Ediția PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Revizia [….] DESFĂŞURAREA ... · Exemplar nr. 1 1. Scopul...

Cod: PO– DPI - 01 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI

1/11

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1

Revizia [….]

DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE

LA BAZA SPORTIVĂ A UNIVERSITĂŢII DIN

BUCUREŞTI

Cod: PO – DPI - 01

Exemplar nr. 1

Nr. ĩnregistrare

25608/31.10.2018

Avizat,

Secretariat Comisie de Monitorizare

Pădure Silvia

Rector,

Prof.dr. Mircea Dumitru

PROCEDURA OPERAȚIONALĂ DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR DE ĨNCHIRIERE LA BAZA SPORTIVĂ

A UNIVERSITĂŢII DIN BUCUREŞTI


Ediția 1 , Revizia .............., Data …………………….……..

Verificat,

Direcția Generală Administrativă

Director General Administativ Adjunct

Ing. Ec. Aida Alexandroaia

Avizat,

Direcţia Patrimoniu Imobiliar

Director

Ing. Radu Sorin Matache

Elaborat, Sef Serviciu Patrimoniu Imobiliar

Ec. Adrian Costea


2/11


Revizia [….]



BUCUREŞTI


Exemplar nr. 1

Pagina de gardă .................................................................................................................................1

Cuprins ..............................................................................................................................................2

1. Scopul procedurii .......................................................................................................................3

2. Domeniul de aplicare .................................................................................................................3

3. Documente de referință ............................................................................................................3

4. Definiții și abrevieri ...................................................................................................................3

5. Descrierea procedurii .................................................................................................................4

6. Responsabilități .........................................................................................................................7

7. Formular evidență modificări ....................................................................................................7

8. Formular analiză procedură .......................................................................................................7

9. Lista de distribuire a procedurii .................................................................................................8

10. Anexe .........................................................................................................................................8

10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale .............................................9

10.2 Diagrama de proces a operatiunilor....................................................................................11


3/11


Revizia [….]



BUCUREŞTI


Exemplar nr. 1

1. Scopul procedurii

a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru desfãşurarea activitãţilor de ĩnchiriere a terenurilor de

la baza sportivã a Universitãţii din Bucureşti. b) Modelul elaborat este ĩn conformitate cu Ordinul secretarului general al Guvernului nr.

600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern / managerial al entitãţilor publice

cuprinzând standardele de management / control intern, Anexa nr.2 la cod.

2. Domeniul de aplicare

2.1 Procedura operaţionalã PO- DPI 01- Desfăşurarea activităţilor de ĩnchiriere la baza sportivă a

Universităţii din Bucureşti, se aplicã pentru desfãşurarea activitãţilor de ĩnchiriere a terenurilor

de la baza sportivã a Universitãţii din Bucureşti.

2.2 Aceastã procedurã se aplicã ĩn cadrul Direcţiei Patrimoniu Imobiliar

3. Documente de referinţă (reglementări)

3.1 Legea contabilitãţii 81/1991, actualizatã ĩn 2011

3.2 Prevederile codului fiscal

3.3 Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern / managerial şi controlul financiar

preventiv, republicatã, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;

3.4 ORDIN SGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entitãţilor

publice.

3.5 Ghidul de realizare a procedurilor de sistem şi operaţionale – instrument al sistemului de control

intern managerial (SCIM), elaborate ĩn cadrul proiectului ‘Consolidarea implementãrii

standardelor de control intern managerial la nivel local şi central’ – SIPOCA 34, ghid aflat pe

site-ul http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/.

3.6 Carta Universitãtii din Bucureşti

3.7 Organigrama Universitãţii din Bucureşti

4. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională

4.1.Definiţii ale termenilor

Nr.

Crt. Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul

1.

Procedurã documentatã

Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalitãţilor de lucru stabilite

şi a regulilor de aplicat, ĩn vederea executãrii activitãţii, atribuţiei sau

sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic. Procedurile

documentate pot fi proceduri de sistem sau proceduri operaţionale.

2. Procedurã de sistem

Procedurã care descrie un proces sau o activitate care se desfãşoarã la

nivelul tuturor compartimentelor / stucturilor dintr-o entitate.

3. Procedurã operaţionalã Procedurã care descrie un proces sau o activitate care se desfãşoarã la

nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate

4. Proces Flux de activitãţi sau o succesiune de activitãţi logic structurate,

http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/


4/11


Revizia [….]



BUCUREŞTI


Exemplar nr. 1

organizate ĩn scopul atingerii unor obiective definite, care utilizeazã

resurse, adãugându-le valoare.

5. Activitate Totalitatea atribuţiilor de o anumitã naturã care determinã procese de

muncã cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat; cunoştinţele

necesare realizãrii activitãţii sunt din domenii limitate, personalul

utilizat putând avea astfel o pregãtire profesionalã sensibil unitarã;

activitatea ce cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor

entitãtii publice

6. Activitate

procedurabilã

Reprezintã totalitatea atribuţiilor de o anumitã naturã care determinã

procese de muncã cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat,

pentru care se pot stabili reguli şi metode de lucru general valabile ĩn

vederea ĩndeplinirii, ĩn condiţiile de regularitate, eficacitate,

economicitate şi eficienţã, a obiectivelor compartimentului/ entitãţii

publice

7. Comisia Comisia de monitorizare numitã pentru monitorizarea, coordonarea şi

ĩndrumarea metodologicã a implementãrii şi dezvoltãrii sistemului de

control intern managerial

8. Compartiment Direcţia Patrimoniu Imobiliar

9. Ediţie a unei proceduri Forma iniţialã sau actualizatã, dupã caz, a unei procedure, aprobatã şi

difuzatã

10. Revizia ĩn cadrul unei

ediţii

Acţiunile de modificare, adãugare, suprimare sau altele asemenea,

dupã caz, a uneia sau a mai multor component ale unei ediţii, actiuni

care au fost aprobate şi difuzate

4.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. UB Universitatea din Bucureşti

2. PO Procedurã Operaţionalã

3. SCIM Sistemul de Control Intern Managerial

4. CM Comisie Monitorizare

5. DMC Departamentul pentru Managementul Calitãţii

6. I Iniţiere

7. E Elaborare

8. Av Avizare

9. V Verificare

10. A Aprobare

11. Ap Aplicare

12. R Revizie

13. Ah Arhivare

\

5. Descrierea procedurii operaţionale


5/11


Revizia [….]



BUCUREŞTI


Exemplar nr. 1

Reglementãrile şi responsabilitãţile privind desfãşurarea procesului de ĩnchiriere a terenurilor de la

baza sportivã a Universitãţii din București se deruleaza dupa cum se prezintã ĩn continuare:

a. Plata în numerar

a.1 Persoana care doreşte închirierea terenului de sport al UB efectueazã o rezervare ĩn prealabil

telefonic sau direct la baza sportivã.

a.2 Persoana care doreşte închirierea terenului de sport al UB se prezintă la baza sportivã a

Universităţii din Bucureşti unde comunică administratorului financiar următoarele date: nume,

prenume, numãr carnet student (dacã este cazul), nr legitimaţie angajat UB (dacã este cazul).

a.3 Administratorul financiar eliberează solicitantului chitanţa care confirmă efectuarea plăţii.

a.4 Solicitantul se prezintă la terenul pentru care a efectuat plata şi beneficiazã de serviciile solicitate.

a.5Administratorul financiar depune pe bazã de chitanţier și borderou sumele ĩncasate la caseria

Universitãţii din București

Notaţii: A - aprobă; C - contribuie; D - decide asupra efectuării acţiunii (conducere); E - execută; V- verifică

Matricea responsabilităţilor

ETAPE

PARTI IMPLICATE

Ad

min

fin

an

cia

r

Ca

sier

Ben

efic

iar

1. Persoana care doreşte închirierea terenului de sport al

UB efectueazã o rezervare in prealabil telefonic sau direct

la baza sportiva.

C E

2.Persoana care doreste închirierea terenului de sport al

UB se prezintă la baza sportiva a Universităţii din

Bucureşti unde comunică administratorului financiar

următoarele date: nume, prenume, numar carnet student

(daca este cazul), nr. legitimaţie angajat (daca este cazul).

C E

3. Administratorul financiar eliberează solicitantului

chitanţa care confirmă efectuarea plăţii, conform taxelor

aprobate de senatul UB

E C

4. Solicitantul se prezintă la terenul pentru care a efectuat

plata si beneficiaza de serviciile solicitate C E

5. Administratorul financiar depune pe baza de chitanţier

și borderou sumele incasate la caseria Universitatii din

București

C E

b. Plata prin virament bancar

b.1 Solicitantul care doreşte închirierea terenului de sport al UB efectueazã o rezervare ĩn prealabil

telefonic sau direct la baza sportivã.

b.2 Solicitantul care doreşte închirierea terenului de sport al UB se prezintă la baza sportivã a

Universităţii din Bucureşti unde primeşte un model de contract de ĩnchiriere ce urmeazã a fi

încheiat ĩntre Universitatea din București şi solicitantul ĩn cauzã.


6/11


Revizia [….]



BUCUREŞTI


Exemplar nr. 1

b.3 După exprimarea acordului privind ĩncheierea contractului de închiriere, acesta este supus

aprobãrii şi semnãrii de cãtre conducerea UB şi a solicitantului.

b.4 După încheierea contractului se elibereazã factura de platã de cãtre Direcţia Financiar Contabilã şi

se transmite administratorului financiar de la baza sportivã a UB.

b.5 Administratorul financiar transmite factura cãtre solicitant.

b.6 Solicitantul se prezintă la terenul pentru care a efectuat plata şi beneficiazã de serviciile solicitate.

b.7 Administratorul financiar depune copie după factura, cu confirmarea de primire, la Directia

Patrimoniu Imobiliar din cadrul UB Notaţii: A - aprobă; C - contribuie; D - decide asupra efectuării acţiunii (conducere); E - execută; V- verifică

Matricea responsabilităţilor

ETAPE

PĂRŢI IMPLICATE

Co

nd

uce

re

UB

Co

nd

uce

re

DP

I

Ad

min

fin

an

cia

r

Ca

sier

Ben

efic

iar

1.Solicitantul care doreste închirierea terenului de sport al

UB efectueaza o rezervare in prealabil telefonic sau direct

la baza sportiva.

C E

2. Solicitantul care doreste închirierea terenului de sport al

UB se prezintă la baza sportiva a Universităţii din

Bucureşti unde primeste un model de contract de inchiriere

ce urmeaza a fi încheiat intre Universitatea din București si

solicitantul in cauza, cu respectarea taxelor aprobate in

senatul UB

C E

3. După exprimarea acordului privind incheierea

contractului de închiriere, acesta este supus aprobarii si

semnarii de catre conducerea UB si a solicitantului.

A V A E E

4.După încheierea contractului se elibereaza factura de

plata de catre Directia Financiar contabila si se transmite

administratorului financiar de la baza sportiva a UB

C E

5.Administratorul financiar transmite factura catre

solicitant E C

6.Solicitantul se prezintă la terenul pentru care a efectuat

plata si beneficiaza de serviciile solicitate C E

7.Administratorul financiar depune copie după factura, cu

confirmarea de primire, la Directia Patrimoniu Imobiliar

din cadrul UB

E


7/11


Revizia [….]



BUCUREŞTI


Exemplar nr. 1

6. Responsabilități în derularea activității

Nr.

crt.

Persoana

implicatã

(postul)/

acțiunea

(operațiunea)

Efectuarea

unei

rezervari la

terenurile de

sport

Eliberarea

chitantei

care

confirma

plata la

terenul de

sport

Incasarea

banilor si

depunerea

acestora la

caseria UB

Intocmirea

contractului

in situatiile

ce se impun

Intocmirea

facturii

Depunerea

unei copii

dupa factura la

responsabilul

DPI

Arhivarea

facturii

0 1 2 3 4 5 6

1. Administrator

financiar DPI

x x x x

2. Angajat DFC

(casier)

x

3. Persoana

responsabilã din

cadrul DPI

x x

7. Formular evidenţă modificări

Nr.

crt. Ediția Data ediţiei Revizia

Data

reviziei

Nr.

pag. Descriere modificare

Semnătura

conducătorului

compartimentului

1 2 4 5 6 7 8 9

1. Elaborare conform Ordin

600/2018

8. Formular analiză procedură – Nu este cazul

Nr.

crt. Compartiment

Nume și

prenume

conducător

compartiment

Înlocuit

or de

drept

sau

delegat

Aviz favorabil Aviz nefavorabil

Semnătura Data Obs. Semnătura Data

1 2 3 4 5 6 7 8 9


8/11


Revizia [….]



BUCUREŞTI


Exemplar nr. 1

9. Lista de distribuire a procedurii

Nr.

ex. Compartiment

Nume şi

prenume

Data

primirii

procedurii

Semnătura

Data

retragerii

procedurii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 7

1. DPI Tufiseanu

Liviu

Parau Ion

Costea Stefan

Adrian

10. Anexe

10.1.Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale (model preluat din Ghidul

de realizare a procedurilor de sistem şi operaţionale–instrument al sistemului de control

intern managerial (SCIM), elaborat în cadrul proiectului „Consolidarea implementării

standardelor de control intern managerial la nivel local și central” – SIPOCA 34, ghid

aflat pe site-ul http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/.

Anexa 10.1. Diagrama elaborãrii şi aprobãrii Procedurii operaţionale

http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/


9/11


Revizia [….]



BUCUREŞTI


Exemplar nr. 1

INTRĂRI

Acte normative : legi, hotărari de guvern, ordine, etc.

Standarde de control intern managerial

Regulamente de Organizare Funcționare și Ordine

Interioară

Conducător

compartiment

Stabilește obiectivele

specifice și activitățile

compartimentului

Persoana

responsabilă cu

elaborarea PO

Elaborează

Diagrama de proces

Lista activităților

procedurabile

Conducător

compartiment

Verifică

Diagrama de proces

Modificări

sau

completări

Da Nu

A

Elaborează

Lista activităților procedurabile și

responsabilii

Persoana

responsabilă cu

elaborarea PO

Elaborează

PO

Conducător

compartiment

ET

AP

A I

Sta

bili

rea a

ctivitățilo

r pro

cedura

bile

și a

responsabili

lor

ET

AP

A II

Ela

bora

rea p

roced

urii opera

ționale

ET

AP

A III

Veri

ficare

,

aviz

are

,

apro

bare B


10/11


Revizia [….]



BUCUREŞTI


Exemplar nr. 1


11/11


Revizia [….]



BUCUREŞTI


Exemplar nr. 1

DIAGRAMA DE PROCES

- Acte normative

- Ordin 600/2018

- Carta UB

Situaţia ĩn care efectueazã plata ĩn numerar si nu doreşte

ĩncheierea unui contract de ĩnchiriere se adreseazã

administratorului financiar de la baza sportivã

Administratorul financiar de la baza sportivã

a Universitãtii din Bucureşti

Intocmeşte chitanţa care confirmã efectuarea

plãţii conform taxelor aprobate de senatul UB

şi ĩnmâneazã un exemplar solicitantului

Depune pe bazã de chitanţier şi borderou

sumele ĩncasate la caseria UB

Solicitantul care doreşte ĩnchirierea terenului de sport al UB efectueazã o

rezervare ĩn prealabil telefonic sau direct la baza sportivã

Persoana responsabilã

din cadrul DPI

Solicitã celui care doreşte ĩnchirierea terenului de sport

urmãtoarele date: nume ,

prenume, numãr carnet de student (dacã este cazul), nr. Legitimaţie

angajat (daca este cazul)

Situaţia ĩn care efectueazã plata prin virament bancar si

doreşte ĩncheierea unui contract de ĩnchiriere se

adreseazã administratorului financiar de la baza sportivã

Transmite solicitantului un model de contract

de ĩnchiriere ce urmeazã a fi ĩncheiat ĩntre

Universitatea din Bucureşti şi solicitantul ĩn

cauzã, cu respectarea taxelor aprobate ĩn

senatul UB

Transmite cãtre persoana responsabilã din cadrul DPI datele necesare ĩntocmirii

contractului de ĩnchiriere

Intocmeşte contractul de ĩnchiriere şi

ĩl ĩnainteazã aprobãrii conducerii UB

apoi solicitantului ĩn vederea semnãrii.

Solicitã ĩntocmirea facturii de cãtre

reprezentantul DFC si transmite datele necesare facturãrii

Reprezentantul DFC (casier)

Intocmeşte factura şi o transmite

administratorului financiar de la baza

sportivã

Administratorul financiar de la baza sportivã

a Universitãtii din Bucureşti

Transmite factura ĩn original cãtre solicitant

Transmite o copie dupã facturã cu

confirmarea de primire, cãtre persoana responsabilã din cadrul DPI

Persoana responsabilã

din cadrul DPI

Arhiveazã factura

Ediția PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Revizia [….] DESFĂŞURAREA ... · Exemplar nr. 1 1. Scopul...

Documents

Transcript of Ediția PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Revizia [….] DESFĂŞURAREA ... · Exemplar nr. 1 1. Scopul...