122 Alocarea de resurse la activiti 10

Alocarea de resurse la activiti

O atribuire sau alocare (assignment) reprezint asocierea dintre o resurs i o activitate n scopul efecturii de operaii. Din perspectiva activitilor, s-ar putea numi aceasta o atribuire de activitate; din perspectiva resurselor, s-ar putea numi alocare de resurs. O activitate plus o resurs reprezint o alocare. Nu trebuie alocate resurse la activiti n Project; s-ar putea lucra doar cu activiti. Dac se aloc resurse la activiti, se poate rspunde la ntrebri de genul:

Cine ar trebui s lucreze, cu ce activiti i cnd? Exist numrul corespunztor de resurse pentru a ndeplini cantitatea de munc solicitat de proiect?

Exist posibilitatea ca o resurs s lucreze la o activitate ntr-o perioad de timp n care resursa respectiv este indisponibil pentru lucru (de exemplu, cnd va fi resursa n concediu?)

S-a alocat o resurs la att de multe activiti nct s-a depit capacitatea de lucru a resursei - cu alte cuvinte, s-a supraalocat resursa?

Se pot evalua performanele resursei n comparaie cu un plan prestabilit? O resurs care pare s fie foarte ocupat, ns are nevoie de un timp dublu pentru efectuarea unei activiti fa de alt resurs, s-ar putea s nu fie att de productiv ct pare.

* Se va utiliza fiierul ablon denumit Film Project B (File, New, On my computer...). Acest fiier se salveaz fr datele de referin cu un nume diferit.

10 Alocarea de resurse la activiti 123

Alocarea unei singure resurse la o activitate

Alocarea unei resurse la o activitate permite urmrirea progresului resursei n lucrul cu activitatea respectiv. De asemenea, dac se introduc informaiile despre costuri, Project calculeaz costurile pentru resurs i activitate.

Capacitatea de lucru a unei resurse se msoar n uniti i este nregistrat n cmpul Max.Units. Exceptnd cazul n care nu se specific, Project aloc un procent de 100% din unitile resursei la activitate. Dac resursa are disponibile mai puin de 100% din numrul maxim de uniti, Project aloc valoarea maxim de uniti a resursei.

Se vor aloca activitilor resurse individuale: 1. Se selecteaz opiunea Gantt Chart din meniul View. 2. pe butonul Assign Resources de pe bara cu instrumente Standard

. Pe ecran apare caseta de dialog Assign Resources. n cazul n care caseta de dialog Assign Resources acoper tabelul Entry, se trage caseta de dialog ntr-o parte, ctre colul din dreapta jos al ecranului.

3. n coloana Task Name din tabelul Entry, pe activitatea 8, Reserve camera equipment".

4. n coloana Resource Name din caseta de dialog Assign Resources, se selecteaz Jan Miksovsky i pe butonul Assign. Un semn de validare apare lng numele Jan Miksovsky, indicnd faptul c s-a atribuit persoanei respective activitatea de rezervare a camerelor de filmat. n coloana Units, se poate vedea c resursa este alocat 100%.

* Se pot aloca una sau mai multe resurse la o activitate i utiliznd mouse-ul. La nceput, se selecteaz resursa sau resursele n caseta de dialog Assign Resources. Pentru a selecta mai multe resurse, pe numele primei resurse, se ine apsat tasta Ctrl i pe celelalte nume de resurse. Se mut pointerul n coloana din stnga numelui de resurs. Atunci cnd indicatorul mouse-ului se

124 Alocarea de resurse la activiti 10

transform ntr-o pictogram de resurs, se trage pictograma resursei pe numele resursei n tabelul Entry.

n continuare, se vor aloca i alte resurse la activiti.

5. n tabelul Entry, pe numele activitii 7, Apply for filming permits".

6. n caseta de dialog Assign Resources, se selecteaz numele Kim Yoshida i pe Assign. Lng numele Kim Yoshida apare un semn de validare, care indic faptul c s-a alocat resursa respectiv la activitatea selectat.

7. n tabelul Entry, pe numele activitii 9, Reserve sound equipment".

8. n caseta de dialog Assign Resources, se selecteaz numele Peter Kelly i pe Assign. 9. pe butonul Close pentru a nchide caseta de dialog Assign Resources.

Numele resurselor alocate apar lng barele Gantt

Resursele alocate la activitatea selectat...

...au un semn de validare lng numele lor n caseta de dialog Assign Resources

10 Alocarea de resurse la activiti 125

Formula de planificare: durat, uniti, lucru O activitate creat cu o anumit durat nu are asociat nici o

sarcin de lucru. Lucrul reprezint cantitatea de timp pe care o vor petrece o resurs sau mai multe resurse pentru efectuarea unei activiti. Pentru o persoan care lucreaz cu norm ntreag, cantitatea de timp msurat ca munc este aceeai cu cantitatea de timp msurat ca durat. Cantitatea de munc difer de durat numai dac se aloc mai multe resurse la o singur activitate sau dac resursa unic alocat nu lucreaz cu norm ntreag.

Project calculeaz lucrul folosind ceea ce mai este numit uneori formula de planificare:

Durata x Uniti = Lucru

Durata activitii 8 este de o sptmn. Pentru proiectul curent o sptmn reprezint 40 de ore. (Se poate vedea cte ore constituie o sptmn deschiznd meniul Tools, alegnd comanda Options i executnd pe eticheta Calendar). Atunci cnd s-a atribuit Jan Miksovsky activitii 8, Project a alocat 100% din timpul de lucru al lui Jan pentru aceast activitate. Formula de planificare pentru activitatea 8 arat astfel:

40 de ore de durat a activitii x 100% uniti de resurs = 40 de ore de lucru

Cu alte cuvinte, dac Jan este alocat la activitatea 8 cu 100% uniti, activitatea ar trebui s necesite 40 de ore de lucru. Se poate verifica aceasta n Project afind formularul de activitate (Task Form) n vizualizarea Task Entry.

n Task Entry: 1. n vizualizarea Gantt Chart, pe numele activitii 8, Reserve Camera Equipment". 2. pe opiunea Split din meniul Window. Pe ecran apare caseta Task Form, n panoul de jos al ferestrei Project. Task Entry afieaz vizualizarea Gantt Chart n panoul superior al ferestrei Project i vizualizarea Task Form n panoul de jos. Task Form afieaz simultan

126 Alocarea de resurse la activiti 10

toate cele trei variabile din formula de planificare: durata activitii n cmpul Duration, unitile resursei n coloana Units i valoarea rezultat de lucru pentru atribuirea la activitate n coloana Work.

Alocarea mai multor resurse la o activitate

Se vor aloca dou resurse la o singur activitate pentru a vedea care este efectul asupra duratei globale a activitii. n mod prestabilit, Project folosete o metod de planificare denumit planificare bazat pe eforturi (effort-driven scheduling). Aceasta nseamn c munca necesar pentru o activitate rmne constant indiferent de numrul de resurse care i se aloc. Project aplic planificarea bazat pe eforturi numai atunci cnd se aloc resurse sau se terg resurse de la activiti.

Se definete cantitatea de munc reprezentat de o activitate atunci cnd se aloc pentru prima dat o resurs sau mai multe resurse activitii respective. Dac se adaug ulterior resurse

n formularul Task Form se vd toate cele trei variabile din formula de planificare: uniti, lucru si durat

Se poate trage bara de desprire pentru a vedea mai mult sau mai puin din Gantt Chart i Task Form.

10 Alocarea de resurse la activiti 127

suplimentare activitii, cantitatea de munc nu se schimb ns durata activitii scade automat. Reciproc, se poate ca iniial s fie alocate mai multe resurse unei activiti, iar ulterior s fie terse din resursele respective. Dac se procedeaz astfel avnd activat planificarea bazat pe eforturi, cantitatea de lucru necesar rmne constant, ns durata, sau timpul necesar pentru ca resursa rmas s execute activitatea, crete.

Se vor aloca mai multe resurse unor activiti individuale i se va observa cum influeneaz acest mod de alocare duratele activitii. 1. n tabelul Entry, pe numele activitii 2, Review Script". 2. n coloana Resource Name din Task Form, clic direct sub titlul coloanei Resource Name. pe micua sgeat n jos care apare pe ecran n locul respectiv. 3. n lista Resource Name, pe opiunea Scott Cooper, apoi pe OK n colul din dreapta sus al ferestrei Task Form. Scott Cooper este alocat activitii 2. O verificare a formulei de planificare:

80 de ore (2 sptmni) x 100% uniti de resurs

= 80 de ore de lucru

n continuare se va aloca a doua resurs pentru activitate n Task View.

4. n coloana Resource Name din Task Form, clic direct sub numele Scott Cooper i apoi pe micua sgeat n jos care apare pe ecran n locul respectiv.

5. pe numele Clair Hector, OK. i Clair Hector este alocat activitii 2:

128 Alocarea de resurse la activiti 10

Dup cum se poate vedea n cmpul Duration din Gantt Chart, Project reduce durata activitii 2 de la dou sptmni la o sptmn.

Perioada total de lucru necesar este tot de 80 de ore, la fel cum era cnd doar Scott era alocat pentru activitate, ns acum munca este distribuit ntre Scott i Clair. Aceasta ilustreaz modul de funcionare a planificrii bazate pe eforturi. Dac, dup o alocare iniial, se adaug resurse unei activiti, totalul de ore de lucru rmne constant, ns este distribuit ntre resursele alocate. n continuare, durata activitii scade corespunztor, n Task Form, semnul de validare din caseta de validare Effort Driven comunic

Durata acestei activiti scade pe msur ce i sunt alocate resurse suplimentare.

Cele 80 de ore de lucru pentru aceast activitate sunt mprite ntre cele dou resurse alocate.

10 Alocarea de resurse la activiti 129

faptul c pentru activitatea 2 este activat planificarea bazat pe eforturi.

Acum formula de planificare arat astfel: 40 de ore (1 sptmn) x 200% uniti de resurs

= 80 de ore de lucru

Valoarea de 200% uniti de resurse reprezint suma dintre 100% ale lui Scott i 100% ale lui Clair, iar cele 80 de ore de lucru reprezint suma dintre cele 40 de ore ale lui Scott i cele 40 de ore ale lui Clair.

Cellalt efect important al reducerii duratei activitii 2 este faptul c se modific i datele de nceput ale activitilor succesoare. n acest exemplu se observ avantajul crerii relaiilor ntre activiti fa de introducerea de valori fixe pentru datele de nceput i sfrit. Project modific datele de nceput ale activitilor succesoare care nu sunt restricionate de o dat de nceput sau de sfrit fix.

n continuare se aloc mai multe resurse activitii 3.

6. n Gantt Chart, pe numele activitii 3, Develop script breakdown and schedule".

7. pe primul rnd din coloana Resource Name din Task Form. Se selecteaz numele Scott Cooper din list i OK.

8. Clic direct sub numele lui Scott Cooper.

9. pe numele John Thorson i OK. Project reduce durata activitii 3 de la 2 sptmni la o singur

sptmn i modific datele de nceput i de sfrit ale tuturor activitilor succesoare.

130 Alocarea de resurse la activiti 10

Deoarece n acest caz valorile din formula de planificare nu sunt numere ntregi, modul n care trateaz Project aceste valori rezult astfel:

Durata de 45,7 ore a activitii (egal cu 1,14 sptmni) este rezultatul mpririi celor 80 de ore de lucru la 175% uniti.

Valoarea de lucru de 45,7 ore a lui Scott reprezint 100% uniti nmulit cu durata de 45,7 ore a activitii.

Valoarea de lucru de 34,28 ore a lui John reprezint 75% uniti nmulit cu durata de 45,7 ore a activitii.

Scott va lucra la aceast activitate exact 45,7 ore, iar John 34,28 ore? Probabil nu. Project poate genera numere de acest fel care, dei corecte matematic, ar putea fi prea precise pentru a fi i practice. Elementul important aici este nelegerea modului n care sunt generate numerele.

Valorile Units determin modul n care munca la activitate este mprit ntre mai multe resurse alocate

10 Alocarea de resurse la activiti 131

Se vor aloca mai multe resurse unei activiti n cadrul casetei de dialog Assign Resources:

10. n Gantt Chart, pe numele activitii 5, Scout locations". 11. pe butonul Assign Resources de pe bara cu instrumente Standard. Pe ecran apare caseta de dialog Assign Resources.

12. n coloana Name a casetei de dialog Assign Resources, se selecteaz numele Jo Brown i apoi pe Assign. Lng numele Jo Brown apare un semn de validare, indicnd faptul c iniial s-a alocat aceast persoan activitii selectate.

13. n coloana Name, se selecteaz numele Jan Miksovsky i pe Assign. Durata activitii 5 este redus, iar datele de nceput ale tuturor activitilor succesoare sunt modificate corespunztor.

14. pe butonul Close pentru a nchide caseta de dialog Assign Resources.

Un semn de validare plasat aici indic faptul c resursa este alocat activitii selectate

132 Alocarea de resurse la activiti 10

Alocarea de resurse fr planificare bazat pe eforturi Este posibil ca planificarea bazat pe eforturi s nu poat fi

aplicat tuturor activitilor dintr-un proiect; atunci cnd este nevoie, se poate dezactiva.

Se dezactiveaz planificarea bazat pe eforturi pentru o activitate i se aloc mai multe resurse activitii respective.

1. n tabelul Entry, pe numele activitii 4, Develop production boards".

2. n fereastra Task Form, se anuleaz validarea casetei Effort Driven.

3. pe primul rnd al coloanei Resource Name din Task Form. Se selecteaz numele Scott Cooper i OK.

4. Chiar sub numele lui Scott Cooper, pe John Thorson, OK. Chiar sub numele lui John Thorson, pe Kim Yoshida, OK.

Planificarea bazat pe eforturi este dezactivat pentru aceast activitate, astfel c durata activitii nu este influenat, iar efortul de lucru crete pe msur ce sunt alocate mai multe resurse

10 Alocarea de resurse la activiti 133

Dup cum se poate vedea, durata activitii rmne aceeai indiferent de numrul de resurse care i se aloc. Project aloc pentru fiecare resurs o sarcin de lucru proprie, care mrete cantitatea total de munc pentru activitate. Acum, formula de planificare arat astfel:

160 de ore pentru activitate (20 de zile) x 275% uniti de resurse = 440 de ore de lucru

Valoarea de 275% uniti de resurse reprezint suma dintre sarcinile de 100% pentru Scott, 75% pentru John i 100% pentru Kim.

Cele 440 de ore de lucru reprezint suma dintre 160 de ore ale lui Scott, 120 de ore ale lui John i 160 de ore ale lui Kim.

Se dezactiveaz planificarea bazat pe eforturi i se aloc mai multe resurse unei activiti n caseta de dialog Task Information:

5. n tabelul Entry, pe numele activitii 6, Select locations". 6. n bara cu instrumente Standard, pe butonul Task Information . Pe ecran este afiat caseta de dialog Task Information.

7. pe eticheta Advanced. 8. Se terge caseta de validare Effort Driven i apoi pe eticheta Resources.

9. Clic imediat sub titlul de coloan Resource Name.

10. n lista Resource Name, pe numele Jo Brown. 11. n coloana Resource Name, clic chiar sub numele Jo Brown i apoi pe numele Scott Cooper. 12. n coloana Resource Name, clic chiar sub numele Scott Cooper, apoi pe numele Clair Hector, Enter.

134 Alocarea de resurse la activiti 10

13. pe OK pentru a nchide caseta de dialog Task Information. n Gantt Chart i Task Form, se poate observa c s-au alocat

aceste trei resurse activitii 6, pentru care a fost dezactivat planificarea bazat pe eforturi. Dezactivarea planificrii bazate pe eforturi i alocarea de resurse n caseta de dialog Task Information reprezint un alt exemplu prin care se poate efectua aceeai activitate prin metode diferite n Project, n funcie de preferine.

tergerea unei alocri de resurs Se poate terge oricnd o resurs dintr-o activitate. Este

recomandat aceast operaiune din mai multe motive diferite:

Resursa nu este necesar pentru efectuarea activitii. S-ar putea ca o resurs s fie indisponibil (de exemplu, s fie n concediu) atunci cnd trebuie s se lucreze la o activitate, i trebuie alocat activitii alt resurs, diferit.

O resurs de echipament se defecteaz i trebuie nlocuit o pies de echipament.

Dac planificarea bazat pe eforturi este activ pentru activitate, tergerea unei resurse conduce la creterea duratei activitii i la redistribuirea sarcinilor de lucru ntre resursele rmase. Dac planificarea bazat pe eforturi este dezactivat, eliminarea unei resurse

10 Alocarea de resurse la activiti 135

scade cantitatea total de munc pentru activitate, dar nu modific durata.

Planificarea bazat pe eforturi este dezactivat pentru activitatea 6. Formula de planificare pentru activitatea 6 nainte de tergerea unei alocri de resurs arat astfel:

80 de ore pentru activitate (2 sptmni) x 300% uniti de resurse = 240 de ore de lucru

Se terge o alocare de resurs de la o activitate. 1. n fereastra Task Form, pe numele Jo Brown. 2. Se apas tasta Delete i apoi pe OK n colul din dreapta sus al ferestrei Task Form. Jo Brown este exclus de la aceast activitate.

Formula de planificare pentru activitatea 6 arat acum astfel:

80 de ore pentru activitate (2 sptmni) x 200% uniti de resurse = 160 de ore de lucru

Cantitatea total de sarcini a sczut dup ce resursa a fost eliminat de la activitate.

136 Alocarea de resurse la activiti 10 3. n meniul Windows, pe opiunea Remove Split (se ascunde fereastra Task Form).

Alocarea de resurse materiale activitilor Se aloc resursa material 16 mm film" unei activiti i se introduce o cantitate unitar fix pentru consum.

1. pe butonul Assign Resources de pe bara cu instrumente Standard. Pe ecran este afiat caseta de dialog Assign Resources.

2. n vizualizarea Gantt Chart, pe numele activitii 5, Scout locations".

3. n caseta de dialog Assign Resources, se deruleaz lista de resurse materiale pn cnd apare resursa 16 mm Film, i se selecteaz cmpul Units pentru resursa respectiv.

4. Se introduce de la tastatur valoarea 2160 i pe butonul Assign.

Atunci cnd se introduc uniti pentru alocarea unei resurse materiale, n loc s se specifice un procent se introduce o rat de consum sau (n acest caz) o cantitate fix

10 Alocarea de resurse la activiti 137

Deoarece filmul pe 16 mm este o resurs material, nu poate munci. Din acest motiv, alocarea acestei resurse nu influeneaz durata activitii.

Crearea unei resurse noi i alocarea acesteia la o activitate

Se creeaz resurse i se aloc unei activiti cu ajutorul casetei de dialog Assign Resources.

1. n caseta de dialog Assign Resources, pe prima celul liber din coloana Name, i se introduce textul Megan Sherman, Enter. 2. Se selecteaz numele Megan Sherman, pe Assign. Megan Sherman este noul cameraman care se adug n lista de resurse a proiectului. n continuare se vor introduce informaiile despre costuri corespunztoare noii resurse. 3. Dublu pe numele Megan Sherman. Pe ecran este afiat caseta de dialog Resource Information. 4. pe eticheta Costs. 5. n cmpul Standard Rate, se introduce valoarea 18/h, Enter. 6. pe OK pentru a nchide caseta de dialog Resource Information. 7. pe Close pentru a nchide caseta de dialog Assign Resources. Nu se dorete ca alocarea camerei s influeneze durata activitii; nu este acelai tip de sarcin pe care o execut resursele umane. n continuare se va dezactiva planificarea bazat pe eforturi pentru activitatea 5 i se vor introduce informaii referitoare la camer.

8. pe butonul Task Information de pe bara cu instrumente Standard. 9. pe eticheta Advanced i apoi se terge caseta de validare Effort Driven. 10. pe eticheta Resources. 11. n coloana Resource Name, pe prima celul liber, se introduce textul Megan's 16 mm camera, Enter. 12. pe OK pentru a nchide caseta de dialog Task Information. Megan i camera pe 16 mm sunt alocate activitii 5. Deoarece

138 Alocarea de resurse la activiti 10

Megan a fost alocat ca resurs atunci cnd planificarea bazat pe eforturi era activat, a determinat reducerea duratei globale a activitii. ns camera pe 16 mm nu influeneaz n nici un fel durata activitii.

* Se pot crea resurse n multe dintre locaiile din Project n care se pot aloca resurse (cum ar fi fereastra Task Form i caseta de dialog Assign Resources).

Rezumatul lucrrii

Alocarea unei resurse la o activitate. Afiarea, simultan, a valorilor pentru durat, unitate i

lucru. Alocarea mai multor resurse la o activitate. Dezactivarea planificrii bazat pe eforturi pentru o

activitate i alocarea resurselor. Dezactivarea alocrii de resurse pentru o activitate. Alocarea unei resurse material la o activitate. Alocarea resurselor n caseta de dialog Assign Resources

i alocarea la activiti.

Glosar

Alocare Atribuirea unei resurse de lucru (persoan sau echipament) la activitate pentru a efectua o anumit sarcin. La o activitate se poate aloca i o resurs material, ns aceste resurse nu influeneaz munca sau durata.

Durat Intervalul total de timp de lucru pentru o activitate, msurat de la data de nceput a activitii i pn la data de sfrit a activitii. Durata este o variabil n formula de planificare: Durata x Uniti = Munc

Formula de planificare

Conceptul pe baza cruia Microsoft Project calculeaz munca, folosind durata activitii i unitile de resurse alocate activitii. Formula de planificare este:

10 Alocarea de resurse la activiti 139

Durata x Uniti = Munc

Planificare bazat pe eforturi

O metod de planificare n care munca la o activitate rmne constant indiferent de numrul de resurse alocate. Dac se adaug resurse unei activiti, durata acesteia scade, ns cantitatea de munc rmne aceeai i este distribuit ntre resursele alocate. n Microsoft Project, planificarea bazat pe eforturi este activat n mod prestabilit, ns se poate dezactiva pentru orice activitate

Munca Cantitatea total de efort necesar pentru executarea unei activiti. Munca este msurat n persoan-ore i poate s nu corespund cu durata activitii. Munca este o variabil n formula de planificare:

Durata x Uniti = Munc

Restricie O constrngere definit pentru data de nceput sau de sfrit a unei activiti, cum ar fi must start on" (trebuie s nceap la) sau start not earlier than" (nu ncepe nainte de)

Uniti O metod standard de msurare a capacitii de lucru a resursei atunci cnd se aloc unei activiti n Microsoft Project. Unitile reprezint o variabil n formula de planificare: Durata x Uniti = Munc