Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
1/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
Nr. ĩnregistrare
25608/31.10.2018
Avizat,
Secretariat Comisie de Monitorizare
Pădure Silvia
Rector,
Prof.dr. Mircea Dumitru
PROCEDURA OPERAȚIONALĂ DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ
A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Ediția 1 , Revizia .............., Data …………………….……..
Verificat,
Direcția Generală Administrativă
Director General Administativ Adjunct
Ing. Ec. Aida Alexandroaia
Avizat,
Direcţia Patrimoniu Imobiliar
Director
Ing. Radu Sorin Matache
Elaborat, Sef Serviciu Patrimoniu Imobiliar
Ec. Adrian Costea
Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
2/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
Pagina de gardă .................................................................................................................................1
Cuprins ..............................................................................................................................................2
1. Scopul procedurii .......................................................................................................................3
2. Domeniul de aplicare .................................................................................................................3
3. Documente de referință ............................................................................................................3
4. Definiții și abrevieri ...................................................................................................................3
5. Descrierea procedurii .................................................................................................................4
6. Responsabilități .........................................................................................................................7
7. Formular evidență modificări ....................................................................................................7
8. Formular analiză procedură .......................................................................................................7
9. Lista de distribuire a procedurii .................................................................................................8
10. Anexe .........................................................................................................................................8
10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale .............................................9
10.2 Diagrama de proces a operatiunilor....................................................................................11
Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
3/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
1. Scopul procedurii
a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru desfãşurarea activitãţilor de ĩnchiriere a terenurilor de
la baza sportivã a Universitãţii din Bucureşti. b) Modelul elaborat este ĩn conformitate cu Ordinul secretarului general al Guvernului nr.
600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern / managerial al entitãţilor publice
cuprinzând standardele de management / control intern, Anexa nr.2 la cod.
2. Domeniul de aplicare
2.1 Procedura operaţionalã PO- DPI 01- Desfăşurarea activităţilor de ĩnchiriere la baza sportivă a
Universităţii din Bucureşti, se aplicã pentru desfãşurarea activitãţilor de ĩnchiriere a terenurilor
de la baza sportivã a Universitãţii din Bucureşti.
2.2 Aceastã procedurã se aplicã ĩn cadrul Direcţiei Patrimoniu Imobiliar
3. Documente de referinţă (reglementări)
3.1 Legea contabilitãţii 81/1991, actualizatã ĩn 2011
3.2 Prevederile codului fiscal
3.3 Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern / managerial şi controlul financiar
preventiv, republicatã, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;
3.4 ORDIN SGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entitãţilor
publice.
3.5 Ghidul de realizare a procedurilor de sistem şi operaţionale – instrument al sistemului de control
intern managerial (SCIM), elaborate ĩn cadrul proiectului ‘Consolidarea implementãrii
standardelor de control intern managerial la nivel local şi central’ – SIPOCA 34, ghid aflat pe
site-ul http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/.
3.6 Carta Universitãtii din Bucureşti
3.7 Organigrama Universitãţii din Bucureşti
4. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională
4.1.Definiţii ale termenilor
Nr.
Crt. Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
1.
Procedurã documentatã
Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalitãţilor de lucru stabilite
şi a regulilor de aplicat, ĩn vederea executãrii activitãţii, atribuţiei sau
sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic. Procedurile
documentate pot fi proceduri de sistem sau proceduri operaţionale.
2. Procedurã de sistem
Procedurã care descrie un proces sau o activitate care se desfãşoarã la
nivelul tuturor compartimentelor / stucturilor dintr-o entitate.
3. Procedurã operaţionalã Procedurã care descrie un proces sau o activitate care se desfãşoarã la
nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate
4. Proces Flux de activitãţi sau o succesiune de activitãţi logic structurate,
Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
4/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
organizate ĩn scopul atingerii unor obiective definite, care utilizeazã
resurse, adãugându-le valoare.
5. Activitate Totalitatea atribuţiilor de o anumitã naturã care determinã procese de
muncã cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat; cunoştinţele
necesare realizãrii activitãţii sunt din domenii limitate, personalul
utilizat putând avea astfel o pregãtire profesionalã sensibil unitarã;
activitatea ce cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor
entitãtii publice
6. Activitate
procedurabilã
Reprezintã totalitatea atribuţiilor de o anumitã naturã care determinã
procese de muncã cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat,
pentru care se pot stabili reguli şi metode de lucru general valabile ĩn
vederea ĩndeplinirii, ĩn condiţiile de regularitate, eficacitate,
economicitate şi eficienţã, a obiectivelor compartimentului/ entitãţii
publice
7. Comisia Comisia de monitorizare numitã pentru monitorizarea, coordonarea şi
ĩndrumarea metodologicã a implementãrii şi dezvoltãrii sistemului de
control intern managerial
8. Compartiment Direcţia Patrimoniu Imobiliar
9. Ediţie a unei proceduri Forma iniţialã sau actualizatã, dupã caz, a unei procedure, aprobatã şi
difuzatã
10. Revizia ĩn cadrul unei
ediţii
Acţiunile de modificare, adãugare, suprimare sau altele asemenea,
dupã caz, a uneia sau a mai multor component ale unei ediţii, actiuni
care au fost aprobate şi difuzate
4.2. Abrevieri ale termenilor
Nr.
crt.
Abrevierea Termenul abreviat
1. UB Universitatea din Bucureşti
2. PO Procedurã Operaţionalã
3. SCIM Sistemul de Control Intern Managerial
4. CM Comisie Monitorizare
5. DMC Departamentul pentru Managementul Calitãţii
6. I Iniţiere
7. E Elaborare
8. Av Avizare
9. V Verificare
10. A Aprobare
11. Ap Aplicare
12. R Revizie
13. Ah Arhivare
\
5. Descrierea procedurii operaţionale
Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
5/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
Reglementãrile şi responsabilitãţile privind desfãşurarea procesului de ĩnchiriere a terenurilor de la
baza sportivã a Universitãţii din București se deruleaza dupa cum se prezintã ĩn continuare:
a. Plata în numerar
a.1 Persoana care doreşte închirierea terenului de sport al UB efectueazã o rezervare ĩn prealabil
telefonic sau direct la baza sportivã.
a.2 Persoana care doreşte închirierea terenului de sport al UB se prezintă la baza sportivã a
Universităţii din Bucureşti unde comunică administratorului financiar următoarele date: nume,
prenume, numãr carnet student (dacã este cazul), nr legitimaţie angajat UB (dacã este cazul).
a.3 Administratorul financiar eliberează solicitantului chitanţa care confirmă efectuarea plăţii.
a.4 Solicitantul se prezintă la terenul pentru care a efectuat plata şi beneficiazã de serviciile solicitate.
a.5Administratorul financiar depune pe bazã de chitanţier și borderou sumele ĩncasate la caseria
Universitãţii din București
Notaţii: A - aprobă; C - contribuie; D - decide asupra efectuării acţiunii (conducere); E - execută; V- verifică
Matricea responsabilităţilor
ETAPE
PARTI IMPLICATE
Ad
min
fin
an
cia
r
Ca
sier
Ben
efic
iar
1. Persoana care doreşte închirierea terenului de sport al
UB efectueazã o rezervare in prealabil telefonic sau direct
la baza sportiva.
C E
2.Persoana care doreste închirierea terenului de sport al
UB se prezintă la baza sportiva a Universităţii din
Bucureşti unde comunică administratorului financiar
următoarele date: nume, prenume, numar carnet student
(daca este cazul), nr. legitimaţie angajat (daca este cazul).
C E
3. Administratorul financiar eliberează solicitantului
chitanţa care confirmă efectuarea plăţii, conform taxelor
aprobate de senatul UB
E C
4. Solicitantul se prezintă la terenul pentru care a efectuat
plata si beneficiaza de serviciile solicitate C E
5. Administratorul financiar depune pe baza de chitanţier
și borderou sumele incasate la caseria Universitatii din
București
C E
b. Plata prin virament bancar
b.1 Solicitantul care doreşte închirierea terenului de sport al UB efectueazã o rezervare ĩn prealabil
telefonic sau direct la baza sportivã.
b.2 Solicitantul care doreşte închirierea terenului de sport al UB se prezintă la baza sportivã a
Universităţii din Bucureşti unde primeşte un model de contract de ĩnchiriere ce urmeazã a fi
încheiat ĩntre Universitatea din București şi solicitantul ĩn cauzã.
Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
6/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
b.3 După exprimarea acordului privind ĩncheierea contractului de închiriere, acesta este supus
aprobãrii şi semnãrii de cãtre conducerea UB şi a solicitantului.
b.4 După încheierea contractului se elibereazã factura de platã de cãtre Direcţia Financiar Contabilã şi
se transmite administratorului financiar de la baza sportivã a UB.
b.5 Administratorul financiar transmite factura cãtre solicitant.
b.6 Solicitantul se prezintă la terenul pentru care a efectuat plata şi beneficiazã de serviciile solicitate.
b.7 Administratorul financiar depune copie după factura, cu confirmarea de primire, la Directia
Patrimoniu Imobiliar din cadrul UB Notaţii: A - aprobă; C - contribuie; D - decide asupra efectuării acţiunii (conducere); E - execută; V- verifică
Matricea responsabilităţilor
ETAPE
PĂRŢI IMPLICATE
Co
nd
uce
re
UB
Co
nd
uce
re
DP
I
Ad
min
fin
an
cia
r
Ca
sier
Ben
efic
iar
1.Solicitantul care doreste închirierea terenului de sport al
UB efectueaza o rezervare in prealabil telefonic sau direct
la baza sportiva.
C E
2. Solicitantul care doreste închirierea terenului de sport al
UB se prezintă la baza sportiva a Universităţii din
Bucureşti unde primeste un model de contract de inchiriere
ce urmeaza a fi încheiat intre Universitatea din București si
solicitantul in cauza, cu respectarea taxelor aprobate in
senatul UB
C E
3. După exprimarea acordului privind incheierea
contractului de închiriere, acesta este supus aprobarii si
semnarii de catre conducerea UB si a solicitantului.
A V A E E
4.După încheierea contractului se elibereaza factura de
plata de catre Directia Financiar contabila si se transmite
administratorului financiar de la baza sportiva a UB
C E
5.Administratorul financiar transmite factura catre
solicitant E C
6.Solicitantul se prezintă la terenul pentru care a efectuat
plata si beneficiaza de serviciile solicitate C E
7.Administratorul financiar depune copie după factura, cu
confirmarea de primire, la Directia Patrimoniu Imobiliar
din cadrul UB
E
Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
7/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
6. Responsabilități în derularea activității
Nr.
crt.
Persoana
implicatã
(postul)/
acțiunea
(operațiunea)
Efectuarea
unei
rezervari la
terenurile de
sport
Eliberarea
chitantei
care
confirma
plata la
terenul de
sport
Incasarea
banilor si
depunerea
acestora la
caseria UB
Intocmirea
contractului
in situatiile
ce se impun
Intocmirea
facturii
Depunerea
unei copii
dupa factura la
responsabilul
DPI
Arhivarea
facturii
0 1 2 3 4 5 6
1. Administrator
financiar DPI
x x x x
2. Angajat DFC
(casier)
x
3. Persoana
responsabilã din
cadrul DPI
x x
7. Formular evidenţă modificări
Nr.
crt. Ediția Data ediţiei Revizia
Data
reviziei
Nr.
pag. Descriere modificare
Semnătura
conducătorului
compartimentului
1 2 4 5 6 7 8 9
1. Elaborare conform Ordin
600/2018
8. Formular analiză procedură – Nu este cazul
Nr.
crt. Compartiment
Nume și
prenume
conducător
compartiment
Înlocuit
or de
drept
sau
delegat
Aviz favorabil Aviz nefavorabil
Semnătura Data Obs. Semnătura Data
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
8/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
9. Lista de distribuire a procedurii
Nr.
ex. Compartiment
Nume şi
prenume
Data
primirii
procedurii
Semnătura
Data
retragerii
procedurii
Semnătura
1 2 3 4 5 6 7
1. DPI Tufiseanu
Liviu
Parau Ion
Costea Stefan
Adrian
10. Anexe
10.1.Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale (model preluat din Ghidul
de realizare a procedurilor de sistem şi operaţionale–instrument al sistemului de control
intern managerial (SCIM), elaborat în cadrul proiectului „Consolidarea implementării
standardelor de control intern managerial la nivel local și central” – SIPOCA 34, ghid
aflat pe site-ul http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/.
Anexa 10.1. Diagrama elaborãrii şi aprobãrii Procedurii operaţionale
Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
9/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
INTRĂRI
Acte normative : legi, hotărari de guvern, ordine, etc.
Standarde de control intern managerial
Regulamente de Organizare Funcționare și Ordine
Interioară
Conducător
compartiment
Stabilește obiectivele
specifice și activitățile
compartimentului
Persoana
responsabilă cu
elaborarea PO
Elaborează
Diagrama de proces
Lista activităților
procedurabile
Conducător
compartiment
Verifică
Diagrama de proces
Modificări
sau
completări
Da Nu
A
Elaborează
Lista activităților procedurabile și
responsabilii
Persoana
responsabilă cu
elaborarea PO
Elaborează
PO
Conducător
compartiment
ET
AP
A I
Sta
bili
rea a
ctivitățilo
r pro
cedura
bile
și a
responsabili
lor
ET
AP
A II
Ela
bora
rea p
roced
urii opera
ționale
ET
AP
A III
Veri
ficare
,
aviz
are
,
apro
bare B
Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
10/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI
11/11
PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1
Revizia [….]
DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE
LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN
BUCUREŞTI
Cod: PO – DPI - 01
Exemplar nr. 1
DIAGRAMA DE PROCES
- Acte normative
- Ordin 600/2018
- Carta UB
Situaţia ĩn care efectueazã plata ĩn numerar si nu doreşte
ĩncheierea unui contract de ĩnchiriere se adreseazã
administratorului financiar de la baza sportivã
Administratorul financiar de la baza sportivã
a Universitãtii din Bucureşti
Intocmeşte chitanţa care confirmã efectuarea
plãţii conform taxelor aprobate de senatul UB
şi ĩnmâneazã un exemplar solicitantului
Depune pe bazã de chitanţier şi borderou
sumele ĩncasate la caseria UB
Solicitantul care doreşte ĩnchirierea terenului de sport al UB efectueazã o
rezervare ĩn prealabil telefonic sau direct la baza sportivã
Persoana responsabilã
din cadrul DPI
Solicitã celui care doreşte ĩnchirierea terenului de sport
urmãtoarele date: nume ,
prenume, numãr carnet de student (dacã este cazul), nr. Legitimaţie
angajat (daca este cazul)
Situaţia ĩn care efectueazã plata prin virament bancar si
doreşte ĩncheierea unui contract de ĩnchiriere se
adreseazã administratorului financiar de la baza sportivã
Transmite solicitantului un model de contract
de ĩnchiriere ce urmeazã a fi ĩncheiat ĩntre
Universitatea din Bucureşti şi solicitantul ĩn
cauzã, cu respectarea taxelor aprobate ĩn
senatul UB
Transmite cãtre persoana responsabilã din cadrul DPI datele necesare ĩntocmirii
contractului de ĩnchiriere
Intocmeşte contractul de ĩnchiriere şi
ĩl ĩnainteazã aprobãrii conducerii UB
apoi solicitantului ĩn vederea semnãrii.
Solicitã ĩntocmirea facturii de cãtre
reprezentantul DFC si transmite datele necesare facturãrii
Reprezentantul DFC (casier)
Intocmeşte factura şi o transmite
administratorului financiar de la baza
sportivã
Administratorul financiar de la baza sportivã
a Universitãtii din Bucureşti
Transmite factura ĩn original cãtre solicitant
Transmite o copie dupã facturã cu
confirmarea de primire, cãtre persoana responsabilã din cadrul DPI
Persoana responsabilã
din cadrul DPI
Arhiveazã factura
Top Related