Redactarea materialelor de relaii publice

1. Adaptarea scrierii la tipul de comunicare specific organizaiei (public, privat, non-guvernamental, de afaceri/ comunicare intern, comunicare extern).Publicul int cruia dorii s v adresai reprezint constituie un element de maxim importan n demersul producerii unei publicaii. De exemplu, dac dorii s abordai un grup de poteniali consumatori ai unui produs, mesajul va fi diferit de cazul cnd ncercai s ctigai noi militani pentru o cauz politic; de asemenea, dac publicul int pe care dorii s-l influenai este format cu preponderen din tineri, va trebui s utilizai un limbaj i un stil diferit fa de acelea utilizate atunci cnd v vei adresa unui public de vrst mijlocie. Astfel, odat definit publicul int, va trebui s v ntrebai: Ct de important este acest public pentru organizaia dumneavoastr? Care ar putea fi publicaia cea mai potrivit ateptrilor acestui public, n funcie de trsturile lui specifice (cultur, obinuine, pregtire profesional, nivel de via etc.)? Ct de mare poate fi efortul de informare a acestui public n raport cu beneficiile pe care organizaia se ateapt s le obin de la el? Ce tie deja acest public despre organizaie i obiectivele ei? Ce beneficii ateapt acest public de la organizaie? Ce ar trebui s tie publicul int? Care sunt cele mai importante elemente? Care ar fi cea mai potrivit manier de livrare a mesajului scris?Fiecare organizatie si poate alege procedeele de comunicare n functie de "capacitatea lor informativa". Capacitatea informativa de care dispune un sistem de comunicare se refera la "masura n care acel sistem determina personalul unei organizatii, ntr-un interval oarecare, sa accepte o schimbare de conceptie". Consfatuirile profesionale sau sedintele de lucru: perceptiile si judecatile participantilor fac obiectul unei informari reciproce care creeaza cadrul referential al unei viziuni colective.

2. Standardele n comunicare (manualul de identitate, conformarea la cerine).Comunicarea scris trebuie s se conformeze standardelor de constituire a unui text, dintre care menionm:Coeziunea este proprietatea care asigur continuitatea de sens a unui text integral, a unei seciuni sau a unui paragraf prin legtura ntre propoziii cu ajutorul cuvintelor de legtur, de exempl: astfel, prin urmare; prin repetarea cuvintelor sau folosirea sinonimelor, de exemplu: public- ceteni. Folosirea pronumelor personale el, ea, noi etc. sau demonstrative acesta, acestea etc. este o alt posibilitate de a alctui secvene de text coeziv.Coerena este i ea o proprietate care asigur continuitatea de sens a unui text, pasaj sau paragraf, dar, spre deosebire de coeziune, unitatea este asigurat de legturile logice ntre noiunile desemnate de cuvinte. Un text este coerent dac vorbete despre lucruri care aparin aceluiai subiect si dac sunt prezentate ntr-o ordine considerat normal.Informativitatea este proprietatea textuui de a prezenta informaii noi pentru receptori sau informaii vechi, pe care s le prezinte din puncte noi de vedere, asigurnd astfel o nelegere mai profund a acestora. Un text care nu ne spune nimic nou are un coninut informaional sczut, adic o informativitate redus.Acceptabilitatea privete reacia receptorului fa de text. Un text este acceptabil dac aparine genului folosit n mod curent ntr-o situaie de comunicare sau dac scopurile sale comunicative sunt adecvate situaiei. Acceptabilitatea i permite receptorului s identifice i s extrag mesajul textului cu uurin i, invers, absena acestei proprieti ngreuneaz comunicarea.Situaionalitatea.

3. Comunicatul de pres - cerine formale i cerine de coninut.Comunicatul de pres este un gen de baz al relaiilor publice, prin care un emitor (organism sau individ) transmite ctre destinatar (mass-media i ulterior publicul) o informaie, un punct de vedere sau o luare de poziie.Norme de coninut: Un subiect de interes public O decizie Un drept sau obligaie social Derularea unui eveniment, a unei aciuni sau a unui proiect O manifestare cultural Un eveniment posibil Urmrile unei aciuni Punctul de vedere al autoritii publice sau al unei organizaiiNorme privitoare la form: Echilibru ntre completitudinea informaiei i ntinderea limitat a mesajului Ierarhizarea informaiei Marcarea prilor textului i a elementelor-cheie Exprimare clar

4. Advertorialul (editorialul pro domo).Advertorialul este un hibrid intre publicitate si jurnalism intalnit mai ales in reviste. Clientul plateste echipa editoriala sa scrie un articol ce ii prezinta produsul in stilul acelei reviste in speranta de a induce asupra acelui produs/serviciu valorile revistei.Un advertorial poate fi numit reclama ce arata ca un editorial. Majoritatea au un disclaimer in partea de jos prin care se precizeaza ca este un articol platit. Desi exista acest element, acestea au rezultate foarte bune datorita formatului si continutului.Conform specialistilor, in scrierea unui advertorial se parcurg o serie de pasi:1. Defineste exact ceea ce vinzi inainte de a incepe sa scrii. Avand o buna idee despre serviciul sau produsul tau te ajuta sa gasesti mult mai usor povestea potrivita.2. Gaseste povestea care se potriveste si care vinde. Gasind mai multe idei in timpul unui brainstorm ajuta la gasirea celei mai potrivite.3. Intrepatrunde povestea cu mesajul de vanzare astfel incat advertorialul sa se termine cu povestea.4. Nu folosi sloganuri sau clisee. Luand in considerare ca un advertorial este o forma usoara de publicitate, iar aceste elemente sunt tipice publicitatii, este indicat sa nu fie folosite. De asemenea, advertorialul trebuie sa fie interactiv, sa capteze atentia cititorului in special prin elemente noi, cu lucruri pe care nu le citeste in fiecare zi.5. Dupa ce le captivezi atentia, ofera-le date de contact la finalul articolului, dar nu si preturi. Pretul confera advertorialului prea mult Companiile inteleg in mod diferit cum sunt facute advertorialele si care este scopul lor. O parte din advertoriale promoveaza un serviciu sau un produs, pe cand altele sunt folosite pe post de arme pentru a ataca criticii. In istoria advertorialelor au existat cazuri in care acestea au fost folosite pentru a ataca criticii companiei sau clientului. Unul dintre cele mai importante exemple este documentarul Super Size Me in care McDonalds a fost criticat si ca raspuns la acesta, Enter Glassman a scris in cateva ziare articole despre documentar si autorul lui. Ca raspuns la documentar a fost lansat site-ul Super Size Con.Nu exista un moment tipic pentru a face un advertorial, mai important este mesajul pe care vrei sa il transmiti si cum o faci. Poti face un advertorial cand lansezi un nou produs sau serviciu, cand vrei sa raspunzi unor critici fara a fi implicat in acest lucru sau doar vrei sa le amintesti celorlalti cine esti si ce faci.Multumita zonei media, un advertorial poate fi scris intr-o revista, ziar sau pe un website. Locul unde este publicat acesta depinde cel mai mult de target si de mesajul pe care vrea sa il transmita.In scrierea unui advertorial sunt o serie de elemente de care trebuie sa tii seama de o serie de elemente. In primul rand, limbajul trebuie sa fie in concordanta cu felul publicatiei si targetul selectat. Daca aceste conditii de baza nu sunt respectate, advertorialul poate dauna serviciului sau produsului. Multe companii nu apeleaza la o persoana sau echipa specializate pentru a face acest lucru, iar rezultatul nu este cel asteptat in cele mai multe cazuri.

5. Biografia i portretul n uzul RP.BIOGRAFIA Cel mai popular document de relatii publice, dupa news release este biografia, care mai este numita si "rezumat biografic" sau "Bio". Biografia reitereaza, n mod pertinent,fapte si evenimente din viata unei persoane importante din cadrul organizatiei. Majoritateaorganizatilor si pregatesc din timp biografii ale principalelor personalitati; majoritateajurnalelor de stiri si serviciilor electronice dispun de biografii ale oamenilor foarte cunoscuti. Scopul: utilizarea acestora la elaborarea stirilor bomba (breacking news), cum arfi decizii de demitere sau numire n functii importante, demisii, decese neasteptate etc.Putem spune c portretul, ca gen jurnalistic, reprezint rspunsul la dou ntrebri eseniale: cine este personajul nostru? i cum este el?. ntrebarea cine? o putem orienta ctre realizrile personale i profesionale ale personajului, iar cum? se refer mai mult la caracter, nfiare i percepie (ce spun despre el cei din jurul lui prieteni sau dumani).Portretul Chiar dac poate fi suspectat de o puternic ncrctur subiectiv, portretul este un gen de informare, la grani cu reportajul, ancheta i interviul.

6. Materiale de prezentare scurte (pliantul, broura, flyerul).Atunci cnd termenul de brour este folosit n sensul restrnsn nseamn un pliant de ase pagini sau mai multe, publicat o singura dat i distribuit unor categorii speciale de public ntr-un anumit scop. Brourile nu sunt publicaii seriale, ca buletinele informative.O brour (booklet) este un fascicul de minimum opt pagini, legate la cotor. Adesea, este destul de mic pentru a ncpea n buzunar sau ntr-un portofel. Fluturaii i foile volante sunt, de obicei, materiale imprimate pe o sin gur parte a unei coli, care pot fi expediate prin pot, adesea n vrac, sau distribuite direct, ca acelea pe care le gsii prinse sub tergtorul de parbriz cnd v luai maina din parcare. Un pliant este asemntor, doar c este pliat, chiar dac nu este capsat sau tiat. Un pliant gros este i el ndoit i are mai multe pagini. Aceste diferene sunt doar nominale. Mai important este ceea ce au n comun toate aceste materiale, i anume: Formularea mesajului este special Scopurile sunt persuadarea, informarea i educarea Sunt publicate doar o dat: n cazul unora ns, se repet tirajul Trebuie s atrag publicul i s-i capteze atenia Cum nu sunt pri ale altor media, sunt propriul lor sistem de transmitere Trebuie s aib texte limpezi i s fie atrgtoare din punct de vedere vizual.Scopul general al brourilor este s persuadeze, s informeze sau s educe. Brourile bine concepute evit reclama exagerat i i stabilesc credibilitatea, oferind numai informaii corecte.

7. Sumarul buletinului informativ intern.Scopul principal al buletinelor informative este s comunice n mod regulat cu membrii unui public special. Buletinele informative sunt un canal eficient n comunicarea intern. Coninutul lor este ales, formulat i prezentat cu mult atenie, pentru a transmite o experien comun i senzaia apartenenei la organizaie i pentru a tipri identificarea i unitatea grupului. Adesea, buletinele informative ajut la umanizarea unei relaii care era privit ca impersonal. De aceea, ele au un filon comun al coninutului: concentrarea pe realizri. Buletinele informative se concentreaz, de cele mai multe ori, pe realizrile legate de munc. De ex, un angajat a fost prezentat n buletinul firmei pentru c a conceput un nou sistem de manipulare a materialelor, care aduce firmei economii anuale de mii de dolari.Angajaii sunt prezentai i ca persoane care merit s fie cunoscute pentru devotamentul, talentul sau realizrile lor n domenii care nu sunt legate de munc (spre exemplu atunci cnd un angajat face ore de munc voluntar).Buletinele informative destinate membrilor atrag atenia i asupra realizrilor organizaiei respective, care se datoreaz n primul rnd membrilor. n ncercarea de a umaniza compania sau instituia, cei care scriu buletinele informative recurg uneori la umor. Aceasta este, fr ndoial, o metod eficient de transmitere a informaiilor.

8. Cultura organizaional susinut prin comunicare.De ce are nevoie o companie de un ziar, o revist, un buletin informativ de vreme ce angajaii pot fi ntlnii n mod direct pentru a le comunica, prezenta, transmite tot ceea ce e necesar? Pe ct de simpl e ntrebarea, pe att de complex e rspunsul. i asta pentru c adevratele raiuni care justific existena unei publicaii interne - cu toate costurile aferente, deloc neglijabile - nu sunt niciodat dezvluite n mod direct. Stephane Olive si e ct se poate de tranant: discursul managerial nu are ca finalitate ideea de a da seama de realitate i nu are ca scop transmiterea informaiilor. [...] Discursul vizeaz impunerea unui sistem de reprezentri pentru a induce comportamente i atitudini conforme cu interesul celor care l produc "c trim ntr-o lume n care intenionalitatea impregneaz totmai mult comunicarea cu diversele ei tipuri de mesaje carene ating" e o premis de lucru de la care plecm, n nici uncaz un lucru care ar mai trebui demonstrat. Cnd vorbim ns de o publicaie intern vorbim de discurs managerial. Din acest punct lucrurile se complic i mai mult. i asta pentruc pe de o parte avem publicaii n care acest lucru e mai mult dect evident (managerul / managerii adreseaz mesaje, urri,prezint n mod explicit schimbrile, explic noile direcii deaciune etc), pe de alt parte avem publicaiile n care el, fotografiile, ideile i convingerile lui snt prezene sumare, vdit estompate.Scopul principal al buletinelor informative este s comunice n mod regulat cu membrii unui public special. Buletinele informative sunt un canal eficient n comunicarea intern. Coninutul lor este ales, formulat i prezentat cu mult atenie, pentru a transmite o experien comun i senzaia apartenenei la organizaie i pentru a tipri identificarea i unitatea grupului. Adesea, buletinele informative ajut la umanizarea unei relaii care era privit ca impersonal. De aceea, ele au un filon comun al coninutului: concentrarea pe realizri. Buletinele informative se concentreaz, de cele mai multe ori, pe realizrile legate de munc. De ex, un angajat a fost prezentat n buletinul firmei pentru c a conceput un nou sistem de manipulare a materialelor, care aduce firmei economii anuale de mii de dolari.Angajaii sunt prezentai i ca persoane care merit s fie cunoscute pentru devotamentul, talentul sau realizrile lor n domenii care nu sunt legate de munc (spre exemplu atunci cnd un angajat face ore de munc voluntar).Buletinele informative destinate membrilor atrag atenia i asupra realizrilor organizaiei respective, care se datoreaz n primul rnd membrilor. n ncercarea de a umaniza compania sau instituia, cei care scriu buletinele informative recurg uneori la umor. Aceasta este, fr ndoial, o metod eficient de transmitere a informaiilor.

9. Particularitile comunicrii electronice (cerine de stil n e-mail, buletin electronic).n ultimii zece ani fenomenul Internet a devenit nu doar un mijloc nou de a crea relaii i de a cuta bunvoina, simpatia, nelegerea i sprijinul publicului prin comunicare cu anumite categorii de public int bine delimitate, ci un mediu nou de via, n care fiecare participant are capacitatea de a fi n acelai timp i consumator i emitor de mesaje. Recomandri pentru redactarea e-mail-urilor: ntotdeauna la SUBJECT noteaz ideea principal a mesajului. Acest lucru te ajut i l ajut i pe receptor s gestioneze mai bine mesajele din csua electronic. Dintr-un numr mare de mesaje se pot gsi ulterior cu uurin bugetul estimat, prezentarea X sau o baz de date. Evit s i numeti mesajele cu noiuni generale, abstracte sau cu semne de punctuaie, fii ct mai specific; ntotdeauna cnd primeti un mesaj confirm primirea acestuia printr-un replay cu titlul confirm primirea mesajului (exemplu: prezentarea X), l vei ajuta pe expeditor s tie ca ai luat not de mesajul trimis i transmii seriozitate (n corpul mesajului sed rspunsul specific la mesajul primit); Hotrte-te pentru un anumit font i font size pe care sle utilizezi permanent n comunicarea via e-mail, acesta poate s fie acelai cu cel prezent n caietul de identitate (dac exist); n caz contrar vei transmite inconsecven, lips de unitate a mesajelor, lipsa unei identiti clare; ntotdeauna folosete o metoda de adresare personalizat chiar dac ai de trimis acelai mesaj de mai multe ori la destinatari diferii; va avea mai mare efect pentru cel care citete; ntotdeauna scrie ideile diferite n blocuri separate de text, va fi mult mai uor de citit de ctre receptor. Evit s ai fraze lungi i enumerri multe scrise unele dup altele. Apeleaz la bullets-uri cnd este cazul. Fii ct mai concis i clar; Utilizeaz opiunea bold sau subliniaz lucrurile importante; Numete documentele ataate cu nume care s descriect mai exact continutul lor, evit s numeti fotografiile jpg 1, jpg 2; Semneaz-te la finalul mesajului. Folosete o formul de semnatur pe care s o utilizezi permanent n comunicarea electronic i care s conin toate datele de contact ale tale i ale firmei; Verific ntotdeauna numele destinatarului i corpul de text nainte s trimii mesajul.Comunicarea scris este mai puin privilegiat dect comunicarea audio i/sau vizual unde intervin elemente ce in de non verbal: inflexiunea, tonul, modulaia vocii, privirea, poziia corpului. Pentru ca mesajul tu electronic s i ating scopul i s nu fie interpretate datele expuse, altfel dect i doreti, utilizeaz termeni unanimi acceptai, exprimarea folosit s nu fie obscur, evit ambiguitatea.

10. Pregtirea prezentrilor publice (discursul i materialele vizuale ajuttoare - power-point, grafice, desene, fotografii).Factorul timp este decisiv n pregtirea unei prezentri. Oratorii spuneau c pentru a putea vorbi cinci minute aveau nevoie de dou sptmni de pregtire, iar pentru a vorbi o or, de o singur sptmn. Putem s ne bucurm de concentrarea maxim a publicului pre de 10 minute, dup care va trebui s facem eforturi pentru a o menine la cote ridicate. De aceea este indicat s ne structurm prezentarea ct mai riguros, acordnd ntre 10 i 20% din timp introducerii, 60-80% din timp s-l alocm problemelor de coninut i s pstrm 10-20% din timp pentru concluzii. Exersarea prezentrii acas, cu ceasul n fa, este o excelent modalitate de a verifica dac selecia materialelor se ncadreaz n spaiul de timp solicitat; nregistrarea prezentrii i apoi analiza ei poate scoate la iveal att deficienele de natur paraverbal, ct i cele de coninut i logic. Pentru a nu permite memoriei s v joace feste, pregtii-v notie clare i uor de urmrit, adoptnd formatul fielor scrise pe o singur parte i nicidecum pe coli A4 scrise pe ambele fee. Ele va vor ajuta s nu omitei ideile importante, s construii argumentri solide i s nu v abatei de la succesiunea normal sau corect a faptelor i aspectelor selectate pentru prezentare.Folosirea mijloacelor vizuale:n pregtirea materialelor vizuale trebuie s pornii de la premiza c ele au rolul s orienteze publicul, s ajute la crearea de corelri i conexiuni ideatice, s completeze doar ceea ce avei de spus i nicidecum s se constituie ntr-o variant scris a vorbelor dumneavostr. Cuvintele nu v vor ajuta prea mult dac nu vor fi asociate sau ntrite vizual prin procedee grafice cum ar fi sublinieri, ncercuiri sau ncadrri. ncercai s anticipai unele din ntrebrile publicului i s avei pregtite transparentele/slide-urile care s ilustreze rspunsurile dumneavoastr. Numrul transparentelor/slide-urilor pe care le vei rula trebuie bine corelat cu volumul de informaie pe care l-ai stabilit pentru prezentare i timpul n care trebuie s v ncadrai. Astfel, este recomandabil ca pentru o prezentare de zece minute s aveti pregtite cam 10 transparente/slide-uri. Dac este vorba despre o prezentare de o or, o transparent/slide la 23 minute impune un ritm rezonabil de prezentare. Chiar dac avei de pregtit o singur folie transparent sau zece, ncercai s vegheai asupra ortografiei, punctuaiei i exprimrii corecte. n cazul n care credei ca aveti nevoie de un program de grafic de prezentare precum PowerPoint, care s v ajute s comunicai ideile cu for, ncercai s evitai urmtoarele cliee vizuale: butoanele animate; topirea unei imagini n alta formarea textului prin cderea literelor; sporirea spectaculozitii trecerii de la o pagin la alta prin punctarea sonor cusunete de fanfar

Dac dorim ca publicul s ne acorde atenie, s ne urmreasc i s ne simpatizeze, trebuie s avem n vedere i urmtoarele aspecte: verificarea acusticii slii; plasarea optim n spaiu a materialelor vizuale; evitarea grimaselor; crearea unei atmosfere destinse prin zmbet; evitarea vulgaritilor; evitarea glumelor nesrate nsoite de un rs zgomotos; expunerea pe un ton plictisit; ncadrarea n limita de timp impus prezentrii

1