Post on 31-Oct-2014
UNIVERSITATEA GEORGE BARITIU BRASOV
PROGRAMUL DE MASTER: CONTABILITATE, AUDIT SI
CONSULTANTA
MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN: RESURSE
UMANE
1
CONTRACT DE AUDIT INTERNNr. 1867 Din 01.07.2009
I. Partile contractante
INTRE
Societatea Comerciala Consulting R Group SRL, cu sediul in Bucuresti, strada Ion
Neculce, nr 3, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J26/502/2009, avand codul
unic de inregistrare 25540677, inscrisa in Camera Auditorilor Financiari din Romania cu
atestatul numarul 3425, cont nr. R034BCRL5403154089333221 deschis la Banca BCR,
reprezentata de d-na Rotari Mihaela din Romania, denumita in prezentul contract auditor
intern,
SI
Societatea comerciala SC Boromir Prod SA , cu sediul in Buzau, str. Santierului,
nr. 37 inregistrata la Registrul Comertului sub nr J10/184/1991, codul unic de inregistrare
fiind 1145077, avand cont nr. R067BCRI4536236499021222, deschis la BCR
Bucuresti., reprezentata de Sava Constantin, in calitate de director general , denumita in
prezentul contract societate, au convenit incheierea prezentului contract.
II. Obiectul contractului
Art.1. Obiectul prezentului contract consta in exercitarea activitatii profesionale de
audit intern.
Auditul intern reprezinta activitatea de examinare obiectiva a ansamblului
activitatilor entitatii economice in scopul furnizarii unei evaluari independente a
managementului riscului, controlului si proceselor de conducere a acestuia in
conformitate cu OUG 75/1999 privind activitatea de audit financiar si Legii 133/2002
pentru aprobarea OUG 75/1999.
III. Responsabilitati
Art.2. Conducerii societatii ii revine responsabilitatea intocmirii situatiilor
financiare, incluzand prezentarea adecvata a acestora conform Legii 82/1991 republicata,
cu modificarile si completarile ulterioare.
Ca parte a procesului de audit intern vom cere din partea conducerii confirmarea
scrisa privind declaratiile facute noua in legatura cu auditul.
Art.3. Responsabilitatea auditorului intern consta in:
2
a) verificarea conformitatii activitatilor din entitatea auditata cu politicile, programele si
managementul acestuia, in conformitate cu prevederile legale
b) evaluarea gradului de adecvare si aplicare a controalelor financiare si nefinanciare
dispuse si efectuate de catre conducerea unitatii in scopul cresterii eficientei activitatii
entitatii
c) evaluarea gradului de adecvare a datelor/informatiilor financiare si nefinanciare
destinate conducerii pentru cunoasterea realitatii in entitate
d) protejarea elementelor patrimoniale bilantiere si extrabilantiere si identificarea
metodelor de prevenire a fraudelor si pierderilor de orice fel.
e) Intocmirea unui raport trimestrial catre managementul societatii
IV. Aria de aplicare a auditului intern
Art.4. Auditul intern se desfasora in conformitate cu legislatia aplicabila in
vigoare.
Art.5. Auditul intern cuprinde evaluare principiilor fundamentale si a estimarilor
semnificative facute de catre conducerea societatii, precum si evaluarea prezentarii in
ansamblu a situatiilor financiare.
V. Raportul de audit intern
Art.6. Raportul de audit intern va exprima o opinie cu privire la situatiile
financiare trimestriale
Art.7. Datorita naturii testelor si a altor limitari inerente a procesului de auditare,
precum si a limitarilor inerente a oricarui sistem de contabilitate si control intern, exista
un risc inevitabil ca erori semnificative sa nu fie descoperite.
VI. Obligatia partilor
Art.8. Prestatorul se obliga:
• Sa execute obiectul contractului asa cum este convenit de parti in cap.II;
• Sa respecte fata de terti, pe perioada contractului si dupa incetarea acestuia, caracterul
confidential al informatiilor in legatura cu beneficiarul. Obligatia de confidentialitate
revine deopotriva asistentilor sau colaboratorilor care isi desfasoara activitatea in cadrul
societatii.
Art.9. Beneficiarul se obliga:
3
• Sa ateste exactitatea si sinceritatea informatiilor pe care le furnizeaza prestatorului si
sa-si exprime acordul ca demersurile efectuate de prestator sa fie conforme informatiilor
pe care le-a furnizat;
• Sa puna la dispozitia prestatorului documentele si datele necesare acestuia pentru
indeplinirea obligatiilor asumate prin prezentul contract;
• Sa plateasca pretul contractului.
• Conducerea societatii auditate va asigura accesul nerestrictionat la orice inregistrari,
documente sau alta informatie ceruta pentru desfasurarea auditului.
VII. Onorariul contractului
Art.10. Onorariul contractului este de 6500 euro, fara TVA. Onorariul contractului
se calculeaza in lei la cursul de referinta BNR la data emiterii facturii.
Art.11. Plata onorariului se va efectua de societate astfel in contul SC Consulting
R Group SRL. Pentru intarzierea platii se va percepe o penalizare de 3% pe zi.
Art.12. Semnarea facturii fiscale de catre societate atesta receptia serviciului
solicitat.
VIII. Termen de realizare
Art.13. Estimam ca perioada de realizare a obiectivelor stabilite este de 60 zile
lucratoare de la punerea la dispozitie a situatiilor financiare statutare intocmite si semnate
de catre management.
IX. Incetarea contractului
Art.14. Prezentul contract inceteaza:
• in caz de forta majora neimputabila nici uneia dintre parti.
X. Modificarea contractului
Art.15. Prezentul contract poate fi completat sau modificat prin acte aditionale
semnate de ambele parti.
Art.16. Raporturile dintre parti nu pot fi dovedite decat cu prezentul contract.
XI. Litigii
Art.17. Toate litigiile ivite in modul de interpretare si de respectare a prevederilor
din prezentul contract se solutioneaza prin acord amiabil. In situatiile cand acest lucru nu
este posibil competenta revine instantei de judecata competente.
4
XII. Legea aplicabila
Art.18. Prezentul contract se completeaza cu prevederile legislatiei romane civile
si comerciale.
XIII. Dispozitii finale
Art.19. Prezentul contract intra in vigoare la data semnarii azi 01.07.2009 si a fost
incheiat in doua exemplare originale, cate unul pentru fiecare parte contractanta
AUDITOR INTERN, SOCIETATE,
Rotari Mihaela. Sava Constantin
5
Scopul: De a repartiza sarcinile de serviciu pe auditori interni, astfel incit acestia sa poata
demara misiunea de audit public intern.
Premise:
Ordinul de serviciu reprezinta mandatul de interventie dat de catre compartimentul
de audit public intern si se intocmeste de catre seful acestui compartiment, pe baza
planului anual de audit public intern.
Procedura:
Seful Compartimentului de audit public
intern
1. Repartizeaza sarcinile de serviciu pe
baza fiecarui auditor in parte
2. Intocmeste Ordinul de serviciu pe baza
fiecare auditor in parte;
Personalul de secretariat 3.Aloca un numar Ordinului de Serviciu
4.Asigura copii ale Ordinului de Serviciu
fiecarui membru al echipei de audit
Auditorii 5.Iau la cunostinta de Ordinul de Serviciu
si sarcinile repartizate
PROCEDURA P - 01 ORDINUL DE SERVICIU
6
ORDIN DE SERVICIU
Nr. 15 din 02.07.2009
În conformitate cu prevederile Contractului de audit intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003
de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit
intern si cu Planul anual de audit intern pentru anul 2008, SC. Consulting R Group SRL
va efectua o misiune de audit intern la SC Boromir Prod SA , în perioada 01.07.2009 -
22.09.2009 .
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a
activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea economica şi a
conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele
domenii auditabile:
Organizarea recrutării personalului cuprinzând:
- organizarea concursurilor;
- susţinerea concursurilor;
- emiterea deciziilor de numire.
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:
- stabilirea elementelor de natură salarială;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;
Evoluţia carierei personalului;
Pregătirea profesională continuă a personalului
Gestionarea dosarelor profesionale;
Gestionarea carnetelor de muncă;
Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor
umane cuprinzând:
- evaluarea sistemului informatic;
- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;
- securitatea bazelor de date.
7
Arhivarea documentelor.
Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a
activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică.
Echipa de auditori interni este formată din următorii: Rotari Mihaela si Popescu
Silvia.
Misiunea de audit intern se va derula în conformitate legislatia nationala privind
auditul intern si cu Manualul de proceduri scrise al Directiei Audit.
Auditor,
Rotari Mihaela
8
Scopul:
De a demonstra independenţa auditorilor fata de entitatea/structura auditata
Premise:
In vederea desemnarii auditorilor interni pentru efectuarea misiunii de audit public
intern vor fi verificate incompatibilităţile personale ale acestora. Astfel, un auditor nu va
fi desemnat acolo unde există incompatibilităţi personale, doar dacă repartizarea lui este
imperios necesara, fiind furnizata in acest sens o justificare din partea conducatorului
Compartimentului de audit public intern. Dacă în timpul efectuării misiunii de audit apare
o incompatibilitate, reală sau presupusa, auditorii sunt obligati sa informeze de urgenta
conducerea.
Procedura:
Auditorii 1 .Completeaza Declaratia de Independenta
Şeful de serviciu 2. Verifica Declaraţia de Independenţă
3. Identifica incompatibilitate semnalată de
catre auditori şi stabileste modalitatea in
care aceasta poate fi atenuata;
4. Aprobă Declaraţiile de Independenţă;
Auditorii 5. Îndosariază Declaratia de Independenta
in dosarul de audit;
6. Dacă în timpul misiunii apare o
incompatibilitate reală sau presupusa,
informeaza de urgenta conducerea.
PROCEDURA P – 02 DECLARAREA INDEPENDENTEI
9
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume: Rotari Mihaela
Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane
Data: 02.07.2009
Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată
Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care
ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi
sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
X
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective
care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un
alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?X
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate
integral sau parţial de Uniunea Europeană?X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului
de conducere colectivă?
X
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel
guvernamental?
X
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată
pentru entitatea/structura ce va fi auditată?X
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? X
10
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la
entitatea/structura ce va fi auditată?X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală,
externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a
lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi coordonatorul
Compartimentului Audit Intern de urgenţă?
X
Auditor, Rotari Mihaela
1. Incompatibilităţi personale: Nu.
2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: Nu este cazul.
Dacă da, explicaţi cum anume: Nu este cazul.
Semnătura: Data: 02.07.2009
11
DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ
Nume şi prenume: Popescu Silvia
Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane
Data: 02.07.2009
Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată
Da Nu
Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care
ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi
sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?
X
Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective
care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?X
Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un
alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?X
Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate
integral sau parţial de Uniunea Europeană?X
Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale
entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?X
Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu
conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului
de conducere colectivă?
X
Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau
primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel
guvernamental?
X
Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată
pentru entitatea/structura ce va fi auditată?X
12
Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? X
Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la
entitatea/structura ce va fi auditată?X
Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală,
externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a
lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi coordonatorul
Compartimentului Audit Intern de urgenţă?
X
Expert contabil, Popescu Silvia
1. Incompatibilităţi personale: Nu.
2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: Nu este cazul.
Dacă da, explicaţi cum anume: Nu este cazul.
Semnătura: Data: 02.07.2009
13
Scopul:
Să informeze entitatea/structura auditata de declansarea misiunii de audit public
intern.
Premise:
Se intentioneaza ca prin notificarea entitatii/structurii auditate sa se asigure
desfasurarea corespunzatoare a procedurilor de audit.
Procedura:
Auditorii 1.Pregatesc adresa de notificare către
părţile interesate in vederea transmiterii
acesteia cu 15 zile inainte de declansarea
misiunii de audit public intern;
Conducatorul Compartimentului de audit 2. Verifica adresa de notificare;
3. Semneaza adresa de notificare;
Personalul de secretariat 4. Aloca un numar adresei de notificare
si o transmite entitatii/structurii auditate;
Auditorii 5. Includ domeniile de interes (dacă se
comunică) în programul de audit;
6. Îndosarieaza copia adresei de notificare
in dosarul permanent
PROCEDURA P – 03 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREAMISIUNII DE AUDIT INTERN
14
Catre: SC.Boromir Prod SA.
De la: SC. Condulting R Group SRL
Referitor: misiunea de audit intern in ceea ce priveste gestiunea resurselor umane
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANSAREA
MISIUNII DE AUDIT INTERN
Stimate: Domnule Director General Sava Constantin ,
In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2008, urmeaza ca in perioada
01.07.2009 –22.09.2009 sa efectuam o misiune de audit intern avand ca tema gestiunea
resurselor umane.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a
activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea economica şi a
conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele
domenii auditabile:
Organizarea recrutării personalului cuprinzând:
- organizarea concursurilor;
- susţinerea concursurilor;
- emiterea deciziilor de numire.
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:
- stabilirea elementelor de natură salarială;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;
Evoluţia carierei personalului;
Pregătirea profesională continuă a personalului
Gestionarea dosarelor profesionale;
Gestionarea carnetelor de muncă;
15
Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor
umane cuprinzând:
- evaluarea sistemului informatic;
- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;
- securitatea bazelor de date.
Arhivarea documentelor.
Perioada supusa evaluarii este 01.01.2008- 31.12.2008.
Va rugam, de asemenea, sa desemnati o persoana de contact pentru a ne ajuta in
timpul derularii misiunii de audit intern, urmand a stabili de comun acord data sedintei de
deschidere.
Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în
vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:
prezentarea auditorilor;
prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
programul intervenţiei la faţa locului;
scopul misiunii de audit intern;
alte aspecte.
Pentru o mai buna documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea
departamentului, va rugam sa ne puneti la dispozitie urmatoarea documentatie necesara:
legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră;
organigrama societatii: SC Boromir Prod SA;
regulamentul de organizare si functionare;
fisele posturilor;
procedurile scrise care descriu activitatile ce se desfasoara in cadrul
departamentuluii;
rapoartele de audit intern anterioare;
alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refera la aceasta tema.
Pentru eventualele intrebari privind aceasta actiune, va rugam sa contactati pe
doamna Rotari Mihaela, auditor intern sau cu doamna Popescu Silvia , expert contabil.
Cu deosebita consideratie,
16
Conducerea SC Consulting R Group SRL
Scopul:
Asigura conducatorul Compartimentului de audit public intern ca au fost luate in
considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern si
asigura repartizarea sarcinilor si planificarea activitatiilor, de catre supervizor.
Premise:
Programul de audit este un docum ent intern de lucru al Compartimentului de audit
public intern, care se intocmeste in baza tematicii detaliate. Cuprinde pe fiecare obiectiv
din tematica detaliata actiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului,
precum si repartizarea acestora pe fiecare auditor intern.
Programul preliminar al interventiilor la fata locului se intocmeste in baza Programului
de audit public intern si prezinta detaliat lucrarile pe care auditorii interni isi propun sa le
efectueze, respectiv studiile, cuantificarile, testele, validarea acestora cu materiale
probante si perioadele in care se realizeaza aceste verificari la fata locului.
Procedura:
Auditorii 1.Pregatesc programul de audit, incluzand
urmatoarele elemente:
- obiectivele auditului;
- testarile care se vor efectua;
- alte proceduri de audit si teste, dupa caz.
2.Pregatesc o Nota cu urmatoarele anexe:
- colectarea si prelucrarea datelor;
- tabelul „Puncte tari si puncte slabe”;
- programul preliminar al interventiilor la
fata locului
Conducatorul Compartimentului
de audit
3.Organizeaza sedinta de analiza.
4.Verifica Nota si anexele acesteia.
5.Analizeaza si modifica dupa caz
documentele prezentate
17
PROCEDURA P 0-4 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT
6. Aproba Nota si anexele
Auditorii 7. Indosariaza programul de audit
8. Utilizeaza programul de audit in
efectuarea misiunii.
18
Programul de audit intern
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing
Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data: 04.07.2009
Avizat: Rotari Mihaela Data: 04.07.2009
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL ACTIVITĂŢIDURATA
(H)PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFĂŞURĂRII
Tema generală: Gestiunea resurselor umane 5801. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT
1451. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 4 Rotari Mihaela SAI2. Tiparirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă 4 Rotari Mihaela SAI3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern către părţile interesate
4 Popescu Silvia SAI
4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor40 Rotari Mihaela
SAIAUDITAT
5. Întocmirea Chestionarului de control intern10
Rotari Mihaela / Popescu Silvia
SAI
6. Întocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 40
Rotari Mihaela / Popescu Silvia
SAI
7. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe 16 Rotari Mihaela SAI8. Întocmirea Programului de audit intern 5 Rotari Mihaela SAI9.Intocmirea Notei şi a Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului
5 Popescu Silvia SAI
19
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL ACTIVITĂŢIDURATA
(H)PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFĂŞURĂRII
10. Obţinerea aprobării Notei şi a anexelor acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Programul intervenţiei la faţa locului.
6Popescu Silvia
SAI
11. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere cu Direcţia Resurse Umane
6 Popescu Silvia SAIAUDITAT
12. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. Obţinerea numelui persoanelor de contact şi stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de audit.
5Popescu Silvia
AUDITAT
II.INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI
340OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului
16Rotari Mihaela
AUDITAT
1.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela SAI1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 10 Rotari Mihaela SAI1.4. Colectarea dovezilor 8 Popescu Silvia AUDITAT1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
10Popescu Silvia
AUDITAT
OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
2.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului
16Rotari Mihaela
AUDITAT
2.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Rotari Mihaela SAI2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Rotari Mihaela SAI2.4. Colectarea dovezilor 2 Popescu Silvia AUDITAT2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
4Popescu Silvia
AUDITAT
OBIECTIVUL 3. MODUL DE EVIDENŢIERE A PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR,
3.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului
10Rotari Mihaela
AUDITAT
3.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Rotari Mihaela SAI3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 6 Rotari Mihaela SAI3.4. Colectarea dovezilor 4 Popescu Silvia AUDITAT
20
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL ACTIVITĂŢIDURATA
(H)PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFĂŞURĂRII
CONCEDIILOR, RECUPERĂRILOR
3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
2 Popescu Silvia AUDITAT
OBIECTIVUL 4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI
4.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului
8Rotari Mihaela
AUDITAT
4.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Rotari Mihaela4.4. Colectarea dovezilor 4 Popescu Silvia AUDITAT4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
8Popescu Silvia
AUDITAT
OBIECTIVUL 5. PREGĂTIREA PROFE-SIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI
5.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului
8Rotari Mihaela
AUDITAT
5.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Rotari Mihaela5.4. Colectarea dovezilor 16 Popescu Silvia AUDITAT5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
8Popescu Silvia
AUDITAT
OBIECTIVUL 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
6.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului
8Rotari Mihaela AUDITAT
6.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Rotari Mihaela AUDITAT6.4. Colectarea dovezilor 8 Popescu Silvia AUDITAT6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
8Popescu Silvia AUDITAT
OBIECTIVUL 7. GESTIONAREA CARNETELOR DE
7.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului
10Rotari Mihaela AUDITAT
7.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela
21
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL ACTIVITĂŢIDURATA
(H)PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFĂŞURĂRII
MUNCĂ 7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Rotari Mihaela AUDITAT7.4. Colectarea dovezilor 8 Popescu Silvia AUDITAT7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
8Popescu Silvia AUDITAT
OBIECTIVUL 8. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
8.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului
4Rotari Mihaela AUDITAT
8.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Rotari Mihaela
8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 16 Rotari Mihaela AUDITAT8.4. Colectarea dovezilor 8 Popescu Silvia AUDITAT
8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
8Popescu Silvia AUDITAT
OBIECTIVUL 9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
9.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului
4Rotari Mihaela AUDITAT
9.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 4 Rotari Mihaela9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Rotari Mihaela AUDITAT9.4. Colectarea dovezilor 8 Rotari Mihaela AUDITAT9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
8 Popescu SilviaAUDITAT
13. Planificarea şi organizarea Şedinţei de închidere 16 Popescu Silvia AUDITAT14. Discutarea constatărilor cu structura auditată 8 Rotari Mihaela AUDITAT15. Concluzii 8 Rotari Mihaela
III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 9016. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 34 Rotari Mihaela17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 10 Popescu Silvia18. Obţinerea aprobării proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern
8Rotari Mihaela
22
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL ACTIVITĂŢIDURATA
(H)PERSOANELE IMPLICATE
LOCUL DESFĂŞURĂRII
19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat şi solicitarea răspunsului asupra conţinutului în 15 zile
2Popescu Silvia
20. Planificarea şi organizarea Reuniunii de conciliere, dacă este cazul
8Popescu Silvia AUDITAT
21. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punctul de vedere al auditatului
8 Rotari Mihaela
22. Finalizarea Raportului de audit intern 10 Rotari Mihaela23. Obţinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituţiei
8 Popescu Silvia
24. Transmiterea recomandărilor aprobate către auditat 2 Popescu Silvia AUDITATIV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR 9
25. Iniţierea procesului de urmărire 9 Rotari Mihaela
23
PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing
Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data: 06.07.2009
Avizat: Rotari Mihaela Data: 06.07.2009
Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUINr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata(h)
Nr. test Nr. lista verificare Auditori
2. Statul de funcţii prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs
- Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor;- Analiza respectării modului de organizare al concursurilor;- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004, reprezentând 100%
DRU 4 T 2 LV 2 Popescu Silvia3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării
concursurilor4. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea
posturilor
5. Susţinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise- Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004
DRU 2 T 3 LV 3 Popescu Silvia6. Susţinerea probei interviu
7. Emiterea deciziei de numire - Verificarea deciziilor de numire- Eşantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidaţilor admişi în anul 2004
DRU 2 T 4 LV 4 Popescu Silvia8. Comunicarea deciziei de numire
24
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUINr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
- Chestionarea managementului - CCIDRU 2
Rotari Mihaela
10. Salariul de bază - Verificarea stabilirii drepturilor salariale înscrise în carnetul de muncă, dosarele profesionale şi statele de plată- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidaţi admişi în anul 2004
DRU 10
Rotari Mihaela11. Indemnizaţii de conducere
12. Sporul pentru complexitatea în muncă13. Sporul de vechime în muncă14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
15. Salariul de merit - Verificarea legalităţii acordării salariului de merit- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 4 candidaţi admişi în anul 2008
16. Sistemul de premiere - Verificarea şi analiza dosarelor profesionale- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 4 candidaţi admişi în anul 2008
17. Decizia de modificare a drepturilor salariale - Analiza diminuărilor salariale- Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuărilor salariale ca urmare a sancţiunilor- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 3 salariaţi sancţionaţi în anul 2008
DRU 2 Popescu Silvia18. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
25
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUINr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
- Verificarea aprobării efectuării muncii peste programul normal de lucru- Existenţa Registrului special de evidenţă a timpului prestat peste programul normal de lucru- Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru- Eşantionul va fi constituit din informaţiile pe lunile iunie şi decembrie pentru 4 departamente din cele 10 ale entităţii, respectiv 40%
DRU 2Popescu Silvia
20. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia
Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILORNr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
21. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
- Examinarea procedurilor scrise privind completarea şi transmiterea foilor de prezenţă colectivă
DRU 1 - -Rotari Mihaela
22. Utilizarea foilor colective de prezenţă - Eşantionul va fi constituit din informaţiile pe lunile iunie şi decembrie pentru 4 departamente din cele 10 ale entităţii, respectiv 40%- Verificarea modului de evidenţiere al prezenţei în foile colective
DRU 8 Rotari Mihaela
26
Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILORNr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
23. Evidenţa concediilor de odihnă - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor de odihnă
24. Evidenţa concediilor medicale - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor medicale
25. Evidenţa concediilor de studii - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor de studii
DRU 1Rotari
MihaelaObiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUINr.Crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
26. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului
- Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii- Analiza concordanţei documentelor (programe, decizii, dispoziţii) cu atribuţiile din fişele posturilor- Eşntionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate
DRU 8 Popescu Silvia
27
Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUINr.Crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
26. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului
- Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii- Analiza concordanţei documentelor (programe, decizii, dispoziţii) cu atribuţiile din fişele posturilor- Eşntionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate
DRU 8 Popescu Silvia
Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUINr.Crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
26. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului
- Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii- Analiza concordanţei documentelor (programe, decizii, dispoziţii) cu atribuţiile din fişele posturilor- Eşntionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate
DRU 8 Popescu Silvia
28
Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂNr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
30. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă
- Verificarea procedurilor scrise pentru completarea carnetelor de muncă
SAPI 2
Rotari Mihaela
31. Actualizarea carnetelor de muncă - Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în carnetele de muncă- Verificarea certificării carnetelor de muncă- Verificarea actualizării sistematice a carnetelor de muncă- Eşantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul carnetelor de muncă- Interviu adresat persoanelor care operează în carnetele de muncă
DRU 8
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
32. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic
- Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic- Analiza instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic- Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor- Verificarea existenţei unui subsistem de control asupra corectitudinii
DRU 8Rotari Mihaela33. Adaptabilitatea sistemului informatic la
cerinţele utilizatorilor
29
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
datelor introduse în sistemul informatic- Eşantionul va fi constituit din informaţiile privind 3 salariaţi din cadrul compartimentului- Interviu adresat persoanelor responsa-bile cu operarea şi controlul operaţiunilor de gestiune a resurselor umane
34. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte
35. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date
- Verificarea fişelor de post şi deciziile de numire ale personalului responsabil cu utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date
DRU 2 - -Rotari
Mihaela
36. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic
- Analiza documentelor privind programele de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic
DRU 2 - - Popescu Silvia
37. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice
- Examinarea procedurilor privind întreţinerea programelor informatice
SAPI 2 - - Popescu Silvia
30
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
38. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
- Analiza instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor pentru realizarea exploatării în siguranţă a sistemului informatic - Inspecţia fizică pe teren a echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune)- Intervievarea privind examinarea manu-alului de utilizare şi dotarea sistemului cu echipamente auxiliare, adresat salariaţilor care utilizează sistemul informatic
DRU 4 Popescu Silvia
39. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic
Analiza sistemului de instruire şi informare sistematică asupra modifi-cărilor operate în sistemul informatic
DRU 2 - -Rotari Mihaela
40. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)
- Verificarea sistemului şi a procedurilor pentru asigurarea securităţii bazelor de date- Analiza sistemului de parole de acces în sistemul informatic- Observarea fizică a sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor în sistem sau a
DRU 8 Rotari Mihaela
41. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces
42. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall
31
Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
transmiterilor neautorizate ale bazelor de date- Examinarea programelor antivirus, antispyware, firewall- Eşantionul se va constitui din administrator şi utilizatorii sistemului informatic din cadrul DRU, care au în dotare 5 calculatoare- Intervievarea salariaţilor din cadrul DRU privind securitatea sistemului informatic
43. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor
Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELORNr.crt.
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII LoculDurata (h)
Nr. testLista verificare Auditori
44. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
- Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare- Intervievarea directorului DRU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor
DRU 4Rotari Mihaela45. Desemnarea personalului responsabil
privind arhivarea documentelor46. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei
Auditorii,Rotari Mihaela
Popescu Silvia
32
Scopul:
Cunoasterea domeniului auditabil il ajuta pe auditor sa se familiarizeze cu
entitatea/structura auditata. Colectarea informatiilor faciliteaza procedurile de analiza de
risc si cele de verificare.
Premise:
Colectarea este, in fapt, pregatirea informatiilor in vederea efectuarii analizei de
risc si pentru identificarea informatiilor necesare, fiabile, pertinente si utile pentru a
atinge obiectivele misiunii de audit public intern.
Colectarea informatiilor presupune:
- identificarea principalelor elemente ale contextului institutional si socio-
economic in care entitatea/structura auditata isi desfasoara activitatea;
-analiza cadrului normativ ce reglementeaza activitatea entitatii/structurii auditate
si activitatiile sale (organigrama, regulamente de functionare, fise ale posturilor,
procedurile scrise);
- analiza factorilor susceptibili de a impiedica buna desfasurare a misiunii de audit
public intern;
- identificarea punctelor cheie ale functionarii entitatii/structurii auditate si ale
sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabila a punctelor tari si slabe;
- sa identifice constatarile semnificative si recomandarile din rapoartele de audit
precedente care ar putea sa afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;
- identificarea si evaluarea riscurilor cu incidenta semnificativa;
- sa identifice surse potentiale de informatii care ar putea fi folosite ca dovezi ale
auditului si sa considere validitatea si credibilitatea acestor informatii.
PROCEDURA P–05 COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMATIILOR
33
Procedura:
Auditorii 1. Identifica legile si regulamentele
aplicabile entitatii/structurii auditate
2. Obtin organigrama, regulamentele de
functionare, fise ale posturilor, proceduri
scrise ale entitatii
3. Identifica personalul responsabil;
4. Identifica circuitul documentelor;
5. Aduna date statistice asupra
performantei pentru a-i sprijini in faza de
analiza a riscului;
6. Se familiarizeaza cu activitatea entitatii/
structurii auditate;
Conducatorul Compartimentului de audit
public
7. Revede documentatia;
8. Organizeaza o sedinta pentru
identificarea obiectivelor auditabile si a
criteriilor de analiza de risc.
9. Reevalueaza stabilirea obiectivelor, a
scopului auditului si a metodologiei, dupa
caz.
34
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2008- 31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia
Avizat: Rotari Mihaela
Data: 10.07.2009
COLECTAREA INFORMAŢIILOR
DIRECŢIA RESURSE UMANE DA NU Observaţii
Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate
X -
Obţinerea organigramei X -
Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare
X -
Obţinerea fişelor posturilor X -
Obţinerea procedurilor scrise - XExistă doar
parţial
Identificarea personalului responsabil X -
Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior
- X
Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern
35
Scopul:
Analiza riscului reprezinta o etapa majora in procesul de audit public intern, care
are drept scopuri: identificarea pericolelor din entitatea/structura auditata, daca
controalele interne sau procedurile entitatii/structurii auditate pot preveni, elimina sau
minimiza pericolele, evaluarea structurii/evolutiei controlului intern al entitatii/structurii
auditate.
Premise:
Reprezinta un punct de pornire in elaborarea tabelului „puncte tari si puncte
slabe”.
Aprecierea unui risc are la baza doua estimari:
-gradul de gravitate al pierderii care poate sa rezulte ca urmare a riscului (sau al
consecintelor directe si indirecte);
-probabilitatea ca riscul sa revina (notiune cuantificata formal).
Riscurile potentiale se pot concretiza in recomandari de audit, aceastea depinzand
de rezultatele de la controalele, testarile si verificarile anterioare.
Punctele forte si punctele slabe se exprima calitativ si cantitativ in functie de
rezultatele asteptate si de conditiile de obtinere a acestora.
Un punct forte sau un punct slab trebuie sa fie exprimat in functie de un obiectiv
de control intern sau de o caracteristica urmarita, pentru a asigura buna functionare a
entitatii/structurii auditate sau atingerea unui rezultat scontat.
Procedura:
Auditorii 1. Din activitatea desfasurata in timpul
colectarii si prelucrarii informatiilor,
pregatesc o lista centralizatoare a obiectelor
auditabile;
2. Identifica amenintarile asociate acestor
operatiuni
3. Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor;
PROCEDURA P – 06 ANALIZA RISCURILOR
36
4. Stabilesc nivelul riscurilor pentru fiecare
criteriu utilizat;
5. Stabilesc punctajul total al criteriului
utilizat;
6. Claseaza riscurile pe baza punctajelor
totale obtinute;
7. Ierarhizeaza operatiunile activitatiilor ce
urmeaza a fi auditate, respectiv elaboreaza
Tabelul puncte tari si puncte slabe;
8. Transmit tabelul puncte tari si puncte
slabe si contatarile facute catre
conducatorului compartimentului de audit
public intern;
Conducatorul Compartimentului de audit
intern
9. Organizeaza o sedinta pentru
identificarea obiectivelor de audit si a
criteriilor de analiza de risc. Reevalueaza
stabilirea obiectivelor, a scopului auditului
si a metodologiei, dupa caz;
10. Avizeaza tabelul puncte tari si puncte
slabe si Fisele de Constatare si Analiza
problemelor initiate pentru fiecare control
potential
Auditorii 11.I ndosariaza Tabelul puncte tari si
puncte slabe in dosarul permanent,
sectiunea C.
37
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing
Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data: 04.07.2009
Avizat: Rotari Mihaela Data: 04.07.2009
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.
I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Organizarea concursurilor
1. Statul de funcţii
2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor3. Constituirea comisiilor de concurs4. Anunţul de concurs5. Publicarea anunţului de concurs6. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor7. Procesul verbal privind analiza dosarelor8. Contestaţii privind respingerea dosarelor
Susţinerea concursurilor 9. Stabilirea subiectelor10. Susţinerea probei scrise11. Susţinerea probei interviu12. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului13. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor14. Comunicarea rezultatelor15. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului
Deciziile de numire 16. Emiterea deciziei de numire17. Comunicarea deciziei de numire
II. STABILIREA DREPTURILOR
Stabilirea elementelor de natură salarială
19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale20. Salariul de bază
38
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.
SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
21. Indemnizaţii de conducere22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor23. Sporul pentru complexitatea în muncă24. Sporul de vechime în muncă25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte26. Salariul de merit27. Sistemul de premiere
Modificarea drepturilor salariale
28. Decizia de modificare a drepturilor salariale29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si
recuperarea acestuia33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR
34. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
35. Utilizarea foilor colective de prezenţă36. Evidenţa concediilor de odihnă37. Evidenţa concediilor de medicale38. Evidenţa concediilor de studii
IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii
V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI
41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională42. Planurile individuale de pregătire profesională43. Realizarea programelor de pregătire profesională44. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională
VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale46. Constituirea dosarelor profesionale47. Accesarea dosarelor profesionale48. Actualizarea dosarelor profesionale
39
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.
VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ 49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă50. Constituirea carnetelor de muncă51. Accesarea carnetelor de muncă52. Actualizarea carnetelor de muncă
VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Evaluarea sistemului informatic
53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor
55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în
sistemul informatic general al instituţiei57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea
în cadrul bazelor de date58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în
sistemul informatic59.Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice
Siguranţa în exploatare a sistemului informatic
60.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
61.Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic
Securitatea bazelor de date
62.Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)
63.Sistemul modificării periodice a parolelor de acces64.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall65.Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor68. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei
40
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing
Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data: 04.07.2009
Avizat: Rotari Mihaela Data: 04.07.2009
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Organizarea concursurilor
1. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare
2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor
Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate
Bibliografia incompletă/neactualizată
3. Constituirea comisiilor de concurs
Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor
Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs
4. Anunţul de concurs Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
41
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului
Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs
5. Publicarea anunţului de concurs
Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării
Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet
Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat
6. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor
Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate
Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor
candidaţilor pentru ocuparea posturilor7. Procesul verbal privind analiza dosarelor
Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectării dosarelor de înscriere
nu au fost afişate la sediul instituţiei8. Contestaţii privind respingerea dosarelor
Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi
Respingerea/acceptarea nejustificată a contestaţiilor
Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere
Susţinerea concursurilor
9. Stabilirea subiectelor Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs
42
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori
10. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisa nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
11. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise
Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal
12. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului
Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei
Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei
Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă
13. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor
Procesul verbal nu s-a transmis la Departamentul Resurse Umane
15. Comunicarea rezultatelor Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe
16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului
Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi
Candidaţii nu au fost anunţaţi in termen despre rezultatul contestaţiei
43
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire
Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au stabilite corect
Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului
18. Comunicarea deciziei de numire
Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire
II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale
20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază21. Indemnizaţii de conducere
Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite
22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor
Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor
23. Sporul pentru complexitatea în muncă
Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă
24. Sporul de vechime în muncă
Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă
25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte
26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri
disciplinareModificarea drepturilor salariale
28. Decizia de modificare a drepturilor salariale
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita
Modificarea neargumentată a drepturilor salariale
Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale
44
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare
Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru
31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru
Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de şeful structurii
32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia
Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat
33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru
III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR
34. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor nu au fost desemnaţi
35. Utilizarea foilor colective de prezenţă
Evidenta prezentei nu se încadrează in principiile de conformitate
36. Evidenţa concediilor de odihnă
Evidenta concediilor de odihna nu se încadrează in principiile de conformitate
37. Evidenţa concediilor de medicale
Evidenta concediilor medicale nu se încadrează in principiile de conformitate
45
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
38. Evidenţa concediilor de studii
Evidenta concediilor de studii nu se încadrează in principiile de conformitate
IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului
Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului
Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelata
40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii
Perioada de stagiu nu a fost respectata Vechimea minima în muncă nu a fost
respectata Calificativele anuale acordate nu au fost
respectateV. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ
CONTINUĂ A PERSONALULUI41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională
Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici
Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate
42. Planurile individuale de pregătire profesională
Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat
43. Realizarea programelor de pregătire profesională
Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate
44. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională
Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesionala
46
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite
VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi
46. Constituirea dosarelor profesionale
Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite
47. Accesarea dosarelor profesionale
Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale
48. Actualizarea dosarelor profesionale
Dosarele profesionale nu au fost actualizate
VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ
49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă
Insuficienta procedurilor şi normelor privind administrarea carnetelor de muncă
Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munca nu au fost desemnaţi
50. Constituirea carnetelor de muncă
Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au fost constituite
51. Accesarea carnetelor de muncă
Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de munca
52. Actualizarea carnetelor de muncă
Carnetele de muncă nu au fost actualizate
VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU
Evaluarea sistemului informatic
53. Manuale de operare si utilizare a sistemului informatic
Insuficienta manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic
Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate
47
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor
Utilizarea într-o mare măsura a procedurilor manuale
Comunicare insuficienta intre utilizatori si informaticieni/proiectanţii sistemului informatic
55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte
Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate
56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei
Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată
57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date
Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă
58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic
Discontinuitate in pregătirea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic
Informarea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta
59. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice
Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplica
Siguranţa în exploatare a sistemului informatic
60. Utilizarea echipamente-lor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu sunt utilizate
48
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
61. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic
Disfuncţionalitate in instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic
Securitatea sistemului informatic
62. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)
Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)
63. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces
Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta
Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat
64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall
Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic
65. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor
Rapoartele/listele privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
Îndosarierea documentelor nu este inclusa in cadrul normelor şi procedurilor
Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa in cadrul normelor şi procedurilor
Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor şi procedurilor
67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate
Alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei
49
Nr.crt.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.
68. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate
Existenţa unei umidităţi ridicate Protecţie insuficientă a documentelor faţă de
sursele de căldură69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei
Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale
Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
50
STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORAŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR
Misiunea de audit: Auditul privind gestiunea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2008-01.04.2009
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data: 05.07.2009
Avizat: Rotari Mihaela Data: 05.07.2009
Factori de risc(Fi)
Ponderea factorilor de risc
(Pi)
Nivelul de apreciere al riscului (Ni)
N 1 N 2 N 3
Aprecierea controlului intern F1
P1 – 50%Există proceduri
şi se aplică
Există proceduri, sunt cunoscute, dar
nu se aplică
Nu există proceduri
Aprecierea cantitativă
F2P2 – 30%
Impact financiar
scăzut
Impact financiar mediu
Impact financiar ridicat
Aprecierea calitativă
F3P3 – 20%
Vulnerabilitate mică
Vulnerabilitate medie
Vulnerabilitate mare
Notă:Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de
risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor.Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru
entitate, însă dacă se doreşte evidenţierea şi altor factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să rămână 100.
PROCEDURA P – 06 ANALIZA RISCURILOR
51
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing
Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data: 08.07.2009
Avizat: Rotari Mihaela Data: 08.07.2009
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Organizarea concursurilor
14. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
15. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor
Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
Bibliografia incompletă neactualizată 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0 Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45
de zile înainte de data organizării concursului
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
16. Constituirea comisiilor de concurs
Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
52
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
17. Anunţul de concurs
Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3
Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
18. Publicarea anunţului de concurs
Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
19. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor
Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
Acceptarea unor dosare incomplete
0,5 3 0,3 2 0,2 1 2,3
Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
20. Procesul verbal privind analiza dosarelor
Lipsa acordului membrilor comisiei 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7 Rezultatele selectării dosarelor de
înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei
0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2
53
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
21. Contestaţii privind respingerea dosarelor
Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
Respingerea nejustificată a contestaţiilor 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere
0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3
Susţinerea concursurilor
22. Stabilirea subiectelor Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs 0,5 3 0,3 3 0,2 2 2,8
Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
23. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
24. Susţinerea probei interviu
Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
25. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului
Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
54
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
26. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor
Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
27. Comunicarea rezultatelor
Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe
0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2
28. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului
Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen despre rezultatul contestaţiei 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
Deciziile de numire
29. Emiterea deciziei de numire
Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
30. Comunicarea deciziei de numire
Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
31. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
32. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,533. Indemnizaţii de conducere
Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
55
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
34. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor
Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
35. Sporul pentru complexitatea în muncă
Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
36. Sporul de vechime în muncă
Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
37. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
38. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite 0,5 2 0,3 1 0,2 3 1,9
39. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Modificarea drepturilor salariale
40. Decizia de modificare a drepturilor salariale
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
Modificarea neargumentată a drepturilor salariale 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
41. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Salarizarea muncii peste programul
42. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
56
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
normal de lucru 43. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru
Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizată de şeful structurii
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
44. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia
Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
45. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
III.
EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR
46. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor nu au fost desemnaţi
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
47. Utilizarea foilor colective de prezenţă
Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
48. Evidenţa concediilor de odihnă
Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
49. Evidenţa concediilor de medicale
Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
50. Evidenţa concediilor de studii
Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
57
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
IV.
EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI
51. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului
Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului
0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelată
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
52. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii
Perioada de stagiu nu a fost respectată 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5 Vechimea minimă în muncă nu a fost
respectată 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
Calificativele anuale acordate nu au fost respectate
0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI
53. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională
Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor nu au fost corelate
0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
54. Planurile individuale de pregătire profesională
Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
55. Realizarea programelor de pregătire profesională
Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
56. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională
Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
58
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
VI.
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
57. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
58. Constituirea dosarelor profesionale
Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
59. Accesarea dosarelor profesionale
Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
60. Actualizarea dosarelor profesionale
Dosarele profesionale nu au fost actualizate 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
VII.
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ
61. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă
Insuficienta procedurilor şi normelor privind administrarea carnetelor de muncă
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de muncă nu au fost desemnaţi
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
62. Constituirea carnetelor de munca
Carnetele de muncă pentru fiecare salariat nu au fost constituite 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
63. Accesarea carnetelor de munca
Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de munca 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
52. Actualizarea carnetelor de munca
Carnetele de munca nu au fost actualizate 0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
59
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
VIII
FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Evaluarea sistemului informatic
53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic
Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor
Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/proiectanţii sistemului informatic
0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte
Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei
Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date
Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic
Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficientă
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
60
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
59. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice
Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Siguranţa în exploatare a sistemului informatic
60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune ş.a.)
Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se utilizează
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
61. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic
Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Securitatea bazelor de date
62. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)
Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.) 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
63. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces
Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall
Actualizarea programelor antivirus, anti-spyware, firewall nu se efectuează zilnic 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
65. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor
Rapoartele/listele privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
61
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE
Criterii de analiza a riscurilor
Punctaj total
Aprecierea controlului intern (F1)
Aprecierea cantitativă
(F2)
Aprecierea
calitativă (F3)
P150%
NiP2
30%Ni
P320%
Ni
IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
Îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor
0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate
0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
68. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate
Alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
Existenţa unei umidităţi ridicate 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7 Protecţie insuficientă a
documentelor faţă de sursele de căldură
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei
Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
62
CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing
Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data: 10.07.2009
Avizat: Rotari Mihaela Data: 10.07.2009
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVEPunct
aj total
Clasare OBS.
I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Organizarea concursurilor
64. Statul de funcţii care prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs
Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare
1,8 Mediu
65. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor
Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate
1,5 Mic Nu
Bibliografia incompletă/neactualizată 2,0 Mediu Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile
înainte de data organizării concursului 1,5 Mic Nu
66. Constituirea comisiilor de concurs
Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor
1,5 Mic Nu
Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs 1,5 Mic Nu67. Anunţul de concurs Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de
conformitate 1,3 Mic Nu
Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului
1,7 Mic Nu
63
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVEPunct
aj total
Clasare OBS.
Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs 1,5 Mic Nu
68. Publicarea anunţului de concurs
Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării
1,7 Mic Nu
Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet 1,7 Mic Nu
Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat 1,7 Mic Nu
69. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor
Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate
2,5 Mare
Acceptarea unor dosare incomplete 2,3 Mare Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor
candidaţilor pentru ocuparea posturilor1,7 Mic Nu
70. Procesul verbal privind analiza dosarelor
Lipsa acordului membrilor comisiei 1,7 Mic Nu Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au
fost afişate la sediul instituţiei 1,2 Mic Nu
71. Contestaţii privind respingerea dosarelor
Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi
1,5 Mic Nu
Respingerea nejustificată a contestaţiilor 1,5 Mic Nu Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au
fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere
1,3 Mic Nu
Susţinerea concursurilor
72. Stabilirea subiectelor de către comisie
Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs 2,8 Mare
Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori 2,5 Mare73. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu
îndeplineşte condiţiile de conformitate 2,7 Mare
74. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 2,5 Mare
Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise
2,0 Mediu
64
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVEPunct
aj total
Clasare OBS.
Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal 2,0 Mediu
75. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului
Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei
1,7 Mic Nu
Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei 1,5 Mic Nu
Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă
1,7 Mic Nu
76. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor
Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane 1,2 Mic Nu
15. Comunicarea rezultatelor Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe
1,5 Mic Nu
16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului
Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi
1,7 Mic Nu
Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen despre rezultatul contestaţiei 1,5 Mic Nu
Deciziile de numire
17. Emiterea deciziei de numire Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect
2,2 Mediu
Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului
1,7 Mic Nu
18. Comunicarea deciziei de numire Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire 1,8 MediuII. STABILIREA
DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale 2,5 Mare
20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază 2,5 Mare21. Indemnizaţii de conducere Acordarea unor indemnizaţii de conducere
necuvenite 2,5 Mare
22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor
Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor
1,8 Mediu
65
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVEPunct
aj total
Clasare OBS.
23. Sporul pentru complexitatea în muncă
Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă 1,8 Mediu
24. Sporul de vechime în muncă Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă 1,8 Mediu25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte 1,8 Mediu
26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite 1,9 Mediu27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri
disciplinare 2,0 Mediu
Modificarea drepturilor salariale
28. Decizia de modificare a drepturilor salariale
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita 2,5 Mare
Modificarea neargumentată a drepturilor salariale 2,0 Mediu
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale 1,7 Mic Nu
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare 1,5 Mic Nu
Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor
1,8 Mediu
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru 2,0 Mediu
31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru
Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de şeful structurii 1,7 Mic Nu
32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia
Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat 2,5 Mare
33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru
1,7 Mic Nu
III.
Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor 2,0 Mediu
66
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVEPunct
aj total
Clasare OBS.
EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR
34. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor nu au fost desemnaţi
2,2 Mediu
35. Utilizarea foilor colective de prezenţă
Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate 2,5 Mare
36. Evidenţa concediilor de odihnă
Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate 2,0 Mediu
37. Evidenţa concediilor de medicale
Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate 1,8 Mediu
38. Evidenţa concediilor de studii Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate 1,8 Mediu
IV.
EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI
39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului
Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului
2,7 Mare
Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelata
1,7 Mic Nu
40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii
Perioada de stagiu nu a fost respectată 2,5 Mare Vechimea minimă în muncă nu a fost respectată 1,5 Mic Nu Calificativele anuale acordate nu au fost
respectate 1,5 Mic Nu
V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI
41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională
Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici
1,8 Mediu
Planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate
1,5 Mic Nu
42. Planurile individuale de pregătire profesională
Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat 1,7 Mic Nu
43. Realizarea programelor de pregătire profesională
Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate
1,7 Mic Nu
67
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVEPunct
aj total
Clasare OBS.
44. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională
Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională
1,5 Mic Nu
Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite
1,7 Mic Nu
VI.
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale 1,8 Mediu
Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi
1,7 Mic Nu
46. Constituirea dosarelor profesionale
Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite 1,5 Mic Nu
47. Accesarea dosarelor profesionale
Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale 1,7 Mic Nu
48. Actualizarea dosarelor profesionale
Dosarele profesionale nu au fost actualizate 2,2 Mediu
VII.
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ
49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă
Insuficienta procedurilor şi normelor privind administrarea carnetelor de muncă 1,8 Mediu
Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de muncă nu au fost desemnaţi
1,7 Mic Nu
50. Constituirea carnetelor de muncă
Carnetele de muncă pentru fiecare salariat nu au fost constituite 1,5 Mic Nu
51. Accesarea carnetelor de muncă
Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de muncă 2,2 Mediu
52. Actualizarea carnetelor de muncă
Carnetele de muncă nu au fost actualizate2,3 Mare
VIII
FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Evaluarea sistemului informatic
53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic
Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic
1,8 Mediu
68
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVEPunct
aj total
Clasare OBS.
Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate 1,8 Mediu
54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor
Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale 2,0 Mediu Comunicare insuficientă între utilizatori şi
informaticieni/proiectanţii sistemului informatic 2,3 Mare
70. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte
Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate 2,0 Mediu
71. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei
Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată 1,7 Mic Nu
72. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date
Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă
1,8 Mediu
73. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic
Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic 2,0 Mediu
Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta
1,8 Mediu
74. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice
Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică 1,8 Mediu
Siguranţa în exploatare a sistemului informatic
75. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se utilizează
2,0 Mediu
76. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic
Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic 2,0 Mediu
Securitatea bazelor de date
77. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)
Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.) 2,5 Mare
78. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces
Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta
2,0 Mediu
69
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVEPunct
aj total
Clasare OBS.
Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat 1,8 Mediu
79. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall
Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic 1,8 Mediu
80. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor
Rapoartele/listele privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate
2,0 Mediu
IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR 81. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
Îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor 1,8 Mediu
Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor 1,7 Mic Nu
Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor 1,5 Mic Nu
82. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate
2,3 Mare
83. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate
Alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei
1,7 Mic Nu
Existenţa unei umidităţi ridicate 1,7 Mic Nu Protecţie insuficientă a documentelor faţă de
sursele de căldură2,0 Mediu
84. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei
Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale 1,8 Mediu
Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate 2,2 Mediu
70
TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing
Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data: 16.07.2009
Avizat: Rotari Mihaela
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S
Consecintele funcţionării/
nefuncţionării controlului
intern
Grad de încredere al auditorului în controlul
intern
Obs.
I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Organizarea concursurilor 2. Statul de funcţii care
prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs
Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare S Mediu
3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor
Bibliografia incompletă/neactualizatăS Mediu
7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor
Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate
S Scăzut
Acceptarea unor dosare incomplete S ScăzutSusţinerea concursurilor
10. Stabilirea subiectelor de către comisie
Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs T
Există sistem de control
eficientRidicat
NU
Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori
T Există sistem de control
eficient
Ridicat
71
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S
Consecintele funcţionării/
nefuncţionării controlului
intern
Grad de încredere al auditorului în controlul
intern
Obs.
11. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate S Scăzut
12. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate
S Scăzut
Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise
S Scăzut
Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal
S Scăzut
Deciziile de numire
17. Emiterea deciziei de numire
Datele de identificare ale candidatului admis, funcţiei, drepturilor salariale la încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect
S Scăzut
18. Comunicarea deciziei de numire
Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire S Scăzut
II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natură salarială
19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale S Scăzut
20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază S Scăzut21. Indemnizaţii de conducere Acordarea unor indemnizaţii de
conducere necuvenite S Mediu
22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor
Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor T
Există sistem de control
eficientRidicat NU
23. Sporul pentru complexitatea în muncă
Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă S Mediu
24. Sporul de vechime în muncă Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă S Mediu
25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte S Mediu
26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite
S Scăzut
72
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S
Consecintele funcţionării/
nefuncţionării controlului
intern
Grad de încredere al auditorului în controlul
intern
Obs.
27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare S Scăzut
Modificarea drepturilor salariale
28. Decizia de modificare a drepturilor salariale
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita S Scăzut
Modificarea neargumentată a drepturilor salariale S Scăzut
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profe-sional după soluţionarea contestaţiilor
S Scăzut
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru S Scăzut
32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia
Sistemul de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat
S Scăzut
III.
EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR
34. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor
S Scăzut
Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor nu au fost desemnaţi
S Mediu
35. Utilizarea foilor colective de prezenţă
Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate S Scăzut
36. Evidenţa concediilor de odihnă
Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate S Scăzut
37. Evidenţa concediilor de medicale
Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate S Scăzut
38. Evidenţa concediilor de studii Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate S Scăzut
73
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S
Consecintele funcţionării/
nefuncţionării controlului
intern
Grad de încredere al auditorului în controlul
intern
Obs.
IV.
EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI
39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului
Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelată cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului
S Scăzut
40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii
Perioada de stagiu nu a fost respectată
TExistă sistem
de control eficient
Ridicat NU
V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI
41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională
Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici
S Scăzut
VI.
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
S Scăzut
48. Actualizarea dosarelor profesionale
Dosarele profesionale nu au fost actualizate S Scăzut
VII.
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ
49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă
Insuficienta procedurilor şi normelor privind administrarea carnetelor de muncă
S Scăzut
51. Accesarea carnetelor de muncă
Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de muncă T
Există sistem de control
eficientRidicat NU
52. Actualizarea carnetelor de muncă
Carnetele de muncă nu au fost actualizate S Scăzut
VIII
FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Evaluarea sistemului informatic
53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic
Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic S Scăzut
Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate S Scăzut
54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor
Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale
S Scăzut
74
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S
Consecintele funcţionării/
nefuncţionării controlului
intern
Grad de încredere al auditorului în controlul
intern
Obs.
Comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/proiectanţii sistemului informatic
S Scăzut
55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte
Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate S Scăzut
57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date
Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă
S Scăzut
58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic
Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic
S Scăzut
Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta
TExistă sistem
de control eficient
Ridicat
59. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice
Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică S Scăzut
Siguranţa în exploatare a sistemului informatic
60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se utilizează
S Scăzut
61. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic
Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic
S Scăzut
Securitatea bazelor de date
62. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)
Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)
S Scăzut
75
Nrcrt
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S
Consecintele funcţionării/
nefuncţionării controlului
intern
Grad de încredere al auditorului în controlul
intern
Obs.
63. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces
Calendarul privind modificarea periodică a parolelor de acces nu se respectă S Scăzut
Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat
S Scăzut
64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall
Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic
S Scăzut
65. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor
Rapoartele/listele privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate
S Scăzut
IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
Îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor S Scăzut
67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate
S Scăzut
68. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate
Protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură
TExistă sistem
de control eficient
Ridicat NU
69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei
Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale S Scăzut
Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate S Scăzut
NOTA
76
Ierarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari şi puncte slabe, în care au
fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile şi 65 de riscuri asociate acestora, obţinute din clasarea riscurilor. În urma analizei au fost identificate 5
obiecte auditabile şi 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenţele fiind considerate puncte slabe.
Operaţiile identificate ca fiind puncte tari şi riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcţionale, pe
baza documentelor transmise de entitate şi a misiunilor anterioare, care limitează apariţia riscurilor.
Pe baza activităţii de ierarhizare a operaţiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit în care
vor fi preluate numai operaţiile considerate ca fiind puncte slabe în număr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.
77
Scopul:
Să efectueze o sedinţă de deschidere cu reprezentanţii (denumirea
entitatii/structurii auditate) pentru a discuta scopul auditului, obiectivele urmărite şi
modalitatile de lucru privind auditul.
Premise:
Şedinta de deschidere serveşte ca intilnire de inceput a misiunii de audit. Ordinea
de zi a sedintei de deschidere va cuprinde:
- prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit;
- prezentarea în detaliu tematicii;
- acceptarea calendarului întâlnirilor;
- analiza şi acceptul cartei auditorului; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului
verificărilor;
- asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii.
Procedura:
Auditorii 1.Contactează telefonic entitatea/structura
auditata
Conducatorul Compartimentului de
audit public intern Auditorii
Reprezentantii entitatii/structurii
2. Participa la desfasurarea sedintei de
deschidere
PROCEDURA P 0-8 SEDINTA DE DESCHIDERE
78
Auditorii 3.Intocmesc Minuta sedintei de deschidere
cu urmatoarea structura:
A. Mentiuni generale
- tema misiunii de audit public intern;
- numele celor care intocmesc Minuta
sedintei de deschidere;
- numele persoanei insarcinate cu
verificarea intocmirii Minutei sedintei de
deschidere conform prezentei proceduri ;
- perioada auditata;
- lista participantilor la sedinta de
deschidere cu mentionarea numelui,
functiei, directiei si a numarului de telefon.
B.Stenograma Sedintei de deschidere:
- cuprinde redactarea in detaliu a
dezbaterilor Sedintei de deschidere.
79
MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Auditul privind gestionarea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data:
Avizat: Rotari Mihaela Data:
A. Lista participanţilor:
Nume si prenume FuncţiaDirecţia/
Serviciul
Nr.
telefonE-mail Semnătura
Sava Constantin Director general -
Ieremia Paul directorDepartamentul resurse
umane
Maria Tinca functionarDepartamentul resurse
umane
Rotari Mihaela auditor -
Popescu Silvia auditor -
B. Stenograma şedinţei
În cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se
intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.
În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit
reprezentanţii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi
anume:
- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;
- Complexitatea activităţii departamentului de resurse umane şi neatractivitatea nivelului
salariului pentru atragerea personalului specializat;
- Fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;
- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea
personalului existent;
46
De asemenea, s-au stabilit:
- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării
de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul
necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de
audit (spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul
misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;
- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;
- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).
Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi
discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului
implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.
Auditori, Auditaţi,
Rotari Mihaela
Popescu Silvia
47
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN
Misiunea de audit: Auditul privind gestionarea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data:
Avizat: Rotari Mihaela Data:
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
Obiectivul I.
ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
1-17
Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice: 1- obiectivele nou preluate au influenţat fundamentarea
planului?X
- obiectivele transferate au influenţat fundamentarea planului?
X
- planul se încadrează în politicile şi obiectivele curente şi de perspectiva ale entităţii?
X
- există o fundamentare detaliată a planului? X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.
XFundamentarea
proiectului- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi
pregătirea profesională necesare postului?X
Atribuţiile postului; ROF
- planul conţine toate avizele şi aprobările persoanelor autorizate?
X
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?
X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.X
Nu există lista activităţilor
- realizarea operaţiunilor de control intern prin proceduri: -- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de
verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate şi semnate
-
- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate
-
- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), care nu respectă în totalitate prevederile legale şi nici nu sunt formalizate prin acte
-
48
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
de control, datate şi semnate- operaţiunile de control intern nu sunt însoţite de liste
de verificare (check-list), se efectuează în virtutea unor atribuţii din fişa postului şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate
-
- se realizează operaţiuni de control intern prin proceduri?
XNu se elaborează
check-list-uri- examinarea procedurilor:
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şi se aplică?
-
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplică?
-
- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, dar nu sunt cunoscute?
-
- există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi actualizate şi nu sunt cunoscute?
-
- există proceduri de lucru X- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi.
XNu există proceduri
Organizarea concursurilor 2-9- există un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea
concursurilor?X
Există, dar nu sunt formalizate
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea
sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în fişa postului:
X
- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din fişele postului, care la rândul lor sunt incomplete/neactualizate;
X
- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu atribuţiile din fişele postului;- există proceduri?/ (nu există proceduri?)
- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X Fişa postului- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi
pregătirea profesională necesare postului?X
- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X- statul de funcţii este actualizat în funcţie de rezultatele
procesului de recrutare?X
- dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de funcţii actualizat X Statul de funcţii
49
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
după ultimul concurs- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista activităţilorSusţinerea concursurilor 10-15- există un sistem privind susţinerea concursurilor?
XExistă, dar nu
sunt formalizate- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XDeciziile de numire 16-17- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind emiterea şi
comunicarea deciziilor de numire?X
- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X- există stabilită persoană responsabilă? X- respectaţi principiul dublei semnături? X- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Listă activităţiObiectivul II.
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
18-32
Stabilirea elementelor de natura salarială 18-26- există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de
natură salarială?X
Există dar nu sunt formalizate
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi
actualizarea procedurilor?X
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?
X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea
profesională necesare postului?X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postuluiModificarea drepturilor salariale 27-28- există un sistem procedural de organizare al activităţii privind
modificarea şi comunicarea drepturilor salariale?X
Există, dar nu este formalizat
- există stabilită persoana responsabilă? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea
profesională necesare postului?X
- există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XSalarizarea muncii peste programul normal de lucru 29-32- exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste
programul normal de lucru?X
Există dar nu este formalizat
- se ţine un registru special? X
50
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
- aveţi stabilit un responsabil pentru analiza şi aprobarea fundamentării timpului lucrat peste programul normal de lucru?
X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- aveţi stabilit un responsabil privind aprobarea efectuării muncii
peste programul normal de lucru?X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea
profesională necesare postului?X
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?
X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XObiectivul III.
EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR ŞI RECUPERĂRILOR
33-37
- există un sistem general de norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor?
XExistă, dar nu este
formalizat
- dacă da, vă rugăm ni-l furnizaţi? X- aveţi un responsabil pentru supravegherea şi actualizarea acestui
sistem?X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- există personal responsabil pentru completarea foilor colective de
prezenţă şi pentru evidenţa concediilor de odihnă, concediilor medicale şi a concediilor de studii?
X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele posturilor respective.
X
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?
X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
Obiectivul IV.EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI
38-39
- există o procedură scrisă şi formalizată? X Există, dar nu este formalizată
- dacă da, vă rugăm sa ne furnizaţi un exemplar. X- este asigurată concordanţa între obiectivele entităţii şi capacitatea
profesională a personalului?X
- există un responsabil cu îmbunătăţirea/actualizarea acesteia? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa
postului.X
- există planuri de acţiune pentru realizarea concordanţei? X- dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Plan de acţiune- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
51
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
Obiectivul V.
PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI
40-43
- există proceduri scrise şi formalizate?X
Există, dar nu sunt formalizate
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- modificarea politicilor/obiectivelor au influenţat fundamentarea
planurilor de pregătire profesională?X
- planurile individuale sunt adaptate la cerinţele de pregătire profesională ale fiecărui salariat?
X
- există o fundamentare detaliată a planurilor? X- aveţi persoane responsabile cu elaborarea planurilor
strategice şi anuale de pregătire profesională?X
- există persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de pregătire profesională?
X
- aveţi persoane responsabile cu realizarea programelor de pregătire profesională? X
- vă rugăm să ne prezentaţi atribuţiile specifice acestor funcţii. X Fişa postului- există un sistem de indicatori de performanţă privind
pregătirea profesională?X
- dacă da, vă rugam sa ne furnizaţi sistemul de indicatori. X- există persoana responsabila cu urmărirea realizării
indicatorilor de performanţă?X
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.
X
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?
X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista de activităţi
Obiectivul VI.
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
44-47
- există norme pentru gestionarea dosarelor profesionale? X- aveţi stabilit responsabil cu gestionarea şi actualizarea dosarelor
profesionale?X
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.
X Fişa postului
- sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele profesionale?
X
- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale.
XLista persoanelor
care au acces- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- există proceduri scrise şi formalizate?
XExistă, dar nu
sunt formalizate- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
52
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
Obiectivul VII.
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ
48-51
- există un sistem pentru gestionarea carnetelor de muncă? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi competenţele necesare. X- aveţi personal responsabil? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişa
postului.X Fişa postului
- sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de muncă?
X
- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia cu persoanele care au acces.
X Listă persoane
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?
X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- există proceduri scrise şi formalizate?
XExistă, dar nu
sunt formalizate- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
Obiectivul VIII.
FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
52-64
Evaluarea sistemului informatic 52-58- subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat
în sistemul informatic general?X
- vă rugăm să ne prezentaţi cerinţele utilizatorilor? X- asigură prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte? X- vă rugăm, să ne prezentaţi competenţele pe care trebuie să le
deţină personalul de specialitate.X
- personalul responsabil are experienţa necesară? X- există pregătire profesională continuă pentru personalul de
specialitate?X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi programele de pregătire aprobate.
XPrograme pregătire
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?
X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate pentru utilizarea
subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane?X
Există, dar nu sunt formalizate
- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. XSiguranţa in exploatare a sistemului informatic 59-60- sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a
fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric?X
- există personal responsabil pentru această activitate? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele
posturilor.X Listă persoane
- vă rugăm, să ne prezentaţi competenţele pe care trebuie să le X
53
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
deţină personalul de specialitate.- personalul responsabil beneficiază de pregătirea profesională
continuă?X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi programele de pregătire aprobate.
XPrograme pregătire
- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?
X
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate?
XManual de instrucţiuni neactualizat
- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. XSecuritatea bazelor de date 61-64- există un sistem pentru prevenirea şi detectarea accesărilor şi
modificărilor neautorizate în sistem?X
- aveţi personal responsabil de specialitate? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa
postului.X Fişa postului
- personalul responsabil beneficiază de pregătirea profesională continuă?
X
- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi programele de pregătire aprobate.
X
- utilizaţi programe antivirus, antispyware şi firewall? X- aceste programe sunt actualizate sistematic? X- completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?X
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate?
XExistă, dar nu
sunt formalizate- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
Obiectivul IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
65-68
- aveţi un sistem privind organizarea arhivării documentelor? X- există persoană desemnată pentru activitatea de arhivare a
dosarelor aferente activităţii de gestiune a resurselor umane?X
- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.
X Fişa postului
- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X- vă rugăm să ne furnizaţi atribuţiile postului. X- spaţiul destinat arhivării documentelor corespunde cerinţelor? X- completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/
subobiectivului?X
- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind arhivarea
documentelor?X
Există, dar nu sunt formalizate
- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X
54
LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Nr.
crt.Activitatea de audit DA NU OBS.
1. Organizarea concursurilor
1.1. Examinarea procedurii privind organizarea şi analiza dosarelor
candidaţilor pentru ocuparea posturilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
necesare organizării concursurilor:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -
d) oferirea unor exemple în acest sens; - -
e) prevederea situaţiilor de respingere a dosarelor
candidaţilor;- -
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -
g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei
contestaţiilor;- -
i) existenţa componentei de actualizare a procedurii; - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
procesului;- -
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a
concursurilor, respectiv verificarea statului de funcţii,
constituirea comisiilor, publicarea anunţului de concurs,
constituirea dosarelor candidaţilor, întocmirea procesului
verbal privind analiza dosarelor şi soluţionarea contestaţiilor,
- -
55
Nr.
crt.Activitatea de audit DA NU OBS.
în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare
ş.a.
- -
1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele
posturilor- -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
responsabilităţi în organizarea concursurilor- -
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Verificarea existenţei documentelor obligatorii:
a) copia actului de identitate - -
b) formularul de înscriere - -
c) copiile diplomelor de studii şi ale altor acte care atestă
efectuarea unor specializări- -
d) copia carnetului de muncă sau, după caz, o adeverinţă care
să ateste vechimea în muncă şi, după caz, în specialitate- -
e) cazierul judiciar - -
f) adeverinţa care să ateste starea de sănătate - -
g) copia fişei de evaluare a performanţelor profesionale
individuale sau, după caz, recomandarea de la ultimul loc de
muncă
- -
h) declaraţia pe propria răspundere sau adeverinţa care să
ateste că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică- -
i) completarea formularului de înscriere - -
Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor X - Test nr. 2
56
Nr.
crt.Activitatea de audit DA NU OBS.
obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct
1.5.
- Liste de
control
-
Centralizatorul
privind modul
de organizare
al
concursurilor
1.7. Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de
organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente,
conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:
X Test nr. 2
a)existenţei posturilor în statul de funcţii; X
- Liste de
control
-
Centralizatorul
privind modul
de organizare
al
concursurilor
b) solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de
susţinere a concursurilor;X
c)emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare; X
d) publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel
puţin 30 de zile înaintea desfăşurării concursurilor;X
e)depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la
publicare;X
f) îndeplinirii condiţiilor de vechime. X
1.8. Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor în care au fost
verificate:X
a) selectarea dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile
lucrătoareX
b) consemnarea afişării rezultatelor selectării dosarelor în
termen de 5 zile lucrătoare;X
c) existenţa menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul
dosarelor selectate;X
d) concordanţa între numărul de dosare înregistrate şi cele
cuprinse în Procesul verbal;-
e) existenţa tuturor semnăturilor membrilor comisiei în
Procesul verbal de selecţie a dosarelor.- -
57
Nr.
crt.Activitatea de audit DA NU OBS.
1.9. Verificarea contestaţiilor: - - Nu
a) depunerea în termen de 24 de ore de la afişarea listei; - -
b) examinarea contestaţiilor; - -
c) consemnarea afişării rezultatelor contestaţiei la sediul
instituţiei.- -
1.10. Analiza modalităţilor de arhivare - -
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Dumitrescu Nicolae
58
TEST NR. 1
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2008- 31.12.2008
Obiectul testului: Modul de organizare al concursurilor
Obiectivele testului: Examinarea dosarelor candidaţilor
Descrierea testului:
În anul 2008, au fost organizate 4 concursuri pentru ocuparea funcţiilor in cadrul entitatii
economice Boromir Prod SA. Eşantionul a fost constituit din dosarele candidaţilor care au fost
declaraţi admişi, la cele 4 concursuri, considerându-se ca fiind un număr redus de dosare pentru
o entitate.
Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în
componenţa dosarului, prin care s-a urmărit:
- Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către
secretariatul comisiei de concurs,
- Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al
concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare
ş.a.), implică verificarea:
existenţei posturilor în statul de funcţii;
solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor;
emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare;
depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;
îndeplinirii condiţiilor de vechime.
- Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor:
verificarea selectării dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare;
verificarea consemnării afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile
lucrătoare;
verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate.
Testarea s-a concretizat în elaborarea listelor de control pentru fiecare dosar de concurs,
care ulterior au fost preluate într-un centralizator, care conţine pe verticală dosarele supuse
verificării, iar pe orizontală elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie să
existe în dosare, prezentate în anexă.
59
Constatări
Din verificările efectuate şi analiza Centralizatorului privind modul de organizare al
concursurilor s-a constatat că în toate dosarele de concurs ale candidaţilor există documente
depuse care nu sunt în copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul
de către secretariatul comisiei de concurs.
Concluzii
În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.1.
Data: 01.09.2009 Auditor intern,Rotari Mihaela
60
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 1
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2008 - 31.12.2008
PROBLEMA
Existenţa copiilor legalizate sau certificate de către secretariatul comisiei în dosarele
candidaţilor la ocuparea funcţiilor publice
CONSTATARE
Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate
sau care nu sunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs.Cadrul
de referinţă prevede ca la înscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaţii
trebuie să prezinte copii legalizate de pe actele prevăzute in legislatia in vigoare sau copii însoţite
de documentele originale, care sunt certificate pentru conformitate cu originalul de către
secretariatul comisiei de concurs.
CAUZE :
Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a
funcţiilor publice;
Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor;
Neinstruirea membrilor comisiei de concurs şi a secretariatului acestuia în vederea
organizării concursurilor.
CONSECINŢE:
Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute
de lege;
Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor, datorită neconcordanţei între copiile din
dosarul de concurs şi documentele originale;
Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate, implică un efort suplimentar al
celorlalţi funcţionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit să-şi ocupe posturile
vacante.
61
RECOMANDĂRI
Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a
persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate
printr-un proces verbal conform legii;
Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea
concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, care să conţină activităţile de control şi
responsabilităţile personale.
Întocmit de,
Rotari Mihaela
62
LISTA DE VERIFICARE NR. 2
Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Nr.
crt.ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
1. Susţinerea concursurilor
1.1. Examinarea procedurii privind susţinerea concursurilor
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a
activităţilor aferente susţinerii concursurilor:
a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru
realizarea obiectivului/subobiectivului;- -
d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -
e) oferirea unor exemple în acest sens; - -
f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -
g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului
analizei contestaţiilor;- -
i) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie
ale procesului;- -
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare
a concursurilor, respectiv în fazele de susţinere a probei
scrise, a probei orale, notarea probelor, anunţarea
rezultatelor şi soluţionarea eventualelor contestaţii în
fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor
aferente;
- -
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de
formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de
prelucrare ş.a.
- -
63
Nr.
crt.ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
1.1.6. Modalitatea arhivării. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor- -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor- -
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
a) consideră procedura corespunzătoare? - -
b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Analiza susţinerii probelor scrise: X TEST NR. 2
a) stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe
baza bibliografiei de concursX
Centralizatorul
privind
susţinerea
probelor scrise
b) stabilirea a două variante a câte trei subiecte X
c) pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori
mai mare decât numărul celor stabilit pentru fiecare test
grilă
X
d) seturile de subiecte au fost semnate de către toţi
membrii comisiei de concursX
e) plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei X
f) lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile
de hârtie asigurate de DRUX
g) lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în
colţul din stânga susX
h) asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor X
i) candidaţii care au predat lucrările de concurs au
semnat în borderoul specialX
j) semnarea procesului verbal de către toţi membrii
comisieiX
1.6. Analiza susţinerii probelor interviu: TEST NR. 2
a) proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile
lucrătoare de la data susţinerii probei scrise
X
Centralizatorul
64
Nr.
crt.ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
privind
susţinerea
probelor
interviu
b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe
baza bibliografiei de concurs;X
c) consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în
anexa la Procesul verbal;X
d) întocmirea procesului verbal la finalizarea probei
interviului;X
e) stabilirea planului interviului; X
f) semnarea procesului verbal de către toţi membrii
comisiei.X
1.7. Analiza rezultatelor concursurilor
- examinarea proceselor verbale întocmite - -
- analiza baremurilor şi notelor acordate două probe - -
- verificarea candidaţilor admişi privind obţinerea la
punctajul final a cel puţin 100 de puncte şi minim 50
de puncte la fiecare probă
- -
1.8. Garantarea anunţării rezultatelor în maximum 3 zile de la data
susţinerii probelor- -
1.9. Analiza contestaţiilor şi a răspunsurilor formulate - -
1.10. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -
Data: 01.09.2009 Auditor intern,
Popescu Silvia
65
TEST NR.2
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2008 - 31.12.2008
Obiectul testului: Modul de susţinere a concursurilor
Obiectivele testului:
Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise
Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu
Descrierea testului
În anul 2008 fiind organizate un număr de mic de concursuri, respectiv 4, eşantionul
pentru testare a fost constituit, în mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri.
Pentru efectuarea testării s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele
stabilite în, verificându-se următoarele:
Analiza susţinerii probelor scrise:
- stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- stabilirea a două variante a câte trei subiecte;
- pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit
pentru fiecare test grilă;
- seturile de subiecte au fost semnate de către toţi membrii comisiei de concurs;
- plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei;
- lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU;
- lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus;
- asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor;
- candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special;
- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.
Analiza susţinerii probelor interviu:
- proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei
scrise;
- stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în anexa la Procesul verbal;
- întocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;
- stabilirea planului interviului;
- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.
66
Constatări
Din analiză, s-a constatat că la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier la
Departamentul Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al
comisiei care a lipsit din motive medicale şi nu a existat un membru supleant care să îl poată
înlocui în comisia de concurs.
Concluzii
În baza testului s-a elaborat FIAP nr. 2.
Data: 01.09.2009 Auditor intern,
Popescu Silvia
67
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 2
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2008 - 31.12.2008
PROBLEMA
Modul de constituire a comisiilor de concurs şi a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor
prin act administrativ al conducătorului autorităţii sau al instituţiei publice organizatoare a
concursului.
CONSTATARE
Funcţionarea comisiei de concurs cu nu număr mai mic de membri decât cel prevăzut ş
Pentru ocuparea concursului de consilier în cadrul Departamentului Contabilitate-
Financiar s-a constituit comisia de concurs şi comisia de soluţionare a contestaţiilor, în
conformitate cu legislaţia şi actele normative în vigoare privind organizarea
concursurilor.
La data desfăşurării concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut să participe din
motive medicale.
Datorită inexistenţei unei proceduri, s-a optat pentru o soluţie de compromis, dar
neprocedurală, prin solicitarea acordului verbal al candidaţilor de a se desfăşura
concursul cu comisia incompletă formată din trei membri, din cei patru desemnaţi.
CAUZE
Legislaţia în vigoare nu prevede posibilitatea înlocuirii unui membru din comisiile de
concurs şi nici nu oferă o soluţie în această situaţie
Inexistenţa unei proceduri interne privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor, care
să prevadă situaţiile care pot impieta buna desfăşurare a acestor concursuri, respectiv existenţa
unor membri supleanţi pentru cazuri deosebite.
CONSECINŢE
Există posibilitatea contestării concursurilor datorită adoptării unor soluţii neprocedurale
şi reluării procedurii.
68
RECOMANDĂRI
Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea
funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor
indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice.
Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,
Dumitrescu Nicolae Ionescu Mircea
69
LISTA DE VERIFICARE NR. 3
Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI
Nr.
crt.ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
1. Deciziile de numire
1.1. Examinarea procedurii privind întocmirea şi comunicarea
deciziilor:
Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor
aferente întocmirii şi comunicării deciziilor de numire:- -
aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -
stabilirea modelelor de decizie de numire; - -
verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea
obiectivului;- -
precizarea modalităţilor de completare a deciziei de numire; - -
oferirea unor exemple în acest sens; - -
cuprinderea modalităţii de înregistrare a deciziilor de numire; - -
cuprinderea modalităţii de comunicare a deciziilor de numire. - -
existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -
Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale
procesului;- -
Respectarea principiului dublei semnături; - -
Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea şi comunicarea
deciziilor de numire, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi
ale termenelor aferente fiecărei faze;
- -
Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat,
respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi
informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.
- -
Modalitatea arhivării. - -
1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -
1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu
responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor- -
1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:
consideră procedura corespunzătoare? - -
70
Nr.
crt.ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -
există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -
1.5. Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale ale
candidaţilor admişi în urma concursului:
Decizia de numire are formă scrisă şi conţine: X Test nr. 3
denumirea funcţiei de încadrare X
-
temeiul legal al numirii X -
numele funcţionarului public X -
data de la care urmează să exercite funcţia publică X -
drepturile salariale X -
locul de desfăşurare a activităţii X -
semnătura ordonatorului de credite X -
ştampila instituţiei X -
Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea deciziei de
numire- -
1.5.3.Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea copiei
fişei postului, anexă la decizia de numire- -
1.6. Confirmarea numirii în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la
data la care candidatul a fost declarat admis- -
1.7. Analiza modalităţilor de arhivare - -
Data: 02.09.2009 Auditor intern,
Popescu Silvia
71
TEST NR. 3
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2008- 31.12.2008
Obiectul testului: Emiterea deciziei de numire
Obiectivele testului : Verificarea respectării conformităţii actelor administrative (deciziilor) de
numire
Descrierea testului
Eşantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidaţilor admişi în anul 2008, în
mod exhaustiv, ale celor 4 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcţii in cadrul entitatii
economice.
Pentru efectuarea testării deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, s-a analizat
existenţa elementelor pe care trebuie să le conţină acestea şi anume:
denumirea funcţiei;
temeiul legal al numirii;
numele angajatului;
data de la care urmează să exercite funcţia publică;
drepturile salariale;
locul de desfăşurare a activităţii;
semnătura ordonatorului de credite;
ştampila entităţii publice.
Constatări
Din analiza efectuata, a rezultat că decizia de numire a d-nei Elena Matei a fost
neconformă cu realitatea..
Concluzii
În baza acestui test se va întocmi FIAP-ul nr. 3.
Data: 02.09.2009 Auditor intern,Popescu Silvia
72
FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 3
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Perioada auditată: 01.01.2008 - 31.12.2008
PROBLEMA : Emiterea deciziilor de numire
CONSTATARE
Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul
2008, conform Listei de verificare nr. 3, s-a constatat încadrarea eronată a d-nei Elena Matei pe
funcţia de consilier.
CAUZE
Întocmirea Deciziei de numire de către un salariat care nu are atribuţii şi responsabilităţi
în acest domeniu, respectiv cunoştinţele necesare respectării prevederilor legale în materie;
Motivaţia directorului DRU a fost absenţa persoanei cu atribuţii şi competenţe în acest
sens, cât şi de lipsa personalului şi a timpului necesar pregătirii acestuia.
Inexistenţa unei proceduri, scrise şi formalizate privind modul de emitere al deciziilor de
numire.
CONSECINŢE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii economice;
- Perturbarea activităţii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia în
conformitate cu prevederile legislative şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.
RECOMANDĂRI
- Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2007
- Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi
gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile
specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul
entităţii;
- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor
de numire.
Întocmit,
Popescu Silvia
73
74
Scopul:
Permite prezentarea catre entitatea/structura auditata a opiniei auditorilor interni, a
recomandarilor finale din Proiectul raportului de audit public intern.
Premise:
Sa se asigure ca Raportul de Audit este clar, obiectiv, fundamentat, relevant,
respectiv :
- Clar:sa fie usor de inteles, evident, sa nu permita interpretari;
- Obiectiv: sa nu fie partinitor;
-Fundamentat: fiecare constatare sa aiba la baza documente doveditoare si sa faca
trimiteri la textul legal incident;
- Relevant: aspectele semnalate sa ajute conducerea entitatii/s tructurii auditate in luarea
unor decizii manageriale pentru eliminarea deficientelor constatate.
Procedura:
Secretariatul 1. Planifica sedinta de inchidere
Conducatorul Compartimentului de
audit public intern, Auditorii, Conducatorii
entitatii/structurii auditate
2. Participa la desfasurarea sedintei de
inchidere. Conducatorii entitatii/ structurii
constatarilor auditorilor, ale concluziilor si
recomandarilor, precum si a corectiilor de
efectuat. auditate isi declara parerile lor in
privinta
Auditorii 3. Fac rezumatul discutiilor intr-o Minuta a
sedintei de inchidere
Conducatorul Compartimentului de
audit public intern, Auditorii
4. Cad de acord asupra modificarilor
raportului de audit, daca este nevoie.
PROCEDURA P 0-9 SEDINTA DE INCHIDERE
75
Auditorii 5.Pregatesc acte suplimentare necesare
pentru a justifica modificarile la raportul de
audit.
6.Indosariaza toate modificarile aprobate la
raportul de audit, Minuta sedintei de
inchidere si revad Proiectul de raport de
audit.
76
MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE
Misiunea de audit: Auditul Departamentului de marketing
Perioada auditată: 01.01.2008-31.12.2008
Întocmit: Rotari Mihaela si Popescu Silvia Data: 22.09.2009
Avizat: Rotari Mihaela Data: 22.09.2009
B. Lista participanţilor:
Nume si prenume FuncţiaDirecţia/
Serviciul
Nr.
telefonE-mail Semnătura
Sava Constantin Director general -
Ieremia Paul directorDepartamentul resurse
umane
Maria Tinca functionarDepartamentul resurse
umane
Rotari Mihaela auditor -
Popescu Silvia auditor -
Stenograma şedinţei:
Prezentarea obiectivelor auditate si constatărilor pentru fiecare obiect auditat; a fost
discutată fiecare deficienţă în parte, au fost analizate cauzele care au contribuit la
realizarea disfunctionalităţii, au fost prezentate recomandările care urmează a fi
implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.
In cadrul Sedintei de inchidere structura auditata si-a insusit in totalitate constatarile si
recomandarile formulate de echipa de auditori.
In consecinta, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final
care va fi pregatit pentru aprobare si transmitere structurii auditate. Raportul de audit
intern va fi insotit de o SINTEZA care va contine concluziile echipei de auditori
interni cu prezentarea principalelor recomandari si opinia generala a acesteia.
77
Structura auditata se angajeaza sa completeze Planul de actiune si calendarul
implementarii recomandarilor, cu termenele de realizare si persoanele responsabile cu
implementare acestora, pe care il vor discuta cu echipa de auditori.
78
Scopul:
Prezinta cadrul general, obiectivele, constatarile, concluziile si recomandarile auditorilor
publici interni.
Premise:
In elaborarea Raportului de audit public intern, auditorul foloseste dovezile de audit
raportate in Fisele de Identificare si Analiza a Problemelor si in Formularul de constatare si
raportare a iregularitatilor.
Procedura:
Auditorii 1.Redacteaza Proiectul raportului de audit
utilizand formatul prezentat mai jos:
2.Indica pentru fiecare constatare din Proiectul
raportului de audit dovada coerspunzatoare;
3.Transmite conducatorului Compartimentului
de audit public intern Proiectul raportului de
audit, impreuna cu dovezile constatarilor;
Conducatorul Compartimentului
de audit public intern
4.Analizeaza Proiectul raportului de audit;
5.Stabileste daca proiectul in intregime sau
doar parti din el, trebuie sa fie transmise la
compartimentul juridic pentru revizuirea lui
din punct de vedere juridic;
Auditorii 6.Efectueaza schimbarile propuse de catre
conducatorul Compartimentului de audit public
intern;
7.Indosariaza proiectul de raport de audit
incluzand corectiile aprobate de catre
conducatorul Compartimentului de audit
public intern.
PROCEDURA P 0-10 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
79
RAPORT DE AUDIT INTERN
STRUCTURA AUDITATĂ:
SC. BOROMIR PROD SA. BUZAU
MISIUNEA DE AUDIT INTERN
PRIVIND
Gestiunea resurselor umane
Bucuresti
2009
80
1. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost formată din:
Rotari Mihaela - auditor coordonator al misiunii;
Popescu Silvia – auditor
din cadrul companiei SC Consulting R Group SRL
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu Nr. 15 din 02.07.2009
Durata acţiunii de auditare: 01.07.2009 – 22.09.2009
Perioada supusă auditării: 01.01.2008 – 31.12.2008
Obiectivele misiunii de audit:
Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective:
- organizarea concursurilor;
- susţinerea concursurilor;
- deciziile de numire.
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:
- stabilirea elementelor de natură salarială;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor;
Evoluţia carierei personalului;
Pregătirea profesională continuă a personalului
Gestionarea dosarelor profesionale;
Gestionarea carnetelor de muncă;
Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu
principalele subobiective:
- evaluarea sistemului informatic;
- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;
- securitatea bazelor de date.
Arhivarea documentelor.
Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.
81
Tehnici utilizate:
a) verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în
carnetele de muncă şi dosarele profesionale.
Tehnici de verificare utilizate:
- comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă, în
dosarele profesionale şi în bazele de date;
- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă, dosarelor
profesionale, proceselor verbale etc.;
- garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza
justificării înregistrărilor;
- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.
b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea
activităţilor;
c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;
d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi
emitere a documentelor.
Instrumente de audit:
- chestionarele;
- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească fiecare
obiectiv auditabil.
Documente şi materiale examinate în cadrul Departamentului de Resurse Umane:
Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada
01.01.2008 – 31.12.2008:
- documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor;
- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;
- carnete de muncă, dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi
Funcţionare;
- foile colective de prezenţă;
- cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;
- Registrul de evidenţă a salariaţilor;
- alte documente.
Materiale întocmite pe timpul auditării:
- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;
- liste de verificare pe obiective (LV);
- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);
82
- documente de lucru;
- Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;
- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;
- Chestionarul de control intern (CCI);
- rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.
Organizarea Departamentului Resurse Umane. Direcţia a funcţionat în perioada
supusă auditării cu un număr de 8 salariaţi, dintre care un post de director.
Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile
ierarhice şi sarcinile de serviciu.
Activităţi desfăşurate în cadrul Direcţiei Resurselor Umane:
- întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;
- răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării
personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;
- fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;
- aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste
programul normal de lucru;
- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;
- verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi
nelucrat;
- organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului;
- întocmirea şi actualizarea carnetelor de muncă;
- întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;
- pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.
83
2. Constatari
ORGANIZAREA CONCURSURILOR
În anul 2008, s-au organizat 4 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul
principalelor departamente ale entităţii economice conform planului aprobat de conducerea
acestuia.
La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii
legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de
concurs de pe actele prevăzute în legislatia in vigoare.
Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt
legalizate sau certificate pentru conformitate.
Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al
entităţii ar putea fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de
nerespectarea prevederilor normative.
În acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân
neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară a celorlalţi funcţionari din cadrul structurilor
care au solicitat ocuparea posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea
obiectivelor entităţii publice.
Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea
unor proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a
funcţiilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii,
precum şi a persoanelor care asigură activitatea de secretariat.
DECIZIA DE NUMIRE
Întocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor
umane, corectitudinea acesteia reprezintand un risc potenţial ridicat.
Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul
2008, în număr de 4, s-a constatat încadrarea eronată a d-nei Elena Matei pe funcţia de consilier.
Încadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare
necuvenite din bugetul entităţii economice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de
numire şi refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea
înregistrării din carnetul de muncă.
84
Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea
conformităţii deciziilor de numire emise în anul 2007, precum şi implementarea unui nivel
suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi.
Puncte tari:
Sistemul de management al firmei s-a adoptat la noile cerinţe prin stabilirea de obiective
adecvate şi a priorităţilor necesare;
Metodă corectă de stabilire a necesarului de personal pe baza bugetului de venituri şi
cheltuieli elaborat în funcţie de portofoliul de comenzi;
Existenţa unui început de cultură organizaţională;
Personalul cu functii de conducere este constituit în proporţie de 80% din oameni cu studii
superioare;
Personalul muncitor este format în proporţie de 90% din absolvenţi de liceu industrial sau
şcoală profesională;
Experienţă profesională dobândită aproape în totalitate în cadrul societăţii;
S-au cheltuit sume importante pentru formarea profesională a angajaţilor (activitatea de
traning);
Selecţionarea personalului se face cu multă grijă, întrucât acesta trebuie să cunoască foarte
bine domeniul profesiei şi al locului de muncă;
Structura organizatorică este formalizată şi de tip funcţional, cu compartimente bine definite;
Atribuţiile sunt specificate prin R.O.F, iar normele de disciplină sunt clar definite prin R.O.I;
Managementul este de nivel ridicat şi se acordă o foarte mare importanţă pregătirii
managerilor de la toate nivelele;
Autoritatea se manifestă la toate nivelurile, însă principalele decizii se iau la vârf;
Responsabilitatea este localizată precis;
Există un sistem de comunicare care funcţionează relativ bine: este orientat de sus în jos, dar
are un puternic feed-back; informaţiile sunt dirijate formal către utilizatori; oamenii sunt foarte
comunicativi;
Conflictele privind salariile sunt relativ rare şi s-au rezolvat prin dialog;
Desfacerea contractelor de muncă s-a făcut de regulă prin trimiterea în şomaj;
Grupurile formale se constituie pe obiective şi au sarcini şi termene precise;
Strategia societăţii în domeniul resurselor umane urmăreşte reducerea vârstei medii şi
împrospătarea personalului prin angajarea de tineri;
Se acordă o importanţă deosebită instruirii, atât la locul de muncă, cât şi prin cursuri de
specialitate pe domenii;
85
Securitatea muncii este strict supravegheată, se acordă atenţie sănătăţii angajaţilor, iar
societatea are cabinet medical propriu şi medic de întreprindere;
Fluctuaţia personalului este scăzută, majoritatea personalului având o vechime apreciabilă în
cadrul unităţii;
Se remarcă fidelitatea personalului faţă de firmă, iar educaţia este axată pe corectitudine şi
respect faţă de întreprindere;
În cadrul firmei nu există absenţe nemotivate şi învoiri fără plată;
Selecţia personalului se face nu numai pe baza cunoştinţelor profesionale, ci şi pe baza unui
pachet de criterii specifice: capacitatea de adaptare la noi sarcini, punctualitatea şi corectitudinea
etc;
Productivitatea muncii a înregistrat o creştere an de an, aceasta dovedind o folosire eficientă
a forţei de muncă;
Salarizarea personalului se face pe baza unei grile de salarizare aprobată prin contractul
colectiv de muncă şi pe baza unor criterii de apreciere pentru evaluarea nivelului de salarizare
referitoare la: aspecte profesionale, probleme de disciplină, aspecte specifice numai unor locuri
de muncă, fidelitate faţă de societate;
Puncte slabe:
Neconsemnarea culturii organizaţionale în documente scrise, care să fie aduse la cunoştinţa
personalului;
Efecte negative ale educaţiei rurale în ceea ce priveşte programul de lucru;
Există preocupare pentru coordonarea muncii, dar se comit erori în dirijarea fluxurilor
informaţionale;
Se manifestă uneori tensiuni între nivelele ierarhice generate de nerealizarea obiectivelor
(cauza: lipsa de resurse);
Asigurarea resurselor pentru fiecare loc de muncă pune probleme, având deci un impact
negativ;
Motivarea prin salarii a rezultatelor de excepţie nu se poate face datorită lipsei de resurse;
Nu se face o evaluare periodică a personalului;
Disciplina este afectată şi de vârsta angajaţilor (media 38-39 ani) şi de lipsa de convingere în
siguranţa postului, fapt care face ca angajaţii să fie rigizi, puţin sensibili la măsurile disciplinare,
dar mai comunicativi la dialog;
Măsurile punitive sunt evitate sistematic la nivelul managementului de mijloc;
Nu există posibilitatea unor recompense materiale, datorită situaţiei economice;
Structura organizatorică a fost modificată relativ des, dar nu substanţial;
86
Atribuirea sarcinilor nu este flexibilă;
Nerespectarea disciplinei de muncă se sancţionează cu măsuri uşor de suportat;
Stimulentele materiale, concretizate în diferenţieri de salarizare, creează adesea tensiuni.
87
3. Concluzii
Considerăm că ajustarea efectivelor de personal la nivelul firmeI, în raport cu cerinţele
economice de competitivitate privind desfăşurarea unei activităţi profitabile, având în vedere
evoluţia rapidă a tehnologiei şi competiţia internă şi internaţională pentru pieţele de desfacere şi
de aprovizionare, reprezintă şi va constitui şi în viitor o preocupare majoră a compartimentelor
de resurse umane, în general, a managementului societăţilor comerciale.
Necesitatea acordării importanţei cuvenite fiecărei componente (subfuncţii) a gestiunii
previzionale a resurselor umane, prin acţiunile de gestiune curentă pregătind modelarea
schimbărilor şi adaptarea sistemului la particularităţile mediului în continuă schimbare.
În domeniul gestiunii previzionale a personalului se impune stabilirea unor strategii şi
elaborarea unor planuri şi programe riguros fundamentate ţinând cont de exigenţele economice
şi sociale ale actualei perioade, precum şi de cele care se prefigurează în viitor luând în
considerare în acelaşi timp aspectele noi generate de evoluţia teoriilor, principiilor şi doctrinelor
fundamentale ale managementului, cât şi experienţa practică a managementului ţărilor cu o
economie concurenţială avansată.
Formarea cadrelor trebuie să reprezinte o prioritate, considerând-o baza de plecare a
strategiei privind dezvoltarea resurselor umane de pe toate treptele ierarhice ale firmei. Numai
vechimea în muncă a salariaţilor, foarte multă vreme privită drept o achiziţie de mare valoare,
simbol al experienţei şi priceperii, fără o adaptare dinamică a cunoştinţelor la explozia
informaţională, tehnologică, economică, administrativă şi socială, nu este suficientă ca salariaţii
să poată face faţă exigenţelor economiei moderne, ei devenind plafonaţi. În această situaţie
firmelor le revine obligaţia formării continue a cadrelor, perfecţionării în funcţie sau meserie
pentru a se putea adapta mediului în continuă schimbare.
Se recomandă acordarea atenţiei cuvenite climatului social, mobilizării şi participării
active a întregului personal la realizarea obiectivelor firmei. Informarea, comunicarea şi dialogul
social sunt esenţiale pentru menţinerea unui climat favorabil în care salariaţii să constituie cu
adevărat o echipă, a căror scopuri şi idealuri comune să fie prosperitatea lor şi a firmei.
Se impune promovarea unor politici de cultivare a competenţei şi a unei solide pregătiri
profesionale, considerând că aceasta reprezintă o şansă în plus pentru orice întreprindere
modernă, pentru asigurarea competivităţii şi a unei baze pe care se va clădi experienţa practică şi
colaborarea în cadrul grupului.
88
Cunoştinţele şi competenţele profesionale trebuie actualizate şi îmbogăţite continuu.
Permanenţa acestui proces este considerată de mulţi specialişti „cheia spre poarta viitorului, unde
numai cine este capabil să se adapteze şi să facă faţă noilor probleme, poate supravieţui”
Gestiunea cunoştinţelor şi a competenţelor profesionale este o exigenţă de mare
actualitate şi ea poate fi privită drept o strategie a viitorului ce oferă un plus de forţă, eficienţă şi
adaptabilitate.
Se impune necesitatea promovării unei politici bine fundamentate de motivare a
personalului. Motivaţia personalului este o condiţie absolută pentru eficacitatea entitatii
economice.
Reconsiderarea interesului ce trebuie acordat de catre manager problemelor privind
salarizarea angajaţilor şi elaborarea propriei politici sociale pentru firma, ţinând cont de
posibilităţile financiare, obiectivele generale de dezvoltare ale întreprinderii şi aspiraţiile
personalului. Aşteptările personalului în materie de salarizare sunt deosebit de importante,
demotivarea acestora având un impact major asupra comportamentului vis-à-vis de muncă şi de
întreprindere.
Revizuirea periodică a grilelor de salarizare şi corelarea acestora cu obiectivele urmărite
constituie o exigenţă, sistemul de salarizare fiind un sistem evolutiv.
Acordarea unei atenţii sporite negocierii ca metodă de soluţionare a tuturor problemelor
referitoare la salarizarea angajaţilor..
Conceperea unui sistem de salarizare va trebui să răspundă următoarelor cerinţe:
- definirea unei grile de salarizare;
- stabilirea salariilor de bază (pe categorii şi funcţii) şi poziţionarea acestora în cadrul
firmei;
- stabilirea părţii variabile a salariului şi a evoluţiei sale în funcţie de performanţele
realizate în actualul post de lucru;
- luarea în considerare a inflaţiei.
89
Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind
gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:
NR.
CRT.OBIECTIVUL
APRECIERE
FUNCŢIONA
L
DE
ÎMBUNĂTĂŢ
IT
CRITIC
1. Organizarea recrutării
personaluluiX
2. Stabilirea drepturilor salariale
cuvenite personaluluiX
3. Evidenţierea prezenţei,
învoirilor şi concediilorX
4. Evoluţia carierei personalului X
5. Pregătirea profesională
continuă a personaluluiX
6. Gestionarea dosarelor
profesionaleX
7. Gestionarea carnetelor de
muncăX
8. Funcţionalitatea sistemului
informatic utilizat pentru
gestiunea resurselor umane
X
9. Arhivarea documentelor X
Auditorii,
Rotari Mihaela Popescu Silvia
90