UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NUEVO LEÓN

Preparatoria 7San Nicolás I

Introducción a la Base de DatosEtapa 1

1.1 Ambiente grafico de Access 2010

Microsoft Access 2010, software de aplicación, permite al usuario crear, organizar, buscar, ordenar, recuperar, consultar y presentar la información de una base de datos formadas por filas y columnas en forma de tablas, semejante a las tablas de una hoja de calculo

se pueden introducir datos un numéricos o alfanuméricos a través de formularios para la captura de una base de datos, crear informes para dar reportes de la información de una base de datos que permitan la manipulación de información contenida en uno o varios archivos

1.1.1. Iniciar Sesión

Botón inicio

1. clic en botón INICIO2. escoger opción Todas los programas3. escoger opción Microsoft Office4. escoger opción Microsoft Access 2010

Escritorio

• Doble clic al icono de acceso directo

Para iniciar una sesión de trabajo en Microsoft Access 2010 se puede realizar de dos formas.

1.1.2 Pantallas de Access

A- Pantallas Iniciales

Después de iniciar una sesión en Access aparecerá la vista Backstage en donde se visualiza el Menú archivo donde se podrá elegir una plantilla predeterminada, en blanco o abrir una ya existente en cualquier unidad de almacenamiento.Si elegimos una base de datos en blanco aparecerá del lado derecho un cuadro de dialogo para poder confirmar el nombre y el lugar que el usuario desee. Para terminar de abrir un archivo nuevo solo hay que dar un clic en el botón Crear.

B- Pantalla principal de Access 2010

Barra de herramientas de Acceso rápido: se puede personalizar botones de comando de mayor uso.

Menú archivo: Muestra la vista backstage con las opciones Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Recientes, Imprimir, Ayuda, Salir.

Cinta de opciones: contienen grupos y botones de comando para crear o diseñar las bases de datos.

Panel de navegación: se visualizan diferentes objetos de base de datos que se manipulan: Tablas, Consultan, Formularios, Informes, Macros o módulos.

Pantalla principal de Access 2010Área de documentos: área donde se visualizan el objeto de la base de datos con el que se va a trabajar.

Botones de navegación de registros: con estos podemos movernos dentro de la base de datos y visualizar cada unos de los registros.

Barra de estado: en la parte inferior de la pantalla principal muestra la información del objeto que se encuentra en el área de archivos.

Vistas de objeto: el documento se puede visualizar de 4 formas diferentes vista de hoja de datos, vista tabla dinámica, vista grafico dinámico y vista diseño.

Dentro del ambiente de trabajo de una base de datos, se emplean conceptos, términos y objetos que desarrolla una función especifica dentro del software de aplicación, es necesario que antes de empezar a trabajar con Access 2010 se contemple definir ciertas características de cada uno de los conceptos de una base de datos

1.2 estructura de una base de datos

1.2.1 conceptos básicos Una base de datos, un archivo que integra información del mismo tipo en forma de tablas, informes, consultas y formularios.Utilizaremos un ejemplo de una base de datos elaborada en Microsoft Access 2010 para definir las componentes de una tabla:

A.- Tabla: estructura de filas y columnas que integran una colección de datos, semejantes a las que se emplean en Excel.

B.- Registro: información que concierne a un elemento de la base de datos, es cada una de la filas que integran una tabla.

C.- Campo: cada uno de los datos particulares de un registro, la cantidad de datos dependen del tamaño del registro .

D.- Nombre del campo: nombre de cada una de las columnas que integran una tabla, dependiendo del contenido de la columna es el nombre del campo.

Vista hoja de datos: Es el tipo de vista que da Access en forma automática al crear o abrir una base de datos, se emplea en la captura de los campos de los registros, para darle presentación a la tabla.

Vista Gráfico Dinámico: tipo de vista que da Access, se emplea una tabla y de allí se definen los campos que van a formarla, se observa que los datos que contemplan los campos y visualizan en diferentes formas la tabla.

Vista Tabla Dinámica: tipo de vista donde se emplea una tabla y allí se define los campos que van a formarla.

Tipos de vistaLa forma de visualizar la información contenida en una base de datos al momento de crearla o bien al momento de manipularla, puede estar en varias formas.

Vista Diseño.

• Es el tipo de vista que emplea Access para mostrar y definir la descripción, tipo de datos y el nombre de cada campo que contienen las tablas de la base de datos, además de las propiedades de los campos .

1.2.3 Tipos de objetosLa forma de trabajar con la información contenida en una base de datos puede estar en varias formas:

A.- Tabla: objeto que se emplea para la captura de todos los datos que forman una base de datos; se define como la presentación de cada columna o campo.

B.- Formulario: Objeto en donde se visualizarán cada uno de los registros que forman la tabla. Se puede diseñar con diferentes controles, campos, encabezados, etc.

C.- Informe: objeto, elaborado partir de una base de datos, en donde se visualizan cada uno de los registros que forman la tabla.

D.- Consulta: Se elabora a partir de varias base de datos, en el cual se visualizarán cada uno de los campos que la forman de las diferentes tablas que se estén manipulando.

1.2.4 TIPOS DE DATOSLa información contenida de una tabla en Access está compuesta por tipos de datos semejantes a los utilizados en Excel con algunas propiedades que permiten la manipulación adecuadas de las tablas, informes, consultas y formularios.

A.- Texto: Son datos compuestos por textos, combinación de letras y números, símbolos, etc

B.- Numero: Son datos numéricos que se emplean para realizar operaciones aritméticas o bien se utilizan para realizar funciones como Suma, Promedio

C.- Fecha/Hora: Son datos que se emplean para mostrar la fecha y la hora en varias formas de acuerdo a la Tabla que se vaya a elaborar.

D.- Moneda: Datos que se aportan como datos numéricos, se pueden realizar operaciones o funciones. Su propiedad más común es FORMATO donde se especifica sus opciones:Moneda generalMonedaEuroEstándarY el porcentaje

E.- Hipervínculo: Se emplean para realizar vínculos a correos, paginas web. Por lo regular no tiene opciones comunes de propiedad de campo.

F. datos adjuntos: Datos en los que se pueden incluir imágenes como fotografías, logotipos, paisajes, etc.

Al hacer doble clic en la vista diseño sobre la celda donde se captura el dato adjunto, se desplegará una ventana de dialogo en donde se seleccionará el archivo que se desee agregar.

En la vista diseño la columna del campo con datos adjuntos que muestra un número 1, indica que se encuentra un archivo adjunto en esa celda. Para visualizarlo, haz doble clic en la celda.

Te mostrará la siguiente ventana de dialogo, selecciona el archivo y haz clic en ABRIR.

Plantillas Las plantillas son ejemplos de bases de datos listas para ser utilizadas, cuentan con tablas,

formularios, informes, consultas, etc, previamente diseñados y pueden ser modificados según las necesidades del usuario.

Como utilizar la Plantilla NeptunoCon doble click sobre Neptuno, se iniciara el proceso de descarga y preparación de la plantilla en donde visualizaremos los diferentes objetos que contiene.

Cuando se abre la plantillas aparecerá en el Área de Documentos un letrero que describe las características de Northwind Traders. Al hacer click sobre cualquiera de los objetivos se mostrara su contenido que se observara en el Área de Documentos.