Colegiul Tehnic Costin D. Neniescu PitetiControlul documentelor

Ediia I

Numr de exemplare 5

Cod: P.O. 01.34 Revizia .

Numr de exemplare..

Pagina. .din 6.

Exemplar nr. 1.

PROCEDUR OPERAIONAL Cod: P.O. 01.34Denumire: Controlul documentelor

Nr. pag. 5Exemplar nr.1 Evidena modificrilor:

Ediia/reviziaDataPag. cu modificriModificatVerificatAprobat

Nume SemnturNumeSemntur

1/0Ianuarie 2013Elaborat iniialPopa ClinaDirector adj Creu CristianaDirector

Nica Ion

Septembrie 2013Verificat Popa ClinaDirector adj Damaschin DorinaDirector,

Creu Cristiana

Lista persoanelor la care se difuzeaz ediia/revizia procedurii operaionale

Scopul difuzriiExemplar nr.CompartimentFunciaNumele i prenumeleData primiriiSemntura

2Conducere DirectorCreu CristianaDistribuit electronic

informare3ConducereDirector adjDamaschin DorinaDistribuit electronic

informare4 CEACresponsabilBostan ElenaDistribuit electronic

arhivare1Secretariat secretar efTnase AureliaDistribuit electronic

informare5 ExecuieSecretar CEACDur ElenaDistribuit electronic

Aprobat,Director Prof. Creu Cristiana1. Scopul: Procedura descrie modul n care este asigurata tinerea sub control a documentelor si datelor, astfel nct fiecare angajat sa dispun de informatiile necesare ndeplinirii sarcinilor si sa previn utilizarea fr intentie a documentelor si datelor nevalabile si/sau perimate.2. Domeniul de aplicare: Procedura se aplica tuturor documentelor Sistemul de management al calittii (elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, codificarea, nregistrarea, multiplicarea, difuzarea, modificarea, retragerea/nlocuirea, arhivarea), inclusiv formularelor pentru nregistrri, etichetelor si stampilelor, precum si tuturor angajatilor care le utilizeaz.3. Definitii si abrevieri:3.1 Definitii:

3.1.1 Document: informatia cu mediul/suportul aferent.

3.1.2 Informatie: date care au semnificatie.

3.1.3 Specificatie: document care stabileste cerinte.3.2 Abrevieri:

3.2.1 SMC Sistemul de management al calittii

3.2.2 MC Manualul calittii

3.2.3 PG Procedura generala4. Documente de referinta:

4.1 SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calittii. Cerinte

4.2 SR EN ISO 9000: 2006 Sisteme de management al calittii. Principii fundamentale si vocabular

4.3 Manualul calittii, cod: MC 01

4.4 Procedura privind elaborarea documentelor SMC, cod: PS 4.2-015. Descrierea procedurii:5.1 Elaborarea documentelor interne

- Documentele Sistemul de management al calittii sunt tehnoredactate pe calculator. Dup definitivarea de ctre elaborator, se printeaz proiectul de document. Dup analiza proiectului, se opereaz modificrile admise si se printeaz documentul original.

- Structura si forma tuturor procedurilor care documenteaz Sistemul de management al calittii sunt reglementate prin prevederile legilor n vigoare.

- Documentele interne ale Sistemul de management al calittii se elaboreaz pe calculator si se mentin pe toata perioada de valabilitate a editiei/reviziei n vigoare a respectivului document.

- Documentele interne ale Sistemul de management al calittii au numr de nregistrare n caietul CEAC 5.2 Verificarea documentelor

- Toate documentele interne ale Sistemul de management al calittii sunt analizate/verificate anual sau ori de cte ori se considera necesar.

- Persoana care a verificat documentul este nominalizata si semneaz n coloana VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1 a fiecrei proceduri.5.3 Avizarea documentelor

- Toate documentele Sistemul de management al calittii sunt avizate de directorul adjunct. Directorul adjunct, dup examinarea documentului, semneaz n coloana VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina 1a fiecrei proceduri.

5.4 Aprobarea documentelor

- Procedurile generale/specifice si Instructiunile de lucru sunt aprobate de directorul Colegiului Tehnic Costin D. Nenitescu Pitesti - Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de functiile si persoanele care sunt nominalizate pe acestea.

- Functia si persoana care aproba documentul este nominalizata si semneaz pe coperta documentului.

5.5 Codificarea documentelor- Codificarea procedurilor. Procedurile care documenteaz Sistemul de management al calittii sunt identificate prin denumire si cod. Codul procedurilor generale/specifice este format din grupul de litere PG/PS, urmat de un grup de cifre care reprezint capitolul / subcapitolul din standardul de referinta ( SR EN ISO 9001:2008) cu ale crui cerinte este armonizata procedura respectiva, o cratima si, n final, un numr de ordine atribuit de elaborator.- Codificarea instructiunilor de lucru. Codul instructiunilor de lucru este format din grupul de litere IL, urmat de un grup de cifre al procedurii cu care este asociata instructiunea, o cratima si, in final, un numr de ordine atribuit de elaborator.

- Codificarea formularelor. Toate formularele Sistemul de management al calittii (prezentate ca anexe la proceduri) se identifica printr-un cod de formular. Codul formularelor este format din: grupul de litere PG/PS/IL, urmat de acelasi grup de cifre din finalul codului procedurii care l genereaz, o cratima, litera F, cu semnificatia formular si un numr de ordine atribuit formularului n documentul care l-a generat.

5.6 Indexarea/nregistrarea documentelor. Toate documentele Sistemul de management al calittii sunt identificate prin cod si/sau titlu, numr unic, data si sunt nregistrate.5.7 Multiplicarea si difuzarea documentelor

- Documentele originale ale Sistemul de management al calittii aprobate, sunt utilizate pentru a face copii xerox. Exemplarele numerotate se distribuie sub semntura, n conformitate cu Lista de difuzare.

5.8 Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea editiei si/sau reviziei documentelor.

Daca in urma efecturii auditurilor interne/externe sau n urma analizelor efectuate de management se impun modificri ale documentelor Sistemul de management al calittii, aceste modificri pot sa fie:

- Actualizarea paginilor se realizeaz cnd se impun modificri minore n continutul unui document, cum ar fi: greseli de scriere sau gramaticale, modificri/adugri de fraze sau paragrafe care nu sunt de fond si au scopul de a face precizri suplimentare. nregistrarea acestor modificri si monitorizarea paginilor actualizate se realizeaz n Lista de control a reviziilor/modificrilor. Paginile actualizate se retrag de distribuitor si se nlocuiesc cu paginile actualizate.

- Schimbarea reviziei unui document implica o crestere cu o unitate a numrului de ordine atribuit reviziei si se realizeaz n cazurile n care apar modificri importante n continutul documentului.

- Schimbarea editiei unui document implica o crestere cu o unitate a numrului de ordine atribuit editiei si se realizeaz n cazul n care modificrile efectuate n continutul documentului sunt majore.5.9 Retragerea, nlocuirea documentelor nevalabile si arhivarea documentelor. Toate documentele perimate sunt retrase prin grija coordonatorului CEAC din Colegiul Tehnic Costin D. Nenitescu Pitesti. Toate documentele interne controlate sunt arhivate n coditii corespunztoare care sa le asigure lizibilitatea, integritatea si securitatea, n locuri si pe intervalele de timp specificate. Documentele si datele perimate, care se pstreaz n scopuri juridice si/sau de conservare a informatiei, sunt marcate cu inscriptia EXPIRAT LA DATA , nsotita de numele si semntura persoanei care a fcut aceasta mentiune.

Toate documentele sunt mentinute att pe suport de hrtie, ct si pe suport informatic. Accesul la documentele mentinute pe suport informatic este controlat pentru asigurarea securittii informatiilor si pentru ca persoane neautorizate sa nu poat face modificri neautorizate.5.10 Controlul documentelor externe. Documentele externe, inclusiv reglementrile legale aplicabile sunt pstrate astfel nct sa fie accesate de ctre toate persoanele interesate, fiind tinute la zi si protejate mpotriva deteriorrii sau pierderii.5.11 Documentele clientilor sunt pstrate, difuzate, modificate sau retrase de ctre persoana care asigura legtura cu clientul.6. Responsabilitti:6.1 Directorul:

- aproba documentele interne ale Sistemul de management al calittii care prin continutul lor necesita aceasta aprobare;

- numeste responsabilul cu documentele Sistemul de management al calittii;- stabileste responsabilittile care revin personalului din Colegiul Tehnic Costin D. Nenitescu Pitesti n ceea ce priveste controlul documentelor si al datelor;

- stabileste necesarul de documente specifice scolii pentru buna desfsurare a activittii si desemneaz persoane competente care elaboreaz procedurile/instructiunile de lucru aplicabile proceselor desfsurate n Colegiul tehnic Costin D. Nenitescu Pitesti - desemneaz persoana care arhiveaz documentele si datele generate n Colegiul tehnic Costin D. Nenitescu Pitesti - aproba procedurile/instructiunile de lucru elaborate n cadrul Colegiului tehnic Costin D. Nenitescu Pitesti;

- asigura tinerea sub control a documentelor care apartin clientilor.6.2 Responsabilul CEAC:

- asigura cunoasterea, ntelegerea, acceptarea si respectarea de ctre personalul din subordine a

documentelor aplicabile;

- verifica daca personalul Colegiului tehnic Costin D. Nenitescu Pitesti utilizeaz editia si revizia n vigoare a documentelor;

- asigura difuzarea controlata a documentelor;

- asigura retragerea/distrugerea documentului iesit din uz si nlocuirea documentului retras cu

documentul n vigoare;

- asigura revizia/modificarea documentelor si datelor n ceea ce priveste identificarea si operarea.6.3 Secretarul CEAC:

- rspunde de arhivarea dosarelor cu documente si date referitoare la activitatea comisiei/compartimentului;7. CuprinsNumrul componentei n cadrul procedurii operaionaleDenumirea componenteiPagina

CopertaEvidena modificrilor

Lista persoanelor la care se difuzeaz ediia/revizia procedurii operaionale

1Scop

2Domeniu de aplicare

3Definiii, prescurtri

4Documente de referin

5Descrierea activitilor

6Responsabilitti

7Cuprins

PAGE 6P.O. 01. 34 Ediia 2/0