2 C Documentelor

8/10/2019 2 C Documentelor

1/7

PROCEDURA

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Cod P-PT-002

Exemplar controlat/informativ

Documentul de fa este proprietatea SC PROMO TROOPS SRLReproducerea i difuzarea documentului este n exclusivitate dreptul SC PROMO TROOPS SRL

Copiile sunt numerotate i destinatarul identificat.


2/7

versiunea 01/2009 P-PT-002 pag 2/7

LISTA DE CONTROL A VERSIUNILOR

DIFUZARE

Director General

Director Vnzri

Director Marketing

Managementul Calitii

Funcionar Economic

Referent Resurse Umane

Logistic

1. SCOPUL PROCEDURII

Scopul procedurii este de planificare, realizare i mbuntire a procesului de control asupra

tuturor documentelor care sunt n legtur cu aplicarea cerinelor standardului SR EN ISO 9001:2008.

n vederea realizrii acestui scop sunt controlate modalitile prin care:

a - versiuni relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile n toate locurile unde se execut

activiti eseniale pentru funcionarea sistemului de management al calitii;

b - documentele sunt identificabile cu uurin i lizibile ;c - documentele nevalabile i/sau perimate sunt retrase sau sunt identificate adecvat mpotriva

utilizrii neintenionate.

Responsabilul procesului este Reprezentantul managementului pentru calitate.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplic n toate departamentele organizaiei

la elaborarea, analizarea, aprobarea, difuzarea, utilizarea i amendarea documentelor;

documentelor i datelor indiferent de tipul de suport, care poate fi copie pe hartie, mediu

electronic sau mixt;

documentelor i datelor proprii sau de provenien extern, cum ar fi:

- Manualul Calitii i Procedurile sistemului de management al calitii, inclusiv Instruciunile de

lucru ;

-Standarde i alte documente tehnice;

-Specificaii ce definesc activitatea organizaiei, etc;

-

Reglementri legale

Nr. ver./pag Motivul modificrii

Elaborare(nume, functie, data,

semnatura)

Verificare(nume, functie, data,

semnatura)

Aprobare(nume, functie, data,

semnatura)

01/7 Redactarea iniial - Elaborat

conform SR EN ISO 9001:2008

Lucia IONIconsultant

05/04/09

Nicoleta SPAUManager Calitate

27/04/09

Dan Cristian MARINDirector General

28/04/09


3/7


3. DOCUMENTE DE REFERIN

Document nr. Titlul documentului

SR EN ISO 9001 : 2008 Sisteme de management al calitiiCerine

SR EN ISO 9000 : 2006 Sisteme de management al calitiiPrincipii fundamentale i vocabular

4. DOCUMENTE CONEXE

P-PT-003 Procedura Controlul nregistrrilor

MC-PT-01 Manualul calitii

5.

DEFINIII i ABREVIERI

Analiz activitate de determinare a potrivirii, adecvrii i eficienei n ceea ce privetendeplinirea obiectivelor stabilite

Cerin nevoie sau ateptare care este declarat, n general implicit sau obligatorieSistem ansamblu de elemente corelate sau n interaciuneSistem de management sistem prin care se stabilesc politica i obiectivele i prin care se realizeaz acele

obiective.Sistem de management

al calitiisistem de management prin care se orienteaz i se controleaz o organizaie n ceeace privete calitatea

Obiectiv al calitii ceea ce se urmrete sau este avut n vedere referitor la calitate Management activiti coordonate pentru a orienta i a controla o organizaieManagementul de la celmai nalt nivel

persoan sau grup de persoane de la cel mai nalt nivel care orienteaz i controleazo organizaie.

Managementul calitii activiti coordonate pentru a orienta i controla o organizaie n ceea ce privetecalitatea.

mbuntirea calitii parte a managementului calitii, concentrat pe creterea abilitii de a ndeplinicerine ale calitii

mbuntire continu activitate repetat pentru a crete abilitatea de a ndeplini cerine Eficacitate msur n care activitile planificate sunt realizate i sunt obinute rezultatele

planificate.Eficien relaie ntre rezultatul obinut i resursele utilizateDocumentele calitii Manualul Calitii, Procedurile sistemului de management al calitii, Instruciuni de

lucru, formulare i alte documente generate de implementarea sistemului demanagement al calitii

Parte interesat persoan sau grup care are un interes legat de performana sau succesul uneiorganizaii

6. RESPONSABILITI

Responsabilitatea pentru pstrarea documentelor n vigoare este individual.

Fiecare membru al personalului are responsabilitatea pstrarii i meninerii propriilor documente

n starea lor iniial.

Responsabilitatea general pentru planificarea, realizarea, modificarea, difuzarea, mbuntirea

i deinerea documentelor calitii originale revine reprezentantului managementuluipentru calitate.


4/7


6.1. Directorul General:

analizeaz i aprob Manualul Calitii, Procedurile sistemului de management al calitii,

Instruciunile de lucru i alte documente i date interne din organizaie;

aprob documentele care sunt transmise n exteriorul organizaiei; analizeaz i dispune repartizarea documentelor i datelor provenite din exteriorul organizaiei

ctre prile interesate.

6.2. Reprezentantul managementului pentru calitate:

planific, elaboreaz, modific, difuzeaz i deine n mod controlat documentele calitii,

documentele de audit i alte documente i formulare care sunt generate prin implementarea i

mbuntirea sistemului de management al calitii.

propune mbuntiri i analizeaz impactul modificrii documentelor asupra celorlalte activiti i

decide asupra modificrilor;

asigur i verific identificarea corespunztoare a fiecrui document, precum si regsirea acestuia

cu uurin;

identific, retrage i arhiveaz documentele calitii nevalabile-perimate de la toate punctele n

care acestea au fost difuzate(ex.identificare document nevalabil-perimat : ANULAT );

indexeaz i arhiveaz documentele care atest calitatea produselor primite de la furnizori;

aplica prevederile procedurii i verific prin audituri internemodul de aplicare a acesteia.

6.3. ef Departamente

n cadrul departamentului din subordine

menine n regim controlat documentele legate de activitatea desfurat i documentele calitii

proprii;

asigur existena documentelor interne, externe i ale sistemului de management al calitii n toate

locurile n care acestea sunt necesare;

asigura retragerea documentelor nevalabile-perimate sau prevenirea utilizrii lor acidentale.

6.4.Utilizatorii documentelor

pstreaz documentele n condiii n care s evitedeteriorarea sau distrugerea acestora.

izoleaz corespunztor documentele perimate i reinute din diferite motive i informeaz eful

ierarhic superior.

propun modificri ale documentelor, atunci cand le consider necesare.

7. PROCEDURA

7.1. GeneralitiDocumentele se divid dup criteriul controlului circulaiei n organizaie:

- documente n regim controlat;


5/7


- documente n regim informativ-necontrolat.

Documentele controlatesunt toate documentele identificate controlat a cror utilizare poate

afecta direct sau indirect funcionarea sistemului de management al calitii: documentele calitii,

contracte precum i documentele externe: desene/ specificaii tehnice, declaraii de conformitate /

certificate de calitate de la furnizori, standarde, legi, regulamente.

Documentele informative-necontrolate sunt documente care nu mpiedic fucionarea

sistemului de management al calitii: liste de preuri, anunuri de marketing, prospecte, materiale

publicitare.

7.2. Elaborare, identificare-codificare, analizare i aprobare

7.2.1.Elaborarea documentelor calitii se decide n cadrul analizelor de management i

constituie o component a programelor de msuri adoptate n urma acestora.

Responsabilul managementului pentru calitate elaboreaz documentele calitii.

Elaborarea celorlalte documente interne se stabilete de ctre managementul organizaiei.

Dup elaborare, documentul se analizeaz ,se verific i se aprob de ctre Directorul General.

Manualul calitii cuprinde urmtoarele capitole :

-introducere, scop, domeniu de aplicare;

-documente de referin;

-definiii;

-declaraia privind politica n domeniul calitii i obiectivele calitii;

-prezentarea organizaiei;

-prezentarea sistemului de management al calitii aplicat, conform standardului SR EN ISO 9001:

2008;

- anexe, incluznd organigrama, lista procedurilor, harta proceselor etc.

Procedurile de sistemconin urmtoarele capitole :

-scopul procedurii;

-domeniu de aplicare;

-documente de referin i conexe (subseciuni separate);

-definiii i abrevieri;

-responsabiliti;

-procedur;

-nregistrri (sunt incluse i formularele);

-anexe.

7.2.1.1. Codificarea-identificarea documentelor se realizeaz de ctre funcia care elaboreaz

documentul i care l indexeaz dup criterii stabilite pentru fiecare tip de document, genernd un

numr de identificare n Matricea documentelor calitii , formular cod F-01-P-PT-002:


6/7


- manualul calitii se codific MCPT-01;

-procedurile de sistem se codific P-(iniiale nume societate)-(nr. de ordine) ;

- formularele se codific F -( nr. de ordine )-(codul procedurii/instruciuniiprin care sunt stabilite );

- instructiunile de lucru se codific : I (nr. de ordine.)- (codul procedurii prin care sunt stabilite ).

Manualul calitii, proceduri de sistem sunt identificate prin urmtoarele elemente :

-pagina de gard - partea superioar - coordonatele organizaiei (sediu social, telefon, fax, adresa

potal),

-pagina de gard -partea central -titlul i codul documentului,

-pagina de gard -partea inferioar -tipul exemplarului i enunul de copy-right

-pagina a doua -lista de control a versiunilor i difuzarea documentului.

- toate paginile procedurilor conin la partea inferioar versiunea, codul i numrul de pagin.

Instruciunile i formularele sunt identificate prin cod i versiune.

Modul de gestionare a documentelor care intr i ies din cadrul societii se face conform

Instruciunii de distribuire a documentelor n interiorul societii, primite de la furnizori i

colaboratori, cod I_Documente.

Documentele generate intern - contracte, comenzi, etc. se indexeaz n ordine cresctoare n

bordero-ul documentelor sau, dup caz, se identific n Registrul de intrri-ieiri al organizaiei R-01-

P-PT-002;

Documentele de provenien extern; specificaii tehnice i alte documentaii tehnice externe

pstreaza numrul de ordine stabilit anterior de la sursa de provenien/ numr de ordine din Registrul

de intrri-ieiri dup care sunt supuse analizrii Directorului General.

7.3. Distribuire, pstrare i retragere

Dup aprobare, difuzarea documentelor calitii o efectueaz Responsabilul managementului

pentru calitate n baza Listei de difuzare a documentelor calitii cod F-03-P-PT-002. n Lista de

difuzare a unei proceduri se specifica n clar difuzarea formularele generate de procedura. Lista de

difuzare se pstreaz ataat exemplarului original.

De asemenea, Responsabilul managementului pentru calitate are obligaia retragerii prompte adocumentului nevalabil-perimat i eliminarea acestuia. Documentele nevalabile-perimate care se

pstreaz n scopuri juridice i/sau de conservare a cunotinelor (pe suport de hrtie) se identific

corespunztor (printr-o etichetare cu meniunea PERIMAT).

Responsabilitatea general pentru circulaia documentelor calitii revine Responsabilului

managementului pentru calitate. Controlul i difuzarea documentelor de provenien extern, prilor

interesate sunt asigurate de secretariat.


7/7

2 C Documentelor

Documents

Transcript of 2 C Documentelor