Baze de date

1. Sortarea inregistrarilor (Sort) 2. Filtrarea inregistrarilor (Filter) 3. Regasirea inregistrarilor (Find) 4. Importul, exportul datelor

Puteti sa sortati sau sa filtrati inregistrarile dintr-un tabel pentru a le afisa numai pe acelea care satisfac anumite criterii sau pentru a gasi diverse articole din B.D.

Sortarea inregistrarilor (Sort) Puteti sorta inregistrarile dintr-un tabel in functie de intrarile din orice camp, si puteti specifica

daca ordinea inregistrarilor sa fie ascendenta sau descendenta. In tabel (modul Datasheet), dati clic oriunde in campul pe care vreti sa-l utilizati drept criteriu

de sortare Records Sort Sort Ascending sau Sort Descending. Daca vreti sa reveniti la ordinea presortata a inregistrarilor, de dinaintea sortarii: Records Remove Filter/Sort Observatie: Daca ati definit un camp al cheii principale atunci cand ati creat B.D.,

inregistrarile apar sortate in ordine ascendenta dupa acel camp, implicit. Aceasta este ordinea presortata.

Filtrarea inregistrarilor (Filter) Un filtru permite afisarea numai a anumitor inregistrari dintr-un tabel, conform criteriilor

stabilite. Filtrarea prin selectie In timp ce vizualizati un tabel, executati clic pe un camp pentru a utiliza continutul acestuia

drept criteriu de filtrare Records Filter Filter by Selection. Pentru a anula un filtru:

Records Remove Filter/Sort Daca doriti ca filtrul sa selecteze toare inregistrarile care nu contin intrarea din campul pe care

ati dat clic, alegeti Records Filter Filter Excluding Selection.

Filtrarea folosind un formular In timp ce vizualizati un tabel (sau un formular), executati clic pe Records Filter Filter

by Form. In fereastra Filter by Form alegeti un articol (pe care doriti sa-l utilizati pentru a filtra datele)

din lista autoderulanta, aflata in cadrul campului. Continuati sa alegeti din listele aflate in alte campuri, daca este necesar. Dati clic pe tabulatorul Or (sau), aflat in partea de jos a ferestrei, pentru a adauga alt articol in

unul dintre campuri ( Fig.1) Dati clic pe Filter Apply Filter/Sort pentru a inchide fereastra Filter si a aplica filtrul

(Fig.2). Pentru a anula un filtru:

Records Remove Filter/Sort

1

Fig.1 Fig.2

Regasirea inregistrarilor (Find) 1. Deschideti tabelul care cuprinde campul ce contine datele pe care doriti sa le gasiti. 2. Dati clic pe campul respectiv 3. Edit Find

In caseta Find What scrieti intrarea pe care o cautati. Din lista autoderulanta Look In (cautare in) alegeti o optiune pt. a cauta numai in

campul curent din intregul tabel. Din lista autoderulanta Match alegeti o optiune pt. a defini cautarea (termenul cautat

trebuie sa se potriveasca cu intregul camp, cu orice parte a campului sau cu inceputul campului)

5. Dati clic pe butonul Find Next pt. a gasi prima potrivire.

Importul datelor File Get External Data Import localizati fisierul pe care vreti sa-l importati clic

Import alegeti ceea ce doriti sa importati Ok. Datele sunt adaugate in B.D. sub forma de tabel. Exportul datelor Selectati un obiect din B.D. File Export Selectati informatiile care trebuie exportate

Export Tastati un nume Ok.

Proprietatea Lookup La campurile de tip Number, Text sau Yes/No, se poate atasa proprietatea Lookup, care

permite introducer ea de date prin intermediul unui control List Box (lista derulanta) sau Combo Box (lista ascunsa) direct din una din urmatoarele trei tipuri de surse:

Valoarea unor campuri din alta tabela sau cer ere cea mai utilizata; Dintr-o lista de valori introdusa si atasata casetei Numele unor campuri dintr-o alta tabela sau cerere

Pentru a seta aceasta proprietate putem sa folosim Lookup Wizard lansat din lista derulanta a tipurilor campurilor (Fig.3).

2

Fig.3

In fereastra Lookup Wizard putem alege unul din butoanele: 1. I want the lookup column to look up the values in a table or query (Vreau ca valorile

sa fie luate de coloana lookup dintr-un tabel sau cerere) 2. I will type the values that I want (Voi introduce valorile pe care le vreau) sau

Daca alegem varianta 1 Next, in urmatoarea fereastra Lookup Wizard selectam tabelul sau cererea ce ofera valorile pentru coloana lookup (de ex. Table:um) Next Selectam campurile ce contin valorile pe care le dorim in coloana lookup (prin dublu clic) Next Sortam inregistrarile dupa campurile alese Next Vizualizam si ajustam (daca dorim) dimensiunea coloanei lookup Next Next Finish.

Daca alegem varianta 2 Next, in urmatoarea fereastra Lookup Wizard introduceti valorile pe care le doriti in coloana lookup si ajustati (daca doriti) dimensiunea coloanei lookup Next Next Finish.

3