Comunicarea si mediul organizaionalMotto:"Omul nva 3 ani s vorbeasc i o via ntreag s asculte"-Andre MALRAUXCuvntul comunicare provine din limba latin i termenul a circulat n vocabularul vremii cu sensul de a mprti ceva celorlali. Fascinant i omniprezent, comunicarea este ns, prin excelen, o dimensiune fundamental a existenei i dezvoltrii umane din cele mai vechi timpuri. Comunicarea este un proces continuu, presupunnd o interaciune nencetat ntre fiinele umane, desfurat simultan prin multiple canale i prin mijloace variate. Din antichitate exist studii legate de procesul de comunicare.Comunicarea organizaional este un proces (de regul) intenionat, de transfer de informaie i nelesuri ntre indivizi, grupuri, niveluri sau subcomponente organizaionale i organizaii n ntregul lor , cu scopul nfptuirii att a obiectivelor individuale, ct i a celor colective. Esenial este ca, n cadrul organizaiei, s se realizeze o comunicare eficient, care ,,apare atunci cnd oamenii potrivii primesc la timp informaia potrivit . De calitatea transferului de informaii depinde nsi existena i succesul organizaiei. Perceperea corect a gndului emitentului de ctre cel care recepteaz va aduce o modificare pozitiv n plan acional/comportamental a acestuia din urm. Pentru orice organizaie, comunicarea este o cerin esenial n atingerea obiectivelor stabilite, o condiie sine qua non a funcionrii sale eficiente, a stabilirii celor mai elementare relaii interumane.Comunicarea organizaional apare la toate nivelurile conducerii, se realizeaz pe toate treptele ierarhice i ntre acestea, att pe orizontal, ct i pe vertical. Importana comunicrii n organizaii se datoreaz i caracterului complex pe care acest proces l are la acest nivel. Astfel, n orice cadru organizaional exist numeroase reele de comunicaii, respectiv grupaje de canale de comunicaii regsite n configuraii specifice care alctuiesc sistemul de comunicaii.Climatul de comunicare este atmosfera general n care are loc comunicarea organizaional. Climatul influeneaz att procesul comunicrii, ct i efectele sale asupra performanei individuale i de grup i a satisfaciein management, problema comunicrii este problema circulaiei ideilor i soluiilor destinate realizrii obiectivelor organizaiei, att prin canale deschise n organizaie, ct i prin cele exterioare.Canalele comunicrii pot fi:A.Formale: definite prin organigrama instituiei, document care reprezint organizarea funcional a activitilor i natura relaiilor de subordonare i coordonare dintre compartimente i persoane. Comunicrii formal, scrise sau oral, este destinat explicit circulaiei informaionale i este guvernat de o serie de reguli implicite i explicite ce vizeaz realizarea sarcinilor , respectiv atingerea scopurilor organizaionale.Comunicarea formal poate fi :- Comunicare descendent, de la nivelul managementului de vrf ctre nivelurile de execuie (cereri de situaii, date, emiteri de decizii, dispoziii, instruciuni, solicitri de informaii etc). Cea mai frecvent problem ntlnit n cadrul acestui tip de comunicare o constituie filtrarea/interpretarea mesajului de la un nivel la altul al organizaiei, n funcie de propriile obiective sau necesiti.- Comunicare ascendent, de la baza ierarhiei spre vrf (transmitere de mesaje de la subordonai efilor direci i, succesiv, nivelului ierarhic superior: rspuns la cererile de situaii i date ale conducerii, emiterea unor cereri, plngeri, opinii). Prin acest tip de comunicare feed-back-ul este asigurat: atest recepia mesajelor i calitatea acesteia, informeaz managerul asupra obsatcolelor aprute n calea comunicrii, asupra nivelului i formei abaterilor nregistrate cel mai des. Cea mai des ntlnit problem, cu efecte psihologice asupra climatului organizaional ( blocaje n calea meninerii comunicrii i a capacitii de control), o constituie posibila interpretare a unor sugestii, de ctre superior, ca ncercri de testare a competenei sau autoritii sau chiar teama de fi considerat mai slab profesional dect subordonaii direci.De asemenea, performana n munc poate fi influenat tocmai de feed-back-ul cunoaterea rezultatelor imediate i finale ale activitii proprii - are o influen pozitiv indiferent de sursa de la care provine (organizaie, efi, colegi, sarcina n sine). Comunicarea rezultatelor are un rol informaional i totodat motivaional: centreaz atenia pe aspectele relevante ale sarcinii, orienteaz spre comportamente dezirabile i adecvate performanei; excesul de feedback poate deteriora performana n timp ce deficitul poate duce la un comportament aleator i ineficient.- Comunicare orizontal (ntre persoane sau compartimente aflate la acelai nivel ierarhic n instituie) ce vizeaz relaiile organizatorice de cooperare, conlucrarea, consultarea, rezolvarea conflictelor; ajut la coordonarea activitilor membrilor situai la acelai nivel ierarhic i favorizeaz integrarea n cadrul organizaiei a membrilor prin cunoatere reciproc. Acest tip de comunicare este supus unor situaii de risc: rivalitatea dintre angajai sau dintre compartimente poate avea drept consecin ascunderea sau trunchierea unor informaii; specializarea angajailor pe un anumit tip de activitate duce la concentrarea asupra sarcinilor proprii i la diminuarea importanei acordate celor din jur; dispariia motivaiei apare ca o consecin n situaiile n care procesul de comunicare n cadrul organizaiei nu este ncurajat i stimulat. - Comunicare pe diagonal (oblic) apare ntre persoane sau compartimente situate pe niveluri ierarhice diferite, fr s existe ntre ele relaii de autoritate de tip ierarhic (subordonare direct). Avantajul acestui tip de comunicare l constituie potenarea unui climat bazat pe apreciere reciproc i folosirea unor relaii informale.Toate tipurile de comunicare enumerate mai sus, se pot manifesta pe fundalul unui climat de cooperare sau a unuia defensiv.Climatul de cooperare este caracterizat prin flexibilitate, spontaneitate, respect, empatie, ncredere reciproc, centrare pe sarcin. Participanii sunt preocupai de rezolvarea problemelor de serviciu, se apreciaz i se respect reciproc, nu acioneaz pe baza unor agende ascunse. Climatul defensiv este generat de lipsa de ncredere reciproc ntre angajai, suspiciune, tendin de a-i domina i controla pe ceilali, tendin de securizare prin recurgere la agenda ascuns (una spun i alta gndesc i fac). Participanii sunt preocupai mai mult de conflicte i tensiuni dect de activitatea propriu-zis, sunt manipulativi, blocheaz i filtreaz informaia i ncearc s dobndeasc prin aceasta mai mult putere personal. Climatul de comunicare depinde nu numai de natura organizaiei, ci i de valorile i tradiiile sale, de grupurile de putere existente i de relaiile dintre ele, de politicile manageriale, de gradul de rigiditate al reelelor de comunicare.