1 Cum Sa Scrii Un Email

7/25/2019 1 Cum Sa Scrii Un Email

http://slidepdf.com/reader/full/1-cum-sa-scrii-un-email 1/12

Cum sa scrii email-uri corect

Toata lumea foloseste email-ul in interes de afaceri sau personal, pentru ca este un mijloc

foarte simplu de comunicare. Chiar daca este un lucru usor sa compui un email, exista

anumite reguli de baza care trebuie respectate, in special daca acesta este trimis in interes

de afaceri sau contactezi pentru prima data o persoana. Cand destinatarul deschide email-ul,

este important sa aiba o prima impresie buna, ca va urma o comunicare placuta, fara

dicultati.

Daca folosesti in mod corespunzator aceasta metoda de interactiune la distanta si arati ca

esti un profesionist, nu vei avea probleme in a lega colaborari de succes si de lunga durata.

Ce este esential sa respectam atunci cand trimitem un email?

1. u uita sa adaugi un subiect al email-ului care sa spuna clar despre ce este vorba in

acesta. !ractic, in subiect rezumi in cateva cuvinte continutul email-ului

". #ncepe email-ul cu o formula de adresare potrivita destinatarului $ex. Draga %, &timate

%, &alut ' etc.(

). Daca nu ai comunicat de mult timp cu persoana careia ii trimiti email-ul,prezinta-te din

nou si ofera-i detalii despre subiectele de discutie anterioare sau in ce conditii v-ati cunoscut

*. +edacteaza corect si aranjat continutul unui email astfel incat sa poata parcurs fara

dicultate. Daca are mai mult text, adauga paragrafe

. u folosi texte de culori multiple sau care in combinatie cu fundalul deranjeaza ochiul

. vita sa folosesti cuvinte scrise in totalitate cu majuscule, deoarece ofera senzatia castrigi

/. 0erica sa nu ai greseli de ortograe

. vita sa folosesti prescurtari, nu este profesional

2. 3oloseste o formula de incheiere conform destinatarului $cu stima, cu respect, toate

cele bune, va multumesc, o zi buna, ganduri bune etc.(, care sa se potriveasca cu formula de

adresare de la inceputul email-ului

14. u uita de semnatura. 5ceasta trebuie sa contina6 numele si prenumele, daca este

cazul numele rmei si functia ocupata in cadrul acesteia, date de contact, daca ai un blog

sau 7ebsite si doresti sa le faci cunoscute adauga adresele acestora. 8ai poti adaugaprolele retelelor sociale pentru a oferii mai multe optiuni de contact sau sa iti e urmarita

activitatea. vita sa adaugi o imagine in semnatura deoarece pot sa e probleme cu

asarea, iar daca nu este de calitate nu arata deloc bine

11. Cand trimiti atasamente mari, nu uita sa le arhivezi

1". u trimite niciodata atasamente mari fara sa anunti destinatarul

1). Denumeste atasamentele astfel incat destinatarul sa stie ce contin



1*. u folosi un limbaj urat in email-uri, nimeni nu este obligat sa il citeasca si mai ales sa

iti raspunda

1. 5sigura-te ca adresele destinatarilor sunt corect scrise

1. Daca ai primit un email in care se asteapta un raspuns din partea ta si in discutie sunt

incluse mai multe persoane, foloseste optiunea Reply All, astfel incat toate persoanele

implicate in discutie sa vada raspunsul, nu doar expeditorul $cazul cand folosesti optiunea

+epl9(. 3oloseste +epl9 5ll doar in cazurile cand toata lumea e necesar sa primeasca

feedbac:-ul tau.

1/. u expune niciodata adresele de email ale prietenilor unor necunoscuti, prin adaugarea

acestora in campul ;To< sau ;CC<. Foloseste “Cc! $=lind Carbon Cop9(>

1. u trimite nici un email fara sa il "erici inca o data inainte de a apasa butonul de

;Trimitere<

Cum se scrie corect un e-mail? # sfaturi utile

Chiar dacă pare unul dintre cele mai u oare i mai banale lucruri pe care le facem în fiecare zi, scrierea unuiș ș e-mail nu este atât de simplă pe cât am crede. Un e-mail are i el propriile standarde de scriere, reguli pe care suntemș

datori să le cunoa tem, mai ales în situa ia în care comunicăm cu domnii profesori, cu care nu ne permitem unș ț

limbaj colocvial, iar regulile trebuie să fie aplicate cu stricte ea prin care ele înse i se definesc. Astfel, avem de-aț ș

face cu câteva norme fundamentale în ceea ce prive te scrierea unui e-mail.ș

Despre ce este vorba în e-mail?

cunoa tere minimă a limbii engleze ne spune fără doar i poate că acest cuvânt ,,subject! ne arată, de fapt,ș ș

despre ce va fi vorba în mesajul pe care noi îl vom trimite. Ceea ce vrem să spunem este că el nu ine loc nici dețbună ziua, nici nu este locul unde tu î i vei scrie numele. "ânde te-te la el ca la un posibil titlu pentru a rezuma ceeaț ș

ce vrei să transmi i. #pre e$emplu, dacă vrei să trimi i un e-mail unui domn profesor în legătură cu o mărire de notă,ț ț

în această categorie intitulată ,,subject!, vei scrie ,,%ărire de notă pentru disciplina & sau '.! Acest aspect estefundamental, întrucât va transmite profesorului sau oricărui alt destinatar natura problemei discutate în e-mail.

Îi scriem cui?

altă problemă esen ială în scrierea unui e-mail este că, de foarte multe ori, uităm să ne adresăm. formulăț

reveren ioasă ce încă se folose te este ,,#timat(ă )omn()oamnă &!. )acă e-mailul pe care îl scriem se adreseazăț ș

unui coleg, un stil mai colocvial ne este permis i putem chiar să începem mesajul cu ,,)ragă '!. *nsă neadresareaș

niciunui nume la începutul te$tului pe care dorim să-l transmitem dovede te o lipsă de respect fa ă de posibilulș țdestinatar. i nu uita nici de virgula indispensabilă după o astfel de formulă de adresare.Ș

Polite ea încă-i lucru mareț

Apoi, nu uita nici de limbajul pe care îl folose ti. +imeni nu e obligat să- i răspundă sau să- i îndeplinească cererile.ș ț ț

Asigură-te că vei fi modest în te$tul tău mai ales dacă ai nevoie de vreo informa ie sau dacă e-mailul pe care îl scriiț

este mai degrabă o rugăminte fa ă de destinatar.ț

http://student-portal.info/how-to-write-an-email/







Fă uitate gre elile de ortografie!ș

)acă nu e ti sigur, mai bine roagă pe cineva să te ajute. Un e-mail plin de gre eli ortografice nu va face altcevaș ș

decât să ofere destinatarului o enervare profundă i, uneori, chiar să-l pună în situa ia deloc plăcută de a descifraș ț ceea ce e scris în mesaj. +u uita nici de virgule pe care trebuie să le plasezi la locurile potrivite i să le evi i înș ț

locurile neadecvate, precum cele între subiect i predicat.ș

Cine spune ce?

ndubitabil, email-ul va avea la sfâr it i o formulă de încheiere ce va depinde, din nou, de rela iile pe care le ai cuș ș ț

persoana respectivă. ie că adresezi e-mailul unui posibil angajator sau unui domn profesor, finalul va fi degenul ,,Cu deosebită considera ie(Cu stimă(, %arian opescu! . +u uita că stimă i respect înseamnă acela i lucru,ț ș ș

a a că formula absolut perimată ,,Cu stimă i respect! iese total din discu ie.ș ș ț

#ucces î i spune iț ș Campuscluj.ro i nu uita/ profesionalism în tot ceea ce faci dacă vrei ca oamenii din jur să teș

vadă un profesionist0

Cum scriem corect un e-mailoate titlul articolului vi se pare pu in deplasat inând cont că ne aflăm în era internetului i că termenul !e-mail! aț ț ș

apărut în anii 123. *nsă, din păcate, foarte multă lume nu tie nici în zi de azi să trimită corect un e-mail, chiar dacăș

această metodă de comunicare este uneori un prim contact cu o persoană nouă i reprezintă cartea noastră deș

vizită.

entru un om de comunicare, un e-mail scris corect poate avea rezultate foarte bune pe termen lung. #pree$emplu, eu am legat prietenii trainice sau colaborări de lungă durată cu oameni pe care i-am contactat prin e-mail.e de altă parte, un e-mail scris gre it poate închide u i foarte greu de redeschis. %ai jos, cu câteva subpuncte,ș ș

încerc să subliniez ce este esen ial atunci când trimitem un e-mail.ț

4. 5a fel ca o scrisoare, un e-mail are un destinatar. 6ste de prost gust să trimitem e-mailuri către multe persoaneodată, mai ales dacă acele persoane nu se cunosc între ele. Atunci când în discu ie sunt totu i mai multe persoaneț ș

7e$. directorul economic al unei companii, agentul de vânzări care se ocupă de un anume cont i persoanaș

responsabilă de mar8eting9 este de bun sim să adresăm e-mailul persoanei cu care discutăm în mod direct i săț ș

trecem celelalte persoane în câmpul CC.

:. Un e-mail are întotdeauna un !subiect!, adică un titlu. Acesta trebuie să fie gândit ca titlul unui articol de pe blogsau din ziar, adică să transmită cât mai clar despre ce este vorba în e-mail. )acă, spre e$emplu, vrem să ceremcursurile unui coleg, subiectul e-mailului ar putea să fie !Cursuri prof. &!, !;ugăminte $ero$ cursuri! sau alte formuleasemănătoare. )acă trimitem un C< către o companie, nu vom pune titlul e-mailului !C<!, ci !C< renume +ume!,pentru a-l face mai u or de găsit în căutări.ș

! Niciodată nu trimitem mailuri în care nu am completat câmpul pentru titlu. De asemenea, niciodată nu trimitem

mailuri care au ca tiltu o formă de salut. Eu recunosc că dau o notă foarte prostă celor care nu tiu să pună titluri e-ș

mail-urilor i citesc mai mult printre rânduri con inutul lor.ș ț

=. *ncepem mereu cu un salut, mai ales când scriem pentru prima dată unei persoane. )acă lucrăm într-o companiei scriem mailuri în numele companiei, nu începem cu un salut prietenesc, decât dacă situa ia permite. +u, un primș ț

e-mail către un blogger nu se începe cu !#ervus, dragă! sau !Ceau, te tiu de pe aceboo8!0 )upă formula de salutș

punem virgulă, ca în scrisorile normale.

>. Con inutul e-mail-ului trebuie să fie coerent i fără gre eli gramaticale. *mi inspiră încredere o persoană care î iț ș ș ș

poate structura bine ideile i are grijă la detalii, nu una care scrie haotic i uită câ iș ș ț i are un cuvânt sau unde este

http://www.campuscluj.ro/





locul cratimei. Un e-mail bine scris are mai multe paragrafe 7dacă este lung9 i nu con ine toată informa ia într-unș ț ț

bloc de te$t fără cap i fără coadă.ș

?. )ocumentele pe care le ata ăm unui e-mailș sunt i ele importante. 5a fel ca în cazul e-mail-ului, titlul lor trebuieș

să fie sugestiv, să rezume subiectul documentului. )acă trimitem poze, acestea trebuie să fie de dimensiuni reduse,niciodată foarte mari. *n cazul în care trebuie să trimitem poze mari, folosim un client de transfer de date, cum arf itransfer.ro sau wetransfer.com. *n acest mod, evităm ca e-mail-ul pe care îl trimitem să fie respins de unii clien i deț

mail, dacă au anumite restric ii. ormatul documentelor din ata ament trebuie să fie unul folosit de cât mai multăț ș

lume. +u trimitem documente în format .doc$ 7din %icrosoft ffice :3329, ci le adaptăm la forma folosită de cea mai

mare parte din popula ie, %icrosoft ffice :33=, adică .doc. +u riscăm astfel ca destinatarul să fie pus în situa iiț ținconfortabile, în care nu poate deschide documentul.

@. Ca orice scrisoare, un e-mail trebuie să con ină o formulă de încheiere. )acă la începutul e-mail-ului am folositț

salutul de polite e, nu vom încheia e-mail-ul cu !e pup!, !$o$o!, !Ceau, dragă0!, ci cu o formulă adecvată. 6ț

important să avem grijă să păstrăm, pe tot parcursul mailului, aceea i formulă de adesare.ș

2. Un element foarte important i neglijat de multă lume esteș semnătura. *n semnătura e-mail-ului trebuie să avem/nume i prenume, func ia pe care o de inem, compania pentru care lucrăm 7dacă este cazul9, datele noastre deș ț ț

contact, adesa site-ului companiei pe care o reprezentăm sau a blogului nostru 7dacă se pretează9 i re elele deș ț

socializare în care activăm. oarte multă lume folose te setări simple pentru e-mail, deci nu oricine poate accesaș

lin8-uri. )in acest motiv, este bine ca în semnătură să scriem lin8-urile complete ale profilelor de aceboo8, Bitter

i altele pe care vrem să le promovăm. #ă nu e$agerăm totu i, nu vom avea o semnătură foarte comple$ă, ne vomș șrezuma la strictul necesar.

. *nainte de a trimite un e-mail, obligatoriu îl citim0 "re elile de scriere 7tDpos9 pot apărea fără să ne dăm seama iș ș

arată urât. )e asemenea, atunci când recitim este important să urmărim firul logic din e-mail, pentru a ne asigura cădestinatarul în elege e$act ceea ce vrem să transmitem.ț

E. +u trimitem e-mail-uri către colaboratori seara, după ora :3/33, diminea a, înainte de ora /33, sau în Bee8end,ț

decât dacă ni se specifică acest lucru sau dacă deja e$istă o colaborare pe termen lung i de con inutul e-mail-uluiș ț

depinde evolu ia unui proiect la care lucrează mai mul i oameni.ț ț

43. %arcăm cu !Urgent!, !mportant!, !oarte important! doar acele e-mail-uri care sunt într-adevăr foarte urgentesau importante i care necesită răspuns imediat. une i-vă în locul destinatarului. )acă e-mail-ul pe care tocmai l-aș ț ț

scris prezintă un interes real i pentru el, atunci pute i să îl marca i ca fiind foarte important. )acă nu, rezuma i-vă laș ț ț ța-i oferi un titlu e$plicativ, destinatarul va în elege despre ce este vorba i îl va deschide oricum.ț ș

<ă doresc o rată de răspuns la e-mail de 433F i colaborări i prietenii pe termen lung0ș ș

Cum se scrie un e-mail - ghid practic Ai zice ca in epoca in care discuti pana si cu colegul de birou prin e-mailuri si alte mijloace de comunicare online,toata lumea stie sa trimita un e-mail. #i daca ai zice asta, ai gresi. %ulta lume stie sa scrie la tastatura, dar asta ealtceva. n redactia metropotamului se primesc zilnic atatea mostre care ar merita sa stea intr-un muzeu al e-mailurilor, in sectiunea ciudatenii, incat am tras concluzia naturala ca oamenii nu stiu inca sa trimita un e-mail unor

destinatari pe care nu ii cunosc .

Ca sa nu ziceti ca tinem teoria chibritului pe uscat, vom lucra pe te$t. %ostre integrale din corespondenta primita peadresa de contact a metropotamului/

Eemplul "#

Subject / roblemeBod / #alut... Am.

http://s6.transfer.ro/


https://wetransfer.com/






Eemplul $#

Subject / fdsaf Bod / va rog mult mai faceti un concurs nou cu premi la fel cum a fost cel trecut

Eemplul %#

Subject / #ubiec

Bod / o sa mai fie astfel de concursuriGG

&eguli obligatorii#

- adresele de e-mail nu incep cu '''. +u e$ista adrese de e-mail de tipul BBB.cutareHprovider.com. - pune in titlu subiectul la care faci referire. Altfel risti sa primesti, cum ar fi meritat mostrele : si = de mai sus, nisteraspunsuri la fel de seci precum intrebarile. - ca sa fie si mai clar, descrie putin subiectul si in te$tul e-mailului. <ezi e$emplul de concizie din mostra 4 de maisus, care nu ia insa in calcul ca metropotamul nu citeste ganduri. nca.- saluta la inceput si(sau semneaza-te la sfarsit daca e primul contact cu oamenii aia straini 7care, iarasi, nu citesc instele sa iti afle numele9.

Cum se trimit documente atasate(aneate#

- ataseaza fisierul 7e primul lucru pe care lumea il uita9.- daca ai de trimis documente mari, foloseste transfer.ro, nu incarca degeaba serverele de mail.- daca ai de trimis imagini, in afara de cazul in care se cere e$plicit o rezolutie cosmica, din care sa se scoata

bannere de acoperit blocurile, rezuma-te la niste dimensiuni decente, de uz online.- daca ai de trimis imagini, nu le trimite pdf.

)nti-spam* pro-privac+#

- in cazul e-mailurilor cu multipli destinatari, care nu se cunosc intre ei , folositi cu incredere optiunea ,CC. Aceasta abreviere nu se refera la vreun timp dinainte de era noastra 7IC J before Christ9, ci la blind carbon cop , oe$presie mostenita de pe vremea copierii documentelor batute la masina cu foaie de indigo, si care azi inseamna ca

nu lasi la vedere adresele de e-mail ale destinatarilor.

De ce sa folosesti BCC:

)aca ai o functie de ;, sa zicem, care iti cere sa trimiti comunicate de presa si alte informatii de interes public, si a?33 de adrese de e-mail, fara sa iti dai seama faci trafic la liber cu baa de date de adrese de e-mail. #au, acumstam sa ne gandim, poate iti dai seama...

n epoca de glorie a spam-ului, adresele de e-mail sunt pretioase ca apa in desert. ,aele de date se vand lanegru pe bani grei. 7+u mai departe decat zilele trecute am primit toti metropotamii pe e-mailurile personale ooferta de vanzare a unei baze de date de = milioane de e-mailuri - da, da, probabil si al tau era acolo9. +u ajuta



industria spamului sa fie si mai prolifica. Ascunde adresele de e-mailuri cu ICC.

oti evita si transmiterea de virusi si troieni si poti de asemenea preveni situatii de tipul Krepl all K in loc de Krepl

to sender K, in care te apuci sa conversezi direct cu cateva sute de oameni 7iarasi, un e$emplu real9.

Forma si fond#

- alege-ti tonul in functie de destinatar.

)aca - sa zicem - trimiti metropotamului un e-mail cu cerere de angajare, se presupune ca stii cu ce mananca site-ul, cum se scrie pe el si care e tonul general. +u incepe e-mailul cu K.timata doamnaK si nu-l incheia cu platitudinide lemn de tipul Kcu stimaK sau Kcu respectK.

)aca incepi cu KStimate domnule etropotamK, o sa ne amuzamL daca te adresezi direct redactorilor nostri cuKStimata Doamna " DomnuleK, o sa tragem concluzia ca/ 4. nu ne-ai citit, altfel ai sti ca nu suntem nici doamne, nicidomniL :. ai trimis acelasi te$t in Mjde mii de locuri si nici macar nu te-ai obosit sa il adaptezi de la protocolar larela$at.

- cuvantul ata/ se refera la cutiuta aia cu o roata care se ane$eaza la motocicleta, pe dreapta. +u se refera la ceeace in engleza se cheama Kattac#ment K. +ici cuvantul Katasament K nu e tocmai corect dupa canoane, pentru ca elinca se mai refera in )6& doar la afectiunea puternica, dar inca e preferabil KataNuluiK. robabil cel mai romanesctermen ar fi Kane$aK.

- nu scrie colorat si cu fonturi aiuristice. )aca te chinuie amintirile de la gradinita, ia-ti carioci si joaca-te pe hartie.

- tot apropo de ton, cum spuneam, noua ne place sa vorbim neoficial, de obicei la pertu, pe numele mic. Ceea ceinsa nu ne place este ecesul de familiaritate. )aca ne scrii, zi-ne KBuna, cutareK, si asa mai departe, chiar dacanu ne cunosti personal. +u e$agera insa cu familiarismele si mai ales nu incheia cu K poopK, K pup iuK, K pupici K si alte

derivate pupacioase. +ici la noi, si nici la altii.

Am merge atat de departe incat sa iti recomandam sa nu folosesti niciodata e$presiile respective - mai ales primavarianta este hilara in conte$tul in care in limba engleza poop este ceea ce strangi de sub coada catelului in parcsau de pe covor. 6 ca si cum ti-ai lua la revedere cu un rahatel. #au 88t, ca sa vorbim in netspea8.

- si apropo de netspea8... +u. +u folosi pt, %, d%, s#, t&, in e-mailuri catre persoane pe care nu le cunosti. %ergeintre prieteni si pe KmessK, dar hai sa scriem totusi e-mailuri in limba romana 7fie ea si fara diacritice, ca stim ca nuva place faptul ca metropotamul a ales sa le elimine aproape total9.

Cum sa scrii un e-mail care sa fie cititStatisticile spun ca zilnic se trimit aproape 210 miliarde de e-mailuri. Surprinzator? Nu tocmai, tinand

cont de virtualizarea lumii si fenomenul social media din ziua de azi. n e-mail este o carte de vizita

pentru tine si nu de putine ori ceilalti isi formeaza prima impresie despre tine dintr-un e-mail. Si sa nu

uitam ca nu avem o a doua sansa pentru a face prima impresie: in proportie de !0" aceasta nu se mai

sc#im$a ulterior.

n acest articol vei afla cateva recomandari care te vor ajuta sa scrii un e-mail care sa fie citit si al caruimesaj sa fie de impact.

http://dexonline.ro/definitie/ata%C8%99ament


http://metropotam.ro/La-zi/2009/04/art8141535598-Netspeak-ghidul-n00bului-de-la-normalitate-la-WTF-O-o/


http://metropotam.ro/La-zi/2009/04/art8141535598-Netspeak-ghidul-n00bului-de-la-normalitate-la-WTF-O-o/



#tructura unui e-mail

Cu cat este mai clar si logic structurat un e-mail, cu atat va fi mai agreabil si mai usor de citit de catredestinatar. Un e-mail are = sectiuni, si pentru fiecare cateva reguli de urmat.

.ubiectul

#ubiectul trebuie sa fie clar, concis si sa surprinda esentialul mesajului. e poti inspira din titlurile de ziarpentru a formula subiecte de impact pentru e-mail-urile tale.

De folosit' ;aport activitate proiect &, deadline =3.3>L #edinta departament, 43.3>, ora 4>, sala 34

De e(itat' Iuna ziuaL UrgentL;ugaminte

#ubiectul trebuie sa il anunte pe destinatar despre continutul e-mail-lui si sa incite la o actiune din parteaacestuia. n plus, folosirea unor cuvinte cheie vor facilita cautarile ulterioare prin casuta de mail.

Continutul

Continutul trebuie sa aiba o structura clara si o lungime care sa se incadreze intr-un ecran de computer.rganizeaza mesajul astfel/

ormula inceput/ alege o formula adecvata destinatarului si conte$tului si foloseste o abordarepersonalizataL va avea un impact mai mare.

deea principala/ inainte de a intra in detalii, prezinta ideea principala a mesajului pentru ca destinatarul sastie la ce sa se astepte de la e-mail-ul tau. 6$ceptie fac e-mail-urile in care dai o veste proasta sau unfeedbac8 pentru un comportament negativ. Atunci foloseste tehnica sandBich-ului pentru a-ti impachetamesajul intr-o forma usor de digerat.

aragrafe/ oloseste cate un paragraf pentru fiecare idee din e-mail. Astfel, structura va fi mai clara.

Cerin e ( intrebari 7bullet9/ )aca ai de prezentat agenda unei intalniri sau daca ai o lista de intrebari(cerinteț

la adresa destinatarului, foloseste bullet-uri sau numeroteaza-le. <or fi mai usor de urmarit si

destinatarului ii va fi mai usor sa iti raspunda la solicitari.Ieneficii/ n cazul in care soliciti ceva din partea destinatarului, nu ezita sa prezinti si benefiicile pe carelor vor avea el si(sau echipa in urma indeplinirii sarcinilor.

imp de raspuns/ +u uita sa precizezi deadline-ul pana cand astepti raspuns sau rezolvarea unorchestiuni. i va oferi o viziune temporala e$acta destinatarului si isi poate stabili prioritatile pentru e-mail-urile sale.

0ncheierea

n incheiere, foloseste o formula adecvata si adauga semnatura, care trebuie sa contina numele,compania, date de contact.

e scurt, aceasta este sinteza structurii unui e-mail.

#tilul

#tilul nostru de comunicare reflecta personalitatea, temperamentul, educatia, atitudinea e$istentiala. Acesta isi va pune fara indoiala amprenta si pe e-mail-urile pe care le scriem, in vocabularul ales, modulde e$primare, modul de construire a frazelor, abordare mai mult sau mai putin directa. biectivul tau estesa fii asertiv in comunicare, deci si atunci cand trimiti e-mail-uri. rin urmare, pentru a fi diplomat inmesajele pe care le trasmiti, adopta un stil indirect. #tilul direct, considerat destul de brutal de unii oamenieste in general apreciat de americani. n cultura europeana insa, stilul indirect este mult mai agreat.



Stil direct' +u sunt de acord0

Stil indirect' As putea face o recomandare pentru situatia dataG

oloseste formulari la diateza pasiva, pentru a te concentra pe actiune, si nu asupra persoanei. 6stefoarte important mai ales atunci cand te referi la o situatie negativa sau cand vrei sa atragi atentia asupraunei probleme. #copul tau este sa gasesti solutia cea mai buna, nu sail arati cu degetul pe vinovat.

)cti(' +u l-ai informat pe "eorge ca incidentul nu a fost raportat.

*asi(' "eorge nu a fost informat ca incidentul nu a fost raportat.

onul

rice e-mail are si un mesaj paraverbal, care se citeste printre randuri. +u numai vocea are un ton,acesta se imprima si in mesajele scrise pe care le compui. Asa ca asigura-te ca e-mail-urile tale transmit oatitudine pozitiva si asertiva.

ransforma negativul in pozitiv. ;eactia instinctiva a omului la +U este sa opuna rezistenta. Astfel, prinformulari pozitive, vei avea un impact constructiv si motivant asupra celorlalti.

Ne+ati(' +u î i po i lua liber pâna nu termini proiectul.ț ț

*o&iti(' )e îndata ce termini proiectul, î i po i lua câteva zile libere.ț ț

5asa-l pe destinatar sa fie eroul e-mail-ului. une accentul pe persoana si actiunile lui, lasandu-te pe tinein plan secund.

)ccent pe tine' A vrea sa tiu ce crede i despre aceasta situa ie.ș ș ț ț

)ccent pe destinatar' Ce parere ave i despre aceasta situa ieGț ț

6$ceptie fac situatiile cand vrei sa faci o critica unui comportament. n astfel de situatii, asuma-ti starile sisentimentele. #pune CU% te simti, CA+) O care este comportamentul celuilalt care te deranjeaza si )6C6 O ce impact are.

Cum?

%a deranjeaza

C1nd?

Cand intarzii la intalniri

De ce?

entru ca ma simt lipsit de importanta

n incheiere, iata cateva recomandari generale/

nainte de a trimite un e-mail, mai citeste-l o data ca sa te asiguri ca este corect din punct de vederegramatical si al ortografiei. +u te baza pe scuza lipsei de timpL destinatarul va spune ca esti neglijent si canu ii acorzi suficienta importanta daca ii trimiti e-mail-uri cu greseli sau erori de orice fel. )aca scrii unmesaj cand esti pe fuga, salveaza-l in )raft-uri si reciteste-l putin mai tarziu, inainte de a-l trimite.

#crie e-mail-uri cand esti calm. 5a furie, oamenii se controleaza mai greu si e posibil sa spui lucruri pecare le vei regreta. n plus, mai mult ca sigur tonul mesajului iti va trada sentimentele.

6vita sa folosesti adresa de e-mail profesionala pentru a trimite glume colegilor si prietenilor. Cu atat maiputin barfe despre colegi sau colaboratori.



rimite un e-mail doar persoanelor interesate de continutul sau.

+u uita0 Un e-mail care da dovada de profesionalism este un instrument care te poate ajuta in atingereacu succes a obiectivelor.

<a doresc tuturor e-mail-uri inspirate0

Cum redactam corect un e-mail?K#pune-mi cu cine umbli ca sa-ti spun cine estiK spune o vorba din batrani. Adaptata mediului profesional, ea ar suna cam asa/ KArata-mi cum scrii un e-mail, ca sa-ti spun cine estiK. )esi primim si trimitem zeci de mailuri zilnic, reusim tot mai greu sa ne facem intelesi sisa comunicam eficient unii cu ceilalti.

6-mailul este instrumentul de comunicare electronica cel mai folosit in activitatea noastra profesionala. Auzim cel putin o data pe zi Kda-mi un mail si discutam dupa aceeaK. ricat de banal ar suna, oricat de multe mailuri am trimite zilnic, ar trebui sa ne punem intrebareadaca transmitem mesaje clare celor carora le scriem sau trimitem zeci de mailuri cu clarificari doar ca sa aratam cat de mult muncimG

)in felul in care redactezi e-mailurile, cei care le primesc pot deduce daca esti o persoana profesionista, atenta la detalii, organizatasau, dimpotriva, daca esti neprofesionista, dezorganizata, cu lacune lingvistice etc.

entru a comunica eficient prin intermediul e-mailului si a ne pastra o imagine buna in fata celor cu care comunicam in scris trebuie satinem seama de cateva reguli importante atunci cand redactam un e-mail/

#tabilirea scopului e-mailului/ inainte sa scriem un e-mail trebuie sa ne decidem care este scopul acestuia, de ce il trimitem si ce vremsa obtinem de la persoana careia ii scriem 7vrem un raspuns la o intrebare, un feed-bac8 pe un material, vrem sa stabilim o intalnire, sareprogramam o intalnire etc9.

%odalitatea de e$primare/ in functie de persoana careia i se adreseaza e-mailul stabilim felul in care ne adresam. ntr-un fel te e$primicand ii scrii unui colaborator cu care ai o relatie veche si altfel ii scrii unui manager de top pe care l-ai intalnit o singura data. )aca nusuntem suficient de atenti la modalitatea noastra de e$primare, putem leza anumite persoane sau chiar putem intra in conflicte.

#tabilirea ideilor pe care vrem sa le transmitem/ trebuie sa avem foarte clar in minte ceea ce vrem sa spunem si sa o facem folosindfraze scurte, cuvinte specifice care pot fi intelese foarte usor de receptor. )e multe ori, putem chiar numerota ideile abordate astfel

incat interlocutorului nostru sa-i fie mult mai usor sa le urmareasca si sa le inteleaga.

;edactarea e-mailului folosind regulile de gramatica, ortografie si punctuatie corespunzatoare. rebuie sa tinem cont de faptul caoamenii sunt foarte ocupati si nu au timp sa citeasca e-mailuri interminabile sau sa le reciteasca pe cele neclare. )e aceea e indicat sane e$primam cat mai concis, astfel incat receptorul sa nu fie nevoit sa citeasca de trei ori e-mailul pentru a da un raspuns. 6$primareatipica limbajului oral, cuvintele redundante, inutile, precum si pe cele prea lungi sau cu inteles neclar trebuie evitate.

+u e indicat sa folosim prescurtari de genul Kdvs.K atunci cand scriem unei persoane cu o functie importanta sau unei persoane pe carenu o cunoastem foarte bine, daca vrem sa ne aratam respectul fata de ea. aptul ca nu alocam = secunde in plus din timpul nostrupentru a scrie KdumneavoastraK in loc de Kdvs.K, denota putin interes din partea noastra, si, cum spunea un profesor de-al meu dinfacultate, Kacea persoana e doar o prescurtare pentru voiK.

<erificarea continutului e-mailului si a documentelor atasate/ dupa redactarea e-mailului, urmeaza recitirea acestuia si corectareaeventualelor greseli de gramatica sau e$primare, verificarea ortografiei si puctuatiei. 6 adevarat ca greselile de gramatica sau

ortografie nu-l vor impiedica pe cel care citeste sa inteleaga mesajul, insa vor lasa impresia de lipsa a profesionalismului si a interesulufata de el. n plus, daca in corpul e-mailului am spus ca am atasat niste documente, trebuie sa ne asiguram ca ele sunt intr-adevar inatasament.

Cei care se cred prea importanti sau prea ocupati pentru a verifica de doua ori e-mailurile inainte de a le trimite, ar trebui sa inteleagaca oamenii cu adevarat profesionisti sunt atenti la imaginea lor si vor sa faca totul ca la carte, indiferent daca e vorba de redactareaunei strategii sau trimiterea unui banal e-mail.

Cum sa scrii email-uri la locul de munca

http://www.ziare.com/internet-si-tehnologie/mail/





Cati dintre voi nu sunteti dependenti de vericarea email-ului de pe telefonul mobil sau des:top

la locul de munca? 3ie ca este vorba de un contract sau un tas: nou, casuta de email de la

serviciu este tot timpul plina. mail-ul este, fara indoiala prima forma de comunicare pentru

mediul afacerilor inca de la inceputul anilor "444. #ar cum email-ul este element de baza in felul

in care noi comunicam, cu siguranta sunt cateva lucruri pe care le putem face, iar pe altele

trebuie sa le evitam atunci cand trimitem email-uri in interes de serviciu.

Ce )0 voie sa faci in email la locul de munca

Personalieaa

#ndiferent ca te adresezi celui mai bun prieten de la serviciu sau compui un email plin de

informatii pentru un client, trebuie sa ai intotdeauna obiceiul de la personaliza email-ul cu

numele celui caruia te adresezi. 3ie ca este vorba de prenume sau de o formulare protocolara cu

;Dna@Dnul %<, cel mai bine este sa folosesti formula pe care ai folosi-o si intr-o conversatie fata in

fata cu persoana respectiva.

)dapteaa!rin asta ma refer la a a-ti cunoaste interlocutorul. &tudiaza istoricul conversatiilor pe email cu

aceasta persoana, recunoaste tonul sau stilul in care ti s-a adresat in trecut si adapteaza-te la

felul lui de a . Daca ti-a trimis email-uri scurte si cuprinzatoare, poate insemna ca este o

persoana ocupata, asa ca incearca sa i concis in email-urile la care ii raspunzi.

2erifica inainte de a trimite

5r putea chiar prima regula de care trebuie sa tii cont cand trimiti email-uri. Cele mai mari

temeri sunt sa nu apesi butonul de trimitere si sa realizezi ca ai uitat ceva, nu ai atasat un

document, ai scris un cuvant gresit $tuturor ni se mai intampla(. +egula de aur ar sa introduciemail-ul destinatarului abia dupa ce ai facut toate vericarile de mai sus.

Pastreaa mesa3ul cat mai scurt

u are niciun rost sa scrii email-uri cu 14 paragrafe. +amai scurt si la obiect. &a citesti un email

lung cat o nuvela nu este deloc ecient nici pentru cel care il primeste si nici pentru cel care il

compune. &i pentru a dovedi asta, ma voi opri aici.

Pastreaa casuta de 0nbo tot timpul curata

&igur ti s-a intamplat sa lasi un email pentru ;mai tarziu< si sa uiti de el si asa s-au adunat zeci

de email-uri necitite. Cand te gandesti sa te apuci sa faci curat in #nbox, tot timpul se gaseste un

tas: mai urgent de rezolvat. Cel mai bine este sa incerci sa iti organizezi email-urile in foldere

dedicate, pentru ecare client.

2erifica email-urile in functie de timpul tau disponibil

u cadea in capcana vericarii email-ului odata la cateva minute. Aprindu-te din ceea ce faci

pentru a-ti verica tot timpul email-ul te poate scoate din ritm si sa nu mai concentrat asupra a

ceea ce faci. Cel mai bine este sa intri in casuta de email atunci cand nu ai altceva de facut sau

de )-* ori pe zi. 5stfel poti sa te concentrezi tot timpul asupra lucrurilor importante fara sa te



intrerupi tot timpul din ce faci.

E bine ca unele lucruri sa ramana personale

5i fost la nunta unui coleg si a iesit o petrecere de pomina. u te apuci sa ii ceri pozele de la acel

evenument prin intermediul email-ului de serviciu. !entru asta exista intotdeauna email-ul

personal.

Bnele companii monitorizeaza activitatea angajatilor, asa ca ce este legat de viata personala

este bine sa ramana separat de mediul de business.

Ce 45 ai voie sa faci in email la locul de munca

5brevierile

Trebuia sa te astepti si la asta. 5du-ti aminte ca trimiti email-uri intr-un mediu profesional, asa ca

termeni precum ;thx<, ;lol<, ;n vdm la < sau ;mai bn : nu am venit< nu ar trebui sa-ti treaca

prin minte atunci cand trimiti email-uri la locul de munca.

Prea multe semne de eclamare!!!!!!!!

5lt lucru care ma enerveaza atunci cand il vad este scrisul cu litere mari si folosirea semnelor de

exclamare care ma duc cu gandul la tipete $si nu doar pe mine(. &emnele de exclamare pot da

sperante false sau sa starneasca asteptari cand sunt folosite in contexte gresite. &e pot folosi,

dar cu masura si numai acolo unde este cazul.

6( sau 6$

5tunci cand se trece la alt nivel al unei conversatii si te cunosti destul de bine cu persoana cu

care iti scrii, este acceptata folosirea din cand in cand a emoticoanelor. Dar daca se compune un

intreg email numai din emoticoane care sa exprime starea de spirit este destul de enervant.

+amaneti pe linia profesionala cat mai mult posibil si limitati cat mai mult aceasta forma deexprimare prin emoticoane.

4u trebuie sa folosesti butonul 6repl+ all7 tot timpul

Daca conversatia ta se rezuma la a dialoga numai cu un singur coleg din toata lista, pentru a nu-i

deranja si pe ceilalti cu ceea ce aveti de discutat, poti sa ii excluzi pe ceilalti din discutie.

Concluzionand, folosirea butonului ;repl9 all< nu este tot timpul necesara.

8rimite email-ul atunci cand esti pregatit

5i avut o zi foarte aglomerata, se apropie ora pranzului si ti-e foarte foame. Tocmai ti-ai adusaminte ca mai trebuie sa trimiti inca ) email-uri urgente dar care necesita multa cercetare si mai

ales concentrare.

Trage aer in piept, bea un pahar cu apa si mananca ceva si abia dupa ce te mai linistesti putin

apuca-te de compunerea acestora. 0ei avea alta stare de spirit si vei mult mai concentrat.

.emnatura din email pe telefonul mobil

5m intalnit situatia urmatoare si sincer nu prea am gasit nicio urma de umor in ea6 ;sent from

m9 i!hone, please excuse an9 t9pos< $trimis de pe #phone, scuzati greselile gramaticale(. 3ie ca

raspunzi de pe telefonul mobil sau de pe un calculator, regulile de mai sus se aplica si in acest



caz. !oti verica de doua ori inainte de a trimite daca ai scris corect, deoacere lasa impresia ca

acest raspuns este mai putin important fata de altele. 3ii constant, seteaza si pe telefonul mobil

aceiasi semnatura business pe care o ai in email-ul de pe computer.

0n concluie

ste greu sa urmezi o anumita eticheta cand trimiti email-uri la locul de munca, desi se intampla

sa mai incalcam cateodata una din regulile de mai sus. !e de alta parte sunt cateva elemente din

cele enumerate care nu ar trebui niciodata trecute cu vederea intr-un email trimis in interesprofesional, oricare ar tonul companiei.

1 Cum Sa Scrii Un Email

Documents

Transcript of 1 Cum Sa Scrii Un Email