţit. Concret, se au în

160

vedere aspecte cum ar fi: fundamentarea sistemului pe noi principii şi cerinţe (de exemplu sistemul de codificare a datelor), concentrarea asupra abaterilor semnificative, felul şi mărimea bazelor de date şi interconectarea lor, principalele module şi aplicaţii informaţionale de realizat, echipamentele de tratare electronică a informaţiilor ce vor fi achiziţionate. Rezultatul acestei faze îl reprezintă o succintă prezentare a configuraţiei sistemului informaţional cu precizarea principalelor schimbări preconizate – reflectate şi într-o schemă de ansamblu.

Cea de-a doua fază rezidă în proiectarea în detaliu a componentelor informa ţionale la care intervin schimbările. În esenţă, sunt posibile trei categorii de modificări:

� introducerea de elemente noi (documente, proceduri informaţionale, echipamente etc.);

� comasarea sau schimbarea parţială a conţinutului unor componente informaţionale;

� eliminarea unor documente inutile. Aceste schimbări se stabilesc la nivelul fiecărei componente

informaţionale din cadrul domeniului investigat: informaţii, documente, circuite, fluxuri, proceduri şi mijloace informaţionale. De reţinut că este esenţială o determinare a tuturor acestor schimbări. Spre exemplu, dacă se modifică un document informaţional, atunci se indică noua machetă, evidenţiindu-se schimbarea, costurile etc.

După precizarea tuturor schimbărilor, acestea se centralizează într-un tabel sinoptic (vezi tabelul nr. 5), care va servi ca bază pentru a trece la operaţionalizarea acestora.

Etapa de proiectare informaţională se termină prin stabilirea eficienţei aplicării măsurilor preconizate, atât cuantificabilă, cât şi necuantificabilă.

Eficienţa cuantificabilă va stabili sintetic, pentru ansamblul perfecţionărilor prevăzute, economiile de:

� suporţi informaţionali; � de timp, în ore muncă şi respectiv de personal; � de timp, în ore calculator; � de salarii şi cheltuieli aferente salariilor; � echipamente informatice. În continuare pe aceleaşi categorii se vor indica resursele necesare. În

final, se vor stabili economiile nete sau, după caz, resursele necesare suplimentare.1

161

De subliniat că, datorită introducerii de noi echipamente de tratare a informaţiilor, frecvent resursele necesare sunt superioare economiilor brute, ceea ce au ca urmare costuri suplimentare curente şi/sau finalizate în investiţii. Aceste creşteri de cheltuieli sunt compensate de amplificarea calităţii parametrilor constructivi şi funcţionali ai sistemului informaţional.

Eficienţa necuantificabilă, deşi aparent invizibilă, este deosebit de importantă – frecvent mai mult chiar decât cea cuantificabilă – pentru funcţionalitatea şi performanţele viitoare ale organizaţiei. Aspectele principale care se recomandă să fie avute în vedere sunt următoarele:

� impactul asupra calităţii fundamentării deciziilor strategice şi tactice, a adoptării lor în perioada optimă şi a operativităţii aplicării lor

� efectele asupra structurii organizatorice, în special în ceea ce priveşte asigurarea de informaţii corecte, complete şi la timp titularilor posturilor atât manageriale, cât şi de execuţie, exercitării relaţiilor organizatorice (ierarhice, funcţionale, stat major, cooperare, control) etc.

� consecinţele asupra gamei de metode şi tehnici manageriale şi îndeosebi asupra folosirii lor. O influenţă deosebită are sistemul informaţional asupra calităţii analizelor SWOT, diagnosticării, eficacităţii şedinţelor şi delegării, conţinutului şi operativităţii tabloului de bord, culturii organizaţionale a firmei şi a climatului de muncă din cadrul său. Aşteptările, aspiraţiile, gradul de implicare în muncă, natura şi amploarea situaţiilor conflictuale, deschiderea spre nou şi schimbare, intensitatea şi eficacitatea colaborării în muncă, ritmul şi direcţiile dezvoltării personalităţii salariaţilor etc. sunt toate marcate major de sfera, natura, rapiditatea informaţiilor, procedurilor, circuitelor informaţionale etc.

Pentru aceste elemente de esenţă, de care depinde competitivitatea firmei – şi a altora – se recomandă identificarea principalelor consecinţe ale raţionalizării informaţiilor proiectate.

Toate aceste elemente elaborate în această etapă se reunesc într-un proiect care este supus aprobării managementului participativ al organizaţiei sau, după caz, întreprinzătorului proprietar. Numai după acceptarea sa – eventual cu efectuarea de corecturi şi îmbunătăţiri – se poate trece la aplicarea soluţiilor informaţionale.

162

8.3.6. Implementarea perfec ţionărilor informa ţionale Date fiind multitudinea şi adeseori dificultatea schimbărilor

preconizate, se recomandă o pregătire temeinică a introducerii soluţiilor informaţionale proiectate. De aceea implementarea propriu-zisă are la bază un program de pregătire şi operaţionalizare a noilor soluţii informaţionale. În funcţie de sfera de cuprindere a raţionalizării, acest program poate să se refere la firmă în ansamblul său, la unele componente ale sale sau la ambele. Două sunt aspectele majore care este necesar să fie avute în vedere:

� asigurarea premiselor tehnico-materiale, umane, informaţionale, financiare necesare (mijloace de tratare a informaţiilor, suporţi informaţionali etc.)

� pregătirea climatului din cadrul organiza ţiei în vederea minimizării rezistenţei la schimbări – inevitabile din partea personalului – şi a obţinerii unei implicări cât mai mari a sa. Pentru aceasta se recomandă organizarea de întâlniri cu întreg personalul implicat, începând cu managerii, prezentând obiectivele urmărite, avantajele ce vor rezulta pentru firmă şi salariaţii săi. De reţinut că acest aspect, adeseori neglijat în favoarea comandării de echipamente, elaborării de programe, angajării unor specialişti, modificării de situaţii informaţionale, are o implicaţie majoră asupra performanţelor informaţionale şi a efectelor economice obţinute. Ansamblul măsurilor de pregătire stabilite, vizând ambele aspecte, se înscriu într-un tabel de forma următoare: După operaţionalizarea măsurilor de pregătire a raţionalizării

informaţionale se trece la introducerea efectivă a schimbărilor respective. Important este să se aplice integral toate schimbările preconizate, desigur, concomitent cu asigurarea premiselor şi condiţiilor necesare.

Atunci când se sesizează omiterea unor variabile sau cunoaşterea lor insuficientă, se efectuează retuşurile care se impun, având însă grijă ca acestea să se armonizeze cu celelalte elemente ale soluţiei noi preconizate. Supervizarea continuă a procesului de implementare de către managerul care răspunde de domeniul implicat, efectuând periodic controale şi analize asupra operaţionalizării perfecţionărilor, prezintă o însemnătate deosebită.

8.3.7. Evaluarea func ţionării sistemului informa ţional

163

După finalizarea implementării soluţiilor informaţionale este necesară o evaluare a stării de fapt şi a performanţelor, atât a celor cuantificabile, cât şi necuantificabile.

Ţinând cont de ceea ce se constată, se adoptă decizii corective – pentru eliminarea cauzelor generatoare de abateri negative – şi integratoare pentru asimilarea factorilor ce provoacă abateri justificate. Tot în aceste faze se aplică recompense şi sancţiuni în funcţie de gradul de implicare, aportul şi rezultatele personalului respectiv.

De reţinut că elementele metodologice prezentate au în vedere un studiu relativ amplu de reproiectare sau raţionalizare informaţională din cadrul societăţii comerciale sau regiei. În cazul unor situaţii mai puţin complexe, cu o sferă de cuprindere limitată, unele dintre elementele prezentate în cadrul etapelor pot fi comprimate sau mai rar implicate. Ca regulă, însă, se recomandă parcurgerea integrală a filierei metodologice recomandate, consumurile sporite de timp şi alte resurse reflectându-se de obicei în plusuri calitative în planul activităţii managerilor şi al executanţilor.

Un element de pondere decisivă asupra eficacităţii raţionalizărilor informaţionale îl reprezintă intensitatea şi modalitatea de conlucrare dintre echipa de specialişti şi manageri, mai ales în cazul implicării masive a informaticienilor. Există o dinamică specifică a evoluţiei gradului de implicare şi responsabilitate a acestora – aşa cum rezultă şi din figura nr. 5 – care, fireşte, se prelungeşte şi în perioada de exploatare sau utilizare curentă a soluţiei informaţionale perfecţionate.

Metodologia prezentată este concepută în viziunea reengineering-ului managerial care se bazează pe o abordare holistică. Utilizarea sa reprezintă o necesitate pentru quasitotalitatea firmelor româneşti

8.4 INTEGRAREA SISTEMELOR

Integrarea este o activitate ce reuneşte oameni, echipamente, programe,

dar şi practici manageriale. Integrarea aplicaţiilor este o abordare strategică de a lega mai multe sisteme informatice, la nivel de informaţii şi servicii, astfel încât sistemele sunt capabile să facă interschimb de informaţie şi să asigure o funcţionare a proceselor în timp real .

Integrarea aplicaţiilor software în cadrul unei întreprinderi sau între mai multe întreprinderi care colaborează este un subiect de mare actualitate.

164

Integrarea aplicaţiilor software de întreprindere permite coordonarea şi sincronizarea mai multor aplicaţii eterogene atât în interiorul (integrarea aplicaţiilor la nivel de companie), cât şi în afara întreprinderilor (integrarea aplicaţiilor Business-to-Business - B2B).

Denumită în limbajul de specialitate EAI (Enterprise Application Integration), integrarea aplicaţiilor la nivel de companie reprezintă, de fapt, noul stil de lucru în domeniul software. Întreprinderile au din ce în ce mai puţini informaticieni care concep şi scriu aplicaţii şi din ce în ce mai mulţi care integrează aplicaţii. Entitatea ce trebuie integrată nu mai este un obiect sau o componentă software, ci este o aplicaţie software. Prin EAI, sistemele informatice ale întreprinderilor se mulează din ce în ce mai bine pe structura procesului de afaceri.

În sistemul integrat elementele trebuie să fie într-o strânsă interdependenţă şi cu cât se specializează mai mult în îndeplinirea unor funcţii, dependenţa lor devin tot mai mare. Integrarea poate fi după rolul său, astfel:

� prin subsisteme ce realizează integrarea structurală; � prin subsisteme ce realizează integrarea funcţională.

a. Integrarea structurală duce la relaţii de vecinătate, dar sunt insuficiente, motiv pentru care trebuie să colaboreze între ele.

b. Integrarea funcţională se realizează în trei feluri, anume: substanţială, energetică şi informaţională. Pe lângă relaţiile de coordonare, între elementele sistemului apar şi relaţii de subordonare, deci trebuie să se supună problemelor integrării, sistemelor integrate.

Complexitatea problemelor legate de infrastructura informatică creşte şi mai mult în cazul unei întreprinderi virtuale, formată din module (secţii, departamente, birouri etc.) cu funcţionalitate extrem de diversă şi grad de dispersie geografică oricât de mare. Granularitatea modulelor se poate situa pe o scară foarte cuprinzătoare, depinzând în mare măsură atât de specificul domeniului de activitate, cât şi de posibilităţile de organizare ale întreprinderii respective.

În contextul actual în care informaţia este privită ca o resursă strategică a întreprinderii, a crescut foarte mult importanţa integrării sistemelor informatice care să faciliteze utilizarea în comun a datelor şi mişcarea lor în cadrul întreprinderii.

La nivelul anului 1999 s-a estimat că peste o treime din bugetul din industria IT a avut ca destinaţie proiectarea, realizarea şi întreţinerea unor soluţii de integrare a sistemelor informatice. Dar, cele mai multe dintre aceste

165

soluţii au optat pentru varianta de integrare “punct la punct”, şi s-au dovedit a fi mari consumatoare de resurse.

Dezvoltarea unei strategii eficiente de integrare a sistemelor informatice la nivelul întreprinderii este una dintre cele mai complexe probleme întâmpinate de managerii IT. Complexitatea acestei probleme rezidă în principal din faptul că cele mai multe dintre aplicaţii au fost dezvoltate fără a se urmări o arhitectură a sistemelor informatice sau o strategie de dezvoltare a acestora.

Începutul integrării în domeniul IT poate fi considerat momentul apariţiei circuitului integrat în 1959, care a reunit alte descoperiri cum ar fi: tranzistorii, rezistenţele şi capacitorii pe un singur chip de silicon. In 1965 Gordon Moore, unul din fondatorii Intel prezicea că numărul de tranzistori pe un microchip se va dubla la fiecare 18 luni. Această lege încă este surprinzător de adevărată şi acum, la peste 40 de ani de la formularea ei. Acesta poate fi motivul pentru care avem nevoie de integrare: pentru a ne descurca în condiţiile unei complexităţi crescute. Principiile managementului complexităţii sunt: descompunea în părţi mai mici şi mai uşor de manipulat, construirea unei interfeţe standard pentru ca aceste părţi să comunice şi apoi dezvoltarea unei structuri ierarhice unde informaţia este din ce în ce mai abstractizată odată ce urcăm în ierarhie.

Termenul de middleware a apărut la sfârşitul anilor 80 pentru a descrie un software de management al reţelelor, dar a fost larg folosit începând cu 1995. Middleware-ul a evoluat într-un set de reguli şi capabilităţi, care facilitau construirea de aplicaţii distribuite. Acest termen a fost legat de bazele de date relaţionale şi desemna o integrare bazată pe mesaje.

Informatizarea, dezvoltarea economică globală, specifice începutului de secol XXI au accentuat tendinţa de organizare a sistemelor informaţionale în modele din ce în ce mai complexe. Prin integrare creşte precum am arătat complexitatea, dar şi calitatea, pentru că reuniunea sistemelor presupune adăugarea de componente evolutive şi emergente.

Dacă organizarea duce la integrare şi integrarea duce la complexitate, aceasta din urmă determină la rândul ei diversificarea. Din punct de vedere al diversităţii, integrarea este efectul evoluţiei ciclice şi progresive a unui mix de tehnologii şi este sprijinită de performanţele şi de expertiza profesioniştilor.

Integrarea aplicaţiilor poate lua mai multe forme, incluzând integrarea internă a aplicaţiilor: integrarea aplicaţiilor la nivel de companie sau integrarea externă a aplicaţiilor: integrarea aplicaţiilor Business-to-Business. Cele două tipuri de integrări au multe elemente comune. De exemplu,

166

întotdeauna vor exista: o transformare de tehnologie care va face diferenţa între semantica aplicaţiilor, tehnologia de ruter prin care se va asigura că informaţia ajunge la destinaţia corectă şi reguli de procesare pentru a defini comportamentul de integrare.

Strategia IT necesită a fi conştientă de toţi factorii care influenţează deciziile de integrare a proceselor economice cum ar fi configurarea proceselor economice, frontierele acestora şi locul în care schimbarea este cel mai probabil a se produce. Înţelegerea scopurilor economice, cum ar fi strategiile de fuzionare şi de achiziţie sau cost şi creşterea eficienţei, apare ca o cheie fundamentală. Trebuie stabilită o perspectivă comună internă şi externă a nucleului economic, de informaţie şi de procese, pentru a înţelege relaţiile şi interfeţele între unităţile economice, sau a partenerilor comerciali.

Trebuie stabilite problemele proprietăţii pentru aplicaţii, componente, infrastructura integratoare, interfeţele externe etc. Şi aceasta poate fi una dintre cele mai dificile sarcini şi acesta poate traversa actualele frontiere organizaţionale şi responsabilitatea. Secvenţierea activităţilor trebuie să identifice serviciile care trebuie enunţate primele, şi care servicii (nu neapărat aceleaşi) trebuie utilizate consistent cu restul organizaţiei şi când.

O tendinţă în evoluţia integrării sistemelor este trecerea de la integrarea bazată pe informaţie la integrarea bazată pe servicii. Integrarea bazată pe informaţii oferă un mecanism ieftin de a integra aplicaţii deoarece, în cele mai multe cazuri, nu este nevoie ca aplicaţia să fie modificată. Cu toate că, acest tip de integrare oferă o soluţie funcţională pentru multe domenii ale problematicii de integrare a aplicaţiilor, integrarea bazată pe servicii oferă mai multă valoare pe termen lung.

Sistemele informatice integrate desemnează sisteme complete, cu procese de afaceri, practici manageriale, interacţiuni organizaţionale, transformări structurale şi management al cunoştinţelor

Un sistem de aplicaţii integrat trebuie să reprezinte soluţia pentru orice instituţie care necesită un sistem informatic modern, indiferent dacă acesta automatizează procesele interne din cadrul organizaţiei, relaţiile cu clienţii sau pe cele cu furnizorii şi partenerii. Adoptarea unor aplicaţii disparate pentru diferite activităţi ale fluxului de afaceri, poate reprezenta o soluţie bună pentru moment, dar care poate genera mari probleme legate de fragmentarea informaţiei şi dezvoltarea ulterioară a sistemelor, prin încercarea de a integra soluţii ulterioare.

Producătorii de software care oferă aplicaţii ce rulează pe multiple surse de date sau care nu acoperă toate sectoarele fluxurilor de afaceri, nu

167

furnizează pachete de soluţii integrate, ci mai degrabă colecţii separate de aplicaţii, bune să rezolve problemele cerute de sisteme disparate, dar care nu reuşesc să funcţioneze împreună.

Principala problemă a falselor pachete de aplicaţii este fragmentarea informaţiei, generată de sisteme disparate. Consolidarea informaţiilor venite de la un mare număr de surse este laborioasă şi costisitoare. O altă mare problemă este automatizarea incompletă, care nu acoperă toate procesele afacerii, rezultând sisteme discontinue, ce oferă funcţiuni analitice doar la nivel departamental, incapabile să asigure o viziune unitară asupra organizaţiei. În aceste condiţii, managerul instituţiei nu are la dispoziţie decât piese dintr-un puzzle, care rareori se îmbină.

Pentru a face saltul calitativ de la acţiuni punctuale la procese de afacere, organizaţiile trebuie să adopte soluţii integrate şi colaborative, care să se adapteze strategiilor de distribuţie şi care să includă şi funcţionalităţi de suport decizional.

Un adevărat pachet integrat are aplicaţiile proiectate de la început pentru a lucra împreună: acestea partajează acelaşi model de informaţii şi informatizează procesele de business la nivelul întregii organizaţii.

Principalele avantaje pe care o suită de aplicaţii integrate trebuie să le ofere beneficiarilor sunt: � reducerea costurilor pe termen lung; � creşterea eficienţei operaţionale; � returnarea rapidă a investiţiilor în IT; � migrarea mai rapidă la modele de e-business.

Pentru a înţelege rolul jucat de un sistem informatic integrat în funcţionarea unei întreprinderi, este necesar să se pornească de la modelul general de organizare a unei afaceri, corespunzător majorităţii întreprinderilor de producţie, comerţ, servicii sau a unora din sectorul financiar-bancar. Conform acestui model, orice întreprindere este constituită din două zone: a. Zona Back Office

Din punct de vedere informatic, această zonă se caracterizează prin: � importanţa fundamentală a bazei de date, care poate fi situată centralizat pe

un singur server sau poate fi repartizată fizic pe mai multe servere � particularităţile aplicaţiilor utilizate: o parte importantă dintre acestea

reprezintă programe pentru tratarea “în bloc” a datelor (de exemplu, tratarea “în bloc” a tuturor tranzacţiilor unei zile de lucru). O altă parte a aplicaţiilor realizează gestiunea tranzacţiilor şi au ca scop tratarea simultană a unor cereri din partea unui număr mare de utilizatori.

168

� importanţa critică a prelucrărilor realizate, de care depinde întreaga activitate a întreprinderii.

� centralizarea pe un număr redus de servere pe care rulează sisteme de operare dedicate.

Cea mai apreciată calitate a unui sistem de Back Office o reprezintă coerenţa şi integritatea datelor. De asemenea, disponibilitatea continuă a sistemului şi continuitatea serviciilor (chiar şi în caz de căderi sau defecţiuni) sunt caracteristici esenţiale ale oricărei aplicaţii Back Office.

În cazul întreprinderilor moderne, aplicaţiile Back Office garantează însăşi funcţionarea întreprinderii, de aceea se impune existenţa unui sistem de înaltă securitate a datelor, atât la nivel fizic, cât şi la nivelul drepturilor de acces. b. Zona Front Office

Aplicaţiile Front Office sunt acele produse pe care întreprinderea le oferă clienţilor astfel încât să asigure servicii rapide. Principalele cerinţe la care trebuie să răspundă o aplicaţie Front Office sunt: � gestiunea relaţiilor cu clienţii (Customer Relationship Management, CRM)

– cuprinde instrumente de administrare a clienţilor (consultarea dosarelor clienţilor, culegerea de informaţii referitoare la operaţiile efectuate de clienţi pentru a le trimite spre procesare aplicaţiilor Back Office), precum şi instrumente de asistare a clienţilor (evaluarea în funcţie de o serie de criterii, asistenţă în configurarea cererii şi alte forme de asistare interactivă a clienţilor). Evaluarea clienţilor după o serie de criterii (“scoring”) permite stabilirea gradului în care un client sau un proiect poate satisface sau nu condiţiile prevăzute (de exemplu, pentru acordarea unui credit). Aplicaţiile de asistenţă în configurarea cererii au ca scop propunerea, pe baza catalogului furnizorului şi a răspunsurilor la un set de întrebări, variantele de ofertă cele mai adecvate la cererile exprimate de client.

� gestiunea agenţilor de vânzări – are ca scop gestiunea agenţilor de vânzări sub mai multe aspecte: cota din vânzările totale, performanţele, realizarea cifrei de afaceri individuale şi colective, obţinerea rezultatelor consolidate etc.

� gestiunea clienţilor – face parte din aplicaţiile Front Office puse la dispoziţia centrelor de asistenţă din teritoriu şi utilizează tehnologii de integrare cu reţeaua telefonică.

� instrumente de asistare a deciziei – reprezintă o consecinţă a prezenţei celorlalte tipuri de aplicaţii menţionate la nivelul fiecărei agenţii sau centru

169

de vânzări. Sunt avute în vedere instrumente de căutare şi extragere de date, precum şi aplicaţii SIAD (Sistem Interactiv de Asistare a Deciziei).

� Gestiunea reţelei de agenţii – este un complement al aplicaţiilor Back Office apărut datorită numărului mare de agenţii şi centre de vânzări ale întreprinderilor mari, mai ales multinaţionale. Această reţea poate cuprinde sucursale proprii, concesionari sau alţi agenţi comerciali.

În ultima vreme, acestor două zone ale întreprinderii li s-au mai adăugat altele două: c. Zona Middle Office

Este o zonă greu de definit la nivel fizic , care a primit în timp două accepţiuni diferite: � într-o primă accepţiune, aceasta reprezintă zona de Back Office prezentă în

cadrul fiecărei agenţii sau centru de vânzări, zona situată fizic în Fron Office, dar îndeplineşte funcţii de Back Office;

� în a doua accepţiune, aceasta reprezintă componentele intermediare ale întreprinderii, cu rol de interfaţă între Front Office şi Back Office, pentru gestiunea reţelei şi transmiterea datelor către aplicaţiile centrale (aflate în Back Office).

Din punct de vedere informatic, aplicaţiile de tip Middle Office sunt cele care alimentează componentele menţionate anterior. În condiţiile dezvoltării unei arhitecturi client-server pe trei nivele (server central, servere agenţie şi staţii de lucru), componentele Middle Office ale sistemelor informatice se pot găsi atât pe serverele de agenţie, cât şi pe serverul central. d. Zona Web Office

Procesarea tranzacţiilor generate de serviciile la distanţă s-a realizat multă vreme separat de restul sistemului informatic. În prezent, tehnologia World Wide Web a introdus o nouă dimensiune a întreprinderii, numită generic Web Office, care completează Front Office şi Back Office şi dă posibilitatea conectării la sistemul informatic al întreprinderii din orice punct de pe glob.

Prin Web Office se integrează mai multe tipuri de aplicaţii: � aplicaţii interne ale întreprinderii – destinate exclusiv personalului din

întreprindere, accesul din afară fiind oprit în general prin aplicaţii de tip firewall. Aceste aplicaţii pot furniza servicii multiple: coordonarea şi gestiunea proiectelor, mesagerie internă, agendă de grup, diverse tipuri de urmărire la distanţă a activităţii, videoconferinţă, etc. Se folosesc tehnologii Intranet care presupun utilizarea tehnologiilor

170

Internet împreună cu produse de securitate care să protejeze domeniul şi să blocheze accesul neautorizat din interior sau din afară.

� aplicaţii accesibile partenerilor – destinate partenerilor în sens larg (furnizori, clienţi, reseller-i, consultanţi etc.) utilizează servere Extranet şi oferă servicii echivalente cu aplicaţiile interne, dar destinate utilizatorilor externi ai întreprinderii.

� aplicaţii accesibile publicului larg – asigură accesul public la serviciile întreprinderii, serverele Internet realizând o extindere a activităţii întreprinderii spre staţiile de lucru ale partenerilor prin intermediul cataloagelor on-line cu imagini ale produselor, plăţilor securizate prin carte de credit sau portofel electronic etc. Nivelul de securitate al componentelor Intranet, Extranet şi Intranet

este diferit, dar nu trebuie neglijat pentru nici una dintre aceste trei zone. Este de dorit să se asigure protecţia datelor de consultat şi să se identifice în orice moment persoanele care navighează. Acest lucru poate fi realizat prin oferta de abonamente pentru accesul la informaţii, abonamente care pot fi gratuite sau nu, în funcţie de serviciile oferite.

Problema integrării sistemelor informatice existente în cadrul unei întreprinderi este greu de formalizat deoarece pleacă de la situaţii foarte diferite. În principal, integrarea sistemelor informatice conduce la apariţia a două mari tipuri de probleme: tehnice şi informaţionale. a. Problemele tehnice sunt datorate eterogenităţii soluţiilor hardware şi

software şi diversităţii tehnologiilor utilizate de diversele sisteme informatice din cadrul întreprinderii. Problemele tehnice generează o discontinuitate de comunicaţie între sistemele informatice.

Pentru rezolvarea acestei probleme, companiile furnizoare de soluţii hardware şi software au un aport important, acestea fiind direct interesate de succesul integrării propriilor produse cu produsele altor companii. b. Problemele informaţionale sunt datorate inconsistenţei datelor şi duc la

apariţia unei discontinuităţi semantice şi structurale între sistemele informaţionale.

Inconsistenţa datelor este rezultatul modului în care au fost dezvoltate aplicaţiile informatice. La realizarea acestor aplicaţii s-a ignorat că ar putea exista alte aplicaţii care să necesite acces la datele create sau întreţinute de aplicaţia respectivă. Alte cauze ale inconsistenţei datelor sunt lipsa unei terminologii standard la nivelul întreprinderii de definire a conceptelor şi proceselor de afaceri şi faptul că sistemele care utilizează o tehnologii învechite (sistemele moştenite) nu au implementate mecanisme riguroase

171

pentru declararea şi constrângerea respectării regulilor de afaceri. Soluţionarea inconsistenţei datelor presupune: 1. Identificarea discrepanţelor şi conflictelor posibile care apar datorită

reprezentării în mod diferit a unor date similare în sisteme diferite, lucru care poate conduce la conflicte. Diferenţele pot fi: de nume; de natură şi dimensiune; de domeniu sau diferenţe structurale;

2. Stabilirea de norme pentru soluţionarea inconsistenţelor prin: � utilizarea uneia din valorile inconsistente fără avertizarea utilizatorului; � prezentarea tuturor valorilor inconsistente utilizatorului, indicând sursa

informaţiilor şi lăsând la latitudinea utilizatorului soluţionarea problemei.

� utilizarea celei mai recente valori, pe baza unei mărci de timp care indică momentul actualizării informaţiei

� utilizarea informaţiei din sistemul cel mai de încredere, pe baza evaluării gradului de încredere al datelor din diferite aplicaţii.

� utilizarea unei mărimi agregate pe baza valorilor inconsistente (medie aritmetică, minim, maxim etc). O alternativă ar fi includerea în logica de acces la datele unei aplicaţii

de alte aplicaţii, respectiv în logica de migrare a datelor dintr-o aplicaţie în alta, a mecanismelor de tratare a conflictelor. De exemplu, pot fi utilizate tabele de corespondenţă sau formule de conversie, precum şi mecanisme de implementare a politicilor de soluţionare a inconsistenţei datelor .

8.5 IDENTIFICAREA PUNCTELOR CHEIE ALE TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE

Punctele cheie ale tehnologiilor informaţionale reprezintă formulări

care stabilesc modul de conectare, distribuire şi structurare a informaţiilor şi desfăşurare a tehnologiilor informaţionale în cadrul firmei. Aceste puncte cheie sunt rezultatul considerării informaţiilor şi tehnologiilor ca implicaţii ale contextului strategic al firmei.

Punctele cheie ale tehnologiilor informaţionale exprimă scopul strategic al tehnologiilor informaţionale şi identifică modurile prin care firma trebuie:

172

� să conducă sau să urmărească dezvoltarea tehnologiilor informaţionale în domeniul său de activitate (de exemplu, rolul tehnologiilor informaţionale şi nivelul necesar al investiţiilor în cazul concurenţilor direcţi);

� să efectueze procese electronice de tranzacţionare; � să conecteze şi să împartă surse şi sisteme de informaţii în cadrul

diferitelor compartimente ale sale; � să conecteze şi să împartă surse şi sisteme de informaţii într-un mediu

extins (clienţi, furnizori, aliaţi strategici); � să păstreze arhitectura curentă a tehnologiilor informaţionale în

interiorul său; � să acceseze, să utilizeze şi să standardizeze diferitele tipuri de

informaţii (financiare, despre produse, despre clienţi); � să identifice măsurile necesare pentru evaluarea cifrei de afaceri cu

ajutorul tehnologiilor informaţionale. De exemplu, atenţia firmei asupra relaţiilor cu clienţii şi asupra

experienţei acestora conduce la o serie de puncte cheie ale tehnologiilor informaţionale, printre care:

� informaţiile despre clienţi trebuie păstrate într-o formă logică şi accesibilă atât clienţilor, cât şi personalului, în orice moment şi în orice loc;

� unei bănci îi este necesară o arhitectură logică pentru hardware, software, comunicaţii şi informaţii, ca bază pentru infrastructura şi serviciile cu aceeaşi capacitate pentru oricare client;

� punctele de legătură a clienţilor cu firma (reprezentanţe, servicii telefonice, accesul la calculator) trebuie să asigure o interfaţă puternică cu lumea exterioară;

� reţeaua firmei trebuie să asigure clienţilor accesul la o serie de aplicaţii esenţiale.

Sunt identificate puncte cheie pentru fiecare dintre cele cinci aspecte majore ale importanţei investiţiilor pe termen lung: a) rezultatele dorite din investiţiile firmei în tehnologii1e informaţionale; b) accesarea şi utilizarea informaţiilor; c) resursele hardware şi software; d) capacităţile şi serviciile legate de comunicaţii; e) arhitectura şi standardele tehnologiilor informaţionale.

a) Rezultate aşteptate din investiţiile în tehnologii informaţionale în cadrul firmei. Acestea sunt:

� tehnologiile informaţionale sunt utilizate pentru reducerea costurilor; � tehnologiile informaţionale sunt privite ca un furnizor de servicii

concentrat asupra satisfacerii nevoilor utilizatorilor finali; � tehnologiile informaţionale trebuie să îmbunătăţească nivelul

serviciilor furnizate clienţilor; � serviciile şi produsele depind în mod continuu de investiţiile în

tehnologiile de vârf;

173

� trebuie urmărită dezvoltarea activităţilor inovatoare şi a aplicaţiilor de marketing privind tehnologiile de vârf.

b) Accesarea şi utilizarea informaţiilor urmăreşte ca: � utilitatea informaţiilor trebuie recunoscută şi imediat ce se obţin

informaţiile, acestea trebuie stocate pentru a nu se pierde; � în afaceri, diversele procese şi sisteme trebuie să asigure culegerea şi

păstrarea informaţiilor financiare şi comerciale; � să existe un punct de vedere comun al tuturor clienţilor firmei; � utilizatorii, în activitatea de teren trebuie să aibă acces la aceleaşi date

ca şi atunci când sunt la birou; � principalii clienţi ai serviciilor oferite de către firmă trebuie să aibă

acces la informaţii complete privind relaţiile firmei cu toţi clienţii săi. c) Resursele hardware şi software vor viza:

� transferul între resursele hardware şi software, care poate determina schimbări globale în cadrul firmei;

� tranzacţiile curente se realizează prin procese electronice: � forma tehnologiilor informaţionale care trebuie să aducă managerilor şi

personalului care lucrează în mod direct cu aceste aplicaţii capacitatea de a rezolva rapid orice sarcina complexă;

� noile sisteme care vor trebui să creeze baza prin care să se poată efectua schimbări majore asupra noilor servicii.

d) Capacităţile şi serviciile legate de comunicaţii urmăresc ca: � reţeaua întregii firme să permită accesul la aplicaţiile esenţiale privind

furnizarea de servicii clienţilor; � reţeaua firmei să permită organizarea de videoconferinţe; � să fie permis accesul la Internet prin reţeaua de comunicaţii; � comunicarea cu exteriorul, mai ales cu clienţii, trebuie să fie posibilă

oricând şi oriunde, în special privind comerţul electronic şi prestarea de servicii.

e) Arhitectura şi standardele tehnologiilor informaţionale trebuie la rândul lor să vizeze:

� o anumită formă a tehnologiilor informaţionale, cupnnzând doar hardware-ul, software-ul şi echipamentele de legătură;

� o standardizare a datelor financiare şi comerciale; � stabilirea de standarde pentru hardware şi software pentru a reduce

incompatibilităţile şi costurile suplimentare; � menţinerea unei liste scurte a produselor şi producătorilor pentru

fiecare categorie de tehnologie în parte; � realizarea unei centralizări a principalilor producători, pentru

minimizarea costurilor, pentru asigurarea unei consistenţe şi pentru organizarea unui control riguros.

174

Numărul punctelor cheie privind tehnologiile informaţionale variază în cadrul firmei, depinzând de limitele activităţii desfăşurate. Informativ, să urmărim câteva exemple ale punctelor cheie privind tehnologiile informaţionale de la firme din diverse domenii industriale:

� o firmă în curs de dezvoltare în domeniul băuturilor producţiei de bunuri. Informaţiile sumare privind producţia, vânzările, marketingul, distribuţia şi managementul financiar pot fi accesibile managerilor într-un timp foarte scurt (nu mai mult de 2 ore) şi pot fi uşor de utilizat în luarea deciziilor;

� o bancă aflată într-o etapă de expansiune pe pieţe externe. Procesele legate de tranzacţii şi interfaţă vor fi folosite pe teritoriul a mai multe ţări, unde banca are deschise filiale;

� o firmă puternic concentrată pe produse inovatoare. Reţeaua firmei trebuie să permită organizarea de videoconferinţe;

� o firmă internaţională. Informaţiile relevante trebuie să fie prezentate într-o formă logică, pentru a uşura accesul la ele. Aceste informaţii vor face posibil un mai bun management al clienţilor, furnizorilor, materiilor prime etc., deci un management financiar adecvat.

Analiza contextului strategic diferit al acestor mari firme poate conduce la opinii diferite privind infrastructura tehnologiilor informaţionale şi calitatea acestora.

8.6 UTILIZAREA STRATEGIC Ă A TEHNOLOGIILOR INFORMAŢIONALE

Tehnologiile informaţionale reprezintă elementul comun al dezvoltării

şi al competiţiei între toate tipurile de afaceri, de la micii comercianţi la marile firme prestatoare de servicii. Multe firme au realizat investiţii masive în tehnologiile informaţionale şi au devenit dependente de acestea. În majoritatea cazurilor, asemenea investiţii în sisteme informaţionale există de câţiva ani buni. De exemplu, sistemul privind rezervările de bilete la o firmă de linii aeriene are un program de bază ce a fost realizat la mijlocul anilor ‘60. Pe de altă parte, în multe cazuri, avantajele ce se pot obţine dintr-o investiţie în tehnologii informaţionale pot avea o durată scurtă de viaţă, acest lucru fiind valabil mai ales pentru produsele de bază ale tehnologiilor informaţionale. De exemplu, de cele mai multe ori, jocurile pe calculator se menţin în actualitate doar 3-6 luni, din cauza concurenţei în domeniu. Totuşi, avantajele potenţiale ce se pot obţine conduc la diferenţe enorme pe piaţă, chiar dacă investiţiile sunt mari.

Tehnologiile informaţionale influenţează atât operaţiunile interne din cadrul unei firme, cât şi produsele sau serviciile oferite de aceasta. Operaţiunile interne pot include procesarea tradiţională de date şi funcţiile de

175

comunicare. Produsele şi serviciile oferite pot varia de la tehnologii informaţionale pentru echipamentele de producţie până la servicii software de bază.

De multă vreme, managerii privesc tehnologiile informaţionale ca pe un instrument contabil, sau ca pe o sursă de date pentru luarea deciziilor. Astăzi, accentul se pune mai degrabă pe “sistemele operaţionale”, prin intermediul cărora se derulează efectiv tranzacţii economice, decât pe sisteme care se limitează la observarea şi măsurarea rezultatelor acestor tranzacţii.

Utilizarea tehnologiilor informaţionale ca metodă de obţinere a unor avantaje competitive se situa pe primul loc în anii ”90, iar corelarea sistemelor informaţionale cu obiectivele firmei ocupa locul al doilea. Sistemele informaţionale au devenit adevărate instrumente de luptă concurenţială în arsenalul firmei.

În al doilea rând, accentul se pune pe sistemele implementate, în care calculatoarele devin o parte a produselor tradiţionale. De exemplu, sistemele de aprindere la automobile sunt acum controlate de microcalculatoare.

Există anumite activităţi total dependente de sistemele informaţionale. Liniile aeriene se bazează pe tehnologii informaţionale avansate necesare pentru rezervări, pentru programarea şi optimizarea rutelor, pentru facturări, pentru antrenamente de zbor, pentru controlul traficului aerian etc. Băncile, de asemenea, utilizează de multă vreme tehnologiile informaţionale. La începutul anilor 50, metoda de imprimare a cecurilor cu cerneală magnetică pentru recunoaşterea caracterelor a constituit un precursor al funcţiilor tehnologiei informaţionale electronice, funcţii ce includ acum roboţi telefonici, transferuri electronice de fonduri, operaţii extinse cu carduri de credit, operaţii de schimb valutar.

Interesul în planificarea strategică a utilizării tehnologiei informaţionale continuă să crească, pe măsură ce noile produse şi noul mediu de afaceri creează noi oportunităţi. Organizaţii precum American Express sau General Motors au fost impulsionate să-şi stabilească strategiile, pentru a dezvolta tehnologia informaţională, nu numai prin înţelegerea dependenţei de aceasta, dar şi prin recunoaşterea ameninţărilor concurenţei şi a oportunităţilor pe care le oferă.

Exemple privind aplicarea strategică a tehnologiilor informaţionale sunt prezentate în continuare:

� în anul 1977, SRI International şi Merrill Lynch au dezvoltat împreună conceptul de “management al lichidităţilor”, care presupune folosirea calculatorului şi a tehnologiilor comunicaţionale pentru a asigura noi categorii de servicii pentru investitori şi, astfel, au acaparat cea mai mare parte a activităţii de investiţii a clienţilor lor. Le-au trebuit aproape 7 ani concurenţilor acestora pentru a oferi servicii asemănătoare, perioadă suficientă pentru ca Merrill Lynch să devină lider pe piaţă;

176

� Conceptul tehnologiilor informaţionale privind inter-schimbul de date electronice a îmbunătăţit considerabil eficienţa metodei “just in time”; de fapt, prin unirea furnizorilor, producătorilor, distribuitorilor şi comercianţilor, inter-schimburile de date electronice revoluţionează procesul distribuirii bunurilor către consumatori. De exemplu, în anul 1992, Toyota a fost în măsură să distribuie automobile cu accesoriile şi culorile preferate de clienţi după numai cinci zile de la preluarea comenzii, iar apoi alte firme din domeniu au aplicat această metodă;

� industria producătorilor de confecţii s-a orientat spre modele de calculatoare ce oferă sprijin pentru îmbunătăţirea vitezei cu care se modifică produsele, în conformitate cu schimbările de stil sau cu preferinţele specifice ale comercianţilor; mai mult, aceşti producători se bazează pe controlul efectuat de calculatoare asupra aparaturii specifice. Firmele cele mai competitive utilizează pe scară largă sisteme de distribuire a produselor cu ajutorul calculatoarelor - şi comunicaţiilor -pentru optimizarea vitezei cu care sunt distribuite mărfurile pe pieţele de desfacere.

� firmele de cercetare pe baze ştiinţifice a pieţei folosesc în mod curent calculatoare, producătorii din industria chimică şi farmaceutică folosesc tehnici de modelare pe calculator a noilor preparate chimice şi a medicamentelor. Modelele grafice sunt utilizate de proiectanţii avioanelor, automobilelor şi navelor, pentru a dezvolta pe calculator noi configuraţii şi pentru a scurta perioada de testare a caracteristicilor de operare la numai câteva zile, în loc de luni sau ani, cât dura cu modelele fizice;

� un lanţ de fast-food-uri din Statele Unite s-a numărat printre primele firme care au instalat un sistem de comunicaţie pentru a creşte abilitatea de a-şi controla operaţiile desfăşurate pe o arie extinsă. Aceeaşi firmă a fost printre primele care au folosit calculatoare bazate pe sisteme expert pentru a stabili turele angajaţilor în regim part-time în aşa fel încât să se asigure o acoperire totală a programului de lucru;

� firma Soup Campbell, cu o puternică activitate de marketing, a folosit sistemele informaţionale pentru a-şi perfecţiona analizele de marketing. În loc să abordeze vânzările la scară naţională, Campbell a adunat date despre eficienţa vânzărilor, pentru fiecare produs în parte, de pe fiecare piaţă locală. Astfel, a fost în măsură să realizeze modele precise ale dinamicii pieţei, având în vedere aspecte legate de dependenţa clienţilor de produsele proprii şi de cele ale concurenţei. De asemenea, poate corela aceste modele cu acţiunile promoţionale corespunzătoare de pe pieţele locale specifice. Aceste sisteme furnizează informaţii detaliate şi la timp despre produsele şi acţiunile ce contribuie cel mai mult la obţinerea profitului;

� în anul 1983, în contextul unor probleme economice şi al unor sisteme depăşite, proiectate pentru producţii de volum mare, Jaguar P.L.C. a luat o decizie strategică de a investi într-un sistem de producere integrat, pentru a susţine un volum redus de producţie a maşinilor de lux. Sistemul include

177

distribuirea “just in time” a componentelor de la furnizori şi un sistem închis ce permitea tuturor operaţiilor sale să retransmită informaţiile în cadrul procesului. Jaguar creditează acest sistem sprijinind poziţia sa competitivă şi succesul său financiar şi îmbunătăţind calitatea produselor.

Sunt tot mai multe exemplele privind vânzarea cu amănuntul a unor produse şi servicii. În trecut, doar în câteva ţări existau familii în care ambii soţi lucrau, iar acum acestea, larg răspândite determină abordări noi, diferite privind piaţa, consumatorii, comportamentul cumpărătorilor care s-a modificat, iar consumatorii sunt mult mai pretenţioşi.

Toate aceste considerente şi evoluţii au determinat dezvoltarea modalităţilor de evaluare a preferinţelor consumatorilor şi de satisfacere imediată a nevoilor familiilor. Comerţul electronic, a cărui utilizare este în continuă creştere, este o metodă tehnologică completă de prezentare a informaţiilor şi a produselor către clienţi, de înregistrare a preferinţelor acestora, de transmitere a informaţiilor către producători etc. În acelaşi timp, are loc distribuirea fizică de bunuri către consumatori şi se înregistrează informaţii detaliate de marketing. Competiţia online devine simbolul viitorului.

8.6.1 Ipostaze în utilizarea tehnologiilor informa ţionale

Experienţa multor firme multinaţionale arată că, din punctul de vedere

al utilizării competitive a tehnologiilor informaţionale, firmele se află în una din cele trei ipostaze fundamentale: de adoptare, de adaptare sau de invenţie.

a) Firmele aflate în ipostaza de adoptare sunt doar utilizatori ai tehnologiilor informaţionale. Ei sunt simpli cumpărători şi nu experimentează decât aplicaţiile de rutină ale sistemelor achiziţionate. De obicei, obiectivul lor este de a supravieţui pe termen scurt, sau doar de a-i ajunge pe concurenţi. La acest nivel, orice firmă îşi poate creşte avantajele prin aplicaţii adecvate ale produselor tehnologiilor informaţionale, dar majoritatea acestor firme trebuie să-şi creeze un fundament tehnologic de bază.

Asemenea firme pot fi întâlnite în ramurile stagnante ale industriei, în economiile aflate în recesiune sau pot fi firme cu resurse de capital insuficiente. Totuşi, o organizaţie poate să ajungă într-o astfel de poziţie doar printr-un management deficitar, care nu recunoaşte valoarea competitivă a tehnologiilor informaţionale. În astfel de cazuri, soluţia o poate constitui o conştientizare crescută, din partea managementului a schimbărilor competitive ce pot fi aduse de obţinerea unui avantaj tehnologic.

Pentru a achiziţiona resurse IT cu costuri minime, o firmă poate să achiziţioneze pachete de aplicaţii software, să folosească un birou de serviciu sau să angajeze temporar un personal calificat. Toate alternativele de afaceri pot include fuziunea cu un competitor, vinderea firmei unei firme avansate din punct de vedere tehnologic (sau uneia cu mari resurse financiare), sau

178

achiziţionarea unei firme mai mici, dar mai avansată din punct de vedere al tehnologiilor informaţionale utilizate.

b) Firmele aflate în ipostaza de adaptare sunt acelea care au făcut deja din tehnologiile informaţionale un element esenţial al activităţii lor de planificare. Ele au pregătirea, capacitatea şi fondurile necesare pentru a dezvolta proiecte proprii. Aceste firme au relaţii apropiate cu producătorii, ceea ce le permite obţinerea unui avantaj în care sincronizarea este decisivă.

Firmele aflate în ipostaza de adaptare folosesc, în general, tehnologiile informaţionale la un nivel apropiat de cel al concurenţilor. Deşi investesc semnificativ în menţinerea şi dezvoltarea aplicaţiilor curente, se concentrează şi asupra adaptării unor tehnologii noi prin expansiune şi inovare. Frecvent, aceste firme investesc în cercetarea aplicată pentru inovarea produselor sau proceselor tehnologice.

Firmele aflate în această situaţie se găsesc pe pieţele în expansiune şi se confruntă cu o concurenţă puternică din partea firmelor cu schimbări dinamice ale produselor şi serviciilor. De obicei profitabile, cu o putere financiară competiţională, aceste firme caută achiziţii care să le aducă noi pieţe de desfacere. Formal şi informal, firmele utilizează ultimele tehnologii apărute, adesea păstrând consultanţii externi pentru a asigura o părere obiectivă asupra poziţiei lor, sau pentru a introduce noi concepte.

Managementul superior în cadrul unor astfel de firme recunoaşte valorile competitive ale tehnologiilor informaţionale şi se implică el însuşi în procesul de planificare.

c) Firmele aflate în ipostaza de invenţie sunt creatoare de tehnologii. Asemenea firme caută oportunităţi unice, care presupun îndepărtarea semnificativă de la practicile curente sau folosirea tehnologiilor informaţionale de ultimă oră. Succesul lor provine din abilitatea de a depăşi competiţia şi de a câştiga avantaje semnificative sau din capacitatea de a crea noi pieţe.

Firmele îşi menţin avantajele prin intermediul cercetării şi dezvoltării - prin participarea la descoperirea şi utilizarea de instrumente, tehnici şi produse ale tehnologiilor informaţionale avansate. Ele nu se tem să se abată de la practicile curente sau să urmărească o transformare fundamentală a produselor sau proceselor tehnologice. Asemenea firme sunt lideri agresivi în ramuri dinamice, care experimentează produse volatile.

Pe lângă cheltuielile cu cercetarea, strategiile lor includ încurajarea managementului în sensul utilizării noilor tehnologii, al creării unor firme secundare care să se ocupe de produsele şi serviciile noi şi în sensul asocierii cu liderii în tehnologii pentru dezvoltarea noilor produse.

Aceste firme se întâlnesc în sectoare diverse ale industriei tehnologiilor informaţionale (producătorii de calculatoare, de software etc.). Totuşi, a fi inventiv sau inovator nu este suficient. Este necesară abilitatea de a interpreta cerinţele pieţei şi de a aduce produsele şi/sau serviciile pe piaţă în timp util şi la costuri competitive.

179

O firmă individuală se poate încadra în oricare dintre cele trei ipostaze,

de adoptare, de adaptare şi de invenţie, în acord cu liniile de produse şi corespunzător aplicaţiilor tehnologiei informaţionale în aceste domenii. Obiectivul este de a efectua aplicaţiile conform cu nevoile firmei, căutând să dezvolte resursele, pentru a obţine avantaje competitive.

8.6.2 Etapele dezvolt ării tehnologiilor informa ţionale

Firmele îşi pot maximiza beneficiile obţinute din tehnologiile

informaţionale parcurgând două etape de dezvoltare a tehnologiilor, după cum urmează:

1. Etapa de evaluare constă în: a) evaluarea poziţiei adoptată şi a metodei folosite de concurenţi; b) evaluarea poziţiei firmei privind tehnologiile informaţionale curente; c) înţelegerea modurilor în care tehnologiile informaţionale pot fa aplicate la

realizarea sau îmbunătăţirea strategiei de afaceri a firmei; d) estimarea factorilor de mediu ce reflectă schimbările în structura industriei,

preferinţele consumatorilor, dezvoltarea utilizarea tehnologiilor şi condiţiile economice globale.

2. Etapa planificării/dezvoltării/implement ării presupune: a) identificarea principalelor pericole şi oportunităţi. b) dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informaţional pentru a

obţine avantaje competiţionale; c) dezvoltarea unei infrastructuri de implementare; d) elaborarea detaliilor planificării şi implementării; e) Instalarea de aplicaţii strategice sau introducerea produselor p piaţă; f) evaluarea rezultatelor obţinute din investiţiile în domeniu.

Pentru o utilizare cu succes a tehnologiilor informaţionale în vedere obţinerii de avantaje competitive, firma trebuie să repete aceste două etape în mod continuu. Majoritatea firmelor experimentează unul sau mai mulţi paşi enumeraţi anterior, dar cu diferenţe considerabile în modul de aplicare. Evaluarea obiectivă a poziţiei firmei vis-a-vis de concurenţă, a abilităţii sale de a utiliza tehnologiile informaţionale reprezintă chei pentru a face faţă pericolelor ce pot apărea din partea concurenţilor.

Fiecare pas al etapelor de dezvoltare a tehnologiilor informaţionale asigură o capacitate vitală de a lua deciziile de management şi o utilizare perfecţionată a tehnologiilor. O strategie de succes privind tehnologiile este integrată în strategia globală de afaceri a firmei. Investirea eficientă resurselor firmei este necesară pentru obţinerea unei poziţii mai avantajoase. După cum se va arăta în continuare, investitorii trebuie, de asemenea, să fie pregătiţi să-şi definească beneficiile aşteptate din investiţi şi să se asigure că acestea vor fi într-adevăr obţinute.

180

8.6.3 Utilizarea etapelor de dezvoltare IT pentru o bţinerea avantajelor competitive

Indiferent dacă managerii de la nivelele ierarhice superioare înţeleg sau

nu tehnologiile informaţionale, ei pot să înţeleagă, în general, aspectele economice ale domeniului lor de activitate şi eventualele pericole din partea concurenţei. Din acest motiv, o analiză a acestor pericole este o bună cale de a atrage atenţia conducerii asupra rezultatelor şi nevoilor.

1 Paşii etapei de evaluare Pentru a obţine avantaje pe piaţă prin alicarea tehnologiilor

informaţionale, trebuie parcurşi următorii paşi care concură la realizarea strategiei de dezvoltare şi implementare a tehnologiilor:

a) evaluarea poziţiei şi a metodei utilizate de concurenţi; b) evaluarea poziţiei curente a firmei faţă de tehnologiile informaţionale; c) înţelegerea modului de aplicare a tehnologiilor informaţionale; d) evaluarea factorilor de influenţă.

a) Evaluarea poziţiei şi a metodei utilizate de concurenţi. Ameninţările concurenţei asupra produselor şi serviciilor firmei, corelate cu tehnologiile informaţionale, pot proveni din câteva surse primare şi secundare. Mai întâi este necesară înţelegerea domeniului în care firma îşi desfăşoară activitatea şi a mediului competitiv al acestui domeniu. Astfel, sunt necesare:

� identificarea şi descrierea punctelor slabe sau tari ale produselor sau serviciilor principalilor concurenţi;

� identificarea şi caracterizarea aplicaţiilor majore ale tehnologiilor informaţionale;

� identificarea puterii tehnice şi financiare şi a abilităţii principalilor concurenţi de a investi în tehnologii informaţionale.

Aceste informaţii trebuie actualizate cel puţin o dată pe an şi aduse la cunoştinţa conducerii, pentru a asigura acesteia suportul necesar procesului de luare a deciziilor.

Este posibil să se afle despre utilizarea tehnologiilor informaţionale de către concurenţi prin observări externe. Pot fi adunate suficiente date publice despre poziţia concurenţilor, astfel încât să nu fie nevoie de un spionaj în acest sens. Articolele de specialitate din domeniul comercial descriu utilizarea inovativă a tehnologiilor informaţionale de către anumite firme. Clienţii, producătorii şi distribuitorii află rapid despre noile aplicaţii, iar studierea acestora poate dezvălui modul în care sunt utilizate noile tehnologii. Produsele sau serviciile noi pot fi analizate pentru a se identifica eventualele tehnologii nou introduse, sau pentru a detecta utilizări noi ale tehnologiilor deja existente. Noii angajaţi pot fi chestionaţi la angajarea într-o firmă. Pe scurt, analiza

181

acestor surse poate asigura o înţelegere solidă a modurilor în care concurenţa utilizează tehnologiile informaţionale.

b) Evaluarea poziţiei curente a firmei faţă de tehnologiile informaţionale. Evaluarea poziţiei faţă de tehnologiile informaţionale necesită un punct de vedere obiectiv privind utilizarea de către firmă a acestor tehnologii şi capacitatea firmei de a devansa competiţia. Evaluarea trebuie să depăşească eventualele atitudini defensive ale departamentelor din cadrul firmei, responsabile de dezvoltarea aplicaţiilor din domeniul tehnologiei informaţionale. Din acest motiv, evaluarea ar trebui să fie responsabilitatea fie a unui grup independent din cadrul firmei, fie a unui consultant cu o bună pregătire în domeniu.

Mai întâi, evaluatorii trebuie să schematizeze proiectul de implementare a tehnologiilor sau produselor informaţionale, care vor fi folosite, evidenţiind problemele care pot afecta capacitatea aplicaţiei de a-şi îndeplini obiectivele. Acest proiect de implementare a tehnologiilor trebuie să includă funcţiile aplicaţiei, performanţele sale în satisfacerea nevoilor existente sau potenţiale, nivelul tehnologiei, vârsta aplicaţiei software şi mentenanţa şi flexibilitatea acesteia, hardware-ul calculatoarelor, telecomunicaţiile, personalul şi alte resurse utilizate în cadrul acestei aplicaţii.

Apoi, evaluatorii trebuie să determine aptitudinile şi experienţa programatorilor şi metodele şi instrumentele folosite pentru proiectarea şi implementarea aplicaţiilor. Trebuie evaluate cunoştinţele personalului privind funcţiile fiecărei aplicaţii, precum şi instrumentele tehnologiilor informaţionale. Evaluatorii trebuie să fie la curent cu proiectele de dezvoltare, pentru a putea determina aptitudinile programatorilor de a realiza proiecte de management şi capacitatea acestora de a înţelege nevoile utilizatorilor.

În final, evaluatorii trebuie să creeze o imagine a poziţiei firmei faţă de tehnologiile informaţionale şi să realizeze o comparaţie estimativă a acestei poziţii faţă de cea a concurenţilor.

c) Înţelegerea modului de aplicare a tehnologiilor informaţionale. Acest pas necesită cunoaşterea activităţilor desfăşurate de firmă, a produselor, serviciilor, a specificului de activitate etc. La fel de importantă este şi obţinerea unei perspective clare asupra produselor şi serviciilor firmei şi asupra evoluţiilor majore de pe piaţă. Principalele sarcini sunt:

� analiza tehnologiilor informaţionale existente care pot fi utilizate pentru obţinerea unui avantaj competitiv în prezent;

� analiza unor modificări anticipate în tehnologiile informaţionale sau a unor noi dezvoltări ale acestora, care pot fi utilizate pentru obţinerea de avantaje competitive peste trei sau cinci ani;

� identificarea potenţialelor aplicaţii ale tehnologiilor curente sau viitoare şi modul în care aceste aplicaţii pot afecta concurenţa;

� identificarea potenţialelor schimbări în aplicaţiile curente, generate de cererea de pe piaţă sau de dezvoltarea tehnologiilor.

182

Pentru firmele ce nu sunt implicate în afaceri cu calculatoare sau telecomunicaţii, aceste sarcini necesită asistenţa unor analişti şi ingineri specializaţi în sisteme informaţionale, care sunt capabili să conceapă noi utilizări pentru tehnologiile informaţionale. Firmele implicate în activităţi privind tehnologiile informaţionale vor avea nevoie de serviciile unor cercetători ştiinţifici şi specialişti de marketing.

d) Evaluarea factorilor de influenţă. Mediul de operare prezintă o serie de pericole şi oportunităţi. Elementele principale de analizat aici sunt: tehnologia, structura domeniului şi factorii externi economici şi politici.

Estimarea schimbărilor de tehnologie se va face atât pe termen scurt, cât şi pe termen lung. Managementul are nevoie de această capacitate pentru a evalua alternativele de investiţii. De aceea, şedinţele informative trebuie să aibă loc periodic pentru a se putea lua rapid decizii când apar opţiuni noi. Eventualele utilizări de tehnologii informaţionale pot fi estimate pentru trei-cinci ani, perioadă suficientă pentru a dezvolta aplicaţiile. Producătorii şi vânzătorii de calculatoare şi telecomunicaţii au nevoie chiar de mai mulţi ani pentru a face estimări, datorită faptului că ciclul de producţie în aceste domenii se întinde pe o perioadă mult mai lungă. Schimbările în structura industriei pot fi analizate conform modelului lui Michael E. Porter din anul 1985, care examinează modificările în rândul cumpărătorilor, furnizorilor, producătorilor, produselor substituente şi noile apariţii pentru a evalua impactul lor asupra lanţului valoric şi asupra caracteristicilor produselor şi serviciilor.

Alte elemente importante pentru urmărirea mediului extern sunt climatul legislativ şi politic, efectele economiei globale asupra balanţei comerciale, asupra investiţiilor etc. Asemenea factori extern pot influenţa abilitatea organizaţiilor de a finaliza planurile de investiţii sau necesitatea de a investi într-un mediu concurenţial în schimbare.

2 Paşii etapei de planificare/dezvoltare/implementare Această etapă de planificare/dezvoltare/implementare presupune

parcurgerea următorilor paşi: a) identificarea principalelor pericole şi oportunităţi; b) dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informaţionale; c) dezvoltarea unei infrastructuri de implementare a proiectelor; d) elaborarea unei planificări şi implementări detaliate; e) testarea pieţei; f) evaluarea rezultatelor obţinute din investiţii; g) reluarea periodică acestor paşi de la a) la g).

a) Identificarea principalelor pericole şi oportunităţi. Acest pas constă în sintetizarea rezultatelor din etapa de evaluare. Utilizând aceste rezultate, firma poate identifica domeniile în care folosirea îmbunătăţită a tehnologiilor informaţionale conduce la cele mai bune rezultate. Această investigaţie trebuie corelată direct cu obiectivele activităţii desfăşurate, iar dacă firma are mai mult

183

decât un domeniu de activitate, informaţiile trebuie separate şi trebuie efectuată o analiză pentru fiecare domeniu principal de activitate.

b) Dezvoltarea unei strategii privind tehnologiile informaţionale. Cunoaşterea pericolelor şi oportunităţilor trebuie folosită, în primul rând, la identificarea acelor domenii care necesită o atenţie sporită. Trebuie descrise modalităţile prin care competitorii folosesc la maxim tehnologiile informaţionale în aceste domenii şi, de asemenea, trebuie detaliată abilitatea firmei de a face faţă concurenţei. Ameninţările importante din partea altor surse trebuie tratate într-o manieră similară. Apoi, trebuie identificate şi analizate noile utilizări ale tehnologiilor informaţionale avansate, pentru produse şi servicii. Fiecare tip de firmă, sau linie producţie - aflate în postura de adaptare, de adoptare sau de inventator necesită niveluri diferite de analiză. În sfârşit, trebuie identificate noile oportunităţi şi eventualele căi de diversificare. Aceste opţiuni trebuie evaluate din punctul de vedere al strategiei întregii firme.

Pericolele ar trebui estimate în funcţie de probabilitatea lor de producere şi de impactul potenţial asupra situaţiei financiare a firmei sau asupra poziţiei acesteia pe piaţă. De asemenea, ar trebui estimate şi comparate costurile şi beneficiile probabile aferente fiecărui pericol, oportunităţile care trebuie evaluate având în vedere profitul estimat, investiţiile ce trebuie realizate şi impactul asupra produselor existente.

În cele din urmă, trebuie identificate îmbunătăţirile infrastructurii necesare pentru a înlătura pericolele sau pentru a profita de oportunităţi apărute.

Managementul firmei trebuie să revizuiască rezultatele investigaţiilor, să stabilească priorităţile şi să aloce fonduri pentru tehno1ogii informaţionale mai avansate şi pentru dezvoltarea de aplicaţii într-un context economic marcat de constrângeri şi perspective.

Pe baza priorităţilor şi a nivelului fondurilor stabilite iniţial, poate fi creat un plan care îmbunătăţească infrastructura tehnologiilor informaţionale, sau care dezvolte tehnologii specifice produselor sau serviciilor. Această îmbunătăţire sau dezvoltare poate fi făcută prin achiziţionarea de hardware şi instrumente software, sau prin dezvoltare internă.

Urmează stabilirea unei liste finale a elementelor necesare pentru dezvoltarea şi implementarea tehnologiei informaţionale. Anumite elemente necesită cercetare, dezvoltare iniţială, sau chiar o analiză înainte ca implementarea finală să fie aprobată; altele pot fi supuse direct implementării.

Ca pas final al acestui proces, trebuie specificat criteriul de măsurare a performanţelor. Exemple în acest sens sunt indicatorii specifici cantitativi sau calitativi privind economiile, profiturile, cash flow-ul, cota de piaţă, intrările pe piaţă, securitatea împotriva pericolelor din partea concurenţei.

c) Dezvoltarea unei infrastructuri de implementare a proiectelor. Un plan general de implementare trebuie să determine atingerea obiectivelor

184

firmei în domeniul tehnologiilor informaţionale. Trebuie specificate obiectivele, strategia, interpretările. rezultatele aşteptate, punctele critice, resursele necesare. În asemenea cazuri, este necesară modificarea sistemelor informatice de dezvoltare a infrastructurii, pentru acomodarea noilor tehnologii şi pentru obţinerea rezultatelor dorite.

Decizia de implementare a proiectelor care vor conduce firma sau unele departamente ale acesteia la niveluri tehnologice mai înalte trebuie să vizeze:

� resursele de personal şi aptitudinile acestuia; � software-ul disponibil pentru suportul aplicaţiilor; � calculatoarele şi mijloacele de telecomunicaţii; � metodele şi instrumentele de dezvoltare a aplicaţiilor; � metodele şi instrumentele de planificare a controlului; � resursele managementului proiectat; � structura organizatorică necesară pentru a susţine îmbunătăţirile; � implicarea resurselor non-tehnice.

În timp ce multe firme trec prin toate etapele fundamentale ale planificării, câteva încearcă să aplice o anumită strategie, sau să coreleze tehnologia de investiţii cu rezultatele obţinute. Totuşi, câteva firme importante aplică şi unele dintre conceptele prezentate.

Investiţiile în tehnologii informaţionale cuprind următoarele categorii: de bază, tactice şi strategice. Firma contează pe programele sale strategice multianuale pentru a obţine profituri însemnate din investiţiile în tehnologii informaţionale. Prin creşterea abilităţilor sale de a utiliza tehnologiile informaţionale firma acoperă o multitudine de obiective.

d) Elaborarea unei planificări şi implementări detaliate. După alocarea fondurilor se poate trece la îmbunătăţirea infrastructurii tehnologiilor informaţionale şi la planificarea detaliată a aplicaţiilor. Acest lucru necesită mulţi ani de eforturi, pentru a se ajunge la rezultatele dorite.

Adesea, departamentele din cadrul unei firme au interese şi funcţii diferite în procesul de implementare. Eforturile de dezvoltare în cadrul unei firme extinse pot fi împărţite între câteva departamente de bază, fiecare cu misiuni şi obiective diferite, iar efortul total poate avea şi anumite deficienţe, din mai multe puncte de vedere.

e) Testarea pieţei poate fi în atenţia conducerii firmei dacă se doreşte dezvoltarea produselor. Dacă aplicaţia este internă, o operaţie pilot este adesea folosită pentru a determina dacă aplicaţia satisface nevoile utilizatorilor, înainte ca implementarea să fie permisă, în caz contrar se menţine legătura cu furnizorul de tehnologie informaţională o perioadă îndelungată de timp.

f) Evaluarea rezultatelor obţinute din investiţii . Dacă dezvoltarea a rezultat dintr-o aplicaţie internă a sistemului informaţional, migrarea către noile aplicaţii poate dura câteva luni.

Problemele neidentificate sau necorectate în cadrul procesului de testare vor apărea de această dată. Evaluarea rezultatelor obţinute ca urmare a

185

acestei aplicaţii nu este posibilă decât după trei sau poate şase luni. Dacă s-a realizat şi o modificare a profilului activităţii, este necesară o perioadă şi mai mare de timp.

Dacă dezvoltarea a avut ca rezultat un serviciu sau produs nou sau îmbunătăţit, testul de piaţă poate precede apariţia pe piaţă a produsului sau serviciului respectiv.

O estimare iniţială a succesului sau a eşecului produsului sau serviciului nou poate determina schimbări în structura bunului sau serviciului sau chiar retragerea acestuia de pe piaţă.

O evaluare finală nu este posibilă decât după câteva luni de la lansarea pe piaţă. Firmele trebuie să actualizeze permanent estimările asupra rezultatelor obţinute ca urmare a investiţiilor în tehnologii, astfel ca informaţiile să fie folosite pentru îmbunătăţirea metodologiei de planificare. “Criteriul succesului” trebuie identificat în momentul în care proiectul este aprobat şi trebuie aplicat utilizând una dintre numeroasele metodologii existente pentru evaluarea beneficiilor obţinute prin implementarea tehnologiei.

g) Reluarea periodică a acestor paşi sau cicluri este necesară pentru a păstra o poziţie competitivă. Rezultatele investigaţiilor şi fazelor planificării descrise anterior reprezintă un plan strategic pentru utilizarea competitivă a tehnologiilor informaţionale la un moment dat.

Este la fel de important ca estimările competitive să fie continuate şi îmbunătăţite. Evenimentele externe pot necesita schimbări în tactică sau în produse, ceea ce reprezintă un alt element de importanţă pentru firmă. 8.7 TENDINŢE ALE SISTEMELOR INFORMA ŢIONALE

Una dintre problemele cele mai atent studiate este tendinţa de a reflecta

sistemul informaţional printr-o analiză din interiorul acestuia. Astfel, se evidenţiază doar ceea ce există, în loc să se evidenţieze şi influenţele externe care schimbă atât managementul firmei cât şi pe cel al sistemului informaţional. O parte din aceşti factori externi pot avea influenţe importante.

Structurile firmelor se schimbă, pe măsură ce firmele îşi reîndreaptă atenţia asupra activităţilor de bază. Multe firme în care, în trecut, integrarea se făcea pe verticală, astăzi încearcă să scape de părţile care nu sunt suficient de valoroase şi achiziţionează în schimb componente de producţie. Astfel de firme se numesc “firme modulare” şi se caracterizează prin investiţii minime în aparatură şi dispozitive, prin cumpărarea şi asamblarea componentelor în

186

aşa fel încât resursele să se concentreze asupra proiectării produselor, asupra cercetării-dezvoltării şi asupra marketingului. În categoria acestor firme intră atât noile firme care s-au format pe baza acestor principii, cât şi vechile firme care s-au restructurat. Firmele din toate domeniile măresc gradul de utilizare a furnizorilor externi de componente de producţie.

Alt nume dat acestei abordări economice este cel de “firmă virtuală”. Compania virtuală este descrisă ca o firmă care-şi extinde influenţa ascendent prin furnizori şi descendent prin canale de distribuţie până la utilizatorul final sau până la consumator. Astfel, pe măsură ce consumatorii şi furnizorii devin participanţi importanţi în luarea deciziilor privind serviciile şi produsele oferite de firmă, angajaţii devin indispensabili în mecanismul funcţionării firmei, firmele tradiţionale devenind învechite. Având în vedere rapiditatea ritmului de dezvoltare a serviciilor şi a produselor, chiar şi o meserie poate deveni adesea “meserie virtuală”.

Atributele unei firme virtuale sunt: � cea mai avantajoasă dintre toate, din punct de vedere al competiţiei şi

al achiziţiei; � legături electronice strânse cu partenerii de afaceri (furnizori,

distribuitori etc.); � parteneriate oportune, alianţe în schimbare; � interdependenţe cu colaboratorii şi partenerii, ceea ce presupune

existenţa unor relaţii bazate pe încredere; � cooperarea cu furnizorii, clienţii şi chiar cu concurenţii de peste

graniţă. Aceste noi abordări ale arhitecturii afacerii apar din nevoia de a vedea

firma şi unităţile de afaceri ca pe nişte “întreprinderi extinse care includ atât furnizorii, cât şi clienţii ca parte a activităţii firmei. Metoda de management Just In Time (JIT) presupune ca furnizorii să aibă acces direct la informaţii privind nivelul stocurilor, pentru a putea programa livrările. Furnizorii supermaketurilor şi ai magazinelor de vânzare cu amănuntul au acces direct la informaţii privind nivelul stocurilor şi al vânzărilor realizate de clienţii lor, pentru a putea contribui, prin furnizarea la timp a materialelor, la buna desfăşurare a procesului de vânzare.

Întreprinderile extinse sunt o realitate începând cu anii ‘90. Începând cu această perioadă, s-a intrat într-o eră a colaborării, care se reflectă în activităţile desfăşurate şi în sistemele informaţionale utilizate.

De asemenea, ne confruntăm şi cu schimbări majore ale modului în care oamenii lucrează şi trăiesc folosind calculatoarele şi comunicaţiile. Această eră a fost numită şi „ era computerelor omniprezente” . Computere omniprezente înseamnă mai mult decât aşteptările ca sistemele de calcul să susţină toate funcţiunile economice şi că toate computerele portabile şi comunicaţiile să susţină aplicaţiile economice, sociale şi recreative. Înseamnă că o societate, în care cunoştinţele în domeniul calculatoarelor sunt din ce în ce

187

mai extinse, se poate aştepta de la computere să execute comenzile cerute în modul dorit de aceasta. De asemenea, înseamnă că utilizatorii vor dori să creeze sau să proceseze propriile aplicaţii, deseori utilizând obiecte1 realizate de specialiştii în domeniul tehnologiei informaţionale.

Reacţii faţă de factorii care conturează noul model. Reacţiile la

elementele deja descrise au condus la conturarea unui nou model de sistem informaţional, care cuprinde următoarele elemente: a) schimbarea apartenenţei aplicaţiilor; b) apariţia serviciilor publice de informaţii; c) creşterea surselor externe de informaţii; d) o nouă dezvoltare a serviciilor; e) schimbarea responsabilităţilor pentru planificarea şi controlul sistemului

informaţional. a) Schimbarea apartenenţei aplicaţiilor. În trecut. când aplicaţiile

integrate au fost realizate pentru a cuprinde întreaga firmă cu o singură unitate de sistem. apartenenţa era incertă. Aplicaţiile aveau atât de mulţi proprietari (organizaţii separate în cadrul aceleiaşi firme),. încât nici o entitate nu putea să-şi declare proprietatea. Ca rezultat, apartenenţa şi responsabilitatea care derivă din aceasta a devenit atât de difuză, încât funcţionarea sistemului informaţional, în special întreţinerea acestuia. a fost de multe ori lăsată în grija utilizatorilor. Rezultatul s-a concretizat într-un răspuns slab la necesităţile individuale ale utilizatorilor şi. în acelaşi timp. în crearea unui sistem care nu era bine optimizat pentru a răspunde tuturor cerinţelor utilizatorilor din diferite unităţi de afaceri.

Din tehnici precum managementul calităţii şi managementul securităţii informaţiilor s-a tras concluzia că responsabilitatea nu poate fi alocată fără autoritatea dată de proprietate. De asemenea, din reproiectarea proceselor de producţie, s-a observat că toate firmele trebuie să abandoneze modelul vechii structuri ierarhice a organizaţiei şi să adopte modelul organizării pe produs, care optimizează procesele de producţie.

Ceea ce trebuie înţeles, este faptul că strategia sistemului informaţional trebuie să urmeze aceeaşi linie cu strategia firmei. Este din ce în ce mai clar că, pentru a fi cu adevărat eficientă. strategia sistemului informaţional trebuie să se potrivească cu strategia unităţilor de afaceri. Totuşi, nu este suficientă doar această “potrivire”. Administratorii sistemului informaţional trebuie să devină parte integrantă a echipei manageriale, astfel încât avantajul competitiv al eventualelor aplicaţii ale tehnologiei informaţionale să poată influenţa strategia unităţii de afaceri.

1 Obiectele reprezintă unităţi discrete ale sistemelor informaţionale care conţin proceduri şi date şi care pot fi refolosite în mai multe aplicaţii.

188

b) Apariţia serviciilor publice de informaţii. Unele resurse sau aplicaţii depăşesc unităţile de afaceri sau procesele de producţie. În cazul câtorva dintre aceste aplicaţii, cum ar fi poşta electronică, accesul la reţeaua internă, administrarea reţelelor cu arie largă de răspândire şi alte astfel de facilităţi, care pot fi clasificate ca “utilităţi” în acelaşi sens în care telefonul este o utilitate, apartenenţa trebuie să se regăsească într-o entitate comună. Această entitate poate fi reprezentată de “sisteme informaţionale comune” sau „telecomunicaţii comune”.

Mai multe firme au adoptat conceptul de “servicii de calcul”, conform căruia un echipament de calcul satisface diversele nevoi de informatizare ale departamentelor unei firme în plus faţă de aplicaţiile comune prezentate anterior. Departamentele folosesc, de asemenea, serviciile informaţionale pentru a rula aplicaţii pentru care nu au suficientă capacitate locală.

c) Creşterea surselor externe de informaţii. Sursele externe de informaţii pot fi definite ca incluzând consultanţă, dezvoltare de aplicaţii, întreţinerea şi actualizarea aplicaţiilor, operaţiuni computerizate, transfer al datelor în reţea şi administrarea reţelelor de comunicaţii prin voce (voice communication network) etc. În majoritatea ţărilor europene, dificultatea reducerii personalului (datorată legilor de protecţie socială), în condiţiile în care cererea scade, încurajează utilizarea substanţială a consilierilor şi a specialiştilor în dezvoltarea/implernentarea de sisteme cu contract de colaborare. În multe alte ţări, lipsa acută de personal specializat şi foarte bine pregătit, combinată cu variaţia cerinţelor de dezvoltare ale sistemelor de prelucrare, stimulează, de asemenea, utilizarea consilierilor.

Utilizarea surselor externe de informaţii determină o tendinţă de creştere a utilizării serviciilor comune. Serviciile comune şi utilizarea serviciilor specializate este atractivă pentru că:

� se oferă posibilitatea de a furniza servicii cu costuri substanţial mai mici decât dacă ar fi utilizate resurse interne;

� costul dezvoltării independente a productivităţii este mare pentru o singură firmă;

� fie serviciile sunt în domenii necompetitive, fie diminuarea costurilor depăşeşte avantajele competitive ale operaţiunilor realizate în cadrul firmei;

� distribuţia extinsă a accesului la informaţii este necesară pentru succesul activităţii participanţilor şi este dificil sau imposibil de realizat de unul singur.

d) O nouă dezvoltare a serviciilor . Rezultatul tendinţei de creştere a utilizării serviciilor comune constă în faptul că din ce în ce mai multe firme sau unităţi de afaceri vor căuta să opereze cu un număr redus de personal angajat cu carte de muncă pentru dezvoltarea sistemelor şi că adesea se poate întâmpla ca acestea să nu dispună de mainframe-uri sau de aplicaţii proprii.

e) Schimbarea responsabilităţilor pentru planificarea şi controlul sistemului informaţional. Administratorii reţelelor informaţionale din marile

189

firme sunt obişnuiţi să coordoneze planificarea tactică şi strategică a sistemului informaţional, realizarea bugetului de venituri şi cheltuieli şi controlul utilizării tehnologiei, al dezvoltării aplicaţiilor şi al nivelului resurselor disponibile utilizatorilor. Odată cu descentralizarea unităţilor de afaceri, a fost adoptat acelaşi model de conducere, însă la nivelul unităţii de afaceri. Totuşi, acest model reflectă fie o mentalitate de “mainframe”, fie tendinţa sistemului informaţional de a copia modelul de organizare al firmei părinte. Pe măsură ce aceste modele de organizare se schimbă, sistemul informaţional trebuie să le urmeze.

Atâta timp cât sistemul informaţional este văzut de manageri doar ca un cost de afaceri, va exista tendinţa de a dezvolta birocraţie a sistemului informaţional, accentul punându-se pe planificarea detaliată şi pe alocarea de resurse, pe acoperirea costurilor de la utilizatori şi pe detalierea justificărilor pentru modificarea aplicaţiilor, sau pentru schimbarea acestora. Un astfel de control nu va determina creşterea valorii sistemului informaţional şi nici nu va justifica realizarea unui sistem informaţional mai performant.

Controlul total al costurilor sistemelor informaţionale rămâne în continuare o preocupare, însă, dacă nu pot fi corelate costurile sistemelor informaţionale cu profitabilitatea, simplul control al costurilor nu este semnificativ. De fapt. un control strict al costurilor poate fi un factor negativ pentru succesul afacerii. Când costurile sistemelor informaţionale devin părţi controlabile direct la nivelul fiecărei unităţi de afaceri, ele vor varia proporţional cu veniturile, dacă dispunerea strategică a sistemului informaţional variază în funcţie de necesităţi.

Planificarea şi controlul resurselor informaţionale trebuie realizate de persoane care sunt direct responsabile de profitabilitatea utilizării lor.

8.8 TENDINŢE ÎN ORGANIZAREA SISTEMULUI INFORMA ŢIONAL Ca urmare a descentralizării firmelor şi a dezvoltării unităţilor de

producţie, organizarea şi coordonarea sistemului informaţional trebuie la rândul lor schimbate. Pentru aceasta trebuie regândite: a) dezvoltarea sistemelor; b) operaţiunile computerizate; c) managementul informaţional; d) suportul informaţional; e) suportul tehnic; f) comunicaţiile; g) securitatea informaţiilor; h) standardele şi

190

i) planificarea strategică. Mai mult, managementul sistemului informaţional va trebui să aibă în vedere necesităţi ignorate timp îndelungat, sau necesităţi care vor apărea prin implementarea noului model de management al sistemului informaţional. Aceste schimbări privesc managementul tehnologic, managementul informaţional, managementul calităţii.

a) Dezvoltarea sistemelor. Se preconizează că dezvoltarea viitoare a sistemelor va fi descentralizată şi transferată în sarcina unităţilor de afaceri.

Aproape fiecare opţiune organizaţională, cum ar fi analiza şi programarea centralizată, analiza descentralizată şi programarea centralizată, analiza şi programarea descentralizată etc., a fost încercată la un moment dat de o firmă sau alta, fiecare dintre aceste opţiuni având avantaje şi dezavantaje care au fost explorate în literatură.

Avantajul cel mai important ai dezvoltării descentralizate a sistemelor este, fără îndoială, ataşamentul acestor unităţi faţă de organizaţia mamă. Analiştii şi programatorii se familiarizează cu personalul, problemele şi cerinţele utilizatorilor. Dezavantajele cele mai importante constau în dificultatea introducerii de noi tehnologii şi metode, a acumulării de noi cunoştinţe de specialitate, a menţinerii standardelor cu cele de la nivelul firmei, a creării cadrului necesar personalului angajat de a-şi realiza o carieră pe termen lung. Fiecare dintre aceste dezavantaje pot fi atenuate prin planificare, coordonare şi suport tehnic comune.

b) Operaţiunile computerizate. Se observă manifestarea a două tendinţe aparent contradictorii - către sistemele distribuite client-server şt către consolidarea centrelor de date - care sunt în realitate părţi ale aceluiaşi fenomen de restrângere. Raţiunea pentru consolidarea centrelor de date, care dispun de mainframe-uri mari, constă în reducerea costurilor şi creşterea eficienţei. În realitate, multe oportunităţi de consolidare a centrelor de date există, deoarece activităţile care implică noi aplicaţii, reproiectarea aplicaţiilor existente şi dezvoltarea de software se îndreaptă spre medii client-server, reducând astfel eforturile suplimentare datorate multiplelor centre de date

c) Managementul informaţional. Nevoile utilizatorilor de a avea acces la informaţii vor conduce la crearea de noi funcţiuni şi la introducerea de noi specialişti care să sprijine procesele informaţionale din cadrul firmelor.

Din nevoia firmelor de a transfera informaţiile importante între manageri şi specialişti interesaţi, au apărut un nou concept şi o nouă funcţie: director al managementului informaţional. La baza acestei funcţii stau următoarele aspecte:

� pentru firmele puternic tehnologizate. creşterea fluxurilor de informaţii interne şi externe este prea mare pentru utilizatorii individuali;

� de multe ori. cei care lucrează cu tehnologie au dificultăţi în accesarea informaţiilor, necunoscând toate metodele sau toate sursele de obţinere a informaţiilor.

191

Această funcţie trebuie înfiinţată la nivelul grupurilor funcţionale sau al proceselor care necesită accesul şi stocarea de informaţii. Printre atribuţii se numără:

� definirea pentru furnizorii de sistem informaţional a cerinţelor de regăsire şi stocare a informaţiilor venite din partea clienţilor;

� identificarea surselor interne şi externe de informaţii şi luarea măsurilor necesare accesării informaţiilor;

� stabilirea standardelor şi a procedurilor pentru clasificarea. indexarea şi stocarea informaţiilor;

� clasificarea, indexare şi stocarea informaţiilor; � înfiinţarea unui ”serviciu de urgenţă” prin care clienţii să semnaleze

apariţia unor probleme de ordin tehnic. d) Suportul informaţional oferit utilizatorilor. Multe organizaţii cu

sisteme organizaţionale centralizate au realizat deja importanţa utilizării unui suport informaţional propriu, iar acum încearcă să-şi asiste utilizatorii prin furnizarea unor servicii hot-line, care să-i ajute pe utilizatori să devină mult mai eficienţi. Realizarea acestui lucru are două mari avantaje pentru sistemele informaţionale:

� creşte satisfacţia utilizatorilor, pentru că sistemul informaţional devine mult mai folositor;

� utilizatorii devin mult mai capabili să definească cerinţele sistemului, pe măsură ce învaţă mai multe despre capacităţile şi constrângerile sistemului informaţional. Astfel, ei devin utilizatori mult mai bine pregătiţi ai serviciilor oferite de sistemul informaţional.

e) Suportul tehnic. Suportul tehnic presupune de obicei instalarea şi întreţinerea sistemelor de operare sau a software-ului altor sisteme, rezolvarea problemelor datorate căderilor de sistem, instruirea şi consilierea analiştilor de sistem, îmbunătăţirea standardelor, instalarea de noi echipamente şi reconfigurarea echipamentelor, evaluarea noi lor tehnologii sau produse. consilierea tehnică a conducerii. Suportul tehnic are rol de interpretor între vânzătorii de echipament şi/sau de soft şi utilizatorii acestora.

În noua organizare, rolul suportului tehnic se schimbă dramatic, datorită noilor responsabilităţi, nevoii de distribuţie a unor activităţi şi centralizării altora. Noile responsabilităţi pot include coordonarea distribuţiei softului de bază al calculatoarelor personale în reţeaua existentă în firmă, pentru a se asigura utilizarea de versiuni compatibile în toată firma. Suportul tehnic poate, de asemenea, să asigure sprijinul şi pregătirea utilizatorilor din diferite departamente.

Suportul tehnic utilizat în viitor într-un mediu larg, complex şi eterogen poate fi organizat şi regăsit în diferite locuri, astfel: ₪ La nivel de unităţi de afaceri, de divizii sau de întreprinderi:

� furnizarea suportului tehnic care să depăşească cunoştinţele tehnice ale utilizatorilor;

192

� instalarea sau reconfigurarea hardware-ului şi a reţelelor locale (LAN); � rezolvarea problemelor create de căderea aplicaţiilor software; � instruirea personalului care trebuie să acorde consultanţă tehnică

personalului din departamente; � instalarea şi întreţinerea sistemelor de operare sau a software-ului altor

sisteme; � consilierea tehnică a conducerii; � coordonarea distribuţiei softului de bază al calculatoarelor personale.

₪ La nivel de firmă: � coordonarea distribuţiei softului de bază al calculatoarelor personale; � îmbunătăţirea standardelor sistemelor informaţionale ale firmei; � evaluarea noilor tehnologii sau produse.

f) Comunicaţiile. Tehnologiile de comunicare şi mijloacele de

comunicare stimulate de creşterea cererii utilizatorilor vor fi din ce în ce mai performante, pentru a permite clienţilor o cât mai bună conectare. Cererea privind posibilităţi suplimentare de comunicare este determinată de câteva tendinţe şi aşteptări, printre care se numără:

� creşterea volumului de informaţii schimbate; � utilizare mai mare a transferurilor electronice de date; � creşterea utilizării video-conferinţelor; � folosirea telecomunicaţiilor în cadrul muncii.

În aceste aplicaţii, eficienţa şi costurile scăzute sunt adesea rezultatul utilizării aceloraşi reţele pentru combinaţii între transmisia de date şi voce. De fapt, această combinaţie este foarte importantă pentru adoptarea viitoare a tehnologiilor şi instrumentelor multimedia.

Deoarece comunicaţiile prin voce şi transferurile de date sunt foarte importante pentru utilizatori, este absolut obligatorie centralizarea acestor funcţii. Numărul participanţilor în telecomunicaţii, al reţelelor de telecomunicaţii şi al administratorilor reţelelor de telecomunicaţii este foarte mic, iar centralizarea cere câţiva astfel de specialişti. Managementul centralizat al comunicaţiilor permite încheierea mai multor contracte prin intermediari. Unele firme au descoperit că, din momentul în care şi-au centralizat managementul reţelei de comunicaţii şi au înţeles scopul şt utilitatea reţelei, s-au aflat într-o poziţie mai bună folosind surse externe de administrare a reţelelor, economisind, în acelaşi timp, şi mai mulţi bani.

Atunci când managementul telecomunicaţiilor utilizează sursele externe, funcţiunile managementului şi performanţele personalului angajat variază. Managerii nu se vor mai implica în planificarea activităţii angajaţilor, în evaluarea şi selectarea echipamentelor şi a instrumentelor ş.a. Folosind sursele externe, managerii vor trebui să evalueze furnizorii, să încheie contracte, să estimeze cererea viitoare, să stabilească criteriile de evaluare a performanţelor şi să monitorizeze performanţele furnizorilor.

193

g) Securitatea informaţiilor. În viitor, atât utilizatorii, cât şi specialiştii în sisteme informaţionale vor trebui să-şi asume responsabilitatea pentru asigurarea securităţii informaţiilor.

Securitatea informaţiilor din cadrul sistemului informaţional presupune: păstrarea disponibilităţii informaţiilor, asigurarea integrităţii informaţiilor în timpul procesării, stocării şi transmiterii acestora, asigurarea confidenţialităţii informaţiilor în cadrul firmei. Datorită creşterii distribuirii resurselor de prelucrare a informaţiilor se înregistrează o necesitate crescândă de stabilire a funcţiilor ce trebuie centralizate, a celor care trebuie dispersate şi a celor care nu ţin de securitatea informaţiilor.

h) Standardele. Standardele pentru hardware, software şi metodele de dezvoltare sunt o preocupare pentru administratorii sistemelor informatice. Raţionamentul standardelor constă în faptul că ele tind să reducă diversitatea rezultatelor.

Astfel, pe de o parte, standardele stabilite corect reduc complexitatea operaţiunilor, fac mai uşoară întreţinerea tehnică, reduc numărul de specialişti necesari pentru suportul tehnic, determinând reducerea costurilor. Pe de altă parte, standardele stabilite greşit pot paraliza activitatea unei organizaţii printr-o mai mare birocraţie.

Noile aplicaţii folosesc tehnologii avansate, cum ar fi inteligenţa artificială, prelucrarea imaginilor, determinând atât utilizatorii, cât şi coordonatorii sistemelor informaţionale să caute alternative printre potenţialii furnizori şi să creeze sau să adopte noi metode pentru dezvoltarea aplicaţiilor.

Având în vedere toţi aceşti factori, care acţionează conjugat cu descentralizarea resurselor sistemelor informaţionale, nu este surprinzător că standardele au devenit un aspect important de discuţie în majoritatea firmelor.

În firmele cu profil de activitate diversificat, unităţile de afaceri consideră că standardele firmei le limitează posibilitatea de a răspunde cererii de competitivitate şi schimbărilor pieţei.

Într-un nou mediu al managementului sistemelor informaţionale, responsabilitatea pentru dezvoltarea, promulgarea şi aplicarea standardelor va trebui schimbată radical.

Această schimbare va avea în vedere o nouă filozofie pentru standardele privind tehnologia informaţională ale firmelor, filozofie care poate fi definită ca “standarde prin excepţii” şi ca “standarde impuse de bună voie

Regândirea standardelor necesită restabilirea premiselor pe care acestea se bazează. Standardele sunt folositoare pentru:

� asigurarea abilităţii de a distribui informaţiile între membrii unui grup care au cerinţe comune de accesare a informaţiilor;

� reducerea complexităţii (şi în cele din urmă a costului) asigurării interconectivităţii mai multor utilizatori care trebuie să comuniceîntre ei;

� asigurarea operativităţii răspunsurilor faţă de nevoile societăţii;

194

� asigurarea pertinenţei, acurateţei şi calităţii noilor aplicaţii dezvoltate sau achiziţionate de firmă.

Dacă premisele prezentate sunt adoptate, primul argument în stabilirea standardelor devine identificarea comunităţilor de utilizatori, al doilea devine maximizarea abilităţilor unităţii de afaceri de a răspunde la cerinţele de schimbare a activităţii, iar al treilea devine minimizarea costurilor pe termen lung. Aceste consideraţii arată că pentru diferite unităţi de afaceri, procese sau funcţiuni din cadrul firmei se cer standarde diferite.

Se poate vedea că standardele pot fi aplicate acelor funcţiuni, aplicaţii sau resurse care fie sunt suport pentru întreaga firmă văzută ca o “comunitate”, fie sunt necesare pentru operaţiunile unei firme văzută ca o entitate coerentă.

După ce au permis adoptarea şi dezvoltarea unor sisteme diferite la nivelul unităţilor de afaceri, majoritatea firmelor mari se confruntă cu greutăţi în standardizarea poştei electronice şi a transferului electronic de date. Problema există datorită faptului că nu se adoptă standarde comun atât firmei, cât şi unităţilor de afaceri.

i) Planificarea strategică. Planificarea strategică a tehnologiei informaţionale se va realiza în principal la nivelul unităţilor de afaceri. Planificarea strategică a sistemului informaţional în firmele mari trebuie să se realizeze la două niveluri. Cea mai importantă planificare strategică se realizează la nivelul unităţilor de afaceri. La acest nivel, planificarea se realizează ţinând seama de cerinţele necesare desfăşurării proceselor de producţie relevate de sistemul informaţional. La nivelul firmei, planificarea strategică ia o formă nouă. Dacă funcţiunile firmei, cum ar fi cea contabilă, cea financiară, sau cea juridică, sunt considerate ca alte tipuri de unităţi de afaceri, administratorul reţelei informatice este responsabil de planificarea strategică a sistemului informaţional pentru acestea. Totuşi, în contextul în care sistemul informaţional susţine planificarea strategică pentru unităţile de afaceri şi pentru firmă ca întreg, administratorul reţelei informatice poate acţiona în moduri diferite.

În noul model, sarcinile administratorului sistemului informatic sunt mai de grabă orientate asupra politicii şi strategiei, decât asupra activităţilor operaţionale. Aceasta înseamnă că activităţile administratorului sistemului informatic privind planificarea strategică vor fi concretizate în:

� planificarea pentru susţinerea funcţiunilor centralizate ale sistemului informatic;

� planificarea politicii globale privind tehnologia informaţională a firmei;

� avizarea planurilor strategice privind sistemul informaţional al unităţilor de afaceri;

� influenţarea strategiei firmei în vederea achiziţionării unei tehnologii informaţionale performante, pentru menţinerea

� avantajului competitiv al firmei.

195

8.9 ÎMBUNĂTĂŢIREA ADMINISTRĂRII SISTEMELOR INFORMAŢIONALE

Viitorii şi actualii administratori ai sistemelor informatice, care

intenţionează să supravieţuiască schimbărilor de modele, trebuie să se dezbare de concepţiile învechite. Puterea noilor administratori ai sistemelor informatice va veni din cunoştinţele tehnice şi economice şi din abilitatea de a le combina şi de a influenţa direcţiile strategice ale firmei şi ale unităţilor de afaceri.

Firmele care, în mod curent, se confruntă cu problema “centralizare versus descentralizare”, trebuie să realizeze că tehnologizarea puternică şi autorizarea pe termen lung a utilizatorilor finali sunt mai puternice decât orice dorinţă de control a managementului sistemului informaţional.

Managerii trebuie să fie conştienţi de realitatea procesului de descentralizare, care a invadat toate organizaţiile. Totuşi, nu numai tehnologia conduce organizarea sistemelor informaţionale către descentralizare, ci şi utilizatorii sistemelor informaţionale, care se străduiesc să găsească cele mai bune căi de satisfacere a cerinţelor privind suportul informaţional şi al proceselor de producţie.

În viitor, managementul sistemului informaţional va evolua atât la nivelul întregii firme, cât şi la nivelul utilizatorului final al proceselor de afaceri şi al unităţilor de afaceri. Având în vedere aceste evoluţii, administratorii sistemelor informatice vor trebui să se concentreze asupra următoarelor obiective principale:

� creşterea abilităţii firmei de a câştiga avantaj competitiv din tehnologia informaţională;

� maximizarea eficienţei utilizării resurselor rare; � asigurarea capacităţii sistemului de a evita întreruperile şi de a reveni

în urma acestora; � asigurarea capacităţii sistemului de a comunica efectiv informaţiile.

Funcţiile şi responsabilităţile administratorului sistemului informatic în ceea ce priveşte atingerea acestor obiective includ:

� participarea la conturarea şi dezvoltarea strategiei firmei; � conducerea sistemului informaţional pe baza principiilor

managementului calităţii; � coordonarea dezvoltării şi promulgării standardelor privind tehnologia

informaţională la nivelul firmei; � asigurarea unor căi de dezvoltare a carierei personalului din sistemul

informaţional; � stabilirea şi coordonarea cercetării şi dezvoltării privind tehnologia

informaţională a firmei;

196

� sprijinirea managementului IT; � supravegherea securităţii informaţiilor la nivelul firmei; � supravegherea proceselor informaţionale ale firmei; � urmărirea minimizării riscurilor de ordin tehnic şi economic.

Noii administratori de reţea vor trebui să urmărească realizarea unui management al calităţii în sistemele informaţionale. Managementul calităţii este des asociat atât cu standardele, cât şi cu securitatea informaţiilor.

Tehnicile managementului calităţii au fost aplicate cu succes în multe firme nu numai în ceea ce priveşte creşterea calităţii produselor obţinute, ci şi în ceea ce priveşte modalitatea în care acestea sunt livrate clienţilor externi şi interni. În aceste condiţii, sistemele informaţionale sunt nevoite să adopte aceste tehnici, atât în sectorul producţiei, cât şi în cel al serviciilor, pentru operaţiunile informaţionale şi cele de comunicare şi pentru dezvoltarea şi menţinerea aplicaţiilor.

Implementarea şi coordonarea tehnicilor managementului calităţii vor necesita dezvoltarea unor proceduri, a unor metode de învăţare şi de monitorizare a rezultatelor. Aceasta va cere ca furnizorii şi consumatorii de servicii să lucreze împreună, pentru a-şi delimita clar rolurile şi responsabilităţile, astfel încât obiectivele să fie atinse în mod constant.

Managementul calităţii presupune ca serviciile sistemului informaţional să se caracterizeze prin relevanţă, oportunitate şi acurateţe. Din perspectivă operaţională, aceasta înseamnă că trebuie stabilite dinainte criteriile de apreciere a serviciilor şi procedurile de raportare a rezultatelor. Din perspectiva dezvoltării sistemelor, se cere în plus ca utilizatorii să fie pregătiţi pentru a juca un rol important în planificarea strategică a sistemelor informaţionale, în definirea cerinţelor aplicaţiilor, în restructurarea proceselor de producţie etc.

Managementul calităţii va trebui adoptat începând cu conducerea organizaţiei, însă va fi nevoie ca acest management să fie implementat până la nivelurile direct productive.

Managementul aplicaţiilor informatice (SLM1). Complexitatea gestionării aplicaţiilor informatice şi avantajele reutilizării software-urilor îi va forţa pe administratorii sistemelor informatice să inventarieze soft-urile într-o nouă manieră.

Altă funcţie aliniată la standarde este gestionarea aplicaţiilor informatice, care conţine trei elemente:

� posibilitatea ca aplicaţiile informatice dezvoltate de un proprietar să poată fi utilizate şi de alţi proprietari; de exemplu, un sistem de control al stocurilor de materiale creat de o unitate de afaceri poate corespunde, cu mici modificări, sau aşa cum este, cerinţelor altei unităţi de afaceri; coordonarea printr-o funcţie a managementului aplicaţiilor informatice este necesară pentru

1 Software License Management

197

a se cunoaşte gradul de disponibilitate al unei aplicaţii şi capacitatea de reutilizare a acesteia;

� asigurarea versiunilor controlului celor mai populare pachete de aplicaţii soft; managementul aplicaţiilor informatice poate coordona achiziţionarea celor mai populare pachete de aplicaţii soft, pentru a obţine cel mai bun preţ; în plus, pe lângă facilităţile telecomunicaţiilor, SLM poate distribui noi versiuni de software pentru a asigura întreţinerea compatibilităţii acestora şi utilizarea celor mai recente versiuni aprobate;

� deoarece utilizarea programării orientate pe obiect câştigă teren, trebuie anticipat că utilizatorii finali, ca şi analiştii şi programatorii, vor reutiliza obiectele pentru a reduce durata şi costurile necesare dezvoltării aplicaţiilor. Obiectele, care trebuie să fie standard în întreaga firmă, vor fi coordonate şi controlate la nivelul acesteia.

Managementul aplicaţiilor informatice poate fi stabilit atât la nivelul firmei, cât şi la nivelul unităţilor de afaceri, în funcţie de mărimea unităţilor de afaceri şi de nevoile lor.

Managementul tehnologiei. Mediul concurenţial îi va determina pe manageri să conştientizeze faptul că managementul tehnologiei este important atât pentru sistemul informaţional, cât şi pentru producţie. Ca urmare, coordonatorii sistemelor informaţionale sunt presaţi să ajute la îndeplinirea aceloraşi obiective prin eficienţă, reducerea costurilor şi responsabilitate.

Multe firme au dedicat ani de zile dezvoltării şi implementării unor sisteme de prelucrare a datelor cu ajutorul mainframe-urilor, investind sute de milioane de dolari în tehnică de calcul şi în biblioteci uriaşe de aplicaţii informatice. Sistemele bazate pe mainframe-uri vor avea o importanţă majoră încă mulţi ani de acum încolo. Noile tehnologii sunt atractive pentru administratorii sistemelor informatice, pentru că asigură la un preţ mai redus performanţe mai ridicate, modele de dezvoltare a aplicaţiilor mai rapide. capacităţi specializate ale aplicaţiilor, flexibilitate crescută în proiectare etc. În plus, eforturile multor firme de a-şi restructura procesele de producţie au ca rezultat creşterea interesului pentru noile tehnologii informaţionale.

Cerinţele economice au determinat adoptarea noilor tehnologii informaţionale, însă, în multe cazuri, departamentele informaţionale sunt insuficient pregătite pentru a putea realiza în întregime obiectivul de a introduce noile tehnologii în firmă.

Personalul din departamentul informatic trebuie să înveţe cum să introducă cu succes în firmă noile tehnologii informaţionale şi cum să restructureze avantajos procesele de afaceri, prin utilizarea tehnologiilor informaţionale avansate.

198

Capitolul 9 APLICAŢII FOLOSITE ÎN ADMINISTRAREA AFACERILOR

9.1 UTILIZAREA CODULUI DE BARE

Aplicarea unui sistem unitar de evidenţă a distribuţiei mărfurilor, cu

avantajele pe care acesta îl aduce, implică asigurarea unor condiţii minime specifice, de la producţie până la consumatorul final.

Factorii de care depinde succesul introducerii sistemului de evidenţă prin utilizarea codului de bare sunt, legaţi şi de gradul de dezvoltare, de dotare şi de utilizare a verigilor care compun circuitul distribuţiei mărfurilor: 1. în domeniul producţiei bunurilor de consum, asigurarea utilajelor

necesare porţionării, ambalării, împachetării şi/sau paletizării. 2. în domeniul transportului, asigurarea unui transport specializat, pe

categorii de produse, care să permită mişcarea rapidă a mărfurilor, însoţite de documentele necesare.

3. în domeniul distribuţiei:

� nivelul de dezvoltare a reţelei comerciale de gros şi de detail, care să permită stocarea şi etalarea corespunzătoare a mărfurilor, precum şi introducerea sistemelor electronice de evidenţă a lor şi de încasare a contravalorii mărfurilor la casele de marcat din magazine;

� gradul de dotare a magazinelor şi a depozitelor de gros sau de tranzit, cu echipamente electronice care să permită citirea informaţiilor cuprinse pe un cod de bare, preluarea şi stocarea lor, precum şi obţinerea unor date necesare în procesul informaţional pentru management societăţii comerciale.

4. în domeniul schimbului electronic de informaţii, dotarea cu echipamente electronice de citire, stocare, prelucrare şi prezentare a tuturor informaţiilor privitoare la mărfuri.

199

9.1.1 Utilizarea codului de bare în domeniul produ cţiei Având în vedere că, în majoritatea cazurilor, codul de bare este

inscripţionat pe ambalajul mărfii (sau pe eticheta acestuia), problemele care apar sunt mai mult de natură opţională a conducerii societăţii (de a introduce şi utiliza codul de bare). O dată depăşit acest impediment, după ce respectiva societate comercială a devenit membru EAN România şi i s-a alocat un cod, ea poate să treacă la tipărirea pe ambalajele produselor sale sau pe etichete a codului de bare corespunzător produselor pe care le fabrică.

9.1.2 Utilizarea codului de bare în transportul de m ărfuri

Asigurarea unui transport de mărfuri specializat pe categorii de produse

(şi mijloace de transport utilizate) permite ca mărfurile să ajungă în cel mai scurt timp (şi în cele mai bune condiţii) la destinaţie.

După cum este cunoscut, managementul în lanţul de aprovizionare îşi concentrează efortul către scăderea imobilizărilor în stocuri şi asigurarea termenelor de livrare. Asigurarea numerotării cu cod de bare a articolelor (unităţi de consum) şi a unităţilor de expediţie creează premizele îndeplinirii obiectivelor evidenţiate mai sus. Ele presupun însă un flux de informaţii mai bine controlat atât în cadrul societăţilor sau al organizaţiilor cu caracter asociativ (patronate), cât şi în relaţiile dintre ele, în cadrul distribuţiei mărfurilor. Fluxurile informaţionale pot fi eficientizate prin identificarea mărfurilor aflate în lanţul distribuţiei.

În prezent, când tot mai multe societăţi comerciale din producţia şi distribuţia mărfurilor şi-au rezolvat problema identificării produselor prin numerotarea articolelor, se poate vorbi şi de posibilitatea introducerii şi utilizării unui sistem de etichetare coerent tehnologic şi din punct de vedere conceptual.

Afilierea acestor societăţi comerciale la EAN România, posibilitatea de a utiliza un sistem de simbolizare standardizat în lanţul de aprovizionare de la producător la transportator, distribuitor şi detailist, oferă avantajul de a urmări marfa pe tot parcursul ei. De exemplu, în practica internaţională se utilizează un standard pentru identificarea unică a containerelor de transport, cunoscut sub denumirea de "Serial Shipping Container Code (SSCC).

200

9.1.3 Utilizarea codului de bare în d omeniul distribu ţiei

Distribuţia propriu-zisă, presupune mişcarea fizică a mărfurilor de la

producător până la consumatorul final, aceasta constând în cel puţin două posibilităţi:

� transportul mărfurilor de la producător la un centru de distribuţie de gros; � transportul mărfurilor de la producător sau de la distribuitorul de gros,

direct la magazine. Acest proces al distribuţiei este îngreunat (dacă nu chiar de neconceput),

fără utilizarea codului de bare. Numerotarea articolelor prin utilizarea codului de bare oferă o serie de avantaje:

a. în comerţul de gros: � cunoaşterea instantanee a ofertei de mărfuri (structură, cantitate, preţ,); � posibilităţile de livrare oferite; � rapiditatea, ritmicitatea şi promptitudinea cu care sunt aprovizionaţi

beneficiarii (magazinele cu amănuntul); � îmbunătăţirea gestiunii depozitului; � posibilitatea efectuării unor marcaje suplimentare, care oferă şi alte informaţii

cu privire la produsele comercializate: � data fabricaţiei şi data până la care poate fi consumat produsul; numărul lotului

fabricat; � numărul de bucăţi ce compun unitatea de consum, expediţie sau de

transport; Aceste informaţii sunt înscrise de producător pe o etichetă ce se aplică

pe paleta cu care produsul pleacă. Datele conţinute pe etichetele EAN (Tabelul nr. 8.1) sunt1:

� informaţii despre unitate (identificarea unităţii, a articolului, informaţii suplimentare despre fabricaţie şi termenul de valabilitate a produsului); � informaţii despre transport (numărul de consignaţie, informaţii despre traseu, informaţii în text clar); � informaţii privitoare la client (conţine date specifice clientului şi/sau comenzii).

1 Standard profesional 5/1997 "Eticheta EAN".

201

Tabelul nr. 91 Informaţii EAN

UCC/EAN 128 Furnizorul 35012345 Denumirea mărfii 123456789 4

EAN Nr. 5012345678900 Cantitatea 96

Termen de valabilitate 31.12.97 Lotul Nr. 4512XA

Destinatarul Locul de livrare Societatea de consultantă Furnizorul

Greutate Greutate neta (kg) bruta (kg)

Număr

100 120 22 Produsul nr. 1-501011-59 Cantitatea 150 Pcs Descrierea produsului Furnizorul 990031 Număr lot marfă.

Furnizorul P 501

Data producerii D050307

Comanda 008113701

Numărul de serie al lotului de marfă 265918121

Lotul/Modelul/Seria 10019038

b. în comerţul de detail:

• diminuarea costurilor de marcaj;

• accelerarea trecerii cumpărătorilor pe la casele de marcat; • afişarea imediată, pe un ecran, a denumirii articolului; • imprimarea pe bon a numărului de articole, a preţului unitar şi a valorii

totale;

Procesul de aprovizionare a unităţilor comerciale presupune ţinerea unei evidenţe stricte a stocului de produse existent, a rulajului care are loc, pe categorii de produse şi chiar pe produse, pentru a acţiona cu promptitudine la eventualele rupturi de stoc sau supraaglomerări cu marfă.

Totodată, informaţiile între partenerii lanţului de distribuţie trebuie să circule cu rapiditate, astfel încât să se poată acţiona, într-un sens sau altul, (de

202

suplimentare sau de refuz de marfă) şi să se obţină date în timp real privind vânzările, stocurile ş.a.

Informaţiile comerciale obţinute sunt necesare oricărui tip de magazin, indiferent de mărime sau profil: cash & carry, supermarket, magazine mijlocii sau mici, librării şi chiar buticuri, dotate cu echipamente adecvate specificului unităţii în cauză.

Pornind de la gradul lor de specializare şi/sau de despecializare (care este în funcţie de mărimea unităţii - exprimată în mp ce revine unei unităţi), se pot puncta câteva concluzii privind echiparea unităţilor comerciale cu tehnică de calcul capabilă să citească codurile de bare şi de aici, să asigure toate celelalte avantaje.

Actuala reţea comercială de gros şi de detail din România permite introducerea şi utilizarea echipamentelor necesare aplicării codului de bare şi citirii lui, precum şi prelucrării, pe această bază, a unui volum mare de informaţii la nivelul societăţilor comerciale.

9.1.4 Utilizarea codului de bare în domeniul schimb ului electronic de informa ţii 1

Distribuţia mărfurilor generează şi prelucrează un volum foarte mare

de informaţii, al căror suport de prezentare este hârtia. Avem în vedere co-menzile emise, facturile care însoţesc marfa, cataloagele de produse existente în magazin şi/sau cele oferite clienţilor, rapoartele de vânzări pe baza cărora se iau deciziile principale la nivelul conducerii societăţilor.

Pornind de la faptul că informaţiile pot precede, însoţi sau urma fluxul fizic al mărfurilor, schimbul electronic de informaţii (EDI) oferă cel mai efici-ent mijloc de adaptare la noile condiţii.

În relaţiile stabilite între două societăţi comerciale, chiar dacă acestea sunt dotate cu calculatoare performante, aplicaţiile necesare fiecăreia dintre ele au la bază copierea unor date de pe documente pe suport de hârtie, pentru obţinerea unor situaţii, şi aceasta, fie că este vorba de datele primare de pe documentele comerciale şi oferirea de rezultate finale unui partener, fie că apoi partenerul, o dată ce a primit prin poştă rezultatele, le reintroduce în calculator, în vederea unei noi aplicaţii care-l interesează. Procesul este lent, costisitor şi nefiabil. De aceea, a fost nevoie de conceperea unui nou sistem

1 EDI sau Electronic Data Inter-change = Schimb Electronic de Date)

203

pentru transmiterea automată a datelor comerciale de la un calculator la altul, sistem cunoscut sub numele de EDI.

În cadrul acestui sistem s-au creat o serie de standarde de comunicare EDI (între care şi EANCOM), standarde în care datele pot fi comunicate rapid, eficient şi precis, indiferent de hardware-ul intern al utilizatorului şi software-ul echipamentului.

Implementarea cu succes a EDI oferă beneficii majore pentru între-prinderi şi partenerii săi comerciali:

� reducerea costurilor legate de eliminarea hârtiei pentru imprimante şi pentru comunicarea situaţiilor finale, diminuarea personalului antrenat în procesul de facturare şi evidenţă şi redistribuirea lui la alte activităţi productive;

� creşterea vitezei de comunicare a datelor informative, precum şi a documentelor de însoţire a mărfurilor, permiţând un răspuns mai rapid, practic o legătură instantanee;

� precizie superioară: EDI elimină erorile inevitabile ce rezultă din introducerea manuală a datelor;

� mai buna gestiune a logisticii şi o productivitate mai mare: EDI permite întreprinderilor să conducă mai bine şi să controleze producţia, aprovizionarea şi necesităţile de livrare; EDI este o componentă-cheie a fabricaţiei "la timp" (just-in-time) şi a răspunsurilor rapide pe legătura client-furnizor, rezultând o reducere semnificativă a nivelurilor stocurilor;

9.2 SISTEMUL QM1 - SISTEM AUTOMAT DE ANALIZ Ă A DATELOR QM2 a fost realizat în SUA3 şi rulează sub MS-DOS sau Windows.

Este un software specializat pentru rezolvarea a 17 clase de modele economico-matematice, cele mai des întâlnite în domeniul economic fiind un instrument valoros pentru fundamentarea deciziilor manageriale şi de marketing.

1 Raţiu-Suciu C. - Modelarea şi simularea proceselor economice, Ed. Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 1997, pag. 266. 2 Pachetul de programe Quantitative Analysis for Management 3 Realizatorii pachetului de programe QM sunt: Sang M. Lee , Universitatea Nebraska -Lincoln, şi Jung P. Shin, Universitatea de stat - Mississippi.

204

9.2.1. Prezentarea general ă a pachetului QM Pachetul de programe QM se instalează pe calculator folosind chitul

său de pe un floppy-disc prin procedura de Copy/Paste, eventual sub Windows Explorer. Se recomandă utilizarea unui director distinct, de regulă având numele de folder/QM.

Sistemul QM permite culegerea şi memorarea datelor în fişiere, selecţia modelelor de analiză economico-matematică specifice proceselor şi fenomenelor cercetate, obţinerea rezultatelor şi soluţiilor la problemele formalizate, analiza şi interpretarea acestor rezultate, salvarea şi/sau imprimarea datelor din fereastra de ieşire. ₪ Lansarea în execuţie. Sistemul QM se lansează în execuţie prin:

� Dublu clic pe iconul QM de pe Desktop; � Dublu clic pe numele programului QM.com din folderul QM; � Selecţie Start->Run->C:\QM\QM.com.

₪ Modulele QM. Meniul principal QM (fig. 9.1) conţine modulele pachetului de programe QM şi anume (tab. 9.2).

Figura nr. 9.1 Modulele principale ale sistemului QM

Selectarea unui modul se face:

� prin deplasarea pe ecran a semnului „→→" cu ajutorul tastelor de cursor până în dreptul modulului dorit şi apoi <Enter>, sau

� se apăsă tasta cu litera ataşată modulului ales.

205

Tabelul nr. 9.2 Prezentarea modulelor QM Simbol

asociat în meniul QM

Denumire modul Suport decisional pentru:

A B C D E F G H I J K L M N O P Q Esc

Linear Programming All Integer Programming Zero One Programming Goal Programming Transportation Assignement Break-Even Analysis Decision Theory Network Models CPM/PERT Inventory Models Queuing Theory Dynamic Programming Simulation Forecasting Markov Analysis Game Theory Exit to Dos

Programare liniară Programare liniară în numere întregi Programare cu variabile dihotomice (0; 1) Programare liniară cu mai multe funcţii obiectiv Probleme de transport Probleme de afectare Model de analiză a planului de rentabilitate Teoria deciziei Modele de reţea Modele de alocare şi nivelare a resurselor Modele de stocuri Teoria firelor de aşteptare Programarea dinamică Modele de simulare Modele de previziuni Analiză pe baza lanţurilor Markov Teoria jocurilor Terminare sesiune de lucru

Unele module din meniul principal sunt urmate de submeniuri care sunt

afişate după selectarea modulului principal (tab.9.3.). Tabelul nr. 9.3 Prezentarea submodulelor QM cu meniurile aferente

Simbol asociat în

meniul QM Denumire modul Simbol şi Suport decizional pentru:

H I

Decision Theory A. Decision Makingunder Risk B. Decision Making under Uncertainty C. Decision Tree D. Bayes' Decision Rule Network Models A. Shortest Route B. Minimum Spanning Tree C. Maximum Flow

Teoria Deciziei A. Decizii în condiţii de risc B. Decizii în condiţii de incertitudine C. Decizii arborescente D. Decizii pe baza teoriei lui Bayes Modele de reţea A. Drumuri minime B. Drumuri de arborescentă minimă C. Flux maxim

206

J K L M N O

CPM/PERT A. PERT B. CPM C. CPM with Crashing Inventory Models A. ABCAnalysis B. EOQ C. Economic Lot Size D. Planned Shortage E. Quantity Discount Queueing Theory A. M/M/1: Standard Single Server B. M/M/S: Multiple Server C. M/D/1: Constant Server D. M/M/1: Limited Population Dynamic Programming A. Network B. Non-Network Simulation A. Monte Carlo Simulation B. Inventory Simulation Forecasting A. Simple&Weighted Moving Average B. Exponenţial Smoothing C. LeastSquares Method D. Simple Regression E. Multiple Regression

Analiza drumului critic A. Alocarea şi nivelarea resurselor (PERT) B. Metoda drumului critic (CPM) C. CPM cu costuri minime Modele de stocuri A. Metoda de analiză ABC B. Model EOQ de comandă optimă cu costuri minime de stocare C. Model ELS de producţie în loturi economice D. Model EOQ cu lipsă de stoc E. Model EOQ cu discount pentru comenzi mari Teoria firelor de aşteptare A. M/M/1: Model cu o staţie B. MM/S: Model cu staţ i i multiple C. M/D/1: Model cu o staţie, servirea urmând o repartiţie Erlang D. M/M/1: Model cu o staţie cu sosiri dintr-o populaţie finită Programarea dinamică A. Drumuri de lungime/cost minim (stagecoach) B. Flux optim de încărcare (knapsack) Simulare A. Simulare numerică Monte Carlo B. Simularea stocurilor Previziuni A. Media mobilă simplă şi ponderată B. Nivelarea exponenţială C. Metoda celor mai mici pătrate (MCMMP) D. Regresia simplă E. Regresia multiplă

207

₪ Prezentarea ferestrelor principale După selectarea unui model (din meniul principal sau dintr-un meniu

secundar) este afişat ecranul de lucru iniţial, format în general din trei ferestre. Deasupra lor, în prima linie a ecranului este afişat numele modulului care este în execuţie, iar primele două ferestre sunt iniţial libere.

Pentru toate modulele QM, fereastra de comenzi este poziţionată în partea inferioară a primului ecran de lucru şi conţine comenzi care pot fi lansate folosind tasta subliniată (tab. 9.4).

În timpul execuţiei comenzilor Help, New, Edit sau Run în fereastra inferioară vor fi afişate tastele funcţionale care pot fi utilizate pentru deplasarea pe ecran sau pentru efectuarea unor modificări (Backspace, Del, F7, F8, F9, F10, ↑, ↓, ←, →, PgUp, PgDn, Home, End). Modulul de utilizare a acestora poate fi consultat apăsând litera H care va lansa comanda Help.

Tabelul nr. 9.4 Comenzile de lucru ale sistemului QM

Tasta Comanda Descrierea comenzii

H Help Afi şarea unor informaţii despre modulul de lucru curent (scopul, dimensiunile problemei care poate fi rezolvată, conţinutul datelor de intrare);

N New Introducerea datelor de intrare specifice fiecărui modul curent;

L Load încărcarea de pe disc în memoria internă a datelor de intrare. Datele sunt stocate într-un fişier cu extensia specifică modulului;

S Save Salvarea într-un fişier pe disc a datelor de intrare în vederea reutilizării lor prin comanda „Load";

E Edit Editarea datelor de pe ecran;

R Run Execuţia programului şi obţinerea soluţiei problemei pentru care s-au introdus datele;

P Print Editarea la imprimantă şi/sau pe disc a datelor de intrare şi a rezultatelor obţinute;

I Install Specificarea directorului în care se află sau se vor depune fişierele de date. în lipsă, se consideră directorul în care se află pachetul QM;

D Directory Afi şarea fişierelor din directorul de lucru care au extensia corespunzătoare modulului în curs de execuţie;

Esc Exit Ieşirea din sesiunea de lucru curentă

208

În alte situaţii, în fereastra inferioară sunt afişate mesaje de eroare sau cereri de introducere a unor informaţii: domeniul de variaţie al unor parametrii de intrare, numele fişierului care se va salva, numele fişierului care se încarcă etc.

În fereastra de titlu ce se deschide în partea superioară a ecranului se preiau informaţii privind titlul problemei ce urmează a fi rezolvată, numărul variabilelor şi valorile parametrilor de intrare.

Fereastra de date corespunde ferestrei de mijloc şi conţine macheta de preluare a datelor de intrare în funcţie de modulul curent apelat şi parametrii de setare incluşi în prima fereastră.

Asupra informaţiilor din primele două ferestre se pot executa comenzile Help, New şi Run din fereastra de comenzi.

Figura nr 9.2 Ferestre de lucru QM

₪ Etapele ce trebuie parcurse pentru rezolvarea unei probleme � Formularea modelului matematic şi stabilirea datelor de intrare; � Lansarea în execuţie a programului QM; � Selectarea din meniul principal a modului adecvat pentru rezolvarea

problemei; � Introducerea datelor de intrare (comanda New) sau încărcarea lor de pe

disc (comanda Load); � Editarea datelor pentru corecţie sau modificare (comanda Edit); � Lansarea în execuţie (comanda Run); � Analiza şi interpretarea rezultatelor. După analiza rezultatelor se revine în

lista comenzilor din fereastra de jos a ecranului de lucru cu tasta Esc. Se pot modifica unele date de intrare reluând procesul de la etapa de editare;

� Salvarea rezultatelor sau imprimarea lor.

Ferestre de titlu Ferestre de date Ferestre de comenzi

209

₪ Ieşirea din QM. Terminarea normală a sesiunii de lucru cu QM se obţine apăsând tasta Esc de câte ori este necesar pentru a se ajunge în sistemul Windows.

9.2.2. Studiu de caz - utilizarea QM Pe o piaţă oarecare sunt prezentate, la un moment dat, trei produse

concurente - notate cu A, B şi C, în ordinea apariţiei lor pe piaţă. Se urmăreşte previziunea cotelor pe care le vor deţine în cadrul pieţei

după o perioadă de 10 luni utilizând modelul probabilistic bazat pe teoria lanţurilor Markov.

Să presupunem că la momentul analizei considerat momentul O, cota de piaţă a fiecăreia dintre cele 3 produse - A, B şi C - în totalul pieţei era de 60%, 30% şi respectiv 10%. Sondaje anterioare au stabilit un coeficient de fidelitate constant pe lună, şi anume de 0,70 la produsul A, 0,80 la produsul B şi 0,90 la produsul C. Cei 30% de cumpărători care în intervalul considerat părăsesc produsul A se îndreaptă în proporţie de 12% către produsul B, şi de 18% spre produsul C; de la produsul B 10% se îndreaptă spre produsul A şi 10% spre produsul C; în sfârşit, cei 10% care părăsesc produsul C se orientează în proporţie de 5% spre produsul A şi de 5% spre produsul B.

Figura nr. 9.3. Fereastra de preluare a datelor de intrare Datele de intrare sunt prezentate în figura nr. 8.3 Fereastra rezultatelor de ieşire este redată în figura nr. 8.4.

210

Figura nr. 9.4. Fereastra rezultatelor de ieşire Se constată că după cele 10 luni cotele de piaţă ale produselor A şi C se

modifică semnificativ datorită fidelităţii mai mari a cumpărătorilor prodului C faţă de produsul A. Astfel cota de piaţă a produsului A scade de la 60% la 18% iar cota de piaţă a produsului C creşte de la 10% la 57%. Produsul B are o scădere a cotei de piaţă nesemnificativă de la 30% la 25%.

211

212

213

BIBLIOGRAFIE

1. Biţă V., Marinescu V., Pescaru V., Sisteme informatice în economie, Editura Tehnică, Bucureşti 1991

2. Boaden R., Lockett G., Information Technology, Informantion Systems and Information Management: Definition and Development, in Information System, vol. I, nr. 1, 1991

3. Bush J., Frahman A., Communication in a Network Organization, in Organizational Dinamics, nr. 3, 1990

4. Dampsey J., Koff W., Increasing I.S. Productivity: A Holistic Approach, in, Information Strategy: The Executive’s Journal, nr. 4, 1995

5. Edward L., Database Marketing, The Ultimate Marketing Tool, McGraw-Hill Inc, 1998

6. English L., Turning Information Management into an Effective Business Enabler, in Information Strategy: The Executive’s Journal, nr. 1, 1996

7. Feldman T., An Introduction to Digital Media , Prentice Hall, New Jersey, 1997

8. Gheorghe Orzan, Sisteme informatice de marketing, Editura Uranus, Bucureşti, 2001

9. Greenberg S., Computer Support Cooperative Work and Groupware, Academic Press, 1991

10. Gronski Săndel, Sisteme informatice în comerţ, Editura Expert 11. Ionescu Gh.Gh., Cazan E, Negruţă A.L., Modelarea şi optimizarea

deciziilor manageriale, Ed. Dacis, Cluj-Napoca, 1999 12. Jaakola H., Tehunen H, Latvala L., Information Technology and

Changes in Industry, in Information Systems, vol. I, nr. 1, 1991 13. Jih W. J., Owings P., From „In Search of Excellence” to Business

Process Reengineering: The Role of Information Technology, in Information Strategy: The Executive’s Journal, nr. 1, 1995

14. Mastenbroeck., Information Management, Organization Design and Organizational Theory, in European Management Journal, nr. 1, 1990

15. Nicolescu O, Nicolescu L., Managementul modern al organizaţiei, Ed. Tribuna Economică, Bucureşti, 2001

214

16. Nicolescu O. (coord.), - Ghidul managerului eficient, vol. I – II, Editura Tehnică, Bucureşti, 1993-1994

17. Nicolescu O., Management comparat, Editura Economică, Bucureşti, 1998

18. Nicolescu O., Managementul întreprinderilor mici şi mijlocii, Editura Economică, Bucureşti, 2001

19. Nicolescu O., Verboncu I., Management, Editura Economică, 1999 20. Oprea D., Airinei D., Fotache M., Sisteme informaţionale pentru

afaceri, Ed. Polirom, Iaşi, 2002 21. Oprea D., Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale

economice, Ed. Polirom, Iaşi,1999 22. Pollatis Y., Grantt J., Information Resources and Corporate

Strategy Development, in Information Strategy: The Executive’s Journal, nr. 2, 1996

23. Radu I., Informatic ă managerială, Editura ALMI, Bucureşti, 2000 24. Radu I., Ursăcescu M., Ioniţă F., Informatic ă pentru managementul

firmei , Ed. Tribuna Ecopnomică, Bucureşti, 2001 25. Radu I., Ursăcescu M., Vlădeanu D., Cioc M., Burlacu S., Informatic ă şi management, o cale spre performanţă, Editura Universitară, Bucureşti, 2005

26. Raţiu-Suciu C., Modelarea şi simularea proceselor economice, Ed. Didactică şi Pedagogică, Bucureşti, 1999

27. Reck R., Reck V., The Role of Information Systems Strategy in Making Market Leaders in Information Strategy: The Executive’s Journal, nr. 2, 1996

28. Schein E., The Role of CEO in The Management of Change: The Case of Information Technology, in the Kochan, Useem M. – Transforming Organizations, Oxford University Press, Oxford, 1992

29. Stanciu V., Sisteme informatice de Gestiune, Ed.CISON, Bucureşti, 2000

30. Velicanu M., Bodea C., Lungu I., Ioniţă C., Sisteme de gestiune a bazelor de date, Ed. Petrion, Bucureşti, 1999

31. Verboncu I., Manageri şi management, Editura Economică, Bucureşti, 2000

32. Verboncu I., Tabloul de bord, Editura Tehnică, Bucureşti, 2001 33. Willson D., Diagonal Communication Links Within Organization,

in The Journal of Business Communications, vol. 29, nr. 2, 1992