CE ESTE O FOAIE DE CALCUL TABELAR

Foaia de calcul tabelar, sau foaia de calcul electronic, sau speadsheet, este un program ce ne pune la dispoziie o tabel de dimensiuni suficient de mari, n interiorul creia putem scrie att text ct i (mai ales) numere. Cu numerele scrise se pot efectua foarte uor calcule, prezenta dependene funcionale multiple i vizualizri grafice. Fiind adaptat calculelor cu cifre i reprezentri grafice, acest instrument se folosete n special n domeniul economic, deci poate fi utilizat n gestiunea spitalului i sau a cabinetului medical. n acelai timp, prin inventivitatea i iscusina utilizatorului medic, acest instrument de lucru se dovedete deosebit de util att n activitatea de cercetare medical, unde prin funciile statistice matematice oferite ajut la analize statistice, precum i n activitatea curent dintr-o clinic, prin ntocmirea de grafice privind evoluia bolilor pacienilor. Nu sunt rare situaiile n care cu ajutorul foilor de calcul au fost ntocmite baze de date cu pacienii tratai, folosindu-se facilitile specifice programelor de baze de date, care exist implementate i la acest program (ordonare, filtrare).

Tabela este alctuit din linii i coloane. Pentru o identificare uoar, de regul, liniile sunt marcate cu numere, iar coloanele cu litere (se incepe cu litera A i se continu pn la sfritul alfabetului, apoi se constituie grupuri de dou litere, tot n ordine alfabetic). Intersecia dintre o linie i o coloan alctuiete o celul (cell) sau csu. Pentru identificare celula este denumit prin numele coloanei, urmat de numrul liniei (ex: A1, C67, AB3).

Cu numerele nscrise n tabel pot fi efectuate calcule. Pentru aceasta n csuele tabelei se pot scrie i formule de calcul, utiliznd operaiile matematice. Operanzii utilizai sunt coninutul numeric al celulelor sau constante numerice. Rezultatul calculelor este depus chiar n celula n care a fost scris formula de calcul.

Datorit calculului dinamic n foaia de calcul orice modificare a unei date numerice din tabel este urmat automat de recalcularea tuturor rezultatelor obinute pe baza acelei date

Lansarea n execuie a programului.

Se declaneaz meniul Start, apoi se alege Start-Programs-Microsoft-Office-Microsoft Excel. Se acioneaz scurt butonul din stanga de pe mouse.

Putem obine o lansare rapid n execuie dnd un click dublu rapid cu mouse-ul pe icon-ul Microsoft Excel de pe suprafata ecranului.

Prsirea a programului

Pentru prsirea programului se declaneaz meniul File i se acioneaz comanda Exit.

Ca urmare a acestei operaii, dac programul sesizeaz c au fost fcute modificri n coninutul tabelei, suntem ntrebai ntr-o fereastr dac dorim ca aceste modificri s fie memorate n fiier. Se rspunde cu Yes sau No n funcie de situaie

Un obiect selectat poate fi redimensionat astfel: se neap cu sgeata mouse-ului ptratul de pe latura pe care dorim s facem redimensionarea i se apas prelung butonul din stnga de pe mouse. Fr a ridica degetul de pe buton, deplasm mouse-ul pe mas pn cnd obiectul ajunge la dimensiunea dorit. n acel moment eliberm mouse-ul.

Un obiect selectat poate fi mutat pe ecran astfel: se neap cu sgeata mouse-ului interiorul obiectului, ntr-o zon liber i se apas prelung butonul din stnga de pe mouse. Fr a ridica degetul de pe buton, deplasm mouse-ul pe mas pn cnd obiectul ajunge n poziia dorit. n acel moment eliberm mouse-ul.

Pentru a copia, muta sau terge un obiect selectat se procedeaz similar ca n cazul operaiilor cu poriunilor de tabel selectate.

Anularea seleciei unui obiect se face ducnd sgeata mouse-ului n exteriorul obiectului i apsnd scurt butonul din stnga. n acel moment dispar cele ase ptrate de pe conturul obiectului.

Selectarea unui obiect se face ducnd sgeata mouse-ului n interiorul obiectului i apsnd scurt butonul din stnga. n acel moment apar cele ase ptrate de pe conturul obiectului.

Aspectul final al graficului construit n exemplul anterior este prezentat n imaginea alturat

Se remarc ncadrarea graficului ntr-un dreptunghi, avnd ase mici ptrate negre pe contur. Aceast mod de prezentare este cel prin care ni se indic faptul c obiectul este selectat

F. La acest ultim pas se indic locul n care dorim s apar graficul:

ntr-o nou foaie de calcul

ca obiect n aceeai foaie de calcul

De regul se prefer opinea 2, care este implicit.

E. La acest pas (Step 3) se indic un titlu pentru grafic, precum i informaii pentru axele graficului. n partea superioar fereastra prezint mai multe opiuni, n imagine fiind indicat opiunea Titles. Cu mose-ul pot fi cercetate i celelalte opiuni. n final se trece cu Next la ultimul pas.

D. La acest pas (Step 3) se stabilete dac se dorete o reprezentare a evoluiei datelor pe coloane sau linii.

Dac la punctul A selecia a fost corect fcut trebuie s fim ateni s nu modificm zona Data range.

Trecerea la pasul urmtor se face apsnd cu mouse-ul butonul Next

C. n urma declanerii comenzii Chart, pe ecran apare o fereastr ce ne conduce n urmtorii patru pai la realizarea graficului. n fereastra Step 1 se alege tipul de grafic. Dup ce a fost ales cu mouse-ul un tip de grafic din zona Chart type se alege varianta dorit n zona Chart sub-type. Pentru o alegere corect enumerm cteva din tipurile de grafice disponibile:

Column prezint prin coloane verticale mrimea valorilor enumerate.

Bar prezint prin bare orizontale mrimea valorilor enumerate.

Att column ct i bar pot fi folosite pentru prezentri comparative de valori.

Line prezint prin linii evoluia mrimilor enumerate. Este util n reprezentri de evoluii n timp.

Pie prezint ntr-un disc ct reprezint fiecare valoare enumerat din ntreg.

XY(Scatter) prezint prin puncte coordonate xy, reprezentate de cele 2 iruri de valori enumerate. Instrument util n reprezentri de evoluii de tip funcie.

Pentru trecerea la pasul urmtor se acioneaz asupra butonului Next.

B. Din meniul Insert se alege comanda Chart. (acelai efect se obine acionnd asupra butonului Chart de deasupra tabelei. )

Selectm zona ce urmeaz s fie reprezentat grafic.

n exemplu se reprezint grafic evoluia temperaturii pentru un pacient, pe o perioad de cinci zile.

ntocmirea de grafice.

Inserarea unei funcii se face alegnd din meniul Insert comanda Function. Apoi se alege categoria de funcii i funcia dorit.

Urmeaz indicarea parametrilor funciei. Pentru aceasta se urmresc indicaiile din fereastr.

n final obinem rezultatul dorit.

Exemplu de utilizare de funcii matematice. Se remarc obinerea aceleiai valori pentru media aritmetic.

Exemplu de calcul.

Se remarc apariia rezultatului la apsarea tastei enter.

Cu ajutorul zonei formulelor constatm dac numrul din celula activ este rezultatul unui calcul.

Efectuarea de calcule necesit editarea unor formule matematice. Atunci cnd se editeaz o formul de calcul se ncepe obligatoriu cu semnul egal.

n editarea formulelor de calcul se folosesc semnele celor patru operaii matematice (+ pentru adunare, - pentru scadere, / pentru mprire i * pentru nmulire), funcii matematice specifice programului Excel, precum i parantezele pentru respectarea ordinei operaiilor.

Pentru utilizarea funciilor matematice specifice programului se alege din meniul Insert comanda Function.

Exemple uzuale de funcii:

Average(domeniu) calculeaz media aritmetic a coninutului celulelor menionate n domeniu

Sum(domeniu) calculeaz suma coninutului celulelor menionate n domeniu

Max(domeniu) calculeaz cea mai mare valoare coninut n celulele menionate n domeniu

Min(domeniu) calculeaz cea mai mic valoare coninut n celulele menionate n domeniu

Domeniul se precizeaz citnd prima i ultima celul separate prin semnul :. Exemplu D2:D8 e domeniul de la D2 la D8.

Ca operanzi pot fi folosite valori constante, menionate ca atare, sau coninutul celulelor. Pentru a meniona coninutul unei celule se indic numele celulei. Atenie, n urma unei operaii de copiere sau mutare, formulele de calcul se actualizeaz meninndu-se relativitatea poziiilor celulelor. Dac dorim ca adresarea s fie absolut i celulele menionate n formul s nu sufere translaii este necesar s precedm att numele colanei ct i cel al liniei cu semnul $. Exemplu de formul ce nu se schimb prin copiere =$A$4+$R$5

Efectuarea de calcule.

Completarea n serie

Se tasteaz nformaia de la care ncepe seria.

Se selecteaz la dreapta sau n jos grupul de celule ce se dorete a fi completat

Din meniul Edit se alege Fill i apoi Series

n fereastra nou aprut se indic pasul seriei, precum i modul de cretere

Exemplu de completare cu valoarile 10,11,12,13,14,15,16,17,18,19 a celulelor G3:G12.

Completarea la dreapta

Se tasteaz nformaia (text sau numr) cu care se dorete completarea.

Se selecteaz la dreapta grupul de celule ce se dorete a fi completat

Din meniul Edit se alege Fill i apoi Right

Exemplu de completare cu valoarile a, b, c, d, e a celulelor G3:J7

Completarea n jos

Se tasteaz nformaia (text sau numr) cu care se dorete completarea.

Se selecteaz n jos grupul de celule ce se dorete a fi completat

Din meniul Edit se alege Fill i apoi Down

Exemplu de completare cu valoarea 100 a celulelor H3:H12

Completarea automat a unei zone selectate

Pentru operaia de mutare se respect aceeai pai, cu diferena c la pasul B se alege Cut. La pasul E nu apare dect copia, zona iniial disprnd.

Operaia de tergere, este simpl, zona selectat disprnd la apsarea tastei Delete de pe tastatur.

E. Aspectul final al operaiei.

Zona ce s-a dorit a fi copiat este ncadrat ntr-un chenar punctat, iar sub form selectat apare copia.

D. Alegerea din meniul Edit a comenzii Paste

C. Indicarea poziiei copiei

A. Se selecteaz zona ce urmeaz a fi copiat.

B. Din meniul Edit se alege comanda Copy

Operaii cu zone selectate.

1.

Pentru selecia unei coloane se acioneaz cu mouse-ul asupra butonului ce indic numrul coloanei ce se dorete a fi selectat.

n exemplu alturat este selectat coloana B din tabel.

Pentru selectarea ntregii tabele se acioneaz asupra butonului din colul stnga sus al tabelei.

Pentru selecia unei linii se acioneaz cu mouse-ul asupra butonului ce indic numrul liniei ce se dorete a fi selectat.

n exemplu alturat este selectat linia cinci din tabel.

Selecia unei linii dintr-o tabel. Selecia unei coloane dintr-o tabel. Selecia unei tabele.

Exemplu de zon selectat.

n situaia n care prezentarea programului pe ecran nu este n concordan cu cele prezentate n acest ndrumar, declanai cu ajutorul mouse-ului meniul View. n acest meniu trebuie s avei bifate comenzile Formula bar i Status bar. n situaia n care nu sunt bifate, acionai cu mouse-ul asupra lor- Atenie, aciunea asupra unei comenzi bifate duce la scoaterea bifei.

Tot n meniul View ducei cursorul mouse-ului asupra comenzii Toolbars. Daca n lista aprut nu avei (ca n figur) bifate comenzile Standard i Formating acionai cu mouse-ul asupra lor.

Pentru situaiile curente este suficient s avei alese doar opiunile indicate. Orice opiune suplimentar duce la ncrcarea ecranului cu comenzi ce nu vor fi folosite prea curnd!

Dup aparia pe ecran a ferestrei Save As, fixm locul n care dorim s facem memorarea fiierului. Pentru aceasta acionm butonul de la rubrica Save in i din arborele aprut alegem cu mouse-ul directorul dorit. Se v-a alege un disc pe care s avei drepturi de scriere. Atenie, n laboratorul de informatic medical trebuie s alegei directoare doar de pe discul Temporary (D:)

Dup ce am ales locul, indicm i numele sub care dorim s memorm fiierul. Pentru aceasta ducem cursorul mouse-ului n rubrica File name, acionm butonul din stnga de pe mouse, tergem cu tasta backspace i delete numele aflat n rubric i tastm noul nume.

n final apsm cu mouse-ul butonul Save.

Depunerea pe disc a informaiei se face prin intermediul comenzii Save sau Save As din meniul File. Este bine ca aceast operaie s fie fcut periodic, pentru a nu se pierde informaie la o oprire accidental a calculatorului.

Comanda Save As ne ofer posibilitatea indicrii unui nume nou sau a unui loc nou sub care s depunem fiierul pe disc. Comanda Save efectueaz memorarea sub vechiul nume i n vechiul loc, actualiznd informaia din fiier.

La prima operaie de memorare, atunci cnd fiierul nu are nc nume, chiar dac lansm n execuie comanda Save, programul execut Save As.

Memorarea pe disc, ntr-un fiier, a tabelei de calcul

n figura de mai sus este prezentat un exemplu de aplicare n medicin a foii de calcul tabelar: urmrirea evoluiei temperaturii unui pacient. Temperatura a fost urmrit timp de cinci zile cu ase determinri zilnice.

Selectarea unei poriuni din tabel

Varianta I. Folosind tastele sgei se duce celula activ n poziia de la care dorim s nceap selecia. Se apas prelung tasta Shift i fr a ridica degetul de pe aceast tast, cu cealalt mn se manevreaz tastele sgei pn cnd se selecteaz (negrete) zona dorit. n acel moment se ridic minile de pe tastatur.

Varianta II. Se duce cursorul mouse-ului n celula de la care dorim s nceap selecia. Pentru a se anula o eventual selecie anterioar se apas scurt butonul din stnga de pe mouse. Apoi se apas prelung butonul din stnga de pe mouse i fr a ridica degetul de pe mouse se deplaseaz mouse-ul pe mas pn cnd se selecteaz (negrete) zona dorit. n acel moment se ridic degetul de pe mouse.

O zon selectat are prima celul alb, restul celulelor fiind negre.

O zon selectat poate fi copiat (COPY), mutat (CUT) sau tears (DELETE). Deasemenea operaia de selectare servete la umplerea automat (FILL) a unor zone, la efectuarea de calcule sau la ntocmirea de grafice (CHART).

Pentru a alctui o tabel se duce cursorul celul n fiecare din celulele n care dorim s nscriem informaie i se tasteaz informaia dorit. Atenie, n mod implicit, celulele cu informaie numeric i aliniaz coninutul la dreapta, iar celulele cu text la stnga. Putem schimba aceast aliniere folosind butoanele de aliniere de deasupra tabelei.

Atenie, nu lasai nencheiat editarea unei celule, cci putei s avei surpriza de a nu avea disponibile toate comenzile dorite. ncheierea editrii unei celule se face fie prin apsarea tastei enter, fie automat la deplasarea cursorului celul.

Prezentarea general a programului.

Schimbarea poziiei celulei active se face manevrnd tastele sgei de pe tastatur sau poziionnd cursorul mouse-ului peste celula ce dorim s devin activ i apsnd butonul din stnga de pe mouse. Atenie, nu uitai s acionai butonul mouse-ului!

n continuare, vom avea dou tipuri de cursor: al mouse-ului i cursorul celul activ. Nu le confundai!

Putem muta cursorul celul activ cu o csu n jos i prin apsarea tastei enter.

Aspectul general al programului este oferit n figura alturat.

Se remarc coloanle (denumite cu litere: A, B, C,...) i liniile (denumite cu numere: 1,2,3...).

Un fiier ne ofer mai multe foi de calcul (implicit 3, dar numrul poate fi mrit). n exemplul din figur este activ foaia Sheet1, activarea altei foi fcndu-se prin acionarea cu mouse-ul pe butonul respectiv (Sheet2 sau Sheet3).

Completarea cu informaie a tabelei se face prin editarea celul cu celul. Aceast operaie se poate face prin intermediul celului active. Celula activ este celula ce are conturul ngroat. Poziia ei este precizat n zona de deasupra foii de calcul.

114